Giao trinh ke toan excel

Trung tâm tin học văn phòng kế toán Office Skills LH: 0974.214.650 (1)

Các phần hành kế toán chủ yếu.

1. Kế toán tiền mặt

2. Kế toán tiền gửi

3. Kế toán hàng tồn kho

4. Kế toán tài sản cố định

5. Kế toán tiền lương

6. Kế toán thuế

7. Kế toán mua hàng

8. Kế toán bán hàng

9. Kế toán giá thành

Tóm tắt công việc kế toán:

1. Thiết lập thông tin về doanh nghiệp và chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng.

2. Xây dựng danh mục: Hệ thống tài khoản, Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư, TSCĐ

3. Cập nhật số dư đầu kì của các tài khoản.

4. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

5. Làm các bút toán cuối kỳ, khóa sổ kế toán.


CHƯƠNG I: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN

I. THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC.

1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp.

Tên doanh nghiệp (ten):

Địa chỉ (dc):

Mã số thuế (mst):

Tác dụng của việc đặt tên cho các thông tin trên: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải

cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó,

chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên

viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất. Cách đặt tên cho thông tin chúng ta

sẽ tìm hiểu trong phần tạo lập danh mục.


Chính sách kế toán áp dụng:

+ Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48)

+ Đồng tiền sử dụng:

+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán nhật ký chung)

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền).

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên).

+ Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng).

+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch).

+ ..........

2. XÂY DỰNG DANH MỤC - Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:


Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chi tiết, ví dụ như tiền gửi ngân

hàng, khách hàng, nhà cung cấp, ....

Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, tuy nhiên nó cần phải đáp ứng được 2 yêu cầu sau:

Trước tiên là phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toán ban hành và điều

tiếp theo là phục vụ được yêu cầu quản lý của từng đơn vị.

- Xây dựng danh mục nhà cung cấp

Danh mục mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:

+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, .... chúng ta có thể thêm vào bất cứ chỉ

tiêu nào mà chúng ta muốn hay để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

+ Chúng ta đặt tên cho mã NCC: M_NCC Trước tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và từ dòng đầu tiên của danh mục đển hàng cuối cùng của danh mục.


Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp như sau:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3 • Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name như hình sau: và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC


• Hoặc đánh tên vùng vào ô

Name box


+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC Trước tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng của danh mục.

và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3 • Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó • Đánh tên trực tiếp vào Name box.

- Xây dựng danh mục khách hàng. Ta làm tương tự như với danh mục nhà cung cấp

+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế và Địa chỉ, ...

và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo ba cách. - Xây dựng danh mục vật tư – hàng hóa Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Tài khoản và các chỉ tiêu

khác theo yêu cầu quản lý.


+ Ta đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH. + Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài khoản: DM_HH Đặt tên theo ba cách như bình thường

Danh mục vật tư gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Kho. + Đặt tên cho vùng mã vật tư: M_VT. + Đặt tên cho vùng danh mục vật tư: DM_VT. Đặt tên theo ba cách như bình thường


Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tư để lọc số liệu cho bảng kê nhập hàng hóa –

vật tư.

Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)

Tên vùng: DM_HH_VT

- Xây dựng danh mục tài sản cố định

Ta xây dựng danh mục tài sản cố định theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ,

- Danh mục phòng ban

Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban.

Ta đặt tên cho danh mục phòng ban: M_PB, vùng chỉ có cột tên phòng ban.


Đặt tên theo 3 cách ở các danh mục trước.

- Danh mục nhân viên Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban, Số tài

khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lương cơ bản, Giảm trừ gia cảnh.


Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 như hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation.

Hiện ra cửa sổ:

Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:

Ta đánh : =M_PB vào ô Source như hình vẽ và nhấn OK Màn hình sau khi nhấn như sau:


Bây giờ ta sẽ đánh mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản, giảm trừ gia cảnh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng của từng nhân viên. Riêng đối với Phòng ban nhân viên đó làm việc ta chỉ việc kích chuột vào và chọn phòng ban phù hợp.


Đến bước này chúng ta đã hiểu phần nào của việc đặt tên cho một vùng dữ liệu chưa ạ. Khi đặt tên cho

một vũng dữ liệu chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho đánh công thức và chúng ta cũng có thể tạo

được list các danh sách, danh mục giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, đồng bộ hơn giữa các sheets sổ

khác nhau và chính xác hơn.

Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :

+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên.

3. Hệ thống sổ Hệ thống các sổ(mỗi sổ một sheet) cơ bản cần có trong hình thức kế toán nhật ký chung. + Sổ nhật ký chung.

+ Bảng cân đối tài khoản.

+ Sổ quỹ tiền mặt.

+ Bảng kê nhập hàng.


+ Bảng kê xuất hàng.

+ Báo cáo nhập - xuất - tồn.

+ Sổ theo dõi tài sản cố định.

+ Bảng tính lương.

+ Bảng tính giá thành.

+ Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.

Cụ thể:

- Sổ nhật ký chung:

Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.

+ Tên sổ

+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán

+ Đơn vị tính:

+ Cột ngày tháng ghi sổ

+ Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ.

+ Diễn giải

+ Cột “Đã ghi sổ cái.”

+ Tài khoản hạch toán.

+ Tài khoản đối ứng

+ Số phát sinh nợ, có

+ Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có số dư bên nợ và các tài

khoản loại 3, 4 sẽ có số dư bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột số dư còn lại khi tiến hành in sổ kế toán.


+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu như : tháng phát sinh chứng từ, và tài khoản để lọc số dư đầu kỳ.

Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi, phiếu nhập nho, phiếu xuất kho.

- Bảng cân đối tài khoản. Bảng cân đối tài khoản gồm:

+ Tên công ty:

+ Địa chỉ:

+ Tên sổ:

+ Năm tài chính

+ Số hiệu tài khoản.

+ Tên tài khoản kế toán.

+ Số dư đầu kỳ: Nợ và Có.

+ Số phát sinh: Nợ và Có.

+ Số dư cuối kỳ: Nợ và Có. + Ngoài ra ta còn mở thêm một số cột nhằm phục vụ cho các công việc tiếp sau: Cột “1”, Mã, Cột “X”.


Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:

+ Cột “mã”: MA

+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK

+ Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK

+ Số dư nợ đầu kỳ: SDNDK

+ Số phát sinh có: SPSC

+ Số phát sinh nợ: SPSN

+ Số dư nợ cuối kỳ: SDNCK

+ Số dư có cuối kỳ: SDCCK

+ Cột “1”: M_1

- Sổ quỹ tiền mặt.

Sổ quỹ tiền mặt gồm:

+ Tên công ty:

+ Địa chỉ:

+ Tên sổ:


+ Năm tài chính

+ Ngày tháng ghi sổ.

+ Số phiếu thu, chi.

+ Diễn giải.

+ Tài khoản đối ứng.

+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn.

+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo – giúp phục vụ cho việc in sổ.

- Bảng kê mua hàng.

+ Tên công ty

+ Địa chỉ

+ Tên

+ Năm tài chính

+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để tìm.

+ Số phiếu nhập: ta sẽ phải đánh, bởi một phiếu nhập ta có thể nhập nhiều loại hàng hóa khác nhau, số

lượng, đơn vị tính khác nhau,….

+ Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm.


+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist được tạo bằng cách: Bôi đen cột mã hàng hóa và chọn

data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác giống với danh mục nhân viên khi tìm phòng ban.

+ Mã vật tư hàng hóa: tự nhập

- Nhật ký bán hàng.

+ Tên công ty

+ Địa chỉ:

+ Tên bảng kê

+ Năm tài chính

+ Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập – ta dùng công thức để tìm.

+ Số phiếu xuất kho:

+ Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính – ta dùng công thức để nhập

+ Mã vật tư, hàng hóa – ta lấy từ Downlist.

+ Giá vốn: ta dùng công thức để tìm.

+ Số lượng mình tự đánh.

+ Doanh thu: đơn giá, thành tiền – tự nhập.

+ Mã vật tư

+ Lãi lỗ.


- Báo cáo nhập - xuất - tồn.

+ Tên, địa chỉ công ty

+ Tên báo cáo

+ Tháng báo cáo => như vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.

+ STT, Mã hàng là mình tự nhập.

+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập.

+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lượng và thành tiền.


- Sổ theo dõi tài sản cố định.

Trong giáo trình này, ta sẽ sử dụng phương pháp tính và trích khấu hao tài sản cố định là phương pháp

đường thẳng.

Và cũng tương tự như báo cáo nhập xuất tốn, ta cũng có 12 bảng tính và trích khấu hao tương ứng với

12 tháng trong năm.


+ Bảng tính lương. + Bảng tính giá thành. II. CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU.

1. Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ như sau:

- Công nợ phải thu.

- Công nợ phải trả.

- Tiền gửi ngân hàng.

- Hàng tồn kho.

- Tài sản cố định.

- Các tài khoản khác.


2. Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ.

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản – phần số dư đầu kỳ.

- Cập nhật vào các sổ liên quan như báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cập nhật số lượng, đơn giá,….

3. Nội dung:

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản

Một số lưu ý khi cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản:

Ta chỉ cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất.

Ví dụ: với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, như vậy ta chỉ cập nhật cho các

tài khoản cấp ba này. Còn đối với các tài khoản cấp cao hơn, số dư đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài

khoản cấp bé hơn.

Tài khoản tiền mặt sẽ là tổng của các tiểu khoản, ta dùng công thức: =sum(E137:E139) để tính ra số dư đầu kỳ của tài khoản tiền mặt.

Còn đối với các tiểu khoản ta sẽ nhập tay.


- Cập nhật vào các sổ đặc biệt.

Đồng thời với việc cập nhật số dư đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh ta còn phải cập nhật những

thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng trong kỳ.

+ Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư.

Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tư nào có số tồn đầu kỳ.

• Cập nhật mã hàng hóa

- Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trường hợp gây khó khăn cho việc nhớ mã hàng

thì ta dung downlist để cập nhật mã hàng hóa.

- Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation

- Xuất hiện hộp thoại Data Validation.


ta chọn list trong thẻ Allow

Ta đánh: = M_HH

Như vậy ta đã tạo được Downlist trên cột mã hàng hóa, việc còn lại là kích vào biểu tượng

Downlist và chọn mã hàng hóa tương ứng.

• Cập nhật tên hàng và đơn vị tính – ta sẽ dùng công thức để tìm

Công thức:

Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)

Tìm đơn vị tính : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)

• Và cập nhật số lượng hàng tồn, đơn giá và dùng công thức: thành tiền = đơn giá * số lượng để tính

cột thành tiền.

Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn:

Mỗi một tháng ta sẽ đặt tên cho vùng dữ liệu của tháng báo cáo đó:

NXT_HH1 : B9:N20

NXT_HH2 : …..

NXT_HH3 : …..

…………..

+ Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương tự)

Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331 – số này sẽ cập nhật số dư

đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ

kế toán.


Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả.

• STT

• Mã khách hàng/ nhà cung cấp ta cũng dùng validation để tạo Downlist và cập nhật tất cả các khách

hàng có dư đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả. (Lưu ý: Một trong các cách check độ chính xác thông tin

mình cập nhật thì số tổng đầu kỳ của tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan

trọng khác phải bằng số dư ở bảng cân đối tài khoản).

• Tài khoản 131, 331 là tài khoản lưỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dư bên nợ và bên có.

Khi khách hàng trả trước tiền hàng thì tài khoản 131 sẽ có số dư có.

Và khi mình trả trước tiền hàng thì tài khoản 331 sẽ có số dư nợ.

• Đối với tên khách hàng, ta sẽ dùng công thức để tìm.

Công thức: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)


+ Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định

Ta sẽ cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm ra tên và đơn vị tính của

từng TSCĐ:

Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 2, 0) – tìm tên

= Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 3, 0) – tìm đơn vị tính.

Tiếp tục ta sẽ cập nhật ngày đưa vào sử dung, số năm tính khấu hao, nguyên giá từng TSCĐ.

Lưu ý: chúng ta có thể tính mức khấu hao theo tháng, hoặc theo ngày – điều này tùy thuộc vào đặc

điểm sản xuất kinh doanh, cách quản lý, chính sách thu hồi vốn của từng đơn vị mà thiết kế các chỉ

tiêu trong bảng tính và trích khấu TSCĐ cho phù hợp với doanh nghiệp mình.

+ Chi phí trả trước

Tương tự với TSCĐ, ta cũng sẽ có một sheet theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ các chi phí trả

trước ngắn hạn, dài hạn vào chi phí của từng kỳ sản xuất kinh doanh (thông thường đó là giá trị công

cụ dụng cụ được đưa vào sử dụng – phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ)

Các chỉ tiêu trong bảng phân bổ chi phí trả trước giống như bảng tính và trích khấu hao TSCĐ.


CHƯƠNG II: CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ

Trình tự cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:

- Thu, chi tiền

- Mua hàng, bán hàng

- Mua sắm, thanh lý tài sản cố định.

- Mua sắm, đưa vào sử dụng công cụ dụng cụ.

- Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu.

Với các nghiệp vụ trên ta cập nhật như sau:

- Cập nhật vào sổ nhật ký chung.

- Cập nhật vào các sổ liên quan.

Và với các nghiệp vụ còn lại ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và cuối kỳ kế toán năm ta làm sổ

cái tài khoản và số chi tiết tài khoản.

Ta sẽ hạch toán theo kiểu một nợ, một có như trên hình minh họa

Và đối với 2 loại nghiệp vụ sau:

+ Thu, chi tiền

+ Xuất nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu ta sẽ cập nhật thêm số phiếu thu, phiếu chi, số phiếu nhập

kho, xuất kho vào cột mã chứng từ.

+ Cột ngày tháng chứng từ ta sẽ cập nhật bằng tay, thông thường thì ngày tháng ghi sổ chính là ngày

tháng chứng từ do đó ta sẽ dùng công thức rất đơn giản để cập nhật ngày tháng ghi sổ. Đánh công thức

vào ô D20 như sau: = if(B20<>0, B20, “”) để cập nhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán tiền

cước internet tháng 12/2008. Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuống các dòng còn lại của cột ngày

tháng ghi sổ. (lưu ý: ta chỉ có thể copy công thức của ô trên xuống các ô phía dưới khi dùng chuột để

kéo và thả khi ta để con trỏ chuột vào góc bên phải, phía dưới của ô (vùng ô) chứa công thức – khi đó

con trỏ chuột sẽ có hình dấu cộng “+”

+ Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật.

+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.


+ Cột đã ghi ghi sổ cái: ta dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đã cập nhật vào sổ nhật ký

chung.

+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột số phát sinh nợ: ta cập nhật bằng tay số tiền cho từng nghiệp vụ

+ Cột số phát sinh có: ta dùng công thức để cập nhật từ ban đầu và copy công thức đó cho cả kỳ kế

toán năm (như vậy ta không phải cập nhật số tiền phát sinh bên có mà khi ta đánh số tiền phát sinh nợ

nó sẽ tự nhày).

+ Cột tài khoản đối ứng: ta cũng dùng công thức để cập nhật, và cũng giống như số phát sinh có. Ta

chỉ việc cập nhật số cột tài khoản và cột số phát sinh nợ có số liệu là cột tài khoản đối ứng cũng sẽ tự

nhày.

Công thức:

Ta đánh công thức vào ô H20 công thức như sau: = if(I20<>0, G21, G19)

Ta sẽ dùng chuột để copy công thức này xuống các ô còn lại của cột tài khoản đối ứng.

+ Phần số dư đầu kỳ ta sẽ dùng công thức để cập nhật số dư đầu kỳ. Tuy nhiên có một số tài khoản đặc

biệt ta ko dùng công thức để lọc số dư đầu kỳ được (nếu muốn thì công thức sẽ rất dài và khó nhớ) do

đó ta chỉ cập nhật được phần lớn số dư đầu kỳ của các tài khoản mà thôi. Còn đối với các tài khoản đặc

biệt thì ta sẽ tự cập nhật bằng tay – Công việc này ta chỉ tiến hành vào cuối kỳ kế toán để in sổ kế toán

chi tiết, sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báo cáo tài chính bất thường ví dụ như giải thể, chia tách,

hợp nhất,….

Để tìm ra số dư đầu kỳ của các tài khoản ta cũng cần phải lập thêm một số dữ kiện nữa. như trong hình

vẽ. Cách lọc số dư đầu kỳ, chúng ta sẽ tiếp cận trong chương III.

+ Cột số dư nợ và số dư có: ta sẽ dùng công thức để tính.

Công thức:

Nhập vào ô K20 công thức sau:

=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)

Nhập vào ô L20 công thức sau:

=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)

Tìm hiểu bản chất của công thức:

Khi có ký tự $ đằng trước dòng hay cột thì được hiểu rằng ta sẽ cố định dòng hay cột đó.

Như vậy ta có 3 kiểu cố định dòng - cột như sau:

Cố định dòng mà ko cố định cột: K$20 – khi copy công thức sang các ô khác thì chỉ có địa chỉ cột thay

đổi mà địa chỉ dòng không thay đổi.


Cố định cột mà ko cố định dòng: $K20 – khi copy công thức sang các ô khác thì chỉ có địa chỉ dòng

thay đổi mà địa chỉ cột không thay đổi.

Cố định cả dòng và cột: $K$20 – khi copy công thức sang bất kỳ ô nào thì địa chỉ của ô đó không thay

đổi.

Với công thức tính số dư cuối kỳ này ta có thể để ý thấy: khi ta copy công thức từ ô L20 xuống các ô

còn lại của cột số dư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không bị thay đổi, và các dòng của cột I, J thì tịnh

tiến lên từng đơn vị một.

Bởi vì hàm subtotal có ý nghĩ như sau:

=subtotal(9, vùng tính tổng).

Hàm subtotal sẽ tính tỉnh cho các dữ liệu hiện lên trên màn hình khi ta tiến hành lọc dữ liệu.

Các bạn có thể kiểm tra bằng cách lọc dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó, đơn cử như ta lọc dữ liệu của

tài khoản 142. ta sẽ có kết quả như sau:


+ Cột “tháng”: cột này cũng được dùng khi in sổ kế toán, đồng thời khi kết hợp với cột số dư ta có thể

kiểm tra số liệu và tìm kiếm sai sót trong quá trình hạch toán được nhanh hơn và chính xác hơn.


Ta sẽ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ nhật ký chung theo từng tháng.

Cuối kỳ ta sẽ có các bút toán cuối kỳ:

- Tính lương

- Trích khấu hao

- Phân bổ chi phí trả trước

- Kết chuyển doanh thu, chi phí.

- Xác định lãi/lỗ trong kỳ.

Dữ liệu được tạo ra để lọc số dư đầu kỳ


1. Nghiệp vụ thu, chi tiền:

- Ví dụ:

Tiền cước internet tháng 05/01, giá trị chưa thuế: 1.441.000, thuế 10%, thanh toán bằng tiền mặt.

Ta sẽ có 2 bút toán:

N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000

N 133.1/ C 111.1 : 144.100

Đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung ta sẽ cập nhật sang sổ quỹ tiền mặt.


Ở đây ta có thể tách phần giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế riêng hoặc có thể

gộp chung là một tùy theo yêu cầu quản lý và mức độ thuận tiện.


Lưu ý : Số dư cuối ngày trên sổ nhật ký chung phải khớp với số tồn cuối ngày trên sổ quỹ tiền mặt. Bất

kỳ một nghiệp vụ chi, thu tiền nào phát sinh đều phải cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt đầu tiên và số tiền

trên sổ quỹ phải bằng số tiền thực tế có tại quỹ của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể tránh được trường

bỏ xót nghiệp vụ khi cập nhật sổ nhật ký chung.

2. Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng

Khi nói đến nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng, có thể là mua, bán hàng hóa, vật tư, tài sản cố định, công

cụ dụng cụ, dịch vụ,….. khi đó có thể sẽ phát sinh nghiệp vụ chi tiền hoặc là khoản công nợ phải trả

nhà cung cấp/ phải thu khách hàng.

Đối với các nhà cung cấp hay khách hàng chủ chốt của công ty thì ta nên theo dõi chi tiết cho từng nhà

cung cấp/ khách hàng để biết được tình hình thanh toán với bên nhà cung cấp như thế nào, số đã thu

của khách hàng là bao nhiêu, số dư đầu kỳ là bao nhiêu và cuối kỳ thì mình còn phải trả từng nhà cung

cấp là bao nhiêu/ phải thu là bao nhiêu.

Và đối với những nhà cung cấp/ khách hàng nhỏ lẻ hay rất ít phát sinh nghiệp vụ thì ta có thể theo dõi

chi tiết hoặc không chi tiết tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.


Ví dụ :

1. Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ, đơn giá : 700.000 vnd

của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóa đơn giá trị gia tăng số : 0036553. Chưa

thanh toán.

- Cập nhật vào sổ nhật ký chung

- Chưa thanh toán -> phát sinh công nợ phải trả.

- Mua vật tư nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.

Nợ 156 :2.100.000

Có 331 :2.100.000

Nợ 133 :210.000

Có 331 :210.000

Ta để ý thấy khi ta đánh số tiền phát sinh bên nợ và có tài khoản hạch toán ở cột tài khoản thì số liệu

trên cột tài khoản đổi ứng và cột số phát sinh có tự động cập nhật, bởi lẽ ta đã quét công thức cho cả

kỳ.

Tiếp theo ta sẽ cập nhật số tiền phải trả công ty Đức Hà sang sheet công nợ ở bảng chi tiết công nợ.


Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán,

của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp (chủ chốt hay không chủ chốt).

Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trên bảng cân đối số phát sinh

phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảng chi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản

131, 331).

Đối với những khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt ta sẽ đưa lên bảng tổng hợp công nợ phía trên. Như

vậy ta có thể xem được tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung

cấp chủ chốt.

Số phát sinh ở trên bảng tổng hợp ta sẽ cập nhật theo công thức sau :

=sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)

Trên thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là khách hàng của công ty

nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợ của các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà

cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả 131, 331).

Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tương ứng là công nợ phải thu hay phải trả.

- Vùng điều kiện ở đây chính là vùng chứa cột này : vùng này được cố định bằng cách bấm F4 một lần

vào địa chỉ của vùng đó trong công thức.


- Điều kiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa chọn. Và ta bấm F4 ba lần

để cố định cột nhưng không có định dòng tức là khi ta copy công thức thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi

mà địa chỉ cột không bị thay đổi.

- Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ và vùng tính tổng cũng được cố

định bằng cách bấm F4 một lần

Sau khi đánh xong công thức cho dòng thứ nhất ta sẽ copy công thức cho các dòng còn lại trong cột

SPS có, nợ.

Lưu ý : ta chỉ cần cập nhật công thức cho bảng tổng hợp công nợ một lần và số liệu sẽ tự động được

cập nhật vào bảng tổng hợp khi ta cập nhật vào bảng chi tiết công nợ.

2. Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chưa thuế : 570.000vnd, thuế 10%, của công ty TNHH Hồng

Hường. Chưa thanh toán.

Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và bảng chi tiết như

nghiệp trên. Còn nếu doanh nghiệp muốn phục vụ yêu cầu quản lý thì có thể cập nhật thêm vào bảng

tổng hợp công nợ. Khi đó tổng số phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng

số phát sinh nợ (có) trên sổ tổng hợp, chi tiết công nợ.

Ta dùng Data/ validation để tạo downlist

Ta dùng công thức để tìm tên của KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)

Ta bôi đen như hình vẽ (vùng A21:K30) và chọn Data/filter/autofilter ta sẽ thấy biểu tượng hình mũi tên, ta kích chuột vào đây sẽ hiện ra downlist để ta lọc dữ liệu. Giúp

ta biết được cụ thể tình hình công nợ của từng khách hàng, hoặc của từng tháng.


3. Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tương tự với nhập kho vật tư) Như ví dụ một của nghiệp vụ mua hàng hóa.

Thì đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả thì ta còn phải

cập nhật vào phiếu nhập kho hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn.

Trong mỗi lần nhập kho hàng hóa, vật tư ta có thể nhập nhiều loại vật tư hàng hóa cho một phiếu nhập

do đó ta phải cập nhật bằng tay số lượng, đơn giá cho từng loại vật tư hàng hóa. Và cập nhật số phiếu

nhập sẽ giúp ta tìm được số hóa đơn, ngày nhập cũng như cột “tháng” nhập với công thức sau:

Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")

Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")

NKC là vùng A20:Ln (n là địa chỉ dòng cuối cùng của số nhật ký chung).


Cột đơn vị : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")

Cột tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")

Với cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Mã vật tư, hàng hóa: bôi đen cả cột mã hàng rồi dùng Data/Validation: xuất hiện cửa sổ chon list và

đánh vào phần Source: =M_HH_VT

Cột bên cạnh cột mã hàng: = (mã hàng) & (tháng)

Đánh vào ô G9: =F9 & L9

Cột mã hàng hóa vật tư : =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT")

Cột tháng : =IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)

Ở bảng kê nhập ta cũng bôi đen vùng ô A9:Ln và chọn Data/filter/auto filter. Sẽ hiện biểu tượng

downlist cho phép chúng ta lọc dữ liệu cho từng tháng, từng kho vật tư hay hàng hóa.

Biểu tượng downlist


Đối với bảng kê thì ta có thể gộp bảng kê phiếu nhập kho vật tư và hàng hóa làm một biểu nhưng báo

cáo nhập xuất tồn hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn vật tư ta làm riêng thành 2 biểu.

Hai biểu này về cơ bản là giống nhau về các chỉ tiêu nên tôi chỉ trình bày báo cáo nhập xuất tồn hàng

hóa.

Cột STT : Dùng chuột để kéo

Cột mã hàng : Dùng Validation để tạo downlist

Cột bên cạnh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1

Cột tên hàng : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"")

Cột đơn vị : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")

Cột số lượng, thành tiền đầu kỳ ta đã cập nhật cùng với cập nhật số dư đầu kỳ đối với tháng 1

Đối với các tháng tiếp theo trong kỳ ta sẽ dùng công thức để tìm:

Công thức:


Số lượng nhập trong kỳ:


Cột đơn giá xuất kho:

Chúng ta tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền:

Công thức:

Đơn giá xuất kho = (Thành tiền đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ)/(số lượng tồn đầu kỳ + số lượng

nhập trong kỳ).

Công thức nhập vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau đó quét công thức cho cả cột đơn

giá xuất kho.

Cột số lượng xuất trong kỳ: =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23)

Cột thành tiền: Số lượng * Đơn giá.

Ngày 03/01/09, xuất kho bán 1 Đầu báo động DISC, 2 Ổ hitachi 35 HDD 500 GB Sata

giá chưa thuế lần lượt là 1.400.000 và 350.000, thuế 10%.

Ta cũng cập nhật nghiệp vụ ghi nhận giá vốn (riêng bút toán giá vốn ta làm vào cuối kỳ kế toán –

thường là cuối tháng) và doanh thu bình thường lên sổ nhật ký chung như các nghiệp vụ khác, đồng

thời ta cập nhật vào bảng kê xuất kho và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.

- Bảng kê phiếu xuất kho ta chưa cập nhật cột đơn giá xuất kho và cột thành tiền.

Cột ngày tháng chứng từ : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"")

Cột số hóa đơn : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")

Cột phiếu xuất : ta nhập tay – đồng thời cũng phải cập nhật vào sổ nhật ký chung theo

bút toán ghi nhận doanh thu.

Cột mã hàng : Dùng validation để tạo downlist

Cột tên hàng : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"")

Cột đơn vị : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"")

Cột số lượng : Ta sẽ tự cập nhật bằng tay

Cột mã vật tư hàng hóa :

=IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"")

Cột tháng : =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")

Bôi đen vùng dữ liệu của bảng kê xuất và dùng filter: data/filter/auto filter sẽ giúp chúng là lọc dữ liệu

theo các chỉ tiêu khác nhau.


Lưu ý: Đối với những hàng hóa mà chưa có trong danh mục, thì khi phát sinh ta phải cập nhật thêm vào danh mục hàng hóa, vật tư, và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa. Còn trong trường hợp đã có trong danh mục hàng hóa và trong báo cáo nhập xuất tồn thì khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nó như nhập hay xuất thì ta chỉ cập nhật vào bảng kê nhập hay bảng kê xuất mà không phải cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn vì nó sẽ tự động lấy số liệu trên 2 bảng kê này để tính toán các số liệu trong BCNXT. Như vậy các công thức trong báo cáo nhập xuất tồn ta chỉ cần cập nhật một lần trong kỳ và nếu phát sinh thêm thì bổ sung không thì không phải làm tới Lập phiếu nhập xuất kho

Tính giá XK theo PP bình quân gia quyền nên ta chỉ có thể tính được giá xuất

kho vào thời điểm cuối kỳ kế toán khi mà biết hết

lượng hàng nhập trong kỳ.

1. Danh sách các phiếu nhập, xuất đã có trong kỳ

2. Số phiếu nhập, xuất dùng làm cơ sở để điền các dữ liệu khác trong phiếu NX

3. Dùng công thức để tìm ra số thứ tự dòng của các hàng hóa có trong phiếu nhập, xuất.


Bước 1:

- Ta cập nhật các phiếu nhập, xuất đã thực hiện trong kỳ bằng tay như (1), và đặt tên cho vùng số phiếu

nhập để phục vụ tạo downlist.

- Ta dùng validation để tạo downlist số phiếu nhập xuất như (2)

Bước 2: (quan trọng nhất)

- Ta nhập công thức vào ô I15 như sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)

- Tiếp đến nhập công thức vào ô I16:

=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF

SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)

Và copy công thức này xuống các ô còn lại của cột I.

- match (giá trị muốn tham chiếu, vùng để tham chiếu, kiểu tham chiếu )

Giá trị muốn tham chiếu ở đây là số phiếu NX

Vùng tham chiếu là một vùng chỉ ở một cột hoặc ở một dòng.

Kiểu tham chiếu: 0 – chính xác.

Hàm match sẽ trả về số thứ tự của giá trị muốn tham chiếu trong cột hoặc dòng được chọn.

- Offset (ô để tham chiếu, số dòng lệch lên/ xuống tính từ ô tham chiếu, số cột lệch sang trái/ phải

từ ô tham chiếu).

Ta nhìn vào hình vẽ trên.

Công thức trên có thể được hiểu là:

Offset( NHH!$C$9, 1, 0)


Giá trị được trả về: PN01

Tức là giá trị ở ô C10

- Type (value) : hàm này sẽ cho ta kiểu/ loại của giá trị.

Value Kêt quả trả về Ví dụ Kết quả

Kiểu số 1 =type(2007 – 5 + 6) 1

Kiểu văn bản 2 = type(“excel”) 2

Kiểu logic 4 = type(1>2) 4

Lỗi 16 = type(giải pháp excel) 16

Mảng 64 = type({1,2,3,4}) 64

Ta tiếp tục phân tích công thức sau:

=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF

SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)

Khi ta dùng hàm offset để tham chiếu tới sheet NHH và có ô để tham chiếu là C9 (thuộc cột mã phiếu

nhập) với số dòng lệch xuống là I15, số cột lệch là 0.

Có 2 trường hợp xảy ra:


Một là: sẽ trả về cho ta giá trị giống hệt với Số phiếu nhập xuất ta cần tìm (2).

Hai là:

- Không tìm được giá trị nào

- Tìm được một giá trị khác ví dụ PN02, PN03.

Eror in value! – không tìm thấy giá trị vì cột không có số dòng lệch để tham chiếu dẫn đến công thức match không hoạt động, với ô K16 và K17: =match(PN01, PN01, 0) sẽ trả về kết quả của giá trị tìm kiếm là 1, tuy nhiên với các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì sẽ hàm match sẽ ko tìm được số thứ tự của PN01 mà bị #NA tức là trong vùng đó giá trị không có nên ko tìm được. còn đối với các ô tiếp theo: =match(PN01, #value!, 0), vùng tham chiếu đã bị lỗi nên kết quả trả về cũng bị lỗi: #value!.


Ta có thể nhìn thấy, mỗi một mặt hàng có một số thứ tự khác nhau trong cột tính từ mặt hàng đầu tiên, nên ta dùng công thức trên để tìm ra trong một phiếu nhập thì thứ tự của các mặt hàng của phiếu nhập đó là bao nhiêu. Ta có thể thấy thông qua các hình vẽ sau:



Bước 3:

Ta sẽ điền các thông số còn lại trong phiếu nhập.

- Cột số thứ tự: =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xuống các ô còn lại.

- Cột tên nhãn hiệu, …: =IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))

Index(vùng tham chiếu, số thứ tự dòng, số thứ tự cột)

Hàm index sẽ tham chiếu và trả về giá trị cần tìm theo số cột và số dòng mà mình đặt trong công thức.

Trong trường hợp PN03: index(cột tên hàng, số thứ tự của mặt hàng thứ nhất trong PN03 là 6 trong cột

tên hàng, số thứ tự cột là 0): giá trị trả về là tên của mặt hàng trong phiếu nhập 06 và có số thứ tự trong

cột tên hàng là 06.

Tương tự với các cột còn lại.

- Với ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),"")

Ta vào Cells format để định dạng như sau:

Bước 4:

Với các thông tin như họ và tên người giao ta có thể dùng hàm vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm

kiếm, số thứ của cột chứa giá trị tìm kiếm trong vùng tìm kiếm, 0).

Ta có thể them các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

4. Tài sản cố định.

Khi có nghiệp vụ mua sắm hay thanh lý tài sản cố định thì đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký

chung như bình thường ta còn phải cập nhật việc tăng giảm tài sản cố định vào sổ theo dõi tài sản cố

định.


Đồng thời chúng ta cũng nên mở thêm một sheet để theo dõi tình hình thanh lý tài sản cố định trong kỳ của doanh nghiệp.


5. Chi phí trả trước.

Ta cập nhật vào sổ nhật ký chung và sheet theo dõi chi phí trả trước đối với những chi phí phát sinh

tăng.

6. Phân hệ tiền lương

Bảng chấm công:

Cột STT: Ta có thể dùng chuột để kéo bằng cách bấm 1, 2 sau đó bôi đen 2 ô đó, rồi kéo.

Hoặc ta có thể dùng công thức sau:

=IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1)

Cột Mã nhân viên : ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV

Cột Họ và tên : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))

Cột chức vụ : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0))


Ta đặt tên cho vùng bôi đen kia: BCC

Bảng thanh toán tiền tiền lương

Cột mã nhân viên ta dùng validation để tạo downlist.

Cột họ và tên : =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)

Cột chức vụ : =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0)

Cột lương cơ bản : =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0)

Cột tiền lương thực lĩnh: =E11+F11+G11+H11-I11

Đặt tên cho vùng bôi đen: BTTL

Phiếu chi lương

Ô E7 (mã nhân viên): đưa con trỏ chuột về vị trí ô E7 và chọn Data/validation -> list -> =M_NV

Họ và tên : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))

Chức vụ : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0))


Các chỉ tiêu còn lại sẽ có công thức như trong hình vẽ dưới đây.


CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ 1. Tính và trích khấu hao tài sản cố định.

2. Phân bổ chi phí trả trước.

3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ.

4. Kết chuyển thuế GTGT.

5. Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh doanh.

6. Kết chuyển doanh thu, chi phí khác.

7. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.

1. Tính và trích khấu hao tài sản cố định.

Ta sẽ lấy số tổng cộng khấu hao kỳ này bên bảng tính và trích khấu hao TSCĐ của từng

tháng để hạch toán sang sổ nhật ký chung của tháng đó.

Lấy số tổng bên bảng tính – trích khấu hao TSCĐ

Lấy số tổng bên bảng phân bổ chi phí trả trước


2. Phân bổ chi phí trả trước Ta cũng lấy số tổng bên bảng phân bổ chi phí trả trước để cập nhật sang sổ nhật ký chung


3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ.

Đến cuối kỳ kế toán, ta có thể biết được trong kỳ nhập bao nhiêu hàng hóa: số lượng, đơn giá từng loại

như vậy ta có thể tính được giá xuất kho bình quân gia quyền cho từng mã hàng hóa khác nhau.

Ta sẽ hạch toán trên sổ nhật ký chung:

Nợ TK 632 :

Có TK 156 :

Có 2 cách ghi số liệu vào nghiệp vụ trên:

- Sau khi có được đơn giá xuất, ta sẽ tìm đến nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và cập nhật giá vốn cho các

lần xuất bán hàng hóa đó.

Ví dụ: 10/1/09 xuất 1 đầu DISC, do chưa có đơn giá xuất nên ta mới chỉ ghi nhận doanh thu bán nó,

đến cuối kỳ kế toán ta biết được trong kỳ nhập thêm 2 chiếc nữa và tồn kho đầu kì là 5 chiếc nên ta

tính được đơn giá xuất là 1.128.571

Khi đó ta quay lại nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và phản ánh bút toán ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 : 1.128.571

Có TK 156 : 1.128.571

- Cách thứ 2: ta sẽ không tách ra thành các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn cùng với nghiệp vụ ghi nhận

doanh thu mà ta sẽ lấy số tổng trên báo cáo nhập xuất tồn – cột thành tiền – xuất trong kỳ.

Và ghi nhận số tiền tổng.


Sau khi có được giá xuất kho từng loại hàng hóa ta sẽ kiểm tra lại thông tin trên cột giá xuất của sheet bảng kê xuấT 4. Kết chuyển thuế GTGT Số thuế GTGT kết chuyển trong kỳ là số nhỏ hơn trong 2 số sau:

- Thuế GTGT đầu ra trong kỳ (1)

- (Thuế GTGT kỳ trước chuyển sang + Thuế GTGT đầu vào trong kỳ) (2)

Bút toán kết chuyển:

Nợ 3331 : Giá trị nhỏ hơn

Có 1331 : Giá trị nhỏ hơn Trong trường hợp (1) < (2) : Phần chênh lệch sẽ được chuyển sang kỳ sau Trong trường hợp (1) > (2) : Phần chênh lệch là số thuế còn phải nộp trong kỳ.

Công thức tính số thuế GTGT đầu ra trong kỳ

Số thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang

Nhập công thức này để tính số thuế GTGT đầu vào


5. Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh doanh - Doanh thu : bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính. - Chi phí : bán hàng, quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Lưu ý: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp ta sẽ làm sau các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu kia. 6. Kết chuyển doanh thu, chi phí khác. 7. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ. Các công thức tính số liệu đã có trong hình vẽ.

Ta hãy đi tìm hiểu công thức:

Hàm sumif là hàm tính tổng có điều kiện:


=sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)

Như vậy ở đây vùng điều kiện chính là vùng cột tài khoản và được bôi đen bắt đầu từ dòng bắt đầu

hạch toán của tháng, kỳ hạch toán đến dòng kết thúc của tháng, kỳ hạch toán đó.

Điều kiện tính tổng chính là mã tài khoản mà mình đang muốn tính tổng.

Vùng tính tổng là cột số phát sinh nợ hay số phát sinh có.

Vì đây là các tài khoản doanh thu, chi phí do đó:

Doanh thu kết chuyển sang 911 là: tổng doanh thu phát sinh bên có – tổng doanh thu phát sinh bên nợ.

Chi phí kết chuyển sang 911 là: tổng chi phí phát sinh bên nợ - tổng chi phí phát sinh bên có.

Riêng đối với bút toán kết chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối thì tùy vào việc tổng số phát sinh

nợ của 911 lớn hơn hay nhỏ hơn tổng số phát sinh có của 911 mà ta sẽ lấy (nợ - có) hay (có – nợ).

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TOÁN

I. CẬP NHẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN.

- Mẹo đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng cân đối tài khoản mình làm là tổng số phát sinh bên

có phải bằng tổng số phát sinh bên nợ.

Do tổng số dư nợ đầu kỳ bằng tổng số dư có đầu kỳ =>

=> Tổng số dư nợ cuối kỳ bằng tổng số dư có cuối kỳ.

- Thứ 2: Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 sẽ có số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên các tài khoản đầu 5 -> 9

sẽ không có số dư đầu kỳ cũng như cuối kỳ.

- Thứ 3: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc trên sổ nhật ký chung của từng tài khoản và của tất cả các tài khoản

phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK trên bảng cân đối tài khoản.

Ta sẽ sẽ có một bảng cân đối tài khoản cho cả kỳ kế toán năm.

Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho mỗi tháng một bảng cân đối tài khoản, vì khi phát sinh

chênh lệch ta có thể kiểm tra được phát sinh chênh lêch từ tháng nào và ta đã thu hẹp được phạm vi

tìm kiếm và đương nhiên sẽ tiết kiệm thời gian tìm lỗi sai và sửa dễ hơn.

- Số dư đầu kỳ của bảng cân đối tài khoản năm và của tháng 1 ta đã cập nhật khi bắt đầu kỳ kế toán.

Và số dư đầu kỳ của các tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ số dư cuối kỳ của tháng trước đó.


Hoặc ta có thể dùng công thức để tìm:

Công thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự của cột muốn tìm kiếm, 0)

Ví dụ: ta cập nhật số dư đầu kỳ cho tháng 3.

Giá trị tìm kiếm ở đây chính là mã tài khoản của bảng cân đối tài khoản của tháng (111.1, 112.11,….)

Vùng tìm kiếm: là các từ cột mã tài khoản -> cột số dư có cuối kỳ.

Lưu ý: ta chỉ tìm kiếm số phát sinh, số dư của các tài khoản tiểu khoản (bé nhất). Ta không dùng công

thức để tìm kiếm tài khoản tổng. Đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính

tổng số phát sinh, số dư của các tài khoản tiểu khoản ví dụ: 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3

Với tài khoản 121 thì các khoản đầu từ tài chính < 3 tháng thì ta cập nhật vào chỉ tiêu 110 – tiền và các khoản tương đương tiền, nếu thời hạn > 3 tháng thì lại cập nhật vào chỉ tiêu 121 – đầu tư tài chính ngắn

hạn

2 tài khoản tổng này đều được dùng để lập chỉ tiêu 110 – tiền và các khoản

tương đương tiền trên BCĐ KT nên ta gắn cho nó mã hiệu 110



Cột A: ta sẽ đánh số 1 vào các dòng nào có chứa tài khoản cấp 1.

Cột B (cột “Mã”): ta sẽ tạo ra danh sách tất cả các tài khoản từ cấp 1, 2 đến các tài khoản tiều khoản

cấp bé hơn ở cột C. Và tương ứng với các tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 ta sẽ gán cho nó một mã tương

ứng với các “Mã hiệu” trong bảng cân đối kế toán.

Những tài khoản tổng mà nó được dùng để lập các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết

quả hoạt động kinh doanh thì ta chỉ cần gắn mã hiệu cho tài khoản tổng mà không cần gắn mã hiệu cho

các tài khoản tiểu khoản của nó.

Tuy nhiên có những tài khoản tổng mà các tài khoản tiểu khoản của nó lại được dùng để lập các chỉ

tiêu khác nhau trong bảng cân đối kế toán thì ta chỉ gắn mã hiệu cho các tài khoản tiểu khoản mà lại

không gắn cho tài khoản tổng.

Cột G – số phát sinh nợ: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)

NKC!$G$20:$G$2111: đây là vùng điều kiện chính là cột tài khoản hạch toán bên sổ nhật ký chung.

$C137 : đây là điều kiện tính tổng.


Cột H – Số phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)

Sau khi đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta sẽ copy công thức này cho các tài khoản tiểu

khoản khác trong bảng cân đối tài khoản (lưu ý: không paste công thức này cho các tài khoản tổng).

Cột SDNCK và SDCCK: ta cũng chỉ dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2, giá trị 3,….., giá trị n) – (Hàm max sẽ lấy giá trị lớn nhất) cho các tài khoản tiểu khoản, còn đối với tài khoản tổng ta sẽ dùng hàm =sum().


Khi hoàn tất công việc cập nhật số phát sinh nợ và có ta sẽ lọc ra các tài khoản mà có số liệu phát sinh.

Bằng cách bấm vào downlist “X” và chọn X -> ta sẽ có bảng cân đối tài khoản sau khi lọc như sau:

Kích chuột vào downlist và chọn “X”


II. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN.

Ta nhập công thức vào các chỉ tiêu con, chỉ tiêu tổng sẽ là tổng của các chỉ tiêu con.

Công thức:

Bên phần tài sản:

Số dư cuối năm:

=IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1))

“ma”: là cột mã tài khoản trên bảng cân đối tài khoản năm

SDNCK: là cột số dư nợ cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản năm

……. Tương tự với các vùng được đặt tên còn lại.

* (-1): Tài khoản loại 1 và 2 có số dư cuối kỳ bên nợ tuy nhiên có những tài khoản lại có số dư bên có

ví dụ như tài khoản 214 ( tài khoản gốc 211) – khấu hao tài sản cố định – khi lên bảng cân đối kế toán

ta phải ghi âm giá trị khoản khấu hao này. Một số tài khoản khác như các khoản dự phòng – chúng đều

là tài khoản điều chỉnh – nó sẽ được ghi âm để điều chỉnh cho tài khoản gốc mà nó điều chỉnh.


Bên phần nguồn vốn:

Lưu ý: Một bảng cân đối kế toán muốn đùng thì trước tiên tổng tài sản phải

bằng tổng nguồn vốn.


III. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH.

Số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cột năm nay ta sẽ lấy từ bảng cân đối tài

khoản năm

Số liệu cột năm trước ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trước – cột số năm nay.


IV. BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ.

Khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ ta lập ra 2 chữ T của hai tài khoản 111 và 112.

Số liệu để ghi vào phần bên nợ và bên có của 111 và 112 ta sẽ lấy từ sổ nhật ký chung.

Bằng cách ta chèn thêm một cột – cột tài khoản cấp 1 bên cạnh cột “Tài khoản” bên sổ nhật ký chung.


Sau đó ta dùng hàm subtotal để tính tổng số phát sinh bên nợ và bên có của tài khoản đó trong kỳ kế

toán năm – công thức này sẽ được đặt ở vị trí cuối cùng của sổ nhật ký chung (gợi ý: ta phải đặt công

thức này ở ngoài vùng chọn để làm autofilter, vì nếu để trong vùng khi ta lọc 111, 112 nó sẽ không

hiển thị tổng số phát sinh bên nợ, bên của tài khoản lọc).

Ta kịch chuột vào downlist và chọn (custom…) – xuất hiện hộp thoại. Ta chọn như hình vẽ.


Tùy chọn này tương ứng với việc máy sẽ lọc tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 và 112

trong kỳ kế toán (theo cột tài khoản cấp 1).

Sau đó ta sẽ kích chuột vào downlist bên cột tài khoản đối ứng và ta sẽ thấy được tổng số phát sinh nợ

và tổng số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng (tài khoản đối ứng với tài khoản tiền) ở phía cuối của

vùng dữ liệu.

Ta sẽ dùng tổng số phát sinh bên nợ, bên có của tài khoản này để cập nhật sang sơ đồ chữ T tài khoản

111, 112 bên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.


Sau khi lọc được số tổng của tất cả các tài khoản đối ứng với tài khoản 111 và 112 ta sẽ tiến hành tổng

hợp số tiền của các tài khoản vào các chỉ tiêu trên báo lưu chuyển tiền tệ.

Lấy ví dụ:

Số phát sinh bên nợ tài khoản 111: 400.000.000 – đây là khoản góp vốn chủ sở hữu nên ta sẽ cập nhật

vào chỉ tiêu 31 – tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu.

Lưu ý: các khoản chi phí phải được ghi nhận lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo

hình thức ghi số âm – ()


Và đặc biệt quan trọng: Số liệu trên chỉ tiêu 70 – tiền và tương đương tiền cuối năm phải bằng với số

tiền trên chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên bảng cân đối kế toán.

Số liệu ở cột “Số đầu năm”: ta lấy từ báo cáo tài chính của năm trước.

V. THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH.

Đối với bản thuyết minh báo cáo tài chính thì ta nhập tay hoàn toàn,

Phần I và II: ta có thể xem ở báo cáo tài chính của năm trước để cập nhật, vì chính sách kế toán của

doanh nghiệp phải được áp dụng thống nhất giữa các năm. Khi có sự thay đổi thì phải giải trình cho sự

thay đổi chính sách kế toán đó.

Các phần còn lại ta xem ở bảng cân đối tài khoản năm để cập nhật số liệu.


VI. IN SỔ.

Để có thể in sổ kế toán chi tiết hay sổ cái tài khoản ta làm những bước sau:

Bôi đen toàn bộ nhật ký chung từ dòng số 10 và từ cột A đến cột P.

Chọn Data/filter/autofilter. Sau khi chọn sẽ xuất hiện biểu tượng mũi tên – downlist để giúp ta lọc dữ

liệu.

Dùng Validation để tạo dữ liệu cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK (đây là tên của vùng

danh mục tài khoản – ta đặt tên cho cột mã tài khoản bên bảng cân đối tài khoản năm).

Đặt công thức cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0)

K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0)

(lưu ý: ta sẽ cập nhật tay cho số dư đầu kỳ của các tài khoản điều chỉnh như: 214, 159,…)

Ta lọc tài khoản cần in sổ bằng cách bấm vào downlist trên cột “TK”.

Sau đó ta sẽ dấu cột “TK” đi

Tiến hành căn chỉnh sao cho hiện ra được các cột cần thiết để in sổ cái tài khoản hoặc sổ chi tiết tài

khoản.

Bước cuối cùng là tiến hành in sổ.

Kích chuột phải vào vị trí này và

chọn Hide.


Đây là giao diện xem trước khi in của sổ chi tiết tài khoản 11211

HẾT


MỤC LỤC

Các phần hành kế toán chủ yếu.........................................................................................................1

Tóm tắt công việc kế toán:.................................................................................................................1

CHƯƠNG I: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP...........................................................2

VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN .........................................................................................2

I. THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC. .................2

1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp...............................................................................................2

2. XÂY DỰNG DANH MỤC .........................................................................................................3

- Xây dựng danh mục nhà cung cấp..............................................................................................4

- Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC......................................................................................7

- Xây dựng danh mục khách hàng.................................................................................................7

- Xây dựng danh mục vật tư – hàng hóa........................................................................................7

- Xây dựng danh mục tài sản cố định...........................................................................................9

- Danh mục phòng ban .................................................................................................................9

- Danh mục nhân viên ................................................................................................................10

3. Hệ thống sổ ...............................................................................................................................13

- Sổ nhật ký chung:.....................................................................................................................14

- Bảng cân đối tài khoản. ............................................................................................................15

- Sổ quỹ tiền mặt. .......................................................................................................................16

- Bảng kê mua hàng....................................................................................................................17

- Nhật ký bán hàng. ....................................................................................................................18

- Báo cáo nhập - xuất - tồn..........................................................................................................19

- Sổ theo dõi tài sản cố định........................................................................................................20

II. CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU. .................................................................................................21

1. Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ như sau: ...................................................21

2. Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ. ................................................................22

3. Nội dung: ..................................................................................................................................22

+ Cập nhật vào các sổ đặc biệt........................................................................................................23

+ Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư...................................................................23

+ Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương tự).............................24

+ Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định .................................................................................26

+ Chi phí trả trước..........................................................................................................................26


CHƯƠNG II: CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ...........................27

1. Nghiệp vụ thu, chi tiền: ..............................................................................................................32

2. Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng ..................................................................................................34

3. Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tương tự với nhập kho vật tư) ..............................................38

4. Tài sản cố định. ..........................................................................................................................49

5. Chi phí trả trước. ........................................................................................................................51

6. Phân hệ tiền lương......................................................................................................................51

CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ ........................................................................54

1.Tính và trích khấu hao tài sản cố định..........................................................................................54

2. Phân bổ chi phí trả trước ............................................................................................................55

3. Xác định giá vốn xuất trong kỳ. ..................................................................................................56

4. Kết chuyển thuế GTGT ..............................................................................................................57

5. Kết chuyển doanh thu, chi phí thuộc hoạt động kinh doanh ........................................................58

6. Kết chuyển doanh thu, chi phí khác. ...........................................................................................58

7. Xác định kết quả kinh doanh, lãi/lỗ.............................................................................................58

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TOÁN.....................................................59

I. CẬP NHẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN. .............................................................................59

II. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN. .....................................................................................................65

III. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH........................................67

IV. BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ. ......................................................................................68

V. THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH. ................................................................................72

VI. IN SỔ..........................................................................................................................................73

Documents

Giao trinh ke toan excel