Handleiding Checks - Integral · 2.2 Hoofdzaken bij het muteren Voor degene die niet in Checks plant, maar wél roosters muteert, zijn de volgende zaken van belang: Nr. Handeling

Handleiding Checks

Integral

Leeuwenveldseweg 5-M

1382 LV Weesp

Telefoon : 0294 - 411977

Fax : 0294 - 415946

E-mail :[email protected]

mailto:[email protected]

2

1 Inleiding

2

Quick Start 2.1 Basisfuncties Checks

2.2 Hoofdzaken bij het muteren

3

Voorbereiding

3.1 Checks starten Programma opstarten

Roosterscherm leren kennen

3.2 Basis opzetten Eenheid aanmaken

Eenheid inrichten voor competenties

Bestaande eenheid bewerken

3.3 Gegevens invoeren 3.3.1 Basisgegevens Algemene werkwijze

Invoeren mensen

Invoeren tijden

Instellen tijditems

Invoeren taken

Invoeren werkplekken

Invoeren status

Invoeren diensten

Invoeren uren

Invoeren groepen

Invoeren contracten

Invoeren commentaar

3.3.2 Competenties

4. Rooster maken 4.1 Basiswerkwijze rooster

Periodeview aanmaken

Roostercellen vullen (basis)

Roostercellen vullen (geavanceerd)

Roostercellen wijzigen (basis)

Roostercellen wijzigen (geavanceerd)

Roostercellen koppelen

4.2 Rooster voorvullen Roulatieroosters maken

Roulatieroosters uitrollen

Werken met CheckIts

4.3 Werkvraag 4.3.1 Roulerende werkvraag

Vaste werkvraagtemplates maken

Dagelijkse fluctuaties op Werkvraag invoeren

Werkvraag zien in het rooster

4.3.2 Eenmalige werkvraag

4.3.3 Werkvraag uit prognose

4.3.4 Projecten Projecten beheren

Werken in het Projectenscherm

Capaciteitsberekening bekijken (geavanceerd)

Overige instellingen voor Projecten

Extra opties voor Projecten

4.4 Advies-scherm Advies-scherm gebruiken

Advies-scherm instellen

4.5 Rekenautomaat: Verdeler

Verdeler gebruiken

Verdeler – extra opties

5. Rooster uitbrengen

5.1 Rooster publiceren en printen

Status roostercellen bewerken

Rooster printen

5.2 Alternatieve communicatie-middelen

E-mailen vanuit Checks

3

6. Instellingen 6.1 Voorkeuren Instellingen algemeen

Presentatie

Tellingen

Kleuren, feestdagen en standaard templates

6.2 Roosterview Viewtemplates

Viewunit-templates

Filtertemplates

Overige view-opties

6.3 Randvoorwaarden

6.4 Gebruikersbeheer Gebruikers aanmaken

Toegang roostergegevens (objecten)

Toegang menu’s, tabbladen en eenheden

6.5 Extra functies Beschikbaarheid

Meerdere roostergegevens tegelijk bewerken

Opslaan en bewaren

7. ChecksCounts 7.1 ChecksCounts gebruiken

7.2 ChecksCounts beheren

8. MyChecks Inloggen

8.1 Voor medewerkers Rooster bekijken

Afwezigheden en wijzigingen invoeren

(On-)Beschikbaarheid invoeren

Inschrijven op werkvraag

Counts-rapporten bekijken

Gewerkte uren invoeren

Extra tabs voor Projecten

8.2 Voor planners Afwezigheidsaanvragen verwerken

Andere wijzigingen verwerken

Aanvragen werkvraag verwerken

Gewerkte uren accorderen

Ingevoerde (on-)beschibaarheid bekijken

Notificaties sturen

8.3 MyChecksApp

4

1 Inleiding

Checks is een softwarepakket voor het Plannen van Mensen. Checks is ontwikkeld en wordt geleverd door :

Integral Knowledge Utilization BV

Leeuwenveldseweg 5-M

1382 LV Weesp

Tel 0294-411977

[email protected]

www.integral.nl

De handleiding is gebaseerd op Checks versie 4.4

In hoofdstuk 2 vind je een Quick Start overzicht. Dit is bedoeld om je snel in Checks wegwijs te maken nadat Checks

voor het eerst is geïnstalleerd. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste hoofdzaken doorgelopen en is er een aparte

paragraaf voor de hoofdzaken bij het muteren.

In Hoofdstuk 3 komen alle handelingen naar voren om uit te voeren voordat je daadwerkelijk met het plannen kan

beginnen, zoals het invoeren van vaste diensttijden. Hoofdstuk 4 omschrijft het maken van roosters en Hoofdstuk 5

het uitbrengen hiervan aan de medewerkers. In hoofdstuk 6 komen alle zaken naar voren waarmee je Checks naar

eigen voorkeur kunt inrichten, zoals viewinstellingen en extra functionaliteiten.

In Hoofdstuk 7 en 8 vind je een beschrijving van extra modules naast Checks: ChecksCounts, MyChecks en de

MyChecksApp.

mailto:[email protected]

http://www.integral.nl/

5

2 Quick Start

2.1 Basisfuncties Checks

Nr. Handeling Stappen

1. Basisgegevens controleren Inrichten > Gegevens Kijk of alle basisgegevens met betrekking tot o.a. Mensen, Tijden, Taken, Werkplekken en Uren kloppen en pas deze zo nodig aan

2. Competenties invoeren Inrichten > Competentie Geef aan wat Mensen wel of niet kunnen en wanneer Mensen wel of niet beschikbaar zijn

3. Werkvraag invoeren Inrichten > Werkvraag Welke diensten zijn nodig?

4. Roulatieroosters invoeren Inrichten > Roulatieroosters Vul hier de vaste roosters van medewerkers in

5. Nieuw rooster aanmaken Rooster openen X-as en Y-as bepalen Rooster vullen

Roosters > Periodeview > Nieuw Dit gaat via het losse Index-scherm Plaats op dit rooster de gewenste Dimensies op de x-as en de y-as: 2 manieren:

• Door de juiste Dimensies uit het Dimensievenster op de assen te slepen

• Door de gewenste Viewtemplate te selecteren

Plaats Mensen, Taken, Tijden en Werkplekken in het Rooster

6

2.2 Hoofdzaken bij het muteren

Voor degene die niet in Checks plant, maar wél roosters muteert, zijn de volgende zaken van belang:


1. Checks openen Dubbelklik op het Checks-symbool ( ) en Checks opent zich na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord Open het Rooster door dubbelklikken op de juiste periode (als de juiste periode niet al automatisch geopend wordt).

2. Ziekte en Verlof Zoek de gewenste dienst (combinatie van Mens, Diensttijd, Taak, Werkplek en Datum) op Twee manieren:

• Klik op de cel en open met een Rechtermuisklik het scherm Tijditems. Voeg het gewenste Tijditem (bijvoorbeeld Ziekte of Verlof) toe door deze te selecteren

• Ga in het rooster op de juiste dienst staan en bewerk de gegevens in het Bewerk scherm aan de rechterkant

3. Verwijderen diensten Klik in het rooster op de gewenste cel en verwijder met de Del-toets de inhoud van de cel

4. Toevoegen diensten Twee manieren:

• Selecteer in het Dimensievenster linksboven alle gewenste Gegevens: open elke Dimensie door te klikken op het driehoekje voor de dimensie en kies dan de juiste waarde. Hier staat dan een ‘punaise-symbool’ voor. Sleep de geselecteerde gegevens met de muis in de roostercel. Alternatief: druk op de Insert-toets of dubbelklik in de roostercel waarna de geselecteerde gegevens in de cel staan.

• Kopieer een bestaande dienst via <Ctrl-C> en <Ctrl-V>

• Voeg een Mens toe door te dubbelklikken op de gewenste persoon in het Adviseringscherm, tab Suggesties of Benodigd

5. Wijzigen diensten Twee manieren:

• Gegevens uit de cel verwijderen en nieuwe gegevens toevoegen (zie boven)

• Via het Bewerk –scherm aan de rechterkant

6. Printen Drie manieren:

• Via het programma ChecksCounts, indien hier rapporten voor zijn

gemaakt

• Direct printen vanuit het roosterscherm. Dit gaat via de knop Print

preview ( ) in het rooster-menu

• Export van het roosterscherm naar Excel door te klikken op het

symbool in het rooster-menu

7

3 Voorbereiding

3.1 Checks starten

Programma opstarten


1. Checks opstarten Checks wordt opgestart door het toepassingsbestand aan te klikken. Dit kan op twee manieren

• Klik op de Snelkoppeling voor Checks: Deze is meestal op het

bureaublad te vinden:

• Open het bestand Checks.exe. Dit is te vinden in de folder C :>

Program Files > ChecksClient of een andere locatie

8

Roosterscherm leren kennen


1. Roosterview leren kennen De Roosterview is het overzicht waarin wordt gepland en waarin de planner alle informatie kan zien. Je zou het in feite het Planbord kunnen noemen met daarbij allerhande relevante informatie die de Planner assisteert om goede beslissingen te nemen Het scherm van Checks (de Roosterview) is opgebouwd uit meerdere vensters. In deze handleiding zal regelmatig naar een venster worden verwezen. In onderstaande afbeelding zijn deze vensters benoemd

Assen: De dimensies op de assen bepalen hoe het rooster is ingedeeld. Per as (X of Y) kun je ook meer dan één dimensie tonen, bijvoorbeeld: eerst de werkplek en dan daaronder (of daarachter) de taken. Je kunt snel naar een bepaalde waarde zoeken door één keer te klikken op de betreffende as (de letters worden dan blauw) en dan een letter of letterreeks in te voeren die op de assen voorkomt (er opent een zoekvenster onder het rooster).

Dimensies: Hier staan de gegevens die niet op de assen voorkomen, maar in de roostercellen Filter: Als het hele Planbord meer informatie toont dan nodig of gewenst is, kun je in dit venster over alle

assen informatie wegfilteren, simpel door onderdelen aan of uit te vinken Menubalk: Knoppen voor extra functionaliteit Index: Geeft een overzicht van de periodes van de planning Suggesties: Venster waar te zien is of de medewerker wel competent is om de toegewezen taak uit te voeren

of dat er een mogelijk conflict is (bijv. met arbeidstijdenwet)

9

Menubalk knoppen

Hiermee wordt het Index-scherm weer zichtbaar, mocht dit achter de roosterperiode staan

Hiermee wordt de lijst met roosterperiodes geopend in het roosterperiodescherm zelf. Het pijltje ernaast maakt het mogelijk om de bijbehorende werkvraag of beschikbaarheid te openen

Verdeler: hiermee kan het rooster automatisch gevuld worden

Indelen: hiermee wordt de roostercel waar de cursor op staat, gevuld met de geselecteerde gegevens in het dimensievenster

Ongedaan maken laatste verandering

Opnieuw uitvoeren ongedaan gemaakte verandering

Selectiewijziging: hiermee draai je selectiewijzigingen in het dimensievenster terug of herstel je dit juist weer

Kopiëren

Knippen

Plakken

Cel informatie tonen in groter venster

Als deze aanstaat, wordt de rij waar je op klikt, automatisch hoger gemaakt

Als deze aanstaat, wordt de kolom waar je op klikt, automatisch breder gemaakt

In- en uitzoomen van het planbord

Cel kolom modus aan / uit. (bij meerdere toewijzingen in één cel, keuze tussen horizontaal of verticaal scrollen)

Balkenview: als deze aan staat, zie je in de roostercel de dienst(en) weergegeven op een tijdbalk (alleen voor de dag zelf, dus als er een nachtdienst is, loopt de balk niet door naar de volgende dag)

Infopanel Toont venster met geschikte en benodigde mensen voor de geselecteerde roostercel. Het tonen van benodigde mensen werkt ook als je meerdere roostercellen tegelijk selecteert

Print preview-scherm openen

Export naar Excel. Meerdere rapportages zijn te zien via Overzichten > Rapportages.

Vergrootglas aan- of uitzetten. Door dit aan te zetten, kun je dit over het planbord heen slepen en als vergrootglas gebruiken

10

3.2 Basis opzetten

Eenheid aanmaken


1. Eenheden bepalen Een Eenheid is een volledige set van gegevens (Mensen, Taken, Tijden, Diensten, Roosters etc.) waarmee wordt gepland. Elke Eenheid staat op zichzelf en er is géén uitwisseling van gegevens tussen verschillende Eenheden. Als er wel sprake is van uitwisseling van bijvoorbeeld Mensen, dan moeten al deze Mensen binnen eenzelfde Eenheid vallen. Meestal is er per bedrijf maar één enkele Eenheid. Redenen om met verschillende eenheden te werken, kunnen zijn: overzichtelijkheid of verschillen in de manieren van plannen.

2. Eenheid aanmaken Bestand > Eenheid > Nieuw

3. Basisgegevens • Bij Naam: vul een zelfgekozen Naam in voor de Eenheid, bijvoorbeeld de naam van de Organisatie of Afdeling.

• Onder Arbeidstijdenwet selecteer je de wetgeving of regelgeving die van toepassing is. De standaardkeuze is de Arbeidstijdenwet 2007 of geen arbeidstijdenwet.

• Onder Werkdagen per week selecteer je de weekdagen die van toepassing zijn in de roosters. Als er nooit in de weekenden wordt gewerkt, kun je alleen maandag t/m vrijdag aanvinken en zaterdag en zondag niet. Deze optie is met name van belang voor ChecksProjecten, waar alleen capaciteiten getoond worden op de geselecteerde dagen, en voor het berekenen van de contracturen per dag in de ChecksCounts-applicatie.

• Selecteer de Viewtemplate waarmee elk rooster standaard wordt geopend. Als viewtemplates niet zijn ingericht, kun je dit doen via Inrichten > Viewtemplates (en later hier terugkomen).

• Selecteer de View-unit Template waarmee elk rooster standaard wordt geopend. Als view-unit Templates niet zijn ingericht, kun je dit doen via Inrichten > View-unit Templates (en later hier terugkomen).

• Selecteer de Filtertemplate waarmee elk rooster standaard wordt geopend. Als filtertemplates nog niet zijn ingericht, kun je dit alsnog doen via Inrichten > Filtertemplates (en dan later hier weer terugkomen).

• Bepaal of er sprake is van een match van werkvraag en rooster op TijdID. Als deze optie aangevinkt staat, zal de werkraag in het rooster groen (vervuld) kleuren als de standaard tijd overeenkomt met het rooster. Als het vinkje niet aan staat, moet niet alleen de standaard tijd matchen, maar ook de daadwerkelijke begin- en eindtijd. Als het vinkje uit blijft staan, is het niet mogelijk om werkvraag in te voeren waarbij de begin- en eindtijd afwijken van de standaard tijd

• Als de module voor het aanvragen van uitzendkrachten is aangeschaft, plaats je vinkje bij Toon optie voor aanvragen uitzendkrachten

• Bij In te lezen hoeveelheid data (in dagen) bij activeren Eenheid bepaal je hoeveel dagen Checks terug moet gaan bij het inlezen van gegevens, alle diensten zullen nog steeds zichtbaar zijn in het rooster, maar er wordt bijvoorbeeld minder ver heen en/of terug gerekend bij het bepalen van ATW-overtredingen

11

Eenheid inrichten voor Competenties


1. Eenheid openen Inrichten voor Competenties

Bestand > Eenheid > Wijzigen Tab “Competenties”

2. Standaard geschiktheid kiezen

Selecteer of Mensen in eerste instantie voor alles ongeschikt (Totaal ongeschikt) of geschikt (Totaal geschikt) zijn. Dit is vooral van belang wanneer je nieuwe Mensen toevoegt. Bij Totaal geschikt kan een medewerker alles en moet er specifiek worden afgevinkt als iemand iets niet kan. Bijvoorbeeld: Jan kan alle weekdagen werken maar als hij niet op dinsdagen werkt, dan moet je dit afvinken bij “werkt niet op dinsdag”. Bij Totaal ongeschikt kan een Persoon niets totdat specifiek wordt aangevinkt dat hij of zij wel iets kan. Bijvoorbeeld: als Marie in de weekenden werkt, dan moet je dit aanvinken bij “werkt op zaterdag” en “werkt op zondag”.

3. Niveaus voor Competenties bepalen

Als er sprake is van meer dan twee niveaus, dan kun je dit aangeven bij Niveaus voor scoring Taken. Ook geef je hier aan hoeveel niveaus er zijn. Je kunt verder nog kiezen uit:

• Nul is ongeschikt: als er 10 niveaus zijn, dan is 0 ongeschikt en 1-10 geschikt

• Hoogste niveau is ongeschikt (nul is geschikt): hiermee is 10 ongeschikt en zijn 0-9 geschikt (als er 10 niveaus zijn)

• Nul en hoogste niveau zijn geschikt: hiermee zijn alle niveaus van 0-10 geschikt

Met de optie Gebruik labels voor niveau kun je voor elk niveau het cijfer vervangen met een tekstlabel. Bijvoorbeeld: “leerling, junior en senior” i.p.v. niveaus “1, 2 en 3”.

4. Competenties in Matrix In eerste instantie kun je een medewerker geschikt of ongeschikt maken, bijvoorbeeld: Marie kan niet timmeren (Taak) én ze werkt niet op woensdag. Soms echter kan Marie op woensdag niet timmeren, maar op diezelfde dag wél lassen. Om dit aan te geven moet je de Dimensies Taken en Dagen tegen elkaar uitzetten in een Matrix. Om meerdere Dimensies tegen elkaar uit te zetten in een Matrix kun je onder Dimensies in Matrix aangeven welke dimensies worden uitgezet in een Competentiematrix. In deze Matrix zie je dan de gekozen dimensies plus de dimensie Geschiktheid of Niveau (als Taken in de Matrix zijn opgenomen en hier niveaus voor gebruikt worden).

Bestaande Eenheid bewerken


1. Juiste Eenheid kiezen Let er bij het bewerken van een bestaande Eenheid op, dat eerst de juiste Eenheid is geselecteerd (dit kan alsnog door hier op te dubbelklikken in het Index-scherm).

2. Bestaande Eenheid wijzigen

Bestand > Eenheid > Wijzigen

3. Bestaande Eenheid verwijderen

Bestand > Eenheid > Verwijderen

12

3.3 Gegevens invoeren

3.3.1 Basisgegevens

Nadat een Eenheid is aangemaakt, kun je deze vullen met basisgegevens, zoals Medewerkers, Taken, Tijden en Uren

Algemene werkwijze


1. Gegevens-scherm openen Inrichten > Gegevens > Tab kiezen

2. Regel aanmaken Volgende regel aanmaken

Toevoegen OK en volgende

3. Wijzigen

Bewerken (of dubbelklik) > wijzigen > OK (of OK en volgende of OK en vorige als je nog andere regels wilt wijzigen)

4. Verwijderen Historische Gegevens bekijken Historische Gegevens terugplaatsen

Verwijderen Als de gegevens al voorkomen in roosters, zal Checks deze niet verwijderen, maar in plaats daarvan vragen of je deze historisch wilt maken, klik op Yes Klik op Historisch om de historisch gemaakte gegevens te zien (klik hier nogmaals op om terug te gaan naar de actuele gegevens) Klik op Terugplaatsen en de regel wordt dan in de lijst met actuele Gegevens geplaatst

5. Volgorde bepalen

In de lijst zélf kun je de volgorde (tijdelijk) veranderen door op de kolomkoppen te klikken. Om de vaste sorteervolgorde van Gegevens in Checks te wijzigen, gebruik je de pijltjes in de middelste verticale balk. Hierbij kun je ook meerdere regels selecteren via de <Ctrl>- of <Shift>-toets.

Om te zien welke vaste sorteervolgorde is ingesteld, klik je op het -symbooltje (zodat eventueel tussentijds sorteren via de kolomkoppen ongedaan wordt gemaakt)

13

Invoeren Mensen (verplicht)


1. Bepalen Mensen Mensen zijn medewerkers, maar dit kunnen ook andere soorten resources zijn, zoals Wagens of een Testomgeving

2. Verplichte velden invoeren Achternaam, Voornaam en Code

3. Groep kiezen Contract kiezen

Groepen zijn een handig hulpmiddel om mensen te groeperen en sorteren in Checks, dit is bijvoorbeeld een Ploeg of Afdeling. Je maakt een nieuwe Groep

aan door te klikken op het -symbool rechts van het rolmenu bij Groep. Met Contracten kun je extra informatie meegeven aan een medewerker en je kunt ook een prioriteit toekennen aan een Contract, zodat bijvoorbeeld bij het Indelen via de Rekenverdeler mensen met een bepaald contract eerder worden ingedeeld. Je maakt een nieuw Contract aan door te klikken op het

-symbool rechts van het rolmenu bij Contract.

14

Invoeren Tijden (verplicht)


1. Bepalen Tijden Dit zijn perioden met een begin- en eindtijd. In veel situaties worden dit Diensten genoemd

2. Verplichte velden invoeren Naam en Code

3. Begin- en eindtijd invoeren De eindtijd kan ook 24, 48 of 72 uur verder liggen dan alleen maar een eindtijd op dezelfde dag als de begintijd.

4. (Optioneel) Afwijkende oriëntatie ten opzichte van de plaatsingsdatum

Bij nachtdiensten kan het handig zijn om de Tijd op een andere dag te tonen dan op de dag dat de dienst werkelijk begint:

• Bij toewijzen Tijd: start 1 dag eerder: Deze optie kun je bijvoorbeeld gebruiken voor nachtdiensten. De plaatsingsdatum in Checks valt namelijk standaard samen met de datum dat de dienst begint. Als je deze optie aanvinkt, valt de plaatsingsdatum in Checks samen met de datum dat de dienst eindigt, dus wanneer je de nachtdienst uitkomt.

• Bij toewijzen Tijd: start 1 dag later: Deze optie kun je gebruiken voor nachtdiensten die pas na middernacht beginnen, maar op de voorgaande dag in het rooster geplaatst staan. De reden hiervoor is doorgaans dat de medewerker voor middernacht al voorbereidingen treft om de nachtdienst in te gaan en de dienst in het rooster dan gelijkgetrokken wordt met andere nachtdiensten die net voor middernacht beginnen.

• Bij toewijzen Tijd: maak datum relatief t.o.v. plaatsdatum: deze optie is noodzakelijk in combinatie met diensten die na middernacht beginnen; zo blijft bij wijziging van de Tijd de dienst altijd op de dag na plaatsingsdatum beginnen en verspringt niet bij iedere wijziging de begin- en einddatum.

5. Pauzes invoeren Als er sprake is van één of meerdere pauzes: klik op Toevoegen en vul het scherm in om de begin- en eindtijd van de pauze in te voeren. Hier kun je ook aangeven of de pauze als werktijd telt

6. Groep kiezen Groepen zijn een handig hulpmiddel om tijden te groeperen en sorteren in Checks, bijvoorbeeld alle Nachtdiensten of Diensten van een bepaalde afdeling. Je maakt een nieuwe Groep aan door te klikken op het -symbool rechts van het rolmenu bij Groep.

15

7. ATW-type bepalen ATW-type

• Standaard

• Consignatie (tijd tussen twee elkaar opeenvolgende diensten of tijdens een pauze, waarin de werknemer oproepbaar is, dit voldoet aan de Arbeidstijdenwet)

• Beschikbaarheid

• Aanwezigheid

8. Tekstkleur invoeren De kleur die gekozen wordt bij Kleur is zichtbaar als tekstkleur in het rooster

16

Instellen Tijditems


1. Bepalen Tijditems Dit zijn speciale tijdcategorieën die je kunt toewijzen aan mensen en waar uren wel of juist niet op worden geteld. Het gaat om afwezigheden waardoor mensen niet werken of om een andere reden geen reguliere werkzaamheden kunnen doen. Voorbeelden: ziekte, verlof, cursus en overwerk. Tijditems kennen hele speciale eigenschappen en worden in elke organisatie vaak anders behandeld. Vandaar dat Integral vooraf met de klant bepaalt welke Tijditems allemaal worden meegeleverd in Checks

2. Bepalen hoe Tijditems worden getoond in rooster

• Wijzig (indien nodig) de code

• Het toekennen van een sneltoets is nog niet operationeel

• Kies een kleur, dit wordt de achtergrondkleur van het blokje waarmee het Tijditem in het rooster zichtbaar wordt

3. Bepalen hoe uren op Tijditems geteld worden

Hiervoor zijn de volgende opties beschikbaar:

• ATW controle voor dit tijditem Als deze optie niet aangevinkt is, vallen alle uren op dit Tijditem in het rooster buiten de controle op de Arbeidstijdenwet

• De uren voor dit tijditem niet tellen in roosters Met deze optie vallen alle uren op dit Tijditem in het rooster buiten de tellingen die getoond worden in Checks

• Koppel aan <Tijd> als Tijd niet gegeven is Roostercellen met dit Tijditem zonder onderliggende Tijd, krijgen automatisch de bij deze optie gekozen Tijd. Dit gebeurt als een nieuwe cel wordt ingevoerd met dit Tijditem of als een bestaande cel dit Tijditem krijgt

• Koppel altijd aan <Tijd> en vervang gegeven Tijd Roostercellen met dit Tijditem, krijgen automatisch de bij deze optie gekozen Tijd (ook als er al een Tijd stond). Dit gebeurt als een nieuwe cel wordt ingevoerd met dit Tijditem of als een bestaande cel dit Tijditem krijgt

• Tel <aantal uren> uur als Tijd niet gegeven is Voor roostercellen met dit Tijditem zonder onderliggende Tijd, wordt bij de tellingen die in Checks getoond worden, automatisch de bij deze optie gekozen tijdsduur geteld. Dit gebeurt als een nieuwe cel wordt ingevoerd met dit Tijditem of als een bestaande cel dit Tijditem krijgt

• Tijd altijd <aantal uren> uur en negeer gegeven Tijd Voor roostercellen met dit Tijditem, wordt bij de tellingen die in Checks getoond worden, automatisch de bij deze optie gekozen tijdsduur geteld (ook als er al een Tijd stond). Dit gebeurt als een nieuwe cel wordt ingevoerd met dit Tijditem of als een bestaande cel dit Tijditem krijgt

17

18

Invoeren Taken (verplicht)


1. Bepalen Taken Taken zijn de werkzaamheden waar op gepland wordt. We maken hier onderscheid tussen primaire taken: Dit zijn de Standaard Taken in Checks. Daarnaast zijn er secundaire taken: deze kan men naast de primaire uitvoeren. Voorbeelden zijn BHV of koffie zetten. Hiervoor worden geen extra medewerkers opgeroepen. Checks onderscheidt 2 soorten Secundaire Taken:

1. Extra taken 2. Eigenschappen of Kwalificaties


3. Soort Taak bepalen • Standaard: een standaard taak waarvoor een medewerker kan worden ingedeeld

• Extra: alleen indeelbaar samen met een standaard taak. Voorbeeld: ondernemingsraad overleg of koffie zetten

• Eigenschap of Kwalificatie: voorbeelden zijn diploma’s of behaalde certificaten zoals EHBO of BHV (Bedrijfshulpverlening)

4. ATW-type bepalen ATW-type

• Standaard

• Consignatie (tijd tussen twee elkaar opeenvolgende diensten of tijdens een pauze, waarin de werknemer oproepbaar is, dit voldoet aan de Arbeidstijdenwet)

• Beschikbaarheid

• Aanwezigheid Sluit uit voor ATW: al dan niet uitsluiten voor de controle op Arbeidstijdenwet

5. . Groep kiezen Groepen zijn een handig hulpmiddel om taken te groeperen en sorteren in Checks, bijvoorbeeld alle taken van een bepaalde afdeling. Je maakt een nieuwe Groep aan door te klikken op het -symbool rechts van het rolmenu bij Groep.

6. Kleur in project bepalen Dit is alleen operationeel bij de Checks-versie Projecten. Hier kies je met welke achtergrondkleur de Taak verschijnt in het rooster

19

20

Invoeren Werkplekken (verplicht)


1. Bepalen Werkplekken Dit kan een locatie binnen een vestiging zijn, maar verschillende vestigingen kun je ook op deze manier invoeren. Checks kan ook geïnstalleerd worden zonder Werkplekken.


3. Verdere (optionele) kenmerken bepalen

• ATW-type

• Groep: hiermee kun je werkplekken groeperen

• Postcode: hiermee kan je bij het indelen van mensen in de tab Suggesties in het onderste scherm de afstand (in vogelvlucht) zien tussen de vestigingsplaats van de medewerker en de werkplek

• Kleur: deze functie is niet operationeel

21

Invoeren Status


1. Bepalen Statussen Dit is een extra kenmerk die je aan een dienst kunt meegeven, bijvoorbeeld of een dienst al gefactureerd is. Verder kan in MyChecks ingesteld worden welke statussen zichtbaar zijn voor de medewerkers.

2. Verplichte velden invoeren Naam en code

Invoeren Diensten


1. Bepalen Diensten Deze functie is niet operationeel

22

Invoeren Uren


1. Bepalen Uren Hier kun je de contracturen voor de geselecteerde medewerker invoeren, eventueel voor verschillende periodes. Om een medewerker te zien in de applicatie ChecksCounts, is het ook noodzakelijk dat er uren zijn ingevuld in de op te vragen periode (dit kan ook 0 uren zijn). Daarnaast zijn deze gegevens noodzakelijk voor capaciteitsberekeningen in ChecksProjecten.

2. Uren invoeren • Selecteer de medewerker in het linker venster en klik op Bewerken

• Ga naar het rechtervenster voor de Uren per week o Klik Bewerken als je de gegevens van een bestaand Tijdblok

wilt aanpassen en Nieuw als je een nieuw Tijdblok wilt toevoegen

o Onderstaand venster verschijnt

• Als er een begin- en einddatum bekend is voor deze uren, kun je dit aangeven

• Als je meerdere tijdblokken aanmaakt voor een medewerker, is het van belang om (behalve bij het laatste blok) de einddatum goed in te voeren, anders verschijnt er een foutmelding

• Voer de minimum en maximum uren in per week

• Klik op OK

• Je komt weer terug in het urenscherm en je kunt daar aangeven of Checks bij het maken van berekeningen met deze uren, het minimum of maximum uren moet gebruiken (dit geldt voor alle tijdblokken met uren van deze medewerker)

23

Invoeren Groepen


1. Bepalen Groepen Met Groepen kun je gegevens groeperen en sorteren. Als gegevens zijn opgenomen in groepen, betekent dit dat de groepsvolgorde bepalend is in het rooster en in de diverse rolmenu’s, bijvoorbeeld in het Bewerk-scherm Groepen verschijnen op de volgende plaatsen in Checks:

• Op de assen; door te dubbelklikken op de as, zie je weer alle medewerkers of taken in plaats van de groepsnamen of omgekeerd

• In het dimensievenster, door op de naam van de groep te klikken, verschijnen alle onderdelen van de groep

• In diverse filtervensters (o.a. filtertemplates, filtervenster in roosterview), door op de naam van de groep te klikken, verschijnen alle onderdelen

• In diverse subschermen van Checks, zoals competenties en in de tab Suggesties in het onderste scherm, hier kun je filteren op groepen van mensen



• Bepaal de Prioriteit per groep, indien gewenst. Dit kan een handig hulpmiddel zijn bij het indelen; je kunt de sortering ordenen door te klikken op de kolomkop. Hiermee kun je de kolom ordenen van laag naar hoog of vice versa (hoog naar laag).

• Bij keuze voor een Kleur zie je deze terug als achtergrond in het rooster (dit werkt alleen bij groepen van mensen en als de mensen op de X- of Y-as staan)

• Geef aan of het een Groep van Mensen, Taken, Tijden of Werkplekken is

Invoeren Contracten


1. Bepalen Contracten Met Contracten kun je extra informatie meegeven aan een medewerker. Dit kenmerk is ook zichtbaar in de tab Suggesties in het onderste scherm, zodat je bij het indelen beter kunt kiezen tussen bijvoorbeeld uitzend- of vaste krachten



Bepaal de Prioriteit per contract, indien gewenst. Dit kan een handig hulpmiddel zijn, bijvoorbeeld bij het Indelen via de Rekenverdeler; mensen met een bepaald contract worden dan eerder ingedeeld

24

Invoeren Commentaar


1. Bepalen Commentaar In aanvulling op de bestaande Gegevens, is er de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen aan een roostercel, bijvoorbeeld als er sprake is van een ruiling. Dit kun je dan tonen d.m.v. een extra blokje bij de cel

2. Verplichte velden invoeren Naam, Code en Commentaar (dit laatste is in het rooster niet te zien in de cellen, maar in het commentaarvenster in het Bewerk-scherm aan de rechterkant en in de mouse-over tekst)


• Groep: hiermee kun je commentaren groeperen

• De Kleur wordt toegepast op de achtergrond voor het kleine

commentaarvakje met de code erin. Deze wordt dan in het rooster

gepresenteerd en kan zo het herkennen van een commentaarcode

eenvoudiger maken.

25

3.3.2 Competenties


1. Bepalen Competenties Bij competenties kun je van elke medewerker aangeven:

• Geschiktheid: per Taak en/of Werkplek

• Beschikbaarheid: welke Tijd (Dienst) en/of welke Weekdagen Het invullen van de competenties maakt het voor Checks mogelijk te waarschuwen als iemand wordt ingedeeld op een dienst waar deze persoon niet ingezet mag worden. Verder spelen de competenties een rol bij de Suggesties die Checks geeft: alleen geschikte en beschikbare mensen worden als suggestie voorgedragen. Vooraf (zie Bestand > Eenheid > Wijzigen > Competentie) kun je instellen wat het ‘aanvinken’ betekent:

• Ofwel: iemand is wel geschikt c.q. beschikbaar

• Ofwel: iemand is niet geschikt c.q. beschikbaar Ook kun je hier instellen of je voor Taken met meerdere niveaus werkt in plaats van alleen wel of niet geschikt en of je gegevens in een matrix wilt zetten

26

2a. Invoeren en bewerken Competenties

• Inrichten > Competentie

• Je bevindt je nu in de tab Standaard

• Als je bij Bestand > Eenheid > Aanmaken hebt gekozen om de competenties in te voeren via een matrix, kun je in dit scherm alleen de geschiktheid voor de dimensies aangeven die je niet hebt aangevinkt voor de matrix, de rest gaat via de tweede tab Matrix

• Filter op groep om een medewerker makkelijker te vinden

• Selecteer een medewerker

• Kies in het scherm rechts de tab van de dimensie waarvoor je competenties wilt invullen

• Vink de geldige competenties of niveaus aan.

• Via het -teken, kun je alle competenties tegelijk aan- of uitvinken Met de onderstaande symbolen kun je competenties doorkopiëren van de op dat moment geselecteerde medewerker naar andere medewerkers

alle medewerkers krijgen dezelfde competenties alleen medewerkers van dezelfde groep krijgen dezelfde

competenties

alle medewerkers krijgen dezelfde competentie op de geselecteerde Taak, Werkplek, Tijd of weekdag

alleen medewerkers van dezelfde groep krijgen dezelfde competentie op de geselecteerde Taak, Werkplek, Tijd of weekdag

Als je gebruik maakt van competentieniveaus bij Taken, kun je per medewerker het niveau voor meerdere taken tegelijk instellen via multi-select:

• Selecteer eerst alle gewenste Taken met de muis (of met behulp van de <Shift>- of <Ctrl>-toets)

• Selecteer het juiste niveau in het rolmenu onder de Taken

• Met het -symbool kun je ook alle Taken in één keer het competentieniveau geven dat op dat moment zichtbaar is in het rolmenu onder Taken

27

3. (Optioneel) Competentie matrix vullen

In het Standaard Competentiescherm kun je alleen voor elke Dimensie afzonderlijk iets aangeven. Bijvoorbeeld: Marie is niet geschikt voor de Avonddienst en Marie is niet geschikt om op dinsdag te werken. Dit houdt in dat Marie nooit (op geen enkele dag) de Avonddienst kan doen en nooit (voor geen enkele Dienst) op dinsdag werkt. Echter, soms is nuancering nodig: Marie doet op dinsdag geen Avonddienst maar kan op maandag wel de Avonddienst. Of nog ingewikkelder: Marie kan op dinsdag in de Avonddienst wel Timmeren maar ze kan niet Timmeren op maandag in de Ochtenddienst.

Om dergelijke verfijningen van Competenties aan te geven, wordt de Competentie Matrix gebruikt. De dimensies waarin verfijnde Competenties voorkomen, worden tegen elkaar uitgezet in een Matrix. In het onderstaande voorbeeld zijn Werkplekken en Taken in een Matrix uitgezet en kan de medewerker voor elke Taak een niveau van 0-10 krijgen. Als er niet wordt gewerkt met niveaus, kun je in de matrix ook gewoon aangeven of iemand geschikt danwel ongeschikt is (afhankelijk van wat gekozen is als instelling bij Bestand > Eenheid > Wijzigen > Competenties)

28

4. (Optioneel) geldigheid Competenties invoeren voor Taken

Als competenties op Taken op een later moment ingaan en/of aflopen, kun je een begin- en einddatum invoeren:

• Kies op Inrichten > Competentie in de menubalk

• Je bevindt je nu op de tab Standaard,

• klik op de tab Taken

• Klik op de naam van de medewerker (eventueel kun je de lijst vooraf filteren op groep)

• Klik op de taak waarvoor de geldigheidsperiode ingevoerd wordt

• Plaats een vink voor de begin- en/of einddatum (afhankelijk wat van toepassing is) en wijzig de datum(s)

• Klik op OK om de geldigheid in te voeren Het invoeren van een geldigheidsperiode is alleen bedoeld voor het inperken van de geschiktheid van een medewerker. Als een medewerker niet geschikt is volgens het standaard Competentiescherm of de Competentiematrix, blijft deze ongeschikt, ongeacht de geldigheidsperiode.

29

4 Rooster maken


1. Vaak voorkomende werkwijze

In grote lijnen vindt het plannen als volgt plaats:

• Rooster voorvullen: o Roulatierooster: In een nieuw rooster kun je het planbord

voorvullen met roulatieroosters. o CheckIts: Naast de bestaande roosters, kun je een rooster

aanmaken voor een vrij te bepalen periode in een CheckIt. Dit is bijvoorbeeld handig bij het maken van de vakantieplanning. Daarna kun je het CheckIt-rooster kopiëren naar het perioderooster

• Werkvraag: In het rooster is zichtbaar waar nog Mensen ontbreken (Werkvraag afgezet tegenover al ingeroosterde diensten). Dit gaat via de tabbladen in het Advies-scherm onder de roosterview

o Totalen: hier zie je benodigde aantallen per taak, tijd of werkplek

o Benodigd: hier zie je de nog in te vullen diensten voor de in het rooster geselecteerde cellen

o In ChecksProjecten worden bovenstaande tabbladen vervangen door de tab Capaciteit. Dit toont het benodigde aantal uren, per project/taak/werkplek/tijd

o Werkvraag: hier kun je de werkvraagvakjes zichtbaar maken op de juiste plaats in het rooster

• Verdeler: Met de Verdeler kan de Werkvraag die nog niet is gevuld, worden opgevuld met mensen. De Verdeler kijkt naar wie de competenties heeft (basisgegevens) om een specifieke taak te vervullen, en probeert dan met een zo eerlijk mogelijke verdeling de werkvraag in te vullen. Wat met de verdeler nog niet gevuld is of veranderd ten opzichte van de standaardinvulling, moet aanvullend handmatig gebeuren.

• Handmatig vullen: De daarna nog ontbrekende Werkvraag kan handmatig worden vervuld. Hierbij geeft Checks hints in de tabs Suggesties en Benodigd in het onderste scherm

• Wijzigen

30

4.1 Basiswerkwijze rooster

Periodeview aanmaken


1. Roosterperiodes bepalen In Checks kun je met verschillende soorten roosterperioden werken, bijvoorbeeld met een rooster voor een week of voor 3 maanden, dit heeft geen invloed op de gegevens in het rooster. Verder kun je aangeven wat de standaard lay-out van het rooster moet zijn en welke gegevens je wilt zien. Het is bijvoorbeeld handig om meerdere roosterperiodes te maken, zodat je aan verschillende gebruikerswensen kunt voldoen.

2. Roosterperiode aanmaken Dit kan op 2 manieren

• Roosters > Periode > Nieuw

• Ga naar het Index-scherm > Rechtermuisklik > Periodeview > Nieuw.

31

3. Gegevens periodeview invoeren

Vul de naam van de periode in, deze verschijnt dan in het Index-scherm onder de naam van de Eenheid (zie onder)

Als je Datum als naam aanvinkt, is de naam van de periode: <startdag rooster bij aanmaken periode> [<lengte periode>], bijv.: 09-jan-2012 [7 dagen] Bij Categorie kun je een categorie kiezen waarbinnen deze nieuwe roosterperiode valt. Dit kan handig zijn als je veel periodes hebt gemaakt en deze wilt onderverdelen in groepen. Je kunt een nieuwe categorie aanmaken door deze in het venster bij Categorie in te voeren of via Roosters > Categorie > Nieuw (hier kun je ook bestaande categorieën beheren, bijvoorbeeld het wijzigen van de naam of verwijderen). Bij Datum kies je de gewenste roosterlengte via de begin- en einddatum. Via het rolmenu onder Snelkiezer kun je automatisch een begin- en/of einddatum kiezen, bijvoorbeeld de huidige kalendermaand of startdatum plus 2 weken. Vervolgens bepaal je of de startdatum van de roosters opschuift, afhankelijk van de dag of week dat je het rooster opent. Stel dat je roosters aanmaakt voor een week, maar je wilt dat het rooster dat je opent, altijd met de dag van vandaag begint (dat kan dan bijvoorbeeld een donderdag zijn, ook al viel de startdatum van het rooster op maandag), dan zet je een vink bij Dynamisch – schuift op per en kies je Dag. Door een vink te zetten bij Statisch begint het rooster altijd op de startdatum die gekozen is bij het aanmaken van de aangemaakte periode. Bij Templates bepaal je hoe het rooster standaard wordt geopend: - Viewtemplate: welke soort gegevens (dimensies) staan op de assen en welke gegevens staan in de cellen? (als viewtemplates nog niet zijn ingericht, kun je dit alsnog doen via Inrichten > Viewtemplates) - Viewunit-template: hoe en in welke volgorde worden de dimensies zichtbaar in de cellen? (als viewunit-templates nog niet zijn ingericht, kun je dit alsnog doen via Inrichten > Viewunit-templates) - Filtertemplates: welke gegevens (inhoud) zie je terug in het rooster? (als filtertemplates nog niet zijn ingericht, kun je dit alsnog doen via Inrichten > Filtertemplates) Dit kun je doen voor drie verschillende views in een periode; Rooster, Werkvraag en Beschikbaarheid. Bij Dubbelklik in index opent kies je in welke view de periode standaard geopend wordt: Rooster, Werkvraag of Beschikbaarheid. Bij Stqndaard selectie na openen View kies je per dimensie welke waarde standaard voorgeselecteerd staat; op het moment dat je dan een dubbelklik doet in het rooster, wordt een dienst met deze waarden ingevoerd. Bij Standaard eigenschappen rooster kies je of bepaalde conflicten of gegevens worden gekleurd in het rooster (voor deze periodeview) - Competentieconflict: de medewerker is niet competent voor de geplande dienst

32

- Werkvraagconflict: de geplande dienst is niet gevraagd in de Werkvraag - Beschikbaarheidsconflict: de medewerker is niet beschikbaar voor de geplande dienst - Tijdconflict: de medewerker is op overlappende tijden ingedeeld - Contractconflict: de medewerkers is ingepland op een dienst die buiten zijn contractperiode valt (volgens de gegevens bij Inrichten > Gegevens > Uren) - Historisch conflict: de medewerker is ingepland, maar is historisch of is ingepland op een historische taak, tijd of werkplek - Uit roulaties: de dienst komt uit het roulatierooster - Uit verdeler: de dienst is ingepland door de Verdeler - (On)gekoppeld van/naar: dit geeft de koppeling van diensten weer (of juist het ontbreken hiervan als deze dienst wél voldoet aan de koppelcondities)

4. Meerdere roosterperiodes tegelijk verwijderen

Rechtermuisklik op de categorie (nadat je deze geselecteerd hebt) > Periodeviews verwijderen

In het onderstaande scherm bepaal je welke periodeviews je verwijdert

5. Roosterperiodes kopiëren Rechtermuisklik op de roosterperiode (nadat je deze geselecteerd hebt) > Periodeview > Kopiëren

In het onderstaande scherm vul je in hoeveel en hoe er gekopieerd mag worden. In dit voorbeeld wordt week 3 gekopieerd naar de rest van het jaar

33

6. Eenheidsfilters gebruiken Via een rechtermuisklik en Eenheidfilter > Nieuw heb je nog een extra mogelijkheid om in het rooster en andere schermen (Competenties, Werkvraag, Suggesties, Benodigd en Roulatieroosters) te filteren op (groepen van) medewerkers,. Normaal kun je alleen filteren op gegevens die op de assen staan, maar als je hier mensen selecteert, zie je de niet-geselecteerden nergens meer in het rooster (ook niet in de cellen). Boven de lijst is een rolmenu waarmee je alleen gegevens van een bepaalde groep kunt laten zien. Verder zijn er nog twee knoppen om het selecteren makkelijker te maken:

Om alle gegevens tegelijk aan- of uit te vinken Om alleen de gegevens te laten zien die historisch gemaakt zijn (of om

weer de gegevens terug te zien die niet historisch zijn) Klik op OK om te bevestigen. Het eenheidsfilter verschijnt in het hoofdmenu en als je hierop dubbelklikt, kun je in dezelfde periodes werken als normaal (in het gedeelte [ongefilterd])

Rooster bekijken


1. Rooster openen Bij het openen van Checks wordt (afhankelijk van de instelling) de laatst geopende periode geopend. Als er meerdere periodes geopend waren op het moment van afsluiten, kiest Checks de periode met de laatste datum. Als je een andere roosterperiode wilt zien, open je deze vanuit het Index-scherm door te dubbelklikken op de gewenste periode

2. Bladeren in het rooster Om binnen het geopende rooster een eerdere of latere periode te zien, kies de juiste periode door de schuifbalk boven het rooster te verplaatsen, zie onder:

Je kunt deze schuifbalk niet alleen verplaatsen, maar ook groter of kleiner maken, waardoor je een langere of kortere roosterperiode ziet. Dit doe je door de linker- of de rechterkant van de schuifbalk te verslepen met de muis.

34

Roostercellen vullen (basis)


1. Invoeren vanuit het dimensie-venster

Selecteer in het dimensievenster de gewenste combinatie van Tijden, Werkplek, Medewerker, Taak of Tijditem (het punaise-symbool betekent: geselecteerd)

Deze combinatie kan op 3 manieren ingevoerd worden

• Sleep de combinatie naar de gewenste cel in het planbord (alleen op lege cel, bij eerste toewijzing)

• Dubbelklik in de cel waar de combinatie geplaatst moet worden. (alleen op lege cel, bij eerste toewijzing)

• Druk op de <Insert-toets> Met behulp van de <Ctrl>- of <Shift>-toets kun je vooraf meerdere cellen tegelijk selecteren in het rooster

Let op: als je bij de Tijden kiest voor [vrij tijdslot], moet de begin- en eindtijd nog worden aangepast via het scherm Bewerk aan de rechterkant

2a Kopiëren en verplaatsen Selecteer de cellen die je wilt kopiëren of verplaatsen met de muis (eventueel met behulp van de <Ctrl> of <Shift>-toets) en kies <Ctrl-C> of <Ctrl-X> om de cellen te onthouden. Klik vervolgens op de cel vanaf waar de gegevens moeten komen en kies <Ctrl-V>:

• Bestaande cellen worden niet overschreven

• Als een doelgebied (meer dan één cel) wordt gemarkeerd, worden alleen de cellen in dit doelgebied gevuld

• Cellen die buiten de roosterview vallen, worden niet gevuld

• Deze functie werkt alleen binnen een roosterview (dit geldt ook voor roulatieroosters en werkvraag)

• Deze opties zijn ook bereikbaar via rechtermuisklik en Bewerk

35

2b. Kopiëren (één dienst tegelijk)

Afhankelijk van de gekozen celgrootte zie je alleen de eerste persoon in het venster. Het cijfer in de rechterbovenhoek van de cel geeft aan hoeveel toewijzingen de cel bevat.

Klik op die dienst die je wilt kopiëren (deze krijgt dan een donkerblauwe achtergrond). Sleep de dienst uit de roostercel (dit kan alleen als je de muis eerst een stukje opzij beweegt en niet naar boven of beneden) en houd dan de <Ctrl>-toets ingedrukt. Laat de dienst los in de doelcel en laat dan pas de <Ctrl>-toets los. Let op: dit kan alleen voor één dienst tegelijk, niet voor meerdere items of cellen

36

Roostercellen vullen (geavanceerd)


1. Diensten kopiëren via Reflecties (meerdere diensten tegelijk)

Om meerdere cellen te kopiëren, maak je gebruik van de functie Reflectie). Stel, je wilt het rooster van een medewerker kopiëren naar het rooster van een andere medewerker (voor de periode die op dat moment zichtbaar is):

• Ga met de muis naar de hoek rechtsonder in de cel (op de as) waar de naam van de medewerker staat (let op: niet klikken)

• Een wit/lichtblauw hokje wordt zichtbaar

• Klik in het hokje, het hokje kleurt geel

• Klik medewerkers aan waar het rooster naartoe gekopieerd moet worden (let op: zolang je met de muis de as ‘Mensen’ niet verlaat)

• Achter de namen van deze medewerkers staat een geel hokje en je ziet hoe hun rooster wordt als je de kopieeractie bevestigt (let op: bestaande roostercellen worden niet overschreven)

• Zolang deze Reflectie aan blijft staan, worden wijzigingen in het te

kopiëren rooster meegenomen naar het rooster van de medewerkers waarheen je dit rooster wilt kopiëren

• Om actie te bevestigen: selecteer de gewenste cellen in het rooster

• Klik op de rechtermuisknop en kies Reflectie > Selectie toevoegen en verbreek Reflectie (je kunt ook alleen Selectie toevoegen kiezen als je de Reflectie wilt laten staan). Resultaat: de cellen zijn gekopieerd

• Om tussentijds de Reflectie te verbreken: ga met de muis naar het witte hokje in de cel waar de naam van de medewerker staat (let op: niet klikken). Er verschijnt een lijst met namen/een naam waar de medewerker via de Reflectie mee verbonden is

• Klik op het rode kruisje voor de naam van de medewerker voor wie je de Reflectie wilt verbreken

Deze functie kan niet alleen gebruikt worden als Mensen op de as staan, maar ook als Dagen op de as staan. Zo kun je bijvoorbeeld het rooster van één dag naar meerdere andere dagen kopiëren. Het is echter niet mogelijk om het rooster van meerdere medewerkers of meerdere dagen in één keer te kopiëren

37

1a. Standaard Reflecties instellen

Als vaak dezelfde reflecties voorkomen, bijvoorbeeld als 2 medewerkers altijd hetzelfde rooster hebben, dan kun je dit vast instellen via de menubalk: Inrichten > Reflecties. Het onderstaande scherm verschijnt:

• Klik op Toevoegen om een nieuwe combinatie aan te maken

• Vul een duidelijke omschrijving in bij Naam

• Bij Type, kies Mensen of Dagen (bij Dagen kun je bijvoorbeeld instellen dat het Kerst- en Nieuwjaar rooster altijd gelijk is aan het rooster van de voorgaande zondag)

• Bij Data van... vul in welke waarde als ‘bron’ dient

• Bij Wordt getoond als reflectie door... kies naar welke personen (of dagen) het rooster gereflecteerd moet worden

• Klik op OK De Reflectie wordt niet automatisch overgenomen in het rooster. Open het betreffende rooster en klik op de tab Reflecties helemaal onderaan

• Plaats een vink voor de Reflectie(s) die je wilt uitrollen, met deze knop

(aan de linkerkant van het scherm) kun je in één keer vinkjes voor alle Reflecties zetten of juist weer weghalen

• Klik op om de Reflectie geprojecteerd te zien in het geopende rooster

• Om een Reflectie uiteindelijk in te delen, volg je dezelfde stappen als

bij een Reflectie die je in het rooster zelf hebt aangemaakt (zie de vorige stap)

38

Roostercellen wijzigen (basis)


1. Verwijderen Klik op die dienst die je wilt verwijderen (deze krijgt dan een donkerblauwe achtergrond, dit is van belang als de cel meerdere diensten bevat) en klik op de <Del>-toets

2. Wijzigen basisgegevens In een roostercel van de Roosterview staan gegevens. Deze gegevens staan onder elkaar in het Bewerkscherm (Bewerk) rechts naast de Roosterview. In dit Bewerkscherm kun je alle gegevens uit de Roostercel veranderen

Open het rolmenu (met het pijltje aan de rechterkant) per dimensie en selecteer een andere waarde. Let op: je ziet hier alleen de gegevens waar ook op is gefilterd in het rooster (via Filtertemplates of via het tijdelijke filter in het rooster). Dit is gedaan om te voorkomen dat een medewerker ‘zomaar uit het rooster verdwijnt’ (als deze bijvoorbeeld wordt verplaatst naar een Tijd die niet in het rooster zichtbaar is) De onderdelen van het Bewerk-scherm kunnen dicht- of open geklikt worden via de pijltjestoetsen ( en ) voor het onderdeel In het rooster zélf kunnen gegevens snel gewijzigd worden door te dubbelklikken op de juiste roostercel (en de juiste dimensie). Er verschijnt dan een rolmenu waar de juiste waarde gekozen kan worden

39

3. Wijzigen begindatum/-tijd en einddatum/-tijd

Onder Tijd en Datum in het Bewerk-scherm kun je de begin- en einddatum en de begin- en eindtijd aanpassen. Dit kan via de pijltjes die naast deze gegevens staan. In het balkje daarboven zie je een tijdbalk met de tijdsduur, zodat je kan controleren of de dienst niet is gaan ‘zweven’ naar een verkeerde datum of te lang duurt. Het verschil tussen kloktijd volgens de instellingen van deze Tijd (dienst) bij Inrichten > Gegevens en de met de hand aangepaste kloktijd is de Resttijd. Deze Resttijd kan

• Niet worden geteld: Niet toewijzen

• (indien dit is afgesproken met Integral) Worden toegewezen (geteld) naar een Tijditem in het rolmenu onder Resttijd. Voorbeelden zijn Overwerk, Tijd-voor-Tijd of Ziekte.

4. Commentaar invoeren Helemaal onderaan in het Bewerk-scherm kun je onder Commentaar extra informatie toevoegen aan een dienst, dit kan vrije tekst zijn of een vaste code die is aangemaakt via Inrichten > Gegevens > Commentaren

5. Dienst verplaatsen Je kunt ook wijzigingen maken door een roosteritem met de muis van de ene naar de andere cel te slepen. Let op: dit lukt alleen door deze eerst een stukje opzij te slepen; rechtstreeks naar onderen of naar boven slepen, gaat niet

40

6. Tijditems toewijzen Net als andere Gegevens kunnen Tijditems gewijzigd of toegevoegd worden via het scherm Bewerk, maar het kan ook sneller:

• Selecteer de cel waar een tijditem moet worden toegevoegd

• (bij meerdere diensten/medewerkers in een cel) Selecteer de juiste dienst zodat de achtergrond donkerblauw kleurt

• Bij meerdere diensten/medewerkers in de cel kun je de cel eerst vergroten door de rechterbenedenhoek met de muis naar beneden te slepen

• Klik met de rechtermuistoets

• Selecteer het gewenste tijditem

41

Roostercellen wijzigen (geavanceerd)


1. Dienst splitsen via kopieerfunctie

• Kopieer de dienst via <Ctrl-C>

• Plak de dienst in dezelfde roostercel via <Ctr-V>

• Selecteer één van de twee diensten (zodat deze donkerblauw kleurt) en wijzig de begin- en eindtijd via Bewerk

• Wijzig eventueel andere zaken, zoals het tijdtem

• Selecteer de andere dienst en maak hier ook zodanige wijzigingen zodat de ene dienst niet overlapt met de andere

2a. Dienst splitsen via splitsfunctie in Bewerk

Onder Splits in het Bewerk-scherm kun je een bestaande dienst opsplitsen, bijvoorbeeld over twee medewerkers of werkplekken.

• Stel met de bovenste schuifbalk in hoe laat het tweede blok begint

• Stel met de tweede schuifbalk in hoe laat het eerste blok eindigt,

indien de blokken niet precies op elkaar aansluiten

• Met de onderste schuifbalken wijzig je de minuten van de 2 tijden

• Klik op het splits-symbool om de splitsing te bevestigen

• De twee diensten worden nu ingedeeld op de Tijd [vrij tijdslot] en het

is nu mogelijk om bijvoorbeeld het tweede deel van de dienst toe te kennen aan een andere medewerker

42

2b. Dienst splitsen voor het deel van de dienst met een Tijditem via de splitsfunctie in Bewerk

Onder Splits in het Bewerk-scherm kun je ook cellen splitsen waar resttijd gebruikt is (meestal toegewezen aan een Tijditem).

• Stel, de laatste uren van de dienst zijn toegewezen aan tijditem Ziek

• Klik op het splits-symbool onder het kopje op resttijd om de cel te

splitsen

• De twee diensten worden nu ingedeeld op de tijd [vrij tijdslot] en zijn

opgesplitst

• Door behoud origineel aan te vinken, blijft de oorspronkelijke dienst

staan en wordt alleen het deel met resttijd gekopieerd naar een aparte roostercel met de Tijd [vrij tijdslot].

43

3. Diensten samenvoegen Een andere, geavanceerde mogelijkheid, is het samenvoegen van roostercellen. Stel, je hebt een roostercel met een Taak, Tijd en Werkplek, maar [zonder mens] en een roostercel zonder Taak, Tijd en Werkplek, maar mét een medewerker:

Om deze cellen samen te voegen, sleep je de ene cel naar de andere toe terwijl je de <Shift>-toets ingedrukt houdt. Als de cel waar je naartoe sleept, groen wordt, kun je de muis loslaten

Resultaat: de cellen zijn samengevoegd

De regels voor het samenvoegen, zijn als volgt:

• [zonder .... ] wordt altijd vervangen door een waarde

• Als voor één dimensie beide cellen al een waarde hebben, blijft de waarde van de cel waar je heen sleept, behouden

44

Roostercellen koppelen


1. Koppeling invoeren Door met de muis over een roostercel te bewegen en op ‘k’ te drukken, zie je in groen naar welke cellen gekoppeld kan worden. Vervolgens kan met de muis een pijl getrokken worden. Bij loslaten geeft knipperen van de roostercellen aan dat ze gekoppeld zijn.

Via Opties > Koppeling toewijzen kun je snel, over een langere periode 2 personen koppelen die wél ze aan de koppelcondities voldoen, maar nog niet gekoppeld zijn in het rooster.

2. Koppeling bekijken Koppelingen zijn te zien in het Bewerk-scherm onder het kopje Koppeling. Ze zijn daar ook te verwijderen door de koppeling te selecteren en op <Delete> drukken of door op de prullenbak te klikken.

Door op de koppeling te klikken, wordt de roostercel in het rooster gemarkeerd in het groen.

3. Koppeling gebruiken Via een rechtermuisklik en Toon conflicten kun je zien welke roostercellen wél voldoen aan de koppelcondities (Inrichten > Koppelcondities), maar niet gekoppeld zijn

45

4.2 Rooster voorvullen

Roulatieroosters maken


1. Roulatieroosters bepalen Het Roulatierooster geeft het ‘roterend werkschema’ aan volgens welke een medewerker werkt. Het roulatierooster wordt voor een op te geven periode aan een medewerker gekoppeld. Het resultaat wordt zichtbaar als je het roulatierooster kopieert naar het geopende rooster. Het roulatierooster wordt dan eenmalig opgehaald en uitgerold over deze periode. Een roulatierooster kan uit meerdere weken bestaan. Mocht een organisatieonderdeel volgens hetzelfde roulatierooster willen werken, maar met een andere startweek (Dit is het geval bij de brandweer, waar de ploegen A, B, C in een andere week starten) dan moet je het roulatierooster meerdere malen toewijzen, waarbij iedere ploeg in een andere week ‘instapt’. Het roulatierooster kan ook gebruikt worden om aan te geven wanneer een medewerker vrij heeft, door bijvoorbeeld alleen de roostervrije dagen in te voeren. In dit geval krijgt iedere medewerker vaak een eigen roulatierooster

2. Nieuw roulatierooster maken

• Klik op Inrichten in de menubalk.

• Selecteer Roulatieroosters

• Klik op Toevoegen

• Geef naam van het Roulatierooster, onder deze naam is het rooster terug te vinden in de diverse schermen. Dit kan de naam van de betreffende medewerker(s) zijn of een andere logische naam (bijvoorbeeld “Ploegenrooster 4-weeks”)

• Geef lengte in dagen; na hoeveel dagen herhaalt het rooster zich?

• Geef ingangsdatum; dit is vaak een maandag of een zondag.

• Zet vink bij einddatum als het roulatierooster een beperkte geldigheid heeft en vul deze in

• Als je de roulatieroosters gegroepeerd wilt hebben, kies je een bestaande groep in het rolmenu bij Groep of je maakt eerst een

nieuwe groep aan via het -symbool

• Vul het rooster met de te werken diensten; soms is de Tijd al bekend, maar wordt de Taak en Werkplek pas ingevuld bij het maken van het rooster

• Als er maar met één Taak, Tijd of Werkplek wordt gewerkt, is het van belang om deze in het Roulatierooster ook al te gebruiken, omdat hier in het perioderooster vaak op gefilterd wordt

46

3a. Roulatierooster koppelen aan medewerker(s) – meerdere medewerkers met hetzelfde rooster

De meeste fabrieken en bijv. de Brandweer werken om 24/7 dekking te garanderen doorgaans met meerdere ploegen. Wordt er bijvoorbeeld gewerkt met drie ploegen, dan bestaat het roulatierooster meestal ook uit drie weken.

• Kijk bij markering 1 op welke weekdag het rooster in gaat

• Klik in het roulatierooster op dezelfde dag (hier maandag) van de startweek van de eerste ploeg (markering 2).

• Klik op de tab Toewijzen (rechts, zie markering 3)

• Kies in het rolmenu de ploeg die als eerste begint in deze roulatie

• In het volgende rolmenu zie je dan alleen de medewerkers uit de betreffende ploeg (Groep)

• Klik op de eerste medewerker en vervolgens op de knop Toewijzen, herhaal dit voor iedere medewerker

• De medewerker wordt verplaatst naar het onderliggende venster

• Selecteer voor de tweede (en volgende) ploeg(en) de startweek en dag (hier de maandag in week 2) en herhaal de stappen

• Als je wilt zien wie er in het roulatierooster voorkomen en waar ze instappen, selecteer de medewerker in het rolmenu onder vind al toegewezen; de dag dat de medewerker instapt, is dan groen gekleurd (achtergrond) in het roulatierooster

• Als de cursor al op de betreffende cel staat, kleurt deze niet. In dat geval klik je op een andere cel, je ziet dan wél de groene kleur

Bij het toewijzen op een andere dag dan de eerste dag van een week wordt de as met de dagen aangepast om de ‘juiste’ dagen te tonen (overeenkomend met de ingangsdatum van het roulatierooster)

3b. Roulatierooster koppelen aan medewerker(s) – individuele roosters

In de praktijk komt het vaak voor dat iedere medewerker een eigen roulatierooster heeft als er geen vaste cyclus is, waar alle medewerkers op meedraaien. Hier kun je, in plaats van of naast diensten, ook Tijditems, zoals vaste Roostervrije dagen in opnemen.

• Klik in het roulatierooster op de eerste dag van het rooster (week 1, dag 1) > tab Toewijzen

• Kies in het rolmenu de groep waar de medewerker die je wilt toewijzen, in zit

• Klik op de juiste medewerker en vervolgens op de knop Toewijzen, de medewerker wordt verplaatst naar het onderliggende venster

3

2

1

47

Roulatieroosters uitrollen


1. Uit te rollen roulatieroosters selecteren

In een geopend rooster, klik op de tab Roulaties helemaal onderaan

• In het eerste rolmenu kun je een groep kiezen, als je bijvoorbeeld

alleen voor je eigen afdeling het roulatierooster wilt uitrollen

• In het volgende rolmenu kun je, indien gewenst, alleen het rooster voor één medewerker uitrollen

• In het scherm zélf zie je alleen de roulatieroosters waar de geselecteerde medewerkers in voorkomen en die geldig zijn in de geopende roosterperiode

• Plaats een vink voor de roulatieroosters die je wilt uitrollen, met deze

knop (aan de linkerkant van het scherm) kun je in één keer vinkjes voor alle roulatieroosters zetten of juist weer weghalen

2. Roulatieroosters in het rooster bekijken

• Klik op om het roulatierooster geprojecteerd te zien in het geopende rooster

• De geprojecteerde items zijn herkenbaar doordat de letters in Italic

(schuin) weergegeven staan

• Als er al een roosteritem in de cel staat, zie je dit links van het geprojecteerde item, hoe smal je de cel ook maakt. Als je op de cel klikt, kun je door op het hokje rechtsboven in de cel te klikken, switchen tussen het roosteritem en het geprojecteerde item

• Als je in het rooster wilt zien welke items uit welk roulatierooster

komen, klik op ; als je op het betreffende roulatierooster klikt in de lijst, zie je de items die bij dit rooster horen in kleur. Dit kun je later met dezelfde knop weer uitzetten

• Je kunt ook op een geprojecteerde cel klikken, vervolgens op de rechtermuisknop en dan Projectie en Vind en selecteer in lijst. Je ziet dan alle geprojecteerde cellen die bij dit roulatierooster horen in dezelfde kleur

48

3a. Roulatieroosters uitrollen – alle roulatieroosters

Klik op ; je ziet dan alle medewerkers uit de aangevinkte roulaties

Hier kun je eventueel nog medewerkers uitvinken Bij Instellingen zijn er 4 opties:

• Toevoegen: alle bestaande data voor geselecteerd persoon blijft ongewijzigd

• Toevoegen: alleen op dagen waar geselecteerd persoon geen data heeft (het roulatierooster wordt alleen uitgerold op dagen waar nog niets staat, dit is bijvoorbeeld handig er al vakanties in het rooster staan)

• Toevoegen: wis alleen data van geselecteerd persoon, voor dagen die overgenomen worden uit Roulatie (het roulatierooster wordt uitgerold en over bestaande roostergegevens heen geschreven, behalve op dagen die niet gevuld worden vanuit het roulatierooster, hier blijven de bestaande roostergegevens staan)

• Overschrijven: wis alle bestaande data van geselecteerd persoon binnen de huidige grenzen van deze Periode. Door Wis alleen data waarvan… aan te vinken, kun je kiezen welke gegevens niet overschreven mogen worden (het roulatierooster wordt dan toegevoegd aan de betreffende gegevens die al in het rooster staan, dus dit moet je nog wel nalopen)

Klik op OK – deel in

3b. Roulatieroosters uitrollen – per rooster

Om dit per roulatierooster te doen (en niet in één keer):

• Klik op het roulatierooster dat je wilt uitrollen

• Klik op en voer de stappen uit zoals in 3a. beschreven

49

Werken met CheckIts


1. CheckIts bepalen Het is ook mogelijk om, naast de bestaande roosters, een rooster aan te maken voor een vrij te bepalen periode, via de optie CheckIts. CheckIts maken gebruik van dezelfde functionaliteit en informatie als een gewoon rooster, zoals roulatieroosters, view- en filtertemplates. Hierbij gelden echter de volgende beperkingen:

• Maximale roosterlengte is 62 dagen

• Werkvraag en Beschikbaarheid worden voor een jaar ingevuld; als een CheckIt erg ver in de toekomst wordt aangemaakt, betekent dit dat niet alle dagen gevuld zijn met deze gegevens

• De ingevoerde gegevens zijn niet opvraagbaar via een andere module, zoals ChecksCounts of MyChecks

2. CheckIts beheren Het beheren van CheckIts gaat via het Index-scherm. Door een CheckIt te selecteren en op de rechtermuisknop te klikken, kun je deze aanmaken, de naam wijzigen en bewerken. In het Index-scherm staan CheckIts in een apart mapje, zie onder:

3. Uit te rollen CheckIts selecteren

Je kunt CheckIts overnemen in een bestaand rooster. Open het betreffende rooster en klik op de tab CheckIts helemaal onderaan

• Je ziet alleen de CheckIts die aangemaakt zijn voor datums binnen de geopende roosterperiode

• Plaats een vink voor de CheckIt(s) die je wilt uitrollen, met deze knop

(aan de linkerkant van het scherm) kun je in één keer vinkjes voor alle CheckIts zetten of juist weer weghalen

•

50

4. CheckIts in het rooster bekijken

• Klik op om de CheckIt geprojecteerd te zien in het geopende rooster

• De geprojecteerde items zijn herkenbaar doordat de letters in Italic

(schuin) weergegeven staan

• Als er al een roosteritem in de cel staat, zie je dit links van het geprojecteerde item, hoe smal je de cel ook maakt. Als je op de cel klikt, kun je door op het hokje rechtsboven in de cel te klikken, switchen tussen het roosteritem en het geprojecteerde item

• Als je in het rooster wilt zien welke items uit welke CheckIt komen,

klik op ; als je op de betreffende CheckIt klikt in de lijst, zie je de items die bij deze CheckIt horen in kleur. Dit kun je later met dezelfde knop weer uitzetten

• Je kunt ook op een geprojecteerde cel klikken, vervolgens op de rechtermuisknop en dan Projectie en Vind en selecteer in lijst. Je ziet dan alle geprojecteerde cellen die bij deze CheckIt horen in dezelfde kleur

5. CheckIt maken van bestaand rooster

• Open het rooster

• Geef een rechtermuisklik op een willekeurige plaats in het rooster > Exporteer als CheckIt

51

5a. CheckIts uitrollen – alle CheckIts

Klik op ; je ziet dan alle medewerkers uit de aangevinkte CheckIts

Hier kun je eventueel nog medewerkers uitvinken Bij Instellingen zijn er 4 opties:

• Toevoegen: alleen op dagen waar geselecteerd persoon geen data heeft (de CheckIt wordt alleen uitgerold op dagen waar nog niets staat, dit is bijvoorbeeld handig als er al vakanties in het rooster staan)

• Toevoegen: alleen op dagen waar geselecteerd persoon geen data heeft (de CheckIt wordt alleen uitgerold op dagen waar nog niets staat, dit is bijvoorbeeld handig er al vakanties in het rooster staan)

• Toevoegen: wis alleen data van geselecteerd persoon, voor dagen die uit CheckIt die data bevatten (de CheckIt wordt uitgerold en over bestaande roostergegevens heen geschreven, behalve op dagen die niet gevuld worden vanuit de CheckIt, hier blijven de bestaande roostergegevens staan)

• Overschrijven: wis alle bestaande data van geselecteerd persoon voor alle dagen uit de CheckIt binnen de grenzen van deze Periode (alle bestaande roosteritems in de gekozen periodes van deze medewerker mogen worden overschreven met de CheckIt)

Klik op OK – deel in

5b. CheckIts uitrollen – per CheckIt

Om dit per CheckIt te doen (en niet in één keer):

• Klik op de CheckIt die je wilt uitrollen

• Klik op en voer de stappen uit zoals in 5a. beschreven

52

4.3 Werkvraag


1. Soorten werkvraag Er zijn 4 soorten werkvraag: 1. Roulerende werkvraag 2. Eenmalige werkvraag (weekaanvraag) 3. Werkvraag vanuit Prognose 4. Projecten

De Roulerende werkvraag is de vraag naar mensen die steeds wordt herhaald, dit is vaak een periode van 7 dagen. Bijvoorbeeld: elke maandag zijn er 4 verpleegsters nodig in de nachtdienst. Maar het kan ook een andere periode zijn. Het ophalen van afval kent bijvoorbeeld een cyclus van 14 dagen. Eenmalige werkvraag is bedoeld voor incidentele werkvraag, waarbij weliswaar vraag is naar een combinatie van een bestaande Tijd, Taak en Werkplek, maar niet volgens een vaste cyclus. Bij de Projecten-werkvraag wordt telkens een bepaald aantal uren van een activiteit gevraagd voor een bepaalde periode. Bijvoorbeeld: er moet 400 uur worden getimmerd in week 3-5.

53

4.3.1 Roulerende werkvraag

Vaste werkvraagtemplates maken


1. Werkvraagtemplate aanmaken

• Ga naar het Index-scherm > Rechtermuisklik > Werkvraagtemplate > Nieuw

• Voer de naam in voor de nieuwe werkvraagtemplate

• Kies het aantal dagen waarna de cyclus zich weer herhaalt, meestal is dit 7 dagen (bijvoorbeeld bij andere werkvraag in het weekend), maar als de werkvraag iedere dag hetzelfde is, kies je een cyclus van 1 dag

• Kies de ingangsdatum, meestal is dit een maandag

• Als de werkvraag tijdelijk is, plaats een vink bij Einddatum en voer een einddatum in. Let op! Als je niet 100% zeker weet of de werkvraag altijd gelijk blijft en je gaat werken met het negeren van werkvraag op bepaalde dagen, voer dan alvast een einddatum in; het negeren wordt namelijk niet bewaard bij een latere wijziging van de einddatum

• Plaats een vink bij Maak meteen actief als je de werkvraag meteen van kracht wilt laten gaan

54

2a. Werkvraag invoeren • Voer werkvraag in net zoals je een roostercel invoert, maar dan zonder medewerker

• Voor iedere combinatie van Dag, Tijd, Taak en (indien van toepassing) Werkplek, wordt een aparte cel aangemaakt in het werkvraagrooster. Als je voor dezelfde soort werkvraag meer dan één medewerker nodig hebt, klik je op de betreffende cel (tot deze donkerblauw kleurt) en verander je het aantal in het rolmenu in het scherm Bewerk

• In de werkvraagcel zie je dan het aantal benodigde medewerkers staan

• In het scherm Bewerk kun je (als je dit zo hebt ingesteld bij de Eenheid) ook de kloktijd veranderen van de gevraagde Dienst. Dit is echter alleen handig als je een goede reden hebt om geen extra Tijd aan te maken én bij het vervullen van de Werkvraag alleen op begin- en eindtijden let

• Bepaalde onderdelen van de werkvraag kun je een commentaar meegeven wat weer kan worden uitgelezen in ChecksCounts. Stel dat de Nachtdienst bewaking in Weesp op maandag standaard gefactureerd moet worden, dan klik je op deze dienst met de muis en kies je in het scherm rechts (tab Commentaar) voor het commentaaritem “Factureren”. Alle diensten die deze werkvraag vervullen, kunnen dan in ChecksCounts afgevangen worden. Dit is makkelijker dan dat je iedere week de betreffende diensten in het rooster moet selecteren en het commentaaritem handmatig moet toevoegen

• Je kunt meerdere werkvraagtemplates maken. Bijvoorbeeld: voor vuil

ophalen maak je een werkvraagtemplate met een cyclus van 14 dagen, terwijl voor de rest 7 dagen geldt.

55

Dagelijkse fluctuaties op Werkvraag invoeren


1a. Fluctuaties invoeren via het scherm “Werkvraag”

Open het Werkvraag-scherm via het Index-scherm

Dit kan ook terwijl je het rooster open hebt, door te klikken op het -

symbool naast het -symbool in de menubalk en dan Werkvraag te selecteren

In dit scherm is de werkvraag automatisch gevuld met alle actieve werkvraagtemplates. Hier is het mogelijk om wijzigingen per dag aan te geven, bijvoorbeeld bij feestdagen of drukke dagen.

• Het verwijderen is alleen mogelijk door het betreffende item (combinatie Datum, Tijd, Taak en Werkplek) aan te klikken (totdat dit donkerblauw kleurt) en het aantal ‘te negeren’ in te voeren in het scherm Bewerk, zie onder

• In de werkvraagcel zie je dan het aantal benodigde medewerkers

vanuit de template en het aantal hiervan dat genegeerd is

• Het toevoegen van een werkvraag item gaat net als bij het aanmaken van een werkvraagtemplate (items toevoegen aan het werkvraagrooster). Het item krijgt dan ook een andere kleur en via het scherm Bewerk kun je dan nog commentaar toevoegen. Dit commentaar zie je niet terug in het rooster, maar wél in ChecksCounts

• Als je voor dezelfde soort werkvraag meer dan één medewerker nodig hebt, klik je op de betreffende cel (tot deze donkerblauw kleurt) en verander je het aantal in het rolmenu in het scherm Bewerk

• Het is ook mogelijk om werkvraag toe te voegen op de Tijd [vrij tijdslot] (als je dit zo hebt ingesteld bij de Eenheid), de begin- en eindtijd kun je dan zelf met de hand aanpassen in het scherm Bewerk

• Je kunt ook werkvraag kopiëren van een werkvraag item dat uit een template komt, dit gaat alleen via <Ctrl-sleep>

56

1b. Fluctuaties invoeren via het rooster of de tab Benodigd

• Klik op de rechtermuisknop en kies Bewerk werkvraag op selectie in het menu dat verschijnt

• Het scherm Werkvraag bewerken verschijnt. Hier zie je de gegevens die van toepassing zijn op de roostercel waar je op staat. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld geen Werkplekken op de assen hebt staan (zie onderstaand voorbeeld), deze nog gekozen moet worden in het rolmenu

• Kies voor Toevoegen of Negeren

• Deze actie wordt bevestigd in het scherm Werkvraag bewerken, zie onder

Let op: dit werkt alleen bij één cel per keer, dus niet voor meerdere cellen tegelijk

57

Werkvraag zien in het rooster


1. Werkvraagprojectie aanzetten

In een geopend rooster, klik op de tab Werkvraag helemaal onderaan

Klik op om de werkvraag geprojecteerd te zien in het geopende rooster

2. Werkvraagprojectie aanpassen naar eigen wensen

• Als er al een dienst in de cel staat, zie je dit links van het geprojecteerde item. Als je op de cel klikt, kun je door op het hokje rechtsboven in de cel te klikken, wisselen tussen de dienst en het geprojecteerde item

• Als je in het rooster wilt zien welke items uit welke

werkvraagtemplate komen, klik op ; als je dan op de naam van de betreffende werkvraagtemplate (of op [Handmatig toegevoegd]) klikt in de lijst, zie je de items die bij deze werkvraagtemplate horen, in kleur. Dit kun je later met dezelfde knop weer uitzetten

• Je kunt ook op een geprojecteerde cel klikken, vervolgens op de rechtermuisknop en dan Projectie en Vind en selecteer in lijst. Je ziet dan alle geprojecteerde cellen die bij deze werkvraagtemplate horen, in dezelfde kleur

• Als je mensen inplant in het rooster waardoor de werkvraag wordt vervuld (zelfde datum, Tijd, Taak en evt. Werkplek), kleurt de geprojecteerde werkvraagcel groen

• Als je teveel mensen inplant (op dezelfde werkvraag, dit geldt dus niet

voor het inplannen van mensen op een dienst waar géén werkvraag voor is), kleurt de geprojecteerde werkvraagcel roze

• Om alleen de projectie te zien voor werkvraag die nog niet vervuld is,

klik je op:

om de projectie te verbergen voor werkvraag waar teveel mensen op ingepland zijn en/of:

om de projectie te verbergen voor werkvraag waar voldoende mensen op ingepland zijn

58

4.3.2 Eenmalige werkvraag


1. Weekaanvraag invoeren Inrichten > Weekaanvraag

• Klik op Toevoegen

• Voer een naam in waarmee de aanvraag in dit scherm weer makkelijk teruggevonden kan worden

• Selecteer de Taak, Tijd en Werkplek

• Selecteer het weeknummer en jaar

• Voer per dag het aantal benodigde medewerkers in

In dit scherm zie je ook de aanvragen die door MyChecks-gebruikers van het type “Customer” zijn ingevoerd.

2. Commentaaritem toevoegen

Per dag kun je een commentaaritem toevoegen wat in ChecksCounts afgevangen kan worden

59

4.3.3 Werkvraag uit Prognose


1. Prognose-scherm openen • Inrichten > Prognose

2. Nieuwe prognose-template aanmaken (of bewerken of verwijderen)

• Klik op Toevoegen in het bovenste gedeelte van het scherm

• Vul een naam in waaronder je de template straks wilt terugvinden in het Index-scherm linksboven

• Met de knoppen Bewerken en Verwijderen, kun je de naam van de template wijzigen of de template verwijderen

• Via de aanvinkvakjes kun je prognose-templates (de-)activeren

60

3. Prognose invoeren

• Bepaal via welke eenheden je de prognose gaat invoeren,

bijvoorbeeld het aantal telefoontjes, klanten of orders

• Klik op Toevoegen in het scherm onder het kopje Samenstelling

• Vul een naam in waaronder je de prognose straks wilt terugvinden in het Index-scherm links

• Bij Type, maak een keuze uit de volgende opties: Aan de hand van bovenstaande keuze vul je de bijbehorende gegevens in in dit scherm (deze zijn zwart –dus invulbaar- in plaats van grijs) ➢ Omvang voor periode

Vul het totale aantal prognose-eenheden in voor een periode ➢ Begin- en eindniveau

Vul het aantal prognose-eenheden per dag in voor het begin van een periode en voor het einde van de periode

➢ Niveau per weekdag Vul het standaard aantal prognose-eenheden in per weekdag

➢ Invoer per datum Voer per datum in hoeveel prognose-eenheden verwacht worden

• Je kunt meerdere prognoses invoeren, deze worden bij elkaar opgeteld. Dit zie je onderin, onder het kopje Productie

• In plaats van een prognose aan te maken via Toevoegen kun je een prognose-eenheden importeren: ➢ Klik op Importeren ➢ Er wordt een scherm geopend waarmee je een bestand op je

eigen pc kunt selecteren. Dit moet een .csv-bestand zijn volgens onderstaande lay-out

➢ Vul de naam van de prognose in en OK

61

4. Vertaalslag prognose-eenheden naar werkvraag invoeren

• Inrichten > Prognose

• In het tabblad Prognose zorg je dat de juiste prognose-template geselecteerd is

• Ga naar het tabblad Verwerking

• Via Toevoegen maak je een nieuwe periode aan (je kunt hier dus ook verschillende vertaalslagen voor verschillende periodes aanmaken)

• Met de knoppen Bewerken en Verwijderen, kun je de gegevens van de periode wijzigen of de periode verwijderen

• Klik op Bewerken linksonder om de vertaalslagen in te voeren

• Onder het kopje Taakindeling voer je per taak het volgende in: ➢ percentage van de drukte (het totaal hoeft geen 100 te zijn) ➢ aantal geproduceerde prognose-eenheden per uur (per

medewerker)

• (Let op: doe dit eerst!) Onder het kopje Werkplekken vul je per werkplek de verdeling van de drukte in over werplekken en taken ➢ per taak moet het totaal op 100 uitkomen

• Onder het kopje Taakindeling selecteer je een taak waarvoor je de dagindeling wilt invullen

• Onder het kopje Dagindeling vul je per weekdag de verdeling van de drukte over de tijdblokken in ➢ per weekdag moet het totaal op 100 uitkomen ➢ iedere weekdag moet ingevuld worden, ook het weekend

• Doe dit voor iedere taak waarvoor iets is ingevuld onder het kopje Taakindeling

• Via het -symbool kopieer je de regel waar de cursor in staat, naar de resterende regels

5. Werkvraag bekijken • Inrichten > Werkvraag

• Tab Werkvraag lange termijn

• Hier zie je de werkvraag die is berekend vanuit de prognose

62

4.3.4 Projecten

Projecten beheren


1. Projectenscherm openen Inrichten > Projecten In tegenstelling tot de andere schermen van Checks, kun je in dit scherm blijven werken, terwijl je in het roosterscherm werkt. Wijzigingen in het projectscherm worden direct doorgevoerd in de tab “Capaciteit”.

2. Projectvelden bepalen Bepaal of je extra velden wilt toevoegen om de eigenschappen van je projecten te beschrijven. Standaard eigenschappen; - Naam en Code - Start- en einddatum - Groep - Opmerkingen - Aanvraag? en Meetellen bij capaciteit?

3. Projectvelden toevoegen Om velden toe te voegen, klik op Project Velden in de menubalk, het onderstaande scherm verschijnt:

• Klik op Toevoegen (of Bewerken / Verwijderen indien van toepassing)

• Voer een naam in

• Bij Datatype bepaal je in welk formaat de waarden van het nieuwe veld ingevoerd moeten worden. Lijst betekent men kan kiezen uit een aantal vaste waardes (d.m.v. een rolmenu). Als je deze optie kiest, verschijnt er een venster waar je mogelijke waardes in kunt voeren

• Klik één keer in het lege venster en er verschijnt een invoerbalkje

• Voer een waarde in en klik onder het balkje om de volgende waarde in te voeren, totdat alles is ingevoerd

• De opties bij Op Internet zijn alleen van toepassing als de webmodule

MyChecks gebruikt wordt voor projecten

• Door Toon in Capaciteits-scherm aan te vinken, is het nieuwe veld als extra categorie zichtbaar in het scherm waarin je een grafische weergave van de capaciteitsberekening ziet (Overzichten > Capaciteit/Categorieën)

63

4. Project aanmaken • Dubbelklik in het scherm Projecten op de plaats waar je het balkje voor het nieuwe project graag wilt zien. Het onderstaande balkje verschijnt:

• Klik met de rechtermuisknop op het balkje en selecteer

Eigenschappen

• Voer de Naam en eventueel de Code in

• Pas de Start- en Einddatum aan. In het rolmenu kun je ook een week of kwartaal kiezen (afhankelijk van wat is ingesteld bij Instellingen > Instellingen), Checks past dan automatisch de datum aan op het begin (bij Startdatum) of einde (bij Einddatum) van de week of het kwartaal

• Het vinkje bij Aanvraag is bedoeld om de projecten nog niet te laten zien in de roosterview van Checks (in de tab Capaciteit)

• Met het vinkje bij Meetellen bij capaciteit bepaal je of de uren voor dit project meetellen bij de capaciteitsberekening in het scherm Projecten (beschikbaar tegenover benodigd)

64

5. Benodigde uren invoeren

Dubbelklik op het nieuwe project. Voor iedere Taak uit Checks verschijnt een regel

Door op een regel te dubbelklikken, verschijnt er een balkje met een taakproject. Klik op de rechtermuisknop op het nieuwe balkje en selecteer Eigenschappen:

• Bij Naam zie je de combinatie van Projectnaam en Taak

• Indien gewenst, vul een Code in

• Pas de Start- en Einddatum aan. In het rolmenu kun je ook een kwartaal of week kiezen, Checks past dan automatisch de datum aan op het begin (bij Startdatum) of einde (bij Einddatum) van de week of het kwartaal. Als er een week of kwartaal buiten de duur van het project wordt gekozen, accepteert Checks de invoer niet

• Pas het Aantal uur aan dat benodigd is voor dit taakproject

• Selecteer de dienst waarin het taakproject uitgevoerd moet worden in het rolmenu bij Tijd

• Selecteer (indien van toepassing) de werkplek waar het taakproject uitgevoerd moet worden in het rolmenu bij Locatie

• Herhaal deze stappen voor ieder Taakproject waarvoor uren nodig zijn

6a. Capaciteit gebruiken (op basis van bestaande medewerkers informatie in Checks)

Bij het berekenen van beschikbare uren telt Checks voor alle medewerkers de contracturen, ingevoerd via Inrichten > Gegevens > Tab “Uren”, op. Omdat capaciteit meestal getoond wordt op basis van de benodigde Taak, Tijd, Werkplek of dag van de week, houdt Checks verder nog rekening met de competenties op deze gegevens, ingevoerd via Inrichten > Competentie. Daarnaast wordt per medewerker rekening gehouden met al ingeroosterde uren met een Tijditem (=afwezig), deze uren worden van de beschikbare capaciteit afgetrokken.

65

6b. Capaciteit gebruiken (op basis van eigen inschatting)

• Kies Capaciteit in de menubalk in het scherm Projecten

• Bij Eenheid: bepaal of je de beschikbare uren per week, maand of kwartaal wilt invoeren. Het is van belang om dit als eerste te doen, want als je dit later nog verandert, worden al ingevoerde uren gewist

• Kies het Jaar waarin je wilt invoeren

• Je kunt beginnen met invoeren. In het linker venster zie je in welke Taak en Week/Maand/Kwartaal je bezig bent

• Na het invoeren van uren ga je met de pijltjestoetsen naar de volgende invoerregel

66

Werken in het Projectenscherm


1. Projecten zien in een tijdbalk of een lijst

Het scherm Projecten opent automatisch met Overzicht. Je ziet dan de projecten in tijdbalken. Bij Lijst zie je de projecten in een opsomming

Door Alleen projecten aan te vinken, wordt de lijst ingeklapt zodat je alleen de projectnamen ziet en geen taakprojecten. In deze lijst kun je ook projecten bewerken, net als in de weergave Overzicht

2. In- of uitzoomen

Hiermee kun je het scherm overzichtelijk maken Voorbeeld van een uitgezoomd scherm:

Voorbeeld van een ingezoomd scherm:

67

3. View-instellingen voor capaciteitsberekening

Diagram per dag/week Standaard zie je de capaciteitsberekening per dag

Door op deze knop te klikken, zie je het per week, waardoor je de dagelijkse fluctuaties niet meer ziet:

Schaalverdeling diagram Hiermee bepaal je binnen welke marge je de dagelijkse / wekelijkse capaciteitsberekening wilt zien. Hou hierbij rekening met de maximaal mogelijke fluctuaties. Onderstaand een voorbeeld van een te hoge urenresolutie (je ziet geen fluctuaties meer)

Verversen diagram aan/uit Als deze knop uit staat (geen donkerder kader er omheen), wordt de grafiek met de capaciteitsberekening niet ververst bij een wijziging, de rode en groene balkjes verdwijnen dan van het scherm. Filter voor capaciteitsberekening

Standaard staat de filter ingesteld op de eerste Taak in de volgorde en wordt er niet gefilterd op Werkplekken en Tijden. Dit filter bepaalt welke gegevens worden meegenomen in de capaciteitsgrafiek

68

4. Achtergrondinformatie capaciteitsberekening

Via een rechtermuisklik op een rood of groen balkje in de capaciteitsberekening zie je de achterliggende berekening per Taakproject. Bij Ingevuld zie je de ingeroosterde uren en in het kadertje zie je de aangevraagde uren. Afhankelijk van het verschil staat er een aantal uren ingevuld bij Overschot of Tekort. Met de pijltjestoetsen kun je naar andere dagen of weken bladeren.

5. Overige view-opties in de menubalk

Terug Als je een project hebt geopend in volledig venster, kom je met deze knop weer terug in het overzichtsscherm. Checks blijft echter wel ingesteld op Volledig venster; als je vanuit het overzichtsscherm dubbelklikt op een ander project, wordt dit ook weer als volledig venster geopend

Toon historische projecten aan/uit Hier kun je kiezen of je alleen historische Projecten of actuele Projecten wilt zien

Volledig venster Dit is ook een aan/uit-optie. Door eerst op deze knop te klikken en daarna te dubbelklikken op het balkje met een project, wordt het hele venster gevuld met de gegevens van het project en zie je verder geen andere projecten

Met dit menu bepaal je of je alle projecten wilt zien, of alleen de projecten die wel of niet meetellen in de capaciteitsberekening (het wel of niet meetellen geef je aan in de Eigenschappen van het project) of de projecten waarbij Is aanvraag is aangevinkt.

69

Capaciteitsberekening bekijken (geavanceerd)


1. Berekening per project Overzichten > Capaciteit/categorieën Dit scherm toont (voor de gekozen tijdsperiode) het percentage van de totaal inzetbare capaciteit dat benodigd is voor projecten, per Taak/Taakproject - In de rolmenu’s kies je of je projecten van een bepaalde groep wilt zien en wat de markering wordt per project - bij Bron capaciteit kun je ook de capaciteit op basis van eigen inschatting gebruiken

2. Berekening op een tijdbalk Overzichten > Capaciteit/tijd toont voor de gekozen tijdsperiode de capaciteitsberekening in een tijdbalk, zowel voor alle Taken bij elkaar als uitgesplitst over alle taakprojecten

3. Lijst met aangevraagde uren exporteren

Met Overzichten > Exporteer taakprojecten als .csv wordt er per Taakproject een .csv-bestand aangemaakt met o.a. de begin- en einddatum en aantal aangevraagde uren. Dit type bestand is te openen met Excel

70

Overige instellingen voor Projecten


1. Algemene instellingen Instellingen > Instellingen

• Default tijd / Default locatie: welke Tijd en Werkplek staan standaard aangevinkt bij het invoeren van benodigde uren op een Taak?

• Bij Voorvoegsel taakproject bepaal je of de naam van een nieuw taakproject begint met de naam of de code van een project

• Bij Capaciteit kun je aangeven of tijd op Tijditems in mindering moet worden gebracht op de capaciteit berekend uit het rooster. Als je niet met capaciteit uit het rooster wilt rekenen, maar met een eigen inschatting, vink je Geschatte capaciteit aan

• Bij Visualisaties bepaal je de instellingen voor het Advies-scherm (tab Capaciteit) in het rooster: - Als je Verberg ‘volgeplande’ projecten in capaciteit-scherm aanvinkt, zie je geen projecten terug waarbij voor alle benodigde uren Mensen zijn ingeroosterd - Met Toon wijziging zie je in de laatste kolom welke gebruiker de laatste wijziging op het project heeft ingevoerd en wanneer

• Bij Project-eigenschappen bepaal je of je bij het kiezen van begin- en

einddata per week of per kwartaal kijkt

• Vervolgens kun je aangeven of (sub-)projecten met een Taak, Tijd of Locatie waar de ingelogde gebruiker geen permissies voor heeft, wel of niet zichtbaar zijn. Bij zijn alleen-lezen ziet de gebruiker het balkje en kan deze de eigenschappen zien, maar deze kunnen niet gewijzigd worden. Bij zijn onzichtbaar ziet de gebruiker het balkje van de betreffende (sub)projecten helemaal niet

71

2. Gebruikersbeheer Instellingen > Permissies Hier kun je per Checks-gebruiker de toegang tot taakprojecten instellen. De gebruiker heeft alleen toegang tot (velden van) taakprojecten met de aangevinkte Taken, Tijden, Locaties en andere (zelf ingestelde) Projectvelden

3. E-mail alerts Met Instellingen > E-mail alerts kunnen andere Checks-gebruikers automatisch op de hoogte worden gehouden van wijzigingen in de aangevraagde uren op een project.

• Selecteer de Checks-gebruiker in het rolmenu onder Gebruiker Het is van belang dat er een mailadres in Checks staat van de gebruiker. Het mailadres van een Checks-gebruiker voer je in via Bestand > Gebruikersbeheer > Tab “Checks2”

• Plaats een vink voor de Taken, Tijden (Locaties, indien meegeleverd) of Projectvelden waarvan de gebruiker wijzigingen wil ontvangen Het is niet nodig om bij iedere Dimensie vinkjes te plaatsen; als je bijvoorbeeld een bepaalde Tijd aanvinkt, ontvang je een mailmelding van alle wijzigingen op Projecten met uren op deze Tijd, ongeacht de Taak, Locatie of Projectvelden. Stel dat je alleen mailmeldingen wilt ontvangen voor wijzigingen op Projecten met een bepaalde Taak, maar je wilt daarnaast op de hoogte blijven van Projecten met een bepaalde waarde op een vrij Projectveld (bijvoorbeeld “Projectleider”), dan plaats je hier ook een vink. Je krijgt dan niet alleen mailmeldingen voor de gekozen Taak, maar ook meldingen voor projecten van de gekozen projectleider (ook als deze betrekking hebben op een taak die je niet gekozen had). Met ieder vinkje maak je de selectie dus breder in plaats van smaller

• De wijzigingen die tot een mailmelding leiden, beperken zich tot het invoeren, wijzigen of verwijderen van aangevraagde uren op een (Taak-)Project

72

Extra opties voor Projecten


1. Milestones gebruiken

Klik op Milestones in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt:

Milestones zijn vaste momenten die in meerdere projecten voor kunnen komen, zoals de goedkeuring van een opdracht. Deze kun je in dit scherm toevoegen of bewerken. Om Milestones toe te wijzen aan een project: Klik op de rechtermuisknop op de naam van het project in het algemene Projectenscherm (Inrichten > Projecten) en selecteer Milestones of klik op

Ingevoerde milestones toewijzen in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt:

Selecteer een bestaande milestone uit het rolmenu, kies de datum dat deze voltooid moet zijn en klik op Toewijzen In het Projectenscherm is nu het kloksymbool zichtbaar en als je er met de muis overheen beweegt, zie je welke Milestones toegewezen zijn aan het project en door er op te klikken, wordt het bovenstaande scherm geopend

Om een milestone als voltooid te markeren, klik je op de milestone en kies je een datum in het midden van het scherm, vervolgens klik je op Voltooid om de milestone te verplaatsen naar het rechterscherm met voltooide milestones

73

2. Werken met scenario’s Vensters > Scenario’s Hiermee kun je meerdere ‘versies’ van de ingevoerde projecten bewaren

Om de huidige invoer te bewaren, klik op Kopieer. Het onderstaande scherm verschijnt:

Het bekijken van de verschillende scenario’s gaat ook via dit scherm, door de betreffende naam van het scenario aan te klikken. In het scherm Projecten zie je dan op de achtergrond in grijze letters met welk scenario je aan het werken bent

Om van het geopende scenario de versie te maken die standaard geopend wordt bij het opstarten van Checks, klik op Promoveer. Dit scenario wordt dan de ‘versie 0’ en de oude ‘versie 0’ wordt overschreven

3. Projecten historisch maken Klik op het project dat je historisch wilt maken. Dit betekent dat de gegevens van het project bewaard blijven, maar verdwijnen uit de meeste views. Dit kan nodig zijn om het overzicht te bewaren

Klik op Geselecteerd project historisch maken in de menubalk, het project verdwijnt meteen uit het scherm Projecten Om een historisch project terug te plaatsen:

• Klik op Toon historische projecten aan/uit in de menubalk, je ziet dan alleen de historische projecten

• Klik op het historische project en vervolgens op Historisch project terugplaatsen in de menubalk Om te zien dat het project inderdaad niet meer historisch is: klik op

Toon historische projecten aan/uit in de menubalk Om een project definitief te verwijderen: klik op het project en vervolgens op de <Del>-knop op het toetsenbord

74

4. Zoeken in het Projectenscherm

Vensters > Filter Hiermee kun je alleen de projecten zichtbaar maken van een bepaalde Project- of Taakgroep of waar een bepaald (deel van een) woord in voorkomt. en het onderstaande scherm verschijnt Vensters > Eigenschappen Hiermee zie je het scherm om het Taakproject te bewerken waar je het laatst op geklikt hebt

75

4.4 Advies scherm Bij het maken van het rooster vind je in het onderste scherm hulpmiddelen voor het inplannen van mensen.

Advies-scherm gebruiken


1. Suggesties

Dit venster geeft aan of een medewerker geschikt is en tijd heeft om een rol te vervullen. De planner beslist, ook al adviseert het venster anders.

• Klik op de cel in het rooster; let op dat er geen Mensen op de assen staan (de mensen kies je immers pas uit de lijst in het Advies scherm)

• Medewerkers die geschikt zijn om de Werkvraag in de geselecteerde roostercel te vervullen, hebben een groen vlaggetje voor hun naam, medewerkers die deels geschikt zijn, een oranje bolletje en medewerkers die niet geschikt zijn, een rood kruisje

• Via Inrichten > Voorkeuren > Suggesties kies je de criteria die bepalen of iemand (deels) geschikt is. Hier kies je ook de kolommen die je in het scherm Suggesties ziet

• Als je niet alle dimensies op een as hebt staan (m.u.v. Mensen), is de informatie in dit scherm niet compleet. Bijvoorbeeld: je hebt Taken, Tijden en Dagen op de as, en geen Werkplekken, dan kijkt het scherm Suggesties naar de geschiktheid op de Werkplek: [zonder Werkplek]. Dit heeft geen nut

• Om dan alsnog de juiste werkplek te kiezen, klik op [zonder Werkplek] in het filter bovenin het scherm Suggesties

• Om te filteren op één of meerdere groepen van medewerkers, klik je

op de kolomkop Groep

• Klik op de rechter muisknop en kies Filter groepen

• Kies de groep die je wilt zien en herhaal deze stappen totdat je alle groepen ziet die je wilt zien

• In de kolomkop zie je het aantal groepen dat geselecteerd is (bijv. F2 bij 2 groepen)

• Om alle medewerkers weer te zien: klik op de rechtermuisknop en kies Alle groepsfilters uit

• Met de knoppen aan de linkerkant van het scherm filter je op medewerkers die zijn toegewezen aan het geopende perioderooster (wel/niet toegewezen of alle medewerkers), Toegewezen medewerkers zijn geselecteerd bij het aanmaken van de periode (en zijn te wijzigen via Roosters > Periode > Wijzigen)

• Dubbelklik op de regel met de medewerker die je wilt inplannen. Dit kan ook door op het blauwe driehoekje linksboven te klikken

De rol wordt toegewezen aan de medewerker in het rooster.

76

2. Totalen

Bij Totalen staan overzichten van wat is ingevuld aan Werkvraag, zowel voor de dag van de geselecteerde roostercel als voor de hele roosterperiode. Met de knoppen links kun je de totalen ook per Taak, Tijd of Locatie bekijken

77

3. Benodigd Op de tab Benodigd zie je wat de nog niet ingevulde werkvraag is of hoeveel mensen teveel ingedeeld zijn. Met de filters kun je de openstaande werkvraag voor een bepaalde Taak, Tijd of Werkplek zien

Met de knoppen links kun je deze aantallen op verschillende manieren bekijken:

Met deze knoppen bepaal je of je alleen de werkvraag ziet van de met de muis geselecteerde datum(s) of van de gehele periode

Hiermee bepaal je of werkvraag wordt gezien als vervuld, als de Tijd overeenkomt, of dat het voldoende is als de ingeplande kloktijden overeenkomen met de kloktijden van de gevraagde Tijd

Met dit symbool kun je zorgen dat de items die bij een regel in het scherm Benodigd horen, na het aanklikken van deze regel, in het rooster een kleur krijgen. Met de blauwe pijltjestoetsen en de schuifbalk bepaal je hoe afwijkingen op kloktijden weergegeven moeten worden. Als je de schuifbalk op 0 minuten laat staan, zal Benodigd een afwijkende kloktijd (bijv. als iemand een half uur eerder weggaat én je hebt het blauwe pijltje voor Initiele match op eindtijd gekozen) altijd als teveel én te weinig weergeven (de gevraagde dienst is niet geleverd en er is één medewerker teveel ingepland op de aangepaste dienst). Je krijgt dan twee regels:

(blauw is teveel, oranje is te weinig) Om te voorkomen dat je teveel meldingen krijgt die niet relevant zijn, bepaal je met de schuifbalk welke afwijking als overlap geldt. Dus stel dat je deze op 45 min. zet, dan ziet Benodigd een half uurtje eerder weg als een overlap, dus dan zie je nog maar één regel voor het halve uurtje

(aan de gedeeltelijk ingevulde cirkel zie je dat het om een gedeeltelijk teveel of te weinig ingevulde dienst gaat) Door op een regel in Benodigd te klikken, kun je in het rechterscherm zien welke medewerkers geschikt zijn en via een dubbelklik kun je vanuit dit scherm een medewerker indelen.

78

4. Tellingen Met de tab Tellingen zie je diverse urentellingen per medewerker vanaf 1 januari: - tot de einddatum van de geopende roosterview - tot en met 31 december Welke tellingen zichtbaar zijn, kun je instellen via Inrichten > Voorkeuren > Instellingen > tab “Tellingen”

5. ATW

De tab ATW laat alle ATW-overtredingen zien

6a. Capaciteit bekijken (alleen bij Projecten)

Bij Projecten wordt Totalen en Benodigd vervangen door Capaciteit

Het onderste scherm geeft dan aan per Project (met bijbehorende Taken en Werkplekken en Tijden) hoeveel mensuren nog moeten worden gepland (Taak Uren) tegenover hoeveel mensuren al zijn ingepland (Geplande uren):

Je ziet hier alle aanvragen voor de geopende roosterperiode. Je kunt in dit scherm filteren op Taken en Projecten

• Klik op de rechtermuisknop en Filter Taken

• Kies een Taak waarvoor je de aanvragen wilt zien

• Herhaal de bovenstaande stappen totdat je alle gewenste Taken in het filter hebt opgenomen

• Deze instellingen worden vastgehouden per (Windows-)gebruiker; de volgende keer dat je opstart, wordt het capaciteitscherm op dezelfde Taken gefilterd

79

6b. Inplannen vanuit Capaciteit (alleen bij Projecten)

Vanuit de tab Capaciteit kun je ook direct Mensen inplannen:

• In het roosterscherm: selecteer één of meerdere cellen van een medewerker die je wilt inplannen

• Ga naar het capaciteitsscherm en dubbelklik op de regel met de aanvraag waarop je de medewerker wilt inplannen

• De medewerker wordt ingepland in het rooster, waarbij Checks rekening houdt met het volgende:

- Als er roostercellen zijn geselecteerd, terwijl de aanvraag al is volgepland, dan worden deze niet gevuld, rechtsboven in het capaciteitscherm zie je dan de foutmelding: ”niets ingedeeld: het taakproject heeft geen openstaande uren”

- Als de medewerker geen contracturen (volgens Inrichten > Gegevens > tab “Uren”) heeft in de betreffende periode, wordt de dienst ook niet ingedeeld

- Als met de selectie van roostercellen meer uren worden ingepland

dan nodig zijn, plant Checks alleen de eerste roostercellen in van de

selectie; in de laatste roostercel zijn dan het aantal uren ingepland

die nodig zijn om de aanvraag vol te plannen (in het bewerkscherm

rechts zie je dan de aangepaste eindtijd)

- Alleen roostercellen op werkdagen (zoals ingesteld bij Eenheid >

Wijzigen) én binnen de looptijd van het project worden gevuld. Als

alleen roostercellen op niet-werkdagen geselecteerd zijn, of buiten

de looptijd van het project, zie je rechtsboven in het

capaciteitscherm de foutmelding: “niets ingedeeld: alle

geselecteerde datums waren buiten het taakproject”

- Checks houdt géén rekening met het aantal uren dat de

medewerker al is ingeroosterd op een dag

80

Advies-scherm instellen


1. Bepalen wat medewerker (on)geschikt maakt

Inrichten > Voorkeuren > Suggesties

• Status in Suggesties wordt bepaald door: hier kun je aanvinken waar Checks rekening mee moet houden bij het voordragen van mensen

• Geselecteerde functionaliteit maakt persoon: hier kun je voor ieder aspect dat de status in suggesties bepaalt (bovenstaand) aangeven hoe streng Checks hier op moet controleren (keuze of niet ‘voldoen’ totaal of slechts gedeeltelijk ongeschikt maakt)

• Markeer personen in ‘Ingedeeld op’ met: in het Suggesties-scherm kun je per persoon zien op welke diensten ze al ingedeeld zijn, hier kun je aangeven welke gegevens je wilt zien van deze persoon en in welke gevallen (al ingedeeld op dezelfde dag als de geselecteerde dienst, waarbij de plaatsingsdatum wel of niet op dezelfde dag moet vallen, of alleen bij gedeeltelijke of gehele overlapping van de tijd)

• Vervang roosterdata voor personen als ingedeeld via: hier bepaal je, bij de roostercellen die volgens de bovengenoemde instelling zijn gemarkeerd met ‘ingedeeld op’, op welke manieren de roostercel mag worden vervangen, bijvoorbeeld, als je deze persoon opnieuw indeelt vanuit het Suggesties-scherm. Dit is handig als je met reserves werkt. Mensen die bijv. op een Tijd of Taak Reserve zijn ingedeeld, kun je laten markeren in Ingedeeld op en als die persoon wordt ingedeeld via het Suggesties-scherm, verdwijnt hij automatisch bij de Tijd of Taak Reserve.

2. Kolommen tab “Suggesties” (on)zichtbaar maken

Inrichten > Voorkeuren > Suggesties > Toon kolommen: Welke kolommen wil je allemaal zien? Niet iedereen werkt bijvoorbeeld met Groepen en om het roosterproces overzichtelijk te houden, wil je het liefst zo min mogelijk kolommen zien

81

4.5 Rekenautomaat: Verdeler

Verdeler gebruiken


1. Vulmethode bepalen Checks kan automatisch het rooster vullen door middel van de Verdeler. De Verdeler plant mensen in op openstaande werkvraag op basis van hun Competenties. Er zijn twee manieren:

1. Mensen verplaatsen Mensen die al staan ingepland, verplaatsen in het rooster, bijvoorbeeld vanaf <zonder taak> naar bestaande Taken of vanaf de Tijd “Reserve Avond’ naar specifieke Tijden in de Avond

2. Mensen nieuw inroosteren Mensen inroosteren die nog niet zijn ingepland

82

2. Verdeler opties kiezen • Inrichten > Verdeler > Verdeler strategie Het volgende scherm verschijnt:

Hier kun je aanvinken waar de Verdeler rekening mee moet houden

• Bij Prefereer personen met gaat Checks de volgorde van verdelen hanteren volgens de eerste (aangevinkte) keuzestrategie in de lijst, pas als Checks mensen tegenkomt die op basis van deze strategie even geschikt zijn, kijkt Checks naar de volgende aangevinkte strategie in de lijst

• Als je bij Verdelen over mensen een vinkje plaatst bij Per persoon: toevoegen van meerdere diensten per dag kan de Verdeler per persoon meerdere diensten op een dag indelen (dit geldt alleen voor de Verdeler die mensen nieuw inroostert)

• Als je bij Toon optie in Verdeler een vinkje plaatst bij Optie: Diensten toevoegen in plaats van wijzigen, dan krijg je bij het starten van de Verdeler, terwijl je in het rooster al een dienst geselecteerd hebt, de vraag of je deze dienst wilt verplaatsen of dat je mensen nieuw wilt inroosteren

• Bij de Restricties kun je beperkende voorwaarden invoeren; bijvoorbeeld bij Check ATW worden nooit diensten ingepland die ATW-overtredingen veroorzaken

• Als je Vul werkvraag volgens Prioriteit in de leidende dimensie aanvinkt, kun je later bij Inrichten > Verdeler > Instellingen > Tab “Prioriteiten” aangeven op welke volgorde verdeeld moet worden (voor de leidende dimensie); de Taak/Tijd/Werkplek die bovenaan staat, zal als eerste opgevuld worden

• Bij Leidende dimensie kies je welke dimensie leidend is bij het uitvoeren van een aantal gekozen verdeler-opties; als je bijvoorbeeld hebt gekozen voor Minste gewerkte uren voor leidend item, dan kijkt de Verdeler naar wie tot nu toe het minste uren heeft op bijvoorbeeld de gevraagde Taak (en niet Tijd of Werkplek)

• Klik op OK

De inrichting van dit scherm wordt over het algemeen in overleg met Integral uitgevoerd.

83

3. Verdeler relaties instellen (eenmalig, en alleen bij “Mensen verplaatsen”)

• Inrichten > Verdeler > Verdeler Instellingen

• Tab Verdeler Relaties

• Per dimensie in het rolmenu kun je aangeven vanaf welke waarde naar welke waarde verdeeld mag worden; meestal worden deze instellingen zodanig ingevuld dat alle roostercellen met waarde [geen] worden verdeeld naar alle mogelijke waardes, zie het onderstaande voorbeeld

4a. Te verplaatsen roostercellen selecteren (alleen bij “Mensen verplaatsen”)

Open het rooster dat met behulp van de verdeler verder ingevuld moet worden. Door de roulaties in het onderstaande voorbeeld is al wel bekend wie wanneer dienst heeft, de diensten (Ochtend en Middag) zijn al toegewezen, maar iedereen is nog zonder taak.

Als Taken nog niet zichtbaar zijn op de Y-as:

• Sleep (in dit voorbeeld) Taken uit het linker venster naar de linker as van het overzicht. (volgens de pijl), zodat je de taken links van het overzicht ziet. Anders kun je niet op de Taken verdelen

• Selecteer de dag in rij “Zonder taak”; (gecombineerd met SHIFT of CTRL- toets kun je meerdere dagen in één keer selecteren);

Klik op om de Verdeler te starten en klik op Uitvoeren. Indien er alleen op de mensen, taken, werkplekken en tijden uit het op dat moment geactiveerde filtertemplate verdeeld moet worden, plaats je een vink bij Filtertemplate

84

4b. Klik op een lege cel in het rooster (alleen bij “Mensen nieuw inroosteren”)

Het is nodig om een lege cel in het rooster te selecteren, omdat de Verdeler anders altijd eerst zal proberen op de geselecteerde cel te verplaatsen (tenzij je bij Inrichten > Verdeler > Verdeler strategie een vinkje hebt geplaatst bij Optie: Diensten toevoegen in plaats van wijzigen

• In de tab Verdelen over mensen: vink aan welke mensen er een dienst mogen krijgen

• In de tab Werkvraag filter kun je (als je hier tenminste een selectie wilt maken) aanvinken uit welke taak-, tijden werkplekgroepen de werkvraag gevuld mag worden. In dit scherm kun je ook een vink plaatsen bij Filtertemplate als er alleen op de mensen, taken, werkplekken en tijden uit het op dat moment geactiveerde filtertemplate verdeeld moet worden

Klik op Uitvoeren

85

Verdeler – extra opties


1. Tot nu toe gewerkte uren aanpassen

• Inrichten > Verdeler > Verdeler instellingen> Tab Gewerkte uren

• Hier staat per Mens voor iedere dimensie hoeveel uren gewerkt is per Taak/Tijd/Werkplek, dit kan met de hand aangepast worden in het onderste scherm. Dit kan handig zijn als je bij het verdelen gebruik maakt van de optie ‘selecteer personen met minste uren’ en je wilt handmatige aanpassingen maken door bijv. vakantie

• Wat vaker voorkomt, is dat je alle waarden van alle medewerkers op 0 zet, bijvoorbeeld aan het begin van het jaar. Dit doe je via de volgende stappen: - klik op Bewerken in het bovenste gedeelte van het scherm - selecteer de datum vanaf wanneer iedereen weer op 0 moet staan - klik op OK en reset alle correcties

2. Taakuitsluiting instellen Inrichten > Verdeler > Verdeler instellingen > Tab Taak uitsluitingen Hier kies je per secundaire of tertiaire Taak met welke taak NIET gecombineerd mag worden

86

3. Voorkeursdagen kiezen Inrichten > Verdeler > Verdeler instellingen > Tab Werkdagen Hier kies je per medewerker hoeveel dagen per week deze bij voorkeur ingedeeld wil worden en wat de voorkeuren zijn voor vrije dagen

Deze optie werkt alleen als bij Inrichten > Verdeler > Verdeler strategie de strategie vermijd voorkeurs vrije dagen staat aangevinkt

87

4. Reeksen gebruiken Ga naar Inrichten > Verdeler > Verdeler Reeksen

• Klik op Toevoegen om een nieuwe reeks aan te maken

• Hier voer je in welke werkvraag als een reeks moet worden behandeld. Dit doe je door een reeksnaam op te geven samen met een aantal diensten. Voor iedere dienst moet je de weekdag en de Tijd-dimensie opgeven. Taak en locatie spelen geen rol

• De combinatie van weekdag en Tijd moet uniek zijn. Als je een nog een reeks nodig hebt met de zelfde dienst, kan je dit doen door een extra Tijd aan te maken met dezelfde kloktijd.

Uitgesloten dagen na reeks Vaak wil je niet dat een persoon kort achter elkaar reeksen draait. Je kan dit regelen door na afloop van een reeks een aantal dagen uit te sluiten. Na afloop van een reeks kan een persoon dan gedurende een aantal dagen geen enkele reeks meer krijgen. Het uitsluiten van dagen heeft tot gevolg dat minder mensen beschikbaar zullen zijn om reeksen uit te voeren. Bij een krappe bezetting kan dit betekenen dat nog wel alle reeksen vervuld kunnen worden, maar dat nauwelijks rekening kan worden gehouden met de preferenties. ‘Uitgesloten dagen’ kunnen dus een ongelijkmatige verdeling van de reeksen over de medewerkers tot gevolg hebben. Dit zal vooral het geval zijn, als de uitsluitingsperioden voor sommige medewerkers ingrijpender zijn dan voor anderen. Je kan hierbij denken aan medewerkers die competent zijn voor een beperkt aantal dagen en reeksen. Bij een scheve verdeling is het goed om te kijken naar de uitsluitingsperioden. Probeer dan de uitsluitingsperioden krapper te kiezen. Volgorde van reeksen De volgorde in de lijst met reeksen bepaalt ook de volgorde, waarin personen de reeks-typen krijgen. Deactiveren van reeksen Het is in principe mogelijk om reeksen te deactiveren door het vinkje voor de reeks uit te zetten. Deactiveren houdt in dat hij niet meer als een reeks zal worden verdeeld. Voor personen die deze reeks al vervullen blijven de 'uitgesloten dagen na reeks' van kracht en blijven vervulde reeksen hun rol spelen in het gelijkmatig verdelen van de overige reeksen.

De verdeler activeer je via de speciale optie achter het Verdeler-symbool

88

5 Rooster uitbrengen

5.1 Rooster publiceren en printen

Status roostercellen bewerken


1. Status roostercellen wijzigen

Iedere roostercel heeft een status. De normale status is [zonder status] en via het roosterscherm kun je (delen van) het rooster een andere status geven. Markeer het relevante deel van het rooster (<Ctrl,A> om alle roostercellen te selecteren) en wijzig de status in het scherm Bewerk

2. Roostercellen bekijken per status

Om later in het rooster te kunnen zien welke cellen welke status hebben, kun je met de assen schuiven zodat de status op de as staat, bijvoorbeeld:

Roosters printen


1. Roosterview exporteren naar Excel

Je kunt de actuele roosterview die je voor je hebt, printen door er een Excel-rapportage van te maken: de zogeheten View-rapportage. Om deze

rapportage te zien, klik je op in de menubalk (exporteer view naar Excel).

89

2. Direct printen vanuit Checks

Klik op de knop Print preview ( ) in de menubalk. Je ziet in één oogopslag hoe de afdruk er uit zal zien. Je ziet namelijk ook meteen hoe het document verdeeld is over meerdere pagina’s.

Je kunt de volgende instellingen voor het printen aanpassen:

Printer- en paginainstellingen: Hiermee verander je algemene instellingen voor het printen, zoals de printer en het papierformaat.

Print: Je komt hiermee in het scherm om het rooster uit te printen

Portret-oriëntatie en Landschap oriëntatie: Met deze knoppen stel je in of je in de lengte of in de breedte wilt printen. Deze keuze kun je ook maken in het scherm na de knop Print.

Met het rolmenu bij deze knop bepaal je hoe de afdruk verkleind gaat worden. Dit kan ook via het schuifbalkje

Hier zie je op hoeveel pagina’s het document geprint gaat worden

Met deze opties zorg je ervoor dat, als het document op meerdere pagina’s geprint wordt, de kolom en/of rij bij een nieuwe pagina compleet zichtbaar is en niet verspreid over 2 pagina’s.

Zoom in of uit: ingestelde papierformaat wijzigt niet. Deze functie verandert niets aan de print-out, maar is bedoeld om tijdens het bekijken van het document in of uit te zoomen.

Als er veel pagina’s zijn, kan het handig zijn om via het muiswiel door de pagina’s heen te scrollen. Echter, als je daarvoor net hebt geklikt in één van de schuifbalkjes, moet je eerst in het blauwe gedeelte tussen de pagina’s klikken om weer in het document te komen, anders verander je met het muiswiel de setting van het schuifbalkje en scroll je niet door het document heen.

Je kunt er ook voor kiezen om maar een deel van de pagina’s uit te printen. Dit doe je door op de betreffende pagina(‘s) te klikken, deze krijgen dan een blauwe rand. Deze selectie maak je ongedaan door weer op de betreffende pagina(‘s) te klikken. Let op: als je na het selecteren van pagina’s iets verandert in de schaal waarop geprint wordt, raak je deze selectie kwijt. Via het scherm na de knop Print kun je ook kiezen welke pagina’s je print. De pagina’s zijn van links naar rechts en daarna naar beneden genummerd.

90

91

5.2 Alternatieve communicatiemiddelen

E-mailen vanuit Checks


1. Instellen mailfunctie Activeer de e-mail optie via een rechtermuisklik in het rooster > E-mail selectie als rooster > tab “Instellingen” en vul hier de volgende gegevens in (Integral kan desgewenst ook contact opnemen met de beheerder van de bedrijfsmailserver):

• Bij Account bepaal je of deze instellingen alleen voor jouzelf gelden (Persoonlijk) of voor alle gebruikers van Checks (Algemeen)

• Naam mailserver, bijvoorbeeld smtp.googlemail.com

• Poort, opties:

25 (bij geen verbindingsbeveiliging)

587 (bij beveiliging STARTTLS)

465 (bij beveiliging SSL/TLS)

• Beveiligingstype uitgaande mailserver, opties: geen verbindingsbeveiliging STARTTLS SSL/TLS

• Authenticatiemethode, opties: Geen Wachtwoord wordt encrypted verzonden Wachtwoord wordt niet encrypted verzonden

• Gebruikersnaam van het account bij de mailprovider (dit is niet nodig als voor “geen authenticatie” is gekozen

• Wachtwoord van het account bij de mailprovider (dit is niet nodig als voor “geen authenticatie” is gekozen

• Gegevens van de afzender (planner)

http://smtp.googlemail.com/

92

2a. Rooster mailen • Selecteer het deel van het rooster dat je wilt mailen

• Klik op de rechtermuisknop

• Kies Email selectie als rooster

• Klik op de tab Emails verzenden

• Het scherm om de e-mailing verder te bewerken, verschijnt, hier kun je nog allerlei keuzes maken, bijvoorbeeld welke informatie wordt meegestuurd over de diensten of aan welke groepen mensen je de mail stuurt

2b. Beschikbaarheidsvraag aan medewerkers sturen

• Open het tabje Benodigd onderaan het scherm

• Gebruik eventueel de <Shift>-toets om de meerdere regels te selecteren

• Klik op de rechtermuisknop

• Kies Email beschikbaarheidsvraag

• Het scherm om de e-mailing verder te bewerken, verschijnt, hier kun je ook filteren op de lijst met medewerkers (o.a. op competentie en beschikbaarheid)

2c. Bericht aan de medewerkers sturen

• Activeer de e-mailoptie zoals op de voorgaande manieren beschreven

• Kies Bericht

• Het scherm om de e-mailing verder te bewerken, verschijnt:

93

3. Algemeen Als gewerkt wordt met de ChecksApp, kan via het vakje Gebruik ChecksApp ook een berichtje naar de smartphone verstuurd worden. De medewerker moet dan wel een keer hebben ingelogd in de App. Als dit niet het geval is, zal het bericht alsnog naar het mailadres verzonden worden

94

6 Instellingen

6.1 Voorkeuren Je kunt allerlei verschillende zaken instellen via Inrichten > Voorkeuren > Instellingen

Instellingen algemeen


1a. Tab “Instellingen algemeen” (deel 1 van 2)

Opstarten Checks:

• Geen periode openen: er wordt geen enkel perioderooster geopend

• Open de laatst geopende periode: het laatst geopende rooster wordt geopend; als er bij het afsluiten van Checks meerdere roosters waren geopend, kiest Checks het rooster met de laatste datum

Toon infopanel bij openen periode: Hier kun je aangeven of je bij het openen van een rooster per cel meteen wilt zien hoeveel mensen benodigd en hoeveel mensen geschikt zijn. Als je deze optie niet aanvinkt, zie je dit

informatievenster pas als je klikt op het symbool onder de menubalk. Adviesregel Als je in het rooster een dienst aanklikt, worden deze gegevens meegenomen als voorselectie in de tab Suggesties of Benodigd, dit is handig als je vanuit dit scherm een vervanger wilt inplannen voor iemand die bijvoorbeeld ziek is geworden. Door dit uit te vinken, is deze mogelijkheid er niet meer Bij Plaats Tijditems stel je in hoe de Tijditems (bijv. Z van Ziek) in het perioderooster en het roulatierooster getoond moeten worden. Je kunt ze over of naast de roosterdata tonen, in de vorm van een blokje of als een extra regel in de roostercel Bij Plaats Commentaar stel je in hoe de commentaarcodes (vaste codes, of CMT bij een vrije commentaartekst) getoond moeten worden. Je kunt ze over of naast de roosterdata tonen

95

1b. Tab “Instellingen algemeen” (deel 2 van 2)

Toon foto: in de tab Suggesties in het onderste scherm staan helemaal rechts foto’s van Mensen (ingevoerd via Inrichten > Gegevens > tab “Mensen”). De getoonde foto is standaard van de medewerker die is geselecteerd:

• in het Dimensievenster onder Mensen (Op selectie van mensen)

• in de lijst met Suggesties (Op selectie in suggesties)

Default Rapportage Template: hier kun je aangeven welke rapportage standaard geopend wordt via Overzichten > Rapportages Bij Nieuw toegevoegde Mensen in Gegevens bepaal je of je, bij gebruik van Eenheidsfilters, nieuwe medewerkers automatisch wilt laten toevoegen aan bestaande Eenheidsfilters. Het is het meest gebruikelijk om de optie Selecteren in Eenheidsfilters als Groep actief, dan wordt de medewerker alleen toegevoegd als deze in een groep zit die gebruikt wordt in het Eenheidsfilter.

Door bij Filepad voor bestanden te klikken op het symbool kun je het pad aangeven waar de bronbestanden voor de Excel-rapportages van Checks staan en gedraaide rapportages moeten worden opgeslagen Bij Pad en naam of URL van Help Documentatie kun je een link invoeren naar een eigen document met helpdocumentatie. Standaard staat hier een link naar deze handleiding.

96

Presentatie


1. Presentatie gegevens instellen

Selecteer in het rolmenu eerst de gewenste Dimensie (Mensen, Taken, Tijden, Tijditems, Werkplekken, Diensten, Datum, Groepen, Projecten en Commentaar) en geef daarna aan hoe elke dimensie moet worden gesorteerd en getoond in alle Checks-schermen.

Bij Sorteren heb je de volgende opties:

• Sorteervolgorde (of volgorde van invoer): De sorteervolgorde per dimensie kun je instellen via Inrichten > Gegevens (pijltjes in de middelste verticale balk)

• Alfabetische volgorde (A -> Z of Z -> A): Hierbij kun je aangeven waar Checks op sorteert, bijvoorbeeld op code of achternaam. Als je hebt gekozen om bijvoorbeeld op de assen de code weer te geven en je wilt sorteren op code, dan kies je bij “Sorteer volgens Instellingen op” voor “op assen” in het rolmenu

In het roosterscherm kun je altijd nog (tijdelijk) afwijken van deze sortering. Dit gaat via een rechtermuisklik op de as. Je kunt dan de gegevens (binnen de groepen) of groepen alfabetisch sorteren.

Daarnaast kun je aangeven hoe afwijkende tijden getoond moeten worden in het rooster. Met afwijkende tijden wordt bedoeld, dat de uren niet overeenkomen met de uren in de oorspronkelijk gekozen Tijd. Meestal wordt een dergelijke wijziging in het rooster gedaan via het scherm Bewerk

• Toon als tijdslot, je ziet dan de nieuwe kloktijden; je kunt dan aanvinken of je de oorspronkelijke tijd wél of niet wilt zien

• Toon als > en <, je ziet dan de oude tijd, en achter de oude tijd staat alleen < (als de tijd korter wordt) of > (als de tijd langer wordt), in het scherm Bewerk zie je de nieuwe kloktijden

• Niet tonen, je ziet dan alleen de naam van de oorspronkelijke tijd Daarnaast kun je de afwijkende tijd een andere kleur geven, door Kleur afwijkende tijd aan te vinken en een kleur te kiezen. Zowel de afwijkende tijd als de originele tijd krijgen dan deze kleur als tekstkleur.

97

Tellingen


1. Tellingen instellen In het rooster zélf kun je allerlei tellingen instellen: Op tijd:

• werktijd [volgt ATW-regels]: gewerkte uren (hier kunnen ook uren bij zitten, die niet gewerkt zijn, maar wél zijn ingedeeld onder een Tijditem dat meegenomen wordt bij de ATW-controle, zoals Zwangerschapsverlof), pauze wordt meegerekend als het ATW-type van de tijd “Consignatie” of “Beschikbaarheid” is

• werktijd t.o.v. contracturen: gewerkte uren (hier kunnen ook uren bij zitten, die niet gewerkt zijn, maar wél zijn ingedeeld onder een Tijditem dat meegenomen wordt bij de ATW-controle, zoals Zwangerschapsverlof) naast de contracturen (Inrichten > Gegevens > Uren)

• werktijd voor data zonder tijditems: hier worden alleen de uren meegenomen met het kenmerk [geen tijditem], zaken als Verlof, Ziek en ADV worden hier niet meegenomen

• alle tijd [pauze is werktijd]: alle ingedeelde uren, ook met Tijditems die niet worden meegenomen bij de ATW-controle, pauze wordt niet meegeteld

• alle tijd [pauze is geen werktijd]: alle ingedeelde uren, ook met Tijditems die niet worden meegenomen bij de ATW-controle, pauze wordt wél meegeteld

• alle tijd [volgt pauzeinstelling per Tijd]: alle ingedeelde uren, ook met Tijditems die niet worden meegenomen bij de ATW-controle, pauze wordt niet meegeteld als het ATW-type van de Tijd “Standaard ”is

Op aantallen: Hier wordt het aantal ingeplande diensten (items in het rooster) geteld, waarbij je kunt kiezen voor alle items of alleen met een Tijditem, of zonder Mens, Taak, Tijd of Werkplek. Daarnaast kun je aan de rechterkant van het scherm de dimensies (Persoon, Dag, Taak, Tijd, Dienst, Werkplek en Tijditem) aankruisen waarvoor het aantal items of uren geteld moeten worden. Zodra in een rooster de betreffende dimensie op een as gezet wordt, zie je de bijbehorende optelling in het rooster.

98

Algemene tellingen: Hier kun je aanvinken welke tellingen je (per medewerker) wilt zien in de tab Tellingen in het Advies-scherm (onderaan het roosterscherm)

99

Kleuren en feestdagen


1. Kleuren en feestdagen instellen

Kleuren in roosters: Met Kleuren in roosters kies je in welke kleur de tekst of achtergrond van verschillende soorten conflicten in de Roosterview wordt getoond. Feestdagen:

• Feestdagen worden in het rooster op de assen onder de datum getoond, je ziet dan de naam van de feestdag. Bij Tekstkleur bepaal je welke kleur de tekst krijgt

• Bij Kleur kolom of rij kies je of de achtergrond van een hele kolom of rij bij een feestdag (afhankelijk van op welke as de datum zichtbaar is, op de X-as of op de Y-as) wordt getoond in een kleur en in welke kleur

• Door Selecteer Feestdagen aan te klikken verschijnt een lijst met mogelijke feestdagen die je kunt aanvinken. Bij aanvinken wordt de betreffende feestdag in het rooster getoond.

• Bij Additionele dagen kun je dagen kiezen om te tonen in het rooster

• Daarnaast kun je bij Kleur dagen per weekdag een achtergrondkleur

kiezen en kun je aangeven of deze kleur de feestdagkleur overschrijft

• Bij Type View indicatie bepaal je per scherm in Checks (Rooster, Werkvraag, Beschikbaarheid en CheckIts) hoe hoog de kleurbalk bovenin moet zijn en welke kleur deze heeft

100

Standaard templates & View


101

1. Standaard templates instellen

Standaard instellingen per View type: Per viewtype kun je hier standaard instellingen kiezen voor de weergave. Dit is mogelijk voor het perioderooster, Competenties, Werkvraag, Roulatierooster en Beschikbaarheid

• Kies in het rolmenu voor welk viewtype je de weergave wilt instellen

• Klik op Instellingen

• Hetzelfde scherm als bij Inrichten > Viewtemplates (zie de paragraaf over Viewtemplates) verschijnt, hier kun je de weergave instellingen aanpassen

Onder het kopje Viewunit-template heb je soortgelijke keuzes Verder zijn er nog allerlei opties om zaken in het rooster te tonen: Tooltips: Hier kun je instellen of en bij welke meldingen je een informatieve tekst wilt zien, wanneer je de cursor bij een item stilhoudt. Je kunt ook aangeven hoe lang het moet duren, voordat je de tekst ziet (vertraging) Gekoppelde units: als gebruik wordt gemaakt van koppelingen tussen mensen, kun je hier instellen of en hoe deze in het rooster getoond moeten worden Projectie: hier bepaal je hoe groot de roze of groene projectie van het roulatierooster en werkvraag moet zijn en welke kleursterkte je ziet:

- Zachtroze is tekort t.o.v. werkvraag / roulatierooster komt niet overeen met rooster

- Groen betekent dat werkvraag of roulatierooster overeenkomt met het rooster

- Fuchsia roze is teveel t.o.v. werkvraag Assen: Als Kleur as-cel afwijkend op caret selectie is aangevinkt, hebben de waarden van de geselecteerde dienst op de assen in het rooster een donkerdere kleur dan de andere waarden op de assen Met Blokkeer historische items voorkom je dat een historische medewerker wordt ingepland via de tabs Suggesties en Benodigd Onder Balkview stel je in hoe de balken in het rooster getoond moeten worden, indien deze gebruikt worden (dit is een optie in de menubalk)

102

6.2 Roosterview

Viewtemplates


1. Viewtemplates bepalen Je kunt de dimensies van het planbord handmatig wijzigen door deze te slepen van het dimensievenster naar de assen van het planbord. Een overzicht kan ook vooraf gedefinieerd worden, dan spreken we over een Viewtemplate. Het doel van een Viewtemplate is om vooraf de gewenste instellingen van een Roosterview te bepalen en deze te bewaren. Je kunt meerdere verschillende Viewtemplates aanmaken en deze naar wens gebruiken in het rooster.

2. Viewtemplates gebruiken Open een rooster Het rooster wordt geopend met de standaard Viewtemplate. Bijvoorbeeld de Viewtemplate Mensen:

Klik in het eerste rolmenu om een andere template te kiezen

103

3a. Viewtemplates maken en bewerken (basis)

Inrichten > Viewtemplates

• Klik op knop Toevoegen om een nieuwe template te maken (of selecteer een bestaande template in het linker venster en klik op Bewerken om deze aan te passen)

• Geef een naam aan de template

• Selecteer een dimensie in het venster Lijst

• Klik op de knop Naar X-as, of Naar Y-as om de dimensie op de as plaatsen

• Met de pijltjes kun je de dimensies (binnen de as) op volgorde zetten Bij Grideigenschappen bepaal je hoe groot de hokjes worden

• Rijhoogte: hoogte van de rijen met roostercellen

• Kolombreedte: breedte van de kolommen met roostercellen

• X-as hoogte: hoogte van de x-as in het rooster

• Y-as breedte: breedte van de y-as in het rooster Je kunt ook de Kleur van de assen instellen

• As kleur: kleur van de gehele x-as en y-as

• As lijnkleur: kleur van de lijnen op de x-as en y-as

• Grid lijnkleur: kleur van de horizontale en verticale lijnen in de Roosterview

• Highlight kleur: Dit is de achtergrondkleur van de letterreeks die is gevonden bij het zoeken op de as via een letterreeks

Eindlijn markatie: als een dimensie op de assen voorkomt, kun je hier (per dimensie) aangeven of alle roostercellen met dezelfde waarde van deze dimensie, moeten worden gescheiden met een dikke lijn, en welke kleur deze lijn moet hebben. Dit is handig als je bijvoorbeeld eerst de Tijden en dan de Taken op de Y-as hebt staan; het rooster wordt overzichtelijker als je de tijden markeert met een gekleurde lijn. Je kunt ook in het geopende rooster extra dimensies markeren via View > Markeer dimensie en vervolgens kies je de dimensie(s) waar je een dikkere lijn tussen de waarden wilt zien. Deze instellingen zijn eenmalig en blijven niet bewaard bij het afsluiten van het rooster.

104

3b. Viewtemplates maken en bewerken (geavanceerd)

Bij Start filters met kies je welke dimensie je in het filtervenster linksonder in het planbord ziet (via het rolmenu in het filtervenster kun je vervolgens de andere dimensies selecteren) Bij Diensten kun je instellen dat je alleen de Diensten (combinatie Tijd, Taak en Werkplek) ziet in het rooster. Bij Overig kun je instellen of de roostercellen automatisch groter weergegeven worden:

• Start met auto-vergroot caret: de cel waar je op klikt, wordt automatisch groter gemaakt

• Start met auto-verhoog rij: de rij waar je op klikt, wordt automatisch hoger gemaakt

• Start met auto-verbreed kolom: de kolom waar je op klikt, wordt automatisch breder gemaakt

Door via Kopie een al bestaande Viewtemplate te kiezen worden de instellingen van een al bestaande Viewtemplate overgenomen in de Viewtemplate die je aan het maken/bewerken bent. Grideigenschappen (geavanceerd):

• As lettertype: klik op de “A” en wijzig alle eigenschappen en fonts van de woorden op de assen

• Hoogte secundair lettertype: hoogte van de letters in de secundaire woorden op de assen (onder de primaire woorden)

• As tekst selectiekleur: dit is de kleur die de letters op de as krijgen, zodra je op de as klikt, deze kleur geeft aan dat er op de as gezocht kan worden via een letterreeks

• As tekst uitlijnen: de exacte plaats op de x-as en y-as (naar boven vs. beneden en naar links vs. naar rechts)

• As-data zichtbaar op caret: standaard worden de gegevens op de x-as en de y-as niet getoond onder de cursor in de Roosterview. Als dit wordt geselecteerd, dan worden de gegevens van de x-as en y-as ook getoond onder de cursor.

• Zoom: grotere of kleinere weergave van de Roosterview

105

Cel eigenschappen:

• Cel marge: afstand tussen woorden en de linkerkant op de x-as en de y-as (linke marge)

• Start in cel-kolom modus: cel-kolom modus geeft een horizontale scrollbalk te zien in de geselecteerde cel in de Roosterview. Alle gegevens worden naast elkaar gezet. Als een cel in de Roosterview meerdere gegevens bevat, dan worden de gegevens boven elkaar geplaatst en is er standaard een verticale scrollbalk te zien zodat je alle gegevens in de cel van boven naar beneden kunt bekijken. Als de cel-kolom modus aanstaat, worden de gegevens naast elkaar gezet (in plaats van boven elkaar). Dan verandert de verticale scrollbalk in een horizontale scrollbalk en kun je de gegevens uit de cel van links naar rechts bekijken

• Cel-kolom breedte: in de cel-kolom modus worden alle gegevens naast elkaar gezet en kunnen van links naar rechts worden bekeken. De Cel kolom breedte geeft de ruimte (breedte) aan die voor elk gegeven beschikbaar is

• As-data zichtbaar in cel: standaard worden de gegevens op de x-as en de y-as niet getoond in de cel in de Roosterview. Als dit wordt geselecteerd, dan worden de gegevens van de x-as en y-as ook getoond in de cel zelf

4. Viewtemplates maken vanuit rooster

In het rooster gemaakte aanpassingen, zoals het slepen van assen en het veranderen van de kolombreedte of rijhoogte, kun je opslaan via een rechtermuisklik, kies vervolgens Templates en Maak Viewtemplate van huidige view-samenstelling, je kunt dan een naam invoeren, onder deze naam is de nieuw aangemaakte viewtemplate dan voortaan terug te vinden

106

Viewunit-templates


1. Viewunit-templates bepalen

Met viewunit-templates bepaal je hoe de dimensies in een roostercel zichtbaar worden. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alle Taken vetgedrukt worden of dat de werkplek altijd bovenaan in de roostercel staat. Verder kun je er voor kiezen om bijvoorbeeld de Taak helemaal niet te tonen in het rooster.

2. Viewunit-template maken Je kunt een viewunit-template aanmaken via Inrichten > Viewunit-template

107

Filtertemplates


1. Filtervenster gebruiken in het rooster

Met filters kun je, per dimensie, kiezen welke waardes je wilt zien. Dit kan handig zijn bij het werken met verschillende afdelingen. Dit kun je eenmalig doen in het rooster. Linksonder, in het filtervenster, kun je voor de verschillende dimensies die in het rooster staan, filters kiezen

• Selecteer in het rolmenu de dimensie waarin gefilterd moet worden,

bijv. Mensen

• Om te filteren op een hele groep, klik op je op het witte vierkantje voor de groepsnaam, het witte vierkantje verandert in een groen driehoekje

• Om te filteren op individuele waarden binnen een groep, klik op het witte driehoekje voor de groepsnaam, je ziet dan alle waarden en je kunt deze selecteren door op de witte vierkantjes te klikken, het witte vierkantje verandert in een groen driehoekje (voor de groepsnaam verschijnt een blauw driehoekje in het witte vierkantje, zodat je kunt zien dat binnen deze groep individuele waarden zijn geselecteerd)

• Selecteer eventueel een andere dimensie (bijv. Tijden) en doe hetzelfde

• Via het onderstaande symbool kun je lege regels en/of kolommen onzichtbaar maken. Via Filter op inhoud kun je kiezen voor welke dimensie dit gedaan mag worden. Let op: als er meerdere dimensies op één as staan, dan kunnen er nog wel lege regels voorkomen. Dit wordt namelijk per dimensie bepaald en niet per combinatie van dimensies

• Met het kruisje ( ) rechtsboven het filtervenster verwijder je alle

Filters in één keer

108

2. Filtertemplates instellen Voor filters die je vaker wilt gebruiken, kun je templates aanmaken en bewerken via Inrichten > Filtertemplates

In het rooster gebruikte filters kun je opslaan via een rechtermuisklik, kies vervolgens Templates en Maak Filtertemplate van huidige filters, je kunt dan een naam invoeren, onder deze naam is de nieuw aangemaakte filtertemplate dan voortaan terug te vinden

109

Overige view-opties


1. Conflicten en Roosterbronnen tonen

View > Kleur gegevens > Dit is een aan-/uit optie; door de menu-optie opnieuw te kiezen, zet je de kleuren weer uit

• Competentieconflict: de medewerker is niet competent voor de geplande dienst

• Werkvraagconflict: de geplande dienst is niet gevraagd in de Werkvraag

• Beschikbaarheidsconflict: de medewerker is niet beschikbaar voor de geplande dienst

• Tijdconflict: de medewerker is op overlappende tijden ingedeeld

• Contractconflict: de medewerker is niet in dienst volgens de invoer bij Inrichten > Gegevens > tab “Uren”

• Historisch conflict: de medewerker is historisch

• Uit roulaties: de dienst komt uit het roulatierooster

• Uit verdeler: de dienst is ingepland door de Verdeler

• Door andere gebruikers: diensten die een andere gebruiker aan het wijzigen is binnen dezelfde sessie (als de gebruiker opnieuw opstart, worden deze diensten niet meer gekleurd)

• (On)gekoppeld van/naar: dit geeft de koppeling van diensten weer (of juist het ontbreken hiervan als deze dienst wél voldoet aan de koppelcondities)

Zolang de roosterperiode niet wordt afgesloten, kunnen in deze sessie ook verwijderde gegevens getoond worden via een rechtermuisklik > Toon verwijderde gegevens Verder zijn de conflicten zichtbaar via de tab Conflicten rechts. Via het rolmenu kan er gefilterd worden op een specifiek conflict. Door te klikken in de lijst gaat de cursor meteen naar de betreffende dienst.

110

2. Uitlichten specifieke gegevens (Z-as)

Als je een dimensie niet op de assen hebt staan, maar toch graag een specifieke waarde wilt uitlichten, dan kan dit via de Z-as. Sleep de betreffende dimensie naar het venster onder het dimensievenster

Selecteer de specifieke (in dit voorbeeld) Taak die je wilt zien door er op te klikken (er verschijnt een punaise voor)

In het roosterscherm zie je nu de gekozen Taak uitgelicht

111

2. Koppelcondities instellen Inrichten > Koppelcondities Hier bepaal je op welke dimensies koppelingen in Checks zijn toegestaan

Hier kun je bijvoorbeeld instellen dat iedereen met niveau 3 gekoppeld mag worden aan iemand met niveau 1 (bijvoorbeeld bij mentoren en leerlingen)

3. Andere talen Via Bestand > Taal kun je (indien dit is meegeleverd door Integral) de taal van Checks (o.a. menuopties, meldingen en tabbladen) veranderen in Engels of Duits

112

6.3 Randvoorwaarden Integral kan desgewenst Randvoorwaarden meeleveren met Checks, zoals de Arbeidstijdenwet en CAO afspraken


1. ATW instellen Standaard kan de ATW (Arbeidstijdenwet) 2007 worden meegeleverd. Dit kan worden ingesteld via Bestand > Eenheid > Wijzigen > Arbeidstijdenwet Je kunt de regels zelf beheren via Inrichten > Voorkeuren > ATW > Selecteer ATW-regels. In het hoofdscherm kun je de volgende keuzes maken:

• Selecteer ATW-regels: door hier op te klikken, kun je per set ATW-regels aangeven, via een vinkje, welke regels en uitzonderingen van toepassing zijn

• Prioriteit ATW-type bij indelen: met deze functie kun je ATW koppelen aan dimensies en aangeven wat prioriteit heeft, inrichting hiervan zal in overleg en samenwerking met Integral gedaan worden

2. Andere randvoorwaarden Andere regels buiten de ATW zoals ATB (Arbeidstijdenbesluit), speciale CAO afspraken of andere regels kunnen door Integral worden toegevoegd. Als een andere regelset is toegevoegd, dan kun je deze

• Instellen via Bestand > Eenheid > Wijzigen > Arbeidstijdenwet

• Bekijken via Inrichten > Voorkeuren > ATW > Selecteer ATW-regels Onder Bestand > Eenheid > ATW DLL informatie wordt de inhoud beschreven van de wet– en regelgeving die bij de Eenheid is ingesteld. De wet- en regelgeving kan worden gewijzigd onder Inrichten > Voorkeuren > ATW. Als de gewenste set aan wet- en regelgeving (bijvoorbeeld een sectorspecifieke CAO) ontbreekt, dan kan Integral deze toevoegen. Indien geen ATW-regeling is gekozen, is het menu-item uitgegrijsd.

113

6.4 Gebruikersbeheer Je kunt alle rechten van verschillende gebruikers beheren via Bestand > Gebruikersbeheer

Gebruikers aanmaken


1. Checks-gebruikers beheren Gebruikers kun je toevoegen of bewerken via respectievelijk Bestand > Gebruikersbeheer > Toevoegen en Bestand > Gebruikersbeheer > Bewerken. Elke gebruiker heeft een Gebruikersnaam en een Wachtwoord. Beide zijn hoofdlettergevoelig. Via Account uitschakelen kun je een bestaande gebruiker (account) uitschakelen zonder dat deze gebruiker wordt verwijderd. Verder kun je gebruikers extra rechten geven:

• Gebruikersbeheer (standaard is deze functie alleen beschikbaar voor het admin-account)

• Web administrator (instellingen MyChecks wijzigen)

Als veel gebruikers dezelfde rechten hebben, is het handig om Rollen aan te maken. Dit gaat via de tab Rollen. Het invoeren van de permissies per rol gaat hetzelfde als bij gebruikers. Dit is beschreven in de volgende paragrafen.

2. Checks-wachtwoord wijzigen

Als Checks-gebruiker kun je je eigen wachtwoord wijzigen. Dit gaat via Bestand > Wachtwoord wijzigen. Het onderstaande scherm verschijnt

114

3. MyChecks gebruikers beheren

Bestand > Gebruikersbeheer > Tab “Web” Voor iedere medewerker (let op: dit staat los van de Checks-gebruikers) in Checks is al een regel aangemaakt. Via de volgende stappen kun je zorgen dat een medewerker in kan loggen in MyChecks:

• Klik op de regel van de betreffende medewerker

• Klik op Bewerken

• In het rechterscherm voer je de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in

• Klik op OK

115

Toegang objecten en groepen (roostergegevens)


1. Toegang bepalen Voor elke gebruiker (of rol) kun je per Eenheid waarden van één of meerdere Dimensies (zoals Mensen of Taken) blokkeren. Als bijvoorbeeld de mensen van ploeg A zijn geblokkeerd, kun je in het rooster geen mensen uit ploeg A inplannen of het rooster wijzigen voor deze mensen. Dit gaat via Bestand > Gebruikersbeheer > Tab “Toegang objectniveau per eenheid” of Tab “Toegang groepen”

2. Toegang objecten Voor elke Dimensie ( bijvoorbeeld Mensen) kun je objecten blokkeren In één keer:

• blokkeren: alle objecten blokkeren

• vrijgeven: alle objecten vrijgeven Het kan ook per object, door dit eerst te selecteren in het scherm en te bepalen in hoeverre dit geblokkeerd moet worden

• Indelen en verwijderen: aanvinken van Indelen / Verwijderen

• Andere gegevens per ingedeeld object wijzigen: aanvinken van Overige gegevens per ingedeeld object wijzigen

• In plaats van blokkeren, kun je ook aanvinken: Indelen / Verwijderen – Toestaan maar waarschuwen, dan ben je vrij om het rooster te wijzigen voor de geblokkeerde Mensen (of Taken, Tijden etc.), maar krijg je wél een waarschuwing

116

3. Toegang groepen Voor elke Dimensie ( bijvoorbeeld Mensen) kun je ook hele groepen blokkeren In één keer:

• blokkeren: alle objecten blokkeren

• vrijgeven: alle objecten vrijgeven

Het kan ook per groep, door dit eerst te selecteren in het scherm en te bepalen in hoeverre dit geblokkeerd moet worden.

117

Toegang menus, tabbladen en eenheden


1. Toegang bepalen Per gebruiker (of rol) kun je de toegang tot verschillende menu items, eenheden en tabbladen blokkeren. Dit gaat via Bestand > Gebruikersbeheer > kies de juiste tab

2. Toegang menus Tab “Toegang menus” De instellingen zijn opgebouwd uit 3 lagen:

1. Vensters Als je de projectenversie van Checks hebt, kun je hier niet alleen voor de algemene functies van Checks kiezen, maar ook voor Projecten of Scenario’s (dit zijn functies binnen Checks, die weer zijn opgedeeld in andere menuopties)

2. Menu’s Afhankelijk van je keuze bij Vensters, verschijnen de onderliggende menu-opties. Bij het invoeren van de instellingen, moet je iedere menu-optie nalopen

3. Commando’s Per menu-optie kun je kiezen uit verschillende opties die bij deze menu-optie horen. Per optie kun je instellen of de gebruiker hier toegang toe heeft. Als je Geblokkeerd aanvinkt, ziet de gebruiker de optie in grijs en kan deze niet geselecteerd worden. Het is van belang om alle opties na te lopen

118

3. Toegang tabbladen Tab “Toegang tabbladen” Bij Inrichten > Gegevens en het Advies-venster onderaan staan verschillende tabbladen. In dit scherm kun je deze per tab afschermen (als deze functie al niet is afgeschermd voor de medewerker)

4. Toegang eenheden Tab “Toegang eenheden” Vink aan welke eenheden en (binnen de eenheden) welke Eenheidsfilters en Categorieën (mapjes met roosterperiodes) verborgen moeten worden voor de gebruiker

119

6.5 Extra functies

Beschikbaarheid


1. Beschikbaarheid bepalen via het Index-scherm kun je per Tijd of tijdslot aangeven wanneer Medewerkers niet beschikbaar zijn.

Beschikbaarheid staat los van de Tijditems, zoals Vakantie en Zwangerschapsverlof in het rooster. Het is eerder bedoeld voor afwezigheden die geen vast patroon volgen, bijvoorbeeld voor vrijwilligers van de Brandweer of uitzendkrachten Via Inrichten > Beschikbaarheid kun je per persoon aangeven wat het betekent als er niets ingevuld is. Standaard staat dit op “niet ingevuld is beschikbaar”, maar als mensen maar weinig werken (bijvoorbeeld bij vrijwilligers), kun je bij hen kiezen voor “niet ingevuld is niet beschikbaar”; je hoeft dan alleen nog maar aan te geven wanneer ze wél beschikbaar zijn

Met de knop Alle mensen instellen als selectie ( ), wordt de gemaakte keuze voor alle op dat moment zichtbare medewerkers overgenomen

120

2. Beschikbaarheid invullen Naast de mogelijkheid om dit scherm handmatig in te vullen, wordt dit scherm gevuld vanuit MyChecks, hier kunnen medewerkers (indien dit opengesteld is), zelf hun eigen beschikbaarheid invullen

• In de tab Beschikbaarheid kun je per medewerker de tijden of tijdsloten selecteren dat deze wel of juist niet beschikbaar is. Als je kiest voor <tijdslot>, moet je later in het Bewerk-scherm rechts de tijd nog handmatig aanpassen

• Door middel van kleuren kun je de beschikbaarheidsinstellingen controleren; als iemand de instelling “niet ingevuld is beschikbaar” heeft, is de achtergrondkleur van de roostercellen groen en de geselecteerde (dus niet-beschikbare) tijdsblokken rood

121

Meerdere roostergegevens tegelijk bewerken


1. Afwezigheid invoeren Bij het invoeren van vakantie, zwangerschapsverlof of langdurige ziekte, kun je dit doen voor een zelf aan te geven periode en ben je niet beperkt door de bestaande roosterperiodes.

• Klik op Opties in de menubalk

• Kies Tijditem toewijzen per persoon, het onderstaande scherm verschijnt:

• Bij Filter op datum vul je de starten einddatum van bijv. de vakantie

in

• Bij Filter op tijditem kun je eventueel kiezen om alleen roostercellen met een bepaald tijditem te bewerken (als je bijvoorbeeld zwangerschapsverlof wilt vervangen met ziekte)

• Je ziet dan in het Rooster overzicht alle roostercellen voor de medewerker die binnen het zojuist gekozen filter vallen. Je kunt via de

knop onderaan alle roostercellen in één keer selecteren of anders de roostercellen één voor één aanvinken

• Bij Tijditem toewijzen kies je het Tijditem dat toegewezen moet worden

• Kies de medewerker

• Klik op OK – Tijditem toewijzen

122

2. Medewerker verwijderen uit roosters

Als je de roosters ver van tevoren maakt, is het veel werk om een medewerker uit het hele rooster te verwijderen als deze uit dienst gaat. Dit kan ook op een snelle manier

• Klik op Opties in de menubalk

• Kies Data verwijderen per persoon

• Kies (indien nodig) de groep bij wie de medewerker hoort en vervolgens de medewerker

• Kies de starten de einddatum van de periode waarvoor het rooster verwijderd moet worden

• Indien van toepassing, kies de Taak, Tijd of Werkplek waarvoor de roostercellen verwijderd moeten worden, dit is handig als je maar een deel van het rooster wilt verwijderen en later wilt vervangen met een ander rooster

• Klik op OK – Verwijder

• In het waarschuwingsscherm dat volgt, klik op Yes

123

Opslaan en bewaren


1. Wijzigingen opslaan en meerdere gebruikers

Elke wijziging in het rooster wordt meteen opgeslagen, tenzij de pc crasht of de internetverbinding langdurig onderbroken wordt. Dit geldt ook voor vele andere veranderingen, zoals veranderingen in competenties. Je kunt veranderingen die niet meteen opgeslagen worden, opslaan via

• Bestand > Alle wijzigingen opslaan of

• Bestand > Individuele wijzigingen opslaan Bij het sluiten van Checks wordt automatisch gevraagd welke wijzigingen wel of niet moeten worden opgeslagen (als dit nog niet gedaan is). Om gegevens van andere gebruikers en MyChecks binnen te halen, selecteer je de naam van de eenheid > rechtermuisklik > Ververs eenheid

Als je dit doet, zullen geopende roosterviews automatisch gesloten worden.

124

2. Gegevens historisch maken Als mensen, tijden, of andere gegevens niet langer meer bestaan, dan kun je deze Historisch maken. Dit betekent dat deze gegevens worden verwijderd en dus niet meer bestaan voor toekomstige roosters. Echter, voor roosters uit het verleden worden deze gegevens nog wel bewaard. Dit is bijvoorbeeld van belang wanneer iemand uit dienst treedt. Om gegevens historisch te maken:

• Inrichten > Gegevens > kies de juiste tab > klik op het juiste gegeven

• klik op Verwijderen (en dan krijg je de volgende waarschuwing:

Als de verwijderde Mens/Tijd/Taak etc. nog niet in het rooster voorkwam, wordt deze gewoon verwijderd en niet historisch gemaakt (de bovenstaande waarschuwing verschijnt niet). Bij het historisch maken van een medewerker zal er automatisch een einddatum gegeven worden aan het aantal uren per week (Inrichten > Gegevens > tab “Uren”). Dit is de datum dat de medewerker historisch wordt gemaakt. Via Inrichten > Gegevens > tab kiezen > Historisch zie je welke Gegevens zijn verwijderd. Om de historische gegevens niet meer te zien, klik je nog een keer op Historisch. Desgewenst kun je deze verwijderde Gegevens weer terugzetten via Terugplaatsen

125

3. Wijzigingen in het rooster bekijken

Via de tab Traceren rechts zie je voor de geselecteerde roostercel wat er gewijzigd is Eerst zie je de verschillende versies van de dienst (door op het zwarte pijltje te klikken, krijg je soms nog meer wijzigingen te zien, dit hangt van het soort wijziging af). Als je op een versie klikt, zie je onderaan wanneer deze voor het laatst veranderd is en door welke gebruiker

126

4. Historie bekijken (beperkt) Alle wijzigingen in het rooster worden bijgehouden onder de tab Historie rechts. Na iedere wijziging wordt een versie van het rooster opgeslagen. Door op een lagere regel te klikken, zie je een eerdere versie van het rooster. Dit is alleen-lezen De lijst met historieversies is beperkt, het is daarom ook mogelijk om een versie van het rooster weg te schrijven via de onderstaand gemarkeerde knop en deze op een later moment weer te bekijken

127

7 ChecksCounts

7.1 ChecksCounts gebruiken


1. Rapport genereren in ChecksCounts

Om vanuit een rapportage-template een actuele rapportage te genereren voor een tijdsperiode, voer je de volgende stappen uit:

• Open ChecksCounts:

• Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord die je ook voor de ChecksClient gebruikt

• Om de laatste gegevens uit Checks binnen te halen, klik op

Gereedschap > Opnieuw opstarten

• Om alleen de laatste gegevens uit het perioderooster uit Checks binnen te halen, klik op Update, dan hoef je niet opnieuw in te loggen

• Rechtsboven onder Selecteer rapport om te genereren staan de te selecteren rapportage-templates

• Kies het rapport dat je wilt zien

• Als het rapport is gemaakt met tabs per medewerker (of andere dimensie), zie je deze gegevens bij Selecteer filter voor rapport, hier kun je er voor kiezen om het rapport alleen te genereren voor één medewerker (of ander gegeven)

• Selecteer de periode door de gewenste Startdatum en Einddatum te selecteren (door op Dag, Week, Maand of Jaar te klikken wordt de hele dag, week, maand of jaar geselecteerd op basis van de startdatum)

• Klik op Rapport genereren voor de periode en het rapport is klaar. Het resultaat is bijvoorbeeld

128

2. Gegenereerd rapport exporteren naar Excel

• Klik op Open rapport in Excel en het rapport opent in Excel (of PDF als hier in het onderstaande scherm voor gekozen is)

• Door Gebruik sjabloon aan of uit te vinken, bepaal je of het rapport

wordt geopend in een vooraf aangemaakte sjabloon of met standaard opmaak

129

3. Handmatige gegevens invoeren

In ChecksCounts is de mogelijkheid om gegevens in te voeren buiten Checks om (die los staan van het rooster), zoals verlofsaldi

• Kies Gereedschap en Beheren (gegevens van) handmatige rekeningen

• Hier kun je bestaande rekening bewerken via Beheer rekening gegevens

• Je kunt vervolgens een nieuwe periode aanmaken of een bestaande bewerken via Wijzigen Periode. Iedere periode heeft een eigen boekingsdatum (Startdatum)

• Vervolgens kun je saldi invoeren en aanpassen

Als je alleen de Periodes wilt zien van een bepaalde datum (bijvoorbeeld de beginsaldi van 2015), dan kun je deze kiezen via de knop Filter

130

4. Rapporten publiceren op MyChecks

Sommige rapporten (per medewerker) kunnen op MyChecks gepubliceerd worden. Als dit het geval is, verschijnt de knop Publiceer rapport op Internet. Als je hier op klikt, wordt het in Excel gegenereerde rapport toegevoegd aan de tab Rapporten op MyChecks

Deze functie is niet mogelijk als er een medewerker (of ander gegeven) is gekozen bij Selecteer filter voor rapport Om publicatie ongedaan te maken: kies Gereedschap > Beheer gepubliceerde rapporten en Verwijder periode

5. Rapporten e-mailen naar jezelf

Rapporten worden na export naar Excel standaard opgeslagen in de programmamap van ChecksCounts (tenzij er een specifieke map is gekozen via Gereedschap > Instellingen > Gegenereerde rapporten). Het is niet altijd wenselijk of mogelijk om het gegenereerde bestand later weer terug te moeten zoeken. Daarom is er een optie om het bestand meteen per e-mail te versturen

Het bestand zal automatisch gemaild worden naar het mailadres in Checks dat bij de in ChecksCounts ingelogde gebruikersnaam hoort (dit kun je eventueel aanpassen in Checks via Bestand > Gebruikersbeheer > tab “Checks”)

131

7.2 ChecksCounts beheren


1. Rapporten bepalen In de Checks-module Counts staan rapportage-templates klaar waarmee een gebruiker direct een rapport kan produceren voor een zelf in te stellen tijdsperiode. Counts-rapportages zijn bijvoorbeeld Vakantiekaarten, Werkvraag of ORT-rapportages (Onregelmatigheidstoeslagen). De rapportages maken gebruik van roostergegevens uit Checks en zijn, bijvoorbeeld in het geval van de ORT-rapportages, aangevuld met rekenregels voor toeslagen. Het vooraf maken van een rapportage templates kan

• Door de klant zelf: dit vergt wel uitgebreide instructie door Integral

• Door Integral

2. Handmatige gegevens beheren

In ChecksCounts is de mogelijkheid om gegevens in te voeren buiten Checks om (die los staan van het rooster), zoals verlofsaldi

• Kies Gereedschap en Beheren handmatige rekeningen

• Hier kun je een nieuwe rekening aanmaken, bijvoorbeeld “Beginsaldo wettelijk verlof”

• Binnen een rekening kun je meerdere boekingen aanmaken of bewerken. Dit gaat via Gereedschap > Beheer gegevens van handmatige rekeningen. Je kunt vervolgens een nieuwe periode aanmaken of een bestaande bewerken via Wijzigen periode). Iedere periode heeft een eigen boekingsdatum (Startdatum)

132

3. Gebruikers beheren Via Gereedschap > Gebruikersrechten kun je (dit kan alleen met het ChecksClient-beheerdersaccount) per gebruiker de toegang instellen. Let op: dit geldt niet alleen voor ChecksCounts, maar ook voor MyChecks. Planners waarvoor in ChecksCounts geen toegang is ingesteld, hebben ook geen toegang tot MyChecks In het overzicht zie je dezelfde gebruikers als voor de ChecksClient en via Edit kun je per gebruiker de toegang instellen

In het scherm dat verschijnt, kun je via het rolmenu het toegangsprofiel kiezen

Door met de muis over de opties te bewegen, zie je wat je aan of uit kunt vinken aan toegestane functies

In het linker-rolmenu kun je het profiel kiezen met de Counts-rapporten die de gebruiker mag bekijken. Met de knoppen links van het rolmenu kun je profielen beheren

Per profiel kun je de rapporten en handmatige rekeningen kiezen die de gebruiker mag zien of (alleen voor handmatige rekeningen) bewerken

133

8 MyChecks MyChecks is een internetmodule waarin gegevens uit Checks bekeken kunnen worden en men diverse soorten

aanvragen kan versturen naar de planner. In overleg met Integral wordt bepaald welke tabs zichtbaar zijn en of er

gebruik wordt gemaakt van aanvullende modules:

- Zelfroosteren

- Dienstmarkt voor het onderling aanbieden en overnemen van diensten

- Koppeling met Outlook- of Google-agenda

- Module voor klanten om een deel van het rooster te zien en diensten aan te vragen

Inloggen


1. MyChecks openen MyChecks is bereikbaar via iedere Internetbrowser. Het adres van de website is per klant verschillend en wordt verstrekt door Integral

2. Inloggen Klik op Inloggen, het onderstaande scherm verschijnt:

Voer hier gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen Deze inloggegevens worden door de planner in Checks ingevoerd via Bestand > Gebruikersbeheer > tab Web

3. Wachtwoord vergeten? Als je je wachtwoord vergeten bent, kun je dit opvragen door te klikken op Wachtwoord vergeten?

Na het invoeren van je gebruikersnaam en het klikken op Wachtwoord op e-mail aanvragen, wordt er een e-mail gestuurd met het wachtwoord naar het mailadres in Checks. Dit mailadres is ingevoerd in Checks door de planner via Inrichten > Gegevens > Tab Mensen

134

4. Wachtwoord wijzigen Als je eenmaal bent ingelogd, kun je ook je wachtwoord wijzigen. Klik op Wachtwoord veranderen rechtsboven in het scherm. Het onderstaande scherm verschijnt:

135

8.1 Voor medewerkers

Rooster bekijken


1. Rooster openen Klik op Rooster, het onderstaande scherm verschijnt

Bepaal voor welke maand je het rooster wilt zien, dit kan via de kalender of via de blauwe pijltjes bij Selecteer maand

136

2. Filters gebruiken Onder Filters zie je op welke gegevens gefilterd is

(Tenzij er voor is gekozen dat collega’s elkaars rooster niet mogen zien). Standaard wordt niet gefilterd op de naam van de medewerker die inlogt (je ziet dus alle medewerkers en je eigen rooster bovenaan), maar dit kan later aangepast worden en deze instellingen worden dan onthouden. Om het filter te wijzigen, klik op Wijzig filters. Het onderstaande scherm verschijnt. Hier kun je kiezen welke gegevens je wilt zien in het rooster.

137

3 Rooster per week of als lijst bekijken

Het rooster wordt standaard voor de kalendermaand geopend, je kunt het ook openen voor een week of het rooster zien in een lijst

Het weekrooster is standaard gesorteerd op medewerker

Je kunt hier ook een andere onderverdeling kiezen

In de Lijst zie je de roosteritems onder elkaar voor een periode van 3 weken (tenzij anders ingesteld door Integral). Door op de kolomkoppen te klikken, kun je de gegevens sorteren

138

Afwezigheden en wijzigingen invoeren


1. Afwezigheid aanvragen

In de tab Rooster, klik op Verlof Aanvragen. Het onderstaande scherm verschijnt:

• Kies de periode bij Wanneer: (via de kalender naast de datum)

• Kies (een) hele dag(en) of een deel van een dag (Tijdslot)

• Kies een afwezigheidsoort

• Voer eventueel commentaar in en klik op Opslaan

• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de afwezigheid meteen verwerkt in het rooster

• Er wordt een e-mail verstuurd aan de Planner (het/de door Integral ingestelde mailadres(sen))

De aanvraag is vervolgens zichtbaar in de tab Aanvraag overzicht

(in dit scherm zie je ook de status van al ingediende aanvragen) In de tab Rooster, kun je via de knop Verlof intrekken de verlofaanvraag weer terugdraaien

139

2. Dienst ruilen In de tab Rooster zoek je de dienst op die je wilt ruilen met een collega:

• Klik op het -symbool in de roostercel

• Het onderstaande scherm verschijnt:

• Bij Ruilen met kies je de dag dat je een dienst wilt overnemen

• Daarna kies je de dienst die je wilt overnemen en vink je aan of je dit al besproken hebt met je collega

• In dit rolmenu verschijnen alleen diensten die aan de volgende eisen voldoen: - je bent geschikt voor deze dienst volgens Checks - de collega die de dienst heeft, is volgens Checks geschikt om jouw dienst over te nemen


• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de ruiling meteen verwerkt in het rooster


140

3. Inschrijven voor een dienst In de tab Rooster zoek je de dag op waarop je wilt werken:

• Klik op het -symbool boven de roostercel


• Via de rolmenu’s kies je welke dienst je wilt draaien


• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de nieuwe dienst meteen verwerkt in het rooster


141

4. Dienst weggeven In de tab Rooster zoek je de dienst op die je weg wilt geven:




• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de dienst meteen verwijderd uit het rooster


142

5. Dienst wijzigen In de tab Rooster zoek je de dienst op die je wilt wijzigen



• Maak hier de gewenste wijzigingen

• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de dienst meteen gewijzigd in het rooster


6. Aanvraag bekijken Aanvragen die niet automatisch worden verwerkt in het rooster, zijn zichtbaar in het rooster via een geel envelopje bij de betreffende dag:

Om alle aanvragen tegelijk te zien, kies je de tab Aanvraag overzicht

143

(On-) Beschikbaarheid invoeren


1. Scherm openen Klik op Beschikbaarheid, het onderstaande scherm verschijnt:

In dit voorbeeld zie je groene vakjes, dit komt omdat Checks zo is ingesteld dat deze medewerker standaard niet beschikbaar is en zichzelf via MyChecks beschikbaar moet maken, dit zijn de groene vakjes. Als het omgekeerd is ingesteld (medewerker is altijd beschikbaar, tenzij anders aangegeven), dan zijn de ingevoerde vakjes roze (niet beschikbaar)

144

2. Ingevoerde beschikbaarheid bekijken en bewerken

De beschikbaarheid wordt standaard voor de kalendermaand getoond, je kunt het ook voor het hele jaar zien

• Bepaal voor welke periode je de beschikbaarheid wilt zien, dit kan via de kalender of via de blauwe pijltjes bij Selecteer maand

• In het scherm zie je aan de groene of roze vakjes of er al (niet-)

beschikbaarheid is ingevoerd. Gedeeltelijk beschikbaar betekent dat je niet het gehele uur (één blokje) wel of niet beschikbaar bent, maar bijvoorbeeld vanaf 06:30 uur

• Door op een vakje te klikken, zie je om welk tijdsblok het gaat en kun je dit weghalen door op Verwijderen te klikken

• Je kunt (on-)beschikbaarheid ook verwijderen via de knop links

145

3. (On-) Beschikbaarheid invoeren

Om voor een nieuw tijdsblok je eigen (niet-)beschikbaarheid in te voeren, klik op (On-)Beschikbaarheid Invoeren, het onderstaande scherm verschijnt:

• Voer de Startdatum in

• Kies bij Periode de tijd dat je (niet) beschikbaar bent (hele dag, een dienst of bepaalde kloktijden)

• Door Herhaal aan te vinken kun je dit voor een vaste periode terug laten komen. Op deze manier kun je dus ook meerdere dagen achter elkaar invoeren

• Klik op Opslaan Deze gegevens zijn voor de planner zichtbaar in Checks, via het hoofdscherm > Periodeview openen > view selecteren voor Beschikbaarheid, en en hier wordt rekening mee gehouden bij bijvoorbeeld het automatisch indelen via de Verdeler

146

Inschrijven op werkvraag


1. Scherm openen Klik op Werkvraag. Het onderstaande scherm verschijnt:

Je ziet hier alle diensten waarvoor én werkvraag is én waarvoor je geschikt bent volgens de instellingen in Checks

• Als in de kolom Status geen potloodje staat, maar “gepland”, dan gaat het om een dienst waar je zelf al op ingepland staat

• In de kolom Vrije plaatsen zie je hoeveel medewerkers totaal benodigd zijn voor deze dienst

• In de kolom Aanvragen zie je hoeveel mensen al zijn ingepland op deze dienst of een aanvraag hebben gedaan via dit scherm om op deze dienst ingepland te worden

• In de kolom Tekort zie je hoeveel mensen er nog daadwerkelijk tekort komen voor deze dienst

2. Inschrijven op een openstaande dienst

Om in te schrijven op een dienst, klik op , het onderstaande scherm verschijnt:


• Als dit zo door Integral is ingesteld, wordt de dienst meteen ingepland in het rooster

• Er wordt een e-mail verstuurd met het verzoek aan de Planner (het/de door Integral ingestelde mailadres(sen))

• De inschrijving is zichtbaar in de tab Aanvraag overzicht

147

Counts-rapporten bekijken


1. Rapporten bekijken Als er gebruik wordt gemaakt van de functie “Counts-rapporten publiceren op MyChecks”, kun je de gepubliceerde rapporten zien door op de tab Rapporten te klikken.

Om het rapport te zien, klik je op het Excel- of PDF-symbool in de kolom Download en het rapport wordt geopend in Excel.

Gewerkte uren invoeren


1. Werkuren invoeren Klik op Werktijden. Het onderstaande scherm verschijnt

Maak wijzigingen via het potloodje, indien van toepassing en klik op Opslaan. Klik op Gezien als je deze dienst gecontroleerd hebt Om een nieuwe dienst aan te maken, klik op Dienst toevoegen

148

Extra tabs voor Projecten


1. Projecten overzicht bekijken

Klik op Projecten overzicht. Hier staat een overzicht van alle projecten met benodigde uren. Er zijn verschillende filtermogelijkheden, bijvoorbeeld op naam.

Je kunt in dit scherm uren aanvragen op een taakproject (Taak)

• Klik op op de projectregel

• Het onderstaande scherm verschijnt

• Klik op Wijzigen

• Dan kun je in het scherm de aangevraagde uren per taakproject (Taak) en week aanpassen of invoeren

Klik op Opslaan

149

2. Projectenbeheer bekijken Klik op Projecten beheer. In dit scherm kun je een nieuw project invoeren (met, indien ingesteld, de extra Projectvelden), in dit geval zonder de taakprojecten (Taken). In dit voorbeeld krijgen nieuwe projecten in Checks standaard een vinkje bij Aanvraag zodat de planner uiteindelijk kan beslissen of het project doorgaat

150

8.2 Voor planners

Als je met de inloggegevens van Checks (ChecksClient, dus niet MyChecks) inlogt in MyChecks, log je in als Planner,

je hebt dan rechten om diverse aanvragen te verwerken.

De planner kan ook bepalen wat medewerkers mogen zien (bijvoorbeeld: openstaande werkvraag vanaf een

bepaalde datum of alleen het rooster van de komende kalendermaand). Dit wordt meestal ingericht door Integral,

maar met een speciale inlogcode kan de planner dit desgewenst ook zelf doen. Hetzelfde geldt voor o.a. de volgende

instellingen:

- tonen van tijditems (kleur en naam) en andere gegevens in het rooster

- mailadressen waar aanvragen van medewerkers heen gestuurd worden

Afwezigheidsaanvragen verwerken


1. Scherm openen • Log in met je Checks-inloggegevens

• Klik op Aanvraag overzicht, het onderstaande scherm verschijnt

151

2. Aanvragen verwerken • Om een aanvraag te bewerken, klik op

• In het scherm dat verschijnt, zie je de aanvraag, hier kun je de aanvraag goed- of afkeuren door de status te wijzigen

• Klik op Opslaan, dan wordt er een mailtje naar de medewerker

verstuurd met de status en eventueel de Status opmerkingen. Het mailadres dat gebruikt wordt, staat in Checks, onder Inrichten > Gegevens > Tab Mensen

• Goedgekeurde aanvragen moet je daarna nog invoeren in het rooster in Checks, dit gaat niet automatisch (tenzij dit anders ingesteld is door Integral)

Andere wijzigingen verwerken



• Klik op Aanvraag overzicht, het onderstaande scherm verschijnt:

152



• Klik op Opslaan, dan wordt er een mailtje naar de medewerker

verstuurd met de status en eventueel de Status opmerkingen. Het mailadres dat gebruikt wordt, staat in Checks, onder Inrichten > Gegevens > Tab Mensen

• Goedgekeurde aanvragen moeten daarna nog ingevoerd worden in het rooster in Checks, dit gaat niet automatisch (tenzij dit anders ingesteld is door Integral)

153

Aanvragen werkvraag verwerken



• Klik op Aanvraag overzicht, het onderstaande scherm verschijnt



• Klik op Opslaan, dan wordt er een mailtje naar de medewerker verstuurd met de status en eventueel de Status opmerkingen. Het mailadres dat gebruikt wordt, staat in Checks, onder Inrichten > Gegevens > Tab Mensen

• Goedgekeurde aanvragen moet je daarna nog invoeren in het rooster in Checks, dit gaat niet automatisch (tenzij dit anders ingesteld is door Integral)

154

Gewerkte uren accorderen



• Klik op Werktijden, het onderstaande scherm verschijnt:

2. Werktijden goedkeuren: hoofdscherm

Aan de linkerkant kun je het filter op ‘Groepsnaam’ instellen op de groepen die je wilt goedkeuren. Bij een eerstvolgende inlog zal deze gekozen groep reeds ingesteld staan. In dit hoofdmenu zie je een aantal kolommen:

• Naam, naam van de medewerker

• Goedgekeurd, percentage van het aantal diensten dat al is

goedgekeurd, via de onderstaande knop in deze kolom kun je alle

diensten van de medewerker goedkeuren zoals ze in het rooster

stonden, dus er wordt geen rekening gehouden met wat de

medewerker zelf heeft ingevoerd of aangepast

• Totaal geplande uren, dit zijn de uren die zijn ingepland voor de

medewerker in het rooster in Checks

• Totaal goedgekeurde uren, een totaal van uren welke zijn

goedgekeurd

• Alles gezien, indien de medewerker al zijn/haar diensten als Gezien

heeft aangevinkt, zal hier een ‘ja’ verschijnen.

• Totaal medewerker uren, dit zijn de uren die de medewerker zelf

heeft ingevoerd of aangepast

• Totaal planner uren, dit zijn de uren die de planner/leidinggevende

heeft aangepast

• Medewerker aanvragen, indien de medewerker diensten heeft

ingevoerd of aangepast zal hier een ‘ja’ verschijnen.

155

3. Werktijden goedkeuren: scherm per medewerker

In de lijst met medewerkers klik je op de medewerker waarvan je de uren wilt goedkeuren. Vervolgens zie je de geplande/gewerkte uren. De laatste kolom S geeft de status van de dienst aan:

- Grijs: de dienst is nog niet goedgekeurd - Blauw: de ingeplande dient is goedgekeurd - Groen: de dienst die is ingevoerd/aangepast door de medewerker is

goedgekeurd - Oranje: de dienst die is ingevoerd/aangepast door de planner is

goedgekeurd

1. Bekijk de diensten waar iets staat ingevuld in de regel “medewerker”

2. Bepaal per dienst of de medewerker dit correct gedaan heeft

a. Ja: stap 3

b. Nee: is de dienst in de regel “ingepland” wel correct?

-> Ja: de regel “ingepland” aanvinken -> Nee: de juiste dienst invullen in de regel “planner” en deze aanvinken (zie de toelichting onderaan)

3. Bekijk de rest van de diensten, is de ingeplande dienst correct?

a. Ja: stap 4

b. Nee: de juiste dienst invullen in de regel “planner” en deze

aanvinken

4. Klik onderaan op “Alle (overige) medewerker uren goedkeuren”; er

worden alleen vinkjes geplaatst bij de (ingevulde) regel “medewerker”

als de dienst nog geen vinkje heeft

5. De diensten waarbij de regel “ingepland” correct was (en waar nog

geen vinkje staat), moeten dan nog aangevinkt worden, dit gaat via de

knop onderaan “Alle (overige) geplande uren goedkeuren”

156

4. Werktijden goedkeuren: toelichting aanpassingen door planner

Indien je als planner een andere tijd verkiest dan in één van de twee regels vermeld staat, dan vink je de regel ‘planner’ aan. Klik op het ‘groene kruisje’ ( in het midden) en onderstaand scherm verschijnt:

Hier kun je de dienst aanpassen. Voor het invoeren van een geheel nieuwe dienst gebruik de knop Dienst toevoegen linksboven in het scherm.

157

Ingevoerde (on-)beschikbaarheid bekijken


1. (On-)Beschikbaarheid bekijken

• Log in met je Checks-inloggegevens

• Klik op Beschikbaarheid, het onderstaande scherm verschijnt:

• De kleuren geven aan voor welke dagen iemand gehele of

gedeeltelijke (on-)beschikbaarheid heeft ingevoerd

• De R geeft aan dat er een dienst of afwezigheid is ingevoerd op die dag

Notificaties sturen


1. Notificaties sturen • Log in met je Checks-inloggegevens

• Klik op Notificaties, het onderstaande scherm verschijnt:

• Hier kun je (eventueel via de groepsfilters links) medewerkers kiezen

aan wie je een berichtje wilt sturen naar de ChecksApp

• Je ziet hier alleen de medewerkers die al eens hebben ingelogd via de ChecksApp

• In het venster Bericht schrijf je de tekst en via Verzenden ontvangen de medewerkers een pushbericht op hun smartphone (mits zij de optie hebben geselecteerd om berichten te onvangen via de ChecksApp)

158

8.3 MyChecksApp


1. ChecksApp downloaden De App is beschikbaar voor iOS (IPhone) en Android (nog niet voor Windows). Je kunt deze App (gratis) downloaden in de winkels van Apple (App Store) en Android (Play Store). Zoek op Checks of Checks Integral en klik op installeren.

Om eventuele berichten van de planner te kunnen ontvangen, is het noodzakelijk om te kiezen voor het toestaan van berichten.

2. Inloggen (eenmalig) Log in met:

• Code van de werkgever, deze wordt apart aan de planner verstrekt

• Gebruikersnaam en Wachtwoord, deze is hetzelfde als voor de MyChecks website

159

3. Rooster (Agenda) inzien Voor elke maand is het rooster te zien:

• Met de pijltjes bovenin kan je naar de vorige of volgende maand.

• Indien er bij de datum een stip staat vermeld, betekent dit dat je daar een dienst hebt staan.

• Het groen gemarkeerde vakje is vandaag en het blauw gemarkeerde vlakje is de geselecteerde datum. Op de geselecteerde datum zie je jouw taak of je taken voor die dag. Het is niet mogelijk om meerdere dagen tegelijk te selecteren.

• Afhankelijk van de mogelijkheden die in MyChecks zijn aangezet door de planner, kan het volgende met de dienst gedaan worden:

voor het ruilen van de dienst

voor het wijzigen van de dienst

voor het weggeven van de dienst

om een nieuwe dienst toe te voegen Het scrollen naar de volgende of vorige maand doe je door over het scherm naar links of naar rechts te vegen. Door linksonder op de drie streepjes te klikken open je het menu.

Afhankelijk van de functies waar jullie gebruik van maken, zie je de onderstaande menu-opties:

160

161

4. Beschikbaarheid Via de menu-optie Beschikbaarheid kun je invoeren wanneer je wel of juist niet beschikbaar bent (afhankelijk van de default-instelling in Checks). Er zijn 3 mogelijkheden:

• Al ingevoerde (niet-)beschikbaarheid verwijderen via het -symbool

• Al ingevoerde (niet-)beschikbaarheid wijzigen via het -symbool

• Nieuwe (niet-)beschikbaarheid invoeren via het -symbool

Als je kiest voor nieuwe beschikbaarheid invoeren, zie je het onderstaande scherm:

Klik op de velden om een rolmenu of invoerscherm te krijgen om de waarden aan te passen en bevestig de wijziging via het -symbool

162

5. Verlof aanvragen en intrekken

Via de menu-optie Verlof aanvragen voer je een verlofaanvraag in voor de planner. De planner kan deze opvragen via de tab Aanvraag overzicht in MyChecks, maar zal hier geen aparte mail van ontvangen. In het onderstaande scherm kan gekozen worden voor één of meerdere dagen (tab Periode) of een deel van een dag (tab Tijdslot)

Klik op de velden om een rolmenu of invoerscherm te krijgen om de waarden aan te passen en bevestig de wijziging via het -symbool Om de aanvraag weer terug te draaien, kies je de menu-optie Verlof intrekken en kies je in het onderstaande scherm voor welke periode je de verlofaanvraag wilt intrekken

Klik op de velden om een rolmenu of invoerscherm te krijgen om de waarden aan te passen en bevestig de wijziging via het -symbool

163

6. Aanvraag overzicht Met de menu-optie Aanvraag overzicht zie je de aanvragen die je via MyChecks gedaan hebt. Je ziet de aanvragen voor de maand die je in het rooster zichtbaar hebt (dus als je een andere maand wilt zien, kies je deze eerst in het roosterscherm).

Door op de aanvraag te tikken, zie je meer informatie over de aanvraag, zoals opmerkingen,

Via het -symbool kun je filteren op de soort aanvraag:

164

7. Werktijden aanpassen Met de menu-optie Werktijden kun je je gewerkte uren aanpassen

Door op het -symbool te tikken, zie je meer informatie (zoals de Taak) over de dienst:

165

Door op het -symbool te tikken, wijzig je de dienst. Het onderstaande scherm verschijnt:

Via het -symbool kun je de werktijd wijzigen:

Als je de wijziging wilt toelichten, voer je een commentaar in

Tik op het -symbool en in het hoofdscherm zie je dat de wijziging is doorgevoerd

166

Door op het -symbool te tikken, kun je een nieuwe dienst toevoegen, het onderstaande scherm verschijnt, Vervolgens kun je in het scherm alle gegevens wijzigen:

Tik op het -symbool en in het hoofdscherm zie je dat de dienst is ingevoerd

Via het -symbool kun je een nieuw ingevoerde of door jou zelf aangepaste dienst ongedaan maken

Door te tikken op geef je aan dat je de dienst gezien hebt, dit ziet de planner in MyChecks

167

8. Overige menu-opties Berichten: Hier zie je eventuele berichten die de planner via MyChecks of Checks heeft ingevoerd Statistieken: Hier zie je een aantal tellingen (aantal diensten en contracturen tegenover geplande uren) per maand

Rapporten Als er Counts-rapporten zijn gepubliceerd door de planner, kun je deze als Excel- of PDF-bestand openen via deze menu-optie Instellingen: Login instellingen zijn de instellingen waarmee je bent ingelogd. Verder kun je hier de taal wijzigen in het Nederlands of het Engels.

Opnieuw laden: Hiermee haal je opnieuw data op en wordt alle oude data ververst.

Documents

Handleiding Checks - Integral · 2.2 Hoofdzaken bij het muteren Voor degene die niet in Checks plant, maar wél roosters muteert, zijn de volgende zaken van belang: Nr. Handeling