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“IMPACTO DE LA ADOPCIÓN DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN PSL EN LA
EMPRESA EMPAQUETADOS EL TRECE S.A.S”
ANA MARIA SANTA CANO
DIEGO ALEXANDER ESCOBAR MURIEL
MARIA JOHANA TORRES VARGAS
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA MEDELLÍN
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
MEDELLÍN
2017
“IMPACTO DE LA ADOPCIÓN DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIÓN PSL EN LA
EMPRESA EMPAQUETADOS EL TRECE S.A.S”
ANA MARIA SANTA CANO
DIEGO ALEXANDER ESCOBAR MURIEL
MARIA JOHANA TORRES VARGAS
Monografía presentada Para optar al título de Contador Público
Asesor: Sigifredo Tabares Serna Magíster (MSc) en [Gerencia para el desarrollo].
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA MEDELLÍN
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
MEDELLÍN
2017
Tabla de Contenido
Resumen ........................................................................................................................................... 7
Abstract ............................................................................................................................................ 8
Introducción ..................................................................................................................................... 9
1. Presentación de la empresa ........................................................................................................ 10
1.1 Reseña Histórica ................................................................................................................... 10
1.2 Misión ................................................................................................................................... 11
1.3 Visión ................................................................................................................................... 11
1.4 Organigrama ......................................................................................................................... 12
2. Planteamiento del Problema ....................................................................................................... 13
2.1 Antecedentes ........................................................................................................................ 13
3. Justificación ................................................................................................................................ 15
4. Objetivos .................................................................................................................................... 16
4.1 Objetivo General .................................................................................................................. 16
4.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................... 16
5. Marco Teórico ............................................................................................................................ 17
5.1 Qué es un ERP? .................................................................................................................... 17
5.2 ¿Qué es un sistema de información? .................................................................................... 18
5.3 El ciclo de vida del ERP ....................................................................................................... 19
5.3.1 Investigación preliminar ................................................................................................ 19
5.3.2 Determinación de los requerimientos del sistema ......................................................... 21
5.3.3 Diseño del sistema ......................................................................................................... 21
5.3.4 Desarrollo de software ................................................................................................... 22
5.3.5 Pruebas y parametrización del sistema .......................................................................... 22
5.3.6 Evaluación de Implementación ...................................................................................... 23
5.4 Postimplementación ............................................................................................................. 23
5.5 Experiencia sobre implementación de ERP en PYMES ...................................................... 24
5.6 Aprendizaje de implementación de un nuevo ERP .............................................................. 25
5.7 Implementación del software PSL en Empaquetados el Trece S.A.S .................................. 27
6. Metodología ............................................................................................................................... 34
7. Resultados .................................................................................................................................. 37
7.1 Encuesta usuarios del sistema. ............................................................................................. 37
7.2 Encuestas directores ............................................................................................................. 39
8. Análisis de los resultados ........................................................................................................... 44
8.1 Encuesta a los usuarios del sistema ...................................................................................... 44
8.2 Encuesta a los directores ...................................................................................................... 46
8.3 Costo PSL vs HGI ................................................................................................................ 46
9. Conclusiones .............................................................................................................................. 48
Referencias ..................................................................................................................................... 50
Lista de Tablas
Tabla 1. Porcentaje de mejora del ERP .......................................................................................... 24
Tabla 2. Ofertas ERP ...................................................................................................................... 28
Tabla 3. Grupo de trabajo Implementación ERP ........................................................................... 28
Tabla 4. Selección Muestral ........................................................................................................... 36
Tabla 5. Comparativo HGI-PSL y Análisis ................................................................................... 41
Tabla 6. Comparativo costo PSL vs HGI ....................................................................................... 43
Lista de Figuras
Figura 1. Organigrama Empaquetados el Trece S.A.S .................................................................. 12
Figura 2. Proceso de compra y venta de productos ........................................................................ 18
Figura 3. Actividades del Ciclo de Vida ........................................................................................ 19
Figura 4. Módulos de ingreso a la aplicación ................................................................................. 32
Figura 5. Resultado 1; Figura 6. Resultado 2 ........................................................................... 37
Figura 7. Resultado 3; Figura 8. Resultado 4 ........................................................................... 37
Figura 9. Resultado 5; Figura 10. Resultado 6 ......................................................................... 37
Figura 11. Resultado7; Figura 12. Resultado 8 ......................................................................... 38
Figura 12. Resultado 9; Figura 13. Resultado 10 ...................................................................... 38
Figura 14. Resultado 11; Figura 15. Resultado 12 ..................................................................... 38
Figura 16. Resultado 13; Figura 17. Resultado 14 ..................................................................... 39
Figura 18. Resultado 15; Figura 19. Resultado 16 ..................................................................... 39
Figura 20. Resultado 17; Figura 21. Resultado 18 ..................................................................... 40
Figura 22. Resultado 19 ................................................................................................................. 40
Resumen
El presente trabajo de grado tiene como objetivo evaluar el impacto que generó la
implementación del ERP PSL Software Sin Fronteras en la empresa Empaquetados El Trece
S.A.S en cuanto al ambiente laboral, así como identificar cuáles son los principales beneficios y
determinar su costo real. Para ello se aplicó una metodología cuantitativa con un alcance
descriptivo y de tipo transversal, se utilizó como instrumento principal una encuesta realizada a
los usuarios del sistema y a directivos de la organización, en segundo lugar, se halló el costo del
proyecto aplicando la fórmula establecida para la valoración de proyectos VPN. En términos
generales los usuarios consideran que el cambio era necesario y ha sido muy positivo para la
empresa, tienen disposición y capacidad para adaptarse al nuevo software y que este contribuirá
al mejoramiento de la operación en general garantizando que la información sea oportuna, veraz
y libre de sesgos. Sin embargo se pudo evidenciar que la elección del líder del proyecto no fue
apropiada y que el cronograma inicialmente establecido no se cumplió debido a la falta de
claridad de las necesidades planteadas al inicio del proceso. Ahora bien, es claro que la decisión
de cambiar el sistema operativo fue la más acertada y contribuirá a mejorar la productividad y
cumplimiento de los objetivos trazados a corto, mediano y largo plazo por la administración.
Palabras clave: ERP, impacto, implementación, costos, beneficios, mejora, procesos.
Abstract
The purpose of this degree work is to evaluate the impact of the implementation of the
ERP PSL Software Sin Fronteras in the company Empaquetados el Trece S.A.S regarding to
work environment, as well as identify what the principal benefits are and determining the real
cost. For this purpose, a quantitative methodology with descriptive scope and transectional type
was applied. A survey completed by system users and organization broad of directors was used as
the main instrument; Secondly, the project cost was calculated using established formula for NPV
project valuation. In general terms, the software users consider the change necessary and it has
been very positive for the company, they have the disposition and capacity to adapt to the new
software and they know that this will contribute to the improvement of the operation in general
ensuring that information is timely, truthful and free of bias. Nevertheless, it was evident that the
project leader selection was not appropriated and the schedule initially established was not
fulfilled due to the lack of clarity about needs raised at the beginning of the process. However, it
is clear that changing the operative system was successful and will contribute to improving
productivity and compliance with the short, medium and long term objectives set by the
administration.
Key words: ERP, impact, implementation, costs, benefits, improvement, processes.
Introducción
En la actualidad el sistema operativo representa para cualquier empresa una herramienta
fundamental, la cual debe garantizar que el desarrollo de la operación se lleve a cabo en óptimas
condiciones, adicionalmente que sus actividades se llevan conforme a la norma y las políticas
establecidas por la empresa.
Empaquetados El Trece S.A.S. es una PYME en continuo crecimiento, sin embargo venía
presentado dificultades en ciertas áreas de la empresa, las cuales se evidenciaban en la pérdida de
control sobre los inventarios, continuos errores en transacciones, carencia de una herramienta
para mejorar el servicio posventa, asimismo el riesgo al que se encontraba expuesta por contar
con información la cual, debido a las inconsistencias presentadas, podría no ser fidedigna. Por
tanto las decisiones tomadas podrían ir en contra de los objetivos de la Compañía. Por lo
expuesto la empresa tomó la importante decisión de cambiar su software y adquirir un sistema
ERP, con este se integran todos los proceso y mejora la productividad y competitividad de
Empaquetados el Trece S. A.S.
Con el presente proyecto el grupo de investigadores pretende cumplir un requisito para optar
al título de Contador Público. Asimismo evaluar si el programa adquirido cumplió con las
expectativas de la Compañía, el impacto que ha generado en los aspectos relacionados con el
entorno laboral de los empleados, las principales fortalezas y debilidades. El resultado de la
investigación servirá para que la empresa aplique los mecanismos que considere necesarios para
corregir las falencias y debilidades y pueda garantizar la mejora continua en todos los procesos.
1. Presentación de la empresa
1.1 Reseña Histórica
Empaquetados El Trece nació en 1986 bajo la razón social de Luis Montoya, hace 30 años se
concibió con la idea de hacer de la empresa la distribuidora de fríjol más grande de Colombia.
La marca Empaquetados El Trece lleva cerca de 20 años y la idea de crear una
empaquetadora de alimentos surgió de un hermano, la cual desde su inicio mostró un crecimiento
positivo. Con una máquina pequeña y un área de 16 metros cuadrados se reubicaron en el bloque
1 de la Central Mayorista; su padre y 5 personas más dieron inicio a una marca, que
paralelamente seguía vendiendo frijol a granel, azúcar y lenteja.
Desde su comienzo los elementos diferenciadores han sido la calidad, el precio y hacer de
cada cliente un amigo, porque el antioqueño vuelve al sitio donde lo tratan bien.
Su desarrollo se centró en el estudio del mercado y fueron empacando diferentes líneas de
productos según la necesidad de sus clientes. Luego de adquirir su tercera máquina la demanda
les mostró que necesitaban una agencia y se trasladaron para el bloque 11 a un espacio de 135
metros cuadrados.
Años más tarde, adquirieron otra bodega, esta vez, fuera de la Central Mayorista, con un área
de 700 metros cuadrados en un primer piso y 700 metros de altura, para un total de 1.400 metros,
proyectada a una vida útil de 10 años, pero sus elementos diferenciadores como la calidad y
precio, incentivaron su crecimiento en el mercado, lo cual los llevó a adquirir la bodega actual de
2.300 metros cuadrados. Esta ha recibido adecuaciones para contar con una logística acorde a su
actividad.
Su crecimiento comercial ha implicado una reorganización administrativa, con el
nombramiento de un gerente, una directora de talento humano, vendedores, mercaderistas, jefe de
ventas, entre otros profesionales que han venido a sumarle conocimiento y progreso a la empresa.
Su actividad principal es en Antioquia, pero atienden clientes en San Andrés, Caldas, Chocó
y con presencia en algunas ciudades de la costa norte. A la fecha se han registrado exportaciones
a países como Panamá, New York e importaciones básicamente de lenteja y fríjol (Empaquetados
el Trece S.A.S, 2016, p.1).
1.2 Misión
Empresa dedicada al empaquetado y comercialización de alimentos en sus diversas
categorías, diferenciados por su alta calidad y precios justos para atender las
necesidades básicas de nuestros consumidores finales en forma directa y a través
de una amplia red de distribuidores. Contamos con un equipo humano idóneo y
altamente competente en el manejo de procesos y tecnologías adecuadas.
Orientamos todos nuestros recursos hacia la satisfacción plena de nuestros
consumidores y la retribución económica y justa para sus accionistas, bajo el
estricto precepto de la responsabilidad social y ambientalmente sostenible
(Empaquetados el Trece S.A.S, 2016, p. 1).
1.3 Visión
Bajo la práctica de un direccionamiento estratégico nos proyectamos para lograr
ser en el año 2020, la empresa líder en la categoría de empaquetados y
comercialización de marcas propias y por distribución, en el mercado local y
nacional. Mediante la certificación de los diversos procesos, seremos la más
confiable alternativa empresarial para nuestros proveedores y consumidores
finales, logrando un importante diferencial en el mercado (Empaquetados el Trece
S.A.S, 2016, p. 1).
1.4 Organigrama
Figura 1.Organigrama Empaquetados el Trece S.A.S
Fuente: Adaptación Organigrama (Empaquetados el Trece S.A.S, 2016)
Revisor Fiscal
Junta DirectivaGerencia General
Direccion financiera y
contable
Contabilidad
Impuestos
Tesoreria
Cartera
Costos y Presupuestos
Facturacion
Inventarios
Direccion Administrativa
Talento Humano
Sistemas
Direccion de Mercadeo y Ventas
Lider de Mercadeo
Lider de Ventas
Direccion de Compras
Compras Nacionales
Importaciones
Direccion de Planta y Operaciones
Control, Calidad y Productividad
Almacen
Planta
Logistica
13
2. Planteamiento del Problema
.
¿Cuál ha sido el impacto en los aspectos laborales, administrativos y financieros que ha
presentado la implementación del nuevo sistema PSL en Empaquetados el Trece S.A.S?
2.1 Antecedentes
La empresa Empaquetados el Trece S. A. S. es una empresa que se dedica a la
comercialización y distribución de productos agropecuarios, la cual cuenta en la actualidad con el
sistema aplicativo HGI, un Software que fue implantado por la empresa en el año 2011. Si bien
es un programa amigable para los usuarios, se han puesto en evidencia varias falencias en su
desarrollo.
Entre las dificultades más importantes que presenta el aplicativo actual se encuentran:
-Ineficiencia en el manejo de inventarios, abastecimiento, documentación,
promociones.
- El servicio postventa no ofrece el alcance que la empresa pretende darle para
satisfacer al cliente y allí marcar la diferencia con relación a la competencia.
-Existen procesos que deben realizarse de forma manual, lo cual aumenta el riesgo
de cometer un error.
-Al realizar actualizaciones se desconfigura la parametrización, generando errores
en las transacciones.
-Los usuarios pueden realizar modificación a transacciones que fueron realizadas
con anterioridad, poniendo en riesgo la veracidad de la información.
Las novedades mencionadas ponen en riesgo la operación de cualquier tipo de
empresa, por lo que Empaquetados el Trece tomó la importante decisión de adquirir un
nuevo sistema operativo, el cual le permita ser cada vez más competitiva y continuar
creciendo brindando así confianza, seguridad y satisfacción a sus clientes.
14
Por lo expuesto anteriormente, la administración en cabeza de su Gerente, el Señor
Jorge Osorio Arango, se encontró con la necesidad de adquirir un sistema más avanzado
que le permite tener un mayor control de sus operaciones y ser más competitivo en el
mercado actual.
15
3. Justificación
Los directivos de la empresa Empaquetados el Trece S.A.S tienen la necesidad de evaluar
el impacto del cambio de software en los diferentes aspectos que este importante hecho
representa para una compañía, entre ellos se encuentran:
-La funcionalidad del sistema operativo
-Agilidad en los procesos
-Calidad en la información
-Adaptación de los usuarios
-Satisfacción de los usuarios
-Disminución de errores
-Implementación de controles
-Disminución del riesgo
Para atender este requerimiento, se ha decidido adelantar un proyecto de investigación,
con el cual se espera brindar a la empresa una herramienta que le ayudará a identificar las
fortalezas y debilidades del nuevo sistema operativo y por consiguiente aplicar los mecanismos
necesarios para corregir las falencias y debilidades, garantizando la mejora continua en todos los
procesos.
Asimismo los estudiantes aplicarán los conocimientos adquiridos a lo largo de su
experiencia académica, especialmente en las asignaturas relacionadas con la investigación,
contabilidad, finanzas costos y presupuesto, igualmente desarrollarán habilidades en cuanto al
análisis de los problemas empresariales y planteamiento de posibles soluciones.
Con relación a la Universidad este proyecto puede proporcionarle una herramienta que le
permitirá mantener actualizado su currículo, por tanto aportará a la formación de los estudiantes
que actualmente cursan su carrera en la Universidad y de los que ingresarán en los próximos
semestres.
16
4. Objetivos
4.1 Objetivo General
Evaluar el impacto de la adopción del nuevo sistema de información PSL en la empresa
Empaquetados el trece S.A.S
4.2 Objetivos Específicos
-Evaluar el impacto en el ambiente laboral que genera la implementación del software
PSL sobre los usuarios de empaquetados el trece S.A.S.
-Analizar los beneficios de la implementación del software PSL en empaquetados el trece
S.A.S en comparación con el anterior ERP.
- Determinar el costo de la adquisición del software PSL para Empaquetados el Trece
S.A.S
17
5. Marco Teórico
5.1 Qué es un ERP?
Es una sigla que significa Enterprise Resource Planning (ERP) y en español traduce
Planificación de Recursos de la Empresa, según (APICS, 2014) un ERP es un programa que
asegura la actualización de la información en tiempo real de todas las funciones de la empresa,
según (Systeme Anwendungen und Produkte [SAP], 2009 como se citó en Espinosa Martinez,
Stable Rodríguez, & Barrios Santana, 2007, p. 68) “Es un sistema de información que administra
los recursos de la empresa y permite ligar las actividades de ejecución sobre un modelo de
procesos, el cual automatiza y sincroniza todas las transacciones asociadas”.
Según lo anterior se puede definir el ERP como un sistema en el cual se integran todos los
procesos de una compañía, obteniendo información fidedigna y veraz en tiempo real, siendo la
principal herramienta para la toma de decisiones de la administración.
Los ERP fueron destinados inicialmente para abordar y solucionar las necesidades
de las grandes organizaciones. A partir del año 2.000, debido al crecimiento de las operaciones y
el aumento del número de empleados en las pequeñas y medianas empresas, estas se convirtieron
en los nuevos clientes de las compañías dedicadas al desarrollo de los ERP. Sin embargo
representa un alto riesgo la implementación, ya que la inversión necesaria para la adquisición de
estos ERP podría ascender hasta el 50% de sus ingresos anuales, lo cual introduce un grado de
vulnerabilidad muy alta para las PYMES (Mabert, Soni, & Venkataramanan, 2003, como se citó
en Maldonado, 2008, p. 79).
Para el caso de la empresa Empaquetados el Trece S.A.S la inversión para el proyecto de
la implementación del ERP (PSL) con respecto a los ingresos es del 0.002%, siendo una
compañía con un respaldo financiero alto y disminuyendo el grado de vulnerabilidad.
18
Orden de compra
Producción
Comercialización y venta
Recaudo factura de venta
Pago de la factura
Causación y revisión de la factura
Recepción de la mercancía
5.2 ¿Qué es un sistema de información?
Es un conjunto de elementos, componentes y unidades que interactúan entre sí para lograr
un objetivo en común; por ejemplo el cuerpo humano, este para funcionar de una manera óptima
y eficaz necesita de los sistemas circulatorio, digestivo, nervioso, muscular, respiratorio, entre
otros. Cada sistema está formado por varios órganos, caso puntual el sistema digestivo, dentro de
él se encuentra el estómago, páncreas, hígado, esófago, que interrelacionan entre sí con el fin de
llevar a cabo la una buena digestión en el organismo.
Ahora bien, con esta analogía se puede comparar lo que sucede con un sistema de
información en las organizaciones, es el medio por el cual todas las áreas y empleados de la
organización tienen una constante circulación de datos, con el fin de trabajar con eficiencia
enfocados hacia el mismo objetivo.
A continuación se describe un proceso de compra de materia prima de Empaquetados el
Trece S.A.S donde se puede observar la interrelación de algunas áreas de la compañía.
Figura 2.Proceso de compra y venta de productos
Fuente: Elaboración Propia
19
5.3 El ciclo de vida del ERP
Ciclo de vida de un sistema El ciclo de vida se desarrolla en dos etapas fundamentales;
análisis y diseño. Este comienza cuando la administración o algunos miembros de la organización
detectan la necesidad de una mejora en el sistema. (Senn, 1992, p. 33).
A continuación se detallan las actividades que conforman el ciclo de vida de un sistema:
Figura 3.Actividades del Ciclo de Vida
Fuente: Adaptación (Senn, 1992, p. 33).
Es importante resaltar (figura 1) que cada una de las actividades están relacionadas entre
sí, incluso resulta difícil determinar el orden de los pasos.
5.3.1 Investigación preliminar Inicia por la petición de un área o usuario activo de la
compañía. (Administrador, empleado, o especialista en sistemas) esta actividad consta 5 partes:
aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de la solicitud. (Senn, 1992, pp.
33-34), nombramiento de líder y equipo de trabajo. (Díaz, Almohalla, & Calvo, 2007, pp. 19-20).
- Aclaración de la solicitud: La solicitud debe ser clara, concisa y bien planteada. En esta
etapa es bastante importante la comunicación entre áreas, según (Díaz et al.2007), el nuevo
software es una herramienta que probablemente afectará el ciclo normal del trabajo de cada
Investigacion Preliminar
Determinacion de los requemientos del .
sistema
Diseño del SistemaDesarrollo del
Software
Pruebas y parametrizacion del
sistema
Evaluación de Implementación
20
individuo. Se debe transmitir a la organización que la idea de implementación de un nuevo ERP
implica grandes transformaciones (p. 18).
- Estudio de factibilidad: Para llevar a cabo este estudio, se reúne un equipo de personas
que evalúa si la compañía cuenta con la tecnología para enfrentar el proyecto, en caso contrario
deberá determinar si posee los recursos económicos para la adquisición de nuevas herramientas
tecnológicas; asimismo evalúa si los usuarios cuentan con la capacidad de adaptación y
disposición al cambio. (Senn, 1992, p. 34).
- Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos que se solicitan son factibles o
deseables; la administración decide qué proyectos son los más importantes determinando el orden
en que estos se llevarán a cabo. Luego de aprobar el proyecto se estima su costo, el personal
requerido y el tiempo para su desarrollo de acuerdo a las necesidades que tienen la compañía.
(Senn, 1992, pp. 34-35). Para ello se deben hacer varias cotizaciones de proveedores evaluando
aspectos como (Díaz et al.2007): posicionamiento del proveedor en el mercado y su experiencia,
costo, funcionalidades, capacidad de innovación, flexibilidad y rapidez en corrección de errores,
entre otros (pp.20-21).
-Nombramiento de Líder y su equipo de trabajo: Se debe de elegir un líder que según
(Díaz et al. 2007) preferiblemente sea del área de Sistemas y que posea las siguientes
características:
Fuerte vinculación con la empresa y conocimiento del negocio en profundidad.
Capacidad de liderazgo entre el personal interno y de negociación con entes
externos.
Debe poder liberarse del trabajo diario para dedicarse tiempo completo al
proyecto.
Debe de tener independencia de decisión y la posibilidad de reportar al comité
de dirección.
Debe de manejar fluidamente los objetivos directamente relacionados con el
proyecto en alcance, recursos y tiempo (pp. 19-20).
Es muy importante para el líder del proyecto o gerente del proyecto un plan de
implementación claro, ya que esto le permitirá hacer un constante seguimiento a la evolución y al
21
avance de las metas del proyecto, uno de los factores críticos es la coordinación de las tareas de la
ejecución del proyecto, solución de problemas técnicos, colaboración en requerimientos de los
líderes del proyecto y usuarios (Maldonado, 2008, pp. 80-81).
El líder de Proyecto es quien debe de elegir y dirigir su equipo de trabajo, los miembros
del equipo deben de tener las siguientes características:
Gran conocimiento del trabajo diario.
Amplitud de miras, capacidad de adaptación y ganas de aprender.
Poder disponer al menos un 80% de su tiempo para dedicarlo al proyecto, por
lo que otras personas deberán cubrir sus funciones principales.
Empatía y capacidad de comunicación y de negociación.
Capacidad para manejar objetivos directamente relacionados con el proyecto
en plazo y costos (Díaz et al. 2007, p. 20).
5.3.2 Determinación de los requerimientos del sistema Los analistas y consultores
deben trabajar con administradores y empleados con el fin de tener conocimiento de los procesos
de la compañía, sus opiniones, ideas y soluciones, así dar respuesta a los siguientes interrogantes:
¿Qué es lo que se hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema?
Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?
Si existe un problema, ¿Cuál es la causa que lo origina? (Senn, 1992, p. 35)
5.3.3 Diseño del sistema En esta etapa se identifican los reportes que se generan desde el
sistema, los diseñadores deben trabajar en la pantalla que los usuarios observarán cuando lo estén
operando, también deben tener cuenta el almacenamiento de datos, los botones de ayuda, la
exportación de la información, entre otros (Senn, 1992, p.36).
22
5.3.4 Desarrollo de software El desarrollo de un software se puede dar por dos opciones,
por un software comprado a terceros o un software diseñado a la medida necesaria para el
solicitante. (Senn, 1992, pp.36-37).
5.3.5 Pruebas y parametrización del sistema En esta etapa se llevan a cabo pruebas con
el fin de asegurarse que el software no tenga fallas, que funcione de acuerdo a las necesidades
previstas por los analistas. Según (Díaz et al.2007) “El juego de pruebas especifica el alcance del
proyecto detallando lo que se pretende hacer, de dónde se parte y cuál debería ser la situación
posterior” (p.20).
La parametrización es un conjunto de variables que activan o desactivan
funciones o procedimientos generales o personalizan la forma de realización de
estas funciones, de manera que permiten adaptar el funcionamiento del sistema a
las distintas estrategias empresariales y procesos de negocio (Pagés Arevalo, 2007,
p. 49).
La parametrización juega un papel muy importante en la implementación, exige un
amplio conocimiento sobre las necesidades y procesos de la compañía, es en esta etapa donde se
evalúa la adaptación de estos al nuevo ERP. “La complejidad de un producto ERP está
directamente relacionada con el nivel de parametrización que éste permite. Son varios los
aspectos que pueden personalizarse a través de este proceso de parametrización” (Gómez Vieites
& Suárez Rey, 2012, pp. 26-27):
Estructura fiscal (impuestos) de la organización.
Situación actual del país (usos horarios, divisas, impuestos, idiomas).
Tipología de producto (de alta rotación, de gancho, de consumo, de impulso)
Reglas de negocio (Políticas de precio, de distribución, comisiones)
Estructura física de la compañía, definiendo las sedes administrativas, operativas, almacenes,
plantas productivas, puertos de carga, entre otros.
Estructura organizacional y funciones (Organigrama), descripción de funciones y perfiles.
Estructura documental de la Organización
Flujo de Procesos, automatización de tareas y gestión de alarmas.
23
5.3.6 Evaluación de Implementación Según (Senn, 1992) la implementación es el
proceso de verificar e instalar en un nuevo equipo la aplicación. Asimismo capacitar, entrenar y
acompañar a los usuarios en el proceso de adaptación al nuevo sistema (pp.37-38).
Dependiendo del tamaño de la compañía se debe elegir una aérea específica para la
realización de una prueba piloto. Generalmente en las PYMES el sistema que será reemplazado y
el que se será implantando deben trabajar en forma paralela, con el propósito de comparar
resultados. Se debe tener en cuenta que la implementación de un sistema es continua y está en
constante evolución, por lo tanto se debe de tener un servicio de mantenimiento permanente de
las aplicaciones (realización de cambios, modificaciones en el software, archivos,
procedimientos), satisfaciendo las necesidades del usuario y de la organización (Senn, 1992, p.
37).
5.4 Postimplementación
El inicio de la Postimplementación comienza cuando el cliente acepta el resultado de la
implementación y el proveedor cobra su factura, es en esta etapa cuando el sistemas se pone en
marcha después de haber analizado, diseñado y parametrizado todas las transacciones. Es normal
en esta etapa encontrar escenas de estrés, contiendas y frustración dentro de la organización en el
momento inicial de la postimplementación, debido a los cambios en los procesos de la
organización.
El estrés inicial comienza con la necesidad de operar todos los procesos en el nuevo
software, teniendo un grado de estrés o miedo que es generado por la inversión que se realizó en
el nuevo ERP, comenzando a surgir dudas como ¿y si no funciona bien? ¿Se ha tenido todo en
cuenta? ¿Las pruebas realizadas fueron suficientes para cubrir todos los riesgos? En esta etapa es
normal que se presenten contratiempos que no se tuvieron en cuenta en la planeación del
proyecto y hayan procesos por mejorar, según (Andrade, Rojas, & Oswaldo, 2007) un proyecto
de implementación en las PYMES no satisfacen a un 100% todas las necesidades requeridas, pero
esto se puede cubrir anticipando esta etapa y teniendo en cuenta algunos pasos como:
Identificar el Grado de desviación de lo ejecutado, para esto es necesario revisar el alcance
del proyecto recopilando información de las pruebas que se realizaron en etapas anteriores.
24
Excelente comunicación entre las personas que lideraron el proceso de implementación para
adoptar planes de contingencia frente a los problemas que se generen y así no entrar en
pánico, buscando soluciones rápidas entre los líderes.
Evaluar y analizar la opinión del usuario final, escuchando sus propuestas con el fin de reunir
opiniones en común y dar soluciones con el nuevo ERP.
La etapa de Postimplementación se puede abordar de diferentes maneras, sin embargo la
mejor estrategia a evaluar es la visión global de todos los procesos de la compañía integrando al
personal con el nuevo software y comprometiendo a cada persona con el mejoramiento continuo
de la información, de esta manera se pueden cubrir todos los riesgos que pueda traer esta etapa.
(Andrade et al. 2007, p. 36-37).
5.5 Experiencia sobre implementación de ERP en PYMES
Entre las investigaciones relacionadas se encontró que en el cambio de software a un ERP
en PYMES en el sector “Elaboración de Productos de Panadería y Bizcochería” genera beneficios
en cuanto a que los propietarios y administración cuentan con una herramienta que les permite
evaluar y mejorar sus procesos internos, realizar una mejor planeación de los recursos
empresariales, esto a su vez se ve reflejado en el incremento de la productividad. (Romero Reyes,
Rico Lugo, & Baron Velandia, 2012, p. 100).
Tabla 1.Porcentaje de mejora del ERP
Mejora en tiempo -Proceso Critico
Sin ERP Con ERP Mejora%
12 Horas realizando nuevos pedidos, revisando pedidos anteriores e
inventario de materia prima y producto terminado.
2 horas 83.30%
8 Horas Recopilando información, aplicación de fórmulas de costos y
realizar informes escritos.
0.28 horas 96.50%
2 horas le tardaba al gerente analizar la información de las operaciones
a realizar, y su respectiva toma de decisión frente a la situación.
0.083 horas 95.80%
Fuente: Adaptación (Romero Reyes, Rico Lugo, & Baron Velandia, 2012, p. 101).
25
La cadena hotelera, Abba Hotels luego de llevar a cabo la implementación del sistema
operativo Microsoft Dynamics NAV, se muestra muy satisfecha con las mejoras alcanzadas,
consiguiendo homogeneización en las tareas y procedimientos, mayor automatización en la
exportación de reportes, control sobre la provisión de pagos y cobros, reducción de costos y
disminución en el tiempo de ejecución de tareas. (Romero Carrión, 2011, p. 50).
En el caso de Pretersa-Prenavisa, empresa dedicada al diseño, fabricación y montaje de
estructuras de hormigón prefabricado, la implementación del software UNIT4 ekon ha mejorado
el control de la actividad, dando lugar a un control sofisticado que ha permitido a los
responsables monitorear en tiempo real el flujo de trabajo de la empresa. (Romero Carrión, 2011,
p. 50).
5.6 Aprendizaje de implementación de un nuevo ERP
Encuestas hechas por grandes consultores como (Multilignes Conseil, 2000 como se citó
en Espinosa Martinez, Stable Rodríguez, & Barrios Santana, 2007, p.69), señalan la condición de
la inversión de nuevos ERP, Indicando que menos del 20% de ellos se terminan con éxito dando
satisfacción, respetando el presupuesto y los tiempos determinados.
Los problemas básicos que se pueden presentar en la implementación de un Software son
los siguientes (Espinosa Martinez, Stable Rodríguez, & Barrios Santana, 2007, pp. 70-75).
Incertidumbre en los mercados de sistemas de información.
Empresas integradoras de sistemas de información en mal estado financiero.
Contratos con programadores e integradores sin compromisos duraderos.
Presiones en políticas internas entre departamentos o empleados.
No tener en cuenta las opiniones de los integrantes de la organización.
Escoger un sistema que sea poco reconocido en el mercado.
El sistema no es integral, estándar y confiable.
Nuevas exigencias en los mercados, de los clientes o proveedores.
26
Entre tanto (Díaz et al. 2007), manifiesta que los principales errores son:
Pensar que el proyecto puede ejecutarse sin la participación directa del área de sistemas.
En momento que se decide cambiar el software considerar que no es necesario involucrar
directamente a las áreas afectadas.
Empezar a ejecutar procesos sin formación previa aprovechando la tecnología ya existente
sin reinvertir en nada.
Nombramiento de un líder de proyecto que interactúe en una mayor proporción de tiempo en
un área específica.
Pretender que el equipo de trabajo colaborador desarrolle sus funciones con normalidad
(p.19)
Evidenciados los errores básicos que pueden generarse en la implementación de un nuevo
sistema, también existen factores claves para el éxito, estos son: (Gómez Vieites & Suárez Rey ,
2012).
Planificación realista, teniendo en cuenta las restricciones técnicas, económicas
y organizacionales.
Compromiso de la dirección con el proyecto.
Definición precisa de los objetivos.
Gestión del cambio organizacional.
Formación y soporte técnico a los usuarios (redacción de procedimientos,
diseño de manuales de usuario, diseño e impartición de cursos a usuarios
finales, entre otros).
Equipo de implementación con experiencia en el sistema elegido y dedicación
tiempo completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, técnicos
informáticos y consultores externos ( p. 38).
27
5.7 Implementación del software PSL en Empaquetados el Trece S.A.S
En Empaquetados el Trece S.A.S. se identificó la necesidad de mejora en los siguientes
aspectos:
Ineficiencia en el manejo de inventarios, abastecimiento, documentación y promociones.
El servicio postventa no ofrece el alcance que la empresa pretende darle para satisfacer al
cliente y así marcar la diferencia con relación a la competencia.
Existen procesos que deben realizarse de forma manual, lo cual aumenta el riesgo de cometer
un error, por tanto la calidad de la información.
Al realizar actualizaciones se desconfigura la parametrización, generando errores en las
transacciones.
Los usuarios pueden realizar modificaciones a transacciones que fueron realizadas con
anterioridad, poniendo en riesgo la veracidad de la información, asimismo exponiendo a la
empresa a un fraude.
En Empaquetados el Trece S.A.S fue la administración, en cabeza de su Gerente, el Señor
Jorge Osorio Arango, quien identificó la necesidad de adquirir un sistema más avanzado que les
permitiera tener mayor control de sus operaciones y ser más competitivos en el mercado actual.
Por tanto, junto con los Directores de cada área se realizó un estudio de mercado con el fin de
elegir el software que más se adaptara a las necesidades de la empresa. Entre las variables que se
estudiaron para tomar la decisión de compra se encuentran: prestigio, costo, soporte técnico y
compatibilidad en el mercado.
En la tabla 2 se presentan las alternativas analizadas por la empresa, donde:
X : No cumple con los requisitos establecidos por la compañía.
: Cumple con los requisitos establecidos por la compañía.
28
Tabla 2.Ofertas ERP
Fuente: Adaptación (Empaquetados el Trece S.A.S, 2016)
Una vez analizadas las características de cada uno de los sistemas se descartaron dos de
los opcionados, continuando en el proceso de selección PSM ADVANCE, PSL y SAG.
La administración visitó las instalaciones de cada proveedor, encontrando que, la
infraestructura donde opera SAG no es la más adecuada, debido a su informalidad se descartó
inmediatamente. Mientras que PSL y PSM ADVANCE contaban con una infraestructura mucho
más apropiada, lo que generó confianza y credibilidad al grupo directivo. Finalmente, por tener el
menor costo entre las dos últimas opciones, se escogió a PSL SOFTWARE SIN FRONTERAS
adquiriéndose en el mes de julio de 2016
Posteriormente la empresa realizó una reunión liderada por el Gerente junto con los
directores de la compañía, proponiendo el nombramiento del líder del proyecto PSL, en el cual
presentó como opción al director de la planta y operaciones, no todos los que participaron de la
reunión estuvieron de acuerdo, sin embargo fue elegido.
En esta reunión los directores eligieron su grupo de trabajo quienes serán parte del
proceso de implementación y está conformado de la siguiente manera:
Tabla 3.Grupo de trabajo Implementación ERP
Fuente: (Empaquetados el Trece S.A.S, 2016)
Dentro del levantamiento de los riesgos del proyecto se consideró que la elección del líder
representaba un riesgo, debido a que al estar involucrado en uno de los proceso podría en algún
Sistema operativo (ERP)
Costo
Prestigio
Soporte Técnico
Compatibilidad en el
mercado
SAP 2.950.000.000
SIESA 413.000.000 X X
PSM ADVANCE 117.938.245 X
PSL 101.958.200
SAG 85.677.600 X
NOMBRE INTEGRANTES DEL PROYECTO PSL CARGO EN EMPAQUETADOS EL TRECE
S.A.S
Pablo Cesar Vega Ospina Director de Operación y Líder Proyecto
Juan Carlos Mesa Valencia Director Financiero y Contable
Leonardo Restrepo Álvarez Auxiliar Contable
Diego Alexander Escobar Muriel Auxiliar contable
Duvan Rodríguez Peñuela Jefe de Ventas
Natali Rodas Trujillo Cartera y responsable de implementación
29
momento perder el enfoque del proyecto, dando prioridades en su área de trabajo, restando
importancia a las demás áreas de la organización.
Empaquetados el Trece S.A.S junto con PSL realizó un levantamiento preliminar de los
procesos donde se encontraban inconsistencias o fallas que presentaba el software anterior,
obteniendo el siguiente resultado:
-Trazabilidad en los documentos: Constantemente la compañía requiere resolver las
siguientes inquietudes:
¿Cómo quedo registrado el documento en contabilidad?
¿La orden de compra llegó completa?
¿Se entregó todo el pedido al cliente?
Estos interrogantes son difíciles de responder al no contar con herramientas que faciliten
la trazabilidad de los documentos. (Software sin fronteras, 2016).
-Cumplimiento de las NIIF: De acuerdo al decreto emitido por el Gobierno Nacional y las
directrices generales referente a la adopción de esta normatividad, se debe realizar el proceso de
convergencia a estándares internacionales de información financiera y contable según los tiempos
establecidos por los entes de control, cumpliendo con requerimientos como:
Generación de informes y reportes
Presentación de estados financieros
Activos fijos
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Ingresos ordinarios
-Conciliación Bancaria: Debido a lo complejo y manual que resulta realizar el proceso de
conciliar los bancos en Empaquetados el Trece S.A.S, presenta retrasos constantes para la
ejecución del cierre mensual.
-Inventarios: Actualmente una de las grandes falencias en Empaquetados el Trece S.A.S
es el tema de los inventarios, no existe una medición real de unidades y existencias, lo que ha
generado pérdidas significativas para la compañía.
30
Continuando con el diseño y desarrollo del software en Empaquetados El Trece S. A. S.
con el nuevo ERP se podrán generar informes de tipo informativo y analítico permitiendo a la
Compañía tener un mayor control y seguimiento de las operaciones, con el fin de cubrir las
falencias que presentaba el software anterior.
PSL es un sistema estandarizado y no a la medida, si Empaquetados El Trece requiere
implementar nuevos procesos y el software no cuenta con las herramientas necesarias, sería
necesario un desarrollo especial y esto tendría un costo adicional. La modalidad de contratación
que realizó Empaquetados el Trece S.A.S con PSL Software Sin Fronteras fue “licencia de uso de
software”, el cual paga un permiso de uso anual.
Luego de realizar el levantamiento preliminar de los procesos e identificar los problemas,
Empaquetados el Trece S.A.S inicia la fase de Parametrización y pruebas que para PSL es
“Descubrimiento”, El objetivo de esta consiste en adelantar un análisis detallado de los procesos
de la compañía, a luz de las posibilidades de la tecnología que ofrece PSL.
Los procesos de la compañía son analizados utilizando diferentes fuentes (modelos de
procesos ya existentes, sesiones de grupo, entrevistas con usuarios, reuniones de enfoque, entre
otros.). Una vez identificados se reformulan y simulan, utilizando el software PSL, en sesiones
piloto con los miembros del equipo de trabajo Tabla 3 (Software sin fronteras, 2016)
La sesión piloto es una herramienta utilizada para:
Desarrollar talleres prácticos, modelando el nuevo escenario de negocios del cliente,
utilizando el software PSL.
Identificar necesidades de conversión de datos.
Identificar integraciones entre sistemas o herramientas de oficina existentes y/o los que están
en instalación.
Definir requerimientos de reportes
Durante esta etapa se conformaron 2 equipos de trabajo para comenzar adaptar los
procesos de la compañía al nuevo software PSL, estos fueron liderados por el director de Planta y
Operación y el Director Financiero y contable.
El director de Planta y operaciones estuvo encargado de los siguientes procesos:
31
Creación de productos o ítems en conjunto con el Jefe de ventas.
Orden de mercancía y proceso de recepción.
Estructura de las bodegas donde estará almacenando el producto como; Plaza Mayorista,
Bodega de buenaventura (Importaciones), Ventas Tienda a tienda y Planta (Producción).
Estructura de ventas a contado y a crédito.
Despacho de la mercancía.
Creación de listas de precios según tipo de cliente.
Director Financiero y contable estuvo encargado de los siguientes procesos:
Creación del Plan único de cuentas.
Creación de centros de costos.
Amarre de la contabilidad de los procesos de compras, recepción de mercancía, ventas, y
todos los otros procesos elaborados por otro grupo de trabajo.
Adaptación proceso de facturación, tesorería y cartera.
Importación de tablas con tarifas de retención en la fuente, de Renta, industria y comercio e
iva.
Creación e importación de conceptos de compra.
Durante la etapa de adaptación y parametrización de los procesos al nuevo ERP se
desarrollaron tareas como: Tablas de clientes y proveedores, creación de vendedores, historial de
los terceros como: cupo, actividad económica, responsabilidades tributarias, entre otros.
El sistema PSL tiene 2 módulos, uno para realizar las pruebas y otro donde se guarda la
información final antes de salir en vivo, esta parametrización anteriormente mencionada se
realizaba en los dos módulos como se observa ver en la figura 3
32
Figura 4.Módulos de ingreso a la aplicación
Fuente: (Software sin fronteras, 2016)
Durante el desarrollo de estos procesos se realizaron pruebas del funcionamiento de los
procesos ej. En la parametrización de retención en la fuente, se elaboraba una factura de compra
para verificar que el cálculo de dicha retención cumpliera con los parámetros legales
establecidos, así mismo su contabilización, si existían fallas o falencias se revisaba el parámetro
con el consultor de PSL para identificar la falencia y así poder solucionar o modificar la
definición del proceso.
Empaquetados el Trece S.A.S en su plan de trabajo estableció unos tiempos para la puesta
en marcha del nuevo sistema, esto con el fin de hacer un seguimiento constante al avance del
proyecto y a las metas propuestas desde que se tomó la decisión de cambiar de ERP, después de
haber realizado pruebas y de haber moldeado los procesos de la compañía comenzó la fase de
“entrenamiento”. Esta fase pretende asegurar que los usuarios finales están completamente
preparados para el nuevo sistema para lograrlo, es necesario capacitarlos de manera adecuada.
Dependiendo de las necesidades específicas es necesario programar y desarrollar cursos
especiales de entrenamiento y acompañamientos con base en la identificación de necesidades de
33
capacitación (Software sin fronteras, 2016). Empaquetados el Trece S.A.S. realizó jornadas de
capacitación por áreas, facturación, recaudo o cartera, tesorería, compras, despachos entre otros,
donde los representantes del nuevo sistema PSL fueron los encargados de realizarlas, estas
personas después de recibir las capacitaciones también eran orientadas por los integrantes del
proyecto.
En conclusión, observar el ciclo de vida en un sistema de información, es fundamental
para evitar errores y garantizar la excelencia en la puesta en marcha de una compañía.
34
6. Metodología
El enfoque metodológico del presente trabajo de grado es cuantitativo y se realizó bajo un
diseño no experimental, observando situaciones ya existentes, ya que se obtuvo información de
otras investigaciones y de bibliografías relacionadas con el ciclo de vida de un sistema,
experiencias de implementación de ERP de Pymes y casos puntuales a tener en cuenta en una
implementación de un nuevo sistema operativo. Asimismo es de tipo transversal descriptivo ya
que la recopilación de la información es en un momento único, realizando estudios a variables
como grado de satisfacción en los usuarios del nuevo aplicativo, control y cubrimiento de los
riesgos relacionados con las transacciones, costos y beneficios de la adquisición del ERP y
recuperación de la inversión en cada proceso de la compañía. (Hernández Sampieri, Férnandez
Collado, & Baptista Lucio, 2010, pp. 151-153).
En cuanto a las categorías de análisis, las más importantes se resumen en las entradas de
información, cuya calidad depende de los formatos que suministre el analista del sistema, es de
anotar qué es función del analista garantizar el éxito de la implementación y puesta en marcha del
nuevo sistema, a través del procesamiento de la información, y de un excelente diseño de los
formatos de salida, tanto de la información contable como de la información estratégica y
administrativa.
Las técnicas e instrumentos de la recolección de la información fueron por medio de
fuentes primarias, obtenidas por los diseñadores del Software (PSL) y los usuarios empresariales
(Empaquetados el Trece S.A.S), donde se realizaron encuestas como instrumento principal para
evaluar el impacto en el ambiente laboral que generó la implementación del software PSL en los
usuarios; como instrumento secundario se recolectó información por medio de la administración,
donde especifican los análisis del costo y beneficio de la implementación del nuevo Software, así
como la determinación de la inversión generada por la adquisición del sistema.
Para hallar la población y muestra se tuvo en cuenta el número de empleados de
Empaquetados el Trece S.A.S los cuales son 150. Posteriormente el grupo de investigación se
reunió para determinar cuántos empleados interactúan con el sistema, el resultado de la muestra
fueron 52 empleados.
35
Luego se procedió a hallar el tamaño muestral, para ello se tomó como base una población
finita ya que se conoce el total de la población para la cual se utilizó la siguiente fórmula
(Solutions, Passionate People. Creative [Psyma], 2015):
n= K2 * P * Q * N
(e2 (N-1) + K2 * P*Q
N= Tamaño de la población: el total de empleados que interactúan con el sistema
operativo 52.
K= Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que si no
se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1.6 (como
más usual) o en relación al 99% de confianza equivale 2.58, valor que queda a
criterio del investigador, se tomara para la investigación al 95% de la confianza.
P= Este dato es generalmente desconocido, lo más usual es 0.5 valor que se trabajó
en la investigación
Q= Es la proporción de individuos que no poseen esa característica es decir 1-P.
n= El tamaño de la muestra
e= Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que
queda a criterio del encuestador. En nuestro caso tomaremos como el límite
aceptable de error muestral un 5% (0.05) (párr. 7-12).
n= (1.96)2 (0.05) (0.95) 52 = 30,61.
(0.05)2 (52-1) + (1.96)2 (0.05) (0.95)
Para llevar a cabo la investigación, se realizó un muestreo aleatorio simple en el cual cada
elemento de la población tuvo la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra
(Solutions, Passionate People. Creative [Psyma], 2015).
36
El tamaño muestral fue de 30,61 Empleados de Empaquetados el Trece S.A.S que
interactúan con el sistema, se aproxima el tamaño de la muestral a 30. Los cuales se relacionan a
continuación:
Tabla 4.Selección Muestral
CARGO LIDERES
VENDEDORES 5 DIRECTOR FINANCIERO Y
CONTABLE
1
FACTURADORES 7 DIRECTOR DE MERCADEO Y
VENTAS
1
CONTABILIDAD 2 LIDER DE VENTAS 1
RECURSOS HUMANOS 1 DIRECTOS DE PLANTA Y
OPERACIONES
1
TESORERIA 2 LIDER DE IMPLANTACION PSL 1
CARTERA 2
COMPRAS 1 TOTAL 5
IMPORTACIONES 1
DESPACHOS 2
RECEPCION
MATERIALES
2
TOTAL 25
Fuente: (Empaquetados el Trece S.A.S, 2016)
37
0%
50%
100%
SI % NO %
96%
4%
¿El software PSL se ajusta a los requerimientos y
necesidades de su cargo?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
100%
0%
¿La información que presenta el sistema PSL es clara y entendible?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
100%
0%
Desde su puesto de trabajo ¿cuenta con las herramientas informáticas necesarias para
operar el sistema?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
100%
0%
¿Considera usted que fue necesario el cambio
del software HGI?
SI % NO %
0%
50%
100%
SI % NO %
100%
0%
¿Es amigable y fácil de operar el nuevo software?
SI % NO %
7. Resultados
7.1 Encuesta usuarios del sistema.
Figura 5.Resultado 1; Figura 6.Resultado 2
Figura 7.Resultado 3; Figura 8.Resultado 4
Figura 9.Resultado 5; Figura 10.Resultado 6
0%
100%
SI % NO %
100%0%
¿Desde el desempeño de su trabajo, ha sido
positivo el cambio del sistema operativo?
SI % NO %
38
0%
50%
100%
SI % NO %
92%
8%
Mejoró el control y manejo de inventarios?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
92%
8%
Mejoró la velocidad en ejecución de los
procesos?
SI % NO %
Figura 11.Resultado7; Figura 12.Resultado 8
Figura 12.Resultado 9; Figura 13.Resultado 10
Figura 14.Resultado 11; Figura 15.Resultado 12
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI % NO %
100%
0%
Mejoró el tiempo de procesamiento de datos de
información?
SI % NO %
0%
50%
100%
SI % NO %
92%
8%
Los informes son claros al exportarlos desde el
sistema PSL?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
16%84%
Permite modificar transacciones por otros
usuarios después de grabar el documento?
SI % NO %
0%
100%
SI % NO %
4%
96%
¿El sistema permite grabar transacciones descuadradas o que estén fuera de balance?
SI % NO %
39
0%
100%
SI % NO %
100%
0%
Cuando se intenta grabar una transacción descuadrada o fuera
de balance, ¿El sistema genera un mensaje de alerta?
SI % NO %
Figura 16.Resultado 13; Figura 17.Resultado 14
7.2 Encuestas directores
Figura 18.Resultado 15; Figura 19.Resultado 16
0%
100%
SI % NO %
100%0%
Al realizar una transacción que requiere autorización previa, de
otro usuario, en caso de no ingresarla, ¿el sistema genera un
mensaje de advertencia?
SI % NO %
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI % NO %
100%
0
Los instructores y/o consultores de PSL han
brindado suficiente apoyo durante todo el proyecto?
0%
50%
100%
SI % NO %
100%
0
¿En la etapa de pruebas se lograron cubrir todas las
falencias, e inconsistencias que presento PSL?
40
Figura 20.Resultado 17; Figura 21.Resultado 18
Figura 22.Resultado 19
0%
50%
100%
SI % NO %
100%
0
¿El software PSL se ajusta a los requerimientos y
necesidades de su cargo?
0%
50%
100%
SI % NO %
100%
0
¿La información que presenta el sistema PSL es
clara y entendible?
0%
20%
40%
60%
80%
SI % NO %
40%
60%
¿A la fecha se ha cumplido a cabalidad con el cronograma de actividades establecidas para la
ejecución del proyecto?
41
Tabla 5.Comparativo HGI-PSL y Análisis
HGI PSL ANALISIS
FUNCIONALIDAD
GE
NE
RA
LID
AD
ES
El sistema cuenta con herramientas
tales como Informes, Gráficos y
Formatos; que permiten parametrizar
información, visualización de
indicadores, diseño de formatos y
transacción con el fin de tener la
información de la compañía organizada,
de fácil acceso y entendimiento para la
mayor facilidad de toma de decisiones.
El sistema permite generar toda clase de
información (Indicadores, reportes, comparativos,
entre otros), dicha información está asociada a
cada documento de una manera fácil y sencilla.
Teniendo un mejoramiento de las relaciones
comerciales de clientes y proveedores, agilizando
procesos y optimizando la generación de informes
En el Software anterior vemos que se
necesitaban elaborar muchos informes
para un solo objetivo, se debía exportar a
Excel y juntar toda la información,
mientras que con el nuevo software se
pueden elaborar informes a la medida
dependiendo de mi necesidad.
SERVICIO POSVENTA Y SOPORTE
El departamento de soporte está
conformado por personal especializado
y continuamente capacitado para
atender y solucionar las inquietudes de
los clientes, igualmente el área de
servicio al cliente está en permanente
contacto. Existen varios tipos de
soportes entre los cuales están: soporte
telefónico, virtual, presencial, manuales
impresos y digitales, actualizaciones
por internet.
PSL no adopto la opción de cotact center ya que
piensa que son insuficientes para diagnosticar a
profundidad un problema; es por eso que decidió
operar dentro de sus mismas instalaciones y creo
su propio centro de soporte. La gestión de
solicitudes e incidentes de servicio está en
permanente monitoreo con herramientas de
Control Estadístico de Procesos, para que lo más
temprano posible se tomen acciones que
proactivamente remuevan de fondo las causas o
problemas generadores.
Es de aclarar que las actualizaciones del
software no tardan más de 10 minutos en
PSL mientras que HGI se demora
alrededor de 4 a 6 horas, esto es una gran
ventaja para la compañía ya que puede
operar y seguir un ciclo tranquilamente,
también hay un acompañamiento por
parte de PSL cuando se generen errores
que son generados por el mismo
aplicativo y no tienen costo, en HGI las
actualización siempre fueron muy
tormentosas ya que generaban problemas
en algunos parámetros y transacciones
SEGURIDAD DE LA INFORMACION-BASES DE DATOS
Motor de Base de datos: El sistema se
soporta en una de las mejores bases de
datos como lo es Microsoft SQL Server,
garantizando así un desempeño óptimo
del sistema y de la gestión de los datos.
Genera una menor carga de tráfico y de
datos en la red· Almacena y administra
grandes volúmenes de información.
Mayor seguridad de la información.
Seguridad: El sistema permite
implementar niveles de seguridad por
usuarios y perfiles, la cual da al
administrador del sistema, un control
total sobre las diferentes operaciones
que se destinan a los usuarios; en estos
permisos se puede implementar al
detalle acciones sobre cada opción,
como lo son : crear, modificar, eliminar
y consultar. La base de datos tiene
restricciones de manipulación por
herramientas externas lo cual garantiza
la protección de la información y la
integridad de la misma.
Analista de Soporte Técnico: Provee todo lo
relacionado con instalación, y apoya al
especialista en base de datos por parte del cliente
en cuanto a performance, acceso, recuperación y
sintonía de las bases de datos. El sistema posee
mecanismos de recuperación en caso de daños
que, junto con los suministrados por la base de
datos, permiten superar los impases que
ocasionalmente se presentan en instalaciones de
este tipo. El sistema permite configurar y
conceder a los usuarios los permisos dependiendo
de la labor que desempeñe, así mismo existirán
informes y seguimientos de todo lo que realiza el
usuario.
Una de las principales falencias que se
tenían con HGI es la seguridad, existían
usuarios que podían realizar funciones del
sistema que dañaban el flujo normal de la
operación como ej. eliminar documentos,
modificar transacción, modificar la
configuración de las transacciones; esto es
un gran avance para la compañía ya que
le permite con el nuevo sistema
HGI PSL ANALISIS
42
HGI PSL ANALISIS
MO
DU
LO
AD
MIN
IST
RA
TIV
O
CUENTAS POR COBRAR
Suministra información oportuna y precisa de cuentas por
pagar y por cobrar ayudando en la gerencia de los recaudos y
flujo de caja de las organizaciones. *Cartera vencida por
edades *Manejo de cupo crédito *Manejo de Notas *Calculo
de intereses por mora *Saldos por cliente y por documentos
*Posibilidad de abonos por documentos *Cheques
posfechados *cartera por vendedor *Consulta de
extractos*Reporte a centrales de riesgos *Integración con la
contabilidad, inventarios y facturación.
Propone un nuevo modelo de negocios para
gestionar las deudas por cobrar a terceros y los
recursos financieros recibidos por el
correspondiente recaudo, a través de
innovaciones incorporadas en la gestión de
documentos, análisis de vencimientos, ingreso de
dineros a caja, consignación, cheques
posfechados, aplicación de ingresos-anticipos-
notas, La gestión de cuentas por cobrar se
encuentra integrado completamente al Sistema de
Estado de Cuenta Web.
Una de las principales diferencias
que se tiene con el nuevo software
PSL es la ayuda desde la web
donde permitirá un acceso más
rápido de consulta y de pago para
los clientes.
TESORERIA Y BANCOS
Posibilita el control y gestión de los recursos financieros de la
organización. Integración con la contabilidad, cartera y
cuentas por pagar. Integración con la contabilidad, cartera y
cuentas por pagar. · Permite la definición del formato de los
comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Notas Debito, y
Notas Crédito ·Control de Consecutivos ·importación de
extractos bancarios ·conciliaciones bancarias ·Disponibilidad
diaria y real de los saldos de caja como de cada uno de los
saldos bancarios.
La gestión de tesorería y bancos hace parte de un
logístico coherente con la gestión de cuentas por
pagar y cuentas por cobrar, manteniendo a la vez
la separación que es debida por efectos de
legislación y prácticas comerciales, comparte
también la gestión de cuentas bancarias,
conceptos de documentos, entre otros, también
permite elaborar flujos de fondos y
disponibilidad tanto de bancos como de caja.
la funcionalidad que prestan los dos
sistemas es muy similar, y los dos
se han adaptado correctamente a los
procesos de bancos y caja, es de
destacar que el manejo de cheques
pos fechados en HGI no se permitía
manejar mientras que PSL permite
tener un mayor control sobre estas
operaciones
INVENTARIOS Y ALMACENES
Diseñado para llevar un adecuado control del inventario,
incorpora funciones para el registro de productos, ventas y
compras, impresión de diversos reportes.· *Clasificación de
los productos por líneas y grupos o Costo promedio o Ultimo
costo o Manejo de máximos y mínimos por cada bodega
*Diferentes listas de precios *Manejo de múltiples bodegas
*Manejo de kardex de referencias *Valorización de
inventarios a costo o precio de venta *Realización de
inventarios físicos y hojas de conteo *Ensamble de productos.
La gestión de inventarios y almacenes hace parte
de un todo logístico coherente con la gestión de
abastecimiento y compras y con los de
distribución y ventas; compartiendo con ellos la
gestión de tablas maestras comunes para la
gestión de Ítems/Artículos,
Bodegas/Localizaciones, entre otras tablas
maestras, y permitiendo reunir consistentemente
los movimientos, saldos y compromisos de
inventarios.
Esta la principal causa o la
principal razón por la que la
administración de la compañía
decidió cambiar el sistema
operativos, ya que HGI no permitía
una medición real, constante y un
control más seguro de los
inventarios, en PSL brinda la
posibilidad de tener una valoración,
un seguimiento y costeo del
inventario.
CUENTAS POR PAGAR
Permite el control de las compras realizadas a terceros,
posibilitando una gestión integrada del proceso de
adquisición de bienes y/ servicios. De registrar la compra
*Actualización automática de la cuenta por pagar·
Elaboración de Órdenes de compra *informes detallados de
compras por proveedor, producto, grupo, etc.*Manejo de
compras en otras monedas *Agrupación de costos por
producto *Manejo de costo agregado *Causaciones de gastos
o compra de servicios que no afectan el inventario.
Se propone un nuevo modelo de negocios para
controlar los compromisos por pagar contraídos
con terceros y los recursos financieros usados
para el correspondiente pago, a través de
innovaciones incorporadas en la gestión de
documentos, aprobación a través de work-flow,
manejo de liquidez, análisis por drill-Down, y
programación por múltiples criterios de la gestión
del pago; automatizando completamente la
cadena de suministros financiera.
Una de las ventajas que trae PSL es
Work flow es la digitalización de
los documentos, donde se evitaran
perdidas de documentos y un
seguimiento más constante desde
que llega la mercancía hasta que se
cancela, el sistema PSL cuenta con
un módulo de aprobación de la
administración para la
programación de los pagos donde
ellos podrán revisar.
CUENTAS POR COBRAR-VENTAS
Permite realizar todo el proceso de venta, desde el registro de
los clientes, la cotización y/o pedidos, e interactúa con los
inventarios y la cartera gestionando la información
relacionada en informes y consultas. · Permite facturar en
diferentes monedas *Acumulación de puntos por ventas
*Flexibilidad en diseños de formatos
*Manejo de cotizaciones y pedidos *Manejo de diferentes
listas de precios *Control y validación de costos *Manejo de
número de serie por producto· Calculo automático de IVA,
RTE Fuente, ICA, descuentos y comisiones, etc.
La gestión de Distribución-Ventas-Consumo le
permitirá controlar la demanda y el despacho de
bienes o servicios solicitados por sus clientes
externos (para la venta) o internos (para el
consumo).
El proceso comprende:
· La gestión de Pedidos-Aprobación.
· Reserva-Compromiso.
· Despacho. ·
Facturación. ·
Con el sistema HGI se han
detectado falencias como lo son
recepción de materias en notas de
devolución que no saben a qué lote
corresponden y no saben los
precios o de que factura
corresponde, existen devoluciones
que se borran o ventas que no
aparecen, el nuevo software cubrirá
estas falencias con mecanismos
como el Pikin que es el seguimiento
de la mercancía hasta la venta.
43
Fuente Elaboración propia
Tabla 6. Comparativo costo PSL vs HGI
Fuente: Elaboración Propia
HGI PSL ANALISIS
CONTABILIDAD
MO
DU
LO
CO
NT
AB
LE
Este módulo permite generar informes para
el cumplimiento de las obligaciones fiscales,
permite hacer seguimiento de los fondos de
seguridad social, permite a la compañía
clasificar por áreas según los centros de
costos. Tiene módulo de conciliación
bancaria donde se puede cruzar el informe
enviado por el banco con lo digitado en la
contabilidad; y toda clase de informes para
hacerle seguimiento a todo lo ingresado en
el módulo como Auxiliar, Libro diarios,
informes por documentos, balances de
prueba, cierres anuales, entre otros
Gestión le permite recoger y
suministrar la información de su
empresa relacionado con temas
financieros, administrativos, proyectos,
información tributaria y presupuestal.
Esta es necesaria para reflejar el estado
de la organización o sus partes. La
contabilidad es muy flexible, permite la
definición de parámetros, la libertad en
la generación de informes y consultas,
la gran variedad de opciones
operativas, también se tendrán NIIF
desde la implementación del software y
todo tipo de informes según los
requisitos legales como son (medios
magnéticos, impuestos de IVA,
retención en la fuente de renta,
industria y comercio, entre otros)
En los dos software es muy
similar pero en la implantación
del software nos hemos
encontrado con ventajas como
lo son los conceptos donde estos
consisten en reducir las cuentas
contables y solo manejar una
cuenta mayo ej. IVA (no tiene
que manejar IVA del 16% del
5%,) ya que estos se podrán
manejar con conceptos esto
permitirá que la contabilidad no
sea tan extensa y permita
revisiones más minuciosas en
cada cuenta. En
cuento a NIIF Realización de
convergencia a estándares
internacionales, según los
tiempos establecidos por el
gobierno nacionales.
PSL SOFTWARE SIN FRONTERAS
Valor Adquisición PSL
Valor Mantenimiento año
2017
Valor Mantenimiento año
2018
Valor Mantenimiento
año 2019
Valor Mantenimiento
año 2020
Valor Mantenimiento
año 2021
Valor Mantenimiento
año 2022
101.958.200 7.395.000 7.395.000 7.395.000 7.395.000 7.395.000 7.395.000
COSTO TOTAL VALOR PRESENTE DE LA INVERSION $138.358.737
SOFTWARE HGI Valor Adquisición
HGI Valor
Mantenimiento año 2010
Valor Mantenimiento año
2011
Valor Mantenimiento
año 2012
Valor Mantenimiento
año 2013
Valor Mantenimiento
año 2014
Valor Mantenimiento
año 2015
11.424.000 1.858.741 1.858.741 1.858.741 1.858.741 1.858.741 1.858.741
COSTO TOTAL VALOR FUTURO DE LA INVERSION $29.871.896
44
8. Análisis de los resultados
8.1 Encuesta a los usuarios del sistema
Según la figura 5 todas las personas encuestadas estaban de acuerdo con el cambio del
sistema operativo HGI. Empaquetados el trece S.A.S al ser una empresa dinámica y al ver tantos
cambios en el mercado, tuvo la necesidad de implementar un sistema que le permitiera contar con
información veraz y tener control sobre todos los procesos.
El nuevo Software lo categorizan los usuarios como amigable y fácil de operar (ver figura
6), ya que el juego de colores le da un toque sobrio y recatado, asimismo el nuevo sistema cuenta
con botones de ayuda que le permite al usuario acceder de forma inmediata al manual que
resolverá su inquietud.
En las figuras 7,8 y 9 se observa que el 100% de los usuarios encuestados considera que la
información que presenta el sistema PSL es clara y entendible que desde el desempeño del cargo
ha sido positivo, asimismo cuentan con todas las herramientas necesarias para operar el sistema.
Según la figura 10 y 13 el 4% de los usuarios respondieron que el sistema no se ajustaba a
los requerimientos de su cargo y que con el nuevo aplicativo había mejorado la velocidad en la
ejecución de procesos. Estos empleados pertenecen al área de facturación, las respuestas
negativas surgieron debido a los pasos adicionales que estos deben realizar en la nueva
modalidad de facturación.
Con el aplicativo anterior las funciones de los usuarios eran: Factura y cobro.
Con el nuevo Sistema Operativo: Pedido, Factura, despacho y cobro.
En la figura 11 se observa que el 92% de los usuarios afirman que con el cambio del nuevo
sistema operativo hay una notable mejora en cuanto al control sobre los inventarios, sin embargo
el 8% asegura que no mejoró debido a que actualmente existe un desorden en el inventario siendo
difícil de controlar, los usuarios creen que con un nuevo sistema no se podrán cubrir todas estas
falencias negándose al cambio; entre los ejemplos que los usuarios dieron a conocer están:
45
Errores humanos al despachar la mercancía.
Valoración de las averías en el momento de la devolución.
Según la figura 12 todos los usuarios aseguran que con la implementación del nuevo sistema
hubo mejoraría en cuanto al tiempo de procesamiento de datos de información, esto se debe a que
el sistema anterior se demoraba en actualizar o cargar los datos ingresados, ahora con el nuevo
sistema esta falencia quedo cubierta.
En la figura 15 se puede observar que el 16% de los usuarios respondió que el nuevo sistema
permite modificar transacciones por otros usuarios después de grabar el documento, esto se debe
a que existen usuarios con mayores permisos, los cuales pueden anular documentos. Por tanto la
transacción no se modifica sino que se anula.
En la figura 16, el sistema permite grabar transacciones descuadradas o que estén fuera de
balance el 4% de los usuarios respondió que sí, esto es debido a que el sistema PSL guarda estas
transacciones pero no genera una contabilización, quedando en un estado pendiente o por
terminar.
Según la figura 17 y 18 se observa que el sistema solicita autorización para ejecutar
transacciones que representan salidas de dinero considerables, al mismo tiempo el sistema genera
un mensaje de advertencia cuando intentan elaborar dicha transacción.
46
8.2 Encuesta a los directores
En el proceso de implementación del sistema PSL la totalidad de los directores encuestados
respondieron que los consultores han brindado el suficiente apoyo en cuanto a inquietudes,
aclaraciones, sugerencias, entre otros (ver figura 19).
En las figuras 20, 22 y 23 se observa que el 100% de los encuestados opinan que la
información que presenta el sistema es clara y entendible, que PSL se ajustó a los requerimientos
que los directores consideraban necesarios para desarrollar y cubrir las funciones de sus
departamentos, al igual que en la etapa de pruebas se logró corregir todas las falencias e
inconsistencias que presentó el sistema.
El 60% de los directores encuestados opinan que a la fecha, la implementación del sistema
PSL no ha cumplido a cabalidad con el cronograma de actividades establecidas para la ejecución
del proyecto (ver figura 21), esto se debe a que el proyecto ha tenido problemas de claridad y
precisión frente algunos procesos y ha sido necesario suspenderlo en varias ocasiones, mientras
se replantean los objetivos propuestos.
Con la encuesta que se realizó tanto a usuarios como directivos se pudo observar la
percepción que estos tienen sobre la implementación del nuevo sistema PSL, fue de gran ayuda
para que los procesos que se efectúen sean ordenados, eficientes y controlados.
8.3 Costo PSL vs HGI
Se puede observar en la tabla 6 que el valor cancelado por el software HGI respecto a lo
cancelado por PSL fue menor en $108,486,840.13 para el cálculo el valor presente y el valor
futuro se utilizó el promedio de la inflación de los últimos 3 años dando 5.76%, según la
información suministrada por la gerencia este software no estaba prestando la funcionalidad que
la Compañía Empaquetados el Trece S.A.S requería, es por esto que al transcurrir los años el
sistema HGI se volvió obsoleto, esto generó la necesidad de adquirir un sistema que
proporcionara las herramienta necesarias para ejercer un mayor control sobre los procesos de la
compañía. Es por esto que fue necesaria la inversión, la empresa pretende, con esta adquisición
47
disminuir los riegos presentados con el software anterior y así poder mejorar la calidad de los
procesos y de la información.
48
9. Conclusiones
En Empaquetados el Trece S.A.S la elección del líder del proyecto no fue la apropiada, según
los autores (Díaz, Almohalla, & Calvo, 2007) el líder preferiblemente debe ser del área de
sistemas, tener claros los objetivos de la implementación del sistema operativo y contar con
independencia en el momento de tomar decisiones. El Señor Pablo Vega (líder del proyecto) tiene
a su cargo la dirección de la planta de la compañía, esto hizo que perdiera objetividad, dado que
se centró en el proceso a su cargo.
Empaquetados el Trece S.A.S no realizó un paralelo entre el sistema anterior HGI y el nuevo
(PSL), lo cual es indispensable para verificar y analizar los resultados de cada transacción, sin
embargo el proveedor cuenta con la etapa de pruebas donde se desarrollan transacciones
aleatoriamente, garantizando con estos resultados la calidad del software.
Según las pruebas y parametrizaciones realizadas a la fecha, así como la perspectiva de los
usuarios del sistema, el nuevo ERP será una herramienta que ayudará a mitigar errores y sesgos
dentro de la compañía, aplicando un control más efectivo, por tanto la información será fidedigna
y veraz.
El proyecto no se ha llevado a cabo de acuerdo al cronograma establecido inicialmente,
debido a que la administración no definió de forma clara los requerimientos y necesidades, por
tanto han tenido que replantearlas en varias oportunidades, retrasando el proceso de
implementación.
Los beneficios obtenidos por el nuevo sistema PSL en comparación con el anterior son los
siguientes: Mejora en los informes del sistema disminuyendo procesos manuales, mejora en el
soporte para un mayor cubrimiento de las necesidades de la compañía, velocidad en los datos
ingresados al sistema disminuyendo el tiempo de ejecución de procesos (facturación,
causaciones, compras, entre otros), seguridad de los documentos de la compañía y su aprobación
con la nueva opción de work- flow, el inventario será uno de los grandes rubros que se mejorará
con la implementación del nuevo ERP, permitiendo tener una valoración y un costeo real sobre
cada producto existente.
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Empaquetados el Trece S.A.S decide adquirir un nuevo sistema que le garantice la calidad y
la veracidad de la información, de acuerdo a las especificaciones por parte de la compañía se
obtuvo un ERP con un costo más alto en comparación a lo pagado por el sistema anterior HGI,
siendo esta una buena decisión tomada por la administración, debido a los problemas obtenidos
en cada uno de los procesos desarrollados a nivel interno; observando la tabla 2 se puede concluir
que el valor cancelado por el nuevo ERP PSL, es uno de los más económicos en comparación con
sistemas más desarrollados en el mercado, teniendo en cuenta la amigabilidad y el cubrimiento de
todos los procesos.
50
Referencias
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pánico. Revista de Empresa(21), 36-44.
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aprendizajes en la elección de un sistema de información. Ciencias de la Información, 38.
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Investigación. México D.F: mc Graw Hill.
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