Huong Dan IT

Hướng dẫn sử dụng Front Office Management - Hệ thống quản lý khách sạn – Perfect Key Management

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

ADMIN SYSTEM MANAGEMENT

1. BẮT ĐẦU VỚI ADMIN SYSTEM MANAGEMENT

1.1.Yêu cầu

1.1.1. Phần cứng

Nhi Ha IT Co., Ltd - Tel: (04) 2240 9437 - (+84) 98 3 650 133 –Email: [email protected] - Page 1

mailto:[email protected]


- Máy chủ:

o Pentium XEON 2.8 GHZ trở lên

o RAM: 512 MB (1 Gb là tốt nhất)

o Đĩa cứng: Còn trống 500 MB

o Có 01 chuột, bàn phím tương thích với môi trường làm việc

o Kết nối được vào mạng LAN

- Máy tram: phần cứng tối thiểu:

o Máy tính Pentium III 700 GHz trở lên

o RAM: 128 MB

o Đĩa cứng còn trống ít nhất 200MB

o Kết nối được vào mạng LAN

o Có 01 chuột, bàn phím tương thích với môi trường làm việc

o Nếu có in báo cáo, hoá đơn thì phải kết nối được với máy in

- Máy tram: Phần cứng đề nghị:

o Máy tính Pentium 4 2.8 GHz trở lên

o RAM: 256 MB

o Đĩa cứng còn trống ít nhất 500MB

1.1.2. Phần mềm hệ thống

- Máy trạm

o Cài đặt một trong các hệ điều hành sau: MS Windows XP; MS Windows NT 4.0; MS Windows 2000; MS Windows 2003;

o Chương trình gõ tiếng việt có hỗ trợ UNICODE: VietKey, UniKey




o Bộ FONT tiếng Việt UNICODE

- Máy chủ:

o Hệ điều hành MS Windows 2003 Server trở lên. (Tốt nhất là cài đặt Windows 2008)

o Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2005 trở lên

1.1.3. Người sử dụng

- Do PKM chạy trong môi trường Windows nên đòi hỏi người sử dụng thành thạo máy tính với hệ điều hành MS Windows và các thao tác với bàn phím, các cách sử dụng phím nóng, phím tắt của Windows, các thao tác với chuột và máy in.

- Để phát huy hiệu quả của phần mềm, người sử dụng nên biết sử dụng thành thạo MS Office

1.2.Cài đặt

- Sau khi các yêu cầu về cấu hình đã có, nếu bạn là người sử dụng hợp lệ với sự đồng ý của Công ty TNHH Nhị Hà và có trong tay bộ đĩa cài đặt PKM, hãy làm lần lượt từng bước sau để cài đặt PKM lên máy tính của bạn :

- Đưa đĩa CDROM vào ổ CD.

- Đóng tất cả các ứng dụng đang chạy lại.

- Bấm vào nút Start và chọn Run.

- Mở ổ CD bằng cách bấm đúp chuột lên biểu tượng My Computer và chạy file SETUP.EXE (hoặc bấm vào menu Start → Run → Chọn nút Browse sau đó chọn đến ổ đĩa CD, chọn file SETUP.EXE và bấm ENTER. Ví dụ : nếu đĩa CD là ổ D trên máy tính thì bạn gõ D:\SETUP.EXE )

- Lần lượt làm theo những gì chương trình Setup yêu cầu cho đến khi hoàn thành việc cài đặt.

- Cài đặt Font chữ tiếng Việt: Chương trình sử dụng bộ font chữ Việt Nam UNICODE, do đó để hiển thị tiếng Việt, máy tính của bạn cần cài đặt bộ font chữ này.

- Sau khi cài đặt phần mềm, chương trình cài đặt sẽ tự động tạo biểu tượng khởi động chương trình trên màn hình nền. Để chạy chương trình, bạn cần bấm đúp chuột vào biểu tượng của chương trình

1.3.Loại bỏ chương trình khỏi hệ thống

- Để loại bỏ chương trình PKM ra khỏi hệ thống, hãy làm theo các bước sau :

- Bấm vào menu Start – Settings – Control Panel

- Chọn mục Add/Remove Program.

- Chọn đến Tab Install /Uninstall.

- Chọn PKM trong danh sách các chương trình đã cài đặt trên máy tính của bạn.

- Bấm nút Add/Remove...

- Khi chương trình yêu cầu bạn xác nhận lại là có chắc chắn xoá không, bấm Yes. Khi đó chương trình Uninstall sẽ khởi động và gõ bỏ các phần của PKM đã cài lên hệ thống của bạn.

1.4.Các chú ý khi sử dụng chương trình

KHÔNG được có những can thiệp vào chương trình PKM như giao diện, các file dữ liệu, các file hệ thống chương trình, các file số liệu nếu không hệ thống hoặc các số liệu của bạn sẽ bị nguy hiểm, kết quả là hệ thống sẽ rối loạn còn các số liệu sẽ bị mất.




KHÔNG cố chạy chương trình khi hệ thống mạng nội bộ bị lỗi. Liên lạc với Quản trị mạng của công ty bạn để biết thêm thông tin. Nếu nghi ngờ là lỗi tại phần mềm hãy liên lạc ngay với Công ty TNHH Nhị Hà để có thể nhận được những trợ giúp hoặc thông tin cần thiết.

KHÔNG được thực hiện bất cứ hành vi sao chép hay cài đặt PKM ra các hệ thống máy tính khác khi chưa được sự đồng ý của công ty TNHH Nhị Hà.

2. CÁC QUY ĐỊNH VÀ KHÁI NIỆM CHUNG

2.1.Giải thích các từ Anh – Việt dùng lẫn

-Do công tác nghiệp vụ cũng như do đặc thù công việc, trong hệ thống phần mềm có dùng lẫn một số từ tiếng anh chuyên ngành sau:

o Reservation: Đặt phòng, còn gọi là booking. Một reservation có thể có một hay nhiều In House. Khi một reservation có lớn hơn một In House thì nó được coi như một Group.

o In House: Một khách được đăng ký với một phòng. Khi check in, được gọi là In House. Cac thông tin này được tạo ngay ra khi đặt phòng. Lúc này trạng thái của In House sẽ là Reservation

o Guest: Khách.

o Arrival Date: Ngày đến, là ngày khách dự kiến đến/đã đến khách sạn.

o Departure Date: Ngày đi, là ngày khách dự kiến đi/đã đi khỏi khách sạn.

o Rate: Giá phòng

o Room Type: Loại phòng

o Check In: Làm thủ tục nhận khách vào khách sạn

o Check Out: Làm thủ tục để khách ra khỏi khách sạn

o Main Guest: Khách chính trong phòng, khách này sẽ là khách chịu tiền phòng




o Shared Guest: Khách ở cùng phòng với khách chính.

o Cancel: Huỷ bỏ một trạng thái.

o Active: Kích hoạt lại một trạng thái

o ReActive: Kích hoạt lại một trạng thái đã bị Cancel

o Login: Đăng nhập vào chương trình

o Logout: Thoát khỏi chương trình.

o UserName (Tên): Một tên được cấp để có thể Login vào chương trình.

o Password (Mật khẩu): Một mật khẩu đi kèm với tên. Chú ý: Mật khẩu của User nào thì User đó phải tự quản lý. Ngay cả Admin của hệ thống cũng không biết mật khẩu của bạn.

o Company: Công ty đặt phòng

o Agent: Đại lý du lịch đặt phòng.

2.2.Một số khái niệm

- Group: Một nhóm các In House chung một lần Reservation. Chú ý các In House này không nhất thiết phải cùng ngày đến, ngày đi

- Upgarde Room: Là tình trạng cho khách vào một phòng tiêu chuẩn cao hơn loại phòng mà khách đã đặt mà không thu thêm được tiền phòng.

- Walk In: Là loại In House mà không có đặt phòng từ trước.

- Combine Guest: Nhập các In House khác phòng thành cùng phòng.

- Break In House: Tách các In House trong cùng một phòng ra các phòng khác nhau.

- Waiting List: Danh sách các In House được xếp vào hàng đợi khi chưa có phòng.

- Assign Room: Là thao tác gán một phòng xác định cho một đặt phòng

- OCC: Phòng đang có khách ở.

- ED: Phòng khách chuẩn bị check out.

- EA: Phòng khách đang chuẩn bị check in.




- Vacant: Phòng không có khách ở

- Dirty: Phòng bẩn.

- Clean: Phòng sạch.

- VD: Phòng không có khách nhưng đang bẩn

- VC: Phòng không có khách và đã được làm sạch để sẵn sàng đón khách

- OOO: Phòng đang bị hỏng, không đón được khách

- OOS: Phòng đang tạm dừng đón khách trong một thời gian ngắn.

- NB: Phòng khách không có hành lý.

- LB: Phòng khách có hành lý nhẹ

- Extra bed (XB): Phòng được kê thêm giường ngoài tiêu chuẩn.

- SO: Phòng khách không ngủ tại phòng

- Folio: Tập hợp các chi phí của một In House. Một In House sẽ được PKM tự động gán 6 folio. Bạn có thể thêm nữa nếu cần thiết.

- Group Master: In House được chỉ định làm In House chính, tiền phòng sẽ được tự động chuyển cho folio chính (Main Folio) của In House này.

- Main Folio: Folio chính của một In House, được phần mền ngầm định là Folio 1

- Room Charge Manual: Đó là các tiền phòng mà do người dùng trực tiếp tính bằng tay. Thường được sử dụng khi bạn cần charge thêm tiền phòng khi chưa hoặc đã chạy Night. Cụ thể: Khi khách Check out muộn, phải tính thêm tiền hoặc khi khách check in muộn đã qua giờ chạy Night.

- Day Use: Là các khách, hoặc tiền phòng của In House mà chỉ ở trong ngày chưa qua chạy Night.

- Dump Room (Phòng ảo): Là các phòng không có thật dùng làm các phòng trung gian để theo dõi quá trình thanh toán hoặc tính các chi phí quản lý của khách sạn. Phòng ảo sẽ không bị tính tiến phòng khi chạy night. Đây là một trong những điểm nổi bật của PKM so với các phần mềm quản lý khách sạn khác của Việt Nam. Có thể nói, nếu không có phòng ảo, bạn không thể nào quản lý chặt chẽ mọi chi phí của khách sạn được. Thông thường, bạn nên đặt cho phòng ảo các số phòng khác biệt hẳn với số phòng của các phòng khách thông thường cho dễ phân biệt.

- Run Night (Chạy Night): Chạy Night là thao tác kết thúc của một ngày làm việc, doanh thu của một ngày được tính từ thời điểm chạy night ngày hôm trước cho đến thời điểm chạy night ngay hôm sau.

- No Show: Là một reservation chưa check in cho đến thời điểm chạy night của ngày arrival.

- Benefit: Các dịch vụ tiện ích (Đã bao gồm trong giá phòng) mà khách được hưởng

2.3.Các nguyên tắc thao tác trên phần mềm.




2.3.1. Chọn một hoặc nhiều đối tượng

- Trong một cửa sổ mà có xuất hiện các đối tượng dưới dạng danh sách, bạn có thể lựa chọn một đối tượng trong danh sách bằng cách bấm chuột vào đối tượng đó

- Để lựa chọn nhiều đối tượng liên tiếp liền nhau, bạn kết hợp bấm chuột và giữ phím SHIFT.

- Để lựa chọn nhiều đối tượng liên tiếp không liền nhau, bạn kết hợp bấm chuột và giữ phím CTRL

2.3.2. Menu cảm ngữ cảnh

- Trong bất kỳ cửa sổ nào, bạn có thể bấm phím phải chuột để làm xuất hiện menu cảm ngữ cảnh và chọn các chức năng trên menu đó cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

- Khi bạn cảm thấy khó thao tác với một đối tượng, hãy bấm phím phải chuột để có menu cảm ngữ cảnh phù hợp.

2.3.3. Cập nhật và thêm mới

- Trong bất kỳ cửa sổ nào, khi các đối tượng xuất hiện ở dạng danh sách như trong hình dưới đây, bạn có thể bấm đúp chuột vào dòng <Thêm mới…> hoặc <Add New…> để thêm mới một đối tượng cùng loại hoặc bấm đúp chuột vào đối tượng để sửa chữa lại thông tin về đối tượng đó.


Bấm chuột và kết hợp với phím SHIFT hoặc CTRL vào đây để chọn một hoặc nhiều đối tượng

Bấm đúp chuột vào đây để thêm đối tượng mới

Bấm đúp chuột vào đây để cập nhật lại thông tin

Bấm đúp chuột vào đây để thêm đối tượng mới

Bấm đúp chuột vào đây để cập nhật lại thông tin



2.3.4. Sao chép và dán đối tượng

- Chương trình sử dụng công nghệ lập trình hướng đối tượng nên giúp rất nhiều cho người sử dụng trong việc nhập liệu. Trong bất kỳ cửa sổ nào đang hiển thị, khi bấm phím phải chuột đều xuất hiện menu cảm ngữ cảnh cho phép người sử dụng chọn nhanh một chức năng nào đó. Trong đó có việc rất hay sử dụng là sao chép đối tượng. Việc sao chép này sẽ tạo ra một đối tượng mới giống hệt đối tượng mà người sử dụng vừa chọn để sao chép

2.3.5. Xoá đối tượng:

- Khi bạn có thao tác xoá một hay nhiều đối tương bất kỳ. Chương trình luôn hỏi bạn có chắc chắn xoá đối tượng này không và luôn cảnh báo bạn về nguy cơ mất không thể khôi phục lại dữ liệu đã bị xoá. Bạn phải chắc chắn về điều này.

- Nếu bạn không tìm thấy nút lệnh Xoá hoặc trên menu cảm ngữ cảnh không có chức năg xoá đối tượng, hãy thử xoá bằng cách bấm phím DELETE trên bàn phím.

2.3.6. Làm việc với hộp thoại có 3 nút : Trong toàn bộ hệ thống PKM, khi gặp hộp thoại có 3 nút này, bạn tuân theo nguyên tắc sau đây: Nhập các dữ liệu cần thiết trên các ô dữ liệu, sau đó bấm [Nhận/OK] để chấp nhận dữ liệu cho đối tượng này và tiếp tục nhập dữ liệu cho đối tượng tiếp theo. Sau đó lại bấm [Nhận/OK] để chấp nhận,,, cứ tiếp tục như vậy để nhập hết danh sách đối tượng. Kết thúc thì bấm nút [Dừng/Done] để ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ việc ghi dữ liệu.

2.3.7.

3. GIAO DIỆN PHẦN MỀM

3.1.Khởi động:

- Bấm đúp chuột vào biểu tượng của Admin System trên Desktop, màn hình Login hiển thị:

- Hãy nhập vào Tên và Mật khẩu đã được cấp → bấm [Nhận/OK] hoặc Enter để chạy chương trình.

- Chú ý: Hệ thống chỉ cho phép bạn nhập tên và mật khẩu một lần, do đó nếu bạn nhập sai tên hoặc mật khẩu, hãy bấm [Bỏ qua] để chạy lại từ đầu.




3.2.Giao diện chính:

- Sau khi bạn Login thành công, màn hình giao diện chính của phần mềm xuất hiện như sau:

4. CÁC THAO TÁC CHÍNH

4.1.Sự liên thông giữa các package của hệ thống:

- Khi hệ thống được cài đầy đủ các gói, bao gồm

o Quản lý sảnh - Front Office Management

o Quản lý đồ ăn uống - PKM - Food and Beverage Management

o Quản lý buồng phòng - HSKM05 - Housekeeping Management

o Quản trị hệ thống - BASC05

- Lúc này, toàn bộ các tính năng của hệ thống sẽ được thể hiện đầy đủ:

o Tự động luân chuyển khi khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng

o Tự động kiểm tra, thiết lập các trạng thái phòng.

o Tự động luân chuyển khi khách sử dụng đồ giặt là, minibar

o Tự động tính tiền điện thoại

o Kiểm tra, đối chiếu báo các giữa các bộ phận.

o ......


Menu chính của phần mềm. Chứa toàn bộ các chức năng phần mềm.

Thanh công cụ của phần mềm.

Thanh trạng thái thể hiện các trang thái đang làm việc của phần mềm Người dùng đang đăng nhập

chương trình.



- Các thay đổ trên phần Admin này sẽ chỉ có ảnh hưởng khi bạn chạy lại các phần mềm Front Office, POS tương ứng.

4.2.Một số nghiệp vụ liên quan đến phần mềm

4.2.1. Các benefit mà khách được hưởng

- Thông thường, khách sạn của bạn sẽ ký hợp đồng với một số company hoặc Agent về các điều kiện mà khách của công ty hoặc đại lý đó được hưởng khi lưu lại khách sạn của bạn. Các điều kiền này lại phụ thuộc vào loại phòng đặt, thời gian lưu trú dự kiến. Ví du:

o Khách của công ty A khi ở trong khoảng từ 1 - 30 ngày thì được hưởng một số benefit: Miễn phí 5 đồ giặt là, giảm giá 20% khi sử dụng nhà hàng, được hưởng giá phòng ở mức R1

o Khách của công ty A khi ở trong khoảng từ 31 - 90 ngày thì được hưởng một số benefit: Miễn phí 20 đồ giặt là, giảm giá 20% khi sử dụng nhà hàng, được hưởng giá phòng ở mức R2

o ...

- Ngay từ khi đặt phòng, người nhận booking đã nhận được sự trợ giúp của PKM khi chọn đúng comapy, khoảng thời gian lưu trú cho khách. Sử dụng nút lệnh Show Rate/Information khi làm booking, bạn sẽ được hệ thống tự động điền toàn bộ các thông số: Giá phòng, các benefit, các điều kiện giặt là, .... cho khách.

- Tất cả các điều kiện này đều được PKM quản lý và tự động tính toán, đưa ra các chiết khấu tại các bộ phận phù hợp. Ví du, khi khách của Công ty A check in và có sử dụng dịch vụ tại nhà hàng, hệ thống Food and Beverage Management sẽ tự động trừ chiết khấu

4.2.2. Rate Code – Mã loại giá

- Thể hiện sự phân loại giá phòng. Được áp dụng khi bạn cần thiết lập các khoảng giá khác nhau cho các loại phòng ứng với từng công ty/đại lý.

- Ví du: PUBLIC, CORP, TRAVEL AGENT

4.2.3. Nhập profile các guest đã từng đến khách sạn

- Là người reservation, bạn phải ghi nhớ rằng, việc lập đúng Profile của khách là cực kỳ quan trong. Nó giúp bạn cũng như người quản lý xác định ngay được khách này đã từng đến khách sạn bao nhiêu lần, tổng doanh thu mang lại cho khác sạn bao nhiêu và chi tiết từng loại doanh thu đó. Do vậy, nếu cùng một khách, bạn phải lập profile chính xác, nếu không sẽ mất công trong việc combine các profile sau này.

4.2.4. Chú ý:

- Các chức năng trình bày tại phần các thao tác chính này chỉ là một trong các cách làm việc hay được sử dụng nhất mà hệ thống phần mềm cung cấp. Ngoài ra, bạn hãy tham khảo phần Menu để có một cái nhìn toàn diện hơn trong cùng một chức năng.

- Các ghi chú cũng sẽ được tự động luân chuyển giữa các bộ phận.

4.3. PHÂN QUYỀN




4.3.1. Tạo người dùng mới và phân quyền cho người dùng

- Tạo người dùng mới: Menu System → List users → bấm đúp chuột lên <Thêm mới> → Nhập tên người dùng → Nhóm người dùng → Password ban đầu → [Nhận]

- Phân quyền cho người dùng: Menu System → Permission User→ Chọn tên người dùng. Trong ô “Danh sách các quyền” → Double Click hoặc Mũi tên đơn sang phải → Nhận.

- Muốn phân quyền theo nhóm quyền đã thiết lập ban đầu, chọn Theo nhóm → Nhận- Mũi tên kép sang trái hoặc sang phải dùng chuyển tất cả quyền đã có trong Danh sách

các quyền tới Các quyền đã có. Hoặc ngược lại, từ Các quyền đã có sang Danh sách các quyền. Ấn [Nhận] để kết thúc việc phân quyền.

- Nhấn [Dừng] để ngừng việc phân quyền




4.3.2. Tạo tên nhóm người dùng

Menu System List groups Thêm mới Mã nhóm Tên nhóm Nhận

4.3.3. Sửa tên người dùng, loại bỏ người dùng

- Sửa tên người dùng: Menu System List Users Chọn tên người dùng Phải chuột Sửa đối tượng hoặc Nhập tên mới Nhận

- Loại bỏ người dùng: Menu System List Users Chọn tên người dùng Phải chuột Xóa đối tượng OK

4.4. Thêm mới Company/ Agent (công ty/ đại lý du lịch)

- Thêm mới thông tin Agent/ Company: Admin Authorize → Agent/ Company → Manager → Thêm mới → Nhập thông tin của Agent/ Company → OK




- Sửa thông tin Agent/ Company: Admin Authorize → Agent/ Company → Manager → Chọn tên Agent/ Company cần sửa → Double click → Sửa nội dung → Ấn OK để lưu thông tin vừa sửa.

- Xóa Agent/ Company: Admin Authorize → Agent/ Company → Manager → Chọn tên Agent/ Company cần xóa → Double click hoặc phải chuột → Sửa đối tượng → Nhập nội dung mới → Ấn OK để lưu thông tin vừa sửa.

- Chú ý: Việc XOÁ 1 Company/Agent bạn phải cân nhắc hết sức kỹ, bởi vì khi đã xoá là không thể khôi phục lại được và tất cả các đặt phòng/profile/history liên quan đến công ty/đại lý đó đều bị mất thông tin. Vì vậy bạn chỉ nên Xoá công ty/đại lý khi chắc chắn rằng tất cả các dữ liệu liên quan đến nó không còn cần thiết.

4.5. Thêm mới List of Service (danh mục dịch vụ)

- Thêm mới List of Service: Admin Authorize → List of Service → Thêm mới → Nhập code → Tên dịch vụ → Đơn Giá → OK

- Lưu ý: nếu dịch vụ cho phép người dùng tự nhập giá trị thì để Đơn giá bằng 0

4.6. Thêm mới/Chinh sửa hàng hoá trong Minibar

- Từ menu Admin Authorize → List of Goods, xuất hiện cửa sổ:




- Bấm chuột vào nút Minibar trên khung bên trái của cửa sổ để xuất hiện màu xanh như trong hình vẽ, sau đó bấm đúp chuột lên dòng <Thêm mới/Add New...>, xuất hiện hộp thoại:

- Nhập các thông tin cần thiết, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận, bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ việc lưu dữ liệu.

4.7. Thêm mới/Chỉnh sửa hàng hoá trong nhà hàng




- Phân nhóm hàng hoá: Thông thường, sự phân nhóm hàng hoá sẽ làm bạn dễ quản lý danh mục hàng hoá hơn. Ngầm định, PKM đã phân hàng hoá trên menu trong nhà hàng ra làm 3 nhóm:o Food: Danh mục các món ăn cố định trên menu. Các hàng hoá trong danh mục này không thể sửa giá được bởi thu ngân thường.o Open Food: Danh mục các món ăn không cố định, do thu ngân tạo ra trong quá trình làm việc. Các danh mục này có thể sửa được giá.o Beverage: Các đồ uống cố định trên menu. Hàng hoá này không thể sửa được giá bởi thu ngân thường.o Open Beverage: Các đồ uống không cố định, do thu ngân tạo ra trong quá trình làm việc. Các danh mục này có thể sửa được giá.o Misc: Các loại hàng hoá khác không thuộc 2 nhóm trên. Ví dụ: Thuê phòng hội nghị, thuốc lá, hoa trang trí,… Các hàng hoá trong danh mục này không thể sửa giá được bở thu ngân thường. o Open Misc: Cũng như trên nhưng do thu ngân tạo ra và có thể sửa giá trực tiếp.

- Bạn có thể Thêm/Sửa các nhóm con của các nhóm trên. Tuyệt đối không sửa/xoá 6 nhóm hàng hoá mà hệ thống đã tạo sẵn. Nếu không, báo cáo thống kê của bạn sẽ không chính xác.- Một hàng hoá của nhà hàng sẽ phải thuộc 1 trong 6 nhóm trên hoặc các nhóm con của 1 trong 6 nhóm trên. - Trong đa số các trường hợp, 6 nhóm hàng hoá trên đã đủ để thống kê, làm các báo cáo của bộ phận FB. Nếu bạn vẫn muốn tạo tên nhóm hàng hóa: Từ menu Admin Authorize → List of Goods, xuất hiện cửa sổ:

- Bấm phải chuột lên 1 trong 6 nhóm hàng hoá thuộc danh mục bên trái của cửa sổ. → Bấm <Thêm nhóm>, xuất hiện hộp thoại:




- Nhập các thông tin cần thiết, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận, bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ. Để kết thúc, bấm nút [Dừng/Done]- Thêm hàng hoá trong nhóm:o Bấm chuột lên nhóm mà bạn muốn thêm hàng hoá. Sau đó, bấm đúp chuột lên dòng <Thêm mới/Add New...>, xuất hiện hộp thoại nhập thông tin chi tiết của hàng hoá như sau:

o Nhập các thông tin cần thiết, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận,bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ. Để kết thúc, bấm nút [Dừng/Done].

- Lưu ý: o Tên hàng hoá trong hệ thống là duy nhất, trường hợp đối tượng hàng hóa cần nhập có cùng tên với hàng hóa trong nhóm đó hoặc nhóm khác bạn hãy thêm kí hiệu để phần mềm phân biệt và chấp nhận (có thể dùng dấu (.) hoặc (,))o Để di chuyển hàng hoá từ nhóm nọ sang nhóm kia, bạn chọn các hàng hoá cần di chuyển trên danh sách hàng hoá. Sau đó, bấm phải chuột lên danh sách này và chọn <Chuyển nhóm cho đối tượng> → Xuất hiện hộp thoại chuyển nhóm → Chọn nhóm mới cho các hàng hoá đã chọn →Bấm [Nhận/OK] để chấp nhận.o Để cập nhật nhanh giá của một hàng hoá trong nhà hàng, bạn làm như sau: Từ menu Admin Authorize →Search Good By Name → xuất hiện hộp thoại




o Bạn nhập vào một phần tên hoăc mã hàng hoá, sau đó bấm phím [TAB] và dùng con trỏ bàn phím di chuyển tới hàng hoá cần thay đổi giá và nhập giá mới trong ô Price. Bấm [Nhận/OK] để chấp nhận.

4.8. Thêm mới/Chỉnh sửa danh sách đồ dùng trong phòng

- Chọn Admin Authorize → List of Furniture, Làm việc tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng.

4.9. Thêm mới/Chỉnh sửa hàng hoá giặt là

- Chọn Admin Authorize →List Of Laundry: Xuất hiện hộp thoại:

- Làm việc thep tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng. - Chú ý: Trong hộp thoại chi tiết này




o Dòng giá VND là dòng thể hiện giá của đồ Laundry này khi khách sạn ban phải đi thuê ngoàio Dòng giá USD là giá thể hiện trên Voucher bán cho khách

4.10.Thiết lập Rate Code

- Từ menu Front Office → Rate Code- Để thêm mới: bấm đúp chuột lên dòng <Thêm mới/Add New...> → xuất hiện hộp thoại:

- Trong đó:o Code: Mã của Rate Code, mã này sẽ xuất hiện trên hộp thoại đặt phòngo Name: Tên của Rate codeo Note: Các ghi chú của Rate Code đóo From: Ngày bắt đầu áp dụng




o To: Ngày kết thúc áp dụngo Discount: Giảm giá của các dịch vụ đối với Rate Code đó, tính theo %. Giảm giá này là tự động khi bạn đã thiết lập ở đây thì các outlet liên quan cũng sẽ bị ảnh hưởng

F and B: Giảm giá nhà hàng Minibar: Giảm giá Minibar Laudry: Giảm giá đồ giặt là Other: Giảm giá các dịch vụ khác

o- Để nhập chi tiết về Rate Code: Bấm đúp chuột lên dòng <Thêm mới/Add New...> → Xuất hiện hộp thoại:

- Trong đó:o Room Type: Loại phòngo Rate: Giá áp dụng cho loại phòng đóo Benefit: Các ưu đãi khác mà khách được hưởng

- Nhập các thông tin cần thiết, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận và tiếp tục chọn loại phòng khách để nhập các thông tin. Để kết thúc, bấm nút [Dừng/Done].- Để ghi Rate Coe, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận. Bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ

4.11.Thay đổi tỷ giá của hệ thống

- Từ menu Account → Exchange Rate Daily → xuất hiện hộp thoại:

- Nhập tỷ giá quy đổi USD/VND vào ô Exchange. Sau đó, bấm [Nhận/OK] để chấp nhận, bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ.

4.12.Quản lý danh sách các số Telephone:

- Từ menu Front Office →Telephoen Category → xuất hiện danh sách các số Telephone. Làm việc theo tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng.- Chú ý:o Extension: Số máy lẻo Room: Số phòng của máy lẻ đó. Thông thường số phòng và số Extension là trùng nhau.




o Việc thiết lập số extension cho các phòng ảo cũng tương tự như các phòng khách, bạn có thể nhập nhiều số Extension vào cùng 1 phòng ảo để quản lý.

4.13.Thiết lập danh sách các công ty cho bộ phận nhà hàng:

- Khi khách sạn bạn có hệ thống nhà hàng đông khách, nhiều khi khách đến nhà hàng không phải là các khách trong phòng, PMK duy trì một danh sách các khách hàng của nhà hàng riêng để bạn có thể dễ dàng quản lý.- Từ menu Admin Authorize →List Of Customer → Xuất hiện danh sách các khách hàng và bạ sẽ thao tác giống như trên danh sách các công ty/đại lý.




5. CÁC CHỨC NĂNG TRÊN MENU

5.1.Menu System

5.1.1. Change User

-Chức năng này cho phép người dùng đang Login có thể chuyển sang người dùng khác mà không cần phải chạy lại chương trình.

-Để truy nhập, bạn chọn menu System → Change User → xuất hiện hộp hội thoại:

-Nhập các thông tin cần thiết:

-Bấm [Đồng ý] hoặc Enter để chấp nhận.

5.1.2. Change Password

-Chức năng này cho phép người dùng đang Login thay đổi Password của mình.

-Để truy nhập, bạn chọn menu System → Change Password → xuất hiện hộp hội thoại:

-Nhập các thông tin cần thiết:

o Mật khẩu cũ: Mật khẩu hiện tại bạn đang sử dụng

o Mật khẩu mới: Mật khẩu bạn sẽ sử dụng

o Gõ lại mật khẩu mới: Nhập chính xác lần nữa mật khẩu mới




-Bấm bấm nút lệnh [Nhận/OK] hoặc Enter để chấp nhận, bấm nút lệnh [Bỏ qua] để bỏ qua thao tác này.

-Sau khi đổi xong, mật khẩu mới sẽ có tác dụng từ lần chạy sau.

-Chú ý: Mỗi User phải tự bảo về mật khẩu của mình. Mật khẩu đã được nhà cung cấp mã hoá theo chuẩn 128bit nên ngay cả quản trị mạng của bạn cũng không biết mật khẩu này.

5.1.3. Check Data Server

-Chức năng này cho phép bạn kiểm tra tính hợp lệ của cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Bạn sử dụng chức năng này khi thấy hệ thống có vẻ trục trặc mà không liên hệ được với quản trị mạng hoặc nhà cung cấp phần mềm.

5.1.4. Reconnect to Server

-Do PKM chạy trong môi trường mạng LAN, sự hoạt động ổn định của máy chủ là điều hết sức quan trong, tuy nhiên các thành phần cấu hình nên mạng như cáp mạng, các Switch, hub, router, … cũng hết sức quan trọng. Khi một trong các thành phần này bị lỗi, kết nối từ máy tính của bạn đến máy chủ cũng không còn được duy trì. Trong khi đó, bạn đang làm một thao tác cần ghi lại dữ liệu, kết nối bị ngắt quãng sẽ được PKM thông báo bằng hộp hội thoại:

hoặc thông báo:

-Bạn hãy bấm [OK] hoặc Enter, sau đó liên lạc ngay với quản trị mạng để biết được nguyên nhân sự cố. Chờ đến khi có thông báo lỗi vật lý của mạng đã được khắc phục từ quản trị mạng, bạn dùng chức năng này để PKM sẽ tự động thiết lập lại kết nối tới server để bạn có thể làm việc được. Sau khi đã hoàn thành thao tác đang dở dang, tốt nhất bạn nên khởi động lại phần mềm

-Để truy nhập đến chức năng này, chọn menu System → Reconnect to Server → xuất hiện hộp hội thoại:




-Bấm [OK] để chấp nhận

-Bấm [Cancel] hoặc Enter để bỏ qua thao tác này

5.1.5. Change to English Interface

-Chuyển giao diện đang sử dụng sang tiếng Anh

5.1.6. Chuyển sang giao diện tiếng Việt

-Chuyển giao diện đang sử dụng sang tiếng Việt

5.1.7. Exit

-Chức năng này cho phép bạn thoát khỏi PKM và trở về Windows.

-Để truy nhập, chọn menu System → Exit → Xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có chắc chắn muốn thoát khỏi PKM không:

-Bấm [OK] để đồng ý thoát khỏi PKM và trở về Windows

- Bấm [Cancel] để huỷ bỏ thao tác này.

5.2. Menu Admin Authorize

5.2.1. Agent

- Quản lý các danh sách các đại lý du lịch.

- Bạn có thể Thêm/Sửa/Xoá bằng cách tham khảo trong phần các thao tác chính đã trình bày chi tiết hoặc làm việc tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng.

5.2.2. Company

- Quản lý các danh sách các công ty gửi khách.





5.2.3. Supplier

- Quản lý các danh sách các nhà cung cấp của khách sạn.

- Phần này chỉ có ý nghĩa khi bạn dùng với Kế toán.

5.2.4. Internal

- Quản lý danh sách các đối tượng nội bộ

5.2.5. Customer

- Quản lý danh sách các khách hàng mà không phải công ty/đại lý.

- Thường áp dụng cho khách hàng của nhà hàng.

5.2.6. List Of Room

- Quản lý danh sách các phòng trong khách sạn

- Chú ý rằng, bạn không thể thêm mới được số lượng phòng của khách sạn, tuy nhiên bạn có thể đổi loại phòng cho các phòng.

- Để làm việc bạn tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng.

5.2.7. List Of Service

- Quản lý các danh sách các dịch vụ cung cấp của khách sạn.


5.2.8. List Of Goods

- Quản lý danh sách các Minibar và Menu nhà hàng cũng như các hàng hoá khác của khách sạn.


5.2.9. List Of Furniture

- Quản lý danh sách các đồ dùng trong phòng


5.2.10. List Of Laundry

- Quản lý danh sách các hàng hoá giặt là

- Bạn có thể Thêm/Sửa/Xoá bằng cách tham khảo trong phần các thao tác chính đã trình bày chi tiết.

5.2.11. List Of Restaurant

- Quản lý danh sách các nhà hàng

- Bạn có thể Thêm/Sửa/Xoá bằng cách tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng.




- Chú ý rằng. mỗi nhà hàng sẽ được phần mềm tạo thêm 1 tài khoản doanh thu và tài khoản Rebate tương ứng cho nhà hàng đó.

5.2.12. Norm Of Meals

- Cho phép bạn định nghĩa thành phần nguyên liệu, định lượng tiêu hao nguyên liệu của các món ăn.

- Trong quá trình làm thu ngân ở nhà hàng, PKM sẽ lấy các định lượng này để làm căn cứ lập báo cáo nguyên liệu đã sử dụng trong ca/ngày hoặc trọng thời gian bất kỳ

- Thông thường, bạn chỉ setup các nguyên liệu chính mà thôi.

5.2.13. Norm Of Meal With ISS

- Cũng giống như phần trên nhưn sẽ cho phép bạn chuyển báo cáo nguyên liệu đã tiêu thụ sang phần mềm kế toán ISS của chúng tôi để có căn cứ làm phiếu xuất kho.

5.2.14. Room Type

- Danh sách các loai phòng,

- Bạn chỉ có thể tham khảo mà không nên có bất cứ sự thay đổi nào trong danh sách này.

5.2.15. Room Status

- Danh sách các trạng thái phòng,

- Bạn chỉ có thể tham khảo mà không nên có bất cứ sự thay đổi nào trong danh sách này.

5.2.16. Search Goos By Name

- Cho phép bạn cập nhật lại giá của 1 món ăn một cách nhanh nhất

- Tham khảo phần các thao tác chính để biết cách làm việc

5.3. Menu Guest

5.3.1. Title

- Quản lý danh sách các giới tính/Title của khách

- Bạn tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng để biết cách làm việc.

5.3.2. National

- Quản lý danh sách các quốc tịch của khách.


5.3.3. Languages

- Quản lý danh sách các ngôn ngữ của khách.


5.3.4. Guest Type

- Quản lý danh sách các phân loại của khách.





5.3.5. Guest Source

- Hiện đang không sử dụng.

5.4. Menu Front Office

5.4.1. Resevation Type

- Quản lý danh sách các loại booking.


5.4.2. Reservation Source

- Quản lý danh sách nguồn booking.


5.4.3. Reservation Market

- Quản lý danh sách các thị trường của booking.


5.4.4. Rate Code

- Quản lý danh sách các mã loại giá.

- Bạn tham khảo phần “Các thao tác chính” để biết cách làm việc.

5.4.5. Reservation Specials

- Quản lý danh sách các đặc biệt thêm của booking.


5.4.6. Reservation Packages

- Quản lý danh sách các “gói dịch vụ” của booking. Ví dụ: Có ăn sáng hay không.


- Chú ý: Mã các dịch vụ bổ sung được quy định

o BF: Breakfast/Ăn sángo LUN: Lunch/Ăn trưao DIN: Dinner/Ăn tốio FR: Fruite/Trái câyo FL: Flower/Hoa tươi

- Giữa các dịch vụ phân cách nhau băng dấu “;”

5.4.7. Discount Reason

- Quản lý danh sách các lý do giảm giá của booking.





5.4.8. Discount Authority

- Quản lý danh sách những người được giảm giá của booking.


5.4.9. Telephone Category

- Quản lý danh sách các số điện thoại trong khách sạn

- Bạn tham khảo mục “Các thao tác chính” hoặc tuân theo nguyên tắc đã nêu trong phần 2.3.3 về cập nhật và thêm mới đối tượng để biết cách làm việc.

5.4.10. Define System Color

- Cho phép bạn định nghĩa màu sắc xuất hiện trên Room Plan của bộ phận FO

- Sau khi chọn, xuất hiện hộp thoại:

- Bấm vào các nút bên cạnh các trạng thái để chọn màu.

- Bấm [Nhận/OK] để chấp nhận, bấm [Bỏ qua/Cancel] để huỷ bỏ.

- Chú ý: Sau khi bạn thiết lập màu xong thì từ lần chạy FO kế tiếp mới có tác dụng.

5.5. Menu Account

5.5.1. Currency Type

- Quản lý danh sách các loại tiền tệ sử dụng.


5.5.2. Currnecy Default

- Cho phép bạn thiết lập loại tiền tệ chính sẽ sử dụng trong toàn bộ hệ thống PKM.

- Trong một số trường hợp thì tiền tệ trong nhà hàng có thể khác tiền trong FO

5.5.3. Exchange Rate Daily




- Cho phép bạn thay đổi tỷ giá thanh toán của đơn vị tiền tệ chính và tiền bản địa

- Tỷ giá thay đổi này sẽ có tác dụng ngay lập tức

5.5.4. Exchange Rate List

- Quản lý danh sách các tỷ giá mà bạn đã thiết lập

5.5.5. Payment Method

- Quản lý danh sách các loại phương thức thanh toán của hệ thống.


5.5.6. Card Maker

- Quản lý danh sách các nhà cung cấp thẻ tín dung.


5.5.7. Define Account Transfer

- Cho phép bạn định nghĩa các việc chuyển doanh thu từ các bộ phận về phần mềm kế toán.

- Chức năng này sẽ được thiết lập lần đầu tiên khi setup hệ thống có sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với phần mềm Quản lý sảnh.

5.6. Menu Reports

5.6.1. Spy Trace Time

- Báo cáo danh sách truy nhập vào hệ thống.

5.6.2. Spy Trace Action

- Báo cáo danh sách các tác động vào hệ thống.

5.7. Menu Tools

5.7.1. Spy Trace Time

- Cho phép xem danh sách truy nhập vào hệ thống.

5.7.2. Spy Trace Action

- Cho phép xem danh sách các tác động vào hệ thống.

5.7.3. Find Action On Object

- Cho phép bạn tìm các tác động đến một đối tượng bất kỳ trong hệ thống.

5.7.4. Configuration

- Cấu hình các thông số khác của hệ thống.

5.8.Menu Windows

5.8.1. Casader

- Sắp xếp các cửa sổ con đang xuất hiện kiểu xếp chồng lên nhau




5.8.2. Horizoltally

- Sắp xếp các cửa sổ con đang xuất hiện theo chiều ngang màn hình

5.8.3. Vertically

- Sắp xếp các cửa sổ con đang xuất hiện theo chiều dọc trên màn hình

5.9.Menu Help

5.9.1. Content

- Trợ giúp theo nội dung

5.9.2. Index

- Trợ giúp theo chỉ mục

5.9.3. About

- Giới thiệu về phần mềm, tác giả phần mềm để liên hệ




6. CÁC LỐI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

6.1. Không kết nối được tới máy chủ khi khởi động chương trình:

Hiện tượng

- Khi chạy chương trình, gặp thông báo lỗi như sau:

Nguyên nhân:

- Máy tính bạn đang sử dụng không kết nối được tới cơ sở dữ liệu trên Server.

- Lỗi này xảy ra khi:

o Máy chủ không hoạt động

o Máy chủ hoạt động nhưng mạng của bạn không hoạt động do các nguyên nhân vật lý như: Dây mạng bị đứt, tuột, card mạng hỏng,…

o Cấu hình mạng của bạn không chuẩn xác

o Cấu hình phần mềm PKM không chuẩn xác

Khắc phục:

- Liên hệ với quản trị mạng để chắc chắn rằng máy chủ có hoạt động.

- Kiểm tra xem mạng có hoạt động hợp lệ không theo từng bướcc sau:

o Kiểm tra xem các máy tính khác trong hệ thống có kết nối được với máy chủ không.

o Kiểm tra xem máy tính của bạn có thể truy nhập tới các máy tính khác trong mạng được không.

o Kiểm tra các thành phần vật lý của mạng: Dây mạng, card mạng, các đầu nối mạng,…

- Nếu bạn vẫn truy nhập được tới máy chủ, hoặc các máy tính khác trong mạng thì nguyên nhân PKM không hoạt động là do PKM bị sửa đổi cấu hình không hợp lý hoặc bạn đã đổi IP (Computer Name) của máy chủ. Hãy mở file BHM05.ini ở cùng thư mục cài đặt PKM bằng Noptepad.exe. Kiểm tra và gõ chính xác tại dòng Server Name IP của máy chủ. Ghi lại thay đổi này và chạy lại chương trình.

6.2. Không thực hiện được một thao tác nào đó

Hiện tượng

- Khi chạy chương trình, gặp thông báo lỗi như sau:




Nguyên nhân:

- Bạn không được quản trị mạng cấp quyền sử dụng chức năng này.

Khắc phục:

- Liên hệ với quản trị mạng để được cấp quyền này nếu công việc của bạn đòi hỏi phải có quyền này.

- Thoát khỏi chương trình và chạy lại phần mềm

6.3. Không in được báo cáo

Hiện tượng

- Khi chạy chương trình, gặp thông báo lỗi “Crystal Report …..”, hoặc lỗi “Could Not Load Assembly…..”

Nguyên nhân:

- Máy tính của bạn chưa được cài đặt phần hiển thị báo cáo hoặc phần này đã bị hỏng.

Khắc phục:

- Thoát khỏi chương trình và chạy lại phần mềm

- Yêu cầu quản trị mạng cài đặt phần báo cáo cho hệ thống hoặc liên hệ với nhà cung cấp để được chỉ dẫn cụ thể hơn.

6.4. Đang cập nhập dữ liệu bị lỗi

Hiện tượng

-Khi đang chạy chương trình, gặp thông báo lỗi:

hoặc thông báo:




Nguyên nhân:

- Khi bạn đang làm viêc, kết nối tới máy chủ dữ liệu của bạn bị ngắt quãng.

Khắc phục:

- Bạn hãy bấm [OK] hoặc Enter, sau đó liên lạc ngay với quản trị mạng để biết được nguyên nhân sự cố. Chờ đến khi có thông báo lỗi vật lý của mạng đã được khắc phục từ quản trị mạng, bạn dùng chức năng này để PKM sẽ tự động thiết lập lại kết nối tới server để bạn có thể làm việc được. Sau khi đã hoàn thành thao tác dang dở dang, tốt nhất bạn nên khởi động lại phần mềm

6.5. Các lỗi khác:

- Ghi lại nội dung thông báo lỗi, ghi lại các thao tác trước khi bị lỗi, liên hệ với quản trị mạng hoặc nhà cung cấp phần mềm để có sự tư vấn đúng đắn nhất.

7. DANH SÁCH CÁC PHÍM TẮT:

7.1.Các phím tắt trên menu chính

Phím bấm Chức năng

Alt + F4 Thoát khỏi phần mềmCtrl + R Thêm mới một reservationCtrl + G Thêm mới một group reservationCtrl + W Walk In một kháchCtrl + A Hiển thị Arrival List để check inCtrl + D Hiển thị Departure ListCtrl + Shift + A Hiển thị Acture Arrival ListCtrl + Shift + D Hiển thị Acture Departure ListCtrl + F Hiển thị một In HouseCtrl + H Hiển thị In House ListCtrl + I: Check in một kháchCtrl +V Xem tinh trạng phòng hiện tạiCtrl + O Xem Folio của kháchCtrl + Shift + R Tìm một reservationCtrl + Shift + H Tìm một In HouseCtrl + Shift + G Tìm một GuestCtrl + Shift + M Tìm một MinibarCtrl + Shift + L Tìm một LaundryCtrl + Shift + F Tìm một Food and BeverageCtrl + Shift + O Tìm một Other SevicesF2 Room Status - Xem tình trạng phòngF3 House Status - Xem tình trạng chung khách sạnCtrl + F2 In báo cáo tình trạng phòngCtrl + F5 In báo cáo Guest In House.Ctrl + F6 In báo cáo Room Rate hiện tại

7.2.Các phím tắt khi làm việc với Folio

Phím bấm Chức năng

Ctrl + T Transefer giữa các Folio của một khách




Ctrl + D In nháp FolioCtrl + Y (Alt +Y) PaymentCtrl + P In FolioF9 Check out RoomShift + F9 Check out GuestF10 RebateShift + F10 CorrectionF11 Thêm mới Invoice VATF12 Quick Check outCtrl + M Thêm chi phí MinibarCtrl + L Thêm chi phí LaundryCtrl + F Thêm chi phí Food and BeverageCtrl + S Thêm chi phí Other ServicesCtrl + R Thêm chi phí tiền phòngF6 Filter - Lọc các chi phíF7 Routing - Chuyển chi phí khác phòngF8 Combine - Ghép các chi phí theo loạiCtrl + F8: Ghép các chi phí khác loại đã lựa chọn trên FolioCtrl + Z Undo CombineAlt + F "Làm tươi" dữ liệu Folio.Alt + F4 (Alt + E) Đóng cửa sổ Folio

8. HỆ THỐNG MÃ TÀI KHOẢN CỦA PHẦN MỀM.

8.1.Nguyên tắc

- Điểm khác biệt của hệ thống so với các phần mềm quản lý khách sạn khác của Việt Nam hiện nay là PKM quản lý các chi phí, doanh thu trên hệ thống mã tài khoản. Vì vậy, các báo cáo doanh thu của PKM đưa ra là hoàn toàn chính xác và được sử dụng làm đầu vào cho phần mềm kế toán.

- Nguyên tắc hạch toán trên PKM cũng tương tự như phần mềm kế toán, đó là sử dụng các tính chất "nợ/có" để cân bằng các tài khoản và bút toán ngược dấu để sửa chữa các sai sót. Chính vì vậy xét trên góc độ phần mềm, PKM hoàn toàn triệt tiêu được mọi thất thoát trong quá trình quản lý.

- PKM cho phép bạn mở thêm các tài khoản một cách hết sức linh động. Ngoài ra, một số tài khoản con cũng sẽ tự động sinh ra khi bạn thêm mới các Outlet. Ví dụ: Khi bạn thêm mới một nhà hàng, các tài khỏan cấp hai và tài khoản rebate cho nhà hàng đó cũng được tự động sinh ra.

- Tất cả các tài khoản chi phí đều có tài khoản rebate tương ứng

8.2.Tài khoản:

Cash - USD Tiền mặt USDCash - VND Tiền mặt VNDVisa Card Tiền thẻ VisaMaster Card Tiền thẻ MasteAmex Card Tiền thẻ AmexDiner Card Tiền thẻ Dinner ClubJcb Card Tiền thẻ JCBCity Ledger Khách ký nợ.




Guest Ledger Khách ký phòng.Entertaiment Khách mờiHouse Account Nội bộDay Use Doanh thu phòng chưa qua ngàyRoom Charge Manual Doanh thu phòng tính thủ côngRoom Charge Doanh thu phòngService Charge Doanh thu phí phục vụValue Add Tax Doanh thu thuế giá trị gia tăngTên nhà hàng Doanh thu của nhà hàng tương ứngMinibar Doanh thu MinibarLaundry Doanh thu giặt làTelephone IDD Doanh thu điện thoại ngoại tỉnh và quốc tếTelephone LDD Doanh thu điện thoại nội hạtTên các dịch vụ Doanh thu các dich vụ tương ứngAccount Receivable Doanh thu tạm trung gianPaid Out Rút tiền mặt từ thẻ tín dụngRebate xxxx Tài khoản rebate tương ứng của các tài khoản doanh thu.



Documents

Huong Dan IT