Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SVEUČILIŠTE U RIJECI
EKONOMSKI FAKULTET
LEO SEFERAGIĆ
INFORMACIJSKI SUSTAVI U RAČUNOVODSTVU U PODUZEĆU AKROS d.o.o.
DIPLOMSKI RAD
Rijeka, 2013.
1
SADRŽAJ
1 UVOD.......................................................................................................................3
1.1 Cilj i predmet istraživanja, radna i pomoćne hipoteze......................................3
1.2 Znanstvene metode............................................................................................5
1.3 Struktura rada.....................................................................................................5
2 INFORMACIJSKI SUSTAVI U RAČUNOVODSTVU..........................................6
2.1 Pojam i važnost informacijskih sustava..............................................................6
2.2 Vrste informacijskog sustava..............................................................................8
2.3 Funkcije poslovnih informacijskih računovodstvenih sustava............................9
2.4 Životni ciklus poslovnog informacijsko računovodstvenog sustava...................9
2.5 Svrha poslovnog informacijsko računovodstvenog sustava..............................11
2.6 Sigurnost informacijskog sustava......................................................................12
2.7 Računovodstveni informacijski sustavi.............................................................13
2.8 Značajke računovodstvenih informacijskih sustava..........................................14
2.9 Komponente računovodstvenog informacijskog sustava..................................15
2.9.1 Ljudi...........................................................................................................16
2.9.2 Postupak i upute.........................................................................................16
2.9.3 Podaci.........................................................................................................17
2.9.4 Software.....................................................................................................18
2.9.5 Informacijska tehnologija..........................................................................18
2
2.9.6 Interna kontrola.........................................................................................19
3 INFORMACIJSKI SUSTAVI U RAČUNOVODSTVU I ELEKTRONSKI
SERVISI PODUZEĆA AKROS D.O.O...................................................................22
3.1 Razvoj poduzeća...........................................................................................22
3.2 Djelatnost poduzeća......................................................................................23
3.3 Tehnička opremljenost tvrtke.........................................................................25
3.4 Elektronski servisi..........................................................................................26
3.5 Elektronski servisi u poduzeću Akros d.o.o...................................................28
3.6 Program FIPOS..............................................................................................32
4 MODULI PROGRAMA „FIPOS“ KOJI SE KORISTE U POSLOVANJU
PODUZEĆA AKROS D.O.O...................................................................................47
4.1 Blagajne i putni nalozi...................................................................................48
4.2 Financijsko knjigovodstvo.............................................................................48
4.3 Obračun plaća i drugog dohotka....................................................................49
4.4 Osnovna sredstva i sitni inventar...................................................................49
4.5 Salda-konta kupaca i dobavljača....................................................................50
4.6 Samostalne fakture i ugovori..........................................................................51
5 PRIKAZ PRIMJERA IZDAVANJA IZLAZNOG RAČUNA...............................52
6 ZAKLJUČAK.........................................................................................................60
POPIS GRAFOVA, SHEMA, TABLICA I SLIKA..................................................63
LITERATURA..........................................................................................................64
3
1. UVOD
Izazovi s kojima su suočeni računovodstvo i organizacija poslovanja svakim danom
postaju kompleksniji. Veliki svjetski proizvođači su pod pritiskom da stalno
inoviraju kako ne bi izgubili bitku s "novim" svjetskim silama a Hrvatska kao
tranzicijska zemlja s malim tržištem, otvorenim stranim globalnim kompanijama,
tako je suočena s velikim izazovima. Stoga je nedvojbeno reći da su informacijski
sustavi u računovodstvu ključna kompetencija održanja i prosperiteta poduzeća, koji
tek uzimaju maha u poslovanju poduzeća.
1.1 Cilj i predmet istraživanja, radna i pomoćne hipoteze
Koncept ovoga rada usmjeren je na učinkovitost informacijskih sustava u
računovodstvu i razvoj trendova u svim područjima poduzeća, bitnim za uspješno
odvijanje poslovanja uz primjenu inovativnih metoda, tehnika i programa.
Cilj ovoga rada je prikazati stanje napretka poslovne aktivnosti, tehničkih koncepata
u računovodstvu i svih popratnih usluga, preko raspoređivanja poslova i razvoja
kvalifikacijskih vještina.
Sukladno cilju istraživanja predmet rada je praksa poduzeća Akros d.o.o gdje se
obavljaju računovodstveni i knjigovodstveni poslovi.
Veći dio ovoga rada je deskriptivni prikaz karakteristika poduzeća u cilju
prikazivanja njegovog poslovanja i susretanja s novim metodama poboljšavanja i
olakšavanja poslovanja. U radu će biti provjerena hipoteza o uspješnosti poduzeća
koje se koristi inovacijskim konceptima u svrhu poboljšanja poslovanja. Ova tvrdnja
provjerena je usporedbom i analizom karakteristika postojećeg informacijskog
sustava i elektronskih servisa koji se koriste u poslovanju poduzeća Akros d.o.o.
Hipoteza rada ispitat će točnost o tvrdnji da poduzeća koja ulažu u znanje kao i u
istraživanje i razvoj informacijskih sustava ostvaruju veliku konkurentsku
sposobnost da na lakši i brži način obavljaju svoje poslovanje.
4
Postavljanje ove hipoteze leži u viđenju da su hrvatska poduzeća u stanju pružiti
bržu i kvalitetniju uslugu samo ako drže korak u primjeni inovativnih tehnologija i
organizacijskih metoda.
5
1.2 Znanstvene metode
Pri istraživanju poslovanja Riječkog poduzeća Akros d.o.o. korištene su: metoda
analize, sinteze te metoda deskripcije.
1.3 Struktura rada
Rad je podijeljen na šest dijelova. U prvom dijelu, UVODU, definiran je predmet i
objekt istraživanja, postavljene su radna i pomoćne hipoteze, te je naveden sažeti
prikaz strukture rada uz navođenje znanstvenih metoda koje su korištene pri njegovoj
izradi. U drugom dijelu s naslovom INFORMACIJSKI SUSTAVI U
RAČUNOVODSTU, definirano je stvarno stanje na tržištu, te pojam i važnost
informacijskih sustava kao bitnog čimbenika za poslovni uspjeh poduzeća. Treći dio
rada sa naslovom INFORMACIJSKI SUSTAVI I ELEKTRONSKI SERVISI
PODUZEĆA AKROS D.O.O iznosi osnovne odrednice organizacije te njena važna
obilježja u procesu poslovanja kao i sam proces razvoja informacijskih proizvoda,
procesa i organizacijskih tehnika. U četvrtom dijelu ovog rada, izvedeni su
MODULI PROGRAMA „FIPOS“ KOJI SE KORISTE U POSLOVANJU
PODUZEĆA AKROS D.O.O kroz koju ćemo objasniti rad programa FIPOS i
njegove module pojedinačno. U petom dijelu prikazujemo PRIMJER IZDAVANJA
IZLAZNOG RAČUNA U PODUZEĆU AKROS D.O.O KROZ PROGRAM
FIPOS. Šesti dio rada je ZAKLJUČAK u kojem su izneseni rezultati istraživanja
sintetizirani iz svih tematskih jedinica.
6
2. INFORMACIJSKI SUSTAVI U RAČUNOVODSTVU
U ovome poglavlju biti će rječi o osnovama informacijskih sustava, njihovoj važnosti
u svakodnvnom poslovanju, pojmu i vrstama informacijsih sustava, funkcijama,
žvotnom ciklusu, svrsi informacijskih sustava te o računovodstvenim informacijskim
sustavima i njihovim komponentama.
2.1. Pojam i važnost informacijskih sustava
„Informacijski sustav je sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i isporučuje
informacije važne za organizaciju, tako da budu dostupne i upotrebljive svakome
kome su potrebne. Informacijski sustav se može, ali i ne mora, koristiti
informacijskom tehnologijom“ (Čerić i Varga, 2004.:19).
„Informacijski sustavi su sustavi sastavljeni od hardvera, softvera i ljudi“ (Čičin-Šain
i sur. 2001.).
U današnjim uvjetima privređivanja, tržišne ekonomije, potrebne integracije
ekonomskih prostora i značajne uloge informacijskih sustava u upravljanju
industrijskim poduzećima, neophodno je istaknuti doprinos informacijskih
tehnologija i suvremen pogled na ulogu upravljanja u poduzeću. U tom smislu
slobodno možemo reći da su aplikativni programi podržani računalom dostigli jedan
zavidan vrhunac sa tendencijom rasta, svakodnevno usmjerenim na sustave
upravljanja u realnom vremenu (Mulahasanović, 2011.). Istovremeno razvoj
računalnih tehnologija na tržištu aplikativnih alata, kao i niska cijena omogućili su
gospodarskim subjektima korištenje već provjerenih aplikativnih programa, koji uz
malo truda i ulaganja, kadrovima omogućuju suvremen obuhvat računovodstvenih
podataka i efikasnu obradu poslovnih događaja, odnosno izgradnju poslovnih baza
podataka i primjenjenih programa utemeljenih na velikom iskustvu prethodnih
generacija (Mulahasanović, 2011.).
7
Upravljati poslovanjem bez adekvatne informacijske podloge nezamislivo je u bilo
kojem vremenu, a posebice danas kada informacije predstavljaju preduvjet uspjeha
na svakoj razini i kada su znanje i informacije posebno moćan i nužan resurs bez
kojeg nema napretka.
Za uspješno upravljanje i vođenje poduzeća potrebne su brojne informacije,
kvantitativne i nekvantitativne, financijske i nefinancijske, koje moraju biti
dostavljene pravoj osobi u pravo vrijeme. (Srića i Spremić, 2000.). Izvori informacija
za poslovno odlučivanje mnogobrojni su, a zasigurno posebno značajno mjesto
pripada računovodstvenom informacijskom sustavu.
Sukladno danas najčešće primjenjivanom sistemskom pristupu, pojave u stvarnom pa
i u zamišljenom svijetu shvaćaju se i promatraju kao cjeline (sustavi). Jedna od
takvih pojava su i informacijski sustavi. Pod pojmom informacijskog sustava
podrazumijeva se onaj dio stvarnoga (organizacijskog) sustava koji služi pretvorbi
ulaznih u izlazne informacije. Informacijski sustavi koji služe potpori poslovanja
nazivaju se poslovnim informacijskim sustavima. Oni se sastoje od pet temeljnih
komponenata te izvršavaju dvije ključne funkcije – funkciju pripreme informacijske
podloge za odlučivanje i funkciju dokumentiranja. Kao i svaki drugi sustav, i
poslovni informacijski sustav ima svoj životni vijek.
Kvaliteta sustava se mijeri kvalitetom njegove najslabije komponente ili drugim
riječima, kvaliteta procesa u nekom informacijskom sustavu je produkt kvalitete
njegovih komponenti. (Srića i sur. 1994.).
Najvažnije karakteristike kvalitetnih i korisnih informacija jesu: relevantnost,
pouzdanost, potpunost, pravodobnost, dokazivost i razumljivost (Oluić, 2008.).
8
2.2. Vrste informacijskog sustava
Jedna od podjela informacijskih sustava jest podjela prema kriteriju stupnja
složenosti informacija i prema kriteriju izvora podataka i informacija.
Ukoliko promatramo stupanj složenosti informacija, informacijski sustavi dijele se
na:
· klasične ili transakcijske,
· sustave za potporu pri odučivanju i
· ekspertne sustave.
Klasični ili transakcijski informacijski sustavi osnovni su dio svakog informacijskog
sustava te pružaju potporu tekućim poslovnim procesima i transakcijama te kao takvi
pripadaju operativnoj razini. Sustave za potporu pri odlučivanju obilježava
naprednija mogućnost obrade podataka koja ostvaruje stvaranje baze modela iz kojih
je moguće simulirati događaje i procese te vršiti predviđanja i analize, što ih čini
pogodnim za strateško odlučivanje.
Ekspertni sustavi su najviši rang razvoja informacijskih sustava. Obilježava ih
mogućnost pohranjivanja ekspertnih znanja te upotreba tih znanja pri odlučivanju i
stvaranju novog znanja na temelju postojećeg. Ekspertni sustavi temelje se na
posebnim računalnim programima u koja su ugrađena stručna znanja iz određenog
područja i kao takvi predstavljaju oblik umjetne inteligencije (Zenzerović, 2007.).
Ukoliko promatramo izvor podataka i informacija informacijski sustavi dijele se na:
· formalne i
· neformalne.
9
Formalni informacijski sustavi su oni koji daju kvalitativne i kvantitativne
informacije te preslikavaju stvarni svijet u vlastiti sustav, dok neformalni uključuju
neformalne izvore informacija te predstavljaju bitnu nadopunu formalnim sustavima
(Zenzerović, 2007.).
2.3. Funkcije informacijskih sustava
Suvremeni informacijski sustavi trebaju izvršavati četiri osnovne funkcije:
prikupljanje podataka, obrada podataka, pohranjivanje podataka i informacija i
dostavljanje podataka i informacija korisnicima. (Srića i sur. 1994.).
Slika 1. Funkcije informacijskih sustava
Izvor: autor
2.4. Životni ciklus informacijskog sustava
Upravljanje poslovnim informacijskim sustavom danas polazi od općeg koncepta
životnog ciklusa sustava (engl. System Life Cycle). „Bit je koncepta životnog
ciklusa sustava shvaćanje prema kojemu svaki sustav u nekoj točki u vremenu
nastaje, potom se razvija te nakon stanovita vremena nestaje, odnosno biva
zamijenjen nekim novim sustavom“ (Panian, 2001.:1).
10
U "grubom", općem prikazu, životni ciklus poslovnog informacijskog sustava
karakteriziraju četiri osnovne razvojne faze:
· faza inicijalizacije (nastajanja),
· faza ekspanzije (rasta),
· faza konsolidacije (sazrijevanja) i
· faza zrelosti sustava.
Slika 2. Životni ciklus informacijskog sustava
Izvor: Zenzerović Robert, Računovodstveni informacijski sustavi, 2007.
Prva faza ili faza inicijalizacije (nastajanja) je uvođenje ili nastajanje informacijskog
sustava, koja započinje potrebom za određenim informacijama. Do potrebe dolazi
zbog nedostatka informacija zbog kojih je otežano donošenje odluka i realiziranje
ciljeva poduzeća. Fazu rasta (ekspanzije) obilježava kvantitativni rast u obliku
nabave i akumulacije odgovarajuće opreme do kojeg je došlo ulaganjem sredstava i
znanja. Kako je sva pažnja usmjerena na rast informacijskog sustava, javljaju se
problemi kao nedostatak odovarajućih kontrola nad radom sustava. Slijedeća faza je
11
faza konsolidacije (sazrijevanja) gdje se nastoji ispraviti navedeni problem te se
usporava rast sustava. Usklađuju se sve komponente a pri tome je naglasak na
standarizaciji i „finom“ podešavanju sustava. Zadnja faza je faza zrelosti sustava, u
koju sustav ulazi kad prođe sve potrebne kontrole i kad je omogućeno da se s njim
prikladno upravlja (Zenzerović, 2007.).
2.5. Svrha poslovnog informacijskog sustava
Izvršenje poslovnih procesa u poslovnom sustavu popraćeno je podacima. Poslovni
procesi su različiti po svojoj namjeni i mogu se svrstati pod izvršni sustav ili
upravljački poslovni podsustav. Ovisno o tome, informacijski sustav može
poslovnom sustavu, unutar kojeg djeluje, pomoći na tri načina:
· izvršnom dijelu poslovnog sustava može poduprijeti izvršenje poslovnih
procesa – to je izvršni dio informacijskog sustava, a sloj informacijskog
sustava koji to obavlja naziva se sustavom za obradu transakcija,
· upravljačkom dijelu poslovnog sustava može olakšati upravljanje poslovnim
sustavom – to je upravljački dio informacijskog sustava, a sloj informacijskog
sustava koji to obavlja naziva se sustavom za potporu upravljanju,
· općenito poslovnom sustavu može omogućiti komunikaciju unutar sebe i sa
svojom okolinom – to je suradnički dio informacijskog sustava, a sloj
informacijskog sustava koji to obavlja naziva se sustavom za komunikaciju i
suradnju.
Tim trima načinima objašnjava se svrha informacijskog sustava te kako on djeluje
unutar poslovnog informacijskog sustava.
12
2.6. Sigurnost informacijskog sustava
Sigurnost informacijskog sustava je područje informacijske sigurnosti u okviru kojeg
se utvrđuju mjere i standardi informacijske sigurnosti klasificiranog i
neklasificiranog podatka koji se obrađuje, pohranjuje ili prenosi u informacijskom
sustavu te zaštite cjelovitosti i raspoloživosti informacijskog sustava u procesu
planiranja, projektiranja, izgradnje, uporabe, održavanja i prestanka rada
informacijskog sustava. Sigurnosna akreditacija informacijskog sustava provodi se za
informacijski sustav u kojem se koriste klasificirani podaci stupnja tajnosti
»Povjerljivo«, »Tajno« i »Vrlo tajno«. Osobe koje sudjeluju u procesu trebaju
posjedovati certifikat razine »Vrlo tajno« ili za jedan stupanj više od najviše razine
tajnosti klasificiranih podataka koji se obrađuju, pohranjuju ili prenose u
informacijskim sustavima pod njihovom nadležnosti. Mjere fizičke zaštite prostora u
kojima se nalaze informacijski sustavi poduzet će se sukladno najvišoj razini tajnosti
klasificiranih podataka koji se u njima obrađuju, pohranjuju ili prenose. Središnja
državna tijela za informacijsku sigurnost ustrojavaju registar certificirane opreme i
uređaja koji se koriste u klasificiranom informacijskom sustavu razine »Povjerljivo«,
»Tajno« i »Vrlo tajno«“ (Zakon o informacijskoj sigurnosti, NN 79/07, članak 12.).
13
2.7. Računovodstveni informacijski sustavi
Računovodstveni informacijski sustavi postavljaju pitanja i potrebe, kako u bližoj
budućnosti unaprijediti poslovne računovodstvene funkcije a u svrhu olakšanja
ljudskih napora i truda, kako rasporediti angažiranje čovjeka i u konačnici nastoje
odgovoriti ciljevima računovodstveno-finacijske funkcije u gospodarskim društvima.
Činjenice znanstvene posebnosti računovodstvenih informacijskih sustava
analiziramo sa stajališta realnih linearnih sustava dok je njihov doprinos
učinkovitosti u upravljanju poslovnim sustavima neupitan. Istovremeno su nastali i
određeni ciljevi nužnog integriranja do jučer odvojenih ekonomskih prostora i sve
intezivnijeg poslovnog komuniciranja. U tom pogledu nužno je približiti nacionalne
standarde Međunarodnim standardima, u uvjetima slobodnog kretanja roba, ljudi i
kapitala.
Računovodstveni informacijski sustav usko je povezan s financijskim sustavom.
Često je to prvi sustav koji se implementira u većini poduzeća, a ujedno je i zakonski
najbolje uređen (Čerić i Varga, 2004.).
Financijsko računovodstvo je temelj računovodstvenih sustava i u funkciji je
evidencije nastalih poslovnih događaja, vođenja poslovnih knjiga (dnevnik, glavna
knjiga) te sastavljanja i izrade financijskih izvještaja kao što su bilanca, izvještaj o
prihodima i rashodima, primitcima i izdatcima ili izvještaj o novčanim tijekovimaa
Stepić i sur. 2012.).
Korištenje računovodstvenih informacijskih sustava u poduzeću često navodi na
pogrešno razmišljanje, da su kupnjom i instalacijom određenih računovodstvenih
programa riješeni svi problemi koje je poduzeće imalo u dosadašnjem poslovanju
odnosno praćenju i evidentiranju poslovne dokumentacije. Takvo razmišljanje često
dovodi do velikih razočaranja pa se tako događa da novi informacijski
računovodstveni sustav ne dovodi do napretka u poslovanju nego je vrlo često uzrok
raznih problema. Korištenje novih tehnologija i pristup internetu uvelike su
doprinijeli oslobađanju od radnji koje su se prije odrađivale ručno, ali su znatno
utjecali na promjenu strukture znanja i vještina ljudi koji rade u računovodstvenim
14
službama. Rukovoditelj računovodstva uz znanja o računovodstvu treba poznavati
informatiku, pratiti razvoj komunikacijskih tehnologija koje omogućavaju on line
pristup podacima, pratiti razvoj raznih informatičkih alata koji pomažu u izvršavanju
svakodnevnih poslova, pratiti propise, organizirati poslove te svakako motivirati i
usmjeravati ljude. Zbog položaja koji općenito računovodstvena struka ima u društvu
sve ovo vrijeme nije se pridavalo dovoljno pažnje razvijanju navedenih vještina i
znanja, zbog čega se nisu niti profilirala nova zanimanja kao što su primjerice
organizator računovodstva, koordinator razvoja informacijskog sustava, pravnik
računovođa i druga. Navedena i slična zanimanja još su uvijek objedinjena u jednom
radnom mjestu koje se najčešće naziva šef računovodstva i od kojeg se očekuje baš
sve.
2.8. Značajke računovodstvenih informacijskih sustava
Glavna funkcija računovodstvenog informacijskoga sustava jest sastavljanje
informacija na temelju obrade podataka koji proizlaze iz financijskih transakcija.
Financijske transakcije predstavljene su određenom ispravom koja se može pojaviti u
obliku papira ili elektroničkog zapisa. Predmetom obrade računovodstvenoga
informacijskog sustava postoje i podaci koji proizlaze iz nefinancijskih transakcija,
ukoliko one utječu na izradu i prikaz financijskih izvještaja kao njegova krajnjeg
proizvoda (Tokić i Proklin, 2011.).
U računovodstvenom informacijskom sustavu nalazi se veći broj kanala koji
povezuju razne izvore i mjesta informacija u procesu stvaranja informacija. Krećući
se tim kanalima, informacije se na specifičnim mjestima sastavljaju i prerađuju od
izvornih do izvedenih, od jednostavnih do složenih. Informacijski tokovi su povratni
pri čemu je informacijski sadržaj različit, ovisno o pravcu kretanja. Sve informacije
koje nastanu kruže neprekidno u sustavu. Određena količina tih informacija prenosi
se u računovodstvo. Na taj se način uspostavlja komunikacijski odnos između
pojedinih davatelja i korisnika informacija i dolazi do razmjenjivanja informacija tj.
računovodstvenog komuniciranja (Vitasović, 2012.).
15
2.9. Komponente računovodstvenog informacijskog sustava
Informacijski sustavi se sastoje od šest glavnih dijelova:
· ljudi,
· postupaka i uputa,
· podataka,
· softvera,
· informacijske tehnologije i
· interne kontrole i revizije.
Slika 3. Komponente računovodstvenog informacijskog sustava
Izvor: autor
16
2.9.1. Ljudi
„Ljudsku komponentu (lajfver, engl. Lifeware) poslovnih upravljačkih
informacijskih sustava čine svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom
namjerom sudjeluju u radu sustava i koriste obrade podataka, odnosno informacija“
(Panian, 1999.:19).
S jedne strane, to je skupina profesionalnih informatičara koji djeluju u sustavu i
njihov je brojčani udio u ukupnom ljudskom potencijalu sustava daleko manji u
odnosu na drugu skupinu – skupinu korisnika rezultata rada sustava. Stručnjaci koji
će možda morati koristiti neke organizacije uključuju računovođe, konzultante,
poslovne analitičare, menadžere, glavne financijske časnike i revizore.
Računovodstveni informacijski sustav bi trebao biti dizajniran da zadovolji potrebe
ljudi koji ga koriste. Sustav bi trebao biti jednostavan za korištenje, kao svojevrsna
pomoć u rješavanju poslovnih problema koja će olakšati svakodnevno poslovanje.
Ljudi predstavljaju jednu od najbitnijih komponenti informacijskih sustava jer bez
njih sustavi ne bi mogli funkcionirati.
2.9.2. Postupak i upute
Postupak i upute su metode koje se koriste za prikupljanje, pohranu, dohvat i obradu
podataka. Biti će kodirani u softveru, ali bi trebali biti "kodirani" i u zaposlenike
kroz dokumentaciju i obuku. Kako bi bili učinkoviti, nužno je njihovo poštivanje. Za
pohranu podataka, korisnik sustava mora imati strukturu baze podataka, kao što je
strukturirani upitni jezik (SQL). U svrhu zadovoljavanja potreba različitih tipova
korisnika sustava a u skladu sa različitim vrstama unosa podataka na raspolaganju su
različiti ulazni ekrani i izlazni formati.
17
2.9.3. Podaci
Podaci sadržani u računovodstvenom informacijskom sustavu ovisit će o prirodi
posla, a sastoje se od:
· narudžbi,
· kupčeve naplatne izjave,
· prodaje analiza i izvješća,
· prodavatelja faktura,
· provjere registra,
· glavne knjige,
· inventara podataka,
· plaće informacija,
· poreznih podataka,
· potraživanja,
· amortizacije,
· dobavljača i
· računa dobiti i guitka.
Osim strukturiranih podataka sve se više koriste i slabo strukturirani podaci. Slabo
strukturirani podaci su primjerice različite vrste dokumenata te multimedijski
podatci. Intezivno se razvijaju i skladišta podataka u koja se pohranjuju podatci iz
više različitih izvora podataka. Različite metode u području otkrivanja znanja i
podataka, npr. statističke metode, neuronske mreže ili genetski algoritmi, omogućuju
pronalaženje i povezivanje odgovarajućih podataka potrebnih za pripremu poslovnih
odluka (Čerić i Varga, 2004.).
18
Podaci se mogu koristiti za pripremu računovodstvenih i drugih izvješća. Imajući sve
te podatke na jednom mjestu olakšava se recordkeeping, izvješćivanje, analiza,
revizija i donošenje odluka. Podaci moraju biti korisni, potpuni, točni i relevantni.
2.9.4. Softver
„Nematerijalna komponenta (softver, engl. software) poslovnih upravljačkih
informacijskih sustava je ukupnost ljudskoga znanja ugrađenog u strojeve, opremu i
uređaje, koja predstavlja predmet obrade ili diktira način obrade u sustavu“ (Panian,
2005.:35).
Predmet obrade su poslovno relevantni podaci kao manifestacija činjeničnog
(faktografskog) ljudskog znanja raspoloživoga u poslovnom informacijskom sustavu,
dok se metodološka znanja u taj sustav ugrađuju u obliku računalnih programa.
Softver komponenta je računalni program koji se koristi za pohranu, dohvaćanje,
obradu i analizu tvrtkinih financijskih podataka. Male tvrtke mogu koristiti
QuickBooks, Peachtree računovodstvo, ili Microsoft Small Business Accounting ali i
mnoge druge programe. Velike tvrtke mogu koristiti SAP-One Business i Microsoft
Dynamics GP, Oracle PeopleSoft ili Epicor financijsko upravljanje.
Kvaliteta, pouzdanost i sigurnost su ključne komponente učinkovitog korištenja
informacijskog sustava. Programi se mogu prilagoditi kako bi zadovoljili jedinstvene
potrebe različitih tipova poduzeća.
2.9.5. Informacijska tehnologija
Možemo reći da informacijska tehnologija snažno utječe na poslovanje i način rada i
života ljudi. „Materijalno-tehničku (sklopovsku) komponentu (hardver, engl.
Hardware) poslovnih informacijskih upravljačkih sustava čine svi strojevi, uređaji i
sredstva namijenjeni isključivo ili pretežito obradi (procesiranju) podataka, odnosno
informacija“ (Panian, 1999.:19).
19
To su, dakle, svi "opipljivi" ali neživi elementi poslovnog informacijskog sustava.
Informacijska tehnologija je samo „fancy“ ime za hardver koji se koristi za rad
računovodstvenog informacijskog sustava. Osim troškova, čimbenici uzeti u obzir pri
odabiru hardvera uključuju brzinu, pohranu, sposobnost i može li ili ne može biti
proširen i nadograđen. Vrlo važna činjenica je da hardver mora biti u skladu s
odgovarajućim softverom, u idealnom slučaju kompatibilan i optimalan. Jedan od
načina na koji tvrtke mogu lako zadovoljiti hardverske i softverske zahtjeve
kompatibilnošću jest kupnja sustava koji uključuje i hardver i softver koji posao
treba.
U računovodstveni informacijski sustav također treba uključiti plan za održavanje,
servisiranje, zamjenu i nadogradnju komponenti hardverskom sustavu, kao i plan za
odlaganje zastarjelih komponenti hardvera, tako da osjetljivi podaci budu u
potpunosti uništeni.
2.9.6. Interna kontrola i revizija
Interne kontrole i revizije na računovodstvenom informacijskom sustavu su
sigurnosne mjere koje služe za zaštitu osjetljivih podataka. Računovodstveni
informacijski sustav mora imati interne kontrole kako bi se zaštitili od neovlaštenog
pristupa računalu te ograničili pristup ovlaštenim korisnicima koji uključuje
korisnike unutar tvrtke. Također, mora spriječiti neovlašten pristup datotekama od
strane pojedinaca kojima nisu dozvoljeni pristupi na određene dijelove sustava.
„Kontrola je sustav kojim se sprečavaju, otkrivaju i ispravljaju neželjeni događaji i
procesi u informacijskom sustavu“ (Panian, 2001.:19).
Najvažniji čimbenik kvalitetnog informacijskog sustava je uspostavljanje
odgovarajućeg sustava internih kontrola. Sustav internih kontrola sastoji se od svih
politika i postupaka koje je usvojio menadžment kako bi osigurao koliko je svrhovito
postizanje redovitog i uspješnog poslovanja, uključujući i privrženost svojoj politici,
zaštiti imovine, sprječavanje i otkrivanje prijevara i pogrešaka, točnost i pouzdanost
20
računovodstvenih evidencija, kao i pravodobno pripremanje pouzdanih financijskih
informacija (Oluić, 2008.).
Razlozi zbog kojih su interna kontrola i revizija veoma značajne u nastojanjima
ostvarivanja učinkovitosti informacijskih sustava jesu:
· troškovi gubitka podataka,
· troškovi donošenja pogrešnih odluka,
· troškovi zlouporabe informatičke opreme,
· troškovi pogrešaka nastalih računalom i
· očuvanje privatnosti.
Slika 4. Razlozi interne kontrole i revizije u učinkovitosti informacijskih sustava
Izvor: autor
21
Računovodstveni informacijski sustav sadrži povjerljive informacije ne samo za
tvrtku, nego i za svoje zaposlenike i kupce. Ovi podaci mogu uključivati brojeve
socijalnog osiguranja, plaće, informacije, brojeve kreditnih kartica, i tako dalje. Svi
podaci trebaju biti kodirani, a pristup sustavu treba biti zabilježen i nadziran.
Također, računovodstveni informacijski sustav zahtijeva interne kontrole koje ga
štite od računalnih virusa, hakera i ostalih internih i eksternih prijetnji radi sigurnosti
mreže. Nadalje, mora biti zaštićen od prirodnih katastrofa i snaga udara koji može
uzrokovati gubitak podataka.
22
3. INFORMACIJSKI SUSTAVI U RAČUNOVODSTVU I
ELEKTRONSKI SERVISI PODUZEĆA AKROS D.O.O
Poduzeće AKROS d.o.o Rijeka, Đure Šporera 8/2 smješteno je u samom centru
grada Rijeke, u blizini svih državnih institucija i poslovnih banaka, u unajmljenom
prostoru gdje se obavljaju računovodstveni i knjigovodstveni poslovi.
3.1. Razvoj poduzeća
Poduzeće je osnovano 1994. godine i registrirano na Trgovačkom sudu u Rijeci za
računovodstveno-knjigovodstvene poslove i porezno savjetovanje u okviru kojih i
obavlja svoju glavnu aktivnost, kako za mala i srednja poduzeća svih djelatnosti,
tako i za obrte, slobodna zanimanja i neprofitne organizacije. Tijekom skoro puna
dva desetljeća radnog iskustva poduzeće je steklo veliki broj klijenata koji su mu i
danas najbolja preporuka.
Sama povijest poduzeća je slična gotovo svim malim tvrtkama koje su s početkom
privatizacije u Hrvatskoj otpočele svoje djelovanje. Prvih godina tvrtka je bila
smještena u iznajmljenom prostoru sa svega jednim djelatnikom. Kako je potreba za
knjigovodstvenim poslovima rasla, tvrtka se širila te u skladu sa povećanjem broja
klijenata povećavao se i broj zaposlenih na 7 djelatnika, naročito u periodima
obračuna, što je imalo utjecaja na pronalaženje novih informatičkih rješenja i
postavljanje bolje organizacije posla. Tijekom zadnjih godina kada je čitava zemlja
osjetila krizu, došlo je do smanjenja likvidnih klijenata te se i broj zaposlenih
smanjio na svega tri zaposlena djelatnika.
23
3.2. Djelatnost poduzeća
Djelatnost knjigovodstvenog servisa može se podijeliti u nekoliko skupina:
· financijska operativa i likvidatura,
· financijsko knjigovodstvo,
· obračuni plaća i
· informacije i konzalting.
1.FINANCIJSKA OPERATIVA I LIKVIDATURA
U okviru financijske operative i likvidature poduzeće zaprima dokumente za koje je
potrebno izvršiti kunsko i devizno plaćanje, likvidaciju istih, te obradu naloga za
plaćanje. Isto tako obavlja se i blagajničko poslovanje, što podrazumijeva i obradu
materijalnih gotovinskih troškova, obradu i obračun putnih naloga, te podizanje i
isplatu gotovine za klijente. Po završetku operativnih poslova koji su ovdje navedeni
provodi se automatsko knjiženje u glavnu knjigu.
2.FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO
Financijsko knjigovodstvo obuhvaća knjigovodstveno evidentiranje svih poslovnih
promjena te sastavljanje svih potrebnih izvještaja kako za vlasnika tako i za porezne,
statističke i bankarske institucije. Izvještaji koji se ovdje kreiraju su: račun dobiti i
gubitka, bilanca, izvještaj o novčanom tijeku, prijava poreza na dobit i dohodak.
3.OBRAČUNI PLAĆA
U poduzeću se vrši obračun plaća za klijente tvrtke, priprema naloga za isplatu plaća,
vođenje kompletne evidencije po svakom zaposleniku. Također, vrše se i obračuni po
24
ugovorima o djelu i autorskim honorarima, njihove evidencije te evidencije za
Poreznu upravu, Zavod za mirovinsko osiguranje te Državni zavod za statistiku.
4. INFORMACIJE I KONZALTING
Poduzeće pruža tekuće informacije klijentima kao i savjetodavne usluge porezno i
financijsko-pravnog karaktera. Za kvalitetno obavljanje ovih zadataka potrebno je
ažurno praćenje zakonskih propisa koji se objavljuju u Narodnim novinama te
komentari, razna tumačenja i mišljenja koja izlaze u stručnim časopisima RRif-a,
RIF-A, TEBA-a.
Navedeni sadržaji se na sažet i jednostavan način prenose klijentima kao poslovna
obavijest putem e-mail, faxa, telefona ili usmenog razgovora s klijentom kod
složenijih problema.
25
3.3. Tehnička opremljenost tvrtke
Od samog početka poslovanja ulagalo se u:
· računala i potrebne programe koji po svojim tehničkim karakteristikama
mogu zadovoljiti potrebe za brzim unosom/inputom/ podataka, kvalitetnim
outputom u formi najraznovrsnijih izvještaja, te sigurnim spremanjem i
arhiviranjem podataka prilikom čega su koristili znanje i sugestije poznatih
informatičkih kuća,
· umrežavanje računala i telekomunikacijske mreže radi pregleda i dostupnosti
podataka,
· opremanje radnog prostora na način da se djelatnicima omogući ugodan i
siguran način rada i
· elektroničku povezanost sa Poreznom upravom i Finom radi jednostavnijeg i
bržeg prijenosa podataka.
Slika 5. Radno mjesto poduzeća Akros d.o.o.
Izvor: Akros d.o.o
26
Knjigovodstveni servis funkcionira na način da međusobno upoznaje svoje klijente,
te ih prema njihovom poslovnom interesu usmjerava ka lakšem savladavanju
ekonomskih, tržišnih i gospodarskih uvjeta.
3.4 Elektronski servisi
Razvoj, primjena i sve veća pristupačnost Interneta, doveli su do mogućnosti, da
korisnici usluga javne uprave više ne moraju za svaku potvrdu i uvjerenje ići na
šaltere uprave, već da neke usluge mogu dobiti i preko portala nadležnog organa na
Internetu. To omogućuju elektronski servisi u okviru razvoja e-Uprave. Elektronski
servisi omogućuju da korisnici preko svog računala i Interneta mogu, koristeći
Internet portal javne uprave, informirati se o nadležnostima i proceduri, podnijeti
zahtjev i dobiti pojedine potvrde, uvjerenja i druge dokumente. Zahtjevi se mogu
poslati sa bilo kojeg računala - od kuće, sa posla ili preko „infokioska“ na javnom
mjestu.
Razvoj i primjena elektronskih servisa su vodeći trend u svijetu. Za razvoj i
korištenje elektronskih servisa potrebno je ispuniti određene preduvjete kao što su:
politička volja da se uvedu elektronski servisi, elektronska identifikacija korisnika i
pružatelja servisa (kvalificirani elektronski certifikat), računalo, čitač kartice za
certifikat, priključak na Internet, portal e-uprave, baze podataka iz kojih se uzimaju
podaci za elektronske servise i programirane elektronske procedure za ostvarivanje
elektronskih servisa.
27
Za zemlje EU razvijena je i metodologija kojom se razvoj elektronskih servisa prati
tokom prolaska kroz sledeće četiri faze razvoja:
· informiranje za pribavljanje javne usluge i jednosmjerna interakcija za
neelektronsko dobivanje formulara za postupak,
· dvosmjerna komunikacija za elektronsko preuzimanje formulara i
autentifikaciju korisnika (građanina),
· potpuno elektronsko upravljanje predmetom i automatsko dobivanje javne
usluge preko veb stranica odnosno portala i
· razvoj i primjena osnovnih elektronskih servisa se u većini zemalja iz EU
nalazi u četvrtoj fazi implementacije.
Sve te četiri faze omogučavaju za zemlje EU brže i jednostavnije korištenje
elektronskih servisa.
28
3.5 Elektronski servisi u poduzeću Akros d.o.o
Elektronski servisi koji se koriste u tekućem poslovanju poduzeća Akros d.o.o jesu:
· e-Porezna i
· e-Fina.
Porezna uprava je upravna organizacija u sastavu Ministarstva financija čija je
temeljna zadaća primjena poreznih propisa i propisa o plaćanju obveznih doprinosa.
Svatko je dužan sudjelovati u podmirenju javnih troškova, u skladu sa svojim
gospodarskim mogućnostima. Porezni se sustav temelji na načelima jednakosti i
pravednosti.
Slika 6. Web stranica porezne uprave
Izvor: Ministarstvo financija Republike Hrvatske, Porezna uprava, 2013.
29
Imajući na umu korisnike, web stranica porezne uprave uvelike je pomogla
korisnicima jer su im porezni zakoni, propisi i obrasci postali dostupni na jednoj
stranici što uvelike olakšava obavljanje djelatnosti poduzeću AKROS d.o.o.
Projekt e-Porezna predstavlja skup usluga namijenjenih poreznim obveznicima
(pravnim i fizičkim osobama) koje omogućuju jednostavnu, sigurnu i brzu dostavu
podataka iz poreznih prijava i poreznih obrazaca putem Interneta. e-Porezna je
strateška odrednica razvoja Porezne uprave i odnosa Porezne uprave prema poreznim
obveznicima, ne samo kao obveznicima, nego i kao korisnicima usluga Porezne
uprave i ostalih javnih usluga. Porezni obveznik partner je Porezne uprave u
prikupljanju poreza i ostalih davanja na način da mu pružene usluge Porezne uprave
omogućavaju, bez nepotrebnog gubljenja vremena i bez dodatnih administrativnih i
drugih troškova, izvršiti zakonom određene obveze.
Prva elektronička usluga Porezne uprave je e-PDV iz sustava e-Porezna koja svim
poreznim obveznicima (poslovnim subjektima) u Republici Hrvatskoj omogućava
jednostavnu i sigurnu dostavu podataka o periodičnom obračunu PDV-a za određeno
obračunsko razdoblje.
Sustav elektroničkih servisa, e-Porezna, u potpunosti je zasnovan na otvorenim
internetskim standardima, te je na taj način omogućeno njegovo korištenje sa svih,
danas relevantnih računalnih platformi, neovisno o proizvođaču.
Korisnik aplikacije e-Porezna postaje se nabavom elektroničkog certifikata (FINA
digitalni certifikat na pametnoj kartici (FINA e-KARTICA) i instalirana FINA
programska podrška)), preuzimanjem i instaliranjem programskog paketa e-Porezna
te ispunjavanjem zahtjeva za elektroničkim poslovanjem.
30
Aplikacija je jednostavna za korištenje, automatski se nadograđuje te ima tehničku
podršku. Računalo preko kojeg bi se obavljale usluge e-Porezne mora posjedovati
određene informatičke karakteristike – minimalnu konfiguraciju, te mora imati
Internet vezu, jer bez toga ništa od navedenog ne bi imalo smisla.
Slika 7. Prikaz fininog certifikata ( finine kartice )
Izvor: Akros d.o.o
Ako je korisnik uz ispunjen preduvjet minimalne konfiguracije instalirao korisničku
aplikaciju e-Porezna, kao i ostale programske pakete potrebne za rad čitača
certifikata, rad u aplikaciji može početi.
31
U sklopu elektroničkih usluga Porezne uprave trenutno u tekućem poslovanju
poduzeća Akros d.o.o su dostupne slijedeće elektroničke usluge :
· PKK (porezno knjigovodstvena kartica) - omogućuje uvid u Poreznu
knjigovodstvenu karticu poreznog obveznika,
· Obrazac PDV – podnošenje mjesečnog ili tromjesečnog PDV obrasca,
· Obrazac PDV-K – podnošenje obrasca PDV-K – konačni obračun PDV-a,
· Obrazac PD – podnošenje obrasca PD – porez na dobit,
· Obrazac SR – podnošenje obrasca SR - obračun spomeničke rente,
· Obrazac TZ – podnošenje obrasca TZ - obračun turističke zajednice,
· Obrazac ID – podnošenje ID obrasca i
· Obrazac IDD – podnošenje IDD obrasca.
Za svaki od gore navedenih obrazaca omogućena je: popuna elektroničkog obrasca,
provjera valjanosti unesenih podataka, elektronički potpis obrasca, slanje
elektroničkog obrasca, primitak potvrde o prijemu, provjera statusa poslanih i
zaprimljenih elektroničkih obrazaca, što čini i olakšava poslovanje u poduzeću
AKROS d.o.o.
E-FINA
Kao vodeća institucija u segmentu e-poslovanja, Fina je razvila niz servisa koji
omogućuju da se cjelokupno poslovanje obavlja potpuno elektronički. Svim e-
servisima Fine te e-servisima državne uprave i javnih službi, pristupa se jednim
uređajem (FINA e-kartica ili USB token) na kojemu se nalaze Finini poslovni
digitalni certifikati.
32
Finini e-servisi:
· registar godišnjih financijskih izvještaja,
· e-REGOS,
· WEB-BON,
· e-Račun,
· e-Plaćanje,
· WEB registar koncesija,
· info.BIZ i
· Web e-Potpis.
Svi finini e-servisi služe da bi se ubrzalo i pojednostavilo slanje te dostavljanje
podataka.
3.6 Program FIPOS
Programski paket „FIPOS“ namijenjen je za vođenje knjigovodstvenih evidencija
kako za poduzeća tako i za fizicke osobe (obrte) kojeg je izdalo poduzeće SECOM
d.o.o.
Secom d.o.o. osnovan je u listopadu 1993. godine. U 16 godina postojanja i rada
Secom d.o.o. postiže zapažene rezultate na području proizvodnje i prodaje poslovnih
programskih rješenja, pretežno u Rijeci i Primorsko - goranskoj županiji, ali i šire.
Secom je do danas postigao zavidne i značajne poslovne rezultate te stvorio širok
krug korisnika (više od 300), prije svega zbog kvalitetnih softverskih rješenja i
korektnog poslovnog odnosa prema svim korisnicima.
Secomov softver, usmjeren prije svega razvoju i primjeni informatičkih rješenja u
poslovnim sustavima, nastao je na temeljima dvadesetogodišnjeg informatičkog
iskustva, i detaljnog poznavanja poslovne informatike. Secomov aplikativni softver
33
pristupačan je korisnicima i omogućava im potpunu kontrolu nad poslovnim
procesima.
Paket FIPOS kroz ranije navedene komponente informacijskog računovodstvenog
sustava :
· Ljudi,
· Postupak i upute,
· Podatci,
· Softver,
· Informacijska tehnologija i
· Interna kontrola.
LJUDI
Kao i u svakom informacijskom sustavu postoje 2 vrste ljudi i u poslovnom
informacijskom sustavu FIPOS a to su korisnici paketa i njegovi tvorci tj.
profesionalni informatičari i programeri. Korisnici programa služe se svakodnevno
programom radi obavljanja svojeg poslovanja sa klijentima kojima pružaju usluge,
rješavaju njihove probleme te vode brigu o njihovu poslovanju. Profesionalni
informatičari i programeri također svakodnevno rade na održavanju paketa
informacijskog sustava, njegovih modula prema potrebama korisnika, raznim
izmjenama zakona i promjenama koje se događaju u računovodstvu.
POSTUPAK I UPUTE
U programskom paketu FIPOS postupak prikupljanja informacija i podataka
objašnjava tvrtka Secom d.o.o. Paket imenovane tvrtke sadrži upute za rad programa
te uključuje i pomoć osobe koja će vas uputiti i educirati kako biste uspješno koristili
program. Prikupljanje točnih i pravodobnih informacija i podataka, prikuplja korisnik
programa kojemu su one prijeko potrebne za obavljanje svakodnevne dužnosti.
34
PODACI
Podaci se pohranjuju, čuvaju i koriste za svakodnevno poslovanje a spremljeni su u
bazi podataka iz koje se u svakom trenutku mogu pozvati, putem raznih izvještaja,
analiza, podatka glavne knjige, kao i informacije o obračunu plaća i dohotku
klijenata.
SOFTVER
Programski moduli paketa su napisani u programskom jeziku Clarion za windows-e,
sa TOOPSPEED bazom podataka. Clarion u odnosu na druge programske jezike
nudi pravi relacijski model podataka sa izuzetno brzim pristupom i odazivom baze, a
ujedno i vrhunsku sigurnost od "pucanja baza", gubitka podataka i sl. Iz istog razloga
danas dosta banaka, kao podlogu za svoja informatička rješenja, pored Oracle-a
koriste i Clarion. Za razliku od nekih drugih programskih jezika, aplikacija napisana
u Clarionu sa njihovom TopSpeed bazom, ne obvezuje krajnjeg korisnika na dodatno
godišnje plaćanje licencnih prava tvrtki SoftVelocity. Program omogućuje
istovremeno vođenje knjigovodstvenih evidencija za praktično neograničen broj
pravnih subjekata.
INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA
Minimalno preporučena konfiguracija jest:
· CPU Intel Pentium IV 2 GHz ili procesor usporedivih karakteristika,
· 256 MB radne (RAM) memorije,
· Grafički prikaz 1024x768 (u boji) i
· Operativni sustav u verzijama od Microsoft Windows 2000 do Microsoft
Windows 7.
Programski paket FIPOS ne zahtjeva značajnu tehnologijsku podršku ali zahtjeva
ispunjenje određenih kriterija. Računalo preko kojeg bi se obavljale usluge paketa
mora posjedovati određene informatičke karakteristike – minimalnu konfiguraciju, te
mora imati Internet vezu, jer bez toga ništa od navedenog ne bi imalo smisla.
35
INTERNE KONTROLE
Prilikom ulaženja i pokretanja porgramskog paketa FIPOS svaki put moramo za prvu
prijavu unijeti svoje korisničko ime i lozinku. Navedene podatke zna samo ovlašteni
korisnik programa i samim tim on je odgovoran za sve podatke i informacije koje se
nalaze u bazi podataka te ih samo on može koristiti i mijenjati.
Slika 8. Prikaz ulaska u program FIPOS
Izvor: Akros d.o.o
Paket FIPOS sastoji se od više programa tematski vezanih za financijsko poslovanje
poduzeća. Komponente paketa FIPOS jesu:
· Blagajne i putni nalozi,
· Financijsko knjigovodstvo za tvrtke i obrte,
· Maloprodaja – POS,
· Obračun plaća i drugog dohotka,
· Osnovna sredstva i sitan inventar,
· Pekarska proizvodnja,
36
· Robno-materijalno knjigovodstvo,
· Robno-materijalno knjigovodstvo – GASTRO,
· Salda , konta kupaca i dobavljača i
· Samostalne fakture – ugovori.
Slika 9. Početna radna površina programskog paketa FIPOS
Izvor: Akros d.o.o.
Blagajne i putni nalozi
Paket FIPOS blagajne i putnih naloga obuhvaća blagajničke izvještaje, uplatne i
isplatne dokumente, automatsko knjiženje blagajne u financijsko knjigovodstvo,
evidenciju čekova građana sa specifikacijama i nalozima za naplatu od banaka,
praćenje kartičnog poslovanja, putne naloge, evidenciju loko vožnje, virmane u
papirnatom obliku ili kao zbrojni nalog u fajlu, obračune kamata ručno ili automatski
iz salda konta kupaca, amortizacione planove otplate kredita i određivanje anuiteta
kredita, nadzorne knjige uvoza i izvoza te knjigu poslovnih udjela.
37
Financijsko knjigovodstvo za tvrtke i obrte
Financijsko knjigovodstvo za tvrtke i obrte obuhvaća: podršku za različite kontne
planove uključujući i profitne i neprofitne, korisničku konto-vezu za automatsko
popunjavanje izvještaja kao što su GFI, Bilanca, TSI, RDG, PD, NTD, tj. korisničke
izvještaje koje sam korisnik kreira te vrste knjiga ulaznih i izlaznih računa. Vrste
dokumenata-temeljnica, mjesta troška, komitente-poslovne partnere, porezne tarife,
kamatne stope, šeme kontiranja ulaznih i izlaznih računa, veze za knjigu primitaka i
izdataka za automatsko popunjavanje iz knjiženja (KPI), proračunski plan te plan po
troškovnim mjestima također ulaze u modul financijsko knjigovodstvo programskog
paketa fipos.
Slika 10. Prikaz rada u modulu financijsko knjigovodstvo
Izvor: Akros d.o.o
Knjiženja svih vrsta dokumenata, automatsku izradu prijedloga za prijeboj-
kompenzacije, likvidaturu - izradu virmana u papirnatom obliku te generiranje
fajlova za internet bankarstvo, salda konta kupaca i dobavljača (IOS-i, kartice,
otvorene stavke, iskazi stanja, struktura naplate, prosječna stanja, opomene ...),
porezi ( ispisi knjiga UR-a i IR-a, neplaćeni R2 računi, računi trinaestog razdoblja,
ispis poreza i pretporeza, obrasci PDV i PDV-k), dnevnici knjiženja, analitičke i
sintetičke kartice, bruto bilance, obrtničke knjige (knjiga KPI, dnevnik KPI po grupi
38
dokumenata, ispis knjiženja KPI po temeljnicama, rekapitulacija KPI, knjiga prometa
) ubrajaju se u izbor opcija koje se koriste u ovome modulu. Modul financijsko
knjigovodstvo obuhvaća i aktivne financijske izvještaje (RDG, Bilanca, Dodatni
podaci, GFI, Novčani tijek-direktna metoda, TSI, obrazac PD), statistike knjiženja,
obračun kamata (ručni i automatski iz salda konta kupaca), automatsko zatvaranje
klasa, automatski zaključak poslovne godine, exporte i importe podataka.
Maloprodaja - POS
Program je posebno prilagođen korisnicima i automatiziranju svakodnevnih radnji
kod prodaje i nabave robe te vođenju skladišnih knjiga.
Primjena programa je moguća u svim vrstama trgovina, knjižara, servisa opreme sa
posebnim naglaskom navođenja prodaje i nabave komisione robe. Sastoji se od
šifranika, dokumenata, maloprodaje, veleprodaje, rutine-obračuni, izvještaja i
servisa.
Šifrarnici se sastoje od maloprodajnih objekata, grupe artikala, grupe rabata, artikla,
cjenika za kupce, artikla za vage, dogovorenih rabata, vrsti kontiranja u financijsko
knjigovodstvo, jedinica mjera, valuta, otpisnih grupa, poreznih tarifa, carinskih tarifa,
poslovnih partnera-kupcaca i dobavljača, kasa, blagajnica i vrsti plaćanja.
U dokumente spadaju maloprodajne kalkulacije, povratnice, zapisnici o promijeni
cijena, zapisnici o otpisu, zapisnici nivelacije zaliha, prijelaznice iz objekta u objekt,
korekcije zaliha, kretanje cijena, knjiga popisa robe, evidencija poreza na luksuz te
inventure.
Maloprodajni računi, POS-kasa, zaključci blagajne (utrška), dnevnici prodaje,
knjiženje prodaje, nivelacije prodaje, kontrolna traka - POS, automatsko kontiranje
utrška i knjiženje u financijsko knjigovodstvo spada pod maloprodaju.
Veleprodaja iz maloprodaje obuhvaća radne naloge, dostavnice, veleprodajne
račune, ponude i narudžbe dobavljačima.
39
Kontrole zaliha, naknadni obračun nabavne vrijednosti prodane robe po prosječnoj ili
fifo metodi, stanje zaliha, promet zaliha, materijalne kartice, minimalne zalihe, kupci
sa zabranom prodaje, knjiga prometa spadaju u rutine i obračune.
Dnevnik kalkulacija, dnevnik zapisnika o promjeni cijena, dnevnik povratnica,
dnevnik zapisnika o otpisu, dnevnik prijelaznica, dnevnik maloprodajnih računa,
dnevnik veleprodajnih računa, dnevnik storno mp kalkulacija, dnevnik radnih naloga,
dnevnik dostavnica, pregled poreza, izvještaj za knjigovodstvo, zarada po artiklima,
promet po kupcima, promet po dobavljačima, odjava konsignacione robe ulaze u
izvještaje.
Servis obuhvaća komunikaciju sa POS kasama, naljepnice, kontrolu datoteka,
kreiranje početnog stanja, export dokumenata i import dokumenata.
40
Obračun plaća i drugog dohotka
Program sadrži :
vrste doprinosa, porezne uprave, kreditore, banke, porezne razrede, podatke o
radnicima, matičnu evidenciju radnika, tipove i vrste zarada i naknada, relacije za
prijevoz, radna mjesta, državne blagdane, vrste kontiranja za financijsko
knjigovodstvo, obračun minulog rada, preračun neto-bruto, obračune plaća, ugovora
o djelu, autorskih honorara, službenog puta u inozemstvo i drugih naknada.
Slika 11. Prikaz rada u modulu obračun plaća
Izvor: Akros d.o.o
41
Obrazac RS-m papirnato i na magnetnom mediju, obuhvaća obračun vlastite
potrošnje, izvještaje isplatne liste, spiskove za banke u papirnatom i elektroničkom
obliku koje su podržane od strane banaka: Splitskabanka, Nova banka, Zagrebačka
banka, Erstebank, Slavonska banka, PBZ, OTP banka, RBA banka, Hypo banka.
Popisi obustava poreza te isplatni popisi , rekapitulacije po kreditorima, zaradama,
općinama doprinosa, rekapitulacija za pogonsko knjigovodstvo virmani u papirnatom
i elektroničkom obliku - zbrojni nalog, evidencija prisustva na radu (šihterica),
prijava zarada, vrijednost boda, obračun plaće i drugog dohotka, te automatsko
kontiranje i knjiženje u financijsko knjigovodstvo, automatski obračun - konačni
obračun poreza na kraju godine, kartice zarada, kartice kredita, obrazac IP, obrazac
DNR, kartice premija osiguranja, obrasci ID,IDD,IDD-1,IP, razni izvještaji vezano
za prosjek, obrazac R1 za HZZO, obrazac ID-1, potvrde za ugovore o djelu i druge
primitke, zbrojni obrasci za mirovinsko MIO 01/8 i MIO 01/10.
Osnovna sredstva i sitan inventar
Program sadrži:
amortizacione grupe, revalorizacione grupe, sještaj-mjesta troška, osnovna sredstva,
sitan inventar, popisne liste osnovnih sredstava i sitnog inventara, naljepnice za
osnovna sredstva, knjiženje financijskih podataka za osnovna sredstva, knjiženje
financijskih podataka za sitan inventar, automatski obračun amortizacije - ispravka
vrijednosti, kreiranje početnog stanja osnovnih sredstava i sitnog inventara, dnevnici
knjiženja, kartice osnovnih sredstava, višegodišnje kartice, stanja osnovnih sredstava,
rekapitulacije stanja, pregledi amortizacije i revalorizacije, obrazac DI, automatsko
kontiranje osnovnih sredstava, kartice sitnog inventara, ispis stanja sitnog inventara
te automatsko kontiranje sitnog inventara.
42
Pekarska proizvodnja
Specijaliziran program za proizvođače pekarskih proizvoda. U osnovi je program za
materijalno knjigovodstvo sa naglaskom na dokumente i izvještaje vezane za
pekarsku proizvodnju.
Program sadrži :
· šifrarnike i
· dokumente.
Ovdje spadaju radni nalozi prilagođeni pekarskoj proizvodnji sa dostavnicama i
nalozima za pakiranje, povratnice, izlazni računi koji se generiraju automatski iz
dostavnica radnih naloga, izdatnice, dnevnici povratnica, dnevnici dostavnica,
kumulativ proizvodnje i kumulativ povratnica.
Robno-materijalno knjigovodstvo
Program sadrži :
· šifranike,
· dokumente,
· izlazne dokumente,
· skladišta,
· dnevnike,
· izvještaje,
· servise,
· proizvodnju i
· kupce – dobavljače.
Šifrarnici obuhvaćaju: skladišta, grupe artikala, grupe rabata, artikle, veze artikala i
povratne naknade, komplete proizvoda, cjenike za kupce, cjenike po šifri, akcije za
43
kupca, dogovorene rabate, vrste kontiranja, jedinice mjere, valute, otpisne grupe,
tarife poreza, carinske tarife, komitente-partnere, vrste dokumenata, kontrolne
datume, tekstove, troškovna mjesta, vrste prijevoza, žire račune te operatere.
Ulazni dokumenti su skladišne primke, ulazne kalkulacije, primke te povratnice a
izlazni dokumenti su izlazni računi, izdatnice, dostavnice, međuskladišnice, reversi,
ponude, kretanje cijena, zapisnici o promijeni cijena, zapisnici o otpisu, zapisnici
nivelacije zaliha, maloprodajni računi iz veleprodaje, knjiga popisa robe(iz
veleprodaje), narudžbe te evidencija ambalaže.
Skladišne kartice, stanje artikala (PROMET), stanje artikala (ZALIHA), artikli bez
prometa, rekapitulacija stanja zaliha, optimalne zalihe, inventure, kontrola stanja
zaliha, naknadni obračun nabavne cijene prodane robe po prosječnoj ili fifo metodi te
zaključak poslovne godine spadaju pos skladište.
Dnevnici obuhvaćaju: dnevnik kalkulacija, dnevnik primki, dnevnik povratnica,
dnevnik računa, dnevnik računa po kupcima, dnevnik izdatnica, dnevnik izdatnica po
mjestu troška, rekapitulacija utroška po mjestu troška, dnevnik dostavnica, dnevnik
međuskladišnica, dnevnik zapisnika o promjeni cijena, dnevnik zapisnika o otpisu,
dnevnik zapisnika nivelacije, dnevnik maloprodajnih računa, dnevnik maloprodajnih
računa po kupcima, dnevnik ponuda te izvještaj za knjigovodstvo.
Prodaja po grupi artikala i skladištima, prodaja po grupi artikala za sva skladišta,
odjava robe-konsignacija, odjava robe-konsignacija po dobavljačima, okretaj robe po
dobavljačima, prodaja artikala po troškovnim mjestima, prodaja artikala po
troškovnim mjestima i računima, prodaja artikala po troškovnim mjestima i rabatnim
grupama, promet robe po kupcima, višegodišnji promet robe po kupcima, promet
robe po dobavljačima, promet međuskladišnica po objektima isporuke, minimalne
zalihe, N-prodavanih artikala, N-prometa kupaca ulaze u izvještaje.
Naljepnice artikli, naljepnice slobodan format, brisanje artikala, brisanje partnera,
kontrola datoteka, ručni popravak datoteka, export u EXCEL, import iz EXCEL-a,
export za terminale (ASCII), import od terminala(ASCII), export dokumenata te
import dokumenata se nalaze u servisu.
44
Proizvodnja obuhvaća: radne jedinice, proizvodne radnike, normative, radne naloge,
specifikacije utroška repromaterijala, kontrolu radnih naloga-repro, rekapitulaciju
utroška po artiklima, rekapitulaciju utroška po artiklima-nedovršene proizvodnje,
izvršene usluge, dnevnik radnih naloga, dnevnik primki/rekapitulacija proizvodnje,
kontrolu računa, troškove radnog naloga, evidenciju rada strojeva te evidenciju
goriva.
Kupci-dobavljači jesu : veze skladišta i maloprodajnih objekata, računi, dnevnik
knjiženja, stanja kupaca-dobavljača, dospjela nenaplaćena potraživanja, promet
kupaca i dobavljača po mjestu troška, dospijeća računa, naplaćena realizacija, kartice
kupaca i dobavljača, otvorene stavke, opomene, otvorene stavke po mjestu troška,
plaćanja-virmani (likvidatura), komitenti sa zabranom prodaje, mjesečni prometi te
dnevnik računa.
Robno-materijalno knjigovodstvo - GASTRO
Verzija robno materijalnog knjigovodstva prilagođena za praćenje ugostiteljstva.
Šifrarnici jesu: skladišta, grupe artikala, grupe rabata, artikli, vrste kontiranja,
jedinice mjere, valute, otpisne grupe, tarife poreza, komitenti-partneri, vrste
dokumenata, kontrolni datumi i tekstovi.
Dokumenti obuhvaćaju : kalkulacije, primke, povratnice, izlazni računi, izdatnice,
dostavnice, međuskladišnice, ponude, zapisnici o otpisu i zapisnici nivelacije zaliha.
Gastro se sastoji od : proizvoda, cjenika, realizacija, poreza, evidencije prometa,
obrazaca PPMI-POT, knjige prometa i ugostiteljske kase.
Proizvodnja jesu : radne jedinice, proizvodni radnici, normativi, radni nalozi,
specifikacija utroška repromaterijala za ugostiteljsku proizvodnju, rekapitulacija
utroška po artiklima, izvršene usluge, dnevnik radnih naloga i dnevnik primki radnih
naloga.
Skladišta čine : skladišne kartice, stanje artikala (PROMETA), stanje artikala
(ZALIHA), rekapitulacija stanja zaliha, optimalne zalihe, inventure, kontrola stanja
45
zaliha, naknadni obračun nabavne cijene prodane robe po prosječnoj ili fifo metodi i
zaključak poslovne godine.
Dnevnici jesu : dnevnik kalkulacija, dnevnik primki, dnevnik povratnica, dnevnik
računa, dnevnik izdatnica, dnevnik dostavnica, dnevnik međuskladišnica, dnevnik
zapisnika o otpisu i dnevnik ponuda.
Izvještaji jesu : prodaja po grupi artikala i skladištima, prodaja po grupi artikala za
sva skladišta, prodaja artikala po troškovnim mjestima, prodaja artikala po
troškovnim mjestima i računima, promet robe po kupcima, promet robe po
dobavljačima, minimalne zalihe, N-prodavanih artikala i N-prometa kupaca.
Export dokumenata, import dokumenata i kontrola datoteka čine servis.
Saldakonta kupaca i dobavljača
Samostalni modul za jednostavnu evidenciju kupaca i dobavljača bez poznavanja i
uporabe kontnog plana. Predviđen je za one tvrtke kojima financijsko knjigovodstvo
vodi knjigovodstveni servis, a ova evidencija salda konta se vodi interno.
Sadržaj programa jesu :
veze skladišta i maloprodajnih objekata, računi, dnevnik knjiženja, stanja kupaca-
dobavljača, dospjela nenaplaćena potraživanja, promet kupaca i dobavljača po mjestu
troška, dospijeća računa, naplaćena realizacija, kartice kupaca i dobavljača, otvorene
stavke, opomene, otvorene stavke po mjestu troška, plaćanja-virmani (likvidatura),
komitenti sa zabranom prodaje, mjesečni prometi i dnevnik računa.
46
Samostalne fakture - ugovori
Program je namijenjen knjigovodstvenim servisima kao i tvrtkama koje imaju
definirane mjesečne ugovore (paušale) za izvršene usluge. Na osnovu unosa u tablicu
ugovora moguće je generirati automatski račune, te ih automatski kontirati u
financijsko knjigovodstvo.
Šifrarnici čine : skladišta, grupe artikala, grupe rabata, artikli, dogovoreni rabati,
jedinice mjere, valute, otpisne grupe, tarife poreza, komitenti, vrste dokumenata,
kontrolni datumi, tekstovi, troškovna mjesta, vozači i relacije za specifikacije.
Dokumenti jesu : ugovori, specifikacije prijevoza, izlazni računi, dnevnik računa, i
virmani (generiranje virmana ili uplatnica iz ugovora).
Provjera datoteka, otvaranje datoteka i export dokumenata spada pod servis.
47
4. MODULI PROGRAMA „FIPOS“ KOJI SE KORISTE U
POSLOVANJU PODUZEĆA AKROS D.O.O
Poduzeća kao što je Akros d.o.o postupno se moderniziraju i prate svjetske trendove
kako bi bili konkurentni na poslovnom tržistu, a spominju se kao i generatori
budućeg ekonomskog rasta i kategorija čijoj konkurentnosti svaka država mora
posvećivati izrazitu pažnju. Jedan od temeljnih izvora konkurentnosti poduzeća
upravo je informacijski računovodstveni program. Iako postoji mnogo
računovodstvenih programa u ovome radu mi smo odlučili prikazati informacijski
računovodstveni sustav FIPOS.
Paket Fipos prati svakodnevne promjene koje se događaju u računovodstvu i
uspješno ih uspijeva riješiti. Promjene kojima se paket bavi jesu: izmjene PDV-a,
izmjene za obračun plaća, evidencija radnog vremena, izmjene poreza na dohodak i
ostale evelntualne radnje.
Poduzeće Akros d.o.o koristi neke od već navedenih modula Paketa FIPOS u svom
poslovanju :
· Blagajne i putni nalozi,
· Financijsko knjigovodstvo za tvrtke i obrte,
· Obračun plaća i drugog dohotka,
· Osnovna sredstva i sitan inventar,
· Salda , konta kupaca i dobavljača i
· Samostalne fakture - ugovori.
Moduli koji se koriste u poduzeću Akros d.o.o. objasniti ćemo pojedinačno u
sljedećim poglavljima.
48
4.1. Blagajne i putni nalozi
Modul blagajne namijenjen je administriranju i vođenju blagajničkog poslovanja i
evidencije putnih naloga, evidenciji i ispisu uplatnica/isplatnica, generiranju i ispisu
blagajničkih dnevnika i temeljnica za Glavnu knjigu, kreiranju izvješća i pomoćnih
evidencija po putnim nalozima.
Putni nalog je modul koji sadržava podrobne informacije o: vrstama troškova,
odredištima puta, korisnicima, kontima troška, vrstama dokumenata, projektu, mjestu
troška i ostalim elemetima neophodnim za izdavanje putnog naloga te osigurava
automatski proračun broja dnevnica prema satima putovanja. Osigurava kolekciju
relevantnih, pouzdanih, aktualnih informacija za potrebe financijskog
izvješćivanja.Omogućava formiranje temeljnica za prijenos u Glavnu knjigu bilo
kojeg aplikativnog rješenja u današnjim poslovnim organizacijama.
4.2. Financijsko knjigovodstvo
Financijsko knjigovodstvo je programski modul za vođenje računovodstva poduzeća
ili obrta. Namijenjen je tvrtkama ili obrtima svih vrsta djelatnosti i knjigovodstvenim
servisima. Zamišljen kao računovodstveni modul u kojem se sve promjene obavljaju
ručno ili sa ovlaštenim programerima koji su obučeni za taj posao. Financijsko
knjigovodstvo omogućava automatsko knjiženje svih poslovnih događaja u
odgovarajuće knjige. Modul sadrži čitav niz računovodstvenih dokumenata od
kompenzacija, izvoda, obračuna plaća, putnih naloga, blagajne, preko osnovnih
knjiga, ura, ira, glavne knjige, do raznih obračuna, bilanci, evidencija dugovanja i
potraživanja. U modul su ugrađeni svi potrebni obrasci (pdv, id, r-s, ip...) koji se
ispunjavaju automatski ili ručno. Podrška za mrežni rad, e-mail i pristup internetu
uvelike pomažu bržem obavljanju poslovanja.
49
4.3. Obračun plaća i drugog dohotka
Pomoću definicije obračuna plaća i vrsta plaćanja moguće je definirati i
najkompliciraniji obračun prema bilo kojem pravilniku. Modul omogućava obračun
svih stupnjeva mirovinskog osiguranja, godišnji obračun poreza čime se olakšava
potreba predavanja porezne prijave. Moguće je definirati i obračunati autorske
honorare, naknade za nadzorne odbore i putovanja u inozemstvo.
U tijeku jednog mjeseca može se izvršiti više dodatnih obračuna i jedan završni
obračun. Po obračunu dobivaju se potrebni izvještaji za isplatu plaća, kao i izvještaji
za interne potrebe i financijsko knjigovodstvo. Zarade se prate po obračunskim
jedinicama, kvalifikacijama i radnim nalozima.
Za vrijeme obračuna nastaju svi virmani, a mogu se tiskati kao opći, posebni ili
zbrojni nalog za prijenos.
Modul sadrži i segment preraspodjele radnih sati što omogućava evidentiranje sati
rada po vrstama zarada, radnim jedinicama, organizacijskim jedinicama,
obračunskim jedinicama i radnim nalozima. Sati rada se zbrajaju po navedenim
grupama i na nivou mjeseca. Po grupiranju i uređivanju zarada, zarade se mogu
djelomično ili u cijelosti prijaviti kao mjesečne zarade. Višak ili manjak sati pamti se
i preraspoređuje u slijedećim isplatama.
4.4. Osnovna sredstva i sitni inventar
Ukoliko želimo, možemo vršiti premještaj osnovnih sredstava po lokacijama, radnim
jedinicama ili poduzećima. Dozvoljene su također promjene vrijednosti kako
pojedinom sredstvu tako i cijeloj grupi. Sve promjene koje se dogode osnovnom
sredstvu pamte se u njegovoj kartici te se pohranjuju u bazi podataka. Uz svako
sredstvo moguće je napisati napomenu. Temeljnica se otvara za svaku promjenu
osnovnog sredstva.
Sitnom inventaru pristupa se putem njegova imena. Moguće je sitni inventar svrstati
u grupe i šifrirati. Modul omogućava premještaj na drugu lokaciju, kao i rashod,
50
inventuru ili promjenu vrijednosti sitnog inventara. Može se izabrati opcija da se za
svaku nabavu ili premještaj ispiše potvrda.
4.5. Salda-konta kupaca i dobavljača
Salda, konta kupaca i dobavljača koristi se za evidentiranje salda poslovnih klijenata.
Znači ovaj modul označava razrađena konta kupaca i dobavljača iz financijskog
knjigovodstva.
Posebni dio modula jesu zbirni podatci svih poslovnih klijenata i informacije o
svakom zasebno a to su :
· Kartice kupaca i dobavljača,
· Razne opomene,
· Izvodi otvorenih stavki,
· Dospijeća plačanja,
· Pregled mogućih kompenzacija i
· Prometi klijenata i komercijalista.
Svi ovi podatci i informacije o klijentima svakodnevno se koriste i pokazuju nam
cjelokupnu sliku određenog klijenta.
51
4.6. Samostalne fakture-ugovori
Modul samostalne fakture – ugovori koristi se za unošenje svih klijenata kojima
poduzeće pruža razne knjigovodstvene usluge. Sastoji se od popisa svih klijenata i
popisa artikala u koji se upisuju usluge koje se izvršavaju klijentima te njihov
cijenik. Modul služi za izdavanje izlaznih računa za knjigovodstvene usluge.
Slika 12. Slijed izdavanja izlaznog računa
Izvor: autor
52
5. PRIKAZ PRIMJERA IZDAVANJA IZLAZNOG RAČUNA
Primjer izdavanja računa izabran je zbog toga što prilikom kreiranja i izdavanja
računa se koriste skoro sve opcije paketa fipos, što man je bio cilj prikazati u ovome
poglavlju.
Izlazni računi nastaju nakon što se izvrše knjigovodstvene usluge određenom
klijentu. Postupak je takav da prvo treba unijeti podatke o klijentu u opciju
šifrarnik/skladište i nakon toga možemo krenuti dalje u postupku izdavanja izlaznih
računa.
Slika 13. Prikaz upisa podataka o klijentima
Izvor: Akros d.o.o
53
Nakon unosa podataka o klijentima, u opciju grupe artikala unose se usluge koje se
izvršavaju klijentima. Grupe artikala sadrže naziv artikla, kataloški broj i barcod. Svi
ti podatci mogu se premijestiti u tablice u programu excelu radi lakšeg pregleda tih
podataka.
Slika 14. Prikaz unosa usluga koje se pružaju klijentima
Izvor: Akros d.o.o
Slijedeći korak nakon unosa podataka i usluga je izbor vrste dokumenata koju
koristimo. U vrstama dokumenata se nalaze stavke koje možemo izabrati.
54
Stavke koje možemo izabrati:
· Blagajne,
· Izlazni račun,
· Izvod,
· Plaća,
· Početno stanje,
· Temeljnica i
· Ulazni račun.
Slika 15. Vrste dokumenata
Izvor: Akros d.o.o
55
U vrstama koristiti ćemo opciju izlazni račun i otvoriti će nam se nova stavka
ugovori, gdje se nalaze svi popisi klijenata koje smo prije unijeli u sustav. Klijenti su
raspoređeni po rednom broju. Izabiremo klijenta kojem želimo izdati račun za
određenu uslugu.
Kada smo to napravili otvara nam se nova stavka, pregled do sada izdanih računa za
određenog klijenta.
Slika 16. Pregled računa
Izvor: Akros d.o.o
U stavci pregled računa postoji opcija priprema računa tj. formiranje računa. Ovdje
se unosi mjesec, datum, dospijeće računa i ostali podatci koji se moraju unijeti.
Nakon unosa svih potrebnih podataka kreiramo račun te izabiremo opcije za tiskanje
računa, a to je standardni račun.
56
Račun koji prije ispisa u papirnatom obliku postoji izgleda ovako :
Slika 17. Izlazni račun poduzeća Akros d.o.o.
Izvor: Akros d.o.o
Nakon ispisa računa i spremanja u excel dokumentu radi arhive, račun se automatski
kontira putem opcije za automatsko kontiranje u glavnu knjigu u modulu financijsko
knjigovodstvo.
Knjiga izlaznih računa sastoji se od popisa računa poslanih kupcima, kronološke
evidencije izlaznih računa i iskazivanja obveze za PDV. Namjena joj je sastavljanje
izlaznih dokumenata, ponuda, računa i naloga za otpremu robe. Program omogućuje
57
brzu pripremu i ispis dokumenata te se svi podatci mogu prebaciti u tablice u
program excel koji se koristi radi lakšeg i preglednijeg čitanja podataka.
Slika 18. Prikaz pregleda izlaznih računa
Izvor: Akros d.o.o
U financijskom knjigovodstvu se, nakon knjiženja u glavnoj knjizi, svaki mjesec radi
i obračun PDV-a koji se šalje poreznoj upravi. To se radi putem opcije obrazac PDV
u kojem se izračunava PDV za određenog klijenta, te se taj obrazac šalje poreznoj
upravi putem interneta na njihovim stranicama. Na stranicama porezne uprave klijent
58
se prijavljuje putem svog fina certifikata ( kartice ) i svoje lozinke i korisničkog
imena.
Slika 19. Korištenje elektronskog servisa e-porezna
Izvor: Akros d.o.o
59
Također, na stranicama porezne uprave nakon prijave koristimo opciju obrasci u
kojoj otvaramo obrazac koji smo napravili i izračunali u programu fipos te ga
šaljemo poreznoj upravi na uvid. Nakon što smo poslali navedeni obrazac dobivamo
potvrdu da smo uspiješno obavili transakciju.
Slika 20. Prikaz potvrde zaprimanja obrasca
Izvor: Akros d.o.o
60
6. ZAKLJUČAK
U ovome radu opisali smo praksu poduzeća Akros d.o.o. u kojem se obavljaju
računovodstveni i knjigovodstveni poslovi. Uz definiranje informacijskih sustava,
isticanja njihove važnosti i opravdanog ulaganja u njih dan je detaljan prikaz
informacijskog sustava Fipos. Deskriptivnim prikazom karakteristika poduzeća
Akros d.o.o., njegovog poslovanja i susretanja s novim metodama poboljšavanja i
olakšavanja provjeravali smo hipotezu da je poduzeće koje se koristi inovacijskim
konceptima u svrhu poboljšanja poslovanja, uspješno. Usporedbom i analizom
karakteristika postojećeg informacijskog sustava i elektronskih servisa koji se koriste
u poslovanju poduzeća Akros d.o.o. potvrdili smo postavljenu hipotezu.
Djelatnici poduzeća Akros d.o.o. radi obavljanja svojeg poslovanja sa klijentima,
rješavanju njihovih problema i praćenju njihova poslovanja, svakodnevno u svome
radu koriste podatke i informacije koje im osigurava program Fipos. Programski
paket Fipos namijenjen je za vođenje knjigovodstvenih evidencija a sastoji se od više
modula tematski vezanih za financijsko poslovanje poduzeća. U radu smo detaljno
opisali module koje poduzeće Akros d.o.o. koristi. Moduli koje poduzeće koristi jesu
blagajne i putni nalozi, financijsko knjigovodstvo za tvrtke i obrte, obračun plaća i
drugog dohotka, osnovna sredstva i sitan inventar, salda, konta kupaca i dobavljača i
samostalne fakture – ugovori. Svaki od opisanih modula na svoj način doprinosi
samom poboljšanju poslovanja poduzeća. Informacijski sustav Fipos omogućava da
uz manje ljudskog napora ostvarujemo željene rezultate. Modul blagajne namijenjen
je administriranju i vođenju blagajničkog poslovanja i evidencije putnih naloga,
evidenciji i ispisu uplatnica/isplatnica, generiranju i ispisu blagajničkih dnevnika i
temeljnica za glavnu knjigu, kreiranje izvješća i pomoćnih evidencija po putnim
nalozima. Modul putni nalog osigurava kolekciju relevantnih, pouzdanih i aktualnih
informacija za potrebe financijskog izvjšćivanja. Financijsko knjigovodstvo je modul
za vođenje računovodstva poduzeća. U sklopu njega promjene se obavljaju ručno ili
sa ovlaštenim programerima koji su obučeni za taj posao. Ono poduzeću Akros d.o.o.
omogućava automatsko knjiženje svih poslovnih događaja u odgovarajuće knjige.
Modul obračun plaća i drugog dohotka omogućava obračun svih stupnjeva
mirovinskog osiguranja, godišnji obračun poreza (čime se olakšava potreba
61
predavanja porezne prijave), autorskih honorara, naknada za nadzorne odbore i
putovanja u inozemstvo. Modul sadrži i segment preraspodjele radnih sati, što
omogućava evidentiranje sati rada po vrstama zarada, radnim jedinicama,
organizacijskim jedinicama, obračunskim jedinicama i radnim nalozima. Premještaj
osnovnih sredstava po lokacijama, radnim jedinicama ili poduzećima omogućava
modul osnovna sredstva i sitan inventar. On dozvoljava promjene vrijednosti
pojedinog sredstva ili cijele grupe, kao i premještaj sitnog inventara na drugu
lokaciju, rashod, inventuru ili promjenu vrijednosti sitnog inventara. Salda-konta
kupaca i dobavljača koriste se za evidentiranje salda poslovnih klijenata. Modul
samostalne fakture – ugovori sastoji se od popisa svih klijenata i artikala u koji se
upisuju usluge koje se izvršavaju klijentima te njihov cijenik. On poduzeću Akros
d.o.o. ujedno služi i za izdavanje izlaznih računa za knjigovodstvene usluge. Izlazni
računi nastaju nakon izvršenja knjigovodstvenih usluga određenom klijentu. Nakon
ispisa računa i spremanja u excel dokumentu radi arhive, račun se automatski kontira
putem opcije za automatsko kontiranje u glavnu knjigu, u ranije navedeni modul,
financijsko knjigovodstvo. Program Fipos omogućava brzu pripremu i ispis
dokumenata, a svi podatci mogu se prebaciti u tablice, u program excel, radi lakšeg i
preglednijeg čitanja podataka.
Elektronski servisi omogućili su djelatnicima poduzeća Akros d.o.o. da se preko
svog računala i Interneta, koristeći Internet portal javne uprave, informiraju o
nadležnostima i proceduri, da podnesu određene zahtjeve i dobiju potrebne potvrde,
uvjerenja i druge dokumente. Sve navedeno znatno olakšava poslovanje poduzeća
Akros d.o.o.
Možemo zaključiti da je danas nezamislivo poslovati bez adekvatne informacijske
podloge, budući da informacije predstavljaju preduvjet uspjeha na svakoj razini, a
znanje i informacije nužan su resurs za daljnji napredak. Oni pomažu da u
budućnosti unaprijedimo poslovne računovodstvene funkcije kako bismo olakšali
ljudski napor i trud a u konačnici ostvarili željene rezultate. Računovodstveni
informacijski sustav postavljen je kao svojevrsna pomoć u rješavanju poslovnih
problema i pomoć koja će ljudima olakšati njihovo svakodnevno poslovanje.
62
Izazovi s kojima se susreću računovodstva i organizacija poslovanja svakim danom
postaju sve kompleksniji. Poduzeća, kako bi bila što uspješnija i kako bi poboljšala
svoje poslovanje, koriste se inovacijskim konceptima. Ona poduzeća koja ulažu u
znanje, istraživanje i razvoj informacijskih sustava postaju sposobna na lakši i na brži
način obavljati svoje poslovanje. Uporabom informacijskih sustava u računovodstvu
poduzeća uspjevaju odgovoriti na svakodnevne promjene što ih donosi globalizacija i
razvoj tržišta.
Poduzeća kao što je Akros d.o.o. postupno se moderniziraju i prate svjetske trendove
kako bi bili konkurentni na svjetskom tržištu. Jedan od brojnih računovodstvenih
programa je i program FIPOS koji je detaljno prikazan u ovome radu. Informacijski
sustavi u računovodstvu smanjuju opseg posla uz istovremeno stvaranje informacija
neophodnih za uspješno poslovanje poduzeća.
63
POPIS GRAFOVA, SHEMA, TABLICA I SLIKA
Slika 1. Funkcije informacijskih sustava................................................................9
Slika 2. Životni ciklus informacijskog sustava.....................................................10
Slika 3. Komponente računovodstvenog informacijskog sustava........................15
Slika 4. Razlozi interne kontrole i revizije...........................................................20
Slika 5. Radno mjesto poduzeća Akros d.o.o.......................................................25
Slika 6. Web stranica porezne uprave..................................................................28
Slika 7. Prikaz fininog certifikata ( finine kartice ).............................................30
Slika 8. Prikaz ulaska u program FIPOS.............................................................35
Slika 9. Početna radna površina programskog paketa FIPOS.............................36
Slika 10. Prikaz rada u modulu financijsko knjigovodstvo.................................37
Slika 11. Prikaz rada u modulu obračun plaća....................................................40
Slika 12. Slijed izdavanja izlaznog računa..........................................................51
Slika 13. Prikaz upisa podataka o klijentima.......................................................52
Slika 14. Prikaz unosa usluga koje se pružaju klijentima....................................53
Slika 15. Vrste dokumenata.................................................................................54
Slika 16. Pregled računa......................................................................................55
Slika 17. Izlazni račun poduzeća Akros d.o.o.....................................................56
64
Slika 18. Prikaz pregleda izlaznih računa...........................................................57
Slika 19. Korištenje elektronskog servisa e-porezna..........................................58
Slika 20. Prikaz potvrde zaprimanja obrasca......................................................59
Literatura
1. Čerić, V. i Varga, M., (2004). Informacijska tehnologija u poslovanju.
Zagreb: Element.
2. Čičin – Šain, M., Vukmirović, S., Čapko, Z., (2006). Informatika za
informatičko poslovanje. Rijeka: Ekonomski fakultet Sveučilišta u Rijeci.
3. Ministarstvo financija Republike Hrvatske, Porezna uprava. Posjećeno
14.04.2013. na mrežnoj stranici: http://www.porezna-uprava.hr
4. Mulahasanović, R. (2011). Temelji planiranja informacijskih sustava i obrada
podataka. Ekonomski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, Serija članaka u
nastajanju 11 (01), 1-25.
5. Oluić, A. (2008). Kvaliteta računovodstvenih informacijskih sustava u
Republici Hrvatskoj. Zbornik Ekonomskog fakulteta u Zagrebu, 6, 241-254.
6. Panian, Ž. (1999). Poslovna informatika. Zagreb: Informator.
7. Panian, Ž. (2001). Kontrola i revizija informacijskih sustava. Zagreb:
Sinergija.
8. Panian Ž. (2005). Poslovna informatika za ekonomiste. Zagreb: Masmedia.
9. Poduzeće Akros d.o.o. (2013). Rijeka.
10. Poduzeće Secom d.o.o. Posjećeno 10.04.2013. na mrežnoj stranici:
http://secom-ri.com/Proizvodi.aspx
11. Srića, V., Pavlić, M., Treven, S., (1994). Menedžer i informacijski sustavi.
Zagreb: Poslovna knjiga d.o.o.
65
12. Srića, V. i Spremić, M., (2000). Informacijskom tehnologijom do poslovnog
uspjeha. Zagreb: Sinergija.
13. Stepić, D., Knežević, M., Kozina, D. (2012). Računovodstveni sustavi kao
potpora razvoju financijskog upravljanja i kontrole. Prilog časopisu
Računovodstvo, revizija i financije, 7, 11-16.
14. Tokić, M. i Proklin, M., (2011). Značajke računovodstvenog informatičkog
sustava poduzetnika. Ekonomski vjesnik, 2, 294-300.
15. Vitasović, M. (2012). Analiza stanja i doprinosa računovodstvenoga
informacijskog sustava i sustava upravljanja financijama u segmentu razvoja
proračunskog sustava lokalnih jedinica. Ekonomska misao i praksa, 2, 563-
594.
16. Zakon o informacijskoj sigurnosti. Narodne novine, br. 79/07.
17. Zenzerović, R. (2007). Računovodstveni informacijski sustavi. Pula:
Sveučilište Jurja Dobrile u Puli, Odjel za ekonomiju i turizam „Dr. Mijo
Mirković“.
IZJAVA
kojom izjavljujem da sam diplomski rad s naslovom “ Informacijski sustavi u računovodstvu
u poduzeću AKROS d.o.o.” izradilo samostalno pod voditeljstvom prof. dr. sc. Josipe Mrše.
U radu sam primijenio metodologiju znanstveno istraživačkog rada i koristio literaturu koja je
navedena na kraju diplomskog rada. Tuđe spoznaje, stavove, zaključke, teorije i zakonitosti
koje sam izravno ili parafrazirajući naveo u diplomskom radu na uobičajen sam i standardan
način citirao te povezao s bilješkama u tekstu. Rad je pisan u duhu hrvatskog jezika.
Suglasna sam s objavom diplomskog rada na službenim stranicama Fakulteta.
Student:
___________________
Leo Seferagić