Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa … · 2017-06-09 · Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef Adress Box 848, 391 28 Kalmar │ Besök Skeppsbrogatan 55 Tel

Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef

Adress Box 848, 391 28 Kalmar │ Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax 0480-45 35 25│[email protected]

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning

Johan Råberg 2017-01-26 ON 2017/0012 50476

Omsorgsnämnden

Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda

Förslag till beslut

Omsorgsnämnden godkänner omsorgsförvaltningens förslag till svar på rekommendationerna i samband med revisionsrapporten om minskad ohälsa bland anställda.

Bakgrund

Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda

sjukfrånvaron har ökat kraftigt i riket som helhet sedan 2010 och det gäller även i omsorgsnämnden i Kalmar kommun. Arbetet med att minska ohälsa bland anställda består både av förebyggande åtgärder och rehabilitering. Arbetsgivarens ansvar och skyldigheter inom området är i stor utsträckning reglerade i lag. Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat omsorgs- nämndens arbete för mins-kad ohälsa bland anställda.

Enligt genomförd granskning är den sammanvägda bedömning-en att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insattser och rehabili-tering vid ohälsa bland anställda. Denna bedömning vilar på ett flertal iakttagelser som redovisas i bifogad revisionsrapport.

Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges föl-jande rekommendationer, vilka vi ställer oss bakom:

ON 2017/0012 2 (2)

• inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt,

• ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det före-ligger ett samband mellan rörlig placering och kort-tidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder,

• förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdraget, • säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef, • implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social ar-betsmiljö

(AFS 2015:4). ett förslag på svar på rekommendationerna, se bilaga 3

Mattias Ask Johan Råberg Förvaltningschef Administrativchef Bilagor 1. Sammanfattning Kommunens revisorer 2. Revisionsrapport EY 3. Åtgärder med anledning av granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda 4. Årlig rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete på omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun

RevisionsrapportGenomförd på uppdrag av revisorernaDecember 2016

Kalmar kommun

Granskning av omsorgsnämndensarbete för minskad ohälsa bland anställda

Innehåll

1. Sammanfattning ..........................................................................................................2

2. Inledning ......................................................................................................................32.1. Bakgrund ..................................................................................................................32.2. Syfte och revisionsfrågor ..........................................................................................32.3. Revisionskriterier ......................................................................................................42.4. Genomförande ..........................................................................................................4

3. Granskningsresultat ...................................................................................................53.1. Styrning ....................................................................................................................53.2. Ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering ..................63.3. Kartläggning och analys av sjukfrånvaro ...................................................................73.4. Förebyggande aktiviteter ........................................................................................113.5. Rehabiliteringsprocessen ........................................................................................123.6. Återrapportering till omsorgsnämnden ....................................................................13

4. Sammanfattande bedömning ...................................................................................144.1. Svar på revisionsfrågorna .......................................................................................144.2. Sammanvägd bedömning och rekommendationer ..................................................14

Bilagor:Bilaga 1 Källförteckning

1. Sammanfattning

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat omsorgs-nämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda. Vår sammanvägda bedömning är attomsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyg-gande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda.

Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser:

· Omsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken med hög sjukfrånvaro och be-slutat om en tydligt och mätbart mål om minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmermed det av kommunfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron ska minska.

· I riskbedömningen som 2017 års interna kontrollplan grundas på har sjukfrånvaro iden-tifierats som en risk som ska åtgärdas genom att arbeta fram ett 10-stegsprogram. Attutarbeta åtgärdsprogram är inte en metod för att kontrollera att verksamheten fungerar.Om åtgärdsprogram har tagits fram, kan nämnden däremot inom ramen för den internakontrollen säkerställa att programmet genomförs.

· Det finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av ansvar för förebyggande åtgärderoch rehabilitering.

· Långtidssjukskrivningarna har kartlagts och analyserats och åtgärder kommer att vid-tas på individnivå.

· Analysen av orsaker till korttidsfrånvaro är otillräcklig och behöver utvecklas. Det fram-kommer uppgifter om att det kan finnas ett samband mellan korttidssjukskrivningar ochrörlig placering på viss del av tjänsterna.

· Nämnden har beslutat om förebyggande aktiviteter och förvaltningsledningen har tagitinitiativ som syftar till att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fullt ut kommuni-cerat och förankrat i organisationen

· Det finns en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess, men det är av vikt att säkerställa attdet finns förutsättningar att arbeta utifrån processen. Den pågående översynen av antalmedarbetare per chef kan vara en del av detta.

Vi rekommenderar omsorgsnämnden att:

Ñ inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minskaohälsan verkställs och ger avsedd effekt

Ñ ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörligplacering och korttidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder

Ñ förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdragetÑ säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chefÑ implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS

2015:4).

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Sjukfrånvaron har ökat kraftigt i riket som helhet sedan 2010 och det gäller även i omsorgs-nämnden i Kalmar kommun. Mellan 2013 och 2015 ökade den totala sjukfrånvarotiden i nämn-dens egna verksamheter från 7,99 till 9,98 procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden.Därtill noteras att omsorgsnämnden sjukfrånvarotid är högre än genomsnittlig tid för kommu-nen som 2015 uppgick till 6,8 %.

Arbetet med att minska ohälsa bland anställda består både av förebyggande åtgärder ochrehabilitering. Arbetsgivarens ansvar och skyldigheter inom området är i stor utsträckning re-glerade i lag. Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ansvar för att vidta alla nödvändigaåtgärder för att förebygga ohälsa och olyckor i arbetet. Dessutom har arbetsgivaren enligt so-cialförsäkringsbalken ett ansvar för att vidta de åtgärder som behövs för en effektiv rehabilite-ring. Det finns också krav på att ha en lämpligt organiserad verksamhet för arbetsanpassningoch rehabilitering.

Enligt Allmänt reglemente för Kalmar kommun är nämnderna anställningsmyndighet för per-sonal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs och entledigas avkommunstyrelsen. Nämnderna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inomsitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ligger inom kommunstyrelsens an-svar. Som exempel kan nämnas ett övergripande ansvar för personalpolitik och ansvar förföretagshälsovården. I övrigt ligger således ansvaret för arbetsmiljö hos omsorgsnämnden.

Mot bakgrund av detta har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en gransk-ning av arbetet för minskad ohälsa bland omsorgsnämndens anställda.

2.2. Syfte och revisionsfrågorSyftet med granskningen är att bedöma om omsorgsnämnden bedriver en ändamålsenlig styr-ning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda.Utgångspunkten i granskningen är omsorgsnämndens hälsofrämjande arbete för att minskasjukfrånvaron och dess åtgärdsprogram. Följande revisionsfrågor besvaras:

Ñ Finns det en ändamålsenlig strategi för nämndens arbete med att minska ohälsan blandanställda?

Ñ Säkerställer nämnden att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa blandsina anställda?

Ñ Är ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering ändamålsen-lig?

Ñ Har det gjorts någon kartläggning av ohälsa och sjukfrånvaro samt möjliga orsaker och ärkartläggningen tillräcklig?

Ñ Vilken analys och bedömning har gjorts med anledning av ökad sjukfrånvaro och eventu-ell kartläggning?

Ñ Genomförs det aktiviteter för att förebygga ohälsa bland personalen?Ñ Finns det en ändamålsenlig rehabiliteringsprocess?Ñ Sker det en tillräcklig uppföljning och återrapportering sker till nämnden?

2.3. Revisionskriterier

· Arbetsmiljölagen och AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbeteI arbetsmiljölagen (AML) finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansva-riga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete definierasi AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete som "arbetsgivarens arbete med att undersöka,genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetetförebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås".

· AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljöSyftet med föreskriften, som trädde i kraft 31 mars 2016, är att främja en god arbetsmiljö ochförebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarnainte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.Arbetsgivaren ska även vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationersom är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna. Vidare ska arbetsgiva-ren vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsahos arbetstagarna.

· SocialförsäkringsbalkenDen som arbetar i Sverige är enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) försäkrad för rehabili-tering. Arbetsgivaren ansvarar enligt denna lag för att de åtgärder vidtas som behövs för eneffektiv rehabilitering.

· Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering (AFS1994:1)

Arbetsgivaren ska organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilite-ring för arbetstagarna. Arbetsgivaren ska ange mål för verksamheten med arbetsanpassningoch rehabilitering. Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på vilka behov av åtgärder för arbets-anpassning och rehabilitering som finns bland arbetstagarna. Arbetsgivaren ska så tidigt sommöjligt påbörja arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering för de arbetstagare som harbehov av det.

· Kalmar kommuns Verksamhetsplan med budget 2016Kommunfullmäktige fastställer i Verksamhetsplan med budget 2016 att Kalmar kommun skavara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Kommunen ska attrahera, rekrytera, utveckla,behålla och även avveckla personal för ett hållbart arbetsliv. En trygg arbetsmiljö ska eftersträ-vas där människor trivs och känner sig delaktiga. Ledarskapet ska stärkas och personalpro-cesserna ska vara kostnadseffektiva och kvalitetssäkrade. Följande mål gäller för 2016:

• Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomfördpå nämnder och bolag. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar.• Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad.• Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag.

2.4. GenomförandeGranskningen bygger på dokumentstudier och intervjuer (se bilaga 1 för källförteckning). Deintervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten.

3. Granskningsresultat

3.1. Styrning

3.1.1. IakttagelserOmsorgsnämnden beslutade 2015-11-26/§94 om mål och aktiviteter för omsorgsnämnden2016. Inom området verksamhet och medarbetare fastställdes bl.a. följande:

Mål AktiviteterSjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet år-ligen.

Resultat av hållbart medarbetareengagemang skaårligen öka.

· fortsätta arbetet med hälsoduken· utbildning i hälsofrämjande insatser· mäta frisknärvaro· tydliggöra ömsesidiga förväntningar

mellan anställd och arbetsgivare· utveckla introduktion av nyanställda· utveckla en lärande organisation· öka antalet arbetsplatsträffar

Omsorgsnämnden beslutade därutöver 2015-11-26/§95 att införa ett årligt friskvårdsbidrag om800 kr per anställd under två år. Friskvårdsbidraget var ett pilotprojekt som permanentas 2017då det också införs i hela kommunen.

Av Verksamhetsplan 2016, fastställd av omsorgsnämnden 2015-12-17/§111 framgår att arbe-tet med att minska sjukfrånvaron är ett område med hög prioritet och att enheter med sjukfrån-varo över 10 procent kommer att prioriteras. Vidare framkommer att omsorgsförvaltningenunder 2015 formade ett 14-punktsprogram för att nå en mer hälsofrämjande arbetsplats ochminskad sjukfrånvaro, vilket under 2016 ska sjösättas fullt ut. Åtgärdsprogrammet har kommu-nicerats muntligt till nämnden och via veckobrev till samtliga anställda i förvaltningen i oktober2015, och det har även behandlats i facklig samverkan. Följande 14 punkter ingår i åtgärds-programmet:

1. Workshop med fokus på medarbetarskap och minskad sjukfrånvaro2. Hälsoduken – arbete med friskfaktorer på arbetsplatsen3. Erbjuda anställda influensavaccin4. Prioritera alla enheter med extra hög frånvaro5. Särskild resurs för att utveckla arbetet med bedömningar av arbetsförmågan6. Utbildningspaket för chefer fokus på psykosocial arbetsmiljö samt psykisk ohälsa7. Utse hälsoinspiratörer som arbetar tillsammans med enhetschef i det vardagsnära arbetet.8. Bygga upp intern kunskapsbank och fortsätta med workshop för att lära av varandra9. Pågående projekt för att minska ofrivilliga delade turer.10. Hälsoscheman – ökad kunskapsinhämtning och informationsspridning11. Fler enheter lägger egna scheman12. Mer fokus på insats istället för tidsjakt i hemtjänst13. Resurspott för extra bemanning vid särskilda vård- och omsorgsbehov14. Införande av friskvårdsbidrag till tillsvidareanställd personal i omsorgsförvaltningen, 800:-

/anställd.

Vid intervjuer betonas att när nuvarande nämnd tillträdde 2015 fanns det inte några målsätt-ningar för verksamheten. Omsorgsnämnden har lagt vikt vid att arbeta fram mål och att kom-municera målsättningarna till hela verksamheten. I inledningen av 2016 bjöds samtliga 1400anställda in till omsorgsdagar vid vilka målen och genomförandeplanen gicks igenom. Ef-tersom minskad sjukfrånvaro är ett av målen har det enligt de intervjuade blivit ett ökat fokuspå den frågan. De intervjuade känner till flera av de aktiviteter som nämnden har beslutat om,men däremot inte att det finns ett 14-punktsprogram.

Omsorgsnämnden beslutade 2016-06-16/§48 om intern kontrollplan för 2016. Riskanalys ochintern kontrollplan avseende 2016 omfattar endast ekonomiska aspekter, men ska till 2017utökas till att även omfatta verksamhetsrisker. Omsorgsnämnden informerades 2016-10-27/§71 om genomförd riskbedömning av omsorgsverksamheten. Bland verksamhetsrisker harförvaltningen identifierat sjukfrånvaro som en risk som bedömts som tillräckligt hög för att åt-gärd ska vidtas. Den föreslagna åtgärden består i att ett 10-stegsprogram ska arbetas fram.Omsorgsnämnden beslutade 2016-11-24/§83 om intern kontrollplan för 2017.

3.1.2. BedömningOmsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken med hög sjukfrånvaro och beslutat omen tydligt och mätbart mål om minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmer med det av kom-munfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron ska minska. Omsorgsnämnden har även be-slutat om aktiviteter som ska genomföras. Omsorgsförvaltningen har arbetat fram ettåtgärdsprogram som nämnden muntligen informerats om.

Den interna kontrollen ska omfatta såväl ekonomi som verksamhet. Det kommer den att görafrån och med 2017, vilket är positivt. I riskbedömningen har sjukfrånvaro identifierats som enrisk som ska åtgärdas genom att arbeta fram ett 10-stegsprogram. Intern kontroll är nämndensinstrument för att kontrollera att verksamheten fungerar utifrån styrdokument och fattade be-slut. Att utarbeta åtgärdsprogram är enligt vår bedömning inte en metod för att kontrollera attverksamheten fungerar. Om åtgärdsprogram har tagits fram, kan nämnden däremot inom ra-men för den interna kontrollen säkerställa att programmet genomförs. Enligt vår bedömningbör omsorgsnämnden genom den interna kontrollen förvissa sig om att beslutade aktiviteterför att minska sjukfrånvaron verkställs samt följa upp hur de fungerar. På så vis kan omsorgs-nämnden säkerställa att förvaltningen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa

3.2. Ansvarsfördelningen gällande förebyggande åtgärder och rehabilitering

3.2.1. IakttagelserOmsorgsnämnden är enligt reglementet anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltningoch har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Kal-mar kommuns riktlinjer för arbetsmiljöarbetet finns dokumenterade i en kommungemensamverksamhetshandbok. Organisation och ansvarsfördelning finns beskrivet i dokumentet ”Sys-tematiskt arbetsmiljöarbete”. Hur arbetsmiljöuppgifter ska fördelas framgår av dokumentet”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef”.

Omsorgsnämnden följer de kommunala riktlinjerna. Arbetsmiljöuppgifter har fördelats till för-valtningschefen, som fördelat vidare till enhetschefer. Chefer ansvarar bl.a. för att kartläggaoch bedöma riskfaktorer i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall, vid behov upprätta hand-lingsplaner för åtgärder, utreda ohälsa, arbetsskador och tillbud och arbeta med arbetsanpass-ning och rehabilitering. Uppföljning sker genom samverkan på central och lokal nivå, årlig

uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, genomgång av arbetsskador och tillbud,genomgång av sjukfrånvarostatistik samt medarbetarenkät.

Underlag till det förebyggande arbetsmiljöarbetet erhålls via årliga skyddsronder samt genomen medarbetarenkät som genomförs vartannat år. Framöver kommer omsorgsförvaltningen attupprepa de arbetsmiljörelaterade frågorna i medarbetarenkäten i en särskild arbetsmiljöenkätsom genomförs de år då medarbetarundersökning inte görs.

Kalmar kommun har en egen företagshälsovård, Kommunhälsan, som ska vara en oberoendeexpertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Uppföljning av arbetsskadeanmäl-ningar och tillbud sker via Kommunhälsan som rapporterar till respektive förvaltning med re-dovisningar till de centrala samverkansgrupperna, som tillika utgör skyddskommittéer.Riskbedömning och handlingsplan upprättas tillsammans med berörda skyddsombud och lig-ger till grund för de aktiviteter som genomförs under året för att hantera de arbetsmiljöriskersom noterats. Ytterligare riskbedömning görs löpande under året, bland annat i samband medny biståndsbedömning.

Förvaltningarna anställer inte HR-personal, utan dessa anställs av kommunstyrelsen och till-hör personalenheten vid kommunledningskontoret. Vid personalenheten finns det tre personersom arbetar riktat mot omsorgsförvaltningen och som fysiskt är placerade i förvaltningen.

3.2.2. BedömningDet finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av ansvar för förebyggande åtgärder och re-habilitering.

3.3. Kartläggning och analys av sjukfrånvaro

3.3.1. Iakttagelser utifrån dokumentstudierStatistik och nyckeltal sammanställs per tertial på förvaltningsnivå. Omsorgsnämndens Års-rapport 2015 innehåller ett personalbokslut i vilket följande redovisas:

2013 2014 2015Sjukfrånvaro i % av arbetad tid Kvinnor 8,60

Män 3,70Totalt 7,99

Kvinnor 8,60Män 3,70Totalt 7,99


Sjukfrånvaro mer än 59 dagar i %av total sjukfrånvaro




Tabell 1. Personalnyckeltal. Källa: Omsorgsnämndens Årsrapport 2015.

Tabell 1 visar att såväl korttids- som långtidssjukfrånvaron har ökat under åren 2013-2015.Personalbokslutet innehåller även uppgifter om antal arbetsskadeanmälningar och typ avolycksfall/sjukdom. Det görs dock ingen analys av uppgifterna.

I Delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 redovisas måluppfyllelsen.Det lämnas också kommentarer till måluppfyllelsen enligt nedan.

Nämndmål – Sjukfrånvaron ska minska med 1 procentenhet årligen.Kommentarer: Hälsofrämjande arbete pågår på enheterna. Effekterna kan vara minskad sjuk-frånvaro, korttid. Insatser sätts in för dem med hög korttidsfrånvaro. Sjukfrånvaron har minskatfrån årsskiftet från 10,61% till 6,32 % för juli 2016.

Aktivitet Status KommentarFrisknärvaro1 Gul Fram till juli 2016 35,33 %. Förbättring jämfört med 2015

(33,97%)Sjukstatistik Gul Fram till juli 2016 6,32 %. Förbättring jämfört med 2015

(6,99 %)Samverkan medKommunhälsan

Gul Ny chef för Kommunhälsan ingår numera i förvaltningenscentrala samverkansgrupp. Gemensam analys ska görasav genomförd inventering av långtidssjukskrivningar.

Nämndmål – Resultat av hållbart medarbetareengagemang ska årligen öka.Kommentar: Flera aktiviteter genomförs och planeras för att nå målet. Omsorgens dag är ge-nomförd. Nyhetsbrev varje vecka till samtliga anställda. Mätning görs genom medarbetarenkätunder hösten. Vid APT redovisar enhetschef enhetens verksamhetsuppföljning av mål ochaktiviteter.

Aktivitet Status KommentarOmsorgens dag GrönUtveckla dialogtill medarbetare

Gul Nyhetsbrev skickas fortfarande ut samt att flödet med in-formation har ökat.

Prata medarbe-tarskap

Gul HR har varit ute på flera arbetsplatser och ytterligare APTär bokade under hösten.

I omsorgsnämndens Delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016 redovisassjuklön och sjukfrånvaro i diagram. Det lämnas inga kommentarer till diagrammen.

Diagram 2. Sjuklön ackumulerat per månad. Källa: Delårsbokslut och verksamhets-uppfölj-ning efter tertial två 2016

1 Med frisknärvaro avses andel personer som inte haft någon sjukdag.

Diagram 2 visar att den ackumulerade sjuklönen fram till augusti 2016 ligger på en lägre nivåän 2015, men högre än 2014.

Diagram 3 nedan visar att sjukfrånvaron 2016 fortsatt ligger på en högre nivå i omsorgsnämn-den än i kommunen som helhet.

Diagram 3: sjukfrånvaro i % av arbetad tid. Källa: material från personalavdelningen.

Diagram 4 nedan visar sjukfrånvaron vid omsorgsförvaltningen 2013-2016. Sjukfrånvaron stegi början av 2015 och har sedan dess legat på en högre nivå än tidigare år. Under 2016 harsjukfrånvaron inte minskat, utan ligger kvar på 2015 års nivåer.

Diagram 4: Sjukfrånvaro i % av arbetad tid vid omsorgsförvaltningen 2013-2016. Källa: materialfrån personalavdelningen.

3.3.2. Iakttagelser från intervjuerSjukfrånvaron följs löpande upp i IT-stödet Hypergene, i vilket sjukfrånvaron åskådliggörs påenhetsnivå. Enhetscheferna kan därmed följa utvecklingen vad gäller såväl korttids- och lång-tidssjukskrivningar. Två gånger per år och enhet genomförs verksamhetsuppföljningsmöten(VUF) då enhetschefen stämmer av bl.a. utvecklingen av sjuktalen med förvaltningschef, eko-nomichef, administrativ chef och HR-personal. Tätare uppföljningar sker med de enhetschefersom uppvisar sämre nyckeltal. Enligt de intervjuade finns stora skillnader i sjuktal mellan olikaenheter. Variationerna tros bero på skillnader i ledarskap samt olika förutsättningar. Ett fåtallångtidssjukskrivningar påverkar statistiken mycket.

Kommunhälsan har i uppdrag att vid samtliga förvaltningar analysera rehabiliteringsärendenoch inventera långtidssjukskrivna (ärenden som överskrider 15 dagars sjukskrivning). Inven-teringen vid omsorgsförvaltningen är genomförd och ska nu följas av individuella åtgärder. Deintervjuade ser positivt på att inventeringen har genomförts och på det arbete som nu följer avinventeringen.

Att ohälsotalen är högre i omsorgsnämnden än resten av kommunen kan enligt intervjuadebero på ett flertal faktorer som t.ex. hög medelålder, förekomst av förslitningsskador och attpersonal i omvårdande yrken utsätts för smittor. Att sjukskrivningstalen steg under 2015 kanenligt intervjuad personal och enhetschefer ha ett samband med att besparingar genomfördesunder det året, framför allt inom särskilda boenden där grundbemanningen sänktes från tre tilltvå personal per avdelning. Enligt intervjuade enhetschefer och personal har fokuseringen påatt få ekonomin i balans lett till frustration då personalen inte känner att de kan utföra arbetetpå samma sätt som tidigare. De upplevs som svårt att leva upp till brukares och anhörigasförväntningar. Under hösten 2016 har omsorgsnämnden fattat beslut om att tillföra medel (7,5mnkr på årsbasis) till särskilda boenden för social tid med de boende. I personalens schemansäkerställs att viss tid avsätts till varje boende och detta ligger utöver grundbemanningen, vilketses som positivt, men det är ännu för tidigt för att se några effekter.

Enligt förvaltningsledningen visade Arbetsmiljöverkets senaste inspektion på förekomst avstress och tidsbrist inom vissa hemtjänstenheter gällande kringtid, d.v.s. tiden som behövs föratt förflytta sig mellan brukarna, dokumentera m.m. Detta är ett av ledningen sedan tidigarekänt problem som ska åtgärdas med ett nytt nivåbaserat system för beviljade insatser. I detnya systemet som införs på försök i ett område under hösten 2016 kan den som samordnarhemtjänstpersonalen lägga ut rätt tid för kringtid i schemat. Intervjuade inom hemtjänstverk-samheten uppger att brist på kringtid skapar förseningar, och att brukare kan bli arga på per-sonalen när de kommer för sent. Personalen hinner inte heller träffas och ha rast tillsammans.

En särskild satsning på rätt till heltidstjänstgöring har fått effekten att den genomsnittligasysselsättningsgraden uppgår till 92 procent. För att lösa detta schemamässigt har rörlig pla-cering införts, vilket innebär att personal med kort varsel placeras vid en annan enhet inom sittteam. I inledningen av 2016 minskades antalet team från sju till fyra. De större teamen harenligt intervjuade fört med sig att antalet boenden och hemtjänstgrupper som kan bli aktuellaför rörlig placering har ökat. Dock finns det en överenskommelse mellan fack och arbetsgivareom turordning vid förflyttningar som innebär att personalen inte går mot hela teamet direkt,utan riktas mot vissa enheter direkt efter hemmaenheten innan hela teamet kan bli aktuellt. Igenomsnitt utgör den rörliga tiden 10 procent av arbetstiden, men det finns stora olikhetermellan enheterna. En del blir inbokade som vikarier på sin egen enhet i så stor utsträckningatt placering vid annan enhet inte förekommer.

Enhetschefer uppger att de i verksamhetssystemet Hypergene ser ett samband mellan kort-tidssjukskrivning och rörlig placering. Av intervjuer med enhetschefer och personal framkom-mer att förekomsten av rörlig placering ger upphov till ohälsa i form av oro, ångest ochsömnstörningar. Det uppges även finnas ett tydligt samband mellan rörlig arbetstid och kort-tidssjukskrivningar, då personal sjukanmäler sig för att undvika dessa dagar. Andra undvi-kande strategier som nämns är att ta ut semesterdagar samt att på sin fritid bevaka schemanoch uppkomna luckor vid andras frånvaro för att hitta tillfällen att arbeta extra på sin egenarbetsplats, och sedan byta ut det mot dagar med rörlig placering.

Personer som arbetar på ett särskilt boende kan placeras inom hemtjänsten och vice verca.Såväl de som arbetar på särskilda boenden som hemtjänstpersonalen uppges föredra att pla-ceras på särskilda boenden. Det finns anställda vid särskilda boenden som vare sig har körkorteller kan cykla, och som får ta sig fram till fots mellan vårdtagarna. Kvällen innan eller sammamorgon kommer ett sms med uppgift om tjänstgöringsplats. En del vet inte på förhand omarbetstiden kommer att förläggas till dag eller kväll. De intervjuade beskriver att det inte finnsnågon som tar emot och introducerar. Vidare får de ett schema som inte är anpassat utifrånatt de är nya i området och får leta sig fram till brukare som de inte vet någonting om. Enligtförvaltningsledningen ska introduktion erbjudas, men enligt intervjuade enhetschefer finns detinte möjlighet till det om enheten inte har ekonomin i balans vilket inte alla har. De intervjuadeberättar att en del anställda har magont i två veckor innan det är dags för rörlig placering ochatt ovissheten inför en måndag med rörlig placering kan förstöra en hel helg. Vid ett särskiltboende har en enhetschef gjort en undersökning bland personalen som visat att 80 procent tilloch med föredrar delade turer framför rörlig placering.

Personalen känner till att rörlig placering är en följd av att tjänstgöringsgraderna har ökat ochhar förståelse för att det är så, men de har synpunkter på omfattning och genomförande. Demenar att personal vid boenden inte ska behöva arbeta i hemtjänsten, att arbetstiderna behö-ver vara kända i förväg och att antalet arbetsplatser vid vilka de kan placeras behöver minskas.Vidare menar att de inte har valt att arbeta i pool, och att det borde vara valbart då det finnsvissa medarbetare som trivs med rörlig placering.

3.3.3. BedömningBedömningen är att sjukfrånvaron löpande följs upp. Långtidssjukskrivningarna har kartlagtsoch analyserats och åtgärder kommer att vidtas på individnivå, vilket är positivt. Vad gällerkorttidssjukskrivningarna har inte samma kartläggning av orsaker och åtgärder genomförts.Det framkommer uppgifter om att det kan finnas ett samband mellan ökad tjänstgöringsgradsom fört med sig rörlig placering och sjuktal. Vi bedömer sammantaget att analysen av orsakertill korttidsfrånvaro är otillräcklig och behöver utvecklas.

3.4. Förebyggande aktiviteter

3.4.1. IakttagelserOmsorgsnämnden har beslutat om aktiviteter (se avsnitt 3.1.1 ovan) och omsorgsförvaltningenhar enligt intervjuad HR-personal en särskild metodpärm med förslag på hälsofrämjande akti-viteter att erbjuda på arbetsplatserna, som t.ex. hälsofrämjande ledarskap och medarbetar-skap, gruppövningar och individuella övningar. Det uppges också bedrivas utbildnings- ochutvecklingsaktiviteter. Kommunen erbjuder enhetscheferna ledarskapsutveckling och en sär-skild utbildning som riktar sig till chefer för att de ska se tidiga tecken på psykisk ohälsa.

Omsorgsnämndens presidium beskriver att det när nämnden tillträdde 2015 fanns beslut ombesparingar som var nödvändiga för att åstadkomma en budget i balans. Det har väckt miss-nöje, men nämndens förhoppning är att det nu var ekonomin är i balans ska finnas utökatutrymme att arbeta med kvalitetsfrågor. Förvaltningsledningen beskriver olika initiativ som ta-gits för att förbättra arbetssituationen, exempelvis att öka grundbemanningen på vissa enheteroch att utveckla arbetet med schemaläggning samt införandet av social tid på särskilda boen-den. Vidare uppges att en översyn pågår av antalet medarbetare per chef, vilket uppgår tillmellan 23 och 39. En enhet har nyligen delats för att den var för stor.

Intervjuad personal uppfattar inte att omsorgsnämnden har en tydlig strategi för att förebyggaoch minska ohälsa. De uttrycker önskemål om att ledningen lyssnar mer på personalen. Deupplever stress i vardagen och tycker inte att de hinner träffas för överlämningar eller för attutveckla verksamheten och lära av varandra. De saknar tid till att utveckla samarbete ocharbetssätt och menar att det påverkar delaktigheten negativt. Friskvårdsbidraget på 800 kronorper år uppfattas av de intervjuade som positivt, men enligt de intervjuade är det relativt få ochfrämst redan aktiva personer som har begärt ersättning för träningskort etc.

Arbetsmiljöverkets förordning (AFS 2015:4) Organisatorisk och social arbetsmiljö har gåttsigenom med enhetscheferna och diskuterats i lokala samverkansgrupper. Enligt de intervjuadekommer det att arbetas vidare utifrån förordningen under hösten. Kommunens centrala perso-nalavdelning har i kommunens hälsopolicy uppmanat förvaltningarna att ta fram egna planerför det hälsofrämjande arbetet som innehållet specifika mål och metoder samt aktiviteter medsyfte att öka hälsan och välbefinnandet hos medarbetarna. Omsorgsförvaltningen har ännuinte arbetat fram någon sådan plan utöver tidigare nämnda åtgärdsprogram.

3.4.2. BedömningOmsorgsnämnden har beslutat om förebyggande aktiviteter och förvaltningsledningen har ta-git initiativ som syftar till att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fullt ut kommuniceratoch förankrat i organisationen. Det saknas en plan för det hälsofrämjande arbetet vilket är enbrist. Det är av vikt att implementera Arbetsmiljöverkets förordning (AFS 2015:4) som syftar tillatt främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska ochsociala förhållanden i arbetsmiljön.

3.5. Rehabiliteringsprocessen

3.5.1. IakttagelserI den kommungemensamma verksamhetshandboken finns dokumentet ”Arbetsgivarens reha-biliteringsansvar – process” som är fastställt av personaldelegationen. Processen ska vara ettstöd för cheferna att uppfylla arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Processen beskriver flöde,roller och arbetsgivarens ansvar.

I kommunen används IT-stödet Adato som är anpassat till arbetet med rehabilitering. Via Adatosker kontinuerlig uppföljning av nya ärenden. Respektive chef har ett ansvar att aktualiserarehabiliteringsinsatser dels vid upprepad korttidsfrånvaro, dels vid frånvaro längre än tvåveckor. Vidtagna åtgärder registreras och följs upp via Adato. Därmed finns alla journalanteck-ningar kring en individ samlade på ett ställe. Kommunhälsan kan erbjuda hälsosamtal i sam-band med upprepad korttidsfrånvaro, vilket kan utgöra ett första steg i kartläggningsarbetetkring den enskilda medarbetarens rehabiliteringsbehov.

Kommunhälsan fick nyligen en ny enhetschef och har enligt de intervjuade anammat ett nyttarbetssätt som mer utgår från verksamheternas behov. Kommunhälsan kommer framöver attfokusera mer på förebyggande insatser och anställa fler psykologer för att kunna möta denökande psykiska ohälsan. Kommunhälsan har rekryterat en Hälsoutvecklare som kommer attsamarbeta med omsorgsförvaltningen i det hälsofrämjande arbetet.

De intervjuade är av uppfattningen att rehabiliteringsprocessen fungerar bra. De fackliga re-presentanterna involveras och tycker att omsorgsförvaltningen följer de centralt utarbetaderiktlinjerna. Samarbetet med Kommunhälsan uppges utvecklas i positiv riktning. Intervjuadeenhetschefer menar dock att de på grund av många underställda har svårt att hinna med attfölja upp korttidssjukskrivningar med sina medarbetare.

3.5.2. BedömningVi bedömer att rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig, men det är av vikt att säkerställaatt det finns förutsättningar att arbeta utifrån processen. Den pågående översynen av antalmedarbetare per chef kan vara en del av detta.

3.6. Återrapportering till omsorgsnämnden

3.6.1. IakttagelserOmsorgsnämndens mål och verksamhetsplan följs upp i samband med tertialrapport, delårs-bokslut och årsredovisning. Det framgår av omsorgsnämndens protokoll att sjukfrånvaro ochannan statistik löpande följs upp vid nämndens sammanträden. Omsorgsnämnden får ävenmuntlig information från tjänstemän. 2016-03-31/§20 fick nämnden information om det hälso-främjande arbetet, innefattande bl.a. rehabiliteringsprocessen och olika aktiviteter på grupp-och individnivå. 2016-03-31/§21 tog omsorgsnämnden del av den årliga uppföljningen av detsystematiska arbetsmiljöarbetet, som skett i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS2001:1. Omsorgsnämnden informerades 2016-10-27/§75 om genomförd inventering av lång-tidssjukskrivningar.

3.6.2. Bedömning

Återrapporteringen är tillräcklig så till vida att omsorgsnämnden får skriftlig uppföljning pertertial samt muntliga föredragningar av tjänstemän. Dock saknas systematisk och dokumente-rad uppföljning och analys av beslutade aktiviteter och åtgärdsprogram

4. Sammanfattande bedömning

4.1. Svar på revisionsfrågorna

Revisionsfråga Svar

Finns det en ändamålsenligstrategi för omsorgsnämn-dens arbete med att minskaohälsan bland anställda?

Omsorgsnämnden har uppmärksammat problematiken medhög sjukfrånvaro och beslutat om en tydligt och mätbart målom minskad sjukfrånvaro, vilket överensstämmer med det avkommunfullmäktige beslutade målet att sjukfrånvaron skaminska. Omsorgsnämnden har även beslutat om aktivitetersom ska genomföras. Förvaltningen har tagit fram ett åtgärds-program med 14 punkter. Det saknas en plan för det hälso-främjande arbetet vilket är en brist.

Säkerställer omsorgsnämn-den att förvaltningen arbetareffektivt för att förebyggaohälsa bland sina anställda?

Nej, bedömningen är att omsorgsnämnden inte fullt ut säker-ställer att förvaltningen arbetar effektivt för att förebyggaohälsa. Omsorgsnämnden följer upp sina målsättningar perkvartal och får löpande muntlig information, men använder inteden interna kontrollen till att förvissa sig om att beslutade akti-viteter för att minska sjukfrånvaron verkställs och fungerar.

Är ansvarsfördelningen gäl-lande förebyggande åtgärderoch rehabilitering ändamåls-enlig?

Ja, det finns en tydlig och ändamålsenlig fördelning av an-svar för förebyggande åtgärder och rehabilitering.

Har det gjorts någon kart-läggning av ohälsa och sjuk-frånvaro samt möjliga orsakeroch är kartläggningen tillräck-lig? Sker tillräcklig analys ochbedömning av sjukfrånvarooch eventuell kartläggning?

Ja, långtidssjukskrivningarna har kartlagts och analyseratsoch åtgärder kommer att vidtas på individnivå, vilket ärpositivt. Vad gäller korttidssjukskrivningarna har inte sammakartläggning av orsaker och åtgärder genomförts. Detframkommer uppgifter om att det kan finnas ett sambandmellan rörlig placering och sjuktal. Vi bedömer sammantagetatt analysen av orsaker till korttidsfrånvaro är otillräcklig ochbehöver utvecklas.

Genomförs det aktiviteter föratt förebygga ohälsa blandpersonalen?

Ja, det genomförs förebyggande aktiviteter och det har tagitsinitiativ för att förbättra arbetssituationen, men detta är inte fulltut kommunicerat och förankrat i organisationen.

Finns det en ändamålsenligrehabiliteringsprocess?

Ja, vi bedömer att rehabiliteringsprocessen är ändamålsenlig,men det är av vikt att säkerställa att det finns förutsättningaratt arbeta utifrån processen. En pågående översyn av antalmedarbetare per chef kan vara en del av detta.

Sker det en tillräcklig uppfölj-ning och återrapportering tillnämnden?

Delvis. Omsorgsnämnden får skriftlig uppföljning per tertialsamt muntliga föredragningar av tjänstemän. Dock saknassystematisk och dokumenterad uppföljning och analys av be-slutade aktiviteter och åtgärdsprogram.

4.2. Sammanvägd bedömning och rekommendationerVår sammanvägda bedömning är att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenligstyrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda.

Vi rekommenderar omsorgsnämnden att:

Ñ inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minskaohälsan verkställs och ger avsedd effekt

Ñ ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörligplacering och korttidssjukskrivningar, och vid behov vidta åtgärder

Ñ förstärka samarbetet med Kommunhälsan avseende det förebyggande uppdragetÑ säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chefÑ implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS

2015:4)

Kalmar den 15 december 2016

Ann-Mari Ek Linus AldeforsCertifierad kommunal yrkesrevisor EYEY

Bilaga 1: Källförteckning

IntervjuadeOmsorgsnämndens presidiumFörvaltningschefEkonomichefAdministrativ chefHR-ansvarigFackliga representanterEnhetschefer, särskilda boenden och hemtjänstPersonal vid särskilda boenden och hemtjänst

DokumentÑ Verksamhetsplan med budget 2016, Kalmar kommunÑ Omsorgsnämndens verksamhetsplan 2016Ñ Omsorgsnämndens delårsbokslut och verksamhetsuppföljning efter tertial två 2016Ñ Omsorgsnämndens Årsrapport 2015Ñ Omsorgsnämndens protokoll och handlingar 2016-01-01-- 2016-10-31Ñ 2015 års uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Administrativa enheten │ Omsorgsförvaltningen

Adress Tel 0480-45 00 00 vx │

Tjänsteskrivelse Handläggare Datum

Peter Carlsson 2017-02-07 0480-45 36 95

Åtgärder med anledning av granskning av omsorgs-nämndens arbete för minskad ohälsa bland anställda

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har EY granskat omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa bland de anställda. EY har i samband med granskningen noterat att omsorgsnämnden inte fullt ut bedriver en ändamålsenlig styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. EY rekommenderar omsorgsnämnden att:

1. Inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt.

2. Ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det föreligger ett samband mellan rörlig placering och korttidssjukskrivningar, samt vid behov vidta åtgärder.

3. Förstärka samarbetet med kommunhälsan (nu arbetsmiljöenheten) av-seende det förebyggande uppdraget.

4. Säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef. 5. Implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social

arbetsmiljö (AFS 2015:4). Föreliggande rapport innehåller förslag till åtgärder avseende punkterna 1-5.

1. Att inom ramen för den interna kontrollen säkerställa att åtgärdsprogram för att minska ohälsan verkställs och ger avsedd effekt.

Omsorgsnämndens uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på för-valtningen bör förtydligas i en årsplan. Årsplanen bör utgöra en grund för ar-betsmiljöarbetet på förvaltningen och ange, dels vilka delar arbetet skall inne-hålla och dels när dessa skall vara genomförda. Årsplanen anger även åter-kommande uppföljningstillfällen då omsorgsnämnden utövar sitt uppföljnings-ansvar för arbetsmiljöarbetet. Vid uppföljningen granskar nämnden vidtagna åtgärder för minskad ohälsa utifrån en på förvaltningen central handlingsplan för minskad ohälsa. En sådan handlingsplan upprättas i samband med infö-rande av årsplanen för att tydligare samla och styra förvaltningens arbetsmiljö-arbete.

2 (3) Bilaga: Årlig rutin SAM omsorgsförvaltningen. Central arbetsmiljöplan för omsorgsförvaltningen.

2. Att ge förvaltningen i uppdrag att analysera om det före-ligger ett samband mellan rörlig placering och korttids-sjukskrivningar, samt vid behov vidta åtgärder.

Enhetschefer har vid intervju med revisorerna uppgivit att de i verksamhetssystemet Hypergene sett ett samband mellan korttidssjukskrivning och rörlig placering (så kallade ”norr eller söderturer”). För att utreda frågan närmare har ett stickprov gjorts i verksamheten där fyra enheter slumpats fram. En förut-sättning för urvalet har varit att samtliga enheter i urvalet måste innehålla med-arbetare som varit korttidsfrånvarande på grund av sjukdom under november månad 2016. I urvalet har en fördelning gjorts på hemtjänst samt boenden. Urvalet innehåller följande enheter: Deltagande enheter Antal sjuka med-

arbetare i no-

vember under ordinarie arbets-

tid

Antal sjuka med-arbetare i novem-

ber under rörlig arbetstid (norr

eller södertur)

Norr 3 Lindsdal 12 0 Norr 13 Oxhagshemmet 13 1 Söder 7 Tegelviken/Konvaljen 7 0 Söder 6 Stensberg 11 0 Summa 43 1

Man kan av ovanstående studie sluta sig till att det inte finns någon självklar koppling mellan rörlig tid och sjukfrånvaro. I det aktuella urvalet har endast en medarbetare av totalt 44, som haft sjukfrånvaro under november månad, haft en sjukfrånvaro som även omfattat rörlig tid. Övrigas sjukfrånvaro har helt och hållet infallit under ”fast tid”.

3. Att förstärka samarbetet med arbetsmiljöenheten avse-ende det förebyggande uppdraget.

Arbetsmiljöenheten deltar numera i de centrala samverkansmöten som hålls på omsorgsförvaltningen. Omsorgsförvaltningen ingår även i det projekt som arbetsmiljöenheten sam-ordnar avseende en modell för certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser. Det hälsofrämjande arbetet syftar till att skapa förutsättningar för friska arbetsplat-ser på ett mer övergripande plan och är ett mer omfattande begrepp än förebyggande begreppet. I den inledande fasen kommer aktiviteter och meto-der för hälsofrämjande arbete att planeras i samverkan. Metoderna skall sedan testas på ett antal pilotverksamheter, där omsorgsförvaltningen deltar med två verksamheter. Målen under denna fas är att finna förbättrande metoder som leder till att kvinnor och män på arbetsplatser i Kalmar kommun upplever en mer hälsofrämjande arbetsmiljö.

3 (3)

4. Säkerställa ett rimligt antal medarbetare per chef. Omsorgsförvaltningen har minskat volymen på antalet underställda från 40-60 medarbetare, till en volym på ca 30-35 medarbetare/enhet. Under 2016 har förvaltningen gjort en översyn av enheternas storlek utifrån antalet under ställda. En hemtjänstenhet har delats i två mindre enheter och en ny natt-boendeenhet har införts inom ram av detta arbete. Enhetschefen är dock beroende av den planering som sker centralt av olika aktörer i förvaltningen. . Förvaltningen har låtit utbilda ett antal samordnare under hösten 2016 och tillsatt samordnartjänster, en samordnare för varje enhet. Samordnarens upp gift är att vara ett administrativt och fysiskt stöd samt därigenom minska arbetsbelastningen för enhetschefen som då får möjlighet och mer tid att leda grupperna på sin enhet. Det pågående arbetet med att tillsätta enhetschefer med teamansvar säkerställer behovet ett verksamhetsnära stöd för enhetscheferna och ger bättre förutsättningar för enhetschefen att utöva ett mer verksamhetsnära ledarskap gentemot sina medarbetare.

5. Att implementera Arbetsmiljöverkets förordning Organi-satorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)

HR-personal har sedan tidigare genomfört informationsinsatser riktade mot chefer och arbetsplatsombud inom omsorgsförvaltningen angående den nya föreskriften. En mer systematisk implementering av föreskriften kan följa av det projekt kring certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser som omsorgsför-valtningen deltar i tillsammans med arbetsmiljöenheten. Vidare implementering av föreskriften föreslås ske inom ramen för projektet. att uppdra åt förvaltningen att inom ramen för projektet för certifiering av häl-sofrämjande arbetsplatser, även arbeta för en implementering av Arbetsmiljö-verkets förordning Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Arbetsmiljöenheten kommer också inom kort att erbjuda en ny internutbild-ning gällande Arbetsmiljöverkets förordning Organisatorisk och social arbets-miljö (AFS 2015:4).

Omsorgsförvaltningen

Adress Tel 0480-45 00 00 vx │

Årsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete Handläggare Datum

Peter Carlsson 2017-02-07 0480-45 36 95

Årlig rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete på omsorgsförvaltningen i Kalmar

kommun

Upprättad den 23 februari 2017

2 (6)

Syfte med en årlig rutin Genom att upprätta en årsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet under-lättar vi våra rutiner och får en bra grund för kartläggning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning. En tidsangiven uppföljning av olika delar av arbetet underlättar och säkrar rutinerna och arbetsgivarens ansvar. I årsplanen tydliggörs vilka aktiviteter som ska genomföras och var i organisationen det ska ske. Kraven i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete skall vara uppfyllda. Definition Årsplanen för arbetsmiljöarbetet redogör alltså för vilka aktiviteter som ska genomföras samt när de ska ske under året. Innehållet i årsplanen anger en lägsta nivå för omfattning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvalt-ningen. Arbetet omfattar;

kartläggning

riskbedömning och handlingsplan

åtgärder för att undanröja risker eller problem

uppföljning av vidtagna åtgärder

revision (underlag tas fram av Arbetsmiljöenheten)

Genomförande Kartläggning Kartläggning av arbetsmiljön ska genomföras varje år. Därigenom får arbets-platsen en nulägesbeskrivning. Kartläggning av arbetsmiljörisker ska också göras när verksamhetsförändringar planeras. Det är viktigt att belysa alla aspekter av arbetsmiljön i kartläggningen. Den kan bestå av flera aktiviteter t ex skyddsrond, arbetsplatsträffar, nyligen genomförd medarbetarundersökning, arbetsmiljöenkäter och medarbetarsamtal. Ytterligare kunskap får man från sjukfrånvarostatistik, arbetsskador, tillbudsrapportering, rehabiliteringsarbetet mm. Arbetsplatsträffen är ett bra forum för att diskutera arbetsmiljön på den egna arbetsplatsen. Även den dagliga tillsynen och indikationer om problem från medarbetarna ingår i kartläggningen. Riskbedömning och handlingsplan Varje arbetsmiljöproblem ska riskbedömas. Denna riskbedömning ska vara en avvägning mellan vad som kan inträffa, vilka konsekvenser detta kan få och

3 (6) hur troligt det är att det sker. Risken ska graderas: mycket liten risk, liten risk, stor risk eller mycket stor risk. Utifrån riskbedömningen ska problem som upptäcks vid kartläggningen åtgär-das. Risker som bedömts som stora ska åtgärdas omgående. För övriga risker ska åtgärderna tidsbestämmas och föras in i en handlingsplan (se mallen för riskbedömning och handlingsplan i verksamhetshandboken). En handlingsplan är en sammanställning över de insatser som behövs för att förbättra arbetsmiljön, vid vilken tidpunkt insatserna ska göras samt vem som ser till att de blir gjorda. Riskbedömning med handlingsplan ska vara skriftlig och finnas tillgänglig för medarbetarna. Skyddsombuden ska vara delaktiga i arbetet. Handlingsplanen behandlas regel-bundet vid möten med enhetens samverkansgrupp. Omsorgsarbete i enskilt hem/ordinärt boende skall snarast riskbedömas vid varje nytt beslut och vid större förändringar av pågående insatts. En särskild blankett ”Riskbedömning- Tillägg/ Ordinärt boende- Vård och omsorgsbo-ende”, finns framtagen för detta.

Uppföljning av åtgärder Varje vidtagen åtgärd ska följas upp för att kontrollera att åtgärden gav en för-bättring eller en lösning av problemet. Kvarstår problemet eller om det inte är tillfredsställande löst ska nya åtgärder planeras. Samverkansgrupperna är tillika skyddskommittéer och det är i samverkansgrupperna åtgärderna följs upp, vil-ket bör göras löpande. Revision av arbetsmiljöarbetet Revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske en gång per år. Vid revision ska innehållet i föreskriften ”Systematiskt arbetsmiljöarbete” jämföras med de aktiviteter som bedrivs. Detta innebär att man kontrollerar att man följer de policy och rutiner som finns. I föreskriften finns krav på ständiga för-bättringar. Detta innebär både att ändra det som inte fungerar och förbättra det som fungerar. I Kalmar kommun har Arbetsmiljöenheten (företagshälsovår-den) fått i uppdrag att årligen följa upp förvaltningarnas arbetsmiljöarbete. Nämnden godkänner redovisningen och kan ge förvaltningen uppdraget att genomföra förbättringar av rutinerna om man finner detta nödvändigt. Samverkan lokalt Enhetschefen redovisar revisionen för samverkansgruppen som en del av den egna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samverkansgruppen kan vid behov lyfta eventuella synpunkter på brister i arbetet till central sam-verkan på förvaltningen. Central samverkan på förvaltningen Förvaltningschefen ska i förvaltningens centrala samverkansgrupp redovisa de genomförda revisionerna. Vid detta tillfälle ska även föregående års revision följas upp. Den centrala samverkansgruppen kan ta upp eventuella förändring-

4 (6) ar i det systematiska arbetsmiljöarbetet till följd av revisionen i syfte att för-bättra rutinerna. Nämnden Sammanställning av revisionen samt den centrala samverkansgruppens behand-ling av densamma redovisas i omsorgsnämnden, där nämnden godkänner re-dovisningen med eller utan uppdrag till förvaltningen utifrån resultatet. Årsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet – 2017/2018. Vissa arbetsmiljöåtgärder kan ha sådan storlek och karaktär att det behöver tas med i budgetarbetet. Därför ska det systematiska arbetsmiljöarbetet följa bud-getåret.

Arbetsplatsnivå Förvaltningsnivå Nämndsnivå Jan

Uppföljning på arbets-platsen av statistik och genomförda åtgärder. Planering av kartlägg-ning som ska genom-föras under februari.

Redovisning av sjuk-frånvarostatistik i central samverkans-grupp.

Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämnden.

Feb

Kartläggning på resp. arbetsplats av arbetsmil-jön (kan starta tidigare vid behov). Utifrån kartläggningen görs riskbedömning och upprättas hand-lingsplan.

Redovisning av sjuk-frånvarostatistik och arbetsskadeanmälningar i central samverkans-grupp.

Redovisning av medarbetarenkät eller arbetsmiljöenkät som ett informations-ärende till nämnden. Sammanställning av föregående års re-vision av det systematiska arbetsmiljö-arbetet lämnas till nämnden för uppfölj-ning och beslut om godkännande.

Mars

Utöver kartläggning via skyddsronder görs lö-pande kartläggning och riskbedömning vid nya ärenden och förändring-ar i verksamheten.

Förvaltningsövergri-pande handlingsplan upprättas vid central samverkansgrupp, inne-hållande åtgärdsförslag gällande arbetsmiljöris-ker som är gemen-samma för större delen av organisationen. Även uppdrag från nämnden förs in i planen.

Redovisning av sjukfrånvarostatistik som ett informationsärende till nämn-den.

April

Riskbedömning o hand-lingsplan upprättas. Åtgärder enligt hand-

Redovisning av sjuk-frånvarostatistik i central samverkans-

Nämnden tar beslut om genomförande av föreslagen arbetsmiljöplan för för-valtningen. Förslagen värderas utifrån

5 (6)

lingsplanen som kan genomföras på arbets-platsen genomförs under året.

grupp. budgeterade medel och utgör en faktor i kommande budgetarbete.

Maj

Fortsatt arbetsmiljöar-bete enligt enhetens hand-lingsplan.

Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån den centrala handlingspla-nen. Redovisning av aktuell sjukfrånvaro.


Juni



Uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån central handlingsplan.

Juli

Aug


Redovisning av sjuk-frånvarostatistik i central samverkans-grupp.


Sep




Okt



Nov

Medarbetarundersök-ningen skickas ut till personalen vartannat år. Arbetsmiljöenkät skick-as ut övriga år.

Redovisning av revis-ion med utvärdering av arbetssätt som använts under året i förvaltningens sam-verkansgrupp. Sam-manställning lämnas till central samver-kansgrupp senast 1 nov.


Dec

6 (6) Dokumentation Enheten

Riskbedömning och handlingsplan ska vara skriftlig och finnas tillgäng-lig för medarbetarna. Skyddsombuden ska vara delaktiga i framtagandet av planen.

Vid riskbedömning i enskilt hem gäller sekretess om brukarens person-uppgifter.

Statistik avseende sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador skall tas fram via Hypergene och redovisas på arbetsplatsträffen.

På förvaltningsnivå

Riskbedömning och central handlingsplan ska vara skriftlig och be-handlas i den centrala samverkansgruppen.

Statistik avseende sjukfrånvaro, tillbud och arbetsskador skall tas fram för hela förvaltningen.

Ansvar Chefen har till uppgift att inom sin verksamhet bedriva systematiskt arbetsmil-jöarbete. Det är chefen som är ansvarig och har som uppgift att tillsammans med med-arbetare och skyddsombud genomföra arbetet.

Documents

Granskning av omsorgsnämndens arbete för minskad ohälsa … · 2017-06-09 · Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef Adress Box 848, 391 28 Kalmar │ Besök Skeppsbrogatan 55 Tel