UNIDAD 3: BASES DE DATOS

3.1 ACCESS

Es una base de datos, recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

3.2 Concepto de Base de Datos

El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California.De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio.Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.Desde el punto de vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de información diferente y no predecibles en el tiempo.La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las siguientes propiedades:

Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.

Presentan la menor redundancia posible. Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

3.3 Creación

Antes de crear una base de datos

Antes de crear una base de datos de Access debe responder las siguientes preguntas:

¿Cuál es la finalidad de la base de datos y quién va a utilizarla? ¿Qué tablas (datos) va a contener la base de datos?

¿Qué consultas e informes necesitan los usuarios de la base de datos?

¿Qué formularios debe crear?

Responder a las preguntas anteriores le ayudará a diseñar correctamente la base de datos y a crear una base de datos útil y utilizable.

Importar datos desde otro origen, como una hoja de cálculo Excel

Si los datos se encuentran en un formato diferente, como una hoja de cálculo Excel, todavía necesitará crear una base de datos con Access. Cuando la haya creado, podrá importar o vincular la hoja de cálculo a una tabla de la base de datos.

Crear una base de datos

Microsoft Access proporciona tres métodos para crear una base de datos de Access.

Puede crear una base de datos con el Asistente para bases de datos. El asistente le permite elegir una de las plantillas integradas y personalizarla en cierto grado. Después, crea un conjunto de tablas, consultas, formularios e informes, y un

panel de control para la base de datos. Las tablas no contienen datos. Use este método si una de las plantillas integradas se ajusta mucho a sus necesidades.

Crear una base de datos usando el Asistente para bases de datos

Si utiliza Access 2003, puede buscar las plantillas de Access en <Microsoft Office Online>. Descargar una plantilla es la manera más rápida de crear una base de datos. Si no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades, utilice este método. Una plantilla es un archivo de base de datos Access (*.mdb) que incluye tablas, consultas, formularios e informes. Las tablas no contienen datos. Después de abrir la base de datos, puede personalizar tanto la base de datos como los objetos.

Crear una base de datos utilizando una plantilla

Si desea empezar a crear una base de datos basada en su diseño, cree una base de datos en blanco y, después, agregue las tablas, formularios, informes y demás objetos individualmente; éste es el método más flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datos.

Crear una base de datos vacía sin usar el asistente

Pasos siguientes

Después de crear la base de datos, puede realizar una o varias de las tareas siguientes:

Agregar datos a la base de datos. Importarla o vincularla a un origen de datos, como una hoja de cálculo

Excel u otra base de datos Access.

Para obtener más información sobre cómo se importan y vinculan datos, vea los siguientes temas de la Ayuda:

Importar desde una lista de Microsoft Windows SharePoint Services

Vincular una tabla a una lista de Windows SharePoint Services

Importar o vincular datos y objetos

Crear un objeto de base de datos, como un formulario, informe o tabla.

Create a database object, such as a form, report, or table.

Para obtener más información, vea los siguientes temas de la Ayuda:

Crear una tabla (MDB)

Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas (MDB)

Crear un formulario

Personalizar un objeto de la base de datos; por ejemplo, agregar un campo a una tabla.

Para obtener más información, vea los siguientes temas de la Ayuda:

Personalizar una tabla (MDB)

Diseñar una base de datos (MDB)

Métodos para personalizar un formulario

Métodos para personalizar un informe

3.4 Búsquedas

Una vez

que se ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y se ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, se tendrán tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

Desplazamiento    El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.

 NOTA   Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.

Búsqueda    La búsqueda implica la especificación de criterios (términos de búsqueda) y operadores de comparación (como "es igual a" o "contiene"). A continuación, se visualizan los registros que cumplen las condiciones especificadas. Los registros que cumplen las condiciones quedan resaltados. En cambio, los registros que no cumplen las condiciones se ven pero no están resaltados.

Filtro    Al igual que en el caso de las búsquedas, los filtros implican asimismo la especificación de criterios y operadores de comparación. A diferencia

de las búsquedas, los filtros limitan únicamente los registros mostrados. Los filtros se pueden activar o desactivar y es fácil pasar de la vista filtrada a la no filtrada, y viceversa, de los mismos datos.

Consulta    Las consultas son una forma muy eficaz y flexible de buscar registros específicos. Las consultas permiten realizar búsquedas personalizadas, aplicar filtros personalizados y ordenar los registros. Las consultas se pueden guardar y volver a usar, además de usarse en la creación de formularios e informes.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

3.5 Impresión de Reportes

  Documentar e imprimir el diseño de la base de datos

Microsoft Office Access le ayuda a preparar la documentación impresa de diseño de su base de datos, que podrá usar para obtener una referencia sin conexión y realizar una planificación. De manera específica, con Access puede imprimir las relaciones entre tablas como se muestra en la ventana Relaciones y las características de diseño de los objetos de la base de datos, como las propiedades del objeto.

¿Qué desea hacer?

Preparar la ventana Relaciones para imprimir Imprimir la ventana Relaciones Imprimir las características de diseño de los objetos de la base de datos

Preparar la ventana Relaciones para imprimir

La ventana Relaciones es una ventana en la que puede ver, crear y modificar relaciones entre tablas y consultas. Según el modo en que la configure, la ventana Relaciones no siempre muestra todas las relaciones en su base de datos. Debe decidir qué relaciones desea documentar, y preparar la ventana Relaciones en consecuencia, antes de imprimir las relaciones entre tablas. Se pueden mostrar u ocultar las tablas en la ventana Relaciones y se puede reorganizar su diseño.

Mostrar u ocultar una tabla en la ventana Relaciones

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar una tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla y, a continuación, en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, agregue la tabla que desea.

Para ocultar una tabla, en la ventana Relaciones, haga clic en la tabla que desea ocultar y, a continuación, presione la tecla SUPR.

3. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

Reorganizar las tablas en la ventana Relaciones

1. Para reorganizar las tablas, arrástrelas a las posiciones que desee en la ventana Relaciones.

2. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

Imprimir la ventana Relaciones

Puede crear un informe que muestre las relaciones en su base de datos tal y como aparecen en la ventana Relaciones. Este informe tiene el nombre predeterminado Relaciones de nombre de la base de datos. De forma predeterminada, el encabezado del informe contiene el nombre y la fecha en que se creó el informe.

1. Abra la base de datos de Access que tiene las relaciones que desea imprimir.

2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Informe de relación.

Se abrirá en modo de vista previa un informe que muestra la ventana Relaciones.

4. Para realizar los ajustes necesarios respecto del modo en que se imprimirá el informe, use los comandos en la ficha Vista preliminar.

5. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.

Imprimir las características de diseño de los objetos de la base de datos

Puede usar el Documentador de base de datos para imprimir las características de diseño de los objetos de base de datos.

4. Abra la base de datos que desea documentar.5. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic

en Documentador de base de datos.

6. En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la pestaña que representa el tipo de objeto de base de datos que desea documentar. Para crear un informe sobre todos los objetos de una base de datos, haga clic en la pestaña Todos los tipos de objetos.

7. Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran en la ficha. Para seleccionar todos los objetos de una ficha, haga clic en Seleccionar todo.

8. Haga clic en Aceptar.

El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados de cada objeto seleccionado y, luego, abre el informe en el modo Vista preliminar. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en un formulario de entrada de datos, el informe creado por el Documentador muestra las propiedades del formulario completo, de cada una de las secciones del formulario y de todos los botones, las etiquetas, los cuadros de texto y otros controles del formulario, además de los módulos de código y los permisos de usuario asociados al formulario.

9. Para imprimir el informe, en el grupo Imprimir de la ficha Vista preliminar, haga clic en Imprimir.