VTT, Timo AroMuutos 12 –koulutus22.10.2010, MTC Oy, Pori

HUONOT KÄYTÄNNÖT OPPIMISEN JA KEHITTÄMISEN VÄLINEINÄ

© Timo Aro 2010

SISÄLTÖ:I Projekti- ja kehittämistoiminnan

logiikasta

II Huonot käytännöt oppimisen ja kehittämisen välineinä

III Jäsenneltyä kokemusten-vaihtoa viiden eri teeman näkökulmasta Learning Cafe -metodilla

© Timo Aro 2010

Koulutuspäivän tarkoitus ei ole…

… esitellä epäonnistuneita hankkeita, hankehenkilöstöä tai rahoittajia…

…asettaa hankehenkilöstöä alttiiksi loputtomalle pilkanteolle ja pahalle silmälle…

…osoittaa syyttävällä sormella ei niin kovin hyvin onnistuneita hankkeita…

… ripotella suolaa vanhoille epäonnistumisen haavoille …

…löytää uusia ja tunnistamattomia hankeruumiita…

…tai löytää uusia jäseniä loppuun kulutettujen projektihenkilöiden hautausmaalle- Jari Alankoa (2007) mukaillen -

© Timo Aro 2010

”Puhutaan joskus siitäkin, mistä normaalisti vaietaan”

© Timo Aro 2010

”Pitää epä-onnistua, jotta voisi onnistua pikemmin ja paremmin”

© Timo Aro 2010

I Projekti- ja kehittämistoiminnan logiikka

© Timo Aro 2010

© Timo Aro 2010

Hankemaailman ”hevonpaskabingo”Verkos-toituminen

Hyvä käytäntö Projekti Kärkihanke Rahoittajaviran-omainen

Kartoitus

Toimintamalli Todentamisviran-omainen

Klusteri Ohjausryhmä Loppukäyttäjä Substanssi-osaaminen

Ennakointi Asiakasrajapinta Palvelu-järjestelmä

Koordinointi Viranomais-yhteistyö

Tuotos

Kumppanuus Innovaatio ELY Integrointi Kehittäminen Järjestelmä

Pilotti Osaamiskeskus Konsepti Strategia Kehittämistarve Loppuraportti

Yrityskehi-tystoimija

Tuotekehitys Hanke Liiketoiminta-osaaminen

Oppimis-ympäristö

Valtavirtaista-minen

Kuusi oikein pystyyn, vaakaan tai vinoittain ja BINGO!!!!! © Timo Aro 2010

”Tämä on kuin armeijan johtamista: kenraali sanoo everstille joka sanoo kapteenille joka sanoo luutnantille joka sanoo alikersantille joka sanoo korpraalille joka sanoo sotamiehelle, että sulake pitää vaihtaa”

- Kirjailija Ian McEwan 2010 -

© Timo Aro 2010

6846© Timo Aro 2010

© Timo Aro 2010

© Timo Aro 2010

Miksi kehittämistä vastustetaan joissakin emo-organisaatioissa?-Hankkeet eriytyneet liikaa varsinaisesta toiminnasta:

-Korostuu erityisesti pienissä organisaatiossa, jossa rahoitus myönnetty vain hankkeen kustannuksiin

-Projektien tavoitteet ja projektihenkilöstön toimenkuvat ovat usein kryptisiä hankemaailman ulkopuolisten näkökulmasta

-Projektiarjen kateus (tilat, laitteet, vapaus, palkka, verkostot)

- Hankkeen tavoitteet epäselvät:

-Emon ja projektin kehittämistavoitteet eivät kohtaa

-Hankkeen tavoitteista, tuotoksista ja hyödyistä ei osata kertoa tai tiedottaa

-Emojen sisäinen muutosvastarinta kehittämistyön aiheuttamista mahdollisista muutoksista

- Epävarmuus:

- Kehittämistyön perusta on muutoksenhalussa, joka saattaa aiheuttaa kilpailutilanteen

© Timo Aro 2010

Projektisyklin hallinta:-Projektisuunnitelma on toiminnan perusankkuri: muut suunnitelmat tukevat ja täydentävät

- On ymmärrettävä hankkeen taustalla olevat motiivit, hankkeen välineellisyys ja kytkettävä hankkeen tavoitteet emon tavoitteisiin ja strategioihin

-Projekti on jaettava viipaleisiin, vaiheistettuihin kokonaisuuksiin

-Jokaisessa vaiheessa toteutetaan erilaisia toimenpiteitä ja vastuunjaossa tapahtuu muutoksia

-Projektin elinkaarimalli (Project Cycle Management l. PCM-malli) ja vaikutusketjuajattelu

© Timo Aro 2010

PCM-MALLI

KYTKENTÄ OHJELMIIN/EMOONJA TARVEKARTOITUS

PROJEKTIN SUUNNITTELUVAIHE

PROJEKTIN ALOITTAMISVAIHE

PROJEKTIN TOIMEENPANOVAIHE

TUOTOSTEN LEVITTÄMIS-JA HYÖDYNTÄMISVAIHE

PROJEKTIN PÄÄTTÄMISVAIHE

Kiinnitetään liikaa huomiota!

Kiinnitetään liian vähän huomiota!

Kiinnitetään liikaa huomiota!

Kiinnitetään liian vähän huomiota!

© Timo Aro 2010

PROJEKTIN SUUNNIT-

TELUVAIHE

PROJEKTINALOITTAMISVAIHE

PROJEKTINTOIMEEN-

PANOVAIHE

PROJEKTINPÄÄTTÄMIS-

VAIHE

TULOSTEN JA KOKE-

MUSTENHYÖDYNTÄ-

MISVAIHE

NOIDANKEHÄ

• Kytkentä emo-organisaation strategioihin, kehittämistoimintaan ja tarpeisiin jää irralliseksi

•Tavoitteita liikaa ja tavoitteet epärealistisia ja korkealentoisia

•Sisäinen markkinointi tökkii, avainhenkilöt eivät sitoudu

• Hankehenkilöstön rekrytointi kestää

• Resursointi suhteessa asiakas- ja kehittämistyöhön

•Projektia suunnittelevat tahot eivät jää toteuttamaan projektia

•Projektin ulkoinen ja sisäinen markkinointi hankalaa

•Kehittämisvastuu ulkoistetaan hankkeelle, omistajuus hukassa

•Tuotteistaminen puuttuu, hyvien ja huonojen käytänteiden tunnistaminen ja dokumentointi sattumanvaraista

•Kehittämiskiire ja -tuska

•Projektin päättämisen kaaos:

•Hyviä käytänteitä ei ehditty kuvaamaan eikä siirtoprosesseihin ehditä paneutumaan

•Vastuuta ei voida siirtää emo-organisaatiolle projektin irrallisuuden vuoksi

•Viestintää ei kohdenneta oikeille sidosryhmille ja projekti päättyy töksähtäen

• Hyvistä/ huonoista käytänteistä oppiminen ei kumuloidu eikä siirry

•Projektimuotoisen kehittämistyön tulokset hukkuvat päättämisen kaaokseen –pysyviä vaikutuksia ei synny

• Samankaltaisia projekteja rahoitetaan aina uudestaan: jokainen keksii pyörän vuorollaan uudelleen

© Timo Aro 2010

Näin epäonnistut varmasti…1. Käytä hankehakemuksessa lyhenteitä tai kieltä, joita kukaan ei ymmärrä2. Älä sitouta projektin onnistumisen kannalta keskeisiä osallistujia, kumppaneita tai verkostoja3. Älä palkkaa projektisihteeriä tai -assistenttia4. Pidä kaikki langat omissa käsissäsi, äläkä kerro muille mitään5. Älä tee työnjakoa, tee hommat itse tai delegoi hommat vain muutamalle6. Pyöritä ahkerasti projektipuppugeneraattoria tai viljele mahdollisimman vaikeaselkoista kapulakieltä7. Älä kysy rahoittajilta etukäteen mitään tukikelpoisista kustannuksista, vaan anna palaa vaistojesi

mukaan8. Säikäytä mahdolliset osallistujat työn määrällä ja ennakkotehtävillä

© Timo Aro 2010

II Huonot käytännöt oppimisen ja kehittämisen välineinä

© Timo Aro 2010

Toteutustavan epäselvyys

Hankeidean haastavuus

Hankeidean (itsestään-)selvyys

Toteutustavan selvyys

?

Apollo -lennot

Perusbulkki

Aidosti uutta kehittävät hankkeet ovat alttiita sekä huonoille ettähyville käytännöille…

Missä kentässä sinun hankkeesi on?Lähde: Petri Virtanen

© Timo Aro 2010

© Timo Aro 2010

Miksi huonojen (tai hyvien) käytäntöjen tunnistaminen on niin tärkeää?- Tarpeettomat toiminnot karsiutuvat, toiminnan fokus olennaisessa

- Toiminnanohjaus tehostuu (seuranta, raportointi, vertailu, (itse)arviointi

- Lisää toiminnan ammattimaisuutta ja järjestelmällisyyttä

- Edistää oppimista, laatuajattelua, tiedonsiirtoa

- Ongelmien ja epäkohtien nopeampi havaitseminen, perustellut korjausliikkeet

© Timo Aro 2010

Huonojen käytäntöjen tunnistaminen:- Projektin elinkaaren eri vaiheiden mukaan

- Teemoittain

- Muu

© Timo Aro 2010

Huono käytäntö Parannus- tai korjausehdotusSuunnitteluvaiheen huonoja käytäntöjä:

- Huono käytäntö A- Huono käytäntö B- Huono käytäntö X

-Ratkaisuehdotus A-Ratkaisuehdotus B-Ratkaisuehdotus X

Aloittamisvaiheen huonoja käytäntöjä:

Toimeenpanovaiheen huonoja käytäntöjä:

Päättämisvaiheen huonoja käytäntöjä:

Projektin elinkaaren eri vaiheiden huonoja käytäntöjä

© Timo Aro 2010

Esimerkkejä suunnitteluvaiheen huonoista käytännöistä

”Yhdet suunnittelee, toiset tekee”Suunnittelun ja käytännön toteutuksen erottaminen toisistaan

Epärealistisuus

Eri henkilöt suunnittelevat ja toteuttavatHiljaisen tiedon hyödyntäminen,

Rönsyilevyys

Projektihenkilöstön määräaikaisuus,

Projektihenkilöstö ulkoa organisaatiosta

Sitoutumisen ja sitouttamisen vaikeudet

ResursointiVastuut ja työnjako

Väärät kumppanit

© Timo Aro 2010

Esimerkkejä toimeenpanovaiheen huonoista käytännöistä

”Suunnittelu- ja aloitusvaiheen epäonnistumiset kumuloituvat”

• Asiakkaat ja yhteistyötahot eivät sitoudu• Tavoitteet eivät ole konkretisoituneet ja eivät ole mitattavissa/arvioitavissa• Onnistumisen mittarit puuttuvat• Yhteistyötahojen epärealistiset ja väärät odotukset• Uudelleensuunnittelu vie aikaa ”oikeasta työst䔕 Taustaorganisaation uusi sitouttamisprosessi suunnitelman muutosten jälkeen• Rahoitus puolittui, mutta tavoitteet eivät

© Timo Aro 2010

Esimerkkejä päättämisvaiheen huonoista käytännöistä

”Hiljainen tieto jää tietoisesti hiljaiseksi” Ei sisäistä tai ulkoista arviointiaKeskitytään ”loppuraporttirunoiluun”Ei minkäänlaista reflektiota tuloksista, onnistumisista, epäonnistumisista jne. aiheuttaa runsaasti jälkityötäKäytäntöjä ja tuotoksia ei ole dokumentoituOngelmia ja parannusliikkeitä ei ole kirjattuRaportoidaan vain tehdyt tuloksetAvoimuuden puute, salainen valmisteluEi opita erehdyksistäProjekti jää ”paloturvalliseen arkistoon kallioluolaan”

© Timo Aro 2010

III Jäsennelty kokemustenvaihto © Timo Aro 2010

Learning Cafe -metodi

Jäsennelty ja vuorovaikutteinen kokemustenvaihto ratkaisukeskeisessä hengessä

Kuusi hanke- ja kehittämistoimintaan liittyvää teemaa, kuusi pöytäkuntaa

Jokaisessa pöytäkunnassa puheenjohtajat, jotka innostavat ja fasilitoivat keskustelua. Osallistujat kirjoittavat pöytäliinalle kehittämiskohteen (=huonon käytännön) ja korjaus-, parannus- ja ratkaisuehdotuksen

Osallistujat kiertävät kaikki viisi ryhmää/teemaa, aikaa 15 minuuttia per teema

Lopuksi puretaan tuotokset puheenjohtajien johdolla yhteisesti kaikille osallistujille

Kouluttaja toimittaa yhteenvetomuistion kaikille osallistujille koulutuksen jälkeen

© Timo Aro 2010

Teemat Pöytä 1 Projektin johtamiseen liittyvät huonot käytännöt”: puheenjohtaja Maija Saari

Pöytä 2 Projektin ja emo-organisaation väliseen suhteeseen liittyvät huonot käytännöt: puheenjohtaja Jouni Vataja

Pöytä 3 Projektin kumppanuus-, sidosryhmä- ja verkostoyhteistyöhön liittyvät ”huonot käytännöt”/ puheenjohtaja Janne Rantala

Pöytä 4 Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät ”huonot käytännöt”: puheenjohtaja Keijo Heinilä

Pöytä 5 Projektin tiedotukseen, markkinointiin, näkyvyyteen ja viestintään liittyvät ”huonot käytännöt”: puheenjohtaja Eeva Laaksonen

Pöytä 6 Projektien ohjaus- ja kehittämisryhmätyöskentelyyn liittyvät ”huonot käytännöt”: puheenjohtaja Riitta Hirsikoski

© Timo Aro 2010

Esimerkki teema 4: Projektitoiminnan byrokratiaan liittyvät ”huonot käytännöt”

Kehittämiskohde: huono käytäntö, epäonnistuminen, moka, virhe, riski

Korjaus-, ratkaisu- tai parannusehdotus

Seurantaraportin täyttäminen EURA-järjestelmäänei toimi ruuhka-aikoina

Tietojen tallentaminen säännöllisesti ja varmuuskopiot

Rahoittajaviranomainen ei vastaa yhteydenottopyyntöihin eikä osallistu ohjausryhmään

????

ESR-projektien tukikelpoisuus esim. lentoyhteyden käyttämisestä Pori-Helsinki välillä

Joustavuus valtion matkustusohjesääntöjen tulkinnoissa

Ensimmäisen projektihakemuksen ovat suunnitelleeeteri henkilöt kuin sitä toteuttavat

Organisaation sisäinen perehdytysjärjestelmä

Kiitokset kiinnostuksesta!

Lisätietoja:

www.timoaro.net

045 657 7890

timokaro@gmail.com

Kuvat: www. istockphoto.com© Timo Aro 2010