HAKIKAT ORGANISASI

Drs. Supriyono Purwosaputro, M.Hum.

Drs. Supriyono Purwosaputro, M.Hum.

ASUMSI DASAR MEMAHAMI MANUSIA ASUMSI DASAR MEMAHAMI MANUSIA DALAM ORGANISASIDALAM ORGANISASI

1. Setiap manusia mempunyai tujuan dalam hidupnya yang mewarnai setiap gerakan dan tindakannya, baik di luar maupun didalam organisasi

2. Dalam upaya mencapai tujuan tersebut, manusia berperilaku dan bertindak yang cenderung serupa atau ajeg sebagai pola normatif (pattern for behavior) atau sebagai sesuatu yang sudah membudaya (pattern of behavior)

3. Tindakan atau perilaku manusia (individu) tersebut dipengaruhi oleh berbagai faktor yang dapat membentuk perilaku dan tindakannya itu sendiri, baik ketika individu akan memasuki organisasi, dalam organisasi maupun akan keluar dari organisasi

4. Perilaku manusia tidak selamanya tetap, tetapi bisa berubah baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang

5. Perilaku manusia adalah akibat yang diarahkan oleh tujuan dan dapat diamati dan diukur serta dapat dimotivasi dan di dorong

Sumber: Gibson, Ivancevich, Donnely, 1996, Organisasi,

Perilaku, Struktur dan Proses.

ORGANISASIORGANISASI

Secara konseptual organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sebagai wadah atau tempat sekelompok orang menyatu dan sebagai aktivitas atau kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

Untuk itu, organisasi sering dinyatakan

sebagai sistem yang statis, karena melihat pada wadah yang terstruktur

organisasi yang bersifat dinamis, karena menggambarkan adanya kegiatan tata hubungan dalam organisasi, baik secara formal maupun informal.

Organisasi : Sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama dan bekerja sama dalam suatu struktur kerja

Kesatuan-kesatuan sosial yang diarahkan pada suatu tujuan, sistem-sistem aktivitas yang distruktur dengan sengaja dan mempunyai batasan-batasan yang dapat diidentifikasi

Hakikat Organisasi:Hakikat Organisasi: Sistem sosial Sistem sosialOrganisasi adalah sistem sosial

aktivitas organisasi diatur oleh kaidah sosial dan psikologi

Perilaku organisasi dipengaruhi oleh dorongan kelompok dan individu di dalam organisasi

Perlakuan terhadap seseorang berdampak pada lingkungan sosialnya penolakan terhadap keputusan karena kelompok sosial

Hakikat Organisasi:Hakikat Organisasi:Kepentingan BersamaKepentingan BersamaOrganisasi memerlukan anggota, dan

anggota juga memerlukan organisasiOrganisasi dibentuk atas dasar

kebersamaan kepentingan para anggota

Anggota memandang organisasi sebagai sarana untuk mencapai tujuannya, sedangkan organisasi membutuhkan anggota untuk pencapaian tujuan organisasi

Hakikat Organisasi:Hakikat Organisasi:Kepentingan BersamaKepentingan Bersama

Tujuan Individu

Tujuan organisasi

Tujuan yg timbul dari kepentingan bersama

Pencapaian tujuan bersama

Individu

Organisasi

ORGANISASIORGANISASI

(1) Adanya sekelompok orang (2) Membentuk persekutuan (3) Kerjasama (4) Tujuan (5) Terikat secara formal (6) Terstruktur(7) Teknologi(8) Pekerjaan(9) Lingkungan

Suatu organisasi yang baik Suatu organisasi yang baik perlu diperhatikan sebagai perlu diperhatikan sebagai berikut :berikut :Organisasi harus mempunyai tujuan

yang jelas.Organisasi harus ada kesatuan

komando.Organisasi harus melaksanakan

pembagian kerja/ pembagian tugas.Harus ada pelimpahan wewenang

dan tanggung jawab.Tersedianya sarana dan prasarana.

Prinsip-prinsip Organisasi Prinsip-prinsip Organisasi (Sondang P Siagian) adalah :(Sondang P Siagian) adalah :

◦ Ada tujuan yang jelas.◦ Tujuan dipahami & diterima oleh setiap anggota.◦ Ada kesatuan arah (unity of direction).◦ Ada kesatuan perintah (unity of command).◦ Ada keseimbangan antara wewenang & tanggung

jawab.◦ Ada pembagian tugas.◦ Ada struktur organisasi yang disusun sesederhana

mungkin.◦ Ada jaminan jabatan (security of tenure).◦ Pola dasar organisasi relatif permanen.◦ Balas jasa yang diberikan seimbang dengan jasa.

AD/ARTORGANISASI

PAHAM

TAAT

TERIMAMODALAKTIF

PROGRAM

VISIMISI

TUJUAN

ANALISISLINGK

INTERNAL

ANALISISLINGKLUAR

DISKUSI/DEBAT

ORGANISASI ORGANISASI SEBAGAI SUATU SISTEMSEBAGAI SUATU SISTEM

Organisasi dlm kehidupannya selalu memerlukan masukan, memprosesnya dan menghasikan keluaran

Didalam organisasi ada mekanisme yang mengendalikan proses

Organisi sebagai suatu sistem yang bertumbuh dan berkembang

Pertumbuhan organisasi sangat ditentukan oleh lingkungan dimana organisasi tersebut berada.

HAKIKAT ORGANISASI ADALAH SEBAGAI SUATU SISTEM (Tyas Catur)

Standar

ManajemenOrganisasi

TransformasiInput Output

Analisis

Lingkungan Lingkungan

DataLingkLuar

Data Internal

Hasil AnalisisKeputusanProgram

Bagaimana agar organisasi bisa Bagaimana agar organisasi bisa melakukan aktivitas? melakukan aktivitas? Ada tiga kegiatan yang perlu Ada tiga kegiatan yang perlu diperhatikan yaitu:diperhatikan yaitu:

PLANNING PROGRAMING BUDGETING

PROGRAMINGPROGRAMING

Rumuskan TujuanMenentukan KriteriaIdentifikasi Faktor

(Analisis Lingkungan)Identifikasi Fungsi

Penopang

BUDGETINGBUDGETING

Anggaran penting dianalisis, terutama sisi debet dan kredit.

Penjabaran kegiatan menjadi anggaran harus juga memperhitungkan faktor X

Pada sisi debet perlu memperhitungkan sumber-sumber masukan utama. Inventarisir kemungkinan-kemungkinan yang bisa menjadi sumber pemasukan.

KELENGKAPAN KELENGKAPAN ORGANISASIORGANISASIMempunyai visi dan misiMempunyai Konstitusi OrganisasiKonstitusi dalam wujud AD dan ART

Di dalam AD diuraikan tujuan, bentuk dan pengaturan kekuasaan dalam organisasi

ART mengatur lebih rinci bagaimana sistem dan prosedur operasional berbagai sarana organisasi

Tujuan OrganisasiStruktur Organisasi

Fungsi Tujuan Organisasi :

1. Pedoman bagi kegiatan.

2. Sumber legitimasi.

3. Standar pelaksanaan.

4. Sumber motivasi.

5. Dasar rasional pengorganisasian

Struktur Organisasi :

Mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola / Tata Kelola

Struktur Organisasi :

KETUA

SEKRETARIS BENDAHARA

DIVISI/SEKSIDIVISI/SEKSI DIVISI/SEKSI

ANGGOTA

PEMBINA

PELINDUNG

STRUKTUR KERJA ORGANISASI

KEMAHASISWAAN REKTOR

PEMBANTU REKTOR III

KOORDINATOR KEMAHASISWAAN

BEM/BLEM UNIV.

UKM

DEKAN BEM/BLEM FAKULTAS

HMJKAJUR

Faktor utama perancangan struktur organisasi :1. Strategi organisasi, untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

4. Ukuran organisasi

Tata Kelola Organisasi :

Gambaran mengenai pengorganisasian pihak-pihak yang

terlibat dalam organisasi , job description-nya, tanggung

jawab serta kontribusi masing-masing pihak dalam mencapai

tujuan

Tata Kelola Organisasi :

Merupakan uraian bentuk kegiatan dan cara pengelolaan dari

organisasi yang direncanakan secara efisien, meliputi :

1. Penentuan bentuk dan sistem pengelolaan organisasi secara

teknis (jenis kegiatan yang diperlukan)

2. Bentuk organisasi yang cocok dan sesuai

3. Penentuan jumlah SDM dan keahlian yang diperlukan

ASPEK ORGANISASI :

1. Apakah organisasi dapat dikelola dengan baik (manageble)?

2. Apakah hak dan tanggung jawab masing-masing pihak (pengurus, anggota) sudah sesuai dan selaras ?

PENENTUAN KINERJA ORGANISASI :

1. Actuating

2. Directing

3. Coordinating

4. Controling

Pertumbuhan & masalah umum organisasi :

Sumber daya manusia yang tidak dapat dimanfaatkan secara optimal menyebabkan inefisiensi dalam organisasi

Persaingan diantara pemimpin dalam organisasi teristimewa dalam perebutan kekuasaan akan mendorong terjadinya konflik

Konflik yang meluas ada kemungkinan membawa organisasi ke tahap perkembangan yang sangat kritis

Berbagai motivasi baik yang terbuka maupun yang tertutup dari anggota organisasi juga merupakan masalah umum suatu organisasi

Kerancuan dalam membawakan peran dan fungsi setiap pengurus organisasi

MANFAAT BERORGANISASI

Pengukuran Kinerja Organisasi (SWOT) : •Dimensi Pengukuran

•Indikator

•Pengumpulan Data dan Sumber informasi

Materi Latihan Hakikat Organisasi :

•Materi : Struktur Organisasi ORMA

•Waktu latihan : 20 menit

•Waktu evaluasi : 10 menit

wadah yang memungkinkan wadah yang memungkinkan sekelompok orang dapat meraih sekelompok orang dapat meraih tujuan yang sebelumnya belum dapat tujuan yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. sendiri.

wadah berkumpulnya sekelompok wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, orang yang memiliki tujuan bersama, dengan mengorganisasikan diri dan dengan mengorganisasikan diri dan bekerja bersama-sama mencapai bekerja bersama-sama mencapai tujuan.tujuan.

ORGANISASIORGANISASI

PROSES CARA-CARA PROSES CARA-CARA MENCAPAI TUJUANMENCAPAI TUJUAN

KOLEKTIVITAS ORANG KOLEKTIVITAS ORANG YANG MELAKUKAN YANG MELAKUKAN AKTIVITAS MANAJEMEN AKTIVITAS MANAJEMEN

SUATU SENI DAN ILMU SUATU SENI DAN ILMU MENCAPAI TUJUANMENCAPAI TUJUAN

M A N A J E M E NM A N A J E M E N

ORGANISASIORGANISASI

TUJUANTUJUAN

MANAJEMENMANAJEMEN

Manajemen Manajemen OOrganisasi rganisasi MModernodern(Cara suatu organisasi mencapai tujuan secara efektif dan

efisien)

M T

Efektif

Efisien

Efektif= Pola berfikir dan melaksanakan kegiatan dengan tepat pada sasarannya.Efisien = Pola berfikir dan melaksanakan kegiatan dengan murah, cepat.

PerencanaanPengawasan

PengorganisasianPelaksanaan

AKTIVITAS MANAJEMENAKTIVITAS MANAJEMEN

Ilmu Manajemen = untuk memecahkan Ilmu Manajemen = untuk memecahkan masalahmasalahMasalah manajemen = problem solvingMasalah manajemen = problem solving

Tugas Pemimpin = mengatasi rintangan /memecahkan masalah

MT

KLASIFIKASI MASALAH ORGANISASI

KLASIFIKASI MASALAH ORGANISASI

KONDISI ORGANISASI

AD/ART STRUKTUR ORGANISASI JOB DISCRIPTION MANAJEMEN ADMISISTRASI &

KEUANGAN HUBUNGAN INTERN & EKSTERN

IDENTIFIKASI MASALAH

KLASIFIKASI MASALAH

PERUMUSAN MASALAH

PENGEMBANGAN ALTERNATIF SOLUSI

KLA

SIF

IKA

SI M

AS

ALA

H

BERDASARKAN SUMBER MASALAH

INTERNAL EKSTERNAL

BERDASARKAN SKALA PRIORITAS

PENTING

KURANG PENTING

TIDAK PENTING

MA

SA

LA

H

OR

GA

NIS

AS

I

MANAJEMEN STRATEJIKMANAJEMEN STRATEJIK

Analisis kompetensi dan kapabilitas internal organisasi.

Analisis peluang-peluang dan ancaman-ancaman lingkungan.

Penetapan ruang lingkup aktivitas-aktivitas organisasi.

Perumusan dan mengkomunikasikan missi dan visi strategi organisasi.

Pengelolaan proses perubahan dalam suatu organisasi

ORGANISASI

STRATEGI = CARA SEBUAH ORGANISASI MENCAPAI

TUJUAN.

Analisis Lingkungan, Proses ini dimulai dari analisis SWOT

Perumusan Misi dan Sasaran Stratejik, menetapkan arah organisasi dimasa depan

Analisis dan Pemilihan Strategi,untuk menentukan cara terbaik dalam menghadapi persaingan

Imlementasi Strategi, mencakup pelaksanaan tindakan atau aktivitasstrategi

Pengendalian dan Evaluasi, melakukan monitoring dan evaluasi proses manajeman

PROSES MANAJEMEN STRATEJIKPROSES MANAJEMEN STRATEJIK

ANALISISANALISIS

SWOTSWOT

STRENGTHSSTRENGTHSKekuatanKekuatan

THREATSTHREATSAncamanAncaman

OPPORTUNITIESOPPORTUNITIESPeluang-Peluang-peluangpeluang

WEAKNESSESWEAKNESSESKelemahanKelemahan

AspekAspekEKSTERNALEKSTERNAL

AspekAspekEKSTERNALEKSTERNAL

AspekAspekINTERNALINTERNAL

AspekAspekINTERNALINTERNAL

ASPEKASPEK INTERNALINTERNAL

KELEMAHANKELEMAHANKompetensi yang rendah

SD Keuangan kecilSDM/Mhs lemah/KecilTidak dikenal masy/mhs

Tidak punya aksesTidak ada inovasi

Tidak efisienCitra organisasi lemah

dll

KELEMAHANKELEMAHANKompetensi yang rendah

SD Keuangan kecilSDM/Mhs lemah/KecilTidak dikenal masy/mhs

Tidak punya aksesTidak ada inovasi

Tidak efisienCitra organisasi lemah

dll

KEKUATANKEKUATAN Kompetensi Kompetensi

Sumberdaya keuangaanSumberdaya keuangaanSDM/MhsSDM/Mhs

Dikenal oleh masy/mhs Dikenal oleh masy/mhs AksesAkses

Inovasi Inovasi Efisiensi Efisiensi

dll.dll.

KEKUATANKEKUATAN Kompetensi Kompetensi

Sumberdaya keuangaanSumberdaya keuangaanSDM/MhsSDM/Mhs

Dikenal oleh masy/mhs Dikenal oleh masy/mhs AksesAkses

Inovasi Inovasi Efisiensi Efisiensi

dll.dll.

Up/Back

ASPEKASPEK INTERNALINTERNAL

KELEMAHANKELEMAHAN

11223344556677

KELEMAHANKELEMAHAN

11223344556677

KEKUATANKEKUATAN

1.1.223344556677

KEKUATANKEKUATAN

1.1.223344556677

Up/Back

ASPEKASPEK

EKSTERNALEKSTERNAL

ANCAMAN-ANCAMANANCAMAN-ANCAMANPesaing baru muncul Pesaing baru muncul

Pesaing lama berkembang Pesaing lama berkembang Pertumbuhan lambat Pertumbuhan lambat Perubahan peraturan Perubahan peraturan (yg tidak mendukung)(yg tidak mendukung)

Krisis ekonomi Krisis ekonomi Perubahan cara pandangPerubahan cara pandang

Perubahan tempat Perubahan tempat Kedaan alam Kedaan alam

dll. dll.

ANCAMAN-ANCAMANANCAMAN-ANCAMANPesaing baru muncul Pesaing baru muncul

Pesaing lama berkembang Pesaing lama berkembang Pertumbuhan lambat Pertumbuhan lambat Perubahan peraturan Perubahan peraturan (yg tidak mendukung)(yg tidak mendukung)

Krisis ekonomi Krisis ekonomi Perubahan cara pandangPerubahan cara pandang

Perubahan tempat Perubahan tempat Kedaan alam Kedaan alam

dll. dll.

PELUANG-PELUANGPELUANG-PELUANGMemasuki segmen baru Memasuki segmen baru

Kegiatan bertambah Kegiatan bertambah Perbedaan dPerbedaan dlmlm bentuk keg bentuk keg

Integrasi vertikal Integrasi vertikal Pertumbuhan yang cepat Pertumbuhan yang cepat Pesaing lemah posisinya Pesaing lemah posisinya

Kemampuan bergerak baik Kemampuan bergerak baik Lahir peraturanLahir peraturan/kebijakan/kebijakan

yg yg mendukung mendukung dll. dll.

PELUANG-PELUANGPELUANG-PELUANGMemasuki segmen baru Memasuki segmen baru

Kegiatan bertambah Kegiatan bertambah Perbedaan dPerbedaan dlmlm bentuk keg bentuk keg

Integrasi vertikal Integrasi vertikal Pertumbuhan yang cepat Pertumbuhan yang cepat Pesaing lemah posisinya Pesaing lemah posisinya

Kemampuan bergerak baik Kemampuan bergerak baik Lahir peraturanLahir peraturan/kebijakan/kebijakan

yg yg mendukung mendukung dll. dll.

Up/Back

ASPEKASPEK

EKSTERNALEKSTERNAL

ANCAMAN-ANCAMANANCAMAN-ANCAMAN

11223344556677

ANCAMAN-ANCAMANANCAMAN-ANCAMAN

11223344556677

PELUANG-PELUANGPELUANG-PELUANG

11223344556677

PELUANG-PELUANGPELUANG-PELUANG

11223344556677

Up/Back

Strategi PengembanganStrategi Pengembangan Analisis SWOTAnalisis SWOT

Kekuatan Kekuatan dgn Peluang dgn Peluang

(SO)(SO)

Kelemahan Kelemahan dgn Ancamandgn Ancaman

(WT)(WT)

Kekuatan Kekuatan dgn Ancamandgn Ancaman

(ST)(ST)

Kelemahan Kelemahan dgn Peluangdgn Peluang

(WO)(WO)

Matrik SWOTMatrik SWOT  StrengthsStrengths (Kekuatan) (Kekuatan)

(S)(S)1.1.            2.2.3. Daftar kekuatan3. Daftar kekuatan4. dst.4. dst.5.5.6.6.

WeaknessWeakness (Kelemahan) (Kelemahan) (W)(W)

1.1.2.2.3. Daftar kelemahan3. Daftar kelemahan4. dst.4. dst.5.5.6.6.

OpportunityOpportunity (Peluang) (Peluang)(O)(O)

1.1.2.2.3. Daftar peluang3. Daftar peluang4. dst.4. dst.5.5.6.6.

Strategi SOStrategi SO1.1.    Gunakan kekuatan Gunakan kekuatan

untuk untuk memanfaatkan memanfaatkan adanya peluang-adanya peluang-peluangpeluang

2.2.    dst.dst.3.3.      

Strategi WOStrategi WO1.1.    Atasi kelemahan Atasi kelemahan

untuk mengambil untuk mengambil manfaat adanya manfaat adanya peluang-peluang.peluang-peluang.

2.2.    dst.dst.3.3.4.4.

Treats (Ancaman)Treats (Ancaman)(T)(T)

1.1.2.2.3. Daftar ancaman3. Daftar ancaman4. dst.4. dst.5.5.6.6.

Strategi STStrategi ST1. Gunakan kekuatan 1. Gunakan kekuatan

untuk menghindari untuk menghindari ancaman.ancaman.

2.2.    dst.dst.3.3.4.4.

Strategi WTStrategi WT1.1.    Minimalkan Minimalkan

kelemahan dan hindari kelemahan dan hindari ancaman.ancaman.

2.2.          dst.dst.3.3.4.4.5.5.

Kekuatan-PeluangKekuatan-Peluang(SO)(SO)

Perpaduan kekuatan dengan peluang (pada kotak SO) sebagaimana dapat dilihat dalam kotak SO, organisasi seharusnya meman-faatkan kekuatan internal.

Umumnya organisasi akan mengejar agar supaya mendapat situasi dimana organisasi dapat melaksanakan strategi-strategi pada kotak SO.

Up/Back

Kelemahan – PeluangKelemahan – Peluang(WO)(WO)

Perpaduan kelemahan dengan peluang (pada kotak WO), perusahaan sebaiknya mengu-rangi kelemahan internal perusahaan dan mengambil manfaat peluang-peluang eksternal.

Kadang-kadang terdapat peluang eksternal, namun oraganisasi menghadapi juga kelemahan internal sehingga menghambat organisasi untuk mengesplo-itasi peluang-peluang tersebut.

Up/Back

Kekuatan – AncamanKekuatan – Ancaman(ST)(ST)

Perpaduan kekuatan dgn Acaman (pada kotak ST), oraganisasi pd posisi ini seharusnya menggunakan kekuatannya untuk menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman lingkungan ekstrenal.

Diharapkan organisasi dapat mengembang-kan diri guna kepentingan umum atau bersama.

Up/Back

Kelemahan-AncamanKelemahan-Ancaman(WT)(WT)

Perpaduan Kelemahan dgn Ancaman (pada kotak WT), organisasi pada posisi ini sebaiknya melakukan strategi bertahan yang secara langsung diarahkan untuk mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman lingkungan eksternal.

Up/Back