Auditores preparados devem tornar o processo de auditoria mais
eficiente.
Mas e o outro lado ?
E o lado de quem est recebendo a auditoria ?
preciso ter algum conhecimento em especial ?
Os tpicos relacionados a seguir, so na verdade, orientaes
genricas para o auditado, de forma a possibilitar que este tenha
segurana e tranqilidade para responder as auditorias, demonstrando
todo o potencial do seu sistema da qualidade:
Antes de mais nada fundamental que o auditado seja aquela pessoa
que conhea profundamente a funo que est sendo auditada. Nada melhor
que o prprio gerente, chefe ou operador, que esto trabalhando no
dia-a-dia daquela operao, para responder bem s perguntas da
auditoria;
Lembrar sempre que o auditado est em sua casa, no seu escritrio,
no seu posto de trabalho. A familiaridade com o ambiente onde a
auditoria est sendo realizada ponto positivo para ele;
O auditado est no papel de entrevistado e no no de
entrevistador; portanto deve deixar que o auditor faa as
perguntas;
O auditado deve responder estritamente o que lhe foi perguntado,
de forma clara e objetiva. Quanto mais ele tentar fornecer detalhes
de sua operao, mais dados o auditor vai obtendo para lhe fazer
perguntas mais profundas.
O auditado no deve subestimar o auditor. O auditado pode ser o
especialista na funo, mas o auditor normalmente uma pessoa que no
est presa aos detalhes da funo, e sim, ao contexto geral da
organizao, podendo detectar falhas de integrao ou de
inter-relacionamento entre funes;
O auditado deve ressaltar os seus pontos positivos. Toda funo ou
rea possui pontos de destaque e estes devem ser convertidos em
parmetros de marketing e venda de confiana;
O auditado deve estar sempre com a documentao organizada e
disponvel;
O auditado no deve buscar confrontaes com o auditor. A melhor
estratgia ainda a negociao e o bom senso. Por outro lado, o
auditado no deve aceitar todos os argumentos do auditor, e sim,
deve provar atravs de resultados concretos que o seu sistema da
qualidade eficiente e eficaz.
Uma no-conformidade nunca deve ser reconhecida instantaneamente.
Muitas vezes podem existir sistemas auxiliares que podem cobrir
alguma deficincia detectada durante a entrevista. O auditado deve
procurar apoio e orientao do responsvel pela rea de Sistemas da
Qualidade.
Manual Bsico do Auditado
Com o objetivo de reforar as orientaes anteriores e descrever
com mais detalhes a postura desejada para os auditados,
reproduzimos a seguir um Manual que normalmente distribudo para as
reas nos perodos que antecedem uma auditoria. Gostaramos de
informar que estamos iniciando um processo de auditoria e iremos
fazer algumas perguntas sobre as suas atividades !!!
Esta normalmente uma das primeiras palavras que voc ouve de um
auditor da qualidade iniciando um processo de avaliao. Qual a sua
primeira reao ?
MEDO
INSEGURANA
ANSIEDADE
DESESPERO
INCERTEZA
TERRORCALMA
SEGURANA
TRANQUILIDADE
EQUILBRIO
CERTEZA
SATISFAO
Observando as reaes descritas acima, podemos concluir que as
caractersticas da primeira tabela so de pessoas despreparadas ou
mal informadas sobre o processo de auditoria, ao passo que na
segunda tabela as reaes so de pessoas preparadas, conhecedoras das
caractersticas positivas das auditorias.
O nosso objetivo com essas orientaes bsicas, ajudar VOC,
auditado, a se preparar de forma apropriada para ser auditado,
determinando as melhores posturas, comportamentos e prticas durante
todo o processo de avaliao. A nossa abordagem ser realizada em
forma de dicas simples e objetivas. Boa leitura !1 Dica
A auditoria normalmente dividida em
duas etapas: a avaliao da documentao, que normalmente feita em
escritrio e a avaliao prtica sobre a aderncia aos procedimentos
escritos, que normalmente feita nos locais de trabalho. Quando um
auditor estiver ao seu lado em um posto de trabalho, saiba que ele
j estudou a documentao que orienta as suas atividades. Portanto,
responda de acordo com o que est escrito no seu procedimento.
2 Dica
O processo de avaliao dividido
em trs fases: reunio de abertura, coleta de
evidncias e reunio ps-auditoria. Geralmente o auditor vai at o
seu posto de trabalho durante a coleta de evidncias. Ele estar
sendo sempre acompanhado de um guia indicado pela chefia / gerncia
da sua rea. Qualquer dvida sobre a avaliao e forma de perguntar
pode ser esclarecida
com o guia. O guia o seu suporte
para responder as perguntas.
3 Dica
Voc est em seu posto de
trabalho, portanto leva grande vantagem
sobre o auditor.
Sinta-se a vontade pois voc
est qualificado para a funo que est desempenhando.
4 Dica
Prepare-se para ser avaliado.
O ponto mais bsico da auditoria a utilizao de documentos
oficiais e atualizados. Certifique-se que voc possui todos os
documentos necessrios e que
esses estejam na verso correta.
Certifique-se, alm disso, que os registros gerados pela sua rea
estejam sendo coletados, armazenados, indexados,
enfim, controlados de forma adequada.
5 Dica
O auditor utiliza as perguntas diretas a
voc como meio de avaliar o quanto o seu
trabalho est de acordo com o procedimento.
Tome o cuidado de responder apenas o que o auditor perguntou. No
fale de assuntos que vo alm do necessrio. Por outro lado, no adote
tambm uma postura de poucas palavras, ou respostas do tipo sim ou
no, pois isso pode levar o auditor a pensar que voc, ou no conhece
muito bem a sua atividade ou est tentando esconder algo. Alm disso
lembre-se que, quando algum est sendo entrevistado, qualquer
interferncia, palpite ou sugesto pode levar a assuntos que no
deveriam estar sendo discutidos. Desta forma, no tente dar palpite
na auditoria de seu colega, a no ser que ele lhe pea uma ajuda
direta.
6 Dica
Receba bem o auditor. Educao,
gentileza e objetividade so aspectos bsicos.
No entre em discusses ou confrontaes
com o auditor. Essa situao pode
causar irritao e levar a atitudes fora do normal.
O auditor um profissional como
outro qualquer e respeita, acima de tudo, o
seu trabalho como profissional. Voc no
est brigando com o auditor, apenas
mostrando a ele como o seu trabalho.
7 Dica
Durante a entrevista com voc,
ocasionalmente pode acontecer de ser constatado
que o trabalho est sendo realizado de forma diferente do que est
definido no documento, ou ento, que falta
um procedimento escrito para disciplinar uma certa atividade.
Nesse instante o auditor vai informar que
foi observada uma no-conformidade. No fique preocupado ou
irritado com este fato. No raro que alguma pequena irregularidade
ocorra no nosso Sistema da Qualidade. Concentre-se no restante da
entrevista. O guia que est acompanhando a auditoria j est tomando
providncias para que este
pequeno problema seja resolvido.
8 Dica
O auditor pode solicitar que voc
desempenhe o seu trabalho normalmente, para que seja observado
se est de acordo com o que est definido no documento. No fique
nervoso, inseguro ou ansioso. Estes sentimentos podem fazer com que
voc erre durante a operao ou ento esquea algo importante. Trabalhe
normalmente como em todos os dias. Concentre-se no trabalho e
simplesmente
esquea que tem algum observando.
9 Dica
Muitas vezes as perguntas dos auditores
so subjetivas ou de difcil entendimento. No
hesite em solicitar ao auditor que esclarea melhor a pergunta
antes de comear a falar sobre um assunto que voc nem sabe se o
correto. Quando voc entender a pergunta no se afobe em responder.
Responda pausadamente, de forma objetiva e clara. Se tiver que
buscar alguma evidncia , como um documento ou registro, no tenha
pressa. V calmamente at o local onde esto armazenadas
as suas evidncias e localize o assunto desejado. Depois,
apresente a evidncia naturalmente.
10 Dica
Se voc leu com bastante ateno as dicas
anteriores e assimilou as mensagens, podemos
dizer que voc est bem preparado para ser auditado. Sugerimos
agora que voc olhe em seu redor, no seu posto de trabalho, em sua
mesa,
em seu ambiente, enfim, em toda a empresa.
Observe se existe alguma coisa fora do lugar, algum precisando
de orientao ou ento se
existe uma oportunidade de melhoria. Voc se lembra dos conceitos
ligados ao housekeeping, como manter o local de trabalho limpo e
organizado? Identificou algo importante? Ento no espere mais. Entre
em contato com a sua superviso, gerncia ou ento com a rea de
Sistemas da Qualidade.
Finalmente, desejamos a TODOS um bom t
