V 1.0 30. april 2020

Information om release 1.1.7

Indhold 1 Indhold i release 1.1.7 af Aula .................................................................................................. 2 2 Opdatering af komme/gå i release 1.1.7 .................................................................................. 2

2.1 Log ud af enhed skal flyttes til administrationsmodulet ...................................................... 2 2.2 Overblik over ferieregistreringer i kalender ........................................................................ 2 2.3 Overblik over børns ferie og fri .......................................................................................... 3 2.4 Daglig overblik for forældre ............................................................................................... 4 2.5 Udvidelse af Komme/Gå konfigurationsmuligheder ........................................................... 4 2.6 Vis tjek-ind og tjek-ud information ..................................................................................... 5 2.7 Redigeringstilstand i medarbejderdashboard .................................................................... 6 2.8 Automatisk opdatering af medarbejderdashboard ............................................................. 6 2.9 Erstat sygdom ikon fra check-in dashboardet ................................................................... 6 2.10 Ændringer til gentagelse af aftaler .................................................................................... 6

3 Skabeloner til understøttelse af årsrul ...................................................................................... 7 3.1 Manuelle arbejdsgange ..................................................................................................... 7

3.1.1 Administration af grupper fra unilogin i Aulagrupper ................................................... 7 3.1.2 Opslag forsvinder ved årsrul ...................................................................................... 7 3.1.3 Kalenderbegivenheder forsvinder ved årsrul .............................................................. 7 3.1.4 Dashboards ............................................................................................................... 7

3.2 Implementering af Gruppeskabeloner ............................................................................... 8 3.3 Overblik over gruppeskabeloner som kommunal administrator ......................................... 8 3.4 Opret gruppeskabelon ...................................................................................................... 8 3.5 Automatisk anvendelse af gruppeskabeloner på nye grupper fra unilogin ......................... 9 3.6 Standardværdier for rettigheder på nyoprettede hovedgrupper (fra Uni-login) ................ 11

4 Mindre ændring til loginskærmen ........................................................................................... 11 4.1 Alle brugere .................................................................................................................... 11 4.2 Medarbejdere ................................................................................................................. 12 4.3 Skift til medarbejderprofil ................................................................................................ 13

5 Tilgængelighed ...................................................................................................................... 13

V 1.0 30. april 2020

1 Indhold i release 1.1.7 af Aula Dette dokument beskriver det forventede indhold af release 1.1.7 af Aula. Releasen er planlagt til den 30. maj 2020.

2 Opdatering af komme/gå i release 1.1.7 Når release 1.1.7 bliver tilgængelig bliver det med en række forbedringer til komme/gå-modulet. Der er blandt andet lavet en række ændringer ift både medarbejder- og check in dashboardet, som blandt andet skal give brugerne et bedre overblik. De kommende ændringer beskrives nedenfor.

2.1 Log ud af enhed skal flyttes til administrationsmodulet

Muligheden for at logge ud af check-in dashboardet flyttes fra check-in dashboardet til administrationsmodulet. På den måde undgås det, at børn i SFO’er kan fjerne tilknytningen af enheden og tvinge medarbejdere til at sætte tjekindtavlen op igen.

2.2 Overblik over ferieregistreringer i kalender

Medarbejdere får et overblik over ferieregistreringer ved at synliggøre ferieregistreringer som en samlet kalenderbegivenhed. Kalenderbegivenheden viser modtagne ferieregistreringer, så medarbejderne i institutionen kan se, hvor mange børn der vil være til stede i en ferieperiode, samt hvilke forældre der endnu ikke har besvaret anmodningen. Ferieregistreringerne vil være tilgængelig i institutionens kalender, hvor de både kan ses, ændres og slettes af andre medarbejdere.

V 1.0 30. april 2020

2.3 Overblik over børns ferie og fri

Medarbejdere får et overblik over, hvilke børn der er på ferie, samt hvilke børn der har fri i institutionens komme/gå afdelinger. Overblikket findes som et nyt faneblad i medarbejdernes dashboard, og i en liste af børn, der er på ferie. Listen er baseret på valgte filtreringsmuligheder (institution, afdeling, gruppe og dato).

V 1.0 30. april 2020

2.4 Daglig overblik for forældre

Forældre får et nyt faneblad i komme/gå dashboardet, som viser et overblik over deres børns aktiviteter for den givne dag.

2.5 Udvidelse af Komme/Gå konfigurationsmuligheder

Medarbejdere med adgang til at udføre ændringerne i komme/gå konfigurationen for en institution får mulighed for at indstille om et modul skal vises, og om brugerne skal kunne ændre værdierne i de forskellige dashboards.

V 1.0 30. april 2020

2.6 Vis tjek-ind og tjek-ud information

Informationen i komme/gå oversigten for medarbejdere udvides til også at vise tjek-ind og tjek-ud tidspunkter.

V 1.0 30. april 2020

2.7 Redigeringstilstand i medarbejderdashboard

Der indføres en redigeringstilstand i medarbejderdashboardet, hvor medarbejdere kan markere ét eller flere børn og udføre handlinger for de markerede børn, fx tjek ind og tjek ud af flere børn på samme tid.

2.8 Automatisk opdatering af medarbejderdashboard

Medarbejderens komme/gå dashboard opdateres automatisk hvert 10. minut.

2.9 Erstat sygdom ikon fra check-in dashboardet

Der er designet et nyt ikon som erstatning for sygdomsikonet på check-in dashboardet.

2.10 Ændringer til gentagelse af aftaler

Det bliver muligt at vælge om en aftale - fx om at en bedstemor henter tirsdag - kun skal gælde en enkelt dag eller være en gentagende begivenhed.

V 1.0 30. april 2020

3 Skabeloner til understøttelse af årsrul Release 1.1.7 indeholder understøttelse til det årsrul, som skolerne skal igennem hvert år, når et gammelt skoleår skal erstattes af et nyt skoleår og der derfor skal oprettes nye klasser og skiftes klassetrin. Der vil dog fortsat være nogle manuelle arbejdsgange.

3.1 Manuelle arbejdsgange

3.1.1 Administration af grupper fra unilogin i Aulagrupper

Der vil fortsat være dele af årsrul, der skal håndteres manuelt. I Aula er det muligt at oprette Aulagrupper baseret på andre grupper fra unilogin– eksempelvis årgangsgrupper. I disse Aulagrupper fjernes grupperne fra unilogin efter et årsrul. Derfor skal der foretages manuelle opdateringer på de Aula-grupper, der er baseret på grupper fra unilogin. I forbindelse med den kommende release opdateres administratorvejledningen med en gennemgang af de opgaver der følger med årsrullet.

3.1.2 Opslag forsvinder ved årsrul

I forbindelse med et årsrul, hvor en bruger eksempelvis skifter klasse fra 3.A til 4.A, vil gamle opslag ikke længere fremgå. En bruger kan kun se opslag for deres aktive institutionsprofiler.

3.1.3 Kalenderbegivenheder forsvinder ved årsrul

Begivenheder er knyttet til brugeren. Det betyder, at hvis 5.A bliver til 6.A vil du som medarbejder fortsat se de begivenheder, som er knyttet til vedkommende. Du vil dog kun kunne se de skemabrikker, der vedrører den nye klasse.

Årsrullet bevirker dog, at der i en gruppes kalender ikke vil kunne vises fremtidige begivenheder – altså begivenheder som gruppen 5.a er inviteret til. Disse vil ikke fremgå af 6.a kalender, men de vil fremgå af de enkelte gruppemedlemmers kalender. Derfor skal kalenderbegivenheder flyttes manuelt, hvis man ønsker de skal følge klassen ind i det nye skoleår.

3.1.4 Dashboards

I forbindelse med opsætning af, hvad de enkelte brugeres dashboard skal indeholde er det muligt at vælge at en særlig gruppe (fx pædagogisk personale eller leder) skal se en Widget. Såfremt der er benyttet grupper i grupper (altså en Aula-gruppe) vil de skulle opdateres ifm. årsrullet for at brugerne igen kan se en særlig Widget.

V 1.0 30. april 2020

3.2 Implementering af Gruppeskabeloner

For at imødekomme behovet for at understøtte årsrullet og den administrative proces skolerne har, når et skoleår afsluttes og et nyt startes op, implementeres der en funktionalitet, der hedder ’Gruppeskabeloner’. Skabelonerne gør det muligt for den kommunale administrator at opsætte skabeloner inkl. rettigheder mv. og påføre disse til grupper på alle institutioner. Skabelonerne kan endvidere benyttes ifm. implementering på dagtilbudsområdet.

3.3 Overblik over gruppeskabeloner som kommunal administrator

På overblikssiden ’Gruppeskabeloner’ kan den kommunale administratorer danne sig et overblik over de gruppeskabeloner, der er oprettet i kommunen. Den kommunale administrator kan fra overblikssiden oprette nye gruppeskabeloner, redigere og slette eksisterende gruppeskabeloner.

3.4 Opret gruppeskabelon

Ved oprettelse af gruppeskabelon kan den kommunale administrator opsætte, hvilket navn der skal være på skabelonen, og hvilke rettigheder de forskellige roller skal have.

Ved oprettelsen kan den kommunale administrator desuden oprette en gruppeside, og vælge hvilke moduler og widgets der skal være opsat på siden.

V 1.0 30. april 2020

Administratoren kan ydermere vælge, hvilke dele af skabelonen, der skal overskrive indstillinger på grupperne, når den anvendes. Fx kan en administrator sætte skabelonen op, sådan at den kun overskriver rettighedsindstillinger, men ikke andre indstillinger på gruppen.

Administratoren kan ligeledes redigere og slette en gruppeskabelon.

3.5 Automatisk anvendelse af gruppeskabeloner på nye grupper fra unilogin

Kommunale administratorer får mulighed for at opsætte regler for automatisk anvendelse af gruppeskabeloner, baseret på gruppetype. For hovedgrupper får administratoren yderligere mulighed for at begrænse automatisk anvendelse til bestemte gruppetrin, dvs. dagtilbud og 0. til 10. klassetrin. Når nye uni-grupper indlæses igennem den natlige synkronisering, vil alle grupper, der matcher udvælgelseskriterierne automatisk blive opsat med indstillingerne fra gruppeskabelonen.

V 1.0 30. april 2020

Kommunale administratorer kan ydermere anvende gruppeskabelonen på eksisterende grupper, der matcher udvælgelseskriterierne for automatisk anvendelse, fra gruppeskabelonoverblikket.

V 1.0 30. april 2020

3.6 Standardværdier for rettigheder på nyoprettede hovedgrupper (fra Uni-login)

Hovedgrupper fx en klassegrupper er indtil nu blevet oprettet med alle rettigheder slået til for alle profiltyper. Fremadrettet vil disse grupper, der oprettes gennem den natlige synkronisering i stedet oprettes med følgende standardværdier:

• Børn: Ingen rettigheder

• Medarbejdere: Alle rettigheder

• Forældre: Rettigheder til at oprette beskeder

4 Mindre ændring til loginskærmen Med release 1.1.7 ændres loginskærmen i Aula. Ændringen er relateret til, at der ændres i den måde, som Aula taler sammen med Unilogin på, så Aula fuldt kan understøtte Nyt Unilogin.

4.1 Alle brugere

Ændringen betyder, at brugeren vil blive mødt af et nyt loginbillede, hvor brugeren kan vælge mellem to loginmetoder. Børn, forældre og de medarbejdere, der skal logge ind via Unilogin, skal fremover trykke på Unilogin-boksen på forsiden:

V 1.0 30. april 2020

For at gøre det tydeligt for børn og forældre, at de skal vælge Unilogin, fremgår det, at ’Andre loginmuligheder’ kun er for medarbejdere.

Når børn, forældre og de medarbejdere, der skal bruge Unilogin, vælger ’Unilogin’, rammer de den samme Uniloginløsning, som de kender i dag.

4.2 Medarbejdere

Når en medarbejder vælger ’Andre loginmuligheder’ får medarbejderen præsenteret dette billede med to loginmuligheder. Den eneste forskel fra den nuværende løsning er, at Uniloginboksen er flyttet til forsiden.

V 1.0 30. april 2020

Når medarbejderen har valgt den ønskede loginmetode, vil login foregå på samme måde som i dag.

4.3 Skift til medarbejderprofil

Det nye Unilogin gør, at det ikke længere er muligt for forældre, der også har en medarbejderprofil, at logge ind med privat NemID og derefter skifte til medarbejderprofil. Dette kræver nu, at der logges ud og ind igen på ny.

5 Tilgængelighed KOMBIT og Netcompany forventer at release 1.1.7 også vil indeholde ændringer i forhold til tilgængelighed. Lige nu er Aula-projektet i gang med at teste de ting, der er udviklet i forbindelse tilgængelighed - WCAG 2.1, og indholdet vil blive uddybet på www.aulainfo.dk inden midten af maj 2020.