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II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA. ¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?. OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. - PowerPoint PPT Presentation
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II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS
ECUADOR – COLOMBIA
23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA
¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?
OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la institución, dentro del cumplimiento de sus funciones. Fortalecer los sistemas de seguridad en los sistemas de la información, para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.
Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594 / 2000, ley general de archivos). Preservar correctamente la documentación, siguiendo estipulaciones como el manejo de la temperatura y humedad en el lugar dónde se estén almacenados.
¿QUÉ ES DOCUMENTO?
CARACTERISTICAS:INTEGRIDAD
AUTENTICIDADINGENUIDAD
ES DOCUMENTO CUALQUIER SOPORTE FÍSICO O ELECTRÓNICO, QUE CONTENGA INFORMACIÓN DE LA CUAL POSTERIORMENTE HAREMOS USO
Y TENGA CAPACIDAD PROBATORIA (EVIDENCIA).
FALSEDAD DOCUMENTAL
CÓDIGO PENAL:ART. 294 Documento.ART. 296-297Falsedad en documento público.ART. 289Falsedad en documento privado ART. 291Uso de documento falso.
CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO :
ART. 34ART. 35
Dar lugar al acceso y exhibir, documentos,
expedientes o archivos a personas no autorizadas.
CLASES DE DOCUMENTOS
PÚBLICOS PRIVADOS
TIPOS DE DOCUMENTOS
TEXTUALES CARTOGRAFICO
S O GRAFICOS IMÁGENES FONOGRAFICOS
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
PRODUCCIÓN
TRÁMITE
DISTRIBUCIÓN
RECEPCIÓN
ORGANIZACIÓN
CONSULTA
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
NORMATIVIDAD
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
ART. 8ART. 20ART. 23ART. 74
LEY 80 DE 1989SE CREA EL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN• ART 1 CRÉASE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
• ART 2 FUNCIONES:
a) ESTABLECER, ORGANIZAR Y DIRIGIR EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
b) FIJAR POLÍTICAS Y EXPEDIR LOS REGLAMENTOS
c) SELECCIONAR, ORGANIZAR, CONSERVAR Y DIVULGAR EL ACERVO DOCUMENTAL
d) CONTROLAR LA POLÍTICA NACIONAL DE ARCHIVOS
e) PROMOVER LA ORGANIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LOS ARCHIVOS
f) ESTABLECER RELACIONES Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN
• ART 7 PATRIMONIO
• ART 1 OBJETO.
• ART 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN.
• ART 11 OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
• ART 18 CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO.
• ART 23 FORMACIÓN DE ARCHIVOS.
• ART 24 OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
LEY 1409 DE 2010
• ART 1 Definición • ART 7 Ejercicio ilegal de la Profesión • ART 11 Principios Generales• ART 12 Deberes de los Profesionales• ART 16 Prohibiciones Generales
REGLAMENTA LA PROFESIÓN ARCHIVISTA
CLASES DE ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO DE GESTIÓN
ORGANIZAR= CLASIFICAR + ORDENAR + DESCRIBIR
CLASIFICACIÓN
DEPURACIÓN
ELIMINACIÓN
ORDENACIÓN
ALFABETICOSNUMÉRICOS
MIXTOS
FOLIACIÓN
DESCRIPCIÓN Y LIMPIEZA
MATRICULACIÓN
UNIDADES DE CONSERVACIÓN A.G
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.G
ARCHIVADOR DE AIRE
ARCHIVADOR DE PISO
ARCHIVADOR HORIZONTAL
ARCHIVO CENTRAL
SALUD OCUPACIONAL EN EL
ARCHIVO
HIGIENE INDUSTRIAL
PROTECCIÓN, PREVENCIÓN Y RESTAURACIÓN
PLAN DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS -
PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE
ARCHIVOS.
MICROORGANISMOS
INSECTOS:CUCARACHASESCARABAJOS
PIOJOSTERMITAS
PECECILLOS DE PLATA
RATAS Y RATONES
FONDO ACUMULADO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS DISPUESTOS SIN NINGÚN CRITERIO DE OGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA, NI LAS MÍNIMAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN Y SIN LA POSIBILIDAD DE SER FUENTE DE INFORMACIÓN Y CONSULTA.
UNIDADES DE CONSERVACION
A.CCAJAS DE ARCHIVO INACTIVO ESTANTE METALICO
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
A.C
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
COMITÉ DE ARCHIVO
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Proceso mediante el cual las entidades públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplido el tiempo de retención en las tablas de retención documental (T.R.D) y tablas de valoración documental T.V.D.
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN
GRACIAS