Giáo trình Microsoft Access

MỤC LỤC Chương 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2000 1. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database) 2. Giới thiệu về access 3. Khởi động Access và thoát khỏi Access 4. Tạo mới, mở và đóng một Database-cơ sở dữ liệu (CSDL): 4.1. Tạo cơ sở dữ liệu rỗng: 4.2. Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard 4.3 Mở một database đã có: 5. Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access 6. Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu: 7. Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access Chương 2 : BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) 1.Khái niệm: 2. Tạo bảng 3. Các kiểu dữ liệu (Data Type) 4. Các thuộc tính của trường a. Field Size ( kích thước ): b. Decimal Places: c. Format: - Dạng - Hiển thị - Ví dụ Ý nghĩa d. Input Mask (mặt nạ nhập liệu): e. Caption (tiêu đề/nhãn): f. Defaut value (giá trị mặc nhiên): g. Validation rule (Quy tắc hợp lệ) h. Validation text (Thông báo lỗi): i. Required (Yêu cầu): j. AllowZeroLength: k. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp) l. New value: 5. Xác định khoá chính: a. Định nghĩa:

b. Tạo khoá chính: 6. Nhập và định dạng dữ liệu trong Table a. Thay đổi cấu trúc của bảng: b. Cách nhập dữ liệu trong bảng: c. Một số thao tác cơ bản khi nhập dữ liệu: d. Một số định dạng trong chế độ hiển thị Database View: e. Sắp xếp thứ tự: 7. Quan hệ giữa các bảng: a. Mục đích: b Tạo quan hệ: c. Kiểu kết nối (Join type):

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2000

1. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database)

Nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ đầu tiên do tiến sĩ E.F Cold thiết kế vào tháng 07, năm 1970. Theo mô hình này thì dữ liệu được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng 2 chiều, giữa các bảng (Table) dữ liệu này có các mối quan hệ (Relationship) được định nghĩa nhằm phản ánh mối liên kết thực sự của các đối tượng dữ liệu bên ngoài thế giới thực. Ví dụ: Để để quản lý hồ sơ và kết quả học tập của học viên, ta có thể thiết kế các bảng dữ liệu đơn giản như sau: Bảng học viên: Lưu hồ sơ học viên.

Mã số HV Họ lót Tên Địa chỉ Điện thoại HV001 Nguyễn Văn Thanh Trần Phú-CT 830899 HV002 Trần Văn Tuấn Lê Lai -CT 822876 HV003 Lê Huy Ngọ Lê Bình 840213

Bảng môn học: Lưu thông tin về các môn học.

2. Giới thiệu về access

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System): là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.

Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành vào năm 1992 đến Microsoft Access 2000 đã quan năm phiên bản. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến cho các máy tính PC.

MS Access 2000 cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng lập các chương trình ứng dụng thông qua các query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.

Để sử dụng MS Access 2000 bạn cần có 1máy tính PC có cấu hình hệ thống như sau: - Bộ xử lý Pentium trở lên.

- Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB

- Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn.

- Đĩa cứng tối thiểu 200 MB.

Người sử dụng phải biết những thao tác cơ bản trên windows 95, các kiến thức cơ bản về quản lý, tổ chức và khai thác số liệu.

3. Khởi động Access và thoát khỏi Access

Ä Khởi động Access: để khởi động MS Access ta có thể dùng các cách sau.

Cách 1: Nhấn đúp (D_click) vào shortcut của Access trên màn hình Destop.

Cách 2: Nhấn chuột (Click) vào Menu Start, chọn Program rồi chọn Microsoft Access.

Màn hình Access khi vừa khởi động như hình 1.1.

Từ hộp hội thoại, bạn chọn một trong các tuỳ chọn sau:

Blank Access database : để tạo ngay một cơ sở dữ liệu mới.

Access database wizards: để tạo mới một cơ sở dữ liệu dựa trên cơ sở dữ liệu mẫu của Access.

Open an existing file: sẽ mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra trước đó.

Ä Chọn một trong 3 tuỳ chọn này rồi nhấn nút Access sẽ đáp ứng yêu cầu.

Ä Thoát khỏi Access :Để thoát khỏi Access, chúng ta có thể dùng các cách sau:

Cách 1: Click vào nút ở góc trên bên phải cửa sổ Access để đóng cửa sổ Access.

Cách 2: Click vào menu File, chọn mục Exit như hình 1.2 để thoát khỏi Access.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4.

4. Tạo mới, mở và đóng một Database-cơ sở dữ liệu (CSDL):

4.1. Tạo cơ sở dữ liệu rỗng:

Gọi lệnh File ® New … sẽ hiện hộp thoại như hình 1.3:

Trong phần General. Chọn mục Database. Nhấn nút OK để tiếp tục.

Cửa sổ hiển thị CSDL HANGHOA.MBD sẽ như hình 1.4:

Hình 1-4

Trong tập tin cơ sở dữ liệu của MS Access 2000 có 7 đối tượng (objects): Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. Để làm việc trên thành phần nào bạn nhấn chọn Tab tương ứng.

Hình 1-5

Trong các đối tượng, đối tượng Tables là thành phần quan trọng nhất và cần phải xây dựng đầu tiên. Sau đó tiếp tục xây dựng các thành phần còn lại dựa vào dữ liệu của các Table đó.

4.2. Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard

Database Wizard sẽ giúp bạn tạo ra CSDL mới một cách tự động dựa trên các CSDL mẫu sẵn có của Access. Chỉ cần vài phút bạn có thể dễ dàng tạo ra một chương trình quản lý. Tuy nhiên, các chương trình này dựa trên các chương trình mẫu do Access cung cấp. Công việc của chương trình cũng như giao diện toàn tiếng Anh không phù hợp mấy với nhu cầu quản lý của người Việt Nam ta. Do đó, phần trình bày này chủ yếu là để bạn tham khảo.

Ä Cách thực hiện:

Chọn � Access database wizard khi mới vừa khởi động Access.

Hoặc chọn File-New … từ menu File (hoặc Ctrl-N).

Hộp thoại New xuất hiện:

Vào tab Database bạn sẽ thấy rất nhiều CSDL mẫu.

Ví dụ: Chọn mục Inventory Control để tạo CSDL quản lý xuất nhập hàng hóa. Nhấn nút lệnh OK để tiếp tục.

Hộp thoại File New Database xuất hiện để bạn đặt tên cho CSDL. Tên CSDL có thể dài tối đa 255 ký tự (tốt nhất nên đặt như quy cách Dos), phần mở rộng mặc nhiên là .mdb. Tuy nhiên Access đã đặt sẵn tên Inventory Control, nếu không thích tên này, bạn có thể đặt lại tên mới, ở đây chúng ta sử dụng tên mặc nhiên này. Nhấn nút Create để tiếp tục.

Hộp thoại Database Wizard hiện lên, giới thiệu CSDL tương lai sẽ quản lý các thông tin về: sản phẩm, mua bán hàng, các loại hàng, nhân viên và nhà cung cấp.Nhấn Next để đi tiếp.

Một danh sách gồm các Table hiện lên. Chọn vào từng Table cụ thể, bạn sẽ thấy danh sách các Field của nó. Nếu muốn bỏ đi Field nào bạn không check vào ô R. Xong nhấn Next.

(Các Table trong Database này liên quan đến việc quản lý hàng hóa của công ty. Nên chọn tất cả, sau này nếu không sử dụng thì sẽ bỏ)

Kế tiếp Access hỏi bạn xem muốn chọn mẫu hiển thị nào (cho các form hiển thị và nhập liệu). Bạn di chuyển vệt sáng để xem thử. Thích dạng nào bạn nhấn Next là xong.

Trong quá trình đi theo hướng dẫn của Wizard bạn có thể nhấn Back để lùi về bước trước chọn lại.

Tiếp theo là danh sách các mẫu Report, bạn chọn một trong số chúng.

Nhấn Next.

Bạn muốn đặt tiêu đề cho CSDL là gì? Access đặt tên mặc nhiên là Inventory Control, nếu muốn bạn có thể đặt lại, ở đây chúng ta sử dụng tên mặc nhiên này.

Kế tiếp, Access hỏi bạn có muốn một bức hình làm logo trên tất cả các report không? Nếu chọn Yes, mục Picture … sẽ hữu dụng. Nhấp vào đây sẽ hiện hộp thoại Open cho bạn chọn ảnh trên đĩa.

Sau khi chọn ảnh xong, hộp thoại cũng giống như trên nhưng góc dưới phải có ảnh bạn vừa chọn.

Bạn có thể nhấp vào Picture … để chọn lại ảnh khác. Hoặc không chọn £ Yes, I'd like to include a picture để bỏ logo.

Cuối cùng, Access cũng tạo xong cho ta CSDL về Xuất nhập hàng hóa. Nó hỏi bạn xem bạn có muốn mở CSDL này không?

Nếu muốn bạn chọn R Yes, start the database, rồi Finish.

Đợi cho Access sinh các bảng dữ liệu Access yêu cầu bạn nhập các thông tin về công ty. Chọn OK.

Bạn có thể điền các thông tin: Tên công ty, địa chỉ, thành phố tọa lạc,.. hoặc không điền tùy theo ý thích của bạn

Kế tiếp, form Main Switchboard sẽ hiện lên đóng vai trò như bàn điều khiển với nhiều mục chọn, còn cửa sổ thiết kế CSDL sẽ bị thu nhỏ xuống dưới:

+ Chọn nút Enter/View Products để xem và nhập dữ liệu.

+ Chọn nút Enter/View Other Information… để xem và nhập thêm các thông tin khác.

+ Chọn nút Preview Report để xem các báo cáo.

+ Chọn nút Change Switchboard Items để thay đổi các mục.

+ Chọn nút Exit this database để thoát khỏi cửa sổ này.

+ Chọn nút T trên MainSwitchboard để đóng MainSwitchboard lại và hiện thị cửa sổ Database như sau:

Cửa sổ này chứa nhiều đối tượng như Table, Queries, Forms, Reports … Nhắp chuột vào đối tượng nào, sẽ hiện lên danh sách các thành viên của nó.

Ví dụ: khi nhắp vào mục Tables sẽ hiện lên danh sách các Table trong CSDL như hình bên.

Đến đây, thi thực hành cụ thể bạn dễ dàng tự mình tìm hiểu thêm về cách sử dụng chương trình vừa tạo ra trên.

Click nút T trên cửa sổ Database để đóng cơ sở dữ liệu.

4.3 Mở một database đã có:

Chọn File ® Open ® Chọn tập tin muốn mở.

5. Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, khai thác dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần sau đây:

Bảng (TABLE):

Là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng.

Truy vấn (QUERY):

Là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu.

Biểu mẫu (FORM): Cho phép người sử dụng xây dựng nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiện thị dữ liệu.

Báo cáo (REPORT):

Cho phép người sử dụng tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể in ra màn hình hoặc máy in.

Tập lệnh (MACRO):

Là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể.

Bộ mã lệnh (MODULE):

Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp.

6. Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu:

Cửa sổ database được chia làm 2 phần.

Phần bên trái là các đối tượng trong database như: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. Các đối tượng này đã được đề cập đến trong phần trên.

Phần bên phải trình bày các thành viên của đối tượng được chọn trong phần bên trái.

Để làm việc trên đối tượng nào thì ta Click chọn đối tượng đó, các thành viên của đối tượng sẽ hiện ra trong phần bên phải của cửa số database như hình bên.

Để tạo thêm một thành viên mới: Click nào nút New trên thanh Menu của cửa số.

Để thiết kế lại một thành viên của đối tượng: Click chọn thành viên cần thiết kế lại, click nút Design trên thanh Menu của cửa số để thiết kế lại.

Để xem nội dung trình bày của một thành viên. Click chọn thành viên cần xem, Click vào nút Open (hoặc Preview, Run tùy ý đối tượng ) để xem nội dung.

7. Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access

Access quản lý cơ sở dữ liệu theo nhóm các đối tượng. Để thao tác lên thành viên của các đối tượng, chúng ta phải chọn trước đối tượng. Chúng ta có một số thao tác sau đây lên từng thành viên của từng loại đối tượng.

P Xóa một thành viên của đối tượng. Click phím phải chuột lên thành viên cần xóa, chọn mục delete trên Menu Popup vừa xuất hiện. Hoặc Click chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh công cụ.

P Để đổi tên đối tượng. Click phím phải chuột, chọn mục rename trên Menu Popup để đổi tên.

P Sao chép một thành viên: Click phím phải chuột lên thành viên cần chép, chọn mục trên Menu Popup để chép đối tượng vào Clipboard. Click nút dán trên thanh Menu để dán vào cửa sổ database, chọn tên

mới. Đối với kiểu đối tượng Table, chúng ta có thể lựu chọn 1 trong 3 kiểu chép như hình bên.

Sao chép cấu trúc

Sao chép cấu trúc và dữ liệu

Thêm dữ liệu vào một bảng khác

P Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác. Click chuột phải lên thành viên cần chép dữ liệu sang ứng dụng khác, chọn mục Export trên Menu Popup mới.

Chúng ta có thể chọn kết xuất sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, hoặc dBase (giống như FoxPro)…

P Lấy dữ liệu từ ứng dụng khác đưa vào cơ sở dữ liệu Access hiện tại. Click chuột phải vào phần bên phải của cửa sổ database, chọn mục Import trên Menu Popup mới xuất hiện như hình sau.

P Chọn mục Import trên Menu Popup để thêm các đối tượng từ các cơ sở dữ liệu khác vào cơ sở dữ liệu hiện.

BÀI TẬP CHƯƠNG 1

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Bài tập 1:

Công ty ABC cần quản lý việc mua bán các mặt hàng cho các đại lý với mô tả như sau:

Mỗi mặt hàng cần được lưu trữ các thông tin cơ bản sau: mã hàng (không trùng nhau), tên hàng, đơn vị tính, mô tả, tên nhà sản xuất, đơn giá, số lượng tồn kho.

Các đại lý bán/mua hàng cũng cần được lưu lại các thông tin như: Mã số đại lý (không trùng nhau), tên đại lý, địa chỉ của đại lý, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Email, tên người đại diện.

Dữ liệu bán/mua cần được lưu trữ riêng biệt.

Mỗi lần bán/mua hàng: công ty cần lưu lại thông tin từ các hoá đơn bán/mua bao gồm các thông tin: số hoá đơn, ngày bán/mua, họ tên và địa chỉ của người mua/ người bán (đại lý), tổng số tiền mua/bán, số tiền thuế VAT, tổng số tiền sau khi đã tính thuế, người lập phiếu (người phụ trách việc mua/bán).

Bên cạnh các thông tin trên, công ty cũng cần lưu lại thông tin chi tiết của từng hoá đơn như: số hoá đơn, mã hàng đươc bán/mua, số lượng bán/mua, đơn giá của từng mặt hàng.

Anh chị hãy giúp công ty phân tích và xây dựng một cơ sở dữ liệu để quản lý việc mua/bán hàng của công ty theo mô tả trên.

Bài tập 2:

Công ty kinh doanh xe gắn máy Đông á cần quản lý việc kinh doanh của mình bằng máy tính. Các vấn đề mà công ty đặt ra như sau:

Khi mua/bán hàng: công ty cần lưu lại thông tin về khách hàng như: mã số khách hàng (do công ty tự đặt, không trùng nhau), họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, điện thoại liên lạc, mã số thuế của khách hàng.

Mỗi mặt hàng gồm có: mã hàng (không trùng nhau), tên hàng, đơn vị tính.

Công ty có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng gồm có mã cửa hàng (không trùng nhau), tên cửa hàng, địa chỉ,điện thoại liên lạc.

Mỗi lần nhập hàng. Công ty viết 1 phiếu nhập. Trên phiếu nhập có các thông tin chung như: số thứ tự phiếu (không trùng nhau), ngày nhập, mã số của khách hàng, mã cửa hàng, lý do nhập, tỷ lệ thuế GTGT, số thuế GTGT của phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập có các thông tin chi tiết về việc nhập hàng như: mã hàng nhập (1 phiếu có thể nhập nhiều mặt hàng), số lượng nhập của mỗi mặt hàng, đơn giá của mặt hàng nhập, và tổng số tiền của mỗi mặt hàng.

Mỗi lần xuất hàng. Công ty cũng lập phiếu xuất và trên phiếu xuất cũng phải chứa các thông tin chung và các thông tin chi tiết như phiếu nhập.

Anh (chị) hãy giúp công ty phân tích và xây dựng một cơ sở dữ liệu để quản lý những vấn đề trên.

Bài tập 3:

Để theo dõi việc giảng dạy và tạm ứng tiền giảng dạy của giáo viên người ta cần lưu trữ các thông tin như sau:

Mỗi giáo viên cần lưu: 1 mã số, họ tên, và chức danh. Ứng với mỗi chức danh có qui định về số tiết chuẩn và tiền thù lao mỗi tiết dạy.

Để theo dõi việc giảng dạy của giảng viên trong một năm học nào đó. Người ta cần lưu thông tin: giáo viên nào, dạy lớp nào, môn gì, bao nhiêu tiết, sĩ số lớp là bao nhiêu, hệ số quy đổi là bao nhiêu, tính ra số tiết quy chuẩn là bằng bao nhiêu.

Để quản lý việc tạm ứng tiền giảng dạy của các giáo viên, người ta cần biết các thông tin: giảng viên nào, tạm ứng lần thứ mấy, bao nhiêu tiền.

Anh (chị) hãy phân tích và xây dựng một cơ sở dữ liệu để quản lý các vấn đề nêu trên.

Xác định khóa chính cho các mô hình cơ sở dữ liệu sau:

Bài 1:

Cho Cơ sở dữ liệu mô tả về việc "QUẢN LÝ THU TIỀN ĐIỆN THOẠI" sau:

- KHAC_HANG(MSKH, HOTENKH, SODTKH, DCHIKH): Mỗi một khách hàng có một Mã số, Họ tên, Số điện thoại và Địa chỉ duy nhất

- CHI_TIET_CUOC_GOI(MSKH, NGAYGOI, GIOBD, GIOKT, SOMAYDG, MSVUNG): Khách hàng gọi đến số máy thuộc một vùng nào đó (SOMAYDG), vào một ngày nào đó, bắt đầu từ GIOBD và kết thúc vào GIOKT

- VUNG(MSVUNG, TENVUNG, DONGIA): Mỗi một vùng có một mã số, tên vùng và một đơn giá duy nhất

Yêu cầu: Hãy xác định khóa chính và mô tả quan hệ giữa các bảng trên

Bài 2:

Cho Cơ sở dữ liệu mô tả về việc sinh viên thuê phòng ở Ký túc xá như sau:

- KHOA(MSKHOA, TENKHOA): Mỗi Khoa có một mã số và tên duy nhất

- LOP(MSLOP, TENLOP, MSKHOA): Mỗi lớp có một mã số và tên duy nhất và thuộc một khoa nào đó

- DAY(MSDAY, TENDAY): Mỗi dãy phòng có một tên và một mã số

- PHONG(STT_PHONG, MSDAY, SONGUOI): Mỗi phòng có một số thứ tự, thuộc một dãy phòng nào đó và chứa được bao nhiêu người.

SINHVIEN(MSSV, HOTENSV, NGAYSINH, PHAI, MSLOP): Mỗi sinh viên có một mã số, tên, và học tại lớp nào đó.

- NHAN_PHONG(MSSV, NGAYNHAN, STT_PHONG, MSDAY): Sinh viên nhận phòng vào một ngày nào đó (ghi chú: mỗi sinh viên chỉ được thuê một phòng duy nhất).

- TRA_PHONG(MSSV, NGAYTRA, LYDO): Sinh viên trả phòng vào một ngày nào đó.

Yêu cầu: Hãy xác định khóa chính và mô tả quan hệ giữa các bảng trên

Bài 3:

Cho Cơ sở dữ liệu mô tả về việc sinh viên đăng ký môn học như sau:

- KHOA(MSKHOA, TENKHOA): Mỗi Khoa có một mã số và tên duy nhất

- LOP(MSLOP, TENLOP, MSKHOA): Mỗi lớp có một mã số và tên duy nhất và thuộc một khoa nào đó

- MONHOC(MSMH, TENMH, SOTC): Mỗi môn học có một mã số, tên MH và số tín chỉ

- DANGKY(MSSV, MSMH, HOCKY, NIENKHOA): Mỗi sinh viên có thể đăng ký nhiều môn học trong cùng một học kỳ và niên khóa.

- GIAOVIEN(MSGV, TENGV, MSKHOA): Mỗi giáo viên có mã số và thuộc duy nhất một khoa.

- GIANGDAY(MSGV, MSMH): Mỗi giáo viên có thể dạy nhiều môn

SINHVIEN(MSSV, HOTENSV, NGAYSINH, PHAI, MSLOP): Mỗi sinh viên có một mã số, tên, và học tại lớp nào đó.

Yêu cầu: Hãy xác định khóa chính và mô tả quan hệ giữa các bảng trên

Bài 4:

Cho Cơ sở dữ liệu mô tả về việc tính tiền lương như sau:

- DMDV(MADV, TENDV): Mỗi đơn vị có một mã số và tên để xác định

- DMCV(MACV, TENCV, HSPC): Mỗi chức vụ có một mã số, tên và phụ cấp tương ứng

- DMHS(NGACH, BAC, HSLUONG): Mỗi một ngạch có nhiều bậc lương, mỗi bậc lương ứng với một hệ số nào đó

- HTLD(MSHTLD, DGHTLD): Mỗi hình thức lao động có một mã số và diễn giải cho hình thức lao động

- NHANVIEN(MSNV, TENNV, MADV, MACV, NGACH, BAC, MSHTLD): mỗi một nhân viên chỉ thuộc một đơn vị, có một chức vụ, ngạch, bậc và một hình thức lao động.

Chương 2 : BẢNG DỮ LIỆU (TABLE)

1.Khái niệm:

Bảng (Table): Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất, dùng để nghi nhận dữ liệu. Trong một bảng gồm có nhiều cột và nhiều hàng.

Trường (Field): Mỗi trường (cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất. Trong một bảng phải có ít nhất một trường.

Mẩu tin (Record): Là một thể hiện dữ liệu của các trường trong bảng. Trong một bảng có thể có zero mẩu tin (bảng trắng) hoặc có nhiều mẩu tin (đã được nhập dữ liệu).

2. Tạo bảng

Để tạo ra một bảng mới, bạn cần phải có một tập tin cơ sở dữ liệu lưu trữ bảng đó.

Ä Nếu tập tin cơ sở dữ liệu đã tồn tại, thực hiện lệnh File/Open để mở tập tin đó.

Ä Nếu chưa có tập tin cơ sở dữ liệu nào, ta cần phải tạo ra một tâp tin cơ sở dữ liệu mới. Thực hiện lệnh File – New, chọn mục Blank Database để tạo ra tập tin cơ sở dữ liệu mới.

Có nhiều cách để tạo bảng, ở đây ta chỉ học cách tao table bằng Design View.

ÄTrong cửa sổ Database click vào biểu tượng Table

Ä Click vào nút New.

Ä Chọn Design View, chọn OK (hình 2.1)

Khi đó xuất hiện hình 2.2

Đây là cửa sổ thiết kế cấu trúc của 1 Table gồm các mục chính:

+ Field Name: Là tên trường (Field). Tên trường phải tuân theo quy định:

Tên trường có độ dài từ 1-64 ký tự

Chấp nhận khoảng trắng.

Không phân biệt chữ hoa chữ thường

ÄNên nhập tên theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.

+ Data Type: là kiểu dữ liệu cần lưu trữ. Chọn kiểu từ ComboBox Data type

+ Description: là chú thích tên trường ( không bắt buộc)

+ Field Properties: là phần mô tả các thuộc tính của Field .

+ General: là phần định dạng dữ liệu cho trường có tên trong cột Field Name.

+ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field .

Ví dụ : Tạo một Field mới có tên là MSSV có kiểu dữ liệu là text, và phần mô tả là “Ma so sinh vien” cùng các định dạng trong phần General như hình 2.2.

+ Xác định thuộc tính của bảng .

Sau khi thiết kế hoặc chỉnh sửa xong, chúng ta phải lưu lại cấu trúc của Table.

Để lưu lại cấu trúc Table, hoặc Click vào nút trên thanh công cụ chuẩn (Standard) hoặc vào Menu File -> Save hoặc sử dụng phím nóng Ctrl-S để lưu lại.

Nhập tên cho Table trong hộp thoại Save as như hình 2.3 (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên).

Hình 2-3

Lưu ý: Nếu Table chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo như hình 2.4.

Hình 2-4

+ Nhấn nút để trở lại cửa sổ thiết kế, tiến hành đặt khoá chính cho Table.

+ Nhấn nút để lưu mà không cần đặt khóa chính, chúng ta có thể đặt sau.

+ Nhấn nút để Access tự tạo thêm cho chúng ta một trường mới khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.

Muốn nhập dữ liệu, từ cửa sổ Database chọn Open, hoặc Click chuột phải vào tên bảng, menu tắt như hình 2.5 xuất hiện, và sau đó chọn Open

Các mục chọn trên menu tắt có ý nghĩa như sau:

Open: Mở bảng ở chế độ bảng dữ liệu (Datasheet View)

Design View: mở bảng ở chế độ thiết kế.

Print: In dữ liệu ở bảng hiện hành ra máy in mặc định.

Cut: Xoá bảng hiện hành, tạo bảng sao trong clipboard.

Copy: Chép bảng hiện hành vào clipboard.

Save as: Lưu Table với tên khác.

Export: Lưu bảng dưới dạng cấu trúc khác (Foxpro, Excel…)

Create shortcut: tạo 1 shortcut trên màn hình. Khi double Click vào shortcut, sẽ mở Access cùng bảng trong chế độ database view.

Delete: Xóa bảng hiện hành.

Rename: Đổi tên bảng hiện hành.

Properties: Hiển thị bảng thuộc tính của bảng hiện hành.

Một số giới hạn cần lưu ý:

Các điểm giới hạn Giới hạn tối đa Tổng số ký tự trong tên của Table (Ví dụ: Supplies) 64 Tổng số ký tự trong tên của Field (Ví dụ: CustomerCode)

64

Tổng số Field trong một Table 225 Tổng số Tables có thể mở cùng lúc 1024 Kích thước tối đa của một Table 1 GB Tổng số ký tự trong field kiểu Text (chuỗi ký tự) 255 Tổng số ký tự trong field kiểu Memo (memory) 65535 Kích thước tối đa của một field kiểu OLE Object 1 GB Tổng số Indexes (chỉ mục) trong một Table 32 Tổng số Fields trong một Index 10 Tổng số ký tự trong câu thông báo lỗi khi kiểm tra không thỏa điều kiện (Validation Text)

255

Tổng số ký tự trong công thức kiểm tra (Validation Rule)

2048

Tổng số ký tự trong phần mô tả (Discription) 255 Tổng số ký tự trong một mẩu tin (Record) 2000 Tổng số ký tự trong qui định thuộc (Property setting) 255

3. Các kiểu dữ liệu (Data Type)

Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước Text Văn bản Tối đa 255 ký tựMemo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký

tự

Number Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực). Đối với kiểu số thực việc sử dụng dấu thập phân và dấu phân cách tuỳ thuộc vào môi trường Window.

1, 2, 4, hoặc 8 byte

Date/Time Kiểu ngày tháng năm. Access sẽ hiểu kiểu dữ liệu nhập vào đúng với định dạng trong môi trường Window. Nếu nhập không đúng thì Access tự động báo lỗi không tương thích kiểu.

8 byte

Currency Kiểu tiền tệ. Ký hiệu mặc nhiên là $. 8 byte AutoNumber Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc

ngẩu nhiên khi một mẩu tin mới được tạo

4 byte

Yes/no Kiểu luận lý (Boolean). Dữ liệu kiểu này chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: đúng(yes) và sai( no)

1bit

OLE Object Đối tượng của các phần mềm khác Tối đa 1 GB HyperLink Tham chiếu đến trang Web Lookup Wizard

Thường nhận giá trị từ một bảng khác hoặc 1 danh sách giá trị định trước.

Ghi chú:

Để thay đổi những giá trị mặc định của môi trường Window, chọn Start -> Setting -> Control Panel -> Regional Settings.

Chọn tab Number để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

Chọn tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày tháng như dd/mm/yy,…

Chọn Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ.

4. Các thuộc tính của trường

a. Field Size ( kích thước ):

Quy định kích thước của trường , tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu. Chỉ có hiệu lực với các cột có kiểu là chuỗi hoặc số.

+ Đối với kiểu dữ liệu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc nhiên là 50 ký tự.

+ Đối với kiểu dữ liệu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự.

+ Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con.

Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa Byte 0- 255 0 Integer -32768- 32767 0 Long integer - 214783648 – 214783647 0 Single -3.4x1038- 3.4x1038 7 Double -1.79x10308-1.79x10308 15 Decimal -1028-1 – 1028-1 20

b. Decimal Places:

Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số dạng single, double). Đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2

C. Format:

Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Bạn có thể chọn các định dạng do Access cung cấp sẵn hoặc tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng.

Ä Định dạng dữ liệu kiểu text và memo:

Chuỗi ký tự định dạng gồm 2 phần: First; Second

First: chuỗi định dạng cho cột có chứa văn bản.

Second: chuỗi định dạng tương cho cột rỗng.

Các ký tự định dạng trong chuỗi

Ký tự định dạng Tác dụng @ Chuỗi ký tự > Đỗi toàn bộ ký tự ra chữ hoa < Đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường “chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy \<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \ [Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:

Định dạng Dữ liệu Hiển thị @@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678 > Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG < Lý Tự Trọng lý tự trọng

Ä Định dạng dữ liệu kiểu number

Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn

Ký tự Tác dụng General Number Hiển thị đúng như số nhập vào Currency Có dấu phân cách , dấu thập phân và ký hiệu tiền

tệ Fixed Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional

Settings của Windows Control Panel, phần số lẻ thập phần phụ thuộc vào Decimal

Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.

Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%) Scientific Hiển thị số dạng khoa học

Ví dụ:

Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị General Number 1234.5 1234.5 Currency 1234.5 $1,234.50 Fixed 1234.5 1234.5 Standard 1234.5 1,234.5 Percent 0.123 12.30% Scientific 1234.5 1.23E+03

+ Chuỗi ký tự định dạng dữ liệu kiểu số gồm 4 phần: First; Second; Third; Fourth

First: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là số dương

Second: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là số âm.

Third: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường bằng zero.

Fourth: chuỗi định dạng tương ứng với số trong trường là trống (null).

Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:

Ký tự Tác dụng .(period) Dấu chấm thập phân

,(comma) Dấu phân cách ngàn 0 Số (0-9) # Số hoặc khoảng trắng (blank) $ Dấu $ % Phần trăm E+ E- e+ e- Số dạng khoa học Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng “Chuỗi văn bản” Chuỗi văn bản \<Ký tự> Ký tự nằm sau dấu \ [Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:

Định dạng Hiển thị 0; (0); “Null” Số dương hiển thị bình thường

Số âm được bao giữa 2 dấu hoặc

Số zero bỏ trống

Null hiện chữ Null +0.0; -0.0; 0.0 Hiển thị dấu + phía trước số

dương.

Hiển thị dấu – phía trước 0.

Hiển thị 0.0 nếu là Zero hoặc Null

Ä Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:

Dạng Hiển thị Ví dụ General Ngày, Giờ 12/09/2002, 07:30:45 PM Long Date Thứ, Ngày tháng, Năm Firday, 12 September, 2002 Medium Date Ngày-Tháng-Năm 12-09-02 Short Date Ngày/Tháng/Năm 12/09/02 Long Time Giờ: Phút: Giây AM/PM 07:56:53 AM Medium Time Giờ: Phút AM/PM 07:59 AM Short Time Giờ: Phút 08:03

Các ký tự định dạng: Ký tự Định dạng : (colon) Dấu phấn cách giờ /dấu phân cách ngày Dấu phân cách ngày d Ngày trong tháng (1-31) dd Ngày trong tháng (01-31) ddd Ngày trong tuần ( Sun-Sat) dddd Ngày trong tuần ( Sunday-

Saturday) w Ngày trong tuần (1-7) ww Tuần trong name ( 1-54 ) m Tháng (1-12) mm Tháng (01-12) mmm Tháng (Jan-Dec) mmmm Tháng (Januray-December) q Quý trong năm (1-4) y Ngày trong năm (1-336) yy Năm (01-99) yyyy Năm (0001-9999) h Giờ (0-23) n Phút (0-59) nn Phút (00-59) s Giây (0-59) ss Giây (00-59) AM/PM, am/pm, A/P, AMPM

Trước 12h hoặc sau 12 h

Ví dụ

Định dạng Hiển thị ddd, mmm d, yyyy

Mon, Jun 2, 1996

mmmm dd, yyyy June 02, 1996

Ä Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No:

Chuỗi ký tự định dạng gồm 3 phần: First; Second; Third

First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No. Tuy nhiên ta luôn để dấu chấm phẩy (;) cho mục chọn này.

Second: trường hợp nội dung trương mang giá trị đúng.

Third: trường hợp nội dung trường mang giá trị sai.

Hiển thị Chuỗi định dạng Trường hợp True Trường hợp Fasle

; “Nam”; “Nữ” Nam Nữ ; “Biên chế”; “ ” Biên chế

d. Input Mask (mặt nạ nhập liệu):

Quy định khuôn định dạng dữ liệu. Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó.

Chú ý: khi bạn quy định Input Mask cho bảng, các qui định này sẽ được áp dụng cho cả biểu mẫu ( Form ), truy vấn (Query), báo cáo (Report). Nếu chỉ muốn áp dụng cho riêng biểu mẫu hoặc báo cáo thì qui định Input Mask cho riêng biểu mẫu hay báo cáo đó.

Trường hợp cùng lúc qui định thuộc tính Format và Input Mask cho một trường nào đó, Access sẽ hiển thị theo dạng qui định trong Format khi hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên nếu điều chỉnh dữ liệu thông qua biểu mẫu, Access lại dùng dạng thức qui định trong Input

Mask.

Ý nghĩa

Yes/No Đúng/Sai

True/Fasle Đúng/Sai

On/Off Đúng/Sai

Ký tự Ý nghĩa 0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu 9 Không bắt buộc nhập, ký tự số hoặc khoảng trắng, không cho

phép nhập dấu # Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + - L Bắt buộc nhập, ký tự chữ. ? Không bắt buộc nhập, ký tự A-Z

Các ký tự định dạng trong Input Mask

Ví dụ:

Input Mask Dữ liệu > L0L0L0 T2A3B4 >L<?? Mai

Chuỗi Input Mask gồm 3 phần: First; Second; Third.

Trong đó phần First là bắt buộc:

First: chuỗi Input Mask.

Second: có thể là 0 hoặc 1 hoặc khoảng trắng.

0: Access lưu trữ các ký tự hằng cùng dữ liệu bạn gõ vào.

1 hoặc khoảng trắng: Access chỉ lưu trữ dữ liệu bạn gõ vào.

Third: quy định ký tự mà Access sẽ hiển thị thay cho ký tự trắng trong Input Mask.

C Không bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ. , Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn. Tùy thuộc vào định

dạng của Windows / : Dấu phân cách ngày, giờ. Tùy thuộc vào định dạng của

Windows < Các ký tự bên phải được đổi thành chữ nhỏ (thường) > Các ký tự bên phải được đổi thành chữ lớn (hoa) ! Dữ liệu ghi từ phải sang trái (canh phải) \<ký tự> Ký tự theo sau dấu \ sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)

e. Caption (tiêu đề/nhãn):

Qui định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên trường. Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên cột làm tiêu đề.

f. Defaut value (giá trị mặc nhiên):

Quy định giá trị mặc nhiên cho cột. Access sẽ tự động gán giá trị này vào khi thêm mẩu tin mới. Người sử dụng có thể gán một biểu thức cho thuộc tính này.

g. Validation rule (Quy tắc hợp lệ)

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập dữ liệu vào một cột. Khi dữ liệu vào không thỏa điều kiện cho trước, Access xuất hiện trên màn hình một thông báo chứa

dòng văn bản quy định ở Validation text. Trong validation rule có các phép toán sau:

+ Phép toán so sánh: > , < , >=, <=, =, <>

+ Phép toán quan hệ: or; and; not

+ Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).

Có thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:

Dấu *: thay thế tất cả các ký tự.

Dấu #: thay thế các ký tự số.

Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?.

Chú ý:

Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì đặt giữa 2 dấu # . Ví dụ: #1/10/03#

Trong biểu thức điều kiện không được phép có hàm do người dùng tự định nghĩa.

h. Validation text (Thông báo lỗi):

Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thoả điều kiện của Validation Ruler, chuỗi trong validation text có độ dài tối đa 255 ký tự.

i. Required (Yêu cầu):

Có yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một trường hay có thể để trống.

j. AllowZeroLength:

Quy định trường có kiểu text hay Memo có thể có (yes) hoặc không có (no) chuỗi có độ dài Zero. Nếu trường là trường khoá thì thuộc tính này là No.

Chú ý:

Cần phân biệt trường có giá trị null (trống chưa có dữ liệu) và một trường chứa chuỗi có độ dài là zero (đó là chuỗi “”). Khi hiển thị ra màn hình cả hai có hình thức giống nhau.

k. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)

Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ mục trên một trường).

Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu.

+ Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và không cho phép các giá trị trùng nhau.

+ Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và cho phép các giá trị trùng nhau.

Chú ý: Trong một bảng tổng số trường (Field ) tối đa có thể tham gia vào index là 10.

l. New value:

Thuộc tính này chỉ có với dữ liệu kiểu Autonumber quy định cách thức mà trường tự động điền vào khi thêm mẩu tin mới.

New value Ý nghĩa Increase Tăng dần Random Lấy số ngẫu nhiên

m. Các thuộc tính trong Lookup:

Ta thay đổi cách hiển thị dữ liệu trong bảng bằng cách thay đổi các thuộc tính trong Lookup. Trong Lookup cho phép ta hiển thị dữ liệu theo dạng Combo box, list box, check box, hoặc dạng text box tuỳ theo yêu cầu. Ví dụ : đối với dữ liệu dạng Logic

(kiểu yes/no), ta nên chọn dạng text box để hiển thị dữ liệu theo mong muốn.

5. XÁC ĐỊNH KHÓA CHÍNH:

a. Định nghĩa:

Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều trường kết hợp mà theo đó Access sẽ xác định một mẩu tin duy nhất trong bảng. Thông thường thì các bảng khi tạo ra nên có khóa chính để giúp chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng với nhau và để MS Access tự động kiểm tra dữ liệu khi người dùng nhập vào bảng là đúng đắn.

Ví dụ: Mã đơn vị xác định một đơn vị nhất định không trùng với đơn vị khác.

Khi một trường hoặc nhiều trường kết hợp được quy định là khóa chính. Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho chúng.

Khi mở một bảng Access sẽ mở theo thứ tự của khóa chính.

Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép trùng lắp.

b. Tạo khoá chính:

Mở bảng ở chế độ thiết kế (chọn bảng cần mở, nhấn vào nút Design )

Click vào thanh chọn tại vị trí tên trường để chọn một hoặc nhiều trường muốn làm khóa chính.

Click vào nút mang biểu tượng khóa chính trên thanh công cụ

Hoặc chọn Edit- Primary Key

Hoặc nhấn chuột phải, chọn Primary Key

Muốn chọn nhiều trường liên tiếp: Ấn giữ Shift và Click vào thanh chọn ở trường đấu tiên, sau đó click vào trường cuối cùng.

ØMuốn chọn nhiều trường rời rạc: Ấn giữ phím Ctrl và Click vào thanh chọn của các trường sẽ làm khóa chính. Lập lại thao tác click cho đến khi chọn xong. Muốn bỏ chọn một trường nào đó, click vào thanh chọn của trường đó một lần nữa.

Chú ý: trong 1 Table không bắt buộc phải có khóa chính

c. Hủy bỏ khóa chính:

Click trường chứa khóa chính.

Click lại vào nút mang biểu tượng khóa chính trên thanh công cụ

6. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG TABLE

a. Thay đổi cấu trúc của bảng:

Trong trường hợp phát hiện cấu trúc của bảng sai hoặc muốn thêm hay xóa đi một số cột cần thiết trong bảng thì chúng ta phải sửa đổi lại cấu trúc của bảng bằng cách mở bảng ra ở chế độ thiết kế (Design View).

Từ cửa sổ Database, chọn bảng muốn thay đổi cấu trúc, nhấn nút

Ä Thay đổi tên cột:

Double click vào tên trường và nhập lại tên mới. Hoặc click vào tên trường, nhấp chuột phải, chọn Rename column trong menu tắt. Hoặc chọn Format - Rename column.

Ä Xoá một hoặc nhiều cột:

Chọn cột muốn xóa, chọn Edit - Delete rows hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete columns trong menu tắt.

Ä Chèn cột:

Chọn Insert - Insert Rows hoặc nhấn chuột phải, chọn Insert Row trong menu tắt.

Ä Sao chép cột: Khi có hai cột mà kiểu dữ liệu, định dạng,… giống nhau thì ta có thể sao chép cột đã có thành cột mới.

Chọn cột muốn sao chép, nhấn Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải, chọn Copy. Nhấn Ctrl+V hoặc nhấn chuột phải chọn Paste, sửa lại tên cho cột mới tạo ra.

Ä Chuyển đổi thứ tự vị trí các cột trong bảng.

Chọn cột muốn thay đổi vị trí, drag chuột để chuyển cột đó đến vị trí mới.

b. Cách nhập dữ liệu trong bảng:

Trong cửa sổ Database, click Tab Table, click tên bảng muốn nhập hoặc sửa dữ liệu, click Open. Hoặc double click vào tên bảng muốn mở.

Khi đó xuất hiện màn hình nhập dữ

liệu (Database View) hình 2.8.

liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và thuộc tính của trường nếu có. Nếu dữ liệu không thỏa mãn thì Access sẽ thông báo lỗi. Lần lượt nhập dữ liệu cho các mẩu tin. Nhập xong lưu lại bằng cách chọn File- Save hoặc click vào biểu tượng

Các ký hiệu trên thanh chọn:

Mẩu tin hiện hành

Mẩu tin trống

Mẩu tin đang hiệu chỉnh hoặc nhập dữ liệu

Các phím thông dụng khi nhập dữ liệu:

Tổ hợp phím/phím Tác dụng Tab Sang ô bên cạnh (phải) Shift Tab Sang ô bên cạnh (trái) Home Đến đầu dòng End Về cuối dòng Ctrl+Home Đến mẩu tin đầu Ctrl+End Đến mẩu tin cuối Enter Nhận dữ liệu và di chuyển con trỏ sang

ô bên cạnh F2 Chuyển sang chế độ sửa nội dung ô Ctrl' Lấy giá trị tương ứng của mẫu tin phía

trước Ctrl+Alt+Space Aáy giá trị mặc định (Default) Shift+F2 Phóng to/thu nhỏ ô đang sửa Shift+Enter Lưu

+ Cách nhập liệu cho trường kiểu OLE.

Ä Chọn Insert - Object.

Ä Chọn Creat New nếu muốn tạo đối tượng mới.

Ä Chọn Creat from file nếu muốn lấy đối tương từ tập tin trên đĩa (thường là hình ảnh) (hình 2.9); chọn file cần sử dụng.

Hình 2-9

c. Một số thao tác cơ bản khi nhập dữ liệu:

Đánh dấu chọn mẫu tin: Click vào thanh chọn của mẩu tin muốn chọn. Muốn chọn nhiều mẩu tin thì click mẩu tin đầu và bắt đầu Drag.

Sao chép:

Chọn mẩu tin muốn sao chép

Chọn Edit - Copy hoặc CTRL-C: chép dữ liệu vào clipboard.

Chọn Edit - Paste hoặc CTRL-V: dán dữ liệu từ clipboard vào.

Ä Xóa mẩu tin: Đánh dấu mẩu tin muốn xóa và bấm DEL

d. Một số định dạng trong chế độ hiển thị Database View:

Thay đổi font:

Chọn Format - Font; chọn font muốn đổi, toàn bộ bảng dữ liệu sẽ đổi font.

Thay đổi độ rộng cột:

Cách 1:Click chọn cột (click vào tiêu đề cột). Chọn menu Format - Column hoặc chọn mục Column Width trong menu tắt.

Cách 2: Rê chuột vào đường biên cột sao cho xuất hiện mũi tên hai chiều, click và drag để thay đổi độ rộng. Muốn điều chỉnh độ rộng cột vừa bằng đúng chiều dài dữ liệu thì Double click vào cạnh bên phải của cột.

Thay đổi vị trí cột:

Click vào tiêu đề cột. Drag để thay đổi vị trí cột (chuột vẫn đang ở tại tiêu đề cột).

Che dấu (ẩn) và hiển thị cột:

Chọn cột muốn ẩn, vào menu Format - Hide column (che dấu cột); muốn hiển thị tại cột bị che dấu chọn unhide column.

Cố định và ngưng cố định cột:

Chọn cột cần cố định; chọn Format - Freeze Columns (cố định) hoặc Unfreeze all columns (ngưng cố định cột).

Thay đổi chiều cao dòng:

Chọn dòng muốn thay đổi, chọn menu Format - Rows Height hoặc đặt con trỏ vào đường biên của dòng sao cho xuất hiện mũi tên 2 chiều, Drag để thay đổi cao.

e. Sắp xếp thứ tự:

Đánh dấu chọn cột muốn sắp xếp, chọn menu record - sort; chọn Ascending (tăng dần); chọn Descending (giảm dần). Hoặc nhấp vào biểu tượng để sắp theo chiều giảm, hoặc để sắp theo chiều tăng

7. QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG:

a. Mục đích:

Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta mới chỉ có cấu trúc các bảng chứ chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu. Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu. Ví dụ trong hệ thống có một Table A dùng làm danh mục vật tư (gồm mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính) và một Table B khác dùng để ghi nhận phát sinh vật tư (gồm ngày, mã vật tư, số lượng,…). Nếu ta qui định trước mối quan hệ giữa hai bảng này thông qua mã vật tư, trong đó bắt buộc một mã vật tư ghi trong Table B phải được ghi trong Table A, sẽ tránh được việc nhập dữ liệu sai vì khi nhập phát sinh cho vật tư trong Table B, MS Access sẽ dò tìm ngay mã đó có trong Table A hay không, nếu không có, nó nhất định không cho cập nhật phát sinh của vật tư đó.

b Tạo quan hệ:

+ Mở cửa sổ quan hệ:

Chọn menu Tools - Relationships hoặc chọn Relationship trong menu tắt; hoặc Click vào nút trên thanh công cụ.

Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ), khung hội thoai Show Tables sẽ xuất

hiện. Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click vào nút hoặc vào menu View; chọn Show Table.

+Đưa các bảng cần thiết vào cửa sổ quan hệ:

Chọn bảng cần đưa vào quan hệ; chọn Add (hình 2.10).

Muốn chọn nhiều bảng nằm cạnh nhau, Click vào bảng đầu, drag đến bảng cuối chọn Add.

Muốn chọn nhiều bảng bất kỳ, Click vào bảng đầu, ấn Ctrl và Click vào các bảng kế, chọn Add.

Bạn có thể cho hiển thị danh sách các bảng (click vào Tables), các truy vấn (Click vào Query) hoặc hiển thị cả Tables và Query (Click vào both)

Nếu Access không tự động mở khung hội thoại Show Table, bạn có thể mở bằng cách chọn Relationships - Show Table.

Sau khi chọn xong các Table (Query) tham gia quan hệ, đóng cửa sổ Show Table, sau đó xuất hiện lại cửa sổ Relationships như hình 2.11

Hình 2-11

+Tạo quan hệ:

Để tạo mối quan hệ giữa bảng, chúng ta cần xác định bảng nào là “một”, và bảng nào là “nhiều” trong mối quan hệ 1-N. Giữa hai bảng quan hệ với nhau thông qua trường nào.

Trong trường hợp quan hệ giữa hai bảng là quan hệ 1-1, ta cần xác định được bảng nào tồn tại trước, bảng nào tồn tại sau (phụ thuộc vào bảng phát tồn tại trước).

Ä Cách thực hiện:

+ Quan hệ 1-N: Chọn khóa chính của bảng “một”, drag chuột kéo sang khóa ngoại của bảng “nhiều”.

+ Quan hệ 1-1: Chọn khóa chính của bảng “tồn tại trước”, drag chuột sang khóa chính của bảng “tồn tại sau”. Ví dụ: quan hệ giữa bảng DM HANG và bảng TON KHO DK là quan hệ 1-1, nhưng vì phải có danh mục hàng thì mới có tồn kho, nên ta gọi bảng DM HANG là bảng “tồn tại trước”, bảng TON KHO DK là bảng “tồn tại sau”.

Ví dụ: Quan hệ giữa bảng DM HANG với bảng CT PHIEU là quan hệ 1 –N, liên kết thông qua MAHANG. Do đó, để tạo liên kết giữa bảng DM HANG với bảng CT PHIEU, ta chọn trường MAHANG trong bảng DM HANG kéo (drag) qua trường MAHANG trong bảng CT PHIEU. Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ Edit Relationships như hình 2.12

Hình 2-12

Chọn mục: Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn.

Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹ sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của trường tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha). Ví dụ: muốn nhập một MAHANG cho bảng CT PHIEU thì MAHANG đó phải tồn tại trong bảng DM HANG.

Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một”. Ví dụ: trong bảng CT PHIEU có mẩu tin có MAHANG=”0004” thì ta không thể xóa được mẩu tin có MAHANG=”004” trong bảng DM HANG.

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi.

+ Chọn Cascade Update Related Field: cho phép bạn sửa giá trị khóa chính của mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ.

+ Chọn Cascade Delete Related Records: cho phép bạn xóa mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi, Access sẽ tự động xóa tất cả các mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ nếu như những mẩu tin đó có liên quan với mẩu tin vừa xóa.

Ghi chú:

Nếu cả hai trường tham gia liên kết đều là khóa chính, Access tự tạo ra quan hệ 1-1 (One to one): mỗi mẩu tin trong bảng này sẽ quan hệ với 1 và chỉ một mẩu tin trong bảng kia.

Nếu một bên là trường khóa chính, bên còn lại là khóa ngoại, Access sẽ tạo quan hệ 1-nhiều (One to many): Mỗi mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) có quyền quan hệ với nhiều mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con), ngược lại mỗi mẩu tin trong bảng “nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”.

. Kiểu kết nối (Join type):

Chúng ta chỉ nên thay đổi kiểu kết nối giữa các bảng trong các truy vấn (Query), các trường hợp còn lại chúng ta nên giữ liên kết giữa các bảng là liên kết nội.

Muốn sửa đổi liên kết giữa hai bảng, từ cửa sổ Relationships (hình 2.11), chọn đường liên kết; D_Click chuột trên đường liên kết vừa chọn (hoặc click chuột phải; chọn Edit Relationships; hoặc chọn menu Relationships; Edit Relationships) xuất hiện cửa sổ Edit Relationships (hình 2.13); Click vào nút Join type để mở khung hội thoại Join Properties dùng để quy định thuộc tính của quan hệ (hình 2.14).

Trong Join Properties gồm các mục:

1: Only include rows where the joined field from both tables are equal: đây là loại liên kết phổ biến nhất giữa hai bảng. Trong đó dữ liệu khi thể hiện trên bảng kết quả sẽ gồm những mẩu tin mà dữ liệu chứa trong trường liên kết ở hai bảng phải hoàn toàn giống nhau. Liên kết này còn gọi là liên kết nội

2: Include all records from “bảng bên trái” and only those records from “bảng bên phải” where the joined fields are equal: Trong kiểu liên kết này, Access sẽ thể hiện trên bảng kết quả toàn bộ dữ liệu trên ‘bảng bên trái” và chỉ những mẩu tin bên “bảng bên phải” có nội dung trong trường liên kết giống trường trường tương ứng với “bảng bên trái”.

3: Include all records from “bảng bên phải” and only those records from “bảng bên trái” where the joined fields are equal: Trong kiểu liên kết này, Access sẽ thể hiện trên bảng kết quả toàn bộ dữ liệu trên ‘bảng bên phải” và chỉ những mẩu tin bên “bảng bên trái” có nội dung trong trường liên kết giống trường trường tương ứng với “bảng bên phải”.

Chú ý:

Các ký hiệu 1-1 và 1-n biểu diễn các loại quan hệ đang có, đồng thời cũng cho biết quan hệ đó có ràng buộc toàn vẹn.

Ä Cách sửa đổi các quan hệ:

Muốn sửa một quan hệ: trong cửa sổ Relationships, D_Click đường quan hệ; hoặc Click vào đường quan hệ, nhấp chuột phải, chọn Edit relationships trong menu tắt.

Muốn xóa một quan hệ: Click đường quan hệ muốn xóa, bấm DEL.

Nếu muốn xem các quan hệ trực tiếp của một bảng nào đó, bạn chọn bảng tương ứng (bằng cách chọn vào nó), sau đó chọn menu Relationships - Show Direct.

Muốn che dấu bớt một số bảng trong cửa sổ quan hệ, trong cửa sổ quan hệ (Relatonships) chọn bảng cần dấu, chọn Relationships - Hide Table; hoặc chọn bảng xong bấm DEL.

Muốn hiển thị lại các Table chọn Relationships- Show all.