Informe 03 USI Propuestas Organizacion USI

8/17/2019 Informe 03 USI Propuestas Organizacion USI

1/25

Unidad de Sistemas de Información.

KIXI Crédito

24/09/201403

Unidad de Sistemas de Información:

Propuesta de Estructura Organizacional de la

USI


2/25


Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI

24/09/2014 103

Contenido

Contenido ........................................................................ 1

Introducción .................................................................... 2

Antecedentes .................................................................. 3

Estructura actual de la USI .............................................. 4

Problemas con la estructura actual de la USI .................. 6

Propuesta de nueva estructura de la USI ...................... 12

Piloto de la nueva estructura ........................................ 22

Anexos ........................................................................... 23

EL AUTOR

Las opiniones vertidas en el presente documento solo es una propuesta para la nueva estructura que debe tener

la Unidad de Sistemas de Información y por lo tanto no representan posición oficial de KIXI Crédito.


3/25



24/09/2014 203

Introducción

Hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de

los procesos productivos y las tomas de decisiones y debido a los enormes cambios sufridos

por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que

facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones

gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las pequeñas empresas, requieren de

la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones

empresariales. La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la

posibilidad de obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad de organización de la

empresa.

El departamento de Sistemas de Información es el encargado de administrar las

tecnologías de información y comunicación adecuadamente para el procesamiento y

transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información con lo cual se permite

acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna que garantiza el éxito comercial.

El no tener una Unidad de Sistemas bien organizado podría traer consigo el

desaprovechamiento en el uso de los sistemas que posee una empresa lo cual significa restar

competitividad. Es por eso que en KIXI Crédito en el año 2012 se creó la Unidad de Sistemas de

Información cuya estructura inicial ya no es apropiada debido al crecimiento y al ordenamiento

de los procesos.

Con esta propuesta se plantea cambiar la organización actual de la Unidad de Sistemas de

Información teniendo en cuenta el giro del negocio, las oportunidades tecnológicas y las

perspectivas de crecimiento.

La nueva estructura organizacional está orientado a resolver problemas tanto técnicos

como operativos mediante la atención oportuna y la creación de soluciones óptimas

equilibrando costos y efectividad.


4/25



24/09/2014 303

Antecedentes

KIXI Crédito es concebida como empresa comercial en el año 2007 cuyo giro de negocio es la

microfinanzas cuyo objetivo principal es atender con créditos a la población que la banca

tradicional no toma en cuenta, persiguiendo contantemente la inclusión financiera.

KIXI Crédito es sus inicios no contemplaba con la Unidad de Sistemas de Información, pero

debido al crecimiento de la empresa y de la necesidad de información en

junio del 2012 se crea la Unidad de Sistemas de Información compuesto

en una primera instancia con los siguientes puestos; de Jefe de la USI y

un Técnico en Informática cuyos responsables eran:

Jefe de la USI Albertino Mbenza Manuel da Costa

Técnico en Informática Olivera Nzinga Rene

Comenzando en este instante una adecuación casi constante de la organización en vista de las

actividades de las cuales se tenían que hacer responsables.

Esta etapa fue muy laboriosa debido a que se tenía que dar respuesta a requerimientos de

información y conjuntamente a los problemas técnicos que acontecían, hacía que el personal

trabajara más de las horas normales de trabajo inclusive días no laborables. Después de seis

meses, a finales del 2012, se decide por contratar a dos personas más con el fin de organizar

mejor el trabajo quedando de esta manera la estructura:

Jefe de la USI Albertino Mbenza Manuel da Costa

Administrador de Sistemas y

Seguridad de la Información.Olivera Nzinga Rene

Help Desk Luis Gaspar Teixeira de Carvalho

Técnico en Informática Cristiano Kakesse Kapenda


5/25



24/09/2014 403

En esta nueva estructura se crea nuevos cargos con actividades no muy bien definidas. La

implementación de esta nueva estructura llevo casi 4 meses debido a que se tenía que pasar

conocimiento a los nuevos integrantes, especialmente al Help Desk, cuya labor se tornó de vital

importancia para el buen funcionamiento de la Unidad de Sistemas de Información. Con este

cambio el personal antiguo pudo gozar, por periodos cortos de tiempos, de sus vacaciones.

Para agosto del 2014 KIXI Crédito contrata los servicios de Kemy Valera Valles profesional en

sistemas, con la finalidad de apoyar en la Gestión de la Unidad de Sistemas de Información

teniendo como proyecto principal, a ejecutarse en ese momento, la Migración al T24 MCB 1,

después de realizar un análisis de la estructura organizacional y funcional de la USI se decide

presentar una propuesta nueva de estructura que se describe a lo largo de este documento.

Estructura actual de la USI

Fuente: Organigrama no aprobado pero que nos sirve debido a que sistemas mantiene la misma

estructura.

La Unidad de Sistemas de Información depende directamente del Director Ejecutivo y es

una Unidad Auxiliar.

1 Some key features of the proposed T24MCB Microsoft Azure: T24 MCB trabaja con una base centralizada

con tecnología Cloud Computing que garantiza funcionamiento, soporte y adecuación constante a las exigencias del

mercado global-actual en base a estándares con el cual se minimiza riesgos operativos y se garantiza la atención

oportuna a los clientes de KIXI Crédito.

Administrador de Sistemasy Seguridad de la Información

Help Desk Técnico de Inform ática

Unidad de Sistema de Información

D ep arta men to de Re curso s H um anos De partam ento Co mercial D epartam ento de Ad min istración D epartam ento de Conta bilidad y F inan zas

Director Ejecutivo

Consejo de Administración

Asamblea General


6/25



24/09/2014 503

A continuación se analiza el organigrama de la USI:

Fuente: Manual de Procedimient os de la TIC´s (2° DRAFT) y de la “Descripción de Tareas” 2 de los

cargos de la USI.

De donde se resume lo siguiente3:

o Chefe USI:

Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestión de las Tecnologías

de Información y Comunicación.

o Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información :

Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar la seguridad de información

empresarial, velar por la fiabilidad, integridad, disponibilidad y consistencia de la

información producida en los diferentes subsistemas.

o Help Desk:

Depende del Chefe USI y su objetivo es facilitar la interconexión entre los clientes

(usuarios) y/o soporte técnico en tecnología de información y comunicación y gestionar

servicios de secretariado y logística de la unidad.

o Técnico de Informática:

Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los

equipos conectados a las tecnologías de información y comunicación.

2 Documento formal en donde se especifica, la función, el responsable, el objetivo y las responsabilidadesde un cargo del Departamento de Sistemas de Información de KIXI Crédito. 3

Manual de Organización y Funciones.

Chefe USI

Administrador deSistemas y

Seguridad de laInformación

Help DeskTécnico deInformática


7/25



24/09/2014 603

Problemas con la estructura actual de la USI

Los problemas principalmente radican en las actividades, para lo cual se realizó el siguiente

análisis de cada actividad descrita de la USI:

Tarea/ActividadChefe

USIASSI4 Técnico5

Help

Desk

¿Lo

realiza?Observaciones

Gestiona y dirige al equipo de sistema de

información, con decisiones estratégicas en

base a los objetivos generales de la

empresa.

X Si

Interactuar con la Alta Dirección X Si

Acompañar y explorar nuevas tecnologías y

conocimientos a nivel de las TIC´sX Si

Analizar los problemas de negocio,

identificar oportunidades y definir

soluciones de los sistemas de información.

X Si

Analizar, evaluar y seleccionar sistemas

(Software/Hardware).X Si

Participar en los procesos de análisis de

nuevos software y de los procesos de

compra de software y aplicativos.

X Si

Los procesos de Analizar,

evaluar y seleccionar sistemas

(Software/Hardware). Es

responsabilidad del Jefe de la USI

pero pueden participar los

integrantes responsables de los

cargos de la USI.

Presupuesta y gestiona la adquisición de

equipos y Contratación de servicios.

Contacto inicial con proveedores de TIC´s.

X X Si/Si

Actividad que está ligada a la

anterior.

Para Técnico de Informática no

está registrada formalmente pero

si lo hace.

Auxiliar a los usuarios de los sistemas. X Si

Esta actividad es inherente al

cargo de cualquier responsable

de sistemas, pero se debe ser

específico al asignar actividades a

los otros cargos.

Optimizar los procesos de negocio X Si

Evaluar el desempeño de los sistemas de

información y planificar su optimización.X Si

Definir normas para la documentación de

los sistemas de información.X Si

Definir reglas y procedimientos para los

sistemas de información.X Si

Es este punto enfocarse a los

planes de capacitación en TI a los

usuarios finales.Desarrollar las capacidades de los usuarios

finales. Planificar capacitación en sistemas

en coordinación con el área de formación.

X Si

Esta actividad no está establecida

de manera formal.

Desarrollar una comprensión del potencial

de las tecnologías de información.

Educación y sensibilización de los

funcionarios y concientización en toda la

organización.

X Si

Actividad relacionada al Jefe de la

Unidad. Estas actividades pueden

ser ejecutadas por personal de

sistemas bajo responsabilidad de

planificación del Jefe de

Sistemas.

4 Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información. 5 Nos referimos al Técnico de Informática.


8/25



24/09/2014 703

Responde por la seguridad de información

elaborando, implementando y gestionando

aplicaciones de normas y políticas de

protección de los activos y sistemas.

Gestiona la información, garantizando la

seguridad y el acceso a la misma.

X Si

Garantiza una buena gestión de la

Infraestructura del sistema de información.X Si

Garantiza la integración de los sistemas. X Si

Gestiona los problemas que puedan ocurrir

en los sistemas de información.X Si

Es importante mencionar que

ciertas gestiones de problemas

son llevados por los otros

integrantes del área debido a las

especialidades de los mismos.

Gestiona la planeación, desarrollo e

implementación de los Sistemas de

Información.

X Si

Gestionar los procesos de viabilidad de los

nuevos sistemas y tecnologías.

X Si

Realizar reportes de la gestión realizada y

de información solicitada por la alta

dirección.

X Si

Actividad no establecida

formalmente.

Realizar otras tareas de la institución,

relacionadas a la gestión de TI, atribuidas

por el superior jerárquico.

X Si

Esta actividad debe estar en

todos los cargos que tiene la USI

con la finalidad de abarcar

actividades no planificadas o

identificadas en un inicio.

Gestionar la interconexión de las agencias

por VPNX X X Si/Si/Si

La gestión de interconexión se

basa en conocimientos técnicos

de comunicaciones, lo cual

involucra que el perfil de Help

Desk a parte de tener

conocimiento de la operativa

diaria debe tener conocimientos

técnicos de comunicaciones. Se

observa que la actividad también

es responsabilidad del


Seguridad de la Información. Se

recomienda que esta actividad

sea responsabilidad del


Seguridad de la Información. Para

el técnico de informática esta

actividad no está registrada

formalmente.

Monitorear inventario/Patrimonio

informático en colaboración con el

departamento de Finanzas y

Administración.

X X Si/Si

Se observa que esta actividad es

responsabilidad de Help Desk y

del Administrador de Sistemas y

Seguridad de la Información.

Help Desk manifiesta que lo hace

de manera esporádica.

Efectuar correcciones y/o regulaciones de

transacciones a nivel de la USI;

correcciones fuera de los dominios de los

gerentes.

X X X Si/Si

Responsabilidad crítica para un

Help Desk. Por cuestiones

estructurales y giro de la

empresa. Se observa que la

actividad también es

responsabilidad del


Seguridad de la Información. Esta


9/25



24/09/2014 803

actividad es ejecutada por el Jefe

de la USI.

Auditar sistemas de redes corporativas. X NoNo se identifica como una tarea

valida de la USI.

Analizar políticas y procedimientos

inherentes a las tecnologías de informacióny comunicación.

X Si

Velar por el cumplimiento de las políticas y

normas de seguridad implementadas en la

empresa.

X Si

Actividad no registrada

formalmente.

Proveer una amplia gama de servicios tales

como consulta, soporte técnico, línea de

atención, formación de los usuarios, uso y

control de los recursos tecnológicos

disponibles.

X Si

Supervisar el proceso de respuesta a los

incidentes.X No

Con esta actividad se observa una

línea de coordinación con el Help

Desk, aunque el Administrador

de Sistemas y Seguridad de laInformación no lo realiza.

Investigar las violaciones de seguridad y

ayudar con las cuestiones disciplinarias y

legales asociadas con tales violaciones.

X Si

No se ayuda con las cuestiones

disciplinarias y legales asociadas

con tales violaciones.

Desarrollar análisis de riesgos e identificar

vulnerabilidades, teniendo en cuenta los

problemas que puedan causar riesgo en la

seguridad de la información.

X X Si/Si

Se debe delimitar

responsabilidades en las

actividades ya que se observa

que esta actividad esta

compartida entre el Chefe de

Sistemas y el Administrador de

Sistemas y Seguridad de la

Información. El análisis de

Riesgos lo realiza actualmente el

Jefe de la USI.

Participación en la elaboración del plan

estratégico de continuidad de negocio y

recuperación de desastres “Disaster

Recovery Plan”

X No

No porque hasta la fecha no se

ha realizado.

Gestionar la implementación y

manutención de la política de seguridad

global, normas directrices y

procedimientos para garantizar la

manutención permanente de seguridad,

protección física, la prevención de

incidentes en el local de trabajo.

X No

Implementar herramientas de

administración de seguridad.

X Si

Velar por las buenas condiciones de la

infraestructura de TIC para garantizar el

óptimo servicio en las redes (sistemas,

datos y voz), tráfico y seguridad.

X Si

Es el responsable por mantener un sistema

de banco de datos, integro fiable y

disponible de modo de garantizar la

consistencia de la información.

X Si

En coordinación con el Jefe de la

USI. Se observa que no hay

información actual disponible.

Crear condiciones que permitan al usuario

efectuar backup en servidor (Data Center).X No

El Técnico de Informática crea

condiciones en una carpeta es

decir maneja permisos en el

servidor, situación que no es

congruente con las actividades de

seguridad ya que tener privilegios


10/25



24/09/2014 903

en el servidor para crear

condiciones de backup debería

pertenecer al Administrador de


Información.

Efectuar backup y otros procedimientos deseguridad de los datos almacenados.

X Si

Garantizar control de los planos de internet

contratados por la empresa, licencias de

software.

X Si

Efectuar manutención y conservación de

los equipos y redes.X X No/Si

Se observa que esta actividad no

está bien delimitada o existe

duplicidad de actividad entre el



Crear e implementar procedimientos de

restricciones de accesos y utilizaciones de

redes, como contraseñas, eliminación y

creación de unidades, etc.

X No

Actividad relacionada al



Velar por el control de las contraseñas de

accesos (Email, red, sistemas).X Si

Elaborar reportes semanales y mensuales,

etc. De acompañamiento de trabajo

técnico realizado.

X X No/Si

Los reportes a elaborados

respecto a los trabajos técnicos

son parecidos en algunos temas

llevados por el Administrador de


Información y el Técnico de

Informática.

Responder por la USI en ausencia del

responsable.X

Actividad no está registrada

formalmente.

Prestar soporte a los usuarios de redes de

computadoras que involucran montaje,

reparación y configuración de equipos y en

la utilización de Hardware y Software

disponibles. Este soporte muchas debe

realizarse de manera remota.

X Si

Se observa que esta actividad

debería ser coordinada con el



Entrenar a los usuarios en los aplicativos

disponibles, dando soporte a la solución de

los problemas inherentes a las TIC.

X Si





Instalar software de up-grade y hacer otras

adaptaciones y/o modificaciones para

mejorar el desempeño de los equipos.

X Si





Adquisición y montaje de los equipos e

implementación de los sistemas utilizadospor las unidades de servicios.

X No

No se entiende muy bien la parte

de Adquisición.

Elaborar pequeños programas para facilitar

la interface usuario-soporte.X Si

Participar en el análisis de partes/

accesorios y materiales de informática que

exijan especificaciones y/o

configuraciones.

X Si

Detectar e identificar problemas con

equipos y tele-informática probando,

investigando y estudiando soluciones y

simulando alteraciones a fin de asegurar la

normalidad de los trabajos en todas las

áreas de la empresa.

X Si


11/25



24/09/2014 1003

Homologar, instalar y probar los equipos

adquiridos por la empresa controlando los

términos de garantía y documentación de

los mismos.

X Si

Registro de Incidencias. X Si

Recepción de llamadas X SiRecepción de Email. X Si

Recepción de Pedidos de Trabajo X Si

Recepción de Backups. X Si

Escalonamiento de Incidencias y

distribución de trabajos para los técnicos.X Si

Soporte Remoto a usuarios X Si

No se especifica en que se da

soporte, por lo tanto no se

establece responsabilidad.

Efectuar pedidos de compras de equipos

informáticosX Si

Quien garantiza que estos

pedidos estén autorizados.

Contacto con los Proveedores (Facturas,

proformas)X X Si/No

No registrada formalmente para

el Técnico de Informática.

Efectuar solicitudes de consumibles. X SiDar seguimiento a los procesos de entrega

de equipos informáticos a usuarios finalesX No

Producir reportes relacionados a las

incidencias y las atenciones realizadas.X Si

Gestionar los archivos físicos y virtuales de

la USIX Si

Actividad no específica podría

prestarse a cualquier tipo de

interpretación.

Problemas encontrados:

1.

Algunas actividades faltan replantearlas con la finalidad de adecuarla a la realidad de

la operativa, estas actividades deben tener un alcance claro y deben ser especificadas

de tal modo que esté libre de interpretaciones arbitrarias.

2.

Tenemos actividades que son realizadas por más de un cargo o puesto de trabajo con

lo cual se pierde responsabilidad de las consecuencias de ejecutar de manera

incorrecta una actividad. En este punto se debe tener en cuenta que las

responsabilidades de una actividad pueden ser divididas entre la planeación, ejecución

y control.

3.

Tenemos actividades que se realizan en la operativa diaria cotidiana que no estánasignadas de manera formal según los documentos analizados.

4. Se observa que las actividades del Help Desk están combinadas con las actividades de

un Asistente de la USI lo cual no le permite desarrollar de manera óptima ninguno de

los dos cargos; porque se acumula actividades para una sola persona y al ejecutar

algunas actividades perjudica el objetivo del otro cargo.

5. Se observa de que existe una dependencia de control entre las actividades del Técnico

de Informática y el Administrador de Sistemas y Seguridad de la información.


12/25



24/09/2014 1103

Gráficamente se tiene (Las elipses transparentes grafican el ámbito de las fusiones de un cargo,

donde se observa que existe mucha intersección):

Como se concibió:

Como funciona:


13/25



24/09/2014 1203

La forma de cómo está funcionando actualmente la USI solo está orientado a solucionar

problemas que van aconteciendo relacionados a aspectos técnicos y operativos, dejando de la

lado actividades muy importantes de la toda unidad o departamento que administra

tecnologías de información que es proponer constantemente la optimización de procesos en

base al uso de la tecnología y al desarrollo de aplicativos exclusivos para KIXI Crédito.

A continuación se lista algunas deficiencias que existen por el desorden que genera la actual

estructura:

1.

No se tiene la información de manera disponible y oportuna.

2.

No existe ningún aplicativo desarrollado para optimizar algún proceso.

3.

No existe un adecuado inventario de Hardware.

4.

No existe inventario de software.

5.

Existe personal que no puede gozar de vacaciones solo porque no pueden abandonar su

cargo.

Lo mencionado anteriormente es lo que se tendría que haber desarrollado básicamente, en

este tiempo que lleva implementado la USI, y que por dedicación a actividades no definidas

correctamente ha hecho difícil su realización, en consecuencia es necesario realizar algunos

cambios para que la USI permita a KIXI Crédito ser competitivo en sus procesos.

Propuesta de nueva estructura de la USI

Para la nueva propuesta es importante primero definir cuál es la Misión es la Visión que

debemos tener en la USI, para lo cual proponemos lo siguiente:

MISION VISION

Desarrolla, gestiona y capacita en aplicaciones y

recursos de tecnología informática y da soporte

técnico de calidad que ayuda al cumplimiento de

los objetivos de la empresa y promueve una

cultura de modernidad y transparencia en la

gestión.

Brindar las herramientas tecnológicas y de

comunicación que permitan la optimización

continua del otorgamiento, recuperación y

seguimiento de los créditos en el sector

microfinanciero en base a una sostenida

innovación tecnológica.


14/25



24/09/2014 1303

Para poder cumplir con nuestra misión y visión y teniendo en cuenta en análisis situacional de

informe 01 es necesario levantar ciertas observaciones encontradas en las actividades, las que

se realizan por medio de recomendaciones:

Recomendación 01

Unir al Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información con el Técnico de Informática;

con eso se conseguirá que las actividades de soporte técnico tenga un solo responsable pero

que pueden ser ejecutados con la ayuda de un asistente técnico quedando de la siguiente

manera:

Recomendación 02

Eliminación del cargo del Help Desk; los Help Desk son implementados como cargo en si en

empresas cuyo área de sistemas son muy grandes y tienen que atender a más 500 usuarios.

Este cargo actualmente combina actividades relacionadas a soporte técnico y la operativa

diaria adicionando actividades de secretariado entre otros, actividades que simplemente no

podría desarrollar una persona que abarca muchas secciones de la USI. Quedando de la

siguiente manera:


15/25



24/09/2014 1403

Recomendación 03

Se recomienda ampliar los puntos de atención a los usuarios finales que se pueden

determinar de la siguiente manera:

- Los problemas comunes de la USI se dividen en dos tipos:

o Problemas de soporte técnico.

o Problemas en la operativa diaria.

- Concluyendo se tiene la creación de dos secciones con las cuales se garantiza la

especificación de actividades, responsabilidades, etc. Y estas son:

o Sección de Soporte Técnico. (El responsable sería a cargo del actual

Administrador de Sistemas y Seguridad de la Información)

o Sección de Producción. (Se tendría en cuenta al actual Help Desk por la solución

a problemas operativos que sabe atender)

Cada sección se relaciona con los proveedores en cuestión técnica bajo coordinación y

supervisión del Jefe de sistemas de la siguiente manera:

- Sección de Soporte Técnico: con proveedores de Hardware y Software que tienen que

ver con la administración y seguridad de equipos informáticos.

- Sección de Producción: Con proveedores de software que apoyen la operativa diaria

tanto en el Back Office y el Front Office.

Quedando de la siguiente forma:


16/25



24/09/2014 1503

Recomendación 04

Para el cumplimiento de las actividades básicas del Jefe de Sistemas que son:

-

Acompañar y explorar nuevas tecnologías y conocimientos a nivel de las TIC’s.

-

Analizar los problemas de negocio, identificar oportunidades y definir soluciones de

los sistemas de información.

-

Analizar, evaluar y seleccionar sistemas (Software y Hardware).

-

Evaluar el desempeño de los sistemas de información y planificar su optimización.

- Definición de normas en los temas de uso de las TIC’s.

- Responder por la seguridad de la información, elaborando implementando y

gestionando aplicaciones de normas y políticas de protección de los activos y

sistemas.

Es necesario la creación otra sección que permitirá desarrollar productos en la unidad,

evaluar sistemas, optimizar procesos, proponer el uso de nuevos software entre otros.

Esta Sección se denominaría Sección de Proyectos y Desarrollo.

Quedando de la siguiente forma:

La suplencia de la Jefatura de la USI en caso de ausencia debe ser de acuerdo al siguiente

orden:

- Jefe de la Sección de Producción.

-

Jefe de la Sección de Proyectos y Desarrollo.

- Jefe de la Sección de Soporte Técnico.

Las coordinaciones en la USI son canalizadas por el Jefe de la USI lo que garantiza el

cumplimiento de los objetivos de la unidad.


17/25



24/09/2014 1603

Concluyendo la estructura en el organigrama quedaría de la siguiente forma:

El área de sistemas depende directamente del Director Ejecutivo. A continuación se

muestra el organigrama propuesto de la USI:

De donde se resume lo siguiente:

o Chefe USI:

Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestión de las Tecnologías

de Información y Comunicación.

o Soporte Técnico:

Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el funcionamiento correcto de los

equipos informáticos además velar por la seguridad de los mismos en base a la

implementación de políticas de seguridad.

o Producción:

Depende del Chefe USI y su objetivo es la atención en problemas relacionadas a la

operatividad en agencias como en la oficina administrativa además administra las

bases de datos.

S ecció n de S op orte T écn ico S ecció n de Pro du cción S ección d e Pro ye ctos y Desa rro llo

Unidad de S is tema d e I n formac ión

D ep arta me nto d e Re cu rso s H um an os D ep arta me nto C om ercial D ep arta me nto d e A dm in istra ción D epa rta me nto d e C on ta bilid ad y F in an zas

Director Ejecut ivo

Consejo de A dministración

Asamblea General

Chefe USI

SoporteTécnico

ProducciónProyectos yDesarrollo


18/25



24/09/2014 1703

o Proyectos y Desarrollo:

Depende del Chefe USI y su objetivo es desarrollar y dar mantenimiento a los

programas, además propone soluciones informáticas de desarrollo en beneficio de la

optimización de procesos.

En base a las secciones creadas y las actividades asignadas se garantiza un desarrollo

óptimo de la USI teniendo en cuenta el giro, tamaño y perspectivas actuales de la empresa.

Las actividades a desarrollarse con la nueva estructura son las siguientes:

Tarea/Actividad Jefe ProducciónProyectos

Desarrollo

Soporte

técnico

Actividades de GestiónGestiona y dirige al equipo de sistema de información,

con decisiones estratégicas en base a los objetivos

generales de la empresa haciendo uso de las TIC’s.

X

Define las reglas y las normas que garanticen la

administración adecuada de los equipos informáticos

en la empresa.

X

Responde por la seguridad de información elaborando,

implementando y gestionando aplicaciones de normas

y políticas de protección de los activos y sistemas.

Gestiona la información, garantizando la seguridad y el

acceso a la misma.

X

Garantiza la integración de los sistemas. X

Determina la viabilidad de proyectos relacionados con

las TIC’s. X

Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y

procedimientos que tengan que ver con el uso,

seguridad y administración de las TIC’s.

X

Desarrollar análisis de riesgos e identificar

vulnerabilidades, teniendo en cuenta los problemas

que puedan causar riesgo en la seguridad de la

información.

X

Gestiona la implementación y manutención de la

política de seguridad global, normas directrices y

procedimientos para garantizar la manutención

permanente de seguridad, protección física, la

prevención de incidentes en el local de trabajo.

X


19/25



24/09/2014 1803

Gestiona la atención de las incidencias, de los usuarios,

de problemas operativos de los sistemas, mediante el

registro, tipificación, estado y tiempo de solución.

X

Propone reglas y normas relacionadas al uso de

sistemas back y front office. X

Realiza el análisis de requerimientos, optimización de

procesos de negocio en base al uso de las tecnologías

de información.

X

Garantiza el correcto funcionamiento delos equipos

informáticos y software de soporte mediante la

aplicación estratégica de mantenimientos teniendo

como prioridad el aspecto de seguridad.

X

Gestiona la atención de las incidencias, de los usuarios,

de problemas de soporte técnico, mediante el registro,

tipificación, estado y tiempo de solución.

X

Proponer reglas y normas relacionadas al uso de

equipos informáticos y seguridad.X

Actividades de Planificación

Realiza los planes continuas de mejoras en los

aspectos relacionados a las TIC´s para lo cual debe

estar siempre pendiente las oportunidades

tecnológicas del mercado actual.

X

Planifica el desarrollo de aplicativos que ayudarán en

la operativa para lo cual deben recopilar información

de la sección de producción y si es necesario, soporte

de equipos informáticos, con la sección de Soporte

Técnico.

X

Planifica las visitas a agencias en base al Plan de

Mantenimiento anual, la finalidad es garantizar el

correcto funcionamiento de los equipos informáticos y

no se entorpezca la operativa.

X

Actividades de Análisis

Analiza y evalúa nuevas TTIC’s en compañía de la

sección especializada en el rubro.X

Participa en el análisis y evaluación de nuevos sistemas

de front office y back office. Brinda opinión e informe.X

Participa en el análisis y evaluación de programas

relacionados al desarrollo y administración de

proyectos. Brinda opinión e informe.

X

Participa en el análisis y evaluación de equipos

informáticos y de software que permite administrar losX


20/25



24/09/2014 1903

equipos informáticos y la seguridad de los mismos.

Brinda opinión e informe.

Actividades Especificas

Participación en la elaboración del plan estratégico de

continuidad de negocio y recuperación de desastres

“Disaster Recovery Plan”

X

Desarrollar una comprensión del potencial de las

tecnologías de información. Educación y sensibilización

de los funcionarios y concientización en toda la

organización.

X

Controla que el proceso de respaldos de información

se esté desarrollando de acuerdo a lo normado.X

Identifica problemas en los sistemas y gestiona su

pronta solución, además debe ser capaz de proponer

alternativas mientras llegue la solución final en un

proceso.

X

Capacitar al personal de la empresa en los temas

relacionados a la sección de producción, previa

coordinación con el Jefe dela USI.

X

Controla que la ejecución de los manuales de procesos

se realice de acuerdo a lo registrado.X

Controla que las fechas de los respaldos solo estén

retrasados un día. Esta verificación debe ser plasmada

en formatos de control.

X

Asegura la continuidad de la operativa en base a la

atención oportuna de problemas relacionados al uso

de los sistemas de back office6 y front office7.

X

Proponen, desarrollan e implementan sistemas que

integran la operativa y optimiza el trabajo.X

Realiza programas que optimizan el proceso de

respaldos.X

Atender a los usuarios en temas relacionados al

desconocimiento del uso de equipos informáticos, y

los relacionados a problemas técnicos.

X

6Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que no se atiende al cliente o que sirve para optimizar

actividades que dan soporte a la administración de una empresa como ejemplo tenemos los programas contables,

los relacionados a finanzas, administración de personal, logística, etc.

7

Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que se atiende al cliente o que estén de cara al cliente.


21/25



24/09/2014 2003

Capacitar al personal de la empresa en los temas

relacionados a la sección de soporte técnico, previa

coordinación con el Jefe de la USI.

X

Garantiza el funcionamiento de la red, busca

constantemente alternativas que mejoren la

conectividad en la empresa.

X

Responsable de reunir los respaldos de todas las

agencias, para lo cual es muy importante que el envío

se realice en el mismo día y soporte técnico garantice

que la conectividad para este envió este en óptimas

condiciones. Además realiza los respaldos en la Oficina

Administrativa.

X

Responsable de la administración de la Sala de

máquinas, que consiste en distribución de equipos,

acondicionamiento y acceso al mismo.

X

Homologar, instalar y probar los equipos adquiridos

por la empresa controlando los términos de garantía y

documentación de los mismos.

X

Actividades de Interacción – Coordinación – Dependencias

Interactuar con la Alta Dirección X

Coordinación y dependencia directa con el Jefe de la

USI. Toda nueva actividad debe tener la aprobación del

Jefe de sistemas.

X X X

Coordinación con todos los departamentos con la

finalidad de planificar y ejecutar actividades conjuntas

de mejora continua de la empresa

X

Coordina con la Unidad de Desenvolvimiento de

Personal la capacitación en TIC´s (procesos, políticas y

seguridad)

X

Coordinar con la Unidad de patrimonio que el

inventario de la USI esté de acuerdo con el inventario

de patrimonio.

X

Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI X

Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI

y el Jefe de la Sección de Producción.X

Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI

y el Jefe de la Sección de Producción y del Jefe de la

Sección de Proyectos y Desarrollo.

X

Actividades de Documentación y Reportes

Realiza Plan de Mejoras para la alta dirección en base a

propuesta de adquisición, mantenimiento, reemplazo

de TIC´s con sustento técnico y operativo.

X


22/25



24/09/2014 2103

Realiza reportes de productividad lo que se basa en; el

promedio de incidencias atendidas, la eliminación de

problemas de manera definitiva y avances de los

proyectos.

X

Controlar la creación y la actualización de la

documentación relacionadas a la administración del

TIC’s; Normas, procedimientos e inventarios.

X

Realizar reporte de atenciones atendidas, problemas

que persisten en la operativa, alternativas de solución

a problemas de la operativa, y problemas solucionados

en el periodo.

X

Presupuesta los sistemas de front y back office. Para lo

cual establece relación con proveedores.X

Mantener actualizado los manuales de procesos

relacionados a los sistemas de front y back office.X

Presupuesta los aplicativos relacionados al desarrollo y

administración de proyectos. Para lo cual establece

relación con proveedores.

X

Elabora los manuales, técnicos, de procedimientos y

de instalación de los productos resultantes de la

sección. El Manual de procedimiento debe tener el

visto bueno de la sección de producción, el manual de

instalación debe tener el visto bueno la sección de

soporte técnico.

X

Realizar reportes de avances de proyectos. X

Mantener actualizado el inventario de software. X

Realiza el Plan Anual de Mantenimiento preventivo

tanto de hardware como software base y antivirus.X

Presupuesta los equipos informáticos, software base y

antivirus. Para lo cual establece relación con

proveedores.

X

Realizar reportes de atenciones atendidas, problemas

que persisten con los equipos y software administrado

por la sección de Soporte Técnico.

X

Mantener actualizado el inventario del hardware y el

plano de redes de todas las agencias de la empresa.X

Otras actividades

Realizar otras tareas de la institución, relacionadas a la

gestión de TI, atribuidas por el superior jerárquico.X X X X


23/25



24/09/2014 2203

Piloto de la nueva estructura

Como piloto se ha cambiado las funciones de acuerdo a la nueva estructura con la finalidad de

probar su efectividad quedando de la siguiente manera:

A continuación se muestra la estructura actual teniendo en cuenta que la asignación de sus

puestos fue en base a las capacidades y la labor desarrollada hasta el momento:

Cargo Encargados

Jefe de la USI

Kemy Valera Valles (33 años)o Ingeniero de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín del

Perú. Experiencia en el sector microfinanciero:

12 años en 4 empresas.

Sección de

Producción

Albertino Mbenza Manuel da Costa (33 años) – Responsableo

Superior de Contabilidad y Administración Facultad de Economía – UAN.

o Estudiante de AIEC/Vestibular (Ingenieria de Sistemas). Experiencia en el sector microfinanciero:

5 años en KIXI Crédito.

Luis Gaspar Teixeira de Carvalho (28 años) – Asistenteo

12° Técnico Medio de Contabilidad y Gestión en Complejo Escolar Dom Bosco.

Experiencia en el sector microfinanciero:


Sección de

Soporte Técnico

Olivera Nzinga Rene (27 años) – Responsableo Estudiante de Ciencia de Computación de la Facultad de Ciencias – UAN.



Cristiano Kakesse Kapenda (29 años) – Asistenteo

2° año de Facultad de Ingenieria de Informática.




24/25



24/09/2014 2303

Falta personal para la Sección de Proyectos y Desarrollo, el Jefe de la USI está ejerciendo esta

función lo que no le permite avanzar de manera adecuada con las responsabilidades de la

Jefatura.

Logros conseguidos:

1.

Se ha establecido funciones bien definidas y delimitadas con la cual no se interseca

responsabilidades.

2. Se está implementando las recomendaciones establecidas en el Informe 01 y el 02 el

cual tiene un grado de avance de un 10% (Ver anexo 01) a pesar de que eso significa el

incremento de actividades con la misma cantidad de personal.

3. Se ha podido establecer un cronograma de vacaciones, sin afectar los proyectos que se

están ejecutando:

CRONOGRAMA DE VACACIONES Personal de la USI Inicio Retorno

Luis de Carvalho 16-09-2014 15-10-2014

Oliveira Rene 17-11-2014 16-12-2014

Albertino da Costa 18-12-2014 19-01-2015

Anexos

Anexo 01: Avance de la implementación de recomendaciones.

Número de

recomendación

Número

informe

origen

Aspecto Avance Actividades principales para la

implementación de esta recomendación

01

02

0304

17

01

Estructura

Organizacional dela USI

25 %

1.

Elaboración de propuesta. (25%)

2.

Afinación de propuesta. (25%)

3.

Aprobación de propuesta. (25%)4.

Contratación de Personal nuevo.

(25%)

21 01Estandarización de

Bases de Agencias6 %

1. Cada agencia representa el 6%.

24 02

Mejorar

infraestructura de

red

1 %

06

1401

Activación de

Servidores.1 %

1.

Activar Servidor de Aplicaciones.

(33%).

2. Activar Servidor de Migración.

(33%)


25/25



3.

Activar Servidor de Base de Datos y

Archivos. (34%)

08

19

20

22

01Establecer Proceso

de Cierre.25 %

1.

Backup del LPF 25%.

2.

Backup del Primavera y Recursos

Humanos 25%.

3.

Proceso de Consolidación (50%)

23 01Proceso de

Depuración0 %

05 01

Aplicativos para

mejorar la

administración de

la USI

0 %

1.

Instalación del Spark. (50%)

2.

Instalación del GLPI. (50%)

25 02

Plan de

Mantenimiento de

Equipos

0 %

1.

Directrices del Plan.

2.

Elaboración del Plan.

3.

Ejecución del Plan.

07

1101

Inventario de

Hardware y

Software

0 %

1. Cada agencia representa el 6%.

15 01Normas de

Seguridad0 %

09 01Planos de red por

agencia5 %

1.

Cada agencia representa el 6%

13 01

Acondicionamiento

de Sala de

Máquinas

1 %

16 01

Distribución física

de los integrantes

de la USI.

1 %

1. Elaboración de propuesta. (25%)

2.

Aprobación de propuesta. (25%)

3.

Ejecución de la propuesta. (50%)

10 01

No adición de

punto de acceso

inalámbrico.

100 %

12 01

Presupuesto de

Licenciamiento de

Software

0 %

18 01

Compromiso de

terminar estudios

superiores

0 %

Documents

Informe 03 USI Propuestas Organizacion USI