Treserva NYTT Mars 2013

I den hä r utgä vän

Kommunikation .......................... 2

Felanmälan/support ................... 2

Migrering .................................... 2

Lotsar utbildar ............................ 3

Viktiga datum…………………………….4

Privata utförare………………………...4

Väd ä r Treservä?

Treserva är ett nytt IT-baserat

verksamhetsstöd som ersätter

VO.

Fullt infört 2014, kommer

Treserva att beröra all personal

inom Lidingö stads Äldre- och

handikappomsorg. Även de pri-

vata utförarna kommer att arbeta

i systemet.

BITARNA FALLER PÅ PLATS

Arbetet med Treserva blir allt mer intensivt och det är otroligt spän-

nande att se hur fler och fler av bitarna faller på plats.

Sedan senaste nyhetsbrevet är nu alla LOTSutbildningar i första

omgången klara och LOTSarna har nu i sin tur börjat hålla utbild-

ningar för sina kollegor. Bland de första LOTSutbildningarna är

legitimerad personal, som ska börja arbeta i Treserva redan från

start 27 maj. Mer om utbildningen kan du läsa på sidan tre. Sedan

mitten av mars har också återskapandet av information från VO till

Treserva startat. Allt detta arbete måste ske manuellt och är ytterst

tidskrävande.

Arbetet med kommunikation i projektet har ökat. Under de senaste

veckorna har jag varit ute och träffat chefer från de olika delarna för

att framför allt informera om hur de praktiskt ska börja gå över och

arbeta i Treserva. Vi har också informationsmöten med alla privata

utförare, så att de får mer kunskap om hur och när de ska gå in i

systemet.

Det märks att vi börjar närma oss driftsstart och att allt fler prak-

tiska frågor, framför allt om ekonomi, börjar dyka upp. Vi kommer

att gå ut med mer information och även ställa samman de vanlig-

aste ekonomifrågorna i ett ”Frågor och svar” dokument.

AGNETA ALDOR

PROJEKTLEDARE TRESERVA

27 maj är Dagen D för Treserva! Den 27 maj kommer beställarenhetens personal, all legitimerad personal

och alla enhetschefer, både inom egen regi och privat regi att börja arbeta i

Treserva. Under hösten kommer all omvårdnadspersonal inom hemtjäns-

ten, socialpsykiatrin och dagverksamheten att komma in i Treserva.

Ä HO/TP-13:039 Rev Ä

Du kommer vä l ihä g?

27 maj

start för

Treserva

Att flytta över ärendena från VO till Treserva, kan vid första anblick-

en te sig som en ganska enkel uppgift, men det tar längre tid än man

kan tro. Cajsa Orlander Lazarevic, Johanna Eriksson och Helen Fu-

renius berättar lite om migreringsarbetet.

Totalt för kommunen är det 3000 poster som ska flyttas från VO till

Treserva. För det stora flertalet poster gäller att det är mer än ett beslut

per person som ska föras in.

– Vi måste hela tiden kolla och dubbelchecka uppgifterna som vi matar

in, berättar Cajsa, det tar tid men å andra sidan blir det lite av en kvali-

tetskontroll också.

– Enligt ursprungsplanerna ska det ta en kvart att flytta över ett ärende,

men det stämmer sällan, säger Helen. Många gånger måste vi gå till-

baka och prata med handläggaren om uppgifterna, därför vill vi upp-

mana alla som lägger in förändringar och nya ärenden i VO att signa-

lera detta till oss. Det gäller också om ni ser att det dyker upp någon

information om Treserva i ärendet.

– Även om det är ett riktigt slitjobb just nu, så ser vi att resultatet kom-

mer att bli riktigt bra, säger Johanna. Det kommer att bli mer överskåd-

ligt för utförarna och vi tror att vi kommer att se ett ökat informations-

flöde.

Men hinner ni bli klara i tid? – Såklart kommer vi det, svarar alla med

en mun, vi hjälps åt och även om det kommer att bli tight på slutet ska

vi hinna.

“...vi vill uppmana alla som lägger in förändringar och nya ärenden i VO att signalera detta till oss. ”

Mer information och kommunikation

Överflyttning tar tid

I och med att driftstarten för Treserva

närmar sig med stormsteg, blir arbe-

tet med det nya verksamhetssystemet

mer påtagligt för alla. Vi kommer

under övergångstiden att arbeta

mycket med kommunikationen kring

Treserva. Målet är att alla ska känna

sig trygga med det nya systemet och

veta hur det fungerar när man börjar

arbeta med det.

I dag finns mycket information samlat under (K: ), delar av det materialet samt en hel del nytt kom-mer vi nu att lägga under en särskild projektportal på Ö-nätet under Äldre och handikappomsorgen/Verksamhetsystem. Vi räknar med att portalen ska vara uppe i början av april. Mer informat-ion kommer under nyheter på ÄHOs sida på Ö-nätet.

Eftersom det också finns många pri-vata utförare som inte har åtkomst till Ö-nätet kommer vi också att lansera en portal med mer information för dessa. Materialet kommer att ligga under vår externa webb, www.lidingo.se Nyhetsbrevet får i och med detta

nummer nytt utseende. Målet är att

komma ut med minst ett nummer per

månad och att det ska innehåll intres-

sant information för alla läsare som

är berörda av Treserva.

Har du allmänna frågor om

Treserva? Hör av dig till mig, så ska vi

försöka besvara dessa. Tekniska frå-

gor/ felmeddelande ska du anmäla på

webben– se notis här intill.

Beatrice Harling

Treserva kommunikation

2

Felänmä län/support

Nu kan du som redan är inne i Treserva lägga in dina supportärenden via webben. Här kan du göra felanmälan, behörighets-ansökningar, ändrings-förslag och andra suppor-tärenden.

Du hittar länken på Ö-nätet/Förvaltningar/Äldre– och handikapp-omsorg.

Privata utförare använder istället mailadressen:

aho.systemstod@lidingo.se

LOTS:ade genom utbildningen I mitten på mars hölls den första utbildningen för HSL personal i Treserva verksam-

hetsstöd. LOTS:arna Kerstin Björnlund, sjuksköterska, Lidingö korttids och Sabina

Westman, sjuksköterska, Lidingö Hospice höll i utbildningen.

Arbetet med att få Treserva på plats till driftstarten den 27 maj ångar på. Nu pågår ut-

bildningar för HSL personal, som kommer att vara bland de första att börja arbeta i det

nya systemet. Utbildningen i Treserva genomförs av så kallade Lotsar, dvs personer från

organisationen som genomgått en utbildning i systemet och har till uppgift att i sin tur

utbilda sina kollegor.

– Det fungerar väldigt bra och är lärorikt både för oss som är LOTSar och för våra kolle-

gor som vi utbildar, säger Sabina Westman. Kursdeltagarna var också mycket nöjda och

tycker att det är en stor fördel att ha en kollega som utbildare, eftersom de känner till

arbetssituationen och förstår eventuella frågor.

-Vi kommer under våren att ha 5 utbildningstillfällen á 3 dagar per tillfälle för den legiti-

merade personalen säger Linda Hermansson, delprojektledare för Treserva HSL.

För HSL personalen betyder det nya systemet att de kommer att kunna kommunicera

med avdelningarna på ett smidigare sätt, samtidigt som systemet innebär en högre

kundsäkerhet. Taggade efter en dags utbildning ser nu kursdeltagarna fram mot att

börja arbeta i Treserva 27 maj.

3

Kerstin Björnlund

och Sabina

Westman är två

Treserva Lotsar

Tryggt med kollegor som utbildare ,

tyckte kursdeltagarna.

3

4

Viktiga datum

april Utföraravdelningens enhets-

chefer utbildas

22 april

25 april

Privata utförare utbildas

6 maj Legitimerad personal börjar

föra in viss information

8 maj Medarbetarlotsar utbildas

(socialpsykiatri , hemtjänst +

dagverksamhet)

15 maj All information ska vara inlagd.

Enhetschefer börjar verkställa i

systemet

27 maj DRIFTSTART TRESERVA

6 juni Boendesamordnare rapporte-

rar i Treserva

10 juli Första ekonomikörningen i

Treserva (kompletterat med

webbinfo/Excel ark)

7 augusti Andra ekonomikörningen i

Treserva (kompletterat med

webbinfo/Excel ark)

september Treservautbildning för omvård-

nadspersonal i hemtjänst,

boende, daglig verksamhet och

socialpsykiatri

oktober

november

december

2014

Glad påsk önskar Treservaprojektgrupp

Under mars har alla privata utförare, både från boenden

och hemtjänst, bjudits in för informationsmöten om

Treserva och vad övergången kommer att innebära för

dem.

De privata utförarna kommer att verkställa sina ärenden i

systemet men framför allt arbeta med ekonomirapporte-

ring. De kommer också att göra sina genomförandeplaner

i systemet, antingen genom att skapa dem i systemet eller

genom att skicka filer som de skapat i sina egna system.

– Förhoppningsvis kommer Treserva också att bli ett smi-

digt verktyg för våra privata utförare, säger Agneta Aldor.

En skillnad mot Lidingös egna utförare är att privata utfö-

rare ofta har flera kommuner som uppdragsgivare och de

måste alltså rapportera i ett antal olika system. Efter in-

formationsmötena kommer nu de privata utförarna att

utse LOTSar som ska gå på utbildning i slutet av april.

Informationsmöten med privata utförare