Hillerød Kommune · ning på nettet. Med den digitale kommunikation og sociale medier er det vores mål: undersøge, hvorvidt og hvordan sociale medier Forsat at styrke den digitale

Hillerød Kommune

Kommunikationspolitik 2017—2020

Hillerød Kommune

Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de forskellige områder af Hillerød Kommunes kommu-

nikation, og hvordan vi kan optimere kommunikation internt, med borgerne, på de sociale platfor-

me, i pressen og branding af Hillerød Kommune.

SIDE 2

Kommunikation er noget vi alle har til fælles i Hillerød Kom-

mune. Vi er ca. 5000 medarbejdere , og vi kommunikerer

dagligt med borgere, virksomheder, organisationer og andre

vigtige samarbejdspartnere på mange forskellige platforme.

En god kommunikation kræver, at vi hele tiden optimerer og

skaber dialog om kommunikation internt i virksomheden,

mellem medarbejdere i samme team, på tværs af afdelinger,

chef og medarbejder.

Her kan du læse en sammenfatning af de grundliggen-

de værdier for kommunikation i Hillerød Kommune:

PROFESSIONEL – det betyder, at vi kan stå inde for det faglige indhold i vores kommunikation, og vi altid hen-

viser en borger til anden hjælp, hvis man ikke kan svare på et spørgsmål.

RESPEKTFULD – Vi gør os umage med, at vores kommunikation er fordomsfri, forståelig og anerkendende.

Det kan som eksempel betyde, at en borger får et held og lykke med på vejen efter en afsluttet sagsbehand-

ling.

KLAR & PRÆCIS - Vi bestræber os på altid at formidle i et klart og letforståeligt sprog, der tager udgangspunkt i

modtagerens behov, uanset om de er interne eller eksterne.

VEDKOMMENDE – Vi tager altid udgangspunkt i, hvem vi kommunikerer med, hvilken situation vi er i, og på

hvilken platform vi kommunikerer.

KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020

Hvorfor en kommunikationspolitik?

SIDE 3

HILLERØD KOMMUNE

Værdierne i kommunikationspolitikken er sammenfat-

tet på baggrund af kommunens værdisæt og vision

Læring og Livskraft, og de skal altid være udgangspunkt

for vores kommunikation.

Kommunikationspolitikken skal bidrage til, at borgerne

får god information og vejledning, uanset om de møder

dig som medarbejder i et lokalcenter, en børnehave, på

biblioteket, et plejehjem eller på rådhuset. God kom-

munikation styrker dialog, engagement, samskabelse

og erfaringsudvekling, og det betyder at vi løser vores

opgaver bedre.

En fælles kommunikationspolitik er ikke et udtryk for,

at al kommunikation fra Hillerød Kommune sker på

samme måde. Vi er en organisation med ca. 200 skoler,

plejecentre og andre institutioner, og de enkelte ar-

bejdssteders individuelle særpræg spiller en vigtig rolle.

Kommunikationen til og blandt medarbejderne skal på

samme måde tage højde for forskelligheder.

Kommunikationspolitikken er en præsentation af de

vigtigste kommunikationsområder, de værdier vi arbej-

der ud fra, og hvordan vi arbejder med kommunikation

i praksis. Samtidig udpeger politikken vores vigtigste

kommunikationskanaler og målgrupper. Med kommuni-

kationspolitikken har vi et værktøj til at videreudvikle en fælles

kommunikationskultur i Hillerød Kommune.

I det følgende kan du læse om de principper og mål-

sætninger, Hillerød Kommune har fastlagt for de enkel-

te områder af kommunikation; Kommunikation med

borgerne, Sociale medier og digital kommunikation,

Intern kommunikation, Pressearbejde og Branding og

design.

SIDE 4


SIDE 5

Kommunikation med

borgerne

Som kommune er én af vores vigtigste opgaver at ha-

ve en god kontakt med borgerne og sikre, at de ople-

ver en professionel og sammenhængende borgerser-

vice. En god kommunikation med borgerne kommer

ikke af sig selv, og det er noget, vi hele tiden skal arbej-

de med at opnå.

Når vi kommunikerer med borgere, virksomheder og

andre samarbejdspartnere, er det vores mål:

At vi tager udgangspunkt i borgernes situation

og har blik for, hvad den enkelte borger har

brug for af vejledning, information og viden.

At vi svarer professionelt, præcist og imøde-

kommende på spørgsmål, uanset hvor eller

hvem de kommer fra.

At vi har fokus på at gøre det nemt og tilgænge-

ligt for både borgere og virksomheder at anven-

de de digitale selvbetjeningsløsninger på

www.hillerod.dk

At vi kommer med fyldestgørende svar ved før-

ste henvendelse og holder tidsfristen for svar.

At vi inddrager borgerne, virksomheder og inte-

resseorganisationer i de sammenhænge, hvor

deres viden kan forbedre og effektivisere kom-

munikationen fra Hillerød Kommune.

At kommunikationen altid sker inden for den

gældende lovmæssige ramme på det enkelte

fagområde.

Eksempler på aktiviteter

Personlig dialog/kommunikation

Telefonbetjening, breve, mails og sms

Kommunikation via sociale medier (Facebook +

LinkedIn)

Hillerød Kommunes hjemmeside (hillerod.dk)

Dagsordner og referater

Informationsannoncer i lokalpressen

Borgermøder

HILLERØD KOMMUNE

SIDE 6

Kommunens hjemmeside og de sociale medier er vigti-

ge kanaler for den eksterne kommunikation med bor-

gere, virksomheder, organisationer og pressen.

De fleste borgere har taget de digitale muligheder til

sig og stiller øgede krav til information og selvbetje-

ning på nettet.

Med den digitale kommunikation og sociale medier er

det vores mål:

Forsat at styrke den digitale kommunikation, så

vi følger med brugerens behov, og vi lever op til

de fælleskommunale- og offentlige målsætnin-

ger for digital kommunikation. Hillerød Kommu-

ne fik ny hjemmeside i 2015, hvor der er lagt

stor vægt på at optimere selvbetjeningsløsnin-

ger, bedre søgemuligheder og et mere oversku-

eligt design.

At intensivere brugen af de sociale medier. Vi

har oprettet en central Facebookside for kom-

munen. Tovholderfunktionen er placeret i det

centrale kommunikationsteam, men rigtig man-

ge af kommunens områder bidrager med histo-

rier til siden. Facebook fungerer som vores sam-

lede talerør for kommunen, hvor vi møder bor-

gerne på de platforme, som de i stigende grad

anvender.

At servicere vores borgere på en ny og effektiv

måde via de sociale medier, og samtidig få for-

talt de historier vi normalt ikke får fortalt gen-

nem vores andre kommunikationskanaler. Ved

den stigende brug af sociale medier får vi mulig-

hed for at brande Hillerød Kommune på en ny

og mere visuel måde.

Sociale medier er i hastig udvikling, og med me-

dier som fx Facebook, Instagram, Snapchat og

LinkedIn er mulighederne mange. Vi vil derfor

undersøge, hvorvidt og hvordan sociale medier

kan anvendes, så de indgår i de generelle medie

-strategiske overvejelser, og hvordan vi kan an-

vende dem strategisk.

Digital kommunikation og sociale medier



Gode historier og serviceinfo på Facebook

Film på Facebook

Facebookkurser for medarbejdere

Borgerdialog på Facebook

Jobopslag og artikler på LinkedIn

SIDE 7

FOTO: Fotografs navn

Billedtekst indsættes her. Ved mørke billeder

ændres skriftfarven til hvid.

HILLERØD KOMMUNE

SIDE 8

SIDE 9

God intern kommunikation er en forudsætning for et

godt arbejdsmiljø, høj effektivitet og en god ekstern

kommunikation.

Når den interne kommunikation fungerer, kan medar-

bejdere og ledere kommunikere optimalt med omver-

denen. Det skaber engagement, interesse og tillid

blandt kolleger og ledelse og bidrager samtidig til en

offensiv videndeling på tværs af organisationen.

God intern kommunikation er en blanding af central

og lokal kommunikation og skaber en sammenhæng

mellem mål, beslutninger og aktiviteter. Jo bedre kom-

munikationen er internt, jo mindre ressourcespild,

langsomme arbejdsgange og misforståelser.

Når vi kommunikerer internt i Hillerød Kommune, er

det vores mål at:

Vi kommunikerer klart og rettidigt. Dermed sik-

rer vi, at medarbejderne er informerede og der-

med kan bidrage til at videreudvikle kommunen

som en god og attraktiv arbejdsplads.

Vi integrerer kommunikation i vores opgaver,

projekter og arbejdsgange. Når vi sætter en ny

opgave eller projekt i søen, er kommunikation

et vigtigt element fra start, som både skal un-

derstøtte en proces og et endeligt slutprodukt.

Vi koordinerer kommunikation. Det betyder, at

vi altid har fokus på at inddrage og orientere de

grupper af medarbejdere, som bliver berørt

væsentligt af et budskab eller som skal bidrage

til at udvikle en proces eller opgave.

Ledere, chefer og medarbejdere i Hillerød Kommune

har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation.

Alle har pligt til selv at opsøge information og holde sig

orienteret via de kanaler, kommunen stiller til rådig-

hed (intranet, nyhedsmails, interne møder mv.).

Som leder har du ansvar for at informere dine medar-

bejdere om overordnede mål og beslutninger, som

berører dine medarbejdere.

Intern kommunikation


Hilleroden

Nyhedsbreve (fra bl.a. Direktionen)

Personalemøder

Månedlige husmøder på rådhuset

Undervisning / kurser

Introduktion af nye medarbejdere

Projektkommunikation

HILLERØD KOMMUNE

SIDE 10


Sammen med Hillerød Kommunens hjemmeside er

pressen den mest anvendte kanal til at informere bor-

gerne om hvilke initiativer og beslutninger, der bliver

taget i kommunen.

Pressen spiller en betydelig rolle for, hvordan offentlig-

heden opfatter kommunen, og det er i pressen, den

daglige debat og kommunikation foregår. Samtidig er

pressen med til at profilere Hillerød Kommune over

for resten af landet. I Hillerød Kommune bestræber vi

os derfor på at have et godt og konstruktivt forhold til

pressen, og vi står til rådighed, når de kontakter os.

Når vi arbejder med pressen, er det vores mål at:

Pressen skal have let og hurtig adgang til rele-

vante, præcise og troværdige oplysninger.

Vi er åbne over for journalisters henvendelser

og proaktive i forhold til pressen. Vi bestræber

os på at servicere journalisterne på bedste vis,

vi ringer altid tilbage, og vi har respekt for, at

journalisterne ofte arbejder med en stram

deadline.

Alle medarbejdere i kommunen ved, hvordan

de skal forholde sig, hvis de bliver kontaktet af

pressen eller ønsker at tage kontakt til pressen.

Via et systematisk og proaktivt pressearbejde vil

Hillerød Kommune fortsat skabe et stærkt ima-

ge både internt blandt medarbejderne og eks-

ternt blandt borgere, erhvervsliv og samar-

bejdspartnere.

Det står beskrevet i kommunens pressevejled-

ning, hvordan både ledere og medarbejdere

skal forholde sig, når de bliver kontaktet af pres-

sen. Pressevejledningen er med til at sikre en

høj kvalitet i pressekontakten og fortæller klart

om presseansvar. Pressevejledningen findes på

kommunens intranet under kommunikation.

Presse — en åben kommune


Pressemeddelelser og nyheder

Medieovervågning

Kontakt med pressen

Medietræning og krisehåndtering

Kurser/undervisning i håndtering af pressen

internt

SIDE 11

HILLERØD KOMMUNE

SIDE 12


SIDE 13

Vi brander Hillerød Kommune med det mål at tiltrække

nye borgere og erhverv til fx den nye bydel Favrholm

og boligområdet Frederiksbro i løbet af de kommende

år. Det kan gøres gennem forskellige aktiviteter som

digitale tilflytningskampagner, velkomstfilm og annon-

cer i den trykte presse og på de sociale medier. Vi har

fokus på borgere, som allerede bor i kommunen og

potentielle tilflyttere. Brandingindsatsen planlægges,

så der er sammenhæng med C4s branding af kommu-

nen, som et attraktivt sted at drive virksomhed.

I Hillerød Kommune har vi en designvejledning, som

understøtter kommunens værdier, og som fungerer

som platform for en sammenhægende kommunikati-

on. En gennemgående designlinje er vigtig for at signa-

lere en stærk visuel identitet for kommunen og en god

kommunikation.

Det vil vi nå med vores designlinje:

At vi i vores kommunikation signalerer den sam-

me afsender – nemlig Hillerød Kommune, uan-

set om produktet er et brev, en mail, en folder,

en beklædningsdel eller en beredskabsbil.

At der er en tydelig sammenhæng mellem Hille-

rød Kommunes designlinje og kommunens

hjemmeside.

At vi har et fælles visuelt design, samtidig med

at institutionerne har mulighed for at vise deres

egen grafiske identitet dog sådan, at tilhørsfor-

holdet til Hillerød Kommune er markeret med

bomærket.

Branding og design


Designmanual

Informationsannoncer

Stillingsannoncer

Brochurer/pjecer

Skilte

HILLERØD KOMMUNE

SIDE 14

Kommunikationspolitikken suppleres af årlige kommu-

nikationsindsatser. Indsatserne skal godkendes af

direktionen.

Her kan du hente hjælp

Skal du sende en pressemeddelelse ud, lave en folder

eller kommunikationsplan, så kan du hente hjælp og

vejledning på Hilleroden under ’Sådan gør du – Kom-

munikation’, hvor du finder en række brugbare værk-

tøjer til at gennemføre forskellige typer af kommunika-

tion:

Pressevejledning

Designvejledning

Sproget i Hillerød

Den gode sagsfremstilling

Kommunikationsplan for projekter

Kommunikations-

politikken føres

ud i livet

Indsatser i 2017

Videoindsats

Sociale medier

Intranet


SIDE 15

INDSÆT BROCHURETITEL HER

Hillerød Kommune

Kommunikation

Trollesminde alle 27

3400 Hillerød

Www.hillerod.dk

Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de

forskellige områder af Hillerød Kommunes

kommunikation, og hvordan vi kan optimere

kommunikation internt, med borgerne, på de

sociale platforme, i pressen og branding af

Hillerød Kommune.

Documents

Hillerød Kommune · ning på nettet. Med den digitale kommunikation og sociale medier er det vores mål: undersøge, hvorvidt og hvordan sociale medier Forsat at styrke den digitale