Bild 1

Gteborgs universitet frnyas

Implementeringsarbete ny administrativ organisation och nytt arbetssttFakultetsperspektivetKompetensutveckling

Rektors chefs- och prefektmte 2012-06-11Gteborgs universitet frnyas - implementering2012-06-14www.gu.se1Gteborgs universitet frnyas flera frndringsstegVision 2020 handlingslinjer och prioriteringar fr perioden 2013-2020

Ny arbetsordning och ny delegationsordning frn och med 1 juli 2012

Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetsstt p plats i januari 2013

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seUtforma ArbetsordningResultat ArbetsordningDelegations-ordningUtforma framtida gemensamma arbetsstt och definiera kompetenskravResultatBeskrivning av framtida gemensamma arbetsstt Definition av kompetenskrav Specificera befintlig kompetensUtforma struktur fr den administrativa organisationenInput Input ResultatBeskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum ResultatBeskrivning av befintlig kompetens Etapp 2,5ResultatInsikt om respektive frndringsresaAcceptans Detaljerad plan fr hsten Ta emot resultatenBedma resursbehov i processernaGenomfra riskanalysSpecificera respektive nulgeDefiniera eventuellt kompetensgapUtforma modell fr bemanningA-DInput Realisera ResultatNytt arbets-sttImplementering Gteborgs universitet frnyas tillvgagngsstt gllande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation Maj-sep 2011Okt-dec 2011Okt 2011-apr 2012Mar-apr 2012Apr-maj 2012Vr-sommar2012Hst20121/12013ResultatNya dekanerNya prefekter1/720122012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.se3JulAugSepOktNovDecQ2 Implementering Q12012201326/4 Information i styrelsenBedma resursbehov i processer och organisationDefiniera eventuellt kompetensgapBemanna organisationenEtablera administrativ organisationEtablera roller och arbetsstt fr processutveckling, inkl. processansvarGenomfra utbildning Fortsatt utveckling av stdprocesserRektors beslut om ny administrativ organisationAprMajJunNya chefer valda/utsedda Detaljering av organisationsfrslagSamordna administrativ organisation och stdprocesser Genomfra kompetenskartlggningDefiniera konsekvenser och skapa frutsttningar Utforma utbildningspaketBeslutsunderlag om processverktygUtforma tillvgagngsstt fr bemanning av administrativ organisationGenomfra riskanalysFormera organisation fr realisering, samordning och infrandegrupperInformation till berrda nyckelpersonerNy administrativ organisationFrutsttningar infr implementeringImplementering av organisation och arbetssttTidplan2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringBudgetarbetet startarwww.gu.se4Syfte och knneteckenTydligt ansvar och uppdrag fr alla organisationsdelarndamlsenliga samordningsfunktionerEffektiva ledningsfunktionerStd till processorienterat arbetssttkad tillgnglighet fr medarbetare, studenter och allmnhet

Den sammanlagda kostnaden fr det administrativa stdet ska, nr infrandet och vergngskostnader r tagna, utgra en minskad andel av universitetets totala resurser2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seFUS

Fakultet Kanslichef

Fakultet Kanslichef

UniversitetsledningInformation och utbildningSamordningsledareSamordningsgruppSamordningsforumFrvaltningschef/samordningsledareKanslichefer/samordnade chefer LedningsrdetModell fr bemanningAdministrativ organisationInstitution Administrativ chefInstitution Administrativ chefFakultetKanslichef

Gemensamma frvaltningen

Institution Administrativ chefInfrandegrupper2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringImplementerings-organisation STAB

PEM

INFRA

www.gu.se6Samordningsgrupp Lars NilssonAnna LindholmHkan BergMarina GhersettiPeter KimHannah Saldert (student)Karoline AxelsonYtterligare stdresurser kan adjungeras efter behovGteborgs universitet frnyas - implementering2012-06-14www.gu.seRektors beslut 2012-05-02 och 2012-05-23Beslut om principer fr ny administrativ organisering av stdprocesser inom Gteborgs universitet

Dekaner, prefekter och frvaltningschefen ges i uppdrag attorganisera stdverksamheten fr respektive niv

Samordningsgruppen ansvarar fr att en mer detaljerad beskrivningtas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma frvaltningen

Att infrandet av den nya administrativa organisationen ska pbrjas snarast och vara genomfrd senast i januari 2013 samtHantering av vergngsperioden 1 juli till 31 december 2012

Gteborgs universitet frnyas - implementering2012-06-14www.gu.seLedningsgruppmnen/verksamhetsindelningEkonomiPA/HRUtbildning/forskning/samverkanKommunikationInfrastruktur Allmn administrationTeknisk chefPrefektViceprefektInstitution Administrativ chefProprefekt2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringInstitutionsrdwww.gu.se9InstitutionKanslichefStrategisk verksamhetsplanering och budgetUtbildningForskning/samverkanKvalificerat std till lrarfrslagsnmndenKommunikationvrig fakultetsrelaterad administration InstitutionInstitutionFakultet Dekanus Vicedekanus Prefektrd Prodekanus Ledningsgrupp 2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringFakultetsstyrelsewww.gu.se10Gemensamma frvaltningen FrvaltningschefForskning/Utbildning/Samverkan Forskning- och innovationSamverkan Rekrytering av studenterAntagning Examina Studie- och karrirvgledning KommunikationInternationaliseringAnalys och utvrdering

Personal/Ekonomi/MyndighetPersonalEkonomi Kommunikation IT-stabProjektkontor MiljenhetMyndighetsstd

Universitetsledningens stabSamordning KommunikationVerksamhetsplaneringIntern styrning och kontroll garstyrning Std till universitetsledningen

InfrastrukturIT-avdelningServicecenter LokalerInvesteringarVaktmsteriFacility ManagementSkerhet LokalvrdKommunikation

vergripande uppgifterSamordning Normering Effektivisering ExpertisPlanering Samordnande chef

Samordnande chef

Samordnande chef

Chef

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seGteborgs universitet frnyas - implementeringGemensamma frvaltningen arbetsstt principskiss Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan

Personal/Ekonomi/MyndighetInfrastruktur

FUSIITLFKInstInstFKInstInstInstTeamTeamTeamTeamService-centerCampus1. Institutioner och fakultetskanslier vnder sig till sitt team. 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frgan. 3. Vid behov tar teamet frgan vidare.Team 1PersonalEkonomiTeam 2PersonalEkonomiTeam 3PersonalEkonomiPEM2012-06-14www.gu.seGteborgs universitet frnyas - implementering2012-06-14STD PROCESSLEDNING OCH STYRNINGORGANISATIONPERSPEKTIVBestllning

UtfrandeVision och mlBegran om tgrdDirektivStrategierMlStyrmodellPoliciesKulturUppdragVisionKunderIntressenterErbjudande

LeverantrInputKundOutput

Abc...

LinjeForumRollerIndivid/kompetensVerksamhetwww.gu.seTid- och aktivitetsplan fr implementeringenAvstmning i ledningsrdet 2/5AC/KC-mte 4/5Information om kompetenskartlggningen till alla chefer 9/5Kompetenskartlggningen genomfrs 14/5-27/5Alla infrandegrupper bemannande och startade senast 15/5Nulgesanalys av resurser och kostnader 22/5Informationsmten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5Samordningsforum har sitt frsta mte 29/5Resultat av kompetenskartlggningenMBL-samverkan om bemanning m.m.Rektors chefs- och prefektmte 11/6Erbjudande om informations- och dialogmten till tilltrdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 7 tillfllen2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringDessa mten kan ni boka hr idag!www.gu.seTid- och aktivitetsplan fr implementeringen fortsttningKommunikationsarbetet i den nya organisationenTjnstebenmningar i den nya organisationenInfrandegrupper detaljerar organisationsfrslaget senast 20/6Resursbedmningar enligt organisationsfrslaget senast 20/6Samordna stdprocesser och administrativ organisation Normerande beslut succesivt frn och med 1 juli

Beslut om processverktyg och processansvariga i september fr fortsatt utveckling av stdprocesserLedar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/septemberLokala arbetsmiljkommitter klara med riskanalyser 24/9

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seTid- och aktivitetsplan fr implementeringen fortsttningChefsseminarium 10-11/9Utbildningspaket fr olika roller framtagna i september 2012Bemanningsarbetet fortstter augusti-oktober 2012Budgetarbetet fr 2013 pbrjas september/oktober 2012E-handelssystem implementeras med start i oktoberInstrument fr kostnadskontroll tas fram senast i december 2012

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seInformation och kommunikationFortsatt information och nyheter via www.gu.seFortsatt information via rektors nyhetsbrevE-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm.gu.seInformationsbrev till alla chefer och infrandegrupperna en gng per veckaInformationsmten fr chefer och administrativ personal har genomfrts under maj fem tillfllen 16/5, 21/5, 28/5Tillgnglighet fr prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 Ytterligare informationsmten fr all personal under hsten 20122012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringBoka idag!www.gu.seGteborgs universitet frnyas - implementeringGFFakInst

Omdisponering inom Institutionen/motsvarandeBemannings- och omdisponeringsbehov anmles till bemanningsgruppenGruppen hanterar frslaget med en vergripande verblick och informerar de fackliga organisationerna.Flera alternativ:KomptensutvecklingIntern annonseringExtern annonseringKompetenskartlggningenAnnattgrder t ex:MedarbetarportalenIntroduktions-/utvecklingstgrdTill Dekan fr beslut om extern annonsering

Institutionen/motsvarande ansvarar fr formalia.Rutin fr transparentbemanning2012-06-14

www.gu.se18Andra frgestllningarEnstaka fakultetsspecifika frutsttningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan

Organisatoriska lsningar utanfr linjeorganisationen Lokalfrgorna (Campus, Servicecenter). Arbete pgr IT-styrelse och bestllarutskott fr IT-verksamheten Utbildningsnmnden p plats i brjan av hstterminen

Vi har ett nyrekryteringsstopp Vi kan hamna i en situation dr vi bde har rekryteringsbehov och en slags vertalighet2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seKontroll ver utvecklingenVi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild ver personalsituationen fre och dr vi kan mta efterSUHF:s ekonomiredovisning nedbrutet p institution/avdelningandelen administrativ personal i relation till samtliga anstllda per institution/motsvarande BESTA-kodningen p ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflden

Instrument fr fortlpande kostnadskontroll av stdverksamheten ska finnas framme i december 2012

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seFakultetsperspektivetNgra tankar och erfarenheter utifrn Handelshgskolan och dekanus Per Cramr2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seKompetenskartlggningenResultat1 234 besvarade enkten av 1 961 mottagare (63 %)Flest svar frn Handelshgskolan (82 %)Utbildningsniv: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %)Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %)Intresse av att byta arbetsplats (26 %)Genom kompetensutveckling (43 %)Vill inte ta stllning nu (42 %)

Anvnds till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet.2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seKopmetensutvecklingsfrgor2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementering

www.gu.seLedar- och kompetensutvecklingObligatoriska chefsutbildningar

Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen

Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds

Individuellt std till chefer/ledare

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingObligatoriska chefsutbildningar:

Arbetsmilj fr chefer 2 dagar

Arbetsrtt fr chefer 2 dagar

Frvaltningskunskap fr chefer 2 dagar

Ekonomi fr chefer 2 dagars ekonomispel

Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett lsr

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingChefsutbildningar med anledning av omorganisationen:

Arbeta i ledningsgrupp

Leda och kommunicera i frndring

Arbetsgivarrollen

( dagar)

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingOrdinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds:

Chef, ledare eller bde och vad innebr det fr mig? (4 dagar)Konflikthantering fr ledare 1 heldag och 5 halvdagarNdvndiga (svra) samtalUtvecklingssamtalGrupputvecklingAtt arbeta i styrgruppBestlla projekt

Affrsjuridik (planeras)

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingIndividuellt std till chefer/ledare:

Handledning/coaching/stdsamtal(Coachingpool finns interna och externa personer) -----

Kartlggning av ledningsgrupp (GDQ)Std i ledningsgruppsutveckling

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingUtbildning fr administrativ personal:

UtbildningsadministrationHREkonomiKommunikationLedning (administrativa chefer p institution)Ledning inom utbildning (studierektorer)

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seLedar- och kompetensutvecklingMer info och anmlan p: http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling

2012-06-14Gteborgs universitet frnyas - implementeringwww.gu.seInnehll InledningStdprocess; exempel UtbildningsadministrationProcessversiktNiv 1-beskrivning Niv 2-beskrivning Administrativ organisation; frslag Institution Fakultet Gemensamma frvaltningen, struktur Gemensamma frvaltningen, arbetsstt Allmnt om implementeringen

Gteborgs universitet frnyas - implementeringFrgor2012-06-14Kom i hg!Boka informations- och dialogmten idag!www.gu.seBlad1GTEBORGS UNIVERSITETFRSLAGGU frnyasLars Nilsson/Magnus kesson2012-06-04

Gemensam planering av Vision 2020 - Organisationsfrnyelsen - Ledar- och kompetensutveckling

TidVision 2020OrganisationsfrnyelseLedar- och kompetensutvecklingEj tidsplanerat/lpande utv.aktiviteter4/6 Gemensam avstmning infr chefs- och prefektmte 11/64/6MBL-samverkanChefshandledning/coachingW 23Resultat av kompetenskartlggningenLedningsgruppsstd/grupputveckling5/6Samordningsforum11/6Chefs- och prefektmteChefs- och prefektmteChefs- och prefektmteUtvecklingssamtal13/6Dialogmte fr "prefekter"Ndvndiga samtal14/6Information och diskussion14/6Dialogmte fr "prefekter"Dialogmte fr "prefekter"Ekonomipel fr institutionsrden15/6MBL-samverkan18/6Dialogmte fr "prefekter""Ekonomiverktyg18/6Samordningsforum19/6Dialogmte fr "prefekter""Affrsjuridik20/6Dialogmte fr "prefekter""Infrastruktur20/6Organisationsfrslag + resursbehov21/6Dialogmte fr "prefekter""

AugustiFortsatt bemanningsarbeteAugustiArbeta i ledningsgrupp (Kallelse)SeptemberFortsatt bemanningsarbete5 el. 6/9Leda och kommunicera i frndring (Kallelse)6/9Beslut i styrelsen10/9-11/9Implementeringsdagar VarbergImplementeringsdagar VarbergImplementeringsdagar i Varberg18/9Arbetsmilj 1 (obl.)25-26/9Chef, ledare eller bde och(Kurstart)28/9Konflikthantering (Kursstart)OktoberFortsatt bemanningsarbeteOktoberVerksamhetsuppdrag !!!!Budgetarbetet infr 2013 startar3-4/10Ekonomispel (obl.)9/10Arbetsmilj 2 (obl.)24-25/10Ekonomispel (obl.)Utbildning fr administrativ personal:NovemberFortsatt bemanningsarbeteUtbildning6/11Arbetsgivarrollen (Kallelse)HR22/11Arbetsrtt 1 (obl.)EkonomiDecemberBemanningsarbete avslutasKommunikationDecemberBudget infr 2013 klaraLedning (adm. chefer p inst.)4/12Arbetsrtt 2 (obl.)Ledning inom utbildning (studierektorer)

JanuariOrganisationsarbetet avslutas15/1Frvaltningskunskap 1 (obl.)29/1Frvaltningskunskap 2 (obl.)

Blad3