INFORME DE PRACTICAS INTERMEDIAS CARDOZA.doc

INFORME DE PRÁCTICAS FINALES PRE-PROFESIONALES DE LA ESCUELA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

PRACTICANTE :

Cardoza Atencio Katherin Lisbeth

ESPECIALIDAD :

Secretariado Ejecutivo

INSTITUCIÓN :

Instituto Superior Tecnológico Privado “Bitec”

Chimbote-Perú

2016

Informe de Prácticas Pre- Profesionales

DEDICATORIA

Quiero dar gracias a Dios, por

estar conmigo en cada paso que

doy, por fortalecer mi corazón e

iluminar mi mente y por haber

puesto en mi camino a aquellas

personas que han sido mi soporte

y compañía durante todo el

periodo de estudio.

A mis padres, que siempre han

estado conmigo en los buenos y en

los malos momentos de mi vida

profesional; por su inmenso apoyo

y constante cooperación.

Carrera: Secretariado Ejecutivo Cardozo Atencio Katherin Lisbeth 2


AGRADECIMIENTO

En esta oportunidad quiero agradecerle a Dios, que haya conservado mi vida, salud

y que me haya dado inteligencia para guiar mis pasos hasta el día de hoy.

Por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a

aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de

estudio.



INTRODUCCIÓN

A continuación mediante el presente documento, pongo a disposición a las

personas interesadas del ISP “Bitec” el Informe del Desarrollo de las Prácticas Pre

Profesionales Intermedias de la Carrera de Secretariado Ejecutivo Bilingüe

Computarizado que se llevaron a cabo en el Instituto superior Privado “Bitec”; las

cuales fueron realizadas durante el año 2016; con la finalidad de dar a conocer la

infraestructura, organización y función que cumple dicha institución para que en el

momento apropiado, sea de conocimiento para otras personas interesadas y estos

a su vez estén informados de las actividades de la institución y a quienes presta sus

servicios. Con esto espero dar a conocer la experiencia que he obtenido durante

mi permanencia de prácticas.



ÍNDICE

Dedicatoria AgradecimientoIntroducciónÍndice

Esquema de Informe de Prácticas Pre-Profesionales

I.- Contenido

1.1.-Apellidos y Nombres del Practicante 1.2.- Tipo de Informe 1.3.- Institución 1.4.- Especialidad 1.5.- Lugar de Presentación 1.6.- Fecha de Presentación

II.- Datos Generales del Centro de Prácticas

2.1.-.Razón Social 2.2.- Dirección del Centro de Prácticas 2.3.- Periodo de Ejecución de la Práctica 2.4.- Total de Horas Acumuladas 2.5.- Área de Trabajo 2.6.- Área de Desarrollo de Prácticas

III.- Detalles de la Institución

3.1.-Antecedentes de la institución

3.2.-Funciones generales 3.3.-Objetivo general 3.4.-Misión 3.5.-Visión 3.6.-Servicios y programación 3.7.-Organización administrativa 3.8.-Función de la organización estructural 3.9.-Distribución infraestructural 3.10.-Recursos

IV.- Relación de Prácticas Pre-Profesionales

4.1.- Departamento del Área de práctica 4.2.- Periodos de Prácticas 4.3.- Ubicación 4.4.- Tareas Asignadas

4.5. Descripción del área de trabajo



V.- Conclusiones Y Recomendaciones



ESQUEMA DE INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES

I.- CONTENIDO

1.1.- APELLIDOS Y NOMBRES DEL PRACTICANTE

Cardozo Atencio Katherin Lisbeth

1.2.- TIPO DE INFORME

Informe de prácticas Intermedias

1.3.- INSTITUCIÓN

Instituto Superior Privado “Bitec”

1.4.- ESPECIALIDAD

Secretariado Ejecutivo

1.5.- LUGAR DE PRESENTACIÓN

Jr. José Olaya Nº 569- Chimbote Dpto. Ancash

1.6.- FECHA DE PRESENTACIÓN

11/03/2016



INSTITUTO SUPERIOR “BITEC”



II.- DATOS GENERALES DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

2.1. RAZÓN SOCIAL:

Instituto Superior Tecnológico “Bitec”

2.2. DIRECCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS:

Jr. Elías Aguirre N° 701

2.3. PERIODO DE EJECUCION DE LAS PRÁCTICAS INICIALES

Inicio : 13/11/15 Termino : 13/02/16

2.3. TOTAL DE HORAS ACUMULADAS INTERMEDIAS:

300 Horas

2.4. ÁREA DE TRABAJO:

Coordinación de Secretariado ejecutivo

2.6. ÁREA DE DESARROLLO DE PRÁCTICAS:

Instituto Superior Privado “Bitec”

III. DETALLES DE LA INSTITUCION:

3.1 ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN:

Después de haber realizado sus estudios en la Universidad Nacional de Ingeniería

en la especialidad de Electrónica, un grupo de cuatro jóvenes entusiastas, con el

ánimo de poder desarrollarse como profesionales, llagaron a la ciudad de

Chimbote a principios de 1991, y formaron una empresa de servicios que satisfaga

las necesidades sobre computación e informática, que en ese entonces no era

cubierto por ninguna otra institución.



El 3 de marzo inician las labores de organización en una pequeña oficina ubicada

en el Jr. Leoncio Prado, logrando consolidarse legalmente el 9 de abril del mismo

año. Los servicios que ofrecían eran:

Ensamblaje, diagnóstico y reparación de microcomputadoras.

Ventas de microcomputadoras ensambladas y de marcas reconocidas

Capacitación en Software de microcomputadoras a nivel empresarial.

Asesoría en Hardware y Software.

Debido al aporte en el avance tecnológico y el creciente desarrollo en la región,

especialmente en nuestra ciudad, han logrado ubicarse como una de las empresas

más reconocidas. A mediados de 1993 se cambian a un lugar más espacioso

ubicado en el Jr. Ladislao Espinar. Posteriormente en mayo de 1994 se trasladan a

un local más grande ubicado en el Jr. Alfonso Ugarte donde funciona hasta

mediados de 1996.

En agosto de 1996 se trasladan a su propio local (Adquirido un año antes como un

simple terreno y en el cual se construyó un moderno edificio). La inauguración se

realiza el 29 de noviembre con la participación de las más destacadas

personalidades de la ciudad.

Los principios importantes que ha tomado en cuenta la empresa es: seriedad en el

servicio, la especialización y la diversificación de la inversión en áreas afines, que

constituyen un buen soporte de su subsistencia y desarrollo.

El Instituto Superior BITEC es civilmente una persona jurídica de derecho privado,

dependiente del Ministerio de Educación Pública.

DOCENTES DE LA INSTITUCIÓN:

1. Azañedo Robles, John2. Flores Bejarano, Jesús3. Gómez Hurtado, Heber4. León Rodríguez, Cesar5. Méndez Pinillos, Rosa Luz6. Rodríguez Mantilla, Walter7. Sarmiento Sarmiento, Eder



8. Vásquez Nuñuvero, Marlene9. Villanueva Contreras, Paúl10. Ángeles, Julio11. Valle Peláez, Miguel12. Pérez, Luís13. Linares, Marcelo14. Yupanqui, Antonio15. Rojas Trinidad, Vicente Jesús16. Díaz Torres, Patricia

3.2 FUNCIONES GENERALES:

Brindar formación integral para que los futuros profesionales puedan desarrollar

toda su potencialidad en bien propio, y de la sociedad.

Desarrollar conocimientos, y destrezas para la respuesta oportuna frente a

situaciones difíciles en el puesto de trabajo.

Realizar coordinaciones con organismos de actividad empresarial para colocar a

los profesionales egresados del instituto en un puesto de trabajo de acuerdo a la

carrera profesional.

3.3 OBJETIVO GENERAL: Orientar al educando a ser creativo y capaz de construir su propio

aprendizaje.

Crear conciencia del trabajo como eje de realización humana y

formar profesionales competitivos con visión empresarial.

Comprometer la participación de la comunidad educativa.

Formar y fortalecer una conciencia de identidad regional y nacional.

3.4 MISIÓN:

Somos una Institución Educativa Privada con un modelo académico

propio, dedicada a la formación integral y humanista de profesionales

emprendedores con sólidos conocimientos y aplicación de valores, para

estar preparados para enfrentar al mundo moderno y cambiante de los

negocios, la ciencia y la tecnología.



3.5 VISIÓN: Seremos una de las mejores instituciones educativas del país con un

modelo educativo propio e integral, de la cual egresarán los mejores

profesionales.

Contaremos con infraestructura, equipamiento, mobiliario y plana

docente de primera línea, que permitan una excelente formación

profesional de nuestros estudiantes.

Seremos la primera institución educativa de nuestra ciudad, en brindar

bienestar personal y un desarrollo profesional de calidad, a todo el

personal que labora con nosotros, además de los profesionales que

egresen en un futuro.

Contaremos con la mejor colocación laboral y ofreceremos a todos

nuestros egresados las mejores oportunidades de desarrollo

profesional.

3.6 SERVICIOS Y PROGRAMACIÓN:

El instituto Superior Privado Bitec, en cumplimiento con la ley, cuenta

con los siguientes servicios y programas que a continuación detallo:

SERVICIOS:

Cursos de Capacitación

Seminarios

Carreras Técnicas (3años)

PROGRAMAS:

Bolsa de trabajo

Programa de Becas

Programa de Asistencia Académicas y Bienestar

Biblioteca

Infraestructura

Tecnología



3.7 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:

Es una organización joven, conformada por un directorio de profesionales, que

orientan su gestión a brindar calidad y seriedad en la prestación de servicios

educativos en el nivel de educación superior.

Su organización es la siguiente:

El directorio. El presidente del directorio. El director gerente. El departamento de administración. La dirección académica. La coordinación académica. La coordinación ejecutiva. El departamento de extensión educativa. Área de capacitación. Área de atención a empresas e instituciones. Secretario.


ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO BÍTEC S.A.C

PROMOTOR

DIRECTOR GENERALADMINISTRADOR

CONTABILIDAD

ATENCION AL CLIENTE

CAJA

SERVICIOS

UNIDAD DE APOYO

COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

ADMINISTRACIÓN

SECRETARIADO EJECUTIVO

CURSOS LIBRES CENTRO DE

IDIOMAS

3.8 FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL:

A. FUNCION DEL PRESIDENTE DE DIRECTORIO:

Representar a la empresa educativa, conjuntamente con el Director

Gerente.

Realizar la convocatoria a reuniones del directorio, tanto ordinaria

como extraordinaria.

Prepara la agenda de las reuniones del directorio, en coordinación

con el Director Gerente.

Orientar y determinar los lineamientos de la política empresarial, en

base a las metas y objetivos establecidos por el directorio.

Dar visto bueno u observar la presentación del presupuesto anual

para el desarrollo de las actividades Académicas y Administrativas.

Proponer alternativas para el mejoramiento continuo de los

servicios que brinda la empresa.

Promover el mejoramiento de la infraestructura, equipos y

mobiliario para una buena prestación de servicios.

Proponer proyectos de desarrollo en concordancia con las

posibilidades económicas de la empresa.

Abrir, retirar y cerrar cuentas de ahorros.

Abrir, cuentas a plazos.

Comprar y vender bienes muebles e inmuebles.


B. FUNCIÓN DEL DIRECTOR GERENTE:

Representar legalmente a la empresa Instituto Bitec SAC.

Firmar, conjuntamente con el presidente del Directorio, los

diferentes documentos de carácter administrativo, técnico contables

y los movimientos bancarios.

Diseñar los modelos organizacionales y la política de desarrollo

institucional.

Establecer los canales de coordinación con las diferentes

instituciones y empresa de nuestro medio.

Firmar la documentación Técnico pedagógico y administrativo que

se debe presentar al Ministerio de Educación.

Proponer actividades a considerar en el plan de Trabajo anual.

Elaborar y proponer al Directorio de la institución, planes y

proyectos que permitan el desarrollo institucional, sustentados en

trabajos de estudio de mercado y necesidades reales de puesto de

trabajo.

Coordinar con el Director Académico la política educativa y acciones

técnicos pedagógicas en concordancia con los planes y programas

del sector educativo.

Orientar a los trabajadores sobre la técnica de mejoramiento de la

prestación y servicios, velando por la buena imagen institucional,

interna y externa.

Orientar el proceso de reinversión en concordancia al DL. Nº 882.

Promover la actualización del proyecto Educativo Institucional, de la

empresa educativa.

Supervisar, evaluar y controlar las funciones y actividades del

personal del instituto.



C. FUNCIÓN DEL DIRECTOR ACADÉMICO:

Se encuentra dirigido por el Lic. Antonio Yupanqui Acosta y realiza las

siguientes funciones:

Elaborar el Plan Anual de Trabajo en coordinación con el Gerente.

Organizar y Dirigir el servicio de supervisión Educativa.

Convocar y dirigir las reuniones Técnico pedagógico y

administrativas.

Firmar los Decretos directorales de rectificación de nombres,

establecimiento de convenios y proyectos educativos para el

mejoramiento de los planes de estudio.

Proponer la apertura de nuevos programas o cursos de Extensión

Educativa.

Supervisar y evaluar la labor que realiza el personal docente y

administrativos que estén bajo ambientes y mobiliario.

Elaborar los manuales y reglamentos técnicos pedagógicos y

administrativos.

Diseñar el proceso de selección y matricula de alumnos, la

elaboración de nóminas y llenados de actas y certificación de estudio

que serán remitidos al Ministerio de Educación.

Formular el cuadro de necesidades de bienes y servicios en

coordinación con el departamento de Administración y Contabilidad.

Llamar la atención verbal o escrita al personal que incumpla con las

normas establecidas internamente.

Establecer convenios para las prácticas profesionales de las

egresadas en las diferentes empresas e instituciones de nuestro

medio.



D. FUNCIÓN DEL JEFE DEL AREA ADMINISTRATIVA CONTABLE:

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las

actividades técnico administrativo y contable de la empresa.

Controlar los ingresos diarios realizando la conciliación con los

egresos mediante las facturas y boletas.

Supervisar el control de pago por diferentes conceptos haciendo uso

del sistema establecido para tal fin.

Emitir los informes de ingresos y egresos semanales, mensuales al

contado y presidente del directorio.

Coordinar con el Director del instituto la elaboración del

presupuesto anual.

Actualizar el inventario de bienes realizando la codificación de cada

uno y llevar el control de altas y bajas de los medios.

Programar y efectuar el pago a los proveedores, cancelar las letras a

las entidades crediticias.

Alcanzar oportunamente a la Sunat la documentación del

movimiento económico, mediante informe del empoce de los

compromisos por tasas e impuestos de ley.

Registrar en los respectivos libros contables las ventas por

diferentes conceptos, verificando las boletas, facturas y otros

documentos de la misma naturalidad.



Supervisar y controlar el movimiento económico de Trujillo y

Chimbote, así como preparar la ficha informática (formularios) de la

productividad mensual.

Prever las compras de repuestos para la computadora, impresora,

fotocopiadora, scanner y otros oportunamente, así como la

adquisición de material de escritorio, útiles de oficina, papel, tinta de

plumones y demás enseres necesarios para el normal desarrollo de

las actividades de la empresa.

Tener actualizado los libros de: ventas, remuneraciones, planillas,

compras, bancos.

E. FUNCIÓN DEL ASISTENTE CONTABLE:

Contribuir con el desarrollo de las actividades de su área, en directo

apoyo a la jefatura administrativa – contable.

Elaborar la documentación contable que se le indique, tomando la

previsión de su revisión a fin de que se firme y de trámite según su

naturaleza.

Prepara las planillas de pago del personal docente y administrativo.

Realiza los trámites de operaciones sencillas en los bancos y demás

entidades crediticias de nuestro medio.

Elabora el calendario de compromisos de la empresa para el VB del

jefe del área de administración y contabilidad.

Prepara los informes para las instituciones que tienen relación con la

Empresa y remitirlos oportunamente.



Tener al día la base de datos de los proveedores, entidades

crediticias, calendarios de compromiso de pagos, planilla, compra de

insumos, bienes y servicios.

Registrar en la base de datos los bienes de la Institución colaborando

en la actualización permanente, para tenerlos en Stop.

Llevar el kardex y registros de compromiso de pago por parte de la

Empresa.

F. FUNCIÓN DE COORDINACIÓN ACADÉMICA:

Programar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

académicas y técnicas pedagógicas que realiza el personal docente.

Diseñar los formatos de control y evacuación de las acciones académica

y técnico pedagógicos que realiza el personal docente.

Elaborar los criterios técnicos para la selección, adaptación y

producción del material educativo actualizado.

Proponer las necesidades y áreas de capacitación del personal docente.

Revisar los sílabos y sumillas antes del inicio de las actividades

académicas de cada semestre visando los mimos para el VB del Director

Académico.

Preparar el rol de exámenes de los estudiantes son cursos de aplazados

o de recuperación en coordinación con los docentes de cada curso.



Velar por el cumplimiento de los objetivos educacionales y formativos,

de acuerdo al perfil de cada carrera profesional.

Visar las nominas de matriculas y actas consolidadas para la firma del

director y su posterior envió a la Región de Educación.

Elaborar y proponer la aplicación de normas administrativas y

académicas referidas a: convocatoria, selección e inscripción de

estudiantes, matrícula, traslado, convalidación, revalidación, certificado,

promoción, titulación.

G. FUNCIÓN DEL ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES:

Realizar el mantenimiento y limpieza de local.

Realizar diariamente la limpieza de las aulas, computadoras y

mobiliarios.

Realizar la limpieza de los servicios higiénicos utilizando los

ambientadores y fenoles respectivos.

Realizar el pintado y mantenimiento de las paredes y demás

ambientes de la institución.

Solicitar al jefe de Administración, la compra de los insumos

necesarios para cumplir con su función.

Velar por el mantenimiento y conservación de los bienes de la

institución.



Informar de las ocurrencias relacionadas con su función, a fin de

enmendar oportunamente las dificultades que se presenten.

Racionalizar el uso de energía eléctrica, agua y demás servicios y

bienes que se le confié.

Cumplir las demás funciones que se le encargue según las

necesidades de los servicios que presta la empresa

H. FUNCIÓN DE COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL AREA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL

Depende del Director Académico y desempeña las siguientes funciones.

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las

actividades de su área o especialidad.

Proponer las acciones de capacitación y actualización que requiera el

personal a su cargo, para un mejor desempeño a sus labores e

imagen institucional.

Elabora el plan anual de marketing y público en coordinación con el

presidente de Directorio, Director Gerente, Director Académico y

Jefe de Administración con el respectivo presupuesto de gastos

operativos por publicidad, distribuido racionalmente en cada

campaña.

Diseñar y proponer los spot publicitarios, radiales, televisivos y

material impreso que servirán como medio de difusión masivo.

Confeccionar las notas de prensa y evaluar a las instituciones

competitivas al rubro, para plantear las estrategias de mejoramiento

en el posicionamiento y preferencias del público.



Velar por la permanente ambientación y presentación de los

ambientes del instituto, en especial de los puntos de venta.

Proponer y desarrollar nuevos productos y servicios para el

desarrollo de la Institución.

Elaborar y aplicar las encuestas internas, y externas para mejorara la

imagen institucional, y facilitar el posicionamiento de la empresa.

Mantener actualizado el directorio de las empresas e instituciones, a fin de agilizar los canales de coordinación y apoyo inter. Institucional.

I. FUNCIÓN DE COORDINACIÓN ACADEMICA RESPONSABLE DEL AREA DE EXTENSIÓN EDUCATIVA:

Depende del Director Académico y desempeñar las siguientes funciones

Programar, organizar, dirigir, controlar, supervisar y controlar las

actividades administrativas y académicas, que están dirigidas a la

capacitación y actualización del personal que labora en las diferentes

empresas e instituciones de nuestro medio así como al público en general.

Dirige la escuela de anfitrionas y secretariado, el Centro de Idiomas y los

cursos o programas de extensión.

Realiza estudios de mercado, en coordinación con el jefe de imagen

institucional y marketing, para conocer las necesidades reales de

capacitación y preferencias al público por los servicios educativos.

Determinar los contenidos de desarrollar en cada programa o curso que

se ofrecerá, en coordinación con el Director Académico.



Preparar el Directorio de las Empresas e Instituciones y mantenerlo

actualizado.

Programar, en coordinación con el Director Académico y coordinador

ejecutivo, los lineamientos de contactos, con los responsables de las

profesionales, Policía Nacional, colonias de residentes, magisterios,

sindicatos, etc. Para promover la oferta y venta de los programas y cursos

de extensión que brinda la institución.

Preparar y/ revisar los módulos de aprendizaje y practicas profesionales,

que utilizan los estudiantes, proponiendo las correcciones o mejoras que

fuercen necesarias, cumplir por encargo las demás funciones académicas.

J. FUNCIÓN DEL SECRETARIO TÉCNICO PEDAGÓGICO:

Depende del Director Académico y cumple las siguientes funciones.

Tener actualizado el registro de los alumnos en una base de datos

debidamente codificado por especialidad.

Preparar las nominas de matricula de los alumnos ingresantes, a

quienes solicitará, previamente la documentación reglamentaria

para tal fin.

Preparar las actas consolidadas con las notas semestrales solicitando

la firma de los docentes de los diferentes cursos desarrollados y

alcanzar a la dirección académica par la firma respectiva.

Atender a los alumnos que soliciten información sobre su situación

académica, así como a los padres de familia y docentes que necesiten

coordinar o entrevistarse con el Director Académico.



Elabora las boletas de notas y entregar a los alumnos previo pago

por el valor de la misma.

Registrar las notas en los certificados oficiales de estudios que serán

emitidas a la UGEL para la visación respectiva.

Mantener actualizado el archivo de documentos ingresos como

remitido.

Mecanografía la documentación que el indique el Director

Académico.

Verificar y controlar la asistencia de los alumnos.

Verificar los horarios de clases de los docentes y cambios de turno

oportunamente.

K. FUNCIÓN DE LA SECRETARIA DE ATENCIÓN AL CLIENTE:

Cumple las siguientes funciones:

Aplicar técnicas de comunicación adecuada en el proceso de

información al cliente.

Atender con amabilidad y mostrar las bondades que oferta la

institución, esforzándose en captar al usuario potencial.

Saber escuchar y conocer las inquietudes de los clientes,

proponiéndoles ofertas que signifique captarlo, en coordinación con

el jefe de marketing e imagen institucional.



Se desarrolla estrategias de tele marketing para la atención al público por vía telefónica, dando seguridad y confianza al cliente y escuchando amablemente sus necesidades, motivando a conocer personalmente la institución.

Coordinar con la dirección académica la disponibilidad de horarios e

inicio de actividades.

Decepcionar los pagos que efectúan los estudiantes y/o padres de

familia por cuotas de enseñanza y otros conceptos.

Registrar en la base de datos la información de los ingresos diarios y

los movimientos de caja chica, realizando la conciliación con las

facturas o recibos emitidos o generados como salida, y dar cuenta

diariamente a la responsable de la administración de la empresa.

Efectuar la entrega de certificado, boletas de notas y constancias

visadas por el Director Académico, previo pago de los mismos.

Realizar el control de alumnos que están dejando de efectuar al pago

de sus mensualidades y/o estén inasistiendo por razones

económicas, informando al coordinador ejecutivo y Director

Académico para prestar facilidades al estudiante a fin de que se

reintegre a sus clases y cumplir las demás funciones que se le asigne.

L. FUNCIÓN EN EL ÁREA DE VENTAS (MARKETING)

Responsable de marketing e imagen institucional y cumple las siguientes

funciones:

Brindar la mejor atención a los clientes y alcanzar la información que

se le solicite en los formatos adecuados para tal fin.



Acompañar al cliente para que pueda visitar y conocer los ambientes

de clase y los laboratorios con los que cuenta la institución,

indicando las bondades y ventajas que obtendrán al estudiar una

carrera o curso en el instituto.

Coordinar con la secretaria de atención al cliente la atención a los

alumnos y padres de familia, de manera ágil y amable, estimulando

su preferencia por la institución.

Conocer y ejercitar técnicas de ventas, brindando al cliente, la

información necesaria, con fluidez, veracidad y claridad los mensajes

referentes a las carreras profesionales, programas y cursos que

oferta el instituto.

Distribuir racionalmente los folletos y demás documentos de

promoción y ventas, a los clientes que los soliciten, anotando los

horarios de atención, días, duración, costos, y entre otros.

Velar por la buena presentación del ambiente de trabajo,

principalmente del punto de venta, proponiendo las mejoras para

buena presentación.

Realizar las tareas de fotocopiado de documento que requiere el

cliente previo pago efectuado a la secretaria de atención al cliente.

Cumplir las demás funciones afines que se le encargue por necesidad

del servicio de la institución.

M. FUNCIÓN DE LA COORDINADORA DE ANFITRIONAS, SECRETARIAS EN LOS CURSOS DE EXTENSIÓN Y CENTRO DE IDIOMAS:

Depende de la coordinadora académica y desempeña las siguientes

funciones:



Programar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar las

actividades académicas que se desarrollará en las escuelas de

anfitrionas, secretariado, centro de idiomas, programas y cursos de

extensión con el coordinador administrativo y el Director

Académico de la institución.

Planificar y organizar la currícula de los cursos a desarrollar en cada

semestre o ciclo de estudios, en coordinación, en coordinación con la

Dirección Académica.

Elaborar el plan anual de trabajo y el presupuesto de gastos de

operación y otros, para el normal funcionamiento y prestación de los

servicios a los usuarios.

Velar por la buena conservación y uso de los módulos, equipos,

mobiliarios, necesario para el servicio Administrativo y Académico.

Programa con el coordinador ejecutivo encargado de marketing e

imagen institucional, las actividades concernientes a las ventas de

los servicios en las escuelas de anfitrionas y secretariado, centro de

idiomas y el área de programas y cursos de extensión.

Contar con el directorio de las diferentes empresas e instituciones de

nuestro medio, y utilizarlo como documento de trabajo para las

visitas posteriores de venta de los servicios educativos.

Planificar, organizar y conducir el proceso de supervisión y control

de las acciones pedagógicas de las docentes en el aula de las escuelas

de secretariado, anfitrionas y cursos de extensión.



Realizar la actualización de planes curriculares, en coordinación con

la Dirección Académico, decepcionando los sílabos de las diferentes

asignaturas para su revisión y conformidad.

Realizar los requerimientos de las necesidades en bienes y servicios,

equipos y mobiliario para el normal funcionamiento y prestación de

los servicios académicos.

Cumplir las demás funciones a fines que se le encargue por

necesidades de los servicios y funciones de la institución.

3.9 DISTRIBUCIÓN INFRAESTRUCTURAL:

El Instituto Superior Bitec se encuentra hecho de material noble, edificio que se encuentra conformado por 5 pisos:

PRIMER PISO:

Vigilancia Informes Coordinación Académica Coordinación Administrativa Caja Centro de Idiomas “American Center”

28 computadoras 28 sillas 10 mesas 1TV 01 estabilizador 4 teléfonos 03impresora 02 computadoras pantalla plana 01 stant

Oficinas de administración

SEGUNDO PISO:

Dirección Académica



Aulas: (02) Aula 11 29 sillas 1 mesa 1 TV 1 CPU 1Teclado 1 mouse Aula 12 18 sillas 1 radio 1 pizarra acrílica

Oficina de gerencia

TERCER PISO:

Laboratorios (02) Laboratorio (20) 16 computadoras 14 Sillas Laboratorio (21) computadoras 8 sillas 01 botiquín Aulas (01) Aula 23 30 carpetas 01 mesa 01 pizarra acrílica

CUARTO PISO:

Laboratorio (01) 23 computadoras 24 sillas 01 reloj de pared

Aulas (03) Aula 31 22 sillas 1 mes Aula 32 18 sillas 01 mesa 01 pizarra acrílica



Aula 33 15 sillas 01 mesa

QUINTO PISO:

Aulas (04) Aula 40 22 sillas 01 mesa Aula 41 45 sillas 01 mesa Aula 42 22 sillas 01 mesa Aula 43 21 sillas 01 mesa

SEXTO PISO:

Cafetín Salón de Gimnasio

RECURSOS HUMANOS:

Personal permanente : 10Personal contratado : 23Total : 33

RECURSOS FINANCIEROS:

El instituto superior privado BITEC, se financia mediante la matrícula de alumnos egresados de los diferentes colegios, ya sean nacionales y privados, también mediante los pagos mensuales que se hacen para obtener el servicio de educación técnica, en la ya mencionada institución.

RECURSOS MATERIALES Y EQUIPOS DE TRABAJO:

1 computadora1 impresora1 IntercomunicadorHojas bond A4, lapiceros, reglas, accesorios para oficinaCarrera: Secretariado Ejecutivo Cardozo Atencio Katherin Lisbeth 31


IV.- RELACIÓN DE TAREAS DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

4.1. DEPARTAMENTO DEL AREA DE PRÁCTICAS:

Atención al cliente - Informes

4.2. PERIODO DE PRÁCTICAS:

Inicio : 13/11/2015Termino : 13/02/2016

4.3. UBICACIÓN:

Jr. José Olaya Nº 569- Chimbote Dpto. Ancash

4.4. TAREAS ASIGNADAS

En las tareas asignadas en el área de atención al cliente talleres al público en general, siendo de manera directa e indirecta y satisfaciendo las expectativas.

Asimismo realizando tareas asignadas como llenado de calificaciones de los alumnos, archivando documentos que ingresen a la coordinación.

4.5. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

Atención al Cliente – Informes

Atender amablemente a las personas que llegan a pedir informes. Redactar algunos documentos. Emitir y recibir documentos. Repartir y faxear documentos. Realizar cuadros estadísticos. Dar seguimientos a los alumnos de la Institución. Coordinar con marketing sobre los nuevos métodos de captar clientes. Planificar.






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