1 (223)

Handbok för skola i Extens Reviderad för Extens version 9.2

Handbok för skola i Extens 2 (223)

IT-stöd för morgondagens skola & förskola IST erbjuder skolledare, pedagoger, elever och vårdnadshavare IT-stöd som matchar omvärldens nivåer. Med vår samlade lösning erbjuds du en personlig utbildningsarena som ger dig ett sammanhållande och användarvänligt processtöd utifrån 4 områden: Select, Plan, Learn, Analyze. Det är en samlad arena för allt processtöd, baserad på några av marknadens bästa

komponenter. IST´s breda kundbas, vår djupa kunskap samt vår produktbredd gör oss unika på marknaden.

Innehåll Inledning ...................................................................................................................................... 14

Funktionstangenter .............................................................................................................. 14 Menyer ................................................................................................................................. 14

Systemuppbyggnad..................................................................................................................... 15 Licenser - Enheter ................................................................................................................... 15 Inläggning/flyttning av elever ................................................................................................... 16 Mellan läsåren.......................................................................................................................... 16

Nybörjare.............................................................................................................................. 16 Flytt från mellanstadieskolan till högstadiet ......................................................................... 16 Högstadiets avgångselever.................................................................................................. 16 Gymnasiets blivande elever................................................................................................. 16 Gymnasiets avgångselever.................................................................................................. 17

Under läsåret ........................................................................................................................... 17 Elev byter till annan skola i databasen................................................................................. 17 Elev byter till annan skola utanför databasen (men bor kvar i kommunen)......................... 17 Elev flyttar utanför kommunen ............................................................................................. 17

Grundskolan - en idéskrift ........................................................................................................... 18 Klasser ..................................................................................................................................... 18 Aktiviteter ................................................................................................................................. 19

Tilldelning av aktiviteter .................................................................................................... 19 Undervisningsgrupper.............................................................................................................. 19

Bildande av grupper första gången...................................................................................... 20 Helklassgrupper ................................................................................................................... 20 Grupp-grupper...................................................................................................................... 20 Aktivitetsmatrisen ................................................................................................................. 20 Grupper i valämnen.............................................................................................................. 21 Gruppuppflyttning................................................................................................................. 21 Bildande av grupper i fortsättningen .................................................................................... 21

Handbok för skola i Extens 3 (223)

Byggande av utbildningar ........................................................................................................ 21 Hur........................................................................................................................................ 21 Stat ....................................................................................................................................... 22 Svenska som andraspråk..................................................................................................... 22 Schablonämnen ................................................................................................................... 22 Ämnet slöjd........................................................................................................................... 22 Elevens val ........................................................................................................................... 22

Gymnasiet - en idéskrift............................................................................................................... 23 Övergripande idé ..................................................................................................................... 23 Utbildningar.............................................................................................................................. 23 Timplan .................................................................................................................................... 23 Tilldelning av aktiviteter ........................................................................................................... 23

Rapporten POANG2 ............................................................................................................ 23 Elever som går om ............................................................................................................... 24

Undervisningsgrupper.............................................................................................................. 24 Bildande av grupper ............................................................................................................. 24 Helklassgrupper ................................................................................................................... 24 Grupp-grupper...................................................................................................................... 25 Grupper i valkurser............................................................................................................... 25

Byggande av utbildningar ........................................................................................................ 25 Hur........................................................................................................................................ 25 Stat ....................................................................................................................................... 25 Namn på utbildningar ........................................................................................................... 25 Program som saknar inriktningar (t ex LP) .......................................................................... 26 Program där olika inriktningar erbjuds inför år 2 (3) ............................................................ 26 Svenska som andraspråk..................................................................................................... 26

Fiktiva utbildningar................................................................................................................... 26 Modspråk.............................................................................................................................. 26 Individuella val (INDV00, INDV200, INDV300) .................................................................... 26

Schablonkurser ........................................................................................................................ 27 Komvux – en idéskrift .................................................................................................................. 28

Förutsättningar ..................................................................................................................... 28 Några begrepp ..................................................................................................................... 28

Arbetsgång............................................................................................................................... 29 Första året ............................................................................................................................ 29 Förberedelser ....................................................................................................................... 29 Registrering .......................................................................................................................... 29 Antagning m m ..................................................................................................................... 29 Exporter................................................................................................................................ 29

Grundinmatningar .................................................................................................................... 29 Enheter (= Skolor) ................................................................................................................ 29 Komplettera periodregistret.................................................................................................. 30 Lärare ................................................................................................................................... 31 Kurser................................................................................................................................... 31 Undervisningsgrupper .......................................................................................................... 31

Den aktiva studieplanen - programmets hjärta........................................................................ 32 Vad menas med aktiv studieplan? ....................................................................................... 32 Elevkortet ............................................................................................................................. 32 Studieplanen ........................................................................................................................ 32 Studiestödspoäng ................................................................................................................ 32 Elever ................................................................................................................................... 32 Listformat.............................................................................................................................. 32 Klasser ................................................................................................................................. 32

Tilldela aktiviteter ..................................................................................................................... 33 När eleven har sin aktivitet ...................................................................................................... 33

Utläggning ............................................................................................................................ 33 Automatisk poängfördelning: ............................................................................................... 34 Ändra grupp ......................................................................................................................... 34 Byt grupp .............................................................................................................................. 34

Antagning................................................................................................................................. 35

Handbok för skola i Extens 4 (223)

Sökande - Antagen .............................................................................................................. 35 Manuell antagning................................................................................................................ 35 Automatisk antagning........................................................................................................... 35 Hantering av strukna elever ................................................................................................. 35 Antagningsbesked................................................................................................................ 36 Registrering .......................................................................................................................... 37

Prövning................................................................................................................................... 37 SFI-hantering ........................................................................................................................... 38

Förberedelser för hantering av aktiviteter: ........................................................................... 38 Skapa SFI-grupper............................................................................................................... 38 Hantering av aktiviteter: ....................................................................................................... 38 Gruppbyte............................................................................................................................. 38 Avbrott: ................................................................................................................................. 38 Praktik (SFI) ......................................................................................................................... 39 Inför rapportering till SCB vid manuell närvarohantering ..................................................... 39

Påbyggnadsutbildning ............................................................................................................. 39 Betyg........................................................................................................................................ 39 Delkurser.................................................................................................................................. 39 Interkommunal ersättning ........................................................................................................ 40

Grundläggande funktioner........................................................................................................... 41 Huvud/Flik ............................................................................................................................ 41 Kartotek/Listform .................................................................................................................. 42 Fältval................................................................................................................................... 42 Spara fältval ......................................................................................................................... 43 Markera ................................................................................................................................ 44 Urval ..................................................................................................................................... 44 Spara urval ........................................................................................................................... 45 Snabburval ........................................................................................................................... 45 Direkturval vid registeröppning............................................................................................. 45 Nollställa urval ...................................................................................................................... 46 Speciella urval ...................................................................................................................... 46 Sortering med hjälp av sök-funktionen................................................................................. 46 Bläddring .............................................................................................................................. 46 Uppdatera fönster ................................................................................................................ 47 Snabbinmatning/Serieförändring ......................................................................................... 47

Gå till ........................................................................................................................................ 48 I kartoteksformat .................................................................................................................. 48 I listformat............................................................................................................................. 48

Inställningar och dataöverföringar ............................................................................................... 49 Skrivbordsinställningar............................................................................................................. 49

Ange rubriker för egendefinierade fält.................................................................................. 49 Komvuxinställningar ............................................................................................................. 50

Byta lösenord........................................................................................................................... 50 Bilder........................................................................................................................................ 51 Export....................................................................................................................................... 51

Export av elever till annan databas...................................................................................... 51 Export till Intag ..................................................................................................................... 52 Export till Excel..................................................................................................................... 52 CSN-export (Komvux) .......................................................................................................... 53 SFI-export............................................................................................................................. 54

Import....................................................................................................................................... 55 Import av elever från annan databas (Extens)..................................................................... 55 Import från Extens-Intag/PC-Intag ....................................................................................... 55

SCB-statistik (grundskolan) ..................................................................................................... 56 Kontroller.................................................................................................................................. 56

Enhetsregistret ..................................................................................................................... 56 Elever ................................................................................................................................... 56 Årskurs (skolår) .................................................................................................................... 56 Kön ....................................................................................................................................... 56 Ej statistik ............................................................................................................................. 57

Handbok för skola i Extens 5 (223)

Grundskoleelever integrerade i särskoleklass ..................................................................... 57 Moderna språk, språkval...................................................................................................... 57 Moderna språk, elevens val ................................................................................................. 57 Modersmål, berättigade ....................................................................................................... 57 Modersmål, elever som deltager.......................................................................................... 57 Modersmålsundervisning utanför timplanen ........................................................................ 57 Svenska 2............................................................................................................................. 58

Körning..................................................................................................................................... 58 Ny statistik ............................................................................................................................ 58 Skapa textfiler ...................................................................................................................... 58

Import....................................................................................................................................... 59 Import av elever från annan databas (Extens)..................................................................... 59 Import från Extens-Intag/PC-Intag ....................................................................................... 59

Enheter och systemregister......................................................................................................... 60 Enheter .................................................................................................................................... 60

Registrera ny enhet.............................................................................................................. 60 Registrera lektionstider ........................................................................................................ 60

Systemregistret ........................................................................................................................ 62 Registrera modersmål.......................................................................................................... 62 Lägga in frånvaroorsak ........................................................................................................ 62 Lägga in befattning............................................................................................................... 63 Anställningskategori ............................................................................................................. 63 Registrera salar .................................................................................................................... 63

Period, läsår, timplan................................................................................................................... 64 Registrera ny period............................................................................................................. 64 Registrera nytt läsår (gäller ej Komvux)............................................................................... 64 Koppla perioder till läsår (gäller ej Komvux) ........................................................................ 64

Timplaner ................................................................................................................................. 65 Registrera ny timplan ........................................................................................................... 65 Koppla läsår till timplan ........................................................................................................ 65

Utbildningar och ämnen/kurser ................................................................................................... 66 Registrera ny utbildning ....................................................................................................... 66 Radera utbildning ................................................................................................................. 66 Koppla ämnen/kurser till utbildning (skapa kurspaket) ........................................................ 66 Undervisningstimmar, utim................................................................................................... 67 Registrera nytt ämne/ny kurs ............................................................................................... 68 Komvuxhur ........................................................................................................................... 69 Radera ämne/kurs................................................................................................................ 69 Timplanering - Listform ........................................................................................................ 69

Klasser och elever ....................................................................................................................... 70 Klasser, mentorgrupper och arbetsenheter ......................................................................... 70 Registrera ny klass............................................................................................................... 70 Registrera ny klass............................................................................................................... 71 Registrera kontaktperson för klass ...................................................................................... 72

Elever....................................................................................................................................... 73 Registrera ny elev ................................................................................................................ 73 Byta personnummer på elev ................................................................................................ 73 Radera elev .......................................................................................................................... 74 Komvuxfliken........................................................................................................................ 74 Sortera Carlsson bland Karlsson ......................................................................................... 75 Byta klass på elev ................................................................................................................ 75 Elev flyttar in......................................................................................................................... 75 Elev slutar............................................................................................................................. 75 Resursskola/skoldaghem..................................................................................................... 76 Vårdnadshavare................................................................................................................... 76 Lägga in kontaktperson........................................................................................................ 76 Lägga in kontaktlärare.......................................................................................................... 77

Serieförändra utbildningsuppgifter........................................................................................... 78 Dela upp en intagsklass i ”riktiga” klasser............................................................................ 78

Skolorganisera sexåringar ....................................................................................................... 79

Handbok för skola i Extens 6 (223)

Göra elever av femåringar inlagda i personregistret............................................................ 79 Mentorgrupper ......................................................................................................................... 80

Bilda mentorgrupper............................................................................................................. 80 Lägga in mentorer (personal) i mentorgrupper .................................................................... 80 Lägga in elever i mentorgrupper .......................................................................................... 81

Arbetsenheter .......................................................................................................................... 81 Bilda arbetsenheter .............................................................................................................. 81 Koppla klasser till arbetsenheter .......................................................................................... 82 Lägga in personal i arbetsenhet........................................................................................... 82 Meddelande till (ett urval av) elever ..................................................................................... 82

Aktiviteter och grupper ................................................................................................................ 83 Hur det hänger ihop ............................................................................................................. 83 Inställningar i aktivitetsfliken................................................................................................. 84 Avräkning (endast gymnasiet).............................................................................................. 84 Kopiera aktiviteter från en elev till en annan ........................................................................ 84 Lägga till enstaka aktivitet på enstaka elev.......................................................................... 85 Aktivitetstyp (Akttyp)............................................................................................................. 85 Ändring av aktiviteter............................................................................................................ 86 Dialogen Aktivitetsbokning ................................................................................................... 86 Registrera ny Komvuxgrupp................................................................................................. 87 Registrera gruppens schema............................................................................................... 87 Två lärare i gruppen (med olika schema) ............................................................................ 88 Visning och utskrift av schema ............................................................................................ 88 Ändringar i layouten ............................................................................................................. 89 Utskrifter ............................................................................................................................... 89 Radera undervisningsgrupp................................................................................................. 89 Lämpliga fältval i gruppregistret ........................................................................................... 90 Flytta elever till parallellgrupp (Komvux) .............................................................................. 90 Byta lärare i undervisningsgrupp ......................................................................................... 90 Specialläraren sätter betyg .................................................................................................. 91

Skapa helklassaktiviteter ......................................................................................................... 91 Då planeringsmodulen inte används.................................................................................... 91 Då planeringsmodulen används .......................................................................................... 92

Skapa gruppaktiviteter ............................................................................................................. 93 Enbart tilldelning................................................................................................................... 93 Direkt gruppindelning ........................................................................................................... 94 Goda urval i Skapa gruppaktiviteter ..................................................................................... 94 [F3 - Elevurval] ..................................................................................................................... 94 [F4 - Kursurval]..................................................................................................................... 95 Grundskolan......................................................................................................................... 95 Gymnasiet ............................................................................................................................ 96

Aktivitetsmatrisen..................................................................................................................... 97 Grundläge/överblick ............................................................................................................. 97 Markera ................................................................................................................................ 97 Bocka, allmänt...................................................................................................................... 97 Bocka på eller av i markerat område ................................................................................... 98 Bocka på eller av i markerad kolumn................................................................................... 98 Bocka på eller av för ämnen/kurser med Stat = T ............................................................... 98 Tilldela eller gruppindela ...................................................................................................... 98

Aktivitetsmatrisen, exempel ..................................................................................................... 99 Bilda grupper i SLTM och SLTX .......................................................................................... 99 Bilda grupper i hemkunskap................................................................................................. 99 Bilda grupper när eleverna redan har aktiviteter.................................................................. 99 Byta franskgrupp på elev ..................................................................................................... 99 Byta språkval på elev ........................................................................................................... 99

Register - Aktiviteter .............................................................................................................. 100 Snabbinmata slutdatum på aktiviteter................................................................................ 100 Snabbinmata period på aktiviteter ..................................................................................... 100 Gruppindela........................................................................................................................ 101

Period- och läsårsskifte ............................................................................................................. 102

Handbok för skola i Extens 7 (223)

Klassuppflyttning.................................................................................................................... 103 Kontroll att ingen preliminär klassuppflyttning är gjord ...................................................... 103 Kontroll av årskurs ............................................................................................................. 103 Preliminär klassuppflyttning, enkel..................................................................................... 104 Preliminär klassuppflyttning, splittrad................................................................................. 105

Gruppuppflyttning .................................................................................................................. 105 Gruppuppflyttning............................................................................................................... 106

Definitiv klassuppflyttning ...................................................................................................... 107 Betygshantering......................................................................................................................... 108

Kontroll av vissa uppgifter före betygsutskrift .................................................................... 108 Inställning av betygsfälten i dialogen Betygsinmatning ..................................................... 108 Betygsöversikt.................................................................................................................... 109

Speciellt för Komvux .............................................................................................................. 109 Exkludera ........................................................................................................................... 109 Påbyggnadsutbildning........................................................................................................ 109

Speciellt för grundskolan ....................................................................................................... 109 Ämnen som avslutas före vårterminen åk 9....................................................................... 109 Anpassad studiegång......................................................................................................... 109

Speciellt för gymnasiet........................................................................................................... 110 Skriva ut rapporten Poang2 ............................................................................................... 110 Skriva ut individuell studieplan ........................................................................................... 110 Lägga in specialarbetets titel (gymnasiet).......................................................................... 110 Rapporter för projektarbete ................................................................................................ 110 Bilagor (gymnasiet/Komvux) .............................................................................................. 111 Utökat program (gymnasiet)............................................................................................... 111 Reducerat program (gymnasiet) ........................................................................................ 111 Konverterade kurser (gymnasiet)....................................................................................... 111 Etappläsning i gymnasieskolan.......................................................................................... 111 Grundskoleämne i gymnasieskolan ................................................................................... 112 Noteringsfältet .................................................................................................................... 112 Individuellt program............................................................................................................ 113

Speciellt för gymnasiesärskolan ............................................................................................ 113 Gymnasiekurser i gymnasiesärskolan ............................................................................... 113 Praktik för yrkesträning inom individuella programmet ...................................................... 114 Utökning av tid för ämnen för elev jämfört med fastställt antal timmar .............................. 114 Annan utbildning inom lokalt tillägg.................................................................................... 114 Deltagit eller inte uppnått betyget Godkänd....................................................................... 114

Kontrollistor och filer .............................................................................................................. 115 Skapa kontrollistor till lärarna ............................................................................................. 115 Kortfattad lärarinstruktion för Kurslar ................................................................................. 116 Skapa betygsfil ................................................................................................................... 117 Betygskatalog över kursgrupp ........................................................................................... 117 Läsa in betygsfiler .............................................................................................................. 118 Utskrift av betygskatalog (gymnasiet) ................................................................................ 118 Låsa betyg (Gymnasiet och Komvux) ................................................................................ 118

Lärarinmatning ....................................................................................................................... 119 Skapa behörighet ............................................................................................................... 119 Lärarinmatning ................................................................................................................... 119

Betygsutskrifter, grundskolan ................................................................................................ 120 Utskrift av betygskatalog (grundskolan)............................................................................. 120 Utskrift av terminsbetyg (grundskolan) .............................................................................. 120 Tänkbara fel: ...................................................................................................................... 120 Editering av terminsbetyget................................................................................................ 121 Utskrift av slutbetyg (grundskolan)..................................................................................... 121 Speciellt för särskolan ........................................................................................................ 121

Betygsutskrifter gymnasiet/Komvux....................................................................................... 122 Utskrift av samlat betygsdokument (gymnasiet/Komvux) .................................................. 122 Utskrift av betygssammanställning (gymnasiet/Komvux) .................................................. 122 Utskrift av slutbetyg (gymnasiet/Komvux).......................................................................... 123 SFI-betyg, Gruvbetyg ......................................................................................................... 123

Handbok för skola i Extens 8 (223)

SCB och VHS-rapportering.................................................................................................... 124 Grundskolan....................................................................................................................... 124 Gymnasiet .......................................................................................................................... 124 Komvux/SFI........................................................................................................................ 125

Ämnesprov/kunskapsprov ......................................................................................................... 126 Ämne/kursregistret ............................................................................................................. 126 Utbildningsregistret ............................................................................................................ 126 Skapa helklassundervisning............................................................................................... 127 Inmatning av provresultat................................................................................................... 127 Deltagit SV2 ....................................................................................................................... 127 Skapa exportfil ................................................................................................................... 127 Utskrifter ............................................................................................................................. 128

E-post ........................................................................................................................................ 129 Kort om modulen................................................................................................................ 129 Ändring av e-postadress .................................................................................................... 129 Dexter roll ........................................................................................................................... 129 Namnbyte ........................................................................................................................... 129 Inaktivering......................................................................................................................... 129 Avstängning ....................................................................................................................... 129 Ej export ............................................................................................................................. 129

Ta bort e-postkonton.............................................................................................................. 130 Skapa manuella konton ......................................................................................................... 130 Inkorg Skapa konto................................................................................................................ 130 Inkorg kontoutskrift ................................................................................................................ 130 Massgenerera medborgarkonton .......................................................................................... 130 Historik ................................................................................................................................... 130

Transport ................................................................................................................................... 131 Arbetsgång............................................................................................................................. 131 Registrera transportföretag.................................................................................................... 131

Egna fält ............................................................................................................................. 131 Rutter ..................................................................................................................................... 131

Registrera rutter ................................................................................................................. 132 Registrera hållplatser ......................................................................................................... 132

Registrera resande ................................................................................................................ 133 Registrera enstaka resande............................................................................................... 133 Registrera flera resande samtidigt ..................................................................................... 133 Kontroll i transportregistret ................................................................................................. 133

Rapporter ............................................................................................................................... 134 Frånvaro .................................................................................................................................... 135

Normal användning................................................................................................................ 135 Schema eller inte? ............................................................................................................. 135

Tre alternativ finns .......................................................................................................... 135 Skillnad i hantering ......................................................................................................... 135 Skillnad i resultat: ........................................................................................................... 135

Schema.................................................................................................................................. 135 Export av schema från Schemaprogram. .......................................................................... 135 Manuellt schema i extens................................................................................................... 135 Gruppkoppling Untis/Nova – Extens .................................................................................. 136 Nytt schema ....................................................................................................................... 136

Frånvarohantering ................................................................................................................. 137 Anmäld frånvaro................................................................................................................. 137 Frånvaroregistrering och kvittens av lektion ...................................................................... 137 Tillfällig lektion. ................................................................................................................... 138 Elevkontroll......................................................................................................................... 138 Kvittenskontroll ................................................................................................................... 138 Kontrollera/ändra Frånvaro ................................................................................................ 138

Speciella funktioner ............................................................................................................... 140 Lägga in valbara frånvaroorsaker ...................................................................................... 140 Ogiltig frånvaro................................................................................................................... 140 Sen ankomst ...................................................................................................................... 140

Handbok för skola i Extens 9 (223)

Utdata - rapporter .................................................................................................................. 141 Tips och råd ....................................................................................................................... 141

Personal .................................................................................................................................... 142 Registrera anställning (personal) ....................................................................................... 142

Synas i Dexter ................................................................................................................ 142 Radera personal................................................................................................................. 142 Registrera meriter .............................................................................................................. 143 Registrera förordnande ...................................................................................................... 143 Lägga till tjänsterader......................................................................................................... 143 Registrera frånvaro ............................................................................................................ 144 Registrera fortbildning ........................................................................................................ 144 Snabbinmata fortbildning ................................................................................................... 144

Rapportering av personal till SCB ............................................................................................. 145 Registrera uppgifter............................................................................................................ 145 Kopiera uppgifter ................................................................................................................ 146 Skapa exportfil ................................................................................................................... 146

Praktik........................................................................................................................................ 147 Praktik – en översikt .............................................................................................................. 147

Datastruktur........................................................................................................................ 147 Olika sätt att arbeta i programmet ......................................................................................... 148

Det ”typiska grundskolesättet”............................................................................................ 148 Gymnasiets individuella program....................................................................................... 148 Exempel på arbetsordning ................................................................................................. 148 Registrera användare i behörighetsprogrammet ............................................................... 149 Registrera företag eller klinik.............................................................................................. 149

Kategori.................................................................................................................................. 149 Ange rubrik på nivåerna ..................................................................................................... 149 Registrera kategori ............................................................................................................. 150

Praktikställen.......................................................................................................................... 151 Registrera praktikställe....................................................................................................... 151 Ange syv (studie- och yrkesvägledare).............................................................................. 151 Snabbinmatning av kategori .............................................................................................. 151 Lägga till ny erbjuden tid .................................................................................................... 152 Snabbinmata erbjuden tid .................................................................................................. 152 Serieförändra erbjuden tid.................................................................................................. 152 Registrera ämnet PRAO eller kursen PRAKTIK ................................................................ 152

Praktikgrupper........................................................................................................................ 153 Skapa praktikgrupp (grupp-grupp) ..................................................................................... 153 Skapa helklassgrupp.......................................................................................................... 154

Boka platser ........................................................................................................................... 154 Preliminärboka platser (gruppbokning) .............................................................................. 154 Elevbokning........................................................................................................................ 155 Individbokning .................................................................................................................... 155 Fördela praktikplatser......................................................................................................... 155 Rapporter ........................................................................................................................... 156 Fasta utskrifter ................................................................................................................... 156

IKE-debitering............................................................................................................................ 157 ”Normal” debitering - förslag till arbetsgång....................................................................... 157 Omvänd debitering - förslag till arbetsgång ....................................................................... 157 Rubriker egendefinierade fält ............................................................................................. 158 Komplettera Läns- och kommunregistret ........................................................................... 158 Lägga upp IKE-kostnad på klass ....................................................................................... 158 Lägga in avvikelse på elev ................................................................................................. 158 Lägga in läns- och kommunkod på elev ............................................................................ 159 Rapporter ........................................................................................................................... 159

CSN-rapportering, gymnasiet.................................................................................................... 160 Förberedelser......................................................................................................................... 160

Göra inställningar i enhetsregistret .................................................................................... 160 Fälten i flik CSN ................................................................................................................. 161 Kontroll av uppgifter i elevregistret..................................................................................... 161

Handbok för skola i Extens 10 (223)

Totalrapport............................................................................................................................ 161 Kontrollera klassurval......................................................................................................... 161 Radera gamla CSN-poster................................................................................................. 162 Skapa totalrapport.............................................................................................................. 162 Skapa fil till CSN med totalrapporten ................................................................................. 162

Löpande rapportering ............................................................................................................ 163 Skapa manuella CSN poster.............................................................................................. 163 Rapportering av ändringar ................................................................................................. 163

Några intressanta fält ..................................................................................................... 163 Meddelandeorsak............................................................................................................... 164

Vad kan bli fel och hur rättar jag till det? ............................................................................... 164 Fel startdatum för kurs ....................................................................................................... 164 Felaktig studievägskod....................................................................................................... 164 Felaktig årskurs mm........................................................................................................... 164 0 poster att rapportera........................................................................................................ 164 Endast en studietid tillåten ................................................................................................. 165

Hur ser posterna ut i Extens? ................................................................................................ 165 Inackordering............................................................................................................................. 167

Förslag till arbetsgång........................................................................................................ 167 Fylla i pristabellen och ange ärende .................................................................................. 167 Lägga in meddelandetexter................................................................................................ 167 Registrera sökande som inte tidigare är registrerade........................................................ 167 Fylla i de sökandes beslutsunderlag.................................................................................. 168 Fylla i beslutet .................................................................................................................... 168 Beloppstilldelning ............................................................................................................... 169 Rapportera till SUS/Nordbanken........................................................................................ 169

Val med enbart Extens .............................................................................................................. 170 Beskrivning av modulen ..................................................................................................... 170 Förslag till arbetsgång........................................................................................................ 170 Förberedelser ..................................................................................................................... 170 Ärende................................................................................................................................ 170 Registrering ........................................................................................................................ 170 Körning ............................................................................................................................... 170 Efterbehandling .................................................................................................................. 170 Ärenden.............................................................................................................................. 171 Grundskoleexempel ........................................................................................................... 171 Gymnasieexempel metod 1 (rekommenderas).................................................................. 171 Gymnasieexempel metod 2 (äldre rekommendation) ........................................................ 171 Skapa ärenden................................................................................................................... 172 Konfigurering av ämnes/kursval......................................................................................... 172 Lägga till ämnen/kurser...................................................................................................... 173 Kopiera konfigureringen (alla ämnen/kurser) från annat ärende ....................................... 173 Flytta kurser från ett ärende/period till ett annat ................................................................ 173 Kurspaket ........................................................................................................................... 173 Mata in nytt kurspaket ........................................................................................................ 173 Lägga till kurser i kurspaket ............................................................................................... 174 Poäng-/Antalsgränser ........................................................................................................ 174 Mata in poäng-/antalsgränser för ett ärende...................................................................... 174 Mata in poäng-/antalsgräns för enskild elev ...................................................................... 174 Mata in poäng-/antalsgräns för flera elever i taget ............................................................ 175 Valregistrering med tangentbord och mus ......................................................................... 175 Kursvalsflikarna.................................................................................................................. 175 Registrera enstaka kurs på elev ........................................................................................ 175 Registrera kurspaket på elev ............................................................................................. 176 Ändra sökordning på val .................................................................................................... 176 Valregistrering med streckkodsläsare................................................................................ 176 Rapporter för streckkodsläsaren........................................................................................ 176 Aktivera streckkodsläsaren (streckkodsläsare på) ............................................................ 176 Avaktivera streckkodsläsaren (streckkodsläsare av) ......................................................... 177 Registrera val med streckkodsläsare................................................................................. 177

Handbok för skola i Extens 11 (223)

Prioritet ............................................................................................................................... 177 Sätta automatisk prioritet (rekommenderas inte) ............................................................... 177 Valkörning .......................................................................................................................... 177 Körning 1 ............................................................................................................................ 178 Körning då man begränsar antalet platser......................................................................... 178 Körning då man stryker en kurs ......................................................................................... 178 Valresultat .......................................................................................................................... 179 Sammanställning i konfigureringen.................................................................................... 179 Resultatet på enskild elev .................................................................................................. 179 Resultatet via rapporter...................................................................................................... 179 Skapa aktiviteter................................................................................................................. 179 Felsökning .......................................................................................................................... 180 Eleven får inga val.............................................................................................................. 180 Eleven får för många val .................................................................................................... 180 De olika värdena på Status ................................................................................................ 180 Inriktningsval (används inte så ofta) .................................................................................. 181 Registera elevers inriktningsval ......................................................................................... 181 Registera elevers kursval................................................................................................... 181 Kopiera kursval från en flik till en annan ............................................................................ 181 Att från konfigureringen se vilka elever som sökt viss inriktning eller kurs........................ 182

Registrera val med streckkodsläsare (gymnasiet med inriktningsval) ........................... 182 Preliminär klassuppflyttning ............................................................................................... 182

Valinmatning via Dexter (GY).................................................................................................... 184 Inriktningsval/Ny utbildning ................................................................................................ 184 Valstruktur .......................................................................................................................... 184 Aktiva utbildningar.............................................................................................................. 185 Skapa ärenden................................................................................................................... 185

Krockande perioder ........................................................................................................ 185 Beskrivning ..................................................................................................................... 185 Förstahandsval ............................................................................................................... 185 Antal Reservval .............................................................................................................. 185 Ärendestatus .................................................................................................................. 186

Gäller för klass ...................................................................................................................... 186 Lägga in kurser i ärendet ................................................................................................... 186 Lägg till utbildningar på kurserna ....................................................................................... 186 Poänggränser..................................................................................................................... 186 Aktivera/Stänga ärende...................................................................................................... 187 Resultatavläsning............................................................................................................... 187 Valkörning .......................................................................................................................... 187

Skolkö........................................................................................................................................ 188 Arbetssätt ........................................................................................................................... 188 Utbildningsregistret ............................................................................................................ 188

Valkonfigurering ..................................................................................................................... 189 Registrering av nytt ärende................................................................................................ 190 Registrering av nytt valalternativ ........................................................................................ 190 Registrera flera valalternativ .............................................................................................. 191 Kopiera valalternativ........................................................................................................... 191

Registrering av val ................................................................................................................. 191 Serieförändra valrader ........................................................................................................... 192 Valkörning .............................................................................................................................. 193 Se vilka som sökt visst alternativ ........................................................................................... 194

Från konfigureringen .......................................................................................................... 194 I Serieförändra ................................................................................................................... 194

Preliminär klassuppflyttning ................................................................................................... 194 Licenser och användarbehörigheter ...................................................................................... 195

Resursfördelning Skola ............................................................................................................. 196 Beskrivning av resursfördelning skola ............................................................................... 196 Kontroller/Underlag till resursfördelningen......................................................................... 196

Beräkning............................................................................................................................... 197 Utdata .................................................................................................................................... 197

Handbok för skola i Extens 12 (223)

Komvux Intag............................................................................................................................. 198 Förberedelser......................................................................................................................... 198

Utbudet............................................................................................................................... 198 Paket...................................................................................................................................... 198

Skapa paket ....................................................................................................................... 198 Koppla kurser till paket....................................................................................................... 199

Inmatning ............................................................................................................................... 199 Ny elev ............................................................................................................................... 199 Komvux intag ..................................................................................................................... 199

Elevens ansökan ................................................................................................................... 200 Paket .................................................................................................................................. 200 Enstaka grupper................................................................................................................. 200 Fält på valraderna .............................................................................................................. 201 Individuella paket ............................................................................................................... 201

Valkörning .............................................................................................................................. 202 Strategi ............................................................................................................................... 202 Poänggränser..................................................................................................................... 202 Regel .................................................................................................................................. 203 Utfall ................................................................................................................................... 203 Analys................................................................................................................................. 203

Verkställ ................................................................................................................................. 203 Skapa aktiviteter................................................................................................................. 203 Dela stora grupper ............................................................................................................. 203 Antagningsbesked.............................................................................................................. 203 Mycket sena ansökningar .................................................................................................. 204

Efterintagning......................................................................................................................... 204 Strukna elever .................................................................................................................... 204 Efterintagning ..................................................................................................................... 204 Antagningsbesked efterintagning....................................................................................... 204

Specialfall............................................................................................................................... 204 Redan startad grupp .......................................................................................................... 204 Studieplan flera terminer .................................................................................................... 204

Planering ................................................................................................................................... 206 Grundläggande inställningar .............................................................................................. 206 Strategi grundskolan .......................................................................................................... 206 Strategi gymnasiet ............................................................................................................. 206 Arbete i huvudmatrisen ...................................................................................................... 207 Förutsättningar ................................................................................................................... 207 Utgångsläge ....................................................................................................................... 207

Lägga till planeringsrader i matrisen .............................................................................. 208 Kopiera planeringsrader till annan enhet, utbildning eller timplan ................................. 208 Kopiera alla planeringsrader från en timplan eller enhet till en annan ........................... 208 Ändra ett timtal i en grå eller grön ruta i matrisen .......................................................... 208

Detaljplaneringen ............................................................................................................... 209 Bra inställningar: ................................................................................................................ 209 Arbetet med detaljplaneringen ........................................................................................... 209 Lägga till undv.rader........................................................................................................... 212 Ange klassbeteckning ........................................................................................................ 212 Namnge grupper ................................................................................................................ 212 Detaljrader för Indval-kurser och Modspråk m m............................................................... 213 Fyll i Pl.Sign........................................................................................................................ 213 Kontroller ............................................................................................................................ 213 Skapa tjänsterader ............................................................................................................. 214 Skapa undervisningsgrupper (F4)...................................................................................... 214 Beräkningar ........................................................................................................................ 214 Lärares övriga uppdrag ...................................................................................................... 215 Tjänstefliken ....................................................................................................................... 215 Rapporter ........................................................................................................................... 216

Textlink ...................................................................................................................................... 217 Som rapportgenerator............................................................................................................ 217

Handbok för skola i Extens 13 (223)

Utskrift ................................................................................................................................ 217 Spara listform ..................................................................................................................... 218

Rapportgeneratorn .................................................................................................................... 219 Skriva ut rapport, sammanfattning ..................................................................................... 219

Inkorg Adressändring ................................................................................................................ 219 Support ...................................................................................................................................... 220

Handbok för skola i Extens 14 (223)

Inledning Föreliggande skrift är ISTs handbok för Extens - Skola. Tillsammans med programmets hjälptexter är avsikten att täcka all information du som användare behöver. Handboken och hjälptexterna kompletterar varandra. Skillnaden är denna:

• I hjälptexterna står huvudsakligen hur det är samt i en del fall även hur man gör

• I handboken står huvudsakligen hur man gör

Man skulle kanske ibland vilja att ”allt stod överallt”. Avsikten med handboken är dock endast att ge stegvisa instruktioner för ett visst arbetsmoment. All ”extra” information och alternativa metoder gör att överskådligheten minskar. Hittar du inte det du söker i handboken, får du alltså titta i hjälptexterna. Ibland har vi dock inte kunnat hålla oss, utan skrivit lite extra om bl a sådant vi vet att det brukar vara frågor om. En viktig sak, som vi har skrivit mycket extra om, inleder denna handbok. Det är en idéskrift om hur man bäst arbetar i programmet utifrån de funktioner som finns. En del idéer kanske du köper direkt - andra kanske inte stämmer för din skolas förutsättningar. Det är bara att välja.

Funktionstangenter Alla funktionstangenter är inskrivna i fetstil inom klammer, t ex [Enter] eller [F3 - Ändra]. Då flera tangenter skall tryckas ned samtidigt anges detta med ett plustecken mellan tangenterna. T ex [Shift] + [F2 - Slutar]. Då skall man först trycka på [Shift], hålla den nedtryckt, och sedan trycka på [F2 - Slutar]. Sedan kan man släppa tangenterna.

Menyer Alla menyer och menyval är inskrivna i fetstil med snabbvalstangenten understruken, t ex Verktyg. Snabbvalstangenten nås med [Alt] + understruken bokstav.

Handbok för skola i Extens 15 (223)

Systemuppbyggnad I detta avsnitt beskrivs hur en kommun kan tänkas bygga upp sitt system vad gäller licenser och enheter.

Licenser - Enheter

LICENS 1 (eventuellt flera)

GY1 (GY2)

LICENS 2 (troligen flera)

GR1 (GR2)

LICENS 3

BO

LICENS 4

KOMVUX

LICENS 5

INTAG

AVGÅNG GY

AVGGY1 - AVG01 - - AVG02 -

AVGGY2 - AVG01 - - AVG02 -

ÖVRIG GY

ÖVRGY - UTFLYTT - - PERM - - AVBR - - BYTE -

NYB

AVGÅNG GR (ev. flera)

AVGGR1 - AVG01 - - AVG02 -

AVGGR2 - AVG01 - - AVG02 -

ÖVRIG GR

ÖVRGR - UTFLYTT - - PERM - - BYTE - NYB

- NYBXX -

EXTERN

LAGOM STORA

ENHETER/KLASSER

GALLRING

-

För Radering

GALLRING

AVGÅNG GY: För gymnasiets avgångsklasser. På denna licens finns en enhet per gymnasieskola. (GY1 och GY2 byts mot enhetens riktiga förkortning). På varje enhet finns en klass AVG01 för alla elever som slutade år 01, AVG02 för de som slutar –02 etc. Det är inte nödvändigt att dela upp eleverna i flera olika klasser, eftersom man kan hitta eleverna med hjälp av deras utbildningsväg eller deras personnummer.

ÖVRIG GY: På denna licens finns endast en enhet, kallad ÖVRGY. På denna enhet finns klasserna UTFLYTT (för elever som flyttat utanför kommunen), PERM eller UPPEHÅLL (för elever som har studieuppehåll), AVBROTT (för elever som avbrutit studierna), samt BYTE. I denna klass skall det normalt inte finnas några elever! Den används för att gymnasieskolorna skall kunna skicka elever mellan sig. (Bytesklassen behövs give