HAMILTON HOSPITAL(by Novriadi & Yose Wiranaga; Kelompok 1)

Latar Belakang1. Kent Medical School merasakan kalau keuangan menjadi masalah yang menimpa kebanyakan Institusi Akademi.2. Mereka tidak dapat terus-menerus memberikan tunjangan kepada Departemen Klinik di RS Hamilton, maka mereka menerapkan biaya dari pasien untuk menunjang rumah sakit tersebut, krn RS Hamilton sebagai RS Akademis adalah afiliasi dari Kent Medical School sejak th 1925.3. Mereka membuat aturan gaji baru yaitu anggota mendapatkan Pendapatan yang terdiri dari Gaji sebagai pengajar, kompensasi tambahan dan pendapatan profesional pribadi lainnya yang secara total tidak boleh melebihi dua kali gajinya sebagai pengajar. Setiap pendapatan fee yang diperoleh harus dilaporkan dan diatur secara langsung oeh institusi yang bertanggungjawab untuk menetapkan kompensasi dan dikonsiltasikan dengan Dekan dari sekolah medis. Semua member harus menyesuaikan dri dengan system.4. Aturan baru tersebut membuat semua dokter melaporkan semua gaji yang diperoleh, akan tetapi laporan yang diberikan para Dokter itu kadang tidak benar, sebab mereka melaporkan jumlah gaji yang lebih kecil dari pada kenyataannya dengan menambah pengeluaran-pengeluaran versi para Dokter tsb. Selama ini para Dokter di RS Hamilton selain mendapat anggaran Mengajar dan Riset, mereka juga dapat membuka praktek pribadi di RS tersebut yang tentu mendapat uang dari para pasiennya tanpa mengganggu pendapatan mereka dari mengajar/akademis di RS tsb.5. Dilain pihak, Departemen Bedah (yang dikepalai oleh Dr.Wells) tidak memiliki dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhannya.Maka pada tahun 1993 Dr.Wells memutuskan utk membentuk sebuah Grup Praktek / Trust. Dimana Grup Praktek ini mengacu pada Regulasi dari Kent Medical School. Dimana semua kelebihan Fee para Dokter dari pasien-pasiennya dialihkan untuk Departemen tsb untuk memenuhi kebutuhannya.Dr. Wells : Beberapa Departemen menghasilkan lebih, seperti Departemen Anastesi, akan tetapi mereka hanya mendapatkan pendanaan tahunan yang sudah ditetapkan sebelumnya, tanpa melihat yang dihasilkan departemen tersebut.Dr. Robinson : Mereka secara umum memandang kalau pendapatan dari pasien harusnya diadministrasikan diluar pendanaan rumah sakit. Kadang-kadang ahli bedah merasa mereka bekerja lebih dibandingkan departemen ain dan mereka tidak ingin pendapatan yang mereka hasilkan digunakan untuk mensubsidi departemen lain.

Dr. Wells : Gaji dokter merupakan fungsi kontribusi secara menyeluruh kepada Departemen di tambah peringkat akademis. Gaji tidak mencerminkan jumlah fee/tagihan pasien yang dihasilkan dokter. Dokter yang merawat pasien, tapi juga mengajar dan meneliti akan dipromosikan secara akademis dan akan dibayar lebih dibandingkan dengan Dokter Ahli yang hanya merawat pasien. Tapi ada kekurangan dari system ini, bahwa harus diakui tidak semua dokter bisa menyeimbangkan antara merawat pasien dengan mengajar dan meneliti. Dokter yang hanya merawat pasien akan terhenti pada peringkat dan gaji tertentu. Tapi ini konsekuensi yang diterima, karena Rumah Sakit Hamilton adalah Rumah Sakit Pendidikan (Teaching Hospital). Kalau mereka tidak setuju, mereka dapat keluar.Keuntungan dengan bergabung dengan Grup Praktek/Trust antara lain asuransi jiwa, asuransi kesehatan dan asuransi malpraktek, asuransi cacat seumur hidup dan insentif pajak. Jika dokter menghasilkan pendapatan melebihi gaji nya, maka 50% kelebihan tersebut akan dikreditkan kepada akun dokter untuk menutupi biaya-biaya seperti biaya langganan, buku-buku dan biaya perjalanan untuk konferensi. Berdasarkan ketentuan Grup Praktek, maka kelebihan uang tidak bisa dikonversikan menjadi gaji, tapi digunakan untuk kebutuhan Departemen.Trust diperintah oleh Dewan Trust yang beranggotakan 5 orang, yaitu Dr.Wells, 2 orang anggota yang ditetapkan oleh Dr. Wels dan 2 orang lagi yang ditetapkan oleh Departemen. Dewan Trust bertugas untuk menentukan kebijakan Trust dan menyetujui pinjaman dan penganggaran. Dan dewan Trust akan melakukan pertemuan secara periodic dengan semua anggota.Keanggotaan.Tahun 1995, ada 4 orang anggota dari Kelompok Praktek Dokter BedahDr. Melvin Jefferson : Saya tidak akan bergabung sampai saya tahu apa yang sebenarnya ditawarkan. Beberapa isu penting seperti rekonsiliasi gaji, peringkat fakultas dan kontribusi akademis dan keuangan kepada Departemen tidak diselesaikan. Tahun 1996, Dr.Wells memerintahkan semua ahli bedah untuk bergabung dengan Trust. Para Ahli Bedah dipaksa untuk membuat keputusan, apakah bergabung atau tidak.Dr. Ben Lewis : Saya setuju, saya mempercayai Dr. Wells. Saya mengaguminya dan saya menyukasi perkerjaan saya. Saya bersedia untuk berubah walaupun tau ini akan melibatkan biaya keuangan dan emosional. Biaya keuangan, gajinya akan berkurang. Biaya emosional, kehilangan independensi. Ini akan menjadi pertimbangan para dokter untuk bergabung. Saya kira motif orang-orang untuk bergabung adalah Dr. Wells itu sendiri.Dr. Jefferson: Saya memiliki pemikiran berbeda tentang Trust. Saya pikir kita harus membuat Trust sebagai pemersatu dan pengikat pada departemen bedah. Kita harus melebarkan pengalaman operasi kepada ahli bedah muda dan memperbaiki departemen secara akademis dengan menyingkirkan motivasi ekonomi. Trust seolah menyimpang ketika bertujuan untuk mengumpulkan biaya chief-service yang akan menciptakan perpecahbelahan dalam departemen. Jika hanya bertujuan untuk menyesuaikan dengan aturan sekolah medis, dan menghasilkan uang tambahan untuk departemen, maka kita tidak perlu menggunakan program yang besar seperti kantor penagihan dan lainnya. Harusnya kita memulai dari hal yang kecil dan membangunnya dari itu. Pada faktanya, kita tidak memiliki pendapatan yang besar untuk bisa menopang system tersebut.Dr. Wells : kita sudah mendengar dari semuanya. Tapi intinya bukan pada kehilangan independensi, tapi pada kehilangan uang. Tidak ada keseragaman pada interpretasi departemen atas aturan. Sehingga departemen lainnya tidak akan mengikuti yang kita lakukan.Sistem Penagihan.Pada tahun 1993, Dr. Wells mempekerjakan seorang Manajer Bisnis yang mengelola penagihan, pungutan dan laporan dari anggota. Dia merencanakan semua dokter akan menyerahkan lembar aktivitas harian ke kantor bisnis, salinan jasa secara detil, nama pasien dan tagihan.Karena ada penolakan, maka Dr. Wells menunda untuk melaksanakannya.Ann Miller (manajer Bisnis) : tidak semua dokter memiliki opini yang sama tentang penagihan. Beberapa tidak peduli, sedangkan yang lain peduli. Ada dokter yang memberikan lengkap data tentang tagihannya, serta ada yang tidak. Kita tidak menyediakan lembar akktivitas yang formal, sehinggal dokter membuat semau mereka. System ini sangat menyulitkan, dibutuhkan waktu 3 minggu untuk membuat laporan bulanan.Dr. Wells : Cara yang paling efisien untuk mengumpulkan uang dari banyak orang adalah melalui satu system. Ini akan menjadi lebih murah dan akurat serta akan membuat semua orang jujur. Satu kantor akan menangani semua data.Dr. Lewis : sangat penting bagi kami untuk mengelola tagihan kami sendiri. Banyak komplikasi ketika kita melakukan penagihan yang hanya dapat dilakukan oleh dokter itu sendiri. Contohnya tagihan untuk orang mampu dengan orang yang tidak punya uang. Dan masalah lainnya yang berhubungan dengan tagihan. Jika ada pasien yang menanyakan tagihan, akan kelihatan konyol ketika kita bilang tidak tahu.Tahun 1997, Trust memperkerjakan Perusahaan Komputer untuk mengatur semua tagihan. Perusahaan akan menerima tagihan dan informasi pembayaran dari kantor bisnis dan akan memprosesnya serta dikelompokkan menurut jenisnya. Perusahaan juga setuju untuk mengeluarkan laporan setiap bulan.Ms. Miller : Kita memiliki masalah dengan perusahaan. Perusahaan tidak mengeluarkan laporan sebagaimana dijanjikan sebelumnya. Pada catatan, mereka mencatat $15.000 pembayaran. Yang tidak mereka salurkan kepada akun-akun. Jadi walaupun kita punya uang, tapi kita tidak tau kepemilikan uang tersebut. Ini berarti angka yang kita hitung secara manual, menjadi tidak berarti.Dr.Robinson : saya merasa pemusatan tagihan seharusnya menaikkan tagihan, tapi kita tidak berpengalaman dibidang itu. Dengan adanya masalah pada perusahaan komputer, maka masalah menjadi lebih suit, karena informasi yang didapatkan tidak lengkap. Kita harus memisahkan pertanyaan tentang efisiensi administrative dengan masalah pada system itu sendiri. Kita harus menimbang kembali jika dokter itu sendiri yang mengelola tagihannya.Dr.Wells : memang ada masalah pada pada perusahaan komputer, tapi jangan dihubungkan dengan system sentralisasi. Saya sudah cek pada grup lain, tapi masalah yang kita hadapi ini khusus, dan tidak dapat dijelaskan. Biaya sekretaris yang biasanya dulu menjadi biaya rumah sakit, sekarang menjadi biaya langsung pada Trust.Dr. Lewis ( Anggota Dewan Trust) : saya menentang sentralisasi ini dari awal. Selama setahun ini, saya berkaja tanpa tau apa yang terjadi pada tagihan saya. Saya tidak mengetahui kelebihan atas pendapatan saya, ataukah saya memiliki kelebihan atas pendapatan tersebut. Saya mendapatkan informasi pada beberapa bulan tahun kemarin, dan menemukan collection saya turun 33%. Metode ini harusnya membebani kita, Sekretaris saya masih mempersiapkan latar belakang informasi tagihan dan mengirimnya pada kantor penagihan untuk menyelesaikannya. System ini tidak perlu dan tidak efisien jika melibatkan keseluruhan kantor.Dr. Jefferson : system tidak dapat memberikan informasi yang kita inginkan. Dan saya juga mengetahui kalau biaya overhead mencapai 19% dari gaji saya. Kita setuju kalau ini sangat berlebihanDr. Lewis : kontroversi atas motode penagihan dan masalah administratif lainnya adalah indikasi pada kebijakan administrasi secara keseluruhan. Saya suka dan menghargai Dr. Wells, tapi keuangan menjadi berantakan ini dan dia tidak memiliki kemampuan keuangan. Apa yang terjadi pada Trust mencerminkan kepribadian Dr. Wells, dan dia mengendalikan suara mayoritas di dewan. Evaluasi.Pada akhir 1998, 14 orang ahli bedah pada Rumah Sakit Hamilton bergabung dengan Trust. 5 orang dokter meninggalkan departemen dengan berbagai alasan. Beberapa bergabung dengan rumah sakit lain, dan sebagian membuka praktek pribadi.Dr. Robinson : Trust telah meningkatkan pendapatan yang dihasilkan oleh Departemen. Dengan demikian Departemen dapat membiayai pengeluaran yang tidak bisa dibiayai sebelumnya. Masalah yang terjadi pada Trust hanya masalah administratif dan bisnis. Orang-orang yang setia pada tujuan akademis, tidak melihat siapa yang menghasilkan lebih banyak. Masalah menjadi lebih mulus dan Trust akan berjalan dengan lancar dimasa yang akan datang.Dr. Jefferson : Saya pikir, Dr.Wells lebih baik sebagai kepala departemen bedah daripada menjadi seorang pebisnis. Akan banyak masalah bisnis yang akan dihadapi dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, sebaiknya kita mencari orang yang lebih tahu tentang bisnis.Dr. Lewis : Ini adalah kondisi yang bagus, dimana departemen memiliki dana tambahan. Tapi mengurangi pendapatan dan kehilangan independensi tetaplah menjadi kekurangan Trust. Sentralisasi Penagihan adalah sebuah kesalahan besar, tapi yang membuat lebih buruk adalah piihan Dr.Wells pada perusahaan komputer. Saya yakin bahwa masalah utama pada Trust adalah meminta orang untuk berubah.Dr. Wells : ini situasi yang sulit, dimana masih tidak ada keseragaman pada sekolah medis. Saya melakukan apa yang menurut saya harus dilakukan agar Departemen Bedah bisa berjalan secara akademis, tapi beberapa departemen tidak melakukan apapun. Dengan realistis, saya tahu bahwa peringkat akademis tidak selalu mencerminkan kontribusi seseorang. Tapi apa yang harus saya lakukan? Dan masih ada masalah anggaran. Kita tidak benar-benar tahu apa yang harus kita lakukan dengan anggaran-anggaran yang ada seperti anggaran untuk RS, anggaran untuk sekolah medis, dana bantuan, dana untuk riset dan dana untuk Trust sendiri, ini bisnis besar kita tidak dilatih untuk menangani hal tersebut. Pertanyaan & Jawaban.I. Klasifikasikan Aktivitas Dr. Wells pada kategori, Formulasi Strategi, Task Control dan Manajemen Pengendalalian.

a. Strategy Formulation1. Membuat Grup Praktek / Trust yang harus melaporkan semua pendapatannya ke departemen yang berfungsi sebagai pengumpul semua pendapatan ahli bedah.2. Membuat system penagihan yang berlaku secara terpusat.3. Menawarkan keuntungan-keuntungan kepada member seperti asuransi jiwa, asuransi kesehatan, asuransi malpraktek, asuransi cacat seumur hidup, dan keringanan pajak.

b. Task Control.Adanya perintah agar semua ahli bedah untuk bergabung dengan dengan Grup Praktek/Trust, dan bagi yang tidak ingin bergabung, dipersilahkan keluar dari rumah sakit.

c. Manajemen pengendalian

II. Struktur Pengendalian ManajemenPada Trust, struktur pengendalian manajemen bisa digolongkan kepada Pusat Pendapatan (Revenue Center) dimana outputnya diukur dalam unit moneter tetapi tidak dihubungkan dengan inputnya/dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Sebab Trust menginginkan pendapatan yang tinggi, sehingga dapat memenuhi semua kebutuhan departemen.

III. Penilaian atas Proses Pengendalian Manajemen pada Trust

a. Perencanaan strategy : Membentuk kelompok tugas dan Melaksanakan pemusatan system tagihanb. Penyusunan anggaran : Tidak ada konsep penganggaran yang dilakukan oleh manajer, padahal tahap pengganggaran dalam proses pengendalian manajemen adalah tahap yang paling dominan. c. Pelaksanaan dan pengukuran : Manajer tidak mensupervisi selama tahun anggaran, sehingga kesalahan terjadi berlarut-larut. Manajemen pengendalian yang bagus harus mempunyai pola dan terjadwal.d. Pelaporan dan evaluasi ; Harusnya manajemen pengendalian membandingkan program yang dilaksanakan di RS Hamilton, dengan rumah sakit sejenis, sehingga dapat dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Proporsi keanggotaan Dewan Trust seharusnya dibuat dengan tidak ada yang mendominasi dan mewakili semua kepentingan dokter.