I. MỤC ĐÍCH VÀ H M V Ụ - huetc.edu.vnhuetc.edu.vn/UploadFile/file/Bieu mau huetc/2Quy-trinh-quan-ly-ho-so-hssv.pdfMẫ số 5. Quy trình : QUẢN ... SINH VIÊN 3 ĐC Ả QUY

Quy trình : QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN

1

I. MỤC ĐÍCH VÀ H M V Ụ

1. Mục đích:

Quy trình này quy định thống nhất nội dung, trình tự và trách nhiệm công tác

quản lý hồ sơ các thông tin cá nhân học sinh, sinh viên theo đúng quy định của Bộ

Giáo dục & Đào tạo và nội quy, quy chế hiện hành của nhà trường.

2. hạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng cho tất cả học sinh, sinh viên đang học tập tại trường.

II. Đ H H VÀ V

1. Đ nh ngh :

Hồ sơ học sinh, sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về học sinh, sinh viên,

phản ánh những thông tin thiết yếu về học sinh, sinh viên dùng để quản lý quá trình

học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có

hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về tình hình học sinh,

sinh viên.

2. vi :

III. LƯU ĐỒ ( Xem trang 2)

IV. ĐẶC Ả (Xem trang 3-6)

V. C C B ỂU MẪU/ HƯỚ Ẫ KÈM HEO

STT ên biểu mẫu/ hướng dẫn Mã hóa

1 Phiếu thu nhận HSSV 41/ QT-CĐDLH.BM01

2 Giấy báo nhập học 41/ QT-CĐDLH.BM02

3 Lý lịch Học sinh, sinh viên 41/ QT-CĐDLH.BM03

4 Giấy khai sinh 41/ QT-CĐDLH.BM04

QT : Quy trình Phòng

CTHSSV : Phòng Công tác Học sinh, sinh viên

GVCN : Giáo viên chủ nhiệm HSSV : Học sinh, sinh viên

BGH : Ban Giám hiệu Phòng ĐT : Phòng Đào tạo

Khoa CM : Khoa chuyên môn HSNH : Hồ sơ nhập học

Mẫu số 5


2


3

ĐẶC Ả QUY RÌ H

Tt ên bước ội dung công việc

Bộ phận/

người hực

hiện

Bộ phận/

người phối

hợp hực

hiện

K quả đạ

được

Hạn hoàn

thành

Biểu mẫu/hồ

sơ

1 Xác định yêu

cầu

Phòng CTHSSV xác định hồ sơ

HSSV khi mới nhập học bao gồm

các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như

sau:

- Giấy báo nhập học;

- Hồ sơ HSSV trúng tuyển có xác

nhận của địa phương (mẫu do Bộ

GD&ĐT quy định);

- 01 bản sao bằng tốt nghiệp THPT

có công chứng;

- 01 bản sao học bạ có công chứng;

- 01 bản sao giấy khai sinh có công

chứng.

- Giấy chuyển nghĩa vụ quân sự

đối với nam HSSV.

- Giấy chuyển sinh hoạt Đoàn,

Đảng (nếu có).

- Giấy chứng nhận thuộc đối tượng

ưu tiên (nếu có).

- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân

khẩu đối với các trường hợp đổi

chỗ ở (nếu có).

- Các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ

liên quan khác (nếu có).

Phòng

CTHSSV

Khoa CM,

trung tâm

Bộ hồ sơ nhập

học HSSV 03 ngày

Biểu mẫu từ 01

đến 04:

BM1: 41/ QT-

CĐDLH.BM01

BM2: 41/ QT-

CĐDLH.BM02

BM3: 41/ QT-

CĐDLH.BM03

BM4: 41/ QT-

CĐDLH.BM04


4


Bộ phận/

người hực

hiện

Bộ phận/

người phối

hợp hực

hiện

K quả đạ

được

Hạn hoàn

thành

Biểu mẫu/hồ

sơ

2 Phân loại, bàn

giao HSNH

Khoa chuyên môn, trung tâm liên

quan tiến hành phân loại, tổng hợp

và bàn giao hồ sơ cho phòng Công

tác HSSV

Khoa CM,

trung tâm

Phòng

CTHSSV

Bảng tổng hợp

phân loại, bàn

giao hồ sơ theo

lớp, ngành, nghề

03 ngày

3 Kiểm tra,

phân theo lớp

Phòng CTHSSV sau khi nhận hồ

sơ bàn giao, tiến hành kiểm tra và

phân hồ sơ theo lớp, ngành/ nghề,

khoa.

Phòng

CTHSSV

Khoa CM,

trung tâm

Bảng tổng hợp

phân loại, bàn

giao hồ sơ theo

lớp, ngành, nghề

01 tuần

4

Thông báo

nộp bổ sung

HSNH

Phòng CTHSSV sau khi kiểm tra

hồ sơ, tổng hợp và làm thông báo

nộp bổ sung hồ sơ đối với những

HSSV còn thiếu.

Phòng

CTHSSV

GVCN lớp

HSSV 03 ngày

5 Hướng dẫn bổ

sung HSNH

GVCN lớp hướng dẫn HSSV bổ

sung GVCN lớp

Phòng

CTHSSV

HSSV

01 ngày

6 Nộp bổ sung

HSNH HSSV nộp bổ sung hồ sơ HSSV

Phòng

CTHSSV

GVCN lớp

01 tuần

7

Kiểm tra, thu

và nộp bổ

sung

GVCN lớp tiến hành kiểm tra, thu

và nộp bổ sung HSNH, nếu hồ sơ

đầy đủ chuyển sang bước 8, nếu hồ

sơ chưa đầy đủ quay trở lại bước 5

GVCN lớp HSSV 01 tuần

8

Kiểm tra

HSNH bổ

sung

Phòng CTHSSV kiểm tra HSNH

bổ sung

Phòng

CTHSSV GVCN lớp 02 tuần

9 Cập nhật Phòng CTHSSV cập nhật vào phần Phòng GVCN lớp Dữ liệu được 02 tháng


5


Bộ phận/

người hực

hiện

Bộ phận/

người phối

hợp hực

hiện

K quả đạ

được

Hạn hoàn

thành

Biểu mẫu/hồ

sơ

thông tin mềm EMIS CTHSSV Phòng ĐT

Khoa CM

Trung tâm

cập nhật vào

phần mềm

sau khi

kết thúc

nhập học

đối với

HSNH

10 Cập nhật kết

quả rèn luyền

Phòng CTHSSV cập nhật KQRL

vào phần mềm (quy trình đánh giá

KQRL)

Phòng

CTHSSV GVCN

11 Cập nhật kết

quả học tập

Phòng Đào tạo cập nhật kết quả

học tập (quy trình đánh giá KQHT) Phòng ĐT Khoa CM

12

Cập nhật

khen thưởng,

kỷ luật

Phòng CTHSSV cập nhật khen

thưởng, kỷ luật HSSV (Quy trình

xét khen thưởng, kỷ luật)

Phòng

CTHSSV

Khoa CM

Phòng ĐT

13 Trả HSNH

Phòng CTHSSV tiến hành trả hồ

sơ cuối khóa học cho HSSV:

- Trả bộ hồ sơ nhập học của

HSSV;

- Những hồ sơ sau 01 tháng tính từ

ngày ra thông báo mà HSSV không

đến nhận phòng CTHSSV sẽ tiến

hành hủy theo quy định của Nhà

nước và quy định của nhà trường.

Phòng

CTHSSV

GVCN lớp

HSSV

02 tuần

sau khi có

bằng tốt

nghiệp


6


Bộ phận/

người hực

hiện

Bộ phận/

người phối

hợp hực

hiện

K quả đạ

được

Hạn hoàn

thành

Biểu mẫu/hồ

sơ

14 Lưu hồ sơ Phòng Công tác HSSV tiến hành

lưu hồ sơ

Phòng

CTHSSV

Các khoa,

phòng, trung

tâm

Hồ sơ lưu 01 ngày


7

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

RƯỜ C O ĐẲ HỀ U L CH HU

CỘ HÒ XÃ HỘ CHỦ H V Ệ M

Độc lập - ự do - Hạnh phúc

Huế, ngày ...... tháng.… năm 2014

H U HU HẬ S H V Ê HỆ C O ĐẲ HỀ KHÓA VII

. HẦ HU HỒ SƠ S H V Ê :

Họ và tên: ............................................................................... Sinh ngày: .................................

Nghề: ................................................................................... Năm tốt nghiệp THPT: ..............

Mã Tỉnh: Mã Huyện: Đối tượng: Khu vực:

1. hần hu nhận hồ sơ: (Đánh dấu X vào ô vuông những giấy tờ Sinh viên nộp).

1. Giấy báo nhập học (bản sao).

2. Lý lịch HSSV trúng tuyển có chính quyền địa phương xác nhận (theo mẫu).

3. Giấy khai sinh (bản sao).

4. Giấy chuyển sinh hoạt Đoàn, Đảng (nếu có).

5. Giấy chứng nhận thuộc đối tượng ưu tiên (nếu có).

6. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu đối với các trường hợp đổi chỗ ở (nếu có).

7. Các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ liên quan khác (nếu có).

..............................................................................................................................................

2. hần hu, kiểm r và đối chi u bản gốc với bản s o nộp hồ sơ rúng uyển: (Đánh dấu X

vào ô vuông những giấy tờ Sinh viên nộp, nếu còn thiếu thì yêu cầu nộp bổ sung ).

1. Bằng Tốt nghiệp THPT(bản sao).

2. Giấy chứng nhận Tốt nghiệp THPT tạm thời (bản sao).

3. Học bạ THPT(bản sao).

Sinh viên ký nộp

Cán bộ thu nhận hồ sơ

(Ký, ghi rõ họ và tên)

. HẦ HU À CHÍ H(do Phòng Tài chính - K oán đảm rách):

Tiền học phí: .................................(Bằng chữ): ...............................................................................

Tiền thực hành: .................................(Bằng chữ): ...........................................................................

Sinh viên ký nộp

Cán bộ thu tài chính

(Ký, ghi rõ họ và tên)

III. PHẦ HU KH C(do Phòng Tài chính - Kế toán đảm trách):

1. Tiền trang phục tạm thu(550.000 đ)

2. Hồ sơ và khám sức khỏe (70.000 đ)

3. Tiền thẻ, bảng tên, quy chế(30.000 đ)

4. Tiền bảo hiểm Y tế (289.900 đ)

Sinh viên ký nộp Cán bộ hu ài chính RƯỞ HÒ CÔ C HSSV

gh(Ký, ghi rõ họ và tên)i rõ họ tên)

ờ:……..


8

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

RƯỜ C O ĐẲ HỀ U L CH HU

CỘ HÒ XÃ HỘ CHỦ H V Ệ M Độc lập - ự do - Hạnh phúc

Huế, ngày 01 tháng 8 năm 2014

GIẤY B O HẬ HỌC

H ỆU RƯỞ RƯỜ C O ĐẲ HỀ U L CH HU

Báo cho thí sinh: Lê h n rường Chinh Sinh ngày: 11/05/1994

Giới tính: Nam Hệ đào tạo: C o đẳng nghề Nghề: Marketing du lịch

Số hồ sơ: 256 Tỉnh - Huyện: 04-02 Năm tốt nghiệp THPT: 2012

Đối tượng: Khu vực: 3 Điểm xét tuyển: 6.3

Đến nhập học từ lúc 08g00 ngày 20 tháng 8 năm 2014 tại số 04 Trần Quang Khải -

Thành phố Huế. Khi đến nhập học thí sinh cần chuẩn bị như sau:

Hồ sơ nhập học gồm:

1. Hồ sơ trúng tuyển có dán ảnh và xác nhận chính quyền địa phương(theo mẫu của Bộ

Giáo dục và Đào tạo);

2. Nộp bản sao có công chứng các loại giấy tờ: Giấy báo nhập học, Học bạ, Bằng tốt

nghiệp THPT hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời năm 2014, Giấy chứng nhận

ưu tiên (nếu có). Mang theo bản chính để đối chiếu với các loại giấy tờ trên;

3. Giấy khai sinh (bản sao);

4. Giấy khai báo thay đổi nhân khẩu theo mẫu do Công an Phường/Xã cấp (đối với các

trường hợp thay đổi chỗ ở);

5. Giấy chứng nhận đăng ký chuyển nghĩa vụ quân sự (đối với nam);

6. Giấy chuyển sinh hoạt Đảng, Đoàn(nếu có).

Các khoản tiền phục vụ học tập Nhà trường tạm thu: 1. Học phí 5 tháng đầucủa học kỳ I: 1.900.000 đồng;

2. Bảo hiểm Y tế: 289.900 đồng;

3. Khám sức khỏe:70.000 đồng;

4. Thẻ HSSV, thẻ Thư viện và sổ tay học sinh - sinh viên: 30.000 đồng;

5. Tiền thực hành ngoại khóa tạm thu: 500.000 đồng;

6. Tiền trang phục tạm thu: 550.000 đồng.

Một số điểm cần lưu ý:

- Hiện nay chỗ ở tại ký túc xá có hạn, Trường sẽ xét theo thứ tự ưu tiên đối với những

học sinh có nhu cầu. Mức thu nội trú: 120.000đ/hs/tháng(Không bao gồm tiền điện, nước);

- Thí sinh và phụ huynh có thể nộp học phí và các khoản thu khác qua các tài khoản sau:

1. Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Thừa Thiên Huế

Số tài khoản: 0161.000.431.101, Tên tài khoản: Trường Cao đẳng nghề Du lịch Huế;

2. Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Thừa Thiên Huế

Số tài khoản: 177.01.000.000.4350, Tên tài khoản: Trường Cao đẳng nghề Du lịch

Huế;

Nhà trường báo cho thí sinh đến nhập học trong thời gian trên. Nếu sau 15 ngày kể từ

ngày nhập học mà không có lý do chính đáng thì giấy báo nhập học này không còn giá trị./.

H ỆU RƯỞ

Vũ Hoài hương

Ghi chú:

Nhà trường tiếp tục xét tuyển đợt 2 vào ngày 25/8/2014.

Các thí sinh có thể bổ sung kết quả thi đại học, cao đẳng

vào hồ sơ xét tuyển. Chi tiết xem tại trang tin điện tử

(website): www.huetc.edu.vn./.


9

BỘ O ỤC VÀ ĐÀO O __________

CỘ HOÀ XÃ HỘ CHỦ H V Ệ M

Độc lập - ự do - Hạnh phúc ______________________________

LÝ L CH HỌC S H, S H V Ê

( ùng cho HS, SV rúng uyển vào các rường Đại học, C o đẳng, CC )

HỌ VÀ Ê : ...................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ...............................................................................….

Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................….

Khi cần báo tin cho ai? ở đâu? ........................................................................

.................................................…................................................ ...............….

Điện thoại liên hệ (nếu có): ...................…


10

Ảnh 4 x 6

(Mới chụp chưa quá 3 tháng)

CỘ HOÀ XÃ HỘ CHỦ H V Ệ M

Độc lập - ự do - Hạnh phúc ______________________________

SƠ Y U LÝ L CH HỌC S H, S H V Ê

. HẦ BẢ HÂ HỌC S H, S H V ÊN

- Họ và tên: .......….................................…........ - Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1) …………

- Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 số cuối): .…… - Hộ khẩu thường trú: ................………………

....................……. ....................................................................……...

- Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khác ghi 0) ............................................................….......……

- Tôn giáo: .................................…....…………. - Thuộc khu vực tuyển sinh nào? ..……..

- Thành phần xuất thân (công nhân viên chức

ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác ghi 3)

- Đối tượng dự thi: ......…….....…......… - Ngành học: .........….….…….......

- Ký hiệu trường: .................... - Điểm thi tuyển sinh: Tổng điểm:

.…...…….…...

- Số báo danh: ...................…........………..…… (Môn 1: ..…….. Môn 2: …….. Môn 3: ..…….. )

- Kết quả học lớp cuối cấp ở THPT, THBT,

THN, TCCN - Điểm thưởng (nếu có): ..……...........…..............

- Lý do để được tuyển thẳng và được thưởng điểm:

* Xếp loại về học tập: .........................….….... .....................................……...............…...............

* Xếp loại về hạnh kiểm: ................………..... .............................……..........................................

* Xếp loại tốt nghiệp: .......................…..….…. ..........................................…................……….....

- Ngày vào Đoàn TNCSHCM: ....................……. - Năm tốt nghiệp (ghi 2 số cuối của

năm)

- Ngày vào Đảng CSVN: ............................…….. - Số chứng minh thư nhân dân: ..........…….…...

- Số thẻ HS, SV

- Khen thưởng, kỷ luật: ............................................……………............................................ .............…............

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao động (ghi rõ thời gian, nơi học tập, công tác, lao động hoặc đơn vị

phục vụ, chức vụ, danh hiệu nghề nghiệp, bậc lương).

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................. .................

...............................................................................................................................................................................


11

. HÀ H HẦ ĐÌ H

1. Cha:

- Họ và tên: ......................................……................ Quốc tịch: ........…....................…......................

- Dân tộc: ....................................………………….. Tôn giáo: ..............…….....................................

- Hộ khẩu thường trú: ............................................................…………..............….......….....……......

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): ...................................................…………….

Trước 30-4-1975:

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Từ 30-4-1975 đến nay:

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................ .......................

2. Mẹ:

- Họ và tên: ........................................……….............. Quốc tịch: ......................................................

- Dân tộc: .....................………...…............………...... Tôn giáo: .......................................................

- Hộ khẩu thường trú: ...............................................…..........…………...............................................

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): ............................................................………

Trước 30-4-1975:

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Từ 30-4-1975 đến nay:

................................................................................................................................................................... ............

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

3. Vợ hoặc chồng:

- Họ và tên: ..........................................….............…… Quốc tịch: ........................................………..

- Dân tộc: ...............................................….…………. Tôn giáo: ........................................................

- Hộ khẩu thường trú: ...........................................................................……….....................................

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): ............................................................……....

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

4. Họ và ên, nghề nghiệp, nơi ở củ nh ch em ruộ :

...............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................... ................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................


12

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Kèm theo bản chính và bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp THPT, THBT, THN, TCCN (nếu Sở GD-ĐT

chưa kịp cấp bằng thì phải nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, sau đó nộp bản chính để kiểm tra đối chiếu):

phiếu báo điểm thi ĐH, CĐ, TCCN giấy chứng nhận thi và kết quả đạt được trong kỳ thi học sinh giỏi lớp cuối cấp,

kể cả thi quốc tế, đối tượng ưu tiên (nếu có), quyết định của cơ quan, đơn vị cử đi học (nếu là công nhân viên Nhà

nước hoặc cán bộ chiến sĩ lực lượng vũ trang).

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật. Nếu có gì sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo

Quy chế hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

C m đo n củ gi đình

về lời kh i củ học sinh, sinh viên

Ngày .......... tháng …....... năm 20...…

Học sinh, sinh viên ký ên

_________________________________________________________________________

Xác nhận củ Chính quyền Xã, hường nơi học sinh, sinh viên cư rú

(Đề nghị Chính quyền địa phương xác nhận theo nội dung: Hộ khẩu thường trú, việc thực hiện

nghĩa vụ công dân và chấp hành pháp luật của học sinh, sinh viên tại địa phương).

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................... ..........

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

Ngày .......... tháng ........... năm 20 …..

(Ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký và đóng dấu)


13


14

Documents

I. MỤC ĐÍCH VÀ H M V Ụ - huetc.edu.vnhuetc.edu.vn/UploadFile/file/Bieu mau huetc/2Quy-trinh-quan-ly-ho-so-hssv.pdfMẫ số 5. Quy trình : QUẢN ... SINH VIÊN 3 ĐC Ả QUY