IASP 1000 Proceduri Confirmare Interbancara

AUDIT

DECLARAŢIA INTERNAŢIONALĂPRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000

PROCEDURI DE CONFIRMARE INTERBANCARĂ

CUPRINS

Paragrafe

Introducere …………………………………………………………………….…..1-4

Necesitatea confirmării………………………………………………………………5

Utilizarea cererilor de confirmare.………………………………………………....6-9

Întocmirea şi expedierea cererilor şi primirea răspunsurilor…………………....10-12

Conţinutul cererilor de confirmare………………………………………….......13-20

Anexă: Glosar

____________________________________________________________________

Declaraţia Internaţională privind Practica de Audit (IAPS) 1000, "Proceduri de confirmare inter-bancară" trebuie citită în contextul "Prefeţei la Standardele Internaţionale privind Controlul, Auditarea şi Asigurarea Calităţii şi Serviciile Înrudite," în care sunt stabilite aplicabilitatea şi domeniul de autoritate al IAPS.

Această Declaraţie Internaţională privind Practica de Audit a fost întocmită şi aprobată de către Comitetul Internaţional pentru Practici de Audit (IAPC) al Federaţiei Internaţionale a Contabililor, împreună cu Comitetul pe probleme de Reglementări Bancare şi Practici de Supraveghere al Grupului celor 10, reprezentat de cele mai importante ţări industrializate , împreună cu Elveţia, în noiembrie 1983, în vederea publicării sale în februarie 1984.

Această Declaraţia este publicată cu scopul de a oferi asistenţă tehnică auditorilor externi independenţi, dar şi auditorilor interni şi inspectorilor pe probleme de proceduri de confirmare interbancară. Declaraţia de faţă nu intenţionează să aibă autoritatea unui Standard Internaţional de Audit.

DECLARAŢIA INTERNAŢIONALĂ PRIVIND PRACTICA DE AUDIT 1000

PROCEDURI DE CONFIRMARE ÎNTRE BĂNCI

Introducere

1. Scopul acestei Declaraţii este de a oferi asistenţă cu privire la procedurile de confirmare interbancară auditorului extern independent sau conducerii băncii, auditorilor interni sau inspectorilor. Recomandările cuprinse în această Declaraţie trebuie să contribuie la eficienţa procedurilor de confirmare interbancară şi a procesării răspunsurilor.

2. O etapă importantă în examinarea situaţiilor financiare ale unei bănci şi a informaţiilor conexe o reprezintă solicitarea confirmării directe din partea altor bănci atât a soldurilor, cât şi a altor valori ce apar în bilanţ şi în alte informaţii care pot să nu fie prezentate în bilanţul propriu-zis, ci în notele la conturi. Elementele extrabilanţiere care cer confirmare sunt garanţiile, contractele de vânzare şi cumpărare la termen, opţiunile de răscumpărare şi acordurile de compensare. Acest tip de probe de audit este valoros datorită faptului că provine direct dintr-o sursă independentă şi, prin urmare, asigură o mai mare siguranţă decât cea obţinută doar din propriile înregistrări ale băncii.

3. În preocuparea sa de a obţine confirmări interbancare, auditorul poate întâmpina dificultăţi în ceea ce priveşte limba, terminologia, interpretarea consecventă şi sfera de cuprindere a aspectelor din scrisoarea de răspuns. În mod frecvent, aceste dificultăţi rezultă din utilizarea diferitelor tipuri de cereri de confirmare sau din înţelegerea greşită a ceea ce acestea sunt menite să acopere.

4. Procedurile de audit pot să difere de la o ţară la alta şi, în consecinţă, practicile locale vor avea relevanţă în raport cu modul de aplicare a procedurilor de confirmare interbancară. Deşi această Declaraţie nu este menită să descrie un set cuprinzător de proceduri de audit, fără îndoială, scoate în evidenţă unii paşi importanţi ce trebuie urmaţi în utilizarea cererii de confirmare.

Necesitatea confirmării

5. O caracteristică esenţială a controlului managerial asupra relaţiilor de afaceri, cu persoane sau grupuri de instituţii financiare, o constituie capacitatea de a obţine confirmarea tranzacţiilor cu acele instituţii şi a poziţiilor rezultate. Cererea pentru confirmarea bancară rezultă din necesitatea conducerii băncii şi a auditorilor săi de a confirma relaţiile financiare şi de afaceri dintre următorii:

Bancă şi alte bănci din aceeaşi ţară;

Bancă şi alte bănci din ţări diferite; şi

Bancă şi clienţii non-bancari ai acesteia.

Deşi relaţiile interbancare sunt similare ca natură cu acelea dintre bancă şi clienţii non-bancari, poate exista o semnificaţie specială în unele relaţii interbancare, de exemplu, în legătură cu anumite tipuri de tranzacţii “extrabilanţiere”, cum ar fi contingenţele, tranzacţiile la termen, angajamentele şi acordurile de compensare.

AUDIT


Utilizarea cererilor de confirmare

6. Recomandările prevăzute în paragrafele următoare sunt destinate să ajute băncile şi auditorii lor la obţinerea confirmării independente a relaţiilor financiare şi de afaceri cu alte bănci. Totuşi, pot exista situaţii în care abordarea descrisă în cadrul acestei Declaraţii poate fi, de asemenea, adecvată pentru procedurile de confirmare dintre bancă şi clienţii săi non-bancari. Procedurile descrise nu sunt relevante pentru procedurile de confirmare interbancară de rutină, care sunt realizate cu privire la tranzacţiile comerciale de zi cu zi, efectuate între bănci.

7. Auditorul trebuie să decidă de la care bancă sau bănci să solicite confirmări, având în vedere anumite aspecte, cum ar fi valoarea soldurilor, volumul de activitate, gradul de credibilitate a controlului intern şi pragul de semnificaţie în contextul situaţiilor financiare. Testarea anumitor activităţi ale băncii poate fi structurată în moduri diferite şi de aceea cererea de confirmare poate fi limitată strict la investigaţiile asupra acelor activităţi. Cererile de confirmare a tranzacţiilor individuale pot fie să constituie o parte a testării sistemului de control intern al băncii, sau să fie un mijloc de verificare a soldurilor ce apar în situaţiile financiare ale băncii la o anumită dată. Prin urmare, cererile de confirmare trebuie să fie destinate să răspundă scopurilor anume pentru care sunt solicitate.

8. Auditorul trebuie să determine care din următoarele abordări este mai adecvată în vederea confirmării soldurilor sau a altor informaţii de la alte bănci:

listarea soldurilor şi a altor informaţii, şi cererea confirmării exactităţii şi exhaustivităţii acestora, sau

solicitarea de detalii ale soldurilor şi altor informaţii, care pot fi apoi comparate cu înregistrările băncii solicitatoare.

Pentru a determina care din abordările de mai sus este cea mai adecvată, auditorul trebuie să cântărească calitatea probelor de audit pe care le solicită într-o situaţie particulară, faţă de aspectul practic de obţinere a unui răspuns de la instituţia bancară care confirmă.

9. Pot apărea dificultăţi în obţinerea unui răspuns satisfăcător chiar şi acolo unde banca solicitantă transmite informaţii băncii care trimite confirmarea. Este important să fie căutat un răspuns pentru toate cererile de confirmare. Nu este o practică uzuală aceea de a cere un răspuns numai în cazul în care informaţiile transmise sunt incorecte sau incomplete.

Întocmirea şi expedierea cererilor şi primirea răspunsurilor

10. Auditorul trebuie să determine locul adecvat în care să fie transmisă cererea de confirmare, de exemplu, un departament, cum ar fi cel de audit intern, departamentul de inspecţie sau alt departament specializat, care poate fi desemnat de instituţia bancară care trimite confirmarea ca responsabil pentru a

313


răspunde la cererile de confirmare. De aceea, poate fi adecvat ca aceste cereri de confirmare să fie adresate sediului central al băncii (acolo unde există astfel de departamente) şi nu către unitatea unde sunt ţinute soldurile sau alte informaţii relevante. În alte situaţii, locul cel mai potrivit poate fi sucursala locală a băncii care trimite confirmarea.

11. Ori de câte ori este posibil, cererea de confirmare trebuie întocmită în limba băncii care trimite confirmarea sau în limba utilizată în mod normal în scopuri de afaceri.

12. Controlul asupra conţinutului şi expedierii cererilor de confirmare este respon-sabilitatea auditorului. Totuşi, este necesar ca această cerere să fie autorizată de banca solicitantă. Răspunsurile trebuie să fie transmise direct auditorului, iar pentru a facilita un astfel de răspuns, la cerere trebuie anexat de către auditor un plic autoadresat.

Conţinutul cererilor de confirmare

13. Forma şi conţinutul scrisorii de cerere de confirmare va depinde de scopul pentru care este solicitată, de practicile locale şi de procedurile băncii solicitante, de exemplu, dacă se face sau nu uz de prelucrarea automată a datelor.

14. Cererea de confirmare trebuie să fie întocmită într-o manieră clară şi concisă, pentru a se asigura înţelegerea rapidă de către banca ce trimite confirmarea.

15. Nu toate informaţiile pentru care se aşteaptă, în mod obişnuit, confirmarea vor fi solicitate în acelaşi timp. În consecinţă, solicitările pot fi transmise la momente diferite în cursul anului, tratând aspecte particulare ale relaţiilor interbancare.

16. Cele mai des solicitate informaţii cerute se referă la soldurile creditoare sau debitoare faţă de banca solicitantă pentru conturile curente, depozite, împru-muturi sau alte conturi. Cererile trebuie să furnizeze următoarele informaţii privind contul: descrierea acestuia, numărul şi tipul valutei. De asemenea, este recomandabil să se ceară informaţii despre soldurile zero ale conturilor corespondente, precum şi despre conturile care au fost închise în cele douăsprezece luni înainte de data aleasă pentru confirmare. De asemenea, banca solicitantă poate cere confirmarea nu numai a soldurilor conturilor, dar şi, acolo unde poate fi de folos, alte informaţii, cum ar fi scadenţa şi dobânda, liniile de credit/facilităţile stand-by, facilităţile neutilizate, orice compensări sau alte drepturi, ori sarcini, precum şi orice detalii despre garanţiile date sau primite.

17. O parte importantă a activităţii bancare se referă la controlul tranzacţiilor numite în mod curent “în afara bilanţului”. În consecinţă, banca solicitantă şi auditorii săi pot solicita confirmări ale obligaţiilor contingente, cum ar fi acelea care apar din garanţii, scrisori de sprijin şi scrisori de angajament, chitanţe, acceptări şi avalizări. Confirmarea poate fi solicitată atât pentru obligaţiile contingente ale băncii solicitante faţă de banca ce trimite confirmarea, cât şi ale acestei băncii faţă de banca solicitantă. Detaliile furnizate sau solicitate trebuie

AUDIT


să descrie natura datoriilor contingente împreună cu valoarea şi moneda acestora.

18. De asemenea, trebuie solicitate confirmările pentru contractele de răscumpărare şi revânzare a activelor, ca şi pentru opţiunile neajunse la scadenţă la data respectivă. Astfel de confirmări trebuie să descrie activul acoperit de contract, data la care tranzacţia a fost contractată, data scadenţei, precum şi condiţiile în care a fost încheiat contractul.

19. O altă categorie de informaţii pentru care se cer deseori confirmări indepen-dente la o anumită dată, alta decât cea la care a fost încheiată tranzacţia, priveşte contractele la termen în valută, lingourile, titlurile de valoare şi alte contracte neajunse la scadenţă. Este o practică bine stabilită pentru bănci de a confirma tranzacţiile cu alte bănci pe măsură ce se derulează. Totuşi, pentru scopurile auditului practica este de a confirma independent un eşantion de tranzacţii selectate dintr-o perioadă de timp sau de a confirma toate tranzacţiile neajunse la scadenţă încheiate cu o parte. Cererea trebuie să ofere detalii asupra fiecărui contract, inclusiv numărul său, data negocierii, scadenţa sau data executării, preţul la care a fost încheiată tranzacţia, precum şi moneda şi valoarea contractului cumpărat sau vândut, către sau de la banca solicitantă.

20. Deseori băncile păstrează titluri de valoare şi alte elemente în custodie, în numele clienţilor. Scrisoarea de cerere poate de aceea să solicite confirmări pentru elementele respective deţinute de banca ce trimite confirmarea, la o anumită dată. Confirmarea trebuie să includă descrierea acelor elemente, precum şi natura oricăror sarcini sau drepturi asupra acestora.

315


Anexă

Glosar

Această anexă defineşte anumiţi termeni utilizaţi în Declaraţie. Această listă nu are intenţia să includă toţi termenii utilizaţi într-o cerere de confirmare interbancară. Definiţiile au fost date în contextul bancar, deşi utilizarea şi aplicarea legală pot diferi.

Garanţii reale

Garanţii acordate de un debitor în vederea rambursării unui împrumut, rareori acordate în cadrul relaţiilor interbancare. De aceea, astfel de creditori devin creditori garantaţi; în situaţia de neonorare a obligaţiei, astfel de creditori sunt îndreptăţiţi să acţioneze pentru executarea garanţiei în vederea recuperării datoriei lor. Orice bun poate fi folosit ca garanţie. Exemple de garanţii sunt: bunurile imobiliare, obliga-ţiunile, acţiunile, efectele de comerţ, acceptele, averile mobile, conosamentele, recipisele de depozit şi creanţele cesionate.

Datorii contingente

Datorii potenţiale, care se concretizează numai după îndeplinirea sau neîndeplinirea anumitor condiţii. Pot apărea din vânzarea, transferarea, avalizarea sau garantarea instrumentelor negociabile, precum şi din alte tranzacţii financiare. Spre exemplu, ele pot rezulta din:

Reescontarea efectelor de comerţ de primit, accepte comerciale şi bancare create în baza acreditivelor comerciale;

Garanţii acordate; sau

Scrisori de susţinere sau sprijin.

Sarcină

O obligaţie sau drept care grevează asupra dreptului de proprietate aferent unui bun, cum ar fi ipoteca asupra bunurilor imobile.

Compensare

Dreptul unei bănci, de obicei în formă scrisă, de a intra în posesiunea soldurilor conturilor pe care garantul sau debitorul le are deschise la banca respectivă, pentru acoperirea obligaţiilor către bancă ale garantului, debitorului sau unei terţe persoane.

Opţiuni

Dreptul de a cumpăra sau vinde titluri de participare sau mărfuri la un preţ convenit, în cadrul unui termen fixat.

Contracte de răscumpărare (sau revânzare)

Contractul dintre vânzător şi cumpărător, prin care vânzătorul (cumpărătorul) se angajează să răscumpere (sau să revândă) efecte de comerţ, titluri de valoare sau bunuri imobile la expirarea unei perioade de timp, sau la îndeplinirea anumitor condiţii, sau ambele.

AUDIT


Custodie

O facilitate oferită de bănci clienţilor săi de a păstra bunuri de valoare, în siguranţă.

Linie de credit / facilităţi stand-by

O valoare maximă de fonduri agreată, pe care o bancă a pus-o la dispoziţia sau s-a angajat s-o pună la dispoziţia unui client pentru o anumită perioadă de timp stabilită.

317

Documents

IASP 1000 Proceduri Confirmare Interbancara