Implementación de La Fase de Preparación y Ejecución Del Proceso Clásico de Selección de Proveedores MODULO 9

7/26/2019 Implementacin de La Fase de Preparacin y Ejecucin Del Proceso Clsico de Seleccin de Proveedores MODULO 9

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Implementacin de la fase de preparacin yejecucin del proceso clsico de seleccin de

proveedores

MDULO 9: Proceso Clsico de Seleccin de Proveedores


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AD Adjudicacin Directa

ADP Adjudicacin Directa Pblica

ADS Adjudicacin Directa Selectiva

AMC Adjudicacin de Menor Cuanta

BCRP Banco Central de Reserva del Per

BM Bench Mark (Elevacin referencial conocida)

BP Buena Pro

CAP Cuadro de Asignacin de Personal

CAS Contrato Administrativo de Servicios

CCF Compras Corporativas Facultativas

CCO Compras Corporativas Obligatorias

CIRA Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos

CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado

CP Concurso Pblico

CRP Cmara Rompe Presiones

CTI Comisin Tcnica de Ingeniera

DGPM Direccin General de Programacin Multianual

DIA Declaracin de Impacto AmbientalEIA Estudio de Impacto Ambiental

FONCODES Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social

IFC Corporacin Financiera Internacional

INC Instituto Nacional de Cultura

INDECI Instituto Nacional de Defensa Civil

INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y

de la Propiedad Intelectual

INEI Instituto Nacional de Estadstica e Informtica

JNE Jurado Nacional de Elecciones

LGH Lnea de Gradiente Hidrulico

LP Licitacin Pblica

MAPRO Manual de Procedimientos

Lista de Acrnimos

Mdulos de Buenas Prcticas


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MEF Ministerio de Economa y Finanzas

MINAG Ministerio de Agricultura

MINEDU Ministerio de Educacin

MINEM Ministerio de Energa y Minas

MINSA Ministerio de Salud

MOF Manual de Organizacin y Funciones

MTC Ministerio de Transportes

OEC rgano Encargado de las Contrataciones

ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales

OPI Oficina de Programacin de Inversiones

OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

PAAC Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones

PAC Plan Anual de Contrataciones

PAMA Plan de Adecuacin y Manejo AmbientalPCM Presidencia del Consejo de Ministros

PCM/SGP Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de

Gestin Pblica

PDC Plan de Desarrollo Concertado

PDI Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico)

PDLC Plan de Desarrollo Local Concertado

PDRC Plan de Desarrollo Regional Concertado

PEDN Plan Estratgico de Desarrollo NacionalPEI Plan Estratgico Institucional

PESEM Plan Estratgico Sectorial Multianual

PIA Presupuesto Institucional de Apertura

PIM Presupuesto Institucional Modificado

PIP Proyecto de Inversin Pblica

PMIP Plan Multianual de Inversin Pblica

PTAR Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

PYMES Pequea y Mediana Empresa

RDR Recursos Directamente Recaudados

REMYPE Registro de Mediana y Pequea Empresa

RNP Registro Nacional de Proveedores



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RO Recursos Ordinarios

ROF Reglamento de Organizacin y Funciones

RUA Reglamento nico de Adquisiciones

RUC Registro nico del Contribuyente

SBS Superintendencia de Banca y Seguros

SEACE Sistema Electrnico de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado

SIAF Sistema Integrado de Administracin Financiera

SIAF-GL Sistema Integrado de Administracin

Financiera Gobiernos Locales

SNIP Sistema Nacional de Inversin Pblica

SNP Servicios No Personales

SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

TdR Trminos de ReferenciaUCCO Unidad de Compras Corporativas Obligatorias

UE Unidad Ejecutora

UEs Unidades Ejecutoras

UF Unidad Formuladora

UIT Unidad Impositiva Tributaria

UTM Coordenadas - Universal Transversal Mercator

VR Valor Referencial



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Mo 9: Poo o poo

1

Mo 9: Poo o

pooOrganizacin de la fase de preparacin y ejecucin del proceso clsicode seleccin de proveedores.

1. Obo mo:

Lograr una adecuada implementacin de las fases de preparacin y ejecucin del proceso clsico de seleccin de pro-veedores de acuerdo al nuevo marco normativo de contrataciones del Estado, con la nalidad que la institucin realiceprocesos ms transparentes y seleccione proveedores adecuados para la realizacin de las tareas denidas.

2. Bo po:

MejOra de lOs PrOcesOs de gestin en las adquisiciOnes y cOntrataciOnes de la entidadEl mdulo est circunscrito a las fases de: (1) Actos preparacin y (2) Ejecucin del proceso clsico de seleccin deproveedores, ambos determinantes en la calidad de atencin de requerimientos de las reas de la entidad. Esta foca-lizacin facilita el fortalecimiento de los procesos y ecacia de las citadas fases, pues permite adecuar los procesos yprocedimientos a la legalidad vigente y adems, implementar lineamientos que ayuden a alcanzar mejores niveles deeciencia en la gestin de las contrataciones de la entidad.

increMentO de la PrOBaBilidad de PrOcesOs exitOsOs de seleccin de PrOveedOresContar con expedientes de contratacin ms slidos, reduciendo las posibilidades de iniciar procesos que sean decla-

rados desiertos o cancelados.

MejOra de las cOMPetencias Para la gestin de inversiOnesLa mejor organizacin de las fases de actos preparacin y ejecucin del proceso clsico de seleccin de proveedores,en trminos legales y de gestin, exige necesariamente una mayor coordinacin interna de las distintas reas tcnicas yadministrativas de la entidad vinculadas a la gestin del ciclo de inversiones.

3. j.

La nalidad del sistema de contrataciones del Estado es el uso eciente y ecaz del recurso pblico, atendiendo de lamejor forma los requerimientos de la Entidad y en la debida oportunidad. Para ello, adems de aplicar el marco norma-tivo vigente, es necesario establecer buenas prcticas de gestin, adjudicando la buena pro al mejor postor, en el plazo

previsto, evitando que el proceso de seleccin concluya sin adjudicacin del proveedor.

La seleccin de un proveedor, de acuerdo a la norma de contrataciones del Estado, es el resultado de un esquemacompuesto por cuatro fases: (1) La programacin de las contrataciones, que dene el universo de procesos que sernejecutados por la entidad en un perodo scal determinado; (2) Los actos preparatorios de los procesos de seleccin deproveedor; (3) La ejecucin de los procesos de seleccin de proveedor y (4) La ejecucin contractual que tiene efectoslo cuando un proceso es concluido satisfactoriamente, es decir se otorga la buena pro. Sin embargo, en la actualidad,en muchas entidades existen problemas recurrentes durante los procesos de seleccin de proveedores, generndose:procesos desiertos, falta de transparencia, seleccin inadecuada del postor, objeto del proceso de seleccin mal deter-minado, valor referencial sin estudio previo del mercado, entre otros.

Fecha de actualizacin del mdulo: Mayo de 2009.


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Mo 9: Poo o poo

2

Con el objeto de mejorar las prcticas de gestin, el presente mdulo busca fortalecer los procesos y procedimientosde las fases 2 y 3, es decir las fases de actos preparatorios y ejecucin del proceso clsico de seleccin de proveedores.Tal logro tiene un impacto directo en la buena gestin de las inversiones, dndole mayor uidez en la contratacin deconsultores de estudios de preinversin e inversin y en la contratacin de servicios o bienes idneos y oportunos parala ejecucin de los proyectos.

4. dp mo.

El mdulo est referido a la implementacin de las fases de preparacin y ejecucin de procesos clsicos de seleccinde proveedores de acuerdo a la nueva normativa de contrataciones del Estado. Se busca reducir la probabilidad que losprocesos concluyan como desiertos, cancelados o con resultados no satisfactorios, generando costos a la entidad por laconduccin de los procesos decientes o por no atender las demandas de las reas usuarias, lo cual diculta que stascumplan con sus objetivos.

La actual legislacin reconoce la responsabilidad de las reas usuarias al formular su requerimiento, paso fundamentalpara el xito de un proceso, en tanto recoge las especicaciones tcnicas de los bienes y servicios requeridos, as comoconsigna informacin complementaria que permite indagar si en el mercado existen proveedores que atiendan lo so-

licitado.

Por otro lado, tenemos el rol ms estratgico del OEC, que puede proponer alternativas ms adecuadas para atenderun requerimiento, dado que ahora debe consignarse la nalidad pblica en el requerimiento, informacin tomada encuenta al momento de realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado. A su vez, la nueva normativa establececriterios adicionales para la determinacin del valor referencial, elemento fundamental para lograr tanto el inters depotenciales postores en participar en los procesos, como el buen uso del recurso pblico.

La nueva conformacin del comit especial tambin favorece el desarrollo de los procesos de seleccin, dotndolo deuna mayor estabilidad, dado que cada titular tiene un suplente especco y adems al tener menor nmero de miembrosse facilita la realizacin de sesiones con el qurum necesario.

Respecto a las bases, se facilita el acceso al mayor puntaje tcnico, dado que por ejemplo, para acreditar experienciaespecca y general en varios objetos de procesos, se ha reducido el nmero de aos necesarios para obtener el mximopuntaje.

Para cumplir con el objetivo del mdulo, se sugiere realizar las actividades que se sealan a continuacin:

Tareas Benecios Resultados

Actividad 1: Diagnstico de los procesos de seleccin de proveedores en curso.

1.1.Vericar los procesos en curso porrea usuaria, discriminando su grado deavance, segn expediente de contratacin,

comit especial, bases o proceso deseleccin convocado.

1.2. Crear o actualizar la informacin enla base de datos sobre los procesos encurso.

1.3. Elaborar la lnea de base de losprocesos de seleccin de proveedores encurso, por rea usuaria.

Tener informacin sobre la situacinde los procesos de seleccin deproveedores en curso por reasusuarias y por fase del sistema decontrataciones, con informacinsobre su adecuacin a la normatividad,el procedimiento seguido, el tiempotranscurrido y su nivel de urgencia.

Lnea de base de las fases depreparacin y proceso de seleccinde proveedores de la entidad.


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Mo 9: Poo o poo

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Actividad 2: Fase de actos preparatorios.

2.1. Aprobar formato de requerimiento delas reas usuarias.

2.2. Elaborar y aprobar lineamientospara la formulacin y remisin de losrequerimientos de las reas usuarias.2.3. Vericar la concordancia del formatoy metodologa de los requerimientos de losprocesos en curso, respecto del formato ylineamientos aprobados. Elaborar informe.

2.4. Elaborar lineamientos para el estudiode posibilidades que ofrece el mercado.

2.5. Elaborar lineamientos para la jacindel valor referencial.

2.6. Elaborar lineamientos para expedientede contratacin.

2.7. Aprobar lineamientos de actospreparatorios, basados en los resultados delas tareas precedentes.

2.8. Vericar la concordancia de losprocesos en fase de preparacin, respectode los lineamientos aprobados.

Identicar el estado de situacin enel desarrollo, ejecucin, operaciny mantenimiento de las inversionespblicas de la entidad, vericandosu concordancia con los objetivosdel desarrollo y ecacia para el logrode un desarrollo sostenido para lajurisdiccin.

Banco de proyectos de inversinpblica actualizado y demanda derecursos para gastos de operaciny mantenimiento que aseguren lasostenibilidad de la inversin durantela vida til de los proyectos.


Actividad 3: Programacin multianual de inversiones.

3.1. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y responsabilidades de laconvocatoria y registro de participantes.

3.2. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y polticas de gestin parala atencin de consultas, observaciones yla correspondiente integracin de bases.

3.3. Elaborar lineamientos que incluyancriterios de evaluacin y calicacin depropuestas.

3.4. Elaborar lineamientos que incluyanprocedimientos y responsabilidades deotorgamiento y consentimiento de buenapro.

3.5. Elaborar lineamientos sobre recursosde apelacin, declaracin de empate,cancelacin y desierto.

3.6. Aprobar lineamientos de los proceso

de seleccin basados en los resultados delas tareas precedentes.

3.7. Vericar la concordancia de losProcesos de seleccin, respecto de loslineamientos aprobados.

Contar con informacin til paralas reas usuarias respecto a losplazos probables de conclusin desus procesos, con mayor grado decertidumbre y las probabilidades dela existencia de un segundo procesopara que las reas usuarias tomen susprevisiones.

Mayor credibilidad en la gestin decontrataciones y transparencia en losactos administrativos.

Procesos de seleccin exitosos y conproveedores que aseguren la calidadde los bienes y servicios contratadospor la entidad.


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Mo 9: Poo o poo

4

5. O o oz .

Ap

robar

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e

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e

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.

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metodologa

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lineamientos

decriteriosde

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propuestas.


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Mo 9: Poo o poo

5

6. ao o oo p mo.

Informe sobre organizacin deprocesos en fase preparatoriay su adecuacin a lineamientosaprobado.

Informe sobre procesosconvocados con debilidadesen fase preparatoria.

Informe sobre realizacin deprocesos convocados y suadecuacin a lineamientosaprobados.

Hito Crtico ActoresRoles

ebo

Reporte de procesos encurso, en fase preparatoria yconvocados, discriminadospor rea usuaria, tipo de actopreparatorio o etapa delproceso, segn corresponda.

Lnea de base de procesosen curso.

Aprobacin de lineamientosde elaboracin y remisinde requerimientos de reasusuarias.

Nuevo formato derequerimiento aprobado.

Aprobacin de lineamientosde actos preparatorios: estudiode posibilidades que ofrece elmercado, VR y expediente decontratacin.

Aprobacin de lineamientosde etapas de proceso clsicode seleccin de proveedores.

Funcionarios de logstica.




Funcionarios de obras.

Funcionarios del rea legal.

Funcionarios del rea legal.

rgano de control interno.



Funcionario delegado queaprueba expediente decontratacin.


Funcionarios de reas usuarias.






Funcionarios de reas usuarias.

Gerente municipal.






Miembros del comit especial.



Gerente de administracin.

Gerente municipal.

Gerente municipal.

Gerente municipal.


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Mo 9: Poo o poo

6

7. io oo mo.

Funcionario de logstica quienanaliza cada expediente desdeel requerimiento, a n dedeterminar el estado de losprocesos de seleccin .

Funcionario de logstica quienevala los requerimientosrecibidos y su atencin oportuna.

Gerencia Municipal quienevala todos los procesosno convocados y el eventualincumplimiento de lineamientoso polticas para el desarrollo

y ejecucin de los procesosde seleccin aprobados por laentidad.

Funcionario de logstica quienanaliza la fase preparatoriade cada uno de los procesosconvocados, comparndolo conlos lineamientos aprobados porla entidad.

Estado de los procesos deseleccin.

N de requerimientosatendidos satisfactoriamentey en tiempo oportuno.

N de procesos noconvocados.

N de procesos en cursoconvocados con debilidadesen actos preparatorios.

SE@CE, archivos del rea delogstica, resoluciones de comitespecial.

Acervo documentario de logstica.

Expedientes de contratacin ynormas internas.

Expedientes de contratacin,resoluciones de designacin ybases aprobadas.

Mensual

Mensual

Trimestral

Trimestral

Indicador Fuente Quin y cmo mide Reporte

Decreto Legislativo que crea la central de compraspblicas Per Compras.

Reglamento de la ley de contrataciones del Estado.

Medidas para agilizar la ejecucin de obras pblicas yotras acciones.

Modica fecha de entrada en vigencia del DecretoLegislativo 1017 y su reglamento, as como el ROF del

Organismo supervisor de las Contrataciones del Estado(OSCE), y establece medidas extraordinarias en materiapresupuestaria y contrataciones pblicas.

Registro de participantes en las adjudicacionesde menor cuanta para bienes y servicios.

Decreto Legislativo que aprueba la ley de contratacionesdel Estado. 4/06/2008

4/0672008

01/01/2009Fe de Erratas del15/01/2009

29 /03/2009

31/01/2009

11/03/2009

1017.

Decreto Supremo

Decreto Legislativo

Decreto Legislativo

Decreto de Urgencia

Decreto de Urgencia

Comunicado del OSCE

1018.

184-2008-EF.

041-2009.

014-2009.

001-2009/OSCE-PRE.

Tipo de Norma Nmero Ttulo Fecha de Publicacin

8. r om om p mo.


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Mo 9: Poo o poo

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Lectura bsica.

Herramientas deaplicacin.

Preguntas frecuentes.

II. A. Formato de requerimiento de reasusuarias.II.B. Formato para el diagnstico de los procesosen curso convocados y en actos preparatorios.II.C. Criterios para los lineamientos deelaboracin y remisin de requerimientos.II.D. Criterios para los lineamientos de los actospreparatorios: Estudio de posibilidades queofrece el mercado, jacin del valor referencialy elaboracin de expediente de contratacin.II.E. Criterios para los lineamientos del procesoclsico de seleccin de proveedores.

Usuario Funcin Reporte

Anexo I.

Anexo II.

Funcionarios.

Integrantes del rea delogstica y usuarios en

la entidad del Sistemade Adquisiciones yContrataciones del Estado.

10. r hm p p mo.

9. mbo poo fo po p mo.

Preparacin para la formulaciny evaluacin de estudios depreinversin (perl, prefactibilidado factibilidad).

Denicin de aspectos tcnicos.

Denicin de aspectos tcnicos.

Denicin de aspectos administrativos.

Denicin de aspectos administrativos.

Informacin y documentacin.

Modicacin del PAC.

Expediente del proceso de seleccin de proveedores.

Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores.

Disponibilidad de informacin.

Disponibilidad de informacin.Preparacin de la formulacin deestudios de inversin (expedientetcnico y estudios denitivos).

Preparacin del inicio de ejecucindel proyecto.

Gestin de contratacionesy adquisiciones.

Preinversin.

Ejecucin de proyectos.

Gestin administrativa deproyectos.

mbito rea Dimensin


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Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con e

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