T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 1 -

H5: Taulukkolaskenta II

Huom.

Suosittelemme vahvasti taustamateriaaliin tutustumista ja harjoituksen 4 tekemistä

ennen aloittamista, erityisesti mikäli taulukkolaskenta on sinulle uusi asia. Edelleen

suosittelemme harjoituksen tekemistä mikroluokkatuessa pe tai ma, erityisesti mikäli

eteneminen tuntuu hankalalta.

Katso, että palautat oikeat dokumentit.

Muista tallentaa säännöllisesti.

Harjoituksen tavoitteet

Harjoituksessa syvennetään edellisissä harjoituksissa opittuja asioita MS Excel 2016 -

ohjelmalla. Harjoituksen jälkeen opiskelija

osaa tuoda tekstimuotoisen tiedon laskentataulukkoon

osaa tiedon lajittelun, ehdollisen muotoilun, suodatuksen ja

osaa luoda Pivot-taulukon

Harjoituksen tehtävät ja pisteytys

Harjoituksessa on 2 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10.

Tehtävä 1 T3 kurssisuoritusten käsitteleminen (8 p)

Tehtävä 2 Pivot-taulukon luonti (2 p)

Mitä palautetaan?

Kaksi MS Excel-dokumenttia (yksi per tehtävä), jotka on nimetty seuraavasti:

H5T1.xlsx

H5T2.xlsx

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 2 -

Aluksi

Tehtävässä 1 käsiteltävät kurssitulokset eivät ole aitoja.

Tehtävissä tarvittavat pohjatiedostot ovat pakatussa zip-kansiossa H5-

pohjatiedostot.zip. Myös Zip-kansio löytyy kurssimateriaalit-sivulta, tehtävänannon

alta. Lataa se koneellesi ja pura (purkamista käsiteltiin Teeman 1 taustamateriaalin

loppupuolella).

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 3 -

Tehtävä 1 (8p): T3 kurssisuoritusten käsitteleminen

Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto kurssipisteet.txt, jossa on opiskelijoiden

suoritustietoja. Avaa tiedot Exceliin (tiedot eroteltu $-merkeillä)Vihje 1 ja tallenna

työkirja heti aluksi nimelle H5T1.xlsx. Tee sitten tehtävät (a) – (i).

(a) Tiedostossa on 186 opiskelijan kuvitteelliset kurssipisteet eräältä

Tietotekniikkataidot-kurssilta: neljässä ensimmäisessä sarakkeessa (A-D) opis-

kelijan nimi, tieteenalayksikkö ja tutkinto-ohjelma, seuraavissa yhdeksässä (E-

O) sarakkeessa kustakin harjoituksesta saadut pisteet, sarakkeessa N on

tietoturvakurssin suoritusmerkintä.

Tee ensimmäisestä rivistä sarakeotsikon näköinen alla olevan mallin

mukaisesti (vahvennettu fontti, keltainen taustaväri, paksu alleviivaus

otsikkorivin alle, sarakkeiden leveyksien muokkaus, E-N sarakkeet

keskitetyksi, N-sarakkeen otsikko kahdelle riville).

(b) Harjoituspisteiden yhteenlasku. Tee seuraavaksi M ja N sarakkeiden väliin

kolme uutta sarakettaVihje2, nimeä sarakkeet mallin mukaisesti (vertikaali teksti)

ja laske sarakkeisiin yhteispisteet kaikista kolmesta teemasta. Vihje3

(c) Ehdollinen muotoilu. Tee uusien sarakkeiden soluille ehdollinen muotoilu

siten, että solun tausta on punainen, jos yhteenlasketut pisteet solussa ovat alle

15 pistettä. Vihje4

(d) Läpäisytietosarakkeiden luonti. Anna sarakkeille R, S, T otsikoiksi Läpi 1,

Läpi 2 ja Läpi 3. Anna ensin kaavan avulla teemojen 2 ja 3 soluille arvoksi ok

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 4 -

tai hyl riippuen siitä, pääseekö opiskelija teemasta läpi (teeman pisteet 15 tai

enemmän).Vihje 5

(e) Tietoturvakurssin huomioon ottaminen ja läpäisytiedon ehdollinen

värjäys. Korjaa sarakkeen R arvot niin, että siinä huomioidaan myös

Tietoturvakurssin suoritus. Teemasta 1 saa siis hylätyn myös siinä tapauksessa,

että Tietoturvakurssin suoritus puuttuu. Vihje 6 Erottele vielä hylätyt ja hyväksytyt

solut toisistaan myös visuaalisesti mallikuvan mukaisesti (punainen ja vihreä).

(f) Lajittelu. Lajittele opiskelijat siten, että heidät on lajiteltu teemoittain

hyväksyttyihin ja hylättyihin (ensin hyväksytyt, sitten hylätyt) ja vielä lopuksi

näiden kategorioiden sisällä suku- ja etunimen mukaan aakkosissa nousevaan

järjestykseen.Vihje 7 Tämä johtaa siihen, että ensimmäisenä ovat kaikista

teemoista hyväksytyt aakkosjärjestyksessä ja viimeisenä ovat kaikista teemoista

hylätyt, myös aakkosjärjestyksessä. Näiden välissä ovat osasta teemoista

hylätyt.

(g) Kopiointi toiselle lomakkeelle. Anna ensimmäiselle lomakkeelle (ts. ensim-

mäiselle ”välilehdelle”) nimeksi käyttämäsi ympäristö (esim. Windows 10 –

ML1084). Luo työkirjaan toinen lomake, anna sille nimi Suodatuskokeilu. Ko-

pioi koko taulukko ensimmäiseltä lomakkeelta toiselle lomakkeelle Vihje 8 (jätä

ensimmäisen lomakkeen taulukko sellaiseksi kuin se edellisen kohdan jälkeen

jäi).

(h) Automaattisuodatuksen kokeileminen. Aktivoi tälle uudelle lomakkeelle

automaattisuodatus. Kokeile suodatuksen avulla, montako kauppatieteen

tutkinto-ohjelman opiskelijaa sai täsmälleen 10 pistettä harjoituksesta H5 ja

keitä he olivat? Vihje 9

(i) Luo työkirjaan vielä kolmaskin lomake ja anna sille nimi Suodatettujen

tallennus. Kopioi edellä suodatetut tiedot (10 pistettä H5:sta saaneet kauppa-

tieteilijät) talteen kolmannelle lomakkeelle. Palaa vielä lopuksi toiselle,

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 5 -

Suodatuskokeilu-lomakkeelle ja muuta suodatusta sillä niin että saat näkyviin

kaikki viestintätieteiden tiedekunnan (COMS) opiskelijat (ja vain heidät).

Tehtävän 1 vastaukseksi: Dokumentti H5T1.xlsx, jossa on kolme lomaketta (välilehteä).

Vihje 1. Tekstitiedoston kurssipisteet.txt -tiedoston voi avata Exceliin suoraan seuraavasti. Aukaise ensin taulukkolaskentaohjelmasi ja avaa opiskelijoiden pistetiedosto ”kurssipisteet.txt” valikon kautta Tiedosto/Avaa… (File/ Open…) taulukkolaskentaohjelmaasi. Jotta *.txt-tiedosto näkyisi tiedoston

aukaisuviestiruudussa tulee tiedostotyyppinä olla esim. Kaikki tiedostot (*.*) (All files). Ks. kuvat

seuraavalla sivulla.

Vaihtoehtoisesti voit kopioida (copy, ctrl + c) ja liittää (paste, ctrl + v) tekstin avatulle lomakkeelle ja käyttää Tiedot (data) -välilehden Teksti sarakkeisiin (Text to columns) -työkalua. Myös siinä seuraavat vaiheet ovat allakuvatut.

Jotta skandimerkit tulisi tulkittua oikein, paras valinta on yleensä universaali merkistö (UTF-8): katso esikatseluruudussa ääkkösiä – näyttävätkö ne oikein (vrt. kuva alla)? Tietokentät on eroteltu (Delimited) merkillä Muu ja että erotteleva merkki on punta ($). Tässäkin kohdassa esikatselu antaa vinkkiä.

Vihje 2. Aktivoi N sarake ja valitse Aloitus/Solut/Lisää/Sarake (Home/Cells/Insert/Colum), toista kolmasti.

Vihje 3. Laske solulle N2 arvo Hokkasen ensimmäisen teeman pisteet summana (E2:G2). Käytä edel-lisen harjoituksen mallin mukaan summafunktiota ja suhteellisia soluosoitteita ja kopioi N2:n kaava muille opiskelijoille (soluihin N3-N187). Laske summat vastaavasti Teemoille 2 ja 3 (sarakkeet O ja P).

Vihje 4. Ehdollinen muotoilu saadaan valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/Uusi sääntö (Home/Styles/Conditional Formatting/New Rule) ”Muotoile vain solut jotka sisältävät” “Format only cells that contain” sääntötyyppi sopii tähän harjoitukseen. Valitse kenttiin sopivat arvot ja valitse solun taustaväri Muotoilu (Format) -painikkeesta. Kopioi tyyli N2:sta muihin sarakkeen soluihin N3-N187 ja O2-P187 (jos valitsit kaikki solut ennen muotoilun määrittämistä, tyyli määriteltiinkin jo koko sarakkeelle).

Vaihtoehtoisesti voit käyttää valmiita sääntöjä valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/Solujen korostussäännöt (Home/Styles/Conditional Formatting/…)

Vihje 5. Solujen arvoksi tulee ok/hyl sen mukaan onko teeman yhteispistemäärä vähintään 15. Tähän selvitään IF-funktiolla (suomenkielisessä Excelissä JOS). Kaavan avulla siis sanot, että:

- Jos (yhteispisteitä >= 15, niin ”ok”, muuten ”hyl”)

Tuo pitäisi saada vielä kirjoitetuksi oikeanmuotoiseksi JOS (IF) -lauseeksi.

Vihje 6. Tässä joudut käyttämään joko sisäkkäisiä IF (JOS)-lauseita tai toista IF-lausetta ja loogista operaattoria AND (JA). Ensimmäisessä tapauksessa korvaisit IF-lauseen ’niin’-osan edelleen IF lauseella, jossa tarkastat onko opiskelijalla lisäksi Tietoturvakurssi suoritettuna.

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 6 -

Vihje 7. Tiedot / Lajittele ja Suodata / Lajittele (Data / Sort&Filter / Sort). Valitse ensin järjestettä-väksi Läpi 1 –sarakkeen (sarake R) arvon mukaan laskevaan järjestykseen (koska halutaan ’ok’-arvot ennen ’hyl’-arvoja). Sen jälkeen Lisää taso/Add level-painikkeella lisäät toisen ja kolmannen tason, jossa määräät lajittelut vastaavasti Läpi 2 ja Läpi 3 –sarakkeiden (sarakkeet S ja T) arvojen mukaan. Lisää vielä lopuksi lajittelutasot sukunimen (sarake B) ja etunimen (sarake A) mukaan nousevaan järjestykseen.

Vihje 8. Aktivoi koko taulukon alue A1-Q187 ensimmäiseltä lomakelehdeltä, kopio se leikepöydälle (ctrl+c / ⌘+c ) ja liimaa se (ctrl+v / ⌘+v) ensimmäiseen soluun A1 toiselle lomakelehdelle.

Vihje 9. Automaattisuodatuksen saat valitsemalla Tiedot/Lajittele ja Suodata/Suodata/ (Data/Sort &Filter/Filter/). Sen jälkeen voit valita suoraan sarakeotsikkosolujen pudotuslistoista tiedon, jonka mukaan haluat suodattaa taulukkosi tiedot. Kokeile! Suodatuksen saat perutuksi valitsemalla listasta vaihtoehdon Select All (Kaikki).

Tehtävä 2 (2p): Pivot-taulukon luonti

Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto PIKI_lainatuimmat_2015.xls Excel-taulukko-

laskentaohjelmaan ja tallenna tiedosto heti aluksi nimelle H5T2.xlsx.

Tee työkirjan sisältämästä tuhannen rivin aineistosta omalle välilehdelleen allaolevan

kuvan kaltainen Pivot-taulukko ja kaavio, joka esittelee suomenkielisen

kaunokirjallisuuden (luokka 84.2) yhteenlaskettuja lainausmääriä julkaisuvuosittain.

Anna välilehdelle nimi Pivot-taulukko. Vihje 10

T3 syksy 2019 Aulikki Hyrskykari, Juhani Linna, Antti Sand

Harjoitus 5 – Tehtävänanto Tampereen yliopisto

- 7 -

Tehtävän 2 vastaukseksi: Dokumentti H5T2.xlsx, jossa on luomasi Pivot-taulukko omalla välilehdellään.

Vihje 10. Pivot-taulukon luominen käynnistyy valitsemalla Lisää/Pivot-taulukko (Insert/Pivot-table). Valitse analysoitavaksi alueeksi koko se lomake, jolla lainaustiedot ovat (kuva vasemmalla). Valitse (raahaa) seuraavaksi

Riviksi kenttä Julkaisuvuosi

Suodattimeksi Hyllypaikka

Arvoksi Lainojen lkm. Suodata sen jälkeen hyllypaikak-si 84.2 ja varmista, että arvoken-tän laskentaperuste on summa (kuva oikealla; arvokentän

asetukset saat esiin klikkaamalla kentän nimen vieressä olevaa pientä kolmiota. Usein Summa-valinta on oletusarvo. Kun ole tyytyväinen taulukkoon, luo yksinkertainen kaavio klikkaamalla Lisää/Suositellut kaaviot (Insert/Recommended Charts) ja valitsemalla sopiva ehdotus. Pylväiden värivalinnoilla tai visuaalisen ilmeen hienosäädöllä ei ole tässä suurta merkitystä, pääasia että saat kaavion luoduksi.