7/21/2019 Guia Jci l Plan Accion

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JCI Local Action Guides

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

El plan de acción presenta claramente las metas que la Organización Localse propuso lograr en un año determinado. El plan de acción debe ir alineadoal Plan Estratégico de la Organización Local. El plan de acción deberesponder a las preguntas siguientes:

1. ¿Por qué existe la Organización? – Su misión o propósito.

La Misión de una organización constituye su razón de ser, la definición desu propósito. Cada Organización Local es única en su clase, pordefinición, y ha de tener su propia Misión que, no obstante, ha de estarestrechamente relacionada con la de la JCI:

“Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jóvenes para crear cambios positivos.”

2. ¿En dónde concentrará la organización sus esfuerzos? - LosCampos de Resultados. 

El propósito debe dividirse en Campos de Resultados que ayuden adeterminar las actividades en que la organización y sus funcionariosdeben invertir la mayor parte de su tiempo, talento, energía y dinero.

Los Campos de Resultados son los puntos en que se debe concentrar laatención preferencial de la organización, y donde los resultados y no lasactividades, son importantes.

3. ¿Qué queremos hacer? - Los Objetivos. 

Los objetivos son la base sobre la que se determinan las actividades quedeben llevarse a cabo. También sirven para establecer las normas deevaluación de esas actividades.

Un objetivo es una formulación del resultado que debe alcanzarse y debecomenzar con un verbo en infinitivo que denote acción o logro. Todo

objetivo ha de ser claro, realista y mesurable.

4. ¿De quién será la responsabilidad? - El funcionario responsable.

Cada objetivo debe indicar claramente quién será responsable decoordinar la acción y los logros. Esa persona tendrá la responsabilidad deformular estrategias y asignarle nuevas responsabilidades a cada una deellas.

5. ¿Cuándo debe comenzar y terminar? - Los plazos.

El objetivo también debe indicar la fecha o el lapso de tiempo en quedebe lograrse el resultado.

6. ¿Cuánto va a costar? - El presupuesto.

El objetivo debe indicar la inversión máxima que la Organización Localestá dispuesta a hacer.

7. ¿De qué manera queremos hacerlo? - Las estrategias.

El objetivo se divide a continuación en estrategias más pequeñas, quevienen a ser pasos que se toman para alcanzarlo. Estas estrategiastambién deben indicar quién es responsable, cuál es su plazo y cuál serásu costo.

GUÍA DEACCIÓNLOCAL

Una buena planificación es unpre requisito para alcanzarmetas. Un plan de accióndetermina lo que debe hacerseahora para en el futuro podersatisfacer eficazmente la misióny los objetivos del proyecto o laactividad.

 

Plan deAcción Local

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GUIA DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Plan de Acción Local

Una vez concluido el proceso anterior, las actividadesdeben repartirse a lo largo del año.

EL CALENDARIO DEPLANIFICACIÓN

Los siguientes pasos deben ser realizados mientras sedesarrolla el plan de acción de la Organización Local:

1. Se prepara el borrador del plan de acción.

El Presidente y el Secretario tienen laresponsabilidad de preparar un borrador del plande acción para el año siguiente. Es importanterecalcar que el plan de acción es desarrollado porla Junta Directiva anterior al año en el cual sellevará a cabo.

2. El borrador se le presenta a la Junta Directiva.

La Junta Directiva analiza la propuesta y le hacelas enmiendas necesarias.

3. La propuesta final se le presenta a la AsambleaGeneral.

La propuesta final se pone a consideración de losmiembros en la reunión anual de la AsambleaGeneral, que le hace las enmiendas necesarias.

4. La nueva Junta Directiva incorpora los cambiosefectuados por la Asamblea General.

Se publica la versión definitiva del plan de acción yse distribuye a todos los miembros de la

Organización Local.

5. Los miembros de la Junta Directiva preparansus planes individuales.

Cada miembro de la nueva Junta Directiva preparaun plan de acción después de asignársele susresponsabilidades con respecto de distintosobjetivos.

6. Se aprueban los distintos planes.

La Junta Directiva aprueba el plan de acción decada funcionario durante su primer mes en

funciones.

7. Se formula el programa anual de actividades.

El Secretario reparte las actividades a lo largo delaño y hace llegar el programa a todos losmiembros conjuntamente con sus respectivasasignaciones y los plazos fijados.

8. Los supervisores siguen de cerca lasresponsabilidades de sus respectivos equipos.

Ha llegado el momento de la acción y lossupervisores inmediatos de cada funcionariodeben seguir de cerca las actividades de losintegrantes de sus equipos y cerciorarse de quetodo se está llevando a cabo de acuerdo con elplan y el programa.

9. Se hace la evaluación y se formulan lasrecomendaciones para el próximo año.

El Presidente y los supervisores deben evaluarmensualmente el adelanto alcanzado y formularrecomendaciones sobre actividades u objetivos

que deban incluirse en el plan de acción del añopróximo.

10. Se prepara el borrador del plan de acción delaño próximo.

Y se cierra el círculo. Aprovechando como esdebido la evaluación y las recomendaciones, esfácil preparar el borrador del plan de acción para elaño próximo.

RESUMEN

Un Plan de Acción definido y alcanzable constituye unaguía para dirigir los esfuerzos de los funcionarios y losmiembros, pero también es una herramienta que ayudaa comunicar las direcciones y propósitos a los cualesaspira el grupo.

Es importante entender que un Plan de Acción no estágrabado en piedra una vez que se imprime. Esconveniente revisar sus planes mensualmente yactualizarlos trimestralmente o cuando surja un cambioconsiderable en las circunstancias de la Organización

Local.