GUÍA RÁPIDA FUNCIONAL - Casa Andinaenlinea.casa-andina.com/.../Ayuda_web_en_linea.pdf · 2017-12-19 · A tal efecto se dispone de una lista de los usuarios agentes que existen

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GUÍA RÁPIDA FUNCIONAL

A. Consultar Disponibilidad

1. Escoger Destino

2. Escoger Hotel

3. Seleccionar Fechas

4. Indicar número de habitaciones

5. Indicar cantidad de días

6. Hacer clic en consultar

B. Reservar

1. Escoger Destino

2. Escoger Hotel




6. Hacer clic en el botón continuar

7. Escoger tarifa

8. Indicar cantidad de pasajeros

9. Indicar cantidad de niños

10. Indicar tipo de habitación

11. Añadir a carrito

12. Hacer clic en continuar

13. Validar la información ingresada


15. Seleccionar el tipo de impuesto

16. Registrar información referencial del huésped

17. Hacer clic en Reservar

18. Hacer clic en aceptar

C. Buscar Reservas

1. Hacer clic en Reservaciones

2. Seleccionar el criterio de búsqueda

3. Por ejemplo: Seleccionar fecha de creación

4. Ingresar las fechas

5. Hacer clic en buscar


D. Anular una reserva

1. Hacer clic en Reservaciones





6. Hacer clic en el código de reserva

7. Hacer check en el código de reserva a anular

8. Hacer clic a anular reserva

E. Cotizar*

1. Escoger destino

2. Escoger Hotel




6. Hacer clic en el botón continuar

7. Escoger tarifa

8. Indicar cantidad de pasajeros

9. Indicar cantidad de niños

10. Indicar tipo de habitación

11. Añadir a carrito


13. Validar la información ingresada


15. Seleccionar el tipo de impuesto

16. Registrar información referencial del huésped

17. Hacer clic en Cotizar

18. Hacer clic en aceptar

* La finalidad de utilizar la cotización es guardar los datos para cuando decida reservar no ingrese la información nuevamente. La cotización no es una reserva, para consultar nuevamente la disponibilidad de una cotización seguir los pasos de la sección Buscar Cotización“. La cotización tiene una vigencia de 24 horas


F. Buscar Reservas

1. Hacer clic en Cotizaciones





NOTA: Para ejecutar modificaciones en la información de la reserva deberán comunicarse con los ejecutivos de reserva de Casa Andina.


PREGUNTAS MAS FRECUENTES

COTIZAR

1. ¿La cotización Reserva espacio en el sistema? No. Guardar una cotización no reserva espacio en el sistema de Reservas de Casa Andina.

2. ¿Durante cuánto tiempo está vigente la cotización para generar la reserva? La cotización está vigente durante 24 horas, después de ese tiempo podrá consultar la cotización pero no podrá genera la reserva.

3. ¿La cotización una vez realizada la reserva continúa vigente? No. Cuando se genera la reserva a partir de la cotización esta ya no está disponible para generar otra reserva.

4. ¿Cómo confirmo que realicé una cotización? Al generar una cotización la aplicación web en línea envía un correo al usuario que la creó y a [email protected].

5. ¿Cómo encuentro una cotización que generé por la aplicación web en línea? Existe una funcionalidad de búsqueda de cotizaciones con diferentes filtros de fechas y código de cotización generado.

RESERVAR

6. ¿Cómo confirmo que realicé una reserva? Al generar una reserva la aplicación web en línea envía un correo al usuario que la creó y a [email protected].

7. ¿Cómo encuentro una reserva que genere por la aplicación web en línea? Existe una funcionalidad de búsqueda de reservaciones con diferentes filtros de fechas y código de reserva.

8. ¿Es posible que la aplicación web en línea le envíe un correo al ejecutivo de la cuenta después de registrada una reserva? La aplicación web en línea envía un correo al usuario que creó la reserva y a [email protected]; la funcionalidad indicada no está implementada en esta versión.

9. ¿Puedo anular una reserva generada por la aplicación web en línea desde el sistema de Reservas de Casa Andina? No. Las reservas generadas por la aplicación web en línea se anulan por la funcionalidad de anulación que está disponible en la misma aplicación web.

10. ¿Puedo cambiar información de la reserva desde el sistema de Casa Andina y que estas modificaciones se vean reflejadas en la reserva realizada desde la aplicación web en línea? No. Los cambios realizados en el sistema de Reservas de Casa Andina sobre la información de la reserva realizada por la aplicación web en línea no se reflejan en la aplicación web.

mailto:[email protected]




[Manual del Usuario] Casa Andina en Línea

Form

ato

Revisado por JefeAMC Versión 2.00

Aprobado por GP Fecha 24/03/2010

Do

c

Versión 1.00

Fecha 17/09/2010

Casa Andina en línea Manual del Usuario

Manual del Usuario Página 2 de 24

Todos los derechos reservados por Magia Comunicaciones S.A. Este manual no puede ser copiado, fotocopiado, reproducido, traducido o convertido a otro formato electrónico o formato leído por computadoras, en parte o todo, sin una aprobación escrita de Magia Comunicaciones S.A.


Índice 1. Introducción ................................................................................................................................................. 4

1.1. ADMINISTRAR AGENTES .................................................................................................................. 5

1.2. INGRESANDO AL SISTEMA ............................................................................................................... 7

2. Módulos del sistema .................................................................................................................................... 9

2.1. ESQUEMA DE NAVEGACIÓN BÁSICO ............................................................................................. 9

2.2. CONSULTAR DISPONIBILIDAD ....................................................................................................... 10

2.3. SELECCIONAR HABITACIONES...................................................................................................... 13

2.4. AÑADIENDO AL CARRITO ............................................................................................................... 15

2.5. GUARDAR COTIZACIÓN .................................................................................................................. 16

2.6. CONSULTAR COTIZACIÓN .............................................................................................................. 18

2.7. CONSULTAR RESERVACIÓN .......................................................................................................... 19

2.8. PROMOCIONES ................................................................................................................................ 20

3. Módulos Administrativos ........................................................................................................................... 21

3.1. GENERALES ..................................................................................................................................... 21

3.2. ADMINISTRACION DE KEY USERS ................................................................................................ 21

3.3. ADMINISTRAR PROMOCIONES ...................................................................................................... 24


1. Introducción El Sistema Casa Andina en línea es un desarrollo a medida cuyo objetivo es permitir a las entidades (Agencias o Empresas) gestionar toda la información relacionada a sus reservas. Su funcionalidad es muy sencilla y se subdivide en cuatro módulos:

CONSULTA DE DISPONIBILIDAD: Es un proceso inicial del sistema para conocer las habitaciones disponibles según los días señalados en los hoteles de los destinos.

COTIZACIÓN: Es un paso previo a la reserva, donde se puede ubicar los montos de las habitaciones según la disponibilidad en los hoteles clasificados por destino o multi-destino.

RESERVA: Constituye la formalización o registro al sistema de los datos del servicio establecido en una cotización.

PROMOCIONES: Representan cotizaciones pre-grabadas por los administradores del sistema, que podrán ser utilizadas como cotización o reservas por los agentes según los precios de dicha promoción.

Adicionalmente a estos módulos existen otros casos funcionales, los cuales son:

SERVICIOS ADICIONALES: Son los servicios que se adicionan a la oferta turística que se suman en la cotización.

ROOM-LIST: Datos de los huéspedes que accederán al beneficio del servicio turístico. El sistema permite el acceso de varios usuarios con diferentes permisos. Existen hasta tres tipos de usuarios:

KEY USER: Representa un usuario supervisor en la Agencia que se encarga de dar alta por mediación de una solicitud en línea de los agentes ingresando los datos requeridos. Visualiza reportes de uso del sistema y emite una solicitud de baja de usuarios agentes.

AGENTE: Operario en el sistema por parte de la Agencia. Revisa disponibilidad, realiza cotizaciones y reservas.

ADMININSTRADOR: Personal de Casa Andina asignado para controlar los aspectos administrativos del sistema. Dentro de lo que realiza el proceso de aprobación/baja de las solicitudes, de nuevos usuarios.

El sistema está compuesto de dos partes principales:

El Frente Web, donde se realiza las cotizaciones o reservas del servicio.

El Frente Administrador, donde se configuran los servicios de administración del sistema (administradores).

El presente Manual de Usuario cubre los servicios de los usuarios del sistema y de los usuarios administradores del sistema, según los permisos asignados para cada usuario administrador. A continuación veremos en detalle cada uno de los módulos.


1.1. ADMINISTRAR AGENTES Los usuarios KEY USER registran los datos de los agentes. Todo proceso es aprobado (alta) por el administrador. En el caso de existir una baja, el KEY USER emite una solicitud de baja del sistema de los agentes, el cual no desaparece físicamente para aspectos de control de registros de la información de uso del sistema. El proceso de registro de agentes se muestra en el siguiente esquema:

Esquema 1: Esquema de registro de usuarios A tal efecto se dispone de una lista de los usuarios agentes que existen como parte del registro de los Key User que son los que efectuarán las labores de consulta y registro de cotizaciones o reservas en el sistema. (Figura 1.) Para el registro de los agentes existe un formulario donde se contemplan los datos del agente (Bloque A) y una otra sección donde se cargan los datos de la agencia a la que pertenece (Bloque B) que se encuentra representado en la Figura 2. Una vez que es registrado debidamente el usuario este recibirá un mensaje de confirmación de acción y pasará a la lista de espera de aprobación (Figura 3). Cuando el usuario super-administrador cambia el estado al agente de la lista a aprobado, se deberá ingresar manualmente el código del agente. Seguido el sistema procede a enviar un correo con los datos de confirmación de la activación y su clave de acceso para ingresar al sistema. (Figura 4) De esta manera, el usuario KEY USER puede proceder a ingresar o anular agentes, para este último caso no se requiere intervención del super-administrador del sistema.


Figura 1: Registro de agentes (Vista Key User)

Figura 2: Administrador de agentes (Usuario Key user)

A

B


Figura 3: Lista de aprobación de agentes (Usuario Superadministrador)

Figura 4: Correo de aceptación del agente

1.2. INGRESANDO AL SISTEMA Antes de acceder al sistema, el super-administrador debería de haber activado previamente al usuario y haberse generado de esta forma la clave de acceso. De forma automática el sistema asigna los permisos según el tipo de usuario. De no hacerlo, el sistema presentará un mensaje de error el cual deberá de comunicarlo para solucionar el inconveniente y tener el acceso requerido. Las opciones que puede realizar en esta esta página inicial del sistema son las siguientes: Para ingresar al sistema:

Abra su navegador Internet.

Abra el URL o dirección suministrada por su área de sistemas.

Ingrese su correo electrónico y contraseña en las cajas de texto correspondientes.

Presione el botón “Ingresar” para acceder al sistema. (Figura 5) Para cambiar la clave de acceso:


Abra el URL o dirección suministrada por su área de sistemas.

Presione el enlace “Cambiar mi clave de acceso”.

Ingrese su correo electrónico, clave y nueva clave en las cajas de texto correspondientes.

Presione el botón “Enviar” para acceder al sistema. (Figura 6)


Para recuperar su clave de acceso:


Abra el URL o dirección suministrada por su área de sistemas

Presione el enlace “Olvidé mi clave de acceso”.

Ingrese su correo electrónico en la caja de texto correspondiente.

Presione el botón “Enviar” para acceder al sistema. (Figura 7)

Figura 5: Ingresar al sistema

Figura 6: Cambiar clave de acceso


Figura 7: Recuperar la clave de acceso

Cuando se ha procedido a un ingreso del sistema efectivo, el sistema le redireccionará a la página principal con las secciones sobre los cuales se han asignado los permisos especiales, según el usuario. De ahora en adelante, sólo queda trabajar sobre los diversos módulos lo cual veremos más adelante en forma detallada.

2. Módulos del sistema

2.1. ESQUEMA DE NAVEGACIÓN BÁSICO Un usuario de acuerdo a su tipo de acceso tendrá paso a determinadas secciones del sistema. El Casa Andina en Línea cuenta con una interfaz usuaria muy fácil de aprender y de usar, donde cada sección esta enmarcada en un área o zona de página. Las zonas de páginas existentes son:

CABECERA. existe una zona específica para mostrar al usuario que ingresa al sistema y el enlace a cerrar la sección.

MENÚS: Enlace a las páginas que conforman los módulos del sistema.

CUADRO CENTRAL: Espacio donde se desarrollan los formularios y las acciones del sistema.

PIE DE PÁGINA: Enlace a información referencial de interés de la entidad.


Figura 7: Zonas de páginas del sistema

2.2. CONSULTAR DISPONIBILIDAD

El primer paso dentro del proceso de reserva o cotización es la consulta de la disponibilidad. La operación se debe realizar seleccionando los destinos, dentro de los cuales se reflejan la disponibilidad de las habitaciones en los hoteles. Para esto se sigue un criterio de relación entre el número de noches y la fecha de salida. Ejemplo: Una reservación para un mismo destino que se define en un hotel por tres noches empezando el día 25-08, daría una fecha de salida automática del 27-08 y viceversa si se pone la fecha de salida debe aparecer en el número de noches 3.

El agente deberá seleccionar dentro de un mismo destino los hoteles que desea consultar. (Figura 8)

CABECERA

BANNER LATERAL

CUADRO CENTRAL

MENÚS

PIE DE PÁGINA


Figura 8: Selección del destino

Una vez seleccionado el destino se procederá a ingresar la fecha de entrada, el sistema validará que no se ingrese fechas anteriores a la fecha actual. (Figura 9)

Figura 9: Ingreso de la fecha de entrada Luego corresponde determinar el número de noches que se va a cotizar, el sistema automáticamente calcula la fecha de salida. (Figura 10)


Figura 10: Ingreso del número de noches

Cuando se han ingresado los parámetros corresponde realizar la consulta de la disponibilidad dando clic en el enlace “consultar”. (Figura 11)

Figura 11: Accediendo a la opción de consulta de disponibilidad

Nota: El sistema puede demorar en esta opción ya que está realizando una consulta al servidor central y se ha podido comprobar que es un proceso que puede demorar hasta 1 minuto.

El sistema muestra para los dias indicados la cantidad de habitaciones por tipo disponibles señalados con una codificacion de colores que se detalla a continuacion: (Figura 12)

Verde: Se puede reservar (Existe disponibilidad)

Naranja: Se puede reservar (Pero sujeto a cambios según la oferta, o tarifas altas)

Rojo: Se puede reservar (Pero pasaría a Waiting List, si se libera disponibilidad)


Figura 12: Respuesta de disponibilidad por tipo de habitación para el hotel en las fechas indicadas. Se puede continuar añadiendo otros destinos, realizando los procesos antes indicados, o simplemente continuar al siguiente paso de seleccionar habitaciones.

2.3. SELECCIONAR HABITACIONES

El próximo paso dentro del proceso consiste en la selección de las habitaciones. Para esto el agente elegirá de los tipos de habitaciones disponibles la cantidad de adultos huéspedes y niños a ser alojados, debiendo establecer la cantidad de habitaciones y la tarifa que aplicará al proceso de cotización. (Figura 13)

Una vez que se ha seleccionado las habitaciones corresponderá añadir esta cotización al carrito de compra que puede ser mediante el enlace “Añadir al carrito”. Saldrá un mensaje de confirmación cuando se concluya la operación y automáticamente se actualizará el total de la cotización. (Figura 14)

Nota: Es importante destacar que se podrán realizar selecciones por destino. Para cada una de ellas tendrá que ejecutarse la opción de añadir al carrito.

Existen tarifarios que aplican determinados precios de acuerdo al agente, la tarifa se aplica por hotel y tiene la relación: AGENTE-TARIFARIO-HOTEL


Figura 13: Selección de habitaciones.

Figura 14: Mensaje de confirmación de la opción de añadir al carrito, se actualiza el valor del total.

Culminando el proceso de selección de habitaciones se procederá al siguiente paso dando clic en el botón “Continuar”.


2.4. AÑADIENDO AL CARRITO Un paso importante dentro del proceso es el reporte de los montos por servicio contratado denominado “Carrito de compra”. En este momento el cliente podrá verificar los precios o eliminar algún destino, así como ver el detalle de las habitaciones. De igual forma podrá adicionar servicios adicionales dado clic en “ver detalle”. (Figura 15)

Figura 15: Detalle del carrito de compras.

Cuando se ejecuta la opción de detalle, el sistema mostrará una interfaz para añadir nuevos servicios adicionales que serán anexados a la cotización. La cantidad de servicios que se adicionen a la propuesta influirá en el precio final de la cotización. (Figura 16)

Figura 16: Servicios adicionales.


2.5. GUARDAR COTIZACIÓN El siguiente paso como parte del proceso es guardar la cotización para su consulta posterior, para esto se procederá a registrar datos del huésped y se guardará toda la información del destino, habitaciones y servicios adicionales que se hayan registrado. (Figura 17) Una vez que se proceda al botón “guardar cotización” se mostrará un mensaje informando que el proceso de cotización no es la reserva de habitaciones y/o servicios adicionales, por lo que para ser efectivo, luego se deberá concluir con la reserva.

Figura 17: Interfaz de guardar cotización.

Nota: Se determina que la cotización puede guardarse con un tiempo máximo vigente, donde se podrá consultar los diversos detalles, pero se actualizará el dato de la disponibilidad y precios de las habitaciones según el estado real de ese momento.

El proceso final es la reservación donde se registra la reserva para la fecha indicada según la cotizacion. Las reservas presentan estados y una fecha límite de depósito.


Se tiene en la interfaz una seccion para registrar datos de la reservación donde además se pueden adjuntar documentos de la propuesta como el voucher del pago del servicio. (Figura 18) Los estados en la reserva son los siguientes:

CONFIRMADO (se efectuó la reserva)

RE-CONFIRMADO (ya realizó el pago)

WAITING LIST (lista de espera)

Figura 18: Interfaz de guardar reserva. Posterior a la emisión de la reserva se debe emitir el Room List de pasajeros. Para esto se tiene un formulario para ingresar los datos de las personas que se beneficiarán del servicio.


Figura 19: Formulario de registro del Room List.

2.6. CONSULTAR COTIZACIÓN Una de las opciones que dispone el sistema es la consulta de las cotizaciones, en un funcionamiento básico de buscador, donde se dispone de parámetros de entrada y una lista que se genera con los resultados en donde se puede cargar nuevamante la cotización y continuar los pasos siguientes terminando en la reserva. Para llegar a la información solicitada, se dispone de varias formas, las cuales mencionamos a continuación:

Por datos de la cotización: Código, Nombre y Apellido del Huésped.

Por intervalo de fecha de inicio del servicio.

Por intervalo de fecha de creación.


Figura 20: Consulta de cotización.

2.7. CONSULTAR RESERVACIÓN Similar a la opción anterior el objetivo es encontrar las reservas registradas, y de esta forma completar datos de la reserva. Las maneras de buscar la información son las siguientes:

Por datos de la reserva: Código, Nombre y Apellido del Huésped y estado de la reserva.

Por código de grupo y hotel.

Por intervalo de fecha de entrada.

Por intervalo de fecha de salida.

Por intervalo de fecha de creación.

Figura 21: Consulta de reservación.


2.8. PROMOCIONES Las promociones son cotizaciones pre-grabadas por el administrador del sistema donde se podrán hacer uso de éstas para convertirla en una cotización o reserva, en base a los parámetros y precios promocionales de la oferta. (Figura 21) El sistema muestra una lista con el detalle de la oferta y para cada uno existe el botón “obtener promoción” donde se procede al paso cuatro de la disponibilidad “Guardar Cotización”

Figura 22: Lista de promociones.


3. Módulos Administrativos

3.1. GENERALES Como parte del uso del sistema, se ha desarrollado una sección administrativa donde los usuarios super-administradores podrán configurar opciones como los días para reserva, reconfirmar, entre otros, así como descuentos y la cantidad máxima de habitaciones por reserva. (Figura 23)

Figura 23: Configuración de generales.

3.2. ADMINISTRACIÓN DE KEY USERS En esta sección se podrá dar de alta o baja a los usuarios “key users” que se presentan mediante una lista con las opciones para actualizar los datos. (Figura 24)

Figura 24: Lista de usuarios key users.


De igual modo existe un formulario para el registro de los datos personales del usuario de la agencia registrada previamente en el sistema principal. (Figura 25). El mismo tiene un llenado en dos partes ingresando primero los datos en el bloque de datos personales (Bloque A) y luego los datos de datos comerciales y fiscales de la agencia (Bloque B) representados en la figura 27.

Figura 25: Registro de usuarios key users.

Como parte del llenado de este formulario debe consultarse la agencia en la opción “Buscar Agencia” donde se tendrá una ventana donde se puede consultar los datos y ubicar el código de registro, y al dar clic sobre él se cargarán los datos restantes del formulario del usuario.

Figura 25: Formulario para consultar las agencias.

A


Figura 27: Bloque de datos comerciales y fiscales de la agencia.

Nota: Como parte de las opciones de administración de usuarios del sistema se dispone la sección para administrar los agentes que los key user registran. Para más detalle ver la sección ADMINISTRAR AGENTES en el acápite 1.1.

B


3.3. ADMINISTRAR PROMOCIONES Es en esta sección del sistema donde el administrador podrá configurar las promociones que se reflejarán en el Frente Web disponible para los usuarios. En un listado de promociones existentes, se visualiza el detalle y opciones para dar de baja o alta a una oferta mediante la opción de “Crear promoción”. (Figura 28)

Figura 28: Bloque de datos comerciales y fiscales de la agencia.

En un formulario para la creacion de la promoción, se puede establecer los detalles de la misma como son el hotel, cantidad de noches, vigencia de la propuesta, si contempla o no el IGV, asi como los tipos de habitaciones disponibles. (Figura 29)

Figura 29: Formulario de creación de promociones.

Basta con indicar los detalles y hacer clic en el botón Guardar, para crear la nueva promoción.

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