GUÍA DE FUNCIONALIDADES SGF-QUIPU

GUÍA DE FUNCIONALIDADES

SGF-QUIPU

BRINDAR SOPORTE FUNCIONAL AL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA (SGF - QUIPU)

Teléfono: (1)3165000 Ext. 18034, 18078, 18012, 18436.

Email: [email protected]

mailto: [email protected]

CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERÍA

PROYECTOS CUENTAS X

PAGAR

RECAUDOS

INVERSIONES

FACTURACIÓN CARTERA

OPCIONES DE MENÚ POR SUB-MÓDULO

•Permite acceder a las tablas que se deben alimentar inicialmente para que el sistema pueda funcionar correctamente, mientras estas tablas no sean alimentadas de la manera los resultados posiblemente no serán los esperados.

SOPORTE

•Este menú encierra la parte diaria u operativa que se debe realizar en los módulos y los procesos en general que se desarrollan con vías a que realmente se pueda tener un control de la información financiero y administrativo.

OPERATIVO

•Se encuentran todas las opciones que permiten revisar las operaciones, movimientos y procesos propios de cada módulo día a día. CONSULTAS

•Permite generar documentos propios a cada módulo modificando los parámetros tanto como se requiera que deben ser impresos como soporte a las transiciones y ejecuciones registradas.

REPORTES

OPCION DE MENU APLICACIÓN

EMPRESA

La creación de empresas en el sistema se realiza a través de esta

funcionalidad, este es el punto de arranque de toda la información

financiera. Es importante aclarar que el sistema financiero es un

sistema multiempresas, lo cual permite manejar en forma

independiente. cualquier cantidad de empresas, un ejemplo de una

empresa en el sistema puede ser una facultad, a cada empresa se le

asigna un código de cuatro dígitos dependiente de cada sede.

ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CUENTAS

Dentro de esta opción se encuentra la definición de los planes de

las Cuentas Contables (Mayores) y los Auxiliares (NIT, Cédulas,

Cuentas de Banco, y Auxiliares Específicos), para identificar a

empleados, cuentas bancarias, proveedores, clientes, entre otros.



RUTA DE ACCESO SOPORTE


COMPROBANTES

Esta opción permite paramétrizar los comprobantes contables para

que se pueda realizar el registro detallado de cada una de las

transacciones (con efecto contable) que lleve a cabo la empresa.


CENTRO DE COSTO

Esta opción permite crear los centros de costo, estos se crean para

poder agrupar (de acuerdo a la infraestructura de la empresa), la

información contable, (de ahí el amarre directo con los códigos

contables), permiten el análisis, seguimiento y control para la

toma de decisiones por parte de la empresa.

REPORTEADOR

INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo es la

opción que permite al usuario de Contabilidad, maniobrar y

reagrupar la información contable procesada en un sinnúmero de

reportes definidos de acuerdo a las exigencias externas, es decir,

informes y reportes, solicitados por los organismos de control y

vigilancia que tengan cabida dentro de la empresa; como también

la información y reportes de uso interno.





PARAMETROS

INTERFASE

Esta opción permite crear la parametrización de las nóminas que

serán posteriormente cargadas en el sistema , estas nóminas se crean por empresa y se identifican con un código de interfaz.

LUGARES

GEOGRAFICOS

En esta opción se puede crear todos los países, departamentos y

ciudades que intervienen en el registro de la información

financiera de la empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CRUCES/VALIDACIONES Este opción permite realizar cruces entre información y validaciones de la misma.




CONCILIACIONES

Esta opción me permite crear la parametrización de las

conciliaciones bancarias, esto es un aspecto importante en la

contabilidad de toda empresa, en este módulo se controla la

relación que se mantiene con las distintas instituciones bancarias,

para que la universidad tenga la supervisión y control de los saldos

que indican los estados de cuenta de los bancos, generados por los

movimientos contables realizados por la empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

PARAMETRIZACION

DIAN

Con base a la normatividad dada por la D.I.A.N , la cual señala los

formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria

para su debida presentación, se procede a la parametrización de

dichos archivos en este módulo.




GRUPOS DE ARCHIVOS

DIAN

En esta opción se parametrizan los grupo de archivos planos y las equivalencia según las indicaciones de la resolución de la DIAN

CONSOLIDA ARCH

PLANO

En esta opción se realiza la parametrización de las empresas que

tienen como función ser empresas consolidadoras para realizar

informes.

CLASIFICACION DE

CUENTAS

En esta opción se realiza la clasificación de las cuenta contables

según su naturaleza.




EMPRESAS

• ESTRUCTURAS: Por medio de esta opción se crean todas aquellas

estructuras con que se identificarán los planes de cuentas para

contabilidad, plan presupuestal, recursos o fuentes de financiación,

Planes de Proyectos, Centros de Costos, Áreas de Responsabilidad,

Flujos de Efectivo, Operaciones Efectivas de Caja, y los Conceptos de

Recaudo.

•CREAR EMPRESAS: En esta opción se parametrizan las empresas y se

crean las principales características a definir y por las cuales se va a

regir el manejo de cada una de las empresas dentro del Sistema

Financiero.




CUENTAS

• AUXILIARES: En esta opción se crea la totalidad del grupo de

proveedores, empleados, cuentas de banco, acreedores, clientes,

contratistas, deudores, entre otros; y todos aquellos auxiliares

específicos que por necesidad de información, seguimiento y control

por parte del módulo de contabilidad, se deba identificar con un

número de NIT, cédula, cuenta u otro.

• CUENTAS MAYORES: En esta opción se crean todos aquellos códigos

contables con los cuales se hacen los respectivos registros de todas las

operaciones, (siempre y cuando tengan efecto contable) que de

acuerdo a la estructura definida de niveles permitirán la desagregación

y análisis de la información contable.

• MODIFICA AUXILIAR: La modificación de auxiliares en el sistema

funciona para corregir la información de un auxiliar ya creado .




COMPROBANTES

• DEFINIR COMPROBATES: En esta opción se crean todos los

comprobantes definidos por parte de Contabilidad, para la captura y

registro de las operaciones llevadas a cabo por la empresa.

• COMPBTES VS CUENTAS: Aquí se parametrizan las cuentas o rangos

que pueden ser utilizadas en cada comprobante específico.

• AUTOMATICOS: Esta opción permite parametrizar los comprobantes

automáticos que el área de contabilidad implemente o diseñe

dependiendo de la necesidad de la misma, estos comprobantes deberán

correrse periódicamente, para completar el proceso de registro

contable del respectivo mes o período.




REPORTEADOR

• DEFINIR REPORTES: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD,

sin embargo es una de las primeras opciones en la cual el usuario

correlaciona los diferentes rangos de cuentas, para obtener del sistema

reportes de estados financieros de prueba, o relación de diferentes

formas de listados que permitan el seguimiento y análisis de las

cuentas.

• GENERAR REPORTES: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD,

sin embargo por medio de esta forma se genera o consulta los reportes

parametrizados por la anterior opción.




LUGARES GEOGRFICOS

• PAISES: Esta forma permite alimentar el sistema con todos los países

e idiomas en los cuales la Empresa pueda tener algún tipo de incidencia

comercial o financiera.

• CUIDADES: La información de esta opción establece la relación

existente entre cada una de las ciudades con el departamento y país

relacionado.

• DEPARTAMENTOS: En esta pantalla se detallan todos los

departamentos de cada país donde la empresa tenga sucursales o algún

manejo administrativo.

•ZONAS: Esta forma se utiliza cuando la Empresa decide dividir zonas o

territorios en cada ciudad.




CONCILIACIONES

• PARAMETROS CONCILIAC: Por medio de esta opción se relaciona a

cada banco el código de transacción que utiliza para el registro de los

movimientos en la cuenta; al igual que se asocian los movimientos

creados en el módulo de tesorería que se asemejan a la transacción del

banco.

• SALDOS EXTRACTOS: El proceso de conciliación se inicia insertando

el saldo registrado por las entidades financieras a una fecha

determinada. En esta opción es posible crear este dicho saldo.

• HISTORIA LIBROS: En esta pantalla se debe registrar el movimiento

de tesorería de meses anteriores que corresponda a partidas contables

pendientes de conciliar




CONCILIACIONES

• HISTORIA EXTRATO: En esta pantalla se registran todos aquellos

movimientos de bancos que no han sido tenidos en cuenta en los libros

de contabilidad.

• IMPORTA EXTRACTO: Mediante este proceso el sistema transfiere de

forma automática a la base de datos, los estados de cuenta de las

Instituciones bancarias que se encuentren en dispositivos magnéticos.





DIARIOS

Esta opción permite agrupar los procesos cuya periodicidad está

determinada como diaria, o que se pueden ejecutar en cualquier

momento. En este menú se encuentra la opción de grabación de

comprobantes que es una de las formas de contabilidad que más se

deberá trabajar por parte de los usuarios pues es la que permite

grabar la información contable en el sistema ESTA OPCIÓN HABILITA

UN SUBMENÚ

AUTOMATICOS

Permite la generación de todos los comprobantes que el sistema

puede generar en forma automática. ESTA OPCIÓN HABILITA UN

SUBMENÚ

CIERRE PERIODO

Mediante este proceso el sistema actualiza los saldos hallados en el

proceso de actualización y los lleva como saldos iniciales del periodo

siguiente al cual se está realizando el cierre, además de generar

automáticamente una actualización en la empresas para indicarle al

sistema que se encuentra ya en el siguiente periodo por lo cual este

colocará sus restricciones respecto de inclusión y actualización de

información con base en este parámetro.

CIERRE ANUAL

Proceso que se debe realizar una sola vez al año con el fin de poder

generar un comprobante de cierre llamado en el sistema periodo 13;

mediante este se identifica el saldo de las cuentas de resultado y

luego dichas cuentas dejarlas en cero, y así comenzar a acumular

para el siguiente año los ingresos, gastos y costos en forma

independiente del año anterior.


RUTA DE ACCESO OPERATIVO


DIARIOS

• GRABA COMPROBANTES: Esta Pantalla permite grabar información en el sistema en

forma directa desde contabilidad, siendo básica en el proceso de actualización y

corrección de errores, además de permitir que se pueda incluir en el sistema todo

aquello que es netamente contable y que no podrá por consiguiente ser alimentado

desde los demás módulos del sistema.

•VALIDACION: Se refiere al primer proceso previo al cierre del periodo contable donde

se le indica al sistema que valide la información que se haya digitado durante

determinado lapso de tiempo, verificando entre otras cosas que no existan

comprobantes descuadrados (solo en el caso de que se parametrice algún comprobante

con la posibilidad de salir descuadrado), referencias que falten, centros de costos

incompletos etc . Además cambia el estado del comprobante en Validado.

•ACTUALIZACION: Este proceso deberá realizarse después de la validación y se encarga

de generar los nuevos saldos y los acumulados de débitos y créditos del periodo en

mención.




DIARIOS

• ANULACION DE LEG AV: Por esta opción el sistema me permite anular las

legalizaciones realizadas en la empresa que se esta trabajando.

•ANULACION DE COMPROBANTES : Una de las opciones que posee el Sistema, es poder

anular en Contabilidad aquellos comprobantes grabados directamente en este modulo,

ejemplo de ellos son los Comprobantes de Ajuste Contable.

•REPORTES CGNS: El objetivo de ésta funcionalidad es poder clasificar los saldos

contables de un determinado período, de una empresa (podrá ser una empresa

consolidadora), en parte corriente y no corriente, para soportar los reportes de la

Contaduría Nacional.




AUTOMATICOS

• GENERAR AUTOMATICOS: Permite la generar todos los comprobantes que el sistema

puede generar en forma automática.

•INTERFASES: Esta opción me permite traer al sistema el archivo ó los archivos con la

información de las interfaces para ser procesadas. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

•CONSOLIDACION: Es el proceso mediante el cual se agrega, suma y elimina información

(contable y presupuestal) de varias empresas en una sola, para ser presentada como un

todo.

Para esta consolidación se necesita que exista una empresa consolidadora, esto se asigna

en el parámetro de control de empresas en el módulo de contabilidad.


•ARCHIVOS DIAN: Este proceso genera los archivos planos. Estos archivos se pueden

bajar en Excel para poder incluir cierta información. En la parametrización de estos

archivos existen unos topes que la D.I.A.N da para aquellos conceptos que se deben

reportar, El sistema permite la opción de tener o no en cuenta estos montos.

•MEDIOS DISTRITALES: este proceso genera los archivos planos de medios distritales

para poder reportar a las organismos de control.




INTERFASES

• CARGA ARCHIVO INTERF: Permite cargar los archivos planos con la información de

otros sistemas, según las definiciones de las interfaces, numerando los datos que sean

traídos al sistema para ser procesados.

•GENERA INTERFASES: Permite luego de numerada y cargada una interface en el

sistema poder validar y procesar.

•CONSULTAR ARCHIVO: Permite consultar el archivo de los datos de las interfaces

creadas según la numeración asignada por el sistema, cuando se carga los archivos

planos .

•CONFIRMAR INTERFASES: Al correr el proceso de interface los documentos generados

en Presupuesto, Cuentas por Pagar, Contabilidad y Tesoreria, quedan en unos

comprobantes Temporales, al momento de confirmar dicha información pasan a unos

comprobantes definitivos.

La idea de utilizar comprobantes temporales es para que el usuario haga una revisión de

la Información generada , ya que después de confirmada no se pueden hacer

correcciones.




CONSOLIDACION

• CARGA ARCH PARA CONS: Esta opción sirve para cargar los archivos para la

consolidación y estos queden registrados en el sistema.

• GENERA CONSOLIDACION: Es el proceso mediante el cual se agrega, suma y elimina

información (contable y presupuestal) de varias empresas en una sola, para ser

presentada como un todo.

Para esta consolidación se necesita que exista una empresa consolidadora, esto se asigna

en el parámetro de control de empresas en el módulo de contabilidad.




CIERRE ANUAL • COMPROB. DE CIERRE: Mediante esta opción se tiene acceso al proceso

de generación, modificación y copia del proceso de generación del

comprobante de cierre anual.





SALDOS

Contiene la consulta detallada de los saldos de las cuentas contables

registradas en el sistema, en esta opción se podrá encontrar diferentes

consultas, como por ejemplo, por periodos, por auxiliares, por cuenta , por

área y demás. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

MOVIMIENTOS

Contiene la consulta exacta de los movimientos contables

registrados en el sistema, en esta opción encontraremos diferentes

consultas importantes como por ejemplo la consulta generar de los

comprobantes contables, legalización de avances, comprobantes

anulados, seguimiento por valor y demás. ESTA OPCIÓN HABILITA

UN SUBMENÚ

RETENCIONES

En esta consulta podemos encontrar los acumulados de las retenciones

aplicadas a un tercero, también podemos encontrar que tipo retención se le

aplico y el valor de esta.

CONSECUTIVOS

COMPROB

Contiene la consulta detallada de los consecutivos de los comprobantes

generados en el sistema .

INTEGRACION

En esta opción se puede consultar los comprobantes identificando en que

modulo se generó este, esta opción integra los módulos y muestra la

información en una sola consulta.

RUTA DE ACCESO CONSULTA



REPORTES CGN

Contiene la consulta de los saldos para los informes de la contraloría general

de la nación, dependiendo de los formatos esta consulta genera la

información.

DEVOLUCION DE IVA

Contiene la consulta exacta de los terceros que se le debe aplicar la

devolución del IVA , esta consulta nos muestra información

importante como por ejemplo el numero de la orden de pago, el

numero de la factura y el valor del IVA registrado en el sistema

PAGOS A TERCEROS

GEN

En esta consulta podemos encontrar los pagos que se realizaron a terceros ,

esta consulta muestra que retenciones se realizaron en este pago, los valores

de estas retenciones, y el valor del pago.




SALDOS

• POR PERIODO: Esta consulta genera los saldos de las cuentas contables por periodo

registrado relacionando la información por cuenta y auxiliar.

• POR MAYORES: En esta opción podemos generar la consulta de las cuentas con

movimientos en cero y sin movimiento en cero ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

• POR CUENTA: En esta consulta podemos generar los saldos por cuentas contables.

• SALGO RANGO EMPRESA: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por rango de

empresas .

•MAYOR – AUXILIAR: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por mayor y auxiliar

generando por tercero y periodo.

•POR AUXILIAR: Esta consulta genera los saldos de las cuentas por auxiliar generando

por tercero y periodo.

•CHIP: Esta opción genera la información consolidada de los saldos de las cuentas para

generar un archivo plano y poder subirlo al sistema CHIP.

•POR AREA: Esta consulta genera los saldos de las cuentas contables por área.




POR MAYORES

• CON MVTOS EN CERO: En esta consulta se puede obtener la información de las

cuentas con movimiento mayores o iguales a cero.

• SIN MVTOS EN CERO:: En esta consulta se puede obtener la información de las cuentas

sin movimiento en cero.




MOVIMIENTOS

• COMPROBANTES GEN: Esta es la consulta general de los comprobantes de contabilidad, en

esta pantalla podemos encontrar los movimientos que se generaron en el comprobante e

identificar si los movimientos son créditos o débito con sus valores respectivos.

• POR CUENTA: En esta pantalla podemos generar los movimientos por cuenta contable que

se registraron en el sistema, en esta consulta podemos generar la información con un rango

de periodo.

• POR AUXILIAR: En esta opción se puede generar los movimientos contables por tipo de

auxiliar, esta consulta nos muestra el numero de comprobante su valor y la fecha del

comprobante.

• CUENTA-AUXILIAR : Esta consulta genera la información de los movimientos contables por

cuenta y auxiliar .

• CENTRO DE COSTO: Esta consulta muestra los movimientos de las cuentas por centro de

costo.

•LEGALIZACION AVANCES: En esta opción se puede consultar los comprobantes de

legalización de avances, en esta consulta se debe digitar la empresa y un rango del periodo

que se desee consultar.

•COMPBTES. ANULADOS: Con esta opción se puede generar la consulta de los comprobantes

anulados RUTA DE ACCESO CONSULTA



MOVIMIENTOS

• COMPR. X USAURIO: En esta opción se puede consultar los comprobantes por usuario, esta

consulta genera todos los comprobantes que realizó el usuario del sistema financiero.

• SEGUIMIENTO POR VALOR: En esta pantalla se puede realizar la consulta por un rango de

valor en los comprobantes contables.

• POR COM ESP.MAYOR: En esta opción se puede generar los movimientos contables por tipo

de comprobante especifico y por cuenta.

• RANGOS EMPRESAS : Esta consulta genera la información de los comprobantes contables

por un rango de empresa ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.

• COMPARA TESORERIA: En esta consulta se puede obtener las diferencias que tiene el

modulo de contabilidad con el modulo de tesorería.




RANGOS EMPRESAS

• POR CUENTA: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por rango de

empresas y por cuenta contable.

• POR AUXILIAR: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por rango de

empresas y por auxiliar.

• MAYOR -AUXILIAR: en esta opción se puede consultar los comprobantes contables por

rango de empresas, por cuenta contable y por auxiliar.

• SALDOS Y MOVIMIENTOS : Esta consulta genera los saldos y los movimientos por un rango

de empresas.



PARAMETRIZACION

En esta opción se puede generar los reportes de las

parametrizaciones que posee el modulo de contabilidad . ESTA

OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

DIARIOS

En esta opción se generan los reportes de los movimientos que se realizan a

diario en el modulo de contabilidad, en esta funcionalidad se puede

encuentra la opción para generar el formato de los comprobantes contables.


MOV.POR AUXILIAR

En esta opción se generan los reportes por movimiento de contabilidad y

por auxiliares. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CIERRE

En esta opción se generan todos los reportes de cierre de periodo de

contabilidad . ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

TRIBUTARIOS

En esta opción se pueden generar los reportes de todas las retenciones y

descuentos que se realizan en el sistema.

CONSOLIDADOS

En esta opción se pueden generar los reportes de consolidados de modulo

de contabilidad. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

DEVOLUCION DE IVA

En esta opción se pueden generar los reportes de las devoluciones de

IVA generadas en el sistema.

IMPUESTO DE TIMBRE

En esta opción se pueden generar los reportes de los impuestos de

timbre realizados en el sistema .


RUTA DE ACCESO

REPORTES



PARAMETRIZACION

• AUXILIARES: en esta opción se puede consultar la parametrizacion de los auxiliares

creados en el sistema, esta información se puede generar desde un rango de tipo de auxiliar

y un rango de auxiliares.

• PLAN CONTABLE: en esta opción se generar el listado de la parametrizacion del plan

contable por un rango de cuentas, este reporte tiene la opción de generar las cuentas que

están con estado activo o todas las cuentas creadas en el sistema.

• CENTRO DE COSTO: en esta opción se puede generar el listado de la parametrizacion de

los centros de costos , este reporte se puede generar entre un rango de centros de costo.

•MAYORES POR CPBTE: En este reporte genera el listado de los comprobantes

parametrizados desde un rango de un comprobante especifico.

•COMPROBANTES : En esta opción del sistema se puede generar el reporte de los

comprobantes que se encuentran creados en el sistema, desde un rango de comprobante

genérico hasta un rango de comprobante especifico .

•TIPOS DE COMPROBANTES : En este reporte se genera el listado de los tipos de

comprobantes que se encuentran creados en el sistema.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



PARAMETRIZACION

• EMPRESA: En este reporte se genera el listado de la empresas que se encuentran creadas

en el sistema.

• PARAM. TIPOS COMP: En este reporte se genera el listado de los tipos de comprobantes y

su respectiva parametrizacion .

• PARAM. COMP. AUTO: en esta opción se puede generar el listado de parametrizaciones de

los comprobantes automáticos que genera el sistema.

•INTERCAMBIO DE INFO.: En esta opción se genera el reporte de la parametrizacion de las

interfaces creadas en el sistema.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



DIARIOS

• LISTADO DE COMPROBANTES: En esta opción se puede generar el informe generar de los

comprobantes contables, desde un periodo establecido con un rango de empresas y fechas.

• LIST COMP CECO/AREA: En esta opción se puede generar el listado generar de los

comprobantes contables, de una empresa con la opción de generarlo con centros de costo o

áreas,.

• COMPBTE EN FORMATO: En esta opción se puede generar el reporte de los comprobantes

contables con el formato establecido por la universidad nacional de Colombia.

•PLANILLA MENSUAL: En esta opción se puede generar la planilla mensual de movimientos en

cuentas mayores, este reporte genera el listado de comprobantes y sus cuentas afectadas,

en un rango de fechas y en una empresa especifica.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



DIARIOS

• OPER. RECIPROCA: En este reporte podemos generar el listado de todas las cuentas que

manejaron operaciones recíprocas en una empresa determina y en un periodo de mes

determinado .

• PAGOS TERCEROS: En este reporte se genera todos los pagos a terceros que se realizaron

en un rango de fechas y en un rango de empresas, también se puede generar en con un

rango de terceros.

• PAGOS TERCEROS NIT:: En este reporte se generan todos los pagos a terceros que se

realizaron en un rango de fechas y en un rango de empresas, también se puede generar en

con un rango de terceros, este reporte ordena la información por NIT.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



MOV. POR AUXILIAR

• GENERAL: En este reporte se genera el libro auxiliar contable, se genera por una empresa

específica y un rango de cuentas, terceros y periodo.

• POR AREAS SALD: Este reporte genera un listado del libro auxiliar contable por áreas. Este

reporte tiene una columna donde se muestra el saldo de la cuenta contable y los totales de

la misma.

•POR C. COSTO SALD: Este reporte genera un listado del libro auxiliar contable por centro de

costo. Este reporte tiene una columna donde se muestra el saldo de la cuenta contable y los

totales de la misma.

• ACUM X CTA SALD: Este reporte genera el acumulado de los saldos por cuenta contable.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CIERRE

• BALANCE POR TERCERO: Este reporte genera el balance general por tercero, este

información se presenta por periodo y una empresa especifica, mostrando el saldo de las

cuentas contables.

• LIBROS OFICIALES: Esta opción permite generar los informes de los libros oficiales,

dependiendo de la opción que se escoja se pueden generar el informe de mayor y balance, el

libro diario y el libro de inventarios.

• MOV Y SALDO POR EMPR: Este reporte genera la información de los movimientos por

empresa mostrando los saldos de las cuentas contables.

• BALANCE GENERAL: En esta opción se puede generar el balance generar contable, este se

genera por empresa y un periodo especifico.

•ESTADOO RESULTADOS: en este reporte se genera el estado de actividad, financiera

económica y social, este reporte tienen la opción de generarse con los resultados mensual o

acumulados.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CIERRE

•BALANCE X NATURA UNAL: En esta opción se puede generar el balance generar contable,

este se genera por empresa y un periodo específico.

•E. RESULTADOS C.C.: en este reporte se genera el estado de actividad, financiera


acumulados, este reporte muestra los centros de costos donde se genero la información.

• BCE. PRUEBA COMPARAT: En esta opción se puede generar el balance de prueba

comparativo mostrando la variación absoluta o relativa, este reporte tiene la opción de

mostrar las cuentas de ajuste por inflación.

• E. RESULTADOS AREAS en este reporte se genera el estado de actividad, financiera


acumulados, este reporte muestra las áreas donde se genero la información.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CONSOLIDADO BALANCE CONSOLIDADO: En esta opción se puede generar el balance generar contable de

las empresas consolidadoras, la información de este reporte se genera cuando se corre el

proceso de consolidación en el modulo de contabilidad.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CAMBIO DE NITS Esta opción permite modificar los auxiliar ya creados en el sistema

ACTUALIZA ACRE/ORPA

Esta opción permite modificar las retenciones que se han ingresado en el

sistema , para esto se debe tener los datos de la empresa, la orden de pago y

la vigencia.

ACTUALIZA ACRE/CPTE

Esta opción permite modificar las retenciones que se han ingresado en el

sistema, para esto se debe tener los datos de la empresa, el numero de

comprobante y el valor de la retención

BORRA LEGALIZACIONES

Esta opción permite borrar los comprobantes de legalización, se debe tener

en cuenta la empresa, el periodo y el numero de comprobante que se debe

borrar.

HOMOLOGACION V2

Esta opción permite realizar la homologación de cuentas contables en el

sistema, esto se realiza cuando existen cambios en el plan contable ya

creado.

AJUSTES TRIBUTARIOS Esta opción permite realizar ajustes en los descuentos tributarios esta opción

se usa para corregir error en la liquidación de la información tributaria.

ADICION DE FACTURAS Esta opción permite realizar ajustes en las facturas ya liquidadas.

MODIFIC

COMPROBANTES

Esta opción permite realizar ajustes en los comprobantes ya ingresados en el

sistema

RUTA DE ACCESO

REPORTES

UTILITARIOS


SGF-QUIPU


SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES



CONTROL EMPRESA

Por medio de esta forma se crean las empresas que tendrán

ejecución presupuestal en el módulo presupuesto, a esta

parametrizacion se le identifica la estructura de presupuesto y

áreas de responsabilidad con las cuales se asociarán los

movimientos de presupuesto desde cualquier módulo del Sistema

que cause un efecto presupuestal. También se define la

periodicidad con que se efectuarán los cortes de presupuesto.

MOVIMIENTOS

La parametrización de este submenú permite relacionar una a

una todas las posibles transacciones o movimientos que deberán

ser validados y controlados para garantizar el desarrollo normal

del proceso de asignación, registro y giro presupuestal

(Ingresos/Egresos). Las formas asociadas a la opción de

movimientos son: tipos de movimiento, grupos de movimiento, y acumulado y saldos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

PLANES

El sistema permite definir de acuerdo a la información básica de

existencia legal y las necesidades internas de control creadas por

la empresa los siguientes planes que le facilitan el manejo de su

información: Plan de Imputaciones Presupuestales, Plan de

Recursos y

Plan de áreas de Responsabilidad. Todos los planes creados

deben cumplir la estructura definida en el módulo de

Contabilidad siguiendo los submenús

Soporte/Empresas/Estructura. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



DOCUMENTOS

En esta pantalla se define mediante un código carácter (de tres

letras, asignadas por el usuario), todos los documentos que sean

necesarios para registrar y procesar la totalidad de las

transacciones y movimientos que conlleva el proceso de

apropiación, registro y giro presupuestal, (Ingresos/Egresos),

definiéndoles por cada uno de ellos unas validaciones de tipo

administrativo que permitan cierto control sobre los registros que en ellos se procesen. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

TRASLADOS

La opción general de traslados está compuesta por tres formas

independientes (Empresa, Áreas de Responsabilidad e

Imputaciones), cuyo objetivo específico, es el permitir realizar

diversas validaciones y combinaciones, útiles para establecer los

controles y permisos necesarios, en la realización de las

transacciones o movimientos de presupuesto, relacionados con el

gran grupo de traslados o modificaciones. Los traslados se podrán

realizar entre empresas, áreas o dependencias, y entre imputaciones. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

EQUIVAL CONTA/PPTO

El objetivo específico de esta forma de parametrización está

dado por la relación directa existente entre la cuenta contable

registrada en un comprobante contable con el efecto

presupuestal que debe generar la transacción; especialmente

para aquellas operaciones que no están encadenadas en todo el

proceso del sistema, como la ejecución activa del presupuesto,

(Ingresos) y ciertas transacciones de egresos, (ejecución pasiva,

respecto a los reintegros), que tal como se anota, están sueltas,

pero que de alguna forma deberán tener su efecto presupuestal.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



REPORTEADOR

INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo es

la opción que permite al usuario de Contabilidad o Presupuesto

maniobrar y reagrupar la información contable o presupuestal

procesada en un sinnúmero de reportes definidos de acuerdo a

las exigencias externas, es decir, informes y reportes, solicitados

por los organismos de control y vigilancia que tengan cabida

dentro de la empresa; como también la información y reportes de uso interno. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CIERRE DE VIGENCIA

En esta forma se registran los grupos que se gestionan en el

cierre de vigencia, con el fin de dejar en el documento el

registro de si quedo con reserva presupuestal o de caja vigencia,

pero se cancelarán en la próxima.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



MOVIMIENTOS

TIPOS DE MOVIMIENTO: En esta pantalla se parametrizan todos

los posibles movimientos que se pueden presentar durante la

ejecución presupuestal para las diferentes vigencias (pasad,

actual o futura)

GRUPOS DE MOVIMIENTO: En esta parametrización se

identifican los grupos de movimiento que se gestionan en al

ejecución presupuestal de acuerdo a la norma y el seguimiento

que requiere la entidad, en

ACUMULADO Y SALDOS: En eesta parametrización se agrupan

los tipos movimiento en un grupo de movimiento con el que se

espera controlar el valor acumulado y saldo de un documento

presupuestal en la vigencia

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



PLANES

PRESUPUESTAL: Aquí se lleva a cabo la parametrización del

Plan Presupuestal de acuerdo con la estructura de Hacienda,

con estructura de cuenta título/movimiento o de árbol

conservando su jerarquía.

RECURSOS: Identifica los recursos ó las fuentes financieras que

aplican en la Universidad

AREAS RESPONSABILIDA: En esta pantalla se definen las áreas

de responsabilidad que se van a manejar por empresa, de igual

forma se puede asociar un responsable por cada área de

responsabilidad.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



DOCUMENTOS

TIPOS DE DOCUMENTOS: En esta pantalla se define los tipo de

documentos que se gestionarán en la ejecución presupuestal,

mediante un código carácter (de tres letras, asignadas por el

usuario), todos los documentos que sean necesarios para

registrar y procesar la totalidad de las transacciones y

movimientos que conlleva el proceso de apropiación, registro y

giro presupuestal, (Ingresos/Egresos), definiéndoles por cada

uno de ellos unas validaciones de tipo administrativo que

permitan cierto control sobre los registros que en ellos se

procesen.

AREAS POR DOCUMENTO: Mediante esta opción se determina

para cada áreas de responsabilidad o unidades ejecutoras

existentes en el sistema qué documentos se les autorizará para

que puedan hacer movimientos o transacciones de presupuesto.

MVTOS POR DOCUMENTO: Por medio de esta forma se

establece una relación entre los documentos definidos y los

tipos de movimientos que puede gestionar el documento,

asociando las imputaciones presupuestales, establecen niveles

de validación de saldos necesarios para el correcto desarrollo

que enmarca el proceso de apropiación, registro y ejecución

presupuestal, tanto en ingresos como en egresos.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



TRASLADOS

EMPRESA: En esta pantalla se determina a cada tipo de

documento el rango de empresas con la que se podrán realizar

traslados.

AREAS O DEPENDENCIAS: En esta forma se establecen para cada

estructura de áreas de responsabilidad los rangos de áreas de

responsabilidad fuente y los rangos de áreas de responsabilidad

destino, en las cuales se podrán realizar los traslados

presupuestales independientes que no se lleve un manejo de

presupuesto por áreas.

IMPUTACIONES: En esta opción se establece para cada tipo de

documentos los rangos de rubros presupuestales por tipo de

movimiento de traslado autorizado.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



REPORTEADOR

DEFINIR REPORTE: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA

UNIVERSIDAD, sin embargo es una de las opciones en la cual el

usuario puede proyectar un reporte personalizado desde alguna

estructura de un plan

REPORTEADOR

GENERAR REPORTE: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA

UNIVERSIDAD, sin embargo por medio de esta forma se genera

o consulta el reporte parametrizado por la anterior opción.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE



REGISTRO

OPERACIONES

Mediante esta forma se ingresa la información diaria referente a la

ejecución presupuesto; se ingresan las apropiaciones iniciales de

ingresos y gastos, disponibilidades, registros, ejecuciones, adiciones,

reducciones etc.

AUTORIZACIONES Dado que en su gran mayoría documentos presupuestales quedan en

estado GRABADO; es en esta opción donde el sistema solicita la

empresa, vigencia y tipo de documento a ser AUTORIZADO

TRASLADO

Por esta forma se registran los Créditos y Contra créditos internos que

se generan dentro de una empresa determinada, es importante tener

en cuenta que los registros que se generen en la forma “Traslados

Presupuestales” debe incluirse con Equilibrio Presupuestal,

manteniéndose un Origen (Rubro a Contracreditar) y un Destino (Rubro a Acreditar).

ANULAR DOCUMENTOS Por esta forma se pueden anular los diferentes documentos de

presupuesto, siempre y cuando estos no tengan más documentos asociados..




CANCELACION PARCIAL

Por medio de esta forma se realiza de manera automática la

cancelación de saldos, para ello se ingresa la información

correspondiente a la empresa, la vigencia del documento, el tipo de

documento, y se le indica el rango de números de documentos

donde se encuentra la información.

CIERRE MES

Por medio de la siguiente forma se efectúa el cierre presupuestal,

creando las cuentas cero, cuentas de orden generando

automáticamente el cierre del mes vigente y la apertura del

siguiente mes.

CONST.RES PPTO/CAJA Este proceso se ejecuta al final de cada vigencia fiscal con el fin de

generar las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar, no canceladas a 31 de Diciembre de la respectiva vigencia.




SITUACIÓN Esta funcionalidad permite realizar consultas de la ejecución

presupuestal y el saldo por empresa, área, acumulados de saldos y

acumulación por grupos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

DOCUMENTOS

Mediante esta forma se puede consultar el documento

presupuestales registrados con toda la información, que se requirió

para este proceso, mostrando además los documentos asociados a

este y saldos por imputación.

TRASLADOS

Relaciona los registros de traslado realizados en una vigencia y tipo

de documento, la consulta de traslados presupuestales muestra el

área, rubro presupuestal, recurso, mes, saldo inicial, valor del

traslado y saldo final de la empresa origen y destino. El valor del

traslado para la empresa origen siempre se presentará con signo

negativo, por lo que representa una salida.

SEGUIMIENTO A DOCU

Mediante esta forma, es posible consultar los documentos fuentes

en un en un proceso con sus documentos siguientes, por ejemplo al

validar una disponibilidad presupuestal se puede evidenciar los

compromisos que la afectaron

SEGUIMIENTO A IMPUTA Esta consulta se relaciona de manera detallada y masiva los

movimientos presupuestales realizados a una empresa, periodo,

tercero y proyecto.

SEG IMPUTA RANGO

EMP

Esta consulta se relaciona de manera detallada y masiva los

movimientos presupuestales realizados en un rango de empresas,

periodo y tercero.




CONSOLIDACION

A través de esta funcionalidad, es posible consultar la información

presupuestal consolidada de las empresas consolidadoras, bien sea

acumulados mensuales o por grupos.


REPORTES

CONTRALORIA

Mediante esta opción, es posible generar la información

presupuestal de las empresas consolidadas con la equivalencia para

los reportes que se emiten a la Contraloría.




SITUACION

EJECUCIÓN GENERAL: Por este tipo de consulta se pueden observar

las ejecuciones presupuestales de todos los rubros presupuestales

con todos los acumuladas por grupos , para una empresa, rangos de

áreas, recurso y vigencia .

POR EMPRESA: Por este tipo de consulta se pueden observar las

ejecuciones presupuestales acumulados y saldos por grupos, que

tienen una empresa imputación, recurso y vigencia .

POR ÁREA: : Por este tipo de consulta se pueden observar las

ejecuciones presupuestales acumulados y saldos por grupos, que

tienen una empresa area, recurso y vigencia .

POR GRUPOS: Por este tipo de consulta se pueden observar las

ejecuciones de los rubros presupuestales afectador por un grupo,

que tienen una empresa area, recurso y vigencia .




CONSOLIDACIÓN

ACUMULADO MENSUAL: Esta consulta permite visualizar para una

empresa de movimiento la ejecución presupuestal de un mes por

cada rubros, recursos y áreas, reflejando en una sola consulta los

principales movimientos presupuestales: apropiación inicial,

disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos, realizados en la

vigencia, separando mes a mes.

CONSOLIDACIÓN

ACUMULADO POR GRUPO: Esta consulta permite visualizar para una

consolidadora la ejecución presupuestal de un periodo por cada

rubros, recursos y áreas, reflejando en una sola consulta los

principales movimientos presupuestales: apropiación inicial,

disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos, realizados en la

vigencia, separando mes a mes.

.




PARAMETRIZACIÓN Aquí se encuentran todos los reportes que permiten listar

tablas propias del Sistema Financiero pero de propiedad del módulo presupuestal. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CERTIFICADOS

En esta opción se generan las impresiones de los certificados

de disponibilidad y registro. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

OPERATIVOS

En esta opción se clasifican los reportes que tienen que ver

con la relación detallada de los reportes de ejecución de

presupuestos y que pueden ser impresos como soporte a las

transacciones registradas, además de los reportes

acumulados de Ejecuciones presupuestales clasificados según

requerimientos de la empresa y comparativos de ejecución entre otros. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CONSOLIDADOS Relaciona las ejecuciones presupuestales pero a nivel de consolidados. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CIERRE DE VIGENCIA Muestran las reservas constituidas en la vigencia actual. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

RUTA DE ACCESO

REPORTES



PARAMETRIZACIÓN

AREAS DE RESPONSABILIDAD: Por medio de este reporte se

obtienen las áreas creadas para cada empresa con su

correspondiente descripción, además de la asignación del

responsable para determinadas áreas, dependiendo de su parametrización.

PLAN DE RECURSOS: Permite listar la tabla de planes de recursos Presupuestales, creado para cada empresa.

IMPUTACIONES: Permite listar la tabla de imputaciones

presupuestales y/o el rango de imputaciones que se desee con su correspondiente tipo y naturaleza. TIPOS DE DOCUMENTO: Genera todos los tipos de

documentos creados para el registro de las operaciones de la empresa. TIPOS DE MOVIMIENTO: Trae todos los tipos de movimientos

o transacciones necesarias de la empresa para su buen funcionamiento y control. ACUM. Y SALDOS X GRMV: Permite listar los movimientos

asociados a cada grupo de movimiento, con su respectivo

signo, para así hallar el acumulado de cada uno de los grupos.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



PARAMETRIZACIÓN

GRUPOS DE MOVIMIENTO: Trae a pantalla los grupos de movimientos representativos para la empresa.

TPMV X TIPOS DE DOCU: Lista todos las posibles

transacciones representativas de cada uno de los documentos creados. PARAM. TIPOS DE DOC.: Este reporte muestra los tipos de

movimiento asociados a cada documento filtrandolos por requerimientos. PARAM. TIPOS DE MOV: Este reporte muestra el total de

movimientos presupuestales que se encuentran parametrizados en el sistema. PARAM. CONV CON. PTO: Este reporte muestra la

parametrización diferentes equivalencias que existen entre las cuentas contables y los documentos presupuestales.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CERTIFICADOS

DISPONIBILIDAD PPTAL: Mediante esta opción se genera e

imprime el formato del certificado de disponibilidad presupuestal para una empresa y vigencia.

REGISTRO PPTAL: A través de esta opción se genera imprime

el formato de registro presupuestal realizado para una empresa y vigencia.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



OPERATIVOS

APROPIACIONES: Se encuentran los reportes que permiten

listar las apropiaciones del mes, acumulado por área, por

empresa, permitiendo establecer un control sobre las

apropiaciones acumuladas en el transcurso de una vigencia fiscal determinada. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ EJECUCIONES: Agrupa los reportes de ejecución presupuestal

con los que se establecer el control sobre el manejo

presupuestal tanto por áreas como por empresas y puede

generarse de acuerdo con los requerimientos de cada

solicitud. Es decir si se requiere sólo ciertos rubros

presupuestales, o de un periodo determinado. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ CONTROL DOCUMENTOS: En estos reportes generan la relación de documentos de disponibilidades, compromisos, gestionados en una empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ RESOLUCION 036: Mediante esta opción se generan los

reportes exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público que permiten informar, en los formatos establecidos

por la resolución, la situación de la ejecución presupuestal

de la vigencia, el estado de ejecución de las reservas

presupuestales constituidas a 31 de Diciembre de la vigencia

anterior, la cancelación de las Cuentas por Pagar y el pago de las respectivas Vigencias Futuras.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



APROPIACIONES

El reporte de Apropiación Inicial se podrá generar la

apropiación inicial y final de una empresa acumulado por

empresa o áreas de responsabilidad. Los reportes que se

pueden generar por esta forma son los siguientes:

- APROP INIC X EMPRESA

- APROP INIC X AREA

- EJEC .AP.ANUAL AREA

- APROP EJEC.ANUAL

RUTA DE ACCESO

REPORTES



EJECUCIONES

Estos reportes permiten saber de manera acumulada el

valor apropiado, cuanto hay en disponibilidades, los

compromisos adquiridos, las obligaciones registradas y los

pagos realizados a la empresa y periodo, así como los

ingresos ejecutados en la empresa .

Estos tipos de reportes agrupan la información por rubros,

recursos, áreas y es importante tener en cuenta los datos

que están solicitando el reporte (Código de la empresa,

vigencia, recurso, imputaciones, áreas, periodo). Los

reportes por defecto traen parametrizados los grupos de

ejecución que requiere el reporte. Los reportes que se

pueden generar por esta forma son los siguientes:

-ACUM/AREA VS APRO. A

- ACUMULADA/EMPRESA

- ACUM/EMPR SIN RECURS

- ACUM/AREA SIN RECURS

-ACUMULADA/AREAS

- MENSUAL POR EMPRESA

-MENSUAL POR AREAS

- COMPARATIVO/EMPRESA

- COMPARATIVO/AREAS

- GASTOS PPTO GRAL UN

- SALDOS GRUPOS UTIL

- INGRESOS POR EMPRESA

- INGRESOS POR AREA

- SEGUIM EJEC AREAS

- COMPARATIVO MESES

- EJECUC MENSUAL VS AP

- MENSUAL VS APROP MEN.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CONTROL

DOCUMENTOS

DISPONIBILIDADES: En este reporte se relacionan los

documentos de disponibilidades en la vigencia actual. De

cada una de ellas disponibilidades muestra el estado del

documento, las imputaciones y áreas presupuestales

afectadas, además del tipo de movimiento realizado; se

muestra también los registros presupuestales referenciados.

COMPROMISOS: Este reporte totaliza por cada tipo de

documento y muestra el estado del registro presupuestal, el

beneficiario del contrato, las observaciones del documento,

su valor ejecutado y si el documento ya ha sido obligado

relaciona el número de la orden de pago, vigencia y valor.

CONTROL DOC. EMPRESA: En este reporte se detallan por

empresa y tipos de documentos todos los movimientos

presupuestales realizados en un periodo determinado de

tiempo, agrupando la información por tipo de documento.

MOV DOCUMENTOS: Este reporte detalla la ejecución de los

documentos presupuestales.

RESUMEN POR RUBRO: En este reporte se detallan por

empresa todos los movimientos presupuestales realizados en

un periodo determinado de tiempo, agrupando la

información por imputación. Al final de la información de

cada imputación, se muestra un resumen de las

apropiaciones y compromisos de cada una.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CONSOLIDADOS

AGRUPADOS: Mediante esta opción se genera la información

presupuestal acumulada por vigencia o mensual según la

necesidad del usuario. Los reportes que se pueden generar

aquí son:

-ACUMULADO CON RECURS

- ACUMULADO SIN RECURS

- MENSUAL CON RECURSO

-EJECUCION INGRESOS

Adicionalmente permite generar un reporte comparativo

entre empresas según la necesidad llamado COMPARATIVOS

DETALLADOS: Mediante esta opción se genera la información

presupuestal detallada según la necesidad del usuario. Los

reportes a generar aquí son:

-APROPIACION INICIAL

- ACUMULADO CON RECURS

- ACUMULADO CON RECU 2

- ACUMULADO SIN RECURS

- MENSUAL POR RECURSO

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CONSOLIDADOS

Res 036: Mediante esta opción se genera la información

presupuestal que debe reportarse al Ministerio de Hacienda

y Crédito Público según los criterios requeridos por el usuario

. Los reportes a generar aquí son:

-INGRESOS MES

- APROPIACION VIGENCIA

- RESERVAS PPTALES

- CUENTAS POR PAGAR.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CIERRE DE VIGENCIA

Mediante esta opción es posible obtener la información todos

los grupos donde quedan disponibilidades pendientes por

comprometer (registro presupuestal), compromisos

pendientes por causar (ordenes de pago), y causaciones

pendientes por pagar, que tienen afectación presupuestal en

la presente vigencia, pero se cancelarán en la próxima. El

reporte a generar en esta forma es CONST RESERVAS Y

CXP.

RUTA DE ACCESO

REPORTES


SGF-QUIPU


SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES


OPCION DE

MENU APLICACIÓN

CONTROL

En esta pantalla se parametriza la información requerida por cada empresas para la

ejecución de este módulo. Indicando parámetros tan importantes como: la fecha

control de registro contable y el número de decimales a utilizar en cada liquidación,

para la generación de sus respectivas retenciones.

TIPOS DE ACTAS Esta tabla de parámetros permite clasificar las posibles actas a utilizar en la

liquidación de una cuenta y así poder tener un mejor control sobre las adiciones,

anticipos, actas parciales, reajustes, mayor valor de obra etc.

TIPOS

MOVIMIENTOS

En esta opción se parametrizan todos los movimientos necesarios en el módulo de

cuentas por pagar, el cual indica al momento de la liquidación de una orden que

módulos que debe afectar y garanticen la efectividad en las transacciones realizadas.

Para que esto se cumpla se deben relacionar ciertas validaciones.

CONCEPTO

LIQUIDACION

Esta pantalla permite parametrizar todos y cada uno de los diferentes descuentos

tributarios y no tributarios, que de acuerdo a la naturaleza del tercero se deben

generar en la liquidación de la orden de pago, relacionando aquí el porcentaje de

descuento y las cuentas mayores a las cuales se debe generar el movimiento

contable de acuerdo al gasto, costo o activo causado.

ACTIVIDADES ICA

En esta tabla se parametrizan a cada ciudades los códigos de la actividades ICA con su

respectivos porcentajes y montos mínimos a controlar, estos códigos son los

asignados por cada administración municipal, indicándose el tipo de actividad a la que

se pertenezca, siendo comercial, industrial, de servicios o financieros.

CONCEPTOS DIAN

En esta forma se relacionan todos los conceptos tributarios que hacen referencia a los

descuentos que deben ser asociados en la forma soporte/conceptos de liquidación de

cuentas en el campo DIAN. La correcta clasificación de estos conceptos permitirá el

registro adecuado en los reportes de descuentos tributarios generados por el módulo

de contabilidad.




LIQ.ORDEN DE PAGO

Mediante esta opción se liquida una cuenta teniendo presente todos los

criterios necesarios para esto tales como retención en la fuente, del IVA, ICA,

y demás descuentos y reintegros tributarios ó no tributarios, etc. Esto permite

que el sistema sea automático al liquidar evitando así errores al aplicar

porcentajes y criterios relacionados con dicha liquidación.

ANULA ORDEN DE PAGO Por medio de esta forma se anulan todas las órdenes de pago mal liquidadas,

o generadas en períodos no correspondientes.

RADICACIONES

Por medio de esta forma se registran todas las facturas pertenecientes a cada

proveedor, teniendo en cuenta que correspondan al mismo documento

presupuestal, con el mismo número de acta.

AUTORIZA ORD PAGO

Por medio de esta forma se autorizan las órdenes de pago, indicando la fecha

en la que se debe realizar el egreso, asignando el flujo de caja, señalando los

descuentos si existen y parcializando las órdenes de pago que se girarán a

diferentes beneficiarios.




ORDENES DE PAGO Grupo de consulta que permiten hacer seguimiento a órdenes de forma

general ó específica. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

FACTURAS

Relaciona las facturas liquidadas en una orden de pago, asociadas a un

tercero, en la cual se pueden ver el trámite surtido por la misma en el

módulo de cuentas por pagar, presupuesto y almacén, llegando al detalle del

documento en estos módulos por medio de botones. Para generar esta

consulta es indispensable conocer la empresa, vigencia y estado a la que

pertenece la factura.

ANTICIPOS Y

AMORTIZACIONES

Por esta opción se pueden consultar todos los anticipos y las

amortizaciones generados en un período determinado, indicando el

nit, auxiliar.

RADICACIONES

Relaciona la información de los documentos radicados y pueden ver el

trámite surtido por la misma en el módulo de cuentas por pagar, y

presupuesto. Para esta consulta debe conocer la empresa, vigencia y

rango de fechas en la que se realizaron las radicaciones



ORDENES DE PAGO

GRAL ORDEN DE PAGO:Esta consulta lista el formato de orden de

pago , donde relaciona el estado (tramite, pagada o anulada), los

conceptos de liquidación relacionados a ella, y la efecto generado

en los módulos de presupuesto y contabilidad. Para accesar a esta

consulta basta con digitar el código que identifica la empresa, la vigencia, el

número alterno si se maneja o el secuencial correspondiente al proveedor o

tercero.

ANUL ORDEN DE PAGO: Por medio de esta pantalla, podemos conocer las

órdenes de pago anuladas en un período determinado, solo digitando el

código que identifica a la empresa, la vigencia y el período que queremos

consultar, para la digitación del período se sigue el formato AAAA-MM.

ACUMULADO ORPA X AUX: Por medio de esta forma se puede consultar la

cantidad de órdenes de pago causadas, autorizadas, en trámite, canceladas

y anuladas, en un determinado período; mostrando para cada estado el

acumulado en valor neto y bruto. Para acceder a esta consulta, digite el

código de identificación de la empresa e indique el período, que se desee

consultar.

CONS PUB ORPA X AUX: Esta consulta está concebida para ser

utilizada directamente por los proveedores o beneficiarios de las

cuentas por pagar para efectos de consultar el estado de sus

cuentas de cobro en un equipo ubicado en un sitio de acceso al

público. Para acceder a esta consulta digite el número de

identificación del proveedor y año de vigencia de consulta




ORDENES DE PAGO

ORDENES NO PAGADAS: En esta forma se relacionan las órdenes de pago

pendientes por cancelar, ordenadas de acuerdo al número de orden de

pago generado por el sistema, señalando para cada una de ellas el valor

bruto, valor neto, fecha de pago y estado en el que se encuentre la orden

de pago. Para generar la información digite el código de identificación de la

empresa, vigencia e indique la fecha desde/hasta cuando se requiera

consultar.

ORDEN AUTO NO PAGADA: Permite tener una relación de todas las

cuentas que han sido autorizadas pero NO han sido pagadas lo cual es

interesante de analizar para conocer la razón por la cual no se ha efectuado

su correspondiente egreso, si nos ofrecen descuentos, si es por fechas de

vencimiento lejanas, amplios créditos ofrecidos etc.

NUMERACION ALTERNA: Por esta opción se pueden consultar todos

las órdenes de pago su fecha tercero entre otros y su numeración

alterna con un valor y usuario que realiza.





PARAMETRIZACIÓN

Por esta opción se podrá imprimir todos los reportes que relacionan las

tablas de parametrización propias del Módulo de Cuentas por Pagar. ESTA


OPERATIVO

Por esta opción se imprimen todos los reportes, que se relacionan con los

documentos propios de este módulo y que quedan como soporte de las

transacciones realizadas, además de otros reportes que ayudan en la revisión

diaria de este módulo. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

RUTA DE ACCESO

REPORTES


PARAMETRIZACION

• CONCEPTOS DE LIQUIDA: Este reporte permite de acuerdo al plan de

cuentas de la UN , listar todos los conceptos de liquidación creados en

orden su descripción, su porcentaje a descontar y si es para régimen

simplificado, la base a tener en cuenta para la retención y las cuentas

contables del pasivo. Para generar, este reporte basta con digitar el

código que corresponde a la estructura del plan contable asociado a la

empresa.

• PARAM.CTRL.CXP: Este reporte permite verificar el control de la

empresa, el tipo de comprobante de causación , la cuenta mayor con la

que contabiliza los descuentos en la causación , donde produce la

causación (tesorería-Cuentas por pagar) y el comprobante por defecto

para pago.

• TIPOS DE MOVIMIENTO: Este reporte permite ver todos los movimientos

parametrizados en el módulo de cuentas por pagar, con su descripción ,

indicador de que el tipo de movimientos es o no es utilizado en contratos

, amortiza o es anticipo, entre otros , el cual indica al momento de la

liquidación de una orden que módulos debe afectar y así garantizar la

efectividad en las transacciones realizadas. .

• PORC RET ICA X CIUDA: En esta reporte se listan las actividades por

concepto retención ICA por ciudad.

• CONCEPTOS DIAN:En este reporte se relacionan todos los conceptos

tributarios que hacen referencia a los descuentos que deben ser

asociados en el campo DIAN.


RUTA DE ACCESO

REPORTES


OPERATIVO

•FORMATO ORD DE PAGO: Imprime el formato de órdenes de pago liquidadas en el sistema. Para

la impresión de este reporte digite el código de la empresa, la vigencia y el número de orden de

pago que se desee imprimir.

•HOJA RUTA ORD PGO: Este reporte presenta para cada proveedor, el número de orden de pago,

documento presupuestal asociado, valor bruto, descuentos y valor neto, además de identificar si

la orden de pago se encuentra pagada (P), anulada(X) ó en trámite (T). El reporte ordena de

acuerdo al nit del proveedor.

•LISTAD RESUMIDO O.P: Este reporte nos da a conocer el valor total de órdenes pagadas y no

pagadas; totalizándolas independientemente y relacionando una a una, siguiendo el consecutivo

por número de orden de pago, en un rango de fechas determinado Permite identificar el número

de la orden de pago, el recurso afectado, fecha en la cual se realizó la causación, beneficiario y

valor neto..


RUTA DE ACCESO

REPORTES


OPERATIVO

•ORD. DE PGO X TP. MO: El reporte realiza la clasificación de acuerdo al tipo de movimiento de la

liquidación de la orden, relaciona el proveedor, el número de orden de pago, documento presupuestal

asociado; tipo, número y periodo del comprobante contable; valor bruto, descuentos y valor neto.

•ORDENES NO PAGADAS: Relaciona las órdenes de pago liquidadas, que aún no se han cancelado.

Para cada una de ellas nos presenta el concepto de liquidación utilizado, y los descuentos tributarios

asociados.

•ORDENES PAGADAS: Este reporte presenta el proveedor, orden de pago asociada, tipo y número de

documento presupuestal afectado, valor bruto, valor neto, descuentos tributarios, señalando el valor

por cada uno de estos como retención en la fuente, IVA, Rete IVA, ICA y otros, para aquellas órdenes

que se encuentran en estado pagado en un rango de tiempo determinado.


RUTA DE ACCESO

REPORTES


OPERATIVO

•RELACION PPTAL OP: Relaciona todas las órdenes de pago indicando para cada una de ellas, el

beneficiario; tipo, número y recurso presupuestal afectado; Valor bruto; descuentos tributarios

(Rete Fuente, Rete IVA, Rete ICA, etc.); Valor Neto y fecha en la que se realizó el egreso. Además

de presentar la información anterior, específica el valor causado por cada área y rubro

presupuestal, para una vigencia y periodo determinado.

•RADICACION DE C X P: Este reporte presenta el número de radicación, estado de radicación,

fecha en la cual se realizó la radicación, proveedor ó tercero, valor radicado; además relaciona el

documento presupuestal afectado en cada radicación, y las facturas relacionadas con sus

respectivos valores.


0

RUTA DE ACCESO REPORTES


SGF-QUIPU


SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES


CONTROL

Esta pantalla permite alimentar la información de la empresa con

algunos de los parámetros necesarios para lograr el control de la

información procesada en un día normal de transacciones.

TIPOS DE

MOVIMIENTO

En esta opción es donde se crean todas las posibles tipos de

movimientos o transacciones diarias que se desarrollan en Tesorería,

asignándoles a cada una de ellas, las validaciones y controles

necesarios.

COBTE VS MVTOS

TESOR

Esta pantalla permite relacionar los movimientos de tesorería con los

tipos de comprobantes de contabilidad y con los códigos de las

cuentas contables, en los cuáles se registrarán las transacciones

realizadas, día a día; al igual que las validaciones y controles

administrativos a que serán sometidas las transacciones de tesorería,

dependiendo del tipo de comprobante contable al cual están

asociados.

CPBTESVSFORMA

CAPTUR

Esta forma busca correlacionar los tipos de comprobantes de

contabilidad que podrá tener acceso a tesorería para cada una de las

formas que existan en la captura de egresos e ingresos.

BANCOS Esta opción agrupa las opciones relacionadas con el manejo de bancos

y entidades financieras. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

FLUJO DE CAJA

INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo esta

parametrización permite controlar el manejo de los dineros

efectivamente ingresados ó egresados de la empresa a través de sus

cuentas bancarias y/o sus cajas, esto con el fin de poder trazar

proyecciones de gastos basados en los ingresos reales y así no

contraer obligaciones más allá de la capacidad de pago de la




ESTRATOS REPORTES Esta opción permite parametrizar los rangos de los estratos para los

informes de la contraloría.

TIPOS DE

ANULACIONES

En esta forma se crean todos los posibles tipos de anulación, que

surgen de las transacciones diarias de el módulo de Tesoreria

OPERACIÓN

EFECTIVA DE CAJA

INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta

forma se registran todas las transacciones de ingresos y gastos, que se

encuentren en su última etapa, es decir, lo efectivamente recaudado

o percibido y los pagos realizados en dinero o su equivalencia, en un

período de tiempo determinado, independientemente de las vigencias

presupuestales que se afecten.

CARTAS DE GIROS


forma se establecen los formatos de cartas que se enviarán a las

entidades financieras para realizar operaciones como: la transferencia

de valores a otras cuentas.

TESORERIA

INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo esta

opción permite la creación de la tesorería indicando quien es el

responsable de esta.

CONCEPTOS

ACREEDORES

Por esta forma se crean los parámetros necesarios para el manejo de acreedores.




CARGOS Y CLASES


opción se parametriza los cargos de la entidad y las clases de los

mismos.

JUZGADOS INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en esta

forma se crean los juzgados que ordenan los embargos en el sistema.

NUEVO FORMATO

En esta opción se parametriza los formatos para la generación de los archivos

planos, esto para posteriormente subirlos al portal del banco y realizar los

giros electrónicos.

COD.EQUIVA.ARCH.

PLANO

En esta opción se parametriza los códigos de equivalencia de los bancos,

estos códigos se generan en los archivos planos, cuando los archivos planos

se suben al portal del banco este identifica los códigos y dirige la transacción

al banco correspondiente.




BANCOS

• TIPOS ENTIDADES: En esta forma se relacionan todos los posibles tipos de entidades

financieras como son: Bancos, Corporaciones, Cooperativas, Fondos, Cajas y otras,

con los cuales se hacen las operaciones en Tesorería, indicando el orden en que se

verán reflejadas en los reportes de este módulo.

• BANCOS: Esta opción almacena todos los bancos o entidades bancarias con los

cuales se efectúa operaciones la Empresa, relacionándolos con el código de

identificación asignado para cada banco.

•CUENTAS ENTIDADES: El objetivo principal de esta pantalla se centra en la relación

que existe entre el número de cuenta bancaria (cuenta corriente o de ahorros), y el

código de cuenta contable, en la cual se registrarán las transacciones o movimientos

de la entidad financiera.

•FORMAS DE PAGOS: En esta opción se parametriza las formas de pago que se debe

utilizar en el sistema ejemplo: efectivo, en cheque, tarjeta.

PARAMETROS CONCILIA: Por medio de esta pantalla se relaciona a cada banco el

código de transacción que utiliza para el registro de los movimientos en la cuenta; al

igual que se asocian los movimientos creados en el módulo de tesorería que se

asemejan a la transacción del banco.




MOVIMIENTO TESORERIA Se refiere a las operaciones diarias que se realizan en el módulo de tesorería.


CIERRE DIARIO TESOR. Esta opción permite realizar el cierre diario del modulo de tesorería.

CONCILIACIONES

Permite agrupar todas los procesos necesarios para que el sistema pueda

realizar la conciliación bancaria en forma automática frente a los extractos

bancarios enviados por los bancos. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

ANUL. DE TESORERIA

Por medio de esta pantalla se realizan las anulaciones de todas las

transacciones generadas por el sistema desde el módulo de Tesorería, a

excepción de la anulación de legalizaciones.

LEGALIZACIONES Esta opción permite ingresar los comprobantes de legalización al sistema .

ANULA LEGALIZACIONES Esta opción nos permite anular las legalizaciones ingresadas en el sistema.

TRSLADO FONDOS

Esta opción permite realizar traslados entre cuentas bancarias (cuenta

corriente y cuenta de ahorro), pertenecientes a la misma entidad financiera y

a la misma empresa.

CTAS BANCARIAS AUXIL Esta opción permite crear las cuentas bancarias de los auxiliares creado en el modulo de

contabilidad para que se le realicen g los giros electrónicos al auxiliar correspondiente.




MOVIMIENTO

TESORERIA

•INGRESOS: En esta pantalla se registran la información referente a ingresos: Estos

ingresos corresponden a ingresos corrientes, ingresos de capital e ingresos de

terceros; es decir todas aquellos ingresos que perciba la entidad (afecten su caja o

banco), así no hagan parte de su presupuesto.

•EGRESOS: En esta pantalla se registran todos los egresos necesarios para desarrollar

en forma eficiente las actividades comerciales de una empresa; estos egresos

pueden ser con ordenes de pago (vienen de cuentas por pagar) ó egresos sin orden de

pago, lo que corresponden a giros directos.

•GIROS ELECTRONICOS: Esta opción permite agrupar los procesos necesarios para

trabajar con las corporaciones Bancarias bajo la modalidad de Giros electrónicos de

pagos a cuentas de los terceros en forma directa , además de permitir también el

manejo de los pagos Masivos y el registro de las transacciones realizadas

efectivamente en los módulos que corresponda cuando se reciba la notificación del

banco de haber hecho efectivo el abono en cuenta del tercero ESTA OPCIÓN

HABILITA UN SUBMENÚ




MOVIMIENTO

TESORERIA

•REINTEGRO ACREEDORES : En esta forma se describen los movimientos de

reintegro para los acreedores.

•MANTENIM ACREEDORES: Por medio de esta pantalla se constituyen los acreedores

bien sea realizando la constitución en caja o bancos, según corresponda. Para la

constitución de acreedores se realiza desde esta forma cuando el comprobante

inicial que genera la constitución del acreedor, no se ha realizado por el sistema; de

lo contrario la constitución en acreedor banco se hace mediante una anulación

especial denominada Anulación de Acreedor

• ENTREGA DE CHEQUES: Pantalla que permite ver la relación de todos los cheques

entregados y actualizar su estado a cobrados utilizando como base el extracto

bancario y/o la comunicación diaria con el banco.




MOVIMIENTO

TESORERIA

•CHEQUES COBRADOS : Pantalla que me permite ver la relación de todos los cheques

entregados y actualizar su estado a cobrados utilizando como base el extracto

bancario y/o la comunicación diaria con el banco.

•IMPRIMIR CHEQUES: Esta forma tiene como funcionalidad permitir la impresión de

cheques, con un formato previamente parametrizado.

• MATENIMIENTO DE CHEQUERAS: Por medio de esta pantalla se deben registrar

todas las chequeras asignadas por el banco, teniendo en cuenta la empresa, banco,

sucursal y número de cuenta.




CONCILIACIONES

•SALDOS EXTRACTOS: Mediante esta opción se graban los saldos iniciales de los

bancos a una fecha previa a la grabación de movimientos y al proceso de cierre y

generación de saldos finales; el cual el sistema hallará cruzando el saldo inicial con

los movimientos.

•GRABAR EXTRACTO: Con esta opción se graba la información referente al extracto

bancario y su información inicial y previa a la conciliación bancaria.

•IMPORTA EXTRACTO: Esta opción permite traer en forma automática mediante una

interfase la información de un extracto que venga directamente en medio magnético

de la corporación ó banco a procesar.

•CONCILIAR BANCOS: Permite realizar el proceso propiamente dicho de conciliación

bancaria.

•CIERRE CONCILIACION: Esta opción permite realizar el cierre de las conciliaciones

este cierre se realiza mensual.




GIROS ELECTRONICOS

•REGISTRO DE PAGOS: esta opción nos permite cancelar varias órdenes de pago

giradas a un mismo beneficiario, utilizando un solo cheque, también nos permite

cancelar una misma orden de pago, que se haya parcializado a diferentes

proveedores o beneficiarios, como es el caso de la nómina, se realiza una sola orden

de pago, y en el momento de autorizarla desde Tesorería, se le da la opción de

parcializarla, ingresando la identificación de cada uno de los beneficiarios (nits o

cédula).También se cancelarán órdenes de pago con diferentes beneficiarios con el

fin de agilizar el proceso.

•APROBACION DE PAGOS: Por medio de esta forma se genera el comprobante

contable que contabiliza los egresos realizados por pagos masivos. En el bloque

Marcar Todo se debe señalar una de las tres opciones disponibles No, Aprobado,

Rechazado, para los pagos a proveedores que halla debitado el banco, esto con el fin

que se contabilicen los egresos a los proveedores a los cuales se les halla realizado el

pago.

•ABONO A CUENTA: Esta opción permite escoger la cuenta bancaria de un tercero

para realizar el giro electrónico.

• GENERA PLANOS PAGOS: Permite generar el archivo plano asociado aun grupo de

movimiento el cual será cargado en el portal bancario . Para la generación del

Archivo Plano se debe realizar los egresos por la forma de pagos masivos con un tipo

de movimiento cuya característica principal es que no procesa en línea. Al confirmar

los proveedores cuyo pago se realizara por archivo plano, se genera un número de

Grupo de Pago,.





SALDOS CTA BANCARIAS

Mediante esta opción puedo conocer los saldos de las cuentas

bancarias y cajas uno a uno a la fecha indicada por el usuario; y

podrá exportar este archivo a Excel mediante el icono Generar

Archivo.

SALDOS INIC. BANCOS

Esta forma de manera resumida muestra los saldos iniciales de cada

cuenta, que se encuentra grabada en el sistema

LIBRO DE CHEQUES

Se puede hacer seguimiento de los números de cheques girados a

través de esta opción; con el solo número del cheque y digitando la

entidad bancaria y la empresa a la cual pertenece puedo conocer el

beneficiario del cheque y la orden de pago cancelada.

MOV. DE TESORERIA

Aquí se agrupan todas las opciones de consultas referentes a

movimientos propios de tesorería. ESTA OPCIÓN HABILITA UN

SUBMENÚ

CONSULTA GIROS ELECT Esta forma brinda la posibilidad de conocer los datos, de los giros

realizados por medio del proceso de pagos masivos.

LISTADO ACREEDORES En esta opción genera una lista con los beneficiarios constituidos como

acreedores.




MOV. DE TESORERIA

• MOV. POR ENTIDAD: En esta consulta se puede observar todos los movimientos realizados

por la entidad bancaria en una fecha determinada.

• MOV. POR TIPO COMPBTE: Esta opción permite consultar información de tesorería teniendo

en cuenta el tipo de comprobante contable generado por el sistema, en una fecha

determinada

• MOV. POR TIPO MOV: Esta opción permite consultar todas las transacciones realizadas por

un tipo de movimiento y en una fecha determinada.

•PAGOS POR BANCO : Esta forma describe los pagos realizados, por medio de cuentas

bancarias asociadas a la empresa y permite ver el estado de cada uno de ellos, resumiendo el

comportamiento general y especifico de cada transacción.

• PGOS. ACUM X PERIODO: Esta forma muestra el resumen de pagos, realizados durante un

periodo de tiempo, por una empresa a sus acreedores.

•MOV. PAGOS POR AUX: Esta forma describe los diferentes pagos, que se han realizado por

Auxiliar para determinada empresa. Contienen:




MOV. DE TESORERIA

• MOV. GRAL TESORERIA: Esta forma describe los movimientos realizados por la tesorería de

la empresa, dentro de un tiempo establecido y con unas acciones determinadas.

• CHEQ ANUL. SIN MOVI: Esta opción permite consultar la información de los cheques

anulados sin movimiento en el sistema.

•COMPROB ANULADOS: esta opción permite consultar los comprobantes contable que se

encuentran anulados en el sistema



PARAMETRIZACION

En esta opción se puede generar los reportes de las

parametrizaciones que posee el modulo de tesorería . ESTA OPCIÓN


FORMATOS

Permite listar toda la información de tesorería respecto de los

movimientos grabados, clasificados según las necesidades propias de

los usuarios


MOVIMIENTOS

En esta opción se generan los reportes por movimiento de tesorería


CHEQUES

En esta opción se genera los reportes de las información de los cheques


CONCILIACIONES

En este reporte se puede generar la información de las conciliaciones

bancarias por empresa, y del ultimo periodo generado en el sistema.

HISTORIA CONCILIA

En este reporte se puede generar la información de las conciliaciones de

meses cerrados .

INFORMES FLUJO DE

CAJA


opción se pueden generar los informes del flujo de caja


RUTA DE ACCESO

REPORTES



PARAMETRIZACION

• TIPOS DE MOVIMIENTO: Este reporte genera un listado de la parametrizacion de los

movimientos de tesorería que se encuentra creados en el sistema.

• PLARAM CTAS BANCARIAS: Este reporte genera un listado con la parametrizacion de las

cuentas bancarias creadas en el sistema.

• BANCOS: Este reporte genera un listado de las cuentas bancarias y los bancos que se

encuentran creados en el sistema.

•TP CPTE CBLE VS MOV: Este reporte genera un listado de los comprobantes contables Vs

movimientos de tesorería.

•PARAM CONC DE ANUAL : En este reporte se genera un listado con la parametrizacion de los

movimientos de anulación de tesorería.

PARAM CTRL X EMPRES: Este reporte genera la parametrizacion de las empresas creadas en

el modulo de tesorería.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



FORMATOS

• RECIBO DE TESORERIA: Este reporte genera el formato del recibo de tesorería establecido.

• INGRESOS TESORERIA: Este reporte genera el formato de ingresos de tesorería.

• EGRESO TESORERIA: Este reporte genera el formato de egreso de tesorería.

•TRASLADO DE FONDOS: Este reporte genera el formato de traslados de fondos.

• CARTA TRASLADO FDOS: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo este

reporte genera el formato de carta de traslado de fondos

•ACREEDORES: Esta opción genera el listado de los acreedores que se ingresaron en el

sistema


•OPR.EFEC.DE CAJA: INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo en este

reporte genera el formato de la operación efectiva de caja

RUTA DE ACCESO

REPORTES



ACREEDORES

• LIST X EST ACREEDOR: Este reporte genera un listado de todos los acreedores indicado el

estado de cada uno, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, un

rango de documento y un rango de fechas, este reporte exige que se diligencie una cuenta

contable, esta cuenta contable debe ser la cuenta con la que se constituyo el acreedor

dependiendo el año que se creo.

• LIST. DE ACREEEDORES: Este reporte genera un listado de los acreedores que se ingresaron

al sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, una cuenta

contable dicha cuenta es con la que se constituyo el acreedor y un rango de fechas .

• LIST X FEC PROCE ACRE: Este reporte genera un listado de los acreedores por fecha y

proceso, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, una cuenta

contable, dicha cuenta es con la que se constituyo el acreedor, un rango de terceros y un

rango de fechas.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



MOVIMIENTOS

• MOV TESO DETALLADO: Este reporte genera la información de los movimientos de

tesorería detallado por empresa y banco, para generar este reporte se debe diligenciar un

rango de empresas, un rango de fechas, un rango de bancos, este reporte muestra los

movimientos que se generaron en las cuentas bancarias mostrando los movimientos débitos y

creaditos, los acumulados, también muestra con que tipo de comprobante se genero el

movimiento .

• MOV TESOR RESUMIDO: Este reporte genera la información de los movimiento de tesorería

resumido, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de

bancos, un rango de cuentas bancarias y un rango de fechas, este reporte muestra los saldos

inicial de la cuenta y el saldo fina, también muestra los ingresos reales y los egresos reales.

Indicado si tuvo traslados en cada uno de estos.

• EST DIAR FON Y VRES: Este reporte genera la información del estado mensual de fondos y

valores.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



MOVIMIENTOS

•MOV TESOR X AUX: Este reporte genera la información de los movimientos de tesorería por

auxiliar, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de cuentas

bancarias y un rango de fechas, este reporte muestra los movimientos ingreso y los movimientos de

egreso que se realizaron por cada auxiliar y su respectivo saldo .

• SALDO PROM DIAR BCOS: Este reporte muestra la información de los saldo diarios de los bancos,

para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de cuentas bancarias, y

un rango del periodo donde se afecto el movimiento.

•IMPUESTOS POR BANCOS: Este reporte genera la información de los impuestos por bancos que se

tienen registrados en el sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas,

un rango de las ciudades donde fue afectado el impuesto y un rango de fechas, este reporte tiene

la opción de escoger que clase de impuesto se desea generar y muestra la información de los

conceptos utilizados en las retenciones o impuestos afectados, esta información debe ser acorde

con la información que se reporta en los archivos DIAN.

RELACIÓN DE INGRESOS: Este reporte muestra la relación de los ingresos que se crearon en el

sistema, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas, un rango de proyectos, la

vigencia y un rango de imputaciones, este reporte muestra la información de lo ingresos generados

para cada proyecto, también muestra el valor con su respectiva imputación, y que documento

presupuestal se creo.

RUTA DE ACCESO

REPORTES



CHEQUES

• LIBRO CHEQUES: Este reporte genera la información del libro de cheques por empresa,

para generar este reporte se debe indicar un rango de empresa, un rango de fechas, un rango

de cuentas bancarias, este reporte tiene la opción de mostrar los cheques anulados o todos,

también tiene la opción de generar el reporte si los cheques esta por entregar, anulados,

cobrados, o entregados.

• CHEQUES POR COBRAR: Este reporte muestra un listado de los cheques pendientes de

cobro según conciliación, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas,

un rango de fechas, un rango de cuentas bancarias.

• CHEQUES ANUL SIN MOV: Este reporte genera un listado de los cheque que fueron anulados

sin movimiento, para generar esta información se debe indicar la empresa, un rango de

cuentas, y un rango de cheques, esta opción permite generar un archivo plano con la

información .

• MOV Y SAL EFEC TESOR: Este reporte muestra la información del movimiento y saldo

efectivo de tesorería, para generar este reporte se debe indicar un rango de empresas y el

periodo, este reporte muestra el saldo inicial según tesorería de la caja y los bancos,

también muestra los ingresos y los egresos realizados y los saldos de los libros según tesorería

y contabilidad.

RUTA DE ACCESO

REPORTES


SGF-QUIPU


SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES

OPCION DE

MENU APLICACIÓN

CAJAS

RECAUDADORAS

Por medio de esta forma se crean todas las posibles cajas de recaudo que requiera

una empresa.

USUARIOS DE

RECAUDOS

Por medio de esta forma se asignan los usuarios con el rol de cajero y supervisores.

USUARIOS POR

CAJA

Por medio de esta forma se asignan los usuarios a las cajas creadas para cada una

de las empresas. Solo se podrán asignar los usuarios creados en la forma anterior

(Usuarios de Recaudos), indicando el rol anteriormente asignado; es decir si el

usuario es cajero o supervisor.

CONTROL POR

EMPRESA

Se parametriza el comportamiento de una empresa en el módulo de recaudo, la

forma registra los movimientos de tesorería a generar para registrar el recaudo y el

cierre de caja, el cajero que debe llevar a contabilidad y los comprobantes y

cuentas contables a generar en el momento del cierre.

EMPRESAS POR

CAJA

En esta forma se asocian las cajas recaudadoras a las empresas que tendrán

autorización para emitir recaudos a nombre de ella o por cuenta de otra empresa.

CONCEPTOS DE

RECAUDO

El objetivo de esta pantalla es relacionar en forma detallada todos los posibles

conceptos de recaudo que se puedan generar en la empresa, identificando la

cuenta bancaria, rango de tipología de proyectos y centros de costo.

PARÁM.

CONCEPTOS

Por medio de esta forma se adiciona a los conceptos de recaudo creados para la

empresa la información presupuestal, contable y valor de concepto de recaudo, de

los concepto creados a cada empresa..

FORMAS DE

RECAUDOS

El objetivo de esta pantalla se centra en la descripción pormenorizada de todas las

posibles formas de pago que se autorizan recaudar en la empresa.




MOVIMIENTOS En esta forma se registran los recaudos de efectivos y sólo la podrá accesar el

cajero o usuario autorizado al momento de realizar la apertura de la caja.

APERTURA DE CAJA

En esta opción se realiza la apertura diaria de las cajas. Para ello el usuario

creado como tipo supervisor de cada una de las cajas debe realizar diariamente

la apertura de la misma para iniciar las operaciones de la empresa.

CIERRE DE CAJA

Forma mediante la cual se efectúan los cierres diarios de la caja. El cierre es una

actividad asignada al supervisor de cajas y la podrá generar varias veces para

una misma fecha de recaudo.

CONSIGNACIONES Forma mediante la cual se generan las consignaciones de los bancos y

afectaciones contables

ANULA RECAUDO Forma por medio de la cual se realizan las anulaciones de los recibos de caja,

sobre los cuales no se ha corrido el proceso de cierre de caja.




CIERRE DE CAJA

En esta consulta se relacionan el detalle de los cierres realizados por cada caja

diariamente, donde es necesario conocer el código de la caja recaudadora y la

fecha de recaudo , adicionalmente se puede observar el detalle del efecto

presupuestal y contable

CONSIGNACIONES

En esta consulta se relacionan el detalle de las consignaciones

realizados a cada caja diariamente, donde es necesario conocer el

código de la caja recaudadora y la fecha de recaudo, adicionalmente se

puede observar el detalle del efecto presupuestal y contable

RECIBOS DE CAJA

Por esta opción se pueden consultar todos los recibos de caja generados en un

período determinado, indicando el código de la empresa, el código de la caja

recaudadora.




RECIBOS DE CAJA

Por esta opción se pueden imprimir el formato de recibo caja generados en un

período determinado, indicando el código de la empresa, el código de la caja

recaudadora, el(los) número(s) de documento(s) y el período (siguiendo el

formato AAAA-MM).

RELA RECAUDO CAJA

Este reporte establece el valor total recaudado por caja, discriminado

por concepto de recaudo y especificando la empresa y el periodo en

que se realizaron las actividades..

PLANILLA RECAUDOS

En esta planilla se presenta la relación de recibos de caja generados

en un día normal de operaciones, indicando el número de recibo de

caja, el nombre del pagador con su respectiva cédula de ciudadanía y

valor recaudado.

PLANIL RECAUDOS

ANUL

En este reporte se presenta por día los comprobantes anulados, especificando

el número de recibo de caja, beneficiario y valor; y se totaliza el valor de las

anulaciones diarias. Para generar este reporte indique el código que identifica

a la empresa, el número de la caja y el rango de fecha en la que desea

consultar.

PLANILLA CIERRE CAJA

Este reporte detalla los cierres realizados durante el día, especificando el

número de recibos procesados, la forma en la que se realizó el recaudo, valor

recaudado, valor consignado, saldo por consignar, sobrante o faltante. Para

generar este reporte indique el código que identifica a la empresa, el número

de la caja, rango de fecha (siguiendo formato DD-MM-AAAA), y rango de

números de cierres.

RELACION CONCEP C.C

Este reporte establece el valor total recaudado por caja, discriminado

por concepto de recaudo y especificando la empresa y el periodo en

que se realizaron las actividades..


RUTA DE ACCESO

REPORTES


PLANILLA DE CONSIG

En este reporte se muestra las consignaciones realizadas en un periodo

determinado, resumiendo por número de comprobante de ingreso, periodo,

empresa recaudadora, caja, empresa beneficiara, banco, sucursal y número de

cuenta.

RELACION CONCEP A.R

En este reporte se indica el movimiento diario de forma detallada y por áreas de

responsabilidad, de los recibos de caja realizados especificando el pagador,

número de recibo de caja y valor. Para generar este reporte indique el código

que identifica a la empresa, el número de caja y la fecha (siguiendo el formato

DD-MM-AAAA).

REL ACUM CENTRO COST

En este reporte separa y totaliza por períodos, resumiendo por concepto y

centro de costo. Para generar este reporte indique código que identifica a la

empresa, período (formato AAAA-MM), y número de caja.

REL ACUM AREA RESPON

En este reporte separa y totaliza por períodos, resumiendo por concepto y área

de responsabilidad. Para generar este reporte indique código que identifica a la

empresa, período (formato AAAA-MM), y número de caja.

RELACION POR

CONCEPTO

Por esta opción se pueden consultar todos los recibos de caja generados en un

en un período determinado (día, mes, etc.) indicando la fecha, el tercero,

número de recibo, valor y concepto de recaudo utilizado..


RUTA DE ACCESO

REPORTES


SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES

•Mediante estas funcionalidades, el usuario podrá realizar correcciones o ajustes sobre la información ingresada previamente desde los módulos operativos.

UTILITARIOS



CONTROL

Por medio de esta opción se listan las empresas que han sido creadas en el

módulo de presupuesto>>soporte>>control empresa, allí se encuentra dos

botones: El primero denominado “CONTROL PPTO” desde el cual se puede

consultar los parámetros correspondientes al código de requerimiento, a la

estructura de las áreas de responsabilidad, al grupo de movimiento para

equilibrio presupuestal, al último cierre ejecutado y finalmente se puede

consultar los datos de la contabilidad generada y el comprobante contable de

cada cierre. Por otra parte el segundo botón denominado: “PARÁMETROS

PROYECTOS” permite ingresar o modificar los parámetros correspondientes a la

estructura del proyecto, a la Distribución de Rubros en la ficha Financiera, al

manejo de cupo, los grupos de ejecución tanto los movimientos de ingresos y

egresos por área, y finalmente los datos correspondientes a las áreas

recaudadoras.

CODIGO DE PROYECTO

Por medio de esta funcionalidad es posible crear o modificar la tipología de los

proyectos, asociada a un código y descripción de la tipología y plan de

proyectos. Para cada código de tipología de proyecto se asigna: El tipo

(Movimiento/titulo), la descripción del código y permite ingresar (SI/NO) para

solicitar área temática, plan global y Programa o subprograma al momento de la

creación del proyecto dependiendo de la parametrización establecida. Así

mismo permite identificar si el tipo de cuenta contable en los procesos de

depreciación/amortización/o agotamiento pertenecen a un Gasto o un Costo.

ÁREAS TEMÁTICAS

Por medio de esta funcionalidad es posible crear o modificar las áreas temáticas (ó codificación de la UNESCO) que se pueden asociar a un proyecto. Cuando se está realizando la creación de un área temática, es necesario asignar un código diferente a los existentes, la tipología de área (Título/Movimiento) y la descripción por medio de la cual se brinda una información más objetiva sobre la ejecución del proyecto. De

igual forma se puede modificar cualquiera de estos parámetros.



SGF-QUIPU


PLAN GLOBAL

Esta funcionalidad permite crear o modificar los planes globales de desarrollo que serán asociados a la creación de un proyecto de tipo “movimiento”. En esta opción se puede asignar o modificar el código, el tipo (Título/Movimiento) y la descripción del plan global.

PGMAS Y SUBPGMAS

Detalla las áreas temáticas de extensión que pueden ser asociadas a un proyecto cuando la parametrización del mismo lo requiere. Por medio de esta funcionalidad es posible modificar la codificación, tipología y descripción del programa o subprograma.

CARGA PROYECTO ARCH INACTIVA ACTUALMENTE EN LA UNIVERSIDAD, sin embargo permite cargar archivos planos de proyectos

TIPOS DE MOVIMIENTO

Relaciona los tipos de movimiento que se gestionan durante la ejecución del proyecto tales como los procesos de creación de fichas financieras, cupo, transferencia, préstamo, devolución, asociación ingresos y cierre. Dentro de esta funcionalidad es posible crear tipos de movimiento, parametrizarlo o modificar la parametrización de un tipo de movimiento ya creado.



SGF-QUIPU


GESTION FICHA PROYEC

En esta opción se agrupa las funciones principales del modulo de proyectos,

en este submudulo encontraremos la creación de las fichas administrativa y

financiera.


TRASLADO

Esta opción permite realizar los traslados de valores de apropiación en el

sistema, dichos traslados pueden realizarse entre empresas, rubros

presupuestales, aéreas y entre proyectos, estos traslados puede ser de

rubros de ingresos y también pueden ser utilizado en los rubros de gastos.

CANCELACION DE PROY Esta opción permite realizar la cancelación de los proyecto cuando no van a ser

ejecutados y no tienen autorizadas las fichas administrativas.

MODIFICA FICH ADMIN

Esta opción permite realizar la modificación de la ficha administrativa, Esta

opción se utiliza cuando la ficha administrativa ya esta creada en el

sistema y esta en ejecución el proyecto, para que la ficha se pueda

modificar por esta opción el proyecto debe tener un estado activo.

ASOC DOC A PROYECTOS

Esta opción permite asociar el código de proyecto a los documentos presupuestales

que no lo tienen, esta opción se utilizar cuando existen en el sistema documentos

presupuestales creados pero que cuando se generaron no se les indico el proyecto.

CIERRE DE VIGENCIA

Esta opción nos permite realizar el cierre de vigencia de los proyectos, la cual se

ejecuta una ves en el año al final de la vigencia financiera y permite pasar los saldo

del proyecto a la nueva vigencia y controlar los recursos de balance , este proceso

genera automáticamente una ficha de cierre de proyectos .




GESTION FICHA

PROYEC

•FICHA ADMINISTRATIVA: Esta opción permite la creación de la ficha administrativa

en el sistema, en esta opción se ingresa toda la información administrativa del

proyecto, indicando datos importantS como lo es el director del proyecto, la fecha

de inicio y finalización, los valores de apropiación de las vigencias y quienes son las

empresa que intervienen en el proyecto, también en esta pantalla el sistema le

asigna el código al proyecto según su tipología.

•AUTORIZA FICHA ADMVA: Esta opción permite realizar la autorización de la ficha

administrativa .

•FICHA FINANCIERA: Esta opción nos permite la creación de las fichas financieras ,

en esta opción se realiza la distribución presupuestal de los proyectos, donde se

indica ha que rubros presupuestales, que recursos y a que aéreas se distribuirá los

valores de apropiación.

•AUTORIZA FICHA FCRA: En esta opción se autoriza la ficha financiera, cuando este

proceso se ejecuta el sistema realiza la distribución según como se creo la ficha,

este proceso es importante dado que en este paso el sistema validad si la empresa

tiene saldo en dichos rubros para realizar la distribución de los valores.





MOVIMIENTOS POR PROY

Permite visualizar detalladamente todas las operaciones asociadas al proyecto; desde la

creación del mismo (ficha administrativa), las asignaciones iniciales (ficha financiera y

cupo asignado), las ejecuciones de ingresos y egresos, activando los documentos de

detalle (disponibilidades, registros, orden de pago, egresos, ingresos, comprobantes

contables), por cada proyecto seleccionado.

CLASIFICACION PROYEC

La consulta permite accesar la información de los proyectos por cada uno de los planes

de cuenta (Códigos de Proyectos, Áreas Temáticas, Plan Global de Desarrollo y

Programas y Subprogramas), a los que está asociado, de acuerdo a los grupos

presupuestales seleccionados.

TRASLADOS

Es la forma que permite visualizar detalladamente los traslados asociados a cada uno de

los proyectos, de acuerdo al tipo de movimiento de traslado seleccionado.

SALDOS DOCUMENTOS

Nos permite identificar si para el proyecto y empresa relacionada en los parámetros de

entrada existe o hay un saldo pendiente, donde identifica los documentos con los que se

han ejecutado recursos del proyecto. Permitiendo una vista del documento presupuestal

y la orden de pago, con un botón imprimir.

SALDO POR GRUPO

Es una consulta que contiene como parámetros de entrada, Empresa, Periodo y grupo,

este último con un filtro que nos indica el Tipo de Movimiento, mostrando en la pantalla

una vez digitados el saldo negativo que existiese por proyecto, recurso e imputación.




TIPOLOGIA /SEDE CONSO

El objetivo de la consulta, es poder ver desde una sola pantalla, todo el proceso de

ejecución de la cuenta del proyecto (A cualquier nivel de la estructura), los

proyectos y por ende los rubros, áreas y recursos presupuestales, asociados a cada

uno de los proyectos, que correspondan al rango de cuentas seleccionadas

VALORES X VIG. X PRY

Muestra una consulta filtrada por empresa con un rango de proyecto

(desde/hasta) y un grupo de movimiento, activando la información de la

apropiación del proyecto por vigencia.

FICHA FINANCIERA

Permite visualizar las fichas financieras de un proyecto en una vigencia, como son

la de distribución, las modificaciones , adiciones, disminuciones, traslados.

CONSULTA DE PARAM

En esta opción se agrupa las funciones principales del modulo de

proyectos, en este Submódulo encontraremos la creación de las

fichas administrativa y financiera. ESTA OPCIÓN HABILITA UN

SUBMENÚ

COMPARACION DE

GRUPO

Esta forma comprara los valores acumulados de dos grupos seleccionados

para los rubros presupuestal gestionados en la empresa y periodo. La

información se relaciona por rubro, imputación y la diferencia entre los

grupos comparados. Para generar esta consulta es necesario registrar la

empresa y el periodo.

EGRESOS VS INGRESOS

Esta forma compara el ingresos Vs el gasto de para los grupos

seleccionados, mostrando la diferencia por recursos y área de

responsabilidad de los proyectos , sin detallar los rubros presupuestal




PLANES

En esta opción nos muestra los planes de cuentas, Áreas, Plan Global y Programas –

Subprogramas, que se relacionará a cada uno de los proyectos.


TIPOS DE MOVIMIENTO

Es la forma nos muestra los tipos de movimientos creados con los que se registran

cada una de las operaciones (Ficha financiera, cupo, modificaciones, traslados,

transferencias, préstamos, devoluciones, cierres) por los diferentes procesos a los

que es sometido el proyecto.

CONTROL DE EMPRESAS

Es la forma que permite visualizar cada una de las empresas (validadas del módulo

de contabilidad) a ser tenidas en cuenta para el registro de las operaciones

asociadas a proyectos.




CODIGO DE PROYECTOS

Corresponde al plan de cuentas general de cada proyecto, filtrado por la estructura y tipos de

niveles, donde se relaciona la parametrización del código, tipo, descripción , área temática, plan

global, entre otros.

AREAS TEMATICAS Corresponde al plan de áreas temáticas, que se relacionarán en la creación de la ficha

administrativa a cada uno de los proyectos.

PLANES GLOBALES Corresponde al plan de cuentas de los planes globales de desarrollo, que se relacionarán (en la

creación de la ficha administrativa) a cada uno de los proyectos.

PROGRAMAS Y SUBPROG

Corresponde al plan de cuentas de los programas y subprogramas, que se relacionarán en la

creación de la ficha administrativa a cada uno de los proyectos.




FICHA ADMINISTRATIVA

Este reporte presenta el formato de la ficha académico administrativa,

con la clasificación, acto administrativo de aprobación, fechas y valor de

ejecución y los costos asociados al proyecto así como las modificaciones

realizadas a la ficha administrativa en cuanto a fechas y antecedentes.

Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, el código del

proyecto y la vigencia o año gravable del mismo.

FICHA FINANCIERA

Presenta el formato de la ficha financiera del proyecto, con el detalle de

la distribución del plan de gastos del proyecto, allí aparece la empresa,

área de responsabilidad, recurso, imputación y valor de ingresos o de

gastos, totalizando estas dos últimas columnas.

EJECU GASTO PROYECTO

Este reporte contiene el reporte de ejecución de gasto por proyecto, este

reporte genera la apropiación definitiva, el cupo, la disponibilidad, el

registro, las obligaciones, el pago, el saldo que falta por comprometer y

el % de ejecución de proyecto de acuerdo a los movimientos generados

por la empresa, por cada código de imputación. Para generar este reporte

es necesario ingresar los datos correspondientes a la empresa

(desde/hasta), vigencia, Mes (desde/hasta), imputación (desde/hasta),

área de responsabilidad (desde/hasta), grupo de : Disponibilidad,

apropiación, compromiso, causación, pago, Cuentas

(Titulo/mayores/todas), nivel de imputaciones, código del proyecto

(desde/hasta) y cupo.

EJEC GTOS PROY/RECUR

Este reporte nos permite ver la información de la ejecución presupuestal

por proyecto y recurso. Donde relaciona la imputación, la descripción de

esta, la apropiación definitiva, su disponibilidad, registro, obligaciones,

pago, saldo por comprometer y porcentaje de la ejecución.




EJEC GASTO PROY AREA

Este reporte nos permite ver la información de la ejecución del gasto por

proyecto y área. Donde relaciona la imputación, la descripción de esta, la

apropiación definitiva, su disponibilidad, registro, obligaciones, pago,

saldo por comprometer y porcentaje de la ejecución.

EJEC INGRE PROYECTO

Este reporte permite mostrar la información de los ingresos por proyecto,

este reporte genera la los movimientos por imputación, apropiación

definitiva, ejecución, también tiene una columna donde indica el

Porcentaje de la ejecución y el saldo por ejecutar.

EJE INGRESO POR AREA

Este reporte permite mostrar la información de los ingresos por proyecto y

área, este reporte se debe generar hasta una fecha determinada,

relacionando la imputación, apropiación definitiva, ejecución, también

paseé una columna donde indica el Porcentaje de la ejecución y el saldo

por ejecutar.

EJEC INGR X DOCUMENT

Este reporte muestra la diferencia entre la apropiación inicial y los

recursos utilizados por cada proyecto, mostrando el total por imputación.

Para generar este reporte es necesario ingresar los datos correspondientes

a la empresa (desde/hasta), fecha (desde/hasta) formato (dd/mm/yyyy),

imputación (desde/hasta), entre otros.

MOV X PROY X IMPU

Detalla la información del a ejecución del proyecto indicando que

documentos presupuestales se afectaron, mostrando las imputaciones,

recursos y aéreas que se utilizaron en los movimientos.

LISTADO DE PROYECTOS

Relaciona el código, nombre y valor de los proyectos gestionado en una

empresa y vigencia



LIST. FINANC. PROY

Presenta el listado de financiaciones de proyectos por Nit y por empresa con los datos del código y la descripción del proyecto, el valor del proyecto, el valor financiado y el % de financiación. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, y el Nit (desde/hasta).

LISTADO PROY X CUENTA

Este reporte presenta la ejecución presupuestal de los proyectos por

área y recurso. Allí se especifica la empresa, código y descripción del

proyecto, valor total y valor de la vigencia parametrizada al generar el

reporte, director del proyecto, fechas de inicio y terminación, área

temática, número de horas dedicadas al proyecto y docente a cargo del

proyecto. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa,

vigencia, modalidad, submodalidad y clase del proyecto.

SALDO DCTO X PROYECT

Presenta para un intervalo de proyectos el listado de las imputaciones y frente a cada una los valores por grupo de apropiación, disponibilidad, compromiso, causación y grupo de pago, así como el valor total entre el grupo de apropiación, de disponibilidad y de compromisos y el % de ejecución . Para generar este reporte es indispensable conocer la empresa (desde/hasta), vigencia, hasta mes, vigencia (desde/hasta), cuentas (Título, mayores o todas), proyecto

(desde/Hasta) y cupo.

RESERV DETALL X PROY

Este reporte genera el listado de las reservas presupuestales por cada proyecto presentando para cada imputación el tipo y número de documento, número de acta, código de recurso, Nit y descripción del tercero, el valor del documento, el valor del saldo, la vigencia y totaliza el valor del saldo por cada imputación. Para generar este reporte es importante identificar la empresa, la vigencia , fecha (hasta), imputación (desde/hasta), nivel de cuentas, grupo de movimiento de reservas y cuentas por pagar.


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RESERV ACUMUL X PROY

Presenta por cada proyecto y recurso, el listado de las imputaciones, la descripción, las reservas constituidas, las obligaciones causadas por mes y acumuladas, los pagos por mes y acumulados. Es necesario ingresar la empresa, la vigencia, hasta mes, imputación (desde/hasta, cuenta (Título, mayores o todas) y nivel de imputaciones

COMP DE GRUPOS PROY

Presenta para cada proyecto el valor total de los ingresos y los egresos de

acuerdo al valor apropiado, valor ejecutado, % de ejecución y saldo por ejecutar. En indispensable conocer la empresa, hasta mes, la vigencia, imputación (desde/Hasta), recurso (desde/hasta), grupo de apropiación, nivel de imputación, grupo de movimiento presupuestal, tipo de cuenta y proyecto (desde/Hasta).

SALDOS POR PROYECTO

Registra los saldos que tiene un proyecto relacionando las ordenes de

pago que se encuentran en proceso de trámite asociadas al mismo. Para

cada proyecto se presenta la información correspondiente a la vigencia,

el tipo y número de documento y el Nit del tercero. En la parte inferior

de cada documento aparece la imputación, el área de responsabilidad,

el código y descripción del recurso, el valor total, el valor ejecutado, el

saldo del documento y finalmente totaliza estos valores. Para generar

este reporte es necesario identificar la empresa, la estructura del

proyecto y el código del proyecto.

CONSOLIDACIÓN Permite generar reportes con la consolidación de proyectos por empresa o tipología ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CIERRE Por medio de este submenú encontramos el reporte donde se registran

los cierres de proyectos que se realizaron dentro de una empresa y una

vigencia definida ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ


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CONSOLIDACIÓN

•RESERVAS POR PROY: Presenta el listado de las reservas presupuestales por tipología, consolidando por tipo de recurso según la empresa registrada en los parámetros de entrada, el valor de las reservas constituidas, las obligaciones causadas, los pagos mes , los pagos acumulados y el % de ejecución para cada proyecto. Para generar este reporte es indispensable identificar la empresa, vigencia, hasta mes, Imputación (Desde/Hasta), Recursos (desde/Hasta) , Nivel de cuentas, Cuenta de proyecto (Desde/Hasta) y parametrización de las firmas correspondientes. •MODIFICA. POR PROY: Esta funcionalidad lista las modificaciones (adiciones y/o reducciones) realizadas a un proyecto y a su vez las divide por tipo de recurso. Dentro del listado se encuentra el código del proyecto, la descripción, el valor de la apropiación inicial, los créditos y contra créditos, el valor de las adiciones o reducciones y el valor de la apropiación definitiva. Finalmente aparecen las firmas, las cuales pueden ser parametrizadas antes de generar el reporte. Para generar este reporte es necesario identificar la empresa, vigencia, Hasta mes, Nivel de cuentas, cuenta de proyecto (Desde/Hasta), proyecto (Desde/Hasta), Recurso (Desde/Hasta) y parametrización de firmas. • EJECUCIÓN PRESUPUES: En este reporte se presentan los proyectos que corresponden a la empresa registrada en el parámetro de entrada y se presenta frente a cada proyecto el valor apropiado, ejecutado y el porcentaje de ejecución de los ingresos así como el valor apropiado, ejecutado y el porcentaje de ejecución de los gastos por cada proyecto. Para generar este reporte es necesario identificar la empresa, la vigencia, Hasta mes, nivel de cuentas, la cuenta de proyecto (Desde/Hasta) y parametrización de las firmas. •FICHA ADMINISTRATIVA: Consolida los proyectos por empresa. Para cada proyecto se presenta: las fuentes de financiación interna (es decir el valor total del proyecto y la distribución en la vigencia registrada en los parámetros de entrada), Fuente de financiación externa (es decir el valor total Aportado, la descripción de la entidad aportante y el valor del contrato), la fecha inicial y final del proyecto y por último relaciona los costos asociados si los tiene (es decir horas docente). Los datos necesarios para generar este reporte son la empresa (Desde/Hasta), la vigencia, Hasta mes, nivel de cuentas, Cuenta de proyectos (Desde/Hasta) y parametrización de firmas correspondientes •CONSOL POR TIPOLOGIA: Genera el listado del consolidado de proyectos por tipología

y totaliza para la empresa parametrizada en los parámetros de entrada del reporte el

valor de la apropiación, ejecución y % de ejecución para los ingresos y gastos. Es

indispensable identificar la empresa, vigencia, hasta mes, nivel de cuenta, cuenta de

proyecto (Desde/Hasta) y firmas.


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CIERRE

CIERRE: Por medio de esta funcionalidad se presenta el reporte del cierre de proyectos, donde se muestra la empresa, el código del proyecto, el nombre del proyecto, el valor de recurso de balance por cada proyecto y finalmente totaliza este valor por empresa. Para generar este reporte es necesario conocer la empresa, vigencia, imputación (desde/hasta), nivel de cuentas, grupo de movimiento de reservas, cuentas por pagar y código de proyectos (desde/hasta).


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SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS

Por medio de esta opción es posible generar un archivo plano con el valor

de los saldos presupuestales por proyecto y permite modificar los datos

correspondientes al área, la imputación, el recurso y el valor del saldo.

Para generar información en esta forma es necesario identificar la empresa,

la vigencia, el grupo de movimiento y permite seleccionar si la operación se

va a realizar de forma general o entre proyectos. Luego de ingresar los

parámetros de entrada se selecciona el botón procesar

ACTUALIZA TRASLADOS

Por medio de esta funcionalidad es posible modificar traslados de cupos

entre proyectos. En la parte inferior de esta funcionalidad se encuentra

una ventana en la cual se registrara la información correspondiente a la

empresa, el rubro presupuestal y el valor del cupo que se va a modificar.

Para generar información es necesario identificar la empresa y el periodo.

SALDOS DE GRUPOS Lista los saldos por cada proyecto con su respectivo grupo presupuestal a un

periodo determinado.

SALDOS GRUPO/ PROYECT Nos permite generar un reporte mostrando los saldos detallados por grupo

presupuestal, permitiendo generar un rango de proyectos, detallando cada

rubro presupuestal afectado

ASOCIA UN PROYECTO Esta funcionalidad permite asociar el proyecto a los documentos

presupuestales que no lo tienen. El filtro lo permite hacer por empresa y

tipo de documento.

RUTA DE ACCESO UTILITARIOS



SOPORTE


OPERATIVO



REPORTES


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TASAS Actualiza el valor de la tasa con la cual se valora el título. Para parametrizar esta información es necesario conocer el tipo de tasa, el número de plazos, la periodicidad y saber si tiene o no tasa de referencia.

TIPOS DE PAPEL

Se definen los tipos de papel utilizados por la entidad y se describe las condiciones generales para operación de este tipo de pape en el sistema. Es necesario conocer la clase y el tipo de la inversión, periodicidad de pagos, clase que identifica la tasa y el código de la moneda.

TIPOS DE OPERACIÓN Permite relacionar los parámetros generales para los tipo de operación que se gestionan en los procesos de una inversión (compras, ventas, entre otros), es indispensable conocer si genera efecto contable y ordenes de inversión.

TERCEROS Actualiza las terceros que intervienen en una inversión, los que compran, emiten venden, o administran títulos, para lo cual es necesario conocer las condiciones

generales del tercero tales como el Nit y el tipo de tercero.

TRADER

Permite identificar los usuarios que pueden gestionar títulos valor, los cuales serán autorizados para en un título determinado, es necesario conocer el nombre del usuario en el sistema, los días en que puede realizar operaciones y saber si controla horas de entrada y de salida.

PORTAFOLIO

Permite crear los portafolios de cada empresa, donde se relacionar los parámetros de empresa y centro de costos, tipo de renta, % de comisión, el método de la valoración, la frecuencia con la que se valora, tasa de referencia, periodo promedio móvil y los márgenes utilizados. Se deben incluir los Emisores del Tipo de papel, los autorizadores y las retenciones del Portafolio si se requieren.

PARÁMETROS CONTAB

Detalla el efecto contable que debe generar el tipo de operación por tipo de papel en una empresa, con la cual se parametriza en cada requerimiento el código de la estructura del plan contable y del centro de costos. Es necesario conocer el código del requerimiento.

RUTA DE ACCESO

SOPORTE


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COMPRA TÍTULOS

Permite ingresar los datos generales de la compra de inversiones y detallar las

condiciones del título, con las cuales se identifica la rentabilidad que se genera con la

operación; es necesario conocer el código de identificación del portafolio, tipo de

operación de compra, tipo papel, clase de inversión, el nombre del portafolio y los

valores pertinentes al titulo

ORDEN DE INVERSIÓN

Permite generar y autorizar las ordenes de inversión que se van a gestionar en

tesorería. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

REDENCIONES En esta opción se redimen o reembolsar los títulos valores, controlando las

condiciones con la que se compró. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

VALORACIÓN

Determina los rendimientos, utilidad o perdida diaria, por efecto de

actualización de precios de mercado, de las inversiones contenidas en el

portafolio de la empresa

ANULACIONES Permite anular títulos que registran un tipo de operación definido y que se encuentren

un estado específico. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ.

VENTA TÍTULOS

Define los datos generales de la venta de títulos registrados en el portafolio y las

condiciones generales aceptadas por el comprador. Es indispensable conocer código del

portafolio, Número de referencia/Identificación del título a vender, tipo de papel y Tasa,

código de la moneda y los valores pertinentes al título.

VARIOS Conformado por opciones de menú que no hacen parte de la operación y si de

la generalidad del módulo. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ


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RUTA DE ACCESO

OPERATIVO


ORDEN DE INVERSIÓN

•GENERA ORDEN: En esta funcionalidad, se despliegan dos ventanas la primera

denominada “OPERACIONES” donde se genera un consecutivo de orden de inversión a

nivel de portafolio/año, y la segunda carpeta denominada “ORDENES DE INVERSIÓN”

en la cual se detalla el número de orden de inversión, fecha y valor y los datos

generales de los títulos asociados. Es necesario conocer el código de portafolio y el

tipo de operación para los cuales se desea realizar la operación de generar orden.

•AUTORIZA ORDEN: Permite autorizar las ordenes de inversión generadas para la compra o

venta de títulos.


SGF-QUIPU

RUTA DE ACCESO

OPERATIVO


REDENCIONES

•REDENCIÓN: Esta forma permite registrar las ordenes de redención para los flujos

que vencen a la fecha de un portafolio. Esta forma genera un consecutivo de

redenciones, que requieren de una autorización con el fin de terminar con el

recaudo en el módulo de tesorería.

•AUTORIZA REDENCIÓN: Esta opción registra las ordenes de redención pendientes de

ser autorizadas. Terminando este proceso es posible seguir con los movimientos de

ingreso o egreso en el módulo de tesorería.


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RUTA DE

ACCESO


ANULACIONES

•COMPRAS: En esta opción se relacionan los títulos registrados con tipo de operación

compra, que tenga estado Activo (ACT) y que no estén asociados a una orden de inversión o

en su defecto haya sido anulada. Actualizando el título en estado Anulado (ANU). Es

necesario conocer el código de portafolio y el código del título.

•VENTAS: En esta opción se relacionan los títulos registrados con tipo de operación venta,

que tengan estado Vendido (VEN) y no estén asociados a una orden de inversión o en su

defecto haya sido anulada. Actualizando el título e estado Anulado (ANU). Es necesario

conocer el código de portafolio y el código del título.

•ORDEN DE INVERSIÓN: Permite anular órdenes de inversión con estado Grabada o

autorizado. La forma de Anulación de ordenes de inversión, borra los tipos de operación de

ordenes de inversión que no tengan un tramite posterior, como es el egreso o ingreso en el

módulo de tesorería. Es necesario conocer el código de portafolio y el código del título.

•REDENCIONES: Permite reversar el proceso de redención registrado a un títulos tengan

estado Grabada o autorizado. La forma de Anulación redenciones, borra los tipos de

redenciones de inversión que no tengan un tramite posterior, como es el egreso o ingreso en

el módulo de tesorería. Es necesario conocer el código de portafolio y el código del título.


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RUTA DE ACCESO

OPERATIVO


VARIOS

•CAMBIO ADMINISTRADOR: Permite modificar o actualizar el administrador de un

tipo de papel asociado a un portafolio dentro de una fecha limite de redención. Es

necesario conocer el código del portafolio, el tipo de papel y el número del

secuencial.


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RUTA DE ACCESO

OPERATIVO


VALORACIÓN PORTAFOLIO Contiene la consulta detallada de la valoración de las inversiones registradas en cada portafolio. Es indispensable tener conocimiento del código del portafolio. Esta consulta presenta los datos nominales de los títulos y los rendimientos por valoración.

RENDICIONES Registra el detalle de las redenciones grabadas durante un tiempo determinado, es preciso tener conocimiento del código de portafolio y el intervalo de tiempo sobre el cual se quiere consultar las redenciones de inversión.

OPERACIÓN POR FECHA

Esta opción permite consultar los movimientos, datos generales y los detalles

de las operaciones efectuadas, definiendo un rango de fechas y un estado,

por cada portafolio. Es necesario conocer el código del portafolio y el tipo de

operación.

FLUJOS TITULOS

Con esta consulta es posible identificar los flujos pendientes por ejecutar

para cada título, a partir de la fecha en que se consulte. Estos flujos están

determinados por la periodicidad , modalidad de pago y el valor de las

inversiones.

RENDS . X DIA. MES.

Esta consulta registra el promedio de los rendimientos diarios y mensuales de

los títulos registrados a la fecha en el portafolio de la empresa. Indicando la

TIR (Tasa Interna de Retorno) con la que se valora diaria y mensualmente. Se

debe conocer el portafolio y la fecha hasta la que se quiere conocer.

ORDENES DE INVERSIÓN

Corresponde a la consulta de las ordenes de inversión generadas en un rango

de fecha definido dentro de un portafolio. Detalla los tipos de operación

generados por la compra/venta de títulos y registra los estado de cada orden

de inversión. Para generar la consulta es necesario conocer el código del

portafolio y las fechas desde/hasta.

TITULOS Permite consultar los datos generales de los títulos que posee un portafolio.


OPERACIONES POR TRAD

Relaciona las operaciones gestionadas por un Trader en un portafolio o un grupo de portafolios, detallando el tipo de papel, el número de la operación el Nit de la contraparte y el valor de dicha operación, es necesario conocer el intervalo de fechas de las operaciones que se quieren consultar.

CALIFICACIÓN POR

PORTAFOLIO

Esta opción permite consultar la calificación y el valor en el mercado de un tipo de papel en un rango de fechas dentro de un portafolio. Así mismo totaliza la calificación por portafolio.


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RUTA DE ACCESO

CONSULTA


TITULOS

POR EMISOR: Permite ver los datos generales de los títulos que posee la empresa por

determinado emisor. Esta consulta no filtra portafolio en primera instancia. Este se puede

determinar con opción de busque el bloque registra la información general de cada emisor.

POR TIPO DE PAPEL: Esta opción permite consultar los títulos valores de la empresa

filtrando los datos por tipo de papel, allí se detalla el código del emisor, del vendedor las

fechas correspondientes a cada operación, el tipo y valor de la tasa, periodicidad, valores

y estado del titulo.

POR ESTADO: Permite ver los títulos de cada estado. Los estados se actualizan a medida

que se registran los procesos de las inversiones en las formas del menú operativo del

modulo de Inversiones

GRAL. DE TITULOS: Por esta opción se pueden consultar los títulos agrupados y ordenados

por empresas, portafolios, emisor, estado del titulo a una fecha de corte definida,

presentando el valor nominal del título, el estado, el número definitivo (materializado) del

titulo y el código auxiliar del emisor.

CONS. GRAL. TITULOS: Permite consolidar los títulos valor por empresas, portafolios,

emisor, estado del titulo a una fecha de corte definida,


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RUTA DE ACCESO

CONSULTA

../../Configuración local/Temp/Manual Inversiones v 2.doc


FORMATO ORD INVERSIÓN

Este reporte lista los datos generales registrados en la forma de órdenes de inversión para compra y venta de títulos presentando la identificación de la inversión, los datos nominales de la operación y las firmas correspondientes. Se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: Código del portafolio, las fechas desde/hasta y el Número de la orden de inversión o inversiones.

INVERSIONES VIGENTES

En este reporte se listan los títulos vigentes en uno o más portafolios a la fecha de la última valoración, mostrando en columnas los datos nominales y de valoración de cada una de las inversiones. Es necesario conocer el código de los portafolios desde/hasta, la última fecha de valoración, el encabezado y los tipos de inversión.

INVENTARIO TITULOS

Este lista la totalidad de los títulos relacionados en un portafolio con los datos

nominales de los títulos contenidos a una fecha determinada. Los parámetros

para generar el reporte son: nombre del encabezado, rango de portafolio y de

fecha.

INVER. TPEN Y TPINVE

Registra los rendimientos a una fecha determinada, de las compras, ventas,

redenciones y los rendimientos de las inversiones contenidas en el portafolio.

Este reporte agrupa la información por tipo de papel y tipo de entidad. Es

necesario conocer: Rango de Portafolios, A fecha, Encabezado para el reporte,

seleccionar los tipos de papel y de entidad que es necesario filtrar

VALORES POR RECAUDAR Este reporte lista los flujos por recaudar de un título. Indicando las fechas y

valores del recaudo. Para generar el reporte es necesario conocer: Descripción

de la empresa para el encabezado del reporte, rango de portafolio y de fecha.

VENCIMIENTOS FUTUROS Este reporte contiene los títulos próximos a vencerse, identificando el número del título, la fecha de vencimiento, el tipo de moneda, el interés , el capital del titulo dentro del portafolio y la empresa a la que pertenece.

CONSOLIDACIÓN PORTAF Relaciona los títulos contenidos en un portafolio, permitiendo identificar el emisor, tipos de tasa, inversión, moneda, los valores del título y presenta los valores totales por portafolio, empresa a la que pertenece el portafolio y total del reporte.


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RUTA DE ACCESO

REPORTES


SGF-QUIPU

•Agrupa las opciones de menú donde se registran los parámetros requeridos por el sistema para organizar y estandarizar la ejecución de la operación en el módulo, durante el procesamiento de la transacción.

SOPORTE

•Esta conformado por las opciones de menú que permiten acceder a registrar las transacciones diarias asociado a los procesos del módulo, garantizando el control de los registros y la seguridad de los datos, para el posterior seguimiento y validación de la información financiero y administrativa.

OPERATIVO

•Se encuentran las opciones de menú que permiten hacer seguimiento detallado a las operaciones, movimientos y procesos propios registrados en el módulo.

CONSULTAS

•Permite generar los documentos propios del módulo enmarcados en la norma y seguimiento interno, por medio de parámetros definidos para la impresión particular de las transiciones y ejecuciones registradas en el área financiera.

REPORTES


CONCEPTOS DE FACT.

Se relacionan o actualizan los conceptos de facturación requeridos por cada empresa. Se debe especificar si el concepto se causa en el momento de la facturación ó al momento del cierre, la forma en la que afecta el documento (suma, resta o N/A), la naturaleza de la parametrización y el estado del concepto (A o I).

TIPOS DE

DOCUMENTOS

Esta opción define los tipos de documentos que se pueden generar o si se pueden

registrar como un soporte, una nota crédito o nota débito, adicionalmente presenta

los parámetros de la numeración de documentos, el nivel de la numeración,

periodicidad del consecutivo, el indicador de presentación del total de la

transacción en el documento el estado del tipo de documento.

TIPOS DE

MOVIMIENTOS

Detalla los movimientos que se registran al momento de elaborar un documento, el

cual debe lleva asociado los conceptos de facturación y tipos de documentos que se

registran en el documento. A cada tipo de movimiento se le parametriza si maneja

proyectos, recaudo automático, capacidad de endeudamiento, cupo de

endeudamiento, codeudor y estado del movimiento (ACTIVO/INACTIVO)

CONTROL DE

EMPRESAS

Por medio de esta opción se registra la información que debe controla cada empresa,

como los comprobantes contables a generar en cada operación, fechas de cierre,

requerimientos o estructura de la empresa y el estado.

PROVISIÓN DE

CARTERA Identifica los tipos de provisiones de cartera que se va a generar en la entidad, su

estado y presenta la edad final de la cartera con su respectivo % de provisión.

TERCEROS Actualiza el estado (ACTIVO/INACTIVO) de los terceros que se ven afectados en un documento.

PARAMETROS FINAN. Permite crear con esta parametrización el efecto contable y presupuestal que debe

generar el documento al momento de ser confirmado, asociado a un tipo de

movimiento , documento y gestionado por un concepto de recaudo

CARGUE INI EMPRESAS Esta opción permite cargar una empresa nueva y asignar el representante legal.


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RUTA DE ACCESO

SOPORTE


GRABAR FACTURA Y CXC

Esta opción permite identificar los datos generales, el proyecto, el crédito y

otros datos básicos para la creación de la factura, de contado ó a crédito

según la necesidad de cada cliente. Es necesario registrar los conceptos que

corresponden al tipo de movimiento, luego los conceptos adicionales y

finalmente se deben registrar los conceptos de intereses. En la parte inferior

se debe incluir la garantía, los documentos de soporte, los descuentos

condicionados, las cuotas y se activan las opciones para confirmar e imprimir

el documento.

ANULAR FACTURA Y CXC

Permite anular o reversar el documentos de facturación que se encuentran en

estado grabado y confirmado. El consecutivo queda registrado en la tabla de

numeración de documentos. Esta opción deja los documentos de facturación

en un estado anulado.

CANCELAR FACTURA Y CXC

Con esta opción es posible cancelar los saldos de un documentos en estado

confirmado o amortizado, para lo cual es necesario incluir las observaciones

pertinentes a la cancelación del crédito. Es necesario conocer la empresa,

vigencia y la fecha.

CIERRE DE CARTERA

Con esta opción al ejecutar el cierre de cada periodo, controla que no se

registren facturas en periodos anteriores y genera la provisión a los

documentos que por su condiciones lo requieran, permite deshacer esta

operación, se puede consultar los comprobantes y generar el documento

presupuestal. Es necesario conocer el rango de empresas y automáticamente

se puede identificar l fecha del último cierre que se había ejecutado.

CASTIGO CARTERA

Permite castigar las factura que esta totalmente provisionada según lo

estipulado en la norma o castigar facturas aquellas que no han sido

totalmente provisionadas por una por decisión administrativa, para lo cual es

necesario identificar la empresa, el concepto y el tipo de movimiento y la

fecha de castigo, adicionalmente se ingresa la información del crédito y se

activan las opciones para procesar la información y generar la factura

pertinente.


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RUTA DE ACCESO

OPERATIVO


DOCUMENTOS

Permite consultar los formatos de las facturas o cuentas por cobrar con el detalle del documento, el número de secuencia, los conceptos principales, adicionales y de intereses, las cuotas y los documentos de causación asociados, para realizar la consulta es necesario ingresar los parámetros generales como la empresa el movimiento, el estado o la identificación del tercero que permitan una búsqueda eficiente del documento.

DOCUMENTOS

CONTADO

Corresponde a la consulta las facturas o cuentas por cobrar registradas con tipo de movimiento de contado. Aplicando la función de búsqueda es posible filtrar la información por tres

datos básicos, empresa, secuencia y número documento, de esta forma podemos abrir

el documento de facturación con los datos generales y los conceptos.

CRÉDITOS

Permite consultar las facturas o cuentas por cobrar con tipo de movimiento a crédito,

relacionando los documentos financieros de causación: contables y presupuéstales

generados automáticamente con la grabación de la factura. Es necesario conocer la

empresa, la vigencia y la secuencia del documento que genera el crédito.

CRÉDITOS POR TERCERO Esta opción permite ver los créditos filtrados por terceros, para lo cual es necesario conocer el nit del mismo y en la ventana inferior se mostrará la información pertinente al valor, el saldo, el tipo de movimiento, la vigencia, el valor de la cuota y el estado del crédito.

CUOTAS POR VENCER Con esta consulta es posible identificar las cuotas que en fechas próximas a la parametrizada se vencerán , allí se puede ver el número del crédito, el número del documento, nombre y nit del tercero, el valor de la cuota, la fecha de vencimiento y el estado de la cuota.

PROVISIÓN DE CARTERA Esta opción permite consultar las provisiones generadas a una empresa, relacionando el detalle de cada la provisión generada a cada documento. Para realizar la consulta es necesario conocer la empresa, la secuencia, el periodo y/o la fecha del proceso de cierre.

PROCESOS DE CIERRE Registra la secuencia de los procesos de cierre, sus generalidades y el estado en el que se encuentra el proceso.

CONSULTA DE PARAM. Permite consultar la parametrización correspondiente a los tipos de documento y movimiento, los conceptos de facturación, provisión de cartera y parámetros financieros. ESTA OPCIÓN


SIMULACIÓN CUOTAS

Por medio de esta opción es posible calcular las fechas de vencimiento, la cantidad y el valor de las cuotas que debe cancelar un tercero al adquirir un crédito de acuerdo a los parámetros de valor de crédito, la cantidad y el tipo de cuotas, periodicidad, interés, modalidad y el % de gasto de admón.


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RUTA DE ACCESO

CONSULTA


CONSULTA DE PARAM.

CONCEPTOS DE FACTUR.: Permite consultar la parametrización registrada a cada concepto de facturación,

tales como el si los conceptos se causan o no en el momento de la facturación, la forma en el que afecta el

total del documento, la naturaleza de la parametrización, la clase y el estado del concepto (Activo/Inactivo).

TIPOS DE DOCUMENTOS: Esta opción relaciona la parametrización relacionada con los tipos de documento a

gestionar en la facturación, permitiendo identificar los tipos de documentos que se pueden generar o si se

pueden registrar como un soporte, una nota crédito o nota débito, adicionalmente presenta los parámetros bajo

los cuales se registra la información en el documento.

TIPOS DE MOVIMIENTOS: Presenta la relación de tipos de movimiento utilizados en la gestión de la factura y los

mínimos parámetros requeridos en el momento de su ejecución.

PROVISIÓN DE CARTERA: identifica los tipos de provisiones de cartera y presenta la edad final de la cartera con

su respectivo % de provisión.

CONTROL DE EMPRESAS: Presenta el control de la información registrada para cada empresa a las cuales se

puede asignar un documento.

TERCEROS DE FACTURAC: Indica si el tercero pertenece a unisalud y Permite consultar el estado actual

(Activo/Inactivo)

PARAMETROS FINANC: Permite consultar los parámetros financieros, requerimientos, conceptos de recaudos

por movimiento y concepto de facturación, para realizar la consulta es necesario conocer el código del

requerimiento.


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RUTA DE ACCESO

CONSULTA

../../Configuración local/Temp/Manual Inversiones v 2.doc


DOCUMENTOS Permite listar los formatos de la factura de venta con los datos correspondientes al crédito o el reporte de cuenta de cobro con los datos de correspondientes a las facturas. ESTA OPCIÓN HABILITA UN SUBMENÚ

CRÉDITOS Detalla y genera el reporte para los saldos de créditos por empresa. ESTA OPCIÓN HABILITA UN

SUBMENÚ

LISTADOS Lista la relación de conceptos facturados, los saldos de las ventas y documentos de facturación. ESTA


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RUTA DE ACCESO

REPORTES


DOCUMENTOS

•FACTURAS DE VENTAS UN: Genera formato de la facturas de venta con el número del crédito, estado del documento, los datos de tercero, valor del documento, observaciones en el cual se relaciona el código que se debe referenciar al momento de consignar, las firmas de los responsable y de la aceptación de las condiciones de pago de esta factura. •CUENTA DE COBRO: Con esta opción es posible generar el formato de cuenta de cobro dirigidas al tercero, donde se da a conocer el concepto del documento, el código del proyecto al que aplica, el valor, el número del secuencial de facturación y los datos correspondientes a la cuenta en la cual debe realizarse la consignación del pago, las observaciones importantes y la firma del tesorero de la empresa.

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RUTA DE ACCESO

REPORTES


CRÉDITOS

CRÉDITOS POR EMPRESA: Presenta los saldos de los créditos registrados en un rango de fecha determinado, discriminándolo por código de proyecto. En este reporte se presenta la información correspondiente al número y fecha del crédito, identificación y nombre del tercero, número y valor de cuotas, valor pagado y el estado del crédito.

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RUTA DE ACCESO

REPORTES


LISTADOS

•VENTAS POR CONCEPTO: Relaciona las facturas o cuentas de cobro agrupadas por tipo de concepto (vigilancia, servicio públicos, entre otros ) y transacción (crédito, contado) para una empresa determinada, los parámetros básicos para generar este reporte son: la(s) empresa(s), rango de fechas, proyectos, número(s) de documento(s), tipo de transacción y concepto de facturación. •VENTAS POR FECHA: Relaciona las facturas o cuentas de cobro agrupadas por tipo de movimiento

(anticipos, venta entre empresas UN, entre otros) y tipo de documento (factura o cuenta de cobro),

donde relaciona los saldos sin conceptos de intereses de las ventas registradas en un rango de fecha

definido, filtrándolas por tipo de movimiento y tipo de documento. Para generar este reporte es

necesario conocer el rango de: Empresa, fecha, proyecto, auxiliar, tipo de documento, tipo

movimiento y Nit. •DOCUMENTOS DE FACT.: Relaciona las facturas y reporta los datos correspondientes a cada transacción con el numero de documento - proyecto, el estado y el valor de cada documento y totaliza los valores por tipo de transacción.

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RUTA DE ACCESO

REPORTES

Documents

GUÍA DE FUNCIONALIDADES SGF-QUIPU