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Gestión de Proyectos
Clase 3
Enunciado del Alcance y
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
>
2
Desarrollo del curso>01. Introducción, definiciones
02. Procesos de Dirección de proyectos.
Acta de Constitución y Plan para la Dirección del Proyecto.
Gestión del alcance y Requisitos
03. Enunciado de Alcance y EDT
04. Cronograma
05. Calidad
06. Riesgos
07. Costos
08. RRHH
09. Identificación de Interesados
10. Comunicación
11. Compras
12. Seguimiento y control
13. Integración II
14. Cierre, repaso general y dudas
>
3
AGENDA
› Enunciado del Alcance del proyecto
› EDT/WBS Estructura de Desglose de Trabajo:
› Construir y desarrollar la EDT
› Desarrollar Diccionario de Datos
3
>
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Gestión del Alcance del Proyecto
Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido
para completar el proyecto con éxito.
Nro. Proceso Grupo
5.1 Planificar la gestión de alcance P
5.2 Recopilar los requisitos P
5.3 Definir el alcance P
5.4 Crear la EDT/WBS P
5.5 Validar el alcance SC
5.6 Controlar el alcance SC
>
5
Gestión del Alcance del Proyecto
>
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Definir el Alcance
Entradas
1. Plan de gestión del
alcance
2. Acta de constitución del
proyecto
3. Documentación de
requisitos
4. Activos de los procesos
de la organización
Técnicas y Herramientas
1. Juicio de expertos
2. Análisis del producto
3. Generación de
alternativas
4. Talleres facilitados
Salidas
1. Enunciado del alcance
del proyecto
2. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Define qué está y qué no está dentro del alcance del proyecto.
Es un proceso iterativo, el alcance se describe más detalladamente a
medida que se profundiza en los procesos y se obtiene más información.
>
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Definir el Alcance: T&H
>Análisis del productoSe analizan los objetivos del producto
establecidos por el cliente y se convierten
en requisitos tangibles del proyecto
>Generación de alternativas
Desarrollo de tantas alternativas como sea posible, en temas como diseño, calidad, funcionalidades, etc. Se utilizan técnicas tales como:
> Tormenta de ideas
> Pensamiento lateral
Técnicas y Herramientas
1. Juicio experto
2. Análisis del producto
3. Generación de
alternativas
4. Talleres facilitados
>
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Enunciado de alcance del proyecto
Directamente o por referencia a otros
documentos contiene:
> Descripción del alcance del producto
> Entregables
> Criterios de aceptación del producto, criterios cuantificables que
deben alcanzarse para que el proyecto se considere un éxito
> Fronteras y exclusiones
> Restricciones y supuestos
Definir el Alcance: Salidas
Salidas
1. Enunciado del alcance
del proyecto
2. Actualizaciones de los
Documentos del
proyecto
>
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Medible
Tangible
Verificable
Casa
Casa construida
Planos estructura,
sanitario, eléctricos
Terreno enjardinado
Servicios conectados
Proyecto
Final de obra (BPS,…)
Enunciado del Alcance, producto y entregables
>
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Tipos de Alcance
Trabajo que debe hacerse
para generar el producto
Casa
Servicios conectados
Final de obra en BPS, IMM, …
EDT
Cronograma
Plan de calidad
del Producto del Proyecto
ejemplos
Componentes
del producto o servicio
ejemplo
Entregables>
>
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Calidad
Cronograma
Costo
Atributo
± 3
520
150.000
Valor
Desviaciones
estándar de
0,05 mm
Días
U$S
Unidad
> Descripción del alcance del producto
> Entregables
> Criterios de aceptación del proyecto criterios cuantificables que
deben alcanzarse para que el proyecto se considere
un éxito
>Fronteras y exclusiones
>Restricciones y supuestos
Enunciado del Alcance
La mejor
Rápido
Lo menos posible
Valor
Calidad
DíasCronograma
U$SCosto
UnidadAtributo
La mejor
Rápido
Lo menos posible
Valor
Calidad
DíasCronograma
U$SCosto
UnidadAtributo
Ejercicio: para un
proyecto propio definir
un indicador de éxito
>
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> Descripción del alcance del producto
> Entregables
> Criterios de aceptación del proyecto criterios cuantificables que
deben alcanzarse para que el proyecto se considere un éxito
>Fronteras y exclusiones
>Restricciones y Supuestos
Enunciado del Alcance
Requisitos
especificados
Necesidades
Requisitos
aprobados
Exclusiones
Generar el
Enunciado del
Alcance
>
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Existirán varias versiones en el tiempo, con distinto nivel de
detalle.
Partiendo del Acta del Proyecto se ajusta a medida que:
> se conoce más el proyecto,
> se profundiza el nivel de
desglose del trabajo
Enunciado del Alcance
>
14
> Describe entregables y el trabajo
requerido para generarlos
> Comunica, confirma y desarrolla una
visión compartida entre los distintos
interesados
> Indica los principales objetivos
> Guía al equipo durante la ejecución
> Línea base para primer nivel de la toma
de decisiones sobre si un cambio está
dentro de los límites del proyecto
Enunciado del Alcance, importancia
Preguntas del
Alcance
>
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Importancia de la especificación del alcance
“Cuando la definición de alcance
es pobre, es esperable que los
costos finales sean mayores
debido a los cambios inevitables
que cortan el ritmo del proyecto,
causan retrabajo, aumentan el
plazo, disminuyen la
productividad y moral de la
fuerza de trabajo”
>
16
Crear la EDT/WBS
Entradas
1. Plan de gestión del
alcance
2. Enunciado del alcance del
proyecto
3. Factores ambientales de
la empresa
4. Activos de los procesos
de la organización
Técnicas y Herramientas
1. Descomposición
2. Juicio de expertos
Salidas
1. Línea base del alcance
2. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
Nro.
Proceso Grupo
5.1 Plan para la gestión del alcance P
5.2 Recopilar los requisitos P
5.3 Definir el alcance P
5.4 Crear la EDT/WBS P
5.5 Validar el alcance SC
5.6 Controlar el alcance SC
Es el proceso de subdividir los
entregables y el trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y más fáciles
de manejar
Proporciona una visión estructurada de lo que se debe
entregar.
>
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Definición de EDT/WBS
> Es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por
el equipo de proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.
> Organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo
especificado en el Enunciado de Alcance
En el contexto de la EDT la palabra trabajo se refiere a los productos o
entregables, que son el resultado de un conjunto de actividades y NO refiere a
la actividad en sí misma.
>
18
Ejemplificación EDT/WBS
>
19
Organización jerárquica de la EDT/WBS
> Es una organización jerárquica basada en relaciones padre-hijo
> El máximo nivel muestra el producto principal
> El siguiente nivel está compuesto por:
> Subproductos principales (Entregables) y/o
> Fases del Proyecto y/o
> Sub proyectos
> Cada nivel siguiente detalla en forma creciente
los componentes del nivel superior inmediato.
> Cada elemento tiene un solo padre
> Cada padre debe tener al menos 2 hijos
> Cada componente se identifica de forma única
>
20
Paquetes de trabajo de la EDT/WBS
Paquetes de trabajo corresponde a los niveles más
bajos en la descomposición de la EDT/WBS.
Tienen la siguientes características:
> Define el trabajo que un individuo o unidad puede
realizar
> Es asignable a un responsable
> Puede asignarse un día de comienzo y fin
> Puede asignarse un presupuesto
> Puede definirse un criterio claro de aceptación
Construir EDT
de bicicleta
>
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¿Cuántos niveles debe tener la EDT/WBS?
Cada elemento de nivel superior se descompone en
elementos con mayor detalle. ¿Cuántos niveles?
> Hasta un detalle suficiente para planificar, estimar,
controlar, gestionar.
> El nivel de detalle puede variar proyecto a proyecto.
> Puede variar en un mismo proyecto a través del
tiempo (planificación gradual).
> Los distintos entregables pueden tener distintos
niveles de descomposición.
> A mayor nivel de detalle, mayor conocimiento de
los entregables respectivos y mayor facilidad para
planificar, estimar, controlar.
> Una descomposición excesiva puede involucrar un
esfuerzo de administración improductivo y uso
ineficiente de recursos
>
23
Características generales de la EDT/WBS
> Regla del 100%:
> La EDT/WBS debe especificar el 100% del
alcance del proyecto y debe contener todos sus
entregables
> La suma del trabajo de los “hijos” de un
componente es el 100% del trabajo que requiere
dicho componente “padre”
> Es una estructura “atemporal”: La estructura no
esta basada en dependencias de secuencia o
tiempo entre sus componentes
> Define las relaciones lógicas entre todos los
componentes del proyecto
> No incluye tareas, ni actividades (estos son
componentes del cronograma)
>
24
Crear la EDT/WBS: T&H
Técnicas y Herramientas
1. Descomposición
2. Juicio de expertos
Descomposición: técnica para dividir y subdividir el
alcance del proyecto y los entregables en partes más
pequeñas y manejables.
> Identificar y analizar los entregables y el trabajo
relacionado
> Estructurar y organizar la EDT
> Descomponer los niveles superiores en
componentes detallados de nivel inferior
> Desarrollar y asignar códigos de identificación a
cada componente
> Verificar que el grado de descomposición de los
entregables sea adecuado
Proyecto
Ent. 1 Ent. 2 Ent. 3
PT 1 PT 2 PT 3
>
25
Crear la EDT/WBS: T&H
Identificar los entregables y
describir el trabajo asociado
¿se puede
estimar
recursos,
tiempo y
costo?
Subdividir
Identificar cada
paquete de trabajo
No
Verificar
>
26
Crear la EDT/WBS: T&H - Verificación
>
27
Crear la EDT/WBS: T&H - Verificación
La EDT es desarrollada por
miembros claves del equipo de
proyecto.
Evaluar
EDT/WBS
Beneficios y
usos de la
EDT
>
28
Versión aprobada de un producto de trabajo que solo puede
cambiarse mediante procedimientos formales de control de
cambios y se usa como base de comparación.
Incluye los cambios aprobados hasta ese momento.
Se usa para comparar el desempeño real con lo planificado.
Si la diferencia excede los umbrales aceptables, generalmente
se generan solicitudes de cambio.
Concepto: Línea base
>
29
Crear la EDT/WBS: Salidas
Línea Base del Alcance
> Componente del Plan para la Dirección del
Proyecto.
> Incluye los siguientes productos en su versión
formalmente aprobada:
> Enunciado de Alcance del
Proyecto
> EDT/WBS
> Diccionario de EDT/WBS
Salidas
1. Línea Base del Alcance
2. Actualizaciones a los
Documentos del
proyecto
>
30
Diccionario de la EDT/WBS
> Es un documento que
proporciona información
detallada de cada uno de
los componentes de la
EDT/WBS.
> Es un documento de
apoyo a la EDT/WBS
>
31
Diccionario de la EDT/WBS
Id #
2.2.2.1
Cuenta Control #
2.2
Última actualización
15/07/10
Responsable
Juan Roble
Descripción: Realizar un estudio de mercado del sector de jugos naturales
Criterio de aceptación: El informe deberá contener como mínimo las importaciones de cada país del Reino Unido durante los últimos 5 años.
Entregables: Presentación con multimedia e Informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/09
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: 15/08/11 - Informe preliminar aprobado por el patrocinador
20/09/11 – Presentación multimedia a los interesados
12/10/11 – Informe final aprobado por el cliente
Costo: $32.920
Interdependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
Extraído de Pablo Lledó, “Director Profesional de Proyectos”
>
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Cada ítem de la EDT/WBS se describe en el Diccionario y
puede incluir:
> Identificador de componente
>Una descripción detallada
>Unidad responsable de ejecutarlo
>Hitos asociados
>Actividades asociadas
>Recursos necesarios
>Requisitos de calidad
>Criterios de aceptación
>Otra información relevante: costos,
información técnica que
facilite el trabajo, acuerdos…
Diccionario de la EDT/WBS
Preguntas
Construir EDT y
diccionario para
caso de estudio
Código de cuenta,
Cuentas control,
Paquetes de
planificación
>
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Lecciones aprendidas3
› Enunciado del Alcance del proyecto
› EDT/WBS
› Diccionario de la EDT
>
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Desarrollo del curso>01. Introducción, definiciones
02. Procesos de Dirección de proyectos.
Acta de Constitución y Plan para la Dirección del Proyecto. Gestión
del alcance y Requisitos
03. Enunciado de Alcance y EDT
04. Cronograma
05. Calidad
06. Riesgos
07. Costos
08. RRHH
09. Identificación de Interesados
10. Comunicación
11. Compras
12. Seguimiento y control
13. Integración II
14. Cierre, repaso general y dudas
