H ƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ …software.perfect.com.vn/Perfect/Software/QLNS/QLNS-HDSD...tính chưa được cài đặt các tool này, thì chương trình

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO

TP. Hồ Chí Minh 122 Nguyễn Sỹ Sách, Phường 15, Quận Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.66748561 Fax: 08.66748591 Long An Số 3 Đường số, 3 KDC Kiến Phát, Phường 6, TP Tân An Điện thoại: 072.6251520 Fax: 072.6251519 Email: [email protected] | www.perfect.com.vn

mailto:[email protected]

http://www.perfect.com.vn

PERFECT SOLUTIONS www.perfect.com.vn

HDSD HRM 2012 CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO Trang 2

MỤC LỤC

A. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT PHẦN MỀM ............................................................. 5

1. PHẠM VI SỬ DỤNG PHẦN MỀM ....................................................................... 5

2. CÁC TIỆN ÍCH HỔ TRỢ ...................................................................................... 5

B. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH ................................................................................... 5

1. HỆ THỐNG ............................................................................................................. 5

2. DANH SÁCH CHỨC NĂNG .................................................................................. 5

3. TRỢ GIÚP ............................................................................................................... 7

C. CHI TIẾT CHỨC NĂNG ........................................................................................ 7

1. MENU HỆ THỐNG ................................................................................................ 7

a. Hệ thống .............................................................................................................. 7

- Kết thúc ............................................................................................................. 7

- Đăng xuất .......................................................................................................... 7

- Thông tin công ty .............................................................................................. 7

b. Bảo mật .............................................................................................................. 9

- Phân quyền ........................................................................................................ 9

- Đổi mật khẩu ................................................................................................... 13

- Nhật ký hệ thống ............................................................................................. 14

c. Dữ liệu .............................................................................................................. 17

- Sao lưu ............................................................................................................ 17

- Phục hồi .......................................................................................................... 18

2. CÁC MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG .......................................................... 18

a. Các thiết lập ban đầu ........................................................................................ 18




- Bàn làm việc ................................................................................................... 18

- Danh mục ......................................................................................................... 20

= Danh mục nhân sự .................................................................................. 20

= Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 36

= Danh mục chấm công .............................................................................. 42

= Danh mục tính lương .............................................................................. 45

b. Thông tin nhân sự ............................................................................................ 49

- Danh sách ứng viên ......................................................................................... 49

- Danh sách nhân viên ........................................................................................ 53

- Hợp đồng lao động ........................................................................................... 62

- Quá trình làm việc ............................................................................................ 66

c. Chấm công ........................................................................................................ 72

- Bảng xếp ca ..................................................................................................... 72

- Chấm công theo ngày ...................................................................................... 73

- Chấm công bằng máy chấm công .................................................................... 78

- Chấm công theo tháng ..................................................................................... 82

- Chấm công tăng ca theo tháng ......................................................................... 84

d. Tính lương ........................................................................................................ 85

- Mức lương tối thiểu ......................................................................................... 85

- Định mức lương ............................................................................................... 86

- Bảng tính lương ............................................................................................... 87

= Bảng tính lương tháng ............................................................................ 87

= Bảng tính lương tăng ca ......................................................................... 90




3. TRỢ GIÚP ................................................................................................................ 92

a. Đăng ký ............................................................................................................. 92

b. Cập nhật ........................................................................................................... 92

- Cập nhật trực tuyến .......................................................................................... 94

- Cập nhật thông thường .................................................................................... 94




A. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT PHẦN MỀM

1. PHẠM VI SỬ DỤNG PHẦN MỀM

- Dành cho doanh nghiệp có có nhu cầu phải xử lý các nghiệp vụ quản lý

nhân sự và các nghiệp vụ liên quan.

- Dành cho doanh nghiệp trên toàn quốc.

2. CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ

- Máy tính cần cài đặt Microsoft SQL Server 2005,

NetFramework2.0, ReportViewer, (khi cài đặt chương trình, nếu máy

tính chưa được cài đặt các tool này, thì chương trình sẽ tự động cài đặt).

- Máy tính cần cài đặt phần mềm Microsoft Office Excel 2003 hoặc Microsoft

Office Excel 2007.

- Tập tin dữ liệu gốc phải sử dụng font chữ Times New Roman (bảng mã

Unicode).

B. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

1. HỆ THỐNG

Bao gồm các menu:

- Hệ Thống

o Kết thúc

o Đăng xuất

o Thông tin công ty

- Bảo Mật

o Phân quyền




o Đổi mật khẩu

o Nhật ký hệ thống

- Dữ Liệu

o Sao lưu

o Phục hồi

2. DANH SÁCH CHỨC NĂNG

Bao gồm các menu:

- Các thiết lập ban đầu

o Bàn làm việc

o Danh mục

- Thông tin nhân sự

o Danh sách ứng viên

o Danh sách nhân viên

o Hợp đồng lao động

o Quá trình làm việc

- Chấm công

o Bảng xếp ca

o Chấm công theo ngày

o Chấm công theo tháng

o Chấm công tăng ca theo tháng

- Tính lương

o Mức lương tối thiểu

o Định mức lương




o Bảng tính lương

3. TRỢ GIÚP

- Trợ giúp

o Hướng dẫn sử dụng

o Liên hệ

o Website

- Thông tin

o Đăng ký

o Thông tin

o Cập nhật

C. CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG

1. MENU HỆ THỐNG

a. Hệ thống

- Kết thúc

Đóng phần mềm lại, kết thúc việc dử dụng phần mềm

- Đăng xuất

Chuyển đổi giữa các tài khoản người dùng




- Thông tin công ty

Hệ thống/ Thông tin công ty xuất hiện màn hình sau:

o Doanh nghiệp cần bổ sung thông tin đơn vị

o Thông tin trên được sử dụng cho các biểu mẫu báo cáo

o Khi có nhu cầu thay đổi thông tin, doanh nghiệp cũng có thể điều

chỉnh lại.

Màn hình Thông tin công ty sau khi cập nhật.




b. Bảo mật

- Phân quyền

o Phân quyền theo Vai trò(Nhóm người sử dụng)

o Phân quyền chức năng chi tiết cho từng nhóm người sử dụng

Hệ thống/ Phân quyền xuất hiện màn hình sau:

Màn hình Phân quyền người dùng.

o Thêm vai trò (nhóm người dùng)




o Tạo một vai trò (nhóm người dùng) mới

o Tên: Phòng Kinh Doanh

o Quyền hạn : là các chức năng người dùng được phép thao tác trên

phần mềm.




o Thêm người dùng mới




Điền thông tin người dùng.

o Tên, Mật khẩu: Tên và mật khẩu dùng để đăng nhập vào phần mềm

o Vai trò: chọn vai trò (nhóm người sử dụng)

o Chức năng người dùng này sẽ phụ thuộc vào quyền hạn của vai trò

(Nhóm người dùng)

o Nút: Lưu & Đóng để ghi lại thông tin và đóng bảng thêm người

dùng.

o Nút: Lưu & Thêm để ghi lại thông tin và thêm người dùng tiếp theo.




Màn hình Phân quyền người dùng sau khi thêm người dùng mới

- Đổi mật khẩu: thay đổi mật khẩu người dùng

o Nhập lại mật khẩu cũ

o Nhập mật khẩu mới, chọn nút Đồng ý để mật khẩu mới có hiệu lực.




Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo đổi mật khẩu thành công.

- Nhật ký hệ thống

o Nghi nhận các thao tác của từng người dùng đã sử dụng trên phần

mềm

o Thống kê nhật ký theo từng thời điểm

1. Chọn ngày cần xem nhật ký

2. Chọn khoảng thời gian cần xem nhật ký




Màn hình Nhật ký hệ thống ngày 31/10/2011

o Lưu nhật ký hệ thống thành tập tin

o Chọn nút Lưu vào tập tin




1. Đặt tên tập tin vào ô File name.

2. Chọn nút Save để lưu lại

o Xuất nhật ký hệ thống thành file Excel

1. Chọn nút Xuất




2. Đặt tên tập tin vào ô File name.

3. Chọn nút Save để lưu lại tập tin

c. Dữ liệu

- Sao lưu

Đường dẫn: Hệ Thống / Sao Lưu

o Backup hệ thống thành tập tin

o Tập tin lưu mặc định trong thư mục Backup, đường dẫn : D:\Backup

o Hệ thống sẽ mặc định tên tập tin theo ngày giờ khi thực hiện thao tác

Sao lưu




o Chọn nút Thực Hiện để tiến hành sao lưu dữ liệu

- Phục hồi

o Phục hồi dữ liệu hệ thống

o Tên tập tin: Chọn tập tin tại thời điểm cần phục hồi

o Chọn nút Thực hiện : Hệ thống sẽ tự khôi phục lại dữ liệu.

2. MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG

a. Các thiết lập ban đầu

- Bàn làm việc: Thể hiện thông tin cơ bản của hệ thống

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Bàn làm việc

Thông tin công ty

o Cấu hình dữ liệu và tài khoản người dủng




• Sao lưu dữ liệu

• Phục hồi dữ liệu

• Khởi động chương trình quản lý dữ liệu

• Thay đổi mật khẩu

o Biểu đồ thống kê nhân sự trong công ty

1. Theo tuồi

2. Theo giới tính

3. Theo tỉ lệ số lao động

o Thống kê số liệu

1. Tổng số chi nhánh

2. Tổng số phòng ban

3. Tổng số nhóm

4. Tổng số nhân viên

o Nhật ký hệ thống




Màn hình Bàn làm việc

- Danh mục :

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Danh mục

Để sử dụng phần mềm, bạn cần có hệ thống đầy đủ các danh mục:

o Danh mục nhân sự

1. Chức vụ

2. Chuyên môn

3. Bằng cấp

4. Công việc

5. Quốc tịch

6. Dân tộc




7. Tôn giáo

8. Quan hệ gia đình

9. Học vấn

10. Ngoại ngữ

11. Tin học

Chức vụ

Màn hình Danh mục chức vụ

Thêm một chức vụ mới vào danh mục chức vụ

Chọn nút Thêm




Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự

Tên: Tên chức vụ cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ nghi nhận lại chức vụ

mới

(Các danh mục khác thêm tương tự như thêm một danh mục Chức vụ)

Chuyên môn




Màn hình Danh mục chuyên môn

Thêm một chuyên môn mới vào danh mục chuyên môn

Chọn nút Thêm


Tên: Tên chuyên môn cần thêm vào




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại chuyên môn

mới

Bằng cấp

Màn hình Danh mục bằng cấp

Thêm một bằng cấp mới vào danh mục bằng cấp

Chọn nút Thêm





Tên: Tên bằng cấp cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại bằng cấp

mới

Công việc




Màn hình Danh mục công việc

Thêm một công việc mới vào danh mục công việc

Chọn nút Thêm


Tên: Tên công việc cần thêm vào




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại công việc mới

Quốc tịch

Màn hình Danh mục quốc tịch

Thêm một quốc tịch mới vào danh mục quốc tịch

Chọn nút Thêm





Tên: Tên quốc tịch cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại một quốc

tịch mới

Dân tộc




Màn hình Danh mục dân tộc

Thêm một dân tộc mới vào danh mục các dân tộc

Chọn nút Thêm


Tên: Tên dân tộc cần thêm vào




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại dân tộc mới

Tôn giáo

Màn hình Danh mục tôn giáo

Thêm một tôn giáo mới vào danh mục các tôn giáo

Chọn nút Thêm





Tên: Tên tôn giáo cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại tôn giáo mới

Quan hệ gia đình

Màn hình Danh mục quan hệ gia đình

Thêm một tôn quan hệ gia đình vào danh mục

Chọn nút Thêm





Tên: Tên quan hệ cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại quan hê mới

Học vấn

Màn hình Danh mục học vấn




Thêm một trình độ học vấn vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên: Tên học vấn cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ học vấn

mới

Ngoại ngữ




Màn hình Danh mục trình độ ngoại ngữ

Thêm một trình độ ngoại ngữ vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên: Tên học vấn cần thêm vào




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ

ngoại ngữ mới

Tin học

Màn hình Danh mục trình độ tin học

Thêm một trình độ tin học vào danh mục

Chọn nút Thêm





Tên: Tên trỉnh độ tin học cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ tin

học mới

o Cơ cấu tổ chức




Màn hình Cơ cấu tổ chức

• Chi nhánh công ty

• Danh sách phòng ban

• Các tổ nhóm

Chi nhánh công ty

Màn hình Danh mục chi nhánh công ty




Thêm một chi nhánh vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên chi nhánh: Tên chi nhánh công ty cần thêm vào

Điền đầy đầy đủ các thông tin cần thiết: Địa chỉ, điện thoại,

Fax, Người đại diện.

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận thông tin chi nhánh mới




Danh sách phòng ban

Màn hình Danh mục phòng ban

Thêm một phòng ban vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên phòng ban: Tên phòng ban




Thuộc chi nhánh: Chọn chi nhánh quản lý

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận phòng ban mới

Các tổ nhóm

Màn hình Danh mục tổ nhóm

Thêm một tổ nhóm vào danh mục




Chọn nút Thêm


Tên tổ nhóm: Tên tồ nhóm cần quản lý

Thuộc chi nhánh: Chọn chi nhánh quản lý

Thuộc phòng ban: Chọn phòng ban quản lý

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm

mới




o Danh mục chấm công

• Ca làm việc

• Ký hiệu chấm công

Ca làm việc

Màn hình Danh mục ca làm việc

Thêm một ca làm việc vào danh mục

Chọn nút Thêm





Tên ca: Tên ca làm việc

Chọn giờ vào, chon giờ ra

Thuộc phòng ban: Chọn phòng ban quản lý

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm

mới

Ký hiệu chấm công




Màn hình Ký hiệu chấm công

Thêm một ký hiệu chấm công vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên ký hiệu

Trừ lương: Hệ số lương




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm mới

o Danh mục tính lương

1. Nghạch lương

2. Bậc lương

3. Phụ cấp

Ngạch lương

Màn hình Danh mục ngạch lương




Thêm một ngạch lương vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên ngạch lương: Tên ngạch lương

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin ngạch lương

Bậc lương




Màn hình Danh mục bậc lương

Thêm một bậc lương vào danh mục

Chọn nút Thêm


Tên : cấp bậc lương

Ngạch lương: chọn ngạch lương trong danh mục ngạch lương

Hệ số lương: Chọn hệ số lương




Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin bậc lương

Phụ cấp

Màn hình Danh mục phụ cấp

Thêm loại phụ cấp vào danh mục

Chọn nút Thêm





Tên phụ cấp: tên loại phụ cấp

Số tiền: chọn số tiền được hưởng thêm cho phụ cấp

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận phụ cấp mới

b. Thông tin nhân sự

- Danh sách ứng viên

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Danh sách ứng viên

Quản lý danh sách các ứng viên tham gia tuyển dụng theo từng đợt

Danh sách ứng viên được thêm vào theo từng đợt tuyển dụng

o Thêm đợt tuyển dụng mới

Chọn nút Thêm đợt tuyển dụng




Màn hình Danh sách ứng viên


Tên: Tên đợt tuyển dụng

Thời gian tuyển dụng : Từ ngày – Đến ngày

Số quyết định: đây là tham số, số của quyết định đợt tuyển

dụng

File: Đường dẫn file Quyết định




Trạng thái: có 3 trạng thái

§ Đang lên kế hoạch

§ Đang thực hiện tuyển dụng

§ Đã hoàn thành

o Thêm ứng viên

Chọn nút Thêm ứng viên

Màn hình Danh sách ứng viên




§ Tab thông tin cá nhân

Màn hình Thông tin cá nhân

(Những thông tin có dấu (*) là phần bắt buộc phải

nhập)

Mã thông tin cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng

dần theo số thứ tự

Các thông tin Quốc tịch, Tôn giáo, Ngoại ngữ, Dân

tôc, Học vấn, Tin học, Đợt tuyển dụng: chọn từ danh

mục, hoặc có thể thêm trực tiếp bằng cách click vào

§ Tab Thông tin tuyển dụng




Màn hình Thông tin tuyển dụng

Gồm các thông tin: Thông tin công việc, Thông tin

người liên hệ, Vị trí truyển dụng

Chọn nút Lưu & đóng : hệ thống lưu lại thông tin ứng viên

mới

- Danh sách nhân viên

Quản lý danh sách nhân viên trong công ty

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Danh sách nhân viên

Hiển thị danh sách nhân viên theo từng cơ cấu tổ chức




Màn hình Danh sách nhân viên

o Các cơ cấu tổ chức

i. Chi nhánh

ii. Phòng ban

iii. Tổ nhóm

iv. Nhân viên

Thêm trực tiếp các Chi nhánh, Phòng ban, Tổ nhóm

Thêm nhân viên




Màn hình Thêm nhân viên

Màn hình Tab Thông tin cá nhân




(Những thông tin có dấu (*) là phần bắt buộc phải nhập)

Mã nhân viên: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự

Điền đầy đủ các thông tin nhân viên: Thông tin cá nhân, Tình trạng sức

khỏe

Thông tin cá nhân:

1. Họ

2. Tên

3. Giới tính

4. Tên thường gọi

5. Ngày sinh

6. Nơi sinh

7. Tình trạng hôn nhân

8. Địa chỉ

9. Tạm trú

10. Điện thoại

11. Quốc tịch

12. Tôn giáo

13. Ngoại ngữ

14. Chuyên môn

15. Dân tộc

16. Học vấn

17. Các bằng cấp

Chứng minh nhân dân:




18. Số CMND

19. Ngày cấp

20. Nơi cấp

Tình trạng sức khỏe:

21. Tình trạng sức khỏe

22. Chiều cao

23. Cân nặng

Màn hình Tab Thông tin công việc

Điền đầy đủ các thông tin:

Thông tin công việc

24. Làm tại chi nhánh

25. Phòng ban




26. Tổ nhóm

27. Chức vụ hiện tại

28. Ngạch lương hiện tại

29. Bậc lương

30. Lương căn bản

Thử việc:

31. Có thử việc: nếu đang thử việc thì chọn vào ô

này

32. Chọn thời gian

33. Ngày

34. Lương thử việc

Sổ bảo hiểm xã hội:

35. Số

36. Ngày cấp

37. Nơi cấp

Bảo hiểm y tế:

38. Số

39. Thời gian bảo hiểm: Từ ngày - Đến ngày

40. Tỉnh

41. Bệnh viện

Làm việc chính thức:

42. Nếu nhân viên dã nghỉ việc thì check vào ô Đã

nghỉ việc




43. Ngày bắt đầu

44. Ngày kết thúc

Màn hình Tab Liên hệ xã hội

Tài khoản ngân hàng

45. Số tài khoản

46. Ngày cấp

47. Tên ngân hàng

48. Địa chỉ

Thông tin nghĩa vụ quân sự

49. Số

50. Ngày nhập ngũ

51. Ngày xuất ngũ




52. Chức vụ

Sổ hộ chiếu

53. Số

54. Ngày cấp

Đoàn viên

55. Đã là Đoàn viên: Check vào ô Đã vào Đoàn

56. Ngày vào Đoàn

57. Nơi cấp

Đàng viên

58. Đã là Đảng viên: Check vào ô Đã vào Đảng

59. Ngày vào Đảng

60. Nơi cấp

Sổ lao động

61. Số

62. Ngày cấp

63. Nơi cấp




Màn hình Tab Hưởng phụ cấp

Danh sách phụ cấp nhân viên được hưởng, một nhân viên có

thể hưởng nhiều phụ cấp khác nhau

Chọn tên phụ cấp trên lưới




Màn hình Tab Thông tin người liên hệ

Thông tin người liên hệ giữa nhân viên này với công ty

Trạng thái nhân viên: Đang làm việc/ Đang thử việc/ Đang ngưng

việc/ Đã nghỉ việc.

Sửa thông một nhân viên

Chọn nút Sửa chữa hoặc nhấp double vào dòng dữ liệu sẽ

hiện lên thông tin nhân viên

Màn hình Cập nhật thông tin nhân viên

Chọn nút Lưu & Đóng để ghi nhận lại thông tin đã sửa.

- Hợp đồng lao động




Màn hình Hợp đồng lao động

Danh sách hợp đồng lao động của nhân viên

o Màu:

§ Đen: Chưa hết hạn hợp đồng

§ Vàng: Gần hết hạn hợp đồng

§ Đỏ: Hết hạn hợp đồng

o Lọc dữ liệu theo: lọc danh sách nhân viên theo từng đều kiện

§ Nhân viên sắp hết hạn hợp đồng

§ Nhân viên đã hết hạn hợp đồng




o Thêm Hợp đồng lao động




§ Thông tin hợp đồng lao động

Mã hợp đồng: Tự tăng theo số thứ tự

Mã nhân viên: Chọn trong danh sách nhân viên

§ Thử việc

Thời hạn thử việc

Thời gian: Từ ngày – Đến ngày

§ Hợp đồng lao động

Thời hạn HĐ: chọn thời gian thực hiện hợp đồng với

nhân viên

o Sửa chữa




Chọn nút Sửa chữa hoặc nhấp double vào dòng dữ liệu sẽ hiện lên

thông tin trong hợp đồng

Sửa lại thông tin sau đó chọn nút Lưu & Đóng

- Quá trình làm việc




Màn hình Quá trình làm việc

Chọn nhân viên: chọn tên nhân viên cần thêm thông tin

trong quá trình làm việc

Cách hiển thị: Hiển thị tất cả/ Hiển thị theo thời gian

Hiển thị tất cả: hiển thị hết quá trình lảm việc của nhân viên từ

khi nhân viên vào làm việc đến thời điểm hiện tại

Hiển thị theo thời gian: chọn thời muốn xem quá trình làm

việc, Từ ngày – Đến ngày

o Đi công tác




Chọn nút Thêm: để thêm cho nhân viên trên, một chuyến đi

công tác mới.

Điền các thông tin cho một chuyến đi công tác:

§ Đi về việc

§ Công tác phí

§ Thời gian đi




Chọn nút Lưu & Đóng để lưu lại thông tin

o Kỷ luật

Chọn Tab Kỷ luật, chọn nút Thêm để thêm hình thức kỷ luật

Điền các thông tin cho hình thức kỷ luật:

§ Lý do

§ Hình thức kỷ luật

§ Quyết định

§ Người ban hành


o Khen thưởng

Tương tự như hình thức kỷ luật, phần mềm cũng ghi nhận lại

hình thức khen thưởng

Chọn Tab Khen thưởng, chọn nút Thêm để thêm hình thức

khen thưởng




Điền các thông tin cho hình thức khen thưởng:

§ Lý do

§ Hình thức khen thưởng

§ Quyết định



o Quá trình đào tạo

Quản lý quá trình đào tạo do công ty đề cử đi học nâng cao

trình độ chuyên môn

Chọn Tab Quá trình đào tạo, chọn nút Thêm để thêm quá

trình đào tạo cho nhân viên




Điền các thông tin cho thông tin đào tạo:

§ Lý do

§ Hình thức đào tạo

§ Thời gian đào tạo

§ Ngày bắt đầu

§ Quyết định



Tạm ứng lương

Chọn Tab Tạm ứng lương, chọn nút Thêm để thêm thông tin

cho một lần tạm ứng lương




Điền các thông tin tạm ứng:

§ Lý do tạm ứng

§ Ngày tạm ứng

§ Số tiền

§ Người cho tạm ứng


c. Chấm công

- Bảng xếp ca

Chú ý: Cần phải có bảng xếp ca theo tháng để hệ thống tự tạo bảng chấm

công theo tháng tương ứng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Bảng xếp ca




Màn hình Bảng xếp ca

Bảng xếp ca tổng hợp theo nhóm, thực hiện mỗi tháng một lần

o Tên bảng xếp ca: đặt tên bảng xếp ca

o Tháng: chọn tháng bắt đầu áp dụng bảng xếp ca này

o Chọn các tổ nhóm phòng ban cần xếp ca và chọn ca làm việc

áp dụng cho các tổ nhóm .

o Các ngày nghỉ lễ trong tháng: nhập vào tên ngày nghỉ và chọn

ngày nghỉ nếu có.

o Chọn nút Lưu : hệ thống sẽ lưu lại thông tin bảng xếp ca

- Chấm công theo ngày:

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo ngày

Có 2 hình thức chấm công theo ngày




• Chấm công bằng tay Người quản lý sẽ chấm công chi tiết

cho từng nhân viên theo từng ngày

• Chấm công bằng máy chấm công Hệ thống sẽ hỗ trợ kết nối

máy chấm công bằng vân tay

Chấm công theo ngày bằng tay

Màn hình Nút chấm công nhân viên theo ngày(bằng

tay)

Màn hình Chấm công chi tiết theo ngày




• Cơ cấu tổ chức: Hệ thống sẽ liệt kê danh mục phòng ban, tổ

nhóm trong cơ cấu tổ chức của công ty theo dạng cây phân

cấp

• Danh sách nhân viên sẽ được liệt kê theo từng phòng ban

• Lọc nhân viên theo từ khóa: Gõ tên nhân viên cần chấm công

vào ô [Lọc nhân viên theo từ khóa]

Chấm công cho tửng nhân viên: Chọn nhân viên cần chấm công,

chọn ngày chấm công

Màn hình Chấm công cho nhân viên chi tiết theo

ngày

Ký hiệu:

• Lương thời gian theo ngày : +




• Học nghề, học tập: H

• Ốm, điều dưỡng: O

• Lương sản phẩm: SP

• Nghỉ phép: P

• Con ốm: CO

• Nghỉ bù: NB

• Ngưng việc: NV

• Nghỉ không phép: KP

• Nghỉ không lương: KL

• Nghỉ lễ: L

• Chủ nhật: CN

• Số phút đi trể: + số phút ( VD: +20)

• Số phút về sớm: - số phút (VD: -20)

• Đi trể về sớm: + số phút: trừ số phút (VD: +20:-20)

Thêm ký hiệu chấm công mới




Màn hình Chấm công cho nhân viên chi tiết theo

ngày

• Chọn nút Chỉnh sửa phiếu nầy

Chọn nút Thêm để thêm các ký hiệu chấm công mới

o Tên ký hiệu




o Trừ lương: số tiền lương sẽ bị trừ vào tổng lương cuối

tháng cho ký hiện này

Chọn nút Lưu & Đóng hệ thống sẽ nghi nhận thêm ký hiệu

mới

Chấm công bằng máy chấm công

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo ngày/ Kết nối

máy chấm công

Màn hình Chức năng chấm công bằng máy chấm

công




Hình : Mẫu máy chấm công bằng vân tay

(Xem thêm phần hướng dẫn cài đặt máy chấm công)

Màn hình Kết nối máy chấm công

Nhập thông tin máy chấm công:

• IP: số IP của máy chấm công dạng :192.168.1.201

• Port: mặc định là 4370




Chọn nút Kết nối : Hệ thống tự kết nối với máy chấm công

bằng vân tay

Màn hình Sau khi kết nối máy chấm công

• Nhấn nút Xem: Xem thông tin chấm công Từ ngày – Đến

ngày, hệ thống sẽ tự động hiển thị chi tiết thời gian ra vào của

từng nhân viên

• Nút Xóa dữ liệu trên máy: Xóa hết dữ liệu trên lưu trên máy

chấm công

• Nút Xuất/Xuất ra file Excel: Đưa dữ liệu chấm công được

hiển thị trên phần mềm thành tập tin Excel

• Nút Đăng ký vân tay: Dùng để đăng ký dấu vân tay cho nhân

viên mới




Màn hình Đăng ký mã chấm công

o Khi nhân viên đã đăng ký chấm công bằng máy chấm

công sẽ có một mã chấm công riêng tương ứng cho

nhân viên đó

o Nhân viên chưa có mã chấm công (nhân viên chưa

đang ký dấu vân tay) thì tiến hành đăng ký như sau:

o Chọn nút Đăng ký vân tay :

§ Mã dấu vân tay: là mã chấm công của nhân

viên, mã này được lưu trực tiếp trên máy chấm

công (mã duy nhất)

§ Một mã chấm công sẽ tương ứng với một mã

nhân viên

§ Chọn nút Đăng ký, nhân viên đăng ký chấm

công sẽ xác nhận dấu vân tay trên máy chấm




công, hệ thống tự động lưu lại thông tin nhân

viên đăng ký.

• Các tùy chỉnh

o Lọc theo ngày

o Kết nối khi mở chương trình: phần mềm sẽ tự động kết

nối máy chấm công bằng vân tay

o Hiển thị thông báo

Nhấp nút Lưu cấu hình để lưu lại các tùy chỉnh

- Chấm công theo tháng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo tháng

Phần mềm hiển thị chi tiết 31 ngày trong tháng, chức năng thống kê

chi tiết quá trình làm việc từng nhân viên theo từng ngày trong một

tháng, dựa trên bảng thống kê này, người quản lý chấm công trực

tiếp cho từng nhân viên theo từng ngày




Màn hình Chấm công theo tháng

Các chức năng chính trên bảng chấm công:

• Tên bảng chấm công: chọn tên bảng chấm công cần thao tác

• Phần mềm sẽ tự động thống kê tổng giờ đi trễ, tổng giờ về

sớm, tổng giờ làm của từng nhân viên trong tháng

• Sau khi chấm công xong, chọn nút Lưu, hệ thống sẽ lưu lại

bảng chấm công

• Ngoài ra hệ thống hổ trợ In và xuất bảng chấm công ra tập tin

Excel

• Nút Khóa sổ: Phần mềm không cho người dùng sử đổi thông

tin, tương tự nút Mở sổ: Người dùng tiếp tục chấm công cho

nhân viên trên bảng chấm công




• Khi chấm công cho nhân viên xong, chọn nút Hoàn thành để

khóa bảng chấm công lại, không được phép thao tác trên bảng

chấm công này nữa

- Chấm công tăng ca theo tháng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công tăng ca theo tháng

Chấm công cho nhân viên tăng ca chi tiết từng ngày trong tháng,

danh sách nhân viêc được hiển thị theo cơ cấu tổ chức cây phân cấp

Màn hình Chấm công tăng ca theo tháng

• Chọn ngày vào số thời gian tăng ca, thời gian tăng ca được

tính bằng giờ

• Các chức năng trong bảng chấm công tăng ca theo tháng cũng

giống chức năng trong bảng chấm công theo tháng

o In

o Lưu




o Xuất

o Khóa sổ

o Mở sổ

o Hoàn thành

d. Tính lương

- Mức lương tối thiểu

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Mức lương tối thiểu

Mức lương tối thiểu được áp dụng cho toàn bộ công ty – là mức

lương thấp nhất và lớn hơn mức lương tối thiểu do nhà mước quy

định tại thời điểm hiện tại.

Chọn nút Thay đổi để tiến hành sửa các thông tin sau:

o Số tiền

o Áp dụng từ ngày

o Số quyết định

o Người ra quyết định

Sau khi thay đổi các thông tin thì chọn nút Áp dụng, phần mềm sẽ tự động

lưu lại




- Định mức tính lương

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Định mức lương

Màn hình Thiết lập định mức lương

Các thông số trên sẽ được áp dụng tính vào bảng lương cho nhân viên

o Chọn nút Thay đổi để sửa đổi các hệ số

§ Bảo hiểm đo người lao động đóng

§ Phí công đoàn

§ Thuế thu nhập cá nhân

§ Bảo hiểm do công ty chi trả

§ Tính giờ tăng ca




- Bảng tính lương

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Bảng tính lương

o Bảng tính lương tháng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Bảng tính lương/ Bảng tính

lương tháng

Màn hình Bảng tính lương tháng




§ Chọn tháng cần tính lương

Chọn nút Tạo để tạo bảng lương mới

Chú ý: Bảng lương chỉ được tạo theo bảng chấm công đã có. Khi

tạo bảng lương, hệ thống sẽ tự động tính lương cho từng nhân

viên theo các thông tin trong bảng chấm công tháng đó

Màn hình Sau khi tạo bảng tính lương tháng

§ Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết bảng tính lương tháng cho từng

nhân viên

§ Khi chọn từng nhân viên, hệ thống hiển thị phiếu lương chi

tiết cho nhân viên đó

• Thông tin phiếu lương




Tên nhân viên

Số giờ công

Lương căn bản

Bảo hiểm

Tạm ứng

Tổng thực lãnh

• Các loại phụ cấp

• Tạm ứng lương

• Công tác phí

Các chức năng chính trên bảng tính lương:

1. Tên bảng tính lương: chọn tên bảng tính lương cần thao

tác

2. Phần mềm sẽ tự động thống kê Lương căn bản, Tổng

lương, Tổng thực lãnh của từng nhân viên trong tháng

3. Sau khi tính lương, chọn nút Lưu, hệ thống sẽ lưu lại

bảng tính lương

4. Ngoài ra hệ thống hổ trợ In và xuất bảng tính lương ra tập

tin Excel

5. Nút Khóa sổ: phần mềm không cho người dùng sử đổi

thông tin, tương tự nút Mở sổ: người dùng tiếp tục tính

lương cho nhân viên trên bảng tính lương

6. Khi tính lương cho nhân viên xong, chọn nút Hoàn thành

để khóa bảng tính lương lại, không được phép thao tác

trên bảng tính lương này nữa




Bảng tính lương tăng ca

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Bảng tính lương/ Bảng tính

lương tăng ca

Màn hình Bảng tính lương tăng ca

§ Chọn tháng cần tính lương tăng ca

§ Chọn nút Tạo để tạo bảng lương tăng ca mới




Màn hình Sau khi tạo bảng tính lương tăng ca

§ Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết bảng tính lương tăng ca cho từng

nhân viên

Các chức năng chính trên bảng tính lương tăng ca:

§ Tên bảng tính lương: chọn tên bảng tính lương cần thao tác

§ Phần mềm sẽ tự động thống kê Tổng giờ tăng ca, Lương trên

một giờ, Tổng lương tăng ca của từng nhân viên trong tháng

§ Sau khi tính lương, chọn nút Lưu, hệ thống sẽ lưu lại bảng

tính lương tăng ca




§ Ngoài ra hệ thống hổ trợ In và xuất bảng tính lương tăng ca ra

tập tin Excel

§ Nút Khóa sổ: phần mềm không cho người dùng sử đổi thông

tin, tương tự nút Mở sổ: người dùng tiếp tục tính lương tăng

ca cho nhân viên trên bảng tính lương

§ Khi tính lương cho nhân viên xong, chọn nút Hoàn thành để

khóa bảng tính lương tăng ca lại, không được phép thao tác

trên bảng tính lương này nữa

3. TRỢ GIÚP

a. Đăng ký

Sau khi cài đặt chương trình, sẽ vào phần Trợ giúp -> Đăng ký

Để có mã đăng ký này, khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận kinh

doanh của Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo




Sau khi điền Mã Đăng Ký vào:

Nếu Mã Đăng Ký không hợp lệ, phần mềm hiện thông báo

Nếu Mã Đăng Ký đúng màn hình chính của chương trình như sau:




b. Cập nhật

Cập nhật trực tuyến

Đường dẫn: Trợ giúp /Cập nhật trực truyến

Hệ thống sẽ tự động tải phiên bản mới nhất của phần mềm Quản lý nhân sự và cài

đặt vào máy tính

Chú ý: Máy tính cần kết nối Internet mới sử dụng được chức năng này

Cập nhật thông thường

Đường dẫn: Trợ giúp /Cập nhật thông thường

Chức năng cho phép bạn cập nhật các phiên bản mới của phần mềm Quản lý nhân

sự thông qua file đã tải về máy tính

Chú ý: Để sử dụng chức năng nầy, các file update phải lưu trong ổ đĩa cứng máy

tính


Documents

H ƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ …software.perfect.com.vn/Perfect/Software/QLNS/QLNS-HDSD...tính chưa được cài đặt các tool này, thì chương trình