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FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera de Ingeniería Informática y de Sistemas
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA PARA EL PROCESO DE REGISTRO DE NOTAS EN LA
INSTITUCIÓN SANTO DOMINGO
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Ingeniero Informático y de Sistemas
JEHINER DANILO DE LA CRUZ VÁSQUEZ
Asesor:
Daniel Martin Sebastián Gonzales
Lima –Perú
2018
Tabla de Contenidos
Resumen….…………………………………………………………………………
Capítulo 1. Introducción y Antecedentes de la Empresa………………….
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Introducción de la Empresa……………………………………………………..
Datos Generales…….………………………….………………………………...
Razón Social de la Empresa…………………..…………………………..........
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Ubicación de la Empresa………………………..………………………………. 4
Giro de la Empresa ………………….…………………………………………… 5
Tamaño de la Empresa…………………..……………………………………..... 6
Breve Reseña Histórica de la Empresa………….……………………………… 6
Organigrama de la Empresa………………….…………………………………. 7
Misión, Visión y Política…………………..……………………………………….
Misión…………………………………………………………………………....
Visión…………………………………………………………………………….
Política…………………………………………………………………………..
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Productos y Clientes….………………………………………………………….. 9
Premios y Certificaciones………………………...………………………………
Premios Académicos…………………………………………………………..
Premios Cívicos Patrióticos……………………………………………………
Premios Deportivos…………………………………………………………….
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Relación de la Empresa con la Sociedad…………..…………………............. 10
Capítulo 2. Definición y Justificación del Problema…………………………
Caracterización del Área en que se participó ………………………………….
Antecedentes y Definición del Problema………………………………….........
Problema General…………………………………………………………….
Problemas Específicos……………………………………………………….
Objetivos: General y Específico………………………………………………….
Objetivo General……………………………………………………………….
Objetivos Específicos…………………...…………………………………….
Justificación………………………………………………………………….........
Alcances y Limitaciones……………………………………………………........
Alcances……………………………………………………………………….
Limitaciones…………………………………………………………………..
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Capítulo 3. Marco Teórico………………………………………………………..
Sistemas de Información…………………………………………………………..
Hardware……………………………………………………………………….
Software………………………………………………………………………..
Software Educativo………………………………………………………..
Datos…………………………………………………………………………....
Redes…………………………………………………………………………...
Personas ……………………………………………………………………….
Sistema de Información o ERP en el mercado………….………………………
Sap for Higher Education……………………………………………………..
PeopleSoft Enterprise Student Administration Integration Pack………….
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Microsoft Dynamics Grant Management……………………………………
Centre………………………………………………………………………….
Sistema de Información Académica y Administrativa (SIAA)……………
Lyceum…………………………………………………………………………
Sistema Integrado Escolar (SIE)……………………………………………
Metodología de Desarrollo ………………………………………………………..
Metodologías Ágiles de Desarrollo de Software ………………………………..
Arquitectura de Software…………………………………………………………..
Modelamiento de Procesos…………………………………………………………
Calidad………………………………………………………………………………..
Calidad en el Servicio ……………………………………………………………...
Calidad Educativa…………………………………………………………………..
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Capítulo 4. Metodología de la Investigación………………………………….
Capítulo 5. Análisis Crítico y Planteamiento de Alternativas………………
Evaluación Financiera…………………………………………………………...
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Capítulo 6. Justificación de la Solución Escogida……………………………
Capítulo 7. Implementación de la Propuesta…………………………………..
Módulo Planeamiento Académico……………………………………………….
Módulo Distribución Académica………………………………………………….
Módulo Evaluación Académica…………………………………………………..
Conclusiones……………………………………………………………………….
Recomendaciones…………………………………………………………………
Referencias Bibliográficas……………………………………………………….
Anexos……………………………………………………………………………….
Anexo 1: Autorización para el uso de datos del Colegio Santo Domingo….….
Anexo 2: Resolución Directorial Regional N° 1116………………………………
Anexo 3: Resolución Directorial Regional N° 007481……………………………
Anexo 4: Cuadro Estadístico de los errores en los cálculos realizados por
los docentes al momento de la elaboración manual de sus Registros de
Evaluación del Educando…………………………………………………………...
Anexo 5: Cuadro Estadístico que representa el 20% de incumplimiento por
parte de los docentes en la entrega de sus Registros de Notas……………….
Anexo 6: Cuadro Estadístico que representa el incumplimiento por parte de
los docentes en la entrega de sus Registros de Notas por motivos
personales……………………………………………………………………………
Anexo 7: Documentación referente a los Módulos Implementados…….......
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Lista de Tablas
Tabla 1. Módulo Planeamiento Académico……………………………...……….
Tabla 2. Módulo Distribución Académica………………………………………....
Tabla 3. Módulo Evaluación Académica………………………………………….
Tabla 4. Evaluación Financiera de Recursos Humanos………………….........
Tabla 5. Evaluación Financiera para el Hardware ………………………………
Tabla 6. Evaluación Financiera para el Software………………………………..
Tabla 7. Costo Total del Proyecto……………..………………………………….
Tabla 8. Evaluación de Indicadores de Rentabilidad del Proyecto……………
Tabla 9. Composición del Equipo del Proyecto………………………………….
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Lista de Figuras
Figura 1. Mapa de Ubicación de la Institución Educativa Santo Domingo.......
Figura 2. Esquema de Organigrama de la Institución Santo Domingo……….
Figura 3. Proceso para la emisión de Libreta de Notas antes de la
implementación ……………………………………………………………………..
Figura 4. Resumen de los errores encontrados en los cálculos realizados por
los docentes al momento de la elaboración manual de sus REE expresado en
porcentaje ……………………………………………………………………………
Figura 5. Resumen del porcentaje de incumplimiento de los docentes en las
entregas de sus registros en las fechas estipuladas……………………………..
Figura 6. Resumen del porcentaje que no cumplían con entregar sus registros
de notas por razones personales………………………………………………….
Figura 7. Diagrama de Ishikawa que representa la problemática principal
del proyecto …………………………………………………………………………
Figura 8. Cuadrante Mágico de la Fabricación de ERPs en el Mercado……..
Figura 9. Proceso para la emisión de Libretas de Notas después de la
implementación ……………………………………………………………………..
Figura 10. Arquitectura de Software – 3 Capas…………………………………
Figura 11. Cronograma Actividades Sistema para el Proceso de Registro de
Notas …………………………………………………………………………….
Figura 12. Diagrama de Casos de Uso – Planeamiento Académico…...…….
Figura 13 Prototipo Creación Plan de Estudios…………………………………
Figura 14. Naming Conventions Planeamiento Académico…………………..
Figura 15. Prueba Unitaria Plan de Estudio…………………………………….
Figura 16. Diagrama de Caso de Uso - Distribución Académica……………..
Figura 17. Prototipo Distribución de Alumnos……………………………………
Figura 18. Prototipo Carga Laboral del Docente………………………………..
Figura 19. Diagrama Entidad Relación Distribución Alumnos…………………
Figura 20. Diagrama Entidad Relación Carga Laboral Docentes……………..
Figura 21. Prueba Unitaria Distribución Alumnos……………………………….
Figura 22. Prueba Unitaria Carga Laboral Docente……………………………..
Figura 23. Diagrama de Casos de Uso – Evaluación Académica…………….
Figura 24. Prototipo Estructura Árbol de Notas………………………………….
Figura 25. Prototipo Registro de Notas…………………………………………..
Figura 26. Prototipo Emitir Libreta de Notas……………………………………..
Figura 27. Diagrama Entidad Relación Estructura Árbol de Notas……………
Figura 28. Prueba Unitaria Estructura Árbol de Notas………………………….
Figura 29. Prueba Unitaria Registro de Notas………………………………….
Figura 30. Prueba Unitaria Emitir Libreta de Notas…………………………….
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Dedicatoria
A Santo Domingo de Guzmán por ser mi guía y consejero espiritual, a mis amados
padres Jehiner y Aideé quienes con su esfuerzo y apoyo me permitieron llegar hasta esta
instancia, y a mi adorada familia: Jimena, Julieta y Jehiner quienes son mi mayor motivación
para cumplir mis metas propuestas.
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Resumen
El presente trabajo de Suficiencia Profesional es un trabajo de investigación realizado durante
mi experiencia laboral en el ámbito Educativo. Pondré en evidencia las técnicas y
herramientas utilizadas a lo largo de mi Carrera que me permitieron implementar esta nueva
propuesta, un Sistema para el proceso de Registro de Notas. Asimismo, el rol asignado a mi
persona fue de Líder del Proyecto o “Product Owner”, en términos informáticos, bajo la
responsabilidad y el conocimiento que hasta el año 2012 había obtenido. Las funciones que
desempeñé bajo este rol fueron: Comprender el comportamiento de los usuarios (Docentes)
para realizar una buena definición de los objetivos de la investigación, priorizar y mantener la
lista de requisitos necesarios para cubrir los objetivos y tener autoridad para la toma
decisiones de manera tal no desvaríe los tiempos para ejecutar el proyecto.
De esta manera, al tener instaurado el Departamento de Sistemas y conociendo los roles
específicos de los miembros del Equipo del Proyecto, se propuso al Director de la Institución
Educativa Santo Domingo elaborar, bajo una nueva forma de trabajo, un nuevo Sistema de
Información que garantice el correcto proceso de registro de notas en todas sus Áreas y
Departamentos para recopilar información académica oportuna. Además, la Institución busca
mejorar la experiencia de nuestros estudiantes, docentes y padres de familia permitiéndonos
posicionarnos mejor en el mercado Educativo.
Al respecto, reconocemos en este proyecto el derecho de los diversos beneficiarios del
Sistema Educativo a exigir un servicio de calidad de acuerdo a sus necesidades. Es así que,
como requerimiento de Dirección aparece la necesidad de hacer visible el resultado del
Proceso Educativo para que los que lo reciben, puedan ver y emitir juicios acerca de la
calidad. En esta ocasión, lograr la implementación sistemática del proceso de registro será
comprendida como la revisión continua de las actividades de trabajo, para identificar y
eliminar los aspectos negativos. Esto requirió la participación del personal docente y no
docente en el mejoramiento continuo de la práctica profesional disminuyendo al máximo los
errores en el Trabajo Educativo.
Finalmente, se obtuvo una ventaja competitiva frente a otras Instituciones en el ámbito
Educativo fortaleciendo la confianza con nuestra comunidad “Dominguina”, a la cual
Institucionalmente pertenecemos, y que por más de veintidós años se ha mantenido como
uno de los Centros Educativos líderes en el Distrito de Chorrillos.
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CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Introducción de la empresa
En las alturas de nuestros Andes Peruanos, en el Departamento de Ancash Distrito de Tauca,
vivió una familia muy humilde que bajo la visión de sus padres educaron a sus hijos con amor,
estudio y unión familiar para que éstos sean profesionales. Con gran esfuerzo bajo la
dirección del “Maestro de Perú” el Dr. Danilo De La Cruz Moreno, hijo mayor de esta humilde
familia, se fundaron 12 Instituciones Educativas que forman parte del Gran Consorcio
Educativo Santo Domingo de Guzmán en los diferentes Distritos de la Ciudad de Lima. Siendo
así, la quinta Institución Educativa fundada como parte de este consorcio ubicado en el
Heroico Distrito de José Olaya Balandra, liderada por el Dr. Jehiner De La Cruz Moreno, el
Colegio Santo Domingo en el Distrito de Chorrillos inicia sus labores académicas el 1 de Abril
de 1996 con 12 profesores, 302 alumnos, 395 𝑚2, primer y segundo piso techados.
Todos los datos obtenidos y mostrados a lo largo del presente documento cuentan con
autorización expresa de la Propia Institución Educativa Santo Domingo. Se muestra la
documentación respectiva en el Anexo 1.
Datos generales
La Institución Educativa Privada Santo Domingo, bajo el Lema “El que nació para Triunfar”,
fue creada por Resolución Directoral Institucional N° 1116-96 de fecha 25-07-96. Institución
eminentemente educativa que brinda sus servicios a los Niveles de Educación inicial, primaria
y secundaria de menores, concordante a la ley de Educación N° 28044, ley del Profesorado
N° 24029 y ley de los Centros Educativos Privados N° 26549.
Razón social de la empresa
Colegio Santo Domingo EIRL
Ubicación de la empresa
La Institución Educativa Privada Santo Domingo se encuentra localizada en el Departamento
y Provincia de Lima, distrito de Chorrillos. Especificamos su ubicación de la siguiente manera:
Dirección: La Institución cuenta con cuatro locales exclusivos para brindar sus servicios
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Educativos, los cuales detallamos: Inicial: Mz. D-7 Lotes 1, 2, 11 y 12, primaria: Mz D-7 Lotes
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10, secundaria: Mz. E-7 Lotes 1, 2, 4, 9 y 10 y estacionamiento: Mz C-7
Lotes 8, 9 y 10 – Urb. Villamar Los Cedros de Villa, teléfono de contacto: (01) 254-5203; y
finalmente el Mapa de Ubicación.
Figura 1. Mapa de Ubicación de la Institución Educativa Santo Domingo
Giro de la Empresa
El giro de la Institución Educativa Privada Santo Domingo es la de Educación Básica Regular
en los niveles: Inicial, primaria y secundaria de menores según la ley General de Educación
N° 28044 artículo 29 y 36. De la misma manera, como señala la citada ley en el artículo 5
“Toda persona natural o jurídica tiene derecho a constituir y conducir centros y programas
educativos. El Estado reconoce, ayuda, supervisa y regula la educación privada con respeto
a los principios constitucionales y a la presente ley”.
Determinando así para nuestro caso que una Institución Educativa puede ser una
empresa. Asimismo, para fines de la sustentación se explica lo siguiente: La Institución
Educativa funciona como empresa personal de Jehiner De La Cruz Moreno con Ruc
10060564952 y con Razón Social “Santo Domingo” conforme a la Resolución N° 1116 del 25
de Julio de 1996 con vigencia hasta el 28 de Febrero del 2015. Se muestra la documentación
respectiva en el Anexo 2. Posteriormente, desde el 1 de Abril del 2015 hasta la actualidad, el
Dr. Jehiner De La Cruz Moreno ha constituido una empresa individual de responsabilidad
limitada (EIRL) con Ruc 20508063327 y con Razón Social “Colegio Santo Domingo EIRL”
conforme a la Resolución N° 007981 del 14 Octubre del 2015 muestra la documentación
respectiva en el Anexo 3.
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Tamaño de la Empresa
La Institución Educativa Privada Santo Domingo brinda sus servicios durante todo el año a
los padres de familia y alumnos, distinguiendo así dos periodos de trabajo: Periodo
Vacacional el total de trabajadores es de 68 personas y Periodo Regular el total de
trabajadores aumenta en 184 personas. Tomamos como referencia el Periodo Regular por la
mayor cantidad de trabajadores y así podemos clasificar a la Institución Educativa Privada
según su rango como Mediana Empresa.
Breve Reseña Histórica
La Institución Educativa Privada Santo Domingo está ubicada en los Cedros de Villa, distrito
de Chorrillos. Cuenta con un área total de terreno de 12 000𝑚2 donde se han edificado tres
amplios y modernos locales, los cuales se adecúan a la Norma Técnica de Criterios
Generales de Diseño para Infraestructura Educativa que exige el reglamento publicado por el
Ministerio de Educación (MINEDU) en base a las dimensiones y condiciones de las aulas,
escaleras, ventanas, techos, corredores o pasadizos, servicios sanitarios, áreas verdes,
zonas seguras, entre otros.
Asimismo, la Institución cuenta con aulas equipadas (servicio multimedia y proyectores)
exclusivas para el Centro Educativo en beneficio de la Comunidad Educativa conformada por:
Los Directivos, el personal docente, personal no docente, padres de familia y alumnos; presta
sus servicios en los Niveles de Inicial, Primaria y Secundaria de Menores y pertenece al gran
Consorcio Educativo “Santo Domingo de Guzmán” bajo el lema “El que Nació para Triunfar”.
De la misma manera, cuenta con una plana docente titulada y capacitada para responder a
los retos que los tiempos de cambio exigen. El personal que se dedica a la enseñanza y
aprendizaje de los alumnos poseen un título universitario para ejercer la docencia en las
diferentes especialidades de los niveles: Inicial, primaria y secundaria y diferentes áreas:
Matemática, comunicación, inglés, ciencias sociales, ciencias naturales, religión, entre otros.
Hacer mención que cada docente fortalece su aprendizaje con capacitaciones o seminarios
según su especialización y área de desempeño.
Por otra parte, para poder desempeñar un correcto Trabajo Educativo precisamos que la
Institución cuenta con: Cuatro Sub-Direcciones: Inicial, Primaria, Secundaria y Administrativa,
dos Departamentos: Psicopedagógicos, tutoría y enfermería; cinco modernas Salas de
Cómputo e Inglés, dos Laboratorios de Química, Física y Biología; Departamentos de Apoyo:
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Imprenta, Danzas, Deportes, Música y Pastoral Dominguina; y Círculos de estudio:
Matemática y Ciencias; y Departamentos de IPM y Disciplina.
Organigrama de la Empresa
La Institución Educativa Privada Santo Domingo se estructura internamente por: Sub-
Direcciones y Departamentos que cumplen un nivel de jerarquía establecido. Las
responsabilidades y actividades de cada Departamento son supervisadas por las Sub-
Direcciones para garantizar el buen funcionamiento de las mismas. Presentamos el Esquema
de Organigrama en el siguiente cuadro:
Figura 2. Esquema de Organigrama de la Institución Santo Domingo
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Misión, Visión y Política
Misión.
La Institución Educativa Privada Santo Domingo tiene por misión:
Consolidarse como una Institución Educativa de prestigio en nuestra
comunidad promoviendo el desarrollo integral del educando,
fomentando una formación científica, humanística y tecnológica,
contribuyendo en su formación en valores desarrollando capacidades
de reflexión, razonamiento, empatía y resolución de problemas y en la
formación laboral para que el alumno(a) pueda acceder a las
actividades productivas del país.
Visión.
La Institución Educativa Privada Santo Domingo tiene como visión:
Formar una Gran Familia Dominguina fundada sólidamente en valores,
que su convivencia sea pacífica, con fe cristiana, libertad, ayuda mutua,
mística de estudio, perseverancia y que vea en la educación como un
motor de transformación para el progreso, desarrollo del país y lograr
el desarrollo personal con una mejor calidad de vida.
Política:
La Institución Educativa Privada Santo Domingo tiene como política:
Mantener activa y vigente la Estructura Orgánica y Funcional de la
Institución Educativa en sus diferentes estamentos; mejorar la calidad
del proceso enseñanza aprendizaje con la aplicación de métodos y
técnicas activas, innovadoras y de inteligencia múltiple; mantener y
potenciar la buena imagen de la Institución Educativa; apoyar la
capacitación permanente del personal directivo, jerárquico, docente,
administrativo y de logística que nos permita brindar una educación de
calidad; orientar las estrategias de supervisión en forma horizontal y
permanente a fin de garantizar la calidad educativa; y fortalecer el
prestigio institucional a través de su participación en actividades
pedagógicas y extra-curriculares de proyección a la comunidad.
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Productos y Clientes
La Institución Educativa Privada Santo Domingo contribuye con la formación Integral de sus
Estudiantes para que estos puedan insertarse en la vida universitaria y técnica con éxito. Por
consiguiente, como producto principal obtenemos un Alumnado capaz de: Demostrar
autonomía en sus acciones, opiniones e ideas; valorar positivamente sus características
biológicas e intelectuales; manifestar seguridad y confianza en la interacción con su entorno;
y analizar y aplicar conocimientos científicos y tecnológicos que les permita asumir
activamente roles en la sociedad. Asimismo, identificamos a los clientes como los Padres de
Familia quienes están en todo el derecho de exigir un servicio de calidad de acuerdo al
Sistema Educativo Nacional Peruano.
Premios y Certificaciones
Premios Académicos
La Institución Educativa Privada Santo Domingo distingue sus Premios
Académicos por:
Haber sido premiada en la V Cumbre Iberoamericana realizado en la Ciudad
de México D.F. por el Consejo Iberoamericano en Honor a la Calidad Educativa
por su importante trayectoria y calidad de enseñanza en la búsqueda de la
Excelencia de la Educación.
Premios Cívicos Patrióticos
La Institución Educativa Privada Santo Domingo distingue sus Premios Cívicos
Patrióticos por:
Ganar en el año 2007 del Desfile Cívico Escolar, realizado en el Campo de
Marte, digno merecedor del premio: “Medalla de Oro - Lima, Ciudad Educadora
2007” en la Categoría “Campeón de Campeones”, otorgado por la
Municipalidad Metropolitana de Lima; siendo invitado de honor en la Gran
Parada Militar de la Av. De la Peruanidad.
Premios Deportivos
La Institución Educativa Privada Santo Domingo distingue sus Premios
Deportivos por:
Haber sido galardonada en las diferentes competencias deportivas, entre las
más importantes tenemos: Fútbol: Campeón Distrital, trofeo y medalla de oro
en Copa Augusto Miyashiro 2005; y Fulbito: Campeones en la Categoría 93
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cebollitas y Sub-Campeones en la categoría 91 calichines en Fulbito
organizada por la Municipalidad de Chorrillos.
Relación de la Empresa con la Sociedad
La Institución Educativa Privada Santo Domingo practica responsabilidad social desde hace
varios años adoptando una postura activa y responsable entorno al impacto de su trabajo.
Asimismo, desarrollan campañas de sensibilización y apoyo social durante todo el año.
Siendo estas importantes para los estudiantes y maestros ya que colaboran al unísono en
brindar ayuda a quienes más los necesitan. Las campañas más relevantes durante el año
son: Sonrisas al Adulto Mayor, Víveres en mi Comunidad y un Regalo de Esperanza.
Finalmente, la Institución reconoce que el trabajo realizado lo elabora conjuntamente con
la Iglesia pues fomenta aspectos espirituales y sacramentales, tales como: Bautizo, Primera
Comunión y Confirmación.
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CAPÍTULO 2. DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Caracterización del Área en que se participó
La Dirección de la Institución Santo Domingo al pretender incorporar nuevas funciones y
labores de trabajo bajo la iniciativa de automatizar diversos procesos internos, cree necesario
formar un nuevo departamento en el Área Administrativa que apoye y colabore con dichas
responsabilidades. Por esta razón, en el año 2012 se constituye el Departamento de Sistemas
como una oficina de respaldo con los demás Departamentos en la Institución Educativa.
Se conformó un equipo de trabajo integrado por cinco personas, de las cuales dos de ellas
eran trabajadores de la propia Institución y desempeñaron los siguientes roles: Líder del
Proyecto, responsable que definió claramente los objetivos del nuevo sistema a implementar.
Realizó: Actas de Reunión, diagramas de Casos de Uso, especificaciones de Casos de Uso,
diagramas de Secuencia, diagramas de colaboración y diagramas de flujo; interactuó como
usuario final para percibir resultados esperados: Realizó los prototipos del sistema y
modelado de datos; y tuvo la facultad de tomar decisiones alineadas al objetivo de proyecto:
Priorizó adecuadamente los requerimientos; e Implementador, interactuó con el sistema
verificando las mejoras propuestas por el Jefe y Líder del Proyecto y documentó los
procedimientos aprobados por Dirección.
Antecedentes y Definición del Problema
Desde su fundación la Institución Educativa Privada Santo Domingo al finalizar cada periodo
de estudios emite a los Padres de Familia libretas de notas que corresponden al desempeño
logrado de sus hijos. Hasta el año 2009 se utilizaron procesos manuales que poco a poco se
han ido asistiendo por hojas de cálculo, realizando de esta manera los principales procesos
académicos: Registros de notas, cálculos de notas, emisión de notas y actas de estudio.
Esta metodología de trabajo permitía obtener resultados deseados pues el mecanismo a
aplicarse era ordenado y organizado, pero los procesos académicos no estaban
automatizados, eran muy extensos y extenuantes. Se muestra a continuación el Proceso para
la emisión de Libretas de Notas antes de la implementación de la propuesta:
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Figura 3. Proceso para la emisión de Libretas de Notas antes de la implementación. Fuente:
Adaptación propia.
En efecto, los Docentes tenían a su cargo un registro personal al que denominaban Registro
Auxiliar (RA), el cual era entregado por la Subdirección Administrativa y contenía los datos
de los estudiantes según el grado y sección al que pertenecían. Además, los docentes
ingresaban en estos registros los criterios de evaluación según la coordinación del Área había
establecido.
Pero estos registros carecían de formalidad para ser presentados ante la Subdirección
como Registros Finales del docente puesto que se hacían varias correcciones y no había
uniformidad en los entregables. Es por ello, que las Subdirecciones solicitaban a los docentes
llenar un registro final el cual sea legible, pulcro y se pueda manejar uniformidad para todos.
A este último, se le denominó Registro de Evaluación del Educando (REE) el cual podía ser
presentado a las Subdirecciones y no podía contemplar las mismas características que el RA.
Es así, que el profesional en educación tenía dos responsabilidades al culminar el periodo:
Completar correctamente el REE y entregarlo a la Subdirección del Nivel. Una vez realizado
este procedimiento, la comisión pedagógica designada por la Subdirección del nivel revisaba
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TRIMESTRE I TRIMESTRE II TRIMESTRE III
nuevamente los registros ingresados para verificar que todo esté correcto, se corroboren los
promedios finales y se pueda completar el consolidado parcial del periodo; en caso no esté
correcto, se verificaba el error y se volvía a entregar el REE al docente para que lo rectifique
en su totalidad. Finalmente, se convocaban a los docentes que tenían tutorías y éstos podían
emitir las Libretas de Notas del Periodo.
Al respecto, el Colegio Santo Domingo (2011) realizó un análisis de los errores en los
cálculos de notas elaborados manualmente en los REE, dando como resultado el 5% de
margen de error. Se muestra el resumen del estadístico en referencia al Anexo 4:
Figura 4. Resumen de los errores encontrados en los cálculos realizados por los
docentes al momento de la elaboración manual de sus REE expresado en
porcentaje. El eje horizontal corresponde a la cantidad de docentes evaluados siendo
estos 120 y el eje vertical corresponde al porcentaje de error por cada docente.
Fuente: Adaptación propia.
Del resumen mostrado, obtenemos como resultado: a) En el Trimestre I seis docentes
tuvieron errores en los cálculos denotando un total de 0,0498 como margen de error, b) En el
Trimestre II ocho docentes tuvieron errores en los cálculos denotando un total de 0,0664 como
margen de error y c) En el Trimestre III cuatro docentes tuvieron errores en los cálculos
denotando un total de 0,0332 como margen de error. Finalmente, se pudo apreciar que el
promedio de los tres Trimestres arroja un error del 0,0498, redondeado y expresado en
porcentaje es equivalente al 5%.
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TRIMESTRE I TRIMESTRE II TRIMESTRE III
Por otra parte, el profesor José Huayta Gonzales, Sub-Director del Nivel Primaria, comentó
que existe demora por parte de los docentes en la entrega de los REE pues no estaban
controlados y no podían ser supervisados por las Subdirecciones si éstas no establecían un
cronograma de seguimiento previo. De esta manera, el Colegio Santo Domingo (2011)
elaboró un cuadro estadístico representando el porcentaje de incumplimiento de los docentes
en las entregas de sus registros en las fechas estipuladas. Presentamos el resumen del
estadístico en referencia al Anexo 5:
Figura 5. Resumen del porcentaje de incumplimiento de los docentes en las entregas
de sus registros en las fechas estipuladas. El eje horizontal corresponde a la cantidad
de docentes evaluados siendo estos 120 y el eje vertical corresponde al porcentaje
de incumplimiento por cada docente. Fuente: Adaptación propia.
Se obtuvo como resultado: a) En el Trimestre I se identificó a 24 docentes que no cumplieron
con entregar sus registros de notas, acarreando un total de 0.196 margen de incumplimiento,
a) En el Trimestre II se identificó a 12 docentes que no cumplieron con entregar sus registros
de notas, acarreando un total de 0.096 margen de incumplimiento y c) En el Trimestre III 36
docentes que no cumplieron con entregar sus registros de notas, acarreando un total de 0.288
margen de incumplimiento. Finalmente, se pudo apreciar que el promedio de los tres
Trimestres arroja un error del 0,196, redondeado y expresado en porcentaje es equivalente
al 20%.
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PORCENTAJE EXCUSADOS POR RAZONES PERSONALES
Además, según la información brindada por la Institución Educativa se pudo evidenciar
que de los 65 docentes que no cumplieron con la entrega de sus registros en alguno de los
Trimestres, cinco de ellos informaron que su incumplimiento se debió a problemas
personales. De esta manera, el equivalente a los docentes que no cumplían con entregar sus
registros de notas por razones personales representa el 7.7%. A continuación, se muestra el
resumen del estadístico referente al Anexo 6:
Figura 6. Resumen del porcentaje de docentes que no cumplían con entregar sus
registros de notas por razones personales. El eje horizontal corresponde a la cantidad
de docentes evaluados siendo estos 65 y el eje vertical corresponde al porcentaje de
incumplimiento. Fuente: Adaptación propia.
Adicionalmente, se tomó en consideración la diferencia entre Criterios de Evaluación para
docentes de la misma especialidad. Los Criterios de Evaluación desde inicio de año son
definidos por las Subdirecciones y coordinaciones de Áreas según los indicadores de
desempeño establecidos por el Ministerio de Educación (MINEDU). El inconveniente yace en
la total autonomía de los docentes en evaluar según su criterio de evaluación personal por
cada indicador de desempeño, teniendo como resultado más criterios de evaluación que otros
docentes, siempre y cuando dicten el mismo curso para el mismo grado. Se muestra
evidencia en el Anexo 7; y el aislamiento de información de los registros al no ser compartida
entre Departamentos, falta de integración para entregar registros académicos, conductuales,
antecedentes de salud y asistencia a clases. La información era dispersa debido a que todos
los registros eran documentos físicos y para obtenerla habría que buscarla con los
responsables de cada Departamento. Se muestra evidencia en el Anexo 7.
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Como se ha mostrado, la Institución Educativa al mantener durante varios años esta
metodología convencional de trabajo identificó junto al equipo del proyecto varias deficiencias
que dificultaban obtener un resultado óptimo en el Trabajo Educativo, comprendiendo así que
los procedimientos en revisión tenían relevancia en el desempeño del proceso de registro de
notas. Además, evidenciamos la incorrecta forma de trabajo al no considerar información
centralizada y relacionada, la cual es necesaria para que la Institución pueda mantenerla
accesible y bien gestionada toda vez que algún Departamento la requiera. Más aún por el
servicio que la Institución está acostumbrada a brindar a sus beneficiarios de la Comunidad
Educativa. A todo ello se plantean las siguientes interrogantes:
Problema General:
¿Existe un sistema de información para el proceso de registro de notas que brinde un servicio
especializado a la Institución Educativa Santo Domingo?
Problemas Específicos:
a) ¿De qué manera se pueden mejorar los procesos en los registros, cálculos y emisión de
notas en la Institución Educativa Santo Domingo?
b) ¿De qué manera los docentes pueden entregar sus registros de notas en las fechas
establecidas en la Institución Educativa Santo Domingo?
c) ¿Cómo los registros de notas de cada Sub-área se pueden almacenar en la Institución
Educativa Santo Domingo?
d) ¿Cómo los registros de los diferentes departamentos pueden centralizarse en el
Departamento Pedagógico de la Institución Educativa Santo Domingo?
Adicionalmente, con las preguntas formuladas se pudo detectar el problema raíz del proyecto
en cuestión. Se elaboró de esta manera, el Diagrama de Ishikawa que a continuación se
presenta:
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Figura 7. Diagrama de Ishikawa que representa la problemática principal del
proyecto. Fuente: Adaptación propia.
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Objetivos: General y Específico
Objetivo General.
Proponer un sistema de información para el proceso de registro de notas y brindar un
servicio especializado a la Comunidad Educativa.
Objetivos Específicos.
a) Automatizar en paralelo los procesos de registro, cálculo y emisión de notas
definidos por la Institución.
b) Almacenar y habilitar los registros de notas ingresados por los docentes en las
fechas establecidas.
c) Consolidar los registros de notas de cada Sub-área por periodo y tenerla
disponible al finalizar el mismo.
d) Agrupar los registros de los Departamentos: Tópico, disciplina y psicología y
enlazarla directamente al Departamento Pedagógico correspondiente.
Justificación
El presente trabajo de investigación se ha realizado con la finalidad de brindar una mejora
significativa en el proceso de registro de notas con el manejo eficiente, oportuno y veras de
la información académica adquirida.
Para ello, consideramos importante disminuir en su totalidad las equivocaciones
involuntarias de los docentes respecto a los registros de notas, evitar retrasos en el ingreso
de notas y tener disponible el intercambio de registros entre Departamentos y Áreas
Curriculares garantizando el correcto flujo de datos académicos de manera segura, confiable
y automática.
Adicionalmente, obtuvimos una ventaja competitiva con la rapidez y eficacia en la atención
de nuestros clientes frente a otras Instituciones Educativas posicionándonos mejor en el
mercado Educativo.
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Alcances y Limitaciones
Alcances.
Los módulos que se desarrollaron para el Nuevo Sistema de Información fueron:
(a) Planeamiento Académico, (b) Distribución Académica y (c) Evaluación Académica.
El Nuevo Sistema de Información permitió sustentar ante Dirección el inmediato
procesamiento de datos de los múltiples procesos académicos que se pudieron
optimizar.
Con el Nuevo Sistema de Información se pudo capacitar a los docentes para el
correcto uso de la nueva herramienta que se pondría a su disposición. El dinamismo
y practicidad que el nuevo sistema contaba, redujo horas adicionales de trabajo de
varios docentes.
El intercambio de información entre Departamentos afirmó la importancia de contar
con datos reales e inmediatos toda vez que sean solicitados por los directivos,
docentes, padres de familia y alumnos.
Limitaciones.
No se contempló el desarrollo de los siguientes módulos: (a) Contabilidad, (b)
Tesorería y (c) Logística.
El Sistema de Proceso de Registro de Notas no cuenta con Diseño Web Adaptable,
sólo se ajustará a pantallas de escritorio.
Poca disposición por parte de los docentes en brindar información de los procesos
académicos ya sea por falta de tiempo o por sus ocupaciones laborales.
Existió resistencia por parte de los docentes al aplicar cambios en la
reestructuración de procesos.
El periodo de recolección y levantamiento de información comprendió 8 meses de
duración a partir de Enero del 2012.
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CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO
Sistemas de Información
Durante los últimos años los sistemas de información constituyen uno de los principales
ámbitos de estudio en el área de organización de empresas. La creciente globalización, el
incremento de la competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el
desarrollo de las tecnologías de información, el aumento de la incertidumbre en el entorno y
la reducción de los ciclos de vida de los productos originan que la información se convierta
en un elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia y crecimiento de la
organización empresarial. Si los recursos básicos analizados hasta ahora eran tierra, trabajo
y capital, ahora la información aparece como otro insumo fundamental a valorar en las
empresas. Andreu, Ricart y Valor (1991), definen a un sistema de información como:
Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y
distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al
menos en funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
Por su parte, “Sistemas de Información son componentes interrelacionados que trabajan
entre sí para colectar, procesar, almacenar y diseminar información que permita tomar
decisiones, coordinar, controlar, analizar y visualizar en una organización” (Kenneth C.
Laudon, Jane P. Laudon y Ahmed Elragal, 2012, p.17). Peña (2006) sostiene:
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el
propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización,
para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de
decisiones y desarrollo de acciones.
Según su definición identificamos los componentes que conforman un sistema de
información, detallamos:
Hardware
Es un elemento o conjunto de elementos físicos de la tecnología que abarcan
dispositivos digitales los cuales son tangibles para el ser humano.
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Software
Es un conjunto de instrucciones que le indican al Hardware que tarea realizar.
Podemos diferenciar tres tipos de software: Software de Sistema Operativo, Software
de aplicación y Software de uso específico. El Software es intangible y es
imprescindible para cualquier sistema de información. Según, Alcalde (1994) sostiene
que:
El software es un conjunto de elementos lógicos necesarios para que se pueda
realizar las tareas encomendadas al mismo, se pueda definir de la siguiente
forma: La parte lógica que dota al equipo físico de capacidad para realizar
cualquier tipo de trabajo.
Asimismo, Castellano (2008) define software como:
El Software es el conjunto de instrucciones y datos en formato binario
almacenados en la memoria principal, que le indica a la computadora que
hacer y cómo. Es decir, el software dirige al hardware y es la parte lógica del
sistema informático.
Software Educativo
De la misma manera que una empresa en cualquier parte del mundo procura
satisfacer la demanda de su mercado objetivo mediante algún producto o
servicio, con el pasar del tiempo las Instituciones Educativas han buscado
mejorar sus procedimientos de gestión y obtener mayor provecho de las
herramientas que la globalización permite tener. Medina (2006) define al
Software Educativo:
Son programas que permiten cumplir o apoyar funciones educativas.
En esta categoría se incluye también aquel software que fue diseñado
para el cumplimiento de tareas no precisamente educativas, tales como
procesadores de texto, hojas de cálculo o manejadores de base de
datos, entre otros; llamados Mindtools, herramientas mentales que
ayudan a razonar y pensar, o a mejorar determinadas capacidades
cognitivas más específicas, si se procede a una planificación educativa
bien realizada. (p. 179)
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A su vez, “El software educativo puede utilizarse para apoyar o ampliar las
experiencias de aprendizaje en el contexto de muchos enfoques distitntos”
(Squires y Dougall, 1997, p.16). Asimismo, “El software educativo es un
conjunto de aplicaciones o programas diseñados con la finalidad específica de
educar” (Ortega y Chacon, 2007, p. 257). Desde otra perspectiva, “Un software
educativo es un programa que permite reforzar el aprendizaje de la actividad a
la que se dedica, no sólo cuando la actividad es pedagógicamente relevante
según el currículum, sino también cuando sea simplemente útil para la vida”
(Candau,Doherty, Yost y Kuni, 2009, p.10).
Datos
Es una colección de información no volátil y variable en el tiempo. La importancia
de su uso radica en que se puede organizar, agregar e indexar en un repositorio para
que los mismos puedan ser procesados y brinden una herramienta para las
organizaciones. Al igual que el Software los Datos son intangibles.
Redes
Permite la conexión de diferentes elementos entre sí. Su uso es imprescindible si
la información a utilizar es compartida en toda la organización.
Personas
Son individuos involucrados con el sistema de información. Este componente que
no es involucrado como parte tecnológica tiene un rol fundamental pues a partir de la
necesidad requerida podrá: usar, diseñar, desarrollar y construir un sistema de
información.
Sistemas de Información o ERP en el mercado
Un sistema es un paquete de software comercial que integra toda la información que fluye a
través de la compañía: información financiera y contable, información de recursos humanos,
información de la cadena de abastecimiento e información de clientes (Davenport, 1998).
También, Shanks (2000) afirma que los sistemas ERP son extensas soluciones
empaquetadas de software que integran los procesos de organización a través de información
compartida y flujos de datos.
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Asimismo, Nah, Lau y Kuang (2001) conciben:
Un ERP como un sistema de software empaquetado de negocios que permite a una
compañía manejar el uso eficiente y eficaz de los recursos, proporcionando una total
e integrada solución para las necesidades de procesamiento de información de la
organización.
Por su parte, Laudon y Laudon (2001) piensan que:
Los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos claves del
negocio de forma tal que la información pueda fluir libremente entre las diferentes
partes de la organización, mejorando con ello la coordinación, la eficiencia y el proceso
de toma de decisiones.
Según lo mencionado, hoy en día podemos contar con gran facilidad para acceder a diversas
propuestas de Sistemas de Información o Sistemas ERP desarrollados para un objetivo
específico. Estas iniciativas permiten generar valor en las Instituciones al procurar organizar
mejor la información y a partir de ella se permitan tomar decisiones importantes. En el año
2005, la empresa consultora Gartner publicó su conocido Cuadrante Mágico respecto a la
fabricación de ERPs en el mercado. Obteniendo una predicción de crecimiento lento para los
vendedores de aplicaciones de software. Los cuales, buscan diversificarse en otros mercados
(pymes) o entablar fusiones estratégicas entre la competencia, como es el caso de Oracle
con PeopleSoft o Infor con Mapics. Presentamos a continuación el respectivo cuadro:
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Figura 8. Cuadrante Mágico de la Fabricación de ERPs en el Mercado.Fuente: Gartner RAS
Core Research Note G00127115, Billy Maynard, Yvonne Genovese, 30 June 2005, R1483
07142006.
Según la Figura 8, el Cuadrante Líder está posicionado con SAP ALL IN ONE – la oferta
todo en uno es un producto líder debido a su tasa de crecimiento, enfoque de la industria,
alcance global e implementación de precio fijo. Asimismo, identificamos la presencia de las
grandes empresas como: Oracle y Microsoft que buscan mejorar sus ventas y proporcionan
soluciones del mismo rubro. Cabe resaltar en esta instancia, que las tres empresas
nombradas guardan relación con el proyecto en mención pues al ser Sistemas ERP manejan
soluciones para el sector Educativo y entre los productos que ofrecen contamos con los
siguientes: a) SAP – SAP for Higher Education, b) Oracle – PeopleSoft Enterprise Student
Administration Integration Pack y c) Microsoft – Microsoft Dynamics Grant Management.
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SAP for Higher Education
Sistema Integrado de Gestión elaborado por la Empresa Alemana líder en soluciones
empresariales conocida como SAP. Como su nombre lo indica, está orientada a Instituciones
Educativas de Educación Superior. La solución soporta tanto los procesos particulares de una
institución de enseñanza superior como los procesos contables y financieros, siendo cubierto
este último por el producto completo ERP de SAP. Asimismo, comprende los siguientes
productos integrados: SAP Educational Services for Higher Education & Research, SAP E-
Recruiting, SAP Learning Solution, SAP Real Estate Management y SAP NetWeaver.
Respecto a los módulos desarrollados por SAP, el sistema cuenta con las siguientes
funcionalidades, entre las más importantes:
Para el desarrollo Institucional: a) Investigación y análisis del mercado: Encuestas de
mercado, potencial de mercado, segmentación y análisis de datos del mercado. b)
Comunicación Institucional: Planificación de comunicaciones, gestión de contactos, gestión
de socios institucionales, gestión de información y medios y gestión del portal institucional. c)
Perfil Académico: Planificación del portafolio institucional, reporte de actividades del equipo
académico y reclutamiento del equipo académico. d) Planificación y ejecución estratégica:
Simulación del negocio, presupuesto de marketing, análisis de desempeño, elaboración del
presupuesto, ejecución presupuestaria.
Para las finanzas: Facturación, cálculo de pensión y otros conceptos, cobranza y
recaudación, flujo de caja, cálculo de intereses, ayuda financiera, cuentas por cobrar y pagar,
contabilidad general, mantenimiento de cuentas de los estudiantes, solicitud de ayuda
financiera, procesamiento y seguimiento de ayuda financiera, presupuesto y análisis de
necesidad para ayuda financiera, paquetes de ayuda financiera, procesamiento de
otorgamiento de ayuda financiera y reporte estatus de ayuda financiera.
Para reclutamiento y admisión: Análisis y Marketing, Planeamiento estratégico, gestión
de prospectos, gestión de contactos, campañas de reclutamiento, información para
estudiantes prospecto, información de programas, análisis de campañas de reclutamiento y
eventos de orientación.
Para los estudiantes: Mantenimiento de maestros, registro de trabajo externo,
determinación de equivalencias, matrícula al programa de estudio, evaluaciones,
calificaciones y resultados, emisión de certificados, auditoría curricular, progreso académico,
cambios de programa, permiso de inasistencia, retiro de programa de estudio y estadística
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de los estudiantes, asesoría pre estudios, asesoría durante los estudios, información de
estudios y currículas, orientación profesional y monitoreo progresivo del estudiante.
PeopleSoft Enterprise Student Administration Integration Pack
Oracle propone una serie de productos que soportan procesos para el sector educativo tanto
en Instituciones de Educación Básica como a aquellas de Educación Superior. Estas
soluciones dan a conocer un portafolio de productos desarrollados por el mismo Oracle o
provenientes del software PeopleSoft, el cual fue adquirido por Oracle en el año 2005. Para
nuestro caso de estudio, Oracle denomina a la suite de sus productos como Paquete de
Integración de Administración Estudiantil (por sus siglas en inglés SAIP) haciendo posible que
las Instituciones de Educación Superior integren y administren sus sistemas de enseñanza y
aprendizaje de manera más eficiente con su sistema de administración estudiantil.
SAIP es el primer producto en el nuevo conjunto de soluciones de Oracle para Educación
Superior que pretende integrar y extender eventualmente todos los sistemas que respaldan
la experiencia educativa, incluidos los sistemas de estudiantes, la gestión del aprendizaje, la
colaboración y la comunicación, las carteras, el análisis, la gestión de la identidad y los
sistemas de bibliotecas. Entre los módulos más importantes para el sector Educativo
encontramos:
Para el Desempeño de la Institución: Gestión basada en actividades, planificación y
presupuesto, gestión de portafolios de proyectos, balance Scorecard, portal para la gerencia
de finanzas y seguimiento de controles internos.
Para la Gestión Financiera (Oracle Student Financials Planning): Gestión del ciclo de vida
de los activos, servicio analítico financiero, gestión de las finanzas, automatización de
servicios, gestión de subvenciones, facturación, cuentas por cobrar y por pagar y generación
de comprobantes de pago.
Para el Reclutamiento de Estudiantes (Oracle Student Recruiting): Soportado por
aplicaciones de Customer Relationship Management (CRM) para marketing, paneles de
indicadores operativos, gestión de utilidades, ventas y servicios de HelpDesk.
Para los Estudiantes (Oracle Student Records): Registro de los estudiantes, asesoría
académica, comunidad del campus, apoyo financiero, libro de calificaciones, gestión de
estudiantes e información económica de los estudiantes. Asimismo, permite configurar y
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mantener sus estructuras académicas, estructuras y elementos curriculares, y calendarios
académicos.
Para la Gestión Logística: Gestión de órdenes de compra, gestión electrónica de compras,
contratación de servicios, adquisición estratégica de recursos, conexión electrónica con
proveedores, gestión de contratos con proveedores, gestión de la cadena de suminstro,
warehouse para la cadena de suministro.
Microsoft Dynamics Grant Management
A finales de la década de los 90, InfoStrat ha estado trabajando en la gestión de subvenciones
para agencias estatales, locales y federales. En 2009, Microsoft contrató los servicios de
InfoStrat para construir el sistema de gestión de subvenciones ARRA (Ley de Recuperación
y Reinversión de Estados Unidos) Stimulus360, que se implementó en los estados de
California, Arizona, Mississippi, Missouri, Tennessee, ciudades como Chicago y Seattle y
condados como Condado de Harris, Texas, Condado de Los Ángeles, California y Condado
de Cook, Illinois. Desde entonces, Grants Manager ha sido adoptado por otorgantes en
muchos países, incluidos el Reino Unido, Canadá y Australia.
En enero del 2011, InfoStrat trabajó con Microsoft para lanzar la próxima versión de
Stimulus360 como Microsoft Grants Manager Plus Accelerator. Microsoft Dynamics ha sido
una excelente plataforma para la administración de subvenciones porque está integrada en
Office 365 y permite que la extensión y la integración proporcionen las capacidades únicas
que cada otorgante necesita. Para nuestro proyecto, es importante precisar que esta
herramienta está dirigirá directamente a las Instituciones Educativas Públicas ya que permite
mantener un seguimiento de los costos de subvenciones, costos generales y asegura la
integridad sobre cada gasto realizado por motivo de subvenciones a los estudiantes.
Adicionalmente, se ha encontrado evidencias en los Países de Estados Unidos, Brasil y Perú,
casos de éxito en los Sistemas de Gestión implementados en los mercados Educativos. Entre
ellas detallamos: Centre, Sistema de Información Académica y Administrativa (SIAA), Lyceum
y Sistema Integrado Escolar (SIE).
Centre
Es un Sistema de Información para estudiantes orientado a Instituciones Públicas y Privadas.
Está solventado por la organización The Miller Group, ubicada en Illinois, Estados Unidos.
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El Sistema se encuentra desarrollado con el lenguaje de programación PHP, su entorno se
presenta en web y, aunque ha sido desarrollado y probado intensivamente sobre PostgreSQL,
soporta varios sistemas de administración de bases de datos SQL. Para su funcionamiento
se requiere contar además con Apache Web Server y PHP versión 4.x en ejecución. Soporta
los sistemas operativos MacOS, Linux, Windows y UNIX. Entre los módulos más importantes
tenemos: a) Directivos: Configuración general escolar para establecer periodos académicos,
recolectar, retener y analizar información sobre estudiantes, incluyendo calificaciones,
cronogramas y asistencia. b) Académico: Configuración académica para establecer periodos
de enseñanza por sesiones de clase, recolección e informe de alumnos respecto a sus
calificaciones, cronogramas de evaluación y asistencia. c) Docentes: Asignación de correos
electrónicos, autorización de acceso al sistema, establecer rangos de calificaciones, ponderar
asignaciones, hacer seguimiento a asignaciones y emitir reportes de calificaciones
trimestralmente y semestralmente, así como reportes de progreso. También pueden
generarse libretas de notas y constancias y d) Asistencia: Registro y reportes de asistencia
de forma inmediata.
Sistema de Información Académica y Administrativa (SIAA)
El Sistema de Información Académica y Administrativa es una solución desarrollada por la
compañía de software brasileña TECSO y se orientada a Instituciones Educativas tanto de
Educación Básica como de Superior.
El sistema ha sido instalado en un alto número de colegios y otros tipos de Instituciones,
se encuentra desarrollado por diversos módulos para agilizar las operaciones de una
Institución Educativa. El sistema ofrece un conjunto de datos procesados capaz de satisfacer
los requerimientos de los directores, coordinadores, profesores y alumnos. Los módulos
desarrollados son los siguientes: a) Académico: Administración completa de alumnado y
profesores (usuarios activos, suspendidos e inactivos), calendarización escolar, registro de
periodos académicos, asignación de horarios, cursos y aulas, registrar matrículas y
publicación de notas. b) Financiero: Emisión de pagos del alumnado, reporte becas de
estudios y exoneraciones, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. c) Consultas en línea:
Brindar información de primera mano a los estudiantes sobre la Institución Educativa disp.
Está disponible en la versión Web. d) Matrícula en línea: Criterios de prioridad según las
calificaciones obtenidas en el año anterior, cobros pendientes y fecha de habilitación; y e)
Biblioteca: Registro de libros, revistas y Cds inventariados, préstamos y devoluciones.
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Lyceum
Lyceum es un sistema desarrollado por la compañía de software brasileña TECHNE que
brinda soporte a Instituciones Educativas de Educación Superior y Básica. Se implementa
con una arquitectura cliente-servidor en tres capas: Interface con el usuario en ambiente
Windows, reglas de negocio y bases de datos. Fue desarrollado con el lenguaje de
programación Visual Basic 6.0. Los módulos para acceso vía internet fueron desarrollados
con la tecnología de Active Server Pages (ASP), usando Internet Information Server (IIS) y
Visual InterDev 6.0. Este sistema puede conectarse a sistemas de bases de datos Microsoft
SQL Server.
Los módulos desarrollados para este sistema son: a) Alumno en línea: Intranet para el
alumnado, consulta de fechas, horarios, notas, criterios de evaluación, cursos, situación
financiera, disciplinas y docentes designados, matrícula, mensajería general y particular. b)
Docente en línea: Consulta y registro de criterios de evaluación, fechas, horarios, cursos y
disciplinas, agenda virtual, ingreso de asistencia, publicación de notas y mensajería general
y particular. c) Académico: Control de aspectos académicos del alumnado, matrículas,
registro de notas, cierres de periodo, emisión de documentos. d) Sílabos y Horarios: Ingreso
y mantenimiento de los cursos de la Institución según los criterios de evaluación, carga horaria
y pre requisitos. e) Asistencia: Control de asistencia que permite emitir estadísticas por curso
y periodo. f) Servicios: Secretaría virtual para atención de los alumnos: Informes generales
sobre cursos, trámite de certificados de matrícula, conclusión de curso, histórico escolar entre
otros; y g) Financiero: Cobranza del alumnado incluyendo la generación de comprobantes de
pago, monitoreo por falta de pagos y acuerdos de pago entre los procedimientos más
importantes.
Sistema Integrado Escolar (SIE)
Es un sistema desarrollado por la empresa peruana H&O SYSTEM y se encuentra dirigida a
Instituciones Educativas de Educación Básica Regular. El sistema tiene como objetivo apoyar
la gestión académica y administrativa de los colegios del Perú.
El sistema se encuentra desarrollado con lenguajes de programación que permiten
establecer una interfaz gráfica amigable a los usuarios. Es flexible en términos de
infraestructura, ya que permite procesar la información en varios tipos de bases de datos,
desde archivos DBF (trabaja con FoxPro) hasta el manejo de sistemas de administración
relacionales (el sistema soporta Oracle, MS SQL Server y Sybase). Los módulos que
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contempla son: a) Académico: Matrículas, control de notas por cursos, calificaciones de tipo
cualitativo y cuantitativo, periodos de evaluación. b) Pensiones: Control económico en el
cobro de pensiones y otros conceptos que la Institución estime factible, seguimiento de las
deudas vencidas, envío y recepción de cobros efectuados en los bancos de forma automática
y estados de cuenta; y c) Contable: Registro de las operaciones mercantiles realizadas por la
empresa durante el ejercicio contable permitiendo elaborar los Libros contables y Estados
Financieros.
Consecuentemente, existen casos en distintos países donde el gobierno se involucra en
el desarrollo de sistemas de aplicación para la gestión en el rubro de Educación y bajo su
jurisdicción y posterior mantenimiento brinda soporte a diversas Instituciones Educativas. Un
claro ejemplo de lo expresado se da en nuestro país con el Sistema de Información de Apoyo
a la Gestión en la Institución Educativa (SIAGIE) orientado para el soporte de procesos
académicos en Instituciones Educativas de la Educación Básica Regular y Alternativa.
SIAGIE cuenta con dos versiones: La versión 1.2.5 que presenta una arquitectura cliente-
servidor desarrollado con el lenguaje de programación Visual Basic con base de datos MS
Access. Contempla dos módulos para soportar los procesos de Matrícula y Evaluación; y la
versión 1.3 que presenta también una arquitectura cliente-servidor pero cuenta con una
interfaz web. Soporta PostgreSQL como sistema administrador de bases de datos y opera de
forma centralizada en un servidor en el Ministerio de Educación. Además, esta versión cuenta
con los módulos de Matrícula, Evaluación, Registro de Asistencia y Carga Laboral de los
docentes.
Metodologías de Desarrollo
Balaguera (2015) sostiene:
Una metodología es una colección de procedimientos, técnicas, herramientas y
documentos auxiliares que ayudan a los desarrolladores de software en sus esfuerzos
por implementar nuevos sistemas de información. Una metodología está formada por
fases, cada una de las cuales se puede dividir en sub-fases, que guiarán a los
desarrolladores de sistemas a elegir las técnicas más apropiadas en cada momento
del proyecto y también a planificarlo, gestionarlo, controlarlo y evaluarlo.
Metodologías Ágiles de Desarrollo de Software
Rodríguez (2008) menciona:
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Hoy por hoy las metodologías ágiles de desarrollo son sin duda uno de los temas de
auge en ingeniería del software que ha generado gran interés y controversia en las
industrias de software, en los años 90 comenzó a impregnarse una definición moderna
de desarrollo ágil del software como una reacción contra las metodologías utilizadas
hasta el momento, estas metodologías fueron consideradas excesivamente pesadas,
rígidas por su carácter normativo y fuerte dependencia de planificaciones detalladas
previas al desarrollo.
Además, las metodologías ágiles son iterativas e incrementales, son flexibles a los
cambios de último momento, lo cual las hacen adaptativas, presentando alta comunicación
entre el cliente y el desarrollador (Beck, 2000).
Arquitectura de Software
La arquitectura de software está compuesta por la estructura de los componentes de un
programa o sistema, sus interrelaciones, y los principios y reglas que gobiernan su diseño y
evolución a lo largo del tiempo (Garlan, 1995). Según, Obbink, Kruchten, Kozaczynski,
Postema, Ran, Dominick, Kazman, Hilliard, Tracz y Kahane (2002) definen a la Arquitectura
de Software como la capacidad de verificar que un futuro sistema de software cumpla con las
necesidades de sus partes interesadas sin tener que construirlo en realidad representa un
ahorro sustancial de costos y mitigación de riesgos. Por su parte, “La arquitectura de un
sistema de software es una metáfora, análoga a la arquitectura de un edificio” (Perry y Wolf,
1992, p.40). Asimismo, Shaw y Garlan (1996) sostienen:
La arquitectura del software abarca el conjunto de decisiones importantes sobre la
organización de un sistema de software, incluida la selección de los elementos
estructurales y sus interfaces mediante los cuales se compone el sistema;
comportamiento como se especifica en colaboración entre esos elementos;
composición de estos elementos estructurales y de comportamiento en subsistemas
más grandes; y un estilo arquitectónico que guía a esta organización. La arquitectura
de software también implica funcionalidad, facilidad de uso, flexibilidad, rendimiento,
reutilización, comprensibilidad, restricciones económicas y tecnológicas, concesiones
y preocupaciones estéticas.
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Modelamiento de Procesos
Se define como un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un
producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en
cómo se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el qué,
característico de la focalización en el producto (Davenport, 1993). De igual manera, afirma un
proceso de negocio contiene actividades con propósito, es ejecutado colaborativamente por
un grupo de trabajadores de distintas especialidades, con frecuencia cruza las fronteras de
un área funcional, e invariablemente es detonado por agentes externos o clientes de dicho
proceso (Ould, 1995).
Calidad
Crosby (1987) sostiene que la calidad no cuesta. No es un regalo, pero es gratuita. Además,
Ishikawa (1972) afirma “Desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de calidad
que sea el más económico, el útil y siempre satisfactorio para el consumidor” (p.13). También,
Jurán y Gryna (1998) sostienen “es la adecuación para el uso satisfaciendo las necesidades
del cliente” (p.5). De igual manera, la Norma ISO 9000(2000) define a la calidad como el
conjunto de características inherentes que cumple con los requisitos. En resumen, “Los
costos, por el lado de los insumos; los resultados, por el lado del producto; y por supuesto, la
calidad, en el lado de los procesos” (Pescador, 2002, p.51).
Calidad en el Servicio
Según Albrecht (1996) afirma “el tiempo ha cambiado y no vivimos más en una economía de
manufactura. Ahora vivimos en una nueva economía, la Economía de Servicios, donde las
relaciones están llegando a ser más importantes que los productos físicos” (p.57).
La mejor estrategia para conseguir la lealtad de los clientes se logra evitando
sorpresas desagradables a los clientes por faltas en el servicio y sorprendiendo
favorablemente a los clientes cuando una situación imprevista exija nuestra
intervención para rebasar sus expectativas.
(Palafox, 2007, p. 86)
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Además, Parasuramyan, Zeithaml y Berry (1996) consideran que “La calidad de servicio
consiste en la discrepancia entre los deseos de los usuarios acerca del servicio y la
percepción del servicio recibido.” (p.16)
Calidad Educativa
Navarro (1997) opina que la educación de calidad es la que logra resultados que permitan el
progreso y la modernización. Además, Arrien (1998) señala:
La Calidad parece está muy asociada a los procesos y resultados del desarrollo
educativo del educando, desarrollo que se manifiesta en los aprendizajes relevantes
del educando como sujeto, haciendo que este crezca y se desarrolle personal y
socialmente mediante actitudes, destrezas, valores y conocimientos que lo convierten
en un ciudadano útil y solidario.
Por su parte, Frazer (1998) considera que “La calidad en la educación… no es lo mismo
que un cliente satisfecho con, por ejemplo el último modelo de automóvil. La calidad en la
educación abarca la eficacia, la eficiencia y la responsabilidad, pero no es sinónimo de
ninguna de estas” (p.27). Desde otra perspectiva, Bolaños (1998) considera:
La calidad de la educación, es la facultad de proporcionar a los alumnos el dominio de
diversos códigos culturales; dotarlos de la habilidad para resolver problemas;
desarrollar en ellos los valores y actitudes acordes con nuestras aspiraciones diarias
de una vida ciudadana y democrática; así como prepararlos para que mantengan
permanentemente su deseo de seguir aprendiendo. (p.61)
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CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo de Suficiencia Profesional por la modalidad, corresponde a un proyecto
de desarrollo que está encaminado a optimizar el proceso de Registro de Notas en el ámbito
Educativo Básico Regular.
Manifestamos que el proyecto de investigación fue elaborado bajo el planeamiento
metodológico del Enfoque Mixto. Los métodos mixtos representan un conjunto de procesos
sistemáticos, empíricos y críticos de investigación e implican la recolección y el análisis de
datos cuantitativos y cualitativos, así como su integración y discusión conjunta, para realizar
inferencias producto de toda la información recabada (metainferencias) y lograr un mayor
entendimiento del fenómeno bajo estudio (Hernández-Sampieri y Mendoza, 2008). Asimismo,
definiendo el Objetivo General y Objetivos Específicos correctamente utilizamos el diseño de
investigación no Experimental, propuesta para interpretar los fenómenos encontrados sobre
el caso de estudio, para luego poder describirlos y analizarlos. Las técnicas utilizadas para la
obtención de información fueron: Entrevistas a profundidad con la plana directiva, personal
administrativo y docentes e historiales en base a datos de años anteriores (documentos
académicos, anotaciones interpretativas e informes administrativos). En consecuencia, el
equipo del proyecto planteó una propuesta de mejora en base a tres módulos que permitirán
lograr el objetivo principal.
Detallamos que los tres módulos a desarrollar se denominan: Planeamiento Académico,
Distribución Académica y Evaluación Académica. Cada uno de ellos, comprenden cuatro
actividades que son fundamentales para lograr el objetivo deseado y son: Levantamiento de
Información, diseño orientado al cliente, diseño orientado a la construcción y construcción de
componentes e implementación. Presentamos a continuación el desarrollo de cada módulo y
hacemos especial énfasis en la primera actividad, levantamiento de información, para
evidenciar la información obtenida y analizada.
Módulo Planeamiento Académico
Corresponde directamente a la creación del plan de estudios, creación de las áreas
académicas y sub-áreas e integración de áreas con sub-áreas. Para ubicarnos mejor
en el desarrollo de este módulo, como equipo de proyecto solicitamos por cada módulo
una cierta cantidad de reuniones con los responsables. En efecto, para este módulo
se necesitaron tres reuniones (focus group) con la plana jerárquica de la Institución,
de las cuales se pidió la documentación fundamental y se plasmó lo conversado en
actas de reunión. La documentación solicitada fue: Reporte Plan de Estudios,
Página 35
calendarización, registro de notas, consolidado de notas finales, actas finales, libreta
de notas y certificados de estudio.
Tabla 1
Módulo Planeamiento Académico.
Planeamiento Académico
Actividades
Herramientas
Entregable
Levantamiento de
Información
- Actas de Reunión
(AR001, AR002 y AR003)
- Diagrama Casos de Uso
PA
- Especificaciones Caso
de Uso (ECU001,
ECU002,ECU003,
ECU004 y ECU005)
Documentación del
módulo Planeamiento
Académico
Diseño Orientado al
Cliente
- Prototipos de pantallas
- Experiencia de usuario
- Modelado de Datos
(MD-Área)
Interfaces Front-End y
Descripción
específica de los datos
Diseño Orientado a la
Construcción y
Construcción de
Componentes
- Programación
propiamente dicha
- Naming Convention
- Modelado de Datos
Entidad- Relación
(Diagrama ER-
Calendarización,
Integración y
PlanEstudios)
Módulo de Planeamiento
Académico integrado
Página 36
Implementación
- Pruebas Unitarias
- Retroalimentación
-Pruebas Integrales
Puesta en marcha y actas
de conformidad
Los documentos académicos, las especificaciones de caso de uso y las actas de reunión se
pueden evidenciar en el Anexo 7.
Módulo Distribución Académica
Corresponde a elaborar la distribución de alumnos y gestionar la carga laboral de los
docentes. Para este módulo se acordó tener una reunión (focus group) con el personal
administrativo y una entrevista con el Subdirector del Nivel Primaria. Se solicitó la
documentación pertinente al módulo y lo conversado se plasmó en las siguientes actas
de reunión. La documentación solicitada fue: Reporte de alumnos matriculados,
tríptico del año escolar, constancia de vacante, constancia de matrícula, lista del
personal docente, nómina de Alumnos, distribución de aulas, planilla distribución de
docentes, horario final del docente y planilla del horario académico.
Tabla 2
Módulo Distribución Académica.
Distribución Académica
Actividades
Herramientas
Entregable
Levantamiento de
Información
- Actas de Reunión
(AR004 y AR005)
- Diagrama Casos de Uso
DA
- Diagrama de Secuencia
(DS1 y DS2)
- Diagrama de
Colaboración (DC1 y
DC2)
Documentación del
módulo Distribución
Académica
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Diseño Orientado al
Cliente
- Prototipos de pantallas
- Experiencia de usuario
- Modelado de Datos (MD-
Matrícula, CargaLaboral y
Distribución)
Interfaces Front-End y
Descripción específica de
los datos
Diseño Orientado a la
Construcción y
Construcción de
Componentes
- Programación
propiamente dicha
- Naming Convention
- Modelado de Datos
Entidad- Relación
(Diagrama ER –
Distribución y
CargaLaboral)
Módulo de Distribución
Académica integrado
Implementación
- Pruebas Unitarias
- Retroalimentación
-Pruebas Integrales
Puesta en marcha y actas
de conformidad
Los documentos académicos y administrativos, las especificaciones de casos de uso, los
diagramas de interacción y las actas de reunión se pueden evidenciar en el Anexo 7.
Módulo Evaluación Académica
Corresponde a la creación del Árbol de estructura de notas, registro de notas y emitir
libretas de notas. Para este módulo se acordó tener dos reuniones (focus group) con
la plana jerárquica de la Institución y la secretaria del Director. Se solicitó la
documentación pertinente al módulo y lo conversado se plasmó en las últimas actas
de reunión. La documentación solicitada fue: Registro de evaluación del educando,
consolidado de notas por Sub-áreas, consolidado de notas por Área, libretas de notas
y certificados de estudios.
Página 38
Tabla 3
Módulo Evaluación Académica.
Evaluación Académica
Actividades
Herramientas
Entregable
Levantamiento de
Información
- Actas de Reunión
(AR006 y AR007)
- Diagrama Casos de Uso
EA
-Especificaciones Caso de
Uso(ECU008, ECU009 y
ECU010)
- Diagrama de Flujo Emitir
Libreta de Notas
Documentación del
módulo Evaluación
Académica
Diseño Orientado al
Cliente
- Prototipos de pantallas
- Experiencia de usuario
- Modelado de Datos (MD-
EstructuraNotasArbol)
Interfaces Front-End y
Descripción
específica de los datos
Diseño Orientado a la
Construcción y
Construcción de
Componentes
- Programación
propiamente dicha
- Naming Convention
- Modelado de Datos
Entidad- Relación
(Diagrama ER -
EstructuraNotasArbol)
Módulo de Distribución
Académica integrado
Implementación
- Pruebas Unitarias
- Retroalimentación
-Pruebas Integrales
Puesta en marcha y actas
de conformidad
Los documentos académicos, las especificaciones de casos de uso y las actas de reunión se
pueden evidenciar en el Anexo 7.
Página 39
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS
El equipo del proyecto al contar con la aprobación de la Dirección del Plantel tuvo que analizar
diversos escenarios para decidir de qué manera y qué tipo de implementación era la que se
necesitaba llevar a cabo para el proyecto. Como resultado de dicho análisis, se plantean las
siguientes alternativas:
El equipo de proyecto discute acerca del software que se va a desarrollar y sobre ello,
plantea tres posibilidades: Adquirir un software ya creado, el cual se puede encontrar en el
mercado y es desarrollado generalmente por una empresa ofreciendo servicios básicos de
gestión educativa, Adquirir un software de servicios (SAAS), el cual podrá adaptarse a la idea
de negocio (no solo los servicios básicos), regularmente su costo depende de la cantidad de
usuarios y será propiedad de la empresa desarrolladora; y finalmente Desarrollar un software
a medida, el cual será desarrollado por un equipo, al conocimiento máximo de la idea del
negocio y será propiedad de la empresa que solicita el servicio.
A su vez, se cree necesario escoger entre un servicio alojado en la nube (“cloud-base” en
términos informáticos) o una solución local (“on-premise” en términos informáticos). Por un
lado, el alojamiento en la nube brinda ciertas ventajas como: Ahorro de costos en
infraestructura (servidores, sistemas operativos, firewall, mantenimiento, entre otros), rápida
evolución del sector tecnológico lo que permitiría migrar a otro proveedor a menor costo y
garantía de servicio brindando alta disponibilidad del software. Por su parte, el alojamiento
local tiene como ventajas: Control completo sobre sus datos y seguridad de hardware, permite
personalizar las necesidades comerciales de la Institución y control total sobre las
actualizaciones del software.
Asimismo, se planteó la alternativa para decidir qué tipo de enfoque de desarrollo se
utilizará para el proyecto. Para ello, se tomó en cuenta dos tipos de enfoque: In-House,
desarrollado por personal netamente de la organización o terciarizado, desarrollado por
personal designado por una empresa externa. Respecto al primer enfoque, In-House,
detallamos: Se requiere tener varios especialistas y profesionales para generar resultados
dentro de la Institución, permite controlar la información del Colegio y que esta no se filtre; y
mantiene mejor comunicación con los actores debido a que ya se conocen y son parte de la
misma organización. Por su parte, el segundo enfoque, Terciarizado, se caracteriza por:
Contratar profesionales especialistas en su labor garantizando un resultado óptimo del
producto final, conocimientos técnicos y prácticos avanzados, contar con información
Página 40
confidencial de la Institución y si se requiera iniciar un nuevo proyecto de corta duración podrá
tener a su alcance diferentes equipos de trabajo.
Evaluación Financiera
Todos los datos mostrados a lo largo del presente Capítulo cuentan con autorización expresa
de la Propia Institución Educativa Santo Domingo. Se muestra la documentación respectiva
en el Anexo 1.
Tabla 4
Evaluación Financiera de Recursos Humanos
Rol
Sueldo
Mensual
Meses de
Trabajo
Fecha
Inicio
Fecha
Fin
Costo
Total
Jefe del
Proyecto
S/. 6,725
8
12/01/2012
12/08/2012
S/. 53,800
Líder del
Proyecto
S/. 1,200
8
12/01/2012
12/08/2012
S/. 9,600
Implementador
S/.1,000
8
12/01/2012
12/08/2012
S/. 8,000
Es preciso indicar que el sueldo mensual de los desarrolladores es manejado directamente
por la empresa asesora, la cual está representada por el Jefe de Proyecto. Finalmente, La
Institución Educativa Santo Domingo de Chorrillos incurre en un Costo Total por los servicios
de implementación para el nuevo sistema de gestión en setenta y un mil cuatrocientos nuevos
soles. Por otra parte, los costos generados para la adquisición de Hardware y Software son
los siguientes:
Página 41
Tabla 5
Evaluación Financiera para el Hardware
Equipamiento
Especificaciones
Costo Total
1 Servidor
Servidor IBM System
X3100 M4 Intel Xeon E3-
1220
$. 2,690 = S/. 8,070
2 Router Balanceador
Router Balanceador
Carga de Banda
AnchaTLR480T+
$. 300 = S/. 900
2 Switch 16 puertos
Switch 16 puertos TP-link
10/100
$. 280 = S/. 924
1 Sistema de Energía Ininterrumpida (UPS)
Modelo APC Back- UPS
RS 1200
$. 120 = S/. 396
Los costos de rack y cableado no han sido considerados como inversión puesto que la
Institución ya contaba con esta Infraestructura. Hacer hincapié que la topología que se
encontró en la Institución antes de empezar el proyecto contaba con oficinas cableadas y
laboratorios los cuales ya utilizaban Internet y transferencia de información (carpetas
compartidas en el área administrativa). En cuanto al aspecto eléctrico, se tuvo que adquirir
un Sistema de Energía Ininterrumpido (UPS) el cual tiene las siguientes características:
Modelo APC Back- UPS RS 1200 (proporciona energía eléctrica 30 minutos). Asimismo, La
Institución Educativa al tener diversos locales cuenta con 6 medidores de luz, de los cuales 1
de ellos es utilizada exclusivamente para el Área. La cual es distribuida de un tablero con
llave térmica y llave diferencial; y brinda la alimentación de energía correspondiente. El
consumo promedio en el Departamento de Sistemas es de 1.5 Amperios (330 watts) el cual
no implica un consumo excesivo de energía.
La Institución Educativa Santo Domingo incurre en un Costo Total por la adquisición de
Hardware para el nuevo sistema de gestión en diez mil doscientos noventa nuevos soles.
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Tabla 6
Evaluación Financiera para el Software
Licencias
Especificaciones
Costo Total
-Windows Server 2008 R2
- Oracle SQL Developer
11g Edition One
- Visual Studio Team
System 2008
Las licencias adquiridas
son perpetuas
$/. 1, 222 =S/. 4,035
$/.2, 241 = S/. 7,398
$/. 5, 479 = S/.18,081
La Institución Educativa Santo Domingo de Chorrillos incurre en un Costo Total por la
adquisición de Software para el nuevo sistema de gestión en veintinueve mil quinientos
catorce nuevos soles.
Tabla 7
Costo Total del Proyecto
Nombre de Costos
Tiempo de
Duración del Proyecto
Tiempo de
Evaluación del Proyecto
Costo Total
Costos por
Recursos
Humanos
8 Meses y 2
semanas
36 Meses
S/. 71,400
Costos por
Hardware
8 Meses y 2
semanas
36 Meses
S/. 9,894
Costos por
Software
8 Meses y 2
semanas
36 Meses
S/. 29,514
Costo Total del Proyecto
S/. 110, 808
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Del mismo modo, con el objetivo de cuantificar los beneficios del proyecto se ha realizado la
evaluación de los indicadores (VAN y TIR) los cuales demuestran la alta rentabilidad del
proyecto como se aprecia en la siguiente tabla.
Tabla 8
Evaluación de Indicadores de Rentabilidad del Proyecto
DETALLE
PERIODO
2012 2013 2014 2015 2016 2017
0 1 2 3 4 5
FLUJO NETO
EFECTIVO
-S/. 110,880.00
S/. 97,602.45
S/. 93,438.66
S/. 70,156.21
S/. 77,360.53
S/. 73,339.19
NRO FNE (1+i) ^nro FNE/ (1+i) ^
0 -110880 -110880
1 97602.45 1.1 88729.50
2 93438.66 1.21 77222.03
3 70156.21 1.331 52709.40
4 77360.53 1.4641 52838.28
5 73339.19 1.61051 45537.87
206,157.08
VAN 206,157.08
TIR 76%
Al aplicar este método hemos obtenido como resultado que el VAN calculado de nuestro
proyecto es positivo, obteniéndose un valor de S/. 206,157.08 lo cual indica que el proyecto
es viable y financieramente factible, además de ser rentable ya que está generando un valor
superior a la inversión.
Página 44
CAPÍTULO 6. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA
En base al planteamiento de alternativas se considera válida la solución escogida por los
argumentos que a continuación detallaré: El Director del Colegio Santo Domingo mencionó
su interés por contar con un Sistema de Información propio para la Institución. Se entiende
de esta manera, porque la Institución al pertenecer a un Consorcio Educativo tiene una forma
de trabajo ya establecida y no es similar a las demás Instituciones. Además, los costos
asumidos fueron menores en referencia a comprar una solución ya creada o como un servicio.
Por consiguiente, de forma consensuada y determinada el equipo del proyecto optó por
trabajar en la elaboración del Nuevo Sistema de Información de forma local (on-premise).
Esta decisión se toma en base a la experiencia de cada uno de los integrantes del equipo y
sobre las características que permite su correcto funcionamiento. Entre las características
más importantes tenemos: La compra de hardware, software y servidor relacionados son
propios de la Institución y no podrán ser transferibles, el nuevo Sistema al estar implementado
localmente permite trabajar bajo una red interna a los usuarios (Docentes) lo cual permitió
que éstos puedan desde un inicio trabajar dentro de la Institución, tener nuestro sistema en
la Institución permite llevar un control completo sobre quienes pueden acceder a los datos,
es más seguro tener nuestros equipos en las Instalaciones del Colegio y disponibilidad total
para modificar nuevos requisitos los cual son importantes para la Institución. Asimismo,
importante precisar que en el año 2012 la implementación basada en la nube (cloud-based)
no era muy común y poco comercial, lo cual no brindaba confiabilidad.
De la misma manera, para la implementación del Nuevo Sistema se utilizó un enfoque de
desarrollo mixto. Para este proyecto se creyó necesario utilizar ambos enfoques, In-House y
Terciarizado, debido a: (a) La Institución obtuvo un mejor manejo de los tiempos, costos y
personal encargado para el proyecto, (b) Las personas designadas bajo los roles de Líder de
Proyecto e Implementador conocen y saben cómo funcionan los procesos dentro de la
Institución, disminuyendo tiempo en reuniones innecesarias con el Jefe del proyecto e
implementadores, (c) La definición de los requerimientos lo realizó el personal de la Institución
Educativa y la codificación del sistema la empresa asesora manteniendo la confidencialidad
de la información utilizada y (d) Se trabajó con profesionales calificados que generaron
buenos resultados a la Institución.
Adicionalmente, el nuevo Sistema de Información se enfocó en procedimientos basados
en las buenas prácticas para adaptarse a las tecnologías cambiantes de nuestro entorno, las
Página 45
cuales estuvieron alineados a los objetivos del proyecto y a su vez brindó eficiencia en el
rendimiento de los diferentes módulos que en el siguiente capítulo contextualizaré. Tal es así,
que evidenciamos el proceso principal de la Institución respecto a la emisión de Libreta de
Notas después de la implementación de la propuesta.
Figura 9. Proceso para la emisión de Libretas de Notas después de la implementación.
Fuente: Adaptación Propia.
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Constatamos en la Figura 9, que el proceso para la emisión de Libretas de Notas después
de la implementación ha sido automatizada con todos los Subprocesos: Crear
Calendarización, crear Plan de Estudios, elaborar Distribución de Alumnos, Gestionar Carga
Laboral del Docente, Crear Estructura Árbol de Notas y Registro de Notas; los cuales son
fundamentales para lograr el propósito inicial de la Institución. Además, podemos verificar
que los Subprocesos colaboran entre sí para obtener el resultado final (emitir la libreta de
notas). No obstante, la colaboración y comunicación entre ellos nos permitió obtener
centralización de la información académica utilizada.
Implementada la solución para la Institución Educativa Santo Domingo, el 13 de Agosto
del 2012 se presentó a la plana Jerárquica los principales resultados del proyecto, se detallan:
a) Se han producido más de 1 millón de registros de notas anualmente, b) El margen de error
en los cálculos realizado por los docentes se redujo del 5% al 0%, c) Actualmente no se
requiere de comisiones pedagógicas para las Subdirecciones puesto que la labor de revisión
y validación sólo la realiza el Subdirector o el Tutor, d) El incumplimiento en la entrega los
registros de notas de los docentes en las fechas estipuladas disminuyó considerablemente,
e) Los Departamentos: Tópico, Tutoría y Psicología pudieron compartir los datos con la
centralización de información con el Departamento Pedagógico e) No se han presentados
cálculos ni emisiones de notas erróneas a la fecha.
A todo ello, la solución escogida en la época y el tiempo que se decidió implementar este
nuevo Sistema de Información, permitió tener el mejor beneficio técnico, económico y
funcional que había en el mercado. El cambio propuesto era ambicioso para una Institución
que miraba con visión contar con un sistema integrado que brinde información oportuna y
confidencial aprovechando al máximo su inversión en Tecnología para mejorar el servicio con
los Padres de Familia y experiencia de sus usuarios (Docentes). De esta manera, se optó por
generar un cambio trascendental en toda la Institución y que este, con el tiempo pueda
repercutir a grandes rasgos en los beneficiarios de la Educación: Alumnos y Padres de
Familia, quienes son los consumidores directos del Servicio Educativo que la Institución
ofrece.
Página 47
CAPÍTULO 7. IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Para empezar, el equipo del proyecto determina el patrón de arquitectura que utilizará para
la implementación, siendo escogida la Arquitectura de Software de tres Capas. Las ventajas
principales de este estilo son: Independencia entre niveles, separación de responsabilidades,
simplificación de desarrollo, escalabilidad, disponibilidad, mantenibilidad y reutilización.
Presentamos a continuación la arquitectura propuesta:
Figura 10. Arquitectura de Software – 3 Capas. Fuente: Adaptación propia.
Como podemos verificar en la Figura 10, la primera capa expuesta se denomina Vista, en
ella se muestra la interfaz del usuario y tiene como objetivo traducir tareas y resultados de
forma entendible; contiene a su vez: Lenguajes de programación: Html y JavaScrpit y clases.
En la segunda capa, denominada Lógica, se procesan los comandos y realizan operaciones
lógicas. Contiene a su vez: Lenguajes de programación: C# y VB.NET, componentes y
Webservices. Finalmente, se muestra la capa de Datos donde es almacenada y recuperada
la información de una Base de Datos (Oracle) y la información es entregada a la capa lógica
para su procesamiento y enventualmente al usuario.
Asimismo, se creyó conveniente establecer labores claras desde un principio para tomar
responsabilidades según los Roles ya asignados; en el Capítulo 7 ampliaremos las definición
de los Roles. Por esta razón, se decidió elaborar un cronograma de actividades, el cual
mostramos a continuación:
Página 48
Figura 11. Cronograma Actividades Sistema para el Proceso de Registro de Notas
De esta manera, se procede a realizar la implementación de la solución propuesta en base
a los tres módulos identificados.
Página 49
Módulo Planeamiento Académico
Para el desarrollo de este módulo se implementó la creación de calendarización, áreas
académicas, sub-áreas, plan de estudios e integración de áreas con sus respectivas Sub-
áreas. De esta manera, se inicia el trabajo del proyecto identificando los requerimientos
necesarios para este módulo. El “Product Owner” coordina reuniones con el Director de la
Institución y los Subdirectores de los tres niveles: Inicial, Primaria y Secundaria para
informarse correctamente sobre los procedimientos que se requieren y así priorizar las
funcionalidades más importantes. Al respecto, se elaboraron: Actas de Reunión (AR001,
AR002 y AR003), especificaciones de Casos de Uso (ECU001, ECU002, ECU003, ECU004
y ECU005) las cuales se pueden evidenciar en el Anexo 7 y el Diagrama de Casos de Uso,
se muestra a continuación:
Figura 12. Diagrama de Casos de Uso – Planeamiento Académico. Fuente: Auditoría Propia
Una vez culminada esta labor el “Product Owner” establece el “Product Backlog List” y así
se puede empezar por el “Sprint Backlog” para el desarrollo de este módulo. Luego se enfocó
en el diseño orientado al cliente, presentado los prototipos de pantalla, en base a la usabilidad
e intuitivitad para usar el sistema, obteniendo como resultado cinco prototipos respecto a la
solución propuesta (los prototipos se aprecian en el Anexo 7) y se realizó el modelado de
datos (el modelado de datos áreas se evidencia en el Anexo 7). Presentamos a continuación
el prototipo creación Plan de Estudios por su relevancia con los próximos módulos:
Página 50
Figura 13. Prototipo Creación Plan de Estudios. Fuente: Auditoría Propia
Después se enfocó en el diseño orientado a la construcción, basándonos en los siguientes
lenguajes de desarrollo: Html, JavaScript / Jquery, Visual Basic .NET y Oracle (La
programación propiamente dicha se puede evidenciar en el Anexo 7 por cada Caso de Uso).
El “Scrum Team” tiene la responsabilidad de llevar a cabo esta actividad y en su primera
reunión con el “Product Owner” esclarecen todos los requerimientos definidos anteriormente
con los Directivos. La importancia de esta reunión permite al “Scrum Team” comprender la
complejidad de los procesos detallados, para esclarecerlos en su momento y se dé el caso
identificar alguno que no esté correctamente especificado. Posteriormente, se concreta el
“Sprint Planning Meeting” en el cual se da la debida importancia a construir una Base de
Datos (BD) adecuada y robusta que permita soportar la complejidad que los procesos
académicos requieren.
De esta manera, el “Scrum Team” con el apoyo del “Scrum Master” toman como premisa
los siguientes principios para la construcción de la BD: Tener auditoría, este principio es
realizado en el modelado de datos físico y comprende manejar cuatro campos en todas la
mayoría de tablas creadas, los cuales denominamos: auditoria activo, auditoria fecha de
registro, auditoria fecha de creación, auditoria responsable registro; a su vez realizan el
modelado de entidad relación: Calendarización, Integración y Plan de Estudio (se evidencia
el modelado ER en el Anexo 7) ;y utilizan Naming Conventions, este principio es realizado en
el diseño lógico/ físico de la base de datos y denota una elección de secuencias en los
Página 51
caracteres para utilizar identificadores en variables, tipos, funciones y otras entidades del
código fuente. La importancia de este principio recae por la gran cantidad de tablas que se
crearon y a su vez manejan una gran cantidad de conceptos: Notas, horarios, profesores,
alumnos, áreas, integración, estructura de notas, registro de notas, ponderación de notas,
puestos, periodos, replicación, entre otros. Se muestra a continuación el modelado
correspondiente al módulo planeamiento:
Figura 14. Naming Conventions Planeamiento Académico. Fuente: Auditoría Propia
Tomando como prioridad las premisas expuestas, el “Scrum Team” en toda la facultad de
haber comprendido los requerimientos y principios identificados utiliza la técnica del Juicio de
Expertos para la evaluación de duración; competente al tiempo que llevará a cabo este
trabajo. Por lo tanto, el tiempo estimado para el desarrollo de los requerimientos para el
presente módulo tienen una duración de cuatro meses. Los cuales son divididos en cuatro
“Sprints” realizando un control y seguimiento en cada dos “Sprints” culminados.
El equipo del proyecto empezó sus labores estableciendo el trabajo equitativamente entre
los dos programadores y diseñador del “Scrum Team”. En consecuencia, pasados los dos
primeros “Spring” se coordinó el “Sprint Review Meeting”, donde el Implementador realiza las
pruebas necesarias con el nuevo sistema para dar conformidad que tanto la funcionalidad
como el proceso en sí no presente errores; de igual manera, este proceso es realizado en los
Página 52
siguientes dos “Sprints” culminados (se muestran las evidencias correspondientes en el
Anexo 7). Presentamos a continuación la prueba realizada por el implementador para el caso
de uso creación plan de estudios:
Figura 15. Prueba Unitaria Plan de Estudio. Fuente: Auditoría Propia
Al finalizar esta actividad, damos por concluido el primer módulo de desarrollo
Planeamiento Académico. Asimismo, el “Product Owner” se pone en contacto con los
Directivos para presentar el módulo desarrollado y firmar el acta de conformidad respectiva.
Finalmente, firmada el acta de conformidad el “Scrum Master” se reúne con el “Scrum
Team” para informarse sobre los inconvenientes presentados en el desarrollo y afianzar el
trabajo colaborativo entre sus miembros para alcanzar oportunamente los resultados
requeridos.
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Módulo Distribución Académica
Para el desarrollo de este módulo se implementó: elaborar la distribución de alumnos y
gestionar la carga laboral del docente. De igual manera que en el primer módulo, el “Product
Owner” identifica los requerimientos necesarios con el personal administrativo y el
Subdirector del Nivel Primaria, prioriza las funcionalidades importantes y prepara el “Product
Backlog List” para empezar con el “Sprint Backlog” que corresponde al desarrollo del módulo.
No obstante, se elaboraron: Actas de Reunión (AR004 y AR005), especificaciones de Casos
de Uso (ECU006 y ECU007) las cuales se pueden evidenciar en el Anexo 7 y el Diagrama de
Casos de Uso, se muestra a continuación:
Figura 16. Diagrama de Caso de Uso - Distribución Académica. Fuente: Auditoría Propia
Adicionalmente, se desarrollaron Diagramas de Interacción para cada Caso de Uso
proponiendo los Diagramas de Secuencia y Diagramas de Colaboración (se evidencian los
gráficos correspondientes en el Anexo 7).
Después, se enfocó en el diseño orientado al cliente, presentando los prototipos de pantalla,
generamos un prototipo diferente para cada actividad que se logrará desarrollar.
Presentamos a continuación los prototipos para este módulo:
Página 54
Figura 17. Prototipo Distribución de Alumnos. Fuente: Auditoría Propia
Figura 18. Prototipo Carga Laboral del Docente. Fuente: Auditoría Propia
Luego se enfocó en el diseño orientado a la construcción, basándonos en los mismos
lenguajes de desarrollo del primer módulo: Html, JavaScript / Jquery, Visual Basic .NET y
Oracle (La programación propiamente dicha se puede evidenciar en el Anexo 7 por cada
Caso de Uso).
Página 55
Después, se procedió a realizar el “Sprint Planning Meeting” y como consecuencia el
“Scrum Team” identifica una problemática para la distribución de alumnos. Para poder realizar
la correcta implementación de esta parte del módulo se requiere tener alumnos matriculados.
De esta manera, ponemos en evidencia que el sistema de gestión de información académica
requiere adicionalmente un módulo de matrícula, el cual fue implementado por el equipo del
proyecto pero no se entrará en detalle sobre su implementación puesto que la presente
sustentación está enfocada en la parte académica. Asimismo, se realizó el modelado de
datos: Matrícula, carga laboral y distribución (se muestran las evidencias en el Anexo 7) y
modelado de datos Entidad-Relación: Distribución Alumnos y Carga Laboral Docentes. Se
evidencia:
Figura 19. Diagrama Entidad Relación Distribución Alumnos. Fuente: Auditoría Propia
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Figura 20. Diagrama Entidad Relación Carga Laboral Docentes. Fuente: Auditoría Propia
El “Scrum Team” conociendo los requerimientos utiliza la técnica del Juicio de Expertos
para la evaluación de duración. Por lo tanto, el tiempo estimado para el desarrollo de los
requerimientos para el presente módulo tiene una duración de dos meses. Los cuales son
divididos en dos “Sprints”, uno plasmado para la distribución de alumnos y otro para la carga
laboral del docente, realizando un control y seguimiento por cada “Sprint” culminado. En
consecuencia, finalizado el primer “Spring” se coordinó el “Sprint Review Meeting”, donde el
Implementador realiza las pruebas necesarias con el nuevo sistema para dar conformidad
que tanto la funcionalidad como el proceso en sí no presente errores. De igual manera, este
proceso es realizado en el siguiente “Sprint” culminado. Se muestran a continuación las
pruebas realizadas por el implementador:
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Figura 21. Prueba Unitaria Distribución Alumnos. Fuente: Auditoría Propia
Figura 22. Prueba Unitaria Carga Laboral Docente. Fuente: Auditoría Propia
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Al finalizar esta actividad, damos por concluido el segundo módulo de desarrollo
Distribución Académica. Asimismo, el “Product Owner” se pone en contacto con los Directivos
para presentar el módulo desarrollado y firmar el acta de conformidad respectiva.
Finalmente, firmada el acta de conformidad el “Scrum Master” se vuelve reunir con el
“Scrum Team” para informarse y detallar sobre los sucesos presentados en el desarrollo y
continuar afianzando el trabajo colaborativo entre sus miembros para alcanzar
oportunamente los resultados requeridos.
Módulo Evaluación Académica
Para el desarrollo de este módulo se implementó la creación del Árbol de Estructura de Notas,
registro de notas y emisión de Libretas de Notas. De igual manera que en el primer y segundo
módulo, el “Product Owner” identifica los requerimientos necesarios con los Directivos y
secretaria, priorizando las funcionalidades importantes y estableciendo el “Product Backlog
List” para empezar con el “Sprint Backlog” que corresponde al desarrollo del módulo. Se
elaboraron: Actas de Reunión (AR006 y AR007), especificaciones de Casos de Uso (ECU008,
ECU009 y ECU010) las cuales se pueden evidenciar en el Anexo 7 y el Diagrama de Casos
de Uso, se muestra a continuación:
Figura 23. Diagrama de Casos de Uso – Evaluación Académica. Fuente: Auditoría Propia
Después, se enfocó en el diseño orientado al cliente, presentando los prototipos de
pantalla, generamos un prototipo diferente para cada actividad que se logrará desarrollar.
Presentamos a continuación los prototipos para este módulo:
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Figura 24. Prototipo Estructura Árbol de Notas. Fuente: Auditoría Propia
Figura 25. Prototipo Registro de Notas. Fuente: Auditoría Propia
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Figura 26. Prototipo Emitir Libreta de Notas. Fuente: Auditoría Propia
Luego se enfocó en el diseño orientado a la construcción, basándonos en los mismos
lenguajes de desarrollo del primer y segundo módulo: Html, JavaScript / Jquery, Visual Basic
.NET y Oracle (La programación propiamente dicha se puede evidenciar en el Anexo 7 por
cada Caso de Uso).
Asimismo, se realizó el modelado de datos: Estructura árbol de notas (se muestran la
evidencia en el Anexo 7) y modelado de datos Entidad-Relación: Estructura árbol de notas.
Se muestra el diagrama correspondiente:
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Figura 27. Diagrama Entidad Relación Estructura Árbol de Notas. Fuente: Auditoría Propia
Después, se procedió a realizar el “Sprint Planning Meeting” y el “Scrum Team”
conociendo los requerimientos presentados utiliza la técnica del Juicio de Expertos para la
evaluación de duración. Por lo tanto, el tiempo estimado para el desarrollo del presente
módulo tiene una duración de dos meses. Los cuales son divididos en dos “Sprint”, uno
plasmado para la Estructura de Árbol de Notas y otro para el Registro de Notas y Emisión de
Libreta de Notas, realizando seguimiento por cada “Sprint” culminado.
En consecuencia, finalizado el primer “Sprint” se coordinó el “Sprint Review Meeting”,
donde el Implementador realiza las pruebas necesarias con el nuevo y actualizado sistema
para dar conformidad que tanto la funcionalidad como el proceso en sí no presente errores;
de igual manera, este proceso es realizado en el siguiente “Sprint” culminado. Evidenciamos
las Pruebas realizadas:
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Figura 28. Prueba Unitaria Estructura Árbol de Notas. Fuente: Auditoría Propia
Figura 29. Prueba Unitaria Registro de Notas. Fuente: Auditoría Propia
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Figura 30. Prueba Unitaria Emitir Libreta de Notas. Fuente: Auditoría Propia
Damos por concluido el último módulo de desarrollo Evaluación Académica y el “Product
Owner” se pone en contacto con los Directivos para presentar el módulo desarrollado y firmar
el acta de conformidad respectiva. Finalmente, firmada la última acta de conformidad el
“Scrum Master” se reúne con el “Scrum Team” y el “Product Owner” para hacer una última
revisión de todo lo presentado hasta el momento. Se obtiene la retroalimentación por ambas
partes en la cual el beneficio obtenido genera satisfacción por la gran labor realizada.
Para concluir, en lo que respecta la implementación es de suma importancia conocer al
equipo del proyecto que estará involucrado en el desempeño del mismo. De esta forma,
identificamos a las personas responsables y asignamos roles, los cuales han sido
establecidos conjuntamente. Presentamos al equipo del proyecto en la siguiente tabla:
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Tabla 9
Composición del equipo del proyecto
Cargo
Apellidos y Nombres
Roles
Función Técnica
Scrum Master
Toledo Loayza,
Víctor
Jefe del Proyecto
Realizar funciones propias
de la gestión y planificación
del proyecto. Coordina
constantemente con el
Product Owner.
Product Owner
De La Cruz
Vásquez, Jehiner
Líder del Proyecto
Analizar los procesos de
negocio, especificar los
requisitos y determinar
claramente las
funcionalidades del sistema.
Scrum Team
Vilchez
Changanaqui,
Richard
Programador y
Diseñador
Implementar las
funcionalidades del sistema
y ambientes de pruebas.
Encargados de diseñar la
base de datos definiendo
tablas, índices, vistas,
triggers, entre otros.
Villalobos Sanchez,
Miguel
Programador y
Diseñador
Ávila Herrera, Pedro
Implementador
Coordinar con los
programadores y usuarios
finales. Responsabilidad de
probar, definir, documentar y
publicar los procedimientos
aprobados.
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CONCLUSIONES
Se desarrolló e implementó un nuevo Sistema de Información en la Institución Santo Domingo
para el proceso de Registro de Notas, pudiendo ingresar más de un millón de registros
anualmente desde el año 2012.
El nuevo Sistema de Información automatizó el proceso de registro, cálculo y emisión de
notas que por varios años se mantuvo vigente. Los procedimientos optimizados permitieron
disminuir en su totalidad equivocaciones involuntarias.
Con la implementación de la propuesta se antepone la obligación de conocer e ingresar la
Calendarización de la Institución en el Sistema de Información. Los docentes no están
desinformados de las fechas habilitadas para el registro de sus notas. Asimismo, el actual
sistema les brinda un recordatorio del cronograma establecido en la Plataforma.
El nuevo Sistema de Información permite guardar y consolidar los registros de notas de todos
los periodos por cada Área y Sub-área, para luego tenerlos disponibles al cierre del año
académico. Esta información es fundamental para elaborar las actas finales que la Unidad de
Gestión Educativa Local (UGEL) solicita.
La puesta en marcha del nuevo Sistema de Información permitió al Departamento Pedagógico
de cada Sub-Dirección contar con toda la información correspondiente de los Departamentos:
Tópico, Disciplina y Psicología, al finalizar cada periodo de enseñanza para le emisión de
Libretas de Notas.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda que el Sistema pueda ser renovado cada 5 años pues el avance de la
tecnología es vertiginosamente acelerado. Se debe buscar mejoras económicas en los
conceptos: equipamiento, mantenimiento y servicios para mejorar el rendimiento del sistema
con la alta oferta de nuevos servicios en Tecnología.
Se recomienda que el nuevo Sistema esté habilitado las 24 horas al día y 7 días a la semana.
Siendo así, se podría comprar otro servidor con características similares para garantizar el
servicio brindado los 365 días del año.
Se recomienda que el Proceso de Registro de Notas se generalicen para todos los Cursos
de Evaluación en la Institución: Cursos Vacacionales (Recuperación o Adelanto) y Cursos de
Talleres Extracurriculares.
Para erradicar el incumplimiento del llenado de registros, se recomienda utilizar un servicio
de recordatorio más directo para los docentes. Se podrían incorporar mails instantáneos que
el Sistema de Información pueda enviar a los correos personales de cada docente. Además,
hoy en día se utiliza la Calendarización con gestores de correo como Gmail o Hotmail y esta
herramienta puede crear una agenda virtual al docente y le permita estar informado de todos
los acontecimientos de la Institución (no solo de las fechas para el llenado de registros).
Se recomienda establecer una Alianza Estratégica de todas las Instituciones Educativas (las
que cuentan con un sistema de información) con la UGEL para hacer el intercambio de
información en algún formato intermedio y que sea legible para este último. Permitiendo así
eliminar el ingreso de los registros en la plataforma SIAGIE.
Se recomienda utilizar la información del Departamento Pedagógico para el desarrollo de una
plataforma que permita al padre de familia o alumnado hacer seguimiento en línea de sus
actividades académicas: asistencia a la institución, notas registradas, información económica,
asistencias médicas.
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ANEXOS
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ANEXO 1: AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE DATOS DEL COLEGIO SANTO
DOMINGO
Página 72
ANEXO 2: RESOLUCIÓN DIRECTORAL REGIONAL N° 1116
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Página 74
ANEXO 3: RESOLUCIÓN DIRECTORAL REGIONAL N° 007481
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Página 76
Página 77
ANEXO 4: CUADRO ESTADÍSTICO (2011) DE LOS ERRORES EN LOS CÁLCULOS
REALIZADOS POR LOS DOCENTES AL MOMENTO DE LA ELABORACIÓN MANUAL
DE SUS REGISTROS DE EVALUACIÓN DEL EDUCANDO
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Página 81
Página 82
ANEXO 5: CUADRO ESTADISTICO (2011) QUE REPRESENTA EL 20% DE
INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS DOCENTES EN LA ENTREGA DE SUS
REGISTROS DE NOTAS.
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Página 85
Página 86
Página 87
ANEXO 6: CUADRO ESTADISTICO (2011) QUE REPRESENTA EL INCUMPLIMIENTO
POR PARTE DE LOS DOCENTES EN LA ENTREGA DE SUS REGISTROS DE NOTAS
POR MOTIVOS PERSONALES.
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Página 89
ANEXO 7: DOCUMENTACIÓN REFERENTE A LOS MÓDULOS IMPLEMENTADOS
https://drive.google.com/drive/folders/1YAQqdKBmhHv0qkDf9Cq2ihOogPyue6nG?us
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