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IBG CORREDURÍA DE SEGUROS S.A.
CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO:
Organización, gobernabilidad y sistemas de
administración y control
ABRIL, 2017
CAPITULO I
PRINCIPIOS GENERALES
ARTICULO 1: DEFINICIONES
Para efectos de este Reglamento se entiende:
a) Sociedad corredora de seguros: Persona Jurídica inscrita en el Registro
Mercantil como sociedad anónima, cuyo objeto social exclusivo será la
intermediación de seguros bajo la figura de corredora de seguros.
b) Ejecutivo: Cualquier persona física que, por su función, carga o posición en
una entidad, intervenga o tenga la posibilidad de intervenir en la toma de
decisiones importantes dentro de la entidad.
c) Gobierno Corporativo: Conjunto de políticas, normas y órganos internos
mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una entidad.
Comprende las relaciones entre los Accionistas, la Junta Directiva u órganos
equivalentes, ejecutivos, sus comités de apoyo, las unidades de control, la
gerencia, y las auditorias interna y externa.
d) Grupo vinculado: Grupo conformado por todas las personas vinculadas por
propiedad y gestión según lo dispuesto en el Reglamento sobre el Grupo
Vinculado a la Entidad, Acuerdo SUGEF 4-04 vigente.
e) Participación significativa: Se entiende como la titularidad de derecho que
permiten, directa o indirectamente, ejercer el voto con al menos el diez por
ciento (10%) del capital social de la entidad.
f) SUGESE: Superintendencia General de Seguros.
g) Terceros: Cualquier persona física o jurídica que no forme parte del grupo
vinculado a la entidad regulada.
ARTICULO 2: OBJETIVOS Y ALCANCES
El presente código reúne las políticas internas de gobierno corporativo de
IBG Corredores de Seguros S.A., congruentes con lo establecido en sus estatutos,
los manuales de procedimiento y control interno, las políticas internas de conductos
y la normativa vigente.
Este conjunto de políticas establece el sistema por el cual la empresa es dirigida y
controlada en el desarrollo de su actividad económica, detallado la distribución de
derechos y responsabilidad de los distintos participantes de la empresa y las reglas
por las que se rige el proceso de toma de decisiones en la empresa.
Esta estructura normativa busca aumentar el valor de la empresa y contribuir en el
mantenimiento de la misma regulando las relaciones entre los accionistas
(controladores y minoritarios), la junta directiva, la alta gerencia y otras partes
interesadas.
ARTICULOS 3: PRINCIPIOS RECTORES DEL GOBIERNO CORPORATIVO
El presente código se rige bajo los valores empresariales e la autoregulación, la
lealtad, la integridad, la ética, la transparencia, la competitividad y la revelación de
información con los grupos e interés y las autoridades correspondientes.
En función de estos factores fundamentos, IBG Corredores de Seguros S.A.
establecerá de forma prioritaria en el presente Código de Gobierno Corporativo:
• Los procedimientos y requisitos formales para la toma de decisiones por los
órganos competentes, a fin de garantizar la participación informada y
responsable de sus miembros.
• Los derechos y deberes e las personas a las que se encomienda la gestión
de la entidad.
ARTICULO 4: ORGANOS DE GOBIERNO
La estructura de gobierno de la empresa está conformada por lo siguientes órganos:
• La Asamblea General de Accionistas: Constituye el órgano soberano
máximo de decisión y control de la entidad.
• La Junta Directiva: Cuerpo colegiado nombrado por la asamblea general de
accionistas encargado de la dirección y administración del objeto de la
sociedad.
• La Gerencia General: Es el máximo responsable administrativo de la
entidad, cuyas funciones deberán realizarse acorde con los lineamientos del
presente Código de Gobierno Corporativo, debe establecer e implementar
los controles internos y tomar las decisiones para que en la organización se
acate lo aquí dispuesto.
• La Auditoría Interna: Órgano de control designado por la unta Directiva con
independencia funcional y de criterio encargado de revisar y analizar de
forma objetiva la ejecución de las operaciones de la entidad.
• Los comités de apoyo: Cuerpo colegiado establecido por la Junta Directiva
para brindar apoyo para el control y seguimiento de las políticas,
procedimientos y controles que se establezcan. Sin perjuicio de los comités
que pueden ser establecidos por la Junta Directiva, el presente código de
gobierno define el accionar el Comité de Auditoría y del Comité de
Cumplimiento.
CAPITULO II
LOS DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS Y FUNCIONES CLAVES EN EL
AMBITO DE LA PROPIEDAD
ARTÍCULO 5: DE LA CALIDAD DE ACCIONISTA
La sociedad considera como accionista al inscrito como tal en los registros de
accionistas.
Este registro de accionistas será utilizado para garantizar que todos los accionistas
tengan un flujo de información expedito y directo.
Los títulos o certificados que representan uno o más acciones, deberán ser firmados
por el presidente y el Secreto de la Junta Directiva, quienes están autorizados para
hacer la emisión correspondiente.
ARTICULO 6: POLITICAS DE RELACION CON LOS ACCIONISTAS
Los accionistas serán tratados en condiciones de igualdad y se les respetarán sus
derechos de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio y demás
normativa aplicable.
Todo accionista tiene derecho a pedir que la asamblea general se reúna para la
aprobación del balance anual y delibere sobre la distribución de las utilidades.
A todo accionista se le asegura un trato equitativo, es decir, se dará idéntico trato
en cuanto a petición, reclamación e información, a todos los accionistas,
independientemente del número de acciones de acciones que represente, sin
embargo, al momento de la toma de decisiones de la asamblea de accionistas, se
aplicará el principio general que reconoce el derecho de una acción a un voto, es
decir, a una misión participación en el capital social de la compañía se le atribuyen
los mismos derechos de voto.
Todos los accionistas tienen derecho a participar y votan en las asambleas
ordinarias y extraordinarias, en todos los temas que se traten en ellas, en las
condiciones fijadas por la Asamblea General de Accionista.
Las garantías, así como las pérdidas se distribuirán en proporción al número de las
acciones de cada socio.
ARTÍCULO 7: FUNCION Y COMPETENCIA DE LA ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
La asamblea general de accionistas es la instancia de mayor autoridad de la
compañía, está conformada por los socios y como tal se encuentra facultada para
adoptar toda clase de acuerdos referentes a su gobierno y al interés común de los
accionistas.
Los accionistas tienen derecho a participar de todas las decisiones que tome la
Asamblea General de Accionistas, y a ser debidamente informados sobre las
mismas.
Las decisiones fundamentales de la empresa deben tomarse en la instancia formal
de la Asamblea General de Accionistas, incluyendo como mínimo las definiciones
sobre:
• Aprobación del plan de inversión (presupuesto anual).
• Cambios en los estatutos, en la escritura de constitución o en cualquier otro
documento rector de la sociedad.
• Aprobación de la gestión de la Junta Directiva.
• Autorización de la emisión de nuevas acciones.
• Nombramiento y separación de los miembros de la Junta Directiva.
• Designación de los auditores externos.
• Aprobación de la política de remuneración de la Junta Directiva y de la Alta
Gerencia.
• Definición sobre la venta de activos estratégicos de la empresa.
• Aprobación de las transacciones extraordinarias, incluida la transmisión de la
totalidad o de una parte sustancial de los activos que, en la práctica, suponga
la venta de la sociedad.
ARTICULO 8: PROCEDIMIENTOS EN LA CONVOCATORIA Y EJECUCION DE LA
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
Las asambleas de accionistas tanto ordinarias como extraordinarias, serán
convocadas por el presidente de la Junta Directiva, por medios documentados, por
lo menos con siete días de anticipación al día de la celebración de la asamblea,
para asegurar la mayor asistencia posible. Podrá prescindirse de dicho requisito de
convocatorio, cuanto estando reunida la totalidad de los accionistas, así lo
acuerden.
Esta convocatoria deberá contener información clara y precisa del lugar, fecha y
hora en que se realizará, así como un listado detallado de las materias a ser
tratadas. La información financiera y otra relevante deben ponerse a disposición de
los accionistas con anterioridad a la Asamblea. La Junta Directiva debe preocuparse
de que esta información incluya los derechos y opciones relevantes que tiene los
accionistas frente a las decisiones que se les planteen.
ARTICULO 9: ASAMBLEAS ORDINARIAS
Los accionistas celebraran una reunión o asamblea ordinaria dentro de los tres
meses siguientes a la finalización del año económico, en la que se conocerá,
además de los asuntos incluidos en el orden del día, al menos los siguientes:
• Discutir, aprobar o improbar el informe sobre los resultados del ejercicio anual
que presenten los administradores y tomar las medidas que estimen
oportunas.
• Acordar en su casi la distribución de dividendos, en la forma que se indicara
más adelante.
• Elegir y revocar el nombramiento de los miembros de junta directiva y del
fiscal.
ARTICULO 10: ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS
Los accionistas celebraran una asamblea extraordinaria cuando sean convocados
por el presidente de la Junta Directiva, según el procedimiento detallado en e
Articulo 8. Se consideran asambleas extraordinarias las que se reúnen para
modificar el pacto social, autorizar acciones y títulos de clases no previstas en la
escritura social y los demás asuntos que según a ley o la escritura social sean de
su conocimiento.
ARTÍCULO 11: CONVOCATORIAS DE LOS ACCIONISTAS
El accionista o accionistas que representen por lo menos el veinticinco por ciento
del capital social podrán pedir por escrito a los administradores en cualquier tiempo,
la convocatoria de una asamblea de accionistas, para tratar de los asuntos que
indiquen e su petición.
ARTICULO 12: ADMINISTRACION DE LOS CONFLICTOS DE INTERES
Para administrar los conflictos de interés en la aprobación de transacciones que
afecten a la entidad se seguirán o lineamientos detallados en el capitulo IX del
presente código.
CAPITULO III
RESPONSABILIDAD Y POLITICAS DE LA JUNTA DIRECTIVA
ARTICULOS 13: INTEGRACIÓN
La Junta Directiva es el órgano administrativo de mayor jerarquía de la Sociedad
Corredora de seguros. Estará integrada por cuatro miembros, quienes podrá ser o
no socios y ostentar las calidades de presidente, secretario, tesorero, vocal I,
quienes serán nombrados por plaza de dos años. Así mismo, la remuneración de la
Junta Directiva será definida por la Asamblea de Accionistas.
Para la elección de los miembros de Junta Directiva, los accionistas ejercerán su
voto por el sistema de voto simple, así:
• Cada accionista tendrá un minuto de votos igual al que resulte de multiplicar
los votos que normalmente le hubiesen correspondido, por el número de
directores por elegirse.
• Cada accionista podrá distribuir o acumular sus votos en un número de
candidatos igual o inferior al número de vacantes por cubrir, en la forma que
juzgue conveniente.
• El resultado de la votación se computará por persona.
Los miembros de la Junta Directiva no podrán desempeñar cargos como Gerente o
ejecutivo de la Sociedad Corredora de seguros.
El ejercicio de los respectivos cargos se regirá por lo establecido en el Código de
Comercio, la Ley Reguladora del Mercado de Seguros y los estatutos de la Sociedad
Corredora de seguros y las siguientes reglas:
1) El presidente de la Junta Directiva y el Gerente General de la empresa no
pueden ser la misma persona
2) En caso de así decidirlo la Asamblea de Accionistas, la Junta Directiva podrá
contar con miembros independientes, los cuales deberán gozar de la máxima
reputación, tanto por su perfil, como por el proceso llevado a capo para
nominarlos.
3) Los directores independientes podrán actuar como director o fiscal. Por
independencia se entiende que el director es demostrablemente libre, en
apariencia y de hecho, de conflictos (personales u otros) en cuanto a su toma
de decisiones. Las siguientes circunstancias serán necesarias para la
designación independiente:
• Tener prestigio profesional comparable al de la compañía
• No ser miembro de la Junta Directiva de una compañía donde lo es también
uno de los directores internos de la empresa
• No haber sido empleado de la empresa o su grupo en los últimos dos años
• No haber mantenido relaciones significativas de negocios con la empresa o
su grupo en los últimos dos años
• Que ni él ni miembros hasta primer grado de consanguinidad o afinidad de
su familia, reciban beneficios económicos significativos de la empresa o su
grupo o de parte de uno de los accionistas mayoritarios (excepto la
remuneración especifica como director)
• No mantener lazos familiares, hasta segundo grado, con otros directores,
empleados de confianza o consultores
• No ser nombrado por accionistas específicos o actúa en representación de
estos
• Pertenecer a menos de cuatro Juntas Directivas
4) En el informe anual de gobierno corporativo se identificará los miembros de
la Junta Directiva, los cargos en que esta nombrados y la mención como
director independiente cuando corresponda, según se indicó en este Código.
También deberá identificarse los directores que conforman el Comité de
Auditoría.
ARTICULO 14: REQUERIMIENTO DE CALIFICACION, INDEPENDENCIA Y
DISPONABILIDAD DE TIEMPO
Tanto en el caso de los directos internos como independientes, para ser miembro
de Junta Directiva se requiere:
a) Ser de reconocida honorabilidad y comprobada idoneidad técnica
b) Pertenecer a menos de cuatro juntas directivas
c) Contar con prestigio profesional y conocimiento especifico, preferiblemente
en el negocio de la Sociedad Corredora de Seguros
d) No desempeñar cargos o funciones de representación, dirección o
asesoramiento en empresas competidoras o en sociedades que controlen
empresas competidoras
e) No desempeñar cargos de dirección en empresas que sean clientes o
proveedores habituales de bienes y servicios de la sociedad
f) No estar afectados por las condiciones de incompatibilidad o prohibiciones
detalladas en el artículo 15.
Al momento de su nombramiento, los miembros de Junta Directiva deben rendir una
declaración jurada, en donde conste su firma debidamente autenticada por Notario
Público, verificando el cumplimiento de estos requisitos y el compromiso de reportar
y actualizar la información ante cualquier cambio.
ARTICULO 15: INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES
No podrán ser miembros de Junta Directiva:
a) Las personas contra quienes, en los últimos cinco años, haya recaído
sentencia judicial penal condenatoria firme por la comisión de un delito
doloroso contra la propiedad, la buena fe de los negocios o la fe pública,
tipificados en los títulos VII, VIII y XVI del libro II del Código Penal,
respectivamente.
b) Las personas que se encuentren cumpliendo sentencia judicial penal
condenatoria por la comisión de los delitos citados en el inciso anterior.
ARTICULO 16: INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES
Si sobreviene un hecho o circunstancia por el cual un director no cumpla con lo
indicado en el artículo 14, o incurra en una compatibilidad de las dispuestas en el
artículo 15, la Sociedad Corredora de seguros deberá proceder de inmediato a su
sustitución. De forma complementaria al compromiso de reportar cualquier cambio
asumido por los directores, de forma previa a la Asamblea de Accionistas, se
realizará una verificación anual del cumplimiento de requisitos como mecanismos
de control para acreditar el cumplimiento de los mismos durante el ejercicio de sus
funciones.
ARTICULO 17: FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
Sin prejuicios de lo establecido en el estatuto de la empresa, corresponde a la Junta
Directiva:
a) Dictar los reglamentos de la sociedad y sus modificaciones
b) Nombrar gerentes y apoderados, agentes o representantes, cuando lo crea
conveniente y bajo las denominaciones que estime adecuadas para atender
los negocios sociales y conferirles las atribuciones que fijen los reglamentos
o el respectivo acuerdo de su nombramiento.
c) Formular memorial de la situación social, con balance de pérdidas o
beneficios habidos, cuenta de dividendos e informe de acciones sin dirimir,
en su caso.
d) Promover e impulsar los trabajos de la compañía y organizarlos del modo
que mejor convenga a los intereses sociales.
e) Establecer la visión, misión estratégica y valores de la Sociedad Corredora
de seguros.
f) Fiscalizar la Gerencia y exigir explicaciones claras e información suficiente y
oportuna, a afecto de formarse un juicio crítico de su actuación.
g) Nombrar a los miembros del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo,
cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los
objetivos asignados a esos comités.
h) Revisar y analizar los informes y las recomendaciones que le remitan los
comités de apoyo, los órganos supervisores, las auditorias interna y externa,
así como tomar decisiones que se consideren procedentes.
i) Nombrar a los auditores internos y externos, en los casos en que aplique, de
acuerdo con lo dispuesto las leyes y normativas propias. Asimismo, designar
la forma auditora externa, de conformidad con la propuesta previamente
emitida por el Comité de Auditoría.
j) Aprobar el plan anual de trabajo de la auditoría interna.
k) Aprobar el plan de continuidad de operaciones.
l) Solicitar a la auditoría interna los informes sobre temas específicos que
requieran los órganos supervisores.
m) Dar seguimiento a los informes de la auditoría interna relacionados con la
atención, por parte de la Gerencia, de las debilidades comunicadas por los
órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización.
n) Aprobar las políticas, procedimientos y controles necesarios para procurar la
confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control
interno de la Sociedad Corredora de seguros.
o) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados
financieros y controles internos requeridos en el “Reglamento sobre auditores
externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL,
SUPEN y SUGESE.
p) Incluir en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, los
aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y
la cantidad de reuniones que se celebren durante el periodo por cada comité.
q) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en
materia de gobierno corporativo y promover su conocimiento a todos los
interesados.
r) Promover una relación afectiva con los órganos supervisores,
manteniéndolos oportunamente informados sobre situaciones, eventos o
problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad.
s) Velar por el cumplimiento normativo de la Sociedad Corredora de seguros y
una adecuada gestión de los riesgos que afectan a la entidad. Deberá definir
las medidas e instancias de control de cumplimiento normativo y los
parámetros para su evaluación.
t) Aprobar el informe anual de Gobierno de Accionistas el Código de Gobierno
Corporativo adoptado.
u) Aprobar las políticas y procedimientos de los comités de apoyo.
v) Aprobar los estados financieros auditados que se remitan a la
Superintendencia de Seguros.
ARTICULO 18: OPERACIÓN
La Junta Directiva se reunirá ordinariamente una vez al me y
extraordinariamente cuando sea convocada por el presidente o por los dos
restantes directores, en uno u otro caso, en el lugar, día y hora que indique la
convocatoria, la cual deberá hacerse por mecanismo idóneo que garantice el
conocimiento por parte del convocado de la sesión que se trate.
El quórum se forma con la presencia de tres miembros y sus resoluciones serán
válidas cuando sean tomadas por mayoría de los presentes, en caso de empate
quien figure como presidente decidirá con doble voto.
El funcionamiento operativo de la Junta Directiva se realizará en congruencia
con lo establecido en el Reglamento de funcionamiento de la Junta Directiva
incorporada en el Anexo Número 1 del presente Código de Gobierno.
ARTICULO 19: VERIFICACIÓN Y RAZONABILIDAD DE LA INFORMACION
FINANCIERA
La Junta Directiva será responsable de que la información financiera de la
entidad sea razonable, en fe de lo cual el presidente de la Junta Directiva rendirá
la siguiente declaración jurada sobre su responsabilidad sobre los estados
financieros y el control interno:
“DECLARACION JURADA FIRMADA POR EL PRESIDENTE DE JUNTA
DIRECTIVA SOBRE LA VERIFICACIÓN Y RAZONABILIDAD DE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA”
(PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en
relación con la información financiera de IBG Corredora de Seguros S.A. y sus
sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo
fe de juramento que:
a) Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros de IBG Corredores
de Seguro S.A. no contiene ninguna aseveración falsa de un hecho material
ni omiten incorporar un hecho material necesario para que las declaraciones
realizadas no resulten engañosas.
b) Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros y cualquier otra
información financiera complementaria adjunta a esta declaración presentan
razonablemente en todos los aspectos materiales la situación financiera de
IBG Corredores de Seguros S.A. así como el resultado de sus operaciones
para el periodo que termina el (FECHA).
c) IBG Corredores de Seguros S.A. ha establecido y mantenido los controles y
procedimientos efectivos y eficientes que aseguren que la información
material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas.
Asimismo, ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para
manejar el control interno.
d) Se ha velado para que el Comité de Auditoría se reúna periódicamente, se
lleven minutas de las reuniones y reporte con prontitud a la Junta Directiva.
Asimismo, han revisado y aprobado los estados financieros mensuales de la
entidad.
e) Se ha procurado la existencia de una auditoría interna con independencia de
criterio.
f) De acuerdo con lo informado por el Comité de Auditoría, se ha verificado el
cumplimiento de los requisitos de independencia, experiencia e idoneidad
establecidos en el Capítulo II del “Reglamento de Auditores Externos
aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGGEF, SUGEVAL, SUPEN y
SUGESE”.
g) He recibido y entendido toda la información significativa que me ha
suministrado el Gerente General y el Comité de Auditoría respecto a:
i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los
controles internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la
habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la
información financiera.
ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva a gerentes u
otros empleados que desempeñen un rol significativo en el control
interno de la entidad.
iii. Los cambios significativos en el control interno o e otros factores que
afectaron materialmente el control interno con posterioridad a la fecha
de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción
correctiva en este mismo sentido.
Es todo. Al ser las (HORA) horas del (DIA) de (MES) de (AÑO). FIRMA”
ARTICULO 20: ADMINISTRACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERES
Es obligación de los directores el declarar formalmente ante la Junta Directiva la
existencia de algún conflicto de interés. Para administrar los conflictos de interés en
la aprobación de transacciones que afecten a la entidad se seguirán los
lineamientos detallados en el capitulo IX del presente código.
CAPITULO IV
POLITICAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN Y EL RECURSO
HUMANO
ARTICULO 21: RESPONSABILIDAD GENERAL
La gerencia es el máximo responsable administrativo de la entidad, cuyas funciones
deberán realizarse acorde con los lineamientos del presente Código de Gobierno
Corporativo, debe establecer e implementar los controles internos y tomar las
decisiones para que en la organización se acate los aquí dispuestos.
La Gerencia, al igual que la Junta Directiva es responsable de que la información
financiera de la entidad sea razonable, para lo cual establecerá los sistemas de
control interno necesarios para obtener información financiera confiable y procurar
un adecuado ambiente de control interno.
En fe de lo anterior, la Gerencia deberá rendir una declaración jurada respecto de
su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno la cual se
presentará conjuntamente con los estados financieros auditados a la SUGESE,
según el siguiente formato:
“DECLARACIÓN JURADA FIRMADA POR EL GERENTE GENERAL
(PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en
relación con la información financiera de IBG Corredores de Seguros S.A. y sus
sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo
fe de juramento que:
a) Los estados financieros de IBG Corredores de Seguros S.A. no contienen
ninguna aseveración falsa de un hecho material ni omiten incorporar un
hecho material necesario para que las declaraciones realizadas no resulten
engañosas.
b) Los estados financieros y cualquier otra información financiera
complementaria adjuntan a esta declaración presentan razonablemente en
todos los aspectos materiales la situación financiera de IB Corredores de
Seguros S.A. así como los resultados de sus operaciones para el periodo
que termina el (FECHA).
c) IBG Corredores de Seguros S.A. ha establecido y mantenido los controles y
procedimientos efectivos y eficientes que aseguren que la información
material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas.
d) Asimismo, ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para
manejar el control interno.
e) Se ha verificado el cumplimiento de los requisitos de independencia,
experiencia e idoneidad establecidos en el Capítulo II del “Reglamento de
Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF,
SUGEVEL, SUPEN y SUGESE”.
f) Se ha revelado al Comité de Auditoría, a la Junta Directiva u órgano
equivalente y a los auditores externos lo siguiente:
i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los
controles internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la
habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la
información financiera.
ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva gerentes u
otros empleados que tienen un rol significativo en el control interno de
la entidad.
iii. Los cambios significativos en el control interno o en otros factores que
afectaron materialmente el control interno con posterioridad a la fecha
de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción
correctiva en este mismo sentido.
Es todo. Al ser las (HORA) horas del (DIA) de (MES) de (AÑO). FIRMA”
ARTICULO 22: REQUISITOS DE CALIFICACION, CONOCIMIENTOS O
EXPERIENCIA EN LA SELECCIÓN
La Sociedad Corredora de seguros tiene establecido un proceso de selección de
personal que se inicia con una petición enviada a la Gerencia por parte del
responsable de la dependencia solicitante.
Para el reclutamiento de candidatos se tiene en cuenta, en primera instancia, los
empleados de la organización que reúnan los requisitos exigidos para el cargo
vacante. De no existir la posibilidad de un ascenso o promoción se procede a la
búsqueda de candidatos externos.
El proceso de selección se fundamenta en el perfil establecido en las descripciones
de los cargos y en las competencias corporativas, de liderazgo y esenciales, que
determinen entre otras características las siguientes: requisito académico mínimos
para el puesto, integridad, sentido de responsabilidad, respeto por el ser humano,
compromiso con la organización, creatividad, interés en su desarrollo integral,
motivación por el logro, vocación de trabajo en equipo y sensibilidad social.
ARTICULO 23: INCOMPATIBILIDAD Y PROHIBICION POR POSBILES
CONFLICTOS DE INTERESES
Toda persona o entidad que esté sujeta a este Código, debe abstenerse de
participar, por si o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en
actividades que impliquen competencia con la Sociedad Corredora de seguros o en
actos respecto de los cuales haya conflicto de intereses, salvo autorización expresa
de la Asamblea General de Accionistas.
Ser parte de la administración o gerencia de IBG Corredores de Seguros S.A. será
incompatible con las siguientes condiciones:
• Cuando la persona tena antecedentes penales o haya sido condenada por
cualquier delito contra la propiedad, la fe pública o un delito grave de acuerdo
con las leyes de Costa Rica, o haya participado en actividades subversivas
del orden público o en contra de la moral y las sanas costumbres de la
sociedad costarricense.
• Cuando la persona actúe de forma que no rime con la sana práctica de la
Administración y en general con el manejo de la compañía.
ARTICULO 24: PLANES DE SUCESION PAR DIRECTORES, GERENTES Y
EJECUTIVOS
En el tanto que un plan de sucesión formal segura la continuidad de la empresa,
IBG Corredores de Seguros S.A. buscara desarrollar un plan de sucesión formal y
congruente con su estrategia y estructura para lo cual se respetaran los siguientes
principios:
a) Se desarrollará el plan con el objetivo de garantizar que las habilidades y el
liderazgo necesarios para reemplazar cualquier ejecutivo saliente están
disponibles cuando se les necesite.
b) El proceso iniciará tan pronto como sea posible, indistintamente del momento
proyectado de cambio, idealmente, se iniciará el proceso de selección del
sucesor de un puesto clave al mismo momento de la designación del
funcionario.
c) Dentro de la organización se establecerá un sistema de desarrollo de carrera
que permita el crecimiento profesional de los potenciales candidatos a la
sucesión, el cual buscará ofrecerles toda la educación y capacitación
necesarias, así como la retroalimentación sobre su desempeño en la
compañía.
d) Al momento de requerir la selección de un sucesor, se involucrará a todos
los grupos de interés en el proceso de selección, incluyendo el parecer de
los accionistas, la junta directiva y los ejecutivos clave.
e) Una vez que se ha escogido un sucesor, deberá desarrollarse un claro
proceso de transición que especifique la fecha de la transición y también
defina los niveles de participación de la persona que se retira.
ARTICULO 25: PLANES DE INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN
Además de la inducción general recibida al momento de ingresar a la Sociedad
Corredora de Seguros, cada empleado es participe de una inducción especifica en
el puesto de trabajo y de acciones de entrenamiento y capacitación permanentes
que garanticen su idoneidad en el ejercicio de sus funciones y su desarrollo integral.
Será obligatorio para todos los funcionarios el participar en el programa anual de
capacitación que incluye las exigencias sobre esta materia definidas en la normativa
relacionada con la Ley 8240.
ARTICULO 26: POLITICAS Y LINEAMIENTOS SOBRE REMUNERACION FIJA Y
VARIABLE
Los salarios de los diferentes cargos se fijan de acuerdo con estudios técnicos a
nivel interno y del mercado laboral. Se buscará que las remuneraciones brinden los
incentivos adecuados para todos los ejecutivos que dependan de su desempeño y
responsabilidad. Para esto, existirán mecanismos de rendición de cuentas y
evaluación de resultados que se realizará al menos una vez al año y será
responsabilidad del nivel jerárquico inmediato del funcionario.
La Junta Directiva de la Sociedad Corredora de seguros será la encargada de
establecer políticas específicas sobre remuneración y otros beneficios que se
otorguen a miembros de la Junta Directiva y Ejecutivos, incluyendo:
a) Determinar las políticas y normas para la contratación, compensación y
desarrollo de personal directivo clave para la Sociedad Corredora de
seguros.
b) Vigilar continuamente las metas de los diferentes programas de
compensación en relación con el desempeño de los trabajadores.
c) Definir y recomendar la adopción de diferentes programas de compensación
y remuneración para el personal indicado, así como la evaluación de la
afectividad de estos programas.
ARTÍCULO 27: POLITICAS Y LINEAMIENTOS PARA RECIBIR
REMUNERACIONES, DADIVAS O CUALQUIER OTRO TIPO DE
COMPENSACIÓN POR PARTE DE CLIENTES O PROVEEDORES:
Se considerará un posible conflicto de interés sujeto a los lineamientos detallados
en el capítulo IX del presente código el recibo de préstamos, donaciones, dádivas,
entretenimiento y favores por más de su valor nominal por parte de empleados,
funcionarios, directores o miembros de sus familias, ya sea de manera directa o
indirecta, que puedan influir en cualquier decisión con respecto a los negocios de la
Compañía.
ARTICULO 28: PRINCIPIOS ETICOS
Toda persona que preste sus servicios en la Sociedad Corredora de Seguros debe
apegar sus actuaciones a los siguientes principios.
a) Actuar con honestidad y ética, buscando preservar la integridad, objetividad
e imparcialidad.
b) Obrar de una forma tal que implique la irrestricta observancia de la Ley y
permita la eventual aprobación publica de su gestión.
c) Evitar las situaciones de conflicto real o potencial entre los intereses
personales y los intereses de la empresa al tratar con proveedores, clientes
y organizaciones o personas que hagan o procuren hacer negocios con la
Sociedad Corredora de Seguros.
d) Dirigir sus asuntos privados de manera tal que prevenga cualquier conflicto
de intereses con el sector privado y los intereses de Sociedad Corredora de
Seguros.
e) Desechar la solicitud o aceptación de beneficios económicos, obsequios,
dádivas o recompensas por la contratación de proveedores, lo que se hace
extensivo a los clientes y cualquier tercero.
f) Impedir el uso directo o indirecto de bienes y derechos propiedad de
Sociedad Corredora de Seguros para fines particulares.
g) Guardar la confidencialidad de las informaciones relacionadas con las
personas físicas y jurídicas clientes de Sociedad Corredora de Seguros.
h) Desestimar la contratación de personas relacionadas que no tengan la
idoneidad técnica requerida.
i) Proteger la información de propiedad intelectual, comercial o confidencial de
la Sociedad Corredora de Seguros y de terceros, conocida u obtenida en el
ejercicio de las funciones.
j) No utilizar datos, información confidencial, personas, instalaciones, equipos
o suministros de la organización para beneficio personal.
k) Reflejar todas las transacciones comerciales de la organización en forma
precisa y justa en los registros de contabilidad, de acuerdo con los principios
contables de aceptación general.
l) Dedicarse exclusivamente a las labores propias de la Sociedad Corredora de
seguros y evitar cualquier actividad externa que afecte adversamente el
rendimiento en el trabajo o comprometa la imagen corporativa.
m) Desarrollar las relaciones comerciales con igualdad de oportunidades para
todas las partes.
n) No conseguir resultados mediante manejos inescrupulosos o la violación de
leyes, normas, políticas y reglamentaciones.
o) No realizar negociaciones de bienes o de servicios personales o familiares
con la Sociedad Corredora de seguros o personas o entidades con las cuales
esta tenga relaciones de negocios. Tampoco efectuar, a título personal,
compromisos o participar en transacciones comerciales que involucren a la
Sociedad Corredora de Seguros.
p) Informar oportunamente el superior inmediato cualquier situación que se
considere pueda ser o crear conflicto de intereses o violar alguno de estos
principios, a fin de tomar las medidas necesarias.
CAPITULO V
RELACIÓN CON LOS CLIENTES: POLITICAS PARA LA ADECUADA
RELACIÓN
ARTICULO 29: IGUALDAD DE TRATO Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Los clientes serán tratados en condiciones de igualdad y se les respetarán sus
derechos de conformidad con lo dispuesto en la Ley Reguladora del Mercado de
Seguros y demás normativa aplicable.
A todo cliente se le asegura un trato equitativo, es decir, dará idéntico trato en
cuanto a petición, reclamación e información para que adopten sus decisiones
de compra, independientemente del tipo o monto de seguro que desee contratar.
En congruencia con lo establecido en el Capítulo II de la ley Reguladora del
mercado de Seguros, ING Corredores de Seguros S.A. garantiza a todos sus
clientes, el derecho a la protección de sus intereses económicos, así como el
derecho a un trato equitativo y a la libertad de elección entre las aseguradoras,
intermediarios de seguros y servicios auxiliares de su preferencia con adecuados
estándares de calidad, así como el derecho a recibir información adecuada y
veraz, antes de cualquier contratación, acerca de las empresas que darán
cobertura efectiva los distintos riesgos e intereses económicos asegurables o
asegurados.
ARTICULOS 30: REVELACIÓN DE LAS TARIFAS APLICABLES POR LOS
SERVICIOS QUE HA CONTRATADO EL CLIENTE Y SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN CORRECTA Y OPORTUNA
IBG Corredores de Seguros S.A. se compromete a brindar asistencia y
asesoramiento al asegurado o potencial asegurado, proporcionándole
condiciones de los riesgos asegurados, el monto cubierto, la vigencia del
contrato y las normas, so como los procedimientos aplicables en caso de
siniestro, ajustándose en todo momento las tarifas y condiciones definidas por
la entidad aseguradora, no ofreciendo nunca los clientes otras distintas no
cobrando por lo servicios de intermediación remuneraciones no autorizadas.
ARTICULO 31: ADMINISTRACION DE LOS CONFLICTOS DE INTERES
Para administrar los posibles conflictos de interés en la relación con los clientes
se seguirán los lineamientos detallados en el capítulo IX del presente código.
ARTICULO 32: CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION DE LOS
CLIENTES E IMPEDIMENTOS PARA E USO DE ESTA INFORMACION EN
BENEFICIO DE TERCEROS
IBG Corredores de Seguros S.A. se compromete tomar las medidas para que la
información de carácter confidencial que el consumidor brinde a la entidad
aseguradora, al intermediario o al proveedor de servicios auxiliares, en relación
con un contrato de seguros, sea tratada como tal.
Se reconoce que el uso no autorizado de la información, que provoque algún
daño o perjuicio al consumidor, deberá ser resarcido por el responsable, sin
perjuicio de cualquier otra acción legal que corresponda.
Con el fin de normar todo referente la entrega, la recepción, protección y de
adecuado uso de la información relacionada con las funciones de intermediarios
de seguros se respetarán las siguientes cláusulas:
IBG Corredores de Seguros S.A. no debe, excepto por lo provisto aquí
expresamente, o en cumplimiento de la legislación aplicable, o de resolución
dictada por autoridad administrativa o judicial competente, o por haber sido
previamente acordado por escrito con EL CLIENTE, mostrar a cualquier persona
la INFORMACION obtenida por IBG Corredores de Seguros S.A. o entregada a
este por EL CLIENTE, tanto escrita como verbal.
• IBG Corredores de Seguros S.A. debe mantener toda la INFORMACION
recibida del CLIENTE en absoluta reserva, y debe protegerla con cuidado
razonable.
• Corredores de Seguros S.A, manifiesta que custodiara la
INFORMACION y que todo momento tomará las previsiones que estén a
su alcance para que bajo ninguna circunstancia la INFORMACION sea
intencionalmente revelada a terceras personas cuyo conocimiento total o
parcial de la INFORMACION, ocasione un efecto sustancial y
significativamente adverso para EL CLIENTE, lo cual en todo caso deberá
ser debidamente comprobado.
• IBG Corredores de Seguros S.A. debe limitar el uso de la INFORMACION
solamente para los propósitos relacionados con su función de
intermediación de seguros, debe restringir la revelación de la
INFORMACION solamente a aquellos funcionarios, asesores o
colaboradores (REPRESENTANTES) que requieran conocer esa
INFORMACIÓN para los propósitos relacionados específicamente con el
objeto del presente contrato; en cuyo caso, IBG Corredores de Seguros
S.A. procurara que dichos REPRESENTANTES cumplirán a cabalidad y
en todo momento, con los términos de esta cláusula de confidencialidad.
Durante el plazo de este contrato y por un periodo de doce (12) meses
contados a partir de la fecha de finalización del mismo, bajo ninguna
circunstancia pobra IBG Corredores de Seguros S.A. o sus
REPRESENTANTES actuar individual o colectivamente directa o
indirectamente usando la INFORMACION en cualquier vía o forma
distinta a la realización del presente contrato.
• Para los propósitos de esta cláusula, la INFORMACION no incluye
aquella que (i) es del dominio público o llega a ser del dominio público por
razones ajenas al CONTRATISTA, (ii) estaba en poder de IBG Corredores
de Seguros S.A. previo a la revelación de la misma al CONTRATANTE o
(iii) cuando haya sido desarrollada por IBG Corredores de Seguros S.A.
sin utilizar la INFORMACION revelada por EL CLIENTE.
ARTICULO 33: ATENCION AL CLIENTE EN RECLAMOS Y CONSULTAS
La Sociedad Corredora de seguros procurara establecer procedimientos expeditos
para la atención de consultas y reclamos de sus clientes, de modo que en su
solución se atienda tanto a la celebridad de la respuesta como a la debida
fundamentación que la ampare.
Los empleados de la Sociedad Corredora de seguros, escuchara a sus clientes,
cuentan con la capacitación para entender y resolver las consultas o quejas rápidas
y eficientemente, en procura de darle solución en el menor plazo posible,
garantizando su absoluta confidencialidad durante el proceso.
Si la respuesta no le satisface, el cliente tiene la opción de plantear por escrito su
gestión a la Dirección de Operaciones.
La Sociedad Corredora de seguros se compromete a informar de los pases de su
reclamación y asegurarse de que el proceso no se alargue más de lo estrictamente
necesario.
ARTICULO 34: LINEAMIENTO PARA DAR CUMPLIMENTO A LAS
DISPOCISIONES ESTABLECIDAS PARA LA ATENCION DE CLIENTES, EN LAS
LEYES ESPECIFICAS O DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS QUE LAS
REGULEN
La Sociedad Corredora de seguros contara con una dependencia de Auditoría
interna encargada –entre otras cosas- de evaluar el cumplimiento del marco legal y
normativo vigente aplicable a la entidad.
CAPITULO VI
RELACION CON LOS PROVEEDORES: POLITICAS PARA LA ADECUADA
RELACIÓN
ARTCULO 35: CRITERIOS Y CONDICIONES GENERALES PARA LA
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PROVEEDORES
La selección de proveedores se hará de conformidad con el criterio de libre
competencia en el mercado, el mejoramiento de la eficiencia y rentabilidad de la
Sociedad Corredora de Seguros, dentro de los principios de respeto, lealtad y buena
fe de los negocios, al igual que las mejores y sanas costumbres del comercio. Toda
contratación debe obedecer a necesidades reales de la Sociedad Corredora de
seguros.
Dentro de los mecanismos son utilizados para seleccionar en forma transparente y
objetiva a los proveedores de bienes y servicios se respetará el siguiente esquema
de jerarquización de las compras:
1) Compras hasta 50.000: por caja chica o caja general, sin cotización, pero con
aprobación de un encargado de área.
2) Compras mayores de 50.000 hasta 1.000.000: no requiere cotización.
Autoriza: Junta Directiva.
3) Compras mayores de 1.000.000: requiere un mínimo de tres cotizaciones
escritas. Autoriza: Junta Directiva.
Estos valores podrán ser ajustados por la Junta Directiva conforme lo estime
conveniente, es entendido que los topes fijados en los incisos anteriores no son
óbice para que los encargados de tramitar una compra puedan autorizar compras
inferiores a las sumas establecidas como máximo en sus funciones.
ARTICULO 36: LINEAMIENTOS PARA GARANTIZAR LA CONFIDENCUALIDAD
DE LA NFORMACION DE LA EMPRESA
En el caso de los proveedores que por su función deban tener acceso a información
de carácter confidencial que los clientes hayan brindado a la entidad aseguradora,
al intermediario o al proveedor de servicios auxiliares, en relación con un contrato
de seguros, se solicitara la firma de una cláusula de confidencialidad en los términos
del artículo 32 del presente reglamento para garantizar que esta información
confidencial sea tratada como tal.
La Sociedad Corredora de Seguros divulga en forma y acatamiento a los requisitos
señalados por la ley, los vínculos jurídicos y económicos que tenga con sus
principales proveedores o con los miembros de la Junta Directiva o la Gerencia, sin
prejuicios de la confidencialidad que se establezca en virtud de contratos o
disposiciones legales.
ARTICULO 37: PRINCIPIOS ETICOS EN LOS NEGOCIOS
Todos los contratos suscritos por la Sociedad Corredora de Seguros contienen una
disposición referente a este título y que pretende, ante todo, mantener controles
internos adecuados, contar con los registros e informes apropiados en todas las
transacciones y cumplir con todas las leyes pertinentes.
De ningún modo los contratistas están autorizados para llevar a cabo en nombre de
la Sociedad Corredora de seguros, cualquier tipo de actos que puedan originar
registros e informaciones inexactas e inadecuadas respecto de activos,
responsabilidades o cualquier otra transacción, o que pueda violar la ley pertinente.
Por tanto, en la ejecución de cualquier contrato, los contratistas comunicaran a la
Sociedad Corredora de seguros, a la mayor brevedad posible, cualquier información
que pueda indicar desvío en la línea de conducta señalada por estos principios
éticos.
ARTICULO 38: LINEAMIENTO PARA EL MANEJO DE CONFLICTOS DE
INTERESES
De igual forma, en cuanto al tema de conflicto de intereses, la Sociedad Corredora
de seguros le impone a sus contratistas la obligación de ejercer el mayor cuidado y
hacer todas las diligencias razonables para prevenir cualquier acción que pueda dar
como resultado un conflicto con los intereses de la Sociedad Corredora de seguros.
Esta obligación será también aplicable a las actividades de los empleados y agentes
del contratista, en sus relaciones con los empleados de la Sociedad Corredora de
seguros, vendedores, subcontratistas y terceros, en razón de los servicios
contratados.
Los esfuerzos del contratista incluirán, además, sin que esta enumeración sea
taxativa, el establecimiento de precauciones para impedir que sus agentes o
empleados hagan, reciban, proporcionen u ofrezcan, atenciones, pagos, prestamos
u otros conceptos semejantes.
A la celebración del contrato, o en cualquier tiempo durante su ejecución los
contratistas estarán obligados a notificar a la Sociedad Corredora de seguros la
identidad de cualquier representante o empleado de la Sociedad Corredora de
seguros, o sus familiares, respecto de los cuales alguno de los contratistas sepa
que posee, en cualquier forma, interés considerable en sus actividades.
Para administrar los posibles conflictos de interés en la relación con los clientes se
seguirán los lineamientos detallados en el capítulo IX del presente código.
CAPITULO VII
RELACIONES INTRAGRUPO: POLITICAS PARA LA ADECUADA RELACIÓN
ARTICULO 39: COMPROMISO DE LA SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS
Actualmente, IBG Corredores de Seguros S.A no pertenece a ningún grupo o
conglomerado financiero.
Sin embargo, en caso de establecer relaciones entre entidades de un miso grupo o
conglomerado financiero a la cual llegue a pertenecer IBG Corredores de Seguros
S.A., se establecerán labores coordinadas entre estas o sus áreas de negocios sin
que no afecten la trasparencia, la debida formación de precios, la debida
competencia y el beneficio de los clientes.
En todo momento se debe considerar el interés de los asegurados en la toma de las
decisiones sobre relaciones intragrupo para lo cual se establecerán criterios para
pactar los precios de los servicios que suministren o transacciones que se celebren,
en términos razonables de mercado atendiendo las características, volumen y
demás circunstancias relevantes que tendrían en cuenta una persona o empresa no
vinculada a la entidad en un régimen de libre competencia.
ARTICULO 40: TRANSACCIONES INTRAGRUPO
Todas las transacciones de la Sociedad Corredora de seguros con sus accionistas,
directores y principales ejecutivos, se celebran en condiciones de mercado, no
obstante tener la Sociedad Corredora de seguros un accionista mayoritario o
controlante.
ARTICULO 41: LINEAMIENTO PARA GARANTIZAR LA CONFIDENCIALIDAD DE
LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
En el caso de las transacciones intragrupo que por su función tengan relación o
generen acceso a información de carácter confidencial que los clientes hayan
brindado a la entidad aseguradora, al intermediario o al proveedor de servicios
auxiliares, en relación con un contrato de seguros, se solicitara la firma de una
cláusula de confidencialidad en los términos del artículo 32 del presente reglamento
para garantizar que esta información confidencial sea tratada como tal.
La Sociedad Corredora de seguros divulgará en forma y acatamiento a los requisitos
señalados por la ley, los vínculos jurídicos y económicos que tena con sus
principales proveedores o con los miembros de la Junta Directiva o la Gerencia, sin
perjuicio de la confidencialidad que se establezca en virtud de contratos o
disposiciones legales.
ARTICULO 42: ADMINISTRACION DE LOS CONFLICTOS DE INTERES
Para administrar los posibles conflictos de interés en las relaciones intragrupo se
seguirán los lineamientos detallados en el capítulo IX del presente código.
CAPITULO VIII
REVELACION Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: POLITICAS SOBRE EL
CONTROL Y LA INFORMACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ARTICULO 43: LINEAMIENTO DE REVELACION Y ACCESO A LA
INFORMACION
La Sociedad Corredora de seguros utilizará como guía para la divulgación pública
los elementos aplicables del “Documento Guía sobre divulgación pública”
generando por la IAIS.
La Sociedad Corredora de seguros divulgará públicamente información oportuna,
comprensible, relevante, accesible, suficiente, veraz, comparable y consistente para
la toma de decisiones clave de los participantes del mercado, como, por ejemplo: si
se debe asegurar un riesgo con, invertir en o efectuar alguna otra transacción con
una Sociedad Corredora de seguros, así como la oportuna, es decir, se encuentre
disponible y actualizada en el momento de la toma de decisiones.
Es función de lo anterior, toda información que sea generada y difundida por la
Sociedad Corredora de seguros deberá cumplir con las siguientes características:
a) Accesible: la información debe ser distribuida o estar a disposición del público
de la mejor forma planeada para llamar la atención de los participantes del
mercado, pero tomando en cuenta el costo relativo de los diferentes métodos
de distribución.
b) Integral y significativa de manera que permita tener una visión global de la
Sociedad Corredora de seguros: Debe permitir que las personas se formen
una buena idea de las condiciones financieras y del desempeño de la
Sociedad Corredora de seguros, sus actividades de negocios, y los riesgos
relacionados con esas actividades, por lo que la información debe ser
suficientemente bien explicada, completa y apropiadamente agregada.
c) Confiable como base para la toma de decisiones: La información debe
mostrar en forma confiable aquello que supone debe representar o lo que se
espera razonablemente que represente. En forma particular, debe reflejar,
hasta donde sea posible, la esencia económica de los eventos y
transacciones, así como su forma legal.
d) Comparable entre las diferentes Sociedad Corredora de seguros y otras
compañías: La información debe presentarse de conformidad con cualquier
estándar y práctica, nacional e internacional generalmente aceptada, de
manera que se facilite la comparación entre Sociedad Corredora de seguros.
Los métodos y los supuestos que se utilizan en la preparación de la
información deben ser adecuadamente relevados.
e) Consistente en el tiempo, de manera que permita que las tendencias
relevantes sean apreciadas, para lo que se deberán emplear métodos y
supuestos para la preparación de información que sean consistentes de un
periodo a otro y publicarlos. Cuando se lleven a cabo cambios en métodos y
supuestos, la naturaleza de estos y sus efectos debe ser revelados.
ARTÍCULO 44: DIFUSION DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE LOS
SERVICIOS QUE SE OFRECEN:
La Sociedad Corredora de seguros dispone los siguientes instrumentos para hacer
del conocimiento público la información pertinente.
a) Informe anual a los accionistas: De acuerdo con las disposiciones legales y
los Estatutos. Anualmente la Presidencia y Fiscalía de la Sociedad Corredora
de seguros presentan un informe de gestión del ejercicio anterior a la
Asamblea General de Accionistas, que incluye la información financiera, las
principales actividades operativas y administrativas y el resultado de las
inversiones en otras sociedades, así como los principales proyectos a
desarrollarse en el año en curso. Deberá conocerse como parte de ese
informe, lo relativo a su homónimo de gobierno corporativo.
b) Informe Anual de Gobierno Corporativo en congruencia con lo establecido en
el Anexo 1 del Reglamento de Gobierno Corporativo emitido por el
CONASSIF.
c) IBG Corredores de Seguros S.A. tiene a disposición de las diferentes
audiencias su página web www.ibgcr.com en las cual se presenta
información de interés en la cual se detallan los servicios ofrecidos, tanto
para sus accionistas como para las demás personas interesadas en su
actividad (clientes, analista, comunidad, periodistas, proveedores, etc.)
En la referida página web se encuentra publicado este Código de Gobierno
Corporativo y los estados financieros exigidos legalmente de la Sociedad
Corredora de seguros.
ARTICULO 45: LINEAMIENTOS PARA LA ADMNISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Los directores y empleados de la Sociedad Corredora de seguros deberán
guardar confidencialidad de la información comunicada por los clientes o
potenciales clientes, con excepción de aquellos casos en los que, de acuerdo
con la legislación vigente, esta deba ser suministrada a las autoridades
competentes, bajo cualquier supuesto y en particular, por considerarse que tales
inversiones o negocios puedan estar ligados al narcotráfico o lavado de dinero
según la Ley 8204.
ARTICULO 46: PROHIBICIÓN DE USO DE INFORMACIÓN
Los Directos y empleados de la Sociedad Corredora de seguros que posean
información sobre las inversiones que esta realiza se considera manejan
información privilegiada y, por ende, no podrán negociar por cuenta propia o
ajena, de manera directa o indirecta con ese valor cuando haya una orden de
compra o venta girada por la Sociedad Corredora de seguros. Igual aplica para
efectos de la compra de activos o información que sea del giro del negocio.
Los directores y empleados de la Sociedad Corredora de seguros no realizaran
no promoverán conducta alguna que, por implicar la utilización o trasmisión
indebida de información privilegiada o manipulación del mercado, pueda
constituir abuso de mercado.
Además, no podrán utilizar la información obtenida por ellos en la Sociedad
Corredora de seguros, o en general, la información reservada obtenida por esta,
es su propio beneficio, ni directamente ni facilitándola a clientes seleccionados
o a terceros sin conocimiento de la entidad.
ARTICULO 47: INFORMACION QUE DEBE SER DIVULGADA
La Sociedad Corredora de seguros difundirá la información que sea legalmente
requerida, incluyendo, pero no limitándose a los siguientes elementos:
a) Su posición y desempeño financiero: Este tema se regirá por los aspectos
que resulten aplicables al negocio de intermediación de seguros del
“Reglamento relativo a la información financiera de entidades, grupos y
conglomerados financieros” aprobado por el Consejo Nacional de
Supervisión de Sistema Financiero, mediante el artículo 13 del Acta de la
Sesión 411-2004.
b) Las bases, métodos y supuestos que sirvieron de base para preparar la
información, incluyendo las políticas contables (y comentarios sobre, y del
impacto económico de cualquier cambio).
c) La información básica del negocio, su administración y gobierno corporativo,
que comprende: la posición de la Sociedad Corredora de seguros dentro el
mercado en el cual compite, su estrategia y progreso en el alcance de sus
objetivos estratégicos, la estructura del consejo de administración, la
estructura de los altos directivos, las líneas de negocios de la Sociedad
Corredora de seguros y, cuando sea aplicable, del grupo del cual sea
miembro, las alianzas estratégicas significativas y los contratos de
outsourcing de la Sociedad Corredora de seguros con terceras partes y el
marco regulatorio.
CAPITULO IX
POLITICAS Y PROCEDMIENTOS CONTRA EL CONFLICTO DE INTERESES
ARTICULO 48: DEFINICIONES
a) Conflicto de interés: Toda situación o evento en que los intereses personales,
directos o indirectos de los accionistas, administradores o empleados de La
Sociedad Corredora de seguros se encuentren en oposición con los de la
sociedad, interfieran con los deberes que le competen a ella, o lo lleven a
actuar en su desempeño por motivaciones diferentes al recto y real
cumplimiento de sus responsabilidades.
b) Persona relacionada: Quienes presten servicio en La Sociedad Corredora de
Seguros, que comprenda también a su cónyuge, concubino(a) o pareja, sus
hijos o toda persona a su caro, ya sea o no pariente, que reciba un respaldo
financiero importante del accionista, director o trabajador, y sobre quien
ejerce influencia significativa.
ARTICULO 49: ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
La Sociedad Corredora de seguros implementara mecanismos efectivos con el fin
de facilitar la prevención, el manejo y la divulgación de los conflictos de interés que
puedan presentarse entre los proveedores, accionistas, trabajadores, los grupos de
interés y los miembros de la Junta Directiva.
Esos procedimientos deben procurar la resolución efectiva y oportuna de los
conflictos que se presenten, así como facilitar una interrelación eficaz y respetuosa
entre las partes.
A manera de ejemplo, dentro de estos procedimientos se encuentran:
a. Los aspirantes a ser miembros de juntas directivas o ejecutivos de La
Sociedad Corredora de Seguros darán a conocer su hoja de vida, trayectoria
y actividades comerciales.
b. Solicitar al máximo órgano social o a la junta directiva autorización expresa
para la ejecución de actos cuando se presente un conflicto de interés.
c. Elaborar procedimientos para que la contratación de bienes y servicios de La
Sociedad Corredora de Seguros obedezca a los principios de eficiencia y
transparencia.
ARTICULO 50: ACTUACIÓN DE ACCIONISTAS, MIEMBROS DE JUNTA
DIRECTIVA Y PERSONAL DE LA SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS
Es fundamental asegurar a los terceros interesados en todo momento la integridad
y objetividad de La Sociedad Corredora de Seguros en la conducción de su trabajo.
Por tanto, la actuación de los accionistas, miembros de Junta Directiva y el personal
de La Sociedad Corredora de Seguros deberá reírse por los principios de
independencia, objetividad, integridad, honestidad, imparcialidad y veracidad.
La objetividad conlleva la consideración de todos los elementos relevantes relativos
a la tarea asignada y se exterioriza mediante el desempeño en forma imparcial,
intelectualmente honesto y libre de conflictos de intereses. Por otra parte, la
integridad se mide en términos de rectitud, justicia y está relacionada con los
principios de cuidado profesional.
La Junta Directiva, Gerencia y trabajados de La Sociedad Corredora de Seguros
deben conducir sus actividades y asuntos personas de manera tal que preserve la
objetividad del trabajo profesional del órgano director, sus propias labores y que
ambas sean percibidas públicamente de idéntica forma.
ARTICULO 51: SEPARACION DE PROCESOS
En el desarrollo de los procesos, previamente identificados como prioritarios debe
darse una separación básica en la responsabilidad de autorizar, ejecutar, registrar
y controlar las operaciones. Esta separación tiene por finalidad disminuir el riesgo
de conflicto de intereses.
ARTICULO 52: CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los miembros de Junta Directiva y el personal de La Sociedad Corredora de
Seguros deberán guardar confidencialidad de la información comunicada por los
clientes o potenciales clientes, con excepción de aquellos casos en los que, de
acuerdo con la legislación vigente, deba ser suministrada a las autoridades
competentes, bajo cualquier supuesto y en particular, por considerarse que tales
inversiones o negocios puedan estar ligados al narcotráfico o lavado de dinero
según la Ley 8204.
Los directores y empleados de La Sociedad Corredora de Seguros que posean
información considerada como privilegiada no podrán utilizarla en su propio
beneficio, ni directamente ni facilitándola a clientes seleccionados o a terceros sin
conocimiento de la entidad.
Los directores y empleados de La Sociedad Corredora de Seguros no realizarán ni
promoverán conducta alguna que, por implicar la utilización o transmisión indebida
de información privilegiada o manipulación del mercado, pueda constituir abuso de
mercado.
ARTICULO 53: POLITICAS SOBRE LA ACTUACION DE LOS DIRECTORES,
EMPLEADOS Y ASESORES DE LA SOCIEDAD CORREDORA DE SEGUROS
Toda persona que preste sus servicios en La Sociedad Corredora de Seguros debe
apegar sus actuaciones a los siguientes principios:
a) Actuar con honestidad y ética, buscando preservar la integridad, objetividad
e imparcialidad
b) Obrar de una forma tal que implique la irrestricta observancia de la Ley y
permita la eventual aprobación pública de su gestión.
c) Evitar intereses privados no permitidos que puedan afectar significativamente
a La Sociedad Corredora de Seguros.
d) Dirigir sus asuntos privados de manera tal que prevenga cualquier conflicto
de intereses con el sector privado y los intereses de La Sociedad Corredora
de Seguros.
e) Desechar la solicitud o aceptación de beneficios económicos, obsequios,
dadivas o recompensas por la contratación de proveedores, lo que se hace
extensivo a los clientes y cualquier tercero.
f) Omitir la utilización, en beneficio propio o de terceros, de las informaciones
obtenidas durante el desempeño de su trabajo, salvo aquellas de uso público.
g) Impedir el uso directo o indirecto de bienes y derechos propiedad de La
Sociedad Corredora de Seguros para fines particulares.
h) Guardar la confidencialidad de las informaciones relacionadas con las
personas físicas y jurídicas clientes de La Sociedad Corredora de Seguros.
i) Desestimar la contratación de personas relacionadas.
ARTICULO 54: POLITICAS ESPECIFICAS SOBRE LA RELACION CON
PROVEEDORES
Queda absolutamente prohibido celebrar contratos con La Sociedad Corredora de
Seguros o participar en los tramites precios a su celebración, de manera directa o
indirecta, con carácter particular, a las siguientes personas:
a) Los miembros de la Junta Directiva, el Fiscal, el Gerente General, el Auditor
y demás funcionarios de La Sociedad Corredora de Seguros, así como sus
familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, salvo
autorización expresa de la Junta Directiva.
IBG Corredores de Seguros S.A. espera que sus proveedores, agentes, empresas
conjuntas participantes y subcontratistas que trabajen con ella se comporten de
forma coherente con estas normas de conducta.
ARTICULO 55: POLITICAS ESPECIFICAS SOBRE LAS RELACIONES
INTRAGRUPO
La Sociedad Corredora de Seguros deberá respetar estar políticas para evitar el
conflicto de intereses y límites de negocios tanto en lo relativo a terceros como ante
la existencia de relaciones de proveedores, subcontratistas, clientes u otro tipo con
empresas pertenecientes total o parcialmente a ella.
En todo momento se debe considerar el interés de los asegurados en la toma de las
decisiones sobre relaciones intragrupo.
ARTICULO 56: POLITICAS ESPECIFICAS SOBRE EL TRATTO CON LOS
ACCIONISTAS, ASOCIADOS O SIMILARES
Los accionistas serán tratados en condiciones de igualdad y se les respetaran sus
derechos de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio y demás
normativas aplicable.
Estarán sujetos a las prohibiciones para celebrar directamente o por interpósita
persona contratos con La Sociedad Corredora de Seguros o participar indirecta o
directamente en los trámites previos a su negociación, cuando su participación en
el capital social de la empresa sea superior a un 5%.
ARTICULO 57: PRACTICAS PROHIBIDAS
La Sociedad Corredora de Seguros prohibirá que sus miembros de junta directiva y
empleados incurran en cualquier de las siguientes prácticas:
a) Recibir (o dar) dadivas, o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en
especies que afecte sus decisiones.
b) Los ejecutivos de la Sociedad Corredora de Seguros quedan completamente
inhabilitados para otorgar compensaciones extraordinarias a los miembros
de la Junta Directiva.
c) Utilizar indebidamente la información privilegiada o confidencial para obtener
provecho o salvaguardar intereses individuales o de terceros.
d) Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con
la Sociedad Corredora de Seguros.
e) Vincular familiares a la Sociedad Corredora de Seguros sin tener en cuenta
los perfiles y políticas establecidas.
f) Intervenir en decisiones en las que participen personas físicas o jurídicas, si
hay una relación personal que pudiera afectar su objetividad y/o
independencia al respecto.
ARTICULO 58: DEBER DE DIVULGACIÓN
Los empleados, proveedores, accionistas y los miembros de Junta Directiva y sus
comités, revelaran los conflictos de interés en los cuales pudieran estar en curso y
se abstendrán de votar esos asuntos.
ARTICULO 59: PROCEDIMIENTO DE MANEJO DEL CONFLICTO DE
INTERESES
Ante un conflicto de interés originario o sobreviniente que se considere que puedan
realizar o intervenir en cualquier forma que contravenga las disposiciones de las
políticas establecidas, los funcionarios deben informar inmediatamente a la
Gerencia General, con copia al jefe inmediato y al Auditor Interno, para que se
juzgue sobre el carácter, conveniencia y oportunidad de la situación comunicada.
Tratándose de Asesores Externos deberán dar aviso a la Gerencia General. En el
caso de los directores informarán directamente a la Presidencia, y esta última al
Fiscal.
Para el caso de un director, deberá abstenerse inmediatamente de participar en la
discusión del asunto que se trate, así como de emitir el voto correspondiente.
Tratándose de un trabajador o asesor deberá abstenerse de participar en cualquier
etapa del proceso en que determine que hay un conflicto de interés.
Eventualmente consideraciones de existencias de conflicto de interés, en el caso de
presentarse un ámbito de aplicación, ante los conflictos y controversias, de carácter
patrimonial, que se produzcan entre los clientes, la aseguradora y terceros
involucrados, derivados de la toma de decisión sobre las inversiones, los riesgos de
mercado, así como la contratación de servicios con entidades relacionadas por
prioridad o control, pueden resolverse sobre la base de un mecanismo de arbitraje
establecido por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio.
ARTICULO 60: DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS Y ASESORES PARA EL
ADECUADO MANEJO Y PREVENCIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES
Los empleados del IBG Corredores de Seguros S.A. y los asesores en lo que les
sea aplicable deben:
a) Firmar un oficio dirigido a la Gerencia General de la Sociedad Corredora de
Seguros en el que manifiesten conocer las políticas y procedimientos sobre
conflictos de intereses, previa entrega de un ejemplar. El responsable de la
entrega del oficio y su archivo, con el recibido conforme del trabajador será
el Departamento Administrativo Financiero.
b) Mantener actualizados los registros y bases de datos de IBG Corredores de
Seguros S.A. dirigidos a verificar la política conozca a su empleado, con la
periodicidad y formalidad exigida por la Gerencia General.
c) Firmar con IBG Corredores de Seguros S.A. los contratos de información no
divulgada y obligarse a la confidencialidad de la información de la
Aseguradora y sus clientes, aún después de terminada su relación laboral
con La Sociedad Corredora de Seguros.
d) No realizar prácticas independientes que compitan con los servicios
prestados por IBG Corredores de Seguros S.A.
e) Revelar a la Gerencia General de IBG Corredores de Seguros S.A. todos los
asuntos, incluidas las inversiones en valores cotizados u otros tipos de
inversiones, que pudieran interferir en sus obligaciones, prestación de
servicios u objetividad para con IBG Corredores de Seguros S.A. y sus
clientes. Igualmente, deben revelar sus vinculaciones económicas o de
cualquier otra índole que puedan comprometer su imparcialidad.
f) Cumplir con cualquier prohibición establecida por la Gerencia General de IBG
Corredores de Seguros S.A. sobre actividades en las que haya conflicto de
interés.
g) Se prohíbe recibir cualquier compensación monetaria o beneficio por los
servicios prestados a IBG Corredores de Seguros S.A. y a sus clientes,
diferentes a los otorgados por IBF Corredores de Seguros S.A.
h) Para quienes tienen funciones de jefaturas, supervisión, autoridad o con
potestad de influir en la conducta de otros trabajadores de IBG Corredores
de Seguros S.A. deberán realizarlas de manera razonable, fiscalizando el
cumplimiento de este manual, previniendo cualquier violación al
ordenamiento vigente.
i) Abstenerse de ejercer operaciones para sus cuentas personales con activos
de proveedores con quienes IBG Corredores de Seguros S.A. este
realizando una negociación.
j) Abstenerse de ejercer cargos de directores de compañías competidoras o
proveedora de IBG Corredores de Seguros S.A. excluyéndose a quienes
actúan como asesores externos.
k) Informar de negocios con IBG Corredores de Seguros S.A. en lo que participe
y resulte beneficiario el trabajador o algún familiar hasta segundo grado
consanguíneo.
l) La Gerencia garantizara que las personas competentes que participen en
distintas actividades que impliquen un conflicto de intereses, desarrollen esas
actividades con un nivel de independencia adecuado al tamaño, actividades
de la empresa de inversión y del grupo al que pertenece, y a la importancia
del riesgo de menoscabo de los intereses de los clientes.
m) El personal de La Sociedad Corredora de Seguros debe impedir o controlar
el intercambio de la información entre personas competentes que participen
en actividades que comparten el riesgo de un conflicto de intereses, cuando
el intercambio de esta información pueda ir en detrimento de los intereses de
los clientes.
n) La Gerencia establecerá la supervisión de las personas competentes cuyas
funciones principales sean la realización de actividades o la prestación de
servicios por cuenta o a favor de clientes con intereses contrapuestos o que
representen intereses distintos, que puedan entran en conflicto, incluido los
de la empresa.
o) Las Jefaturas deben impedir o limitar que cualquier persona ejerza una
influencia inadecuada sobre la forma en que una persona competente realiza
servicios o actividades de inversión.
p) Además, se debe impedir o controlar la participación simultanea o
consecutiva de una persona competente en diversos servicios o actividades
de inversión cuando esa participación pueda ir en detrimento de una gestión
adecuada de los conflictos de intereses.
q) Los trabajadores de una determinada área separada no realizaran funciones
para otra área separada, sin prejuicio de las funciones, en particular de
supervisión y coordinación, que ejerza el personal directivo.
ARTICULO 61: DEBERES DE REVELACION SOBRE RELACIONES DE
PARENTESCO
Los directores independientes, empleados y asesores de La Sociedad Corredora
de Seguro deberán manifestar a la Junta Directiva o Gerencia General, con copia
al jefe inmediato y a la Auditoría Interna en el caso de trabajadores, cualquier
relación de parentesco que conozcan entre ellos y cualquier otro trabajador de
la aseguradora, proveedor, miembro de la Junta Directiva o Fiscal.
En los casos de parentesco hasta tercer grado de consanguinidad o segundo de
afinidad, o en caso de matrimonio o parejas en unión libre será necesaria la
valoración de los riesgos que representan para La Sociedad Corredora de
Seguros, para lo cual se establece que en los casos que alguno de los
trabajadores o asesores en esta situación, es del nivel Gerencial, equivalente o
superior, deberá ser la Junta Directiva la que estudie el caso y determine las
medidas a seguir; en los demás será el Gerente General, quien valorara y
determinara las medidas pertinentes para minimizar riesgos.
Tratándose de miembros de Junta Directiva, se estará a lo establecido en el
procedimiento manejo y divulgación de conflictos de interés.
Las comunicaciones respectivas deberán hacerlas sin que haya trascurrido
cinco días hábiles luego de que tengan conocimiento de la situación en
particular. La omisión de lo anterior será sancionada de conformidad con la
normativa laboral aplicable.
CAPITULO X
SEGUIMIENTO DE LAS POLITICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO
POLITICAS DE EVALUACION E INFORMA ANUAL DE BUEN GOBIERNO
CORPORATIVO
ARTICULO 62: SEGUIMIENTO DE POLITICAS DE GOBIERNO
CORPORATIVO
El incumplimiento de las políticas establecidas en este Código de Gobierno
Corporativo será sancionado de conformidad con la gravedad de la falta
incurrida, así como con la jerarquía del empleado involucrado, de acuerdo con
el régimen disciplinario aplicable.
ARTICULO 63: INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO
La Junta Directiva aprobara con corte al 31 de diciembre del año que se trate, el
informe anual de gobierno corporativo, respetando los lineamientos establecidos
en el Anexo 1 del Reglamento de Gobierno Corporativo emitido por el
CONASSIF.
Este documento será remitido por el medio que disponga el Superintendente a
la SUGESE, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año.
TITULO II
COMITÉ DE AUDITORIA Y OTROS ORGANOS DE
GOBIERNO
CAPITULO XI: COMITÉ DE AUDITORIA
ARTICULO 64: INTEGRACION DEL COMITÉ DE AUDITORIA
La Junta Directiva nombrara un Comité de Auditoría, como órgano de apoyo
para el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que se
establezcan.
Este Comité estará integrado por dos directores de la Junta Directiva, el Fiscal y
un miembro especializado en el área financiero contable que debe tener como
mínimo grado académico en el área de administración de negocios o contaduría
pública y experiencia mínima de cinco años.
Las personas que integren este comité son responsables de cumplir a cabalidad
las funciones encomendadas por la Junta Directiva.
ARTICULO 65: LIBROS DE ACTAS
El Comité deberá reunirse al menos cada tres meses. En estas sesiones podrán
participar sin derecho a voto, el Gerente, el auditor interno, y los funcionarios
que el Comité de Auditoría considere necesario, así como el auditor externo
cuando así lo requiera ese comité.
Los acuerdos adoptados en las reuniones del Comité de Auditoría deberán
constar en un Libro de Actas, que estará a disposición de la SUGESE. Este libro
podrá ser llevado en forma electrónica.
Los miembros del Comité serán responsables de que el contenido de las atas
corresponda a lo discutido y aprobado en cada sesión.
ARTICULO 66: FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORIA
Sin prejuicio de las funciones y responsabilidades que les asignan las leyes y
otros reglamentos a los Comités de Auditoría de las entidades reguladas, estos
deben cumplir en forma colegiada al menos con las siguientes funciones:
a) Propiciar la comunicación entre los miembros de la Junta Directiva, la
gerencia, la auditoría interna la auditoría externa y los entes supervisores.
b) Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y
confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control
interno.
c) Proponer a la Junta Directiva los candidatos para auditor interno.
d) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la
Auditoría Interna.
e) Proponer a la Junta Directiva la designación de la firma auditora o el
profesional independiente y las condiciones de contratación, una vez
verificando el cumplimiento por parte de estos de los requisitos establecidos
en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos
fiscalizados por la SUGED, SUGEVAL, SUPER Y SUGESE”.
f) Revisar la información financiera tanto anual como periódica antes de su
remisión a la Junta Directiva, poniendo énfasis en cambios contables,
estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de
auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes
y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.
g) Revisar y trasladar a la Junta Directiva los estados financieros anuales
auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la
carta de gerencia.
h) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados
financieros auditados por el auditor externo, trasladar a la Junta Directiva un
informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este
informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados,
asimismo debe presentarse firmado por el contador general, el auditor interno
y la Gerencia o representante legal.
i) Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que
formulen el auditor externo, el auditor interno y la SUGESE.
j) Proponer a la Junta Directiva el procedimiento de revisión y aprobación de
los estados financieros internos y auditados desde su origen hasta la
aprobación por parte de los miembros del respectivo cuerpo colegiado.
k) Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados
financieros internos y auditados.
l) Evitar los conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o
la forma de contadores públicos que se desempeñan como auditores
externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa.
m) Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento
a las funciones aquí señaladas el Comité de Auditoría debe rendir un reporte
semestral sobre sus actividades a la Junta Directiva.
CAPITULO XI: AUDITORIA INTERNA
ARTICULO 67: COMPETENCIA
La Sociedad Corredora de Seguros cuenta con un área encargada de revisar y
analizar en forma objetiva la ejecución de las operaciones de la Sociedad
Corredora de Seguros, lo que le permite a la entidad contar con un enfoque
sistemático para evaluar y mejorar la eficiencia de los sistemas de administración
de riesgos, control y procesos de gobernabilidad.
Deberá gozar de independencia funcional y de criterio, así como contar con los
recursos y autoridad necesaria para el cumplimiento de sus funciones y debe
actuar observando los principios de diligencia, lealtad y reserva.
ARTICULO 68: FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA
En el desempeño de sus funciones, sin perjuicio de obligaciones que se deriven
de otra normativa, la auditoría interna, deberá:
a) Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en el perfil de riesgo
de la entidad y de acuerdo con las políticas implementadas por la Junta
Directiva u órgano equivalente.
b) Establecer políticas y procedimientos para guía la actividad de la auditoría
interna.
c) Informar periódicamente a la Junta Directiva sobre la actividad de la auditora
interna relacionado con la autoridad, responsabilidad y desempeño del plan,
así como la exposición relevante al riesgo por la Sociedad Corredora de
seguros debilidades del sistema de control interno, cumplimiento del
gobierno corporativo y otros informes necesarios o requeridos por la Junta
Directiva.
d) Dar seguimiento e informar a la Junta Directiva sobre los hallazgos
comunicados a la administración y su corrección.
e) Evaluar la razonabilidad de la información generada o registrada por la
entidad, así como de la información enviada al órgano supervisor.
f) Certificar la información financiera periódica que la entidad regulada remita
al órgano supervisor.
g) Evaluar la suficiencia validez de los sistemas de control interno
implementados que involucran todas las transacciones de la entidad,
acatando las normas y procedimientos de aceptación general y regulación
específicas que rigen esta área.
h) Evaluar el cumplimiento de la normativa vigente aplicable a la entidad
i) Mantener a disposición del órgano supervisor los informes y papeles de
trabajo preparados sobre todos los estudios realizados.
j) Analizar y verificar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para la
identificación de, al menos, los riesgos de crédito, legal, liquidez, mercado,
operativo y reputación.
k) Evaluar la idoneidad, suficiencia y cumplimiento de los procedimientos y
políticas de las principales operaciones en función de los riesgos indicados
en el literal anterior, incluyendo las transacciones que por su naturaleza se
presentan fuera de balance, así como presentar las recomendaciones de
mejora, cuando corresponda.
CAPITULO XII: COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
ARTICULO 69: INTEGRACION DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
La Junta Directiva nombrara un Comité de Cumplimiento, como órgano de apoyo y
vigilancia al Oficial de Cumplimiento, para el control y seguimiento de las políticas,
procedimientos y controles que se establezcan.
Este Comité ser establecido de forma permanente y estará integrado por un mínimo
de cuatro miembros. El Gerente General, un miembro de la Junta Directiva, un
funcionario de alto nivel del área operativa y el oficial del cumplimiento.
Las personas que integren este comité son responsables de cumplir a cabalidad las
funciones encomendadas por la Junta Directiva y la normativa vigente.
ARTICULO 70: LIBRO DE ACTAS
El comité deberá reunirse al menos cada tres meses. Los acuerdos adoptados en
las reuniones del Comité de Auditoría deberán constar en un Libro de Actas, que
estará a disposición de la SUGESE. Este libro podrá ser llevado en forma
electrónica.
Los miembros del Comité serán responsables de que el contenido de las actas
corresponda los discutido y aprobado en cada sesión.
ARTICULO 71: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
Sin prejuicios de las funciones y responsabilidades que les asignan las leyes y otros
reglamentos a los Comités de cumplimiento de las entidades reguladas, éstos
deben cumplir en forma colegiada al menos con las siguientes funciones:
a) Revisión de los procedimientos, normas y controles implementados por la
entidad para cumplir con los lineamientos de Ley y la presencia normativa.
b) Reuniones periódicas con el fin de revisar las deficiencias relacionadas con
el cumplimiento de los procedimientos implementados tomar medidas y
acciones para corregirlas.
c) En los casos que así lo requieran, colaborar con el oficial de cumplimiento en
los análisis de operaciones inusuales.
d) Revisión de los Reportes de Transacciones Sospechosas que hayan sido
remitidos las Superintendencias por parte del Oficial de Cumplimiento.
CAPITULO XIII: DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 72: REFORMA O DEGORATORIA
La Junta Directiva será el órgano encargado de la reforma o derogatoria de este
Código de Gobierno Corporativo, lo cual deberá ser informado a la Asamblea de
Accionistas quien se reserva el derecho de aceptar o rechazar las modificaciones
realizadas.
ARTICULO 73: VIGENCIA
Rige a partir de la fecha de su aprobación por la Junta Directiva de la Sociedad
Corredora de Seguros.
ANEXO 1: REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO JUNTA DIRECTIVA DE IBG
CORREDORES DE SEGUROS S.A.
ARTICULO 1: ALCANCE
La Junta Directiva es el órgano resolutivo y jerárquico, de donde emanan las
políticas generales para su actividad, las cuales no podrán apartarse de las
señaladas por la Asamblea de Accionistas, su integración funciones y políticas están
establecidas en el Código de Gobierno Corporativo.
ARTICULO 2: SESIONES
La Junta Directiva sesionara ordinariamente una vez al mes. La Junta Directiva
definirá el da en que la sesión se realizará.
Extraordinariamente sesionara cuando es convocada por el presidente o el
secretario, a petición de tres de sus miembros, o por acuerdo de esta Junta. El
quórum lo forman tres de sus integrantes.
Las sesiones serán en el día, hora y lugar en que la Junta Directiva determine y
conforme a la Convocatoria realizada.
ARTICULO 3: INICIO DE SESIONES
Las sesiones de Junta Directiva deberán iniciarse a la hora convocada; o bien dentro
de los treinta minutos siguientes, conforme al reloj de la sala de sesiones de la Junta
Directiva.
Pasados esos treinta minutos, de no haber quórum, se hará constar el hecho y se
tomará la nómina de los presentes, para efecto del pago de dieta.
ARTICULO 4: PREPARACION DEL ORDEN DEL DIA
Las sesiones de Junta Directiva se desarrollarán de acuerdo con el orden del día,
previamente preparado por la Presidencia, el cual puede ser modificado mediante
moción de orden aprobada por la Junta Directiva, en el transcurso de la sesión.
La modificación del orden del día no podrá realizarse en detrimento del derecho al
ejercicio informado del voto. Podrá entonces suspenderse la sesión para que los
Directivos puedan informarse y hacerse asesorar en los temas que así lo requieran.
Las sesiones extraordinarias no permiten modificación del orden del día.
ARTICULO 5: ENTREGA DE DOCUMENTACION DEL ORDEN DEL DIA
La documentación y actas por aprobar deberán entregarse a los directores, al Fiscal
y al Gerente General, con la convocatoria de la Asamblea en que respectivamente
serán aprobadas.
ARTICULO 6: GRABACION DE SESIONES
Las sesiones podrán ser grabadas en medios idóneos electrónicos. Las
grabaciones se conservarán por el periodo de un mes posterior a la aprobación del
acta. Estas grabaciones se podrán entregar a terceras personas solo por acuerdo
de Junta Directiva o por disposición judicial.
ARTÍCULO 7: CONTENIDO DE LAS ACTAS
Las actas contendrán el texto de los acuerdos y un resumen de las razones que
dieron lugar a estos.
Por solicitud expresa de algún participante, se consignará textualmente
determinada intervención o asunto específico.
Las actas se llevarán en libros con hojas sueltas, cumpliendo con la normativa que
determine la Dirección General de Tributación Directa.
Será obligación del secretario de la Junta Directiva velar por el cuidado y manejo de
los Libros de Registro de Socios, Actas de Asamblea de Junta Directiva y Actas de
Asamblea de Accionistas.
ARTÍCULO 8: CONOCIMIENTO DE LAS ACTAS
Las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias deberán conocerse en la
sesión siguiente luego de su celebración, salvo que circunstancias especiales lo
impidan.
ARTICULO 9: REVISION Y REVOCATORIA DE ACUERDOS
Los directores tienen derecho a pedir revisión de las declaraciones, acuerdos y
resoluciones que tome la Junta Directiva, antes de que queden firmes. Si se
concediera la revisión, el asunto volverá al estado en que se encontraba antes de
votarse la cuestión que dio motivo a ella. Asimismo, pueden pedir la revocatoria de
declaraciones, acuerdos y resoluciones firmes.
ARTICULO 10: COMUNICACIÓN DE ACUERDOS
El secretario debe trasladar los acuerdos aprobados para su ejecución, al Gerente
General o a la dependencia correspondiente, así como una copia a la Fiscalía.
ARTICULO 11: FIRMA DEL ACTA
Aprobada el acta y transcrita al libro correspondiente, el presidente y el Director –
Secretario procederán a firmarla dentro de los diez días hábiles siguientes a la
sesión de que se tratare. El director – Secretario debe comprobar que el acta fue
transcrita correcta e íntegramente, tal y como fue aprobada.
ARTICULO 12: MOCIONES
Hay dos tipos: de orden y de fondo.
Son mociones de orden, todas aquellas presentadas por los directores que tengan
como efecto la reorientación o suspensión de la sesión, en un momento
determinado.
Las mociones de orden, son las siguientes:
a) Levantar la sesión, prorrogarla, suspenderla o declararla permanente.
b) Aplazar el debate para trasladar el tema a una comisión o dejarlo para una
sesión posterior.
c) Dar por agotada la discusión de un asunto.
d) Prorrogar el tiempo y uso de la palabra.
e) Modificar el orden del día.
f) Presentar la revisión de un asunto.
g) Llamar al orden al presidente, cuando se aparte de lo que dicta este
Reglamento.
Toda moción de orden tiene prioridad sobre cualquier tema y el presidente debe
darla a conocer inmediatamente que se presente a la mesa para, de seguido,
discutirse y votarse.
Sobre una moción de orden, no se admiten otras que pretenden posponerla.
Son mociones de fondo, las propuestas de diferente índole que presentan los
directores.
ARTICULO 13: PROCEDIMIENTO DE VOTACIÓN
Para cada asunto, en sus intervenciones, el director o funcionario administrativo
tendrá derecho a dos turnos, de un máximo de cinco minutos cada uno. A juicio de
la Presidencia o de la Junta Directiva, podrá aumentarse el número de
intervenciones y su duración, dependiendo de la importancia y la extensión del tema
de discusión.
Agotada la discusión sobre un asunto, si nadie solicita el uso de la palabra, el
presidente procederá a recibir la votación, comprobando previamente, la presencia
de todos los que integran el quórum.
Para la votación, los miembros de la Junta Directiva expresaran su voto afirmativo
levantando la mano. El voto negativo se presume por la omisión de levantar la mano.
En caso de empate el presidente decidirá con voto de calidad.
Ningún miembro de la Junta Directiva que esté presente en la sesión, puede
retirarse cuando se vaya a proceder a una votación. Además, está obligado a dar
su voto, afirmativo o negativo, salvo que exista motivo de excusa, en cuyo caso hará
abandono del recinto de la sesión.
Los directores tienen derecho a razonar el voto y a consignarlo expresamente, en
el acta.
Luego de votado un asunto, no se permitirá intervención alguna sobre el mismo,
excepto el razonamiento del voto, para lo que el director tendrá un máximo de dos
minutos.
ARTICULO 14: OBLGATORIEDAD DE PARTICIPACION
Los directores y el Fiscal están obligados a pertenecer a las comisiones en las
cuales se les ha designado participación.
ARTICULO 15: DICTAMENES
Los dictámenes de las comisiones deben presentarse por escrito y firmados por
todos sus miembros. Cuando no exista acuerdo unánime, los integrantes que no
participen de su aprobación, podrán rendir dictamen de minoría, el cual debe ser
considerado, al igual que el de mayoría. Luego, de esto se somete a votación el de
mayoría; si éste es desechado, se vota el de minoría.
ARTICULO 16: DIETAS Y BONIFICACION PARA LOS DIRESTORES Y FISCALÍA
1) Los directores y el Fiscal ganarán dietas por un máximo de cuatro sesiones
a las que asistan en cada mes.
2) Si un director se presenta después de 30 minutos siguientes a la hora
señalada para el inicio de la sesión, no devengará dieta, y no podrán
permanecer en ella con voz y voto ya que el quórum fue determinado al inicio
de la sesión.
3) El importe de por las dietas que devengan los directores y el Fiscal, será
determinado por la Asamblea de Accionistas.
ARTICULO 17: ATRIBUCIONES Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DE JUNTA
DIRECTIVA
1) Del presidente:
a) Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa en conjunto con el
secretario, así como firmar los contratos y convenios que la Junta
Directiva autorice.
b) Presidir las sesiones de Junta Directiva y reuniones en general, así como
convocar, abrir, suspender y cerrarlas.
c) Preparar el orden del día de las sesiones.
d) Convocar a sesiones extraordinarias.
e) Recibir las votaciones y anunciar su resultado.
f) Orientar los debates y conceder la palabra, así como suspender su uso a
quien la utilizare sin permiso o se excediere en el tiempo, sus atribuciones
o expresiones.
g) Abstenerse de participar reiteradamente; de preferencia, hacerlo de
último y resumirá las diferentes posiciones de los directores sobre el tema
tratado, antes de someter a votación un asunto.
h) Nombrar comisiones y su coordinador, cuando lo considere necesario, así
como fijar los plazos prudenciales para que estas rindan los dictámenes
correspondientes.
i) Firmar, conjuntamente con el director – secretario, las actas de cada
sesión.
j) Representar a la empresa en actos que, por su naturaleza o por encargo
de la Junta Directiva, sean de rigor o convenientes.
k) Elaborar y suscribir un informe anual de labores, a la Asamblea Ordinaria
de Accionistas.
2) Del secretario:
a) Sustituir al presidente en su ausencia. Con las mismas limitaciones que
posee el presidente. Para demostrar la ausencia del presidente bastara
solo su dicho.
b) Leer la correspondencia y otros documentos pertinentes, en las sesiones
de Junta Directiva.
c) Firmar, conjuntamente con el presidente, las actas aprobadas en cada
sesión, previo examen de la transcripción al Libro de Actas, para
asegurarse de su corrección.
3) Del Tesorero:
a) Velar por la correcta custodia de los fondos y valores de la sociedad.
b) Coordinar con el Departamento de Contabilidad, la confección y
actualización anual de un inventario de los activos de la sociedad.
c) Firmar los cheques que se emitan, en ausencia del gerente general.
d) Coordinar con el Departamento respectivo, el manejo y actualización de
los libros contables.
4) De los Directivos:
a) Asistir puntualmente a sesiones de Junta Directiva y de comisiones.
b) Mantener total discreción sobre los asuntos tratados en las sesiones.
c) Cumplir en forma oportuna y eficiente las funciones que se le
encomendaran, en el desempeño de sus cargos.
d) Presentar mociones y propuestas para discutir y votar.
e) Solicitar la palabra al presidente, para intervenir en las sesiones.
f) Llamar al orden al presidente, cuando en el desempeño de su cargo se
aparten de las disposiciones de este Reglamento.
g) Solicitar permiso al presidente, para abandonar el recinto de sesiones.
h) Concretarse, en el uso de la palabra, al tema objeto de discusión, así
como guardar el debido respeto dentro del recinto de sesiones.
i) Retirarse de la sala de sesiones durante el tiempo en que se produjesen
deliberaciones y votaciones, de aquellos asuntos que se relacionaran
directamente con su interés personal, el de su conyugue o de sus
familiares hasta tercer grado de consanguineidad o afinidad.
5) Del Fiscal:
a) Comprobar que en la sociedad se hace un balance mensual de situación.
b) Comprobar que se lleva actas de las reuniones de la Junta Directiva y de
las asambleas de accionistas.
c) Vigilar el cumplimiento de las resoluciones tomadas en las asambleas de
accionistas.
d) Revisar el balance anual y examinar las cuentas y estados de liquidación
de operaciones al cierre de cada ejercicio fiscal.
e) Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas en
caso de omisión de los obligados a hacerlo.
f) Someter a la Junta Directiva sus observaciones y recomendaciones con
relación a los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus
atribuciones, por lo menos dos veces al año. Será obligación de la Junta
Directiva someter al conocimiento de la asamblea general ordinaria los
respectivos informes.
g) Asistir a las sesiones de la Junta Directiva con motivo de la presentación
y discusión de sus informes, con voz, pero sin voto.
h) Asistir a las asambleas de accionistas, para informar verbalmente o por
escrito de sus gestiones y actividades.
i) En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones
de la sociedad, para lo cual tendrán libre acceso sus libros y documentos,
así como las exigencias en caja.
j) Recibir e investigar las quejas formuladas por cualquier accionista e
informar a la Junta Directiva sobre ellas.
k) Fiscalizar a la Junta Directiva en aquellos aspectos que juzgare
convenientes, así como a las comisiones.
l) Participar en las comisiones en que se le nombre.
6) De la secretaria de la Junta Directiva:
a) Preparar la documentación por conocer en cada sesión, así como el
sistema de grabación.
b) Asistir a las sesiones, excepto las que se declaren privadas, así como a
las reuniones que se le indiquen.
c) Elaborar las actas de manera clara y precisa, además de prepararlas para
la sesión ordinaria siguiente, salvo casis de fuerza mayor.
d) Presentar a la Junta Directiva, en octubre, el plan anual de trabajo y el
proyecto de presupuesto ordinario para el periodo fiscal siguiente; y en el
transcurso del año, las modificaciones a este y los presupuestos
extraordinarios necesarios.
e) Supervisar las labores de cada dependencia y establecer normas,
controles, sistemas y procedimiento necesario para su eficiente labor.
f) Crear las comisiones que crea convenientes
g) Firmar, los cheques que se emitan.
h) Presentar a la Junta Directiva, una vez al mes, los estados financieros,
inversiones y ventas de pólizas y cualquier otro informe de su gestión.
i) Sugerir a la Junta Directiva, políticas de desarrollo, acordes con las
establecidas por la Sociedad.
j) Revisar periódicamente, la estructura orgánica de la empresa y proponer
ajustes y cambios necesarios.
k) Nombrar, remover o reubicar al personal, de acuerdo con las normas
legales y reglamentos vigentes, de conformidad con las plazas que haya
aprobado la Junta Directiva.
l) Informar oportunamente a la Junta Directiva, sobre el vencimiento de
contratos y convenios, para que está resuelva lo pertinente.
m) Participar de las comisiones en que lo incluya la Junta Directiva.
n) Ejecutar cualquier otra función propia del cargo, así como aquellas que le
encomiende la Junta Directiva.
CAPÍTULO 1: POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA
DEBIDA IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE
Artículo 1: Sobre la correcta identificación de las personas
Se debe obtener y conservar información acerca de la verdadera identidad
de las personas en cuyo beneficio se abra una póliza o se efectúe una transacción.
Cuando existan dudas acerca de que tales clientes puedan no estar actuando en su
propio beneficio, especialmente en el caso de personas jurídicas que no desarrollen
operaciones comerciales, financieras ni industriales en el país en el cual tengan su
sede o domicilio.
Artículo 2: Sobre la titularidad de las pólizas
Se deben mantener contratos de seguros nominativos; no podrán mantener
cuentas anónimas, cuentas cifradas ni cuentas bajo nombres ficticios o inexactos.
Artículo 3: Sobre los parámetros mínimos de identificación
Para lograr la adecuada identificación de personas señaladas en el artículo
3, se debe registrar y verificar, por medios fehacientes, la identidad, la
representación, el domicilio, la capacidad legal, la ocupación o el objeto social de
las personas, así como otros datos de su identidad, ya sean clientes ocasionales o
habituales.
Esta verificación se realizara por medo de documentos de identidad,
pasaportes, partidas de nacimiento, licencias de conducir, contratos sociales y
estatutos, o mediante cualesquiera otros documentos oficiales o privados; se
efectuará especialmente cuando establezcan relaciones comerciales, en particular
la apertura de nuevos contratos de seguros, el otorgamiento de libretes de depósito,
la existencia de transacciones fiduciarias, el arriendo de cajas de seguridad o la
ejecución de transacciones en efectivo superiores a la suma de diez mil dólares
estadounidenses (US $10.000,00) o su equivalente en otras monedas extranjeras.
En el proceso de identificación de clientes se debe respetar como mínimo los
siguientes principios:
a) Identificar al cliente y verificar su identidad empleando documentos,
datos e información de una fuente independiente y fiable.
b) Determinar si el cliente actúa en nombre de otra persona y luego tomar
medidas razonables para obtener datos de identificación suficientes con
el objeto de verificar la identidad de esa otra persona.
c) Identificar al beneficiario o beneficiaria final, y tomar medidas razonables
para verificar si identidad hasta que la entidad quede convencida de que
conoce quien es. En el caso de las personas jurídicas y otras estructuras
jurídicas, deberemos tomar medidas razonables para conocer la
estructura de propiedad y de control del cliente.
d) Obtener información sobre el propósito y la naturaleza prevista de la
relación de negocios y otros factores relevantes.
Los documentos originales deberán estar firmados por la persona, y si la
persona está físicamente presente, se recomienda adjuntar a los documentos una
fotografía. Parte de este procedimiento implica revisar que las firmas en los
diferentes documentos coincidan entre sí. Cuando se trabaja con copias de
documentos, las copias deberán estar debidamente certificadas por las autoridades
pertinentes.
No deberán aceptarse sin cuestionamientos aquellos documentos que
pueden obtenerse con facilidad bajo cualquier nombre como los certificados de
nacimiento, una tarjeta de identidad emitida por el empleador, aunque lleve la
fotografía del solicitante, tarjetas de crédito, tarjetas de presentación, licencias de
conductor (sin fotografía), licencias provisionales de conductor y credenciales de
asociaciones estudiantiles.
Artículo 4: Sobre el contenido de los formularios de aseguramiento
Los formularios de aseguramiento deberán contener, respecto de cada
transacción, por lo menos los siguientes datos:
a) La identidad, firma, fecha de nacimiento y dirección de la persona que
físicamente realiza la transacción. Además, deberá aportarse fotocopia de
algún documento de identidad, en caso de que este no se encuentre como
parte del expediente. Las personas jurídicas deberán consignar, para su
representante legal y su agente residente, la misma información solicitada a
las personas físicas.
b) La identidad y dirección de la persona a cuyo nombre se realizara la
transacción.
c) La identidad y dirección del beneficiario o destinatario de la transacción, si
existe.
d) La identidad de las cuentas afectadas por la transacción, si existe.
e) El tipo de transacción de que se trata.
f) La identidad de la institución financiera que realizo la transacción.
g) La fecha, la hora y el monto de la transacción.
h) El origen de la transacción.
i) La identificación del funcionario que tramita la transacción.
Artículo 5: Políticas de mantenimiento de registros
La entidad deberá mantener, por lo menos cinco años después de concluida
la relación de negocios, todos los registros necesarios sobre transacciones,
nacionales e internacionales, y poder atender a la brevedad las solicitudes de
información de las autoridades competentes. Los registros deberán permitir la
reconstrucción de las diferentes operaciones (incluidos los montos y las monedas
utilizadas, en su caso) con el fin de aportar pruebas, si fuera necesario, en el caso
de acciones judiciales por conductas delictivas.
La entidad deberá cerciorarse de que los documentos, datos o información
obtenidos en el proceso de CONOZCA A SU CLIENTE se mantengan actualizados
y sigan siendo pertinentes realizando revisiones de los registros, sobre todo en las
categorías de clientes o relaciones de negocios de alto riesgo.
La entidad deberá cerciorarse de que cuenta con procedimientos adecuados
de acceso:
a) A la documentación propuesta e incluso, cuando los documentos estén
completos, a la evaluación financiera del cliente, el análisis de
necesidades del cliente, copias de la documentación reglamentaria,
detalles sobre el método de pago, explicación de lo beneficios y copias de
la documentación de apoyo a la verificación.
b) A todos los registros posteriores a la venta vinculados con el
mantenimiento del contrato, hasta e incluyendo el vencimiento del
contrato.
c) A los detalles del procesamiento de la póliza al vencimiento y/o liquidación
de indemnización con la documentación de finiquito completa.
Artículo 6: Sobre las políticas de aceptación de clientes
El primer paso para establecer un sistema de Conozca a su cliente es
elaborar políticas y procedimientos de aceptación de clientes, claros, por escrito y
considerando los riesgos y, entre otros conceptos, los tipos de productos que se
ofrecen en combinación con diferentes perfiles de clientes.
Estas políticas y procedimientos deberán apoyarse en las políticas
estratégicas de la junta directiva de la aseguradora, incluyendo políticas sobre
productos, mercadeo y clientes.
Artículo 7: Sobre el perfil de riesgo de los clientes
Antes de establecer una relación de negocios, la entidad deberá evaluar las
características del producto solicitado, el propósito y la índole de la relación
cualquier otro factor pertinente para crear y mantener un perfil de riesgos de la
relación con ese cliente. Con base en esta evaluación, La entidad deberá decidir si
aceptara o no esa relación. Por principio, La entidad no ofrecerá emitir una póliza
de seguros clientes o beneficiarios que utilicen de manera obvia nombres ficticios y
cuya identidad se mantenga en el anonimato.
Los factores por considerar al crear este perfil de riesgo serán:
a) Tipo y antecedentes del cliente y/o beneficiario
b) Base geográfica del cliente y/o beneficiario
c) Esfera geográfica de las actividades del cliente y/o beneficiario
d) Índole de las actividades
e) Medio de pago y tipo de pago (efectivo, transferencia, bancaria, otros medios)
f) Origen de los fondos
g) Origen de la riqueza
h) Frecuencia y escala de la actividad
i) Tipo y complejidad de la relación de negocios
j) Posibles pagos futuros a terceros
k) Carácter activo o inactivo de la relación de negocios
l) Pólizas al portador
m) Sospecha o conocimiento de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo
u otros delitos
Artículo 8: Medidas de Verificación
Con el objetivo de identificar a los clientes, se deberán llevar a cabo las
siguientes actividades:
• Se obtendrá y conservará toda la información que determine la verdadera
identidad de cada cliente y de aquellos que actúen en su nombre.
• Se verificará el propósito y la naturaleza de la relación comercial.
• Se realizará el monitoreo de todas las operaciones realizadas durante el
curso de la relación comercial, con el fin de asegurar que las operaciones
que se están haciendo sean compatibles con lo que la entidad sabe del
cliente.
Una vez solicitados aquellos datos requeridos por la entidad junto con la
documentación que se exige para el inicio de la relación comercial, es decir, luego
que se completan los formularios de apertura de cuenta junto al cliente con la debida
información (y que este confirma que todo está correcto), el ejecutivo puede
proceder. Deberá solicitar el documento de identidad del cliente (caso de que sea
persona física) y de sus representantes, mandatarios o accionistas en caso de
persona jurídica, lo mismo es solicitado en caso de que el beneficiario final no sea
el titular de la cuenta, conservando una copia de los mismos e incorporándola a la
carpeta del cliente.
El documento de identificación debe estar emitido por una autoridad
gubernamental y contener una fotografía actualizada, que permita la identificación
de la persona que solicita nuestros servicios.
Los documentos de identificación que se consideran validos a estos efectos son
cedula de identidad y/o pasaporte, según corresponda.
Luego el ejecutivo deriva al Oficial de Cumplimiento la documentación del cliente
para que este efectué controles de identificación y antecedentes de los clientes de
manera de poder validar los datos declarados. Este paso consiste en asegurarse de
que no forma parte de la lista de clientes no deseados. Por ello se realizan algunos
controles en bases de datos para cumplir con el debido proceso. Esto significa que
una vez ingresada la información del cliente al sistema de información por el
ejecutivo, el Oficial de Cumplimientos ocupa de corroborar que este correcta y que
cumpla con los requisitos adecuados y además deja constancia de ello, y entonces
luego de cumplida esta función es que valida la cuenta en el sistema y se le otorga
al cliente el número de cuenta correspondiente para empezar a hacer uso de ella
como le parezca. Por último, se abre la carpeta que es archivada junto con el resto
de la documentación. Para este proceso de validación se cuenta con los siguientes
medios de control:
• Lista de las naciones unidad http://www.un.org/sc.
• Chequeos en Google www.google.com
• Word Oficial de Cumplimiento https://memberms.worldOficial de
Cumplimiento.com
• Se verificara e identificará relaciones comerciales y operaciones con
personas incluidas en las listas de OFA, para lo cual cada vez que una
persona se haga cliente, las listas OFAC serán consultadas, dejando
evidencia de ello y los resultados de la consulta en el sitio
http://www.ustreas.gov En caso de que la persona consultada este registrada
en las listas OFAC se dará notificación inmediata al Oficial de Cumplimiento
para que coordine las acciones a seguir.
• Datos de entidades gubernamentales y protectoras de crédito.
Es importante señalar que se debe aplicar una política la no aceptación de
cliente que:
• En primer lugar, no cumple con los requisitos mínimos de identificación
establecidos en el presente manual.
• Han sido declaradas como personas vinculadas con movimientos ilícitos de
fondos y de las cuales existen dudas respecto a la legitimidad de sus fondos.
CAPITULO 2: PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN
DE LA POLITICA “CONOZCA A SU CLIENTE”
Artículo 9: Sobre el omento de verificación de la identidad
En principio, la identificación y la verificación del cliente y del beneficio
deberán realizarse en el momento en que se establece la relación de negocios
con la persona. Esto significa que se deberá identificar y verificar la identidad del
(propietario/controlador del) titular de la póliza antes o en el momento en que se
cierra el contrato de seguro.
Sin embargo, podrá hacerse uso de la relación de negocios antes de la
verificación cuando se trata de pólizas colectivas de un contratante reconocido,
planes de pensión grupales, transacciones sin presencia física del cliente.
Artículo 10: Cuidados relativos a la identificación de personas jurídicas,
asociaciones y otras instituciones/estructuras jurídicas
Como parte del proceso de debida diligencia respecto de personas jurídicas,
empresas, asociaciones y otras instituciones/estructuras jurídicas, es necesario
identificar a las personas físicas que tengan interés mayoritario y a las personas
físicas que constituyen la dirección y la administración de la persona jurídica o
estructura jurídica. Cuando el cliente o el propietario del interés mayoritario sea
una empresa suyos títulos se cotizan en bolsa que está sujeta a requisitos de
divulgación de información, no es necesario identificar ni verificar la identidad de
ninguno de los accionistas.
La Recomendación 5 del FATF establece que cuando los clientes y/o
beneficiarios sean personas jurídicas o estructuras jurídicas, La entidad deberá:
a) Verificar si una persona que supuestamente actúa en nombre del cliente y/o
beneficiario está autorizada para hacerlo, e identificar y verificar la identidad
de esa persona.
b) Verificar la situación legal de la persona jurídica o estructura jurídica, por
ejemplo, mediante pruebas de su constitución u otra constancia similar legal
o existencia.
c) Llegar a comprender la estructura de propiedad y control del cliente y/o
beneficiario.
Artículo 11: Cuidados en caso de fideicomisos o estructuras similares
Cuando se trata de fideicomisos u otras estructuras similares, deberá tenerse
mucho cuidado en entender la sustancia y la forma de la entidad. La entidad deberá
verificar la identidad de los fiduciarios cualquier otra persona que ejerza un control
eficaz sobre la propiedad en fideicomiso, los liquidadores y los beneficiarios. Si no
fuese posible verificar la identidad de los beneficiarios cuando se emite la póliza,
deberá realizarse la verificación antes de efectuar los pagos.
Cuando se trate de la identificación y verificación de empresas, fideicomisos
y otras entidades jurídicas, La entidad deberá averiguar si se utiliza indebidamente
algún vehículo, que pertenezca o no a la empresa, para fines ilícitos. La verificación
deberá ser de alcance suficiente para cerciorarse de que las personas que dicen
actuar en nombre de una entidad estén autorizadas para hacerlo, para lo cual
deberán considerarse los siguientes documentos o sus equivalentes:
a) Acta constitutiva
b) Nombre(s) y domicilio(s) del (los) beneficiario(s) y/o la(s) persona(s) bajo
cuyas instrucciones actúan los signatarios del cliente.
c) Documentos societarios, como memorando y convenios de asociación,
acuerdos de sociedad, etc.
d) Copias de poderes u otras formas de delegación de autoridad emitidos por la
entidad.
Artículo 12: Cuidados en casi de planes de pensiones o de ahorros
En todas las transacciones que se realicen en nombre de un plan de pensión
o de ahorros patrocinado por un empleador, se deberá, como mínimo, realizar una
verificación del empleador principal y de los fiduciarios del plan (en su caso).
La entidad deberá ocuparse de la verificación del empleador principal
siguiendo los procedimientos de las instituciones que solicitan autorización para
realizar operaciones.
En general, la verificación de los fiduciarios del plan consiste en una
inspección de la documentación pertinente, la que podrá incluir:
a) Contrato o escritura de fideicomiso y/o cualquier documentación
complementaria
b) Memorando con los nombres y domicilios de los fiduciarios actuales (en su
caso).
c) Extractos de registros públicos
d) Referencias de asesores o administradores de inversión profesionales
Artículo 13: Medidas adicionales para casos de alto riesgo
Deberán aplicarse medidas de CONOZCA A SU CLIENTE mas exhaustivas
respecto de todas las relaciones de negocios, clientes y transacciones de mayor
riesgo. Esto incluye la relación de negocios de algo riesgo según las ha evaluado la
aseguradora, con base en la situación de riesgo del cliente. Con respecto a la debida
diligencia más exhaustiva, en general La entidad deberá considerar cuál de las
medidas indicadas a continuación, u otras adicionales, serían las más adecuadas:
a) Certificación por autoridades y profesionales pertinentes de los
documentos presentados
b) Solicitud de documentos adicionales para complementar los que fueron
requeridos
c) Proceso de debida diligencia respecto de la identidad y antecedentes del
cliente y/o beneficiario, incluida la estructura si se trata de una empresa
d) Proceso de debida diligencia respecto de la fuente de fondos y riqueza
e) Solicitud de aprobación de la alta gerencia para establecer una relación
de negocios
f) Seguimiento más exhaustivo y constante de la relación de negocios
Artículo 14: Medidas especiales para personas expuestas políticamente
Según las recomendaciones del FATF, las personas expuestas políticamente
(PEP) son “los individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas
destacadas en un país extranjero, por ejemplo, Jefes de Estados o de un gobierno,
políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de
alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios importantes de
partidos políticos. Las relaciones comerciales con los miembros de las familias o
asociados cercanos de las PEP involucran riesgos en cuanto a la reputación
similares a los de las mismas PEP. Esa definición no comprende a las personas de
rango medio o más bajo de las categorías precitadas”.
Se deben implementar las Recomendaciones del FATF sobre este tema que
requieren medidas adicionales de debida diligencia en relación con las PEP. Para
estos fines, La entidad deberá:
a) Contar con sistemas adecuados de gestión de riesgos para determinar si un
cliente es o no una PEP. La junta directiva de La entidad debe establecer una
política de aceptación de clientes con respecto a las PEP, teniendo en cuenta
los riesgos para la reputación y otros riesgos pertinentes.
b) Obtener la aprobación de la alta gerencia para establecer relaciones de
negocios con esos clientes.
c) Clasificarlo como cliente de alto riesgo.
d) Adoptar medidas razonables para establecer la fuente de la riqueza y de los
fondos.
e) Mantener un seguimiento exhaustivo de la relación de negocios.
f) Siempre que la PEP, sus familiares o asociados sean la parte contratante de
la entidad o los beneficiarios de las transacciones o tengan poder para
disponer de dichos contratos o sus efectos, deberán considerarse
procedimientos de diligencia especial.
g) Antes de aceptar una relación comercial con una PEP, se procede a:
• Preguntar acerca de si los clientes u otras personas implicadas en
la relación comercial desempañan un cargo político.
• Verificar la identidad de las personas.
• Revelar información acerca del origen de sus fondos.
• Indagar acerca de sus vínculos familiares y comerciales.
• Preguntar sobre el motivo de los negocios.
• Identificar jerarquía o posición si es funcionario público.
• Si la persona fue referida por otra entidad del grupo, indagar sobre
cuentas y relaciones.
Artículo 15: Procedimiento simplificado de Política Conozca su Cliente
En general deberá aplicarse toda serie de medidas de CONOZCA A SU
CLIENTE a la relación de negocios, pero si es menor el riesgo de lavado de activos
y de financiamiento del terrorismo (con base a la experiencia acumulada) y si se
dispone públicamente de información sobre la identidad del cliente y del beneficiario,
o existen verificaciones y controles adecuados en otras áreas de los sistemas
nacionales, es razonable aplicar –con sujeción a la legislación nacional- medidas de
CONOZCA A SU CLIENTE simplificando o reduciendo al identificar y verificar la
identidad al cliente, el beneficiario y otras partes de la relación de negocios.
A modo de referencia, es aceptable aplicar medidas de CONOZCA A SU
CLIENTE simplificadas o reducidas en los siguientes casos:
a) Instituciones financieras – cuando estén sujetas a requisitos para
combatir al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo
compatibles con las Recomendaciones del FATF y estén supervisadas
respecto del cumplimiento de esos controles.
b) Sociedades anónimas que cotizan sus títulos en bolsa y que por ley deben
cumplir con requisitos de divulgación.
c) Administraciones o empresas del gobierno.
d) Pólizas de seguros de vida donde la prima anual no supera los US$ 1.000
o una prima única de no más de US$ 2.500
e) Pólizas de seguros para planes de pensión si no hay cláusula de rescate
y la póliza no se puede usar como garantía.
f) Un plan de pensión, jubilación o similar que prevea beneficios de retiro
para los empleados, en los que los aportes se hacen por medio de
deducciones de los salarios y las reglas del plan no permiten la cesión de
la participación de un miembro bajo el plan.
Artículo 16: Sobre delegación de funcionamiento de CONOZCA A SU
CLIENTE en los agentes de seguros
Es necesario establecer mecanismos claros y ordenados de colaboración
con los agentes de seguros a la IBG Correduría de Seguros S.A. para cumplir el
proceso de Conozca a su cliente:
Respetemos lo señalado en las leyes nacionales, se establecerán mecanismos de
delegación y colaboración con los intermediarios de seguros para la realización de
los siguientes elementos del proceso de CONOZCA A SU CLIENTE:
a) Identificar al cliente y verificar su identidad empleando información,
documentos o datos de fuentes independientes y fiables
b) Identificar al beneficiario y adoptar medidas razonables para verificar su
identidad en la medida en el que el intermediario o tercero sepa quién es el
beneficiario, incluidas medidas para entender la estructura de propiedad y
control de cliente
c) Obtener información sobre el propósito e índole prevista de la relación de
negocios
Artículo 17: Políticas específicas para aplicación de la política “Conozca su
cliente”
Las políticas para la prevención de legitimación de capitales detalladas en el
capítulo I establecen las normas que se deben respetar con el objeto de prevenir
las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y
otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos
graves.
En respeto a la normativa legal, la entidad aseguradora adoptará políticas de
“Conozca a su cliente”.
Para la implementación de estas medidas y la Definición del Perfil del Cliente
se establece el procedimiento adjunto en el presente manual como elementos que
permitan identificar y administrar los riesgos tipificados en la ley 8204.
En congruencia con lo indicado la normativa vigente se debe disponer como
mínimo de la siguiente información para personas físicas y para personas jurídicas.
De forma concreta, se establecen los siguientes requerimientos de información para
los distintos casos:
A. Para personas físicas:
Identificación del cliente mediante cédula de identidad para nacionales,
pasaporte para extranjeros no residentes y cédula de residencia para extranjeros
residentes en el país. Dentro del expediente se debe adjuntar una copia de dicho
documento de identificación.
a.1 requerimientos básicos para todas las personas físicas:
a) Nombre completo
b) Fecha y lugar de nacimiento, estado civil, profesión
c) Nacionalidad
d) Sexo (M) o (F)
e) Dirección
f) Dirección electrónica si aplica
g) Números de teléfono y fax
h) Si trabaja en lo propio debe especificar la naturaleza de sus negocios
i) Indicar las razones por las cuales establece la relación
j) La fuente de origen de los fondos. Ejemplo salario, trabajo extra, etc., en
casos especiales se le deberá hacer la verificación fehaciente de la actividad
Asimismo, aplicaran dependiendo del tipo de perfil del cliente, cualquier otra
información adicional que se considere relevante.
B. Persona física costarricense menor de edad:
b.1 Requerimientos básicos:
a) Constancia o certificación del acta de nacimiento del menor de edad. En el
documento deberá constar el nombre del padre o madre, y en ausencia de
ambos, el nombre del tutor o encargado legal.
b) Se exime de la presentación de este documento, si el menor posee la Tarjeta
de identidad para menores (TIM) extendida por el Registro Civil, la cual
constituye únicamente el medio para acreditar la identidad del menor; sin
embargo, no le faculta para realizar él solo el trámite de emisión de una póliza
de seguros.
c) Original y fotocopia de algún recibo de servicio público (agua, luz o teléfono),
como constancia de verificación de domicilio. Este requisito no aplica en casi
de hijos cuyos padres o tutores ya sean clientes de la aseguradora.
d) Firma del padre, madre, tutor o representante legal del menor, en el contrato
de emisión de la póliza.
El responsable, que firma el contrato, será el que debe dar información sobre el
origen de los fondos, por lo tanto, en el momento en que ingrese en determinado
perfil ese contrato póliza, esa persona, será la que debe presentar la información
requerida según los perfiles.
C. Para personas jurídicas:
En el caso de operaciones realizadas por personas jurídicas, debe verificarse la
identidad de la persona que actúa como responsable(s) de la operación la
información puede verificarse mediante certificación de personería, emitida por
el Registro Público. Como mínimo se debe disponer de la siguiente información:
a) Situación legal de la entidad (por ejemplo: tipo de persona jurídica, nombre
de los accionistas, vigencia de la cédula jurídica, o cualquier otro documento
de identidad que se considere conveniente.)
b) Porcentaje de participación accionaria
c) Dirección exacta del domicilio social, con identificación de teléfono, fax,
correo electrónico o cualquier otro medio de comunicarse
d) Representación judicial y extrajudicial de la persona jurídica, así como
fotocopia de la cédula de identidad y dirección exacta del lugar del lugar de
habitación permanente, únicamente de los representantes legales.
e) Fuente Origen de Fondos
f) Información Financiera
g) La solicitud de esta información dependerá del criterio del Oficial de
cumplimiento, una vez analizado el caso en forma individual.
La metodología utilizada para la verificación de los datos del domicilio de
cliente, puede efectuarse por medio de una fotocopia de un recibo de servicios
públicos o visita a sus instalaciones. Se debe adjuntar, un oficio sobre esta
última, como evidencia de la visita en el expediente.
Artículo 18: Tipos de clientes
La entidad clasificara los clientes según los parámetros definidos a continuación,
el tipo de contratos de seguros suscritos y el origen de los recursos utilizados para
la suscripción de las pólizas en los siguientes tipos:
• Cliente de Riesgo Bajo.
• Cliente de Riesgo Medio, en cuyo caso aplicará la lista de requisitos y
procedimientos específicos para este tipo de riesgo.
• Cliente de Riesgo Alto, en cuyo caso procederá a investigar de forma mas
exhaustiva el origen de los recursos.
Cuando los recursos provienen de salarios de fuentes públicas como lo son las
deducciones al salario realizadas a los empleados públicos, o de entidades públicas
no estatales por el Ministerio de Hacienda por medio de la Dirección General de
Investigación (DGI), se consideran como clientes no riesgosos, por lo que no
procede la aplicación de los parámetros abajo descritos.
El Sistema Informático de la entidad cuenta con información histórica de
identificación de los clientes, los pagos realizados, el tipo de pago realizado, el tipo
de seguros suscritos, el estado de los mismos, el histórico de beneficiarios y
dependientes y movimientos en las cuentas de ahorro. Estos parámetros serán
utilizados para la determinación del perfil de riesgos de cada cliente.
Artículo 19: Parámetros para la definición de perfiles de riesgo
El perfil de riesgo está determinado según los siguientes parámetros
referentes al cliente:
• Su actividad:
Se deja constancia de la profesión del cliente a cual puede no coincidir con la
actividad desempeñada, por ello se maneja una lista taxativa actividades que el
cliente debe aclarar al momento de ingresarlo.
• Cuando un cliente es PEP:
El oficial debe reportar a la firma si el cliente es una Persona Políticamente
Expuesta.
• Forma jurídica o lista internacional:
Existen listas taxativas de diferentes personas consideradas de riesgo o
formas jurídicas, las cuales alunas son consideradas más riesgosas que otras
(Sociedades Anónimas con acciones al portador o normativas, Paraísos Fiscales,
Fundaciones y Sociedades Personales).
• Su país o zona de origen:
También se maneja una lista taxativa de países que tienen determinado
puntaje en función de si son considerados de alto riesgo o no.
• La forma de pago del cliente:
Se refiere al monto de los pagos de primas y de aportes a los ahorros (en
caso de aplicar), forma de pago de las primas y si los pagos son únicos o múltiples.
• Los producto o servicios a contratar:
Se refiere en este caso de estos parámetros, se desarrollará el proceso de
Asignación de Perfiles que se detalla en este manual, aplicando los siguientes
principios y valores de ponderación:
Parámetro Ponderación Puntaje* Puntaje Ponderado
Actividad 15%
Cliente PEP 20%
Forma Juridica o lista intl. 30%
País de origen 15%
Producto o servicio 20%
Calificación ponderada de riesgo >
*En función de las tablas en el Anexo 1
Artículo 20: Requisitos específicos según la categoría de riesgo
De la aplicación de los parámetros y metodologías definidos en el presente
manual se determinará una categoría de riesgo para los clientes. Tomando como
referente la información mínima que establece la normativa vigente para la
identificación de los clientes, los requisitos a solicitar serán los siguientes:
Descripción Documentos requeridos
Perfil 1: clientes de
bajo riesgo
Requisitos mínimos exigidos en la normativa vigente (Artículo 4 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204)
Perfil 2: cliente de riesgo moderado
Requisitos mínimos exigidos en la normativa vigente (Artículo 4 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204) más certificación de ingresos o verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos del cliente. En caso de poca claridad en el detalle, el oficial de cumplimiento contactara al cliente (directamente el OC o a través del Servicio al cliente o promotores), para consultar la procedencia de sus recursos, solicitándole una nota con la explicación correspondiente.
Requisitos mínimos exigidos en la normativa vigente (Articulo 4 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley
Perfil 3: cliente de riesgo alto
8204) más certificación de ingresos o verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos del cliente. En caso de poca claridad en el detalle, el oficial de cumplimiento contactara al cliente (directamente el OC o a través del Servicio al cliente o promotores), para consultar la procedencia de sus recursos, solicitándole una nota con la explicación correspondiente. Adicionalmente, se solicitará referencias comerciales bancarias.
Excepciones aplicables al perfil de clientes:
1) Indistintamente del perfil de riesgo del cliente, en caso de ser una actividad
tipificada en el artículo 15 o 15bis de la Ley 8201 deberá requerirse al cliente
la autorización de inscripción emitida por la Superintendencia General de
Entidades Financieras.
2) Es importante indicar que en las excepciones debe valorarse los casos de
seguros de saldos deudores en donde la afiliación sea automática de los
cuales no se obtenga referencia alguna para localizar a los clientes, así como
casos individuales que resultan imposible de localizar, pese al esfuerzo de la
administración.
3) Se agrega a la presente Política que el seguimiento sobre el recibido total de
la documentación procede solo en el caso d que los aportes se hagan en
efectivo y como lo impone la normativa sobe la Ley 8204, con el entendido
de que el Oficial de Cumplimiento hará todo el esfuerzo pertinente para la
recolección de documentación indicada según el perfil en donde se
encuentre el cliente, para lo cual dejará evidencia de su labor en los
expedientes de los asegurados.
4) Aunando a esta consideración y después de un análisis exhaustivo se
excluirá la solicitud de la orden patronal como parte de la documentación que
se solicita al cliente, dependiendo del perfil en donde se encuentre, siempre
y cuando los aportes se hagan por medio de transferencia o cheque.
Artículo 21: Generación de estadística
El oficial de cumplimiento con el soporte del sistema, genera una estadística
mensual con base en la programación de los perfiles definidos, brindando una
alama temprana de clientes inusuales, mediante el monitoreo frecuente se
pueden determinar los cambios repentinos en los perfiles e indagar más sobre
estos. Es importante mencionar que este proceso se debe hace cuando el mes
se encuentre contablemente cerrado.
Artículo 22: Revisión de la asignación de Perfiles
Con base en la parametrización definida, el sistema realizará una distribución
de los clientes, indicando el perfil en donde se encuentran. Seguidamente el Oficial
de Cumplimiento debe evaluar mediante herramientas estadísticas y objetivas si los
clientes efectivamente deben estar en ese perfil.
El sistema le permite observar al Oficial los movimientos de los pagos y
aportes que ha hecho el cliente, identificados si son pagos de primas ordinarias o
extraordinarias (por ejemplo, depósitos inusuales en pólizas con ahorro), es posible
que el cliente se encuentre en un perfil alto, por efecto de falta de datos o inexactitud
de los mismos, ante este caso el Oficial de Cumplimiento debe de indagar más, en
el caso de que exista un cliente que se encuentre en un perfil de riesgo moderado
o alto, se le deberá asignar el perfil en el sistema de información, revisar el
expediente y solicitar los documentos adicionales establecidos en esta política.
Cada vez que se excluya un cliente de determinado perfil, por no calificar en
el, se debe indicar el por qué se está excluyendo. Esta política establece la revisión
de los aportes en efectivo u otros valores iguales o superiores a $10,000 o su
equivalente en otras monedas.
Luego de procesar la información el Oficial de Cumplimiento debe de imprimir
los reportes y verificar como quedaron las estadísticas, el sistema ofrece un reporte
inicial asignado por los parámetros previamente establecidos, un reporte de cómo
quedaron las estadísticas después de procesar la asignación y otro reporte con un
detalle de las exclusiones el cual contiene el motivo por el cual se excluyó.
Otras consideraciones que el Oficial de Cumplimiento deberá tomar en
cuenta, para la asignación de perfiles, son aquellos clientes que reporten ingresos
provenientes de salarios, de empresas públicas o bien empresas privadas cuya
existencia es notoria y reconocida dentro de los parámetros arriba descritos, estos
se consideran clientes aceptables. Aquellos que superen los parámetros y que
provengan de patronos por cuenta propia, cuyos aportes se reciban en efectivo en
ventanilla serán investigados.
El cliente que se salga de estos parámetros, será verificado por el oficial de
cumplimiento, en el entendido de que deberá investigar la actividad económica y el
rol que desempeña dentro de la institución donde labora el cliente.
En caso que se detecte alguna actividad inusual, el Oficial de Cumplimiento
procederá según el Manual de Cumplimiento, lo reportara a los organismos
correspondientes, según las disposiciones de la normativa.
Una vez considerados los complementos de este documento, se detalla
cómo se va a documentar el expediente:
• Una vez emitido el reporte final de distribución de clientes por perfil,
asignación definitiva, el Oficial de Cumplimiento debe de revisar, a que
perfil de cliente debe solicitarles documentos adicionales, con base en
ésta política.
• El Oficial de Cumplimiento solicitará al Departamento de Servicio al
Cliente o al funcionario pertinente hacer una revisión del expediente,
para cerciorarse que los documentos que tiene el expediente del
cliente. Esto en caso de que se encuentre, por ejemplo, una orden
patronal con menos de un año de emitida y existe una relación lógica,
del monto del aporte efectuado, con su ingreso reportado. O también
se puede dar el casi de que al cliente ya se le había solicitado carta
certificada por un Contador Público, y realizo otro aporte y lo califico
en un perfil alto, al que se le debe solicitar esa información. En síntesis,
se deben de revisar los documentos que hay en el expediente. Debido
a que pueden darse el caso, que se le solicito a un cliente la
documentación pertinente a un perfil en determinado periodo del
tiempo y que después de un tiempo el mismo cliente se encuentre
dentro de ese mismo perfil, o en uno similar, en dado caso solo se le
solicitara la carta o constancia de la proveniencia de los fondos (ya
que los otros documentos ya se encuentran en el expediente).
• El Oficial de Cumplimiento procede a solicitar directamente a través
de un oficio a la Dirección de Servicio al Cliente o Promotores para
que se haga al cliente, la consulta de la procedencia de los fondos y
en caso de que aplique solicitarle de una vez los documentos que se
indican en la política.
• Los documentos a solicitar son los que se muestran en el cuatro de
perfiles dependiendo del perfil en que se encuentra el cliente, antes
debe de verificarse el enunciado de excepciones.
• Los funcionarios responsables deberán comunicarse con el cliente e
indicarle, muy respetuosamente, el por qué, de su llamada, deben
explicarle que es un asunto de regulación y que los documentos son
requeridos para el cumplimiento de la Ley 8204.
• Si el cliente no se encontrará, en el teléfono de su casa de habitación
el Oficial de Cumplimiento dejará el mensaje indicando su nombre y
que es de parte, de la Aseguradora. El Oficial de Cumplimiento deberá
ser prudente y no informarle a nadie más sobre el asunto.
• En caso de tener registrado en el contrato el teléfono celular del cliente
y si no se encontrara se procederá a deja un mensaje en su buzón,
procediendo como anteriormente se mencionó.
• En dados casos se puede solicitar que se le devuelva la llamada.
• Si el cliente no llama en tres días hábiles, se procede a enviarle un
correo electrónico informándole del asunto y solicitándole los
documentos que se requieren en su expediente.
• Si el cliente no se comunica en tres días hábiles, se procederá a
enviarle una carta por correo certificado, indicando el asunto y
solicitándole los documentos requeridos en su expediente y que ante
cualquier consulta se comunique a la aseguradora con el Oficial de
Cumplimiento.
• Si por alguna circunstancia el cliente no se comunica, ante las tres
gestiones anteriormente indicadas, el Oficial de Cumplimiento deberá
informar al Comité de Cumplimiento y a la Gerencia, mediante nota o
correo electrónico.
• Todo documento probatorio de la gestión que efectué el oficial de
cumplimiento deberá se archivada en el expediente de monitoreo de
transacciones por asignación de perfiles.
• El Oficial de Servicio al Cliente o Promotores deben presenta ante el
Oficial de Cumplimiento los documentos recibidos, para su revisión,
seguidamente el Oficial de cumplimiento estampará con su firma un
visto bueno, y solicitará al funcionario que se le presenté, que envié la
documentación al Departamento de Operaciones / Archivo, al
expediente del cliente.
• El Oficial de Cumplimiento deberá lleva un estricto control de
verificación de la gestión del Departamento de Servicio al Cliente o
Promotores a quienes solicito que llamarán al Cliente e hicieran la
gestión indicada en la política, sobe la solicitud de la información.
CAPITULO 3: REGISTRO Y CONTROL DE INGRESO Y/O
EGRESO DE TRANSACCIONES
Artículo 23: Procedimiento para el registro y control de ingresos y/o egreso
de las transacciones en efectivo en moneda nacional o extranjera, iguales o
superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US $ 10,000) o su
equivalente en otras monedas.
Las políticas para la prevención de legitimación de capitales establecen los
parámetros mínimos para la identificación de personas que realizan transacciones
iguales o superiores a los $10.000.
En adición a lo determinado en dicha disposición, se debe tomar en cuenta que para
casos de transacciones que impliquen una gestión por montos iguales o superiores
a $10,000.00 en efectivo o su equivalente en moneda extranjera, el funcionario
encargado de la atención del cliente es el responsable de imprimir el formulario #2
de operaciones, y que deben incluir los datos del cliente, recordando que debe
llenar, el origen de los recursos y solicitar la firma del cliente.
Cuando es el caso de nuevos aportes en efectivo para pólizas con ahorro, la
Cajera es la encargada de solicitar la información requerida llenando
completamente el reporte y entregarla al Oficial de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento una vez recibido el reporte confeccionara el
cuadro resumen en el cual se indica el nombre del asegurado, número de cédula,
monto del ingreso o egreso, tipo de operación ya sea única o múltiple (indicando
claramente el caso del que se trata), fecha de la operación, descripción detallada
de la transacción y nombre o código de la entidad.
Una vez confeccionado el cuadro se envía por el sistema electrónico
integrado con la SUGESE, en caso de presentarse algún inconveniente con el
sistema, se copia en un disquete o CD el cual se envía dentro de los primeros quince
días naturales posteriores al cierre de cada mes.
El Oficial de Cumplimiento deberá crear un expediente para cada cliente que
realice aportes o retiros superiores a $10,000.00 en efectivo, o su equivalente en
otra moneda, el cual estará en un archivo metálico bajo su custodia, esto por tratarse
de información confidencial, que puede ser solicitada por la SUGESE.
El Oficial de Cumplimiento entregara al comité de cumplimiento
mensualmente el informe de operaciones iguales o superiores a los $10,000.00 o
sus equivalentes a otras monedas, realizadas durante el mes.
Artículo 24: Procedimiento para el registro y control de las denominadas
operaciones únicas en efectivo y operaciones múltiples en efectivo, tanto en
moneda nacional o extranjera, que igualen o superen los diez mil dólares
estadounidenses (US $ 10,000.00) o su equivalente en otras monedas, si son
realizadas por una persona determinada o en beneficio de ella durante un mes
calendario (de 28 a 31 días según corresponda)
A. Operaciones Únicas en Efectivo
Se entenderá por operaciones únicas aquellas transacciones individuales en
efectivo (entendiéndose por efectivo billetes y/o monedas) iguales o superiores
a los diez mil dólares estadounidenses (US$10,000.00) o su equivalente en otra
moneda.
Las personas fiscas o jurídicas sujetas al cumplimiento de la Ley 8204,
deberán registrar en él, Formulario 1 (anexo 2) adjunto, el ingreso de las
transacciones en efectivo (incluidas las transferencias depositadas o retiradas
en efectivo, desde el exterior o hacia él) en moneda nacional o extranjera,
iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10,000.00) o
su equivalente en colones u otras monedas extranjeras.
B. Pasos específicos para operaciones únicas en Efectivo
a) Si el cliente realiza una operación retiro o aporte en efectivo igual o superior
a los $10,000.00 o su equivalente en otras monedas, el funcionario de
atención al cliente debe llenar el formulario de transacciones iguales o
mayores a $10,000.00, en el caso que sea retiro, y en el caso de que sea
depósito, es responsabilidad del Cajero llenar el formulario de transacciones
mayores a $10,000.00.
b) El funcionario de atención al cliente o el Cajero deben entregar al Oficial de
Cumplimiento, una copia de los documentos que respaldan la información
(cheques, vouchers de depósito bancario, cédula de identidad y estado de
cuenta), para los casos que apliquen de acuerdo a la ley 8204 y su normativa.
c) El Oficial de Cumplimiento debe imprimir al final de cada mes el reporte de
retiros o aporte iguales o superiores a los $10,000.00 o su equivalente en
otras monedas.
d) El Oficial de Cumplimiento debe confirmar que el formulario de las
respectivas operaciones (retiros y aportes) hayan sido entregados por los
funcionarios responsables. Entendiéndose que en caso de retiros el
funcionario responsable es el funcionario de atención a clientes y en caso de
aporte en el Cajera.
e) Cabe mencionar que el Oficial de Cumplimiento llevará un control de
monitoreo semanal, con el fin de detectar en el menor tiempo posible alguna
transacción sospechosa o que se encuentre dentro de los parámetros que
establece la ley 8204 y deben ser reportados mensualmente a la SUGESE.
f) El Oficial de Cumplimiento debe informar sobre cualquier eventualidad
referente al de la Ley 8204 y su normativa, mediante una nota o correo
electrónico al auditor interno de la entidad aseguradora.
g) En caso de existir transacciones en efectivo iguales o superiores a los
$10,000.00 se debe de llenar el formulario 1 (anexo 2) y enviarlo a la
SUGESE.
h) En caso de no hacer operaciones iguales o superiores a los $10,000.00 o su
equivalente en otras monedas, se envía un oficio a la SUGESE informando
de la situación, también se debe de indicar en este, si se recibieron como
aportes títulos valores al portador bajo los parámetros a notificar establecidos
por la ley 8204.
i) El Oficial de Cumplimiento debe de crear un expediente para cada cliente
que realice aportes o retiros en efectivo superiores a los $10,000.00, el cual
estará metálico bajo custodia, lo anterior por tratarse de información
confidencial, que podría ser solicitada por la Superintendencia.
j) Si el cliente presenta características sospechosas de una determinada
transacción se debe comunicar a la SUGESE mediante el formulario
establecido para estos efectos.
k) El Oficial de Cumplimiento deberá entregar al Comité de Cumplimiento
trimestralmente un informe de las operaciones en efectivo iguales o
superiores a los $10,000.00 o su equivalente en otras monedas, que hayan
realizado durante el trimestre.
Formulario para reporte de operaciones superiores a $10,000.00
IBG Correduría de Seguros S.A.
Reporte de operaciones en efectivo
Ingresos en efectivo superior a los USD $10,000.00 o su equivalente en
colones, o egresos en efectivo superior a los USD $10,000.00
A) DATOS DE LA PERSONA QUE FISICAMENTE REALIZA LA
TRANSACCIÓN
1.Primer Apellido
2.Segundo Apellido
3.Nombre Completo
4.N° de Identificación
5. Fecha Nacimiento
6.Domicilio (Pais, provincia, Estado, calles-avenidas-punto de referencia)
7. Profesión u Ocupación
8.Telefono 9. Tipo de identificación ( ) Cedula ( ) Pasaporte ( ) Otro; especifique:
B) DATOS DE LA PERSONA A CUYO NOMBRE SE REALIZARÁ LA
TRANSACCION
10.Primer apellido o Razón Social
11.Segundo apellido
12. Nombre completo
13. N° de identifiacion
14.Domicilio (Pais, provincia, Estado, calles-avenidas-punto de referencia)
16.Telefono 17. Actividad Económica 18. # de Cta. O Referencia
C) DESCRIPCIÓN DE TRANSACCIÓN
19.Fecha 20.Hora
21. Tipo de transacción
(i) ingreso (E) egreso
22.
Tipo de Operación (Depósito o retiro,
inversión o cancelación, cambio
Giro, préstamo, venta dólares, etc)
23.
No. de la operación
24.
Moneda transada
25.
Monto de la operación
26. Superintendencia a reportar SUGEF ( ) Bancos y Financieras SUGEVAL ( ) Puestos de Bolsa SFI y emisores SUGESE ( ) Aseguradora de Pensiones “OPC” SUGESE ( ) Entidades aseguradora
27. Origen de los recursos (breve descripción)
28.
Datos del beneficiario o destinatario (en
caso de transferencia. Giros, cheque gerencia, etc)
Numero de la cuenta destino ______________________________
Nombre del Banco Destinatario
______________________________
31. Nombre del funcionario que completo el
formulario 1/
32.
Firma y sello de Caja
29. Observaciones adicionales
30. Firma de la persona que realiza la transacción
INTRUCTIVO PARA COMPLETAR EL
REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO
Este deberá ser confeccionado en el momento que el cliente realice cualquier
transacción en efectivo por sumas superiores a los $10,000.00 o su equivalente en
colones según corresponda.
Secciones que integran el formulario:
A) Datos de la persona que físicamente realiza la transacción
En esta sección, se debe consignar los datos de la persona que se presenta a
realiza la operación.
B) Datos de la persona a cuyo nombre se realiza la transacción
En esta sección, se consignan las características de la persona ya sea física o
jurídica, a nombre de quien se realiza la transacción. Es importante indicar que el
objetivo de esta sección es contar con información actualizada y relevante de la
persona a nombre de quien se formalizo la transacción.
En caso de que los datos de esta sección correspondan a los mismos del aparte A),
se debe marcar la casilla destinada para estos efectos.
C) Descripción de la transacción
En esta sección de detallan las características de las transacciones, describiéndose
el tipo de operación, la cantidad transada y el origen de los recursos.
Casilla 5: La fecha de nacimiento es un elemento muy importante de identificación
a nivel internacional. Por tal motivo no se debe olvidar completar esta casilla.
Casilla 9 y 15: Se debe marcar con una “X” dentro del paréntesis que corresponda,
el tipo de documento presentado por el cliente. De tratarse de otro documento de
identificación distinto a la cédula o pasaporte, se deberá indicar en el espacio
dispuesto para tal fin, el tipo de identificación presentado.
Casilla 17: como actividad económica, se debe entender que es aquella a la que se
dedica la persona física o jurídica (comercio, industria, asesoría, etc.)
Casilla 18: Completar esta casilla es opcional. En ella debe indicar el número de
cuenta o referencia, con el cual la entidad identifica al cliente (cuenta corriente,
ahorro, N° de cliente o contrato, código de cliente, etc)
Casilla 19 y 20: Se debe anotar la fecha y hora en que realiza la transacción.
Casilla 21: indicar con una letra “I” o “E” si la transacción corresponde a un ingreso
en efectivo en moneda nacional o extranjera o a un egreso en efectivo en moneda
extranjera.
Casilla 22: se debe indicar el tipo de operación, por ejemplo: depósito a cuenta
No.XXX, cambio de cheque No.XXX de la cuenta No.XXX, compra o venta de
participantes de fondos de inversión, aporte o retiro de plan de pensiones, compra
o venta de títulos acciones o de deuda, operación de liquidados, etc.
Casilla 29: En observaciones adicionales se debe anotar cualquier información que
considere importante para poder dar seguimiento a la operación. Por ejemplo indicar
los números de las cuentas afectadas y de los documentos comerciales.
Casilla 30: La persona que se presentó a efectuar la operación, deberá estampar
su firma en la casilla destinada para tal fin en el formulario.
Casilla 31: Completar cuando el formulario es confeccionado por una persona
distinta al cajero.
Casilla 32: En caso de que el formulario fuera tramitado por el cajero de la entidad,
es requisito indispensable que selle el Reporte. En dicho sello debe quedar
consignado: nombre de la entidad financiera, identidad del cajero (nombre, número
o código de caja) y fecha de la transacción.
CAPITULO 4: REGISTRO Y CONTROL DEL INGRESO Y/O
EGRESO DE TRANSACCIONES MULTIPLES
Artículo 25: Procedimiento para el registro y control de las denominadas
operaciones únicas en efectivo y operaciones múltiples en efectivo, tanto en
moneda nacional o extranjera, que iguales o superen los diez mil dólares
estadounidenses (US$10,000.00) o su equivalente en otras monedas, si son
realizadas por una persona determinada o en beneficio de ella durante un mes
calendario (de 28 a 31 días según corresponda)
A. Operaciones Múltiples en Efectivo
Se entenderán por operaciones múltiples aquellas operaciones en efectivo
que están por debajo de los diez mil dólares estadounidenses
(US$10,000.00) o su equivalente en otra moneda, si son realizadas por una
persona determinada o en beneficio de ella pero que sumadas superen esa
cifra, durante el período determinado, en un mes calendario.
Las operaciones múltiples en efectivo incluidas las transferencias
depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior o hacia él, serán
consideradas transacciones únicas, cuando en conjunto igualen o superen
los diez mil dólares estadounidenses (US$10,000.00) o su equivalente en
otra moneda, durante un mes calendario (de 28 a 31 días según
corresponda). Estas deberán reportarse a la Superintendencia, por el Oficial
de Cumplimiento al cierre de cada mes.
Para el control de las operaciones múltiples, el Oficial de Cumplimiento
deberá completar el Formulario 2. También podrá realizar el registro de la
información en otro formato generado directamente de los sistemas de la
entidad, siempre y cuando contenga todos los datos requeridos en dicho
formulario.
Con el fin de ampliar el procedimiento en cuestión, se detallan los pasos
específicos a cumplir para operaciones únicas y múltiples iguales o mayores
a $10,000.00.
B. Pasos específicos para operaciones múltiples en Efectivo
a. El Oficial de Cumplimiento debe consultar en la aplicación del Sistema
Informático de la Entidad si el reporte despliega transacciones
múltiples iguales o mayores a $10,000.00. e investigar si las mismas
fueron efectuadas en efectivo o mediante otro medio de pago (cheque
o titulo al portador).
b. En caso de identificar que dentro de un mismo es calendario, se
identifiquen, ingresos o salidas en efectivo, que acumuladas dentro
del mismo más calendario, se identifiquen, ingresos o salidas en
efectivo, que acumuladas dentro del mismo, sean iguales o superiores
a los $10,000.00. se debe completar el formulario presentado en el
formulario cuatro de la normativa de aplicación de la normativa contra
el lavado de dinero.
Formulario para reporte de operación múltiples superiores a $10,000.00.
IBG Correduría de Seguros S.A.
Reporte de operaciones múltiples en efectivo
Ingresos en efectivo superior a los USD $10,000.00 o su equivalente en
colones, o egresos en efectivo superior a los USD $10,000.00
A) DATOS DE LA PERSONA QUE FISICAMENTE REALIZA LA TRANSACCION
1.Primer apellido o razón social
2.Segundo Apellido
3.Nombre Completo
4.Telefono
5.Fecha Nacimiento
6. # de identificación
7.Tipo de identificación ( ) Cedula ( ) Pasaporte ( ) Otro; especifique:
8. Domicilio (País, provincia, Estado, calles-avenidas-punto de referencia)
B) DESCRIPCION DE LA TRANSACCION INGRESO ( ) EGRESO ( )
Datos de la Operación
1 Fecha Tipo Número Moneda Monto
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Monto total de la transacción 1/:
C) Entidad Regulada
9. Nombre de la entidad donde se origino la transacción
10. Enviar formulario a: ( ) SUGEF ( ) SUGEVEL ( ) SUGESE
11. Firma del Oficial de Cumplimiento:
1/ En caso de que la transacción se realice en diferentes tipos de moneda, el monto
total. De la misma deberá ser convertido a US Dólares al tipo de compra de
referencia del BCCR al último día del mes.
C. Consideraciones especiales para el reporte de operaciones múltiples
y únicas superiores a $10.000°°
Debe tomarse en cuenta que, en congruencia con lo establecido en el
Capítulo III de la Normativa para el cumplimiento de la Ley 8204 emitida por
el CONASIFF y según lo definido por la SUGESE en el oficio SGS-CE-002,
la entidad aseguradora a la que está suscrita la Sociedad Corredora de
Seguros tiene el deber de ser el responsable de remitir la información
indicada (Formulario 4), el cual debe contener la información de la totalidad
de las operaciones iguales o superiores a $10.000°° realizadas por los
clientes.
En función de lo anterior, se debe respetar para estos efectos lo establecido
en las Circular N° 0182.2009 emitida por el Instituto Nacional de Seguros que
en lo que interesa señala la obligación de remitir el contenido del formulario
N°4 en el transcurso de los primeros 5 días hábiles de cada mes, siento el
formato del archivo que se debe respetar el siguiente.
CAPITULO 5: DETECCION, CONTROL Y REPORTE DE
OPERACIÓN SOSPECHOSAS
Artículo 2: Vulnerabilidad en el sector de los seguros
Debe tenerse en cuenta que pueden utilizarse los seguros de vida y de otro
tipo de deferentes maneras para lavar activos o financiar el terrorismo. La
vulnerabilidad depende de factores tales como la complejidad y las condiciones del
contrato, la distribución, el método de paso (en efectivo o mediante transferencia
bancaria) y el derecho contractual, entre otros. Por lo tanto, nuestras políticas en
esta materia deberán tener en cuenta estos factores para ponderar adecuadamente
nuestra vulnerabilidad, así como tomar en cuenta estas valoraciones en el análisis
del perfil de riesgos de tipo de operaciones en general.
Según la FATF, los principales tipos de contratos de seguros de vida que son
susceptibles de ser empleados como vehículos para blanquear activos o financiar
actividades terroristas son los siguientes:
• Pólizas de seguros de vida de prima única con depósito de valor en efectivo.
Seguros de rentas (anualidades) fijas y variables.
• Pólizas de seguros mixtas (segunda mano)
• Pólizas de seguros de vida vinculadas a un fondo de valores o contratos de
prima única que generan rentabilidad
En función de lo anterior, deben establecerse cuidados especiales sobre este
tipo de pólizas. De forma concreta, tenemos que cuando vence o se rescata una
póliza de seguros de vida, el titular de póliza u otros beneficiarios tiene derecho a
recibir fondos. Puede modificarse el beneficiario del contrato – posiblemente a
cambio de un pago – antes del vencimiento o el rescate, y La entidad entrega el
pago a un nuevo beneficiario. También podría emplearse la póliza como garantía
para adquirir otros instrumentos financieros. Estas inversiones en sí mismas pueden
ser solo una parte de una red de complejas transacciones que tienen origen en otros
puntos del sistema financiero.
Por otro lado, pueden realizarse actividades de lavado de dinero o
financiamiento del terrorismo con seguros mediante la cancelación de una póliza
para recibir el reembolso por medio de un cheque emitido por La entidad o el pago
excesivo de primas con la solicitud de que se reembolse el monto pagado en
exceso. Otro caso sería cuando el delincuente dice que recibió compensación por
el monto total del daño, cuando en realidad no fue así.
El financiamiento del terrorismo puede facilitarse mediante un seguro de
responsabilidad civil que incluye la utilización de los pagos indemnización por
accidentes de trabajo para cubrir los gastos de los terroristas en espera de que se
les asigne una misión y de la cobertura primaria y créditos comerciales para
transportar materiales que se emplearán en ataques terroristas. Esto también podría
implicar una contravención de las normas que exigen la incautación de los activos.
Las actividades de lavado de activos y financiamiento del terrorismo también
pueden tener lugar a través de los reasegurados, ya sea estableciendo empresas
de (re)asegurados o intermediarios de reasegurados ficticios, operaciones de
fachada y con empresas cautivas, o mediante el uso indebido de transacciones
normales de reaseguro, por ejemplo:
• Colocación delirada a través de La entidad del producto de un delito o de
fondos de terroristas en una empresa de reaseguros para ocultar la fuente
de los fondos
• Establecimiento de empresas de reaseguros fantasma, que puedan utilizarse
para blanquear el producto de un delito o facilitar la captación de fondos para
fines terroristas.
• Establecimiento de empresas de reaseguros fantasma, que pueden utilizarse
para colocar el producto de un delito o fondos de terroristas en una empresa
de reaseguros legitima.
Los intermediarios de seguros – ya sean independientes o no – son importantes
para la distribución, emisión y liquidación de reclamos. Suelen ser el vínculo directo
con el titular de la póliza y por lo tanto, deberán desempeñar un importante papel
en la lucha contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. En función
de esto, es fundamental establecer políticas y procedimientos que nos permitan, en
condiciones estrictas, establecer y confiar en un proceso de “Conozca a su cliente”
(CONOZCA A SU CLIENTE) por parte de nuestros intermediarios.
En esencia, los mismos principios que se aplican a nuestra entidad aseguradora
deben aplicarse también, de forma general, a los intermediarios de seguros. La
persona que desee lavar activos o financiar actos terroristas puede tratar de
encontrar a un intermediario de seguros que no conozca sobre posibles casos de
blanqueo de capitales o financiamiento del terrorismo. También puede ocurrir que
se hayan establecido intermediarios para canalizar fondos ilícitos a las
aseguradoras.
Las políticas y procedimientos de aseguramiento de la empresa también son un
factor que afecta el nivel de vulnerabilidad a las actividades de lavado de dinero.
Por ejemplo, una aseguradora es más vulnerable a una actividad de blanqueo de
capitales si vende cobertura de corto plazo mediante una póliza de prima única que
si vende planes grupales de pensiones a un empleador y las anualidades se pagan
después de que el empleado se jubila. La primera operación es más susceptible al
lavado de dinero y por lo tanto requiere verificaciones más minuciosas de los
antecedentes del cliente y del origen de la prima que la segunda. Además, las
aseguradoras deberán estar atentas a las solicitudes de emisión de múltiples pólizas
con primas que son ligeramente inferiores a los límites publicados y verificar, por
ejemplo, el origen de los fondos.
Artículo 27: Sobre el reconocimiento y notificación de transacciones/clientes
sospechosos
Se deben establecer revisiones periódicas respecto de la relación de
negocios, así como un examen detallado de las operaciones realizadas durante el
curso de esa relación, con el fin de asegurar que las operaciones que se están
haciendo son compatibles con lo que La entidad sube del cliente y/o beneficiario,
sus negocios y perfil de riesgos, incluso el origen de los fondos, si fuese necesario.
Para categorías de alto perfil de riesgo, es necesario realizar una debida
diligencia más exhaustiva. La alta gerencia deberá tomar decisiones sobre el
establecimiento de relaciones con clientes y/o beneficiarios de mayor riesgo. Sin
embargo, son sujeción a lo que dispone la normativa nacional, se aplicaran medidas
reducidas o simplificadas en las categorías de bajo riesgo.
Tratándose de seguros, se producen diferentes transacciones y “detonantes”
después de la fecha del contrato que indican donde se aplicara el proceso de debida
diligencia, por ejemplo, notificación de reclamos. Solicitudes de rescate de pólizas
y modificaciones de la póliza inclusive cambios de beneficiarios. Por lo tanto, deben
establecerse procedimientos para análisis de riesgo en cada una de estas
transacciones.
a) Cambio de beneficiario (por ejemplo, para incluir a personas que no son
familiares, o la solicitud de que se efectué el pago a otras personas y no a
los beneficiarios)
b) Variación/aumento del capital asegurado y/o del pago de prima (por ejemplo,
que no sea congruente con los ingresos del titular de la póliza o cuando se
produzcan varios pagos en exceso de primas y posteriormente el titular de la
póliza solicita un reembolso a nombre de un tercero).
c) Uso de efectivo y/o pago de primas únicas de alto valor
d) Pago/cesión de una transferencia bancaria de/a partes que residen en el
extranjero
e) Pago mediante instrumentos bancarios que permiten el anonimato en la
transacción
f) Cambio de domicilio y/o lugar de residencia del titular de la póliza, sobre todo
su domicilio para fines impositivos
g) Adición de una cierta cantidad a un contrato vigente de seguros de vida
h) Contribuciones adicionales a contratos personales de pensión
i) Solicitud de pago anticipado de beneficios
j) Uso inusual de la póliza como garantía (salvo que sea necesario para
financiar una hipoteca en una institución financiera reconocida).
k) Cambio del tipo de beneficios (por ejemplo, cambio del tipo de pago, de
anualidades a pago total único).
l) Rescate anticipado de la póliza o cambio de su duración (cuando esto de
lugar a penalidades o se pierdan los beneficios del pago de impuestos
diferidos).
m) Solicitud de pago de beneficios en la fecha de vencimiento
n) El conto periodo entre la constitución de una póliza de considerable valor y
el momento de su redención
o) Clientes que sospechosamente buscan que el valor asegurado sea mayor al
inicialmente establecido incluyendo costosos accesorios dentro de la póliza
p) Origen de los bienes asegurados es de dudosa procedencia
q) Un mismo beneficiario de pólizas de seguros de vida o de retiro por importes
muy significativos, contratadas por distintas personas
r) Aseguramiento en múltiples pólizas por parte de una misma persona por
importes muy significativos, sea en una o en distintas aseguradoras.
s) Solicitud de una póliza por parte de un potencial cliente desde un lugar
geográfico distante, cuando cerca de su domicilio podría conseguir un
contrato de similares características.
t) El cliente no parece estar preocupado por el precio de la póliza, o por la
conveniencia del producto para sus necesidades
u) El cliente busca la compra de una póliza de prima única, o prepagar las
primas y así pedir prestado el máximo valor en efectivo, o usar dicha póliza
como garantía de un préstamo.
v) El cliente busca la cancelación de una póliza de seguro de vida antes del
vencimiento, sin preocuparse por los costos adicionales que ello trae
aparejado.
w) Transferencia del beneficio de un producto a un tercero aparentemente no
relacionado.
x) Cliente de un contrato de seguro que requiere efectuar un pago muy
significativo a través de una transferencia electrónica, o utilizar efectivo en
lugar de cheques o instrumentos empleados normalmente.
y) Pólizas suscriptas por personas jurídicas y organizaciones y para las cuales
las mismas personas tienen firma autorizada, cuando no exista
aparentemente ninguna razón económica o legal para dicho acuerdo (por
ejemplo, personas que ocupan cargos de directores de varias compañías
residentes en el mismo lugar). Se debe prestar especial atención cuando
alguna(s) de la(s) compañía(s) u organizaciones estén ubicadas en paraísos
fiscales y su objeto social sea la operatoria “off shore”.
z) El cliente no se muestra preocupado por el rendimiento de la póliza, pero sí
revela interés respecto de las condiciones de cancelación anticipada.
aa) El cliente contrata una póliza por un importe muy significativo y luego de un
corto período de tiempo requiere el reembolso de los fondos, solicitando que
se abonen a un tercero, sin importarle el descuento por la cancelación
anticipada.
El hecho de que ocurran estas transacciones y eventos no implica la necesidad
de realizar un proceso (completo) de debida diligencia. Si ya se ha llevado a cabo
la identificación la verificación, esta información puede utilizarse como base para
evaluar la pertinencia de la transacción, a menos de que surjan dudas sobre su
veracidad. Por ejemplo, pueden presentarse dudas si se utilizan los beneficios de
una póliza de seguros para financiar los pagos de primas de otra.
Las transacciones sospechosas pueden caer en uno o más de los siguientes
ejemplos de categorías:
a) Cualquier actividad financiera inusual del cliente en el contexto de sus
propias actividades habituales
b) Cualquier transacción inusual en el curso de alguna actividad financiera
habitual
c) Cualquier transacción vinculada de manera inusual con otras
d) Cualquier rescate anticipado de una póliza de seguro que sea inusual o en
condiciones desventajosas
e) Cualquier utilización inusual de un intermediario en el curso de alguna
transacción o actividad financiera habitual, por ejemplo, pagos de
indemnización o una comisión elevada a un intermediario inusual.
f) Cualquier método de pago inusual
g) Participación de cualquier persona sujeta a sanciones internacionales
La verificación, una vez iniciada, deberá llevarse hasta su conclusión o hasta el
punto en que se rehúsa la entrega de información. Si la persona que desea comprar
una póliza no continúa el proceso de solicitud, este hecho puede considerarse en sí
sospechoso.
La aseguradora, sus directores, funcionarios y empleados no deberán divulgar
el hecho de que se está haciendo un reporte de operaciones sospechosas. La
entidad deberá tener en cuenta que si se realiza una CONOZCA A SU CLIENTE
adicional porque tiene sospechas, podrían enterarse el titular de la póliza, el
beneficiario u otras personas vinculadas con la actividad sospechosa. En ese caso,
se podrá decidir no seguir adelante con el proceso de CONOZCA A SU CLIENTE y
en su lugar remitir un reporte de operaciones sospechosas.
Artículo 28: Sobre la identificación de transacciones complejas
Se debe prestar especial atención a todas las transacciones complejas e
inusualmente grandes, y a todos los perfiles inusuales de transacciones que no
tengan un propósito económico o legal vidente, de forma previa a establecer una
relación de negocios y como parte integral del proceso de debida diligencia.
Deberán examinarse los antecedentes y propósitos de dichas transacciones, en la
medida de lo posible, consignado por escrito las observaciones para facilitar la labor
de los auditores y las autoridades competentes. En este respecto, el término
“transacciones” se utiliza en sentido amplio, incluyendo consultas y solicitudes de
póliza de seguro, pagos de primas, solicitud de cambio de beneficios, beneficiarios,
duración, etc.
En caso de que no se complete la verificación o no se obtenga información
sobre el propósito y la índole prevista de la relación de negocios, no deberemos
cerrar el contrato de seguros ni llevar a cabo la transacción, o incluso – dependiendo
de las circunstancias y el análisis de la alta gerencia – dar por terminada la relación
comercial. En estos casos, se procederá a elaborar un informe de transacciones
sospechosas a las autoridades correspondientes.
Artículo 29: Requisitos para la correcta delegación de responsabilidades
El proceso de delegación de responsabilidad de CONOZCA A SU CLIENTE
en los intermediarios deberán satisfacer los siguientes criterios:
a) La entidad deberá obtener de inmediato la información necesaria sobre los
elementos que se acaban de mencionar. Deberá tomar medidas adecuadas
para cerciorarse de que los intermediarios y terceros pondrán a su
disposición, en el momento en que se les solicite y sin demora alguna, copias
de datos de identificación y otros documentos pertinentes relacionados con
los requisitos de CONOZCA A SU CLIENTE. La entidad deberá quedar
satisfecha con la calidad del proceso de decida diligencia realizado por los
intermediarios y terceros.
b) La entidad deberá cerciorarse de que los intermediarios y terceros estén
reglamentados y supervisados y adopta medidas para cumplir con los
requisitos de CONOZCA A SU CLIENTE según lo establecido en las
Recomendaciones 5 y 10 del FATF.
c) Debe tomarse en cuenta que, en todos los casos, la responsabilidad definitiva
de la identificación y verificación del cliente y/o beneficiario sigue siendo de
La entidad que las delegó a intermediarios o terceros. Las comprobaciones
que haga La entidad según se indican en el párrafo anterior no tienen que
consistir en la verificación de cada transacción individual por parte del
intermediario o del tercero. La entidad deberá cerciorarse de que se hayan
implementado las medidas de control predefinidas y de que estén operando
adecuadamente.
d) La entidad deberá cumplir con estas disposiciones incluyendo clausulas
especificas en los acuerdos con intermediarios o terceros o por otros medios
adecuados. Las cláusulas deberán incluir compromisos para que los
intermediarios/terceros apliquen las medidas de CONOZCA A SU CLIENTE
necesarias, ofreciendo acceso a los archivos de los clientes y enviando los
archivos (o copias de los mismos) a la aseguradora, tan pronto se les solicite
y sin demora alguna. El acuerdo también podría incluir otras cuestiones de
cumplimiento tales como notificación a la UIF y a La entidad si se trata de
una transacción sospechosa. Se recomienda que La entidad les pida a los
clientes y/o intermediarios/terceros que llenen formularios de solicitud en los
que incluirán información sobre la identificación del cliente y/o beneficiario,
así como el método empleado para verificar su identidad.
e) Queda a decisión de cada jurisdicción determinar en qué jurisdicciones
pueden tener su sede los intermediarios o terceros que cumplan con las
condiciones, teniendo en cuenta la información disponible sobre los países
que no aplican la Recomendaciones del FATF o no las aplican
adecuadamente.
f) La entidad deberá realizar y complementar su propia verificación del cliente
y del beneficiario si tuviese alguna duda sobre la capacidad del intermediario
o del tercero para llevar a cabo la debida diligencia en forma adecuada.
Artículo 30: Políticas, procedimientos y controles para la detección, control y
reporte al Oficial de Cumplimiento y órgano de supervisión de las operaciones
sospechosas
Las políticas para la prevención de legitimación de capitales establecen los
parámetros y procedimientos para el reconocimiento y notificación de
transacciones/clientes sospechosos. En adición a estas disposiciones, se debe
tomar en cuenta los siguientes elementos para la adecuada atención de estas
operaciones.
Según la Normativa para la Aplicación de la Ley 8204, se define como
operaciones inusuales aquellas que no se ajustan a los patrones de transacción
habituales.
Asimismo, las transacciones sospechosas son aquellas efectuadas o realizadas
en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la
actividad de que se trate, resulten inusuales, sin justificación material, económica o
legal evidente, o de complejidad inusitada o injustificada.
A. Procedimiento de aplicación
• El primer paso en el reconocimiento de una transacción sospechosa es saber
lo suficiente acerca del cliente o del negocio del cliente.
• Para efectos de clasificar una operación se debe tomar en cuenta los
ejemplos de transacciones sospechosas detalladas en las políticas para la
prevención de legitimación de capitales, así como lo indicado en el apartado
“Señales de Alerta” del presente artículo.
• Cuando el Oficial de Cumplimiento u otro funcionario determine la existencia
de una operación inusual, deberá iniciar un estudio con una relación de hecho
pormenorizados que contenga los siguientes datos:
▪ Identificación del cliente
▪ Revisión de expediente
▪ Actividad económica
▪ Antecedentes de la Operación
▪ Descripción detallada de los movimientos o transacciones estudiadas
o analizadas
▪ Documentación soporte (copia de estados de cuenta, cheques,
transferencia, recibo de caja, etc.)
▪ De ser necesario, adjuntar gráficos, cuadros o procedimientos
utilizados.
• El solo hecho de que una transacción aparezca en la lista no significa que
involucre actividades ilícitas, solo significa que la transacción merece ser
examinada con mayor atención. Muchas de estas actividades son solamente
inusuales cuando no son consistentes con la actividad o proceder normal del
cliente, y después de un largo examen podrían reconocerse que son el
resultado de una actividad de negocios legítima. De igual manera otras
transacciones que no se han mencionado podrían ser sospechosas si no son
consistentes con la actividad normal de un cliente en particular.
• Si del estudio anterior se concluye que la operación inusual es sospechosa,
se deberá remitir en forma inmediata a Superintendencia el formulario 3,
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), después de efectuada la
investigación, adjuntando: copia del estudio efectuado por el Oficial de
Cumplimiento incluyendo la documentación que da origen al reporte y una
descripción precisa sobre la actividad atípica, la cual deberá enviar en un
sobre cerrado con la Leyenda de “Confidencialidad”.
B. Procedimiento sobre personas y operaciones sospechosas
• El personal de La entidad debe cumplir con las políticas de Conozca a su
cliente para así poder determinar operaciones inusuales.
• Cuando una operación es identificada como inusual el funcionario que, de la
alerta, deberá preparar un reporte explicando la operación, indicando en este
como mínimo:
▪ Nombre del cliente
▪ Tipo de póliza
▪ Comportamiento usual
▪ Comportamiento que despierta sospecha
▪ Fecha en que se determina la sospecha
▪ Otros aspectos que sirvan como referencia para la investigación
• El funcionario informará a su jefe Superior inmediato a fin de documentar lo
mejor posible el reporte a presentar referente a la operación inusual
• El funcionario debe enviar el reporte al Oficial de Cumplimiento y una copia
a su superior inmediato
• El reporte debe ser enviado por escrito dentro de las 24 horas siguientes a la
fecha en que se descubrió la acción inusual
• Toda persona que reporte una operación inusual o sospechosa debe guardar
estricta confidencialidad y no podrá comentar ningún detalle con otros
funcionarios, con el cliente o con personas ajenas a la aseguradora
• De no cumplirse lo anterior el empleado se verá expuesto a una sanción
disciplinaria, la cual se aplicará pudiendo sancionársele hasta con el despido
sin responsabilidad patronal cuando la gravedad de la falta así lo amerite en
caso particular
• Una vez reportada la operación inusual al Oficial de Cumplimiento, deberá:
▪ Entrevistar al funcionario que ha presentado el reporte de transacción
sospechosa
▪ Informar a la Dirección inmediata en forma verbal, y dialogar con el
jefe Superior inmediato del funcionario que reporta la operación
▪ Verificar el archivo o expediente del cliente para confirmar la existencia
de documentos de identificación y el cumplimiento del procedimiento
para ingreso de éste
▪ Examinar la(s) cuenta(s) del cliente y obtener como mínimo tres
meses de estados de cuenta con el propósito de verificar si hay
tendencia en las transacciones, en caso necesario obtener copias de
cheques, transacciones, o cualquier otro documento que ayude a
determinar los beneficiarios o personas físicas o jurídicas que hayan
intervenido en la operación
▪ Con el propósito de conocer la existencia de cualquier otra relación
directa o indirecta que tena el cliente con la Aseguradora
▪ Buscar información externa, lo cual se podría hacer con la
colaboración de otro departamento o un estudio actualizado del cliente
por medio de una empresa que preste los servicios de información
fehaciente de personas, tanto físicas como jurídicas
▪ Si es necesario, realizar visita al cliente para comprobar el estado del
negocio o actividad, la cual se hará por parte del Oficial de
Cumplimiento o la persona autorizada por la Gerencia o el comité de
Cumplimiento
▪ El Oficial de Cumplimiento será quien identifique la operación
▪ Cuando el Oficial de Cumplimiento haya realizado las investigaciones
pertinentes del caso y encuentra elementos que desestiman la
sospecha, hará el respectivo comunicado a la Gerencia y al Comité de
Cumplimiento de cliente al cual se le ha infundado la duda, y de
mantenerse la decisión de desechar la operación documentará las
acciones tomadas, archivará la información recopilada en el
correspondiente expediente y concluirá la investigación
• Cuando el Oficial de Cumplimiento determine que existe una sospecha
fundada, deberá:
▪ Discutirlo verbalmente con la Gerencia y el Comité de Cumplimiento
▪ Comunicar los resultados de la investigación, y tratar de establecer
nuevos elementos que no hayan sido considerados en la investigación
inicial, preparando un informe para el caso en el que se indiquen los
antecedentes, análisis y conclusiones
▪ De no existir nuevos aportes que descarten la sospecha existente, el
Oficial de Cumplimiento preparará el reporte de operación sospechosa
para enviarlo a la Entidad Reguladora, en la forma que ésta lo
establezca, el cual contendrá su firma y la del Gerente, este último, en
caso que se amerite.
▪ Si dentro de la investigación se encuentran situaciones en las que el
personal haya omitido la aplicación de procedimientos o haya actuado
con negligencia, se aplicarán las sanciones disciplinarias
correspondientes
Si del estudio anterior se concluye que la operación inusual es sospechosa, se
deberá remitir en forma inmediata a la Superintendencia el Formulario 3 Reporte de
Operación Sospechosa (ROS) y copia del estudio efectuado por el Oficial de
cumplimiento incluyendo la documentación que da origen al reporte y una
descripción precisa sobre la actividad atípica, en un sobre cerrado con la leyenda
“Confidencial”.
C. Señales de alerta
Existen ciertas categorías de actividades sospechosas por naturaleza, por lo
cual se debería alertar a las entidades de las actividades de conducta ilegal, las
categorías ampliamente definidas son:
a) Información falsa, insuficiente o sospechosa suministrada por el cliente
b) Movimiento de recursos que no son consistentes con la actividad del cliente
c) Compra o depósito de instrumentos monetarios que no son consistentes con
la actividad económica del cliente
d) Transacciones tendientes a evadir los registros y los reportes requeridos
e) Transferencia de fondos desde y hacia el extranjero
Los funcionarios que atienden al público y a cajas receptoras de dinero deberán
estar atentos a las siguientes señales de alerta:
a) Cliente que depositan o pagan en efectivo frecuentemente sumas
importantes iguales o superiores a US $1.000,00 o su equivalente en colones
cuyos fajos de billete tienen el sello de otros bancos
b) Deposito con billetes mohosos o muy sucios
c) Cuentas cuyos depósitos o retiros son en efectivo en lugar de cheques
d) Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones con moneda o
patrones de comportamiento
e) Cliente que presenta documentos de identificación inusual o sospechosa que
La entidad no puede verificar
f) Depositar fondos en varias cuentas, usualmente en montos por debajo de
requerimiento, se consolidan posteriormente en una sola cuenta y luego se
remite mediante transferencia fuera del país.
g) Realiza frecuentes movimientos de recursos o cambia considerables
cantidades de moneda sin una razón aparente de negocios, o para negocios
en los que no se justifica el movimiento en altos volúmenes de efectivo
h) Cambios frecuentes de billetes de baja denominación por alta denominación
(generalmente en dólares)
i) Clientes que ingresen simultáneamente y cada uno procede a efectuar
transacciones en efectivo por sumas inferiores a los US $10.000,00 en
distintas cajas (Utilización de Sucursales) de la institución supervisada, pero
depositando el dinero en una misa cuenta
j) Clientes que llevan a cabo constantes depósitos de fondos en una cuenta y
casi inmediatamente solicita transferencias a otra ciudad o país y que esa
actividad es inconsistente con el negocio del cliente
k) Recibe transferencias del exterior
Respecto a las operaciones de transferencia electrónicas de dinero es importante
estar atentos a las siguientes señales de alerta:
a) Muestra un incremento en la actividad de transferir dinero desde y hacia el
exterior cuando previamente no existía una actividad regula en ese sentido
b) Transferencias internacionales hacia cuentas que no cuentan con un historial
de tales transferencias
c) Recibe muchas entradas pequeñas de transferencias o depósitos de
cheques y “Money orders” que luego se requieren ser transferidos a otro país
d) Utiliza las transferencias para mover grandes cantidades de dinero hacia una
entidad ubicada en los países denominados “paraísos fiscales”
e) Movimientos de recursos en varias cuentas, en general en cantidades por
debajo del límite a reportar, que luego se consolidan en una cuenta y
transferidos al exterior
Respecto a las operaciones de transferencia que impliquen movimientos
grandes de dinero es importante que las entidades financieras, estructuren
actividades de monitoreo de las transacciones de los clientes tendientes a
determinar posibles patrones de operaciones inusuales estar atentos a las
siguientes señales de alerta:
a) Incremento en las remesas de efectivo que no está acompañada por un
correspondiente incremento en el número de cuentas
b) Frecuencia de cheques de cajero, giros postales o cheques de viajero
cambiados por efectivo
c) Una cuenta que muestra frecuentes depósitos por montos bajos y un número
relativamente bajo y constante
d) Un gran número de cheques de cajero o giros postales que son depositados
en una cuenta donde la naturaleza del negocio del tenedor de la cuenta no
justifica tal actividad
Así mismo, son de cuidado las operaciones de clientes que proveen información
insuficiente o sospechosa, para ello deben tomar en cuenta los siguientes factores:
a) Un cliente que esta renuente a proveer información completa en aspectos
tales como: del propósito de su negocio, relaciones bancarias anteriores,
nombre de los directores o su localización o a proveer estados financieros.
(Caso de clientes jurídicos)
b) Un negocio que se rehúsa a proveer información para ser calificado como
usuario potencial
c) Cuando no se está en disposición de proveer información de su historial
personal al momento de la emisión de una póliza
d) Presentan documentos de identificación sospechosos o inusuales, de
manera que la entidad no pueda verificar la información con facilidad
e) Si el teléfono del domicilio esta desconectado
f) No muestra registros de empleos pasados o presentes en una solicitud
g) No se cuenta con registros de empleos pasados o presentes pero que realiza
transacciones grandes y frecuentes
h) Un negocio que presenta estados financieros notablemente diferentes de
otras empresas en actividades similares
Adicionalmente, son de cuidado los movimientos de dinero que no son consistentes
con la actividad del cliente, para ello se deben tomar en cuenta los siguientes
factores:
a) Cuenta(s) de sociedades cuyos movimientos de recursos son
primordialmente en efectivo
b) Un cliente que opera con negocios al detalle y provee el servicio de cambio
de cheques y no realiza grandes giros de efectivo contra los cheques
depositados. Esto puede indicar que el cliente tiene otra fuente de ingresos
en efectivo
c) Cuentas que muestran transacciones grandes y frecuentes en billetes
(depósitos, retiros) sin una razón comercial
d) Cuentas que muestren transacciones grandes y frecuentes para un negocio
que generalmente no transa grandes volúmenes de efectivo
e) Sustanciales depósitos compuestos de billetes de US$50,00 y US$100,00
f) Repentinos e inconsistentes cambios en los patrones de transacción
g) El propietario de un negocio que realiza varios movimientos de recursos en
el mismo día en diferentes entidades o sucursales es estas
h) Cuentas que por mucho tiempo no han tenido movimiento significativo y que
de un momento a otro empiezan a presentarlos.
D. Guía de ejemplos de operaciones sospechosas
El siguiente listado es, a manera de ejemplo, de algunas operaciones que merecen
observación más atenta por parte del Sistema Financiero Nacional, según aplique
a cada sector, para determinar conjuntamente con otros elementos de análisis, si
constituyen operaciones sospechosas que puedan relacionarse con el blanqueo de
capitales y/o financiero al terrorismo:
Depósitos y retiros con las siguientes características:
a) Estructuración de depósitos justo por debajo del límite a declarar o
efectuados mediante grupos de individuos que entran a La entidad una
sucursal al mismo tiempo
b) Depósito de grandes cantidades de dinero en efectivo fuera del horario de
atención al público, evitando con ello el contacto directo con el personal de
la entidad, (Llegando al filo del cierre de la Aseguradora)
c) Múltiples transacciones llevadas a cabo en el mismo día, pero en un aparente
intento de utilizar diferentes cajeros
d) Depósito y retiros de fondos, solicitados, de cuentas comerciales que se
hacen comúnmente en dinero en efectivo, en vez de cheques-
e) Un solo depósito de dinero en efectivo compuesto de muchos billetes de
$50°° y $100°°
f) Un número pequeño de depósitos usando cantidades considerables de
cheques, en que, sin embargo, raramente se hacen retiros para las
operaciones distintas
Características del cliente, de su capacidad financiera y actividad personal,
profesional o comercial:
a) La apertura de múltiples cuentas por la misma persona, en las cuales se
hacen numerosos depósitos pequeños, los que, el conjunto, no corresponden
con la capacidad financiera del cliente
b) Cuentas que tienen un gran volumen y/o frecuencia de depósitos o retiros en
cheques, transferencias y otros instrumentos negociables, que no guardan
relación con la naturaleza del negocio o capacidad financiera del cliente
c) Cuentas de las cuales se envían y reciben transferencia telegráfica sin
aparente razón comercial o personal ni consistencia con el historial de
negocios del cliente
d) Una misma dirección para individuos involucrados en transacciones en
efectivo, particularmente cuando la dirección es también un negocio y/o no
parece corresponderé con la ocupación declarada (por ejemplo, estudiante,
desempleado, auto, empleo, etc.)
e) La ocupación declarada por el que hace la transacción no corresponde al
nivel o tipo actividad (por ejemplo, un estudiante o un individuo desempleado
que recibe o envía grandes cantidades en transferencias electrónicas, o que
hace retiros diarios del máximo en efectivo en diferentes lugares en una
amplia área geográfica)
f) Inexistencia de historial de empleos en el pasado o en el presente, pero que
hacen frecuentemente transacciones de dinero en cuantías grandes
g) Surgen incoherencias inexplicables en el proceso de identificación o
verificación del cliente (por ejemplo, sobre el país actual o anterior de
residencia, el país que emite el pasaporte, los países visitados según lo que
dice el pasaporte y los documentos presentados para confirmar el nombre,
la dirección y la fecha de nacimiento).
h) Clientes que se identifican con el mismo domicilio, número telefónico,
dirección postal o correo electrónico sin justificación aparente
i) Clientes que sean Personas Expuestas Políticamente (PEP), nacionales p
extranjeras, a los cuales se les investigue, nacional o internacionalmente, por
actividades relacionadas con el delito de blanqueo de capitales y/o el
financiamiento del terrorismo.
j) Clientes cuya actividad comercial sea casinos o juegos de azar, casas de
empeño o de remeses, compraventa de metales o piedras preciosas y
abogados o agentes de bienes raíces cuando actúen en nombre de y para
su cliente en alguna transacción, a los cuales se les investigue, nacional o
internacionalmente, por actividades relacionadas con el delito de blanqueo
de capitales y/o el financiamiento del terrorismo.
Operaciones con características marcadamente poco usuales:
a) Cambio frecuente de billetes de baja denominación por billetes de alta
denominación y viceversa
b) Cuentas para clientes cuyas direcciones están fuera del área de servicio de
La entidad
c) Cuentas o clientes que depositan frecuentemente grandes sumas de dinero
en efectivo envueltas en bandas de papel de un Banco
d) Cuentas o clientes que efectúan depósitos frecuentemente con billetes
sucios o mohosos
e) Cuentas que reciben depósitos frecuentes realizadas con billetes muy viejos
o dañados
f) Cuentas donde se deposita por correo órdenes de pago con signos o
símbolos extraños
Clientes que tratan de evitar cumplir con requisitos de información o dan información
insuficiente o sospechosa:
g) Clientes que sin motivos razonables solicitan ser incluidos en la lista de
clientes habituales de la Aseguradora para efecto de reporta transacciones
con dinero en efectivo
h) Clientes que se oponen a dar la información necesaria para los reportes o
para proceder con la transacción, una vez que se le informa que el reporte
correspondiente debe ser presentado
i) Individuos que obligan o tratan de obligar a un empleado de La entidad a que
no conserve en archivo el reporte de alguna transacción
j) Empresas que se abstienen de proporcionar y/o actualizar información
completa sobre el propósito del negocio, relaciones bancarias previas,
ubicación, o nombres de directores y funcionarios
k) Renuencia a informar y/o actualizar antecedentes personales
l) Solicitud para abrir una cuenta sin referencias, dirección local, ni
identificación (cedula de identificación personal, pasaporte, registro de
extranjero, licencia de conducir o tarjeta de seguro social) ni otros
documentos apropiados o quienes rehúsan proporcionar y/o actualizar
cualquier otra información que La entidad requiere para abrir una carpeta
m) Presentación de documentos de identificación extraños y sospechosos, que
La entidad no puede verificar con prontitud
n) Imposibilidad de comunicarse con el cliente mediante el número de teléfono
proporcionado a la Aseguradora
o) Negocios que no desean revelar detalles sobre sus actividades ni
proporcionar estados financieros de estas actividades
p) Negocios que presentan estados financieros notablemente diferentes de
otros negocios de similar actividad
q) Explicaciones no satisfactorias sobre la variación significativa de las
operaciones con La entidad con respecto a su perfil
Cambios en los patrones de realizar alguna transacción:
r) Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones y formas de
manejo de dinero
s) Cambios importantes en los patrones de envío de dinero en efectivo entre
Aseguradoras
t) Incremento en la cantidad de dinero en efectivo manejado, sin que haya el
incremento correspondiente en el número de transacciones que hayan sido
reportados
u) Movimientos significativos de billetes de alta denominación, hecho que no
guarda relación con el área de ubicación de La entidad
v) Grandes incrementos en el uso de billetes de denominación, sin que se
hayan registrado reportes de transacciones
w) Incrementos rápidos en tamaño y frecuencia de los depósitos de dinero en
efectivo, sin la correspondiente disminución en los depósitos que no son en
efectivo
Transacciones relacionadas con el financiamiento del terrorismo:
x) Con relación a organizaciones sin fines de lucro o de beneficencia, las
transacciones bancarias que no parecen tener un propósito económico lógico
o en ellas parece no existir un vínculo entre la actividad declarada por la
organización y las demás partes que participan en la transacción
y) Cuenta abierta a nombre de una entidad, una fundación, una asociación, que
muestra movimientos de fondos por encima del nivel de ingresos normales o
habituales, sin justificación económica o jurídica, teniendo en cuenta el perfil
del cliente
z) Una serie de depósitos en efectivo, que desean hacerse en diferentes
monedas extranjeras y a una misma cuenta
E. Pasos específicos para operaciones sospechosas
Para el registro y notificación de transacciones deberá registrarse a través del
formulario denominado Reporte de operaciones sospechosas que fue diseñado por
la Superintendencia de Seguros, el ingreso o egreso de las transacciones en
efectivo, en monedas nacionales o extranjeras, iguales o superiores a los diez mil
dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda
Los formularios deberán contener, respecto de cada transacción, por lo menos los
siguientes datos:
a) La entidad, firma, fecha de nacimiento y dirección de la persona que
físicamente realiza la transacción. Además, deberá aportarse fotocopia de
algún documento legal de identidad. Las personas jurídicas deberán
consignar, para su representante legal y su agente residente, la misma
información solicitada a las personas físicas
b) La identidad y dirección de la persona a cuyo nombre se realiza la
transacción
c) La identidad y dirección del beneficiario o destinatario de la transacción, si
existe
d) La identidad de las cuentas afectadas por la transacción, si existen
e) El tipo de transacción de que se trata
f) La identidad de la institución financiera que realizó la transacción
g) La fecha, la hora y el monto de la transacción
h) El origen de la transacción
i) La identificación del funcionario que tramita la transacción
F. Remisión de información a la Superintendencia
Las informaciones resumen sobre las operaciones únicas y múltiples ocurridas
durante el mes, deberá ser enviada a la respectiva Superintendencia según donde
se originó la transacción dentro de los quince días naturales posteriores al cierre de
cada mes, bajo el formato definido por la superintendencia
Si la Superintendencia correspondiente no recibe la información indicada
anteriormente, se asumirá que la entidad no registró movimientos de esa naturaleza
durante el periodo establecido.
Es importante indicar que por el tipo de gestión que realiza la entidad en muy difícil
que reciba transacciones en efectivo, como las reguladas en la Ley 8204, debido a
que su operativa, en cuanto al manejo de los fondos de las pólizas administradas,
se canalizan, a través de transferencias o depósitos bancarios, sin embargo La
entidad ha considerado implementar este manual con el fin de estar en cumplimiento
con la normativa de la entidad reguladora (SUGESE), con la Ley 8204, y su
reglamento, en caso de que se diera una transacción atípica.
Toda entidad supervisada deberá llevar un registro de las operaciones inusuales y
sospechosas reportadas bajo lo establecido en esta ley, así mismo, deberá
respetarse la estructura de remisión y tiempos de entrega detallados en el siguiente
cuadro:
Cuadro control de la Notificación de las Transacciones según la Ley 8204:
Formulario Tipo de aporte o retiro Plazo de envió
1(ROE)
Formulario 1
Ingreso o egreso de transacciones
en efectivo igual o superior a
$10,000 o su equivalente en otra moneda
15 días naturales
posteriores al cierre de
cada mes
2 (ROM) Formulario 2
Transacciones múltiples en efectivo
menores que los $10,000(serán consideradas transacciones únicas
cuando en conjunto igualen o superen los $10,000 o su
equivalente en otra moneda)
15 días naturales posteriores al cierre de
cada mes
3 (ROM) Formulario 3
Transacciones sospechosas
Inmediatamente, después de haber
realizado la investigación pertinente y
considerando que existen hechos suficientes y
evidentes que sostengan la sospecha
4 (ROM)
Formulario 4
Resumen de transacciones únicas o múltiples ocurridas durante el mes
15 días naturales
posteriores al cierre de cada mes
Oficio
Indicando que no hubo
transacciones únicas ni múltiples en efectivo iguales o superiores a los
$10,000
15 días naturales
posteriores al cierre de cada mes
G. Procedimiento de monitoreo
La entidad lleva el control de las transacciones en efectivo por medio del Sistema
Informático, el cual, brinda la información si un cliente efectuó una transacción igual
o superior a $10,000 o su equivalente en otras monedas, al igual que brinda si un
cliente efectuó en un mes calendario (28,31 días) transacciones múltiples que
sumaron igual o superior a $10,000 o su equivalente en otras monedas.
El Sistema permite llevar un monitoreo diario de las operaciones únicas y múltiples
en efectivo igual o superior a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00)
o su equivalente en otra moneda realizadas en las Cajas, como aportes o realizadas
como retiros de fondos, por medio de Servicio al Cliente. El Monitoreo es llevado a
cabo por el Oficial de Cumplimiento con la ayuda que brinda el Departamento de
Servicio al Cliente y al Encargado de la tesorería-
En el caso de Operaciones Múltiples, se deben monitorear las cuentas de los
clientes identificando aquellas transacciones realizadas por un mismo cliente, por
días hábiles tomados del primero, al último día inclusive del mes, que una vez
sumadas equivalgan o superen los diez mil dólares estadounidenses o su
equivalente en otras monedas.
En casos de retiros o devoluciones de primas únicos o múltiplos iguales o superiores
a los $10,000 en efectivo, o su equivalente en otra moneda, el Oficial de
Cumplimiento le solicitará al encargado de la Tesorería que le adjunte copia del, o
los cheques pagados, superiores al monto en normativa como respaldo del
monitoreo. Se informa en el presente manual, que La entidad tiene como política no
entregar sumas de dinero en efectivo superiores a los $50,000°°, solo en casos
urgentes y autorizados, únicamente por la Gerencia:
El Oficial de Cumplimiento llevará un control semanal de las transacciones,
efectuadas en efectivo, iguales o mayores a $10,000 o su equivalente en otras
monedas, dejando registro físico del mismo por medio de un expediente.
H. Aplicable del monitoreo
• Cuando un cliente efectúa una operación en efectivo igual o superior a los
diez mil dólares estadounidenses (US$10,000,00) o su equivalente en otra
moneda, el Cajero que lo atiende tiene la responsabilidad de completar el
formulario de operaciones en efectivo bajo las normas establecidas por la
superintendencia. El formulario debe ser firmado por el cliente y entregado al
Oficial de Cumplimiento.
• Tanto si las transacciones son únicas u múltiples, en efectivo estas últimas,
efectuadas en un periodo de 1 a 31 días consecutivos (dependiendo de la
cantidad de días que tenga el mes) si suman $10,000,00 o más o su
equivalente en otra moneda, se debe notificar a la SUGESE de la siguiente
manera: la transacción única en efectivo mediante el Formulario 1, que como
anteriormente se indicó el responsable de llenarlo es el Cajero y para
transacciones múltiples en efectivo se debe notificar mediante el formulario
2 y el responsable de elaborarlo es el Oficial de Cumplimiento. Este reporte
se debe confeccionar al cierre de cada mes.
• La información resume sobre las operaciones únicas y múltiples ocurridas
durante el mes, deberá ser enviada a la Superintendencia dentro de los
quince días naturales posteriores al cierre de cada mes, bajo el formato
que se muestra en Formulario 4 si se dieran transacciones únicas o múltiples
en efectivo iguales o superiores a los diez mil dólares o su equivalente en
otras monedas se realiza una parametrización del proceso de distribución de
las operaciones observadas.
• Periódicamente, el Oficial de Cumplimiento genera el reporte de
transacciones únicas o múltiples, y revisa los registros periódicos de perfiles
de clientes tomando en cuenta el monto de las transacciones, con el fin de
determinar si las transacciones están dentro del marco legal
• Posteriormente, el Oficial de Cumplimiento revisa el comportamiento de los
clientes utilizando métodos lógicos sobre la detección de transacciones
inusuales o sospechosas basados en reglas anti-lavado.
• Dentro de este mismo proceso, se analizan los perfiles de clientes, para
detectar desviaciones significativas y se aplica la administración de los
parámetros de las Políticas para la Definición del Perfil del cliente
• El Oficial de Cumplimiento expondrá a la Gerencia y al Comité de
Cumplimiento cualquier transacción inusual sin fundamento que se convierta
en sospechosa.
• El Oficial de cumplimiento debe registrar y administrar las actividades y las
decisiones tomadas por la Gerencia y el Comité de Cumplimiento y actuar
conforme a la normativa. La Calificación y Justificación de las operaciones y
perfiles se establecerán en los siguientes niveles:
▪ Normal
▪ Inusual
▪ Sospechosa
Si la operación o perfil del cliente no es normal entonces es inusual, las
transacciones inusuales se tratan de justificar en escritorio, o sea, se buscan
elementos que ayuden a saber o identificar el por qué, el cliente está efectuando
operaciones fuera del parámetro, que tiene establecido en su historial.
Si no se pudiese asociar o justificar dichas operaciones se recabará información
relacionada, con el movimiento efectuado por el cliente como:
• Se le solicitara el encargado de la Tesorería boletas de depósitos, copias de
cheques, copia de recibo, etc.
• El Oficial de Cumplimiento deberá consultar la Política de Definición del
Cliente e identificar en cual Perfil se encuentra el cliente, según los
parámetros definidos en ella.
• Una vez definido el perfil sobre la providencia de los fondos. La información
que el Oficial debe solicitarle al cliente se especifica en la Política para la
Definición Del Cliente
• Una vez efectuada esa investigación el Oficial de Cumplimiento trasladará
con un informe y su recomendación a la Gerencia y al Comité de
Cumplimiento para que estos deliberen y expongan su punto de vista
• Es importante mencionar que, si el cliente no envía la documentación, la
transacción inusual se convierte en sospechosa, debido a que el cliente no
brinda la información sobre la misma, o puede darse que el cliente de
información, pero la brinde parcialmente
• En caso de que la operación fuera sospechosa, se debe comunicar a las
entidades de control del gobierno, así como enviar el reporte de operaciones
de transacciones sospechosas.
Formulario #3 para reporte de operaciones sospechosas
INSTRUCTIVO PARA COMPLETAR EL
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
Este formulario deberá ser remitido directamente, junto con una copia del estudio
efectuado incluyendo la documentación que da origen al reporte, al Despacho del
Superintendente correspondiente, en un sobre cerrado con la indicación de
“CONFIDENCIAL” inmediatamente después de haber realizado la investigación
pertinente.
SECCION A) Información general del reporte
La clase de reporte debe quedar indicada en esta sección, ya sea porque se está
reportando por primera vez o por tratarse de una corrección o ampliación a un
reporte remitido anteriormente por el regulado, caso en el cual, deberá indicarse el
nuero de reporte que se está corrigiendo o ampliando.
Casilla 2. En los recuadros de la izquierda seleccionar mediante una “X” la opción
que corresponda, en los recuadros de la derecha correspondientes a los puntos ii)
e iii), indicar el número de reporte anterior que se está ampliando o corrigiendo.
SECCION B) Datos generales de la entidad fiscalizada
En esta parte se deberá consignar al nombre de la entidad con la cual el cliente
efectuó la transacción (Banco Estatal, Privado o Creado por Ley Especial, Mutual,
Empresa Financiera no Bancaria, Cooperativa de Ahorro y Crédito, Casa de
Cambio, Operadora de Planes de Pensiones Complementarias, Puesto de Bolsa,
Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, Emisor, etc.) esto con el fin de
determinar a cuál Superintendencia debe remitirse el formulario.
SECCION C) y D) Información sobre el cliente
En estas secciones se detallan las características de la persona ya sea física o
jurídica, a nombre de quien se realizaron las operaciones objeto de reporte, así
como, de las personas que tienen relación con la cuenta por ser autorizadas,
beneficiarios, propietarios o representantes legales.
Casilla 2, sección C): indicar la actividad generadora de la riqueza del titular de la
cuenta, por ejemplo: Venta de autos usados, honorarios profesionales por asesorías
contables, honorarios profesionales por servicios notariales, herencia, ventas de
soda X, ingreso por alquiler de cases, etc.
Casilla 12, sección C): Detallar todos los productos que mantienen el cliente con
la entidad, aun cuando estos no tengan relación con las operaciones reportadas
como sospechosas.
Casilla 13, sección C): indicar la fecha de apertura de la cuenta
Casilla 14, sección C): Si por algún motivo, la entidad procedido a cerrar las
cuentas donde se generaron las operaciones sospechosas reportadas, indicar la
fecha en que dicho acto se llevó a cabo.
Casilla 2, sección D): Detallar la actividad real generadora de la riqueza de la
persona jurídica titular de la cuenta, la cual, no necesariamente coincide con la
indicada en el objeto social de la empresa. Como ejemplo se tiene: Venta de autos
usados, exportación de melones, asesorías contables, servicios notariales, agencia
de viajes, ecoturismo, etc.
Casilla 8, sección D): Detallar todos los productos que mantiene la persona jurídica
con la entidad, aun cuando estos no tengan relación con las operaciones reportadas
como sospechosas.
Casilla 9, sección D): Indicar la fecha de apertura de la cuenta
Casilla 10, sección D): Si por algún motivo, la entidad procedió a cerrar las cuentas
donde se generaron las operaciones sospechosas reportadas, indicar la fecha en
que dicho acto se llevó a cabo.
SECCION E) Información de la operación sospechosa
La sección fue diseñada para reflejar de manera general las características y la
periodicidad de la operación(es) reportada(s) como sospechosa(s), así como, los
medios utilizados para la movilización de los recursos.
Casilla 1: Marcar con una “X”, según corresponda, para indicar si las operaciones
reportadas como sospechosas fueron realizadas únicamente a nivel nacional o si
también existieron operaciones a nivel internacional
SECCION F) Señales de alerta
Se solicita que la entidad detalle en este apartado las señales de alerta presentes
en la operación sospechosa reportada
SECCION G) Descripción completa de la actividad sospechosa
En esta sección la entidad deberá describir con detalle en qué consiste la actividad
sospechosa reportada, a efectos de contar con los elementos necesarios que
respalden el reporte. Además, en esta sección se solicita que se adjunte al
formulario copia del estudio que dio origen al reporte, así como de toda la
información de respaldo como documentos de identificación, estados de cuenta,
documentos que ayuden a reconstruir las operaciones, tales como: recibos de
dinero, órdenes de inversión o de retiro, depósitos, etc., así como, cualquier otra
información recopilada por otros medios como Internet, bases de datos públicas o
privadas, etc.
CAPITULO 6: PROGRAMAS DE CAPACITACION
PERMANENTE
Artículo 31: Objetivos del programa de capacitación permanente
La entidad llevará adelante un programa continuo de capacitación en materia
de Prevención del Lavado de Dinero o Bienes, el cual está orientado al cumplimiento
de los siguientes objetivos:
a) Contar con un programa de inducción para nuevos funcionarios, así como
un programa de capacitación anual orientado a todos los funcionarios
b) Dar a conocer las políticas, normas y procedimientos de Prevención a
todo el personal de la institución incluyendo también a los miembros de la
Junta Directiva
c) Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes
d) Mantener actualizado periódicamente el conocimiento de las normas y
procedimientos vigentes
e) Alertar especialmente, al personal que tiene contacto directo con clientes
en los procesos de vinculación, emisión de pólizas, tramite de reclamos y
otros servicios.
f) Establecer con precisión los riesgos de lavado de dinero o bienes al que
hace frente la entidad
g) Incrementar la disposición del personal y otros elementos de la entidad
para cumplir las tareas de prevención
h) Atender los requerimientos establecidos en las normas de reglamentación
vigentes y demostrar el cumplimiento de las mismas.
Artículo 32: Contenido del programa
Para efectos de lo dispuesto en el Artículo 26 de la Ley 8204, La entidad
desarrollará e implementará un programa anual de capacitación a todo el personal.
La determinación del contenido del programa estará a cargo del oficial de
cumplimiento y será elaborado en función de los requerimientos leales, en virtud de
lo cual dicho programa incluirá fechas, facilitadores o expositores y temario, así
mismo, debe contener, entre otros, los siguientes temas: conceptos generales del
lavado de dinero, ética, legislación nacional y normativa vigente del Consejo
Nacional de Supervisión de Sistema Financiero así como de la Superintendencia
respectiva, disposiciones de organismos internacionales, identificación y monitoreo
del cliente por áreas de servicio, reportes de operaciones en efectivo, múltiples y
sospechosas, señales de alerta, mantenimiento y custodia de la información y
documentación en general, funciones y responsabilidades del Oficial de
Cumplimiento y del Comité de Cumplimiento y rol de los Departamentos de
Auditoria, Informática, Recursos humanos y cualquier otra instancia relacionada.
Artículo 33: Lineamientos generales en materia de capacitación
Las entidades supervisadas deberán desarrollar e implementar programas
de instrucción al personal de nuevo ingreso en materia de lavado de dinero y ética
profesional. Así mismo, la entidad debe mantener a su personal actualizado en los
cambios o modificaciones de las Leyes que rigen la materia y asegurarse de que
comprendan claramente sus compromisos y obligaciones ante dichas leyes.
Es por esta razón, que el personal de La entidad debe recibir entrenamiento
continuo en cuanto a la aplicación en los procedimientos para prevenir, detectar y
reportar el Blanqueo de Capitales y las operaciones financieras sospechosas de
estar relacionado con esa actividad.
Los Promotores y los Oficiales de Servicio al Cliente son el primer contacto
con el cliente y por ende son el punto de contacto con los blanqueadores de
capitales, por lo que su gestión es vital para llevar a cabo las estrategias de lucha
contra el blanqueo de capitales.
Independientemente de la antigüedad del empleado, La entidad debe proveer a
todos los asignados a tratar con clientes o con sus transacciones, de una
apreciación general del trasfondo del Blanqueo de Capitales y de la necesidad de
reportar cualquier transacción sospechosa al Oficial de Cumplimiento.
Deben mantenerse los registros de la capacitación desarrollada por La entidad, o
cualquier otra organización contratada, para la prevención de Blanqueo de
Capitales y de la necesidad de reportar cualquier transacción sospechosa al Oficial
de Cumplimiento.
Deben mantenerse los registros de la capacitación desarrollada por La entidad, o
cualquier otra organización contratada, para la prevención de Blanqueo de
Capitales. Complemente, se buscará cumplir con los siguientes aspectos:
a) Se promoverá la entrega, a cada empleado participante en las acciones de
capacitación, de un certificado o constancia de su participación y, según el
caso, el resultado de las pruebas de conocimiento a que haya sido sometido.
b) Los funcionarios que tratan directamente con el público, son el primer punto
de contacto con los lavadores de dinero potenciales, por lo que, sus
esfuerzos son vitales para implementar las estrategias en la lucha contra el
lavado de dinero.
c) La capacitación incluye los procedimientos que deben ser adoptados cuando
se estime que una transacción es sospechosa
d) Los funcionarios deben estar conscientes de sus propias obligaciones
personales bajo las normas vigentes
e) Se debe proveer a todos los nuevos empleados que han de tratar con clientes
o con sus transacciones, de una apreciación general del trasfondo del lavado
de dinero y de la necesidad de reportar cualquier transacción sospechosa al
Oficial de Cumplimiento.
f) La administración de Recursos Humanos deberá mantener registros de las
acciones de capacitación de la prevención de lavado de dinero desarrolladas
por la institución o cualquier otra organización contratada.
Artículo 34: Distribución de responsabilidades del proceso de capacitación
a) Los jefes de cada una de las áreas, conjuntamente con el Oficial de
Cumplimiento, serán responsables de mantener capacitados a los
funcionarios a su cargo, sobre políticas y procedimientos para la prevención
de la legitimación de capitales y actividades conexas, así como el contestar
preguntas que surjan sobre su cumplimiento, todo en coordinación con la
Dirección Administrativa Financiera.
b) El funcionario que establezca o mantenga relaciones con los clientes será
responsable de conocer y seguir los procedimientos sobre la Política
Conozca a su cliente que se indican en este Manual
c) Los funcionarios deberán estar siempre alertas para identificar y reportar
operaciones y personas sospechosas, así como colaborar con el Jefe de
Área y con el Oficial de Cumplimiento de las investigaciones que se realicen.
d) Los Jefes de Área colaboraran con el funcionario que identifique, una
operación sospechosa, en preparar el reporte necesario para el Oficial de
Cumplimiento
e) La Administración de recursos Humanos mantendrá registros de las acciones
de capacitación desarrolladas internamente o por otras organizaciones en
que haya participado personal de la Aseguradora
f) La convocatoria de los funcionarios a capacitación será responsabilidad
directa de la Administración de Recursos Humanos, así como el seguimiento
de aquellos que no hayan asistido
g) El Oficial de Cumplimiento impartirá charlas al personal de la Aseguradora,
se incluye la Junta Directiva y los niveles de Gerencia y Direcciones, sobre
la ley relacionada y sus reformas, sus implicaciones, el procedimiento en la
emisión del reporte de operaciones iguales o mayores a $10,000.00 en
efectivo, o si equivalente en otra moneda y el uso del formulario sobre
personas sospechosas, así como cualquier otro punto que se considere
importante.
h) Es totalmente obligatorio para todo funcionario convocado asistir a las
charlas, conferencias, clases y seminarios ofrecidos por La entidad, sean
estos internos o externos, relacionados con el tema de la Legitimación de
Capitales, además es obligatoria la lectura de correos electrónicos con
información relevante al tema.
i) Todo nuevo funcionario de La entidad se le deberá orecer una charla de
capacitación y se le entrada, copia de la Ley 8204.
CAPITULO 7: PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN
DE LA POLITICA “CONOZCA A SU CLIENTE”
Artículo 35: Sobre la Debida Diligencia en contratación de Personal
La entidad deposita su confianza en su personal y espera de este que se
desenvuelva con honestidad, competencia y alta moral profesional. Para lograr
mantener este parámetro de conducta, se aplicarán las presentes políticas de
diligencia en relación son el personal.
El personal deberá tener el nivel de competencia necesario para desempeñar sus
funciones. La entidad deberá cerciorarse de que el personal cuente con la
capacidad y la integridad adecuadas para realizar las actividades propias del sector
de los seguros, teniendo en cuenta posibles conflictos de interés y otros factores
pertinentes, como los antecedentes financieros del empleado.
La entidad deberá identificar que empleados de la organización se ocuparán de las
actividades definidas en este manual y definir los requisitos que deben reunir para
ser considerados idóneos.
La identidad deberá ocuparse de la evaluación inicial y en curso de los empleados
para comprobar que sean apropiados. Los procedimientos para evaluar si el
personal es idóneo incluyen las siguientes medidas:
a) Verificación de identidad de la persona
b) Verificación para comprobar si la información y las referencias suministradas
por el empleado son correctas y completas
c) Definir políticas que comprometan a todo el personal de la entidad y
refuercen en el plano individual y colectivo las prácticas de moral profesional
d) Vigilar la conducta de los funcionarios, en especial los que tienen cargos
relacionados con el manejo de clientes, recepción de dinero, control de
información y custodia de valores
e) Establecer procedimientos de control sistemático del manejo correcto de las
operaciones mencionadas en el punto anterior
f) Identificar los conflictos de intereses de tipo general que pueden tener los
empleados y los de tipo específico liado a determinados cargos o funciones
Las decisiones sobre el empleo del personal en puesto de gran responsabilidad
deben basarse en elementos de juicio bien fundamentados tras comprobar que son
personas idóneas.
La entidad deberá llevar registro de los datos de identificación obtenidos sobre el
personal asignado a puestos de gran responsabilidad. Los registros deberán
demostrar la debida diligencia realizadas para verificar si son personas apropiadas.
El personal de La entidad deberá recibir capacitación inicial y constante sobre
legislación, reglamentación y orientación sobre prevención de legitimación de
capitales y sobre las políticas y procedimientos de La entidad en ese ámbito. El
programa deberá incluir:
a) Una descripción de la índole y de los procesos de lavado de dinero y
financiamiento del terrorismo, que incluya nuevos casos, técnicas métodos y
tendencias.
b) Una explicación general de las obligaciones jurídicas previstas en las leyes
pertinentes
c) Una explicación general de la política y sistemas de ALD/LFT de la
aseguradora, haciendo especial hincapié en la verificación y el
reconocimiento de clientes o transacciones sospechosos y de la necesidad
de notificar las sospechas al funcionario encargado del cumplimiento de las
disposiciones sobre el tema
Los empleados que, por las tareas que le fueron asignadas, necesiten capacitación
más específica pueden dividirse en dos categorías:
La primera categoría en la de empleado que se ocupan de:
a) Nuevas cuentas y aceptación – directamente o a través de intermediarios –
de nuevos titulares de pólizas, como los vendedores
b) La liquidación de reclamos
c) El cobro de primas o el pago de indemnización
Tienen que conocer cuáles son sus responsabilidades legales y las pólizas y los
procedimientos de La entidad en materia de prevención de legitimación de capitales,
sobre todo las políticas de aceptación de clientes y todas las demás políticas y
procedimientos pertinentes, los requisitos de verificación y registro, el
reconocimiento y la notificación de clientes o transacciones sospechosas y de la
sospecha de que se están financiando actividades terroristas. También deben saber
que deben notificar sus sospechas al funcionario encargado del cumplimiento de las
disposiciones sobre el tema de conformidad con las políticas de este manual.
Deberá impartirse instrucción del nivel más alto, que abarque todos los aspectos de
las políticas y los procedimientos de prevención de legitimación de capitales a la
segunda categoría de funcionarios, que incluye a directores y gerentes de mayor
jerarquía que sean responsables de supervisar o controlar a personal y de realizar
auditorías del sistema. En la capacitación deberá explicarse:
a) Su responsabilidad respecto a las políticas y los procedimientos de
prevención de legitimación de capitales
b) La legislación pertinente, destacándose los tipos de delitos y las sanciones
correspondientes
c) Los procedimientos relativos a la emisión de pólizas y restricción de las
operaciones
d) Los procedimientos internos de notificación
e) Los requisitos de verificación y mantenimiento de registros
Además de la capacitación mencionada en los párrafos previos, el funcionario que
se ocupe de hacer cumplir las disposiciones de este manual deberá recibir
capacitación más específica sobre todos los aspectos de la legislación y las
instrucciones pertinentes y sobre las políticas y procedimientos vigentes en esta
materia. Además, deberá recibir amplia instrucción inicial y continua sobre la
validación y notificación de clientes o transacciones sospechosas e incautar los
activos de conformidad con la legislación
Artículo 36: Procedimiento para asegurar un alto nivel integridad personal de:
propietarios, directivos, administradores y empleados de la entidad
financiera. Debe contemplar un sistema para evaluar los antecedentes
personales, laborales y patrimoniales de esas personas
Se establece en el artículo 21 del presente, los lineamientos sobre la debida
diligencia en contratación de personal que incluye los aspectos para asegurar un
alto nivel de integridad personal de los funcionarios. En adición a estas
disposiciones, se deben tomar en cuenta los siguientes elementos relativos a esta
materia.
Con el propósito de velar por la conservación de la más elevada calidad moral de
sus empleados, La entidad debe seleccionarlos cuidadosamente y vigilar su
conducta estableciendo normas y controles apropiados, especialmente en aquellos
que desempeñan cargos relacionados con el manejo de clientes, recepción de
dineros y control de información
En este sentido, se recomienda observar los hábitos, costumbres, nivel de vida,
cambios de conducta y actitudes sospechosas. Entre otras cosas debe prestarse
atención a las siguientes señales:
a) Estilo de vida prodigo que no corresponda con su nivel de salario o ingresos
b) Nivel de endeudamiento no acorde con sus posibilidades financieras
c) Notoria afición a los casinos y los juegos de azar
d) Descenso considerable del nivel de vida y aumento de deudas
e) Frecuentes ausencias injustificadas
f) Desinterés o renuncia a tomar vacaciones
g) Excesiva reserva no justificada sobre sus clientes o su trabajo a otros
miembros de su área
h) Oposición a cambio de puesto de trabajo y funciones
i) Manifiesta inestabilidad emocional
j) Desinterés en proporcionar información solicitada por el Oficial de
Cumplimiento, el Departamento de Auditoría Interna u otras autoridades de
la Aseguradora.
k) Recibo de regalos o favores frecuentes de parte de clientes
l) Relaciones estrechas con personas expuestas políticamente
m) Las desapariciones misteriosas o faltas inexplicables de dinero u otros
activos propios de la empresa
Como parte de este proceso, se debe aplicar la Política Conozca a su Empleado
que incluye los siguientes procesos:
A. Reclutamiento y Selección de Personal:
El área Administrativa es la encargada de hacer el proceso de reclutamiento y
selección del personal, cuyo procedimiento deben ajustarse a la política de conozca
a su empleado respecto a contrataciones, si se detecta alguna solicitud de
información por parte de órganos competentes, basado en el documento Hoja de
delincuencia, se remitirá el caso a la Oficialía de cumplimiento para que continúe
con la investigación
De existir solicitud de información sobre alguna de las personas que están siendo
consideradas para el puesto, el oficial de cumplimiento aplicara el siguiente proceso:
a) Confeccionará un expediente y solicitará el Ente correspondiente mayor
información sobre la consulta realizada a dicha persona, esto para establecer
las razones por las cuales esta persona está siendo investigada
b) La Oficialía de Cumplimiento recolectará información de distintas fuentes
sobre la persona investigada, para establecer un perfil y elaborará un informe
que será enviado vía correo electrónico a la Dirección de la Administración
de Recursos Humanos, con las consideraciones del caso.
B. Personal de Nuevo Ingreso:
Una vez seleccionado el candidato para ocupar el nuevo puesto, este debe ser
notificado al oficial de cumplimiento, para que ésta a la vez, de la inducción sobre la
legislación costarricense en materia de legitimación de capitales.
Todo funcionario de nuevo ingreso debe tener completo su expediente, tanto la
información que se le solicita, como con la documentación que debe adjuntar, de
acuerdo al procedimiento respectivo
Es responsabilidad de la Administración de Recursos Humanos que se cumpla a
cabalidad con la Política Conozca a su Empleado, desde el comienzo de la relación
laboral.
C. Revisión a funcionarios ya establecidos:
El Oficial de Cumplimiento como parte del plan de trabajo realizará una revisión
selectiva sobre algunos funcionarios, esto para evaluar el grado de aplicación de la
Política Conozca a Su Empleado vigente en el momento de su contratación por
parte de la Administración de Recursos Humanos y como ente supervisor en esta
materia hará las observaciones pertinentes para que se corrijan las deficiencias en
caso de encontrarse.
Al final de cada proceso de revisión enviará un reporte a la Administración de
Recursos Humanos, con copia a la Dirección Inmediata para que tena conocimiento
y lo llevará a la sesión de Comité de Cumplimiento siguiente.
El procedimiento para la revisión de expedientes de funcionarios se hará de la
siguiente manera:
a) Oficialía de Cumplimiento solicitará a Administración de Recursos Humanos
una muestra de expedientes de los funcionarios que actualmente laboran
para la Institución, por medio escrito, sea electrónico o físico.
b) Revisará que el expediente cuente con toda la información y documentación
solicitada, correspondiente a la Política Conozca a su Empleado y al
procedimiento respectivo.
c) Verificar el salario que percibe el funcionario
d) Verificar el estudio de relación entre sus ingresos y el nivel de vida que lleva
dicho funcionario, realizado por la Dirección correspondiente.
e) Se tomará información de bases de datos disponibles para establecer un
patrón de referencia, se verificará si tiene participación en sociedades, los
bienes que posee y otros.
f) Una vez realizada la revisión, se elaborará un análisis con la información
obtenida, de encontrarse situaciones no justificables, se procederá de la
siguiente manera:
• Se entrevistará al funcionario, para que justifique las
irregularidades encontradas en sus cuentas
• Si el funcionario se niega a prestar colaboración para aclarar los
hallazgos se le notificará a la Dirección Inmediata, sobre dicha
situación, para que se tomen las medidas respectivas
D. Política conozca a su empleado:
La entidad reconoce que el artículo 26 de la Ley 8204 indica que, bajo las
regulaciones y la supervisión citadas en este título, las instituciones sometidas a lo
dispuesto en él, deberán adoptar, desarrollar y ejecutar programas, normas,
procedimientos y controles internos para prevenir y detectar los delitos tipificados
en esta Ley. Tales programas incluirán, como mínimo:
a) El establecimiento de procedimientos para asegurar un alto nivel de
integridad personal del propietario, directivo, administrador o empleado de
las entidades financieras, y un sistema para evaluar los antecedentes
personales, laborales y patrimoniales del programa.
b) Programas permanentes de capacitación del personal y de instrucción en
cuanto a las responsabilidades fijadas en esta Ley
Así como se consideran a las personas como necesarias para la aplicación de los
controles, igualmente las entendemos como el punto vulnerable, dado el poder
corruptor que pueden tener los lavadores de activos. Para evitarlo es necesario
tener un personal bien seleccionado, capacitado, motivado, controlado y consciente
de su responsabilidad ante la entidad y la misma sociedad.
A la hora de seleccionar al personal, la administración debe dar énfasis a la
capacidad y honestidad de los futuros empleados, de tal forma que ellos asuman
como propios los principios y valores de la entidad.
Para lograr este fin la administración definirá las políticas específicas que aplicará
la unidad de recursos humanos para el reclutamiento, análisis y selección del
personal, siguiendo las siguientes normas generales:
a) Seleccionar cuidadosamente a los empleados
b) Mantener un expediente para cada funcionario en el que se incluya
información respecto a su relación laboral, en varios apartados en cuanto a
los procesos de reclutamiento y selección, contratación, seguimiento
periódico y aspectos cualitativos respecto a sus actividades personales tanto
internas como fuera de la entidad
c) Verificar referencias de patrones anteriores y documentarlos
d) Establecer un código de ética que comprometa a todo el personal
e) Vigilar la conducta del personal en especial de aquellos que tienen contacto
directo con los clientes, recepción de dinero y control de información
f) Automatizar algunos procedimientos críticos de control
g) Documentar el despido de empleados por faltas a la ética o por
incumplimiento de normas contra el lavado de activos
h) Detallar en el manual las funciones y responsabilidades de cada cargo en
cuanto al lavado de activos
i) Preparar descripciones de todos los puestos de trabajo, en especial de
ocupaciones riesgosas como Cajeros, funcionarios de atención al público,
oficiales de crédito, auditores.
j) Intensificar la capacitación de los empleados que desempeñan estas
operaciones riesgosas.
Artículo 37: Condiciones especiales para altos cargos de la entidad
Las personas físicas que hubieren sido condenadas por delitos comunes dolosos
no podrán desempeñarse como miembros de la Junta Directiva, gerente o
representante de la entidad fiscalizada.
CAPITULO 8: DEPARTAMENTO DE OFICIALIA
DE CUMPLIMIENTO
Artículo 38: Funciones, responsabilidades y obligaciones del Oficial de
Cumplimiento y del suplente, así como perfil del puesto y requerimientos
mínimos que deben cumplir para ocupar el puesto.
La gerencia general designara a un Oficial de Cumplimiento, el cual se debe dedicar
a esta función a tiempo completo y ser de alto nivel jerárquico. Por alto nivel
jerárquico se entiende aquellas personas que tienen capacidad decisoria, estar
apoyados por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las
diferentes áreas de gestión contar con el efectivo apoyo de los directivos del sujeto
fiscalizado. En el caso de grupos financieros, cada sujeto fiscalizado debe contar
con su respectivo oficial de cumplimiento.
El oficial de cumplimiento será sustituido por el oficial de Cumplimiento suplente
ante la imposibilidad temporal de este para sus labores de control. Se entiende al
Oficial de Cumplimiento Suplente como un funcionario suplente a tiempo completo
quien debe apoyar las funciones de la Oficialía de Cumplimiento. El suplente
sustituirá al Oficial en caso de impedimento o ausencia temporal del titular. Ambos
deben tener suficiente poder de decisión y reportar directamente a la gerencia
general.
Lo anterior, sin perjuicio de que se establezca una estructura de cumplimiento
adicional a estos dos funcionarios, donde pueda asignar más recursos humanos
que coadyuven al desempeño de sus funciones.
Se debe informar al órgano supervisor correspondiente el nombramiento o cambio
del Oficial de Cumplimiento titular y su suplente, en un plazo no mayor a 3 días
hábiles posterior a su designación. Esta comunicación debe incluir las calidades del
Oficial y del suplente y el periodo para el cual fueron nombrados. El órgano
supervisor, de forma razonada, puede formular observaciones respecto al
cumplimiento de los requisitos establecidos para el nombramiento del oficial.
A. Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento y su suplente contaran con la suficiente autoridad
jerárquica e independencia respecto a los demás empleados de la
Organización para poder implementar y administrar el programa de
cumplimiento, así como los medios correctivos eficaces.
El Oficial de Cumplimiento titular y suplente debe cumplir tanto con las
exigencias normativas para el cargo como con los siguientes requisitos:
Personales: Persona ordenada, dinámica, con capacidad para trabajar bajo
presión, buenas relaciones interpersonales, capacidad para el trabajo en
equipo.
Escolaridad: Bachiller o Licenciatura en Administración de Empresas, o
carrera afín.
Experiencia y cualidades:
a) Cinco (5) años de experiencia laboral en operaciones bancarias, finanzas
y áreas afines, que incluyan experiencia en la formulación y ejecución de
políticas y procedimientos.
b) Conocimientos básicos en las áreas de análisis de riesgo, gestión de
sistemas de información y auditoria.
c) Amplio conocimiento de las operaciones efectuadas en las distintas áreas
bajo si responsabilidad.
d) Capacidad de análisis y síntesis para resolver problemas de alta
complejidad.
e) Sensibilidad humana orientada a identificar las necesidades personales.
f) Iniciativa y creatividad para desarrollar programas que cumplan con las
diferentes necesidades.
g) Facilidad de palabra y fluidez de comunicación
h) Liderazgo para lograr el involucramiento, compromiso y sinergia de los
diferentes niveles gerenciales.
i) Orientación asesora para educar y direccionar los diferentes niveles
generacionales.
j) Actitud de servicio demostrada en el apoyo y rapidez de respuesta a las
expectativas.
k) Capacidad persuasiva para la aceptación de sus ideas y perseverancia
para el logro de resultados.
l) Tener absoluta discreción y confidencialidad con la información interna y
externa que se maneja.
Funciones:
a) Asegurarse de la presentación oportuna de los informes de naturaleza
prudencial, estadística o financiera solicitados por la Superintendencia.
b) Asesorar sobre la elaboración y ejecución de las políticas internas para
prevenir riesgos.
c) Organizar, conjuntamente con el Departamento Administrativo, la
capacitación del personal y notificación de operaciones sospechosas a la
entidad que corresponda y en general todo lo que se relacione con la
prevención del Blanqueo de Capitales.
d) Divulgar entre el personal de La entidad las disposiciones legales y
reglamentarias establecidas por las autoridades costarricenses, así como los
procedimientos internos relativos al programa de cumplimiento de la entidad.
e) Elaborar los informes relacionados con la prevención del blanqueo de
capitales que sean solicitados por ICD, Superintendencia, UAF y demás
órganos judiciales competentes.
f) Velar por medidas de custodia de los documentos y formularios relacionados
con la prevención del blanqueo de capitales por el plazo que establece la ley.
g) Llevar monitoreo de operaciones de los clientes tendientes a identificar
transacciones sin fundamento económico o legal evidente, o que se salen de
los patrones habituales establecidos por la Aseguradora, labor que se
realizara conjuntamente con los Jefes de Área.
h) Servir de enlace entre la entidad y la Superintendencia, así como con las
autoridades competentes según lo establecido por la ley.
i) Operar un sistema de Información Confidencial, el cual está basado en la
estadística de clientes consultados, bien sea por órganos del Estado como lo
son ICD, Juzgados, Superintendencias, UAF, así como también los
consultados directamente por la institución hacia órganos del Estado. En este
sistema de información se indican calidades, origen, referencias delictivas u
otra información que para el caso se pueda obtener.
j) Establecer contactos externos necesarios a fin de indagar confirmar o
conocer datos y eventos que tengan relación con las operaciones de la
Organización.
k) Notificación de operaciones sospechosas a la entidad que corresponda,
según lo indica la Normativa del CONASSIF.
l) Todas las señaladas para este personero en la normativa para el
cumplimiento de la Ley 8204 del Consejo Nacional de Supervisión del
Sistema Financiero.
CAPITULO 9: COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
Artículo 39: Sobre la existencia de un comité de cumplimiento, establecido en
forma permanente por acuerdo de la Junta Directiva y que reporte a esta, así
como la definición de sus funciones y responsabilidades
A. Composición y funcionamiento del comité
La Junta Directiva nombrará un Comité de Cumplimiento, como órgano de apoyo y
vigilancia al Oficial de Cumplimiento, para el control y seguimiento de las políticas,
procedimientos y controles que se establezcan.
Este Comité será establecido de forma permanente y estará integrado por un
mínimo de cuatro miembros: El Gerente General, un miembro de la Junta Directiva,
un funcionario de alto nivel del área operativa y el oficial de cumplimiento.
Las personas que integren este comité son responsables de cumplir a cabalidad las
funciones encomendadas por la Junta Directiva y la normativa vigente.
Además, podrán participar en las sesiones del Comité, sin derecho a voto, el auditor
interno y los demás funcionarios que el Comité considere necesarios.
Sin perjuicio de lo establecido en la Normativa del CONASSIF, el Comité de
Cumplimiento apoyara las labores de la oficial de cumplimiento, en aspectos como
los siguientes, aunque no limitados a estos:
a) Implementación y revisión de los procedimientos, normas y controles
establecidos por la entidad para cumplir con los lineamientos de Ley.
b) Reuniones periódicas con el fin de revisar las deficiencias relacionadas con
el cumplimiento de los procedimientos implementados y tomar medidas y
acciones para corregirlas.
c) Revisión de los Reportes de Transacciones Sospechosas que someta a
discusión el Oficial de Cumplimiento.
B. Reuniones del comité de cumplimiento
El comité de Cumplimiento se reunirá cada tres meses en sesión ordinaria y
en cualquier momento en sesión extraordinaria cuando el caso o tea a debatir
así lo amerite.
Los acuerdos adoptados en las reuniones del Comité de cumplimiento
deberán constar en un Libro de Actas, que estará a disposición de la
SUGESE. Este libro podrá ser llevado en forma electrónica.
Los miembros del Comité serán responsables de que el contenido de las
actas corresponda a lo discutido y aprobado en cada sesión.
C. Políticas, procedimientos y funciones del comité de cumplimiento
Sesiones del Comité de Cumplimiento
a) Las sesiones ordinarias del comité de cumplimiento se realizarán cada 3
meses las cuales serán presididas por el Gerente General. La Oficialía de
Cumplimiento rendirá informes sobre las labores ejecutadas y elevará a juicio
del comité asuntos importantes en materia de cumplimiento con los
reguladores, las leyes y la normativa vigente.
b) Se podrán utilizar sesiones extraordinarias, cuando, así lo amerite el comité
o la Oficialía de Cumplimiento para analizar temas de relevancia como el
reporte de una transacción sospechosa en cuyo caso, el plazo de tres meses
para la reunión ordinaria en poca práctica.
c) Al finalizar casa sesión el Oficial de Cumplimiento redactará un acta con los
acuerdos y disposiciones tomadas por el comité de cumplimiento, la misma
se hará circular entre los miembros de dicho comité, con copia a la Auditoría
Interna.
Reporte de Operaciones Sospechosas
a) Revisión de los Reportes de Transacciones Sospechosas que someta a
discusión el Oficial de Cumplimiento.
b) En los casos que así lo requieran, colaborar con el Oficial de Cumplimiento
en los análisis de operaciones inusuales.
Política para el Desarrollo de las Funciones del Comité de Cumplimiento
Este comité apoyara las labores de la Oficialía de Cumplimiento en los siguientes
aspectos:
a) Revisará los reportes de transacciones sospechosas que hayan sido
remitidas a la Superintendencia por parte del Oficial de Cumplimiento.
b) En casos especiales colaborará con el Oficial de Cumplimiento en el análisis
de operaciones inusuales.
c) Se realizarán reuniones periódicas para la correcta aplicación de los
procedimientos y en algunos casos especiales tomar medidas correctivas
d) Revisión continua de normas y controles implementados para cumplir con los
lineamientos de la ley 8204
e) Se deberá remitir a la Junta Directiva cada seis meses un resumen de los
informes trimestrales emitidos por el oficial de Cumplimiento el cual debe de
contener:
La aplicación de la Política de Conozca a su cliente, Política de Conozca a su
Empleado y las políticas para el mantenimiento y control de documentación de
respaldo en actividades inusuales.
Programa de Cumplimiento Obligatorio
El programa de cumplimiento obligatorio de La entidad incluye adoptar y ejecutar
programas, normas, procedimientos y controles por parte del Comité de
Cumplimiento, para prevenir y detectar delitos, establecer sistemas para evaluar
antecedentes personales, efectuar programas de capacitación permanente,
apertura de cuentas, monitoreo y reporte de efectivo, informar operaciones
sospechosas a la SUGESE y asegurar que la Gerencia esté al tanto de las
revisiones de Auditoria, deficiencia y acciones correctivas.
CAPITULO 10: INFRACCIONES POR INCUMPLIMIENTO
DE LA NORMATIVA
Artículo 40: Sanciones aplicables por incumplimiento de la Ley 8204 y la
normativa complementaria
El empleado, funcionario, miembro de la Junta Directiva, presidente, director,
gerente y cualquier representante autorizado que incumpla lo establecido en el
presente Manual de Cumplimiento será objeto de sanción por parte de las
autoridades correspondientes según la legislación vigente, relacionada con el
lavado de dinero y bienes.
Se establecen sanciones laborales, administrativas y penales para los funcionarios
que realicen una aplicación deficiente, desviada u omisiva de los controles para
prevenir el lavado de dinero, lo cual constituye incumplimiento grave de las
obligaciones contempladas en el contrato de trabajo.
En el caso de las entidades o sus directores la ley establece penas de cárcel cuando
no se implementen las medidas de control respectivas
Adicionalmente para la entidad existen otro tipo de sanciones aún más fuertes o
graves que incluso pueden llevar a su liquidación y son: la pérdida de credibilidad,
descrédito, desconfianza del público y de las entidades de supervisión.
A continuación, se enumeran las sanciones más importantes:
A. Sanciones penales
• Prisión de 3 a 10 años para quien, mediante promesa remunerada, exhorte a un
funcionario público, para que procure, por cualquier medio, la impunidad o
evasión de las personas sujetas a investigación, indicadas o condenadas por la
comisión de alguno de los delitos tipificados en esta ley.
• Prisión de 3 a 10 años e inhabilitación para el ejercicio de las funciones públicas
durante el mismo periodo, al servidor o funcionario que procure, por cualquier
medio, la impunidad o evasión de las personas sujetas a investigación, indiciadas
o condenadas por la comisión.
• Pena de 3 a 8 años: E inhabilitación para el ejercicio de las funciones públicas
hasta por cinco años, al servidor público o a los sujetos privados que laboran en
el mercado bursátil y que, teniendo bajo su custodia información confidencial
relacionada con narcotráfico o con investigaciones relativas a la legitimación de
capitales, autorice o lleve a cabo la destrucción o desaparición de esta
información, sin cumplir los requisitos legales.
Art. 70 Ley 8204
“Sera sancionado con una pena de prisión de uno a tres años el propietario,
directivo, administrador o empleado de las entidades financieras, así como el
representante o empleado del órgano de supervisión y fiscalización que, por
culpa en el ejercicio de sus funciones, apreciada por los tribunales, haya facilitado
la comisión de un delito de legitimación de capitales”
B. Sanciones administrativas
Art 81 Ley 8204
Con una multa del 1% del patrimonio, cuando:
• No haya registro de operaciones iguales o superiores a los $10,000.00 o su
equivalente en colones
• Incumplimiento en el plazo de presentación del formulario
• Incumplimiento de las disposiciones de identificación de los clientes
• Se niegue información o se dé información a personas no autorizadas
Con una multa del 2% del patrimonio, cuando:
• Las entidades financieras se nieguen a inscribirse en el correspondiente
ente superior (SUGEF, SUGESE, SUGEVAL)
• No se hayan implementado los procedimientos para la detección, el control
y la comunicación de operaciones sospechosas
• No se adopten, desarrollen ni ejecuten programas, normas, procedimientos
y controles internos preventivos
• No se nombren oficiales de cumplimiento
Las sanciones impuestas por fallas en la aplicación de los controles contra el lavado
de activos trascienden los aspectos económicos pues genera publicidad negativa e
incertidumbre, gastos en honorarios y enfrentamientos con las autoridades
competentes.
La Gerencia General, en conjunto con el jefe del Área afectada aplicara las medidas
disciplinarias que corresponda, de acuerdo con las disposiciones y políticas internas
establecidas, y la legislación vigente. No se aplicarán sanciones al personal sin
justificación apropiada.
C. Acciones por las Cuales se Aplicarían las Sanciones Administrativas
• Por no solicitar el reporte de operaciones en efectivo por ingresos o egresos
superiores a los US $10,000.00 en efectivo o su equivalente en colones, y no
actuar con la debida diligencia para que el reporte faltante se complete
• El que se omita pedir el reporte de operaciones en efectivo por más de dos
oportunidades
• Hacer caso omiso del procedimiento establecido para el ingreso de nuevos
Clientes
• No aplicar la política de “Conozca a su Cliente”
• No verificar los reportes operacionales como lo establecen los
procedimientos
• No reportar transacciones, operaciones o personas sospechosas a su jefe
Superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento, en casi de una situación en
que sea notorio el manejo inusual o indebido por parte del cliente.
• No enviar el reporte de operaciones sospechosas a las entidades
reguladoras, una vez concluidas las investigaciones y habiéndose
determinado la necesidad de reportar la sospecha
• No colaborar con una investigación sobre operaciones sospechosas de
legitimación de capitales
• Informar a un cliente o persona no autorizada sobre la realización de una
investigación o la emisión de un reporte de transacciones sospechosas.
D. Tipos de Sanciones Administrativas
Según la gravedad de la falta puede ser:
• Amonestación verbal
• Amonestación escrita
• Suspensión sin goce de salario, por un periodo determinado
• Despido sin responsabilidad patronal
E. Sanciones laborales
El riesgo derivado del desacato de las medidas implementadas en los
procedimientos internos, implica la ejecución de sanciones laborales. De acuerdo
con la gravedad de la falta, será la magnitud de las sanciones a imponer: desde una
amonestación hasta la destitución, pasando por los llamados de atención por escrito
y la suspensión del contrato de trabajo.
Desde el punto de vista de derecho laboral, por la regla general se entiende que
una aplicación incorrecta de los controles, puede constituir un incumplimiento grave
de las obligaciones y estipulaciones en el trabajo, lo cual puede significar una causa
justa para la terminación de un determinado de trabajo o relación laboral en forma
unilateral.
CAPITULO 11: PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE
INFORMACION A JUECES DE LA REPUBLICA
Artículo 41: Procedimientos para atender solicitudes de autoridades
competentes de decomiso, secuestro u otra medida cautelar, sobre bases
utilizadas o relacionadas con la comisión de los delitos previstos en la Ley
8204, en el plazo que dicten estos
Las políticas para la prevención de legitimación de capitales establecen los
lineamientos sobre los programas y sistemas de soporte para la aplicación de
controles que incluye disposiciones sobre la atención de solicitudes de las
autoridades competentes. En adición a estas disposiciones, se deben tomar en
cuenta los siguientes elementos relativos esta materia.
A. Procedimiento para la entrega de informes a los jueces de la República
La Oficialía de Cumplimiento es la dependencia encargada lo interno de la
Aseguradora, de velar por la vigilancia y cumplimiento de lo normado por la Ley
8204, por lo tanto, generará en forma oportuna las disposiciones a cumplir por la
organización que se consideren propias a su naturaleza.
Toda documentación judicial remitida para el cumplimiento de la Aseguradora,
relacionada con la investigación y procesos judiciales por hechos ilícitos antes la
Ley 8204, serán atendidos con la celeridad e importancia correspondiente por todos
los funcionarios de La entidad que así corresponda, de forma tal que se asegure el
cumplimiento de lo solicitado por las instancias judiciales.
La Oficialía de Cumplimiento es en primera instancia, la dependencia que recibe la
documentación judicial en cuestión, así como la encargada de realizar su
distribución a las áreas operativas correspondientes para que se proceda el envío
de información, congelamiento de los dineros y valores del cliente en depósito, o el
levantamiento del deber de confidencialidad si así procede.
La Oficialía generará un correo formal de lo solicitado por las instancias judiciales y
lo remitirá de inmediato a las áreas operativas correspondientes para su atención;
de igual forma, todas las áreas operativas involucradas deberán de suministrar la
información solicitada o la información de las acciones generadas a la Oficialía de
Cumplimiento en un plazo máximo de un día hábil, luego de haber recibido el correo
formal.
Antes la solicitud de congelamiento de dinero y valores depositados en cuentas de
la Aseguradora, será el área de Operaciones, la dependencia encargada de aplicar
dicho proceso para toda cuenta que así se solicite.
Solo la Oficialía de Cumplimiento será la dependencia por parte de La entidad
encargada de emitir respuesta formal en la atención de la correspondencia ante los
órganos judiciales correspondientes.
Debe prevalecer la comunicación efectiva entre la Oficialía de Cumplimiento y las
dependencias involucradas como viceversa para atender de forma oportuna con los
requerimientos solicitados por las instancias judiciales que emiten la
correspondencia en cuestión.
1) Una vez recibido el comunicado oficial de solicitud de información de una
autoridad competente en materia de legitimación de capitales u otras
conexas a ésta, sobre personas vinculadas a estas actividades y que sean
clientes de la Aseguradora, se procederá a analizar el contenido de la misma
para identificar la acción a seguir.
2) Dependiendo del grado de responsabilidad de facilitar la información así será
su asignación
3) Una vez recabada la información se prepara la respuesta a la parte solicitante
en el plazo que esta estableció.
CAPITULO 12: PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE
SOLICITUDES DE AUTORIDADES
Artículo 42: procedimientos para atender solicitudes de autoridades
competentes de decomiso, secuestro u otra medida cautelar, sobre bases
utilizados o relacionadas con la comisión de los delitos previsto en la Ley
8204, en el plazo que dicten éstos
Las pólizas para la prevención de legitimación de capitales establecen los
lineamientos sobre los programas y sistemas de soporte para la aplicación de
controles que incluye disposiciones sobre la atención de solicitudes de las
autoridades competentes. En adición a estas disposiciones, se deben tomar en
cuenta los siguientes elementos relativos a esta materia.
A. Procedimientos para atender solicitudes competentes de decomiso,
secuestro u otra medida cautelar
Una vez hecha la solicitud:
1) Verificar el archivo o expediente del cliente para confirmar la existencia de
documentos de identificación y el cumplimiento del procedimiento para
ingreso de éste.
2) Examinar la(s) cuenta(s) del cliente y obtener como mínimo tres meses de
estados de cuenta con el propósito de verificar si hay tendencia en las
transacciones, en caso necesario obtener copias de cheques, transacciones,
o cualquier otro documento que ayude a determinar los beneficiarios o
personas físicas o jurídicas que hayan intervenido en las operaciones.
3) Comunicar los resultados de la investigación, y tratar de establecer nuevos
elementos que no hayan sido considerados en la investigación inicial,
preparando un informe para el caso en el que se indiquen los antecedentes,
análisis y conclusiones, siendo revisado este informe con la Gerencia de la
correspondiente subsidiaria y el jefe del área afectada.
Artículo 43: Cooperación con Investigaciones y con las Autoridades
Es política y obligación legal de la entidad cooperar con las autoridades
gubernamentales y funcionarios de cumplimiento del ordenamiento jurídico de
prevención del lavado de dinero. La Gerencia General designará los funcionarios
autorizados para cooperar con las investigaciones de la Superintendencia General
de Seguros, el Ministerio Publico y otros órganos legalmente autorizados. Además,
es obligación de todos los funcionarios colaborar en las investigaciones internas que
realice la compañía, es estricto apego a las disposiciones legales.
Toda petición, solicitud o demanda de información de un investigador externo debe
ser inmediatamente referida a la Gerencia General. La Gerencia General deberá
coordinar todas las respuestas a investigadores externos. Será considerado como
falta grave causal para que La entidad pueda dar por concluido el contrato de trabajo
si responsabilidad patronal, cualesquiera negativa injustificada o no fundamentada,
que tenga un empleado, funcionario o servidor de cooperar con una investigación
legítima que se haga en atención de requerimiento de autoridad judicial o
administrativa competente.
CAPITULO 13: CODIGO DE ETICA
Artículo 44
Para la conducente en este documento de definen los involucrados en el código de
ética: La entidad que se conocerá más adelante como la Aseguradora, los
funcionarios de La entidad como las personas físicas que desarrollan sus funciones
en relación laboral con La entidad y la Superintendencia General de Seguros
(SUGESE) como el organismo supervisor de la actividad de seguros en Costa Rica.
Artículo 45
El presente código de ética normara la conducta de los funcionarios de La entidad
en sus relaciones con los clientes, público en general y sus compañeros de trabajo.
Todos los funcionarios tienen ineludible obligación de ajustar su conducta dentro de
las horas laborales a las normas dictadas por este reglamento.
Artículo 46
Los funcionarios de la entidad deben actuar en forma independiente acerca de las
funciones que realicen en sus puestos de trabajo anteponiendo los intereses de los
clientes y la obligación de sostener un criterio libre e imparcial al realizar las
gestiones particulares que le soliciten los clientes.
Artículo 47
Los funcionarios de la entidad que desempañe su puesto no podrán cobrar sumas
de dinero a los asegurados o compañeros del trabajo por realizar las labores
atinentes a su puesto. Asimismo, no podrán recibir dadivas o regalos como
recompensa a las labores que desempeña
Artículo 48
Los funcionarios de la entidad no pueden suministrar información de los clientes a
terceros, salvo orden de una autoridad competente. Se busca que los funcionarios
transmitan información a personas no autorizadas para que se aprovechen de ella.
Artículo 49
De conformidad con el artículo 30 del Reglamento General de la Ley
estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado,
legitimación de capitales y actividades conexas las instituciones supervisadas, sus
funcionarios y empleados, auditores internos y externos, tienen prohibido poner en
conocimiento de persona alguna, el hecho de que una información haya sido
solicitada por la autoridad competente o proporcionada por la misma. Deberán
mantener la más estricta reserva respecto a los reportes de operaciones
sospechosas, absteniéndose de dar cualquier información o noticia al respecto,
salvo a las autoridades competentes expresamente previstas.
Las autoridades competentes para compartir información en el curso de una
investigación son las siguientes:
a) Los Jueces de la Republica
b) El Ministerio de Haciendo o quien él delegue
c) Los Fiscales del Ministerio Público
d) El Director General del Instituto Costarricense sobre Drogas, o quien él
delegue
e) El Ministerio de Seguridad o quien él delegue
f) Los Fiscales del Departamento de Estupefacientes del Organismo de
Investigación Judicial
Artículo 50
Los funcionarios de La entidad indicaran claramente a los clientes los alcances de
las gestiones a su nombre que puede realizar en la entidad, procurando
proporcionar el mejor servicio posible.
Artículo 51
Los funcionarios a los que les corresponda la atención directa del cliente cuando
realiza nuevos aportes y retiros en efectivo por sumas superiores a $10,000 deben
completar los formularios de reporte de operaciones ilícitas que está en el sistema
informático de La entidad y cumplir adecuadamente con los procedimientos
establecidos al respecto.
Artículo 52
Los funcionarios de La entidad deberán cimentar su reputación en la honradez,
laboriosidad y capacidad profesional, observando las normas de ética más elevadas
en todos sus actos, así como el debido decoro de su vida privada. Se encuentra en
la obligación de prestar la colaboración necesaria a las autoridades nacionales
según lo requieran las diferentes instancias.
Artículo 53
Se aplicarán las sanciones a las conductas que, negligente, dolosa o culposamente,
desconozcan el código de ética y el manual de procedimientos internos contra el
lavado de activos.
Artículo 54
De la debida diligencia. Todo funcionario deberá de actuar en forma razonable y
prudente, conforme con las circunstancias particulares de cada caso y las
instrucciones giradas por el cliente, según lo establecido en la respectiva solicitud
de aseguramiento. Si las instrucciones no fueran lo claras o precisas que debieron
serlo, o se estimare que la ejecución literal del mandato del cliente podría ocasionar
un daño a los intereses de este, el funcionario deberá suspender la ejecución de la
misma y solicitar en forma inmediata nuevas instrucciones. Adicionalmente el
funcionario deberá cumplir con todas las normas, políticas y procedimientos internos
establecidos al efecto por la administración de la entidad.
Dentro de esta regulación se consideran las siguientes acciones:
a) La obligación de solicitar a los clientes la información necesaria para
preparar y ejecutar adecuadamente Las operaciones de aseguramiento
ordenadas
b) La obligación de solicitar y cumplir con toda la información requerida por el
ordenamiento jurídico de prevención de lavado de dinero
c) Tomar en cuenta y basarse en lo que señala la evaluación o el resultado del
perfil del cliente para efectos de atender, asesorar, informar, tramitar y
resolver todo lo relacionado con los servicios de seguros requeridos por el
cliente
d) El deber de informar a los clientes sobre el costo de las operaciones de
aseguramiento que este ordenando
e) Advertir al cliente sobre las características legales, financieras y económicas
de Las operaciones de aseguramiento que ordene
f) Los extremos contemplados en esa disposición no son exhaustivos, sino
enunciativos, de manera que el funcionario deberá advertir la necesidad de
requerir cualquier otro tipo de información ordenada por los Reguladores o
establecidas por disposiciones o Circulares internas emitidas por la
Administración de La entidad
Artículo 55
Sobre el Suministro de Información relevante al Cliente. El funcionario deberá,
conforme con la jerarquía que desempeñe, suministrar a los clientes toda la
información disponible, cuando pueda ser relevante para tomar la decisión de
adoptar una posición de inversión o salirse de la misma. Esta información deberá
cumplir con los elementos de ser clara, correcta, precisa, suficiente y oportuna;
además deberá indicar los riesgos involucrados, especialmente cuando se trate de
pólizas complejas de entender.
Asimismo, deberán informar a los clientes sobre las vinculaciones, económicas o de
cualquier otra índole, que puedan comprometer la imparcialidad de La entidad o de
él.
Artículo 56
Sobre el manejo de información privilegiada. Los funcionarios de la entidad que
conozcan información privilegiada, deben abstenerse de utilizar esta información en
beneficio propio, de sus familiares, de terceros o de la entidad.
Artículo 57
De Las operaciones de aseguramiento por cuenta propia. Las operaciones de
aseguramiento que los funcionarios de la entidad realicen por cuenta propia,
deberán ser realizadas cumpliendo con todos los requisitos de suministro de
información aplicados a los clientes y con las normas y sanas prácticas de mercado.
Para tales efectos la auditoría de la entidad, fiscalizará las operaciones de
aseguramiento realizadas por los funcionarios, quedando facultada para recibir
copia de los estados de cuentas, órdenes de compra o cualquier documento que
represente los actos efectuados.
Artículo 58
Conducta en relación con los competidores. Si mantendrá una competencia leal
como elemento básico en todas Las operaciones de aseguramiento y relaciones
con otros intermediarios del mercado de valores, de acuerdo con los principios de
la sana competencia y en especial de las siguientes regulaciones que deberán
cumplir sus funcionarios:
a) En ningún caso se deberán hacer comentarios que puedan afectar la imagen
de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los
mismos
b) No se puede tomar una ventaja ilegitima de alguien a través de medidas anti-
éticas o ilegales, tales como manipulación, ocultamiento, abuso de
información privilegiada, engaño sobre hechos materiales o cualquier otra
práctica de negociación indebida
c) La entidad no contratara empleados de agentes económicos que son
competidores con la finalidad de obtener secretos o estrategias comerciales
o cualquier información, documento que sea propiedad ajena
d) La entidad no buscará incrementos en ventas desacreditando los productos
y servicios de otras compañías que realizan intermediación de seguros
e) La estrategia empresarial y de conducta de los funcionarios deberá consistir
en incrementar nuestros negocios ofreciendo productos y servicios
superiores
f) Los empleados deben evitar cualquier discusión con competidores acerca de
información propietaria o confidencial, planes de negocios o tópicos como
precios o políticas de venta, porque esa discusión puede ser vista como un
intento de tomar decisiones comerciales conjuntas en lugar de
independientes.
Artículo 59
Información Propietaria y Propiedad Intelectual. Para los efectos de lo indicado en
la disposición anterior, la información propietaria incluye negocios, mercadeo y
planes de servicio, información y reportes financieros no publicados, bases de
datos, información de clientes, salarios y bonificaciones, así como propiedad
intelectual como secretos de comercio, patentes, marca y derechos de autor. El uso
no autorizado o la distribución de este material representan una violación a la
política de La entidad. También puede resultar ilegal y originar penalidades civiles y
criminales. La propiedad intelectual se refiere a los activos intangibles de la
compañía, tales como los métodos de negocios de la compañía, invenciones,
software, marcas de comercio y publicaciones. Toda invención y material protegido
por derechos de autor concebido por un empleado dentro del marco de su empleo
el trabajador debe hacer lo que sea necesario para transferir a La entidad la
propiedad técnica de tales invenciones o materiales.
Es responsabilidad de cada empleado proteger la propiedad intelectual de La
entidad observando las políticas y procedimientos de la compañía relativas a
propiedad intelectual conforme se establecen en las disposiciones internas.
Adicionalmente, La entidad también respeta la propiedad intelectual de otra partes-
queda terminantemente prohibido el uso no autorizado de materiales patentados,
registrados como marcas o protegidos por derechos de autor (audio, video, texto)
por otras partes, sin importar su fuente.
Igualmente, la entidad no permite el uso de programas u otros dispositivos para los
que el propósito primario sea la competencia desleal o la violación de los derechos
de propiedad intelectual de otros.
Artículo 10
Regalos, Gratificaciones y Otro Relacionados con el Negocio de La entidad. Ningún
funcionario de La entidad puede, directa o indirectamente, dar, aceptar o recibir.
Bonos, cuotas, dadivas, regalos, premios, invitaciones, recompensas o cualquier
otra ventaja como retribución por actos u omisiones inherentes a su cargo, o por
actuaciones contrarias a sus deberes y responsabilidades.
Las políticas de La entidad prohíben sobornos, propinas o pagos de cualquier clase
por parte de La entidad o de cualquiera de sus funcionarios a otra persona, oficial
del gobierno o entidad con el fin de indebidamente obtener o retener negocios o
influenciar la aceptación de cualquier actividad de negocios.
Artículo 60
Uso de los recursos de la empresa. Los funcionarios de La entidad no utilizaran las
instalaciones, los recursos energéticos, los recursos materiales, los procedimientos,
la metodología, los sistemas de cómputo, los datos o los servicios del Puesto en
negocios o asuntos personales o de sus empresas. Deberán proteger los activos de
La entidad y asegurarse de su uso eficiente. Cualquier sospecha de fraude o robo
de la propiedad física o intelectual de La entidad debe reportarse para su inmediata
investigación.
Artículo 61
Sobre las normas de seguridad informática. Los funcionarios deberán acatar las
normas de seguridad informática aprobadas por la Administración de La entidad, las
cuales les serán comunicadas por medio de los mecanismos internos de
información. La falta de cumplimiento de estas normas será considerada como falta
grave por consiguiente causal de despido justificado por la entidad, aquellas
conductas ya sean por acción u omisión, que se encuentren debidamente tipificadas
por ley, y que constituyan cualesquier modalidad de delito informático,
independientemente del hecho de que causen o no un daño a la entidad.
Artículo 62
Observancia de las disposiciones en materia de Lavado de Activos, narcotráfico y
financiamiento al terrorismo. La entidad observa plenamente las disposiciones
nacionales contenidas ordenamiento jurídico de prevención del lavado de dinero y
el financiamiento del terrorismo.
Consecuentemente todos sus funcionarios deberán asegurar el cumplimiento de las
normas para prevenir y controlar el lavado de activos, para lo cual deberán cuidar
el principio de conozca a su cliente, sin prejuicio de otras obligaciones estipuladas
en el ordenamiento jurídico vigente y en el Manual de Cumplimiento establecido por
La entidad, por lo tanto, deben cumplir con las siguientes disposiciones.
a) Velar porque todos los clientes que se vinculen con La entidad cumplen con
los requisitos establecidos en materia de apertura de cuentas, solicitando
todos aquellos documentos que permitan conocer al cliente y garantizar en
forma razonable su honorabilidad, reputación, idoneidad y así como su
solvencia moral y económica.
b) Procurar comprobar que la actividad del cliente sea licita y transparente
c) Corroborar la solvencia económica de los clientes, determinando que la
misma sea concordante con su actividad y con los movimientos u
operaciones que realicen en la institución
d) Cuando se obtenga información fidedigna y suficiente que genere sospechas
razonables y fundamentales con respecto de la naturaleza de las actividades
comerciales del cliente o usuario y se estime que como efecto de esa
situación no se debe continuar con la relación de negocios, debe darse aviso
inmediato a la Gerencia de Cumplimiento y Riesgo, al Oficial de
Cumplimiento o a la Gerencia General, para que se tomen las medidas que
correspondan. Para esto se debe cumplir con los procedimientos internos
establecidos de reporte de actividades sospechosas, hasta el extremo de
cerrar la cuenta cuando así se considere.
Deberán aplicar las políticas y procedimientos de control definidas por la
Administración de La entidad para evitar la utilización de los servicios de seguros
para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de
dinero y otros bienes provenientes de actividades delictivas.
El régimen sancionatorio aplicable en relación con incumplimiento de los
enunciados en el presente capítulo será el establecido en el Manual de
cumplimiento vigente que haya publicado y aprobado La entidad.
Artículo 63
Conocimiento del empleado. La entidad ha fijado reglas en materia de contratación
de empleados para procurar la calidad profesional y la idoneidad de los aspirantes
de los ocupantes de los puestos de trabajo. En la contratación de personal se
seguirán los lineamientos establecidos por la Gerencia Administrativa, definidos en
los procedimientos internos de contratación de personal, por lo que todo aspirante
deberá facilitar la información requerida.
Para los empleados ya contratados se aplicarán políticas de actualización de la
información personal que permitan a la administración conocer razonablemente el
empleado de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico de
prevención del lavado de dinero, siendo obligación del funcionario ser un facilitador
de tal labor quedando obligado a suministrar ya sea en forma periódica o a
requerimiento expreso de La entidad, toda la información o documentos que sean
necesarios para tales efectos.
CAPITULO 14: REGISTRO Y MANTENIMIENTO DE
INFORMACIÓN
Artículo 64: Sobre los programas y sistemas de soporte para la aplicación de
controles
La entidad deberá contar con programas y sistemas para evitar el blanqueo de
capitales y las actividades de financiamiento del terrorismo. Los programas deberán
ser suficientemente sólidos para manejar en forma eficaz el volumen de información
que procesa la aseguradora. Los programas y los sistemas deberán ser parte de un
enfoque operacional práctico y preciso para las acciones detalladas en este manual
y deberán adaptarse a cambios en la estructura del grupo y de la organización, la
distribución de funciones, los productos que se ofrecen y las condiciones del
mercado.
Los programas deberán incluir la elaboración de políticas, procedimientos y
controles internos, incluyendo:
a) La comunicación a los empleados de estas políticas, procedimientos y
controles b) El nombramiento de Oficial de Cumplimiento como el funcionario
responsable del cumplimiento con las normas establecidas en este manual c) Procedimientos para mantener registros d) Procedimientos de detección adecuados para que se impongan requisitos
estrictos a la contratación de empleados e) Un programa permanente de capacitación de empleados f) Una función de auditoría independiente con recursos adecuados para poner
a prueba el cumplimiento (por ejemplo, mediante muestreos) de estas
políticas, procedimientos y controles
Para poder verificar si las operaciones de La entidad respetan sus políticas,
procedimientos y controles internos, deberá existir una función de auditoría. Es
importante que esa función sea independiente y, si corresponde, que el auditor
tenga acceso directo y dependa directamente de la gerencia y de la junta directiva.
La implementación de medidas internas definidas en este manual son una alta
prioridad para la aseguradora. Además, deberá informarse con regularidad a la junta
directiva y la alta gerencia sobre todos los asuntos significativos que tienen que ver
con las medidas de prevención de legitimación de capitales y si la empresa
sospecha de que se la esté utilizando para blanquear activos o financiar actos
terroristas. Deberá emplearse esta información para evaluar la eficacia de los
programas y tomar las medidas adecuadas.
Los dispositivos para gestionar el cumplimiento deberán incluir el nombramiento de
un funcionario en el puesto de oficial de cumplimiento responsable – precisamente
– del cumplimiento de etas normas políticas, el cual deberá conocer muy bien los
diferentes tipos de productos y transacciones que maneja la institución y que
pueden ofrecer oportunidades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
Este funcionario, al recibir un informe interno sobre un cliente o una transacción
sospechosa, deberá determinar si la información adjunta sustenta dicha sospecha.
Deberá verificar los detalles para decidir si La entidad deberá enviar o no un reporte
a las autoridades correspondientes. Además, deberá mantener un registro de todos
los reportes enviados a las autoridades y un registro por separado de todos los
informes internos recibidos
La entidad deberá cerciorarse de que:
a) Exista un procedimiento claro para que el personal pueda notificar sin demora
al funcionario encargado del cumplimiento toda sospecha de lavado de
dinero y financiamiento del terrorismo
b) Existe un procedimiento claro para notificar sin demora a las autoridades de
toda sospecha de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo
c) Todo el personal sabe a quién debe notificar sus sospechas
En el tanto que es recomendable que las aseguradoras y demás instituciones
financieras se pongan en contacto para intercambiar información sobre las
tendencias y los riesgos en general y sobre casos concretos, respetando sus
obligaciones sobre confidencialidad y protección de la información, será parte de
esta política el apoyar los esfuerzos conjuntos que en esta materia se realicen en el
mercado.
Artículo 65: Registro de operaciones
Para el registro de las operaciones se cuentan con un sistema informático o manual
que registrara todas las operaciones realizadas durante el transcurso de la relación
con los clientes que como mínimo contendrán:
a) Nombre, dirección y número de cédula de la persona que se presente ante
la institución a gestionar la transacción y de la que por cuenta o beneficio se
realiza la transacción
b) Nombres, dirección y número de cédula de la persona en cuyo nombre se
realiza la transacción
c) La fecha y monto de la transacción
CAPITULO 15: PROCEDIMIENTO DE COORDINACION
ENTRE OFICIALES DE CUMPLIMIENTO
Artículo 66: Principios relacionados con la recopilación de información e
investigación eficientes
Respetando la confidencialidad de información de los clientes, es una intención de
la entidad colaborar en todo lo posible a prevenir el lavado de dinero, razón por la
cual se aceptará la colaboración entre oficiales de cumplimiento siempre y cuando
se enmarquen dentro de os siguientes principios:
a) Promover y garantizar una efectiva cooperación y coordinación
interinstitucional, en todos los niveles de autoridad, para prevenir los riesgos
de financiamiento del terrorismo en el sector.
b) Tener pericia investigativa y capacidad para examinar las entidades
sospechadas de ser utilizadas para actividades de financiamiento del
terrorismo.
c) Garantizar, en materia de investigación, el pleno acceso a la información
relacionada con la administración y gestión de las ENTIDADES, incluyendo
su información financiera y programática.
d) Establecer mecanismos adecuados para asegurar que la información se
comparta, en forma inmediata, con todas las autoridades competentes para
emprender acciones preventivas o investigativas, cuando haya sospecha o
fundamentos razonables para sospechar que unas ENTIDADES en
particular: (1) es una fachada para recaudación de fondos de una
organización terrorista; (2) esta explotada como un conducto para
financiamiento del terrorismo, incluyendo el propósito de eludir medidas de
congelamiento de bienes; o. (3) oculta o disimula el desvío clandestino de
fondos destinados a fines legítimos, pero redirigidos al beneficio de terroristas
u organizaciones terroristas.
CAPITULO 16: MONITOREO PERMANENTE DE LAS
CUENTAS DE LOS CLIENTES
Artículo 67: Consideraciones sobre tecnologías nuevas o en desarrollo:
Nuestra aseguradora puede emplear tecnologías nuevas o en desarrollo para
comercializar productos de seguros, por ejemplo, el comercio electrónico o las
ventas por internet. En este tipo de operaciones donde no hay presencia física del
cliente puede hacerse la verificación después de establecer la relación de negocios,
pero será necesario buscar la manera de completar la verificación.
Se deben establecer procedimientos para que este tipo de relación indirecta genere
la misma documentación que en una venta en la que está físicamente presente el
cliente, buscando emplear procedimientos de identificación tan eficaces como los
que se emplean cuando se aceptan clientes físicamente presentes al cierre del
contrato, y además medidas específicas y adecuadas para mitigar el riesgo más alto
que entraña la relación indirecta.
Artículo 68: Concepto de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo
Tanto el lavado de dinero como el financiamiento del terrorismo son problemas que
comprometen al mundo entero. Son difíciles de detectar ya que se emplean diversas
estrategias involucrando técnicas para transferir fondos a, desde y a través de
diferentes países y de una institución financiera a otra y de convertir los fondos en
diferentes tipos de instrumentos financieros. A pesar de complejidad los dos
conceptos son muy fáciles de definir.
El lavado de dinero en un delito pura y exclusivamente emparentado con el crimen
organizado. Es aquella operación a través de la cual el dinero procedente del tráfico
de drogas, corrupción pública, o crimen organizado, es invertido, ocultando,
sustituido o transformando y restituido a los circuitos económico-financieros legales
incorporándose a cualquier tipo de negocio como si se hubiera obtenido de forma
lícita.
En sí es el proceso mediante el cual se busca ocultar el origen ilícito de algunos
bienes y aprovechar las ganancias provenientes de actividades delictivas, para
convertirlos en otros que aparentan ser lícitos y en definitiva no lo son. También es
blanqueo el encubrimiento del origen de los fondos, su ocultación y la ayuda a las
personas autoras de las citadas actividades delictivas. El financiamiento del
terrorismo es el respaldo financiero que se le brinda de cualquier modo de terrorismo
o a cualquier organización que comprometa o involucre al terrorismo. Estos dos
delitos están vinculados debido a que las técnicas utilizadas para “lavar el dinero”
son prácticamente las mismas que aquellas empleadas para el financiamiento del
terrorismo.
Artículo 69: Características a buscar las cuentas de los clientes
Este tipo de delitos, requiere de un cuidadoso y prolijo proceso intelectual, en el cual
deben converger necesariamente las distintas ciencias y de esta manera
interrelacionarse, acompañadas del avance tecnológico que diariamente nos
sorprende, básicamente en el orden de las comunicaciones con el que se mueven
en la actualidad las organizaciones mundiales.
Toda esta estructura genera lógicamente innumerables operaciones anexas, entre
las cuales se encuentran las comerciales para “lavar” el origen sucio de estos
capitales obtenidos ilícitamente. Esta suerte de limpieza pretende incorporar al flujo
monetario lícito una enorme cantidad de dinero, que en muchos casos sustenta las
bases de varias economías modernas e influye directamente sobre las decisiones
de los mercados.
El narcotráfico es uno de los negocios más rentables del mundo, es un negocio que
mueve hoy volúmenes superiores al PBI de la mayor parte de las naciones
latinoamericanas. Por lo tanto, estamos hablando de un fenómeno que tiene
capacidad como para impregnar, corroer, neutralizar e impedir virtualmente la
totalidad de las herramientas políticas de las aspiraciones de combate de una
sociedad organizada que pretende erradicarlo.
Entonces no podemos desconocer el gran poder económico que manejan este tipo
de profesionales del delito, el cual les allana el camino de penetración en los
distintos estratos sociales (políticos; institucionales; culturales; etc.) el que no es
patrimonio exclusivo de nuestro país, sino se abre el espectro de las distintas
sociedades del mundo.
Ahora bien, no sólo en el narcotráfico encontramos esta figura. En muchas otras
actividades ilícitas, como ser el tráfico de armas; la corrupción; la prostitución; la
actividad mafiosa; etc., también se “lava dinero”.
Artículo 70: Etapas del proceso de lavado de dinero a tomar en cuenta en el
proceso de monitoreo
Dentro de los mecanismos y modalidades operativas del lavado de dinero hay tres
etapas: la primera de ellas es la operación inicial, es decir la que consiste en la
colocación y la disposición física del dinero en efectivo que se intenta ingresar en
los circuitos financieros, la segunda etapa: la de decantación o estratificación que
es donde se realizan todas las operaciones financieras y en muchos casos
excediendo lo financiero para ingresar a las plazas inmobiliarias y a cualquier otro
tipo de operaciones normales y regulares donde se integra el producto de lo ilícito.
Pasada la etapa de colocación y decantación se ingresa en la tercera etapa: la de
integración u es cuando se integra el dinero a los circuitos normales, y a la economía
en forma aparentemente licita.
1) Colocación
En esta etapa se busca justamente desprenderse del dinero en efectivo paa
convertirlo en un instrumento más manejable. A raíz del crecimiento de las políticas
de control tendientes a lograr una correcta identificación de los clientes, mantener
registros e informes de las transacciones que en un principio fueron de carácter
discrecional y luego obligatorio – las organizaciones dedicadas a la legitimación de
dinero de origen criminal, fueron volcándose hacia otros agentes del mercado
conocidas como instituciones financieras no tradicionales.
La característica principal que se advierte en este campo, es el menor control y
supervisión por parte de las autoridades, presentando ventajas frente a las
instituciones tradicionales. Comúnmente se las conoce como aquellas que brindan
servicios similares a los de las instituciones bancarias, pero que no se llevan a cabo
en ellas y denominadas “para bancarias” como casas de cambio, agentes de bolsa,
brokers y mandatarias.
Asimismo, también suele recurrirse en esta etapa a otro instrumento sumamente
atractivo: las denominadas Shell Companies que generalmente son domicilios
comerciales. Se trata de organizaciones utilizadas para realizar operaciones
offshore, fundaciones, trust, etc. Que no tiene ni desarrollan ninguna actividad
comercial o financiera, ni ningún tipo de emprendimiento en el país donde tienen
registrada su oficina. Estas compañías pueden ser constituidas con el objeto de
emplearlas en actividades financieras criminales. Se perfeccionan rápidamente en
lugares con escasas o nulas restricciones legales o bien leyes permeables al
anonimato.
Generalmente sus socios fundadores nada tienen que ver con los accionistas y
estos, a su vez carecen de relación con los que terminan siendo sus “apoderados”
o bien los llamados “agentes regentes” (generalmente estudios de abogados y
consultores que por una mínima participación en el paquete accionario se constituye
en la cara visible de estas sociedades).
Mediante la utilización de estas compañías de cobertura y de los servicios que
ofrecen las instituciones financieras, principalmente las no tradicionales, logran
introducir en el sistema financiero formal el dinero de origen ilícito.
2) Estratificación o decantación
Resulta ser el paso siguiente al de haber dispuesto de los volúmenes iniciales de
dinero en efectivo, en los que se han separado las ganancias ilícitas de su origen,
buscando con ello la generación de múltiples transacciones que dificulten la
eventual verificación contable posterior.
En este paso se superponen las actividades y tipos de disposición del efectivo, en
forma tal de tornar particularmente compleja la posibilidad de rastreo de las
ganancias. Observaremos aquí la utilización de cheques de caja, cheques de
viajero, órdenes de pago, transferencias electrónicas, giros múltiples entre
instituciones diversas, alquiler de títulos, garantías, préstamos, custodia de valores,
compraventa de cartera crediticia, de títulos públicos y privados, uso de
instrumentos del mercado de capitales tales como los denominados “papeles
comerciales”, “O.N.”, “Swaps”, “opciones”, “derivativos”, etc.
Justamente por ser esta etapa la más necesaria para impedir localizar el origen
ilícito de los fondos en movimiento, las herramientas que brinda el sistema financiero
y el mercado de capitales son las más buscadas por las organizaciones criminales.
No obstante, también se valen del uso de canales formales e informales, tales como
las ya mencionadas instituciones tradicionales y no tradicionales.
También resulta de suma utilidad en este estado, las denominadas Ghost
Companies que, en contraposición con las Shell, sólo existen en el nombre y jamás
se hallaran documentos respecto de su objeto social, composición accionaria y
representantes.
Las sociedades fantasmas, generalmente son empleadas en documentos de carga
y ordenes de transferencia, o como terceras partes, las que sirven para ocultar en
definitiva al último receptor de los fondos ilícitos. Esto permite que cuando
investiguemos una metodología de lavad de activos y en una operación se utilice a
estos entes, resulte arduo seguir avanzando sobre la cadena de la maniobra y
dilucidar en manos de quien ha quedado en última instancia, el dinero perseguido.
3) Integración
Hace a la incorporación de las ganancias legítimas a la economía formal sin
despertar sospechas, dado que se ha obtenido una aparente legitimidad de origen
que permite la libre disposición de fondos para inversiones en negocios altamente
rentables o no.
Alcanza esta última fase, determinar el origen de los fondos resulta muy complicado.
Las autoridades competentes deben requerir la colaboración de aquellos países por
donde han pasado las etapas anteriores, ya que nos encontramos con un fenómeno
con características transnacionales.
Asimismo, dichas autoridades deben contar con investigadores técnicos en la
materia y en los tipos de operaciones que se utilizan como las financieras y del
mercado de capitales, debido a la complejidad de los mecanismos utilizados.
La investigación se torna más complicada ya que, para alcanzar la última fase
seguramente se han utilizado entidades financieras y cambiarias del exterior, sobre
y subfacturado operaciones de importación y exportación, contratado profesionales
en el exterior que actuaron como mandatarios, otro que ofrecieron sus servicios de
consultoría para idear la maniobra disponiendo de recursos humanos y tecnológicos
de avanzada y dispuesto de importantes sumas de dinero de presuntos clientes
(beneficiados por la confidencialidad y secreto profesional). También resultan
sumamente atractivas las denominadas Front Companies, aquellas que cuentan
con una fehaciente historia comercial industrial o de servicios, pero que pueden
presentar aspectos vulnerables (P. ej.: situación económica asfixiante) que las
convierte en presa fácil para los delincuentes, otorgando a las transacciones que
ellos realicen un cierto grado de licitud y de confianza basada en la trayectoria que
las mismas demuestren.
ANEXO 1: VALORES PARA EVALUACION DE RIESGOS
Parámetros #1: actividad
Tipo de Actividad Punto de riesgo
Actividades Bursátiles 100
Actividades de hospitales 0
Actividades de limpieza 0
Actividades Fiduciaria 100
Actividades Veterinarias 0
Administración de mercados financiero 100
Agencias de Viajes 100
Agentes de Valores 100
Almacenamiento y deposito 0
Arroz 0
Bancos 50
Casinos y empresas que explotan juegos de azar 100
Clientes que manejan formal o informalmente fondos o valores de terceros
150
Comerciantes mayoristas 0
Comerciantes minoristas 0
Compraventa de joyas, metales preciosos y otros bienes suntuarios
150
Compraventa de objetos de arte y antigüedades 150
Construcción de edificios completos o partes de edificios, obras de ingeniería civil
50
Corredora de bolsa 100
Cultivo de productos agrícolas en combinación con la cría de animales
0
Elaboración de productos alimenticios 0
Empresas de remesas o envío de fondos 150
Empresas financieras no Bancarias 100
Escribanos 100
Estudios de profesionales 50
Explotación ganadera 0
Exportadores 0
Fabricación de productos de plástico 30
Fabricación de vehículos automotores 0
Importación y comercialización de maquinaria agrícola
0
Importadores 30
Inmobiliarias 100
Negocios que manejan grandes volúmenes de efectivo (supermercados, negocios minoritas en general)
50
Organizaciones benéficas 100
Organizaciones eclesiásticas 150
Otras actividades de servicios 0
Otras actividades empresariales 0
Otros tipos de intermediación financiera 100
Publicidad 50
Relaciones de corresponsalía 100
Representantes, contratistas y personas vinculadas al Futbol
80
Servicios agrícolas 0
Servicios ganaderos 0
Sociedad Offshore utilizadas como vehículos de inversión o para negocios internaciones (PICs, IBCs)
80
Venta al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio.
0
Parámetro #2: cliente PEP
Las personas expuestas públicamente (PEP) son clientes que desempeñan o han
desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en un país extranjero, por
ejemplo, jefes de estado o de gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionarios
gubernamentales, legislativos, judiciales o militares de alta jerarquía, altos
ejecutivos de empresas estatales, miembros importantes de partidos políticos, así
como aquellas personas del ambiente artístico, deportivo, religioso, científico o
económico expuestas continuamente en los medios de comunicación. El sujeto
fiscalizado debe establecer la política para la identificación de las personas
expuestas públicamente (PEP), considerando lo dispuesto anteriormente.
Los sujetos fiscalizados deben identificar las cuentas de los PEP y evaluar el grado
de riesgo involucrado con el fin de adoptar medidas apropiadas y definir si se
consideran de alto riesgo, proceso que debe quedar documentado.
Si un PEP es considerado de alto riesgo, también se debe evaluar si se consideran
de alto riesgo, al cónyuge y las personas con las que mantenga parentesco por
consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado, así como las sociedades en las
que la persona expuesta públicamente mantenga vínculos patrimoniales o se
desempeñe como director, ejecutivo o apoderado.
En caso de que una persona se considere como PEP se asigna en este criterio 100
puntos de riesgo, en caso de no serlo, se asigna 0 puntos.
Parámetro #3: forma Jurídica o lista Internacional
En caso de que una persona se encuentre en las listas internacionales de
referencia, se califica automáticamente como persona de alto riesgo, y será
obligación del oficial de cumplimiento someter el caso a conocimiento del comité de
riesgo, adicionalmente, se deberá contar con aprobación de la gerencia para
establecer relaciones comerciales. La lista de referencia es la siguiente:
Se verificará e identificara relaciones comerciales y operaciones con personas en
las listas de OFAC, para lo cual cada vez que una persona se haga cliente, las listas
OFAC serán consultadas, dejando evidencia de ello y los resultados de la consulta
en el sitio http://www.ustreas.gov En caso de que la persona consultada este
registrada en las listas OFAC se dará notificación inmediata al Oficial de
Cumplimiento para que coordine las acciones a seguir.
Adicionalmente, cuando el cliente corresponda a una persona considerada como
riesgosa, se asignarán puntos de riesgo según el siguiente esquema:
Tipo de persona Puntos de riesgo
Personas físicas 0
SA de acciones al portador 50
SA de acciones nominativas 25
SA radicada en un paraíso fiscal 100
Fundaciones 75
Sociedades Unipersonales 25
Parámetro #4: país de origen
Para la valoración del riesgo según el país de origen de la persona, se utilizarán las
siguientes listas de referencia, asignando un punto de riesgo de 150 a los países de
alto riesgo, 100 a los países de riesgo moderado y 25 a los países de bajo riesgo.
Lista de las naciones unidad http://www.un.org/sc.
World Oficial de Cumplimiento http://members.worldOficialdecumplimiento.com
Parámetro #5: productos de servicios a contratar
Para la valoración del riesgo según el tipo de productos o servicios a contratarse se
utiliza la siguiente ponderación:
Productos a contratar Puntos de riesgo
Únicamente contrata pólizas de vida con ahorro 100
Únicamente asegura bienes suntuarios y no productivos
100
Contrata pólizas de vida con ahorro y otros productos
50
Contrata pólizas que no incluyen pólizas con ahorro
0
MODELO DE COMERCIALIZACION
Las políticas y procedimientos de comercialización de seguros dentro de IBG
Corredores de Seguros S.A., estará en congruencia con lo establecido en materia
de Intermediación de Seguros en el Capítulo IV de la Ley Reguladora del Mercado
de Seguros Ley N° 8653, así como en la normativa relevante que sea emitida.
El objetivo será poder ofrecer un servicio más directo y especializado a nuestros
clientes y corredores. En esta dirección se cuidará el desarrollo de diferentes
aspectos como la organización, la retribución e incentivación, los resultados
económicos, el conocimiento del negocio asegurador y su difusión.
Según lo determinado en el Artículo 19 de dicha ley, se entiende como actividad de
intermediación de seguros a la promoción, oferta y, en general, los actos dirigidos a
la celebración de un contrato de seguros, si renovación o modificación, la ejecución
de los trámites de reclamos y el asesoramiento que se preste en relación con esas
contrataciones.
En el tanto que la estructura de comercialización de IBG Correduría de Seguros S.A.
se debe enmarcar en realizar la intermediación de seguros no actuando en nombre
ni por cuenta de una o varias entidades aseguradoras y únicamente mediante
corredores que cuenten con la licencia y acreditación correspondiente, es evidente
que serán necesario políticas y controles claros para el éxito comercial apegado a
dichas restricciones.
CAPITULO 1
PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1: Objetivo
El presente manual estipula todo lo referente a la regulación para la concesión y
operación de licencias de intermediación de seguros de la intermediaria IBG
Correduría de Seguros S.A. entendiendo que dicha labor de intermediación
únicamente podrá ejercer mediante personas físicas con licencia de la
Superintendencia para esos efectos, denominados corredores de seguros.
Artículo 2: Principios de transparencia
Es una obligación de los corredores de seguros acreditados por nuestra sociedad
corredora, el proporcionar a nuestros clientes información sobre su identidad,
dirección, tipo de autorización, procedimiento de quejas o reclamos y explicación
sobre el tratamiento confidencial de los datos de carácter personal.
Artículo 3: Principio de calidad en el servicio
Bajo cualquiera de las figuras autorizadas, en una obligación de los corredores de
seguros acreditados por nuestra sociedad corredora el brindar asistencia y
asesoramiento al asegurado potencial asegurado. Proporcionándole información
veraz y oportuna en relación con las pólizas, en particular sobre las condiciones de
los riesgos asegurados, exclusiones de cobertura, el monto cubierto, la vigencia del
contrato y las normas, así como los procedimientos aplicables en casi de siniestro.
Así mismo, es obligación el ajustarse a las tarifas y condiciones definidas por la
sociedad corredora y por la corredora aseguradora respectivamente y no cobrar a
los aseguradores remuneraciones no autorizadas por sus servicios de
intermediación.
Artículo 4: Principios de igualdad de trato
Todos los corredores de seguros de nuestra corredora serán tratados son igualdad,
aplicando a todos los mismos criterios de valoración de requisitos de infraestructura
y producción, según se detalla en este documento.
CAPITULO II
Estructura administrativa y de control del proceso de comercialización
Artículo 5: Modelo de comercialización
El establecimiento concreto del canal de distribución de cada producto se realizará
en función de las características del mismo, así como de la consideración de las
necesidades o requerimientos del mercado para el cual fueron diseñados.
En función de lo anterior, se operará mediante corredores de seguros entendidos
como personas físicas con licencia de intermediación bajo la figura de corredores
de seguros. Estos corredores tienen la obligación de asesorar con imparcialidad a
la persona que desea asegurarse por su intermedio, ofreciendo la cobertura más
conveniente a sus necesidades e intereses.
Artículo 6: Obligaciones de los corredores
Sin prejuicios de las obligaciones estipuladas en los respectivos contratos entre los
corredores y la sociedad corredora, serán obligaciones comunes de los corredores
las estipuladas en el Artículo 26 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros N°
8653.
Así mismo, los corredores deberán respetar las disposiciones establecidas en todas
las Políticas y Procedimientos de la sociedad corredora, especialmente las referidas
al Control Interno y a la Prevención para legitimación de capitales.
El corredor de seguro tiene la obligación de brindar una asesoría profesional,
independiente e imparcial al cliente. Para ello deberá formular su recomendación
sobre la base del análisis de diferentes entidades aseguradoras. Deberá informar al
cliente sobre las condiciones del contrato que a su juicio conviene suscribir y ofrecer
la cobertura que, de acuerdo a su criterio profesional, mejor se adapte a las
necesidades de cobertura del riesgo; igualmente, velará por la concurrencia de los
requisitos que ha de reunir la póliza de seguros para su eficacia y plenitud de
efectos. Adicionalmente, estará obligado durante la vigencia del contrato de seguro
en que haya intervenido, a facilitar al tomado, al asegurado y al beneficiario del
seguro, la información sobre las cláusulas de la póliza y, en caso de siniestro, a
prestarles su asistencia y asesoramiento. En el ejercicio de su actividad, podrá
asesorar a los clientes en el diseño de seguros.
El corredor deberá al menos:
a) Analizar y presentar contratos de seguros ofrecidos por al menos tres
entidades aseguradoras que operen en el mercado en los riesgos objeto de
cobertura.
b) En caso de que el corredor hubiera diseñado el seguro, deberá negociar su
contratación con, al menos, tres entidades aseguradoras que operen en el
mercado en los riesgos objeto de cobertura para ofrecerlo en exclusiva a su
cliente.
Asimismo, deberá comunicar por escrito al cliente, y consignar en el expediente
de cada aseguramiento, los resultados de dicha evaluación.
Artículo 7: Sobre el establecimiento de alianzas
Con respecto al marco jurídico establecido, la sociedad corredora se reserva el
derecho de establecer alianzas estratégicas con socios que permitan un valor
agregado diferencial como parte del desarrollo de ofertas ajustadas a la realidad
de los segmentos a atender.
Artículo 8: Fases de atención de los asegurados
Un elemento importante para la adecuada valoración y control de los canales de
comercialización será la determinación de su aporte –valor agregado- en cada
una de las etapas criticas de atención de los clientes, que como mínimo incluye:
1°) La fase de actividad precia a la posible celebración de un contrato de seguro
(asesoramiento precio, recepción de solicitudes de seguro, búsqueda de
cotizaciones alternativas para los clientes, etc.)
2°) fase de celebración del contrato de seguro (recepción de la solicitud de
seguro, entrega al cliente de la póliza emitida por la compañía aseguradora,
cobro de primas por cuenta de esta).
3°) La fase de actividades posterior a la celebración del contrato (tramitación de
siniestros por cuenta de la compañía, gestión y cobro de recibos, vigilancia en el
cumplimiento del contrato, etc.).
No debe olvidarse que el contrato de seguros, entre otras características (oneroso,
bilateral, aleatorio y de buena fe) es un contrato de tracto sucesivo, lo que exige por
ambas partes un deber continuado de diligencia en su cumplimiento.
Artículo 9: Elementos de valoración de los corredores
Se desarrollará una categorización de corredores según su nivel de producción de
la siguiente manera:
a) Corredores senior son personas con experiencia previa en la intermediación
de seguros, con contactos en el sector empresarial y capacidad de cumplir
con los mínimos de producción establecidos para los corredores senior.
b) Corredores junior, son personas con poca experiencia previa en la
intermediación de seguros, con capacidad de desarrollo y potencial de
crecimiento.
Artículo 10: Parámetros de análisis para los elementos de valoración de los
corredores
En complemento a los factores detallados en el artículo anterior eran volados
mediante los siguientes parámetros:
a. Nivel de producción
a) Cumplimiento sostenido de los mínimos de ventas
b) Superación de las metas de ventas establecidas
b. Rango de servicio
Se tomarán en cuenta las acciones desarrolladas en cada una de las fases
de atención de los clientes, debiendo como mínimo cumplir con los
requerimientos del Reglamento de Comercialización de Seguros emitido por
la SUGESE.
c. Calidad en la atención
Se tomarán en cuenta la valoración de los clientes sobre la atención recibida
por el Corredor, analizada de forma objetiva mediante herramientas
especializadas en este tema.
Artículo 11: Formalización de la relación
Los corredores de la sociedad corredora deberán formalizar sus relaciones
mediante el establecimiento de contratos de trabajo que detallen los derechos y
deberes de las partes, debidamente refrendados por los asesores legales.
Artículo 12: Esquemas de bonificación
Los corredores de seguros trabajan en la figura de relación obrero patronal, tienen
el derecho de recibir bonificaciones en función de su nivel de ventas en los términos
negociados entre las partes.
Artículo 13: Plan de incentivos y ventas
Anualmente se establecerán planes de incentivos y ventas para cada uno de los
canales de ventas de la entidad, los cuales serán debidamente informados y
documentados.
Artículo 14: Supervisión de la gestión de ventas
La Gerencia General será la encargada directa de establecer e implementar
estrategias de ventas para cada uno de los corredores acreditados.
CAPITULO III
Política institucional en relación a la selección, forma de actuación frente a
clientes y mantenimiento, de los agentes y sociedades agencias de seguros
Artículo 15: Selección y mantenimiento de los Corredores de Seguros
Para la selección y mantenimiento de los Corredores de Seguro, IBG Correduría de
Seguros S.A., realizara una valoración que abarcara los siguientes factores:
Inciso a: Nivel de producción
Se valorará que el Corredor de Seguros mantenga un nivel sostenido de ventas, de
manera que pueda cumplir con los mínimos de ventas establecidas por IBG
Correduría de Seguros S.A. Además, también se valorará si el corredor supera el
nivel de ventas establecido y con qué frecuencia.
Inciso b: Equipo de trabajo
En este punto se valorará que el Corredor cuente con el equipo de cómputo,
vehículo y equipo de comunicación necesario para la atención de clientes de
manera que los mismos cumplan con los estándares de calidad requeridos.
Asimismo, se valorará que mantengan de forma adecuada todos los formularios y
documentación requerida con el fin de que el cliente cuente con información
completa y veraz de los productos colocados mediante la intermediación de IBG
Correduría de Seguros S.A. que comercializa el Corredor.
Inciso c: Proceso de comercialización
En lo referente el proceso de comercialización de las pólizas, el Corredor debe
cumplir con cada una de las etapas de comercialización de una póliza, las cuales
se mencionan a continuación:
I Etapa: Actividades previas a la celebración del contrato
a) Asesoramiento del cliente
b) Análisis y evaluación del perfil de riesgo del cliente
c) Mantener muestras actualizadas de las pólizas ofrecidas
d) Recepción y debida documentación de las solicitudes de pólizas
e) Búsqueda de la mejor alternativa de aseguramiento posible de acuerdo a lo
requerido por el cliente
II Etapa: Celebración del contrato
a) Recepción de la solicitud de la póliza
b) Entrega al cliente de la póliza
c) Cobro de primas respectivas
III Etapa: Actividades de seguimiento
a) Asesoramiento del cliente para la tramitación de siniestros
b) Gestiones de apoyo para la tramitación y pago de siniestros
c) Gestión y cobro de recibos
d) Vigilancia en el cumplimiento del contrato
Inciso d: Calidad de la atención de clientes
En este punto se valorará que el Corredor de Seguros cumpla con todo lo indicado
por la empresa como parámetros de calidad mínima.
Para poder valorar la calidad de la atención de cara a la política establecida y la
satisfacción de los clientes, se utilizarán herramientas especializadas, ejemplo de
ellas son las encuestas directas e indirectas a los clientes en las diferentes etapas
de comercialización, la valoración de las quejas y sugerencias por parte de los
clientes y estudios cualitativos sobre las herramientas de atención y su efectividad.
Artículo 16: Selección de clientes por parte de los Corredores de Seguros
El Corredor de Seguros deberá ofrecer los servicios de asesoría e intermediación
de seguros a toda persona física o jurídica que tenga la potencialidad y/o necesidad
de adquirir al menos alguno de los tipos de seguros de su cartera de productos.
Esta oferta deberá hacerse en igualdad de condiciones y debe mediar un tratado
equitativo que permita la libre comercialización de los productos de seguros de
acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la Ley Reguladora del Mercado de
Seguros No. 8653.
Artículo 17: Atención de clientes por parte de los Corredores de Seguros
Para la actuación ante clientes, los Corredores de seguros deberán regirse por lo
establecido por IBG Correduría de Seguros S.A. en el presente capítulo y por lo
establecido en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros N° 8653,
específicamente en su Capítulo II sobre los derechos de los asegurados. Como
elementos mínimos se deben respetar los siguientes elementos.
A. Colocación de pólizas
El Corredor de Seguros deberá regir la atención de clientes bajo las
siguientes premisas:
Asesoría en materia de seguros: El Corredor de Seguros debe asesorar en
materia de seguros a cada uno de los clientes, de manera tal que la decisión
de adquirir o no el seguro, por parte del cliente, se fundamenta en el
conocimiento del producto, sus alcances, beneficios, características,
exclusiones, requisitos y condiciones generales.
Información del producto: El Corredor de Seguros debe proveer
información clara, completa y veraz sobre cada uno de los productos de IBG
Correduría de Seguros S.A. de forma tal que no haya cabida para que el
cliente tenga información errónea y/o incompleta sobre el producto.
Elaboración y recepción de solicitudes de productos: El Corredor de
Seguros deberá facilitar al cliente toda la documentación necesaria para la
solicitud de seguros e informarle sobre documentos adicionales que deba
adjuntar a los mismos. Del mismo modo, debe guiarlo y asesorarlo al
momento de completar la información requerida en cada uno de los
documentos.
Elaboración de cotizaciones: Cuando no sea posible atender de forma
inmediata el requerimiento de información, el Corredor de Seguros deberá
procurar obtener para cliente una cotización del producto que este requiera
en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Esta cotización debe incluir los
productos que el cliente requiere de acuerdo a las necesidades expuestas al
Corredor de Seguros y que sean compatibles con la cartera de productos de
IBG Correduría de Seguros S.A. comercializa a través de ellos.
Seguimiento de la gestión de colocación del producto: El Corredor de
Seguros debe dar el adecuado seguimiento a toda solicitud de seguros
realizada por el cliente, de manera tal que informe al cliente de manera
oportuna el proceso del trámite, documentación o acciones adicionales que
este debe realizar para la aprobación de la solicitud, entre otros, esto con el
objetivo de que el cliente pueda responder de manera oportuna y el proceso
de colocación del producto se concluya de manera eficaz y efectiva.
Seguimiento de la cartera de clientes: El Corredor de seguros deberá dar
atención y seguimiento a su cartera de clientes en los siguientes aspectos:
• Atención de consultas sobre las condiciones de las pólizas
• Evaluación constante del programa de seguros en el que se incorpora
la póliza suscrita
• Gestión de cobro de primas
• Renovación de pólizas
• Seguimiento de cancelaciones de pólizas
• Tramitación y resolución de reclamos en los plazos estipulados en el
contrato
• Supervisión sobre el cumplimiento del contrato
• Otros que en el transcurso de sus operaciones establezca IBG
Correduría de Seguros S.A.
Artículo 18: Fundamento Jurídico
Son CORREDORES DE SEGUROS de la Sociedad corredora de IBG Correduría
de Seguros S.A. las personas físicas a quienes aquella les concede licencia para
vender los seguros que se encuentren bajo el ámbito de su autorización y previa
aprobación de la Superintendencia General de Seguros.
En el ejercicio de su actividad comercial, el CORREDOR DE SEGUROS estará
adscrito a la supervisión de IBG Correduría de Seguros S.A. y la Superintendencia
General de Seguros y deberá respetar lo estipulado en la Ley Reguladora del
Mercado de Seguros #8653 y sus reglamentos.
Artículo 19: Condiciones para el Otorgamiento de la Licencia
Las condiciones inherentes a la concesión de la licencia como CORREDOR DE
SEGUROS serán determinados exclusivamente por la Junta Directiva mediante
modificaciones por escrito al presente Reglamento.
IBG Correduría de Seguros S.A. determinará las aptitudes, cursos, exámenes que
deberán completar las personas físicas por medio de las cuales se realiza la
intermediación de seguros. Estas personas físicas deben reunir los siguientes
requisitos:
• Tener plena capacidad de actuar
• Ser mayor de edad
• Ser de notaria buena conducta
• Tener el domicilio en territorio nacional
• Contar con los conocimientos técnicos que lo capaciten para desempeñarse
como Corredor de seguros en los ramos asociados
• Suscribir una carta de compromiso de formación continua y actualización en
los ramos de seguros en los que se encuentra autorizado.
Artículo 20: Acto de Comercialización
Los corredores de seguros únicamente podrán vender seguros debidamente
registrados ante la SUGESE cuando se encuentren acreditados debidamente por
un CORREDOR DE SEGUROS que cuente con contrato vigente con IBG
Correduría de Seguros S.A.
Artículo 21: Condiciones para Efectuar la intermediación de Seguros
En las labores de intermediación de seguros el CORREDOR DE SEGUROS deberá
respetar las condiciones impuestas por la corredora de seguros, no sólo en cuanto
a la operación de venta de seguros, sino a las relaciones y condiciones que regulan
la actividad aseguradora de está.
Artículo 22: Condiciones para Mantener la Autorización de Venta
Para mantener la autorización de venta, el CORREDOR DE SEGUROS deberá
cumplir con los requisitos que determine IBG Correduría de Seguros S.A. en cuanto
a cursos de actualización y exámenes de conocimiento necesario.
Artículo 23: Obligaciones de los Representantes Legales y Personeros del
CORREDOR DE SEGUROS
Además de las obligaciones contenidas en las Leyes. Reglamentos y el Contrato
celebrado entre IBG Correduría de Seguros S.A. y en Corredor de Seguros, son
obligaciones del CORREDOR DE SEGUROS:
• Cumplir con las obligaciones legales, reglamentarios y contractuales
correspondientes y los acuerdos de IBG Correduría de Seguros S.A.
• Guardar reserva y confidencialidad sobre las informaciones que obtenga en
la actividad de seguros que desarrolle, así como los nombres de las personas
por cuenta de quienes esas negociaciones se realizan.
• Cerciorarse de la autenticidad de las firmas de las personas físicas que
ordenen la realización de operaciones de seguros, y en su caso, de la
existencia de un poder suficiente para actuar en representación de una
persona jurídica.
• Conducir todos los negocios con lealtad, claridad, precisión y, abstenerse de
artificios, practicas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma,
pueden inducir en error a las partes contratantes o al mercado de seguros,
debiendo brindar en todo momento al cliente la información necesaria y
veraz.
• Actuar de conformidad con las más estrictas normas éticas en la negociación
de seguros
• Aprobar los cursos de nuevos seguros, actualización de productos o ventas
que establezca IBG Correduría de Seguros S.A. para los representantes
legales o sus personeros, así como cumplir con el programa de capacitación
establecido.
CAPITULO IV
Política institucional respecto a la revisión del contenido de los contratos de
comercialización, así como de la vigencia y cinco días naturales de
anticipación.
Artículo 24: Condiciones del contrato de comercialización y su vigencia
Mediante el “Contrato para intermediación de seguros”, se establecerá el esquema
de acreditación y trabajo de los corredores de seguros, en una relación cuya
vigencia en por tiempo indefinido, por lo que cualquier de las partes podrá darlo por
terminado mediante aviso dado por escrito con cuarenta y cinco días de
anticipación.
Artículo 25: Procedimiento de revisión del contenido de los contratos de
comercialización
Las partes acuerdan que la información reciproca que en virtud de su relación
contractual generen o intercambien se considera confidencial. Se comprometerán a
velar por el uso que se dé a la misma, según lo establece la normativa aplicable.
Para la interpretación y cumplimiento del contrato de comercialización se
someten las partes a lo dispuesto en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros
N° 8653 sus reglamentos, la Ley sobre el Contrato de Seguro; los Reglamentos
internos de corredores que sean publicados por la Aseguradora, y en caso de
controversia las partes se someterán a los Tribunales Civiles competentes de la
República de Costa Rica, e informarán de lo mismo a la SUGESE. Todas las
controversias o diferencias que pudieran dirimir se podrán resolver por la vía
arbitral, de conformidad con lo estipulado por la Ley Sobre Resolución
Alternativa de Conflictos y Promoción de la Paz Social N° 7727 del 09 de
Setiembre de 1997. En caso de modificación de las condiciones en las que opere
el mercado de seguros de Costa Rica, las partes readecuaran los términos de
este contrato, dentro de los treinta días siguientes a que la nueva normativa haya
sido promulgada.
CAPITULO V
Medidas de carácter punitivo que adoptará la corredora ante acciones u
omisiones en que incurran los agentes y sociedades de agencia de seguros,
y los operadores de seguros autoexpedibles, que generan incumplimientos al
respectivo contrato de comercialización y a la normativa reguladora del
mercado de seguros.
Artículo 26: Mecanismos de control aplicable a la gestión de los Corredores
El corredor de Seguros deberá regirse por los mecanismos de control que IBG
Correduría de Seguros S.A. establezca para el proceso de comercialización y que
se encuentran detallados en el manual del producto, los cuales tiene como objetivo
garantizar un adecuado proceso de comercialización de los productos en
cumplimiento a lo establecido en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros N°
8653.
Quienes desean ser corredores de seguros han de tener la capacidad legal para
ejercer el comercio, en sus funciones, los Corredores de seguros deberán respetar
todas las disposiciones establecidas por IBG Correduría de Seguros S.A. en todas
sus políticas, procedimientos y reglamentos internos, especialmente las referidas al
Control Interno y a la Ley 8204 sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas,
drogas de uso no autorizado, legitimación de capitales y actividades conexas.
Así mismo, los corredores deben cumplir con todas las obligaciones estipuladas en
las leyes y reglamentos oficialmente establecidos.
Artículo 27: Cancelación o Suspensión de Licencias
IBG Correduría de Seguros S.A. podrá solicitar a la Superintendencia de Seguros
la suspensión o cancelación de la acreditación del CORREDOR DE SEGUROS
cuando violen sus obligaciones siguiendo para ello el debido proceso que les
garantice su derecho de defensa.
EL CORREDOR DE SEGUROS será solidariamente responsable cuando haya
coadyuvado o consentido la violación.
Los Corredores de Seguros, en el cumplimiento de sus funciones, estarán sujetos
a todas las disposiciones y obligaciones establecidas en la Ley Reguladora del
Mercado de Seguros No. 8653, en especial a las expuestas en el artículo 26 del
Capítulo V de esa ley.
Del mismo modo, el Corredor de seguros debe regirse por lo establecido en el
contrato de servicios celebrando entre ellos e IBG Correduría de Seguros S.A.
Lo establecido en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros No. 8653 y en el
contrato entre el Corredor de Seguros e IBG Correduría de Seguros S.A. es de
cumplimiento obligatorio por parte de los corredores. Si alguna de las disposiciones
u obligaciones establecidas es quebrantada, IBG Correduría de Seguros S.A podrá
aplicar medidas de carácter punitivo de acuerdo al esquema de faltas definido a
continuación.
Artículo 28: Clasificación de las faltas en que puede incurrir el Corredor de
Seguros
A. Faltas leves
Se considerarán faltas leves a los incumplimientos cometidos por el Corredor
de Seguros o sus agentes de las estipulaciones del contrato entre el Corredor
y IBG Correduría de Seguros S.A. que no implican un incumplimiento de
alguna de las cláusulas contractuales o una interrupción o menoscabo del
proceso de comercialización definido en el inciso c del artículo 12 del
presente manual, el cual puede generar un proceso de comercialización
ineficiente y una mala percepción del servicio por los clientes.
B. Faltas graves
Se considerarán faltas graves todas aquellas acciones del Corredor de
seguros o de sus agentes que conlleven el incumplimiento de las
obligaciones contenidas en los incisos o, p, q, r, s del artículo 26 de la Ley
8653, o las designadas como faltas graves en adenda este contrato y IBG
Correduría de Seguros S.A.
Se considerarán faltas graves todas aquellas faltas leves que hayan sido
sancionados bajo el debido proceso y que sean recurrentes en tres ocasiones
en el accionar del Corredor de seguros.
C. Faltas muy graves
Se consideran faltas muy graves a todas aquellas acciones del Corredor de
seguros o de sus agentes que violenten lo estipulado en el artículo 26 incisos
desde el “a” hasta el “ñ” de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros No.
8653, así como faltas tipificadas como muy graves en otras leyes
establecidas formalmente en materia de seguros y sus respectivos
reglamentos.
Adicionalmente, son faltas muy graves las acciones que impliquen el
incumplimiento del contrato celebrado entre este IBG Correduría de Seguros
S.A. y que hayan sido tipificadas como faltas muy graves en adenda a dicho
documento.
Artículo 29: Sanciones aplicables a los corredores de seguros
IBG Correduría de Seguros S.A. aplicará sanciones disciplinarias a los corredores
de seguros de acuerdo a cada uno de los tipos de faltas tipificando anteriormente
de la siguiente manera:
A. Infracciones por faltas leves
Cuando el Corredor de seguros incurra en una falta leve, IBG Correduría de
Seguros S.A. serán sancionadas con una amonestación por escrito que
detalla la falta cometida y las medidas correctivas que se deben implementar
de forma obligatoria. En caso de considerarlo necesario la Junta Directiva de
la sociedad corredora, si puede aplicar una multa de hasta 50 salarios base
que pueden ser descontados de las comisiones del Corredor; buscando
proporcionalidad entre la falta cometida y la multa asignada. En el
establecimiento de esta multa se deben seguir y documentar el debido
proceso.
B. Infracciones por faltas graves
Las faltas graves en las que incurra un Corredor de seguros, serán
sancionadas con el inicio del debido proceso para resarcir los eventuales
daños y perjuicios patrimoniales causados por las faltas graves del Corredor
o sus agentes, para lo cual se utilizará, sin estar limitado a ella, la garantía
establecida en la cláusula décima segunda del contrato entre el Corredor y
la aseguradora.
En caso de consistir la falta grave en una acción tipificada como tal en la Ley
8653, se comunicará del hecho a la Superintendencia de Seguros para que
actúe conforme lo establece el capítulo III de dicha ley.
C. Infracciones por faltas muy graves
Las faltas graves en las que incurra un Corredor de seguros, serán
sancionadas con el inicio del debido proceso para resarcir los eventuales
daños y perjuicios patrimoniales causados por las faltas graves del Corredor
o sus agentes, para lo cual se utilizará, sin estar limitado a ella, la garantía
establecida en la cláusula décima segunda del contrato entre el Corredor y
la aseguradora.
En caso de consistir la falta muy grave en una acción tipificada como tal en
la Ley 8653, se comunicará del hecho a la Superintendencia de Seguros para
que actúe conforme lo establece el capítulo III de dicha ley.
Adicionalmente, ante la ocurrencia de una falta muy grave, se procederá a
desacreditar al Corredor ante la Superintendencia de Seguros.
CAPITULO VI
Revelación y administración de conflictos de interés entre la sociedad
corredora de seguros, y según sea el caso, entre otros participantes del
mercado de seguros y del sistema financiero, que formen parte del mismo
grupo financiero.
Artículo 30: Manual de políticas y procedimientos para evitar el conflicto de
intereses
La adecuada revelación y administración de conflictos de interés entre la sociedad
corredora de y los corredores de seguros, y otros participantes del mercado estarán
regidos por lo consignado en el Capítulo IX del Código de Gobierno Corporativo de
la empresa, el cual es de acatamiento obligatorio en esta materia.
CAPITULO VII
Política institucional e infraestructura administrativa para la atención de
quejas y reclamos relacionados con la comercialización de seguro por la
sociedad corredora, agentes y sociedades agencias de seguros, y operadores
de seguros autoexpedibles.
Artículo 31: Manual de políticas y procedimientos para el procesamiento de
reclamos
La política institucional e infraestructura administrativa para la atención de quejas y
reclamos relacionados con la comercialización de seguros por la sociedad
corredora, está debidamente desarrollada en el Código de Gobierno Corporativo de
la empresa, el cual es de acatamiento obligatorio en esta materia.
CAPITULO VIII
Políticas de remuneración y comisiones de los canales de comercialización
Artículo 32: Esquema de comisiones
La remuneración de los corredores de seguros está conformada por el esquema de
comisiones que IBG Correduría de Seguros S.A. ha establecido para cada tipo de
póliza de su cartera de productos.
El esquema de comisiones se encuentra debidamente definido en la Nota Técnica
cada una de las pólizas, así como en el Manual de Productos interno. IBG
Correduría de Seguros S.A. puede ajustar este esquema para cada una de las
figuras de los canales de comercialización y de acuerdo a las licencias de
intermediación otorgadas.
La definición de cada esquema de comisiones responde a una estrategia definida
por IBG Correduría de Seguros S.A. para cada tipo de póliza, misma que será
revisada con una periodicidad anual.
Los esquemas de comisiones anteriormente mencionados pueden ser sujeto de
negociación entre el Corredor de Seguros IBG Correduría de Seguros S.A. a la luz
de las condiciones de la póliza prospecto de colocación. El derecho de decisión de
si se hace o no una variación a la comisión definida en la nota técnica y manual de
productos, de acuerdo a la negociación propuesta por el Corredor, es exclusiva de
IBG Correduría de Seguros S.A.
Artículo 33: Plan de incentivos y bonificaciones
IBG Correduría de Seguros S.A. definirá en el contrato celebrando entre éste y el
Corredor de Seguro, un plan de incentivos y bonificaciones por la consecuencia de
las metas de ventas establecidas, así como el excedente de colocación medido por
esa meta.
Este plan de incentivo y bonificaciones se determinará por cada uno de los tipos de
pólizas y podrá variar para cada una de las figuras de los canales de
comercialización.
Adicionalmente, IBG Correduría de Seguros S.A. tendrá la potestad para revisar y/o
modificar las condiciones de plan de incentivos y bonificaciones en el momento que
lo considere oportuno, siempre y cuando las modificaciones realizadas no violenten
las leyes, normas, políticas y procedimientos que regulan la comercialización del
mercado de seguros.
CAPITULO IX
Políticas y procedimientos para el manejo y protección de la información
confidencial de los clientes, por parte de la sociedad corredora, así como de
los corredores.
Artículo 34: Manejo de información de clientes
Los corredores de seguros deberán dar un trato de absoluta confidencialidad a la
información que reciban por parte de los clientes para la celebración de los contratos
de una póliza, esto de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 6 de la Ley Reguladora
del Mercado de Seguros No. 8653 por lo establecido en la Política de Atención de
Clientes de IBG Correduría de Seguros S.A. contenido en el respectivo Código de
Gobierno Corporativo.
La única excepción en que se permitiría brindar información confidencial de clientes,
es en aquellos casos en los que, de acuerdo a la legislación vigente, esta debe ser
suministrada a las autoridades competentes, bajo cualquier supuesto de que el
cliente pueda estar cometiendo alguna de las actividades definidas y reguladas por
la Ley 8204 sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uno no
autorizado, legitimación de capitales y actividades conexas. Para esto el Corredor
deberá facilitar la información al Oficial de Cumplimiento de IBG Correduría de
Seguros S.A. quien será el encargado de facilitar la información a los personeros
correspondientes y de dar seguimiento al caso.
