Guide de formation - Manager

Guide de formation - Manager

Cinq modules de gestion RH 100 % SaaS

Utilisez simplement votre logiciel !

• Accéder à votre logiciel

• Menu principal

• Page d’accueil (Modifier votre mot de passe)

• Eléments de navigation

• Circuit de Validation

• Demandes de Congés / Absences

• Consultation Solde Compteurs

Généralités

Congés et Absences

Notes de Frais• Circuit de Validation

• Création d’une nouvelle Note de Frais

• Enregistrement des dépenses

• Validation Note de Frais

Temps et Activités

• Circuit de Validation

• Création des feuilles de temps

• Suivi des Temps de Présence

• Suivi des Activités

• Envoi pour Validation

Accéder à votre logiciel

Accès personnalisé et sécurisé

http://plateforme.eurecia.com

Identifiant = [email protected]

Mot de passe = morgane

Si vous êtes Morgane AUGER, salarié de la société Eurécia

Menu principal – page d’accueil

• Modifier mon mot de passe

• Personnaliser l’interface (couleur, image, photo)

• Accès à la déconnexion

• Accès aux différents modules

• Accès à la fiche salarié

• Accès au trombinoscope via l’annuaire salarié

• Accès à l’aide en un clic sur le « ? »

Personnaliser votre interface

Depuis vos préférences en haut à droite de la page.

Depuis la page d’accueil d’Eurécia

Eléments de navigation

• Zone de filtrage

• Boutons sous forme de liste déroulante au survol de la souris

• Export des données vis les boutons sur le côté droit de l’écran

Conseils et recommandations

Pour tirer le meilleur profit de l’utilisation de notre logiciel, nous vous recommandons d’adapter et de modifier le paramétrage en fonction de vos besoins et de votre organisation.

Pour tout conseil ou complément d’information, pensez à consulter le centre d’aide en ligne ou contacter l’administrateur de votre entreprise.

https://help.eurecia.com/hc/fr

Portail RH

Créer un événement dans le dossier salarié

La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.

Ajouter un document partagé

La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.

Congés & Absences

Circuit de Validation d’une demande d’absence

Nouvelle demande

Auto-validéeA valider

RefuséeValidée

salarié utilisateur standard

manager

salarié

Email auto

notification

manager

managerEmail auto

notification

salarié

manager Email auto

notification salarié

Annulée

système

Système Email auto notification

salarié et manager

Email auto notification

salarié et manager

salarié utilisateur standard manager

salarié manager

Email auto notification

salarié et manager

Salarié - Demande de congés / absences

A partir du planning, sélectionnez la période de congés (date de début et date de fin), puis cliquez sur « Nouvelle demande d’absence ».

Résumé Solde Compteurs de CongésPar période et type de congésNombre de jours cumulésNombre de jours restants à prendre, date limite

Historique des Demandes de CongésDates de début et de fin de congésPériode et type de congésStatut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)

Création d’une Nouvelle Demande de CongésA partir du boutonType de congésPériode Date de débutDate de finNombre de joursCommentaires (optionnels)

Salarié - Demande de Congés / Absences

Salarié - Demande de Congés / Absences

Soldes et Compteurs de Congés

• Par Période (exemple 2015-2016)

• Type de congés

• Nombre de jours cumulés

• Nombre de jours pris

• Nombre de jours restants à prendre

• Date limite autorisée pour la prise des congés

Liste des Demandes de Congés des membres de l’Equipe

• Par salarié

• Période

• Type de congés

• Date de début

• Date de fin

• Nombre de jours

• Statut de la demande (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)

Validation d’une Demande de Congés

• Rajout de commentaires éventuels

• Validation ou Refus de la demande

Manager - Validation Demande Congés

Soldes des Compteurs de Congés des membres de l’Equipe

• Par salarié

• Par Période (exemple 2010-2011)

• Type de congés

• Nombre de jours cumulés

• Nombre de jours utilisés

• Nombre de jours restants à prendre

• Date limite autorisée pour la prise des congés

Manager - Consultation Compteurs Equipe

Notes de frais

Circuit de Validation d’une Note de Frais

Nouvelle note

Demande compléments d’infoA valider

RefuséeValidée

salarié

manager

salariéEmail auto

notification

manager

manager

Email auto notification salarié

salarié

Email auto notification manager

managerEmail auto

notification

salarié

manager


managerEmail auto

notification

salarié

manager Email auto


A rembourser

Remboursée

manager

manager

Salarié - Création d’une nouvelle note de frais

A partir de la liste de vos Notes de Frais

• Période de référence


• N° de référence interne

• Nombre de kilomètres parcourus

• Montant total à rembourser

Création d’une Nouvelle Note de Frais

• A partir du bouton « Nouvelle note de frais »

• Description

• Date de début

• Date de fin

• Puissance fiscale véhicule perso

• Commentaires (optionnels)

Enregistrement des dépenses

Salarié - Enregistrement des dépenses

Ajout d’une nouvelle dépense

• À partir du bouton en haut à droite

Pensez à

enregistrer

Salarié - Enregistrement des dépenses

Saisie d’une nouvelle ligne de dépense

• Date à laquelle la dépense a été effectuée

• Nature de la dépense

• Libellé

• Projet ou compte d’imputation

• Montant ou nombre de kilomètres

• Montant TTC de la dépense (la TVA et le HT sont calculés automatiquement

Enregistrement des modifications

Annulation des modifications

Alerte dépassement plafond autorisé

Salarié – Envoi pour validation

Dès que vos dépenses sont enregistrées vous pouvez soumettre la note de frais à votre supérieur hiérarchique pour qu’il la valide

• Ajouter au besoin vos commentaires

• Joignez éventuellement sous la forme de fichier attaché un scan de vos justificatifs de paiement

• « Soumettre à validation » votre demande

• Automatiquement, un email est envoyé à votre responsable

• Dès que la note est validée, vous recevez un nouvel email d’information

• Le processus de remboursement est lancé

Manager - Validation note de frais

Liste des Notes de Frais des membres de l’Equipe

• Par salarié

• Période des dépenses


• N° de référence interne

• Nombre de kilomètres parcourus

• Montant total à rembourser

Validation d’une Note de frais


• Validation ou Refus

Temps & Activités

Circuit de validation des feuilles de temps

Nouvelle saisie

Demande compléments d’infoA valider

RefuséeValidée

salarié

manager

salariéEmail auto

notification

manager

manager


salarié

Email auto notification manager

managerEmail auto

notification

salarié

manager


managerEmail auto

notification

salarié

manager Email auto


manager

Salarié – Accès à vos feuilles

A partir de la liste des Feuilles de Temps et Activités

• Description

• Période

• Statut (nouvelle, à valider, validée, refusée, …)

Salarié – Suivi des temps de présence

Onglet « Suivi Temps »

• Heure d’arrivée

• Heure de départ

• Temps de pause

• « Standard » permet de simplifier la saisie sur la base d’une journée standard

Calcul automatique du nombre total d’heures travaillées

dans la semaine

Salarié – Suivi des activités

Onglet « Suivi Activités »

Temps de travail (en jours ou en heures)

Imputation par client, projet, tâche ou activité

La coche « refacturable » précise si l’activité peut être refacturée au client

Calcul automatique du nombre total de jours (ou heures) imputées

Salarié – Envoi pour validation

Quand vous avez enregistré vos feuilles de temps et activités, vous pouvez soumettre votre feuille à votre supérieur hiérarchique pour qu’il la valide

• Ajouter au besoin vos commentaire

• Automatiquement, un email est envoyé à votre responsable

• Dès que la feuille est validée, vous recevez un nouvel email d’information (possibilité de le désactiver)

Manager - Validation feuilles temps et activités

Liste des feuilles de temps et activités

• Par salarié

• Période d’activité


• Nombre d’heures travaillées et heures supplémentaires

Validation des feuilles de temps et activités


• Validation ou Refus

Planning ressources

Vue en mode « MON AGENDA »

Vue en mode « PLANNING EQUIPE »Zone de filtrage :Par département, structure, salarié, ressource matérielle, planning, personnes présentes …

Les absences sont reprises automatiquement du module congés

Modification de la période à afficher

Accès à l’impression du planning ainsi qu’à une vue planning plein écran

Création d’un nouvel événement

Afficher ligne verte

presence / absence

Créer un évènement - général

Affectation de l’événement en cours de création à un planning spécifique

Envoyez un mail de notification à tous les participants liés à cet événement

Permet de préciser si vous êtes présent sur votre site de travail

Précisez si l'activité est visible pour les autres utilisateurs

Lors de la création d’événements, si ceux-ci sont récurrents, vous accéderez à la « programmation » en cochant cette case

Vous pouvez également créer des alertes afin de recevoir un email avant le début de l'événement

Liez vos événements aux comptes analytiques (clients, projets, tâches ou autres) utilisés pour le suivi de vos activités et dépenses éventuelles

Créer un événement - participants

Listes des personnes associées à l’événement (possibilité de leurs envoyer une notification et un mail de rappel via l’onglet général)

Boutons de bascule des personnes affectées à l’événement

Taux d’affectation de chaque personne à l’activité

Créer un événement - ressources matérielles

Liste des ressources matérielles disponibles pour être affectées à l’événement

Boutons de bascule des ressources affectées à l’événement

Une question ?

Aide et tutorielsAccessible à partir des boutonsFonctionnalités accessibles

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