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GESTÃO DO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA

Quando o tema é sucesso profissional não existe o grande

advogado, existe o advogado

com grandes clientes!!

Professor: Rogério Martir

Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais pela “Universidad Del Museo Social Argentino”, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor e Consultor da Revista Filantropia.

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1. O Alicerce da Gestão de um Negócio

Jurídico

• O primeiro passo para uma gestão inteligente é

conhecer o alicerce do negócio e no nosso caso o

negócio jurídico:

• O cliente;

• Administração e organização do escritório;

• Os serviços a serem oferecidos

• A contratação

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2. O Perfil do Cliente

• O cliente busca um profissional em que ele possa

confiar tecnicamente e como pessoa (fidelidade).

• Não busca um profissional para um único ato,

quer cumplicidade, tem necessidade de admirar

o profissional e ouvi-lo nos momentos de

dificuldade.

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• Vive em um mundo capitalista e muitas vezes

usa de vários meios para alcançar o crescimento

e grandes rentabilidades.

• Não mede muito os riscos, por isso necessita

tanto de um advogado ao seu lado, porém, nem

sempre acolhe as orientações jurídicas

ofertadas.

• São inteligentes no aspecto comercial.

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2.O Perfil do Cliente

• Nem sempre são cultos ou mesmo técnicos, mas

possuem o dom de ganhar dinheiro.

• Todos acreditam que conhecem o Direito, mas

isso em sua essência está longe de ser verdade,

porém, são atualizados e sabem identificar com

extrema facilidade quando o advogado não

conhece respectiva matéria.

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• Excluindo raras exceções possuem em seu perfil

psicológico uma pitada de arrogância,

prepotência e soberba, precisam ostentar bens

ou mesmo sua versatilidade empresarial

(inteligência nos negócios).

• Não suportam perder, precisam de uma boa

desculpa e também jamais admitem o erro.

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• Por fim, são extremamente exigentes e querem o

melhor não importando quanto estão pagando a

título de honorários se MIL ou UM MILHÃO, por

isso contrato firmado prepare-se para a

PRESSÃO!!!

• Importante saber ainda que quanto maior o

cliente, maior são os honorário e maior ainda

serão os PROBLEMAS a serem solucionados.

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2. 1. O Desejo do Cliente

• Gostam e desejam profissionais de renome e

especializados e não ligam em remunerar muito

bem estes profissionais quando se encontram no

risco de eventual prejuízo.

• Precisam, mais não gostam de remunerar como

merecido os profissionais do dia-a-dia, sem

referência ou um nome a ser ostentado.

• Vêem o advogado como objeto de “status”.

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2.1. O Desejo do Cliente

• Buscam no profissional um misto de amigo confidente e salvador da pátria, porém, no primeiro erro mesmo que involuntário ou inocente a situação se reverte.

• Por outro lado quando o profissional conquista efetivamente o cliente e oferece uma prestação de serviços constante e com o necessário padrão de qualidade este cliente é duradouro.

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2.2. Atendimento ao Cliente

• O cliente do negócio jurídico necessita ser

atendido prontamente seja pessoalmente, por

telefone, celular ou e-mail, como se ele fosse o

único cliente daquele profissional.

• Deseja respostas claras, convincentes e

devidamente fundamentadas.

• Adora estratégias de atuação em face do

problema que irá enfrentar (plano “B”)

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2.2. Atendimento ao Cliente

• Após distribuída a ação, ou apresentada a defesa, importante periodicamente ser realizado contato com este cliente, nem que seja por e-mail.

• A finalidade destes contatos é prestar informações, mesmo que o processo não esteja andando.

• Tal ato irá deixá-lo tranqüilo e confiante em você.

• Pouquíssimos advogados realizam estes contatos, sendo esta a grande insatisfação dos clientes.

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3. Organização e Administração do

Escritório;

• É quase impossível organizar e administrar

sozinho um escritório de advocacia.

• A maioria dos profissionais focados neste

propósito começam sozinho e logo sentem a

necessidade de uma equipe e aqueles que

insistem na solidão “quebram” ou mesmo ficam

estagnados.

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3.1 Equipe de Trabalho

• O mínimo necessário corresponde a uma boa assistência/secretária (atendimento / administrativo / financeiro) e um bom suporte/estagiário (verificação processual e trâmites extrajudiciais).

• O termo “bom profissional” é essencial na formação da equipe, pois como vimos no perfil do cliente este é exigente e busca o melhor.

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• O crescimento da equipe vem com o crescimento do escritório e aumento dos clientes, tudo de forma planejada e consciente.

• Uma boa equipe de trabalho é a base do sucesso de um escritório de advocacia.

• A equipe pode ser constituída através de sócios, associados, parceiros ou ainda empregados.

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• Sócios: são os advogados que compõem o quadro societário / contrato social, participando via pró labore e divisão de lucros

• Associados: com caráter de autonomia na prestação dos serviços, participa nos processos ou clientes, por caso ou carteira.

• Parceiros: cada um em seu escritório atuam de forma mútua nos casos dividindo honorários, experiências e esforços.

• Empregado: contratado com vínculo empregatício nos termos da lei e convenção coletiva.

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• Temos também como força de trabalho os

para jurídicos, os estagiários e auxiliares.

• Importante para o melhor desempenho e

rendimento da equipe a profissionalização,

dividindo o escritório em setores e criando

cargos com regras hierárquicas.

• Importante visualizar um organograma e fazer

com os membros da equipe se integrem a

filosofia de trabalho.

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• Algumas dicas:

• Manter contato com uma boa empresa de motoboy, preferencialmente que esteja acostumada com os serviços de um escritório de advocacia/ consultoria, ou contratar um é muito importante.

• Conhecer bons perito contador e outros profissionais técnicos para suporte.

• Mesmo que seja um pequeno escritório buscar outros advogados / consultores como parceiros para eventuais atos jurídicos e audiências, pessoas de confiança. Tê-los por perto.

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3.2. Visão de Negócio, Criatividade e

Liderança

• O advogado administrador deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos.

• Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio.

• Nem sempre ter capital em mão significa conseguir os melhores resultados.

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3.2. Visão de Negócio e Criatividade

• A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso.

• O interessante é que existem tantos profissionais desorganizados e sem a mínima noção de administração que o pouco que se consegue fazer reflete como um holofote no mercado.

• O administrador do escritório deve desenvolver a liderança e ser agregador, a equipe deve respeitá-lo e admira-lo.

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3.2. Visão de Negócio e Criatividade

• O escritório deve ter um padrão de atendimento

e verdadeira postura no relacionamento com o

cliente.

• É importante que o escritório tenha

personalidade, tenha referências e

especialização.

• Para tanto a visão de negócio a criatividade e a

liderança são indispensáveis.

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3.3. Estrutura do Escritório

• Necessário que exista uma agenda de compromissos e prazos, tudo devidamente controlado em legítima administração do tempo.

• A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a e-mails e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado.

• O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável.

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• Como opção temos a agenda eletrônica (Outlook / Google) e ainda programas de administração de andamentos processuais e tarefas (existem vários no mercado. Ex. Promad).

• Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga), conhecer as ferramentas de e-mail e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo.

• O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade.

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• O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos (máquina fotográfica / celular).

• O escritório deverá ainda possuir um procedimento de arquivamento de processos em pastas individualizadas com cópia das peças e documentos mais importante (o futuro é a digitalização).

• Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso, isso profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso.

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• O cliente quer estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos.

• O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita quer que seja urgente.

• Quando possível fornecer um acompanhamento on-line aos clientes, nos tempos atuais isso encanta e dá segurança ao cliente.

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3.4. Estrutura Física do Escritório /

Arquitetura / Lay-out

• Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho.

• Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente.

• Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório.

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3.4. Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out

• Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório.

• Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades.

• Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio.

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PARTICIPAÇÃO ESPECIAL

Prof. DANIEL BALKE

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3.5. Constituição de uma Pessoa Jurídica

• Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica.

• Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer.

• Não existe nada de “prejudicial” na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.

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• A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levá-la a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda.

• A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar.

• O contrato social de uma sociedade de advogadosdever ser registrado perante a OAB e no site da instituição (www.oabsp.org.br) entrando em “Comissões” e depois “Sociedade de Advogados” poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.

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http://www.oabsp.org.br/


• O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal).

• Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros)

• O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.

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3.6. Fluxo de Caixa e Planejamento

• É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês.

• No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.

• No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.

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• Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório.

• O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.

• Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ 20.000,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ 12.000,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio.

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• Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade.

• Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.

• Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.

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• Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ 100.000,00 / 60% despesas R$ 60.000,00 / 40% Lucro R$ 40.000,00 / 4 sócios R$ 10.000,00)

• Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças.

• É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.

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3.7. Concluindo o Raciocínio sobre a Organização

e Administração do Escritório

• É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda.

• O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro.

• E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar.

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6. O Marketing Pessoal e a Propaganda

• Com base nos mais rudimentares conceitos de

Marketing, podemos afirmar que esta

verdadeira ciência corresponde ao estudo do

mercado buscando entender as necessidade e

desejos de seus consumidores (clientes),

fazendo com que um produto (serviço) seja

vendável e preferencialmente um sucesso de

vendas.

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• O Marketing Pessoal estuda o profissional como

sendo o “produto” a ser vendido no mercado.

• A Propaganda por sua vez é a vitrine, o veículo

que divulga e faz este “produto” ser conhecido,

um instrumento de divulgação.

• A Propaganda no Marketing Pessoal deve ser

muito sutil imperando o bom senso.

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• O advogado dentro deste conceito deve

desenvolver e conhecer muito bem o binômio

necessidade e desejo no tocante ao seu

pretenso cliente.

• O cliente que busca se defender em um

processo ou ainda propor uma ação necessita

de um bom advogado e deseja o melhor

(experiente, especializado, renomado,

inteligente, rico, bem sucedido autor de várias

obras...).

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• Muitas vezes faz mais sucesso na advocacia

aquele que parece ser um bom profissional do

que aquele profissional que é excepcional no

campo técnico mas não demonstra que é!!

• Ou seja, não basta ser bom tem que parecer

que é, neste caso a imagem é quase tudo.

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7. Elaboração do plano de Marketing na

Advocacia

• A melhor forma de refletir e criar o seu plano de

atuação no Marketing da Advocacia é buscar

referencia em outras profissões, para tanto,

vamos refletir sobre dois profissionais

exercitando o binômio necessidade e desejo:

• Médico Obstetra (refletir sobre o perfil ...)

• Personal Trainer (refletir sobre o perfil...)

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7. Elaboração do plano de Marketing na Advocacia

• Realizada a reflexão, agora é necessário traçar

os objetivos que pretende alcançar.

• Em um segundo momento identificar o que é

necessário para alcançar estes objetivos.

• E por fim, onde estão as falhas atuais que

precisam ser sanadas para que os clientes

comecem a contratar os serviços.

• A seguir vamos abordar alguns pontos

importantes para o plano de marketing.

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8. A Essência do Marketing na Advocacia;

• Diante de todo o estudado, o Marketing na

advocacia tem como objetivo final demonstrar

ao mercado que o profissional e seu escritório

são confiáveis, organizados, bem sucedidos,

vitoriosos e, se possível, está entre os melhores.

• O cliente que possui condições financeiras ele

quer o melhor e não liga de ter que pagar por

isso (Desejo).

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8.1. Aspectos Pessoais

• O advogado deve obrigatoriamente ser bem

informado, demonstrar conhecimentos gerais,

culturais, ter um gosto apurado e acima de tudo

ter um enorme bom senso.

• Ressalvadas as devidas proporções, deve se

vestir de forma impecável, bons ternos, boas

gravatas, bons sapatos, sempre com ótima

aparência.

• Acessórios e relógios também são importantes

na composição da imagem pessoal.

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• Se necessário busque alguns cursos neste

sentido, pois se trata de um investimento

essencial.

• Acompanhe as tendências do vestuário pela TV

(jornais / novelas / filmes), ou ainda Revistas e

internet.

• Deve também (na medida do possível...) possuir

um bom carro, mesmo que mais velho, mas um

veículo sóbrio e clássico, isso demonstra

confiabilidade e segurança.

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• Deve procurar se interar dos assuntos do dia-a-

dia através de revistas, jornais ou sites

especializados.

• Saber o que está acontecendo em sua cidade,

estado, país e ao redor do mundo.

• Deve ter uma boa conversa e sempre

inteligente, além de ser eclético.

• Ter um hobby inteligente e sempre bom para

não faltar assunto (esporte / livros / filmes /

gastronomia / vinhos / charutos / viagens)

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8.2. Apresentação do escritório

• É importantíssimo ter um belo cartão de visitas e

sempre portar os mesmos.

• Igualmente importante possuir um endereço de

e-mail e quando possível com um domínio

próprio.

• Sendo possível, desenvolver uma página na

internet, mesmo que seja de apresentação.

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8.2. Apresentação do profissional e escritório

• Se gostar e tiver facilidade procurar escrever artigos e proferir palestras, ser professor é um ótimo Marketing Pessoal que leva consigo a apresentação do escritório.

• Atuar junto a OAB também pode ser descrito como uma forma de Marketing Pessoal.

• Procurar frequentar locais onde circulem empresários e pessoas bem sucedidas.

• Lembrando sempre que é de extrema importância estar em visibilidade.

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8.2. Apresentação do profissional e escritório

• O escritório mesmo que humilde deve ser o mais sóbrio e clássico possível, lembrando que o estilo moderno não admite o improviso.

• Deve ser um local agradável, higiênico e acima de tudo confortável, transmitindo ao cliente confiabilidade e segurança.

• Quando possível investir em boas instalações e, conseqüentemente, requintes de luxo...!!

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8.3. O Foco Profissional

• Foco profissional é um excelente Marketing,

transmite confiança e credibilidade ao Cliente,

propiciando inclusive melhores honorários.

• O bom profissional advogado é referência,

possui especialização e as pessoas se lembram

dele quando adentram determinado assunto, o

clínico geral faz um péssimo Marketing.

• O profissional precisa de identidade.

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8.4. A internet como ferramenta de

negócios e marketing

• Vivemos atualmente na era digital e, sem

qualquer sombra de dúvida, as redes sociais

representam uma ferramenta muito importante

para a divulgação de um negócio e

principalmente do negócio jurídico.

• Conforme relatado anteriormente no tópico de

apresentação do escritório, é muito importante

esta na internet fazendo uso de um site, assim

como fazendo das ferramentas de e-mail.

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8.4. A internet como ferramenta de negócios e marketing

• No entanto, é importante irmos um pouco mais longe nos investimentos na web, esta é a nova tendência, ou seja, cada vez mais o escritório será procurado e escolhido através dos recursos da internet.

• Temos os sites de busca, o Google por exemplo, importantíssimo que nestas buscas o nome do profissional apareça.

• Para tanto é importante movimentar materiais no ambiente virtual com este objetivo (publicações, comentário, citações...).

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• O facebook é a ferramenta da vez, quem está fora deste universo possivelmente está perdendo negócios.

• O cliente procura o profissional no facebook para ter maiores informações sobre o mesmo, conhecer o currículo, contatos e a própria vida cotidiana, pois, afinal o cliente precisa confiar no advogado e isso vem com o contato e posterior afinidade.

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• Por outro lado, as informações expostas e as

publicações/ postagens do profissional devem

ser condizentes a sua atividade profissional,

pois, afinal estamos falando do facebook como

ferramenta de trabalho.

• Cuidado com as fotos e comentários de amigos,

assim como com sua exposição!!!

• Temos ainda o twitter e a possibilidade de

postar vídeos no youtube, ferramentas

interessantes e que devem ser utilizadas com

maior cuidado ainda.

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10. Inteligência emocional: bom senso,

paixão e respeito pela advocacia.

• O profissional deve se valorizar e ostentar suas

qualidades, principalmente quando for cobrar seu

honorários. O cliente gosta de pagar pelo que é

bom.

• A inteligência emocional está ligada ao

autocontrole e em conseguir atrair o que se

almeja (lei da atração).

• Importante aprender a canalizar a energia.

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10. Inteligência emocional: bom senso, paixão e respeito pela advocacia.

• O bom senso é a solução dos problemas do

mundo e deve imperar no Marketing da

advocacia, trata-se do equilíbrio na prática

desta ciência fantástica.

• Estar apaixonado e respeitar a advocacia

fará com que o produto tenha qualidade, o

cliente percebe tais sentimentos e agrega

real valor ao profissional.

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• A paixão desperta a motivação e não há como se

tornar grande com pensamentos pequenos e

atos menores ainda é imprescindível acreditar

(lei da atração!!).

• O sucesso vem com o profissionalismo e com o

investimento, tanto o intelectual quanto o

financeiro.

• E quando não se tem o fator financeiro a

criatividade deve imperar.

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• Por fim, importante deixar consignado duas frases que explicam o sucesso e o necessário Marketing Pessoal do Advogado e do Escritório de Advocacia:

• “Gigante atrai gigante e não podemos em hipótese alguma ter medo de ganhar dinheiro”

• “As águias não comem moscas..., isso fica para os demais pássaros menores”

(autores desconhecidos...)

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