Hướng d n Nghi p v qu n lý h - Hậu Giang Provinceccvc.haugiang.gov.vn/download/[HDSD] - QuanlyNghiepvuHoso.pdf · Hình 21: h h n h iếp nhận l i úc nà giao diện của

Phần mềm Quản lý hồ sơ

cán bộ, công chức, viên chức

Hướng dẫn Nghiệp vụ quản lý hồ sơ

Dành cho: Cán bộ tổ chức

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG

Đà Nẵng, ngày 15 tháng 9 năm 2016

Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Trung tâm CNTT & Truyền thông Đà Nẵng - http://www.dnict.vn 2

MỤC LỤC

1 Nghiệp vụ điều động ...................................................................................... 4

1.1 Điều động CBCCVC .......................................................................................... 4

1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC ................................................................ 6

1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC ................................................................ 7

1.4 Danh sách đã điều động CBCCVC .................................................................... 8

2 Nghiệ ụ thu n chu ển nội bộ ................................................................... 9

3 Nghiệ ụ c đi h c à tiế nhận i hồ sơ ................................................. 10

3.1 Chức n ng c đi h c ........................................................................................ 10

3.2 Chức n ng iế nhận i ............................................................................... 14

3.2.1 u cầu tiế nhận i hồ sơ ....................................................................... 15

3.2.1.1 Thêm m i u cầu tiế nhận i ......................................................... 15

3.2.1.2 a u cầu tiế nhận i ................................................................... 17

3.2.2 ác nhận u cầu tiế nhận i ................................................................. 17

3.2.3 iế nhận hồ sơ ......................................................................................... 18

4 Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC .............................................................. 20

5 Nghiệp vụ bình bầu CBCCVC .................................................................... 21

6 Nghiệp vụ nghỉ hưu ..................................................................................... 22

6.1 Lập danh sách nghỉ hưu ................................................................................... 22

6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu ......................................................................... 23

6.3 Danh sách chờ x lý nghỉ hưu ......................................................................... 25

6.4 Danh sách đã nghỉ hưu ..................................................................................... 27

7 Nghiệp vụ bổ nhiệm l i ................................................................................ 28

7.1 Lập danh sách bổ nhiệm l i ............................................................................. 29

7.2 Danh sách chờ duyệt bổ nhiệm l i ................................................................... 29

7.3 Danh sách chờ bổ nhiệm l i ............................................................................. 32

7.4 Danh sách đã bổ nhiệm l i ............................................................................... 33

8 Nghiệp vụ nâng ương thường xuyên .......................................................... 33

8.1 Lậ danh sách nâng ương thường xuyên ........................................................ 34

8.2 Danh sách chờ duyệt nâng ương thường xuyên .............................................. 34



8.3 Danh sách chờ nâng ương thường xuyên ....................................................... 36

8.4 Danh sách đã nâng ương thường xuyên .......................................................... 37



1 Nghiệp vụ điều động

1.1 Điều động CBCCVC

T i giao diện hiển thị danh sách trích ngang, Cán bộ tổ chức của cơ sở

(CBTCCS) có thể tích ch n các CBCCVC muốn thực hiện điều động, sau đ bấm

ch n nút Điều động , như hình b n dư i.

Hình 1: Điều động CBCCVC

Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận.

Hình 2: Thông báo yêu cầu xác nhận điều động CBCCVC

Bấm ch n OK để tiếp tục. Bấm ch n Cance để bỏ qua.

Nếu ch n OK , hệ thống hiển thị giao diện để nhậ các thông tin điều động

của các hồ sơ đã ch n(nếu các hồ sơ c một số thông tin điều động giống nhau thì điền

ở đâ , nếu không thì bấm Á dụng để sang bư c tiếp theo).



Hình 3: Biểu mẫu nhập thông tin điều động CBCCVC

Hình 4: Chuyển hồ sơ điều động CBCCVC

Ch n đơn ị chuyển đến, nhập thông tin ngày chuyển, số quyết định điều động,

ngà điều động, sau đ bấm Chu ển hồ sơ .

Hình 5: Xác nhận chuyển hồ sơ điều động CBCCVC

Hệ thống yêu cầu xác nhận điều động. Bấm ch n OK để thực hiện, hoặc bấm

ch n Cance để hủy bỏ điều động.



1.2 Xác nhận điều động hồ sơ CBCCVC

Sau khi thực hiện nghiệp vụ điều động hồ sơ thành công, CB CCS hải thực

hiện bư c ác nhận điều động để kiểm tra l i thông tin và xác nhận điều động hồ sơ

CBCCVC đi đơn ị khác. CBTCCS vào thẻ Điều động, sau đ ch n ào Danh sách

chờ xác nhận

Hình 6: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC

Tiếp theo CBTCCS tích ch n vào các hồ sơ, rồi bấm ào nút ác nhận điều

động để hoàn thành việc điều động hồ sơ CBCCVC.

Hình 7: Thao tác xác nhận điều động CBCCVC



1.3 Tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC

Sau khi được đơn ị khác điều động hồ sơ đến đơn ị CBTCCS quản lý,

CBTCCS thực hiện việc tiếp nhận điều động hồ sơ CBCCVC ề đơn ị của mình t i

Danh sách chờ tiếp nhận.

Hình 8: Danh sách chờ xác nhận điều động CBCCVC

Nếu hồ sơ bị chuyển nhầm đến đơn ị, hoặc các thông tin sai lệch, thì CBTCCS

có thể từ chối điều động để trả hồ sơ trở l i đơn ị ban đầu bằng cách bấm ào nút ừ

chối t i danh sách chờ tiếp nhận

Hình 9: Từ chối điều động CBCCVC

Để tiếp nhận hồ sơ điều động, CBTCCS bấm ào nút iếp nhận HS t i danh

sách



Hình 10: Tiếp nhận điều động CBCCVC

Sau khi bấm Tiếp nhận, thì phần mềm sẽ hiển thị giao diện tiếp nhận hồ sơ

Hình 11: Biểu mẫu tiếp nhận điều động CBCCVC

1.4 Danh sách đã điều động CBCCVC

CBTCCS bấm ch n vào thẻ Điều động , sau đ ch n ào Danh sách đã điều

động t i đơn ị . T i đâ CB CCS c thể xem được danh sách lịch s điều động.



Hình 12: Quản lý điều động CBCCVC

2 Nghiệp vụ thuyên chuyển nội bộ

Để s dụng nghiệp vụ hu n chu ển nội bộ , CB CCS ào Quản lý hồ sơ,

t i danh sách trích ngang, ch n các hồ sơ cần thuyên chuyển, sau đ ch n vào ô

Nghiệp vụ à ch n hu n chu ển nội bộ



Hình 13: Thuyên chuyển nội bộ

Sau khi bấm hu n chu ển nội bộ , hần mềm sẽ hiển thị biểu mẫu để nhập các

thông tin cần thiết

Hình 14: Biểu mẫu nhập thông tin thuyên chuyển nội bộ

Sau khi nhậ các thông tin đầ đủ, CBTCCS bấm ào nút ưu để hoàn thành, sau

khi ưu thành công, thì hồ sơ sẽ tự động được cập nhật ào quá trình công tác đúng i

thông tin mà CBTCCS vừa nhập.

3 Nghiệp vụ c đi h c v tiếp nhận i hồ sơ

3.1 Ch c n ng c đi h c

Để s dụng chức n ng C đi h c , CBTCCS ào hần Quản hồ sơ, sau đ

ch n thẻ Danh sách tr ch ngang , sau đ t ch ch n các hồ sơ cần được c đi h c.

Ch n nút Nghiệp vụ , rồi ch n ào C đi h c như hình sau:



Hình 15: h t h n hồ sơ để đi h

Sau khi xác nhận đồng c các hồ sơ nà , hần mềm sẽ hiển thị một giao diện

chứa nh ng hồ sơ ừa bấm c đi h c

Hình 16: i i n đi h

i đâ , một số thông tin cơ bản của hồ sơ CBCCVC sẽ được tự động hiển thị,

cán bộ tổ chức chỉ cần nhậ th m các thông tin Ngà c đi h c, Số QĐ, Ngà QĐ,

Nư c Đ , rường Đ .



Hình 17: h t nhập thông tin h hồ sơ đ đi h

Cán bộ tổ chức c thể k ch ào nút để hệ thống hiển thị ra nh ng trường c

sẵn để d dàng ch n, hoặc cán bộ c thể g trực tiế t n trường ào.

Sau khi nhậ đầ đủ các thông tin, cán bộ tổ chức k ch ch n để C

đi h c.

Hệ thống sẽ thông báo à đồng thời Danh sách tr ch ngang

c ng được hiển thị i. i đâ không thể thấ được hồ sơ CBCCVC, ì nh ng hồ sơ

đ đã được C đi h c.



Hình 18: nh s h t ch ngang

Để c thể thấ được nh ng hồ sơ hiện đang được C đi h c, thì CBTC ch n

ào thẻ

Hình 19: h t nh s h đi h

Danh sách tr ch ngang sẽ hiển thị thông tin các hồ sơ đang được C đi h c.



Hình 20: nh s h đi h

3.2 Ch c n ng iếp nhận i

Chức n ng iế nhận i được s dụng để iế nhận i các hồ sơ CBCCVC đã

hôi iệc hoặc không còn ở đơn ị n a, nh ng hồ sơ nà hần mềm cho phép cấu

hình để có thể tiếp nhận l i các hồ sơ theo tr ng thái tùy theo nhu cầu s dụng.

Để s dụng chức n ng nà , nga t i giao diện Quản hồ sơ, cán bộ tổ chức

bấm ch n ào thẻ



Hình 21: h t h n th iếp nhận l i

úc nà giao diện của hần mềm sẽ hiển thị Danh sách u cầu tiế nhận i hồ

sơ à Danh sách chờ tiế nhận hồ sơ.

Hình 22: i i n th iếp nhận l i

3.2.1

3.2.1.1 h i u ầu tiếp nhận l i

Để th m m i u cầu tiế nhận i hồ sơ, cán bộ tổ chức ch n nút

, một hộ tho i sẽ hiện n



Hình 23: iểu ẫu th i u ầu tiếp nhận l i hồ sơ

i đâ , cán bộ tổ chức sẽ nhậ t n hồ sơ CBCCVC à các thông tin rồi bấm

Hình 24: iểu ẫu thông tin

Sau khi ưu thành công, Danh sách u cầu tiế nhận i hồ sơ sẽ hiển thị hồ sơ

ừa th m m i, đồng thời thông báo thành công .

Hình 25: h u ầu th nh ông



3.2.1.2 u ầu tiếp nhận l i

i danh sách u cầu tiế nhận i, cán bộ tổ chức t ch ch n các u cầu cần

x a, à ch n nút

Hình 26: nh s h u ầu tiếp nhận l i

Sau khi xác nhận đồng x a, u cầu tiế nhận i hồ sơ nà sẽ được x a khỏi

hệ thống.

3.2.2

Để xác nhận u cầu tiế nhận i, cán bộ tổ chức t ch ch n hồ sơ cần xác nhận,

à ch n nút

Hình 27: h t nhận tiếp nhận l i hồ sơ

Cán bộ tổ chức ch n Ok để xác nhận u cầu.

Sau khi xác nhận thành công, một thông báo ác nhận u cầu thành công ,

Danh sách u cầu tiế nhận i hồ sơ à Danh sách chờ tiế nhận i hồ sơ sẽ tự động

được tải i.



Hình 28: nhận u ầu th nh ông

3.2.3

Để iế nhận hồ sơ, cán bộ tổ chức k ch ch n ào trong Danh sách chờ

tiế nhận i hồ sơ

Hình 29: h t iếp nhận hồ sơ

Sau khi t ch ch n, hần mềm sẽ hiển thị n biểu mẫu, cán bộ tổng hợ bấm nút

ưu để iế nhận i hồ sơ



Hình 30: iểu ẫu thông tin tiếp nhận l i hồ sơ

hần mềm sẽ hiển thị iế nhận i hồ sơ thành công nếu không gặ i gì.

Để kiểm tra hồ sơ đã tiế nhận i thành công ha chưa, cán bộ tổng hợ c thể

ch n thẻ Danh sách tr ch ngang để xem.

Hình 31: Danh s h t h ng ng



4 Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC

Để s dụng chức n ng Nghiệp vụ khen thưởng CBCCVC, CBTCCS kích vào

menu Quản lý hồ sơ, sau đ ch n các hồ sơ cần khen thưởng, và bấm vào Nghiệp vụ,

ch n Khen thưởng.

Hình 32: Thao tác ch n hồ sơ kh n th ởng

Sau khi kích ch n Khen thưởng, để giảm b t thời gian nhập cho CBTCCS,

phần mềm sẽ hiển thị 1 biểu mẫu để nhập thông tin cho tất cả hồ sơ ừa ch n.

Hình 33: Nhập dữ li u mẫu kh n th ởng



Tiếp theo, CBTCCS sẽ nhập các thông tin chi tiết cho từng hồ sơ, ở đâ sẽ tự

động hiển thị các thông tin chung đã được nhập ở biểu mẫu trư c

Hình 34: Thao tác nhập dữ li u kh n th ởng

Sau khi ưu thành công, các hồ sơ được khen thưởng sẽ tự động cập nhật thêm

các quá trình khen thưởng này.

5 Nghiệp vụ bình bầu CBCCVC

Để s dụng chức n ng Nghiệp vụ Bình bầu, CBTCCS vào danh sách trích

ngang và thực hiện theo các bư c sau

Hình 35: Thao tác bình bầu nhiều hồ sơ

Sau đ CB CCS nhập các thông tin liên quan và bấm ưu tương tự như ở nghiệp

vụ Khen thưởng



6 Nghiệp vụ nghỉ hưu

Để quản lý việc nghỉ hưu, CB CCS bấm vào thẻ Nghỉ hưu t i giao diện phần

mềm

Hình 36: Giao di n Quản lý nghỉ h u

6.1 Lập danh sách nghỉ hưu

Để lập danh sách nghỉ hưu, CB CCS ch n các hồ sơ nghỉ hưu, sau đ bấm vào

nút ập danh sách nghỉ hưu



Hình 37: Giao di n Quản lý nghỉ h u

Tiếp theo, phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu để nhập thông tin nghỉ hưu.

T i đâ c thể bấm x a đi các trường hợ dư, hoặc sau khi điền đầ đủ thông tin, thì

bấm ào nút ập danh sách nghỉ hưu

Hình 38: Biểu mẫu nhập li u cá thông tin nghỉ h u

6.2 Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu

Để duyệt nghỉ hưu, CBTCCS bấm vào Danh sách chờ duyệt nghỉ hưu, hệ thống sẽ

hiển thị danh sách các hồ sơ đang chờ duyệt nghỉ hưu.



Hình 39: Danh sách chờ duy t nghỉ h u

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt nghỉ hưu cho hồ sơ CBCCVC thì

sẽ bấm vào các hồ sơ, sau đ bấm vào nút Chuyển đơn ị x lý.

Hình 40: Chuyển đơn vị x lý

Phần mềm sẽ hiển thị biểu mẫu chuyển đơn ị x lý.

Hình 41: Biểu mẫu chuyển x lý

Nếu đơn ị có thẩm quyền duyệt nghỉ hưu cho hồ sơ thì tiến hành ch n các hồ sơ

rồi bấm vào nút Duyệt x lý.



Hình 42: Duy t hồ sơ

Sau khi bấm duyệt, phần mềm hiển thị biểu mẫu nhập thông tin duyệt nghỉ hưu,

bao gồm các thông tin như số quyết định, cơ quan qu ết định, ngày quyết định,…

Hình 43: Biểu mẫu duy t hồ sơ

Sau khi nhậ các thông tin đầ đủ, CBTCCS bấm vào nút Du ệt nghỉ hưu để

duyệt yêu cầu nghỉ hưu của hồ sơ

6.3 Danh sách chờ x ý nghỉ hưu

Để x lý nghỉ hưu, CB CCS bấm vào thẻ Danh sách chờ x lý nghỉ hưu.



Hình 44: Danh sách chờ x lý nghỉ h u

Ch n các hồ sơ cần x lý nghỉ hưu, rồi bấm vào nút thực hiện nghỉ hưu

Hình 45: Thực hi n nghỉ h u

Phần mềm sẽ hiển thị giao diện nhập thông tin thực hiện nghỉ hưu.



Hình 46: Biểu mẫu thực hi n nghỉ h u

Sau khi nhậ thông tin đầ đủ, CBTCCS bấm vào nút Thực hiện nghỉ hưu để

hoàn thành việc thực hiện nghiệp vụ Nghỉ hưu cho hồ sơ CBCCVC.

6.4 Danh sách đã nghỉ hưu

Hình 47: nh s h đã nghỉ h u

T i đâ , CB CCS c thể bấm vào nút Chi tiết để xem thông tin nghỉ hưu à quá

trình x lý nghỉ hưu.



Hình 48: Thông tin quá trình x lý nghỉ h u

7 Nghiệp vụ bổ nhiệm i

Để s dụng nghiệp vụ bổ nhiệm l i, CBTCCS ch n vào thẻ Bổ nhiệm l i.

Hình 49: Giao di n Bổ nhi m l i



7.1 Lập danh sách bổ nhiệm i

Để lập danh sách bổ nhiệm l i, CBTCCS ch n ào Danh sách CBCCVC, sau đ

bấm ch n các hồ sơ đến h n bổ nhiệm l i.

ưu : Các hồ sơ hiện t i đâ à các hồ sơ sắp t i ngày bổ nhiệm, cách ngày kết

thúc nhiệm kỳ 5 n m của chức vụ khoảng 90 ngày (quản trị viên có thể tha đổi tùy

theo đặc thù của tỉnh, thành phố), và chỉ có các hồ sơ trong khoảng thời gian này m i

hiển thị để thực hiện nghiệp vụ bổ nhiệm l i.

Hình 50: Thao tác lập danh sách bổ nhi m l i

7.2 Danh sách chờ duyệt bổ nhiệm i

Các hồ sơ sau khi ập danh sách bổ nhiệm l i sẽ xuất hiện ở Danh sách chờ

duyệt bổ nhiệm l i



Hình 51: Danh sách chờ duy t bổ nhi m l i

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt bổ nhiệm l i thì ch n vào các hồ

sơ, rồi bấm Chuyển đơn ị x lý

Hình 52: Chuyển x lý bổ nhi m l i

Phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý.



Hình 53: Biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý

Sau khi nhậ đủ các thông tin, bấm vào nút Chuyển x để chuyển yêu cầu

nâng ương của hồ sơ đến đơn ị có thẩm quyền x lý.

Nếu đơn ị có thẩm quyền duyệt bổ nhiệm l i cho hồ sơ, CB CCS ch n các hồ

sơ, rồi bấm Duyệt bổ nhiệm l i.

Hình 54: Duy t nâng l ơng

Phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin bổ nhiệm l i.



Hình 55: Biểu mẫu nhập thông tin bổ nhi m l i

7.3 Danh sách chờ bổ nhiệm i

Sau khi duyệt thành công, CBTCCS cần thực hiện bổ nhiệm l i cho hồ sơ

CBCCVC.

T i danh sách chờ nâng ương, CB CCS ch n các hồ sơ cần nâng ương, rồi bấm

nút Bổ nhiệm l i.

Hình 56: Thực hi n bổ nhi m l i

Sau đ hần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu kiểm tra thông tin nâng ương



Hình 57: Kiểm tra thông tin và thực hi n bổ nhi m l i

7.4 Danh sách đã bổ nhiệm i

Để xem đã bổ nhiệm l i t i đơn ị, CBTCCS bấm ào Danh sách đã bổ nhiệm

l i.

Hình 58: Danh sách đã bổ nhi m l i

8 Nghiệp vụ nâng ương thường xuyên

Để s dụng nghiệp vụ nâng ương thường xuyên, CBTCCS ch n vào thẻ Nâng

ương thường xuyên.



Hình 59: Giao di n Nâng l ơng th ờng xuyên

8.1 Lập danh sách nâng ương thường xuyên

Để lậ danh sách nâng ương thường xuyên, CBTCCS ch n vào Danh sách

CBCCVC, sau đ bấm ch n các hồ sơ c nhu cầu nâng ương thường xuyên.

ưu : Các hồ sơ hiện t i đâ à các hồ sơ sắp t i ngà nâng ương, cách ngà

nâng ương 90 ngà (quản trị viên có thể tha đổi tù theo đặc thù của tỉnh), và chỉ có

các hồ sơ trong gi i h n này m i hiển thị để thực hiện nghiệp vụ nâng ương thường

xuyên

Hình 60: Lập danh sách nghỉ h u

8.2 Danh sách chờ duyệt nâng ương thường xuyên

Các hồ sơ sau khi ậ danh sách nâng ương sẽ xuất hiện ở Danh sách chờ duyệt

nâng ương



Hình 61: Danh sách chờ duy t nâng l ơng

T i đâ , nếu đơn ị không có thẩm quyền duyệt nâng ương thì ch n vào các hồ sơ,

rồi bấm Chuyển đơn ị x lý

Hình 62: Chuyển x lý nâng l ơng th ờng xuyên

Phần mềm hiển thị giao diện biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý

Hình 63: Biểu mẫu nhập thông tin chuyển x lý



Sau khi nhậ đủ các thông tin, bấm vào nút Chuyển x để chuyển yêu cầu

nâng ương của hồ sơ đến đơn ị có thẩm quyền x lý.

Nếu đơn ị có thẩm quyền duyệt nâng ương cho hồ sơ, CB CCS ch n các hồ

sơ, rồi bấm Duyệt nâng ương.

Hình 64: Duy t nâng l ơng

Phần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu nhậ thông tin nâng ương thường

xuyên.

Hình 65: Biểu mẫu nhập thông tin nâng l ơng th ờng xuyên

8.3 Danh sách chờ nâng ương thường xuyên

Sau khi duyệt thành công, CBTCCS cần thực hiện nâng ương cho hồ sơ

CBCCVC.

T i danh sách chờ nâng ương, CB CCS ch n các hồ sơ cần nâng ương, rồi bấm

nút Nâng ương



Hình 66: Thực hi n nâng l ơng

Sau đ hần mềm sẽ hiển thị giao diện biểu mẫu kiểm tra thông tin nâng ương

Hình 67: Thực hi n kiế t thông tin v nâng l ơng

8.4 Danh sách đã nâng ương thường xuyên

Để xem lịch s nâng ương thường xuyên t i đơn ị, CBTCCS bấm vào Danh

sách đã nâng ương thường xuyên

Hình 68: nh s h đã thực hi n nâng l ơng

Documents

Hướng d n Nghi p v qu n lý h - Hậu Giang Provinceccvc.haugiang.gov.vn/download/[HDSD] - QuanlyNghiepvuHoso.pdf · Hình 21: h h n h iếp nhận l i úc nà giao diện của