Hankintavalmistelulla  tarkoituksenmukainen  IT-­‐investointi18.9.2013Ari  Tikka  0400  308  304  ari.tikka@gosei.fi

1

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Julkisen  hallinnon  IT  vaikeuksiaLähde:  Jyrki  JJ  Kasvi,  Tieke

Ajoneuvohallintokeskuksen  (AKE)  tietojärjestelmäuudistus  venyi  

4:stä  12  vuoteen  ja  hinta  nousi  27  miljoonasta  eurosta  kolminkertaiseksi

Tullin  2,7  miljoonaa  maksanut  Rita-­‐tietojärjestelmä  myöhästyi  neljä  vuotta.

Valtionhallinnon  9  miljoonaa  euroa  maksaneelle  Valda-­‐asianhallintajärjestelmälle  ei  enää  sen  valmistuttua  löytynyt  

käyttäjiä.

Sähköisen  reseptin  kehitys  venyi  10  vuotta  ja  kymmeniä  

miljoonia,  ja  heti  1,5  v.  korjausprojekti

Helsingin  kaupungin  taloushallinnon  tietojärjestelmän  käyttöönoton  seurauksena  150.000  laskun  lähettäminen  viivästyi  

kuukausilla.

Espoon  kaupungin  sosiaalitoimen  tietojärjestelmän  käyttöönoton  

seurauksena  toimeentulotukipäätöksen  saaminen  kesti  40  päivää

Kansallisen  Kanta-­‐potilastietojärjestelmän  piti  olla  käytössä  

vuonna  2007.  Yli  20  miljoonaa  euroa  myöhemmin  järjestelmä  otetaan  käyttöön  2013-­‐2015.

OKM:n  taiteen  edistämiskeskuksen  Salama-­‐tietojärjestelmä  toimii  niin  hitaasti,  että  apurahat  joudutaan  käsittelemään  käsin,  

koska  se  on  nopeampaa.

Eduskunnan  salijärjestelmä  myöhästyi  vuoden  ja  ylitti  budjetin    

kolmanneksella

sähköiseen  henkilökorttiin  käytettiin  20  miljoonaa  euroa.  Vuonna  

2006  sitä  käytettiin  500  kertaa.

Ongelmia  toki  myös  yksityisellä  puolella,  mutta  niitä  ei  repostella  julkisuudessa.

http://www.slideshare.net/JyrkiKasvi/tereydenhoitoalan-­‐tietojrjestelmien-­‐kehittmisen-­‐haasteet

2

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Milloin  hankintavalmistelu?

Suunnitteletko  ketterää  hankintaa?

Onko  hankinnassasi  epäselvyyksiä,  ristiriitoja  tai  lukuisia  

sidosryhmiä?

Kuinka  löytää  uuden  hankkeen  tuomat  mahdollisuudet  uusien  

työtapojen  luomiseksi?  

Rakenna  yhteistyöllä  ratkaisu,  josta  kaikki  innostuvat.3

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Tulokset

HankintasuunnitelmaTodellisten  tarpeiden  kartoitus

Hankintastrategia  ja  -­‐taktiikka

Riskin  minimointi  ja  tiedon  

maksimointi  ennen  hankintapäätöstä

Työprosessin  uudelleensuunnittelu

Kehitysjono  (backlog)  kilpailutuksen  ja  

toteutusvaiheen  pohjaksi

Omistajuus  ja  osaaminenHankkeen  vetäjät  ja  sidosryhmät  

oppivat  parhaat  käytännöt

Kyvykkyys  on  käytössä  myöhemmin  

toteutuksessa  ja  jatkokehityksessä

Osallistava  työtapa  rakentuu  osaksi  

kulttuuria

4

Hallittu uusi

normaalitilanne

Epäselvyys

Päättämättömyys

Tekninen  tietämys

Päätök

sentek

okyk

yTe

hdyt  pää

tökset

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Oppiminen  kannattaa  taloudellisesti

5

Hankinta-­‐  

valmistelu

Tiedon  puute

Todennus

Ketterä  

hankinta

JatkokehitysInvestoidaan työtä oppimiseen. Kokonaisedullinen.

Teknologia  edelläMyöhäinen  osallistam

inen

Delegoidaan vastuu ja valta. Kallis ja riskialtis

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Pienentää  riskiä  -­‐  aikaisin

6

Aika,  raha

Vaatimusmäärittely

Kiinteä  hankinta

Käyttöönotto

Ketterä  hankinta

(valinnainentodennus)

Hankinta-­‐valmistelu

K

K

K Kilpailutus

Riski  ja  epävarmuus

päätöksissä  ja  teknologiassa

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Esimerkki  hankintavalmistelun  prosessista

1. Vision/tavoitteiden  kirkastus

2. Hankintastrategian  ja  taktiikan  

määrittäminen“Ketteryyden  aste  ja  keinot”

3. Käyttäjien  ja  prosessien  hahmottaminen  

4. Liittyvien  järjestelmien  tarpeiden  

tunnistus

5. Käyttäjien  ja  toimintaprosessien  

tarpeiden,  vaatimusten  ja  

mahdollisuuksien  työstö

6. Konseptin  suunnittelu

7. Arkkitehtuurin  linjaus

8. Laadullisten  vaatimusten  tunnistus

9. Product  Backlogin  jalostus

10.  Läpikävely  kaikkien  sidosryhmien  

kanssa7

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Vuorovaikutteisuus  ja  osallistavat  tekniikat-­‐  esimerkkejä  

Service  Blueprint,  User  Story,  Draama,  ...  

Käyttäjien  kielellä

Vapauttaa  vanhoista  kuvioista

Optimaalinen  tarkkuustaso

Läpikävely  -­‐työpaja

Katselmointi

50+  henkilöä  osallistuu  aktiivisesti  koko  päivän

Vahvistaa  palautekontaktit  jatkoa  varten8

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Prosessin  tuotoksia  1/3

Hankintastrategia  ja  -­‐taktiikka  kertovat  kuinka  hanketta  

ohjataan  ja  kuinka  se  etenee

9

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Prosessin  tuotoksia  2/3

Tuotteen  kehitysjono  (Product  Backlog)  

hankkeessa  toteutettavien  

ominaisuuksien  hahmottamiseksi  ja  

etenemisjärjestyksen  määrittämiseksi

Liittyvien  järjestelmien  kuvaus  niiden  

vaatimusten  huomioonottamisen  

varmistamiseksi

10

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Prosessin  tuotoksia  3/3

Uudet  palvelupolut  

työprosessien  uudistamiseksi

Arkkitehtuurin  yleiskuvaus  

vastuiden  ja  mahdollisuuksien  

ymmärtämiseksi11

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Hankintavalmistelun  referenssejä-­‐  alittavat  kilpailutusrajan

LiikennevirastoDigiroad  2,  1-­‐3/2013

"Julkisen  puolen  hankinnoissa  on  se  

ongelma,  ettei  asiakas  halua  olla  mukana  

vaan  myös  ohjaus  alihankitaan"

       -­‐  Markus  Melander,  projektipäällikkö

Helsingin  Yliopisto,  

Rehtorin  kansliaOrganisaatiorekisteri,  3-­‐5/2013

Virasto  Valtakunnallisen  prosessin  

sähköistäminen,  6-­‐8/2013

“Osallistujat  ovat  suitsuttaneet,  että  tää  on  

parhautta,  tämä  on  niin  hyvissä  käsissä!”

“"Tässä  oli  sellainen  momentum,  että  kaikki  

järkevä  menee  läpi  -­‐  olis  varmaan  pitänyt  

tehdä  enemmän"  -­‐  projektipäällikkö

12

Gosei  Oy  CC-­‐Atrtribution-­‐Share  Alike

Mahdollisuudet  toteutettuna.  Nopeammin.

Jokaisella  on  kokemusta15-­‐25  vuotta  

ohjelmistotuotekehityksessä

5-­‐12  vuotta  muutoksentekijänä

4+  vuotta  ulkoisena  konsulttina

www.gosei.fi/people

Gosei  on  toimittajariippumaton

13

Marko  Taipale