Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

1

A. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE 2. Tipo de Proceso: Estratégico 3. Responsable del Proceso: Rectoría

Objetivo del Proceso: Construir y sistematizar los planes, programas y proyectos que coadyuven al cumplimiento de la misión, visión, objetivos a través del desarrollo de estrategias institucionales

4. Alcance del Proceso : Inicia desde la identificación de las necesidades sectoriales e institucionales, la construcción de planes, programas y proyectos hasta la ejecución y evaluación de los mismos

B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.1 Interrelaciones con otros

procesos y entes: PROCESOS: Todos los Procesos

6.2 Requisitos

Externos ( usuarios, beneficiarios ) y

Legales

Internos ( de la institución )

MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004

Legales:ver normograma

Acuerdo 126 Estructura Orgánica Acuerdo 022 del 2006 Plan de Desarrollo Fortalecimiento Académico 2006- 2012 Acuerdo 081 del 2007 Proyecto Educativo

Elemento 3: Estilo de Dirección 4: Planes y Programas 5:Modelo de operación por procesos. 6: Estructura organizacional 7: Contexto estratégico

Numerales 5.2 7.2 8.2.1 8.2.3 8.4 8.5

1

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

2

Institucional. AC. 091 Estatuto General de la UFPS

8: Identificación de riesgos 9: Análisis de riesgos 10: valoración de riesgos 11: Políticas de administración de riesgos 12: Políticas de operación 13: procedimientos 14: controles 15: indicadores 16: Manual de procedimientos

C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

3

7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A )

(Productos o Resultados)

11. Receptor

Gobernación del Departamento

Plan de Desarrollo Departamental Plan de Desarrollo Institucional Planes de Acción Planes estratégicos de desarrollo históricos Necesidades de documentación Requerimientos de los clientes Informes de necesidades

P Identificar necesidades del entorno por áreas estratégicas

Necesidades y Expectativas del entorno Políticas y objetivos de Calidad Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad Plan de Desarrollo Institucional Planes de Acción Planes de mejoramiento Institucional Resultado de los indicadores de gestión Estructura Organizacional optima

Todos los Procesos Sector Público y Privado Comunidad en General

P Determinar y plantear políticas institucionales que sitúen el accionar académico, financiero y administrativo en un modelo de calidad

P Proponer y ajustar los planes, programas y proyectos

P Elaborar el Plan de revisión por la Dirección

P Determinar los instrumentos y herramientas necesarios para recopilar la información requerida de todas las áreas de la institución

P Identificar y construir los

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

4

Institucionales por áreas específicas Propuesta de mejoramiento de los procesos internos Informe de Auditoría

indicadores de gestión para medir el logro de los objetivos de calidad

Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública Política y Objetivos de Calidad Planes, programas y proyectos por área específica Métodos y herramientas de planeación Cuadro de Mando Integral Informe sobre el nivel de eficiencia,

P Determinar la planeación de mejoramiento institucional

P Determinar el tipo de Estructura Organizacional Optima para la aplicación y desarrollo de las estrategias propuestas en el plan de desarrollo Institucional

H Adoptar la NTCGP 1000:2004

H Adoptar la Política y Objetivos de Calidad

H Adoptar los planes, programas y proyectos realizados en cada área específica

H Socializar los planes, programas y proyectos

H Determinar y aplicar los métodos y herramientas de planeación para la formulación de planes, programas y proyectos institucionales

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

5

H Construir e implementar el BSC para el control de las actividades de planeación

efectividad y eficacia del proceso. Plan de mejora del proceso

H V A

Elaborar diagnósticos institucionales a través de la matriz DOFA Realizar seguimiento a la aplicación y desarrollo de la planeación institucional. Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora.

D. 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas

E. RECURSOS

F. Identificación de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ),

códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos

Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Computadores

Personales Excelente

Rendimiento Instalaciones Adecuada Jefe Oficina de Planeación

Sistemas de Información

Articulación con la red

Institucional

Muebles y Enseres

Diseño Ergonómico Jefe Unidad de Estadística, Jefe Unidad Financiera, Jefe de Planeación Física

Intranet Excelente Flujo Iluminación Adecuada Vicerrectores, Decanos, Jefes de

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

6

de datos Departamentos, Directores de Plan de Estudio, Jefes de Área

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR

FORMULA META TIPO DE

INDICADOR RESPONSABLE

FRECUENCIA DE MEDICION

FUENTE DE INFORMACION

Cumplimiento de las

actividades programadas

# de proyectos

ejecutados # de proyectos presentados

80%

Eficacia

Jefes de Área

Semestral

Informe de resultados

de la Gestión

# de programas

ejecutados # de programas

presentados

80%

Eficacia

Jefes de Área

Semestral

Informe de resultados

de la Gestión

Cumplimiento de

atención a programas y proyectos

# de consultas resueltas por el

BAPRI #total de consultas

80%

Efectividad

Coordinador BAPRI

Semestral

Ficha de atención a

funcionarios

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

7

# de asesorías a

programas y proyectos

# de programas y proyectos

presentados

80%

Efectividad

Coordinador BAPRI

Semestral

Fichas BAPRI

J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guías, )

18. Documentos Externos ( Si los hay)

( Ver listado maestro de documentos internos ) .

( Ver listado maestro de documentos externos ) .

Control de Cambios

Fecha Cambio Justificación y ¿Qué se Modifico?

Versión Distribución

Caracterización

Código CA-GQ-01

Página

8

Elaboró Revisó Aprobó

Fecha Fecha Fecha