Gli archivi delle istituzioniscolastiche Avv. Prof. Mario Leotta Specializzazione in scienze amministrative Consulente di Enti pubblici

Gli archivi delle Gli archivi delle istituzioni istituzioni scolastichescolastiche

Avv. Prof. Mario LeottaAvv. Prof. Mario Leotta

Specializzazione in scienze amministrativeSpecializzazione in scienze amministrative

Consulente di Enti pubbliciConsulente di Enti pubblici

Obblighi delle scuoleObblighi delle scuole

Ogni istituzione scolastica è destinataria dei Ogni istituzione scolastica è destinataria dei medesimi obblighi validi per tutti gli enti medesimi obblighi validi per tutti gli enti pubblici, ai sensi del D.lgs. 22 genn. 2004 pubblici, ai sensi del D.lgs. 22 genn. 2004 n.42, n.42, Codice dei beni culturali e del Codice dei beni culturali e del paesaggio, di:paesaggio, di:

produrre ordinatamente il proprio archivio produrre ordinatamente il proprio archivio corrente corrente

ordinare e conservare correttamente gli ordinare e conservare correttamente gli archivi comunque possedutiarchivi comunque posseduti

Obblighi delle scuoleObblighi delle scuole

Le istituzioni scolastiche in possesso di Le istituzioni scolastiche in possesso di archivi storici (ossia di documenti di date archivi storici (ossia di documenti di date anteriori agli ultimi quarant’anni oppure più anteriori agli ultimi quarant’anni oppure più recenti, se pertinenti ad archivi di scuole non recenti, se pertinenti ad archivi di scuole non più esistenti) sono tenuti a redigerne una più esistenti) sono tenuti a redigerne una descrizione ("inventario" in senso tecnico-descrizione ("inventario" in senso tecnico-archivistico) atta a garantire l’integrale archivistico) atta a garantire l’integrale conservazione e quindi a favorire l’utilizzo di conservazione e quindi a favorire l’utilizzo di tali fonti sia a fini giuridico-amministrativi sia tali fonti sia a fini giuridico-amministrativi sia a fini storici.a fini storici.

Scopi della conservazioneScopi della conservazione

tutelare i diritti dell'istituzione e del personale tutelare i diritti dell'istituzione e del personale stabilmente o temporaneamente in servizio, stabilmente o temporaneamente in servizio, quelli degli allievi, dei cittadini titolari diquelli degli allievi, dei cittadini titolari di

Interessi legittimi.Interessi legittimi.

Scarto di atti d’archivioScarto di atti d’archivio

Nessun documento d’archivio di ente pubblico Nessun documento d’archivio di ente pubblico può essere scartato (distrutto) senza può essere scartato (distrutto) senza autorizzazione della Soprintendenza autorizzazione della Soprintendenza Archivistica (art. 21 D.lgs 42/2004).Archivistica (art. 21 D.lgs 42/2004).

Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari, periodici e altre materiali pubblicitari, periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d’archivio, pubblicazioni non sono documenti d’archivio, non è dunque necessario chiedere non è dunque necessario chiedere l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto. rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto.

Scarto di atti d’archivioScarto di atti d’archivio Per contro sono da comprendere tra i Per contro sono da comprendere tra i

documenti d’archivio i materiali documentari documenti d’archivio i materiali documentari prodotti dai docenti della scuola a scopo prodotti dai docenti della scuola a scopo didattico; didattico;

di tali documenti va conservata almeno una di tali documenti va conservata almeno una copia per memoria dell’attività didattica.copia per memoria dell’attività didattica.

Lo scarto dei documenti d’archivio può essere Lo scarto dei documenti d’archivio può essere proposto quando si verifichino proposto quando si verifichino contemporaneamente due circostanze: contemporaneamente due circostanze:

esaurimento di utilità giuridico-amministrativaesaurimento di utilità giuridico-amministrativa mancanza di apprezzabile interesse storico.mancanza di apprezzabile interesse storico.

La procedura di scartoLa procedura di scarto

Si svolge in quattro fasi:Si svolge in quattro fasi: 1) Il dirigente dell'Istituzione scolastica 1) Il dirigente dell'Istituzione scolastica

trasmette alla Soprintendenza Archivistica, con trasmette alla Soprintendenza Archivistica, con lettera protocollata, l'elenco in due copie, lettera protocollata, l'elenco in due copie, entrambe da lui firmate, delle tipologie entrambe da lui firmate, delle tipologie archivistiche che si ritiene non abbiano più archivistiche che si ritiene non abbiano più utilità amministrativa, chiedendo utilità amministrativa, chiedendo l’autorizzazione prevista dal D.lgs. 42/2004 art. l’autorizzazione prevista dal D.lgs. 42/2004 art. 21.21.


L’elenco comprende:L’elenco comprende: la descrizione delle tipologie dei documenti la descrizione delle tipologie dei documenti

(es. elaborati delle prove in classe, richieste (es. elaborati delle prove in classe, richieste di certificati, ecc.);di certificati, ecc.);

gli anni di riferimento;gli anni di riferimento; la quantità del materiale (in numero di la quantità del materiale (in numero di

faldoni, scatole, pacchi e in peso faldoni, scatole, pacchi e in peso approssimativo);approssimativo);

i motivi della proposta di eliminazione.i motivi della proposta di eliminazione.


2) La Soprintendenza Archivistica restituisce 2) La Soprintendenza Archivistica restituisce una copia dell'elenco, vistato con approvazione una copia dell'elenco, vistato con approvazione totale o parziale.totale o parziale.

3) L'Istituzione scolastica provvede a 3) L'Istituzione scolastica provvede a distruggere i documenti da scartare. Qualora ci distruggere i documenti da scartare. Qualora ci si avvalga di soggetti esterni (come ditte o si avvalga di soggetti esterni (come ditte o organizzazioni di volontariato che operano nella organizzazioni di volontariato che operano nella raccolta della carta) occorre che questi diano raccolta della carta) occorre che questi diano attestazione scritta dell’effettiva distruzione attestazione scritta dell’effettiva distruzione della documentazione loro conferita.della documentazione loro conferita.


4) L'Istituzione scolastica trasmette alla 4) L'Istituzione scolastica trasmette alla Soprintendenza Archivistica copia del verbale Soprintendenza Archivistica copia del verbale attestante le modalità dell'avvenuta distruzione attestante le modalità dell'avvenuta distruzione (triturazione, incenerimento, macerazione al (triturazione, incenerimento, macerazione al fine di riciclare il materiale).fine di riciclare il materiale).

Soprintendenza Archivistica per la Siciliavia Mariano Stabile n. 160 Palermo [email protected]@mailcert.beniculturali.it

Atti a conservazione illimitataAtti a conservazione illimitata

Registri di protocollo (generali e riservati)Registri di protocollo (generali e riservati) Corrispondenza in arrivo e in partenza Corrispondenza in arrivo e in partenza

(compresa la riservata)(compresa la riservata) Documentazione relativa a istituzione della Documentazione relativa a istituzione della

scuola, intitolazione, eventuali accorpamenti e scuola, intitolazione, eventuali accorpamenti e trasformazionitrasformazioni

Norme e regolamenti interni (regolamento Norme e regolamenti interni (regolamento dell’istituto, carta dei servizi, regolamenti della dell’istituto, carta dei servizi, regolamenti della biblioteca, dei laboratori e direttive varie ecc.)biblioteca, dei laboratori e direttive varie ecc.)


Registro verbali riunioni per contrattazione Registro verbali riunioni per contrattazione d’istitutod’istituto

Contrattazione d’istitutoContrattazione d’istituto Documento valutazione dei rischi (L.626/94) e Documento valutazione dei rischi (L.626/94) e

relativi allegati (es. piani di evacuazione, relativi allegati (es. piani di evacuazione, controlli periodici, nomine, ecc.). Le relative controlli periodici, nomine, ecc.). Le relative prove di evacuazione possono essere scartate prove di evacuazione possono essere scartate dopo 6 annidopo 6 anni

Documento programmatico di sicurezza datiDocumento programmatico di sicurezza dati


Certificazioni di qualità e accreditamentiCertificazioni di qualità e accreditamenti Circolari e ordinanze interne esplicative e Circolari e ordinanze interne esplicative e

direttive (1 esemplare)direttive (1 esemplare) Convenzioni e accordi di rete (con scuole, con Convenzioni e accordi di rete (con scuole, con

enti ecc.)enti ecc.) Verbali di consegna ed elenchi di consistenza Verbali di consegna ed elenchi di consistenza

di archivi o altri beni inventariati in occasione di di archivi o altri beni inventariati in occasione di accorpamenti di scuole.accorpamenti di scuole.

Scarto di atti d’archivio (procedure, elenchi, Scarto di atti d’archivio (procedure, elenchi, autorizzazioni e verbali di distruzione…)autorizzazioni e verbali di distruzione…)


Atti di nomina degli Organi collegiali Atti di nomina degli Organi collegiali

Gli atti delle elezioni degli Organi collegiali Gli atti delle elezioni degli Organi collegiali (verbali, liste, tabelle di scrutinio, ecc.) sono (verbali, liste, tabelle di scrutinio, ecc.) sono scartabili dopo 6 anni dalle elezioni.scartabili dopo 6 anni dalle elezioni.

Registri dei verbali degli Organi collegiali Registri dei verbali degli Organi collegiali (Consiglio di circolo o di istituto, Giunta (Consiglio di circolo o di istituto, Giunta esecutiva, Collegio docenti, Consigli di classe o esecutiva, Collegio docenti, Consigli di classe o di interclasse) e degli eventuali gruppi di lavoro di interclasse) e degli eventuali gruppi di lavoro derivati (es. dipartimenti, commissioni, ambiti derivati (es. dipartimenti, commissioni, ambiti disciplinari ecc). Le convocazioni degli organi disciplinari ecc). Le convocazioni degli organi collegiali sono scartabili dopo 6 anni.collegiali sono scartabili dopo 6 anni.


Verbali delle Commissioni Elettorali.Verbali delle Commissioni Elettorali. Bilanci o programmi annuali e conti consuntiviBilanci o programmi annuali e conti consuntivi Convenzione di cassa con Istituto CassiereConvenzione di cassa con Istituto Cassiere Registro cronologico dei contrattiRegistro cronologico dei contratti Registro dei verbali del Collegio dei RevisoriRegistro dei verbali del Collegio dei Revisori progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di

collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative alla sicurezza e alla messa a norma dei locali e alla sicurezza e alla messa a norma dei locali e degli impianti (L. 626/94)degli impianti (L. 626/94)


Registri inventariali dei beni mobili; registri di Registri inventariali dei beni mobili; registri di entrata della biblioteca; registri di entrata dei entrata della biblioteca; registri di entrata dei sussidi multimedialisussidi multimediali

Verbali dei passaggi di consegnaVerbali dei passaggi di consegna Fascicoli individuali del personale docente e Fascicoli individuali del personale docente e

non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo e non di ruoloe non di ruolo

Verbali di Ispettori scolasticiVerbali di Ispettori scolastici Registri dei certificati di servizio rilasciati dalla Registri dei certificati di servizio rilasciati dalla

scuola (copie certificati scartabili dopo 6 anni)scuola (copie certificati scartabili dopo 6 anni)


Rapporti con organizzazioni sindacali e Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze interne - Scioperirappresentanze interne - Scioperi

Registri di immatricolazione e/o di iscrizione Registri di immatricolazione e/o di iscrizione degli alunni (elenchi alunni scartabili dopo 10 degli alunni (elenchi alunni scartabili dopo 10 anni)anni)

Schede individuali degli alunniSchede individuali degli alunni Registri generali dei votiRegistri generali dei voti Fascicoli personali alunniFascicoli personali alunni Registri dei certificati di studio rilasciati dalla Registri dei certificati di studio rilasciati dalla

scuolascuola


Orari delle lezioni (un esemplare dell’orario di Orari delle lezioni (un esemplare dell’orario di ciascuna classe di tutte le sezioni, scartando ciascuna classe di tutte le sezioni, scartando dopo un anno eventuali copie d’uso e dopo 6 dopo un anno eventuali copie d’uso e dopo 6 anni gli atti relativi alla definizione dell’orario)anni gli atti relativi alla definizione dell’orario)

Registri di classeRegistri di classe Verbali e relazioni riguardanti l’adozione dei libri Verbali e relazioni riguardanti l’adozione dei libri

di testodi testo Registri personali dei docenti fino all’anno Registri personali dei docenti fino all’anno

scolastico 1969/1970, Successivamente scolastico 1969/1970, Successivamente scartabili dopo 10 anni, conservando scartabili dopo 10 anni, conservando illimitatamente un anno ogni 5illimitatamente un anno ogni 5


Piano Offerta FormativaPiano Offerta Formativa Progetti operativi nazionali (PON)Progetti operativi nazionali (PON) Progetti operativi regionali (POR)Progetti operativi regionali (POR) Piano Educativo Individualizzato (PEI)Piano Educativo Individualizzato (PEI) Elaborati delle prove scritte, grafiche per gli Elaborati delle prove scritte, grafiche per gli

esami di Stato (prove pratiche scartabili dopo esami di Stato (prove pratiche scartabili dopo un anno conservando nel plico dell’esame le un anno conservando nel plico dell’esame le fotografie dei manufattifotografie dei manufatti

Pagelle scolastiche (sino alla consegnaPagelle scolastiche (sino alla consegna all’interessato)all’interessato)


Valutazioni, rilevazioni dati, e relazioni Valutazioni, rilevazioni dati, e relazioni sull’attività della scuola, redatte sia da sull’attività della scuola, redatte sia da personale interno sia da esterni (INVALSI, personale interno sia da esterni (INVALSI, OCSEPISA, ecc)OCSEPISA, ecc)

Documenti prodotti da docenti e studenti in Documenti prodotti da docenti e studenti in preparazione e nel corso di attività didattiche preparazione e nel corso di attività didattiche (dispense, percorsi, sussidi, sperimentazioni (dispense, percorsi, sussidi, sperimentazioni multidisciplinari, testi teatrali, sceneggiature multidisciplinari, testi teatrali, sceneggiature cinematografiche ecc.) compresi i documenti cinematografiche ecc.) compresi i documenti audiovisivi, fotografici, informatici, ecc.audiovisivi, fotografici, informatici, ecc.

Atti scartabili dopo 10 anniAtti scartabili dopo 10 anni

Registro della posta in partenza e documenti Registro della posta in partenza e documenti attestanti spedizione e ricezione attestanti spedizione e ricezione

Mandati di pagamento e reversali con la Mandati di pagamento e reversali con la relativa documentazione giustificativa (ordinativi relativa documentazione giustificativa (ordinativi di acquisto, buoni d’ordine, fatture, di acquisto, buoni d’ordine, fatture, corrispondenza varia)corrispondenza varia)

Rapporti con Istituto Cassiere (corrispondenza) Rapporti con Istituto Cassiere (corrispondenza) distinte di trasmissione di reversali e mandati distinte di trasmissione di reversali e mandati estratti conto bancari e postali, registro delle estratti conto bancari e postali, registro delle operazioni di conto corrente postale, bollettini di operazioni di conto corrente postale, bollettini di conto corrente postale, ricevute di versamentoconto corrente postale, ricevute di versamento


Acquisto di attrezzature, materiale, interventi di Acquisto di attrezzature, materiale, interventi di manutenzione e corrispondenza relativamanutenzione e corrispondenza relativa

Registri dei materiali di facile consumoRegistri dei materiali di facile consumo Registro delle tasse scolastiche (iscrizione, Registro delle tasse scolastiche (iscrizione,

diploma…)diploma…) Documentazione riguardante le utenze Documentazione riguardante le utenze

(telefono, elettricità…) e tassa raccolta rifiuti(telefono, elettricità…) e tassa raccolta rifiuti Licenze softwareLicenze software Fogli di presenzaFogli di presenza Recupero orario: dichiarazioni-autocertificazioniRecupero orario: dichiarazioni-autocertificazioni


Elenchi alunni per iscrizioniElenchi alunni per iscrizioni Registri e verbali del debito formativo Registri e verbali del debito formativo

(conservando illimitatamente un anno a (conservando illimitatamente un anno a campione ogni 10)campione ogni 10)

Graduatorie interne del personale in servizioGraduatorie interne del personale in servizio Graduatorie d’Istituto per supplenze personale Graduatorie d’Istituto per supplenze personale

docente e non docente e domande di docente e non docente e domande di inserimento in graduatoria d’Istituto (10 anni inserimento in graduatoria d’Istituto (10 anni dalla decadenza della validità e conservando a dalla decadenza della validità e conservando a disposizione degli interessati eventuali titoli di disposizione degli interessati eventuali titoli di studio allegati in originalestudio allegati in originale


Atti delle elezioni degli Organi collegiali Atti delle elezioni degli Organi collegiali (conservando 1 campione di scheda non (conservando 1 campione di scheda non utilizzata per ciascuna elezione e per ciascuna utilizzata per ciascuna elezione e per ciascuna categoria di elettoricategoria di elettori

Convocazioni riunioni Organi CollegialiConvocazioni riunioni Organi Collegiali Richieste di certificati e loro trasmissioneRichieste di certificati e loro trasmissione Autorizzazioni all’uso di locali scolastici e Autorizzazioni all’uso di locali scolastici e

impianti sportiviimpianti sportivi Elenchi dei buoni libro concessi e Elenchi dei buoni libro concessi e

documentazione di supporto - Cedole librariedocumentazione di supporto - Cedole librarie


Abbonamenti e/o acquisti a giornali, riviste e Abbonamenti e/o acquisti a giornali, riviste e pubblicazioni, corrispondenza relativapubblicazioni, corrispondenza relativa

Acquisto di materiale di consumo e Acquisto di materiale di consumo e corrispondenza relativacorrispondenza relativa

““Libretto di macchina” degli autoveicoli in Libretto di macchina” degli autoveicoli in dotazione presso l’istitutodotazione presso l’istituto

richieste di iscrizione al servizio mensa ed richieste di iscrizione al servizio mensa ed elenchi presenzeelenchi presenze

Documentazione sul trasporto alunniDocumentazione sul trasporto alunni


Registro di magazzinoRegistro di magazzino Domande di ferie (congedo ordinario), permessi Domande di ferie (congedo ordinario), permessi

brevibrevi Registri delle autorizzazioni ad impartire lezioni Registri delle autorizzazioni ad impartire lezioni

privateprivate Copie certificati di servizio conservando una Copie certificati di servizio conservando una

copia nel fascicolo personalecopia nel fascicolo personale Domande e documenti prodotti da alunni e Domande e documenti prodotti da alunni e

candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e per l’ammissione agli esamiper l’ammissione agli esami


Campagne di vaccinazione e disinfestazione, Campagne di vaccinazione e disinfestazione, atti e documenti relativi alla loro effettuazioneatti e documenti relativi alla loro effettuazione

Registri delle assenze degli alunniRegistri delle assenze degli alunni Documentazione per programmazione ed Documentazione per programmazione ed

attuazione di attività scolastiche anche esterne attuazione di attività scolastiche anche esterne (manifestazioni teatrali, gite, visite di studio (manifestazioni teatrali, gite, visite di studio ecc.)ecc.)

Richieste di consultazione dell’archivio della Richieste di consultazione dell’archivio della scuola per finalità storico-culturaliscuola per finalità storico-culturali

Atti scartabili dopo 1 annoAtti scartabili dopo 1 anno

Richiesta di accesso ai documenti (salvo Richiesta di accesso ai documenti (salvo contenziosi in corso)contenziosi in corso)

Certificazioni per richieste di abbonamenti Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversiferroviari e diversi

Elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche Elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli alunni (esclusi quelli prodotti per l’esame degli alunni (esclusi quelli prodotti per l’esame di Stato)di Stato)

Questionari e monitoraggio (conservando Questionari e monitoraggio (conservando illimitatamente una copia in bianco del illimitatamente una copia in bianco del questionario e i suoi risultati sintetici)questionario e i suoi risultati sintetici)

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Gli archivi delle istituzioniscolastiche Avv. Prof. Mario Leotta Specializzazione in scienze amministrative Consulente di Enti pubblici