Implementación de Business Intelligence en el área de Gestión Administrativa yVentas de la Empresa TELLO IMPORT

S.A.C.

Integrantes:Salvatierrra Vargas, DanteUshasara Yapuchura, Diego

Profesor:Perfecto Manrique, Wilmer

INTRODUCCIÓN

Tello Import es una empresa dedicada a la comercialización y venta al por mayor de artículos de ferretería, proporcionando a los clientes productos de calidad.La industria ha tenido un incremento en la demanda debido al constante crecimiento en el sector. Así mismo sus clientes naturales y jurídicos también han incrementado sus actividades en la cual requieren una atención especializada y de calidad.A través de análisis de problemas y soluciones con el presente trabajo mostraremos la mejor alternativa de mejora para la empresa TELLO IMPORT S.A.C., alineados con los objetivos de la organización.

CAPITULO I: EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema La Distribuidora Tello Import S.A.C. cuenta con un sistema limitado Cliente-Servidor, no posee una herramienta que facilite el alcance a la información para la toma de decisiones respecto al control de compras, ventas y clientes, generando pérdidas a la empresa. Así como habido un aumento en la demanda de los productos en el sector en la que estamos, también han aumentado empresas dedicadas a este rubro, generando nuevas alternativas hacia el Cliente. Por ello buscamos con este nuevo sistema no solo la mejora de nuestros procesos, sino también la satisfacción del Cliente.

Lista de Problemas y análisis

    P1 P2 P3

  Criterio/Problema

Gestión deficiente de la

información

Servicio no especializado

Sistema estándar

C1Eficiencia en los procesos de las

Áreas

Datos erróneos, incompletos

Mayor tiempo de espera en

consultas

Deterioro de los SI,

incremento de gastos

operativos

C2Nivel de Servicio

al Cliente

No se entienden las necesidades

del Cliente

No hay un control de Clientes

(selección)

Mala calidad de servicio

C3Participación en el

mercado

Mala toma de decisiones

estratégicas

Clientes buscan otras

alternativas

No esta a nivel de otras

empresas

Evaluación de Problemas:Los puntajes van del 1 al 5 de acuerdo al nivel de importancia

Puntaje1 Muy bajo2 Bajo3 Medio4 Alto5 Muy alto

    Problema 1 Problema 2 Problema 3Criterio

s PESO Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje CalificaciónC1 0,4 5 2 3 1,2 3 1,2C2 0,3 4 1,2 3 0,9 3 0,9C3 0,3 3 0,9 2 0,6 3 0,9

Total     4,1   2,7   3

Problema seleccionado: Gestión deficiente de la información No tener una integración sobre la información de las diferentes áreas de la empresa, produce una mala comunicación entre ellas, no sabiendo dar respuestas rápidas a posibles cambios externos o internos que puedan presentarse. La buena toma de decisiones depende de la información brindada por las diferentes áreas, por ello una mala información es muy perjudicial para los objetivos de la empresa.

Lista de Soluciones y análisis

    S1 S2  Criterio/Solución Implementación de

BIActualizar los

módulos existentes

C1 Servicio al Cliente

Mejores decisiones=Mejores Estrategias=Satisfac

ción del Cliente

Mejoramiento en calidad de servicio

(mínima)

C2Eficiencia de

procesos

Mejor comunicación de las diferentes

áreas

Fluidez de información

C3Cambios externos e

internos

Respuesta anticipada e inmediata a cambios en el

entorno

No es flexible a los cambios del entorno

Evaluación de Soluciones

    Solución 1 Solución 2Criterio

s PESO Puntaje Calificación Puntaje CalificaciónC1 0,4 5 2 3 1,2C2 0,3 4 1,2 4 1,2C3 0,3 4 1,2 3 0,9

Total     4,4   3,3

Puntaje1 Muy bajo2 Bajo3 Medio4 Alto5 Muy alto

Solución Seleccionada: Implementación de Microsoft Business Intelligence  La Implementación de este Sistema será beneficios tanto para la empresa y el Cliente, con las funcionalidades que presentará esta herramienta ayudará en toma de decisiones a nivel estratégico, teniendo una respuesta rápida a la demanda en el sector construcción, acelerará los procesos de venta y administrativos, buscará el aumento del nivel de satisfacción del cliente aplicando técnicas de Data Mining, tomando decisiones proactivas.

FORMULACION DEL PROBLEMA ¿La implementación de Business Intelligence en el área de Gestión Administrativa y Ventas mejorará los procesos del negocio? ¿El Usuario se adecuará a la implementación de esta nueva herramienta?

OBJETIVOS • Implementación de Business Intelligence en el área de Gestión Administrativa y de Ventas.• Generar registros y reportes del comportamiento del usuario individual y grupal.• Reforzar la capacidad cognoscitiva mediante la utilización de las TI.• Facilitar la visualización de reportes por cada módulo que facilite la gestión de la empresa.Tener el control del stock a través del módulo logístico con ayuda de indicadores para la toma de decisiones.• Incrementar la rentabilidad en la empresa.• Elaborar presupuestos realistas y certeros.• Mejorar la competitividad en el mercado.

JUSTIFICACION • La implementación de esta nueva herramienta ayudará a la formulación de los presupuesto para el cálculo de compras. • El sistema ayudara en el control del almacén, control de pagos, control de cobros.• Esta herramienta ayudará también a la toma de decisiones estratégicas, haciendo uso de la información encontrada en la base de datos (datamart, datawarehouse), de técnicas de Data mining, podremos tomar acciones como Previsiones de Ventas, Segmentación de clientes, Análisis de campañas.

LIMITACIONES• El presupuesto asignado de financiamiento podría ser superado.• Capacitaciones de los empleados a este nuevo sistema.

CAPITULO II: MARCO TEORICOAntecedentes de la Investigación

Algunos ejemplos prácticos de implementaciones reales de Business Intelligence La duda de quiénes son los clientes rentables y cuáles los problemáticos para las compañías aseguradoras por fin fue resuelta: el grupo de población del sexo femenino cuya edad oscila entre los 25 y 39 años es el que registra menos reclamos por seguros de automóvil; en tanto los hombres de entre 18 y 25 años son una verdadera amenaza porque es justamente en este grupo de población en donde se reporta el mayor número de accidentes automovilísticos. No fue un grupo de investigadores entrenados ex-profeso quien encontró la respuesta. Simplemente se utilizó la técnica de Data Mining (Minería de datos) en el Data Warehouse global de la empresa el cual está integrado,

Bases TeóricasFigura 01: Entorno de BI pensando como una “Refinería

de Datos”

Inteligencia de Negocios es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa.

Características:• Gran rigidez a la hora de extraer datos• Apoyo en la toma de decisiones• Orientación al usuario final• Necesidad de conocimientos técnicos• Largos tiempos de respuesta• Deterioro en el rendimiento del S• Falta de integración que implica islas de datos• Datos erróneos, obsoletos o incompletos• Problemas para adecuar la información al cargo del usuario• Ausencia de información histórica

Beneficios de la aplicación de Inteligencia de Negocios:

• Información disponible de forma rápida.• Información disponible de forma global.• Se aprovechan datos que antes no se podían ver.• Estimar precios óptimos.• Detectar fallas en los procesos.• Descubrir oportunidades de negocio.• Cuantificar relaciones con proveedores y clientes.• Crear escenarios con respecto a una decisión.• Mejorar el servicio al cliente.• etc.

Figura 02: Modelo Integral de una Solución de BI

Definición de Términos

• Datamart: Un Datamart es una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica.• Datawarehouse: Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas.• Cubos de análisis: Los cubos basados en herramientas de BI son usados para proveer capacidades analíticas a los administradores de negocios.• Información: Se construye en base a los datos, pero se incluye contexto y relevancia.• Tecnología: Este es un factor de cambio dentro de la organización, que permite agilizar, colocar en contexto y facilitar el entendimiento.

Sistemas de hipótesisCon la implementación de BI se obtendrá un notable crecimiento de las ventas en un 35% un indicador será el aumento mensual de la rentabilidad en la empresa y mejorará la adquisición de clientes 

Sistemas de Variables e Indicadores

Variable Dimensiones Indicadores

Capacidad del Usuario ante una

nueva Herramienta

Lento manejo de las herramientas BI

Repreguntar lo enseñado.

Uso frecuente del manual

Rápido manejo de las herramientas BI

Eficiencia en los procesos del negocio.

Información

Ingreso desproporcionado de información a la BD

Saturación de los DatawareHouse.

Eficiencia en el control de información

Información adecuada para la toma de

decisiones.

Rendimiento de BIMal Rendimiento Objetivos propuestos

que se llegan alcanzarÓptimo Rendimiento

VentasIncremento de Ventas Reportes de ventas

mensualDisminución de Ventas

CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO 1. Nivel de Investigación El siguiente proyecto estará alineado a la Investigación Descriptiva que nos permitirá conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. No solo se limitará a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables, recogidas sobre la base de objetivos planteados, la cual será analizada para posteriormente extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento, ya sea ventajas o desventajas. 2. Diseño de Investigación Se llevará a cabo un Diseño Descriptivo, donde nos mostrará las características de los procesos que se dan en la organización, también se incluiría el diseño transversal para así describir la relación entre variables en el momento de la observación; luego un estudio de campo (entrevistas, encuestas) tanto a nivel personal o como a nivel cliente, esto nos ayudará a obtener datos de comportamiento, estadísticos, para así realizar una posterior evaluación. 3. Población y Muestra La población tomada en cuenta serán básicamente los Clientes del cual se obtendrán los datos necesarios para el proyecto, esto por ser una empresa distribuidora. 

CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO 4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos • Las Técnicas:

Por entrevista y contacto personal: Se realizó una entrevista al personal de la empresa para observar las capacidades del personal en el manejo de TI y también para observar el comportamiento en forma directa además el contacto personal nos permitió repreguntar.Las entrevistas ofrecen gran flexibilidad porque las preguntas se pueden guiar en cualquier dirección (dentro del ámbito del proyecto).  Encuestas telefónicas: Fueron realizadas rápidamente y a bajo costo para conocer el punto de vista de los clientes hacia la empresa, pero nos limitó la falta de cooperación o por la renuencia a contestar algunas preguntas que no eran sencillas ante una persona que no se conoce.  Se puede obtener la información de una manera rápida.El entrevistado o necesita desplazarse lo que se puede abarcar mayor superficie geográfica.

• Los Instrumentos:  - Formatos de cuestionarios- Grabadora de sonidos- Fichas- Guía de entrevista 

CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO5.Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos Una vez realizada la recogida de datos a través de los cuestionarios y entrevistas, comienza la fase de clasificación o agrupación de los datos que sigue un procedimiento de cuatro pasos para el análisis de datos. • Validación y EdiciónLa validación se define como el proceso de verificar que las entrevistas se hayan hecho de acuerdo a lo establecido

• Proceso de CodificaciónSe refiere al proceso de agrupar o asignar los códigos numéricos a las varias respuestas de unas preguntas determinadas.

• Proceso de Introducción de Datos mediante un Sistema La mayor parte de introducción de datos se hace por medio de un sistema que se introduce en el dispositivo, se verifica para ver si hay una lógica interna, ya sea por medio de ese dispositivo u otro conectado a el.

• Tabulación de los Resultados de las Encuestas Los resultados de la encuesta se han almacenado en un archivo de la computadora y están libres de todos los errores de introducción lógica de datos y de registros del entrevistador.

• Representación Gráfica de los Resultados Grafica de Barras: Es una grafica con barras rectangulares de longitudes proporcional al de los valores que representan las graficas de barras. Son usadas para comparar dos valores.  

CAPÍTULO IV: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

1. Recursos: Humanos, Materiales, Financieros Recursos Humanos:1 Jefe de proyecto BI 1 Analista BI –Lider tecnico1 programador1 Administrador de bases de datos Recursos Materiales: A lo largo del desarrollo del proyecto se emplearan los siguientes recursos: Disco duro IDE USB de 300 GB, para el almacenamiento de backup´s.Conexión internet móvil con una velocidad 10MBps. Microsoft Project 2010.Microsoft Business Intelligence ………. s/ 15.000Otros utilitarios de oficina

2. Cronograma de Actividades. Diagrama de Gantt (inicio: 23/05/2012) – fin: 23/08/2012

3. Análisis económico-financiero del proyecto FACTOR DE PLANILLA 1.21

Fecha Incio Fecha Fin

23/05/2012 23/08/2012

TIPO DE CAMBIO 2.68

JEFE DE PROYECTOMeses

Asignado SueldoOtras

asignaciones Costo Mensual Costo Total

Jefe de Proyecto 1.00 5000 0 6,050.00S/. 6,050.00S/.

SUBTOTAL 1 S/. 6,050.00 6,050.00S/.

6,050.00S/.

ANALISTAS DE SISTEMASMeses

Asignado SueldoOtras

asignaciones Costo Mensual Costo Total

Líder Técnico 3.00 3500 0 4,235.00S/. 12,705.00S/.

SUBTOTAL 2 4,235.00S/. 12,705.00S/.

12,705.00S/.

ANALISTAS PROGRAMADORESMeses

Asignado SueldoOtras

asignaciones Costo Mensual Costo Total

Analista Programador 2.00 2500 0 3,025.00S/. 6,050.00S/.

Diseñador BD 2.00 2500 0 3,025.00S/. 6,050.00S/.

SUBTOTAL 3 S/. 6,050.00 12,100.00S/.

12,100.00S/.

VARIOS 1

Microsoft Business Intelligence 1 15,000.00S/. 15,000.00S/.

Utilies de Oficina 10 80.00S/. 800.00S/.

SUBTOTAL 6 15,080.00S/. 15,800.00S/.

VARIOS 2

Contingencia 1 5,000.00S/. 5,000.00S/.

SUBTOTAL 7 5,000.00S/.

COSTO TOTAL X EL SERVICIO 51,655.00S/.

COSTO TOTAL 19,274.25$ 51,655.00S/ .

.

MARGEN COSTO TOTAL S/. 51,655.00

20.00% UTILIDAD 10,331.00S/.

TOTAL A FACTURAR 61,986.00S/.

COSTEO MENSUAL PROYECTO

PROYECTOImplementación de BI en la Empresa TELLO IMPORT S.A.C.

FLUJO DE CAJA ECONOMICO (FCE)

Concepto Total0 1 2 3

Ingresos:Cuentas por cobrar 5,000.00 25,986.00 31,000.00 61,986.00Inversiones: 5,000.00Jefe de Proyecto 6,050.00 6,050.00Analistas-lider tecnico 4,235.00 4,235.00 4,235.00 12,705.00Analistas programadores 3,025.00 3,025.00 6,050.00Diseñador BD 3,025.00 3,025.00 6,050.00Equipos y software licenc. 800.00 15,000.00 15,800.00Saldos FCE -5,000.00 -6,085.00 701.00 20,715.00FC Acumulado 5,000.00 -1,085.00 -384.00 20,331.00

Tasa de Descuento 5%

VAN S/. 7,366.65TIR 30.8788%

Meses

EVALUACION ECONOMICA El Valor Actual Neto da como resultado S/7,366.65 lo que significa que estaríamos obteniendo un beneficio o ganancia extra y es mayor al desembolso inicial en el tiempo 0 de S/5,000.00 entonces, es recomendable que el proyecto sea aceptado sin ningún préstamo del banco.  Además el TIR es mayor a la tasa de descuento lo que nos indica que el proyecto es aceptable. 

FLUJO DE CAJA FINANCIERO (FCF)

Concepto Total0 1 2 3

Ingresos:Cuentas por cobrar 8,000.00 22,986.00 31,000.00 61,986.00Prestamo 6,000.00Inversiones: 8,000.00Jefe de Proyecto 6,050.00 6,050.00Analistas-lider tecnico 4,235.00 4,235.00 4,235.00 12,705.00Analistas programadores 3,025.00 3,025.00 6,050.00Diseñador BD 3,025.00 3,025.00 6,050.00Equipos y software licenc. 800.00 15,000.00 15,800.00Interes 300.00 204.84 104.92 609.75Amortizacion 1,903.25 1,998.41 2,098.33Saldos FCE -2,000.00 -5,288.25 -4,502.25 18,511.75FC Acumulado 14,000.00 8,711.75 4,209.50 22,721.25

Tasa de Descuento 5%

VAN S/. 4,639.09TIR 27.6056%

Meses

El Valor Actual Neto da como resultado S/4,630.09 lo que significa que estaríamos obteniendo un beneficio o ganancia extra pero menor al del FCE, el proyecto es aceptable.

SERVICIO DE DEUDA (SD)

6000.005.00%3.00

2203.25

Periodo Saldo Cuota Interes Amortizacion1 6,000.00S/. S/. 2,203.25 300.00S/. S/. 1,903.252 4,096.75S/. S/. 2,203.25 204.84S/. S/. 1,998.413 2,098.33S/. S/. 2,203.25 104.92S/. S/. 2,098.33

TOTALES S/. 6,609.75 S/. 609.75 S/. 6,000.00

PrestamoTasa interesPeriodosCuota