INFORME FINAL 31-10 MUNICIPALIDAD DE COYHAIQUE …€¦ · remuneraciones a Tesorería Municipal. La Municipalidad informa en su respuesta que ha instruido a la Unidad de Control

C. A..

26111 1127

CHILE

Fecha : 1 k n1c. 2010N° Informe :

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DE AYSÉN DEL GENERAL CARLOS IBÁÑEZ DEL CAMPO

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Informe Final sobre Auditoría deRemuneraciones y Control de

Personal, Municipalidad deCoyhaique

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DE AYSÉN

DEL GENERAL CARLOS IBÁÑEZ DEL CAMPOUNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG N' 11005 / 2010A.I. N' 398 / 2010

REMITE INFORME FINAL N° 31 DE 2010,SOBRE AUDITORÍA DEREMUNERACIONES Y CONTROL DEPERSONAL EN LA MUNICIPALIDAD DECOYHAIQUE.

N° 04041

1 1+ DIC. 201hCOYHAIQUE,

Se remite a esa Entidad, para suconocimiento y fines legales pertinentes. copia del Informe Final N° 31. de 2010, conel resultado de la auditoría efectuada por esta Contraloría Regional en laMunicipalidad de Coyhaique.

La Contralora Regional que suscribe. enconformidad con lo previsto en el artículo 55° y 85°, inciso segundo, de la leyN°18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades. dará traslado de copia delaludido informe al Secretario del Concejo Municipal, con el objeto de que dé a conoceren forma íntegra el contenido de dicho documento a ese Cuerpo Colegiado.

Saluda atentamente a Ud..

ANA VARGAS VALENZUELAAboyado

Contralora Regional de Aysan

AL SEÑORALCALDEMUNICIPALIDAD DE COYHAIQUEPRESENTE JCB

Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 / Email [email protected]

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN

DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPOUNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG N° 11005 / 2010.Al.. N° 395 / 2010.

REMITE INFORME FINAL N° 31 DE 2010,SOBRE AUDITORIA DEREMUNERACIONES Y CONTROL DEPERSONAL EN LA MUNICIPALIDAD DECOYHAIQUE.

NO 04042

COYHAIQUE, 1 4 DIC. 2010

Cumple con envier a Lid., para suconocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 26, de 2010, con losresultados del examen que se practicara en la Municipalidad de Coyhaique.

Sobre el particular, en virtud de lo establecidoen el articulo 55° y 85°, inciso segundo. de la ley N° 18.695, Orgbnica Constitucionalde Municipalidades, corresponde que se de lecture del contenido del informe alConcejo Municipal en la primera sesiOn que celebre dicho Cuerpo Colegiado;debiendo comunicar a esta Contraloria Regional, al dia siguiente hebil de ocurrido. lacircunstancia de haber dado cumplimiento a dicho tremite.

Saluda atentamente a Ud.,

ANA VARGAS VALENZUELAAboyado

Contralom Regional de Aysen

AL SENORSECRETARIOCONCEJO MUNICIPALMUNICIPALIDAD DE COYHAIQUE

(PRESENTE. JCB

Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 I Email [email protected]

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE AYSEN

DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPOUNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PREG N" 11005 / 2010N° 399/ 2010

REMITE INFORME FINAL N° 31 DE 2010,SOBRE AUDITORIA DEREMUNERACIONES Y CONTROL DEPERSONAL EN LA MUNICIPALIDAD DECOYHAIQUE.

N° 40 43

COYHAIQUE, 14OIC.2010

Cumple con enviar a Ud.. para suconocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 31. de 2010, con losresultados del examen que se practicara en la referida Municipalidad.


ANA VARGAS VALENZUELAAbogado

Contralora Regional de Aysen

AL SENORJEFE UNIDAD DE CONTROL INTERNOMUNICIPALIDAD DE COYHAIQUEPRESENTE JCB

Obispo Vielmo N° 275 - Coyha que I Fono Fax (67) 264200 I Email [email protected]



PREG N° 11005 / 2010.A.T. N' 117 / 2010.

INFORME FINAL N° 31 DE 2010, SOBREAUDITORÍA DE REMUNERACIONES YCONTROL DE PERSONAL EN LAMUNICIPALIDAD DE COYHAIQUE.

COYHAIQUE, 1 t DIC, 2010

En cumplimiento del plan de fiscalización deesta Contraloría Regional para el año 2010, se efectuó una auditoría a lasremuneraciones y control de personal en la Municipalidad de Coyhaique.

Objetivos

La auditoría tuvo por finalidad evaluar losmétodos de ejecución, cálculo, registro, pago y control de los procesos deremuneraciones, honorarios, viáticos, horas extraordinarias y licencias médicas;verificando que se efectúen de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentariaspertinentes, en el período comprendido entre los meses de enero a junio de 2010.

Además, se verificó el cumplimiento de lasnormativas en el uso de las tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).establecidas en el decreto N°83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de laPresidencia.

Metodología

La fiscalización se desarrolló en conformidadcon los principios, normas y procedimientos de control aprobados por la ContraloríaGeneral de la República, e incluyó pruebas selectivas de los registros y documentos.como asimismo. otros medios técnicos que se estimaron necesarios en lascircunstancias.

Universo y muestra

El universo y muestra de fiscalizaciónexaminada corresponde al siguiente detalle:

A LA SEÑORITACONTRALORA REGIONALCONTRALORÍA REGIONAL DE AYSÉNPRESENTE JCB




Procesos Universo ($) Muestra ($) PorcentajeRemuneraciones 1.136.225.554 180.827.481 16%Honorarios 277.622.957 27.708.946 10%Horas Extraordinarias 19.829.978 3.554.197 18%Viáticos 10.646.326 9.276.248 87%Licencias Medicas 2.967.665 2.967.665 100%

TOTALES 1.447.292.480 224.334.537

La muestra total auditada corresponde a lasuma de $224.334.537. equivalente al 16% del total presupuestario ejecutado al 30 dejunio de 2010.

Antecedentes generales

La Municipalidad de Coyhaique es unaCorporación autónoma de derecho público con personalidad jurídica y patrimoniopropio. cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad y asegurar elprogreso social y cultural (DFL N° 1, de 2006, de la Subsecretaría de DesarrolloRegional y Administrativo, que fija texto refundido. coordinado y sistematizado de laley N' 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades).

El resultado del examen realizado dio origenal preinforme de observaciones N° 31, de 2010, que fue puesto en conocimiento delAlcalde de la Municipalidad de Coyhaique, mediante oficio N° 3.189, de 2010, de estaContraloría Regional. Al respecto, dicha autoridad dio respuesta al preinforme antescitado, a través del oficio N° 1.463 del año en curso, cuyos argumentos yantecedentes han sido considerados en el presente informe final.

Del examen practicado y de acuerdo con larespuesta al preinforme entregada por parte de la Municipalidad de Coyhaique, lassituaciones observadas son las siguientes:

I. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

1.1. PLAN DE ORGANIZACIÓN

La Municipalidad de Coyhaique, apruebareglamento de organización interna mediante reglamento N° 1, de fecha 18 de julio de2007. En el citado documento se establecen las funciones generales y específicasasignadas a cada unidad.

Al respecto, la sección de remuneracionesestá integrada por una persona encargada de todo el proceso remuneratorio de laMunicipalidad. Sobre esto, se observa que no se cuenta con la preparación de unfuncionario de reemplazo para cubrir la ausencia eventual del titular.

Del mismo modo, el encargado deremuneraciones hasta la fecha realiza las funciones de revisión de las horasextraordinarias, viáticos y licencias médicas, que según el reglamento interno, letra r),número 2.1 Sección Contabilidad y Remuneraciones, son el Departamento deRecursos Humanos y Administración Municipal los encargados de informar estasmaterias para la preparación de las remuneraciones.

2Obispo y elmo N' 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 / Email [email protected]



En su respuesta, la Municipalidad deCoyhaique manifiesta que ha instruido a la Dirección de Administración y Finanzas,mediante el memorándum N' 44, de fecha 26 de octubre de 2010. del AdministradorMunicipal, para la preparación de un funcionario de reemplazo en remuneraciones yrevisión de horas extraordinarias y viáticos.

Señala además, que el control de las licenciasmédicas ha sido asumido por la Unidad de Recursos Humanos.

En consecuencia, por los antecedentesaportados por la Municipalidad se levanta la observación planteada, sin perjuicio de laverificación de las medidas adoptadas, en una próxima visita a dicha Entidad.

1.2. PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS

Remuneraciones

Se observa que el procedimiento de pago delas remuneraciones no cuenta con controles adecuados para disminuir el riesgo de lasoperaciones.

Sobre el particular, cuando la sección deremuneraciones realiza el proceso de cierre se genera un archivo de pago. el cual esenviado al Departamento de Informática quien toma el mismo archivo excel y lo envíaal Tesorero Municipal. Este último, valida solamente el monto total a pagar. cruzandola información proporcionada por remuneraciones e informática vía correo electrónico,para luego ingresar al sitio web del banco Santander y proceder a la transferencia conla información de las cuentas y montos a pagar.

Como se observa. el proceso de pagosolamente cuenta con la validación de los montos totales, siendo este control por sisólo insuficiente para un proceso tan significativo dentro de la Municipalidad. Además,deberá revisarse el procedimiento del flujo de la información, dado que elDepartamento de Informática utiliza el mismo archivo enviado por la Sección deremuneraciones a Tesorería Municipal.

La Municipalidad informa en su respuesta queha instruido a la Unidad de Control Interno. mediante el memorándum N° 44, de fecha26 de octubre de 2010, del Administrador Municipal, la revisión del flujo de lainformación.

Por lo antes expuesto, se mantiene laobservación correspondiente al procedimiento de pago de las remuneraciones, hastaque exista un pronunciamiento efectivo por parte de la Unidad de Control Internomunicipal, lo que será verificado en una próxima visita de seguimiento a esa Entidad.

Personal a Honorarios

Se observa que no existe control horario parael personal a honorarios, a pesar que la mayoría de los contratos establece que "Elprestador de servicios, deberá concurrir en el horario y prestar los servicioscontratados los días habituales de trabajo de los funcionarios municipales...".

Al respecto, la jurisprudencia de esteOrganismo de Control ha establecido que será el propio contrato el que regulará lajornada de trabajo que deberá cumplir el contratado, o la forma en que éste llevará acabo su cometido.




Por lo que los honorarios pactadosconstituyen la contraprestación al desempeño efectivo de las funciones asignadas enel contrato, lo que exige el acatamiento de las condiciones horarias impuestas. demodo que procede realizar los descuentos que correspondan por los atrasos en queincurran las personas contratadas bajo este sistema, cuando se han obligado acumplir con una jornada determinada. Aplica dictámenes N°s 35.183 de 1998 y 7.266de 2005.

En relación a la supervisión y control delcumplimiento de los servicios pactados, dispuestos en los respectivos contratos, seobserva que las boletas de honorarios no están visadas por las personas establecidasen ellos, con la respectiva firma, nombre completo y timbre correspondiente,determinándose boletas visadas por personas que siendo efectivamente los jefesdirectos, estos no aparecían en los respectivos contratos como supervisores directos.

Con respecto al pago de la prestación delservicio, se determinó que el proceso en general es efectuado a través del sistemacomputacional de honorarios, sin embargo se observa que existe la posibilidad degenerar pagos fuera del sistema. Luego, la Municipalidad deberá dejar establecido enun documento formal cuales serán los casos que se pagarán en forma manual.

Rige en esta materia el artículo 4, inciso finalde la ley N° 18.883, que aprueba el estatuto administrativo para funcionariosmunicipales, donde establece que las personas contratadas a honorarios se regiránpor las reglas que establezca el respectivo contrato. Por lo tanto, se debe cumplir conlas exigencias estipuladas en tales convenios. En este sentido, como requisito paraproceder al pago de los honorarios, se incorpora que se debe presentar ya sea uninforme mensual o previo visto bueno de la boleta de honorarios del jefe directo.Dictamen N° 7.266 de 2005.

La Municipalidad señala en su respuesta quese han tomado las medidas para revisar jurídicamente el actual modelo de contratoutilizado y se han dado las instrucciones para subsanar las objeciones de falta devisaciones en los antecedentes correspondientes.

En consecuencia, se mantiene la observaciónrelativa a control de horario y visaciones de las boletas del personal a honorarios, locual será verificado en una próxima auditoría de seguimiento que se realice en dichoServicio.

c) Viáticos

Durante el primer semestre del año 2010, elinforme de solicitud de cometidos por parte de las respectivas jefaturas e informe decometido presentados por los funcionarios, no indican claramente si los viáticos sonde faena y parcial, igualmente, los decretos no indican el tipo de viático a pagar acada uno de los funcionarios, sino indican que "el cometido señalado será sinpernoctar y con derecho a viático parcial o de faena, en el caso que proceda".

La situación planteada anteriormente fueregularizada mediante el memorándum N° 24, de fecha 2 de julio de 2010, delAdministrador Municipal, en el cual se establece el procedimiento de pago de viáticosde los funcionarios de la Dirección de Obras Municipales. Sin embargo, revisado elcumplimiento de la instrucción antes señalada con un examen en el mes de agosto de2010, se observó que los informes de solicitud fueron corregidos parcialmente y los

Obispo Vielmo N' 275 - Coyhaique 1 Fono Fax (67) 264200 1 Email [email protected]

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decretos siguen sin especificar en forma individual el viático que corresponde a cadafuncionario.

El municipio señala en su respuesta quemediante memorándum N° 44, de fecha 26 de octubre de 2010, se ha instruido a lasUnidades de un nuevo formulario de informe de cometido y la especificación en elrespectivo decreto alcaldicio.

En atención a los antecedentes aportados porla Municipalidad, se mantiene la presente observación hasta que dichas medidas seanverificadas en una próxima visita de seguimiento a esa Entidad Edilicia.

d) Control de Asistencia

Durante la visita de fiscalización se determinóque el control de asistencia es realizado mediante un reloj control biométrico, dondecada funcionario marca el inicio y término de la jornada de trabajo.

Al respecto, se observa que algunosfuncionarios luego de registrar su ingreso al Servicio se retiran de las dependenciasen sus vehículos particulares para volver posteriormente al municipio, situación que seproduciría por el hecho de ir a estacionar sus vehículos una vez iniciada su jornadalaboral.

Sobre el particular, se debe indicar que deacuerdo a lo establecido en la letra d) artículo 58 de la ley N° 18.883, sobre estatutoadministrativo para funcionarios municipales, será obligación de cada funcionariocumplir con la jornada de trabajo.

Cada mes los funcionarios deben entregar ala sección de remuneraciones el reporte de asistencia y de horas extraordinarias conel visto bueno del jefe directo.

En relación a ello, se observa que el reportede asistencia no cuenta con las justificaciones de los días no marcados ni la visacióndel jefe directo. A continuación se indican algunos casos:

Mes FuncionarioEnero Humberto MárquezEnero Cardenio Rojas Vásquez

Febrero Carlos Solís EspinozaFebrero José Vidal ValdebenitoFebrero Juan Carmona FloresMarzo Juan Carmona Flores

Por lo anterior, cabe señalar que mediantememorándum N° 104, de fecha 5 de diciembre de 2008, el Administrador Municipalinstruyó respecto al procedimiento relacionado con la asistencia y pago deremuneraciones, indicando en su punto 2 que los reportes de asistencia deben serfirmados por el funcionario y por el Jefe Directo, quien junto con aprobar las horasextraordinarias, deberá conjuntamente autorizar los descuentos por atrasos en el casoque se presente esta situación.


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La Municipalidad señala en su respuesta queel control de asistencia fue instruido a los respectivos Directores de Unidad y tratadoen reunión ampliada con todos los funcionarios el día 3 de septiembre de 2010.

En relación a los reportes de asistencia, laMunicipalidad adjuntó toda la documentación necesaria para justificar la observaciónplanteada.

Por lo tanto. en virtud de los antecedentesaportados por la Municipalidad, se levanta la observación con relación al control deasistencia, sin perjuicio de que en futuras visitas se verifiquen las medidas adoptadasal respecto.

1.3. SISTEMAS DE INFORMACION

La Municipalidad de Coyhaique, ha adquiridoa través de la empresa CAS-CHILE, las aplicaciones correspondientes aRemuneraciones Departamento de Educación Municipal, Remuneraciones Municipal,Honorarios Municipal y Contabilidad Gubernamental, los cuales cuentan con accesorestringido mediante usuario y contraseña, asignadas por la Unidad de Informática deese Municipio.

Sobre el particular, se deben indicar lassiguientes observaciones:

1.3.1 Falta de controles de ambiente TI

No existen Políticas de Seguridad, de acuerdo a lo establecido en el párrafo 2°,artículo 11 del decreto N° 83 de 2004, del Ministerio Secretaría General de laPresidencia, que aprueba norma técnica para los órganos de la administración delestado sobre seguridad y confiabilidad de los documentos electrónicos.

No existe un plan de contingencia que permita asegurar la continuidad de lasoperaciones críticas del Municipio, de acuerdo a lo indicado en el párrafo 10', artículo35 del decreto N° 83 de 2004, sobre gestión de la continuidad del negocio.

c) Existen falencias de seguridad física en la sala de servidores, situación que no seajusta a lo establecido el párrafo 5° inciso segundo, artículo 17 del decreto N° 83,antes señalado, que establece que la ubicación del equipamiento de la institucióndeberá minimizar el acceso innecesario a las áreas de trabajo y disminuir lasposibilidades de amenazas de humo y fuego, humedad y agua, inestabilidad en elsuministro eléctrico, hurto y robo. Anexo N° 1.

1.3.2 Falta de controles de acceso lógico a los sistemas

La asignación de usuarios no está controlada, de acuerdo a lo indicado en elpárrafo 8° artículo 32 del decreto N° 83 de 2004, que establece que se debe controlarel acceso a los servicios de red internos y externos mediante el uso de identificadoreso certificados digitales.

No se controlan los identificadores asignados a funcionarios a través de un procesoformal de gestión, en el que el jefe directo del usuario peticionario sea el responsablede la respectiva solicitud, de acuerdo a lo indicado en el párrafo 8° artículo 28 deldecreto N° 83 de 2004.

c) Las claves son conocidas por terceros (Mónica Moraga opera con clave de GustavoFuentes en sistema de Control de Asistencia), situación que vulnera lo establecido en

6Obispo Vielmo N° 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 / Email [email protected]



el párrafo 8° la letra a) articulo 28 del decreto N° 83 de 2004, que establece laobligación de mantener en forma confidencial los identificadores que se asignen.

1.3.3. Falta de integridad de información de los sistemas:

No existen procedimientos de operaciones, de acuerdo a lo establecido en el tituloIII, letra b) del artículo 7 del decreto N' 83 de 2004, respecto a que el Servicio debediseñar y documentar los procesos y procedimientos para poner en práctica laspolíticas de seguridad.

El Municipio no cuenta con reglas de respaldo de la información, de conformidad alo establecido en el párrafo 7° artículo 24 del decreto N° 83 de 2004.

c) No existe registro de procedimientos de operación de sistemas informáticos, deacuerdo a lo indicado en el párrafo 7° artículo 23 del decreto N° 83 de 2004, queestablece que para los efectos de reducir el riesgo de negligencia o mal usodeliberado de los sistemas, deberán aplicarse políticas de segregación de funciones.Asimismo, deberán documentarse mecanismos periódicos de auditoría de laintegridad de los registros de datos almacenados en documentos electrónicos.

El Municipio manifiesta en su respuesta quese ha dispuesto, a través del decreto alcaldicio N° 6.969, de fecha 25 de octubre de2010, la elaboración de un instructivo que permita dar cumplimiento a las exigenciascontenidas en el decreto N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de laPresidencia. Asimismo, la elaboración de un proyecto de inversión que permitasuperar las falencias físicas, con plazo al 31 de diciembre de 2010.

De acuerdo a lo anterior, se mantienen lasobservaciones de los sistemas de información hasta que se adopten las medidasindicadas por la Municipalidad, las cuales serán verificadas en una próxima visita deseguimiento.

II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS

1. Personal a Honorarios

El análisis de los contratos a honorarios seenfocó principalmente a determinar la legalidad, pertinencia e imputación del gasto,vigencia y el cumplimiento de las funciones. responsabilidades y derechosestablecidos en ellos. El examen arrojó las siguientes observaciones:

a) Fecha de pago

Todos los contratos establecen que "la sumade los honorarios estipulados se devengará y pagará en los mismos días que seenteren las remuneraciones de los funcionarios municipales".

El pago de las remuneraciones de losfuncionarios municipales está fijado para los días 19 de cada mes, por lo que se pagaen forma anticipada a los honorarios.

En base a lo anterior, la jurisprudencia de esteOrganismo de Control, establece que se puede pactar la posibilidad de otorgaranticipos, pero en tal caso. el interesado debe constituir una caución que asegure ladevolución del anticipo si así lo requiere. Aplica dictamen N° 15.202 de 1994.

7Obispo Vielmo N' 275 - Coyhaique / Fono Fax (67) 264200 / Email [email protected]



La Municipalidad señala en su respuesta quese ha corregido dicha cláusula en los últimos contratos suscritos, y que en lo sucesivo,se continuará con la modalidad de pagar los primeros cinco días hábiles del messiguiente.

En virtud de los antecedentes aportados porla Municipalidad, se levanta la observación planteada.

Incompatibilidad Horaria

Se observa que la señora Yéssica VidalVillegas, se encuentra contratada con cargo al Programa Puente desde el 1 de eneroal 31 de diciembre de 2010, y a su vez contratada con cargo al ProgramaHabitabilidad desde el 1 de marzo de 2009 hasta el 30 de enero de 2010. Respecto alprimer contrato, se estableció que su horario de trabajo corresponde a los díashabituales de trabajo de los funcionarios municipales, y en el segundo tendrá unhorario de 08:30 a 13:00.

En consecuencia, el período en el cual la Sra.Vidal mantuvo dos contratos con la aludida Entidad Edilicia, el cual es sujeto deanálisis por esta Contraloría Regional, es el comprendido entre el 1 de enero y el 31de enero de 2010 durante la jornada de la mañana, dado que no son compatiblesambas jornadas de trabajo.

Al respecto, conforme al articulo 4 de la leyN°18.883, no existe impedimento para que una persona preste servicios a honorariosen un mismo Municipio, en virtud de más de un convenio, en la medida que ello nosignifique para el servidor una imposibilidad horaria que le impida el desarrollo de laslabores encomendadas a través de los diferentes contratos. Aplica dictamen N° 4.404,de 2008.

La Municipalidad en su respuesta indica queefectivamente dicha persona desarrolló ambas funciones a satisfacción de su jefaturadirecta, agregando que por error no se contempló la flexibilidad horaria en el contrato,por lo que, mediante decreto alcaldicio N c 6916, de fecha 27 de octubre de 2010, seha procedido a regularizar tal contratación.

En atención a los antecedentes aportados porla Municipalidad, se levanta la observación planteada.

Pago de Viático año anterior

Se observa el pago de viático en el mes deenero de 2010, a don Carlos Miranda Osses, por comisiones realizadas en diciembrede 2009, según el siguiente detalle:

Decreto N° Fecha Localidad Viático($)7857 02/12/2009 Villa Ortega 12.8417857 04/12/2009 Las Bandurrias 12.8417856 05/12/2009 y 06/12/2009 Balmaceda 25.682S/N 23/12/2009 Valle Simpson 12.841

TOTALES 77.046




Sobre el particular, a través del decreto N°271, de fecha 16 de enero de 2009, se contratan los servicios a honorarios de donCarlos Miranda Osses, desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2009.

Ahora bien, las contrataciones a honorarios seregulan por las normas emanadas del propio contrato, de manera que el plazo deduración debe contenerse en dicho documento.

Además, por razones de índolepresupuestaria, estos contratos no pueden pactarse más allá del 31 de diciembre decada año. Aplica dictamen N° 15.417, de 1998.

En relación a ello, en su respuesta laMunicipalidad señala que efectivamente se consideraron dichos cometidos comopendientes y fueron pagados en el mes de enero de 2010, por lo cual, mediante elmemorándum N' 44. de fecha 26 de octubre de 2010, del Administrador Municipal, seinstruye a la Dirección de Administración y Finanzas, para que el pago de viáticos alos honorarios que tengan contrato hasta el 31 de diciembre, deberá realizarse dentrode ese período.

En virtud de los antecedentes aportados porla Municipalidad de Cisnes, se levanta la observación planteada.

2. Personal Contratado por el Código de trabajo.

Funciones distintas

Se observa que personal contratado por elcódigo del trabajo, para desarrollar labores de vigilancia, en la actualidad realizafunciones de auxiliar y chofer. Según el siguiente detalle:

Nombre Decreto Fecha Contrato FunciónActual

Dependencia

Héctor Silva Rojas 16 16/01/1995 Vigilante Auxiliar SecretariaMunicipal

HumbertoMárquez Fuentes

14 12/02/1992 Vigilante Chofer -Auxiliar

Tránsito

Carlos Verdugo• Leiva

321 01/12/1988 Vigilante Auxiliar Administración_ j y finanzas

Horas Extraordinarias

Se observa que el personal contratado bajoesta modalidad realiza un número de horas extraordinarias superiores a las permitidaspor el Código del Trabajo. llegando en algunos casos hasta un máximo de 131 horas.Anexo N° 2.

En ese contexto, se debe indicar que deacuerdo a lo establecido en el artículo 31 del decreto con fuerza de ley N' 1 de 2003,del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que fija texto refundido, coordinado ysistematizado del Código del Trabajo, establece como máximo dos horasextraordinarias diariamente.




Pago de Asignación destinada a funcionarios municipales

Se observa, durante el mes de mayo de 2010.el pago de la asignación y bonificación contemplada en los artículos 1° y 11' de la leyN° 19.803, que establece asignación de mejoramiento de la gestión Municipal, segúnel siguiente detalle:

Nombre Monto pagado Art.1Ley N° 19.803 ($)

53.611

Monto Pagado Art.11Ley N°19.803 ($)

9.939Humberto Márquez FuentesCarlos Verdugo Leiva 48.103 8.918Héctor Silva Rojas 46.022 8.532José Calisto Calisto 46.022 8.532

TOTALES 193.758 35.921

Sobre el particular, el artículo 1° de la leyN°19.803, establece para las municipalidades una asignación de mejoramiento de lagestión municipal, a otorgarse a los funcionarios municipales regidos por la leyN°18.883, a contar del 1 de enero de 2002. Esta asignación será pagada a losfuncionarios municipales de planta y a contrata, en servicio a la fecha de pago, encuatro cuotas. en los meses de mayo. julio, octubre y diciembre de cada año.

Por otra parte, el artículo 11° de la citada ley.establece que los funcionarios beneficiarios de la asignación contemplada en elartículo 1° antes mencionado, tendrán derecho a una bonificación no imponible,destinada a compensar las deducciones por concepto de cotizaciones para pensionesy salud a que esté afecta la asignación de mejoramiento de la gestión municipal, cuyomonto será el que resulte de aplicar el correspondiente porcentaje de cotización sobreel valor de dicha asignación, según sea el sistema o régimen previsional de afiliacióndel trabajador.

Descuentos por Convenios

Se observa que al personal contratado bajo lamodalidad de código del trabajo se le han efectuado descuentos sobre susremuneraciones, por parte de la asociación de empleados municipales, club deportivoy bienestar.

Al respecto, el reglamento del sistema deprestaciones de bienestar del personal de la Municipalidad de Coyhaique, en su inciso2 artículo 9, indica que pueden afiliarse todos los funcionarios regidos por el Códigodel Trabajo.

Ahora bien, los estatutos del Club Deportivo.en su artículo 5, establece que podrá ser socio de la organización toda persona mayorde 18 años que tenga domicilio en la comuna o agrupación de comunas deCoyhaique, sin límite alguno de sexo. ideología. nacionalidad. origen o condición.

En relación a la asociación de empleadosmunicipales, a la fecha de fiscalización no se pudo tener acceso al estatuto, por lo quela Municipalidad debía verificar si el personal regido por el Código de Trabajo puede ono pertenecer a dicha asociación.




En su respuesta, la Municipalidad expone queefectivamente mantiene a la fecha tres cargos de auxiliares regidos por el Código delTrabajo, pendientes de regularizar, cuyo origen fue un plan de seguridad paravigilantes privados.

Señala además, que con el fin de solucionardefinitivamente las observaciones planteadas, se ha dispuesto el término al 31 dediciembre de 2010, de la relación laboral con este personal, adjuntando copia de losoficios ordinarios números 1451, 1453 y 1454, todos de fecha 27 de octubre de 2010.

En consecuencia, se mantienen lasobservaciones planteadas, hasta que se cumpla el término definitivo de la relaciónlaboral, de acuerdo a la medida adoptada por el Municipio, lo que será verificado enuna próxima auditoría de seguimiento a dicho Servicio.

Licencias Médicas.

La Municipalidad ha implementado unaplanilla Excel para el control de los subsidios por incapacidad laboral, constatándoseque dicho control es efectivo.

Sin embargo, se observa la falta deinformación en dicha planilla como la fecha de la licencia, fecha de envío por parte dela Municipalidad a las distintas instituciones y el monto a recuperar.

En su respuesta el Municipio manifiesta quese está trabajando con un sistema de personal, el cual ha sido provisto por la empresaCAS Chile, donde se espera mejorar los sistemas de información.

Por los antecedentes aportados, se mantienela observación hasta la implementación del sistema informático indicado, lo cual severificará en una futura visita de seguimiento que se realice a esa Municipalidad.

Viáticos.

Bajo este concepto, la Municipalidad realizaun proceso para el pago de los viáticos completos, y otro para los de faena yparciales.

En relación a los viáticos completos serevisaron los pagos de las comisiones nacionales y al extranjero, por un monto totalde $2.306.923 y $1.892.515, respectivamente. Para los viáticos de faena y parcialesse analizó una suma de $5.440.236.

Al respecto, se observa la falta de ladocumentación de respaldo de algunos pagos por concepto de viáticos nacionales y alextranjero. Anexo N° 3.

Sobre la materia, cabe señalar que el artículo55° del decreto ley N° 1.263 de 1975, Ley Orgánica de la Administración Financieradel Estado, indica que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado,deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique talesoperaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes tributarias, de ejecución




presupuestaria y de cualquier otro requisito que exijan los reglamentos o leyesespeciales sobre la materia: teniendo presente además, lo señalado en la resoluciónN° 759, del 23 de diciembre de 2003, de la Contraloría General de la República, queestablece que los comprobantes de egresos deben contar con la documentaciónauténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda, que acredite todos lospagos realizados.

La Municipalidad en su respuesta adjunta ladocumentación necesaria para justificar cada uno de los viáticos observados, por loque se da por levantada dicha observación.

5. Remuneraciones Sector Municipal.

Se analizaron las remuneraciones del mes deenero de 2010, por un total haber de $177.139.126, equivalente al 16% delpresupuesto ejecutado de enero a junio del presente año.

Bajo ese concepto, se examinó el 100% de lasasignaciones de movilizaciones pagadas desde enero a junio de 2010, por un montototal de $2.297.979.

En base a ello, se observa el pago de laasignación de movilización a 19 funcionarios por un monto $21.699. Anexo N" 4.

Al respecto, rige en esta materia la leyN°20.403, que otorga un reajuste de remuneraciones a los trabajadores del sectorpúblico, concede los aguinaldos que señala, y concede otros beneficios que indica acontar del 1 de diciembre de 2009, el sueldo para el grado 31 de la escala única desueldo que es la suma de $66.661. por lo que el valor de la asignación de movilizacióncategoría 2, queda para el año 2010, en un monto de $23.331.

Asimismo, se observa el pago de laasignación de movilización completa a funcionarios con feriado, licencia médica ypermisos. Anexo N° 5.

Como se establece en la reiteradajurisprudencia de este Organismo de Control, la asignación de movilización, es pararesarcir los gastos de transporte en que incurre el funcionario en el cumplimiento delas visitas inspectivas fuera de las dependencias en que trabaja regular yhabitualmente, pero dentro de la ciudad donde desempeña su empleo, siendo enconsecuencia. un beneficio eminentemente compensatorio o indemnizatorio que sepaga sólo durante el tiempo de desempeño efectivo del cargo, toda vez, que dichaasignación se suspende cuando concurre alguna circunstancia que impida su ejercicioefectivo, esto es, feriados, licencias o comisiones de servicio. Aplica Dictamen N°28.074 de 2005.

La Municipalidad en su respuesta señala quese han efectuado las correcciones y se adjunta planilla de reliquidación de laasignación de movilización.

En virtud de los antecedentes aportados por elMunicipio se levanta la observación planteada.




III. CONCLUSIONES

Atendidas las consideraciones expuestasdurante el desarrollo del presente informe, corresponde concluir que:

El Municipio deberá tener presente lasobservaciones que se mantuvieron en el análisis de este informe final, y por la cualesesta Contraloría Regional emitió las siguientes instrucciones, cuyo cumplimiento seráverificado en próximas visitas que se realicen a esa Entidad:

1.1 Respecto del proceso de pago de las remuneraciones. la Municipalidad deberárealizar un análisis de flujo de la información y establecer los controlesadecuados para disminuir el riesgo en la operación de pago, según lo indicado enla letra a), punto 1.2, - Procedimiento y método", del título I "Sobre evaluación decontrol interno".

1.2 En relación del personal honorarios, la Municipalidad deberá mejorar losantecedentes de respaldo de las boletas de honorarios, visto buenos y timbrescorrespondientes, de acuerdo a lo señalado en la letra b), punto 1.2,- Procedimiento y método". del título I "Sobre evaluación de control interno".

1.3 Respecto a los viáticos, la Municipalidad deberá indicar claramente, en losinformes de cometido y decretos, el tipo de cometido a desarrollar por losfuncionarios, en atención a lo establecido en la letra c). punto 1.2, "Procedimientoy método", del título I "Sobre evaluación de control interno".

1.4 En relación al punto 1.3, "Sistemas de información", la Municipalidad deberá darcumplimiento al decreto N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaria General de laPresidencia, en base a las situaciones establecidas en los puntos 1.3.1. 1.3.2 y1.3.3, del título I "Sobre evaluación de control interno".

1.5 Respecto al punto 2, "Personal contratado por el Código del Trabajo", del título II"Sobre examen de cuentas", la Municipalidad deberá corregir la relación laboral,de acuerdo a las medidas comprometidas por ese Municipio, según lo señaladoen las letras a, b. c y d, del mencionado concepto.

1.6 En relación al punto 3, "Licencias médicas", del título II "Sobre examen decuentas', la Municipalidad deberá implementar el sistema informático indicadopara subsanar las observaciones planteadas.

Finalmente, se debe señalar que en virtudde los antecedentes aportados por esa Municipalidad esta Entidad de Control da porlevantadas las siguientes observaciones:

2.1 Sobre punto 1.1 Plan de Organización, del título I "Sobre evaluación de controlinterno.

2.2 En relación a lo señalado en la letra d, "Control de Asistencia", del punto 1.2,"Procedimiento y método", del título I "Sobre evaluación de control interno".

2.3 En relación a las letras a, b y c, del punto 1, "Personal a Honorarios", del título II"Sobre examen de Cuentas".




2.4 En atención a la falta de documentación de respaldo del punto 4, "Viáticos", deltítulo II "Sobre examen de Cuentas".

2.5 De acuerdo a la asignación de movilización del punto 5, "Remuneraciones sectorMunicipal", del título II "Sobre examen de Cuentas.


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ANEXO N° 1

FOTOS SECTOR SERVIDORES

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ANEXO N° 1(CONTINUACIÓN)

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INFORME FINAL 31-10 MUNICIPALIDAD DE COYHAIQUE …€¦ · remuneraciones a Tesorería Municipal. La Municipalidad informa en su respuesta que ha instruido a la Unidad de Control