Hiljainen raportointi

Turun yliopistollisessa keskussairaalassa

Laura Laukkanen Tuija Lehti Tiina Hassinen

Maija Hupli

Sarja

Serie A nro 11, 2012

Hiljainen raportointi Turun yliopistollisessa keskussairaalassa

Laura Laukkanen

Tuija Lehti

Tiina Hassinen

Maija Hupli

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin julkaisuja, sarja A nro 11, 2012

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri

Turku 2012

© Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri ja tekijä Kielenkääntäjä: Anna Saarukka (ruotsi), Semantix Finland Oy (englanti) ISSN 1797-1772 ISBN 978-952-5142-30-3 (pfd)

KUVAILULOMAKE

VARSINAIS-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN JULKAISUJA, sarja A, nro 11

Teoksen nimi: Hiljainen raportointi Turun yliopistollisessa keskussairaalassa

Laajuus: 28 sivua 3 liitesivua

Tekijät: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli

Tiivistelmä: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tilauksesta, osana terveystieteiden maisteriopintoja, toteutetussa projektityössä selvitettiin hiljaisen raportoinnin tilaa VSSHP:ssä. Kyselylomakkeen avulla kartoitettiin, missä laajuudessa hiljainen raportointi on käytössä yhdessä VSSHP:n sairaaloista, Turun yliopistollisen keskussairaalassa, Mirandaan ja iPanaan kirjaavilla somaattisen puolen vuodeosastoilla, yhteensä 40 osastolla. Näiden osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin SWOT -analyysin nelikentän ohjaamana. Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina toimivat osastonhoitajat. Avoimia kysymyksiä sisältänyt kyselylomake toimitettiin osastonhoitajille sähköpostitse. Kyselyssä pyydettiin vastaajia myös määrittelemään, mitä hiljainen raportointi tarkoittaa ja miten se toteutetaan niissä yksiköissä, joissa hiljainen raportointi on käytössä (n=20). Lisäksi niiden osastojen osastonhoitajilta, joilla ei ole hiljaista raportointia käytössä, tiedusteltiin syitä hiljaiseen raportointiin siirtymättömyydelle. Tässä raportissa kuvataan hiljaisen raportoinnin käyttöä, sen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia sekä hiljaisen raportoinnin käyttämättömyyttä TYKS:ssa. Projektin tulokset osoittivat muun muassa, että hiljaisella raportoinnilla saavutetaan ajansäästöä, se parantaa kirjaamisen laatua, vastaa yksilöllisiin tiedontarpeisiin, mahdollistaa joustavat työajat, rauhoittaa raportointitilannetta ja vähentää ennakkoluuloja, asenteita ja tulkintoja. Hiljaisen raportoinnin käyttäjien on huolehdittava siitä, että kirjaaminen on hyvän laatuista, hiljaiselle raportille järjestetään rauhallinen tila ja, että vuorovaikutuksen, pohdinnan ja vertaistuen toteutuminen turvataan uudella tavalla. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena on yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön toimintaohjelma 2010–2015). Tämän projektin tulokset rohkaisevat organisaatiota tavoitteen toteuttamisessa. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd)

Hinta: Teoksen saa tulostaa veloituksetta omaan käyttöön.

Tilausosoite: www.vsshp.fi/julkaisut

PRESENTATIONSBLAD

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKTS PUBLIKATIONER, serie A, nr 11

Publikation: Tyst rapportering vid Åbo universitetscentralsjukhus

Omfattning: 28 sidor 3 sidor bolagor

Författare: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli

Sammandrag: Som beställning av Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, som en del av magisterstudier i hälsovetenskaper, genomfördes i projektarbete situationen för tyst rapportering inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Med hjälp av frågeformulär kartlades i vilken omfattning tyst rapportering är i bruk i ett av sjukhusen i Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, Åbo universitetscentralsjukhus, på de vårdavdelningar på den somatiska sidan som registrerar i Miranda och iPana, sammanlagt 40 avdelningar. Styrt av SWOT-analysens fyrfält utredde man hur vårdpersonalen på de här avdelningarna upplever den tysta rapporteringens styrkor, svagheter, möjligheter och risker. Avdelningsskötarna verkade som förmedlare av vårdpersonalens upplevelser och var de som svarade på enkäten. Frågeformuläret som innehöll öppna frågor skickades till avdelningsskötarna per e-post. I enkäten bad man även svararna att definiera, vad tyst rapportering betyder och hur den genomförs i de enheter, där tyst rapportering är i bruk (n=20). Dessutom frågade man av avdelningsskötarna på de avdelningar där tyst rapportering inte är i bruk vilka orsakerna är för att inte ha gått över till tyst rapportering. I den här rapporten beskrivs bruket av tyst rapportering, dess styrkor, svagheter, möjligheter och risker samt tyst rapportering som inte är i bruk vid ÅUCS. Projektets resultat visar bl.a. att med tyst rapportering uppnår man tidsbesparing, det förbättrar kvaliteten av registreringen, motsvarar individuella informationsbehov, möjliggör flexibla arbetstider, lugnar ner rapporteringssituationen och minskar på fördomar, inställningar och tolkningar. De som använder tyst rapportering ska se till att registreringen är av god kvalitet, man ordnar med lugnt utrymme åt den tysta rapporteringen och att förverkligandet av interaktion, övervägande och kamratstöd säkerställs på det nya sättet. Ett mål med Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts handlingsprogram för vårdarbetet är ibruktagande av enhetlig rapporteringspraxis (Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts handlingsprogram för vårdarbetet 2010-2015). Resultaten från det här projektet uppmuntrar organisationen att uppnå målet. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd)

Pris: Publikationen kan utan avgift skrivas ut för eget bruk

Distribution: www.vsshp.fi/julkaisut

DOCUMENTATION PAGE

PUBLICATIONS OF THE HOSPITAL DISTRICT OF SOUTH WEST FINLAND, series A, nr 11

Title: Silent reporting in Turku University Central Hospital

No. of pages: 28 Appendices: 3 pages

Authors: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli

Abstract:

This project, which was carried out as part of a Master’s Degree in Health Sciences and was commissioned by the Hospital District of Southwest Finland, focused on the status of silent reporting in the Hospital District of Southwest Finland. A questionnaire was used to determine to what extent silent reporting is used in Turku University Central Hospital, one of the hospitals within the Hospital District of Southwest Finland area. The study was carried out in the inpatient wards utilising Miranda and iPana, and the total number of wards participating in the project was 40. A four-field matrix included in a SWOT analysis was used to determine the strengths, weaknesses, opportunities and threats to silent reporting as experienced by nursing personnel in these wards. The experiences of nursing personnel were described by the head nurses who filled in the questionnaire. The questionnaires consisted of open-ended questions and were sent to the head nurses by e-mail. The participants were also requested to define silent reporting and describe how it was carried out in the units where silent reporting was in use (n=20). Additionally, the head nurses in the wards where silent reporting is not in use were asked why their units had not started using this form of reporting.

This report aims to describe the use of silent reporting, its strengths, weaknesses, opportunities and threats as well as why silent reporting is not in use in all the wards in Turku University Central Hospital. The results of the project indicated that silent reporting saves time, improves the quality of reporting, answers individual needs for information, makes flexible working hours possible, provides a more peaceful environment for reporting, and reduces prejudices, attitudes and interpretations. Users of silent reporting should see to it that the entries are of good quality, a peaceful environment is provided for silent reporting, and that possibilities for interaction, reflection and peer support are secured in a new way. One of the objectives of the Hospital District of Southwest Finland’s Action Programme is the introduction of uniform reporting practices. The results of this project will encourage the organisation to achieve this objective.

ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd)

Price: The publication can be printed free of charge for personal use.

Orders: www.vsshp.fi/julkaisut

SISÄLLYS

1. JOHDANTO ............................................................................................................................ 7

2. PROJEKTIN LÄHTÖKOHDAT ........................................................................................... 8

3. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS ...................................................................10

4. HILJAISEN RAPORTOINNIN KÄYTTÖ TURUN YLIOPISTOLLISESSA KESKUSSAIRAALASSA ...........................................................................................................11

5. HILJAISEN RAPORTOINNIN SWOT -ANALYYSI.......................................................12

5.1. Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi ......................................12

5.2 Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien SWOT -analyysi......................................17

5.3 Hiljaista raportointia käyttävien ja hiljaista raportointia ei-käyttävien SWOT -mainintojen määrät ....................................................................................................................21

6. HILJAISEEN RAPORTOINTIIN SIIRTYMÄTTÖMYYDEN SYYT ............................22

7. JOHTOPÄÄTÖKSET...........................................................................................................24

LÄHTEET .....................................................................................................................................28

LIITE 1: Hiljainen raportointi, kyselylomake.............................................................................29

LIITE 2: Hiljaisen raportoinnin käyttö Tyksin Mirandaan ja iPanaan kirjaavilla osastoilla ...30

7

1. JOHDANTO

Viime aikoina on monissa organisaatioissa enenevissä määrin siirrytty perinteisestä

suullisesta raportoinnista kirjalliseen tiedonvälitykseen. Tästä tiedonsiirtomuodosta käytetään

nimitystä hiljainen raportointi. (Dufault 2010, Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005,

Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998.) Hiljaisessa raportoinnissa tiedonsiirto tapahtuu

kirjallisesti, hoitajat itse lukevat hoitamiensa potilaiden tiedot suoraan sähköisestä

potilaskertomuksesta. Hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on saatu lukuisia hyötyjä. Sen on

todettu säästävän hoitajien aikaa ja ylityöt ovat vähentyneet (Dufault ym. 2010, Nelson &

Massey 2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998, Baldwin &

McGinnis 1994), ja tätä kautta on saatu myös säästöjä kuluissa (Nelson & Massey 2010).

Hiljaiseen raportointiin liittyy vähemmän odottelua (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005),

meteliä ja kaaosta (Dufault ym. 2010, Baldwin & McGinnis 1994). Kirjaaminen on kehittynyt

paremmaksi (Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym.

1998), ja raportointi on yleisesti tehokkaampaa ja saatava tieto oleellisempaa (Nelson &

Massey 2010).

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tilauksesta, osana terveystieteiden maisteriopintoja,

toteutetussa projektityössä selvitettiin hiljaisen raportoinnin tilaa VSSHP:ssä. Projekti

toteutettiin Turun yliopistollisen keskussairaalan toimipaikoissa: kantasairaalassa, T-

sairaalassa, kirurgisessa sairaalassa, Paimion sairaalassa ja Raision sairaalassa. Opiskelijaa

ohjasivat Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin osalta ylihoitaja Tuija Lehti ja suunnittelija

Tiina Hassinen. Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen puolesta ohjaajana toimi lehtori Maija

Hupli.

Hiljaisen raportoinnin käyttölaajuutta kartoitettiin kyselylomakkeen avulla Mirandaan ja I-

Panaan kirjaavilla somaattisen puolen vuodeosastoilla, yhteensä 40 osastolla. Näiden

osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia, heikkouksia,

mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin SWOT -analyysin nelikentän ohjaamana.

Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina toimivat osastonhoitajat.

Avoimia kysymyksiä sisältänyt kyselylomake toimitettiin osastonhoitajille sähköpostitse

yhdyshenkilön välityksellä. Kyselyssä pyydettiin vastaajia myös määrittelemään, mitä

hiljainen raportointi tarkoittaa ja miten se toteutetaan niissä yksiköissä, joissa hiljainen

8

raportointi on käytössä. Lisäksi niiden osastojen osastonhoitajilta, joilla ei ole hiljaista

raportointia käytössä, kysyttiin syitä tähän.

Tämä työ on projektin lopputuotteena Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille toimitettava

projektiraportti. Työssä kuvataan projektin lähtökohdat, toteutus, tulokset ja johtopäätökset.

Toteutetulla kyselyllä saatiin vastauksia sillä tavoiteltuihin kysymyksiin ja vastaukset olivat

aiempien tutkimusten suuntaisia. Kyselyllä pystyttiin osoittamaan muun muassa toivottuja

hiljaisen raportoinnin hyötyjä. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena on

yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin

hoitotyön toimintaohjelma 2010 – 2015). Tämän projektin lopputuote tuloksineen rohkaisee

organisaatiota tavoitteen toteuttamisessa.

2. PROJEKTIN LÄHTÖKOHDAT

Raportointi on kommunikaatiota kahden eri työvuorossa olevan hoitajan välillä. Siinä

tarkoituksena on tiedottaa työvuoroon tulevalle hoitajalle potilaan hoitoon liittyvät keskeiset

asiat. Raportoinnin tehtävänä on varmistaa potilaan hoidon jatkuvuus ja sen turvallisuus.

Raportoinnin sisältö perustuu sairauskertomuksiin ja hoitosuunnitelmiin. (Nelson & Massey

2010, Puumalainen ym. 2003.) Perinteisesti tieto on välitetty suullisessa tiedotustilaisuudessa

jo vuosikymmenien ajan. Näissä raportointitilaisuuksissa sairaanhoitajat myös suunnittelevat

potilaan hoitoa, vahvistavat yhteishenkeään, kouluttavat ja tukevat toisiaan ja jakavat arvoja

(Nelson & Massey 2010). Raportointitilaisuudet ovat siis myös tärkeitä tilaisuuksia

työyhteisön arvojen, roolien ja suhteiden kehittymiselle (Yonge 2008). Hoitajat kokevat

saavansa raportointitilaisuuksien aikana emotionaalista ja sosiaalista tukea toinen toisiltaan

(Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym. 2003).

Viime aikoina monissa organisaatioissa on kuitenkin alettu tarkastella kriittisesti tätä

perinteistä raportointia, koska siihen kuluu runsaasti aikaa ja se on herkkä häiriöille (Nelson

& Massey 2010, Puumalainen ym. 2003). Suullinen raportointi on usein kestoltaan pitkä,

sisällöltään epätarkka ja joiltakin kohdin merkityksetön (Dufault ym. 2010, Sexton ym. 2004),

ja sen sisältö nojautuu pitkälti hoitajan muistin varaan (Kauppila & Boucht 2008, Sexton ym.

2004). Lisäksi suullinen tiedottaminen on pääosin päällekkäistä kirjatun tiedon kanssa

(Nelson & Massey 2010, Lamond 2000). Sextonin ym. (2004) tutkimuksen mukaan valtaosa

9

(93,5 %) suullisen raportoinnin tiedoista oli jo saatavilla kirjallisessa muodossa. Uusia

mahdollisuuksia raportoinnin kehittämiselle tarjoavat elektroninen potilaskertomus (EPK) ja

potilaan hoitotyön kirjaaminen sähköiseen potilastietojärjestelmään. Hoitotyön kirjaamisen

kehittyminen on mahdollistanut suullisten raporttien vähentämisen (Hallila 2005), ja monissa

yksiköissä on siirrytty kirjalliseen tiedonvälitykseen. Tästä tiedonsiirtomuodosta käytetään

myös nimitystä hiljainen raportointi. (Dufault 2010, Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen

2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998.) Hiljaisessa raportoinnissa tiedonsiirto

tapahtuu kirjallisesti, hoitajat itse lukevat hoitamiensa potilaiden tiedot suoraan sähköisestä

potilaskertomuksesta.

Hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on saatu lukuisia hyötyjä. Sen on todettu säästävän

hoitajien aikaa ja ylityöt ovat vähentyneet (Dufault ym. 2010, Nelson & Massey 2010,

Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998, Baldwin & McGinnis 1994), ja

tätä kautta on saatu myös säästöjä kuluissa (Nelson & Massey 2010). Hiljaiseen raportointiin

liittyy vähemmän odottelua (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005), meteliä ja kaaosta (Dufault

ym. 2010, Baldwin & McGinnis 1994). Kirjaaminen on kehittynyt paremmaksi (Kauppila &

Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998), ja raportointi on

yleisesti tehokkaampaa ja saatava tieto oleellisempaa (Nelson & Massey 2010). Hoitajat ovat

kaiken kaikkiaan hiljaiseen raportointiin tyytyväisiä (Nelson & Massey 2010, Puumalainen

ym. 2003, Barbera ym. 1998). Aikaa jää enemmän perustehtävälle, potilaiden hoitoon

(Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003). Etuna on myös se, että

yksityiset ja arkaluontoiset asiat ovat vain hoitavien henkilöiden tiedossa (Dufault ym. 2010,

Turtiainen 2005).

Toisaalta hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on koettu olevan myös epäedullisia puolia.

Sairauskertomuksiin ja hoitosuunnitelmiin tutustumiseen kuluu enemmän aikaa, eikä kaikki

oleellinen tieto tule aina esille (Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003). Tiimityöskentely on

vähentynyt (Dufault ym. 2010). Hiljaisella raportoinnilla on ollut negatiivinen vaikutus

opiskelijoiden oppimiselle, erilaiset työtavat ja hoitokokonaisuudet hahmottuivat suullisessa

raportissa paremmin (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005). Hiljainen raportointi vaatii myös

keskittymiskykyä ja rauhallisen tilan, jossa voi tutustua potilasasiakirjoihin (Kauppila &

Boucht 2008). Puumalaisen ym. (2003) tutkimuksessa hoitajilla todettiin olevan vahvoja

ennakkoluuloja hiljaista raportointia kohtaan. Hoidon suunnittelun ja näkökulmien vaihdon

esimerkiksi potilaan tilanteesta ajateltiin vähenevän hiljaisen raportoinnin myötä. Sitä

10

pidettiin myös uhkana työyksikön työilmapiirille ja hoitajien yhteishengelle. Hoitajien

yhteishenkeä, arvoja ja rooleja vahvistavana on pidetty juuri perinteistä raportointimuotoa

(Yonge 2008). Kuitenkin Suomessa tehdyissä tutkimuksissa suuri osa henkilökunnasta on

kokenut muutoksen perinteisestä suullisesta raportoinnista hiljaiseen raportointiin pääosin

myönteisenä (Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003).

Myös projektiorganisaatiossa, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä, on osittain siirrytty

hiljaiseen raportointiin. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena onkin

yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin

hoitotyön toimintaohjelma 2010 – 2015).

3. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS

Projektin tavoitteena oli selvittää:

1) Hiljaisen raportoinnin käyttölaajuus Turun yliopistollisessa keskussairaalassa

2) Miten hiljainen raportointi määritellään ja miten se toteutetaan hiljaista raportointia

käyttävissä yksiköissä?

3) Mitä Turun yliopistollisen keskussairaalan Mirandaan ja iPanaan kirjaavat somaattisen

puolen vuodeosastojen hoitajat kokevat hiljaisen raportoinnin vahvuuksiksi,

heikkouksiksi, mahdollisuuksiksi ja uhiksi?

4) Miksi jotkut yksiköt eivät ole siirtyneet perinteisestä puhutusta raportista hiljaiseen

raportointiin?

Projektin tiedonkeruumenetelmänä käytettiin avoimia kysymyksiä sisältävää kyselyä (liite 1).

Kyselylomake lähetettiin sähköpostitse Turun yliopistollisen keskussairaalan Mirandaan ja

iPanaan kirjaaville somaattisen puolen vuodeosastoille, yhteensä 40

osastolle/osastonhoitajalle. Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina

toimivat osastonhoitajat. Kyselyn lähettämisestä ja vastausten vastaanottamisesta vastasi

suunnittelija Tiina Hassinen, joka myös toimitti vastaukset projektityöntekijälle.

Projektissa selvitettiin, missä laajuudessa hiljainen raportointi on käytössä näillä 40:llä Tyks:n

osastoilla ja saaduista tiedoista muodostettiin informatiivinen taulukko (liite 2). Kyselyyn

11

osallistuneiden osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia,

heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin nelikenttäanalyysin avulla. Vastaukset

analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä sekä laskemalla vastauksien lukumääriä.

Tulosten raportoinnissa käytetään vastaajien alkuperäisiä ilmauksia kuvaamaan muodostettua

määritelmää.

Organisaatio voi hyödyntää näitä tietoja hiljaisen raportoinnin kehittämisessä ja käytön

laajentamisessa. SWOT -analyysin pohjalta tehtiin myös päätelmiä, miten vahvuuksia

voidaan käyttää hyväksi, miten heikkoudet muutetaan vahvuuksiksi, miten tulevaisuuden

mahdollisuuksia hyödynnetään ja miten uhat vältetään. Tuloksena muodostettiin alustava

toimintasuunnitelma.

4. HILJAISEN RAPORTOINNIN KÄYTTÖ TURUN YLIOPISTOLLISESSA KESKUSSAIRAALASSA

Hiljaisen raportoinnin tilaa selvittäneeseen kyselyyn osallistuneista 40 osastosta 35 (88 %)

vastasi kyselyyn. Vastanneista 35 osastosta 20:llä (57 %) on hiljainen raportointi käytössä.

Hiljaisen raportoinnin käyttötilanne organisaatiossa on kuvattu liitteessä 2. Liitteestä nähdään

myös, kuinka kauan yksikössä on ollut hiljainen raportointi käytössä ja mihin vuorokauden

aikaan.

Kaikkia kyselyyn vastanneita pyydettiin määrittelemään, mitä hiljainen raportointi heidän

mielestään on. Määritelmät olivat hyvin samanlaisia. Hiljaisen raportoinnin koettiin olevan

kirjallista tai sähköistä tiedonvälitystä, aktiivista tiedonhankintaa, eikä vain passiivista

kuuntelua, kuten suullisessa raportoinnissa. Osa vastaajista koki hiljaiseen raportointiin

kuuluvan myös mahdollisuuden tarkentaa luettua raporttia suullisilla kysymyksillä. Vastaajat

kuvasivat hiljaista raportointia näin:

”työvuoroon tulevat hoitajat perehtyvät hoitotyön kirjauksiin, laboratorio- ja röntgen vastauksiin ja potilaiden tilanteisiin itsenäisesti lukemalla näyttöpäätteeltä potilaista hoitokertomukseen kirjatut tiedot. Epäselvät asiat tarkennetaan tarvittaessa edellisen työvuoron hoitajilta.”

”kirjallista tai sähköistä tiedonvälitystä, hoitotyön tietojen siirtämistä työvuorosta toiseen hoitotyön kirjaamisen perusteella”

12

”aktiivista tiedonhankintaa potilastietojärjestelmistä niiden potilaiden voinnista, hoidosta, suunnitelmista, joita hoitaa”

”tarkoittaa raportin lukemista Mirandasta. Silti voi kysyä tarkentavia kysymyksiä aiemman vuoron hoitajalta vuoron vaihteessa”

Niiltä kyselyyn vastanneilta osastoilta, joilla on käytössä hiljainen raportti, pyydettiin myös

kuvausta sen toteuttamisesta. Tähän kysymykseen vastasi 20 osastoa. Hiljainen raportti

toteutetaan vastaajien mukaan niin, että potilaat jaetaan työvuoroon tulevien hoitajien kesken,

heille annetaan potilaslista ja tämän jälkeen työvuoroon tulijat lukevat itsenäisesti raportin

sähköisestä potilaskertomuksesta sekä muista tarpeellisista ohjelmista. Työvuoroon tulija voi

aloittaa lukemisen heti töihin tultuaan. Lukemisen jälkeen hoitaja voi tehdä vielä tarkennuksia

raporttiin suullisesti edellisen vuoron työntekijältä. Kaikki epäselvät ja kiireelliset asiat

puhutaan ääneen. Hiljaisen raportin toteuttamista kuvasi yksi vastaaja näin:

”hoitajat lukevat raportin itsenäisesti koneelta saavuttuaan työvuoroon. Tarvittaessa he tarkentavat tietoja suullisesti potilasta edellisen vuoron hoitaneelta hoitajalta. Ennen raporttia on tulostettu potilaslista, jossa on potilaiden nimet ja sotut.”

5. HILJAISEN RAPORTOINNIN SWOT -ANALYYSI

Palautetut kyselylomakkeet jaettiin kahteen ryhmään, hiljaista raportointia käyttäviin ja

hiljaista raportointia ei-käyttäviin. Tämän jälkeen kaikki vastaukset kopioitiin sanatarkasti

kysymyskohdittain kahteen erilliseen Word -tiedostoon. Nämä kaikki vastaukset jaettiin

SWOT -analyysin mukaisesti sisällön perusteella pääotsikoiden alle. Jokaisen vastaajan

maininnat laskettiin kategorioittain yhteen. Mainintojen lukumäärä on kuvattu numeerisesti

suluissa jokaisen kategorian jälkeen SWOT -analyysin jokaisessa neljässä osa-alueessa.

Hiljaista raportointia käyttäville vastaajille ja hiljaista raportointia ei-käyttäville vastaajille

tehtiin omat SWOT -analyysit mahdollisten erojen osoittamiseksi.

5.1. Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi

Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi on kuvattu taulukossa 1.

13

Taulukko 1: Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi (Yhteensä 20

vastaajaa/osastoa)

VAHVUUDET -Ajansäästö (17)* -Kirjaaminen parantunut (12) -Yksilöllinen tiedonsaanti (8) -Keskittyminen parantunut (4) -Turha puhe poissa (3) -Raportoitava tieto ei ole muistin varassa (2) -Tulkinnat/asenteet/ennakkoluulot jäävät pois (2) -Yhteensä 48

HEIKKOUDET -Edellyttää hyvää kirjaamista (10) -Tiedonsiirto-ongelmat/potilasturvallisuuden vaarantuminen (7) -Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähentynyt (6) -Vaikeaa järjestää rauhallinen tila raportille (3) -Tietojärjestelmäongelmat (3) -Yhteensä 29

MAHDOLLISUUDET -Ajansäästö (8) -Auttaa/pakottaa parantamaan kirjaamisen laatua (7) -Vastaa yksilöllisiin tiedontarpeisiin (4) -Joustavat työajat (2) -Työn tehokkuus lisääntyy (2) -Mahdollistaa yhtenäisen hoitokulttuurin luomisen (2) -Yhteensä 25

UHAT -Potilastietojärjestelmät (7) -Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähenevät (6) - Huono kirjaaminen, välittyvän tiedon laatu (5) -Kiire (3) -Tiedonkulun katkot (2) -Riittämättömät atk-taidot (2) -Yhteensä 25

*)Suluissa mainintojen määrä

Hiljaista raportointia käyttävien osastonhoitajien vastaukset jakautuivat vahvuuksien osalta

selkeästi seitsemään kategoriaan. Kategorioiden mainintojen määrässä oli kuitenkin selkeitä

eroja. (Taulukko 1, Kuvio 1.)

14

Kuvio 1: Hiljaisen raportoinnin vahvuudet käyttäjien (n=20) mukaan

Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajien enemmistön mielestä (85 %)

hiljaisella raportoinnilla on saavutettu ajansäästöä. Raportointiin kuluva aika on vähentynyt,

aikaa on jäänyt enemmän perustehtävälle, potilaan hoitoon. Ylitöiden koettiin myös

vähentyneen. Vastaajista 60 % arvioi kirjaamisen parantuneen hiljaiseen raportointiin

siirtymisen myötä. Yksilöllinen tiedonsaanti toteutuu vastaajien mielestä hiljaisessa

raportoinnissa paremmin (40 %) kuin perinteisessä suullisessa raportoinnissa. Esimerkkinä

tästä yhden vastaajan alkuperäinen ilmaus: ”jokainen hoitaja pystyy hakemaan tietoa jota

tarvitsee, esimerkiksi jos ollut töissä jo monta päivää, ei tarvitse niin perusteellista raporttia

kuin esim. vapailta tullut”. Kaikilla hoitajilla on yksilölliset tiedontarpeet ja vastaajat kokevat,

että hiljaisella raportoinnilla pystytään vastaamaan niihin. Vastaajista 20 % mainitsi

keskittymisen parantuneen ja 15 % koki turhan puheen hävinneen hiljaiseen raportointiin

siirtymisen myötä. Hyvänä asiana koettiin myös se, että raportointi ei ole pelkästään muistin

varassa (10 %) ja että tulkinnat ja asenteet ovat poissa (10 %) hiljaisessa raportoinnissa.

Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajien kokemukset hiljaisen raportoinnin

heikkouksista jakautuivat viiteen kategoriaan. (Taulukko 1, Kuvio 2.)

15

Kuvio 2: Hiljaisen raportoinnin heikkoudet käyttäjien (n=20) mukaan

Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajat kokivat raportointimuodon

heikkoutena sen, että hiljainen raportointi edellyttää hyvää kirjaamista (50 %). Ennen kuin

hiljainen raportointi onnistuu, on kirjaaminen saatava hyvälle tasolle. Tiedonsiirto-ongelmia

ja potilasturvallisuuden vaarantumista piti 35 % vastaajista hiljaisen raportoinnin heikkoutena.

Jos kirjaaminen ei ole riittävää, saattaa tiedonsiirrossa tulla ongelmia ja tätä kautta

potilasturvallisuus vaarantua. Myös oleellisen tiedon välittymisestä suuresta tietotulvasta

oltiin huolissaan, ”hukkuuko tietoa sähköisen ohjelman monimutkaisiin lokeroihin”.

Vastaajista 30 % koki vuorovaikutuksen, vertaistuen ja yhteisen pohdinnan vähentymisen

hiljaisen raportoinnin heikkoutena. Näiden vähentyessä opiskelijoiden oppiminen ja

kokeneiden hoitajien hiljaisen tiedon siirtyminen olivat vastaajien mielestä raportin

yhteydessä vähentyneet. Osastot olivat myös kokeneet vaikeuksia rauhallisen tilan

järjestämisessä raportille (15 %). Hiljaisen raportoinnin heikkoutena ilmoitettiin myös

tietojärjestelmäongelmat (15 %). Jos tietokoneet eivät toimi ja järjestelmät ovat jäykkiä

toiminnaltaan ja lokeroisia, luo tämä omat haasteensa hiljaisen raportin toteuttamiselle.

Vastaajat arvioivat hiljaisen raportoinnin tuovan mukanaan monia mahdollisuuksia:

ajansäästöä, kirjaamisen laadun auttamista/pakottamista paremmaksi, yksilöllisiin

tiedontarpeisiin vastaamisen, joustavat työajat, tehokkuuden lisääntymisen ja yhtenäisen

hoitokulttuurin luomisen mahdollistamisen. (Taulukko 1, Kuvio 3.)

16

Kuvio 3: Hiljaisen raportoinnin mahdollisuudet käyttäjien (n=20) mukaan

Vastaajista 40 % koki ajansäästön hiljaisen raportoinnin tuomaksi mahdollisuudeksi.

Vastaajat kokivat myös, että hiljainen raportointi auttaa tai pakottaa parantamaan kirjaamisen

laatua (35 %). Hiljaisen raportoinnin mahdollisuutena kuvattiin sen avulla yksilöllisiin

tiedontarpeisiin vastaaminen (20 %). Kymmenesosa vastaajista koki raportointimuodon

mahdollistavan joustavat työajat. Esimerkiksi ”töihin tuleminen ja töistä lähteminen ei ole

enää aina tietyistä raportointikellonajoista riippuvaista. Työntekijöitä voidaan sijoittaa

kiirehuippuihin.” Mahdollisuudeksi koettiin myös tehokkuuden lisääntyminen ja yhtenäisen

hoitokulttuurin luomisen mahdollistamisen (10 %).

Hiljaiselle raportoinnille tunnistettiin myös uhkia. Uhat jakautuivat kuuteen kategoriaan.

(Taulukko 1, Kuvio 4.)

17

Kuvio 4: Hiljaisen raportoinnin uhat käyttäjien (n=20) mukaan

5.2 Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien SWOT -analyysi

Kyselyyn vastanneiden hiljaista raportointia ei-käyttävien 15 osaston SWOT -analyysi on

kuvattu taulukossa 2.

18

Taulukko 2: SWOT -analyysi niiden osastojen vastauksista, jotka eivät käytä hiljaista

raportointia (Yhteensä 15 vastaajaa/osastoa)

VAHVUUDET -Ajansäästö (11)* -Kirjaaminen paranee (5) -Turhat puheet pois (3) -Tieto saatavilla paikasta riippumatta eri toimijoilla samaan aikaan (3) -Oleellinen tieto välittyy (2) -Keskittymminen paranee (2) -Yhteensä 26

HEIKKOUDET -Edellyttää hyvää kirjaamista (9) - Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähenevät (2) -Tietokoneiden riittävyys (2) -Tiedonsiirto-ongelmat/potilasturvallisuuden vaarantuminen (2) -Löytääkö uusi henkilökunta keskeiset tiedot tietojärjestelmistä (2) -Yhteensä 17

MAHDOLLISUUDET - Auttaa/pakottaa parantamaan kirjaamisen laatua (9) -Ajansäästö (6) - Joustavat työajat (2) -Yhteensä 17

UHAT -Huono kirjaaminen, välittyvän tiedon laatu (10) - Potilastietojärjestelmät (1) - Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähentyvät (1) -Tiedonkulun katkot (1) -Riittämättömät atk-taidot (1) -Yhteensä 14

*)Suluissa mainintojen määrä

Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien kokemukset hiljaisen raportoinnin vahvuuksista

jakautuivat kuuteen eri kategoriaan. (Taulukko 2, Kuvio 5.)

19

Kuvio 5: Hiljaisen raportoinnin vahvuudet, hiljaista raportointia ei-käyttävät (n=15)

Ne vastaajat, joilla ei ole käytössä hiljaista raportointia, näkivät sen hyödyksi, kuten hiljaista

raporttia käyttävätkin vastaajat, useimmiten ajansäästön (73 %), kirjaamisen paranemisen (33

%), turhan puheen poistumisen (20 %) ja keskittymisen paranemisen (13 %). Toisin kuin

hiljaista raportointia käyttävät, mainitsivat hiljaista raporttia ei-käyttävät vastaajat

raportointimuodon eduksi myös tiedon saatavuuden paikasta riippumatta eri käyttäjillä

samaan aikaan (20 %) ja sen, että hiljaisen raportoinnin avulla oleellinen tieto välittyy (13 %),

täsmällisesti ja ilman välikäsiä.

Hiljaista raporttia käyttämättömien vastaajien mainitsemat hiljaisen raportoinnin heikkoudet

jakautuivat viiteen kategoriaan (Taulukko 2, Kuvio 6). Kaksi näistä kategorioista,

tietokoneiden riittävyys (13 %) ja löytääkö uusi henkilökunta keskeiset tiedot (13 %), oli

erilaisia kuin hiljaista raportointia käyttävillä. Vastaajat kokivat hiljaisen raportoinnin

heikkoutena sen, että tietokoneita tarvitaan enemmän kuin perinteisessä raportoinnissa.

Huolissaan vastaajat olivat siitä, löytävätkö uudet työntekijät potilaan hoidossa tarvittavat

keskeiset tiedot potilastietojärjestelmistä: ”Uudet työntekijät eivät välttämättä osaa katsoa,

mikä on tärkeä tieto ja mitä millekin potilaalle rutiininomaisesti kuuluu tehdä missäkin

toipumisen vaiheessa.”

20

Kuvio 6: Hiljaisen raportoinnin heikkoudet, hiljaista raportointia ei-käyttävät (n=15)

Hiljaista raportointia ei-käyttävät vastaajat kokivat hiljaisen raportoinnin mahdollisuutena

samoja asioita kuin hiljaista raporttia käyttävät vastaajat. Hiljaisen raportoinnin

mahdollisuutena nähtiin kirjaamisen laadun paraneminen (60 %), ajansäästö (40 %) sekä

joustavat työajat (13 %). (Taulukko 2, Kuvio 7.)

Kuvio 7: Hiljaisen raportoinnin mahdollisuudet, hiljaista raportointia ei-käyttävät (n=15)

21

Uhkana hiljaiselle raportille nähtiin huono kirjaaminen (66 %), potilastietojärjestelmät (7 %),

vuorovaikutuksen, vertaistuen sekä yhteisen pohdinnan väheneminen (7 %), tiedonkulun

katkot (7 %) sekä riittämättömät atk-taidot (7 %). (Taulukko 2, Kuvio 8.) Kategoriat olivat

samat kuin hiljaista raportointia käyttävillä. Nämä vastaajat eivät kuitenkaan maininneet

kiirettä hiljaisen raportoinnin uhkana.

Kuvio 8: Hiljaisen raportoinnin uhat, hiljaista raportointia ei-käyttävät (n=15)

5.3 Hiljaista raportointia käyttävien ja hiljaista raportointia ei-käyttävien SWOT -mainintojen määrät

Kuviossa 9 on esitetty kaikkien kategorioiden maininnat yhteenlaskettuina (sekä hiljaista

raportointia käyttävien että hiljaista raporttia ei-käyttävien maininnat). Kaiken kaikkiaan

molemmat ryhmät näkivät hiljaisessa raportoinnissa selkeästi eniten vahvuuksia, näitä

mainintoja oli yhteensä 74 kappaletta. Lähes samalle tasolle keskenään ylsivät heikkoudet (46

mainintaa), mahdollisuudet (42 mainintaa) ja uhat (39 mainintaa).

22

Kuvio 9: Hiljaisen raportoinnin vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, mainintojen

lukumäärä yhteensä molemmilta ryhmiltä (n=35)

6. HILJAISEEN RAPORTOINTIIN SIIRTYMÄTTÖMYYDEN SYYT

Kyselyyn vastanneista 35 osastosta 15:llä ei ole käytössä hiljaista raportointia. Syyt siihen,

miksi osastolla ei ole siirrytty hiljaiseen raportointiin, olivat hyvin yhteneväiset.

Henkilökunnan vastustus (n=7), kirjaamisen tason riittämättömyys (n=4) ja halu sen

parantamiseen ennen hiljaiseen raportointiin siirtymistä sekä huono kokeilukokemus (n=2)

olivat syitä siirtymättömyydelle hiljaiseen raportointiin. Kahden vastaajan vastaukset eivät

suoranaisesti vastanneet esitettyyn kysymykseen.

23

Kuvio 10: Hiljaisen raportoinnin käyttämättömyyden syyt (n=13)

Suurin syy siihen, että hiljaiseen raportointiin ei ole siirrytty, oli vastaajien mielestä

henkilökunnan vastustus (54 %)

”Asiasta on keskusteltu muutamaan otteeseen, mutta henkilökunta ei ole uskonut sen toimivan meillä eikä esimiehellä ole ollut voimia ”puskea” sitä väkisin läpi.”

Vastaajista 31 % ilmoitti syyksi kirjaamisen. Sen tason koettiin olevan yksikössä riittämätön

ja että kirjaamista halutaan parantaa ennen hiljaiseen raportointiin siirtymistä.

”Kirjaamiseen on tultava ensin parannusta.”

Vastaajista kaksi (15 %) ilmoitti kokeilleensa hiljaista raportointia, mutta palanneensa

vanhaan käytänteeseen huonojen kokemusten vuoksi.

”Asiaa kokeiltiin pari vuotta sitten, mutta se kaatui henkilökunnan vastustukseen. Kommentteina esim. eikö enää saa puhua tai pitää voida tarkentaa asioita. Katsoimme tällöin parhaimmaksi jatkaa entiseen tapaan suullista raporttia.”

24

7. JOHTOPÄÄTÖKSET

Projektin onnistumisen kannalta oli oleellista kyselyyn saatavien vastausten määrä. Kyselyyn

saatiin hyvin vastauksia, vastausprosentti oli 88 %. Vain viisi osastonhoitajaa jätti vastaamatta

kyselyyn. Vastanneista osastoista 20:lla, 57 %:lla, on käytössä hiljainen raportointi. Näiden

20 osaston kokemuspohjainen tieto hiljaisesta raportoinnista on erittäin arvokasta hiljaisen

raportoinnin jatkokehittämisen kannalta. Hiljaista raportointia käyttävien ja hiljaista

raportointia ei-käyttävien ilmoittamat vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat

analysoitiin erikseen niissä mahdollisesti olevien erojen löytämiseksi.

Kyselyyn vastanneiden määritelmät hiljaisesta raportoinnista olivat hyvin samanlaisia kuin

aiemmassa kirjallisuudessa. Hiljaisen raportoinnin määriteltiin olevan kirjallista tai sähköistä

tiedonvälitystä, aktiivista tiedonhankintaa. Lisänä aiempiin määritelmiin vastaajat toivat myös

sen, että hiljaiseen raportointiin sisältyy myös mahdollisuus tehdä tarkentavia kysymyksiä.

Raportin luvussa 6, hiljaiseen raportointiin siirtymättömyyden syyt, lainattiin yhden vastaajan

kirjoittamaa: ”Asiaa kokeiltiin pari vuotta sitten, mutta se kaatui henkilökunnan

vastustukseen. Kommentteina esim. eikö enää saa puhua tai pitää voida tarkentaa asioita.

Katsoimme tällöin parhaimmaksi jatkaa entiseen tapaan suullista raporttia.” Tässä tilanteessa

herää epäilys juuri siitä, että on unohdettu kokonaan raportin lukemisen jälkeinen kysymysten

esittämisen salliminen ja siihen kannustaminen. Ehkä tietotaso hiljaisen raportoinnin

toteuttamistavasta on ollut heikko. Hiljaisessa raportoinnissa tavoitteena ei ole täysin

puhumaton raportointi, vaikka sen nimi niin viestittääkin. Täysi hiljaisuus saattaa olla jopa

haitallista kaiken oleellisen tiedon välittymisen kannalta.

Hiljaista raportointia käyttävät vastaajat ja hiljaista raportointia ei-käyttävät vastaajat kokivat

hiljaisessa raportoinnissa olevan eniten vahvuuksia. Niitä mainittiin lukumäärällisesti eniten

vastauksissa. Tämä tarkoittanee sitä, että kaiken kaikkiaan asenteet hiljaista raportointia

kohtaan ovat hyvät ja sillä uskotaan olevan positiivinen vaikutus hoitotyöhön.

Hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on saatu kirjallisuuden mukaan lukuisia hyötyjä. Sen on

todettu säästävän hoitajien aikaa ja vähentävän ylitöitä (Dufault ym. 2010, Nelson & Massey

2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998, Baldwin & McGinnis

25

1994). Näin kokivat myös projektin kyselyyn vastanneet. Hiljaista raportointia käyttävien

osastojen osastonhoitajien enemmistön (85 %) mielestä hiljaisella raportoinnilla on saavutettu

ajansäästöä. Raportointiin kuluva aika on vähentynyt, aikaa on jäänyt enemmän

perustehtävälle, potilaan hoitoon. Ylitöiden koettiin myös vähentyneen. Näin voidaan ajatella

saatavan myös säästöjä kuluissa. Hiljaista raportointia ei-käyttävät näkivät myös hiljaisen

raportoinnin suurimmaksi hyödyksi ajansäästön (73 %). Näiden vastausten ja kirjallisuuden

perusteella voidaan päätellä aikaa ja kuluja säästyvän. Jo näiden vahvuuksien vuoksi

organisaation tulisi miettiä laajempaa hiljaiseen raportointiin siirtymistä.

Aiempien tutkimusten mukaan hiljaiseen raportointiin siirtymisen myötä kirjaaminen on

kehittynyt paremmaksi (Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003,

Barbera ym. 1998). Myös projektin kyselyyn vastanneet molemmat vastaajaryhmät kokivat

hiljaisen raportoinnin vahvuutena kirjaamisen parantumisen. Hiljaiseen raportointiin

siirtyminen parantaa siis kirjaamisen laatua.

Suullinen raportointi on aiempien tutkimusten mukaan usein kestoltaan pitkä, sisällöltään

epätarkka ja joiltakin kohdin merkityksetön (Dufault ym. 2010, Sexton ym. 2004). Hiljaisen

raportoinnin kyselyyn vastanneet molemmat ryhmät kokivat uuden raportointimuodon

vahvuutena sen, että turha puhe poistuu ja keskittyminen paranee. Itse aktiivisesti tietoa

hakiessa kaikki turha puhe luonnollisestikin jää pois ja tilanne on paljon rauhallisempi ja tätä

kautta keskittyminen paranee. Nämä molemmat seikat rauhoittavat varmasti hiljaiseen

raportointiin siirtyvän osaston tunnelmaa.

Hiljaista raportointia käyttävät kokivat sen myös mahdollistavan yksilöllisen tiedonsaannin.

Jokainen voi itsenäisesti potilastietojärjestelmistä valita, mitä tietoa potilaan hoitoon tarvitsee

ja kuinka paljon. Näin ollen juuri oleellinen tieto välittyy sitä tarvitsevalle. Hyvänä asiana

koettiin myös se, että raportoitava tieto ei ole muistin varassa ja että kaikki tulkinnat, asenteet

ja ennakkoluulot jäävät pois. Suullisessa raportoinnissa saatetaan usein huomaamattaan

välittää esimerkiksi ennakkoasenteita potilasta kohtaan. Hiljaista raportointia ei-käyttävät

vastaajat kokivat hiljaisen raportoinnin vahvuutena myös sen, että tieto on saatavilla paikasta

riippumatta eri toimijoilla samaan aikaan. Tämä asia on kuitenkin enemmän sähköisten

potilastietojärjestelmien tuoma etu kuin suoraan hiljaisen raportoinnin etu.

26

Toisaalta hiljaisella raportoinnilla on koettu olevan myös epäedullisia puolia. Hiljaista

raportointia käyttävät osastot ja hiljaista raportointia ei-käyttävät osastot kokivat

raportointimuodon suurimpana heikkoutena sen, että se edellyttää hyvää kirjaamista. Ennen

kuin hiljainen raportointi onnistuu, on kirjaaminen saatava hyvälle tasolle. Keskeisten

asioiden kirjaaminen oikeisiin kohtiin on varmistettava. Kaikkien käyttäjien tulee löytää tieto,

ja sen tulee välittyä ilman, että tulee potilasturvallisuusongelmia. Nämä tiedonsiirto- ja

potilasturvallisuusongelmat mainittiin molemmissa ryhmissä hiljaisen raportoinnin

heikkoudeksi. Hoitotyön johtajien on järjestettävä tarvittavat tietokoneet ja mahdollistettava

rauhallinen tila raportin lukemiseen. Myös sijaiset ja opiskelijat, uudet työntekijät on

opetettava löytämään keskeinen tieto potilastietojärjestelmistä. Hiljaisen raportoinnin

käyttäjistä 15 % koki sen heikkoutena tietojärjestelmäongelmat. Näitä luonnollisesti pyritään

välttämään, mutta ehkä tietojärjestelmäongelmien varalle voitaisiin myös miettiä yhteisiä

toimintatapoja jo etukäteen.

Molemmat ryhmät pitivät hiljaisen raportoinnin heikkoutena vuorovaikutuksen, vertaistuen ja

yhteisen pohdinnan vähentymistä. Näiden vähentyessä opiskelijoiden oppiminen ja

kokeneiden hoitajien hiljaisen tiedon siirtyminen olivat vastaajien mielestä raportin

yhteydessä vähentyneet. Myös kirjallisuuden mukaan tiimityöskentely on vähentynyt (Dufault

ym. 2010) hiljaiseen raportointiin siirtymisen myötä. Hiljaisella raportoinnilla on ollut

negatiivinen vaikutus opiskelijoiden oppimiselle, erilaiset työtavat ja hoitokokonaisuudet

hahmottuivat suullisessa raportissa paremmin (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005).

Suullisessa raportoinnissa hoitajat suunnittelevat potilaan hoitoa, vahvistavat yhteishenkeään,

kouluttavat ja tukevat toisiaan ja jakavat arvoja (Nelson & Massey 2010).

Raportointitilaisuudet ovat tärkeitä tilaisuuksia työyhteisön arvojen, roolien ja suhteiden

kehittymiselle (Yonge 2008). Hoitajat kokevat saavansa raportointitilaisuuksien aikana

emotionaalista ja sosiaalista tukea toinen toisiltaan (Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym.

2003). Tämä menetys tulisikin korvata jollakin uudella tavalla. Osastot voivat miettiä, mikä

olisi heille sopiva tapa turvata vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta ja arvojen

jakamien. Tulisiko tätä toimintaa varten järjestää omia tilaisuuksiaan? Vai löytävätkö nämä

tulevaisuudessa oman luonnollisen paikkansa ilman eritystä järjestettyä tilaisuutta?

Hiljaisen raportoinnin mahdollisuuksina pidettiin samoja asioita kuin hiljaisen raportoinnin

vahvuuksina: ajansäästöä, kirjaamisen laadun parantamista ja yksilöllisiin tiedontarpeisiin

vastaamista. Uutena asiana mahdollisuuksissa oli molemmissa ryhmissä nähty joustavat

27

työajat. Uusi raportointikäytäntö mahdollistaa työn alkamis- ja loppumisajankohdan

uudelleen miettimisen. Työvoimaa saadaan ohjattua kiirehuippuihin. Osastoilla voidaan

mahdollisesti toteuttaa erilaisia työvuoroja ja vaikkapa rakentaa toimintaa ajallisesti ihan

uudella tavalla.

Hiljaisen raportoinnin uhkina vastaajat kokivat huonon kirjaamisen. Jos kirjaaminen on

huonoa, keskeisen tiedon välittyminen ja potilasturvallisuus vaarantuvat.

Potilastietojärjestelmät todettiin myös uhaksi hiljaiselle raportoinnille. Erityisesti

järjestelmien toimimattomuus ja lokeroisuus muodostavat uhan. Hoitotyöntekijöiden ja

hoitotyön johtajien tuleekin olla aktiivisesti mukana kehittämässä potilastietojärjestelmiä.

Uhkana nähtiin myös henkilökunnan riittämättömät atk-taidot. Tämä uhka on helposti

poistettava riittävällä koulutuksella, huomioiden myös sijaiset.

Hiljaiseen raportointiin siirtymättömyydelle mainittiin kolme syytä. Selkeästi vahvin syy oli

henkilökunnan vastustus, tämän ilmoitti 54 % vastaajista. Henkilökunnan vastustusta saattaisi

lieventää lisätieto hiljaisen raportoinnin tuomista hyödyistä. Esimerkiksi tieto siitä, että 85 %

hiljaista raportointia käyttävistä kollegoista kokee sen vahvuudeksi ajansäästön, voisi saada

ajattelemaan, että myös meidän yksikössä voitaisiin säästää aikaa ja saada sitä lisää

tärkeimpään, potilaan hoitoon. Erittäin tärkeää on myös hyödyntää hiljaista raportointia

pitkään käyttäneiden yksiköiden kokemustietoa. Organisaatiossa on hiljaisesta raportoinnista

jopa 11 vuoden kokemustietoa, eikö tätä tulisi käyttää rohkeasti hyväksi, uusien osastojen

siirtyessä hiljaisen raportoinnin pariin? Näin vältettäisiin myös toinen hiljaiseen raportointiin

siirtymättömyyden syy, epäonnistunut kokeilu. Kolmantena syynä mainittiin kirjaamisen

riittämätön taso. Kirjaaminen on hyvin keskeinen tekijä hiljaisen raportoinnin onnistumisessa.

Hiljaisella raportoinnilla koetaan olevan monia vahvuuksia, niitä on määrällisestikin mainittu

kyselyssä eniten. Tietoa näistä vahvuuksista tulisi jakaa kaikille. Hiljainen raportointi tarjoaa

myös monia mahdollisuuksia, ja niihin tulisi myös organisaatiossa rohkeasti tarttua. Erityistä

huomiota tulisi kuitenkin kiinnittää heikkouksien voittamiseen, esimerkiksi juuri kirjaamista

parantamalla. Kyselyssä esiin tulleita uhkia tulisi kaikin keinoin pyrkiä välttämään.

Esimerkiksi miettimällä, miten estetään tiedonkulun katkot ja toimimalla sen mukaisesti,

voitetaan yksi hiljaisen raportoinnin koettu uhka.

28

LÄHTEET

Baldwin, L. & McGinnis, C. 1994. A computer generated shift report. Nursing Management. 25 (9), 61–64.

Barbera, M. L., Conley, R. & Postell, M. 1998. Notes from the field, A silent report. Nursing Management. 29 (6), 66–67.

Dufault, M., Ehmann, J., Hehl, R., Lavin, M., Martin, V., Moore, M.A., Sargent, S., Stout, P. &Willey, C. 2010. Translating an evidence-based protocol for nurse-to-nurse shift handoffs. Worldviews on Evidence based Nursing. 7 (2), 59–75.

Hallila, L. 2005. Raportointikäytäntöjen kehittäminen hoitotyössä. Teoksessa Hallila, L. (toim.) Näyttöön perustuva hoitotyön kirjaaminen. Helsinki: Tammi, 126–135.

Kauppila, W. & Boucht, S. 2008. Suullinen ja kirjallinen raportointi lastenklinikalla. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kehittämisprojekti.

Lamond, D. 2000. The information content of the nurse change of shift report: a comparative study. Journal of Advanced Nursing. 31 (4), 794 – 804.

Nelson, B.A. & Massey, R. 2010. Implementing an Electronic Change of Shift Report to Using Transforming Care at the Bedside Processes and Methods. The Journal of Nursing Administration. 40 (4), 162–168.

Puumalainen, A., Långstedt, K. & Eriksson, E. 2003. Suullisesta raportoinnista kirjalliseen tiedonvälitykseen. Tutkiva Hoitotyö. 1 (1), 4–9.

Sexton, A., Chan, C., Elliot, M., Stuart, J., Jayasuriya, R. & Crookes, P. 2004. Nursing Handovers: Do we really need them? Journal of Nursing Management. 12 (1), 37–42.

Turtiainen, T. 2005. Hoitotyön kirjaamiseen perustuva raportointikäytäntö osastolla K10 Helsingin lasten ja nuorten sairaalassa. Teoksessa Hallila, L. (toim.) 2005. Näyttöön perustuva hoitotyön kirjaaminen. Helsinki: Tammi, 126–131.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön toimintaohjelma 2010–2015. www.vsshp.fi/.../A.Isotalo%20HoiTato%20vsshp.ppt_UUSI2.pdf. Luettu 3.5.2011.

Yonge, O. 2008. Shift report: a ritual play on a residential adolescent psychiatric unit. Journal of Psychiatric and Mental Health Nursing. 15, 45–51.

Turun yliopisto, hoitotieteen laitos Hiljainen raportointi Laura Laukkanen 2011

29

LIITE 1: Hiljainen raportointi, kyselylomake

HILJAISEN RAPORTOINNIN VAHVUUDET, HEIKKOUDET, MAHDOLLISUUDET JA UHAT – KYSELYLOMAKE Vastausohje: Kyselylomakkeessa tiedustellaan näkemyksiä hiljaisesta raportoinnista. Vastaa seuraaviin kysymyksiin ja kirjoita vastauksesi kysymyksen alle Word-ohjelmalla. Tilaa vastaukselle saat painamalla enter -painiketta jokaisen kysymyksen alla.

1. Miten määrittelet hiljaisen raportoinnin? Mitä se mielestäsi tarkoittaa?

2. a) Onko osastollasi käytössä hiljainen raportointi? b) Jos on, niin kuinka kauan se on ollut käytössä? C) Jos on, niin mihin vuorokauden aikoihin? d) Jos on, niin miten se toteutetaan?

3. Mihin potilastietojärjestelmään osastollasi kirjataan hoitotyötä?

4. Mitkä tekijät ovat mielestäsi hiljaisen raportoinnin vahvuudet?

5. Mitkä tekijät ovat mielestäsi hiljaisen raportoinnin heikkoudet?

6. Mitkä tekijät ovat mielestäsi hiljaisen raportoinnin mahdollisuuksia?

7. Mitkä tekijät ovat mielestäsi hiljaisen raportoinnin uhkia?

8. a) Jos vastasit kysymykseen kaksi ei, niin perustele miksi osastollasi ei ole otettu hiljaista raportointia käyttöön?

b) Oletko ajatellut ottaa hiljaisen raportoinnin käyttöön?

KIITOS VASTAUKSESTASI!

Turun yliopisto, hoitotieteen laitos Hiljaisen raportoinnin käyttö Tyksin Mirandaan ja iPanaan kirjaavilla osastoilla Laura Laukkanen Joulukuu 2011

30

LIITE 2: Hiljaisen raportoinnin käyttö Tyksin Mirandaan ja iPanaan kirjaavilla osastoilla

OSASTON NUMERO

OSASTON NIMI ONKO HILJAINEN RAPORTOINTI KÄYTÖSSÄ?

KUINKA KAUAN OLLUT KÄYTÖSSÄ?

MIHIN VUOROKAUDEN AIKAAN?

OPERATIIVISEN HOIDON TULOSRYHMÄ Kirurgian klinikka 210 Neurokirurgian osasto ei käytössä 211 + 219 Sydän- ja

rintaelinkirurgian os. ei käytössä

213 Urologian osasto käytössä n. 2kk päiväraportti 215 Rintarauhas- ja

plastiikkakirurginen, endokrinologinen osasto

käytössä n. 2 vuotta päiväraportti

216 Gastrokirurgian osasto ei käytössä 219 + 211 Verisuonikirurgian osasto ei käytössä 233 Gastrokirurgian osasto ei käytössä 283 Kirurgian vuodeosasto ei käytössä Ortopedian ja traumatologian klinikka 214 Traumatologian osasto ei käytössä 232 Ortopedian osasto käytössä 11 vuotta kaikki raportit 234 Ortopedian osasto käytössä 1,5 vuotta aamu- ja iltaraportti 235 Ortopedian osasto käytössä 1,5 vuotta päiväraportti Naistenklinikka 314 Naistentautien osasto käytössä n. 5 vuotta kaikki raportit 360 Synnytysosasto ei käytössä 310 Lapsivuodeosasto käytössä n. 5 vuotta päiväraportti 311 Lapsivuodeosasto käytössä n. 6 vuotta kaikki raportit 312 Prenataaliosasto käytössä 1 vuosi aamu- ja

päiväraportti Silmäklinikka 510 Vuodeosasto ei käytössä Korva-, nenä- ja kurkkutautien klinikka 515 Vuodeosasto

ei käytössä

Turun yliopisto, hoitotieteen laitos Hiljaisen raportoinnin käyttö Tyksin Mirandaan ja iPanaan kirjaavilla osastoilla Laura Laukkanen Joulukuu 2011

31

OSASTON NUMERO

OSASTON NIMI ONKO HILJAINEN RAPORTOINTI KÄYTÖSSÄ?

KUINKA KAUAN OLLUT KÄYTÖSSÄ?

MIHIN VUOROKAUDEN AIKAAN?

KONSERVATIIVISEN HOIDON TULOSRYHMÄ Sisätautien klinikka 011 Vuodeosasto ei käytössä 012 Vuodeosasto käytössä 1v10kk iltapäivä- ja

iltaraportti 013 + 611 Vuodeosasto EI VASTAUSTA 014 Vuodeosasto ei käytössä 015 Vuodeosasto EI VASTAUSTA 016 Munuaisvuodeosasto ei käytössä 017 Vuodeosasto ei käytössä 018 Reumatautien

vuodeosasto EI VASTAUSTA

026 Dialyysiosasto ei käytössä 082 Vuodeosasto käytössä 2 vuotta viikonloppuisin

aamu- ja päiväraportti

Keuhkosairauksien klinikka 111 Vuodeosasto käytössä n. 3 vuotta kaikki raportit 112 Vuodeosasto käytössä n. 2 vuotta

kaikki raportit

Lastenklinikka 411 Lastenkirurginen osasto käytössä 3 vuotta päiväraportti 412 Lasten osasto käytössä n. 2 vuotta päivä- ja iltarap. 415 Lasten infektio-osasto käytössä 3 vuotta osittain 416 Lasten hematologinen

osasto käytössä 3 vuotta päivä- ja iltaraportti

417 Lastenneurologian osasto käytössä 4 vuotta päiväraportti Iho- ja sukupuolitautien klinikka 611 + 013 Vuodeosasto EI VASTAUSTA Neurologian klinikka 712 Aivohalvausyksikkö vaihtelevasti 6kk kaikki raportit 714 Vuodeosasto ei käytössä Syöpätautien klinikka 810 Vuodeosasto EI VASTAUSTA 811 Vuodeosasto käytössä n. 2 vuotta päiväraportti Kuntoutusklinikka 913 Kuntoutusosasto EI VASTAUSTA Yhteensä 40 osastoa, osastot 211+219 ja 013+611 yhdysosastoja