Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
WWW.I TSA .EDU.CO V I G I L A D A M I N E D U C A C I Ó N
Informe de resultados de la socialización y priorización de temas para la Audiencia Pública de Rendición de
Cuentas vigencia 2017
Oficina de Planeación
Barranquilla - Atlántico Junio de 2018
INTRODUCCIÓN
La Institución Universitaria ITSA, en cumplimiento de sus compromisos con el
fortalecimiento de los principios de transparencia, responsabilidad, eficiencia y eficacia en
el manejo de la gestión pública y garantizando el derecho de los ciudadanos a ejercer
control social sobre los recursos públicos, implementó en la vigencia 2017 una serie de
acciones como medio para fortalecer la cultura del diálogo entre las entidades públicas y la
ciudadanía de acuerdo a la disposiciones de la Ley 1757 de 2015.
En este documento se presentan las acciones implementadas por la Institución con el
objetivo de garantizar la promoción de la participación ciudadana y el ejercicio eficiente y
transparente de la misma. Puntualmente, se presentan los resultados obtenidos de la
estrategia de socialización y divulgación del proceso de rendición de cuentas de modo que
se facilite la participación de toda la comunidad y que los diferentes actores se involucren
informada y eficazmente en el seguimiento a la actuación de los servidores públicos.
En este sentido, en la primera parte del documento se describen cada una de las acciones
implementadas dentro de la estrategia de comunicación para la divulgación y socialización
del proceso de Rendición de Cuentas de ITSA en el marco de la Audiencia Pública a
realizarse el próximo 6 de junio. En la segunda parte, se muestran los temas priorizados a
tratar en el mismo evento, a partir de los diferentes mecanismos utilizados por la comunidad
educativa y la ciudadanía en general, para tal fin.
1. Estrategia de socialización y divulgación de la Audiencia Pública
Con el propósito de una efectiva divulgación y socialización del proceso de Rendición de
Cuentas, la Institución Universitaria ITSA ha definido e implementado una estrategia de
comunicación orientada a informar a los miembros de la comunidad académica y grupos de
interés sobre la estrategia diseñada e implementada por la Institución para tal fin. Además,
de fomentar la participación de la comunidad académica y grupos de interés en la Audiencia
Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017.
Entre las acciones emprendidas en el marco de esta estrategia, ITSA ha dispuesto toda la
información y soportes relacionados con la Audiencia de Rendición de Cuentas 2017, en la
página web Institucional en el micrositio Rendición de Cuentas
(http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas).
A continuación, se mencionan los informes publicados:
▪ Boletín Estadístico vigencia 2016
▪ Diagnóstico de la estrategia de Rendición de Cuentas vigencia 2017
▪ Documentación inherente a cada uno de los procesos de la Institución
▪ Estados Financieros
▪ Informe de Avance Gestión Institucional 2017-1
▪ Informe de Avance Gestión Institucional 2017-2
▪ Informe de gestión vigencia 2017
▪ Seguimiento y evaluación de planes de acción vigencia 2017
▪ Plan de Acción de Audiencia Pública vigencia 2017
Otra de las acciones emprendidas para la divulgación y socialización de la estrategia de
Rendición de Cuentas, ha sido la difusión de la información relacionada con la Audiencia
Pública a realizarse el próximo 6 de junio de 2018, a través de los distintos medios de
comunicación de ITSA. Estos fueron:
- Invitación a los miembros de la comunidad educativa y grupos de interés:
Desde el 30 de abril de 2018, la Institución inició el proceso de socialización de la Audiencia
Pública a través del envío de la invitación a este evento por medio del correo electrónico de
la Oficina de Planeación (Ver Ilustración 1). En dicho correo, además se les recordaba a los
destinatarios la importancia del proceso de Rendición de Cuentas para la Institución como
se muestra en la Ilustración 2.
Ilustración 1. Tarjeta de invitación a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
Ilustración 2. Correo de invitación a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
Cabe mencionar, que adicionalmente a la invitación enviada a través de correo electrónico
se realizó el envío de invitaciones a la comunidad institucional, y a distintos grupos de
interés. El correo incluyó como documento adjunto, el formato para la inscripción de
propuestas.
- Redes sociales oficiales:
La Institución a través de las sus redes sociales oficiales, Facebook: ITSA EDU, Egresados
ITSA; Instagram: itsaedu, Twitter: ITSAEDU, ha difundido la información pertinente sobre la
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, garantizando así el contacto permanente con
los estudiantes y en general con la ciudadanía. Estas publicaciones se han realizados
desde el 10 de mayo del presente año.
Ilustración 3. Imágenes de difusión en redes sociales de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
- Banner Institucional:
- Banner Institucional:
A manera de invitación, se diseñó y publicó un banner en la página principal de ITSA. Este
banner, contiene la información relacionada con la fecha y hora de la realización de la
Audiencia Pública (Ver Ilustración 4). Además, se ha vinculado a este banner un link que
direccionaba a los interesados al micrositio Rendición de Cuentas
(http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas).
Ilustración 4. Banner informativo sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
- Difusión radial:
Con el objetivo de fomentar la participación al evento por parte de toda la ciudadanía del
Distrito de Barranquilla y su área de influencia, ITSA ha convocado a través de la emisora
institucional ITSA Radio 106.6 F.M. y de Emisora Atlántico 1.070 A.M. a dicha población.
La cuña que se ha trasmitido a partir del 01 de mayo, ha sido: “La Institución Universitaria
– ITSA, comprometida con una gestión transparente, invita a toda la comunidad a participar
en su Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2017 que se realizará el próximo
miércoles 30 de mayo, a las 9:00 de la mañana, en el Museo del Atlántico ubicado en la
Calle 35 con Carrera 39 Esquina. Para más información visite nuestra página
web: www.itsa.edu.co. ¡Somos Educación Superior, Muy Superior!”
No obstante, dado el cambio de la fecha de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
vigencia 2017, a partir del 21 de mayo la cuña se ha difundido con el cambio de la misma:
“La Institución Universitaria – ITSA, comprometida con una gestión transparente, invita
a toda la comunidad a participar en su Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2017
que se realizará el próximo miércoles 6 de mayo, a las 9:00 de la mañana, en el Museo del
Atlántico ubicado en la Calle 35 con Carrera 39 Esquina. Para más información visite
nuestra página web: www.itsa.edu.co. ¡Somos Educación Superior, Muy Superior!”
- Avisos informativos:
Otra de las acciones implementadas por la Institución para fomentar la participación a la
Audiencia Pública, es el uso de carteleras en cada una de las sedes, tanto Barranquilla
como Soledad, para la publicación de piezas informativas con los datos de realización del
evento (Ver Ilustración 5). Estas piezas se han dispuesto desde el pasado 8 de mayo, y con
ello, se busca informar a los estudiantes, integrantes de la comunidad institucional y
visitantes, sobre la fecha y lugar de realización del evento.
Ilustración 5. Piezas publicitarias dispuestas en carteleras Institucionales sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
Cabe señalar que la invitación a la Audiencia Pública, también fue instalada en los fondos
de pantalla de aulas de informática de uso de estudiantes; así como, en cada uno de los
computadores y portátiles de la Institución. En la Ilustración 6, se muestra la disposición de
dichas piezas.
Ilustración 6. Piezas publicitarias dispuestas en equipos de cómputo institucionales sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, vigencia 2017.
Por último, dentro de la estrategia de socialización y divulgación del proceso de Rendición
de Cuentas y las actividades en el marco de la Audiencia Pública a realizar el próximo 6 de
junio, la Institución ha implementado acciones orientadas a sensibilizar a la comunidad
educativa y ciudadanía en general, sobre la importancia de este proceso.
Puntualmente, la Institución preparó un video en el que se expone de manera sencilla los
conceptos relacionados con la Rendición de Cuentas, su importancia, actores, entre otros.
En este video, que ha sido publicado tanto en el micrositio Rendición de Cuentas
((http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/rendicion-de-cuentas) de la página
Institucional como en el Facebook oficial de ITSA (Ver Ilustración 7) y el canal Institucional
en YouTube (https://www.youtube.com/watch?v=7EenkQzCSVc) , se invita a los miembros
de los diferentes grupos de interés de ITSA a asistir a la Audiencia Pública de Rendición de
Cuentas, vigencia 2017.
Ilustración 7. Video sobre Rendición de Cuentas vigencia 2017 disponible en página web ITSA.
Por otro lado, entre el 10 y 14 de mayo, se llevaron a cabo las jornadas de socialización y
sensibilización sobre el proceso de Rendición de Cuenta y la estrategia implementada por
ITSA para tal fin. Con el apoyo de material didáctico y el desarrollo de un concurso, se le
brindaba a los participantes información de la Rendición de Cuentas y su importancia en la
gestión pública. En la Ilustración 8 y la Ilustración 9, se muestra el material didáctico e
imágenes que conforman el registro fotográfico obtenido a partir del desarrollo de estas
jornadas, respectivamente. En total, fueron 64 funcionarios y contratistas que participaron
en esta actividad.
Ilustración 8. Material didáctico utilizado en jornada de sensibilización sobre estrategia de Rendición de Cuentas de ITSA.
Ilustración 9. Registro fotográfico de jornada de sensibilización sobre estrategia de Rendición de Cuentas de ITSA.
Es importante mencionar, que estas jornadas también tenían como objetivo fomentar la
participación de los diferentes grupos de interés en los espacios disponibles para generar
el diálogo entre los miembros de la comunidad educativa y la Institución, a través de la
gestión de la encuesta de priorización de temas1 (Ver Ilustración 10) e inscripción de
propuestas, recomendaciones, agradecimientos, preguntas y sugerencias (Ver Ilustración
11). Ambos instrumentos de participación fueron dispuestos en la página web Institucional,
siendo su objetivo principal recoger todas las sugerencias y propuestas para ser atendidas
el día de la Audiencia Pública.
Ilustración 10. Encuesta para la priorización de temas a tratar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.
1 Se habilitó un link en el micrositio de Rendición de Cuentas de la página Institucional:
http://www.itsa.edu.co/audiencia-publica
Ilustración 11. Formato de propuesta para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.
Con el fin de estimular la participación de los demás miembros de la comunidad educativa
y la ciudadanía en general, la Institución divulgó en sus redes sociales oficiales un post, el
cual se muestra en la Ilustración 12, invitando a dicha población a participar a través de
estos mecanismos.
Ilustración 12. Post de invitación a mecanismos de participación de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de ITSA.
Como resultado de estas acciones, se logró la participación de 119 personas en la encuesta
de priorización de temas a tratar en la Audiencia Pública; sin embargo, no se recibió ninguna
propuesta, recomendación, agradecimiento, pregunta y sugerencia has ta momento de
cierre definido para estos mecanismos de participanción.
2. Priorización de Temas para la Audiencia Pública
De acuerdo con los resultados de la encuesta para priorización de temas a tratar en la
Audiencia Pública de Rendición de cuentas vigencia 2017, el 99,2% de las personas que
diligenciaron la misma consideran que este proceso es importante para la evaluación,
seguimiento y control a la gestión de la Institución Universitaria ITSA.
Es importante mencionar, que el 50% de las personas que decidieron participar de dicha
encuesta son funcionarios o contratistas de la Institución, 24% estudiantes, 22% egresados
y el 5% restantes fueron ciudadanos en general, proveedores o miembros de otra entidad
pública (Ver Gráfico 1).
Gráfico 1. Distribución del encuestado según grupo de interés
Esta población, manifestó poseer mayor interés por conocer sobre los planes y proyectos
para la vigencia 2018 (24%) en el desarrollo de la Audiencia Pública a realizarse el próximo
6 de junio de 2018. Como se observa en el Gráfico 2, al 17% de los encuestados les
interesaba conocer también el cumplimiento de metas en 2017; los resultados de la gestión
académica en dicho periodo (13%) y todo lo relacionado con temas de internacionalización
(10%).
En la Tabla 1 se presentan los temas priorizados por cada uno de los grupos de interés.
Como se observa en el misma, el 100% de los ciudadanos del común estaban interesados
por conocer el cumplimiento de las metas en la vigencia 2017. En tanto, la mayoría de los
egresados y funcionarios o contratistas mostraron mayor interés por los planes y proyectos
para la vigencia 2018, 21% y 29%, respectivamente. Mientras tanto, los estudiantes
manifestaron desear conocer sobre la gestión académica (21%) y los planes y proyectos
para la vigencia 2018 (21%). Con respecto a los miembros de otras entidades públicas que
participaron de la encuesta, el 100% consideraron importante otros temas como las
inversiones en las sedes propias de la Institución, contratación y no discriminación. Por
último, el 100% de los proveedores deseaban que durante el desarrollo de la Audiencia se
conocieran los resultados la gestión académica en el 2017.
3%
22%
24%
50%
1%
1%
CIudadano
Egresado ITSA
Estudiante ITSA
Funcionario/Contratista ITSA
Otra entidad pública
Proveedor
Gráfico 2. Temas priorizados para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017
Tabla 1. Temas priorizados según grupos de interés para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017
Por último, es importante mencionar que además de los resultados de la encuesta de
priorización de temas, la Institución ha analizado los resultados de las Asambleas de
Programas y las PQRSD recibidas durante el 2017.
3%
3%
5%
8%
8%
9%
10%
13%
17%
24%
Otros temas
Investigación
Extensión y Proyección social
Gestión Financiera
Gestión del Talento Humano
Transparencia, Participación y Atención al ciudadano
Internacionalización
Gestión Académica
Cumplimiento de metas 2017
Planes y Proyectos para la vigencia 2018
CIudadanoEgresado
ITSA
Estudiante
ITSA
Funcionario/
Contratista ITSA
Otra entidad
públicaProveedor
Cumplimiento de metas 2017 67% 19% 17% 14% 0% 0%
Extensión y Proyección social 0% 0% 3% 8% 0% 0%
Gestión Académica 0% 19% 21% 5% 0% 100%
Gestión del Talento Humano 0% 0% 7% 14% 0% 0%
Gestión Financiera 0% 4% 10% 8% 0% 0%
Otros Temas 0% 4% 0% 2% 100% 0%
Internacionalización 0% 15% 14% 7% 0% 0%
Investigación 33% 8% 0% 2% 0% 0%
Planes y Proyectos para la vigencia 2018 0% 23% 21% 29% 0% 0%
Transparencia, Participación y Atención
al ciudadano0% 8% 7% 12% 0% 0%
Temas Priorizados
Grupos de Interés
Las Asambleas de Programa fueron desarrolladas en doce (12) sesiones entre las dos (2)
sedes de la Institución. En estas sesiones, se plantearon las necesidades observadas por
la comunidad educativa orientadas a mejorar la calidad educativa y el logro de funciones
misionales de la Institución; la cuales se enfocaron principalmente en manifestar sus
inquietudes con respecto a la disponibilidad espacios académicos, inversión en
infraestructura física, medios educativos y tecnológicos. Así como, por aspectos
relacionados con la gestión académica, tales como revisión curricular de algunas
asignaturas, disponibilidad de horarios para idiomas extranjeros, oferta académica. Otro de
los temas tratados con mayor énfasis en estas actividades fueron las relacionada con la
gestión de becas.
En cuanto a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) recibidas
y atendidas por la Institución por medio de la Unidad de Atención al Usuario, a 31 de
diciembre de 2017, estas ascendieron a cuatrocientas setenta y seis (476). De las cuales,
el 68% fueron peticiones, 21% quejas, 5% reclamos, 5% sugerencias, y 1% otro tipo de
solicitudes. En la Tabla 2 se presentan la distribución de las mismas según su tipo y el
proceso a la que fue dirigida.
Tabla 2. PQRSD atendidas según tipo y proceso responsable, 2017
Tipo Petición Queja Reclamo Sugerencia Otros % de PQRS recibidas
Atención al Usuario 48% 35% 55% 16% 0% 43%
Tecnología y Sistemas 12% 23% 5% 8% 0% 13%
Gestión de Programas Académicos
6% 19% 14% 12% 0% 10%
Extensión y Proyección Social
10% 7% 0% 8% 0% 9%
Articulación 6% 2% 5% 4% 0% 5%
Otros 18% 15% 23% 52% 100% 20%
Dentro de los temas de interés identificados a través de las PQRSD, estos se relacionan
principalmente con aspectos de Gestión Institucional tales como con correos y usuarios
institucionales, información de notas, reembolso de matrículas, matrículas académicas.
3. Consideraciones Finales
Después de analizar la acción emprendida por la Institución Universitaria ITSA, la encuesta
de temas de interés, las jornadas de diálogo, el análisis de quejas y reclamos, los temas
priorizados por la comunidad académica y la ciudadanía en general, para ser tratados en la
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2017, son: i) planes y proyectos para
la vigencia 2018, ii) cumplimiento de metas en 2017; iii) gestión académica, iv)
internacionalización, y v) gestión institucional.
Estos resultados se obtuvieron a partir de la implementación de la estrategia de
socialización y divulgación apropiada por la Institución para garantizar la promoción de la
participación ciudadana y el ejercicio eficiente y transparente del proceso de Rendición de
Cuentas de ITSA.