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Centro Findustria – Università Bocconi
Il collegio sindacale
In collaborazione con
e i controlli interni
Dicembre
2009
La ricerca elaborata dal centro Findustria si
inserisce fra le varie iniziative promosse nell’ambito
della partnership Ernst & Young e Bocconi, che
prevede anche una serie di progetti sulle tematiche di
Corporate Governance.
In questa ricerca viene analizzato il ruolo del collegio
sindacale e le interazioni di quest’ultimo con gli altri
organismi di controllo.
Il progetto è stato condotto attraverso numerose
interviste dirette a un campione di professionisti che
siedono nei collegi sindacali.
Research Team Responsabile Maurizio Dallocchio Nomura Chair of Corporate Finance Coordinatore Laura Taveggia Ricercatori Davide Gremmo Gavino Arrica Francesca Ada Pra Stefano Cecchini
1
INDICE
Introduzione
1 I Sistemi di Amministrazione e Controllo
1.1 Il sistema tradizionale
1.2 Il sistema dualistico
1.3 Il sistema monistico
2 Il Controllo Legale
2.1 Il collegio sindacale nel sistema tradizionale
- Composizione e nomina del collegio sindacale
- Riunioni e deliberazioni del collegio sindacale
- Requisiti soggettivi e cause di ineleggibilità e decadenza
- Requisiti di professionalità per i sindaci delle società quotate
- Indipendenza dei sindaci
- Responsabilità dei sindaci
- Retribuzione dei sindaci
- Sostituzione e revoca dei sindaci e del collegio sindacale
- Doveri e poteri del collegio sindacale
3 Il Controllo Contabile
4 Analisi delle interviste
2
INTRODUZIONE
La riforma del diritto societario del 2003 ha previsto l’introduzione in Italia di
alternativi sistemi di amministrazione e controllo (c.d. governance) delle Società per
azioni (Spa), mutuandoli da diverse esperienze estere.
La normativa che disciplina i sistemi governance delle Spa, con particolare riferimento
ai diversi ruoli ed alle diverse responsabilità per il controllo interno, così come
introdotte dalla riforma del 2003, ha dato luogo a taluni elementi di discussione e, in via
generale, di critica.
L’obiettivo della presente analisi risiede nella proposizione di alcuni spunti di
riflessione per una futura evoluzione dell’impianto normativo che disciplina il sistema
di governance delle Spa attraverso l’esposizione delle indicazioni derivanti dagli stessi
attori protagonisti nei ruoli di controllo interno delle suddette società.
Da ciò la necessità di un’evidenza empirica, ottenuta attraverso un’intervista diretta
effettuata a 36 presidenti dei collegi sindacali o sindaci effettivi che ricoprono cariche in
44 società quotate sul mercato italiano. Tale evidenza empirica è stata posta alla base
delle indicazioni proposte dal team di ricerca e dagli stessi intervistati.
Il presente lavoro si compone di due parti:
1. una breve descrizione dei tre sistemi di governance previsti dal diritto societario
italiano, seguita dalla descrizione analitica dell’impianto normativo relativo al
sistema del controllo interno delle Spa ;
2. un’analisi empirica rappresentata dai risultati dell’evidenza documentale
raccolta attraverso le suddette interviste.
3
1 I SISTEMI DI AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO
Il diritto societario italiano prevede, per le Spa, l’adozione di tre sistemi di governance
alternativi:
♦ il sistema tradizionale;
♦ il sistema dualistico;
♦ il sistema monistico.
1.1 IL SISTEMA TRADIZIONALE Ai sensi dell’art. 2380 c.c., se lo statuto non dispone diversamente, l’amministrazione e
il controllo delle Spa è regolato secondo lo schema del sistema tradizionale. Il sistema
tradizionale prevede che l’Assemblea dei Soci nomini l’organo amministrativo nella
forma di Amministratore Unico oppure di Consiglio di Amministrazione (CdA), il
Collegio Sindacale e, con il parere del Collegio Sindacale, l’organo di controllo
contabile.
Gli amministratori sono nominati dall’assemblea ordinaria, fatta eccezione per i primi
amministratori che sono nominati nell’atto costitutivo (art. 2383 co. 1 c.c.).
Spetta esclusivamente agli amministratori il potere di gestione dell’impresa, cioè il
potere di deliberare il compimento di tutti gli atti diretti alla realizzazione dell’oggetto
sociale (art. 2380-bis co. 1 c.c.). Agli amministratori spetta anche il potere di
rappresentanza, ossia il potere di compiere nei confronti dei terzi tutti gli atti che
rientrano nell’oggetto sociale, potere di rappresentanza che dai soci può essere attribuito
soltanto ad uno o ad alcuni membri del Consiglio (art. 2384 c.c.).
Il CdA, se lo statuto o l’assemblea lo consentono, “può delegare i propri poteri (di
rappresentanza o, insieme, di gestione e di rappresentanza) a un Comitato Esecutivo
composto da alcuni dei suoi membri, o anche ad uno o più dei consiglieri, cosiddetti
amministratori delegati ” (art. 2381 co. 2 c.c.).
“Il CdA determina il contenuto, i limiti e le eventuali modalità di esercizio della delega;
può sempre impartire direttive agli organi delegati e evocare a sé operazioni rientranti
nella delega. Sulla base delle informazioni ricevute, il CdA valuta l’adeguatezza
dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società; ha il compito,
inoltre, di esaminare i piani strategici, industriali e finanziari della società e di
4
valutare, sulla base della relazione degli organi delegati, il generale andamento della
gestione ”(art. 2381 co. 3 c.c.).
“Gli organi delegati curano che l'assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia
adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa e riferiscono al CdA e al Collegio
Sindacale, con la periodicità fissata dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi,
sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché sulle
operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla
società e dalle sue controllate ” (art. 2381 co. 5 c.c.).
“Gli amministratori sono tenuti ad agire in modo informato; ciascun amministratore
può chiedere agli organi delegati che in consiglio siano fornite informazioni relative
alla gestione della società ” (art. 2381 co. 6 c.c.).
Se l’amministratore delegato ha interessi personali in un’operazione, non deve
compierla e deve rimettere ogni decisione al consiglio di amministrazione (art. 2391
c.c.).
Non possono essere delegati i poteri espressamente indicati nell’art. 2381:
− il potere di redigere il bilancio;
− il potere di adottare i provvedimenti relativi all’aumento o alla riduzione per perdite
del capitale sociale;
− il potere di redigere progetti di fusione o di scissione.
Gli amministratori, inoltre, hanno il compito di convocare l’Assemblea dei Soci, di
fissarne l’ordine del giorno oltre che di attuarne le delibere; hanno inoltre il potere ed il
dovere di impugnare le delibere assembleari che violino la legge o l’atto costitutivo
della società.
Gli amministratori, infine, hanno il compito della tenuta dei libri e delle scritture
contabili della società, redigendo annualmente il progetto di bilancio da sottoporre
all’approvazione dell’Assemblea dei soci.
Come si avrà modo di approfondire in seguito, il Collegio Sindacale, organo di
controllo proprio del sistema tradizionale, assume funzioni sostanzialmente limitate al
controllo dell’amministrazione. Spetta infatti ad un revisore contabile esterno, o ad una
società di revisione, iscritti nel registro istituito presso il Ministero della Giustizia, il
controllo contabile della Società.
5
L’art. 2403 c.c. prevede che i sindaci vigilino sull’osservanza delle leggi e dello statuto
della società; prevede inoltre il controllo sul rispetto dei principi di corretta
amministrazione ed il controllo sul concreto funzionamento della struttura
organizzativa, amministrativa e contabile della società.
L’art. 2407 c.c. prevede, inoltre, che i sindaci svolgano la propria attività con la
professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico e “sono responsabili
solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno
non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro
carica”.
Infine, la funzione di controllo contabile, secondo l’art. 2409-ter c.c., include:
− la verifica almeno trimestrale della regolare tenuta della contabilità aziendale;
− la verifica del bilancio d’esercizio, del bilancio consolidato se previsto in conformità
delle norme che li disciplinano;
− l’espressione di un giudizio, tramite apposita relazione, circa la conformità di cui al
punto precedente.
1.2 IL SISTEMA DUALISTICO
Tale sistema, tradizionalmente adottato in Germania (e per questo detto anche “modello
renano” o “alla tedesca”), prevede che la governance delle Spa sia affidata ad un
Consiglio di Sorveglianza e ad un Consiglio di Gestione. Il sistema dualistico prevede
che l’Assemblea dei Soci nomini il Consiglio di Sorveglianza mentre al Consiglio di
Sorveglianza è demandata la nomina del Consiglio di Gestione. L’Assemblea dei Soci
nomina infine l’organo deputato al controllo contabile.
La disciplina del Consiglio di Gestione corrisponde in gran parte a quella del CdA del
sistema tradizionale.
Le differenze risiedono principalmente:
− nel numero dei suoi componenti, non inferiore a due ed al fatto che, ad eccezione
dei primi nominati nell’atto costitutivo, gli amministratori successivi sono nominati
dal Consiglio di Sorveglianza;
− nell’impossibilità per gli amministratori di essere nominati membri del consiglio di
sorveglianza;
6
− nella specifica azione di responsabilità nei confronti degli amministratori
esercitabile anche dal Consiglio di Sorveglianza
Peculiare del sistema dualistico è invece la disciplina del Consiglio di Sorveglianza. A
tale organo sono assegnate le competenze di controllo, prerogativa, nel sistema
tradizionale, del Collegio Sindacale e di indirizzo della gestione, prerogativa, nel
sistema tradizionale, dell’Assemblea dei Soci. In particolare, se previsto dallo statuto, il
Consiglio di Sorveglianza è tenuto a deliberare “in ordine alle operazioni strategiche e
ai piani industriali e finanziari predisposti dal Consiglio di Gestione”, che peraltro
rimane responsabile per i conseguenti atti di esecuzione (art. 2409-terdecies c.c.).
Nel dettaglio, analogamente alle funzioni dell’Assemblea dei Soci del sistema
tradizionale, il Consiglio di Sorveglianza provvede alla1:
− nomina e revoca i membri del Consiglio di Gestione, determinandone il compenso
(salvo che lo statuto ne abbia attribuito la competenza all’Assemblea);
− approvazione del bilancio d’esercizio (lo Statuto può prevedere che la mancata
approvazione del Consiglio possa essere surrogata da quella dell’Assemblea, alla
quale spetta in ogni caso di deliberare sulla distribuzione degli utili risultanti dal
bilancio ex art.2364-bis c.c.);
− esercizio dell’azione di responsabilità contro i membri del Consiglio di Gestione
(competenza conservata anche dall’Assemblea dei Soci ex art.2409 -decies c.c.);.
Inoltre, analogamente alle funzioni del Collegio Sindacale del sistema tradizionale, il
Consiglio di Sorveglianza provvede alla2:
− denunzia al Tribunale di eventuali gravi irregolarità commesse dai membri del
Consiglio di Gestione (ex. art. 2409 c.c.);
− all’informazione per iscritto dell’Assemblea, almeno una volta all’anno, sull’attività
della vigilanza svolta, sulle eventuali omissioni e su eventuali fatti censurabili
rilevati;
I componenti del Consiglio di Sorveglianza possono assistere alle riunioni del Consiglio
di Gestione e devono intervenire alle Assemblee dei Soci (art.2409-terdecies c.c.).
1 Cfr. G.Campobasso, Manuale di Diritto Commerciale, terza edizione a cura di M. Campobasso, UTET Professionale 2006.
2 Cfr. G.Campobasso, op. cit.
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I membri del Consiglio di Sorveglianza, che possono essere anche non soci, sono
nominati nell’atto costitutivo e, successivamente, dall’assemblea ordinaria in numero
non inferiore a tre (art. 2364-bis e 2409-duodecies).
Almeno un componente effettivo deve essere scelto tra i revisori contabili.
Il consiglio deve riunirsi almeno ogni novanta giorni.
Come nel sistema tradizionale, il controllo contabile spetta invece ad un revisore
contabile esterno, o ad una società di revisione, iscritti nel registro istituito presso il
Ministero della giustizia, il controllo contabile (art. 2409-quinquiesdecies c.c.). I
compiti e gli obblighi dell’organo di controllo contabile sono gli stessi sottolineati nella
descrizione del sistema tradizionale.
Lo scopo pratico di questo sistema risiede nella separazione della proprietà dei soci dal
potere degli organi sociali interponendo tra l’Assemblea dei Soci e l’organo di gestione,
denominato Consiglio di Gestione, il Consiglio di Sorveglianza. In tal modo attività
tipiche dei soci del sistema tradizionale, quali l’approvazione del bilancio o la
designazione degli amministratori, vengono demandate ad un organo terzo che esercita
il controllo sull’amministrazione della società.
1.3 IL SISTEMA MONISTICO
Il sistema monistico, su matrice statunitense (detto anche “modello angloamericano”),
prevede che la governance delle Spa venga affidata al Consiglio di Amministrazione e
ad un Comitato per il controllo sulla gestione, costituito al suo interno, (art.2409-
sexiesdecies). Il sistema monistico prevede che l’Assemblea dei Soci nomini il
Consiglio di Amministrazione e che quest’ultimo nomini successivamente il Comitato
per il controllo sulla gestione. L’Assemblea dei Soci nomina, infine, l’organo deputato
al controllo contabile.
Al Consiglio di Amministrazione si applicano le medesime disposizioni previste dal
sistema tradizionale con un’unica differenza: al CdA spetta, infatti, la nomina dei
membri del Comitato per il controllo sulla gestione. Nella sostanza tale norma prevede
che i controllori, il Comitato per il controllo sulla gestione, vengano direttamente
nominati dai controllati, Il CdA.
8
Rispetto al sistema tradizionale al Comitato per il controllo sono attribuite
sostanzialmente le medesime funzioni attribuite al Collegio Sindacale (art.2409-
octiesdecies).
Nel sistema monistico, almeno un terzo dei componenti del Consiglio di
Amministrazione devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti per i
sindaci, dal sistema tradizionale come da articolo 2399 1° comma. Inoltre, se lo statuto
lo prevede, quest’ultimi devono possedere anche i requisiti previsti da codici di
comportamento redatti da associazioni di categoria o da società di gestione di mercati
regolamentati (art.2409-spetiesdecies 2° comma).
I membri del Comitato per il controllo sulla gestione possono fare parte solo
amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza: quindi non possono essere né
amministratori esecutivi né membri del comitato esecutivo, e non possono svolgere
alcuna attività di gestione (art. 2409-octiesdecies co. 2 e 3).
I membri del Comitato per il controllo sulla gestione devono assistere alle assemblee,
alle adunanze del consiglio di gestione e del comitato esecutivo. Per essi ,a differenza
del sistema tradizionale, non è prevista la decadenza dell’incarico per via automatica per
motivi riconducibili ad assenze ripetute o ingiustificate3.
Il Comitato per il controllo sulla gestione svolge, principalmente, le seguenti funzioni:
a) Verifica dell’adeguatezza della struttura organizzativa della società, del sistema
di controllo interno e del sistema amministrativo e contabile
b) verifica della corretta redazione dei documenti finanziari redatti dal CdA
c) verifica della tenuta della contabilità
d) verifica dei bilanci infrannuali e annuali
Come nel sistema tradizionale, il controllo contabile spetta invece ad un revisore
contabile esterno, o ad una società di revisione, iscritti nel registro istituito presso il
Ministero della giustizia, il controllo contabile (art. 2409-noviesdecies c.c.). I compiti e
gli obblighi dell’organo di controllo contabile sono gli stessi sottolineati nella
descrizione del sistema tradizionale.
Lo scopo pratico di questo sistema risiede al Comitato per il controllo sulla gestione per
l’espletamento del proprio incarico nell’ampia disponibilità d’informazione resa
disponibile. 3 Cfr. G.Campobasso, op. cit.
9
2 IL CONTROLLO LEGALE
2.1 IL COLLEGIO SINDACALE NEL SISTEMA TRADIZIONALE
Nell’ambito della disciplina delle società per azioni, la riforma del diritto societario (D.
Lgs. n. 6 del 17 gennaio 2003, come successivamente modificato dal D. Lgs. n. 37 del 6
febbraio 2004 e dal D. Lgs. n. 310 del 28 dicembre 2004) ha profondamente modificato
le regole sui controlli, non soltanto attraverso il rinnovamento della disciplina
dell’organo di controllo “tradizionale” (il Collegio Sindacale), ma finanche con la
previsione di un raddoppio delle misure di vigilanza che si sostanzia nell’affiancamento,
al Collegio Sindacale stesso, di un “soggetto incaricato del controllo contabile”.
Il corollario più evidente di tale rinnovamento è rappresentato dal fatto che il controllo
contabile è stato sottratto al Collegio Sindacale, essendo attribuito ad un revisore o
società di revisione, con la sola eccezione, per di più facoltativa, prevista per le società
che, oltre a non fare ricorso al mercato del capitale di rischio, non siano tenute alla
redazione del bilancio consolidato.
A tal riguardo, dispone infatti il nuovo art. 2409-bis c.c. che “il controllo contabile sulla
società è esercitato da un revisore contabile o da una società di revisione iscritti nel
registro istituito presso il Ministero della Giustizia”.
Nella nuova formulazione dei compiti attribuiti al Collegio Sindacale, dunque, gli stessi,
salvo diverse possibili previsioni statutarie, vengono pertanto “limitati alla vigilanza
sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta
amministrazione e sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e
contabile della società” (art. 2402, co. 1, c.c.).
La nuova disciplina del Collegio Sindacale, in seguito alle modifiche alla stessa
introdotte dalla riforma del diritto societario, può essere pertanto riassunto nei seguenti
punti.
COMPOSIZIONE E NOMINA DEL COLLEGIO SINDACALE
Il Collegio Sindacale è un organo sociale obbligatorio ed ha natura collegiale; ad esso è
affidato il controllo e la vigilanza sulla gestione sociale, nell’interesse dei soci e, più in
generale, dei terzi.
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Ai sensi dell’art. 2397 c.c., il Collegio Sindacale è composto da tre o cinque membri
effettivi, che possono essere soci o non soci, e da due supplenti.
Ai sensi dell’art. 2400, co. 1, c.c., i sindaci vengono nominati per la prima volta
dall’atto costitutivo, mentre successivamente la loro nomina spetta all’assemblea
ordinaria, che ne nomina inoltre il presidente. Egli, oltre ad essere titolare dei poteri di
coordinamento dell’organo collegiale (convocazione, presidenza delle riunioni etc.), è
destinatario delle comunicazioni di rinuncia all’incarico dell’amministratore e delle
comunicazioni di dissenso dell’amministratore rispetto alle delibere del Consiglio (art.
2392, co. 3, c.c.).
L’atto costitutivo può stabilire particolari norme per la nomina dei sindaci, ma non
sottrarre all’assemblea ordinaria il potere di nomina.
I componenti del Collegio Sindacale restano in carica per tre esercizi, e “scadono” alla
data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio
della carica. La cessazione dei sindaci per scadenza del termine, poi, ha effetto dal
momento in cui il Collegio viene ricostituito, non essendo prevista dal sistema l’ipotesi
del “vuoto”.
RIUNIONI E DELIBERAZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE
L’art. 2404 c.c. prevede che il Collegio Sindacale si debba riunire almeno ogni 90 giorni
e si considera regolarmente riunito con la presenza della maggioranza dei sindaci
(mentre nella disciplina ante riforma non era fissato un quorum costitutivo). Il Collegio
delibera a maggioranza assoluta dei presenti (art. 2404 co. 4 c.c.), mentre nel vecchio
testo si disponeva che le deliberazioni dovessero essere prese a maggioranza assoluta.
I verbali delle riunioni del Collegio Sindacale devono essere riportati nel libro previsto
dall’art. 2421, co. 1, n. 5 c.c. e sottoscritti dai partecipanti.
REQUISITI SOGGETTIVI E CAUSE DI INELEGGIBILITA’ E DECANDENZA
Per quanto concerne i requisiti soggettivi dei sindaci, mentre prima della riforma del
diritto societario era previsto che tutti i componenti dell’organismo di controllo
dovessero essere iscritti nel registro dei revisori, il novellato art. 2397 c.c. dispone che
almeno un membro effettivo ed uno supplente debbano essere scelti tra gli iscritti nel
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registro dei revisori contabili istituito presso il Ministero della Giustizia. I restanti
componenti, se non iscritti in tale registro, devono essere scelti tra gli iscritti negli albi
professionali individuati con decreto del Ministero della Giustizia4 o tra i professori
universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche.
Anche prima della riforma la disciplina prevedeva specifici requisiti per la nomina dei
sindaci e definite cause di ineleggibilità, con l’obiettivo ultimo di garantirne
l’indipendenza e la neutralità. Oltre alle cause di ineleggibilità previste per gli
amministratori e riportate dall’art. 2382 c.c.: (interdetto o condannato ad una pena che
comporta l’interdizione anche temporanea dai pubblici uffici, inabilitato, fallito), già il
precedente art. 2399 c.c. individuava ulteriori cause di ineleggibilità e decadenza per i
sindaci, vale a dire:
a) il fatto di essere coniuge, parente o affine entro il quarto grado di un
amministratore;
b) il fatto di essere legato alla società o ad una sua controllata da un rapporto
continuativo di prestazione di opera retribuita;
c) la cancellazione o la sospensione dal registro dei revisori contabili5.
Il novellato art. 2399 c.c. individua nuove cause di ineleggibilità e di decadenza rispetto
a quelle previste dalla disciplina previgente; più nel dettaglio:
d) oltre al coniuge, ai parenti e agli affini entro il quarto grado degli amministratori
della società, non possono essere eletti anche i medesimi amministratori e gli
amministratori delle società controllate, della società che la controllano e di
quelle sottoposte a comune controllo;
e) non si fa più solo riferimento al rapporto continuativo di prestazione d’opera
retribuita, ma anche e più in generale a rapporti di natura patrimoniale che ne
compromettano l’indipendenza;
f) lo statuto può prevedere ulteriori cause di ineleggibilità, incompatibilità o
decadenza, oltre a limiti e criteri per il cumulo degli incarichi.
4 Tale elenco comprende avvocati, dottori commercialisti, ragionieri, periti commerciali e consulenti del lavoro.
5 Cfr. D.M. 320/2004 “individuazione delle professionalità abilitate a comporre il Collegio Sindacale ai sensi dell’art. 2397 co. 2 del CC”
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L’art. 2404 c.c. prevede infine che il Collegio Sindacale debba riunirsi almeno ogni tre
mesi e che il sindaco decada nel caso in cui non partecipasse, senza giustificato motivo,
a due riunioni del Collegio Sindacale stesso.
REQUISITI DI PROFESSIONALITA’ PER I SINDACI DELLE QUOTATE
Alla luce della disciplina dettata dal D. Lgs. n. 58/1998 (Testo unico delle disposizioni
in materia finanziaria o T.U.F.), le società con azioni quotate nei mercati regolamentati
italiani o di altri Paesi dell’UE devono scegliere tra gli iscritti nel registro dei revisori
contabili che abbiano esercitato per un periodo non inferiore a tre anni:
a) almeno uno dei sindaci effettivi (se questi sono in numero di tre) oppure almeno
due dei sindaci effettivi (nel caso in cui questi siano in numero superiore a tre);
b) almeno uno dei sindaci supplenti.
I rimanenti sindaci devono aver maturato un’esperienza di almeno tre anni nell’esercizio
di:
a) attività di amministrazione, controllo o compiti direttivi presso società di
capitale con Collegio Sindacale non inferiore a due milioni di Euro;
b) attività professionali o di insegnamento universitario di ruolo in materie
giuridiche, economiche, finanziarie e tecnico-scientifiche attinenti l’attività
d’impresa;
c) funzioni dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni operanti
nei settori finanziario, creditizio o assicurativo.
Come già ricordato, gli statuti societari possono comunque prevedere ulteriori requisiti
di professionalità.
INDIPENDENZA DEI SINDACI
In via generale, le linee guida contenute nei Principi di Comportamento del CNDC6,
per quanto riguarda l’indipendenza dei sindaci e dei revisori, affermano che uno studio
professionale, individuale o associato, non potrà percepire da una società cliente (e più
in generale dal gruppo cui questa appartiene) emolumenti complessivi - sia per attività
6 Documento approvato il 25 gennaio 2005 dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti (CNDC).
13
di revisione sia di consulenza - superiori al 15% del totale dei ricavi dello studio
medesimo.
Il concetto di indipendenza e’ legato al fatto che “un soggetto terzo ragionevole e
informato, che conosca i fatti e le circostanze rilevanti a uno specifico incarico di
revisione giungerebbe alla conclusione che il revisore esercita in modo obiettivo e
imparziale la sua capacità di giudizio per tutte le questioni sottoposte alla sua
attenzione”.
Fondamentale e’ la simultanea sussistenza della cosiddetta indipendenza “mentale” e di
quella “formale”; la prima afferisce al corretto approccio professionale all’incarico (i.e.
si devono considerare solo gli elementi rilevanti, escludendo i fattori esterni), la seconda
sarebbe invece legata proprio al fatto che un terzo sia nel dubbio in merito
all’obiettività’ dell’incarico svolto.
Infine il CNDC si e’ espresso sulla dipendenza finanziaria, asserendo che
l’indipendenza deve ritenersi seriamente compromessa nel caso in cui appunto il totale
dei corrispettivi per i servizi prestati supera la soglia del 15% dei ricavi totali.
RESPONSABILITA’ DEI SINDACI
Il nuovo art. 2407 c.c. prevede che i sindaci adempiano ai loro doveri con la
professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico, mentre prima della
riforma era richiesta solamente la cosiddetta “diligenza del mandatario”.
Inoltre essi sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il
segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza in ragione del loro incarico.
I sindaci sono responsabili, in solido con gli amministratori, per i fatti o le omissioni da
questi compiuti, nel caso in cui il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato
in conformità con gli obblighi della loro carica.
Ai sensi dell’art. 2403-bis i sindaci possono effettuare atti di ispezione e controllo,
chiedere informazioni agli amministratori sull’andamento delle operazioni sociali ed
impugnare le deliberazioni del consiglio prese in violazione della legge o dello statuto.
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RETRIBUZIONE DEI SINDACI In via generale, la remunerazione annuale dei membri del Collegio Sindacale è stabilita
dallo statuto; altrimenti, la stessa deve essere determinata dall’Assemblea all’atto della
nomina per l’intero periodo di durata dell’ufficio (art. 2402 c.c.).
SOSTITUZIONE E REVOCA DEI SINDACI E DEL COLLEGIO
Il mandato dei sindaci o dell’intero collegio può terminare o per sostituzione
(cooptazione) o per cessazione d’ufficio.
In riferimento alla sostituzione, l’art. 2401 c.c. prevede che in caso di morte, rinunzia o
decadenza di un effettivo, subentrano i supplenti in ordine di età. Il sostituente resta in
carica fino alla successiva Assemblea, che provvede a integrare i sindaci effettivi e i
supplenti necessari. I nuovi nominati scadono insieme con quelli in carica. Nel caso di
sostituzione del Presidente, il sindaco effettivo più anziano ne assume il ruolo fino
all’Assemblea successiva. Infine, se con i supplenti non si completa il Collegio
Sindacale, deve essere convocata l’Assemblea affinché si provveda al reintegro.
La rinunzia di un sindaco effettivo (salvo diversa previsione dello statuto sociale) ha
dunque effetto immediato, indipendentemente dalla sua accettazione da parte
dell’Assemblea, qualora sia possibile l’automatica sostituzione del dimissionario con un
sindaco supplente.
Per quanto riguarda la revoca, invece, l’art. 2400, co. 2, c.c. dispone che i sindaci
possono essere revocati solo per giusta causa e che la deliberazione di revoca deve
essere approvata con decreto dal Tribunale, sentito l’interessato.
DOVERI E POTERI DEL COLLEGIO SINDACALE
Come si è già avuto modo di rilevare, il nuovo testo dell’art. 2409-bis c.c., disponendo
che “il controllo contabile sulla società è esercitato da un revisore contabile o da una
società di revisione iscritti nel registro istituito presso il Ministero della Giustizia”, ha
sostanzialmente ridotto i compiti del Collegio Sindacale alla “vigilanza sull’osservanza
della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e
sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società”.
A tal proposito, pare opportuno rilevare però come la separazione della funzione del
controllo contabile non abbia certo “svuotato” il Collegio Sindacale delle proprie
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funzioni, potendosi enucleare una serie di doveri-poteri che, anche nella riformata
disciplina, permangono in capo al Collegio stesso.
I doveri del Collegio Sindacale possono essere infatti sintetizzati nei seguenti:
1. doveri di vigilanza;
2. tenuta del Libro delle adunanze e deliberazioni;
3. riscontro e denunzia di fatti censurabili;
4. partecipazioni alle riunioni degli organi sociali;
5. relazione all’Assemblea di bilancio;
6. operazioni straordinarie;
7. acquisizione di informazioni.
1. Doveri di vigilanza
Ai sensi del citato art. 2403 c.c. il Collegio Sindacale:
a) Vigila sull’osservanza della legge e dello statuto:
Tale vigilanza si sostanzia nel controllo sul:
− rispetto delle norme statutarie, legislative e regolamentari;
− rispetto delle specifiche disposizioni del settore di attività dell’impresa
(e.g. autorizzazioni).
Gli strumenti attraverso cui tale vigilanza viene esercitata sono: la verifica dell’esistenza
di una adeguata struttura organizzativa, l’acquisizione di informazioni da parte del
soggetto incaricato del controllo contabile, la partecipazione alle riunioni sociali e la
gestione dei rapporti con gli amministratori;
b) Vigila sul rispetto dei principi di corretta amministrazione:
Tale forma di vigilanza non si configura come un controllo di merito sull’opportunità e
la convenienza delle scelte di gestione, ma piuttosto come un controllo di legittimità.
Il Collegio Sindacale è pertanto tenuto a verificare la conformità delle scelte compite
dagli amministratori ai generali criteri di razionalità economica.
Il Collegio Sindacale, sulla base delle informazioni ricevute dagli amministratori o, nel
corso dei CdA, dal soggetto incaricato del controllo contabile, vigila sulla diligenza
mantenuta nell’espletamento dell’incarico ddgli amministratori stessi.
Il Collegio Sindacale verifica inoltre che gli amministratori:
16
- non abbiano trascurato di assumere informazioni sufficienti in relazione al
compimento delle scelte di gestione;
- abbiano posto in essere tutte le cautele e le verifiche preventive normalmente
richieste per una determinata decisione;
Vigilare sui principi di corretta amministrazione significa poi verificare che gli
amministratori non pongano in essere operazioni:
- estranee all’oggetto sociale;
- in cui un amministratore abbia un interesse per conto proprio o altrui;
- manifestamente imprudenti o azzardate;
- che possano compromettere l’integrità del patrimonio sociale;
- volte a inficiare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai soci:
- in contrasto con le deliberazioni dell’Assemblea o del CdA;
Pur non prevedendo l’ingerenza dei sindaci nell’ambito gestionale, la vigilanza sulla
corretta amministrazione comporta che l’operato dei sindaci investa di fatto anche
l’attività amministrativa.
c) Vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile
adottato e sul suo concreto funzionamento:
Per assetto organizzativo si intende “il complesso delle direttive e delle procedure
stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato
ad un appropriato livello ci competenza e responsabilità”.
Ai fini della valutazione dell’assetto organizzativo, all’inizio del mandato, i sindaci
devono considerare i seguenti aspetti:
- oggetto sociale, definito nello statuto;
- settore di attività;
- mercato in cui la società opera;
- dimensioni dell’impresa e prospettive di medio periodo;
- organigramma aziendale;
- definizione dei compiti e delle funzioni;
- definizione delle deleghe e dei poteri;
- documentazione di direttive e procedure aziendali.
17
Nel caso di rilievi sull’assetto organizzativo, i sindaci li segnalano agli amministratori e
al responsabile del controllo contabile, sollecitando interventi correttivi.
Successivamente, essi seguono il follow up dei provvedimenti e scambiano
informazioni con le funzioni coinvolte.
Il sistema amministrativo - contabile è una parte del più generale sistema del controllo
interno deputata alla verifica dell’attendibilità delle informazioni di bilancio. Secondo la
dottrina aziendalistica, lo stesso si articola, in:
- ambiente di controllo;
- valutazione dei rischi;
- attività di controllo, della comunicazione e del monitoraggio.
L’adeguatezza del sistema amministrativo - contabile è responsabilità del CdA, mentre
la vigilanza sulla sua adeguatezza e sul suo concreto funzionamento sono di pertinenza
del Collegio Sindacale. I sindaci, all’inizio del mandato, devono considerare i seguenti
aspetti:
- le informazioni sulle quali gli amministratori e le altre funzioni valutano
l’adeguatezza del sistema;
- il confronto con il responsabile del controllo contabile;
- la valutazione autonoma del sistema;
- l’accertamento dell’effettivo monitoraggio del sistema, finalizzato al suo
concreto funzionamento.
Nel corso del mandato, inoltre, i sindaci identificano dei momenti di intervento per
accertare:
- il follow up sulle debolezze segnalate;
- eventuali modifiche significative al sistema;
- il monitoraggio corretto del sistema;
- eventuali debolezze segnalate dalla funzione di controllo contabile.
Inoltre, sempre per quanto concerne l’attività di Vigilanza, il Collegio Sindacale
effettua:
- ove espressamente stabilito dallo statuto, il controllo contabile ex. art. 2409-bis
co. 3 c.c.;
18
- la vigilanza sulle operazioni gestionali di maggior rilievo (ex art. 2381 co. 5
c.c.);
- la vigilanza sull’andamento generale della gestione e sulla sua prevedibile
evoluzione (art. 2381 co. 5 c.c.);
- l’espressione del parere sul compenso da riconoscere agli amministratori rivestiti
di particolari cariche (art. 2389 co. 3 c.c.);
- il controllo delle operazioni poste in essere dagli amministratori in situazioni di
conflitto di interesse (art. 2391 c.c.);
- il controllo e l’attestazione dei limiti all’emissione di prestiti obbligazionari (art.
2412 c.c.);
- l’espressione del consenso all’iscrizione in bilancio, tra le immobilizzazioni
immateriali, dei costi di impianto e ampliamento, dei costi di ricerca, sviluppo e
pubblicità e dell’avviamento (art. 2426, punti 5 e 6, c.c.);
- la compilazione della relazione sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività
svolta nell’adempimento dei propri doveri, le osservazioni e le proposte sul
bilancio (art.2429 c.c.).
Anche se il Collegio Sindacale non esercita, per obbligo di legge o per scelta statutaria,
il controllo contabile, lo stesso deve comunque svolgere un’attività di vigilanza sul
bilancio di esercizio, che, nello specifico, si sostanzia nella:
- verifica delle procedure di formazione, deposito e pubblicazione del bilancio;
- vigilanza sull’impostazione del bilancio;
- verifica della corrispondenza tra il bilancio e le informazioni a disposizione.
Ai fini della stesura della Relazione sulla Gestione, il Collegio Sindacale deve poi
accertare la sussistenza dei contenuti obbligatori, valutare la completezza e la chiarezza
informativa (principi di verità, correttezza e chiarezza) e accertare la corrispondenza e la
coerenza con le risultanze di bilancio.
Anche i principi di comportamento per i sindaci delle società quotate7 propendono per
un controllo di legittimità e non di merito delle scelte di gestione degli amministratori.
7 Stilati dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e Ragionieri (CNDC).
19
Per quanto riguarda, invece, l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, i sindaci devono
effettuare verifiche periodiche sull’esistenza di procedure interne e sul grado di
affidabilità del sistema contabile.
L’art.2403-bis prevede infine per i sindaci la facoltà di chiedere notizie agli
amministratori delle controllate in merito all’andamento delle operazioni sociali o a
determinati affari.
2. Tenuta del Libro delle adunanze e deliberazioni
Il Collegio Sindacale redige, ai sensi dell’art. 2421, co. 1, n. 5) c.c., un Libro delle
adunanze e delle deliberazioni, che deve essere sottoscritto dagli intervenuti e
depositato presso la sede della società; nel Libro delle adunanze e delle deliberazioni il
Collegio sindacale riporta i risultati dei propri accertamenti e le relazioni sull’attività di
vigilanza svolta, dando altresì evidenza degli accertamenti eseguiti (art. 2403-bis, co. 3
c.c.).
3. Riscontro e denunzia di fatti censurabili
Il Collegio Sindacale ha il diritto/dovere di opporsi a tutte le operazioni intraprese da
uno o più amministratori che risultino in contrasto con la legge e con lo statuto, dando
evidenza, nei relativi verbali, delle proprie motivazioni. Nel caso in cui il CdA non
intervenga, i sindaci devono prontamente informare l’Assemblea.
Nel caso in cui la gravità dei fatti riscontrati sia particolarmente rilevante e vi sia
urgente necessità di intervenire, il Collegio Sindacale può richiedere la convocazione
dell’Assemblea al Presidente del CdA; se quest’ultimo non dovesse provvedere, spetta
allo stesso Collegio Sindacale convocarla. Inoltre l’art. 2406 co. 2 c.c. prescrive che,
previa informazione al CdA, il Collegio Sindacale può direttamente convocare
l’Assemblea.
L’art. 2408 c.c. attribuisce poi al singolo socio la competenza di denunciare i fatti che
ritiene censurabili al Collegio Sindacale; nel caso in cui quest’ultimo ritenesse fondata
la denuncia, lo stesso intima al CdA di risolvere le irregolarità riscontrate e, in caso di
inerzia, provvede a convocare l’Assemblea. Se anche l’Assemblea non dovesse
prendere i necessari provvedimenti, il Collegio Sindacale deve provvedere con la
denuncia al Tribunale (ex art. 2409 c.c.).
20
Nell’ipotesi in cui tale denuncia provenga da una percentuale del capitale “qualificata”
(secondo quanto previsto dalla statuto o, comunque, quando provenga da tanti soci che
rappresentino un ventesimo del capitale sociale, o un cinquantesimo nelle società che
fanno ricorso al mercato dei capitali di rischio) il Collegio ha l’obbligo di: i) indagare
senza indugio sui fatti denunciati; ii) presentare le proprie conclusioni ed eventuali
proposte all’Assemblea; iii) convocare senza ritardo l’Assemblea nell’ipotesi prevista
dall’art. 2406 c.c., ossia qualora ravvisi fatti di rilevante gravità e vi sia urgente
necessità d provvedere.
Il nuovo testo dell’art. 2409 c.c. prevede inoltre la possibilità per i soci che
rappresentino il decimo del capitale sociale o, nelle società che fanno ricorso al mercato
del capitale di rischio, il ventesimo del capitale soci (estesa anche al Collegio Sindacale,
al Consiglio di Sorveglianza o Comitato per il controllo sulla gestione, nonché, nelle
società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, al Pubblico Ministero) “se vi
è fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano
compiuto gravi irregolarità nella gestione che possono arrecare danno alla società o a
una o più società controllate”, di denunziare al Tribunale tali gravi irregolarità.
In tale evenienza il Tribunale, sentiti in camera di consiglio gli amministratori e i
sindaci, può ordinare l'ispezione dell'amministrazione della società a spese dei soci
richiedenti, subordinandola, se del caso, alla prestazione di una cauzione.
4. Partecipazioni alle riunioni degli organi sociali
Tra i nuovi obblighi gravanti in capo al Collegio Sindacale, l’art. 2405 c.c. impone ai
sindaci di assistere alle adunanze del Consiglio di Amministrazione, alle Assemblee e
alle riunioni del Comitato Esecutivo (mentre prima della riforma i sindaci assistevano
solamente alle Assemblee ed ai CdA). Il dovere/potere di partecipare alle riunioni dei
tre organi sopra individuati rappresenta lo strumento principale per acquisire le
informazioni indispensabili allo svolgimento della funzione di vigilanza.
L’art. 2405, co. 2 c.c. prevede che, nel caso in cui un sindaco non partecipi senza
giustificato motivo a due adunanze consecutive del Consiglio di Amministrazione o del
Comitato Esecutivo nel corso di un esercizio sociale, decada dall’ufficio.
21
5. Relazione del Collegio Sindacale all’Assemblea di bilancio
Il Collegio Sindacale deve redigere e depositare presso la sede sociale una relazione
scritta in occasione dell’Assemblea convocata per l’approvazione del bilancio ai sensi
dell’art. 2429, co. 2 c.c.
In questo documento il Collegio Sindacale informa l’Assemblea in merito ai risultati
dell’esercizio sociale ed alla propria attività di vigilanza svolta; se a seguito di
quest’ultima dovessero essere emerse lacune od omissioni, saranno indicate anche le
azioni intraprese per fronteggiarle.
Per quanto riguarda il bilancio, il Collegio Sindacale dovrà formulare un parere in
ordine allo stesso, proponendone o meno l’approvazione all’Assemblea.
6. Operazioni straordinarie
Nel contesto delle operazioni sociali straordinarie (e.g. aumenti di capitale sociale,
riduzioni per perdite, trasformazioni, fusioni, scissioni e conferimenti) spetta al Collegio
Sindacale vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull’osservanza
della legge e dello statuto.
In relazione agli aumenti di capitale sociale, in particolare, il Collegio Sindacale deve
attentamente controllare l’esecuzione dell’aumento stesso, sollecitando gli
amministratori alla regolare esecuzione delle formalità imposte dalla legge e degli
adempimenti previsti dalla disciplina codicistica.
Nell’ipotesi opposta di riduzione del capitale per perdite, il Collegio deve formulare le
proprie osservazioni alla relazione degli amministratori, predisposta ai sensi dell’art.
2446 c.c. Il Collegio deve, altresì, provvedere senza indugio alla convocazione
dell’Assemblea, qualora gli amministratori non vi provvedano.
In caso di trasformazione, il Collegio Sindacale deve accertare la conformità alla legge
della delibera e dei successivi atti di esecuzione.
Nell’ipotesi di fusione, è compito del Collegio accertare che il progetto di fusione
risponda al contenuto previsto dall’art. 2501-bis c.c. e che vengano osservate le altre
disposizioni di legge in riferimento al procedimento di fusione (contenuto della
relazione degli amministratori, deposito e pubblicazione degli atti e delle deliberazioni).
Analoghi controlli devono essere effettuati in ipotesi di scissione di società.
22
Nel conferimento di azienda, da ultimo, il Collegio Sindacale della società conferente
deve accertare la correttezza, dal punto di vista tecnico, dei criteri utilizzati nella
determinazione del valore dell’azienda conferita e delle azioni o quote ricevute in
corrispettivo.
7. Acquisizione delle informazioni
Questo “dovere” del Collegio Sindacale e’ trasversale a tutta la sua attività. Il CdA, ad
esempio, fornisce costantemente al Collegio Sindacale dati ed informazioni in merito
alla propria attività e alle operazioni di maggior rilievo intraprese dalla società, o alle
operazioni con parti correlate o nelle quali un amministratore abbia un interesse
specifico.
La comunicazione di queste informazioni può avvenire sia per iscritto sia verbalmente,
ed e’ verbalizzata dai sindaci nel proprio Libro.
Il flusso informativo non si limita a quello intercorrente tra Collegio Sindacale e organo
di gestione, ma e’ riferito anche ai dati e alle notizie che costantemente si scambiano il
Collegio Sindacale e il revisore contabile o la società di revisione (ex art. 2409-septies).
I poteri del Collegio Sindacale possono essere invece ricondotti a:
1. atti di ispezione e controllo;
2. convocazione dell’assemblea dei soci;
3. utilizzo di dipendenti propri e ausiliari.
1. Atti di ispezione e controllo:
Ai sensi dell’art. 2403-bis, co. 1 c.c., i sindaci possono in qualsiasi momento, anche
individualmente, procedere ad atti di ispezione e controllo, anche in riferimento alle
società controllate.
Il Collegio può inoltre chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle
operazioni sociali o su determinati affari, anche con riferimento a società controllate,
potendo inoltre “scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società
controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo ed all'andamento generale
dell'attività sociale” (art. 2403-bis, co. 2 c.c.).
23
2. Convocazione dell’assemblea dei soci:
Il potere di convocazione dell’Assemblea dei soci è attribuito al Collegio Sindacale nel
caso di:
a. rilevazione di fatti censurabili di rilevante gravità, quando vi sia urgente
necessità di provvedere (art. 2406 co. 2 c.c.);
b. denuncia di un socio o di una minoranza qualificata risultata non infondata;
c. cessazione della carica di tutti gli amministratori.
3. Utilizzo di dipendenti propri e ausiliari:
Nell’ambito dell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo, sotto
la propria responsabilità e a proprie spese, i sindaci possono avvalersi di propri
dipendenti e ausiliari che non si trovino nelle condizioni previste dall’art. 2399 c.c.
A tal proposito è comunque previsto che l’organo amministrativo della società possa
rifiutare agi ausiliari e ai dipendenti dei sindaci l’accesso ad informazioni riservate.
24
3 CONTROLLO CONTABILE
Per controllo contabile si intende:
1. la verifica, nel corso dell’esercizio e con periodicità almeno trimestrale, della
regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione nelle scritture
contabili dei fatti di gestione;
2. la verifica del fatto che il bilancio di esercizio, ed eventualmente il bilancio
consolidato, corrispondano alle risultanze delle scritture contabili e degli
accertamenti eseguiti e della loro conformità alle norme che li disciplinano;
3. la redazione (depositata secondo le disposizioni dell’art. 2429 c.c.) di una
relazione nella quale si esprime un giudizio sul bilancio di esercizio, ed
eventualmente sul bilancio consolidato.
Il revisore o la società di revisione documentano la propria attività in un apposito libro e
possono:
a) chiedere agli amministratori documenti che comprovino i fatti di gestione;
b) avere notizie e informazioni sull’andamento della gestione;
c) procedere ad ispezioni al fine di verificare la coincidenza della documentazione
con l’attività di gestione effettiva.
Salvo il caso in cui venga attribuito al Collegio Sindacale (possibilità che, come
anticipato, la nuova disciplina limita alle società che, oltre a non fare ricorso al mercato
del capitale di rischio, non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato)
l’incarico relativo al controllo contabile e’ conferito dall’Assemblea, sentito il Collegio
Sindacale, la quale stabilisce inoltre il corrispettivo valido per l’intera durata
dell’incarico. Quest’ultimo ha durata triennale, con scadenza alla data di convocazione
dell’Assemblea per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio.
L’incarico può essere revocato solo per giusta causa, sentito il parere del Collegio
Sindacale, e la relativa delibera deve essere approvata con decreto dal tribunale ex art.
2409-quater.
I soggetti incaricati del controllo contabile sottostanno alle disposizioni dell’art.2407
c.c. e sono responsabili nei confronti della società, dei suoi soci e dei terzi, per i danni
derivanti dall’inadempimento ai loro doveri.
25
È inoltre previsto che il Collegio Sindacale e i soggetti incaricati del controllo contabile
si scambino tempestivamente le informazioni rilevanti per l’espletamento dei relativi
compiti (art. 2409-septies c.c.).
I Principi di revisione suddividono l’attività di controllo contabile in due fasi:
1. Pianificazione documentata e motivata del lavoro di controllo finalizzata ad una
documentata conoscenza della società.
Per arrivare a stendere la relazione finale, il revisore deve acquisire un’approfondita
conoscenza della realtà in cui opera la società; tra gli altri, il revisore deve si deve
occupare dei seguenti aspetti:
- il settore in cui la società opera;
- il posizionamento all’interno del settore;
- la storia della società;
- la struttura organizzativa interna.
Tutte le informazioni ottenute dal revisore nel corso del suo mandato e provenienti da
diverse fonti (bilanci passati, incontri con il management, banche d’affari, studi di
settore, etc.) andranno ad alimentare un memorandum che andrà periodicamente
aggiornato al fine di tenere conto dei seguenti aspetti:
a. valutazione del cosiddetto “rischio di revisione”, che si sostanzia
nell’espressione di un giudizio non corretto sul bilancio, a sua volta scindibile
in:
i. rischio intrinseco, ovvero legato alla presenza di errori nel bilancio o in una
sua voce;
ii. rischio di controllo, ovvero di debolezza del sistema di controllo interno;
iii. rischio di individuazione di eventuali errori;
b. valutazione del sistema di controllo interno amministrativo-contabile;
c. definizione del livello di significatività delle informazioni, ovvero dell’impatto
che la loro assenza potrebbe avere su un lettore del bilancio,
26
2. Esecuzione del lavoro di controllo pianificato al punto precedente attraverso:
a. raccolta di dati e informazioni circa la correttezza delle voci di bilancio;
b. documentazione del lavoro svolto e degli elementi raccolti;
c. definizione dei risultati del lavoro svolto;
d. ottenimento di una lettera di attestazione;
e. Emissione della relazione finale contenente il giudizio sul bilancio
27
4 ANALISI DELLE INTERVISTE
L’analisi si è focalizzata sulle società quotate sul mercato italiano. È stato individuato
un campione iniziale di 90 società, equamente divise tra gli indici FTSE MIB, FTSE
ITALIA Mid Cap, FTSE ITALIA Small Cap.
Abbiamo ottenuto un’intervista da parte di 36 presidenti dei collegi sindacali o sindaci
effettivi. Le società nelle quali essi ricoprono dette cariche sono 44. La seguente tabella
raccoglie i nomi di queste ultime.
Acea Datalogic Indesit Reno de Medici
Acegas-Aps Edison Interpump Saipem
Alleanza Assicurazioni Enia Intesa Sanpaolo Saras
Atlantia Erg Lottomatica Seat Pagine Gialle
Autogrill Esprinet Luxottica Sias
Banca Generali Fiat Maire Tecnimont Sopaf
Banca Monte dei Paschi di Siena Fondiaria Sai Mediaset Telecom Italia
Banca Popolare di Milano Geox
Milano Assicurazioni
Telecom Italia Media
Benetton Gruppo Coin Mondadori Terna
Beni Stabili Gruppo Editoriale L'Espresso Prysmian Unicredit
Danieli Hera Recordati Vittoria Assicurazioni
Tabella n. 1: Campione delle società
28
Le società sono state suddivise sulla base della classificazione proposta da Borsa Italiana in nove settori e tre segmenti come evidenziato nelle seguenti tabelle:
Settore N. Società %
FTSE Italia Beni di Consumo 6 14%
FTSE Italia Energia 5 11%
FTSE Italia Finanza 11 25%
FTSE Italia Industria 7 16%
FTSE Italia Salute 1 2%
FTSE Italia Servizi al Consumo 5 11%
FTSE Italia Servizi di Pubblica Utilità 4 9%
FTSE Italia Tecnologia 2 5%
FTSE Italia Telecomunicazioni 3 7%
Tabella n. 2: Classificazione società per settori
Indice di appartenenza N. Società %
FTSE ITALIA Mid Cap 21 48%
FTSE ITALIA Small Cap 5 11%
FTSE MIB 18 41%
Tabella n. 3: Classificazione società per segmento azionario
29
1) Ritenete che la frequenza di riunione del CdA sia in numero congruo? Perché?
Dall’analisi effettuata emerge che la quasi totalità dei sindaci intervistati ritiene che la
frequenza di riunione del CdA sia stata sufficiente per ottemperare alle proprie funzioni.
Le motivazioni alla base di questa risposta afferiscono per lo più al ruolo attivo del
comitato esecutivo (dove esistente) il quale, portando all’attenzione del Consiglio le
principali operazioni, permette allo stesso di operare in maniera sia più efficace sia più
efficiente.
Delle 44 società rientranti nel campione, 17 hanno costituito un comitato esecutivo.
La media aritmetica della frequenza di riunione delle Società del nostro campione è pari
a 10, in 3 casi il numero di riunioni è stato superiore a 15, ma questo è giustificato
presumibilmente dall’accadimento di operazioni straordinarie.
Gli intervistati che hanno risposto negativamente alla domanda in oggetto, hanno
addotto le seguenti motivazioni: la prima relativa alla tempistica di invio della
documentazione ai Sindaci, la seconda relativa all’eccessivo numero di punti all’ordine
del giorno da affrontare nel corso della singola riunione.
Per avere una conferma empirica delle osservazioni ricevute dai soggetti intervistati
riguardo la frequenza delle riunioni del Cda abbiamo voluto definire quale tipo di
relazione ci fosse tra questa e alcune variabili codificate come segue:
• Capitalizzazione di mercato al 31.12.2008
• Fatturato al 31.12.2008
• Presenza di almeno un’operazione di finanza straordinaria nel corso del 2008
• Presenza o meno di un Comitato Esecutivo
Riportiamo qui di seguito i metodi di analisi e i risultati.
In merito all’analisi delle prime 2 variabili abbiamo operato, dividendo il nostro
campione in 4 classi:
• Capitalizzazione / fatturato < 1.000 mln €
• 1.000 mln € < Capitalizzazione/ fatturato < 5.000 mln €
• 5.000 mln € < Capitalizzazione / fatturato < 10.000 mln €
• Capitalizzazione / fatturato > 10.000 mln €
30
Una volta suddiviso il campione, abbiamo calcolato la media aritmetica delle riunioni
del Cda relativa a ciascuna classe.
Capitalizzazione (mln €) Riunioni N. società
X < 1000 9 20
1000 < X < 5000 11 16
5000 < X < 10000 14 5
X > 10000 12 3
Tabella n. 4: Riunioni medie per classe di capitalizzazione
Fatturato (mln €) Riunioni N. società
X < 1000 8 11
1000 < x < 5000 10 19
5000 < x < 10000 14 5
X > 10000 11 9
Tabella n. 5: Riunioni medie per classe di fatturato
Dall’analisi effettuata emerge una relazione positiva per i primi tre cluster. L’ultima
classe ci ha restituito un numero di riunioni che non segue la relazione positiva sopra
citata, ma questo risultato è sicuramente inficiato dalla scarsa presenza nel nostro
campione di società con fatturato e capitalizzazione maggiore di 10.000 mln €.
Lo stesso trend descritto risulta da un'analisi effettuata, utilizzando al posto della media
aritmetica, la media ponderata con pesi le due variabili di riferimento (capitalizzazione
di mercato e fatturato).
Anche la variabile relativa alla presenza di almeno un’operazione di finanza
straordinaria nel corso del 2008 si è rivelata avere un impatto positivo sul numero di
riunioni del CdA. La media delle riunioni delle società che non hanno effettuato alcuna
operazione di finanza straordinaria nel corso del 2008 è difatti molto inferiore a quella
delle società che invece ne hanno effettuata almeno una (rispettivamente 7 e 12
riunioni).
31
Almeno un’operazione Riunioni
NO 7
SI 12
Tabella n. 6: Riunioni medie e almeno un’operazione di finanza straordinaria
In conclusione, abbiamo voluto indagare se la presenza o meno di un Comitato
Esecutivo impatti in maniera significativa sul numero di riunioni del CdA. La nostra
analisi ha in questo caso espresso un effetto neutro della variabile in questione.
Comitato Esecutivo Riunione
SI 10
NO 10
Tabella n. 7: Riunioni medie e presenza del Comitato esecutivo
1bis) Come definite la tipologia di partecipazione dei sindaci durante le riunioni
del CdA?
1ter) Quali contributi apportano i sindaci alla discussione delle tematiche nel corso
delle riunioni di CDA?
La partecipazione dei sindaci alle riunioni del CdA è stata definita dalla maggioranza
degli intervistati (59%) “attiva”. Ulteriore considerazione può essere fatta, considerando
che è opinione diffusa che il ruolo del sindaco all’interno del consiglio non deve essere
molto distante dal ruolo dei consiglieri indipendenti. Ciò è stato più volte confermato
dagli intervistati, i quali, per sostenere tale tesi, hanno affermato come la partecipazione
del sindaco deve essere finalizzata all’apprendimento di quante più informazioni
possibili; per far ciò essi devono aver la possibilità di intervenire, domandare e ricevere
dettagliate risposte in sede consiliare, senza che ciò venga visto come uno
sconfinamento di competenze. Tale tipologia di partecipazione, oltre che alle tematiche
relative alle competenze vere e proprie dei sindaci, è intesa anche come un contributo
32
ovviamente in termini di opinioni che essi possono dare al consiglio in materia
gestionale ed in relazione agli ordini del giorno.
Considerazioni per tutto opposte emergono per il restante 22% degli intervistati, i quali
dichiarano una partecipazione di tipo passivo. Le loro risposte fanno emergere come la
partecipazione di tipo passiva si possa spiegare considerando i sindaci come degli
uditori privilegiati in sede di consiglio, che devono prendere parola se sono i consiglieri
a richiederlo o relativamente a tematiche di competenza, principalmente nel rispetto
dello statuto e della normativa.
Per concludere, la tipologia di partecipazione in consiglio dei sindaci definitasi “mista”
è ricoperta dal 19% degli intervistati. Quest’ultima prevede una partecipazione dinamica
per temi inerenti alle competenze del collegio sindacale e nel momento in cui qualsiasi
tipo di considerazione viene richiesta dai consiglieri.
Le considerazioni sulle tipologie di partecipazione dei sindaci alle riunioni del CdA
consentono di valutare i contributi che i sindaci apportano alle discussioni consiliari.
Dalle interviste emerge che la partecipazione di tipo attivo, è contraddistinta per quasi la
metà dei sindaci (42%) con il trattamento di tematiche sia di competenza che non di
competenza. Questo dato rafforza la teoria per la quale il sindaco viene coinvolto a
pieno titolo nelle riunioni del CdA, potendo esprimere pareri anche sulla strategia, sul
business ed in generale sulle questioni gestionali. L’opinione del restante 58% degli
intervistati che hanno definito la loro partecipazione attiva, è che le tematiche che essi
affrontano in consiglio riguardino esclusivamente aspetti di propria competenza.
Come facilmente prevedibile, la partecipazione passiva è caratterizzata nel 100% dei
casi dalla discussione con oggetto tematiche di competenza.
Per quanto riguarda la tipologia di partecipazione mista, la tendenza (88%) è di
affrontare esclusivamente tematiche di competenza.
In termini generali si può notare come la partecipazione sia maggiormente attiva ed
inoltre la linea di confine tra il ruolo del sindaco e del consigliere sia ben definita. Oltre
33
a ciò, è da sottolineare come la partecipazione risulta essere collegata alle tematiche di
competenza del Collegio Sindacale.
Partecipazione Tematiche di intervento
Attiva Passiva Mista Di competenza Non di competenza
24 9 8 30 11
Tabella n. 8: Tipologia di partecipazione e tematiche di intervento (n. interviste)
Di competenza Non di competenza
Attivi 58% 42%
Passivi 100% 0%
Misti 88% 12%
Tabella n. 9: Tipologia di partecipazione e tematiche di intervento (%)
34
2) Quali azioni effettuate al fine di vigilare sull'adeguatezza della struttura
organizzativa della Società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo
interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull'affidabilità di
quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione?
• Analisi documentale
• Richiesta alla Società di Revisione
• Utilizzo della Funzione Internal Audit o di altre funzioni interessate
• Incarico ad uno o più esperti esterni
• Altro (specificare)
Analizzando le risposte del nostro campione alla domanda riguardo le azioni effettuate
al fine di vigilare sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli
aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-
contabile nonché sull'affidabilità di quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti
di gestione è emerso che:
L’analisi documentale è effettuata dalla quasi totalità del nostro campione (solo una
società ha riferito che essa viene effettuata dalla funzione di internal audit) e si è
osservato come essa sia importante in riferimento alle operazioni con parti correlate.
La richiesta alla società di revisione è effettuata dalla maggioranza delle società
intervistate (solo il 20% ha risposto negativamente) ed è considerata utile specialmente
per situazioni patologiche, per un maggiore coordinamento tra il collegio sindacale e la
società di revisione e per la risoluzione di particolari problematiche contabili.
Anche la funzione di internal audit è utilizzata nella quasi totalità del nostro campione
(solo due le società che hanno risposto negativamente). E’ importante qui sottolineare
come alcuni dei sindaci intervistati ci abbiano riferito che la funzione di Internal Audit
sia considerata il “braccio armato” del collegio sindacale. Essa consente infatti di
coordinare le aree di ispezione e di gestire i follow up, mentre il Collegio dovrebbe
essere referente di tutte le funzioni di controllo interne ed esterne.
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Riguardo l’utilizzo di esperti esterni, ben il 33% del nostro campione ha risposto
positivamente. E’ stato osservato come esso sia utilizzato prevalentemente per pareri di
tipo legale e sia spesso proprio il collegio sindacale a suggerire ad altre funzioni di
utilizzarlo.
Riguardo l’ultimo punto, ovvero “Altro”, è importante segnalare l’utilizzo delle
cosiddette “audizioni” che rappresentano un controllo di secondo livello.
3) Il TUF prevede che “i sindaci possano, anche individualmente, procedere in
qualsiasi momento ad atti di ispezione e di controllo, nonché chiedere agli
amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull'andamento
delle operazioni sociali o su determinati affari, ovvero rivolgere le medesime
richieste di informazione direttamente agli organi di amministrazione e di
controllo delle società controllate”: cosa intendete per “atti di ispezione e
controllo”?
Dall’analisi delle risposte del campione, è emersa una chiara distinzione nella
definizione di atti di ispezione e controllo.
I primi, infatti, sono considerati come azioni a carattere straordinario e invasivo, da
effettuare in situazioni di particolare criticità; mentre gli “atti di controllo” risultano
essere più legati ad aspetti di carattere ordinario e per lo più effettuati con una certa
periodicità.
Il 14% degli intervistati, ha interpretato il concetto di “atti di ispezione e controllo”
come la facoltà da parte degli stessi di “poter vedere qualsiasi cosa o di poter parlare
con chiunque” per avere le informazioni di cui necessitano in qualsiasi momento.
La maggior parte degli intervistati ritiene che gli atti di ispezione e controllo prevedano
l’acquisizione di informazioni attraverso un’analisi di carattere documentale.
Quest’ultima, si concretizza a sua volta in una verifica campionaria o tramite la
ricezione di eventuali segnalazioni fatte al Collegio Sindacale.
Alla data della nostra ricerca, l’8% degli intervistati, ha specificato che queste tipo di
azioni, non sono state ritenute necessarie in quanto, la collaborazione tra i vari organi è
stata adeguata.
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37
Dalle evidenze sopra esposte, emerge come non sia stato possibile delineare una
procedura comune e condivisa per attuare gli atti di ispezione e controllo; oltretutto, la
mancanza di una chiara indicazione in materia legislativa, permette una libera e
soggettiva applicazione del concetto di atti di ispezione e controllo.
4) Con quale ruolo o soggetto aziendale il Collegio sindacale interagisce
nell'ambito delle seguenti attività?
• - Andamento della gestione ordinaria
• - Situazione finanziaria
• - Operazioni straordinarie
• - Valutazione di particolari voci dell’Attivo o del Passivo di Stato
Patrimoniale
• - Andamento previsto della gestione nel trimestre/semestre successivo
• - Andamento delle controllate
• - Andamento delle consociate
• - Altro (specificare)
AD Presidente CFO DG Direttore Corporate
Direttore Amm.vo
Direttore Finaniziario
Direttore Contabile Management CdA Società di
Revisione
Andamento della gestione ordinaria 13 1 6 5 4 5 1 6 2 2
Situazione finanziaria 5 18 1 3 8 1 4
Operazioni straordinarie 10 5 9 2 1 4 3 1 10 2
Valutazione di particolari voci dell'Attivo o del Passivo di Stato
Patrimoniale
5 8 2 3 1 1 26
Andamento previsto della gestione nel trimestre/
semestre successivo
12 5 3 1 2 16
Andamento delle controllate/
consociate 7 1 6 1 1 2 1 2 7 4
Altro (specificare) 1
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FIA Affari Legali
Responsabili di altre funzioni
CS CCI CE Esperti esterni
Affari societari
CdA controllate
Risk Manager
Funzione Compliance
Funzione Crediti
Andamento della gestione ordinaria 4 1 7 1 2 2
Situazione finanziaria 1 2 1 1 1 1
Operazioni straordinarie 1 7 5 1 1
Valutazione di particolari voci dell'Attivo o del Passivo di Stato
Patrimoniale
3 1 2
Andamento previsto della gestione nel
trimestre/semestre successivo
1 1
Andamento delle controllate/consociate 1 1 8 1 1 1
Altro (specificare)
Tabella n. 10: Attività e funzioni aziendali
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Come si evince dalla tabella n. 10 è emerso che per ogni attività le funzioni con le quali
il Collegio Sindacale interagisce sono tra le più varie. Inoltre, non è stata riscontrata una
relazione 1:1 per ogni attività analizzata.
Andamento della gestione ordinaria
Il soggetto maggiormente chiamato in causa è l’amministratore delegato, seguito a sua
volta dalle specifiche funzioni aziendali, dal management, dal CFO, dal direttore
generale e infine dal direttore finanziario.
Situazione finanziaria
In questa tipologia di attività, il Collegio Sindacale, fa riferimento nella maggior parte
dei casi al CFO, seguito poi dal direttore finanziario e dall’amministratore delegato.
Operazioni straordinarie
L’amministratore delegato ed il CdA nel suo complesso sono coloro che vengono
definiti, in linea generale, come gli interlocutori più importanti nell’ambito delle
operazioni straordinarie. Seguono il CFO e la funzione Affari Legali che vengono
coinvolti in maniera trasversale nel corso di questa attività.
Valutazioni di particolari voci di Stato Patrimoniale
Come facilmente prevedibile nella quasi totalità degli intervistati, la Società di
Revisione è il soggetto di riferimento per il Collegio Sindacale nell’ambito di questa
attività. Solo in pochi casi, a parere dei sindaci, quest’ultima è sostituita dal CFO.
Andamento previsto della gestione nel trimestre/semestre successivo
La maggior parte dei sindaci ha dichiarato di far riferimento quasi esclusivamente al
CdA nel suo complesso o all’amministratore delegato.
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Andamento delle controllate/consociate I principali interlocutori che i Sindaci identificano per ottenere informazioni
sull’andamento delle controllate / consociate sono, oltre ai rispettivi colleghi anche il
CdA e l’amministratore delegato.
Concludendo, appare chiaro come la scelta dell’interlocutore da parte dei Sindaci sia
ampia e possa presentare delle differenze sensibili all’interno del campione. È
comunque possibile riscontrare una funzione di riferimento per ogni singola attività,
scelta dalla maggioranza dei sindaci intervistati.
4bis) Nel caso di posizioni disallineate con le altre funzioni, quali azioni
intraprendete?
L’analisi delle interviste permette di osservare come le azioni che i sindaci
intraprendono in caso di posizioni disallineate con le altre funzioni siano abbastanza
omogenee. Si può sottolineare come la tendenza prevalente (61%) nell’affrontare tale
problematica interna sia quella di confrontarsi e di dialogare con tutti i soggetti coinvolti
nel dibattito, cercando di raggiungere una posizione comune e condivisa, anche
attraverso riunioni ad hoc che coinvolgono la funzione eventualmente interessata.
Alcuni sindaci hanno specificato inoltre che in caso di posizioni disallineate con le altre
funzioni il confronto con il presidente o amministratore delegato, o con l’intero CdA,
potrebbe permettere di affrontare e superare il problema.
La restante parte dei sindaci intervenuti nella ricerca, sostiene invece che, se dovessero
esserci posizioni disallineate tra essi e le altre funzioni della Società, il loro compito è
proprio quello di procedere con la verbalizzazione della propria posizione.
Un altro strumento che consente il superamento di posizioni di stallo è la cosiddetta
moral suasion, che infatti permette ai membri del Collegio Sindacale di influenzare e
indirizzare i soggetti coinvolti verso una posizione condivisa.
A parere di una ristretta minoranza di sindaci, il disallineamento non deve essere gestito
internamente alla Società, bensì con il coinvolgimento di esperti esterni, oppure nei casi
limite, attraverso la segnalazione alla CONSOB.
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Importante sottolineare come in ben il 30% delle interviste fatte, i sindaci dichiarano
che ad oggi, non è mai capitato di sostenere delle tesi in disaccordo con le altre
funzioni. Ciò evidenzia una condotta comune e condivisa degli accadimenti societari,
garantita da un flusso informativo.
Concludendo, la maggioranza dei sindaci intervistati sostiene che le posizioni di
disallineamento debbano essere affrontate direttamente attraverso il dialogo e il
confronto e ciò deve avvenire all’interno della Società. Solo se non si riesce a
raggiungere un’opinione condivisa allora è necessario ricorrere agli strumenti che la
legge impone, quali ad esempio la verbalizzazione.
5) Qual è la tipologia di interazione tra il Collegio sindacale e la Funzione internal
audit?
• Assegnazione di incarichi specifici al Preposto
• Valutazione delle relazioni ispettive stese dal Preposto
• Accesso alle relazioni ispettive del Preposto al controllo interno in merito
alle controllate
• Altro (specificare)
La finalità di questo quesito è quella di capire quali sono le caratteristiche principali
della collaborazione tra il Collegio sindacale e l’internal audit.
Dall’analisi delle interviste effettuate, la prima considerazione che emerge è relativa
all’assegnazione di incarichi specifici al preposto. Infatti la grande maggioranza degli
intervistati (73%) ha affermato che tale strumento viene effettivamente utilizzato dal
collegio sindacale. Il restante 27% dei sindaci invece dichiara che non ha mai usufruito
di tale possibilità.
Il secondo aspetto oggetto di indagine è rappresentato dalla valutazione delle relazioni
ispettive stese dal Preposto. Come previsto dalla normativa vigente, a questo quesito
hanno risposto tutti positivamente, alcuni sottolineando che le relazioni stesse sono
richiamate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni, redatto dal collegio sindacale.
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L’ultimo punto analizzato riguarda la possibilità per un sindaco di accedere alle
relazioni ispettive stese dal Preposto al controllo interno delle controllate. Il 69% degli
intervistati riconosce di aver a disposizione i mezzi e il potere di accedere direttamente
a queste informazioni. I restanti sindaci sostengono che vi sono due strade percorribili
per venire a conoscenza di tali relazioni: la prima è costituita dalla presenza di un
sindaco della capogruppo all’interno del collegio sindacale della controllata, la seconda
legata alla possibilità dal parte del collegio sindacale della capogruppo di richiedere
direttamente al collegio sindacale della controllata tale relazioni.
6) Come vengono monitorate le situazioni di potenziale conflitto di interesse?
Il monitoraggio delle situazioni di potenziale conflitto di interesse rappresenta una
funzione molto importante attribuita al Collegio Sindacale. Il fine della domanda in
esame è rappresentato dalla ricerca di uno strumento condiviso che possa aiutare i
sindaci nell’espletamento di tale funzione.
Dall’analisi dei dati raccolti emerge che la grande maggioranza dei sindaci intervistati
(80%) procede al monitoraggio delle situazioni di potenziale conflitto di interesse
attraverso un utilizzo costante e preciso delle procedure adottate. Gli altri strumenti che
possono essere utilizzati sono:
• la verifica a posteriori,
• l’autodenuncia,
• la discussione in cda,
• la richiesta di intervento di advisor esterni.
Da tutto ciò si può dedurre che la definizione e poi l’adozione di un efficace ed
efficiente procedura di monitoraggio rappresenti una condizione necessaria per
l’espletamento di tale funzione da parte del Collegio Sindacale.
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6bis) Nel caso di situazioni di conflitto di interesse che tipo di intervento o approfondimento può fare il sindaco in ambito di discussione o delibera?
L’impugnabilità della delibera del CdA o del Comitato Esecutivo adottata con il voto
determinante di un amministratore interessato ad una determinata operazione, nel caso
in cui essa possa recare danno alla Società, rappresenta la motivazione per la quale è
stato chiesto ai sindaci, quale tipo di intervento o approfondimento essi possono
effettuare.
Dall’analisi delle risposte ottenute emerge come la maggioranza relativa (44%) dei
sindaci intervistati valuta come strumento principale a propria disposizione la
verbalizzazione.
Una parte significativa di sindaci (14%) invece sostiene che le situazioni di conflitto di
interesse possono essere gestite attraverso una forma di dialogo con il Presidente del
CdA, con l’amministratore delegato o con la funzione legale.
Ulteriori approfondimenti possono avvenire tramite l’acquisizione di informazioni
ritenute rilevanti e con un’attenta analisi documentale, potendo, i sindaci, anche servirsi
del monitoraggio effettuato dal Comitato per il Controllo Interno.
Un’importante considerazione emersa dalle interviste è la percezione di un grado di
controllo molto elevato su tali situazioni, in quanto i sindaci ritengono che al giorno
d’oggi è difficile che la situazione di conflitto di interesse possa sfuggire al controllo
della Società.
7) Quale interazione esiste con i sindaci delle controllate/collegate?
Le società in cui la presenza di un sindaco della Capogruppo è riscontrata anche in una
o più controllate rappresentano la circa metà del nostro campione di analisi.
Il flusso informativo tra il Collegio Sindacale della capogruppo e quello della
controllata/collegata avviene principalmente in tre modi: una riunione one-to-one
all’anno con i presidenti dei Collegi Sindacali delle partecipate, una serie di incontri
informali e la predisposizione di un questionario da somministrare ai presidenti dei
Collegi Sindacali delle controllate (le cui risposte andrebbero verbalizzate).
Dall’analisi delle interviste è emerso inoltre che gli incontri standard comunque non
sono in grado di garantire un flusso informativo adeguato.
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Una bassa percentuale di intervistati, l’8,3%, dichiara che l’interazione fra capogruppo e
controllata/collegata sia poco intensa.
In linea generale, è possibile notare che nel caso in cui non ci siano sindaci della
Capogruppo nel Collegio sindacale delle controllate, la relazione tra di essi è più debole,
e tale quindi da risultare scarsamente costruttiva a livello informativo. Si sente quindi la
generale necessità di formalizzare i rapporti fra Collegio Sindacale della capogruppo e
delle sottostanti in modo da creare una più organica e stabile rete di comunicazione tale
da garantire un flusso informativo più fluido e concreto.
8) Negli ultimi tre anni, sono state mai effettuate comunicazioni specifiche alle
Autorità di vigilanza?
Ai fini di meglio comprendere quali società intervistate sono state caratterizzate da una
specifica comunicazione con l’autorità di vigilanza, abbiamo chiesto ai loro sindaci se
esse hanno effettuato comunicazioni specifiche alla CONSOB.
Ne è risultato che solo 3 delle società intervistate, hanno effettuato comunicazioni
all’Autorità di Vigilanza nel corso dell’ultimo triennio; ciò è stato originato o da
operazioni di finanza straordinaria o eventi che hanno reso necessaria una spiegazione
da parte delle stesse società (i.e. fughe di notizie o il famoso caso Tavaroli).
E’ evidente quindi che questo tipo di comunicazione si renda necessario solo in casi di
particolare straordinarietà.
8 bis) Nell’ambito della scheda di controllo Consob, quali sono le tematiche che
ritenete maggiormente critiche e/o rilevanti
Prima di passare all’individuazione delle tematiche ritenute maggiormente rilevanti
all’interno della scheda di controllo Consob, abbiamo rilevato, grazie ai risultati delle
interviste, l’opinione che i sindaci hanno di questo strumento e delle motivazioni a
supporto della stessa.
Sul campione d’interviste svolte, il 36% degli intervistati considera la scheda di
controllo Consob come un mezzo d’informazione efficace, anche grazie ad un’elevata
standardizzazione delle informazioni e dei dati richiesti. Inoltre più di un terzo dei
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sindaci che hanno espresso un giudizio positivo, hanno dichiarato di utilizzare la scheda
di controllo come checklist di attività da svolgere nel corso del loro mandato triennale.
Il 41% degli intervistati ha espresso invece un parere negativo nei confronti della stessa,
in quanto:
• È considerata una replica della relazione stesa in precedenza dal Collegio
Sindacale (16% del totale)
• La tempistica e le modalità di elaborazione e di spedizione sono inadeguate
(17% del totale)
• Troppo complicata e quindi non facilita un adeguato approfondimento degli
argomenti da trattare
Alcuni intervistati hanno proposto dei suggerimenti per poter risolvere le problematiche
da loro stessi evidenziate. Innanzitutto la scheda di controllo Consob dovrebbe essere
semplificata in modo da raccogliere le informazioni veramente rilevanti per l’Autorità
di Vigilanza, senza cadere in aspetti troppo specifici e di poca utilità.
Più della metà dei sindaci che hanno espresso parere negativo hanno suggerito di
utilizzare la scheda di controllo come checklist e non limitarsi a fornire dati che saranno
rielaborati dalla CONSOB a fini statistici; questo giudizio converge con quanto sopra
enucleato da parte dei sindaci che valutano positivamente questo strumento. Infine
l’ultimo suggerimento afferisce alla spedizione dei contenuti della scheda, infatti, i
sindaci propongono di abolire la raccomandata A/R da inoltrare a CONSOB con il CD
contenente i dati, e di adottare un programma di più facile utilizzo che permetta l’invio
telematico degli stessi.
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Le tematiche ritenute rilevanti all’interno della scheda sono:
• Sistema di Controllo Interno
• Operazioni atipiche
• Conflitto d’interessi,
• Antiriciclaggio
• Indipendenza degli amministratori
• Operazioni con parti correlate
A livello generale, la percentuale degli intervistati che hanno ritenuto la scheda di
controllo Consob come un mezzo d’informazione inutile è di poco superiore rispetto a
coloro che invece l’hanno considerata utile. Nonostante ciò, le motivazioni di chi ci ha
riportato un parere negativo sono in numero maggiore e tendono a porre maggiormente
l’accento sugli aspetti più burocratici e tecnici (e.g. tempistiche e modalità di
spedizione) piuttosto che a livello di contenuti.
Si ritiene quindi che, la scheda di controllo Consob potrebbe essere resa più efficiente
ed efficace semplicemente apportando alcune modifiche a livello strutturale, risultando
quindi più funzionale sia per la società che deve provvedere alla sua compilazione sia
per l’Autorità di Vigilanza che deve attuare un controllo dell’attività svolta.
9) Quali tipologie di interazione esistono con la Società di Revisione?
Al fine di meglio definire quale sia il rapporto tra le Società del campione con la Società
di Revisione abbiamo chiesto ai sindaci intervistati quali siano in concreto le modalità
di interazione con essa.
Solo un terzo del campione ci ha riferito che le riunioni con la società di revisione si
limitano a quelle definite per legge. Al contrario, la restante parte del campione ci ha
riferito della presenza di ulteriori occasioni di incontro sia a livello formale (30%), sia a
livello informale (15%).
In pochi casi ci è stato riferito che la società di revisione partecipa a quasi tutte le
riunioni del Collegio Sindacale.
E’ da evidenziare inoltre, quale ulteriore modalità di interazione, la predisposizione di
una cosiddetta management letter da parte della società di revisione nella quale vengono
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indicate tutte le debolezze riscontrate da quest’ultima. Essa viene successivamente
inviata al CdA ed al Collegio Sindacale.
Concludendo, secondo gli intervistati, l’interazione è considerata molto forte e anzi
sottolineano come essa si sia rafforzata dopo l’affidamento, a livello normativo, al
Collegio Sindacale della presentazione della proposta di affidamento dell’incarico
all’Assemblea.
10) In base a quali criteri esprimete un parere sull’adeguatezza e
sull’indipendenza della Società di Revisione?
A prescindere dai criteri formali stabiliti dalla legge, il nostro intento è comprendere
quali siano le variabili che i sindaci considerano nell’affidamento dell’incarico. I due
criteri più utilizzati dai nostri intervistati per esprimersi sull’adeguatezza e
l’indipendenza della Società di Revisione sono il rapporto instaurato con il partner e il
background storico della Società di revisione.
Dall’analisi delle interviste effettuate la valutazione sull’adeguatezza viene effettuata
dai sindaci principalmente sull’appartenenza della Società di revisione al gruppo delle
cosiddette Big Four: ciò permette di poter riporre una sorta di fiducia implicita, senza
dover procedere a delle verifiche più minuziose. Per tutte le altre Società di Revisione i
criteri utilizzati sono: la struttura organizzativa, il personale coinvolto, l' expertise, le
credenziali e i servizi aggiuntivi offerti.
Passando a considerare il concetto di indipendenza, la maggior parte dei sindaci
intervistati si è espressa valutando come criterio inderogabile l’ammontare di compensi
ricevuti per attività non di revisione. Gli altri criteri suggeriti sono:
• Le fee percepite
• L’essere revisore di un concorrente
• L’analisi storica degli incarichi
• L’appartenenza al gruppo delle Big Four
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Concludendo, a prescindere dai criteri formali prescritti dalla normativa, il ventaglio di
caratteristiche utilizzato è molto più ampio e variegato, e ciò fa assumere alla
valutazione caratteri di tipo soggettivo e non meramente oggettivo.
11) Come vengono analizzati, da parte del Collegio Sindacale, i documenti
predisposti dal Revisore Esterno?
Le modalità di analisi dei documenti predisposti dal revisore esterno da parte del
Collegio sindacale rappresentano un aspetto molto importante che incide sulla tipologia
del rapporto che si instaura tra l’organo di controllo e il soggetto incaricato della
revisione contabile.
La domanda è stata posta per capire se è possibile tracciare una linea cha accomuna tutti
i sindaci nell’analisi dei documenti predisposti dal revisore esterno.
Una prima analisi delle risposte ottenute fa subito emergere come non ci sia un modalità
prevalente adottata dai sindaci. È importante sottolineare come le interviste svolte
hanno messo in luce alcune scuole di pensiero alternative: una parte consistente dei
sindaci (49%) sostiene che i documenti predisposti dal revisore esterno sono analizzati
in maniera approfondita, collegialmente e con riunioni specifiche attraverso l’esame sia
della lettera di opinione, sia delle relazioni che essi sono tenuti per legge ad presentare.
Analisi che in alcuni casi è riassunta in un giudizio espresso dal collegio sindacale.
Il 13% dei sindaci intervistati procede ad analizzare i documenti del revisore solo per
quanto riguarda particolari tematiche ritenute rilevanti (derivati, dividendi,
partecipazioni, etc.), se sopravvengono dei casi specifici meritevoli di approfondimento.
Negli altri casi il collegio sindacale non procede all’analisi dei fogli di lavoro della
Società di revisione perché ciò causerebbe un elevato grado di rigidità nei rapporti con
la stessa. L’opinione di questi sindaci è che l’analisi dei documenti dovrebbe essere
concentrata solo sulla lettura dei risultati che essi hanno prodotto, senza effettuare
ingerenze o giudizi sull’attività del revisore e quindi prendendone formalmente atto.
Per concludere è emerso come il modo in cui i sindaci analizzano i documenti
predisposti dal revisore esterno è conseguenza di una diversa interpretazione del
rapporto tra il collegio sindacale e le società di revisione.
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12) Qual è la presenza di Sindaci nell’Organismo di Vigilanza, previsto dalla Legge
231/2001? Che interazioni esistono con detto Organismo?
Al fine di meglio definire quali siano effettivamente le interazioni del collegio sindacale
con l’Organismo di Vigilanza, abbiamo chiesto ai sindaci intervistati quale sia la
presenza di sindaci nell’Organismo in questione e che tipo di interazioni esistano con
esso.
Da un’analisi delle risposte risulta che nel 20% dei casi è presente un sindaco in tale
organismo. Tuttavia dalle interviste emerge come, in numerose società, si inviti il
presidente del Collegio sindacale, o l’intero Collegio, alle riunioni dell’Organismo di
Vigilanza.
Gli intervistati si dividono circa l’utilità/inutilità della presenza di sindaci
nell’Organismo di Vigilanza. In numerosi casi è stato osservato come essa sia
necessaria al fine di preservare un buon flusso informativo tra gli organi. Tuttavia, in
altrettanti casi, essa è stata definita come superflua, dato che l’organismo deve
comunque garantire un buon flusso informativo, ed inutile, data la necessità di
mantenere i due organi distinti e autonomi. Le modalità di interazione più utilizzate che
abbiamo rilevato nelle nostre interviste sono l’utilizzo della funzione di internal audit
come tramite tra organismo di vigilanza e collegio sindacale e la redazione semestrale di
una relazione riguardo l’attività di tale organismo.
Da un’analisi complessiva delle risposte ottenute possiamo concludere che il campione
è diviso circa l’utilità o meno della presenza di un sindaco nell’Organismo di Vigilanza
e che diversi sindaci concordano sul fatto che l’interazione con l’Organismo dovrebbe
essere più frequente e di miglior qualità.
