GMAO, SAP PM

Titulación:

Ingeniería de Organización Industrial

Alumno (nombre y apellidos)

Alberto Pila Alonso

Título PFC:

ESTUDIO PARA IMPLANTAR NUEVOS MÉTODOS DE GESTIÓN EN MANTENIMIENTO FERROVIARIO

Director del PFC:

Manel Rajadell Carreras

Convocatoria de entrega del PFC

Septiembre 2012

Contenido de este volumen: - ANEXO 2,3-

i

Estudio para implantar nuevos métodos de gestión en mantenimiento ferroviario

INDICE ANEXO 2: SAP PM

A2.1. SAP R/3 ...................................................................................................... 1

A2. 2. SAP PM ...................................................................................................... 2

A2.3. Representación y codificación de activos. ................................................... 2

A2.4. Elementos básicos. ...................................................................................... 4

A2.5. Catalogación de averías .............................................................................. 9

ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento

A3.1. El proceso de consultaría .......................................................................... 13

A3.2. Consultaría organizacional ........................................................................ 14

A3.3. Consultaría de mantenimiento ................................................................... 15

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ANEXO 2: SAP PM

Este anexo se ha incluido por dos motivos:

1) Es una información necesaria para comprender este PFC.

2) Fue un trabajo relacionado con el desarrollo del la solución explicada en

este PFC, ya que corresponde con la formación diseñada e impartida a las

65 personas que componen la sección en la que versa este PFC, para

familiarizarles con lo que ha sido la herramienta que debía articular el

cambio en la administración de la sección de mantenimiento en cuestión.

A2.1 SAP R/3

En el devenir de una empresa la información y su flujo dentro de la organización

es de vital importancia dado que afecta a la toma de decisiones que la

organización debe realizar continuamente. El uso de programas informáticos

para la gestión de esta información fue un desarrollo lógico. Pero se llegó a la

situación de que las diferentes funciones de una misma empresa utilizaban

programas diferentes cuya información debían comportar o aportar de unos a

otros. Por ello nacieron los ERP (Enterprise resource planning), como solución a

este problema. Los ERPs, son sistemas de información empresarial que

habitualmente engloban diversas funciones de una empresa. Su ventaja es que

con un único sistema se satisfacen todas las necesidades de tratamiento de

información de una empresa.

SAP R/3 es el ERP de la empresa SAP AG. La primera versión la denominada

R1 data de 1970. La ultima versión, la R3 es lanzada en 1992, la cual ha sido

rebautizada como SAP ERP y últimamente como SAP ECC (Enterprise core

component). Otros ERPs muy utilizados son: Microsoft Dynamics, People Soft de

Oracle, JD Edwards de Oracle.

SAP R3, se organiza en los llamados módulos, los cuales tratan diferentes

aspectos funcionales de una empresa. En la siguiente figura se puede observar.

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El modulo PM (plant maintenance), cumple la función de GMAO. Compite con

Maximo de IBM por ser los GMAO mas instalados en empresa de primer orden.

En el capitulo 1 se ha definido lo que es un GMAO (gestión de mantenimiento

asistido por ordenador). En todo proceso de administración del mantenimiento

una parte muy importante es el análisis de datos. Cuando el parque de activos

no es pequeño el uso de una herramienta informática para la gestión de la

información es vital. Un GMAO es un sistema de información para el

mantenimiento, como ya se ha citado pueden llamarse también CMMS (

Computerized maintenance Management system), o también EAM (Enterprise

asset Management).

A2. 2. SAP PM En este apartado se explicará de forma somera algunos de los elementos

principales de este GMAO y que en algunos casos han sido referidos en este

PFC.

A2.3. Representación y codificación de activos. Tener bien organizados los activos mantenidos es fundamental para estructurar

alrededor la información que se almacenará y tratará. Es habitual que los GMAO

utilicen una representación ordenada jerárquicamente de los activos gestionados

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con el programa. Esta representación tienen la apariencia que se puede

observar en la siguiente figura.

Como se observa la técnica de organización es en árbol, muy similar a la usada

en los directorios de Windows. La representación jerárquica de los activos a

mantener utiliza los siguientes conceptos para construir esta organización en

árbol:

• Unidad productiva: conjunto de equipos principales y auxiliares

necesarios para la función de producción.

• Instalación: conjunto de equipos con homogeneidad funcional en la

unidad operativa.

• Equipamiento: conjuntos de diferentes equipos dentro de una misma

instalación.

• Equipo: componentes que desarrollan una función básica, parte individual

de un equipamiento.

• Componente o elemento: elementos indivisibles que desarrolla una

función elemental dentro de un equipo.

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Existen otras maneras de representar los activos como por ejemplo la

especificada en la norma ISO 14224.

En SAP PM la representación jerarquizada de los activos gestionados recibe el

nombre de ubicaciones técnicas. Su nombre en ingles es mas representativo

“functional location”. Esta forma recibe el nombre de restructuración funcional.

Las ubicaciones técnicas representan unidades funcionales, unidades

productivas o bien representan su estructura espacial. Además de las

ubicaciones técnicas, existen los llamados equipos. Las ubicaciones

representarán entonces los lugares donde se encuentra el equipo.

Sobre las ubicaciones técnicas se pueden articular trabajos correctivos,

preventivos, de otro tipo según la organización de la empresa. Estas ubicaciones

técnicas se pueden disponer de datos varios como por ejemplo marcas,

modelos, valores nominales, etc. Mediante la codificación de estas ubicaciones

así como de otras herramientas puede hacerse una completa clasificación de

activos. Gracias a ello se pueden hacer listados de inventario muy completos. A

su vez se pueden sacar listados de históricos de averías, trabajos preventivos

realizados sobre dichas ubicaciones técnicas. Cada ubicación técnica tendrá

archivado todos aquellos datos que durante su vida han sido imputados a la

misma.

A2.4. Elementos básicos. Los trabajos básicos de mantenimiento y los elementos con los que se articulan

son los mostrados en las siguientes figuras:

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Básicamente el proceso para gestionar un trabajo de correctivo o avería es como

se muestra a continuación.

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El “aviso de mantenimiento” es el documento que genera el operador

normalmente del activo, es una solicitud de intervención de mantenimiento. En

el introduce una serie de datos cuyo objetivo es caracterizar la avería: topología,

lugar y hora de ocurrencia, personal que la detecta, etc. El aviso se vincula con

el historial del equipo y los catálogos de mantenimiento. La orden de trabajo

articular el trabajo de mantenimiento ya sea materiales usados, mano de obra

utilizada, tiempos de ejecución, trabajos subcontratados designados para la

reparación. Es decir la orden se vincula con los costes y con los recursos

humanos.

Es frecuente que tanto los avisos como las órdenes de trabajo se agrupen por

topologías. Esta tipología es una codificación. Un ejemplo de categorización

habitual es la de diferenciar entre avisos que supongan una parada productiva,

llamándose averías y avisos que no supongan parada productiva que suelen

denominarse como reparaciones. Ambos avisos generarán una orden de trabajo

correctiva. Las ordenes de trabajo también se pueden categorizar, habitualmente

sueles dividirse en tres: correctivas, preventivas y mejoras.

Un proceso de preventivo seria básicamente como sigue:

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El proceso de preventivo habitualmente se genera de forma programada, es

decir sobre calendario. Lo que se llama”plan de mantenimiento” es el elemento

de SAP PM que articula las fechas de lanzamiento de la orden de trabajo, el

activo a mantener y las operaciones de mantenimiento a realizar. Estas las toma

de otro elemento que se llama “hoja de ruta”.

Las horas dedicadas a cada orden de trabajo deben ser introducidas en el

sistema mediante lo que se llama “notificación de horas de trabajo”.

Una vez el trabajo está finalizado el aviso y la orden han de ser “cerradas”, para

así identificar los trabajos terminados.

El proceso de los avisos y órdenes de trabajo que de forma general se ha

mostrado en anteriores figuras, definen los diferentes “caminos”, estos quedan

identificados mediante los llamados códigos de status. Estos estatus van

cambiando a medida que se avanza en el flujo del proceso.

A continuación podemos observar un aviso, que básicamente consta de:

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o Un texto identificativo donde el operador identifica el trabajo, avería o

incidencia.

o Un numero identificativos que el sistema asigna.

o Activo afectado identificado por su ubicación técnica.

o Fechas: de creación del aviso, de inicio y fin de la avería.

o Catalogación de la avería por síntoma, causa y elemento afectado.

o Bitácora donde el personal implicado en la reparación escribirá lo que se

convenga. Normalmente se suele poner aquella información que pueda

ser de intereses para la reparación y datos que futura puedan ser útiles

como por ejemplo una descripción de cómo se realiza la reparación que

en caso repetitivo puede facilitar una reparación.

A2.5. Catalogación de averías

Para una adecuada caracterización de las averías para poder facilitar análisis de

averías, SAP PM, dispone de lo que se llama catálogos para poder caracterizar

una avería. Este sistema de catalogación habitualmente suele ser el siguiente,

aunque a petición del usuario se pueden implementar otros.

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• B: parte objeto. Se refiere al elemento de la ubicación técnica que ha

sufrido la avería. Es habitual que haya elementos comunes a muchos

tipos de equipos, como por ejemplo: conexiones, cableado maniobra,

contactos, etc.

• C: síntoma (damage). El síntoma es el como se manifestado la avería. Es

el efecto que se genera en el medio o en el activo cuando este se avería.

Es habitual que este código identifique el tipo de avería, por ejemplo:

alarma temperatura, mal funcionamiento, atasco, velocidad reducida,

gripaje, etc

• 2: actuación. Es posible usar una codificación para la actividad correctiva,

por ejemplo: sustitución, reparación, limpieza, ajuste, etc.

• 5: causas. Determinar la causa de la avería aporta información útil.

• A: actividad: Se refiere al método de detección de la avería. Por ejemplo:

ronda de preventivo, mantenimiento predictivo, casual, perdida de

funcionalidad del equipo, etc.

Cada ubicación técnica puede serle asignado un “perfil de catalogo”, en cada

uno de los 5 catálogos definidos. Este perfil de catalogo tendrá asignado una

serie de códigos que formarán las opciones que el usuario puede asignar en el

aviso que está creando, solo un código por catalogo. A continuación se muestra

un ejemplo de lo descrito. Podemos observar como a la ubicación técnica

averiada, se le puede asignar uno síntoma de un listado disponible.

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En la siguiente figura se presentan algunos ejemplos de catálogos y sus códigos.

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Este sistema de identificación de averías es muy útil a la hora de obtener

información sobre la realidad de nuestra actividad mantenedora. Se puede hacer

diversidad de “reports” o listados identificando los códigos mas usados en forma

de ranking o en forma de Paretto. No solo esto si no que estos códigos están

disponibles en otros tipos de listados. Por ejemplo se podría saber que tipos de

averías son mas frecuentes en determinados días del año, según el turno, etc.

Otro ejemplo seria obtener listados causa-efecto, mediante el uso de los

catálogos causa y síntoma.

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ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento

Como se explica en este PFC, este trabajo académico se ha orientado como un

estudio de consultaría de mantenimiento.

La consultaría de empresas u organizaciones es un servicio profesional de gran

utilidad para ayudar a los “managers” de las organizaciones a identificar y definir

los principales problemas que afectan a sus organizaciones y que les dificultan

alcanzar sus propósitos emanados de la misión, analizar las causas raíces que

lo provocan y proyectar acciones para su mejora. El consultor como “agente del

cambio”, implica la trasferencia de conocimientos así como la capacitación

(formación) del personal de la organización cliente de forma implícita o explicita.

La consultaría proporciona conocimientos teóricos y técnicas profesionales que

deben servir al cliente para que pueda resolver problemas prácticos de gestión.

Podría decirse que la consultaría funciona como un vínculo entre la teoría y la

práctica de la dirección, por ello creo que se adapta muy bien a lo que un PFC

de Ingeniería de Organización Industrial debe ser.

A3.1. El proceso de consultaría

El proceso de consultaría es una actividad realizada de forma conjunta o

coordinada entre el equipo consultor y su cliente, es un servicio de

asesoramiento. El objetivo buscado es el de resolver un problema concreto y

aplicar cambios deseados en la organización del cliente. Habitualmente el

proceso de consultaría podría decirse que tiene las siguientes etapas básicas:

1) Preparación inicial

2) Diagnostico

3) Planificación de las actividades a realizar por el consultor

4) Determinación y definición de las medidas a implementar por el cliente

5) Planificación de las acciones a tomar por el cliente

6) Implementación de las acciones propuestas por el equipo consultor.

7) Terminación del proceso

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A3.2. Consultaría organizacional

Se considera ante todo un método para mejorar las prácticas de gestión de las

empresas que reciben estos servicios profesionales. Los servicios de consultoria

son fundamentalmente acciones de asesoramiento normalmente contratado a

profesionales en una determinada materia que prestan asistencia de manera

objetiva e independiente a la organización cliente para poner al descubierto

problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y

coadyuvar si se les solicita, en la aplicación de las soluciones determinadas y

definidas en el proceso de consultoría.

Autores como Fritz Steele (1975), define la consultaría como sigue: “por proceso

de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el

contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas, en que

el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la tarea misma,

sino que ayuda a los que lo son”. Otro autor como Peter Block (1971) sugiere:

“se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar la

situación, pero sin tener un control directo de la ejecución”.

Realmente puede considerarse como una verdadera profesión que conllevan

una cierta metodología y filosofía de trabajo. La consultaría organización se

practica de muchas formas, debido a que ello refleja la diversidad de

organizaciones y entornos en que se desenvuelven y actúan.

Cualquier “manager” de una organización puede actuar como consultor de su

propia empresa si decide asesorar y ayudar a un colega o incluso a sus propios

subordinados, en lugar de darles instrucciones y ordenes.

Es normal que en cualquier organización sus empleados estén muy

influenciados por su participación personal y por las tradiciones y valores

existentes para captar un problema en su verdadera dimensión y pensar en

soluciones factibles. Por ello los servicios de asesoramiento de un consultor son

en muchos casos muy útiles.

A3.3. Consultaría de mantenimiento

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Debido a que el mantenimiento suele ser una función “olvidada” por los

Directivos, (y por los planes de estudio) no es muy conocido que los servicios de

consultaría del mantenimiento pueden ser de gran utilidad para toda empresa

que desee mejorar su eficacia y su eficiencia. Hoy en día donde muchas

empresas han invertido esfuerzos en mejorar sus procesos. Si nos centramos en

el ámbito de la Ingeniaría las mejoras relacionadas con la producción (diseño,

fabricación, control de calidad) han sido importantes. Sin embargo aspectos

relacionados con el mantenimiento de los activos físicos que generan los bienes

y servicios que venden las empresas, ha quedado normalmente apartado de

dichas mejoras generadas gracias a la aplicación de modelos, métodos,

herramientas, normas, etc. La mejora en la gestión del mantenimiento es una

clara oportunidad para mejorar la competitividad. En la siguiente figura podemos

ver por qué el mantenimiento influye en la competitividad.

Debido a ello, las empresas que puedan ofertar servicios de consultaría del

mantenimiento, pueden hoy en día tener un mercado importante.

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A titulo informativo se muestra a continuación algunas imágenes sobre empresas

que ofrecen servicios de consultaría del mantenimiento. Así el profesorado y los

alumnos que puedan leer este PFC, podrán hacerse una idea de la importancia

que representan los trabajos de consultaría del mantenimiento.

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Fuente: www.mantecnologia.com

Fuente: PMM Institute for learning

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Habitualmente las empresas de consultaría mas importantes como por ejemplo

Accenture, KPMG, también ofrecen este tipo de servicios, en muchos casos

asociadas a sus servicios de tecnología, donde a través del contacto con

empresas importantes donde asesoran e implantan grandes sistemas de

información como SAP, detectan carencias y ofrecen servicios para solventarla

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