HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - mail.vietinbank.vn · Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm

Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm MS Outlook Trang 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ BẰNG

PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK



MỤC LỤC 1. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK 2010 ..............................1

1.1. MÁY TÍNH ĐÃ JOIN VÀO DOMAIN ............................................................................... 1

1.2. MÁY TÍNH CHƯA JOIN VÀO DOMAIN .......................................................................... 2

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2010 .....................................................5

2.1. ADDRESS BOOK .......................................................................................................... 5

2.2. CALENDAR ................................................................................................................... 6

2.2.1. THIẾT LẬP CUỘC HẸN ........................................................................................................ 6

2.2.2. CHIA SẺ CALENDAR ........................................................................................................... 6

2.3. CONTACTS ................................................................................................................... 7

2.3.1 TẠO MỚI MỘT CONTACT.................................................................................................... 7

2.3.2 TÌM KIẾM CONTACT ............................................................................................................ 8

2.4. TASKS ........................................................................................................................... 8

2.5. CÁC TUỲ CHỌN (OPTIONS) ......................................................................................... 8

2.5.1 ĐÍNH KÈM CHỮ KÝ ............................................................................................................. 8

2.5.2 AUTO ARCHIVE ................................................................................................................... 9

2.5 SEARCH FOLDERS .................................................................................................... 11

2.6. CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC ..................................... 11

3. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK 2013 .............................12

3.1 MÁY TÍNH ĐÃ JOIN VÀO DOMAIN ............................................................................... 12

3.2 MÁY TÍNH CHƯA JOIN VÀO DOMAIN ......................................................................... 12

4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2013 ...................................................14

4.1 ADDRESS BOOK .......................................................................................................... 14

4.2 CALENDAR ................................................................................................................... 15



4.2.1 THIẾT LẬP CUỘC HẸN ...................................................................................................... 15

4.2.2 CHIA SẺ CALENDAR ......................................................................................................... 15

4.3 CONTACTS (PEOPLE) ................................................................................................. 16

4.3.1 TẠO MỚI CONTACT .......................................................................................................... 16

4.3.2 TÌM KIẾM CONTACT .......................................................................................................... 16

4.4 TASK ............................................................................................................................. 17

4.5 CÁC TÙY CHỌN (OPTIONS) ........................................................................................ 17

4.5.1 ĐÍNH KÈM CHỮ KÝ ........................................................................................................... 17

4.5.2 AUTO ARCHIVE ................................................................................................................. 18

4.6 SEARCH ...................................................................................................................... 19

4.7 CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC ..................................... 20



1. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK 2010

1.1. MÁY TÍNH ĐÃ JOIN VÀO DOMAIN

Bước 1: Đăng nhập vào máy bằng tài khoản của domain đã được TTCNTT cấp, chạy chương trình MS Outlook 2010 Tại màn hình Startup, click Next Tại màn hình Accout Configuration, chọn Yes rồi click Next.

Bước 2: Tại màn hinh Add New Account, MS Outlook 2010 có chức năng Auto Discovery sẽ tự tìm tài khoản của người dùng. Kiểm tra tên và địa chỉ email của mình, nếu đã chính xác chọn Next.BƯỚC 3:



Tại màn hình Add new account, chờ hệ thống kiểm tra các thông tin về Username và Mail server. Khi hoàn thành click Finish để kết thúc quá trình cấu hình Microsoft Outlook 2010 để kết nối vào mailbox của bạn.

1.2. MÁY TÍNH CHƯA JOIN VÀO DOMAIN

Mở chương trình MS Outlook 2010, Ở màn hình Wellcome to MS Outlook 2010 chọn Use Recommended Settings và click OK

Tại cửa sổ MS Outlook 2010 Startup click next



Tại cửa sổ Account Configuration, click Next

Tại cửa sổ Add New Account: điền các thông tin địa chỉ email, mật khẩu và click next



Nhập các thông tin domain\user, mật khẩu như biên dưới, lưu ý domain của các user ở các vùng miền và đơn vì khác nhau (hq, north, middle, south)

Chờ một lúc để chương trình thực hiện kết nối với máy chủ hệ thống email, khi hoàn tất quá trình thiết lập sẽ hiển thị thông báo thành công như bên dưới. Click Finish để kết thúc



2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2010

2.1. ADDRESS BOOK

Address Book cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm được thông tin về người mình cần liên hệ.

Để tìm kiếm một người dùng, ban có thể nhập tên người cần tìm kiếm vào ô Type a contact to find để hệ thống tự động tìm kiếm và trả về danh sách người dùng có thể là người bạn tìm kiếm hoặc nhấn vào nút

Address Book , cửa sổ Address Book sẽ hiện ra.Trong cửa sổ này, nhấn vào nút thả có tiêu đề “Address book:” và chọn đơn vị công tác của người cần tìm kiếm.

Hệ thống sẽ liệt kê ra danh sách người dùng tại đơn vị mà bạn chọn và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được người cần liên hệ và các thông tin liên quan đến họ.



2.2. CALENDAR

Tiện ích Calendar có trong Microsoft Outlook 2010 nhằm hỗ trợ người dung quản lý lịch làm việc của mình. Người dùng có thể sử dụng Calendar để lập lịch công tác, lên lịch các cuộc hẹn, các buổi meeting một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, cũng có thể phân công công việc cho nhân viên, chia sẻ lịch làm việc của mình với các đồng nghiệp.

2.2.1. THIẾT LẬP CUỘC HẸN

Bước1: Mở chương trình Ms Outlook 2010, trên thanh công cụ chọn Home New Items Appointment.

Kích chọn Invite Attendees để mời người khác tham gia

Bước 2: Xác lập nội dung, thời gian, địa điểm, các thành viên tham gia cuộc hẹn, sau đó kích chọn Send để gửi cho các thành viên.

Bước 3: Chờ phản hồi từ các thành viên, các thành viên được mời sẽ nhận được mail từ người thiết lập, người nhận có thể đồng ý (Accept), từ chối (decline),..

Bước 4: Lịch hẹn đã được thiết lập và lưu trong calendar của tất cả các thành viên tham dự

2.2.2. CHIA SẺ CALENDAR

Anh/chị có thể chia sẻ calendar và phân quyền truy cập cho những người liên quan. Để thực hiện chia sẻ lịch, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn mục Calendar chọn Share Calendar



Bước 2: Mời những người muốn chia sẻ calendar của bạn bằng cách nhập điạ chỉ email của họ vào To trong cửa sổ Sharing invitation. Một thư mời chia sẻ Calendar sẽ được gửi tới những người bạn muốn chia sẻ để thông báo cho họ biết.

Chú ý: muốn truy cập vào Calendar chia sẻ của user khác: Kích chọn Calendar Open Calendar Nhập tên tài khoản của người sở hữu Calendar đó.

2.3. CONTACTS Chức năng Sổ liên lạc (Contacts) cho phép người dùng tự xây dựng sổ liên lạc cá nhân của mình, tìm kiếm thông tin liên lạc trong sổ.

2.3.1 TẠO MỚI MỘT CONTACT

Trong Tab Home chọn New Contact để bổ sung thêm một sổ liên lạc mới. Nhập các thông tin cần thiết và nhấn nút Save and Close để lưu lại số liên lạc:



2.3.2 TÌM KIẾM CONTACT

Để tìm kiếm một số liêc lạc đã có trong danh sách của người dùng, người dùng chọn chức năng Contact, nhập thông tin về người cần tìm kiếm trong ô Search Contacts rổi nhấn Enter hoặc biểu tượng tìm kiếm

Hệ thống sẽ tìm kiếm trong sổ và hiển thị các số liên lạc có thể là người cần tìm kiếm để người dùng lựa chọn.

2.4. TASKS Chức năng Tác vụ (Tasks) cho phép tạo ra, theo dõi và cập nhật kế hoạch và tiến độ của một dự án đơn giản. Trong đó ta có thể hoạch định ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc công việc. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày cho phép thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra.

Để tạo ra một nhiệm vu (Task), người dùng chọn mục Task trên thanh công cụ, sau đó click vào New Task rồi điền các thông tin cần thiết về nhiệm vụ cần thực hiện. Click Save and Close để lưu lại các task nhiệm vụ.

2.5. CÁC TUỲ CHỌN (OPTIONS)

Microsoft Outlook 2010 cho phép bạn tuỳ biến thông qua các tuỳ chọn của chương trình. Các tuỳ chọn này nằm trong cửa sổ File Option:

Dưới đây là một số tuỳ chọn mà người dùng hay sử dụng:

2.5.1 ĐÍNH KÈM CHỮ KÝ

Người dùng có thể cấu hình để Microsoft Outlook tự động bổ sung thêm phần chữ ký của người dùng mỗi khi gửi đi một thư mới. Các cấu hình tuỳ chọn này như sau:

Bước 1: Mở cửa sổ FileOption, chọn tab Mail, trong tab Mail nhấn nút Signatures, cửa sổ Create Signature sẽ hiện ra.



Bước 2: Trong cửa sổ Signatures and Stationery chọn tab Email-Signature, người dùng có thể tạo một chữ ký mới, sửa đổi hay xoá một chữ ký có sẵn.

Để tạo một chữ ký mới, người dùng nhấn nút New, nhập tên chữ ký (nên nhập tên của người ký cho dễ nhớ) và nhấn Next.

Bước 3: Trong cửa sổ Edit Signature, nhập vào các thông tin mà người dùng muốn chương trình tự động bổ sung và các mail gửi đi, ví dụ như sau:

Người dùng có thể sử dụng các công cụ soạn thảo để lựa chọn màu sắc và phông chữ theo ý muốn. Sau khi đã soạn thảo xong, nhấn OK để đóng các cửa sổ này lại.

2.5.2 AUTO ARCHIVE

Hiện tại, người dùng của hệ thống thư điện tử được cấp một tài khoản trên hệ thống với hạn mức dung lượng mailbox trên server giới hạn, các thư cũ quá 3 tháng được lưu về hệ thống lưu trữ email tập trung (https://archivemail.vietinbank.vn ). Tuy nhiên nếu người dùng vẫn có nhu cầu lưu trữ email cũ về máy tính PC cá nhân thì có thể dùng tính năng AutoArchive của Ms Outlook 2010.

Tính năng AutoArchive của Ms Outlook 2010 cho phép chúng ta quản lý được dung lượng hộp thư của mình một cách tự động bằng cách tải các e-mail đã quá hạn lưu trên server (thời hạn lưu do người dùng xác lập) và lưu về máy Local PC.

Bước 1: Mở chương trình Ms Outlook 2010, trên thanh công cụ chọn File OptionsAdvance AutoArchive Settings:

https://archivemail.vietinbank.vn



Bước 2: Trong cửa sổ AutoArchive cấu hình các thông số sau phù hợp với việc sử dụng email của mình:

Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đặt 14 ngày)

Thiết lập thời hạn lưu mail trên server (Clean out items older than: cần đặt thời gian nhỏ hơn 3 tháng: ví dụ 2 tháng, 1 tháng hoặc theo ngày… vì hiện tại thư người dùng trên mailbox chỉ có 3 tháng gần nhất, các thư cũ đã lưu về hệ thống lưu trữ email tập trung).

Kích chọn Apply these settings to all folders now chọn OK để hoàn tất cấu hình.

Bước 3: Để tiến hành chạy AutoArchive ngay: Mở chương trình Ms Outlook 2010, trên thanh công cụ chọn File Info Cleanup tools Archive.



Chọn Archive all folders according to their Auto Archive settings và nhấn OK. Chương trình sẽ thực hiện Archive lấy các mail cũ về máy người dùng. Các mail cũ sẽ được hiển thị trong Microsoft Outlook trong thư mục Archive và có cấu trúc bên trong giống hệt như cấu trúc trên mailbox của người dùng.

2.5 SEARCH Tính năng cho phép tìm kiếm thư một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chọn thư mục cần tìm kiếm và gõ vào ô Search Inbox, có thể tìm kiếm theo một hoặc nhiều tiêu chí như người gửi, tiêu đề,…

Người gửi có thể tìm kiếm theo người gửi, tiêu đề… bằng cách sử dụng các công cụ trong Search tools bên trên thanh công cụ để cho kết quả tìm kiếm nhanh và chính xác theo ý muốn.

2.6. CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC

Đối với hệ thống mail Exchange 2010 người sử dụng cần cấu hình Rules trên MS Outlook.

Trong giao diện MS Outlook chọn menu Files Infor chọn Manage Rules and Alerts…

Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện, click New Rule. Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện click Next để tiến hành tạo Rule cho hòm thư với những tùy chọn sẵn có phù hợp với từng trường hợp sử dụng.



3. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK 2013

3.1 MÁY TÍNH ĐÃ JOIN VÀO DOMAIN

Bước 1: Đăng nhập vào máy bằng tài khoản của domain đã được TTCNTT cấp, chạy chương trình MS Outlook 2013 Tại màn hình Startup, click Next Tại màn hình Accout Configuration, chọn Yes rồi click Next.

Bước 2: Tại màn hinh Add New Account, MS Outlook 2013 có chức năng Auto Discovery sẽ tự tìm tài khoản của người dùng. Kiểm tra tên và địa chỉ email của mình, nếu đã chính xác chọn Next.

Bước 3: Tại màn hình Add new account, chờ hệ thống kiểm tra các thông tin về Username và Mail server. Khi hoàn thành click Finish để kết thúc quá trình cấu hình Microsoft Outlook 2010 để kết nối vào mailbox của bạn.

3.2 MÁY TÍNH CHƯA JOIN VÀO DOMAIN

Mở ứng dụng Mirosoft Outlook 2013 trên máy tính, ở màn hình Welcome to Outlook 2013 click Next. Ở cửa sổ Add an email Account click Next để tạo tài khoản. Sau đó nhập các thông tin về địa chỉ email, mật khẩu như bên dưới và click Next



Tại màn hình Windows Security nhập thông tin về user và mật khẩu

Người dùng chờ ít phút để hoàn thành kết nối tới máy chủ email. Khi thành công sẽ hiện ra cửa sổ bên dưới, click finish để hoàn thành và sử dụng outlook 2013.



4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2013

4.1 ADDRESS BOOK

Address Book cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm được thông tin về người mình cần liên hệ.

Vào Tab Home -> Chọn Address Book

Có thể gõ tên người cần tìm kiếm vào ô Search để hệ thống tìm, hoặc chọn đơn vị công tác ở ô Address Book để tìm kiếm theo đơn vị.



4.2 CALENDAR

4.2.1 THIẾT LẬP CUỘC HẸN

Bước 1: Trên thanh công cụ của chương trình MS Outlook 2013 chọn tab Home -> Chọn New Items-> Appointment

Bước 2: Xác lập nội dung, thời gian, địa điểm, các thành viên tham gia cuộc hẹn, sau đó kích chọn Send để gửi cho các thành viên.

Bước 3: Chờ phản hồi từ các thành viên, các thành viên được mời sẽ nhận được mail từ người thiết lập, người nhận có thể đồng ý (Accept), từ chối (decline),..

Bước 4: Lịch hẹn đã được thiết lập và lưu trong calendar của tất cả các thành viên tham dự

4.2.2 CHIA SẺ CALENDAR

Anh/chị có thể chia sẻ calendar và phân quyền truy cập cho những người liên quan. Để thực hiện chia sẻ lịch, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn mục Calendar ở thanh công cụ bên dưới chọn Share Calendar

Bước 2: Mời những người muốn chia sẻ calendar của bạn bằng cách nhập điạ chỉ email của họ vào To trong cửa sổ Sharing invitation. Một thư mời chia sẻ Calendar sẽ được gửi tới những người bạn muốn chia sẻ để thông báo cho họ biết.



Chú ý: muốn truy cập vào Calendar chia sẻ của user khác: Kích chọn Calendar chọn Open Calendar chọn Open Share Calendar Nhập tên tài khoản của người sở hữu Calendar đó.

4.3 CONTACTS (PEOPLE)

4.3.1 TẠO MỚI CONTACT

Vào tab Home chọn New Items -> chọn Contacts. Điền các thông tin Họ tên, địa chỉ email, điện thoại... cần lưu của người cần lưu contact sau đó chọn Save&Close để lưu contact lại.

4.3.2 TÌM KIẾM CONTACT

Trên thanh công cụ phía dưới chọn People



Nhập tên của contact cần tìm vào ô tìm kiếm

4.4 TASK Chức năng Tác vụ (Tasks) cho phép tạo ra, theo dõi và cập nhật kế hoạch và tiến độ của một dự án đơn giản. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày cho phép thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra.

Tạo Task như sau: Vào Tab Home -> chọn New Task, điền các thông tin như subject, start date, due date.. rồi click vào Save & Close để lưu lại Task

.

4.5 CÁC TÙY CHỌN (OPTIONS)

MS Outlook 2013 có các tùy chọn trong File-> Options. Dưới đây là một số tùy chọn hay sử dụng:

4.5.1 ĐÍNH KÈM CHỮ KÝ

Bước 1: Mở cửa sổ FileOption, chọn tab Mail, trong tab Mail nhấn nút Signatures, cửa sổ Create Signature sẽ hiện ra.



Bước 2: Trong cửa sổ Signatures and Stationery chọn tab Email-Signature, người dùng có thể tạo một chữ ký mới, sửa đổi hay xoá một chữ ký có sẵn.

Để tạo một chữ ký mới, người dùng nhấn nút New, nhập tên chữ ký (nên nhập tên của người ký cho dễ nhớ) và nhấn Next.

Bước 3: Trong cửa sổ Edit Signature, nhập vào các thông tin mà người dùng muốn chương trình tự động bổ sung và các mail gửi đi, điền các thông tin trong phần Choose default signature như bên dưới để khi tạo thư mới hay trả lời thư, chuyển tiếp thư sẽ hiển thị chữ ký. Sau khi đã soạn thảo xong, nhấn OK để đóng các cửa sổ này lại.

4.5.2 AUTO ARCHIVE

Hiện tại, người dùng của hệ thống thư điện tử được cấp một tài khoản trên hệ thống với hạn mức dung lượng mailbox trên server giới hạn, các thư quá 3 tháng sẽ được lưu về hệ thống lưu trữ email tập trung (hệ thống archive email ở đường dẫn https://archivemail.vietinbank.vn ). Tuy nhiên nếu người dùng vẫn muốn lưu trữ email cũ về máy tính cá nhân, có thể sử dụng tính năng AutoArchive của chương trình MS Outlook 2013

Bước 1: Mở chương trình Ms Outlook 2013, trên thanh công cụ chọn File OptionsAdvance AutoArchive Settings Bước 2: Trong cửa sổ AutoArchive cấu hình các thông số:

Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đặt 14 ngày)

Thiết lập thời hạn lưu mail trên server (hình minh họa: 2 tháng, nếu quá 2 tháng, email sẽ được xóa trên mailbox và lưu về máy Local PC, lưu ý thời gian này cần đặt nhỏ hơn 3 tháng- do email cũ quá 3 tháng đã không còn trên máy chủ hệ thống Email mà được lưu về hệ thống lưu trữ email tập trung https://archivemail.vietinbank.vn ).





Kích chọn Apply these settings to all folders now chọn OK để hoàn tất cấu hình.

Bước 3: Để tiến hành chạy AutoArchive ngay: Mở chương trình Ms Outlook 2013, trên thanh công cụ chọn File Info Cleanup tools Archive.

Chọn Archive all folders according to their Auto Archive settings và nhấn OK. Chương trình sẽ thực hiện Archive và lấy các mail cũ về máy người dùng.

4.6 SEARCH Tính năng cho phép tìm kiếm thư một cách nhanh chóng và dễ dàng. Có thể tìm kiếm thư gửi từ một người gửi, theo tiêu đề, có attach file…

Click chuột vào thư mục cần tìm kiếm ví dụ Inbox, Click vào Serch Curent Mailbox để tìm kiếm email như bên dưới:



Có thể lựa chọn một hoặc nhiều các tiêu chí tìm kiếm trên tab Search Tools thanh công cụ như From, Subject, Has Attachments…bằng cách click chuột vào các tiêu chí đó và gõ nhập vào thông tin tìm kiếm. Bên dưới là ví dụ về tìm kiếm thư theo người gửi. Người dùng có thể tìm email theo 1 hoặc nhiều tiêu chí tìm kiếm một lúc.

4.7 CẤU HÌNH RULES CHO HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC Người dùng có thể tạo các thư mục con trong Outlook và tạo ra các Rules (quy tắc lưu thư) nhằm quản lý hòm thư khoa học và tiện cho việc tìm kiếm thông tin.

Tạo mới một thư mục con ví dụ tạo thư mục con trong Inbox như sau: Chuột phải vào thư mục Inbox chọn New Folder, gõ tên thư mục cần tạo:

Tạo Rule cho hòm thư: là các quy tắc lưu thư trên hòm thư của người dùng: Vào tab Home trên thanh công cụ chọn Rules -> Manage Rules and Alerts. Tại cửa sổ Rules and Alerts chọn New Rule



Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện, click New Rule. Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện click Next để tiến hành tạo Rule cho hòm thư với những tùy chọn sẵn có phù hợp với từng trường hợp sử dụng.



Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống mail Exchange 2016

Trang 1

Documents

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG - mail.vietinbank.vn · Trung tâm công nghệ thông tin - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm