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MANUAL DE PROCESOS MISIONALES MPM - AF - P - 04

AUDITORÍA GESTIÒN FISCAL FECHA 24/08/11

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PROCEDIMIENTO INFORME DE AUDITORÍA Página 1 de 152

INFORME FINAL DE AUDITORÍA REGULAR

SUJETO DE CONTROL: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

PERÍODO AUDITADO: 2013

PLAN ANUAL DE AUDITORÍA FISCAL – PAAF – 2014

BOGOTÁ D.C, AGOSTO DE 2014


AUDITORIA GESTIÒN FISCAL FECHA 24/08/11

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA REGULAR PERÍODO AUDITADO: 2013

AUDITOR FISCAL ANTE LA C.B. RODRIGO TOVAR GARCÉS

María Esperanza Castro Duque ASESOR (e) EQUIPO DE AUDITORÍA

Roberto Jiménez Rodríguez Gloria Elizabeth Sánchez Rubiano Piedad Orjuela López Ana Felipa Salazar Arias Miryan González Ayala Germán Antonio Lozano Soriano Carlos José Garay Luis Francisco Robayo Torres Luis Enrique Castiblanco Willam Forero Cruz Mario Danilo Bastidas Cifuentes

P.E. 222-07 (Líder) P.E 222-07 P.E 222-07 (e) P.E 222-07 (e) P.U 219-03 P.U 219-03 P.E 222-07 (e) P.U. 219-03 (e) P.U. 219-03 T.O.314-05 S. 440-07

AGOSTO DE 2014



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TABLA DE CONTENIDO

Página

1. DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 15

2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 15

2.2. EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO E INTEGRADO DE GESTION 15 2.2.1. Subsistema de Control Estratégico 16 2.2.2. Subsistema de Control de Gestión 26 2.2.3. Subsistema de Control de Evaluación 32 2.2.4. Acciones ciudadanas 35

2.3. EVALUACIÓN AL PLAN DE DESARROLLO, ESTRATÉGICO Y BALANCE SOCIAL 38 2.3.1. Plan de Desarrollo 38 2.3.2. Plan Estratégico 48 2.3.3. Balance Social 60

2.4. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES 61

2.5. EVALUACION AL PRESUPUESTO 87

2.6. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 96

2.7. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN AMBIENTAL 131

2.8. SEGUIMIENTO A ALERTAS FISCALES – FUNCIONES DE ADVERTENCIA Y PRONUNCIAMIENTOS 138

3. ANEXOS 143

ANEXO 3.1 - HECHOS IRREGULARES IDENTIFICADOS Y COMUNICADOS 143

ANEXO 3.2 - PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ CON BASE EN LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA FISCAL POR INFORME Y/O PROCESO AUDITOR A DICIEMBRE 2013 144

ANEXO 3.3 - RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ 2013 152



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1. DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Doctor DIEGO ARDILA MEDINA Contralor de Bogotá, D.C. Carrera 32A Nº 26 A 10 EDIFICIO COPROPIEDAD LOTERÍA DE BOGOTÁ PH – Piso 17 Bogotá

La Auditoría Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, D.C., en cumplimiento de la función constitucional y legal encomendada, evaluó la gestión fiscal de la Contraloría de Bogotá correspondiente a la vigencia 2013, mediante Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular, a partir de la cuenta rendida para ese año.

En esa perspectiva fueron evaluados los procesos misionales y de apoyo, en los que se cuentan: Estudios de economía y política pública; Vigilancia y control a la gestión fiscal; Responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva; Gestión del talento humano; Gestión financiera; Gestión contractual y Evaluación y control, entre otros, con el fin de verificar y calificar la gestión fiscal del sujeto de control, conforme a las actividades enunciadas en el plan estratégico, denominado “Por un control fiscal efectivo y transparente”.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada a la Auditoría Fiscal, que a la vez, es responsable de producir un informe que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El trabajo de auditoría estuvo orientado de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de auditoría de general aceptación y conforme a la información puesta a disposición en la cuenta, otra documentación suministrada por requerimiento directo de la Auditoría Fiscal; además, se adelantaron visitas administrativas a las diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., que se constituyen en pruebas de campo.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoria Gubernamental Colombianas compatibles con las de General Aceptación, así como, con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá, D. C., por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable



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para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad.

El informe contiene aspectos administrativos, financieros, legales y técnicos dentro de los cuales se advierten algunas deficiencias, sobre las que se sugiere se tomen los correctivos que contribuyan al mejoramiento continuo de la Entidad y de esta forma propendan porque estos productos sean de beneficio de la ciudadanía.

Concepto de Gestión y Resultados.

La gestión adelantada por la administración de la Contraloría de Bogotá, durante la vigencia 2013, fue evaluada a partir del examen y análisis realizado integralmente a los sistemas de control de: gestión, resultados, legalidad, revisión de cuentas, sistema de control interno y financiero. Comprendió seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de los componentes del sistema de control interno complementado con revisión de las acciones ciudadanas; plan de desarrollo, estratégico y balance social; estados contables, presupuesto, contratación, gestión ambiental y seguimiento a las alertas fiscales; evaluación que arroja los siguientes resultados:

Durante el año 2013 la Contraloría, en su proceso de modernización, orientó su actuar a los cambios institucionales derivados de la adopción del Acuerdo 519 de 2012, así como a la implementación de un nuevo modelo de operación, en el cual se amplió el número de procesos al pasar de 8 (ocho) a 14 (catorce), básicamente porque aumentaron los relacionados con las actividades de apoyo, a la par, la necesidad de su actualización, en donde se resalta que en el caso del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal, se realizó la armonización exigida por ley con los lineamientos provenientes del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF y concretados en la Guía de Auditoría Territorial GAT; e igualmente, la entidad impulsó un proceso de renovación tecnológica, donde se establecieron los procesos estratégicos, misionales y de apoyo así;

Procesos Estratégicos: Direccionamiento Estratégico, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Comunicación Estratégica, Participación Ciudadana.

Procesos Misionales: Estudios de Economía y Política Pública, Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

Procesos de Apoyo: Gestión Jurídica, Gestión del Talento Humano, Gestión Financiera, Gestión Contractual, Gestión de Recursos Físicos, Gestión Documental.



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Proceso de Evaluación y Control. La Oficina de Control interno.

Este cúmulo de cambios, fue el escenario sobre el cual se realizó la presente evaluación:

El sistema de control interno, luego de la evaluación realizada, obtuvo una calificación de 2.48 en un nivel de Insuficiente. En términos de las definiciones del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), estaría ubicado en un indicador de Madurez del MECI INTERMEDIO, donde el modelo de control interno se cumple, pero con inexactitudes en cuanto a la operacionalización y continuidad sistemática a la vez que tiene deficiencias en las actividades realizadas a través de los procesos estratégicos de la entidad, así como en la evaluación y control; por lo tanto requieren ser subsanados para que el sistema sea Eficaz.

Se advierten fallas en los diferentes procesos evaluados, adoptados en la Resolución Reglamentaria 020 de mayo 9 de 2013, que forman parte del propio Direccionamiento estratégico, como los procesos de Tics, Comunicación Estratégica, así mismo deficiencias detectadas en los procesos de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, de Gestión del talento Humano, de Gestión financiera, Gestión Contractual, así como en los procesos de Gestión documental y de Evaluación y Control.

Esto se vislumbra a través de la evaluación de los subsistemas que conforman el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- al detectar deficiencias en la formulación de estrategias, indicadores y procedimientos, así como en el incumplimiento de los lineamientos de la alta dirección, que afectan el cumplimiento de los objetivos corporativos planteados por la entidad.

En particular, el escrutinio realizado por la Auditoría Fiscal; hizo énfasis en los diferentes procesos adoptados por la Contraloría de Bogotá a través de la evaluación de los componentes que conforman los Subsistemas del MECI; así mismo, esta evaluación se adelantó con la información reportada en los informes de gestión presentados por la Contraloría de Bogotá y ubicados en la WEB, de donde se enfatizan las falencias detectadas; en los diferentes procesos, en particular el de Gestión del Talento Humano; allí se encontraron insuficiencias en el proceso de planeación del recurso humano, a través del cual se identifican y cubren necesidades cualitativas y cuantitativas de personal en las diferentes dependencias de la Contraloría; se observa que, a pesar de haber realizado un estudio de cargas laborales, aún persisten deficiencias relacionadas con escasez de personal para algunas sectoriales, pese a que estas plantas fueron formalizadas mediante la Resolución 03 de 20131

“Por la cual se adopta la distribución de

1 La Auditoría Fiscal comunicó recientemente un pronunciamiento sobre cargas laborales y distribución de planta de cargos.



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cargos de la planta de personal de la Contraloría de Bogotá”.- Hecho que se sustenta con las diferencias de personal frente a la planta real que se encontró a diciembre de 2013. Igualmente se detectaron carencias relacionadas con la cobertura, realización y socialización de estudio de clima laboral durante la vigencia y de la adopción del personal requerido para conformar y operacionalizar de forma adecuada el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

Se encontraron inconsistencias en la priorización y manifestación de incentivos, al establecer la falta de reconocimiento por parte de la entidad al servicio entregado por los funcionarios que se pensionan con la Contraloría de Bogotá, a pesar de contar con los correspondientes programas de pre pensionados, no se encuentra, que se destaque y reconozca a los funcionarios que terminan su labor en la entidad después de haber prestado sus servicios por 20 o más años de labor .

Hay falencias relacionadas con la implementación de la estructura orgánica adoptada con el Acuerdo 519 de 2012, que no ha permitido, en el caso de las direcciones sectoriales, superar los desequilibrios y el desbalance expresado en los proyectos sustento del acto administrativo mencionado; de manera que existen diferencias notables en la carga de las direcciones sectoriales respecto de la cantidad de sujetos de control, las complejidades de los mismos y en la asignación del recurso humano para cumplir sus funciones. También se ha cuestionado, desde ámbitos externos, la administración de la carrera administrativa en la Contraloría y, por ende, la creación de la Subdirección de igual denominación, en tanto estaría ejerciendo funciones y competencias que no le han sido otorgadas a la entidad y que están en cabeza de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

La expedición de varias resoluciones para la rendición de cuenta por parte de los sujetos de control, ha creado un ambiente de inseguridad jurídica, además de afectar la imagen institucional por la inestabilidad originada en el aplazamiento, no justificado claramente, de la entrada en vigencia de este cuerpo normativo.

El Proceso de TICs presentó fallas muy reveladoras que afectaron visiblemente la entidad durante el 2013. La entidad se ha visto significativamente afectada por la funcionalidad de los sistemas de información, por el tránsito en el proceso de renovación tecnológica, el cual no contó con los planes de contingencia necesarios en este tipo de procesos; dificultades para el acceso de los funcionarios a aplicativos para consulta de información tanto de la Contraloría (SIGESPRO, SIVICOF, intranet) como de otras entidades (SEGPLAN y PREDIS); la caída frecuente de los sistemas, son muestras de la problemática reseñada.

De manera particular, los auditores de la Contraloría de Bogotá vieron limitada su labor evaluadora por no disponer de manera permanente con la información de los

Radicación 201420355 de 14/07/2014. SIGESPRO Contraloría 1-2014-16681.



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sujetos de control cargada en el aplicativo SIVICOF, así mismo la Auditoria Fiscal, también estuvo restringida al tener que contar con la información que se rindió a través de otros medios diferentes a los antes establecidos como el aplicativo de SIVICOF.

Otro Proceso que presentó deficiencias significativas durante la vigencia 2013, fue el proceso de Evaluación y Control, por parte de la Oficina de Control Interno, al detectarse que no se cumplió de manera eficiente con el cronograma y la totalidad de auditorías programadas en el Plan Anual de Evaluaciones Independientes, en especial las Auditorías de Calidad que en un proceso de Modernización, son de vital importancia.

Del análisis a las acciones ciudadanas, se observaron falencias en el trámite de los derechos de petición en la notificación al peticionario. El plan de mejoramiento fue ejecutado de manera aceptable, aunque en algunas situaciones se encontró que la problemática no se solucionó, a pesar de la medida tomada.

Todas estas debilidades incidieron de manera negativa en la calificación del Sistema de Control Interno e integralmente con el Sistema de Gestión de Calidad que muestra debilidades de operacionalización y funcionamiento, puesto que en general el aspecto normativo cumple con lo establecido en la ley, sin embargo la filosofía propia del sistema no fue aplicada y los procedimientos adoptados aún presentan debilidades que hacen que el Sistema de Gestión no sea eficiente ni eficaz.

En lo que respecta a la evaluación del componente de Contratación, si bien es cierto, la entidad ha mejorado ostensiblemente en la preparación de los estudios previos, en la aplicación del marco jurídico vigente en materia contractual, con lo cual se garantiza la adquisición de bienes y servicios a precios más acordes al mercado, propugnando por la protección de los recursos públicos, también lo es que debe implementar y hacer efectivos controles internos que le permitan aplicar los procesos y procedimientos establecidos tanto por la normatividad vigente como por la regulación interna de la entidad con miras a obtener una adecuado trámite de los procesos contractuales en todas su etapas y en especial en lo que a la supervisión se refiere. Se observó fallas en la ejecución del proceso de selección de contratistas, en la supervisión de algunos de los actos jurídicos suscritos por el ente de control, en el incumplimiento de procedimientos internos de la entidad, en la ejecución de los contratos, en especial en lo que se refiere a la entrega de los bienes y servicios adquiridos, así como en la incorporación de los soportes documentales de las



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etapas precontractuales y contractuales de la contratación auditada e inconsistencias en la emisión de dichos documentos.

Por lo tanto, es necesario que se haga mayor énfasis en los principios orientadores que rigen la contratación para garantizar que la Contraloría obtenga los bienes y servicios en forma oportuna y con la calidad que se requiere, todo como fruto de una adecuada supervisión, cuya fuente sea un eficiente proceso precontractual y contractual que establezca parámetros claros para ejecución de los actos jurídicos suscritos por el ente de control. Se determinó posible detrimento patrimonial por irregularidades en la ejecución de los contratos 036 y 090 de 2013. En el primer caso no se ejecutó en su totalidad el contrato para la adquisición e instalación de las licencias de software de ofimática y no está debidamente soportada la adición en el caso del contrato 090/13 para realizar las actividades de cierre de la gestión 2013. Como resultado de la evaluación al Plan de Desarrollo se detectaron deficiencias en la planeación y ejecución del proyecto de inversión 776, fundamentados en la tardía celebración de los contratos soporte del proyecto, que conllevaron al incumplimiento de los cinco primeros objetivos relacionados con el aprovisionamiento a todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá, del hardware, software y comunicaciones necesarias para desarrollar las funciones propias de la misión de la Entidad, en cuanto a la sostenibilidad de la plataforma tecnológica, para asegurar el funcionamiento de la institución, lo referente a garantizar la conexión y funcionabilidad de los servidores centrales con las estaciones remotas, facilitando el acceso a la red de datos y servicios de mensajería y colaboración de los funcionarios, entre otros. En el tema de Balance Social, la identificación del problema y las acciones realizadas por la Contraloría para resolverla son pertinentes. De la evaluación realizada al componente de presupuesto, se puede concluir que la entidad en buena parte cumplió con las disposiciones legales en el tema, el porcentaje de ejecución se considera aceptable; no obstante, se evidenciaron debilidades de control y planeación, como se estableció en las diferencias de los reportes de la ejecución activa entre PREDIS y los que reposan en presupuesto; fallas de información que conllevaron a que, se dejara como reserva, la factura 2511648281, que debería haber quedado como cuenta por pagar, al desconocer que contaba con recibo a satisfacción de noviembre 11 de 2013. De otra parte, la ejecución de los proyectos de inversión se vieron afectados por deficiencias en la planeación, de manera que, a dos meses de finalizar la vigencia, no se aprobaran los estudios previos para cumplir la meta tres (3) del proyecto



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776- Implementación de la Solución integral de educación virtual y por tanto se decidiera explorar otras opciones de aprendizaje; posponer para el 2014 la adecuación y remodelación de áreas de trabajo para no fraccionar los contratos; y el cambio de especificaciones técnicas de los vehículos a adquirir: esta situación condujo a que se redujera el presupuesto en $3.284.0 millones.

En la gestión presupuestal se advierten fallas en la programación del PAC, al encontrarse que en promedio, no se cumplió en el 10,51%. En cuanto a las cajas menores se reitera inconsistencias en su manejo

En lo relacionado con la Gestión ambiental nuevamente se detectan problemas en la construcción y seguimiento de indicadores. Se observó que las hojas de vida de los indicadores no son utilizadas como instrumento de medición, evaluación, avance real de metas y objetivos que permita determinar los logros conseguidos de manera cuantitativa y cualitativa frente a los programas ambientales. De conformidad con lo dispuesto en el Estatuto anticorrupción se revisaron los beneficios de control fiscal y se encontró ajustado a los procedimientos internos,

Se realizó seguimiento a las acciones correctivas adoptadas frente a las alertas fiscales emitidas por la Auditoría Fiscal y, no obstante que se cierran algunas, dado que las medidas tomadas permitieron superar la problemática presentada, se encontró que, en otros casos, no se corrigió o el impacto ha sido insuficiente. Así por ejemplo, se verificó que persiste la devolución de hallazgos fiscales en un alto porcentaje debido a fallas en los soportes que los respaldan. Tampoco se ha resuelto la falta de flexibilidad en la administración de la planta originada en la expedición de resoluciones internas para la asignación del talento humano, todo lo contrario esta inflexibilidad se formalizó con la Resolución 048 de noviembre de 2013, que muestra lo advertido por esta Auditoría Fiscal, en el sentido que los traslados requieren una serie de formalismos que están en contravía de la propia modernización y flexibilidad de las plantas de personal.

“1. Procedimiento para la Vinculación de Funcionarios a la Contraloría de Bogotá D.C. 2. Procedimiento para el Traslado de Funcionarios del Nivel Directivo entre las Dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C. 3. Procedimiento para el Traslado de Funcionarios de la Planta Global y Comisiones de los de la Planta del Despacho del Contralor y de la Auditoría Fiscal, dentro de las diferentes Dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C.”

Con base en la gestión adelantada por la Contraloría de Bogotá durante la vigencia 2013 y lo expresado en los párrafos anteriores referidos al resultado de la evaluación del sistema de Control Interno, Plan de Desarrollo, Contratación, Evaluación Contable y presupuesto, gestión ambiental, seguimiento a alertas fiscales, donde se enunciaron significativas deficiencias relacionadas con la



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regulación de sus hechos y operaciones, la Auditoría Fiscal determina que la gestión fiscal fue Desfavorable. Opinión sobre los Estados Contables

Los Estados Contables de la Contraloría de Bogotá D.C., correspondientes a la vigencia 2012, fueron dictaminados con opinión negativa por esta Auditoría Fiscal.

Se evaluó 81.5% de las cuentas del activo y el 6.6% del pasivo según el Balance General de la Contraloría de Bogotá, con corte a diciembre 31 de 2013 y con base en las pruebas de auditoría practicadas se estableció:

- Con la disposición de asignar un $1 a los bienes recibidos de la Secretaría Distrital de Gobierno, no existió soporte o prueba del método utilizado para su determinación ni del resultado de la evaluación física realizada a estos bienes para establecer su reconocimiento y clasificación según su naturaleza, estado de conservación y uso, como servibles o inservibles, con el fin de garantizar un adecuado registro, custodia, utilización y preservación.

Por tanto, el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones de los bienes recibidos no logró una clasificación ajustada al resultado de una evaluación; situación que no generó certeza del reconocimiento de Propiedades, Planta y Equipo con afectación en Otros Ingresos Ordinarios por la cifra de $0.00858. Así mismo, en las notas no se informó de la decisión tomada, el procedimiento alternativo y del posible impacto financiero, económico, social y ambiental.

- No se efectuó el ingreso de equipos de telefonía al inventario según lo estipulado en el contrato Interadministrativo No. 047 de 2013, celebrado con la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A ESP, el cual fue recibido a satisfacción por parte del interventor.

En consecuencia se generó un riesgo en materia de protección y una subestimación en cuentas del activo tales como Redes, líneas cables, Equipos de comunicación y computación e intangibles y su contrapartida en gastos generales en cuantía de $133,9 millones.

- La entidad no tiene como actividad principal el ramo de las comunicaciones por lo que existió una inadecuada identificación, reconocimiento y registro de bienes tales como televisores, cámaras de video y equipos de sonido en la cuenta equipos de comunicación, los cuales sirven para el normal funcionamiento que forman parte de la cuenta Muebles, enseres y equipos de oficina.

Por consiguiente, se dio una sobrestimación de la cuenta Equipo de Comunicación



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y Computación y una subestimación de la cuenta Muebles, Enseres y Equipo de Oficina por un valor cercano a $73,7 millones. - Confrontada la información de los libros auxiliares y la relación detallada de bienes propiedad planta y equipo de la Subdirección de Recursos Materiales se encontró que existen diferencias entre los saldos de las subcuentas; código; concepto y descripción.

Por tanto, no se concibió una base de datos unificada entre los registros de las áreas de Contabilidad y Almacén; además, se derivó una incertidumbre de $13.596,8 millones en las cuentas Propiedades, planta y equipo y de $539,7 millones en Otros Activos y su contrapartida en el Capital Fiscal; de igual forma, no existe certeza de $11.203,4 millones en la Depreciación Acumulada y de $5.187,3 millones en la Amortización Acumulada de Intangibles con incidencia en Provisiones, agotamiento y amortizaciones.

- Reincidió la incertidumbre de $6.651.4 millones, producto del hallazgo 2.4.7 comunicado en la evaluación de 2012 y en el 2013 no fue ajustada. De otra parte, no existió certeza por la diferencia de $1.6 millones en los bienes entregados a terceros según los saldos presentados en los estados contables y relación detallada de bienes propiedad planta y equipo en servicio de la Subdirección de Recursos Materiales.

- También, se mantiene lo observado en el informe de 2011 (hallazgo 2.4.5), al no cumplir con su acción de mejoramiento dentro del término establecido; por tanto, continuó la incertidumbre en el saldo presentado en Intangibles de $5.744,3 millones con incidencia en el Capital Fiscal de $1.921.9 millones; también, se afectó la Amortización Acumulada y su correlativa Provisiones, agotamiento, depreciación y amortizaciones. - La cuenta Créditos Judiciales se afectó por el hallazgo No. 2.4.14 comunicado en la evaluación del periodo fiscal 2012 por incumplimiento de la dinámica de la cuenta cuando se genera un fallo definitivo desfavorable. De igual forma, para el 2013, se detectó falencias en el registro del fallo definitivo puesto que no se evidenció el reconocimiento de las subcuentas: Otros gastos ordinarios, derivado del mayor valor de la sentencia frente a la provisión y Otros gastos intereses créditos judiciales.

Por consiguiente no existió certeza con lo registrado en la cuenta Ajuste de Ejercicios Anteriores de $204.3 millones; una subvaluación en las subcuentas Otros gastos intereses créditos judiciales de $25.8 millones y de Otros gastos ordinarios, sentencias con afectación en la contrapartida Créditos Judiciales.



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Con base en lo anteriormente expuesto, las inconsistencias y debilidades plasmadas en el informe de Control Interno Contable se concluye que este no fue confiable. Los errores o inconsistencias que generaron incertidumbres y subestimaciones que afectaron la razonabilidad de los estados contables ascendieron a $32.567,3 millones, valor que equivale al 75.6% del activo total de la entidad. En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, unido a las deficiencias del sistema de control interno, los estados contables de la Contraloría de Bogotá D.C, no presentan razonablemente, la situación financiera y los resultados de las operaciones, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2013, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, prescritas por la Contaduría General de la Nación y los Principios de Contabilidad generalmente Aceptados en Colombia. Consolidación de hallazgos. En desarrollo de la presente auditoría, tal como se detalla en el Cuadro de anexos (3.1) se establecieron cuarenta y nueve (49) hallazgos administrativos, de los cuales dos (2) corresponden a hallazgos con alcance fiscal, uno en cuantía de $10.000.000 y otro por determinar su valor, y seis (6) hallazgos tienen alcance disciplinario. Concepto sobre Fenecimiento Por el concepto Desfavorable emitido en cuanto a la gestión realizada y la opinión expresada sobre no razonabilidad de los Estados Contables, la Cuenta rendida por la Entidad correspondiente a la vigencia 2013, No se Fenece. Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, (dentro de la vigencia), documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del SIVICOF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución, garantizando que busque eliminar la causa del hallazgo, que sea realizable, medible, contribuya a su objeto misional, propicie el buen uso de recursos



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públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atienda los principios de la gestión fiscal. Es importante dar cumplimiento a lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 4º de la Resolución Reglamentaria 03 de octubre 16 de 2012 que señala “En el evento que se

formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones en ejecución y abiertas del plan de mejoramiento anterior. Aquellas acciones del plan anterior que no fueron ejecutadas en el tiempo previsto, se incluirán en el plan de mejoramiento con un plazo de ejecución no superior a sesenta (60) días. Cuyo cumplimiento es imprescindible so pena de las sanciones previstas”.

En conclusión, el plan de mejoramiento debe contener las acciones resultantes de los hallazgos de la presente auditoría; las acciones en ejecución, es decir aquellas que no fueron objeto de seguimiento en este proceso auditor (45 hallazgos y 50 acciones de la auditoría regular vigencia 2012); y las 19 acciones abiertas se incluyen con un plazo de ejecución no superior a sesenta (60) días. Las acciones cerradas deben retirarse del plan de mejoramiento. Bogotá, D.C Agosto de 2014. ORIGINAL FIRMADO

RODRIGO TOVAR GARCÉS Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, D.C.



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO Como resultado de las actuaciones de control realizadas por la Auditoría Fiscal, la Contraloría ha establecido diferentes acciones correctivas que sumadas se integran en el Plan de Mejoramiento consolidado, el cual contempla 133 hallazgos y 164 acciones.

En la presente auditoría se estableció realizar seguimiento a las acciones correctivas plasmadas en la matriz del Plan de Mejoramiento. En su alcance se tuvieron en cuenta aquellas acciones cuyo vencimiento estaba con fecha de finalización marzo 31 de 2014 (en el caso de las acciones relacionadas con el tema ambiental se efectuó seguimiento a las 11 acciones comprometidas). En total se evaluaron 87 hallazgos y 114 acciones correctivas (anexo 3.2).

Del seguimiento al plan se determinó que cumplió de manera ACEPTABLE, que corresponde a una calificación promedio de 1.70. Quedan abiertas 19 acciones comprometidas en el plan y que fueron objeto de seguimiento.

También se determina que la acción 2.6.5 de la auditoría regular vigencia 2010 que fue objeto de modificación en su fecha de terminación, no fue cerrada por cuanto no cumplió con lo previsto, de manera que la Auditoría Fiscal iniciará las acciones previstas en la Resolución Reglamentaria 03 de 2012. 2.2. EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO E INTEGRADO DE GESTION El estudio realizado al Sistema de Control interno de la Contraloría de Bogotá, se realiza a partir de lo señalado en el Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se dispone la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI en todas las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, donde las organizaciones del Estado han involucrado en su cultura organizacional los aspectos básicos para operacionalizar de manera práctica este Sistema.

Es necesario dejar en contexto que la entidad, se propuso modernizar sus procesos y en desarrollo del Comité Directivo; realizado el 31 de enero de 2013, se aprobó el nuevo Modelo de Operación por Procesos, expidiendo para ello la Resolución 020 de Mayo de 2013 en la cual se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C y donde se debió tener en cuenta que el Sistema de Control Interno también evoluciona con el tiempo, por lo tanto se hace necesario actualizarlo, en su forma, aclarar ciertos



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conceptos y facilitar su comprensión, que fue uno de los objetivos de la Auditoria adelantada para establecer si en la modernización implementada, se realizaron actualizaciones a este sistema.

Se concluye por las deficiencias que a continuación se desarrollan por cada uno de los subsistemas que el Sistema de Control Interno en la Contraloría de Bogotá no es confiable; se determinó una calificación de 2.48 que corresponde a un nivel de Insuficiente. En términos de las definiciones del DAFP estaría ubicado en un indicador de Madurez del MECI INTERMEDIO, donde el modelo de control interno se cumple, pero con deficiencias en cuanto a su Operacionalización y continuidad sistemática, a la vez que tiene deficiencias en las actividades realizadas tanto en procesos estratégicos, en la administración del riesgo de la entidad como en actividades relacionadas con el proceso de evaluación y control.

2.2.1. Subsistema de Control Estratégico

Este subsistema tiene una incidencia generalizada en las actividades de la organización, que influyen sobre los sistemas de información y comunicación, así mismo en la supervisión y en la cultura organizacional, sin dejar de lado que la base fundamental está fijada por el personal y su nivel de concientización en el control; de esta manera se encontró que en la entidad se cumple de manera primaria2, puesto que se desempeña apenas con lo que de ley se exige; pero, tiene aún limitantes relacionados con el clima organizacional dentro de la entidad en todos sus niveles, es indispensable para su bienestar, la eficacia de las políticas y de los sistemas de control establecidos. La calificación que arroja es de 2.72 cuyo puntaje lo ubica en un indicador de madurez del MECI como Básico.

En ese marco contextual, se observa que la entidad, presentó durante la vigencia 2013, deficiencias en la planeación estratégica, al establecerse incumplimiento en Planes y Programas.

2.2.1.1 Hallazgo Administrativo. Deficiencias en actividades propias del proceso de Gestión de Talento Humano

2.2.1.1- (1).- Se encuentran debilidades en las políticas y prácticas de gestión humana, en procesos de planeación, previstos en el propio plan de acción de la Dependencia. Se detectan insuficiencias en el proceso de planeación del recurso humano, a través del cual se identifican y cubren necesidades cualitativas y cuantitativas de

2 Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual de interpretación de resultados de Evaluación al Sistema de

Control interno.- Explica que el indicador de MADUREZ de MECI Es BASICO cuando el modelo de control interno se cumple de manera PRIMARIA. “La entidad cumple las funciones que la Ley le exige, pero no tiene en cuenta la voz de la ciudadanía ni de sus servidores, los datos de seguimiento y revisión del modelo son mínimos”



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personal en las diferentes dependencias de la Contraloría, por cuanto se observa que a pesar de haber realizado un estudio de cargas laborales aún persisten deficiencias relacionadas con insuficiencia de personal en algunas sectoriales, pese a que estas plantas fueron formalizadas mediante la “Resolución 03 de 2013

3 Por

la cual se adopta la distribución de cargos de la planta de personal de la Contraloría de Bogotá”.-

Hecho que se refuerza con las diferencias de personal frente a la planta real que se encontró a diciembre de 2013 en varias sectoriales. Igualmente al solicitar información a la oficina de Bienestar de la Contraloría de Bogotá frente al proceso del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. No se encontró que existiera una designación específica de los funcionarios requeridos para conformar y operacionalizar de forma adecuada el citado sistema. Estos hechos contravienen lo contemplado en la Ley 87 de 1993, Articulo 2° literal h).así mismo de desatiende lo contemplado en el SGC que indica que el sistema de calidad se debe enfocar en la administración y definición de acciones para mejorar el desempeño de las entidades, incumpliendo lo establecido en la Norma técnica de calidad establecida por la entidad en su manual de calidad: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009; l Numeral 4. Sistema de Gestión de la Calidad Numeral 4.1 Requisitos Generales Literales a, b, c, d, e y f. “Verificar el cumplimiento de las condiciones que hacen posible el desarrollo de la

función para la cual fue creada la entidad, a través de la planeación, la caracterización de los

procesos y una estructura organizacional adecuada para el desarrollo de sus funciones” así mismo, se incumple lo relacionado con la “ implementación de las acciones necesarias

para alcanzar los resultados planificados (por ejemplo: programas, planes, proyectos,

procedimientos, entre otras). También se incumple Numeral 4. Sistema de Gestión de la Calidad

4.1 Requisitos Generales Literal g.

Por lo tanto la Alta dirección debe propender por que se cumpla con la Política de la calidad en particular velar por que ésta sea adecuada, coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el Sistema de Control Interno, los planes estratégicos establecidos En cuanto al tema relacionado con la distribución de Cargos de la Planta de personal, en la respuesta dada por la entidad se aduce que se realizaran los correctivos pertinentes por lo tanto el hallazgo se mantiene y estas acciones se deben presentar en el Plan de mejoramiento que se suscriba. Valorada la respuesta emitida, relacionada con el SG-SST no desvirtúa la situación encontrada; puesto no se encontraron actividades propias del SGSST como subsistema para el 2013 a pesar pese a que se había implementado como un proceso de apoyo en el Proceso de Gestión del talento Humano, este no se

3 Pronunciamiento cargas laborales y distribución de planta de cargos. Radicación 201420355 de 14/07/2014. SIGESPRO

Contraloría 1-2014-16681.



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encontraba operacionalizado, así mismo; no se encontró que se estuviera ejecutando durante la vigencia un plan a desarrollarse en el 2013 provisto en el mismo procedimiento, pues si bien la respuesta menciona que las actividades realizadas se programaron para realizarse a partir del 2014. Lo demás fueron actuaciones del grupo de salud ocupacional, por tanto se mantiene el hallazgo y se debe presentar en el plan de mejoramiento acciones tendientes a que este grupo creado mediante “Resolución 018 de 2014 por medio de la cual se asignan responsabilidades sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la Contraloría de Bogotá” ejerza las actividades relacionadas con el SGSST, consistente con un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluya la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora de los riesgos que afecten la salud y seguridad en el trabajo.

2.2.1.1- (2).- No se observa que durante la vigencia 2013 se haya realizado ni socializado un estudio del clima laboral de la entidad.

Se detectó que la entidad en la vigencia de 2012, realizó un contrato en cuantía aproximada de $21 millones, cuyo objeto estaba fundamentado: “Jornadas de

intervención, en clima laboral liderazgo y comunicación organizacional con la finalidad de fortalecer

y mejorar el ambiente laboral y la gestión institucional de la Contraloría de Bogotá” No fueron socializados los resultados obtenidos en dicho estudio, como tampoco se evidenció cuáles fueron los objetivos logrados. Llama la atención que dicha contratación surge de la dirección de planeación, cuando debió ser del resorte de la Dirección de Talento Humano, para lograr objetivos mínimos tales como: determinar y analizar el estado de la satisfacción laboral de los trabajadores; máxime que se realizó para el 2013 una modernización institucional que generó cambios estructurales en la entidad, conllevando cambios en el propio clima laboral. Estos estudios deben servir para encontrar aspectos que posiblemente entorpezcan la obtención de los resultados programados, además no se identifican informes para el 2013 donde se relacionen las coberturas de los resultados y las acciones adelantadas frente a temas de gran relevancia en la entidad que permitan Identificar fuentes de conflicto que puedan traer resultados inadecuados y así mismo evaluar el comportamiento para la toma de decisiones. Igualmente no se identifica que se haya realizado un diagnóstico de Clima organizacional que contuviera como mínimo el Mapa de Factores Favorables, Neutros y Oportunidades de Mejora, Análisis de brechas - Plan de Acción y programas de Desarrollo Organizacional, y que diera origen a programas de



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bienestar o de capacitación relacionados con el resultado de este contrato. Como tampoco se observa que exista un grupo interdisciplinario del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo para cumplimiento de la ley 1562 de 11 de julio de 2012 Tampoco se evidenció que se realizara seguimiento y retroalimentación a las herramientas e instrumentos propuestos como resultado del estudio realizado y que los citados resultados se aplicaran para la mejora de la calidad de vida laboral. Es de anotar que se revisó el cumplimiento del plan estratégico del proceso de gestión del talento humano, a través de los informes de gestión junio-diciembre de 2013 y se observa una acción que exclusivamente se desarrolló en las sectoriales de Educación, Gobierno y Servicios Públicos. Indicando en ella que alcanzaron un cumplimiento del 77%, esto sin tener en cuenta la cobertura total del talento humano de la entidad que se cree era el objeto del citado contrato. Es de observar que adicionalmente en la página de la Entidad, se cuenta con un estudio que data de 2008 y otro que data del 2010 es decir totalmente desactualizados pese a que hubo un proceso de modernización que sugiere que este tipo de actividades deben ser actualizadas.

Fuente página WEB registrada en la fecha de julio 07 de 2014.

Se incumple el decreto 1227 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 que, en su artículo 75 indica: “De

conformidad con el artículo 24 del Decreto-ley 1567 de 1998 y con el fin de mantener niveles adecuados de calidad de vida laboral, las entidades deberán efectuar los siguientes programas:

75.1. Medir el clima laboral, por lo menos cada dos años y definir, ejecutar y evaluar estrategias de intervención.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14861#0

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1246#0



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75.2. Evaluar la adaptación al cambio organizacional y adelantar acciones de preparación frente al cambio y de desvinculación laboral asistida o readaptación laboral cuando se den procesos de reforma organizacional. 75.4. Identificar la cultura organizacional y definir los procesos para la consolidación de la cultura deseada.

Evaluada la respuesta dada por la Entidad, no se acepta, y el hallazgo se mantiene porque efectivamente se habla es del contrato 012 de 2013 donde no se dio la cobertura adecuada y además no se realizó ningún tipo de socialización se requiere que estos estudios se den a conocer a la entidad mediante las herramientas de comunicación existentes y además realizar las actividades dentro de las vigencias respectivas y cumpliendo al 100% de cobertura a los sujetos identificados como inconvenientes para lograr el clima laboral adecuado para el cumplimiento de objetivos propuestos. 2.2.1.1- (3).- Incumplimiento en las metas propuestas del plan de Acción y Plan estratégico. Se estableció que el Proceso de Gestión de talento humano propuso 8 acciones para la vigencia 2013; sin embargo, las siguientes, la entidad no las realizó, canceló o eliminó sin presentar Justificación técnica. .- Aplicar la metodología establecida para la medición de la gestión de los gerentes públicos. .- Aplicar la metodología diseñada para medir el rendimiento laboral de los servidores públicos vinculados provisionalmente. .- Diseñar construir y poner en funcionamiento un modelo de educación virtual para la Contraloría de Bogotá.

En el plan de acción de la Dirección de Talento Humano se formuló una actividad que según el Acuerdo 519 de 2012, corresponde a funciones propias de la subdirección de carrera administrativa: “Entregar la Oferta Pública de Empleos de la Contraloría de Bogotá, D.C.,-OPEC para ser enviada a la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC.”.

El resultado que se presenta de esta acción y que está contemplada en el informe de gestión de la entidad se da como que logro con cumplimiento de 100% Al revisar el propio Acuerdo 519 de 2012, se establece que las actividades que mencionan como acciones del plan estratégico son funciones propias establecidas para la oficina de talento humano y definido en los numerales:

“12. Responder por los procesos y trámites que en materia de carrera administrativa deban



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adelantarse ante las instancias competentes. 13. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución del sistema de evaluación del desempeño laboral de la Contraloría de Bogotá, D. C., de acuerdo con la normatividad y procedimientos vigentes. 14. Dirigir los procedimientos y actividades que demande la realización de los procesos de selección en la Contraloría de Bogotá, D. C., conforme al alcance y competencia que las normas le asignen.”

Adicional a que presentan acciones en el plan estratégico que son funciones de obligatorio cumplimiento en la Dirección de Talento Humano, esta actividad ha generado, un alto inconformismo laboral por la forma como fue presentado y ha sido objeto de una serie de tutelas en la entidad, que se cuantifican en aproximadamente cuarenta (40), de las cuales treinta y cuatro (34) aproximadamente han fallado desfavorablemente para la entidad lo que puede generar posibles daños al patrimonio a futuro de la entidad. Todo ello en contravía del mismo acuerdo 519 de 2012 articulo 55 numerales 8, 15,16 y artículo 59 del mismo acuerdo numerales 1, 4. y de la ley 87 de 1993 artículo 2° literales a), c), y h). Se mantiene el hallazgo, toda vez que es efectivamente sobre la deficiente formulación de metas programadas por el área y propuestas en el plan de acción y plan estratégico que se formula el hallazgo; el hecho de formular metas que después son revaluadas restándole la importancia por cuanto no son de obligatoriedad, no indica herramienta adecuadas de planeación para la formulación de los planes estratégicos definidos por la entidad en particular en la citada dependencia. Todo lo contrario la respuesta dada por la administración ratifica el hallazgo adicionalmente no se entiende si estas acciones fueron retiradas del Plan de Acción del proceso de Gestión Humana en particular las relacionadas con la medición de los provisionales y la Evaluación de los gerentes ¿por qué? continúan vigentes las Resoluciones 004 de 2013 y 009 de 2013 , respectivamente; si esta acciones fueron elevadas a actos administrativos y estos no han sido derogados, ni modificados y por tanto se entiende entonces que se deben ser cumplidos. 2.2.1.2. Hallazgo Administrativo.- Deficiencias en la Elaboración del Plan estratégico del proceso de talento humano e incumplimiento del mismo. Se encontró que en el plan de acción que tiene la Dirección de Talento Humano, donde se deben cumplir objetivos estratégicos e institucionales de la Contraloría a través de actividades que generen valor agregado al mismo, tienen objetivos estratégicos definidos con funciones que son propias de esta dependencia y que son de obligatorio cumplimiento. Es de aclarar que los planes de acción son instrumentos gerenciales de

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml



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programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico Los mencionados planes de acción deben contemplar espacio definido de tiempo y responsabilidad y las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores a los establecidos en las funciones propias de las dependencias de la entidad. Sin embargo en el Plan de Acción de Talento humano se encuentran son funciones que le fueron asignadas en los artículos del 55 al 59 y el artículo 34 del Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012; al igual que están plasmadas en el Manual del SGC donde manifiestan “Administrar de manera eficiente el talento humano al

servicio de la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante el desarrollo de estrategias administrativas y operativas que generen las condiciones laborales con las cuales los servidores públicos contribuyan al cumplimiento de la misión institucional de la entidad, D.C. “

Son funciones propias de la Dependencia mencionadas inclusive en el numeral 7.9.3 del manual del SGC Política de operación que indica: “Realizar los procesos de

selección, inducción, re inducción, capacitación y evaluación del desempeño, buscando mejorar el nivel de competencias comportamentales y funcionales para responder a las necesidades de capital humano, contribuyendo así al logro de la misión y visión institucional”

Se observa entonces que en el Plan de acción presentado en diciembre de 2013 informan que sus actividades son: (funciones)

“• Aplicar la metodología establecida para la medición de la gestión de los Gerentes Públicos. • Aplicar la metodología diseñada para medir el rendimiento laboral de los servidores públicos vinculados provisionalmente”.

Sin embargo, no se cumplieron por cuanto consideraron a mediano plazo que estas eran potestad del Nominador; es decir, que posteriormente se dieron cuenta que eran funciones propias de la Dependencia. Incumpliendo con el Acuerdo 519 de 2012 articulo 56 Numeral 3 y el articulo 55 Numeral 3. Así mismo se desconoce lo establecido en la Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 numeral. 5.5.1 Responsabilidad y

autoridad 5.5.2 Representante de la Dirección, al no establecer la diferencia clara entre actividades de proyectos de inversión y funciones y describir claramente las funciones, responsabilidades y autoridades del personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos.

Se incumple con el principio de Autogestión, toda vez que se establece deficiencias significativas en la capacidad institucional de interpretar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml



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sido asignada por la constitución y la ley incumpliéndose de esta manera lo contemplado en la ley 87 de 1993 artículo 2° literal h). Se mantiene el hallazgo, toda vez que se evidencian las fallas de planeación al formular metas que después se cancelan haciendo justificaciones que se pudieron revisar de manera inicial, pues si consideraban que no era de relevancia se debieron dimensionar metas que fueran cumplidas y desarrollaran los planes de acción de forma efectiva que generasen valor agregado en las dependencias de la entidad y orientadas a cumplir de manera idónea con el Plan estratégico formulado. 2.2.1.3. Hallazgo Administrativo.- Deficiencias en la Estructura organizacional- 2.2.1.3. (1) En la vigencia anterior, se observó que el Acuerdo 519 de 2012, presenta inconsistencias y requiere ser ajustado y en consecuencia los actos administrativos emitidos tales como las resoluciones 075 y 076 de 2013 proferidas por la Dirección de Talento Humano. En vista que la Entidad no ha tomado acciones correctivas que permitan subsanar las inconsistencias detectadas, esta Auditoría Fiscal insiste nuevamente en que deben ser ajustadas tal y como lo ha solicitado en los oficios enviados por este despacho4; así mismo se detectaron otras inconsistencias derivadas del mismo Acuerdo, las cuales se ha solicitado el ajuste, sin que esta acción se halla ejecutado, indicando desconocimiento y desacato de las competencias otorgadas a esta Auditoría Fiscal ante la Contraloría de Bogotá. Entre otros inconvenientes detectados y dados a conocer con oportunidad por este despacho a la entidad se ha advertido que: “Previendo que se aproxima la designación del Auditor Fiscal ante la Contraloria de Bogotá, que debe hacer el Honorable Tribunal Administrativo de Cundinamarca, maxime que con sentencia de octubre de 2013, proferida por el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Sevicio Civil se resolvió. Primero “ Declarar que la Auditoria Fiscal ante la Contraloria de

Bogotá es la entidad competente para adelantar las investigaciones fiscales contra la Contraloria

de Bogotá D.C. donde este despacho,observó que se cometió el mismo yerro, del 2009: “al no incorporar tácitamente dentro de su estructura organizacional la unidad ejecutora 02 de este organismo de control autónomo”5 se presenta incongruencia en el Acuerdo referido, además de desatender lo ordenado en el

4 Alcance respuesta Pronunciamiento “Inconsistencias detectadas con ocasión de la ejecución del contrato 019 de 2012-

“Realizar el estudio técnico del proyecto de Modernización Institucional”…. Radicados 2-2013-18552 y oficio 201320756 de julio 11 de 2013, en oficio radicado el 21 de enero de 2014 referenciado con el N° 2014-10009; Alcaldia Mayor de Bogotá , Tribunal Administrativo de Cundinamarca , Contralor de >Bogotá entre otros 5 Concepto emitido por Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital radicado a la Auditoria Fiscal 2013-E_E_4622

O1 de Diciembre 30 de 2012.



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Acuerdo 429 de 2010; hecho que originó que esta Auditoria Fiscal diera a conocer sobre estas irregularidades mediante oficio 201320137 de abril 12 de 2013 al Honorable Tribunal Administrativo de Cundinamarca; quien indica:

“Esta Situación y los hechos irregulares ya mencionados, ameritaron que el Honorable presidente del Tribunal Administrativo de Cundinamarca Dr. Carmelo Perdomo Cueter, oficiara al Señor Alcalde de Bogotá Dr. Gustavo Petro Urrego solicitándole: “ adelantar las gestiones necesarias “dentro del marco de sus competencias frente a la omision normativa distrital en relación con las calidades, elección, periodo, funciones y fijación de la remuneración del empleo del auditor fiscal ante la Contraloria de Bogotá creado por el decreto ley 1421 de 1993, que en su artículo 105, dispuso la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloria se ejercerá por quien designe el Tribunal Administrativo de Cundinamarca”.

6

Igualmente, el Honorable Presidente del Tribunal Administrativo de Cundinamarca Dr, Perdomo Cueter, indica en el citado documento que:

“por estas omisiones el Tribunal Administrativo competente para elegir el auditor Fiscal de Bogotá y que la proxima designación se debe realizar en septiembre de 2014, fecha en la que se termina el periodo del actual Auditor, en virtud de las disposiciones derogadas, existe un vacío normativo, que podria afectar su elección por la referida inexistencia de regulación frente a las calidades, periodo,funciones y fijación de la remuneración de tal empleo, por lo que es necesario que se adelanten las gestiones pertinentes y sobre todo oportunas para colmar dicha omision normativa”..

Se mantiene el hallazgo toda vez que no se acepta la respuesta dada por el ente de control que manifiesta que la modificación del Acuerdo 519 de 2012, no es de su resorte y advierten que el único tema referido es el relativo a la Independencia de la Auditoria Fiscal.- pero el hallazgo no está encaminado a ese tema pues es muy claro para este despacho cuales son las competencias propias de cada organización. Se hace énfasis es al limbo jurídico que el mismo Tribunal de Cundinamarca advierte por no incluir en la estructura la unidad ejecutora 02, que impide el nombramiento del Auditor máxime que este yerro existe porque se generó de manera deficiente en uno de los productos entregados mediante la suscripción del contrato 019 de 2012 consultoría Fundación creamos Colombia; Función de Advertencia fiscal emitida por este despacho en septiembre de 2013. 2.2.1.3. (2). Adicional a lo anteriormente expuesto, se observa que el Acuerdo 519 de 2012 contiene en su artículo 56, la Subdirección de Carrera Administrativa con funciones que son propias de la Comisión Nacional del Servicio Civil, establecidas en la Ley 19 de 1958, - Decreto 1679 y 1732 de 1960 y el Consejo Superior del Servicio Civil - Decreto 728 de 1968, hasta su incorporación como Comisión Nacional del Servicio Civil en el texto constitucional en 1991.

6 Oficio PTA-085-2013 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca del 28 de Mayo de 2013.



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Se encuentra que desde los mismos proyectos de acuerdo 293 y 294 de 2012, donde se modifica la organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá y su estructura orgánica, fijándose funciones y competencias a las dependencias y en particular el Acuerdo 293 de 2013, se modifica la estructura orgánica e interna y se fijan funciones, precisamente la de “dirigir la aplicación y funcionamiento del sistema

de carrera administrativa, en la Contraloría de Bogotá; D,C de acuerdo con el mandato legal y constitucional”

Cabe advertir, que desde el momento mismo de la radicación de estos proyectos fue objetada la creación de esta Dependencia, proyectos que fueron presentados en el Concejo de Bogotá sin que esto se subsanara y además se conoce que existe una demanda en contra del Acuerdo 519 de 2012, por parte de la propia Comisión del Servicio Civil donde demandó los hechos que ya habían sido advertidos por este Despacho; sin embargo, no se realizaron los ajustes pertinentes, incurriendo en irregularidades de orden constitucional y legal. Todo ello por cuanto en materia de carrera Administrativa estas funciones no le fueron facultadas a la Contraloría de Bogotá, considerándose esta actuación en una infracción al principio constitucional de legalidad, en particular por la extralimitación en el ejercicio de sus funciones artículo 6° de la Constitución Política; “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en la ley o reglamento”. Se observa que se crea la Subdirección de carrera Administrativa con funciones que le son propias a la Comisión Nacional del Servicio Civil así:

CUADRO 1

FUNCIONES CARRERA ADMINISTRATIVA Funciones de la Comisión Nacional del Servicio Civil

Funciones Creadas para una Subdirección en la Contraloría de Bogotá denominada Subdirección de Carrera Administrativa

La función de administración a cargo de la Comisión comprende la selección de los candidatos para la provisión de cargos de carrera. A partir de entonces, las competencias para seleccionar y para nombrar empleados públicos de los sistemas de carrera.

Coordinar y orientar la implementación del sistema de carrera administrativa y sus componentes en la Contraloría de Bogotá, D. C., de conformidad con la normatividad y Procedimientos que rigen la materia, y el alcance y competencia que se le asigne.

La Constitución prevé la existencia de una única Comisión Nacional del Servicio Civil, lo cual excluye la posibilidad de organizar comisiones seccionales o departamentales encargadas de la administración y vigilancia de las carreras en el orden territorial.

Adelantar los procesos y trámites que en materia de carrera administrativa deban adelantarse ante las instancias competentes.

La Comisión Nacional del Servicio Civil, en los términos del artículo 113 de la Constitución, es un órgano autónomo e independiente, del más alto nivel en la estructura del Estado Colombiano, con

Coordinar y orientar la ejecución del sistema de evaluación del desempeño laboral de la Contraloría de Bogotá, D. C., de acuerdo con la normatividad y procedimientos vigentes.



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Funciones de la Comisión Nacional del Servicio Civil

Funciones Creadas para una Subdirección en la Contraloría de Bogotá denominada Subdirección de Carrera Administrativa

personería jurídica, autonomía administrativa, patrimonial y técnica, y que no hace parte de ninguna de las ramas de poder público.

Los anteriores lineamientos fueron recogidos por el legislador en la Ley 909 de 2004. En dicha ley se consagran las normas básicas sobre la integración, organización y funciones de la Comisión Nacional del Servicio Civil, así como el régimen de sus integrantes. La Ley contiene, además, normas sobre carrera administrativa, empleo público y gerencia pública.

Ejecutar y gestionar los procedimientos y actividades que demande la realización de los procesos de selección en la Contraloría de Bogotá, D. C., conforme al alcance y competencia que las normas le asignen.

Realizar estudios para la identificación de los perfiles ocupacionales requeridos por la Contraloría de Bogotá, D. C., para el cumplimiento de sus objetivos y metas institucionales. 6. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Fuente: Acuerdo 519 de 2012 y Norma de creación de la Comisión Nacional del Servicio Civil

Estos hechos además trasgreden lo contemplado en la Ley 87 de 1993 Artículo 2° literales a), b), f) y h). Así mismo el artículo 4° de la misma ley en su literal c). No se acepta la respuesta dada por la entidad pues es precisamente sobre el hecho que se advirtió en “Función Fiscal de Advertencia (Noviembre 02 de 2012), con ocasión

de la Inexistencia de un ente que administre y vigile el Sistema Especial de Carrera Administrativa

de la Contraloría de Bogotá D.C” que se indicó que la Contraloría no estaba facultada para realizar esta labor; Es decir; mucho antes que la Contraloría le correspondiera pedir concepto técnico de la modificación de las funciones de la Subdirección de Carrera Administrativa. Es allí donde la Contraloría de Bogotá se extralimito en su quehacer constitucional. Por esta razón se mantiene el hallazgo y debe incluirse en plan de mejoramiento para que estas actuaciones no se presenten a futuro y evitar posibles demandas y daños fiscales que acarren como consecuencias de estas actuaciones. 2.2.2. Subsistema de Control de Gestión Este subsistema asegura el control de la operación de la entidad orientándola al logro de resultados y al cumplimiento de su visión y misión. Define y correlaciona las acciones, funciones, flujos de información y comunicación tendientes a garantizar la alineación de la operación con los objetivos institucionales, de conformidad a las normas internas y externas aplicables y están inmersas en



VERSIÓN 1


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actividades de control, información y comunicación pública: comunicación organizacional, comunicación informativa, medios de comunicación. De acuerdo con lo observado durante la vigencia se estableció un deficiente resultado obteniendo una calificación de 2.36 posicionándola en un rango Insuficiente 2.2.2.1.- Hallazgo administrativo.- Inseguridad jurídica al emitir varias resoluciones a efectos de que los Sujetos de Vigilancia rindan la cuenta.

Al revisar las diferentes resoluciones emitidas por el Despacho del Señor Contralor relacionadas con: “prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas por parte de los responsables del manejo de fondos y bienes del distrito capital”, en cumplimiento de los Artículos 268- Numeral 1° de la Constitución Política de Colombia, artículo 109 del Numeral 1° del Decreto 1421 de 1993 así como el numeral 1° del Acuerdo 519 de 2012 que facultan para tal fin al Contralor de Bogotá D.C., se observa falta de seguridad jurídica al evidenciar una aplicación poco objetiva de la ley, de tal modo que los sujetos de vigilancia y control fiscal presentaron dudas e incertidumbre sobre sus obligaciones, en total contradicción del Principio de Seguridad Jurídica, puesto que existe competencia reglada cuando la ley ha previsto que frente a determinadas situaciones de hecho, el servidor público debe tomar las medidas a él asignadas en forma expresa y sujetarse a las misma evitando el libre arbitrio administrativo. Esto se advierte cuando al revisar las diferentes Resoluciones emitidas para prescribir los métodos y establecer la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta por parte de los sujetos de vigilancia y control así como la presentación de informes, se encuentra que a partir de la vigencia de 2012 se han realizado ocho (8) modificaciones así:

CUADRO 2 MODIFICACIONES RENDICIÓN CUENTA

RESOLUCION MODIFICACION

MODIFICACIONES EN EL 2012 RENDICION CUENTA RR 001-2012 Art 9° y 10° de Res 035 de 2009

MODIFICACIONES EN EL 2013 DE LA RR RENDICION CUENTA RR-010-2013 Deroga 032/2004, 023/2006, 03472009, 019/2010,01/2011,013/2011,028 de

2011 y 001 de 2012.

RR -018-2013 Modifica art 22, 52 y 55 de RR- 010/2013.

RR-026-2013 Modifica NUEVAMENTE LOS Art 52 y 55 de RR -010/2013.

RR-057-2013 Deroga las RR 010 y 026 de 2013

MODIFICACIONES EN EL 2014 DE LA RR RENDICION CUENTA RR 07 /07/de Febrero/ de 2014

Fija términos para la rendición de las cuentas, por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal así CUENTA ANUAL: la cuenta anual

correspondiente a la vigencia 2013, se debe presentar el día 20 de marzo de 2014.



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RESOLUCION MODIFICACION CUENTA MENSUAL: correspondiente al mes de enero de 2014, se presentara desde el 3 al 7 de marzo y la cuenta mensual del mes de febrero

de 2014, se presentara desde 10 hasta el 14 de marzo del mismo año.

RR 011/ de 2014 Deroga 057 de 2013 y 007 de 2014

RR 013/2014 Prorroga el termino de presentación establecido en el parágrafo del artículo 13 de la resolución 011 de 2014

Fuente.- Revisión resoluciones reglamentarias expedidas por la Contraloría de Bogotá con ocasión de la presentación de la Cuenta.-

Así la Contraloría promueva que estas modificaciones se realizan por cuanto es una facultad que se tiene, esto no es un argumento que sea objeto de refutación por parte de este despacho, todo lo contrario; lo son las demás justificaciones presentadas7, donde indican que éstas, se han venido cumpliendo debido a cambiantes necesidades de los sujetos pasivos del control, adicionalmente a las variaciones normativas y jurisprudenciales, así como las innovaciones tecnológicas; puesto que, al revisar cada una de las modificaciones presentadas en las resoluciones relacionadas en el cuadro anterior; la motivaciones esbozadas, y enunciadas, no son las aplicadas para realizarlas, en especial las subrogaciones o ajustes realizados. Se evidencia tal y como lo ha demostrado esta Auditoría Fiscal en varias ocasiones , que las razones obedecen, entre otras, a la inadecuada planeación y la carencia de planes efectivos de contingencia, dejando claramente evidenciado tanto al interior como al exterior de la entidad, carencia de Planeación, de estructurados planes de contingencia y de seguridad normativa que dejan muchas veces en el limbo a las entidades para poder hacer uso adecuado de las herramientas creadas para la entrega de la información y así rendir las cuentas que son de obligatoriedad ante la Contraloría de Bogotá. Hechos que dejan al descubierto debilidades frente a la oportunidad que se predica en el ejercicio del control fiscal. Así mismo no permiten la cualidad del ordenamiento que produce certeza y confianza en el ciudadano sobre lo que es derecho en cada momento y sobre lo que, previsiblemente lo será en el futuro (seguridad Jurídica). Estos hechos contravienen lo establecido en la ley 87 de 2003 Artículo 2° literales b), c) y h), así como el artículo 4° literales e), i). No se acepta la respuesta dada por la entidad pues el hallazgo es claro en cuanto a que la inseguridad Jurídica que se advierte es frente a la incertidumbre que generaron las resoluciones al no ser claras ni pertinentes y emitir direccionamientos y lineamientos contrarios y diferentes que generaron vacíos 7 Actas de visita fiscal realizadas al Despacho de la Contralora Auxiliar el 07 de abril de 2014 y a la Directora de

Tecnologías de la Información el 04 de junio de 2014.

http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/ordenamiento/ordenamiento.htm

http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/confianza/confianza.htm

http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/ciudadano/ciudadano.htm

http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/derecho/derecho.htm



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relacionados con el tiempo de presentación de la cuenta, incertidumbre, que genero desconocimiento en los sujetos pasivos de Control y que fue objeto de las constantes solicitudes de aclaración de las mismas por parte de las entidades del distrito capital que son sujetos pasivos del control fiscal. 2.2.2.2. Hallazgo administrativo por fallas en los sistemas de información. Se estableció que en cuanto a este componente, la entidad en su plan estratégico de tecnología de la información y comunicaciones, instauró como uno de sus objetivos corporativos “Fortalecer la función de vigilancia a la gestión fiscal” y como una de las estrategias para su cumplimiento “Actualizar y mantener la plataforma tecnológica para

implementar el uso de las TICs., Es así como la Contraloría manifiesta que el citado plan se encuentra armonizado con las metas trazadas para ejecutar en las vigencias 2013-2014 del proyecto de inversión “Fortalecimiento de la Capacidad

Institucional para un Control Fiscal Efectivo y Transparente” cuyo objetivo general es

“Fortalecer la capacidad institucional mediante la construcción de una infraestructura de servicios robusta, accesible, confiable y de alta disponibilidad, el fortalecimiento de las competencias de los funcionarios y la mejora de la infraestructura física; con el fin de lograr un control fiscal efectivo y transparente”, y será insumo para la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones –PETIC- 2014-2016.” Sin embargo la entidad, se ha visto significativamente afectada desde el punto de vista tecnológico, ya que el proceso de modernización ha generado una serie de inconvenientes, los cuales se desarrollan en los diferentes componentes de este informe, fundamentalmente en el resultado de las evaluaciones a la contratación, de plan de desarrollo a través de los proyectos de inversión; así mismo se evidenció afectación presupuestal generando incumplimiento en los propios objetivos específicos establecidos en el plan estratégico formulado; y afectando el resultado de la gestión fiscal, toda vez que no se cumple con objetivos del plan estratégico formulado tales como: “Definir un plan a corto plazo o plan de choque, que permita dar continuidad a servicios críticos de la Entidad y dotar de manera oportuna a las diferentes dependencias con las herramientas básicas

para el desempeño de sus funciones. • Fortalecer el uso de las Tics al interior de la Contraloría de Bogotá, desarrollando las actividades

necesarias para garantizar la actualización, modernización, mantenimiento y sostenibilidad de la plataforma tecnológica en todos sus componentes. “

El incumplimiento de estos objetivos; expuso fallas en la información Primaria de la Entidad; en particular aquella que hace referencia a los datos que obtiene de fuentes externas como lo son “los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal”, parte interesada de la Contraloría de Bogotá; esta situación les generó incertidumbre, tanto a los sujetos de control, para presentar de manera idónea la



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información en las cuales se les requería a través de los diferentes actos administrativos promulgados para tal fin, que además de crear la inseguridad Jurídica, antes citada, el contenido de las resoluciones no fue lo suficientemente clara ni idónea para dar cumplimiento a los requerimientos hechos por el ente de Control, tal y como se indica en el componente contractual donde se observó deficiencias en el apoyo técnico para lograr de manera integrada, es decir, normativa y técnica que la información pudiera ser reportada de manera apropiada. Es decir, no se cumplió el objetivo planteado por las TICs para el 2013 relacionado con “Efectuar la adquisición total de los componentes de Hardware, Software y Comunicaciones

en propiedad de la Contraloría de Bogotá, manteniendo el Data Center Externo en modalidad de COLOCATION, administrado por los funcionarios de la Dirección de TIC´s, garantizando la

sostenibilidad de la misma en el tiempo de uso de los mismos.”- . Igualmente se observó que los propios funcionarios de la Contraloría de Bogotá, quienes en el momento de solicitar la información a través de los aplicativos SIVICOF, para realizar su labor de revisión de la cuenta, no lograron acceder de manera oportuna 8 y les correspondió recurrir a otro tipo de fuentes que no estaban reglamentadas en las resoluciones emitidas y de las cuales se hacen referencia en el numeral 2.2.2.1, hechos que pre permitieron que los sujetos Pasivos de Control se escudaran e indicaran que la información entregada era parcial y de esta forma afectar la confiabilidad de los resultados de la auditoria tal y como lo advirtieron los funcionarios de la Contraloría en encuesta realizada a más de 90 profesionales auditores por parte de esta Auditoría fiscal. Adicionalmente, se observó durante la vigencia 2013, que la entidad presentó una serie de inconvenientes tecnológicos en sus Sistemas de Información tales como: En SIGESPRO no permitía el acceso a los funcionarios de manera oportuna y acceder a los procedimientos que se alimentan a través de este aplicativo. En SIVICOF – se observaron falencias en la información reportada en las resoluciones para la nueva rendición de la cuenta, formularios inexistentes, campos que no permitían acceso de información; generando incertidumbre a los sujetos de control y no permitía actualizar de manera técnica los formularios presentados en los anexos de la resolución de rendición y presentación de la cuenta. De igual forma, se presentaron deficiencias que afectaron los medios de

8 Este estudio se realizó a través de encuestas en todas las sectoriales de la Contraloría de Bogotá, y de lo cual este

despacho una vez radicado el informe preliminar de la Auditoria regular emitirá control de Advertencia por los hechos evidenciados y que forman parte del estudio realizado para sustentar el hallazgo.



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comunicación de la entidad tales como falta de interconexión con Outlook y la intranet que afectaron de manera importante la producción de la información orientada a soportar en muchos casos toma de decisiones para la entidad. Así mismo se evidenció el incumplimiento del propio plan estratégico concebido por la Dirección de Tecnologías de la Información de la Contraloría donde indican entre otras cosas que cumplirán con “adoptar las mejores prácticas internacionales como

la ISO 27001 y 27002, así como los lineamientos del gobierno nacional representado en el Ministerio de las TIC´s y las políticas que sobre esta materia se tienen implementadas a nivel

Distrital a través de la Comisión Distrital de Sistemas –CDS y el Alto Consejero de TIC´s” en lo relativo a la seguridad y continuidad donde se focalizaran recursos con el fin de implementar los esquemas de contingencia tecnológica que permitan garantizar la continuidad de los servicios de la Contraloría de Bogotá, que requieran de una “alta disponibilidad” en la plataforma tecnológica que los soporta. Estos hechos hacen inferir que la entidad no contó con los mecanismos necesarios para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria tal como lo indica el literal b) de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 que deben estar al servicio de la entidad en particular lo dispuesto en el literal “b) herramientas, equipos y sistemas de información (tanto hardware como software) para la gestión de los procesos. Se incumple de esta manera, con lo establecido en la ley 87 de 1993 Artículo 2° literales a), b), c),e), h) Artículo 4°, así mismo se trasgrede lo establecido en el Capítulo 4. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública adoptada por la entidad NTCGP: 1000: 2009 Sistema de Gestión de la Calidad 4.1 Requisitos Generales Literal d); así como el numeral 6.3 Infraestructura. De acuerdo con la respuesta dada por la entidad, se acepta la observación y el hallazgo se mantiene. 2.2.2.3 Hallazgo administrativo por fallas en el archivo de la documentación que hace parte de los contratos que se describen a continuación. Una vez verificados los contratos que formaron parte de la muestra de contratación, este equipo auditor observó inconsistencias reiteradas en el archivo de la documentación que hace parte de los contratos y que llevan a concluir que el sistema documental utilizado por la Contraloría de Bogotá D.C., no garantiza la integralidad de la información, por cuanto los soportes que dan cuenta de todas las actuaciones de los actos jurídicos auditados, no reposan en las respectivas carpetas, debiendo recurrir al ente de control para complementar lo requerido para el ejercicio del Control Fiscal. A manera de ejemplo se trae a colación los siguientes contratos: 027, 036, 037, 038, 048,053, 056, 057, 065, 066, 069, 082,



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097 y 098 de 2013, en los cuales se evidenció entre otras cosas la ausencia de soportes para autorización de pago, falta de planillas y demás documentos base de los respectivos informes de Interventoría, la totalidad de las ofertas presentadas en la etapa precontractual, órdenes de pago, actas de ingreso a almacén, así como la falta de organización cronológica. Se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus

objetivos. y los artículos 4 y 12 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente confirmarlo, al observar que la entidad acepta los hechos irregulares indicados, manifestando las acciones adelantadas en procura de solucionar las falencias encontradas en el archivo de la documentación en cada una de las carpetas contractuales. 2.2.3. Subsistema de Control de Evaluación En este subsistema se establecieron deficiencias marcadas en determinar el estado del propio Sistema de Gestión de Calidad, así como de la realización de las evaluaciones Independientes y de los propios planes de mejoramiento lo que lo posicionó en un puntaje insuficiente con calificación de 2.35 2.2.3.1.- Hallazgo administrativo incumplimiento del PAEI en especial la no realización de Auditorías de Calidad y al Sistema Integrado de Gestión. Se realizó revisión del plan anual de evaluaciones independientes y se estableció que se programaron 32 auditorías, que no se cumplieron en su totalidad. En la última acta de comité de control interno de fecha 27 de diciembre de 2013, se argumenta que fue modificado el PAEI 2013.- solo hasta esa fecha denotando falta de planeación de la propia oficina de control interno toda vez que a 18 de noviembre cuando se posesionó la nueva jefe de oficina de control interno no se habían adelantado las siguientes auditorias. Auditoria a la contratación prevista para ser iniciada en febrero 25 de 2013 y culminarse en abril 12 de 2013, de la cual no se obtuvo ningún resultado dentro de la vigencia. Caso similar ocurrió con otras auditorias establecidas en el PAEI, sobre las cuales se solicitó a la Oficina de Control interno explicación del por qué no se habían adelantado y a pesar que informan que si se habían efectuado, no aportaron los respectivos informes y no forman parte del informe de gestión de la



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Oficina de control Interno. Los que suministraron corresponden a la vigencia 2012. Este es el caso de la Auditoria de seguimiento a los proyectos de inversión, prevista para cumplirse entre julio 12 y 17 de 2013, la cual no se observa su cumplimiento ya que el resultado que era un informe con corte a la vigencia 2012 Incumpliéndose en este sentido lo contenido en la Resolución Reglamentaria 11 de 2005 vigente para el momento en que el PAEI estaba aprobado y del cual a la fecha no se evidenció ningún tipo de ajuste. Es preocupante y de mayor relevancia que no se realizara Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión prevista para programarse el 15/10/2013 y culminar el 25/10/2013. Con lo anterior se observa que todas la fechas de las auditorias que no se realizaron corresponden prácticamente al Primer semestre de 2013 y solo vienen a informar y modificar el PAEI una vez se culmina la vigencia denotándose que no se tiene en cuenta la planeación y no se hacen los correctivos necesarios para cumplir lo programado en tiempo oportuno quedando tareas sin adelantar entre ellas la de gran importancia como es la Evaluación al Sistema Integrado de Gestión No se cumple de manera acertada con lo mencionado en la Constitución de 1991 de vital importancia para generar en los servidores públicos, en general, y en la Alta Dirección, en particular, el mayor interés y compromiso en la gestión mediante un decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una verdadera cultura de autocontrol, autorregulación, Autogestión y de mejoramiento continuo. Adicionalmente se está obviando, los principios del sistema de gestión de calidad, en particular el de “• Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de

decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear

constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad”- Por lo tanto se desconoce lo normado en la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y en especial el precitado Decreto 1599 de 2005, establece en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno, en tanto señala que es responsable de realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y a la gestión de la entidad pública, así como del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, de tal manera que debe generar las recomendaciones correspondientes y asesorar a la Alta Dirección para su puesta en marcha. En cuanto a la Auditoria del Sistema de Gestión de calidad se establece que la oficina de control interno desconoce lo normado en la Circular N.º 3 de 2005, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno que señaló:



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La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma. Igualmente se desconoce La Circular N.° 6 de 2005 del DAFP, por la cual se definen las directrices para la implementación del SGC en la entidades estatales, establece en el numeral 2° que para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de la Calidad será necesario que se habiliten auditores internos en la entidad, los cuales deberán ser coordinados por la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces. Igualmente, en el numeral 3 dice que la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad conforme al plan de acción que haya establecido previamente. En este entendido se establece que el Subsistema de Control de Evaluación de la Contraloría de Bogotá concebido como el conjunto de componentes de control que al actuar en conjunto no permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, y los resultados de la gestión es insuficiente, puesto que al no realizar las auditorias previstas no permiten que se detecten desviaciones, ni establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Contraloría. Así mismo se incumple con la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública adoptada por la entidad NTCGP: 1000: 2009 Sistema de Gestión de la Calidad numerales 8.1 y 8.2; “Garantizar que se cuenta con mecanismos eficaces, eficientes y continuos para recopilar, analizar y utilizar la información relacionada con la satisfacción del cliente a fin de mejorar el desempeño de la entidad”; y el numeral 8.2.2 Auditoría interna “La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados,

auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad: a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Incumple adicionalmente con lo establecido en la Ley 87 de 1993 Artículos 1° , 2° literales c), f), Artículo 3° literales b), d) y el Articulo 12 literales c), h). y la Ley 734 de 2002 articulo 34 Numeral 2° Con la respuesta dada por la Contraloría se confirma que no se cumplió el PAEI -2013programado, pues se evidencia que las auditorias argumentadas se



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cumplieron fue en el 2014; al igual que no es dable el argumento que por presentarse actualizaciones del SIG no se realizaron evaluaciones cuando esto debió surtirse tal y como lo manifiesta la norma aludida por lo tanto se mantiene el Hallazgo 2.2.4. Acciones ciudadanas De conformidad con el memorando de encargo de auditoría, se realizó como lineamiento complementario evaluación a partir de una muestra representativa, de las acciones y la gestión realizada por la Contraloría de Bogotá para atender y resolver los requerimientos de la ciudadanía y de los miembros de los órganos de control. En primer lugar hay que señalar que la Contraloría mediante Resolución Reglamentaria 011 del 30 de marzo de 2011 adoptó la versión 5.0 del Procedimiento para la recepción y tramite del derecho de petición, que fue modificada durante el año 2013 por la Resolución Reglamentaria 039 del 23 de octubre que adopta la versión 6.0 dentro del proceso de Participación Ciudadana. Revisado por esta auditoría la información solicitada a la Oficina de atención al ciudadano se encuentra que en esta dependencia se realizó el trámite de 1.475 derechos de petición con las siguientes tipologías:

CUADRO 3 TRÁMITES OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

TIPO CANTIDAD ESTADO ACTUAL

SOLICITUD 729 704 con Respuesta Definitiva 19 con Respuesta Parcial 4 Desistido 1 En trámite 1 Finalizado

PETICION DE INFORMACION

575 575 Con Respuesta Definitiva

DENUNCIA 127 121 Con Respuesta Definitiva 5 Con Respuesta Parcial 1 Desistido

QUEJA 34 33 Con Respuesta Definitiva 1 Finalizado

RECLAMO 6 6 Con Respuesta Definitiva

CONSULTA 4 4 Con Respuesta Definitiva

TOTAL 1475 DERECHOS DE PETICIÓN EN TOTAL. Fuente; información solicitada en la Oficina de atención al ciudadano.

Como se observa del cuadro anterior, la mayor representatividad en los trámites



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de los DPC fue por solicitudes que alcanzan un 49,42%, seguido de las peticiones de información con un 38,98%, denuncias con el 8,61% y las quejas con el 2,3%.

De los derechos de petición que fueron tramitados por competencia de la Contraloría de Bogotá y conforme a la muestra selectiva se observó lo siguiente:

2.2.4.1 Hallazgo administrativo.- Falta de notificación

Revisados los expedientes de los DPC que se relacionan en el siguiente cuadro corresponden a peticionarios anónimos, donde se pudo evidenciar que no se surtió la debida notificación por edicto y/o aviso, toda vez que en algunos casos se emite oficio al peticionario informándole del traslado interno y/o respuesta, pero no se encuentra la respectiva publicación.

CUADRO 4

FALTA DE NOTIFICACIÓN - DPC

DPC SITUACION ENCONTRADA

489

Recibido el 06-MAY/2013. La Dirección de Apoyo al Despacho el 07-MAY/2013 trasladó por competencia a la Dirección Sector Hábitat y Ambiente concediendo un plazo hasta el 28-MAY/2013 para resolver la petición, e informando de ello al peticionario. Se dio respuesta al peticionario dentro de término, evidenciando el envío del documento por correo certificado (15-MAY/2013); en el documento de la empresa de correos se divisa un ‘check’ de “dirección errada”, y donde a posteriori se evidencia una entrega con sello de recibido (25-JUL2013). Revisar procedimiento de confirmación de entrega de documento satisfactoria

Con lo anterior, se establece incumplimiento al procedimiento para la recepción y trámite del derecho de petición versión 5.0, actividad No. 8 del numeral 7.2 “tramite de respuesta al peticionario de un DPC”, además de lo señalado en el Artículo 45 del C.C.A. cuando se refiere a: “Si no se pudiere hacer la

notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte

resolutiva de la providencia”. Resolución Reglamentaria 011 del 30 de marzo de 2011. Artículo 23 de la Ley 734 de 2002. Así mismo lo señalado en la Ley 1437 de 2011. La razón, es atribuible ya no al desconocimiento de la norma sino a el incumplimiento de los procedimientos internos de la entidad.

Esa situación ha generando como consecuencia que la decisión que puso término a una actuación administrativa, no se efectúo conforme a los principios consagrados en el artículo 3º del C.C.A. por lo cual sin el lleno de los requisitos no se tendrá por hecha la notificación ni producirá efectos legales



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la decisión, a menos que la parte interesada, dándose por suficientemente enterada, convenga en ella o utilice en tiempo los recursos legales. Valorada la respuesta, se retiraron los otros DPC incluidos en el informe preliminar y la incidencia disciplinaria. Respecto al DPC No. 489 de 2013 se tiene como observancia los tiempos entre un envío de respuesta y otro posterior a una devolución por dirección errada. 2.2.4.3 Hallazgo Administrativo. Se observó que la Contraloría de Bogotá a través de las dependencias responsables de atender los derechos de petición que le fueron traslados por la Dirección de Apoyo al Despacho no atendieron en debida forma los asuntos de los peticionarios en razón de lo siguiente:

CUADRO 6 DPC - CON DESATENCIÓN


4 Recibido el 4-01/2013. La Dirección de Apoyo al Despacho el 8-01/2013 trasladó por competencia a la Dirección de Hábitat y Servicios Públicos concediendo un plazo hasta el 28 de enero para resolver la petición, e informando de ello al peticionario. La dirección sectorial solicitó ampliación de términos por 20 días, los cuales fueron aprobados fijando como nueva fecha para dar respuesta el 25-03/2013. Se solicitó una nueva ampliación por 5 días, fueron aprobados con nueva fecha para dar respuesta el 4-03/2013. El día 28 de enero de 2013, se emitió respuesta parcial, donde se le informa que los asuntos de la petición serían incluidos como in sumo en la AGEI Regular Ciclo I 2013 del PAD 2013, cuyos resultados le serían informados al término de la misma. Posterior a ello, el día 4-03/2013, se informó al peticionario ( vía correo certificado) que la Contraloría no era la competente sobre los asuntos de la queja. En este sentido dio traslado a la UAESP para lo de su competencia e informando al peticionario sobre dicho traslado. Este Ente de Control observa que la Contraloría - Dirección de Hábitat y Servicios Públicos dilató en el tiempo la atención del DPC, por cuanto solicitó ampliación de términos en dos oportunidades y al final decidió correr traslado por no competencia. En este sentido se observa desatención en el DPC por no atender oportunamente el DPC.

156 Recibido el 12-FEB/2013 mediante ventanilla virtual. La Dirección de Apoyo al Despacho el 14-FEB/2013 trasladó por competencia a la Dirección Sector Integración Social, concediendo un plazo hasta el 05-MAR/2013 para resolver la petición, e informando de ello al peticionario mediante ‘AVISO’, no se evidencia más documentación en el archivo del DPC dando cuenta de no haber respuestas al usuario o alguna otra atención al DPC. No se encuentra más documentación dentro del archivo del DPC-156



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1000 Recibido el 29-AGO/2013. La Dirección Desarrollo económico, Industria y Turismo solicitó el 16-SEP/2013 ampliación de términos por veinte (20) días, se denota un documento donde la Dirección de Apoyo al Despacho aprobó la solicitud concediendo un plazo hasta el 18-OCT/2013 para resolver la petición pero no el documento que solicita dicha ampliación. Se dio respuesta al peticionario dentro de término establecido, evidenciando el envío del documento por correo certificado. (17-OCT/2013). No hay documento de traslado de DPC , no hay documento informando la ampliación de términos y la dirección a la cual fue trasladado por competencia.

De lo anteriormente expuesto encuentra la Auditoria Fiscal lo siguiente: Por los hechos evidenciados en cada uno de los derechos de petición enunciados anteriormente, se observa que la Contraloría de Bogotá – dependencias responsables incurrieron en una posible desatención a la petición, contravenido lo establecido en el capítulo II, artículo 7 del C.C.A. que establece: “La falta de atención a las peticiones de que trata este capítulo II, la inobservancia de los principios consagrados en el artículo 3º y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes”. Artículo 23 de la Ley 734 de 2002. Hechos que suceden por desconocimiento de los procedimientos para el trámite de derechos de petición y las normas que rigen la materia. La desatención a la petición, como la inobservancia de los términos de ley para emitir la resolución y decisión de fondo de las pretensiones de los DPC competencia de la Contraloría de Bogotá, genera como consecuencia las medidas disciplinarias correspondientes, amén de la percepción del ente de control por parte de los ciudadanos. A pesar de que en la respuesta al informe preliminar denota la oportunidad en la respuesta, se tiene que en el momento de la auditoría la documentación que reposaba en el archivo de los DPC’s no era satisfactoria con respecto a la oportunidad de aclaración de respuesta al peticionario. Se retira la incidencia disciplinaria. 2.3. EVALUACIÓN AL PLAN DE DESARROLLO, ESTRATÉGICO Y BALANCE SOCIAL 2.3.1. Plan de Desarrollo La Contraloría de Bogotá en la vigencia 2013 ejecutó dos proyectos de inversión,

el 770 “Control social a la gestión Pública” y 776 “Fortalecimiento de la capacidad institucional



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para un control fiscal efectivo y transparente”, los cuales se verifica que se encuentran enmarcados en el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” y son coherentes con el Plan Estratégico “Por un control fiscal efectivo y transparente”. Mediante estos proyectos, la Contraloría de Bogotá aportó al cumplimiento del plan de desarrollo Bogotá Humana, verificado a través de la medición de los indicadores 440 y 461. Los proyectos tuvieron una asignación presupuestal de $11.000 millones, de los cuales, para el proyecto 770 se le asignaron $880 millones y al proyecto 776 una asignación de $10.120 millones, como se observa en el siguiente cuadro.

CUADRO 9 EJECUCION Y PARTICIPACION DE PROYECTOS DE INVERSIÓN - 2013

Millones de pesos

PROYECTOS PPTO

VIGENCIA RESERVAS TOTAL

PARTICIPACION FRENTE A INVERSION

770 Control Social a la gestión Pública 880,0 0 880,0 11%

776 fortalecimiento de la capacidad institucional para el control fiscal efectivo y transparente

10,120,0 0

6,836,0*

89%

Total 11,000,0 0 7,716,0 100%

Fuente: Presupuesto de Gastos e Inversión Contraloría publicado en la página web SDH * La contraloría tuvo una reducción presupuestal de $3.284.000.000 que fueron restados al proyecto 776, razón por la cual su presupuesto final fue de $6.836.000,000. Decreto 608 de 2013,

El proyecto de inversión 776 participa con el 89% del total de la inversión y el proyecto 770 tuvo una participación del 11%. El proyecto de inversión 776 con una ejecución presupuestal de $6.225 millones, que corresponde al 91,07% del total de recursos asignados, se puede calificar como satisfactoria. Por su parte, el proyecto de inversión 770, en la vigencia, registró una ejecución presupuestal del 96,28% que se califica satisfactoria; además, su nivel de avance físico (metas) también fue satisfactorio. Para la realización del proyecto 770 se suscribieron tres contratos por valor de $847.262.339 y para el proyecto de inversión 776 fueron suscritos 15 contratos por valor de $6.451.603.226. En el análisis realizado por la Auditoria Fiscal se pudo observar que existe relación entre las metas de cada uno de los proyectos de inversión respecto de los objetos de los contratos que se ejecutaron para la vigencia 2013.



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Sin embargo en el proceso de planeación, ejecución y resultados de los proyectos de inversión se observó lo siguiente: 2.3.1.1. Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por deficiencias en la planeación y ejecución del proyecto de inversión 776.

Al evaluar el avance de las actividades del proyecto 776, se observa que varios de los contratos suscritos para darle cumplimiento a las actividades y metas del proyecto de inversión no se ejecutaron de acuerdo a lo programado; entre ellos se encuentran el 038/13, el 047/13 y el 098/13, evidenciado a través del análisis y ejecución de los mismos y mediante la realización de visitas fiscales que se adelantaron para realizar la presente auditoria. Estos contratos representan el 58% de la asignación presupuestal para el respectivo proyecto, correspondiente a $3.735.763.937, de manera que se pone en riesgo la ejecución y eficiencia de un porcentaje significativo relacionado con la inversión del proyecto. A su vez, se observa que no se contribuyó de manera integral al cumplimiento de los cinco (5) primeros objetivos específicos del proyecto, relacionados con el aprovisionamiento a todas las dependencias de Contraloría de Bogotá, relacionados con el hardware, software y comunicaciones necesarias para desarrollar las funciones propias de la misión de la Entidad, la sostenibilidad de la plataforma tecnológica, para asegurar el funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, la conexión y funcionalidad de los servidores centrales con las estaciones remotas, facilitando el acceso a la red de datos y servicios de mensajería y apoyo tecnológico a los funcionarios. Hechos que evidencian lo anterior son:

Durante el proceso de planeación, en cuanto a la actualización e instalación de licencias de software, no se tuvieron en cuenta la gran mayoría de equipos de cómputo con los que cuenta la Auditoria Fiscal, pues aunque es una unidad ejecutora diferente a la de la Contraloría, los activos y presupuesto de la Entidad se deben buscar resguardar como uno solo.

Se evidenciaron problemas en cuanto a la disponibilidad de los servicios de los sistemas de información, entre ellos el SÍ Capital, SIGESPRO y SIVICOF.

La red de comunicaciones ha presentado contantes fallas, afectando las labores diarias que desempeñan los diferentes usuarios internos y externos de la Entidad.

Se evidenciaron problemas en la instalación de licencias de software.

Se adquirieron equipos de cómputo y licencias de ofimática; sin embargo, a la fecha no se evidencia la utilización de estos activos por parte de todos los funcionarios de la Entidad.



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Además, se observa que la mayoría de los contratos asociados al proyecto de inversión fueron suscritos en el último trimestre del año 2013, con una ejecución autorizada de giro de $839,5 millones, correspondiente al 13,48%, situación que evidencia problemas en la planeación, formulación y ejecución de cronogramas y herramientas de medición como indicadores de gestión que apoyen de manera eficiente el cumplimiento de las metas del respectivo proyecto de inversión, en razón a que algunos de los procesos de contratación se venían tratando desde la vigencia 2012, como también se tenían previstos en el plan general de compras de la vigencia 2013. De la misma forma la Entidad cuenta con una descripción de los objetivos y metas del proyecto de inversión y de los requerimientos básicos exigidos por la Secretaria Distrital de Planeación para la inscripción de los proyectos de inversión en el SEGPLAN; sin embargo, no se elaboró un plan de implementación de las diferentes actividades que se requerían en la ejecución del proyecto de inversión, donde se incluyera un análisis de riesgos técnicos, junto con las acciones de mitigación y prevención, adicionales a los descritos en la ficha EBI; la incorporación de actividades técnicas y administrativas para cada una de las fases del proyecto, como también el impacto de la implementación de las actividades y contratos que se realizaron para dar cumplimiento al proyecto teniendo en cuenta a los usuarios internos y externos de la Entidad; de tal forma que existiera una carta de navegación para el desarrollo eficiente y efectivo del respectivo proyecto de inversión. Adicionalmente, se observa que no existe sinergia entre algunos contratos que se debieron ejecutar de manera concomitante para dar cumplimiento a los objetivos y metas del proyecto de inversión, como por ejemplo, la compra de licencias de office para computadores que no se habían comprado previamente, así fueran licencias a perpetuidad, dado que después de año y medio de adquirir las licencias, se evidencian porcentajes muy bajos en la instalación en los respectivos equipos de cómputo que se adquirieron a través de otro contrato dentro del proyecto de inversión. Así, no se evidencia el beneficio y uso de estas licencias en los nuevos equipos adquiridos en porcentajes altos, aún cuando ya se pagó por la adquisición, instalación y uso. Otro hecho, son los problemas de comunicación en la ejecución de los contratos 47/13 y 98/13 pues son actividades que se debieron trabajar en sinergia para evitar los problemas de conectividad y disponibilidad en los servicios de información y comunicación, los cuales se han evidenciado no solo por parte de la Auditoria fiscal, sino por parte de los funcionarios y usuarios de la Contraloría de Bogotá, que se han visto afectados seriamente para la eficiente prestación de servicios y satisfacción de necesidades, que además afecta el cumplimiento de la



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misión y objetivos institucionales de la Entidad. Finalmente se hace referencia que este tipo de observaciones ya habían sido comunicadas al sujeto de control en evaluaciones a la gestión realizada por la Auditoría Fiscal en vigencias anteriores, de tal forma que no se han tomado los respectivos correctivos que mitiguen y eliminen este tipo de problemáticas que finalmente inciden en los resultados y obviamente en la gestión de la Entidad. Lo anterior va en contravía del principio general de la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo establecida en la ley 152 del 94, Articulo 3, literal j), el cual indica “Proceso de planeación: El plan de desarrollo establecerá los elementos básicos que comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulación, aprobación,

ejecución, seguimiento y evaluación”. Se incumple la Resolución Reglamentaria 305 de 2008 “Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de

control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura

de Datos Espaciales y Software Libre9”, en su artículo 1, objetivo de la planeación de

informática, el cual indica… “La política de Planeación de Informática busca,

fundamentalmente, que las acciones relacionadas con la tecnología de la información y las comunicaciones, como son: la adquisición, contratación, desarrollo, implementación o utilización de nuevos sistemas o cambios tecnológicos, estén definidas y sean producto de un proceso detallado previo, que tienda al fortalecimiento de los esquemas de coordinación tecnológica de cada entidad u organismo distrital, y obedezcan a procesos continuos, ordenados, dinámicos y flexibles, con enfoque en el servicio a la comunidad y a la ciudadanía, y optimicen la toma de decisiones.” Además no se acogen los principios constitucionales que deben caracterizar en la administración pública el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno, estipulados en la ley 87/93, específicamente en el artículo 2, literal a, que dice… “Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles

riesgos que lo afecten”, el literal b que dice… “Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía

en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y

actividades definidas para el logro de la misión institucional” y el literal f que dice…. “Definir y

aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en

la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”. Finalmente no se cumple lo establecido en la Resolución Reglamentaria 022 de 2013, con respecto a la formulación, ejecución y seguimiento a los proyectos de inversión. La implementación del proyecto de inversión 776, sin tener en cuenta principios como el de planeación, puede generar que no contribuya al cumplimiento del plan estratégico de la Entidad y del plan de desarrollo Bogotá Humana, así como también se puede poner en riesgo el cumplimiento de las metas y de los mismos recursos que se ejecutaron en el proyecto, la prestación de servicios a los

9 Resolución expedida por la comisión distrital de sistemas, que es el organismo rector de las políticas y estrategias que a

nivel de tecnología informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del distrito capital y tiene como objetivo fundamental el diseño y la implementación del sistema distrital de información.



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usuarios y clientes de la Entidad y las funciones misionales que desarrolla la Entidad. Igualmente al generarse procesos de contratación donde los contratos se ejecuten de manera desarticulada, afectan el cumplimiento eficiente de las metas y objetivos del respectivo proyecto de inversión. Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, esta no desvirtúa los hechos detectados por cuanto no se demostró y adjuntaron evidencias que permitieran desvirtuar los hechos y los criterios establecidos que originaron el hallazgo con incidencia disciplinaria, como lo son la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo establecida en la ley 152 del 94, Articulo 3, literal j), el cual indica “Proceso de planeación”, Como también el incumplimiento de la resolución reglamentaria 305 de 2008, en su artículo , relacionado con la planeación y los numerales a y f del artículo 2 de la ley 87 del 93 y con lo establecido en la resolución reglamentaria 022 de 2013, con respecto a la formulación, ejecución y seguimiento a los proyectos de inversión. En relación a que el hallazgo corresponde a las mismas condiciones definidas en el hallazgo 2.2.2.2., se evaluó la respuesta y esta no desvirtúa el hallazgo por dos razones, la primera el hallazgo 2.2.2.2., hace referencia al componente de información del MECI “Modelo Estándar de Control Interno”, específicamente en sus elementos de información, primaria, secundaria y sistemas de información, por lo tanto el hallazgo aunque se relaciona, corresponde a observaciones de control interno. Segundo, revisada la respuesta del hallazgo 2.2.2.2., no se dan las razones y pruebas suficientes y conducentes que desvirtúen el mismo. Finalmente no se evidencian pruebas que realmente permitan observar que se realizó una planeación inicial del proyecto, como tampoco las modificaciones justificadas en este proceso, mediante productos como cronogramas de ejecución, planeación de fases de la ejecución del proyecto, planificación de acciones técnicas y administrativas de la implementación del proyecto, donde se incluyera la disponibilidad de los servicios de informática a los diferentes usuarios, no se evidencian actividades de seguimiento y evaluación de las tareas desarrolladas en la ejecución, no se evidencian informes de ejecución y supervisión, no se evidencia la trazabilidad de las tareas en unos tiempos establecidos con sus correspondientes registros, no existen roles y responsabilidades de las diferentes tareas, entre otros; con el agravante que este tipo de observaciones se evidenciaron en todo el informe, en componentes como el de contratación y control interno. El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento.



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2.3.1.3. Hallazgo administrativo, por la no definición de planes de contingencia en el proyecto de inversión 776.

Durante la implementación del proyecto 776 se evidenciaron varias situaciones que impidieron el normal funcionamiento, continuidad y disponibilidad de los sistemas de información de la Entidad, como también en la red de comunicaciones (datos, voz, etc), como los siguientes:

Se evidenció problemas en la disponibilidad del aplicativo SIGESPRO, que afectó el servicio de gestión documental y de correspondencia en la Entidad.

En cuanto al sistema de información SIVICOF, se vio afectado el servicio de rendición de cuentas de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, de tal forma que se evidenció el incumplimiento de los términos para la rendición de cuentas normados a través de las resoluciones 010/2013, 057/2013 y 011/2014, así como las labores de control fiscal a cargo de las direcciones sectoriales.

En cuanto a los servicios de red y telefonía desde que se empezó con la ejecución de los contratos 047/13, el 098/13 se han presentado constantes fallas en la disponibilidad y continuidad del servicio, donde este se vio afectado por varios períodos de tiempo, de tal forma que a la fecha, aún se detecta que el servicio es intermitente.

Con el fin de sustentar el origen de todos estos inconvenientes, la Auditoria Fiscal realizó visitas fiscales y establecimiento de evidencias, encontrando que no se formularon medidas de contingencia que permitieran la continuidad y disponibilidad de los sistemas de información y de las fallas presentadas en la red de datos y comunicaciones, aun cuando existían riesgos previsibles al momento de ejecutar los contratos 038/13 “Actualización y mantenimiento de los sistemas de información SIVICOF, SIGESPRO Y BSCONTROL”, 047/13 “Ampliación canales de internet, DataCenter y telefonía IP” y el 098/13 “Adquisición de equipos de infraestructura de red y servidores”, riesgos que se materializaron, impactando la disponibilidad de dichos sistemas y servicios que son necesarios para soportar la gestión administrativa y fiscal en la Contraloría de Bogotá. Lo anterior incumple lo establecido en la Resolución Reglamentaria 305 del 2008 “Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad,

infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre” en su artículo 18 donde indica… “Los

Jefes de las áreas de informática de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben formular "Planes de Contingencia" que garanticen la continuidad de las operaciones ante una situación crítica que pueda amenazar, parcial o totalmente, la prestación de servicios.”



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Las fallas se presentaron por deficiencias estructurales en los procesos de coordinación, supervisión y control de las actividades de los contratos, por la inexistencia de los planos de distribución de los puntos físicos de la red (datos y voz) en la Dirección de TICs, así como la falta de organización en los centros de cableado de la red y principalmente por la no definición y formulación de planes de contingencia que permitieran la continuidad en la prestación de los servicios que tiene la Contraloría de Bogotá; se generan posibles riesgos en cuanto el buen uso de los recursos asignados para dar cumplimiento a los respectivos proyectos de inversión bajo los principios de eficiencia, efectividad, eficacia y economía. Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, no se demostró ni adjuntaron evidencias que permitieran desvirtuar los hechos y los criterios establecidos que originaron el hallazgo, los cuales están relacionados con la no definición de planes de contingencia en la implementación del proyecto 776. Por otro lado, no se unifican los hallazgos por cuanto estos corresponden a hechos (planeación, control interno, impacto, productos, etc) y componentes de evaluación diferentes. En relación a que ya se efectuaron las acciones correctivas, producto del Pronunciamiento No. 1/2014 “Fallas en la red de comunicaciones disponibilidad de los sistemas de información de la entidad”, se revisaron estas, y se concluye que en las acciones propuestas no se contempla una acción que permita prevenir, mitigar y/o eliminar el hecho detectado, relacionado con la definición de planes de contingencia. El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento. 2.3.1.4. Hallazgo administrativo, con incidencia disciplinaria por deficiencias en el impacto del proyecto de inversión 776.

No obstante la inversión de $6.836 millones, que se realizó mediante la adquisición y actualización de toda la infraestructura de tecnologías de información y las comunicaciones, la ampliación del ancho de banda, que pasa de 15 a 40 megas, la actualización y mantenimiento de sistemas de información como el SIGESPRO, SIVICOF Y BSCONTROL, la compra de 962 equipos nuevos de cómputo y la adquisición de 1.861 licencias de ofimática, el impacto del proyecto 776, para la vigencia 2013 e incluso a mayo de 2014, no es significativo ya que no se evidencia una infraestructura tecnológica que sea 100% accesible y de alta disponibilidad, afectando el fortalecimiento de las competencias y mejora de los funcionarios e impacta la disponibilidad de dichos sistemas que son necesarios para soportar la gestión administrativa y fiscal de la Entidad.



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Así no se logra dar cumplimiento al objetivo del proyecto de inversión, el cual es… el fortalecimiento de la capacidad institucional mediante la construcción de una infraestructura de servicios robusta, accesible, confiable y de alta disponibilidad, el fortalecimiento de la competencia de los funcionarios y la mejora de la infraestructura fisca y del parque automotor, con

el fin de lograr un control fiscal efectivo y transparente; De esta manera se incumple lo establecido en la ley 152 del 94 por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, específicamente en su artículo 3, en el literal k) Eficiencia. … “Para el desarrollo de los lineamientos del plan y en

cumplimiento de los planes de acción se deberá optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relación entre los beneficios y costos

que genere sea positiva”, finalmente se incumple lo establecido en la Resolución Reglamentaria 305 del 2008, en su artículo 42 relacionado con las directrices generales para la formulación de proyectos informáticos que indica… “Los Jefes de

las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben adoptar y aplicar lo establecido en el documento denominado "Directrices generales para la formulación de proyectos informáticos", el cual hace parte integral de la presente Resolución (Anexo 4) y contiene los lineamientos y aspectos necesarios para la evaluación de proyectos por parte de la Comisión Distrital de Sistemas en el marco de la Directiva 02 de 2002 del Alcalde Mayor.”

El incumplimiento de los objetivos general y específicos del proyecto de inversión, genera impactos no esperados, deficientes y/o negativos, que sobrevinieron por no formular un plan de contratación, ejecución, seguimiento y evaluación de cada una de las actividades y metas del proyecto, además de no realizar los respectivos análisis técnicos y detallados de los riesgos, de seguimiento y evaluación mediante indicadores de gestión, con la asignación de responsables y roles a cada acción que se tomara para dar cumplimiento a las metas formuladas, así mismo, por no definir un alcance y unas limitaciones de manera específica del proyecto, como también, por no especificar cronogramas de trabajo, tiempo, costos, recursos humanos y técnicos y por no realizar de manera eficiente las labores de supervisión adoptadas mediante la Resolución Reglamentaria 020 de 2012 en sus componentes técnicos, administrativos, legales y económicos. Al hacer el análisis de la respuesta se ratifica el hallazgo dado que la misma Entidad reconoce que eran evidentes que se presentaran falencias, pero para las cuales no se realizó la respectiva supervisión, planeación, análisis de riegos, formulación de planes de contingencia, de instalación, ejecución, alcance del proyecto y demás, de tal manera que para la vigencia 2013 y a la fecha, junio de 2014, no se evidencia una infraestructura de servicios accesible, confiable y de alta disponibilidad como se estableció en los objetivos del proyecto, pues los hechos detectados precisamente evidencian problemas de disponibilidad y confiabilidad de los sistemas de información y de la infraestructura tecnológica adquirida, además de los diferentes inconvenientes en la ejecución de los



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contratos ejecutados para el cumplimiento del proyectos, los cuales fueron descritos en el informe, ocasionando un impacto negativo en la ejecución del proyecto de inversión, situación que no solo la evidencio y percibió la Auditoria Fiscal, si no los funcionarios y usuarios externos de la Entidad, viéndose afectados en conjunto todo el conjunto de usuarios antes mencionados y en si la ciudadanía, pues la misión de la Contraloría de Bogotá es vigilar la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital, de manera que si los sistemas de información y la plataforma tecnológica de la Contraloría de Bogotá, con las que realiza actividades misionales y de apoyo, afecta indirectamente el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital, por el que hacer de la Entidad en el Distrito Capital. Adicionalmente no se demostró ni adjuntaron evidencias que permitieran desvirtuar los hechos y los criterios establecidos que originaron el hallazgo con incidencia disciplinaria, como fue el incumplimiento de la resolución reglamentaria 020 de 2012 y de la resolución reglamentaria 305 del 2008, en su artículo 42 relacionado con las directrices generales para la formulación de proyectos informáticos. Específicamente con la no descripción de roles, perfiles y responsabilidades, procesos de gestión del tiempo mediante lista de actividades, lista de puntos de verificación, disponibilidad de recursos humanos y técnicos, atributos de las actividades, plan de gestión de comunicaciones, cronogramas de actividades, formas y medios de comunicación, análisis de riesgos con sus clasificaciones de impacto y probabilidad de ocurrencia, entre otros. El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento. Relación plan de desarrollo “Bogotá Humana” con el plan estratégico de la Entidad “por un control fiscal efectivo y transparente” 2.3.1.5. Hallazgo administrativo por la no definición de indicadores de seguimiento y evaluación a los proyectos de inversión. Se evidencia que los proyectos de inversión están en concordancia con los lineamientos y políticas del plan de desarrollo Bogotá Humana y cumplen con los parámetros establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación con respecto, a la identificación y clasificación del proyecto, identificación del problema o necesidad, asociación a las líneas de inversión, diagnóstico de líneas base, objetivos, descripción de riesgos y perspectivas financieras y de cobertura; sin embargo, se observó que los proyectos de inversión no cuentan con indicadores de seguimiento y evaluación que permitan tener información en tiempo real sobre



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el progreso de las metas de los proyectos de inversión y de los beneficios generados por el proyecto y verificar si efectivamente se da solución al problema identificado, o en caso contrario, tomar las acciones correctivas pertinentes para darle cumplimiento. Se incumple el manual de procedimientos para la operación y administración del Banco de programas y proyectos expedido por la SDP en cuanto a la formulación de los proyectos de inversión, específicamente en el numeral de indicadores de seguimiento y evaluación, para posteriormente registrarlo y/o actualizarlo en el Banco Distrital de programas y proyectos SEGPLAN10. Lo anterior por no tener en cuenta las directrices impartidas por la SDP en la formulación y el diligenciamiento de los proyectos de inversión en las fichas EBI, así como tampoco las diferentes características y variables técnicas y conceptuales requeridas. Se puede ocasionar la materialización de riesgos en relación a la ejecución del proyecto, optimización y utilización de recursos físicos y humanos, como también inoportunidad y deficiencia en la toma de decisiones en pro de los objetivos y metas del proyecto y de la solución del problema que se pretende solucionar a través del mismo. Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, esta no desvirtúa los hechos detectados por cuanto no se demostró y adjuntaron evidencias que permitieran desvirtuar los hechos y los criterios establecidos que originaron el hallazgo, por cuanto, aunque se cuentan con mecanismos de seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión a través de la resolución reglamentaria 022 de 2013, con unos respectivos roles y responsables, no se evidencian indicadores de gestión que permitan una evaluación y seguimiento ex-ante y ex-post de los proyectos de inversión a través de indicadores de gestión, incumpliendo con el “Manual para la administración y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos” en su versión 2012, expedido por la secretaria distrital de planeación y normado por el artículo 4º del DECRETO 449 DE 1999. Asimismo, la definición de indicadores son elementos de buenas prácticas para hacer seguimiento y evaluación a proyectos, metas y objetivos de cualquier índole, los cuales no se evidenciaron durante la evaluación de los proyectos de inversión de la Contraloría de Bogotá.

El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento. 2.3.2. Plan Estratégico El plan estratégico de la Contraloría de Bogotá 2012 – 2015 “por un control fiscal

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El cual es normado por el artículo 4º del Decreto 449 de 1999.



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efectivo y transparente” está formulado a través de 3 objetivos y 15 estrategias institucionales, para lo cual, en la vigencia 2013, se formularon 58 actividades que buscan apoyar el cumplimiento de estas estrategias y objetivos a través del plan de acción. Con el fin de verificar la relación entre las actividades a cumplir en el plan de acción 2013 frente al plan estratégico “Por un control fiscal efectivo y transparente”, la Auditoría Fiscal elaboró una matriz que permita conceptuar sobre la eficiencia en la formulación de estas actividades en pro del cumplimiento del plan estratégico. Como resultado de este cotejo se evidencia: 2.3.2.1. Hallazgo administrativo por deficiencias en la planeación, formulación y seguimiento de estrategias y actividades del plan de acción. Al revisar y analizar los resultados de la matriz realizada por la Auditoria fiscal, se observan varias actividades del plan de acción que tienen una relación directa con el plan estratégico por un control fiscal efectivo y transparente, lo cual es beneficioso para el cumplimiento del mismo, sin embargo se pueden observar actividades que presentan inconvenientes por las siguientes razones: 1. 21 actividades de las 58 propuestas en el plan de acción, se formularon como

una meta o un indicador, lo que demuestra que en el 36,21% de estas actividades formuladas no se puede apreciar las acciones que permiten el cumplimiento de la estrategia del respectivo plan de acción para la vigencia; se corre el riesgo de incumplir los objetivos institucionales y estratégicos, dado que no se formularon acciones sino indicadores y metas. Algunas de las actividades se describen a continuación. Realizar el pago del 90% de los compromisos adquiridos y autorizados en la

vigencia fiscal.

Tener una eficacia del 80% en la adjudicación de los procesos contractuales en la Entidad.

Obtener un nivel de satisfacción del 70% de los clientes internos atendidos frente a la provisión del servicio de transporte.

2. Se evidencian objetivos y estrategias sin actividades en el plan de acción para la vigencia 2013, hecho que pone en riesgo el cumplimiento del objetivo y la estrategia planteada en el plan estratégico, por la inexistencia de acciones que coadyuven al cumplimiento de las respectivas estrategias y objetivos, como es el caso del objetivo 2, en su estrategia 2.1., la cual no presenta ninguna actividad. Así mismo se denota que estas observaciones ya habían sido comunicadas en vigencias anteriores por los mismos hechos y sobre los



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mismos objetivos y estrategias, evidenciando que no se han tomado las medidas pertinentes para subsanar la observación.

3. Se observan actividades que no son congruentes con la estrategia a la que apunta, como tampoco son actividades que generan un impacto o valor agregado al cumplimiento del plan de acción para la vigencia.

Tal el caso de la actividad “Ejecutar el 100% del presupuesto de gastos de la

vigencia 2013”. Esta actividad se formuló con el fin de cumplir la estrategia 1.3., que dice: “Optimizar la asignación de los recursos físicos y financieros de la

Entidad”. Se observa que la actividad formulada es contraria a la estrategia planteada en el plan de desarrollo ya que ella lo que busca es mirar la mejor manera de realizar una actividad, procurando optimizar la asignación de recursos físicos y financieros, mientras que la actividad lo que busca es ejecutar el 100% de los recursos de gastos para la vigencia, sin tener en cuenta las mejores acciones que permitan no solo optimizar recursos si no el cumplimiento del plan estratégico a través del plan de acción. De la misma forma ocurre con la actividad “Ejecutar el 100% del presupuesto

asignado a los proyectos de inversión durante la vigencia 2013”, entre otras.

Con los hechos detectados se incumple con lo establecido en la Ley 87/93, articulo 2, literal h) “Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad”. Se evidencia también falta de controles en el seguimiento, evaluación y gestión por parte de la contraloría de Bogotá, debido a que no se toman los correctivos oportunos, eficaces y eficientes que corrijan y mitiguen estos errores, afectando el cumplimiento y la ejecución del plan estratégico de la Entidad e incumpliendo los principios de planeación. Esto sucede porque en la formulación de las actividades no se tuvo en cuenta que estas nacen de las estrategias y en concordancia con los objetivos que se formularon en el respectivo plan estratégico, se ocasiona la posible materialización de riesgos con respecto al cumplimiento de los objetivos y estrategias del plan de acción y por consiguiente al plan estratégico de la Contraloría de Bogotá. Al revisar y evaluar la respuesta, se ratifica el hallazgo por cuanto la estructura que muestra la Contraloría de Bogotá para la formulación del plan de acción, la cual está acorde con las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), 2012 y la Guía para la Construcción de indicadores del DNP, 2009, como la que se muestra a continuación:



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Corresponden es a la estructura de la formulación de objetivos, y no a la formulación de estrategias y actividades en el plan de acción, las cuales son el motivo del hallazgo. Sin embargo, si nos guiáramos por la “Metodología para la Formulación del Plan de Acción” establecida por la Contraloría, se evidencian actividades que no están formuladas como lo indica esta metodología, como las siguientes:

Tener una eficacia del 80% en la adjudicación de los procesos contractuales de la Entidad

Hacer de los planes de mejoramiento una herramienta de mejora continua para el logro de los objetivos.

Hacer y mantener consultable la relatoría de los conceptos jurídicos emitidos por la oficina asesora jurídica durante la vigencia.

Hechos detectados como estos ratifican el hallazgo. En relación a los objetivos y estrategias sin actividades en el plan de acción para la vigencia 2013, no se desvirtúa, pues la actividad propuesta corresponde a la vigencia 2014 y se está evaluando es la vigencia 2013, para la cual no se evidencian actividades, específicamente en el objetivo 2, en su estrategia 2.1, del plan estratégico. En relación a las actividades que no son congruentes con la estrategia a la que apunta, como tampoco son actividades que generan un impacto o valor agregado al cumplimiento del plan de acción para la vigencia, la Entidad no desvirtúa al respecto el hecho detectado ni aporta una prueba que indique lo contrario, de manera que el hallazgo se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento. El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento.



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Plan de acción e indicadores de Gestión Para verificar y evaluar la formulación, cumplimiento e impacto de los indicadores de gestión y las metas establecidas en el plan de acción 2013, así como la sinergia entre los indicadores y las actividades propuestas; se tuvo en cuenta el consolidado del plan de acción (versión 3), el informe de evaluación del plan de acción dado por el sujeto de control, el resultado de los indicadores del plan de acción 2013 por proceso, las modificaciones realizadas al plan, la información solicitada para la evaluación del respectivo componente valorada a través de la revisión de la cuenta y la matriz de seguimiento al plan de acción. Al analizar y evaluar los documentos anteriormente descritos se observó que el plan de acción para la vigencia 2013, en su última versión11, estableció 56 actividades, las cuales se encuentran medidas a través de 58 indicadores. La Contraloría de Bogotá en su informe de evaluación plan de acción – vigencia 2013 muestra como resultado en el cumplimiento de los indicadores de gestión en sus 14 procesos un 86% satisfactorio, un 9% en el rango aceptable y un 5% con calificación mínima. Sin embargo, al verificar y analizar los resultados anteriormente descritos y al evaluar cada uno de los elementos formulados en el plan de acción para la vigencia 2013, se comprueba que existen indicadores, metas, rangos de calificación, actividades que no corroboran el resultado estipulado, dado que estos presentan inconsistencias y debilidades en la formulación y seguimiento, así: Formulación y cumplimiento de metas e indicadores se observa: 2.3.2.2. Hallazgo administrativo por la formulación de actividades del plan de acción como estrategias. Se evidenció en el plan de acción para la vigencia 2013 la formulación de actividades propuestas como estrategias como las siguientes……”Adelantar una

estrategia de comunicación, con el fin de que los funcionarios de la organización conozcan los canales de comunicación, los mensajes y resultados institucionales y afiancen el sentido de

pertenencia.”, de la misma manera se encuentra este hecho en las actividades 31, 38, 48, 49 50, 57, entre otras. Por otro lado, se hace la observación puesto que el mismo hecho irregular es

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Versión 3, que se obtuvo como resultado de la adopción del nuevo modelo de procesos a través de la resolución 020 de mayo de 2013 y por la expedición del acuerdo 519/2012 “Por el cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”



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reincidente en razón a que el hallazgo ya se había encontrado en la evaluación de la gestión del plan estratégico y de acción revisadas en las auditorias regulares en las vigencias 2011 y 2012 respectivamente, para lo cual el sujeto de control no ha tomado medidas suficientes para subsanar el hecho, además no le ha dado cumplimiento a las acciones de mejoramiento que se suscribieron para mitigar y eliminar los riesgos encontrados en el hallazgo detectado. Con lo anterior se observa incumplimiento de la Resolución Reglamentaria 021/2013, el procedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del plan de acción y la metodología adoptada por la Contraloría de Bogotá para la formulación del plan de acción, por cuanto no se está realizando el respectivo seguimiento en la formulación del plan de acción e indicadores, como tampoco se está dando cumplimiento a las normativas internas para tales fines, aún cuando son hechos que son reincidentes, dificultando así la medición de los indicadores y actividades para dar cumplimiento eficiente y eficaz del plan estratégico de la Contraloría de Bogotá; dado que las estrategias son guías de acción generales que se proponen en los cuadros de mando integral con el fin de dar cumplimiento a la misión, la mega, la visión y objetivos institucionales de la Entidad, materializadas en un conjunto de actividades (Planes de acción). Así mismo, puede implicar riesgos en el cumplimiento y ejecución del plan de acción y estratégico, al caer en incongruencias, dado que no se evidencia claramente que actividades surgen de las estrategias como tampoco se puede observar un conjunto articulado de acciones que se materializan en actividades y que permiten tener un sistema de planificación de estrategias materializadas a través de diferentes tareas, precisamente porque están planteadas como estrategias y no como acciones. Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, esta no desvirtúa los hechos detectados por cuanto el hallazgo no es solo por la actividad que fue desvirtuada, sino que corresponde a varias actividades que están formuladas como estrategias, entre ellas, las actividades Nº 31, 38, 48, 49 50, 57, etc. Adicionalmente no se desvirtúa el incumplimiento de la resolución reglamentaria 021/2013, relacionada con el procedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del plan de acción y la metodología adoptada por la Contraloría de Bogotá para la formulación del plan de acción, la cual define como formular el plan de acción y no se le dio cumplimiento. El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento



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2.3.2.3. Hallazgo administrativo por deficiencias en la formulación de indicadores de gestión y líneas base. En la evaluación de la gestión del plan estratégico y de acción para la vigencia 2013 se evidencian Indicadores que no cuentan con líneas base o históricos que permitan obtener resultados coherentes y con certeza. Hecho irregular que ya había sido expresado en la evaluación de vigencias pasadas y para las cuales se suscribieron acciones de mejoramiento que el sujeto de control no ha dado cumplimiento. Con lo anterior se observa el incumplimiento de la Resolución Reglamentaria 021/2013, el procedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del plan de acción y la metodología adoptada por la Contraloría de Bogotá para la formulación del plan de acción, de tal forma que se puede obtener resultados incoherentes y con incertidumbre, por cuanto no se está realizando el respectivo seguimiento en la formulación de los indicadores de gestión en la diferentes dependencias, como tampoco se está dando cumplimiento a las normativas internas que fijan las directrices para la formulación de los indicadores, puede ocasionar consecuencias negativas al exponer indicadores que se pueden ajustar fácilmente para que su resultado sea en términos satisfactorios, a su vez tampoco permiten la toma de decisiones pertinentes para la modificación, mejoramiento o cumplimiento del plan estratégico medido a través de estos indicadores de gestión. Revisada la respuesta dada por la entidad, esta no desvirtúa las inconsistencias detectadas, dado que si existen indicadores que podrían tener líneas base, como los siguientes:

• Implementación mecanismos de control social a la gestión pública. • Percepción de los ciudadanos sobre los productos y acciones ciudadanas especiales que desarrolla y entrega la Entidad. • Cumplimiento traslado de hallazgos fiscales. • Oportunidad en el trámite de las Indagaciones Preliminares. • Boletín orientado a prevenir conductas disciplinables. • Desarrollar la cultura de autocontrol en procura de la mejora continua Institucional. • Cumplimiento de las evaluaciones programadas en el PAEI, entre otros.

Estos son tan solo algunos de los indicadores a los que se les habría podido construir líneas base, dado que fueron indicadores que se formularon en la vigencia 2012. Por supuesto, para aquellos indicadores nuevos, los cuales también se formularon para la vigencia 2013 y que están acorde a la metodología de la Contraloría para tal fin, no se cuestiona, pues se entiende que son



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indicadores que están en un proceso de construcción de históricos.

El hallazgo no fue desvirtuado por consiguiente se mantiene y debe incluirse en plan de mejoramiento 2.3.2.4. Hallazgo administrativo por deficiencias en la formulación y seguimiento de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. La Auditoría fiscal, al evaluar los tipos de indicadores formulados para la vigencia 2013, encuentra inconvenientes en la formulación de varios indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, por cuanto estos no están expresados en términos de resultados, impacto y menor uso de costos o recursos para alcanzar los respectivos objetivos, acciones y metas institucionales. A su vez se detectan incoherencias en la forma de presentar la fórmula de algunos indicadores, como por ejemplo los indicadores Nº 9, 25, 31, entre otros. Por otro lado se evidencian resultados que no se pueden verificar en cuanto a su cumplimiento y su calificación teniendo en cuenta sus rangos de calificación, en razón a que no existen los debidos soportes y justificaciones que determinen el impacto y el desempeño de lo formulado en algunos indicadores. Con los hechos anteriores se observa el incumplimiento de Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, en su artículo 4º parágrafo 1º indica…. “Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan,

como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de

cada una de las entidades cuando cuenten con ellas”, Se incumple el Decreto 4110 de 2004, artículo 3º, que indica… “Como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la

alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, cada entidad con fundamento en el literal h del artículo 4° de la Ley 872 de 2003, deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Los procesos que revisten mayor importancia para los usuarios deberán estar permanentemente publicados en las respectivas páginas Web de los organismos y entidades, o en cualquier otro medio de divulgación, informando sus resultados a través de indicadores de eficacia,

eficiencia y efectividad.”….. También se incumple la NTCGP 1000 de 2009 en las generalidades “c. la obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y d. la

mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.”…, incumplimiento de la NTCGP 1000 de 2009, 4.1 Requisitos Generales con su literal e que indica…“La

entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de esta norma. e., realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.”

Finalmente, se observa el incumplimiento de la Resolución Reglamentaria



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021/2013, el procedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del plan de acción y la metodología adoptada por la Contraloría de Bogotá para la formulación de indicadores de gestión.

Todo lo anterior por cuanto hay deficiencias en la formulación de indicadores en términos de eficiencia, eficacia y efectividad, además por insuficiencias del respectivo seguimiento y evaluación de los indicadores de gestión en las diferentes dependencias y de sus responsables; adicionalmente no se está dando cumplimiento a las normativas referentes a los sistemas de gestión de calidad como tampoco a las directrices internas que se fijaron en la Contraloría de Bogotá en relación a la formulación, seguimiento y evaluación de los indicadores. Esta situación no permite evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, implicando además que no se cuente con mediciones objetivas que coadyuven tanto al cumplimiento de las actividades del plan como al mejoramiento continuo del sujeto de control, en razón al plan estratégico que tiene planteada la contraloría de Bogotá, desaprovechando las bondades de los indicadores de gestión, las cuales permiten tomar acciones correctivas y preventivas que prevean además la materialización de riesgos o las vulnerabilidades frente a las amenazas que se puedan presentar en el plan estratégico de la Entidad. En relación a la sinergia entre los indicadores y las actividades planteadas en el plan de acción se observa: Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, esta no desvirtúa los hechos detectados por cuanto no se demostró y adjuntaron evidencias que permitieran desvirtuar los hechos y los criterios establecidos que originaron el hallazgo, pues efectivamente, tal como lo menciona la contraloría, para la vigencia 2013, de los 58 indicadores que se formularon el 86% arrojan un resultado satisfactorio, 9% se ubican en el rango de aceptable y el 5% restante presentan una calificación mínima, los inconvenientes con estos resultados radican en que varios de los indicadores no están expresados en términos de resultados, impacto y menor uso de costos o recursos para alcanzar los respectivos objetivos, acciones y metas institucionales, adicionalmente presentan inconsistencias en la fórmula de algunos indicadores. Por otro lado, varios de los indicadores no se pueden verificar, pues no existen los debidos soportes y justificaciones que permitan realmente determinar su calificación en términos satisfactorios, aceptables y mínimos, de manera que se están mostrando resultados que no son acordes con la realidad. Asimismo en la evaluación realizada por la Auditoria Fiscal existen indicadores con inconvenientes en la formula, a los cuales es difícil hacer una medición y evaluación, tales indicadores como el No 9, 25, 31, entre otros.



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Sin embargo, teniendo en cuenta la respuesta del sujeto de control, donde se evidencia que son errores de formulación y de acciones de mejoramiento, donde se está disponiendo, pero con errores, con lo establecido en la Ley 872 de 2003 al establecer para las entidades prestadoras de servicios, la creación del Sistema de Gestión de Calidad como herramienta que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, el hallazgo se le retira la incidencia disciplinaria, pero se mantiene con alcance administrativo para incluirse en el plan de mejoramiento. 2.3.2.7. Hallazgo administrativo por proponer actividades e indicadores siendo funciones de obligatorio cumplimiento en la Entidad. La auditoría Fiscal al evaluar las actividades e indicadores propuestos para la vigencia 2013, logró evidenciar que varias de ellas se formularon sin tener en cuenta que son funciones de obligatorio cumplimiento facultadas por la ley y/o reglamentación interna en lo referente a la funciones que deben ejercer las diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá. Algunas de las actividades que presentaron estos inconvenientes son las siguientes:

CUADRO 2 ACTIVIDADES FORMULADAS QUE SON FUNCIONES

ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Nº 18 “Evaluar la gestión fiscal de los sujetos de control”

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada por la ley 42 del 93, en su artículo 4º, que indica…. El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles., a su vez es una función que está facultada en el acuerdo 519 de 2012, "por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones" como también en la resolución reglamentaria 001/2013 (manual de funciones).

Nº 58 “Desarrollar la cultura de autocontrol en procura de la mejora continua Institucional”

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada en el acuerdo 519 de 2012, en el artículo 33, que indica…son funciones de la oficina de control interno, promover y fomentar la cultura del autocontrol en la contraloría de Bogotá, D.C., a su vez incumple con la resolución reglamentaria 001/2013, relacionada con el manual de funciones.

Nº 5 “Formular el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIC, armonizado con el Plan Estratégico 2012-2015 de la Contraloría de Bogotá D.C.

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada en el acuerdo 519 de 2012, en el artículo 30, que indica…son funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, elaborar el plan institucional en materia de tecnología e información., a su vez incumple con la resolución reglamentaria 001/2013, relacionada con el manual de funciones.

Actividad Nº 16 “Elaborar la matriz de riesgos por proyectos

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada en el acuerdo 519 de 2012, en el artículo 42, que indica…son funciones de la



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ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

asociado a las políticas públicas del Plan de Desarrollo vigente”

Subdirección de Estudios Económicos y Fiscales, participar en la construcción de la matriz de riesgos en lo pertinente a esta Subdirección., a su vez incumple con la resolución reglamentaria 001/2013, relacionada con el manual de funciones.

Nº 43 “Realizar el pago del 90% de los compromisos adquiridos y autorizados en la vigencia fiscal”

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada en el acuerdo 519 de 2012, en el artículo 51 que indica…son funciones de la Subdirección Financiera, Efectuar los pagos de las obligaciones de la entidad de conformidad con las normas legales vigentes., a su vez incumple con la resolución reglamentaria 001/2013, relacionada con el manual de funciones.

Nº 38 “Gestionar los programas de capacitación que los (as) funcionarios (as) de la Contraloría de Bogotá, D.C., requieren para resolver los problemas prioritarios del contexto laboral de la entidad, para enfrentar los retos o para aprovechar las oportunidades de mejoramiento institucional”.

Esta actividad es de obligatorio cumplimiento facultada en el acuerdo 519 de 2012, en el artículo 58 que indica…son funciones de la Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica, Proponer y elaborar el Plan de Capacitación Institucional, coordinar su ejecución y evaluarlo, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia., a su vez incumple con la resolución reglamentaria 001/2013, relacionada con el manual de funciones.

Como se pudo observar en los puntos anteriores, se plantearon en el plan de acción actividades e indicadores que son funciones que deben ser ejecutadas por la Entidad y/o dependencias de la Contraria de Bogotá, incumpliendo lo estipulado en el artículo 2 de la ley 87 del 93, en sus literales d), e) y g), debido a ineficiencias en el autocontrol, autoevaluación y autogestión. Como también el incumplimiento la Ley 872 de 2003 artículo 4 parágrafo 1º, el Decreto 4110 de 2004, Artículo 3º, la NTCGP 1000 de 2009 en las generalidades c) y d), y la NTCGP 1000 de 2009, 4.1 Requisitos Generales.

Lo anterior probablemente suceda por el uso inadecuado de las herramientas de gestión como lo son los indicadores y planes de acción, dado que estos apoyan el cumplimiento de la misión, de los objetivos, estrategias y por ende de las funciones que desempeñan las diferentes dependencias de la Entidad, sin tener en cuenta que las acciones se deben formular como de valor agregado, que son las que apoyan al cumplimiento de las estrategias del plan estratégico y del cuadro de mando integral en los planes de acción.

Estos hechos pueden ocasionar el incumplimiento de la misión, visón y objetivos institucionales, dado que no se estaría generando un valor agregado a través de los planes de acción e indicadores de gestión, pues se estarían confundiendo con funciones que son de los procesos que tiene implementada la Contraloría de Bogotá y ejecutados por las diferente dependencias. Revisada la respuesta dada por la entidad, esta no es suficiente ni desvirtúa las inconsistencias detectadas, por consiguiente el hallazgo se mantiene y debe ser incluido en plan de mejoramiento.



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2.3.2.8. Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por la formulación, seguimiento, disponibilidad e impacto del Balanced ScoreCard a través del aplicativo BSCONTROL

La herramienta establecida para el monitoreo y seguimiento del plan estratégico “BSCONTROL” no permite la toma de decisiones por parte de la alta dirección, ya que no tiene la información correspondiente a las metas e indicadores asociados a los objetivos institucionales propuestos en el plan estratégico, como tampoco registra los comportamientos acumulados de los períodos precedentes, puesto que como está concebido el Balanced ScoreCard por parte de la Contraloría de Bogotá, se tiene en cuenta la gestión anual a través de los planes de acción, pero como tal no se puede evidenciar la evolución y gestión en el comportamiento institucional para las perspectivas establecidas en el cuadro de mando integral; se evidencian deficiencias en la formulación del mismo, con el agravante que no se encuentra actualizado a la fecha. Así mismo resulta cuestionable la utilidad de la herramienta; si se tiene en cuenta que en los últimos años, el seguimiento se ha realizado apoyado en una hoja de cálculo (Excel), que cuestiona a su vez la eficiencia del seguimiento, en tanto no se observa valor agregado con un instrumento que ha implicado mayores recursos económicos, de tiempo, horas hombre y que arrojaría los mismos resultados que los obtenidos a través de la hoja de cálculo.

Por otro lado se discute la oportunidad y disponibilidad de la información que proporciona la herramienta en pro de la vigilancia y mejora de la Entidad en el corto, mediano y largo plazo en el cumplimiento de la visión y misión proyectada por la Contraloría de Bogotá, además de la toma de decisiones, puesto que a la fecha la Entidad no tiene disponible y oportunamente esta información para la toma de decisiones de manera pertinente, acertada, eficiente y eficaz desde las cuatro perspectivas que demandan un cuadro de mando integral.

Sobre la base de lo anterior, se evidencia un hecho irregular de presunto hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, al crearse incertidumbre en la información para la toma de decisiones; se incumple lo estipulado en el artículo 2 de la ley 87 del 93, en sus literales d), e) y g), debido a ineficiencias en el autocontrol, autoevaluación y autogestión. Como también el incumplimiento de la NTCGP 1000 de 2009, 4 1.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, con respecto a la mejora continua, la NTCGP 1000 de 2009, en el numeral 3., con respecto a los TÉRMINOS Y DEFINICIONES a los procesos de evaluación donde se expresa…. “los procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.”



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Así mismo se incumple La NTCGP 1000 de 2009 relacionada con el seguimiento y medición de los procesos donde se señala “La entidad debe aplicar un sistema de

evaluación apropiado para el seguimiento y, cuando sea aplicable, para la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Este sistema debe demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/o servicio. El sistema de evaluación debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos de manera

permanente en las páginas electrónicas, cuando se cuente con ellas”, y el seguimiento y medición del producto y/o servicio “La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las

características del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto y/o prestación del

servicio según las disposiciones planificadas.”, lo anterior teniendo en cuenta que estas dos formas de seguimiento de procesos y productos están relacionados con las perspectivas implementadas en la Contraloría de Bogotá a través del cuadro de mando integral. Revisada y evaluada la respuesta de la Contraloría, esta no desvirtúa los hechos detectados por cuanto se refieren a un proceso de capacitación que puede ser una acción complementaria pero no la principal frente a la situación planteada en el hallazgo y el cargue de información es de nivel básico frente a las posibilidades y utilidad que debe generar una herramienta de esta magnitud, en especial para la toma de decisiones, que es el núcleo del hallazgo, el cual plantea falencias de índole técnico y de instrumentación. En consecuencia, el hallazgo se mantiene y debe ser incluido en plan de mejoramiento. 2.3.3. Balance Social El balance social es un demostrativo de las acciones por las entidades y los cambios logrados en la atención de problemas sociales. La Contraloría de Bogotá en su informe de balance social 2013, identificó el siguiente problema social “La ejecución de la gestión distrital no atiende con criterios de

equidad, igualdad y transparencia las necesidades prioritarias y reales de la comunidad, por la escasa participación ciudadana en relación con la vigilancia y control social de los recursos públicos manejados por la administración distrital, debido entre otras situaciones, a la inoperancia de los mecanismos de control social establecidos y garantizados por la Constitución Política y la ley”.

La respuesta del ente de control a la problemática se establece bajo la perspectiva de ampliar la participación ciudadana en el control social articulado al control fiscal, a fin de cumplir a cabalidad con los objetivos y metas propuestas y garantizar la participación activa de la comunidad en general, así como de las



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organizaciones sociales en el ejercicio del control social para la realización de acciones ciudadanas especiales, mecanismos de interacción, mecanismos de participación ciudadana en el marco del proceso de Participación Ciudadana.

El organismo de control desde la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local realiza un trabajo con enfoque de gerencia social, que procura generar unos procesos institucionales enfocados a cumplir el deber misional y que se materializa en el Proyecto de Inversión 770 “Control Social a la gestión Pública”, el cual se adelanta con el apoyo de una institución de Educación Superior, con idoneidad y experiencia en pedagogía, a través de expertos en el desarrollo de proyectos de Pedagogía Social orientados al control de la gestión pública y la formación ciudadana.

El instrumento operativo de solución utilizado en desarrollo del Proyecto 770 fue el contrato 053 de 2013 suscrito con la Universidad San Buenaventura cuyo objeto fue “Realizar actividades pedagógicas orientadas a la formación en control social y participación ciudadana, desarrollando los mecanismos de interacción, de control social y acciones ciudadanas especiales”. De igual manera aporta en la solución de la problemática identificada todo el quehacer de la Dirección de Participación Ciudadana.

Se destacan los siguientes resultados:

a) Diplomado en Pedagogía Social Formativa e Ilustrativa sobre el Control Social b) Seminario en Pedagogía Social Formativa e Ilustrativa sobre el Control Social aplicado al control fiscal c) Taller lúdico práctico especializado para jóvenes – conversatorio- para 500 contralores estudiantiles: taller contralores estudiantiles y acto de posesión. d) Taller – Conversatorio dirigido a 50 Contralores Estudiantiles “Red De Contralores Estudiantiles” e) Taller pedagógico – formativo dirigido a Medios de comunicación (50 periodistas)

2.4. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES El alcance de la evaluación comprendió la revisión selectiva de las cuentas: Propiedades, Planta y Equipo; Bienes de Arte y Cultura; Intangibles; Valorizaciones; Retención en la Fuente e Impuesto de Timbre y Pasivos Estimados; así como sus cuentas correlativas donde se efectuaron pruebas de cumplimiento, analíticas y sustantivas; igualmente, se examinaron los libros principales y auxiliares, comparación de información entre dependencias con el fin de verificar si la administración da cumplimiento a la normatividad contable, fiscal y tributaria vigente para obtener evidencia sobre la razonabilidad de las cifras registradas en los Estados Contables de la Contraloría de Bogotá D.C. a diciembre



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31 de 2013. Se revisó el 81.5% del total del activo y el 6.6% del pasivo. ACTIVO El total del activo sumó $43.042.6 millones, cotejado con la vigencia anterior presentó un aumento del 15.7% con $5.892.7 millones, reflejados esencialmente en el Efectivo, Recursos Entregados en Administración y Propiedades, Planta y Equipo no explotados. La disponibilidad de los bienes y derechos al cierre de la vigencia fue del 19.5% en su parte corriente con $8.375.3 millones y del 80.5% en la no corriente con $34.667.3 millones; integrados por los siguientes grupos contables:

CUADRO 3 CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO 2013

Millones de pesos

CUENTAS SALDO %

Efectivo 6.138.6 5.2

Deudores 2.602.8 8.2

Propiedades, planta y Equipo 7.800.4 17.0

Otros activos 26.500.8 69.6

TOTAL ACTIVO 43.042.6 100

Fuente: Estados Contables a diciembre 31 de 2013 Contraloría de Bogotá.

Efectivo (11): con una participación de 14,3% frente al activo y con fondos disponibles de $6.138,6 millones, depositados en una (1) cuenta corriente de $3.201,8 millones y dos (2) de ahorro en $2.936,8 millones. Deudores (14): llegaron a $2.602,8 millones y representaron el 6,0% como derechos de cobro, motivados por el desarrollo de las funciones de la entidad; formaron parte de ese concepto los: - Recursos Entregados en Administración con $2.010,1 millones, siendo la de mayor valor con una participación del 77,2% en el grupo donde se expresó lo entregado en administración al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensión Foncep por el personal de planta del Régimen Antiguo y del 22,8% en - Otros Deudores con $592,7 millones detallados en arrendamientos, créditos a empleados, responsabilidades fiscales; entre otros. El saldo de los Otros Deudores a cierre de período fue sobreestimado en $5.1 millones con afectación en los resultados del ejercicio por el hallazgo 2.4.1 comunicado en el informe de auditoría de 2012. Propiedades, planta y equipo (16): fue el segundo grupo de mayor participación en el activo (18.1%) con un saldo neto de $7.800.4millones, producto del total de



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propiedades, planta y equipo de $20.171.2 millones menos la depreciación acumulada y la provisión para Protección de Propiedades Planta en $12.370.8 millones. Durante la vigencia se presentó una disminución de $192.0 millones, obtenido de la reducción en Equipos de Transporte, tracción y elevación; Equipos de Comunicación y Computación; Edificaciones y Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería. Las propiedades fueron constituidas por:

CUADRO 4 COMPOSICIÓN DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Millones de pesos

CUENTA DESCRIPCIÓN VALOR % Partic.

Grupo

1605 Terrenos 503,7 6,5%

1635 Bienes Muebles en Bodega 143,0 1,8%

1637 Propiedades, planta y equipo no explotados 646,3 8,3%

1640 Edificaciones 5.116,9 65,6%

1650 Redes, líneas y cables 573,7 7,4%

1655 Maquinaria y Equipo 113,7 1,5%

1660 Equipo médico y científico 14,4 0,2%

1665 Muebles, enseres y equipos de oficina 3.879,2 49,7%

1670 Equipos de Comunicación y Computación 5.727,3 73,4%

1675 Equipo de Transporte, tracción y elevación 1.237,1 15,9%

1680 Equipo de Comedor cocina, despensa y hotelería 73,7 0,9%

1682 Propiedades de Inversión 2.142,1 27,5%

Subtotal 20.171,1 258,6%

1685 Depreciación Acumulada (Cr) -11.203,5 -143,6%

1695 Provisiones para protección de propiedades planta (Cr) -1.167,2 -15,0%

TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 7.800,4 100,0%

Fuente: Estados Contables a 31 de diciembre de 2013 Contraloría de Bogotá

Como se indica en el cuadro anterior, se tiene que los equipos de comunicación y computación tienen la mayor representatividad con el 73.4%, seguido de las edificaciones con el 64.6%. Terrenos (1605): el saldo de $503.7 millones no mostró variación alguna, su participación fue del 1.2% frente al activo y del 6.5% con respecto al grupo propiedades; las constituyeron los predios urbanos: Jardín Infantil Transv. 17 45 D 41 por $29.3 millones; Calle 27 A 35-45 de $29.2 millones; Calle 25 B No. 32 A -17 en $93.6 millones y Calle 46 A 82-54 Int.12 Bodega Urbanización San Cayetano de $351.7 millones. Bienes Muebles en Bodega (1635): los bienes muebles, adquiridos para ser utilizados en el futuro fueron de $777.2 millones, reflejados principalmente en el contrato interadministrativo No. 027 de 2012 “Colvatel S.A”.



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A cierre de período permanecieron bienes en bodega por $143.0 millones, equivalentes al 1.8% dentro del grupo de Propiedades y se reflejaron en: - Muebles, enseres y Equipo de Oficina con entradas de $344.3 millones y el saldo terminó en $29.2 millones; - Equipo de comunicación y computación se ingresó por concepto de compras $181.4 millones y finalizó con $23.2 millones; -Redes, líneas y cable las adquisiciones fueron de $ 249.1 millones y concluyó con $88.2 millones en bodega y - Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería las compras fueron de $2.4 millones y a cierre no fueron distribuidas para su uso. Propiedades, planta y equipo no explotados (1637): los bienes no objeto de explotación ascendieron a $646.3 millones, comparados con el saldo de la vigencia anterior se aumentó en $526.7 millones y se reflejaron salidas por el orden de $65.5 millones, que en su mayoría fueron elementos suministrados al servicio. No se realizaron bajas excepto la pérdida de un computador, que fue ingresado en reposición. 2.4.1 Hallazgo administrativo. “Falencias en comprobantes y el reconocimiento de bienes” - En febrero de 2013, en el libro auxiliar se registró la “compra de cámaras fotográficas

Nikon D32000, cámaras de video digital sony HDR CX 160, lente cámara …” con la orden de pago 23, por $7.4 millones, de los cuales no se halló en la carpeta de entrada de almacén sus respectivos soportes de ingreso. - Se detectaron diferencias entre los registros de las subcuentas relacionadas el comprobante de ingreso No. 24 del 19-07-2013 y los documentos de ingreso Nos. 58 y 59 así:

CUADRO 5 COMPARATIVO COMPROBANTE Y DOCUMENTOS DE INGRESO

En pesos

SUBCUENTAS COMPROB. DE INGRESO No. 24 DOCUMENTOS

58 59

163503001 77.648 136.648 57.000

163709002 116.000

TOTAL 193.648 193.648

Fuente: Comprobantes de ingresos Almacén y libro Auxiliar Contraloría de Bogotá 2013.

Según auxiliar contable los $193,648, fueron registrados en la cuenta 163503001 de forma igual a los documentos y diferentes al comprobante de ingreso. - También se mostró que algunos comprobantes de ingreso y documentos de entrada de almacén no fueron diligenciados en todos o en alguno de los ítems “Encargado de Bodega; Funcionario Elabora el Ingreso; Responsable Grupo de Administración de



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Bienes; Almacenista; Elaborado por; Recibido”; como ejemplo se tienen los Ingresos Nos. 4, 5, 16, 17, 20,31 y los documentos Nos. 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53 y 54; entre otros.

Así mismo, existieron comprobantes de traslado que no se diligenciaron en parte o en su totalidad los ítems de firmas, por ejemplo los Nos. 74, 75, 95, 135, 137; etc. - En la carpeta de comprobantes de ingreso de mayo de 2013, se anexaron los documentos de entrada de almacén Nos. 47, 48, 50, 51, 52, 53, que correspondían a los bienes muebles de Secretaría de Gobierno por el orden de $726,5 millones y de los cuales no se adjuntó los comprobantes de ingreso de elementos ni se reflejó sus montos en el libro auxiliar. Pero en la carpeta de ingresos a Almacén de diciembre de 2013, se adjuntaron los comprobantes de ingreso Nos. 60, 61, 62, 63, 64, 64, 66, 67 y 68 con un total de ítems de 859; así mismo, se anexó sus entradas con los documentos emitidos en mayo (Nos. 47, 48, 50, 51, 52 y 53) que ascendieron a $726.2 millones. Pero al ser confrontados con el libro auxiliar se observó que en diciembre se ingresó a la cuenta Propiedades, planta y Equipo de $0.00858 millones; es decir, 858 ítems a valor unitario de uno ($1) peso; decisión tomada en Acta de mesa de trabajo No. 001/2013 del 20-12-2013, basada en la respuesta12 según solicitud13 de concepto de bienes muebles entregados por la Secretaría Distrital de Gobierno. Al comparar los ítems según libro auxiliar (858) frente al total relacionado en los comprobantes de ingreso (859) se presentó una diferencia de 1 y frente al total según los documentos de entrada (865) la diferencia fue de 7 ítems. De acuerdo a la determinación de asignar un $1 a los bienes donados, según acta No.001, advertimos que no existió soporte o prueba del método utilizado para su decisión ni del resultado de la evaluación física realizada por la Contraloría a los bienes recibidos para establecer su reconocimiento y clasificación según su naturaleza, estado de conservación y uso, como servibles o inservibles, en garantía de un adecuado, registro, custodia, utilización y preservación de los bienes. Así mismo, en notas a los estados, no se informó del procedimiento alternativo, ni se justificó la decisión tomada con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental de los bienes recibidos de la SDG. Se infringió lo estipulado en los numerales: 8; 9.1; 9.1.1 y 9.3.1.5 del libro I del Plan General de Contabilidad Pública; párrafos 20, 22, 24, 26 del título III, libro II

12

Radicado Nr:2013EE235011O1 de la SDH del 01-11-2013 13

Radicado de solicitud con No. 2013ER103268 del 02 de octubre de 2013



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del Manual de Procedimientos; numerales 1.2, 2.1, 3.2, y 3 de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación; literales a), b), e) y f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Causado por fallas en la evidencia de soporte que justificó la decisión del reconocimiento o el resultado del avalúo técnico donde estimara la relación costo beneficio y su destinación; así mismo, no se aplicó una política contable en cumplimiento de las características de la información. De otra parte existieron deficiencias en el archivo, manejo, administración y diligenciamiento de documentos y comprobantes que son la fuente de respaldo de las operaciones en la entidad

En efecto el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones de los bienes recibidos de otra entidad pública no logró una clasificación adecuada a su naturaleza, estado de conservación y uso como servibles o inservibles; situación que no generó certeza del reconocimiento de Propiedades, Planta y Equipo (16) con afectación en Otros Ingresos Ordinarios (4808) por el orden de $0.00858. Así mismo, el archivo, ingreso y duplicidad de los documentos de entrada, salida y traslado de inventarios con la variación en su contenido no ofreció garantía, confiabilidad, relevancia y compresibilidad en la información. Valorados los argumentos de la respuesta se ratifica el hallazgo administrativo, por cuanto: - Es evidente que no existió oportunidad en el proceso contable por el reconocimiento y revelación de $7.4 millones al confrontar que el ingreso de Almacén fue en el 2012 y en el libro auxiliar hasta febrero de 2013. - El aplicativo utilizado debe garantizar que los registros de la información financiera, económica se reflejen en debida forma, cumpliendo políticas de seguridad en el procesamiento de la información automatizada. - En cuanto a los comprobantes de ingreso y egreso de Almacén, a pesar de encontrarse este mismo hecho en plan de mejoramiento se confirma que la acción no ha sido cumplida en su totalidad; por ende, se debe propender por el diligenciamiento de todos los requisitos que se señalan en lo criterios definidos por la entidad y son el respaldo de las operaciones. - Frente a los bienes muebles recibidos a título gratuito de la Secretaria de Gobierno, es preciso que la totalidad de las operaciones realizadas estén amparadas en documentos soporte que advierten, escritos o mensajes de datos indispensables para efectuar los registros de transacciones, hechos u operaciones que respalden los comprobantes de contabilidad; situación que no se evidencio en



VERSIÓN 1


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los comprobantes de ingreso de almacén ni en el acta de mesa de trabajo donde fue asignado el valor de ingreso, al no revelar el resultado de la evaluación física de los bienes o la determinación del registro por el valor en libros de quien entregó o el valor estimado según avalúo técnico; por tanto, no hubo una manifestación de la información necesaria y comprensible en los soportes ni en las notas a los estados contables. De otra parte, los sistemas de información no ofrecen seguridad y garantía de la información financiera y económica. - Edificaciones (1640): su aportación frente al activo fue del 11,9%, con $5.116.9 millones, comparado con la vigencia anterior se disminuyó en $35.4 millones, generado por la salida de las oficinas 501 y 601 del Edificio Parque Santander que fueron arrendadas al Banco Agrario. Las construcciones correspondieron a:

CUADRO 6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO - EDIFICACIONES

Millones de pesos

EDIFICIACIONES COSTO

HISTORICO ADICIONES Y

MEJORAS TOTALES

Edificio Lotería P 7-14 866,5 619,4 1.485,9

Casa TV 17 45 D 41 Escuela Capacitación 488,9 545,4 1.034,3

Casa calle 27 No. 32 A 45 195,3 64,5 259,8

Casa calle 25 No.32A-17 139,0 34,4 173,4

Bodega San Cayetano Cll .50 No. 79-54 674,2 289,1 963,3

Edificio Lotería Pisos 4, 5, 6 y 8 parqueaderos(Edificaciones de su uso permanente sin contraprestación)

1.200,2 0 1.200,2

TOTALES 3.564,1 1.552,8 5.116,9

Fuente: Estados Contables Contraloría de Bogotá 2013

- Redes, líneas y cables (1650): el mobiliario del sistema de cableado estructurado ascendió a $573.7 millones, con un incremento del 39,0%; es decir, $161.0 millones en redes, líneas y cables que fueron entregados para su uso, quedando pendiente en bodega $88.2 millones. - Maquinaria y Equipo (1655): ascendieron a $113.7 millones, con una variación positiva del 7,9% por la incorporación de $8.7 millones de un video Beam, clasificado en no explotados. - Muebles, Enseres y Equipo de Oficina (1665): fue la tercera cuenta de mayor representatividad en las propiedades con un saldo de $3.879.2 millones, integrado por Muebles y Enseres con $3.831.4 millones y $47.8 millones en Equipo y Máquinas de Oficina; durante el periodo fiscal reflejó un incremento del 6.8% con $247.7 millones, producto del ingreso de bienes al servicio en $445.2 millones y el retiro a no explotados de $197.4 millones, reflejo de compras, traslados y



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reclasificaciones. - Equipos de Comunicación y Computación (1670): la más representativa del grupo propiedades, planta y equipo con $5.727.3 millones, expresados en 73.4% y frente al activo en 13.3%; a cierre de periodo presentó una variación negativa de $74.1 millones producto de la entrada al servicio de $158.7 millones, expresados sustancialmente en la adecuación y dotación integral de la sala de oralidad de la Contraloría de Bogotá y el traslado de $232.8 millones a no explotados. Se apreció que al cierre del periodo fiscal el 95.1% de los equipos de comunicación y computación están depreciados, quedando pendientes de desgaste por uso el 4.9% con $278.3 millones. 2.4.2 Hallazgo administrativo.- “Inoportunidad en el reconocimiento de bienes”. La entidad no realizó el ingreso de los bienes a los inventarios por ende no se generó su comprobante de acuerdo a lo adquirido y estipulado en el contrato Interadministrativo No. 047 de 2013 celebrado con la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A ESP, referente a la “Actualización y ampliación de

la solución de Telefonía IP” y recibido a satisfacción por parte del interventor tal como se expresó en el radicado #3-2013-29952 del 27 de noviembre de 2013 donde fue informado a la Subdirección Financiera. Así mismo, estos bienes fueron entregados al servicio, sin ser reconocidos en el inventario. Se infringió lo normado en los numerales 2, 5, 6,7,8 y 9 del PGCP libro I; literal f) del numeral 2 del capítulo IV del Manual de Procedimientos; numeral 3 de la Resolución 001 de 2001 “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el

Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”; numerales 1.2; 2.1, 3.2, 3.3, de la Resolución 357 de 2008 de la CGN y literales b), e), g) del artículo 2 y literal e) del artículo 3.de la Ley 87 de 1993. Causado por fallas en la aplicación de los procedimientos, manejo, administración, protección, recibo, registro y en mantener un sistema de información de bienes actualizado, ágil, claro, oportuno o en mostrar en las notas las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable; haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones En consecuencia se generó un riesgo en materia de protección y una subestimación en cuentas del activo tales como Redes, líneas cables (1650), Equipos de comunicación y computación (1670) e intangibles (1970) y su contrapartida en gastos generales (5111) en cuantía de $133,9 millones.



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Valorados los argumentos de la entidad se confirma el hallazgo administrativo puesto que fueron evidentes las falencias por el inadecuado e inoportuno flujo de información y documentación hacia las áreas responsables en garantía del reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones, transacciones y su respectiva revelación. 2.4.3 Hallazgo administrativo.- “Inadecuado reconocimiento de bienes en la cuenta Equipo de comunicación y computación”. Se registró y reveló elementos en la cuenta equipos de comunicación tales como equipos de sonido, televisores, cámaras de video, los cuales correspondían a la cuenta Muebles, enseres y equipos de oficina por tratarse de herramientas para el uso normal de funcionamiento involucrado en los procesos operativos o administrativos puesto que la Contraloría no tiene como actividad principal el ramo de las comunicaciones y estos no son utilizados para este fin. Se incumplió lo establecido en el numerales 1.2; y literal C del numeral 2.3.1.4, de la Resolución 01 de 2001 “Manual de Procedimientos Administrativos Contables para el

Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”; numerales 1.2, 2.1 de la Resolución 357 de 2008 de la CGN y literales b), e) y g) de la Ley 87 de 1993. Causado por inadecuada identificación, reconocimiento y presentación de bienes que hacen parte del normal del funcionamiento de la entidad, desconocimiento en los procedimientos y debilidades en los mecanismos de verificación y evaluación. En consecuencia, existe una sobrestimación de la cuenta Equipo de Comunicación y Computación (1670) y una subestimación de la cuenta Muebles, Enseres y Equipo de Oficina (1665) en una cifra cercana a $73,7 millones.

Evaluada la respuesta, se corrobora el hallazgo; en ningún momento se desconocen las consideraciones de carácter superior emitidas por la Contaduría General de la Nación; pero es necesario que existan procedimientos específicos, tomando como base el “Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital – Resolución 001 de 2001”.

- Equipo de Transporte, Tracción y Elevación (1675): se registraron veinte (20) vehículos y tres (3) remolques en uso de propiedad de la entidad por el orden de $1.237.1 millones, durante la vigencia se retiró del servicio un automóvil, un campero y un camión reconocidos en $120.7 millones, los cuales fueron ingresados a no explotados.



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- Propiedades de Inversión (1682): el reconocimiento de $2.142.1 millones constituyó el valor de los inmuebles de propiedad de la entidad, que fueron destinados a generar ingresos como producto de los contratos de arrendamiento Nos. 4 de 2012 y 5 de 2013 celebrados con el Banco Agrario de Colombia, donde la Contraloría se obligó a ceder el uso de los pisos 33 al 37 y de trece (13) parqueaderos ubicados en la calle 16 No. 6-66 y de las oficinas 501 y 506 de la carrera 6 No. 14-98 bloque 2, a cambio del pago de un canon.

- Depreciación Acumulada (1685): el desgaste por utilización de los bienes ascendió a $11.203.5 millones; en la vigencia se presentó una variación del 9.2% de incremento reflejado en $946.7 millones; la disposición de esta cuenta fue la siguiente:

CUADRO 7 COMPOSICIÓN DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Millones de pesos

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) COSTO HISTOR.

DEP ACUMU.

SALDO X DEPRECIAR

% DEPREC.

168501 Edificaciones 5.116,9 2.385,9 2.731,0 32,9%

168503 Redes líneas y cables 573,7 91,3 482,4 15,9%

168504 Maquinaria y equipo 113,7 60,0 53,7 52,8%

168505 Equipo médico y científico 14,4 15,6 -1,2 108,3%

168506 Muebles enseres y equipos de oficina 3.879,2 2.160,6 1.718,6 55,7%

168507 Equipos de comunicación y computación 5.727,3 5.449,0 278,3 95,1%

168508 Equipos de transporte, tracción y elevación 1.237,1 964,9 272,2 78,0%

168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 73,7 75,3 -1,6 (*) 102,2%

1682 Propiedades de Inversión 2.142,1 2.142,1 0,0%

TOTALES 18.878,1 11.202,6 7.675,5 59,3%

Fuente: Estados Contables Contraloría de Bogotá 2013. (*) Nota en las subcuentas Equipo médico y científico; Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería, se evidencia que fueron depreciados en más del 100%)

Como se muestra en el cuadro anterior la Depreciación de los bienes en servicio llegaron al 59,3%; por ende, resta el 40.7% en deducir su capacidad operativa. - Provisión protección para propiedades (1695): se tiene reconocido por exceso del valor en libros $1.167.2 millones; esta cuenta no presentó variación durante la vigencia. 2.4.4 Hallazgo administrativo. “Diferencias de información entre las áreas de contabilidad y almacén”. Revisados los libros auxiliares y la relación detallada de bienes propiedad planta y equipo de la Subdirección de Recursos Materiales se reveló que existen diferencias entre los saldos de las subcuentas; código; concepto y descripción; de



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acuerdo al siguiente cuadro:

CUADRO 8 COMPARATIVO DE INFORMACION SEGUN AUXILIAR CONTABLE VS LISTADO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Millones de pesos

CÓDIGO S/N AUXILIAR

CÓDIGO S/N Recursos MATERIALES

CONCEPTO S/N AUXILIAR CONTABLE

DESCRIPCIÓN S/N RECURSOS MATERIALES

SALDO AUXILIAR

SALDO S/N RS MATER.

DIFERENCIA

164001001001 1640010101 EDIF. LOTERIA PISOS 7-14 EDIFICIO LOTERIA PISOS 7-14 784,9 1.032,2 -247

164001001002 16640010102 ADICIONES Y MEJORAS PISO 7-14

614,4 367,1 247

164001003001 1640010301

TV 17 45 D 41 (ANTERIOR CASA JARDIN JUAN PABLO II)

CASA KRA 17 No. 46-61 488,9 68,3 421

164001003002 1640010302 Adiciones y mejoras TV 17 45 D 41 (Ant. Casa Jardín Pablo II)

545,4 966,0 -421

164001004001 1640010401 CALLE 27 32 A 45 (Escuela de capacitación)

CASA CALLE 27 A NO. 35-45 195,3 68,2 127

164001004002 1640010402

Adiciones y mejoras calle 27 32 A 45 (Ant Escuela de capacitación)

64,5 191,6 -127

164001005001 1640010501 EDIF. LOTERIA P15 PISO 15 EDIFICIO LOTERIA DE BOGOTA 81,5 77,2 4

164001005002 1640010502 ADICIONES Y MEJORAS EDIF. LOTERIA P 15

5,0 9,3 -4

164001007001 1640010701

EDIFICIO CASA CALLE 25 B 32 A-17

EDIFICIO CASA CALLE 24 NO. 35-17 139,0 115,8 23

164001007002 1640010702 ADIC. Y MEJORAS ED. CASA CALLE 25B No. 32 A-17

34,4 57,7 -23

164018001001 1640180101 Calle 46 A 82 54 Int 12 Bodega Urb. San Cayetano

BODEGA URBANIZ. SAN CAYETANO 674,2 618,7 55

164018001002 1640180102 Calle 46 A 82 54 INT 12 ADICIONES Y MEJORAS

289,1 344,5 -55

SUBTOTALES CUENTA 1640 3.916,6 3.916,6 0

CÓDIGO SEGÚN AUXILIAR C.

CÓDIGO S/N RECURSOS MATERIALES

DESCRIPCION DE LA CUENTA SALDO AUXILIAR

SALDO S/N RECURSOS MATERIALES

# DIFERENCIA

165522001 16552201 Equipo de Ayuda Audiovisual 98,5 92,8 5,7

166501001 16650101 Muebles y Enseres 1.809,2 1.827,7 -18,5

166501002 16650102 Muebles y Enseres-Oficina Modular Abierta 2.022,2 2.022,2 0,0

16650104 0,0 698,4 -698,4

166502001 16650201 Equipo y máquinas de oficina 47,8 47,9 -0,1

SUBTOTALES CUENTA 1665 Muebles, enseres y equipos de oficina 3.879,2 4.596,2 -717,0

167001001 16700101 Equipo de Comunicación 648,2 652,4 -4,2

167002001 16700201 Equipo de Computación 5.079,1 5.071,4 7,7

SUBTOTAL CUENTA 1670 Equipos de comunicación y Computación 5.727,30 5.723,80 3,5

168002001 16800201 Equipo de Restaurante y Cafetería 73,7 74,1 -0,4

No existe 16800203 0 23,7 -23,7

SUBTOTAL CUENTA 1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 73,7 97,8 -24,1

168501 Edificaciones 2.385,9 2.350,5 35,4

168503 Redes líneas y cables 91,3 91,8 -0,5

168504 Maquinaria y equipo 60,8 66,6 -5,8



VERSIÓN 1


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CÓDIGO SEGÚN AUXILIAR C.

CÓDIGO S/N RECURSOS MATERIALES

DESCRIPCION DE LA CUENTA SALDO AUXILIAR

SALDO S/N RECURSOS MATERIALES

# DIFERENCIA

168505 Equipo médico y científico 15,6 14,4 1,2

168506 Muebles enseres y equipos de oficina 2.160,6 2.228,8 -68,2

168507 Equipos de comunicación y computación 5.449,0 5.195,1 253,9

168508 Equipos de transporte, tracción y elevación 964,9 823,9 141,0

168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 75,3 76,7 -1,4

TOTALES CUENTA 1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) 11.203,4 10.847,8 355,6

Fuente: Libros auxiliares, relación detallada sub. Dirección Recursos Materiales, formato CBN 1026 a 31 de diciembre de 2013

Se incumplió lo normado en numerales 7 párrafos 105, 112, 113 y 8 párrafos 116., 122 y 9.1.del libro I PGCP; numeral 1.2 de la Resolución 001 de 2001 de la SHD; numerales 1.2, 2.1 y 3.8 de la Resolución 357 de 2008 de la CGN; literales b), e), y g) de artículo 2 y literal e) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993. Originado por falencias: en la codificación, clasificación según el concepto de origen, en el proceso conciliatorio, en el reconocimiento y presentación de la información contable ya que su fundamento es la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados coherentes, uniformes, comparables y universales. En consecuencia, no se concibió una base de datos unificada entre los registros de las áreas de Contabilidad y Almacén; adicionalmente, se derivó una incertidumbre de $9.778.7 millones en las cuentas Propiedades, planta y equipo (16) y su contrapartida en el Capital Fiscal (3105); de igual forma, también se generó otra incertidumbre de $11.203,4 millones en la Depreciación Acumulada (1685) con afectación en Provisiones, agotamiento y amortizaciones (3128). Hecho que no acredita ni confirma la confiabilidad de las transacciones y de las operaciones de la entidad. Analizados los argumentos de la entidad se confirma el hallazgo administrativo, es preciso que la información contable cumpla con sus características fundamentales de utilidad, confiabilidad, credibilidad y verificabilidad; los usuarios, requieren de resultados de un proceso sistemático, soportado en criterios homogéneos transversales, comparables y objetivos lo que implica que el resultado sea de confianza sobre el sistema que lo produce. Otros Activos (19): con el 61.6% se estableció como el grupo más representativo del total de bienes y derechos, expresados en $26.500.8 millones y se constituyó con las siguientes cuentas:



VERSIÓN 1


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CUADRO 17

ESTRUCTURA GRUPO OTROS ACTIVOS Millones de Pesos

Cuenta Nombre Saldo 2013 % PARTIC. OTROS ACTIVOS

% PARTIC. TOTAL ACTIVO

19 OTROS ACTIVOS 26.500,8 100,0% 61,6%

1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 264,6 1,0% 0,6%

1910 CARGOS DIFERIDOS 153,2 0,6% 0,4%

1915 OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA 161,1 0,6% 0,4%

1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 6.651,4 25,1% 15,5%

1925 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES (Cr) -2.497,6 -9,4% -5,8%

1960 BIENES DE ARTE Y CULTURA 74,6 0,3% 0,2%

1970 INTANGIBLES 5.744,3 21,7% 13,3%

1975 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES (Cr) -4.851,2 -18,3% -11,3%

1999 VALORIZACIONES 20.800,4 78,5% 48,3%

Fuente: CGN 2005 001 Saldos y Movimientos Contraloría de Bogotá del 01 Enero a 31 de Diciembre de 2013

El saldo presentó una crecimiento del 2,32% con $601,1 millones frente al 2012, generado en Cargos Diferidos Bienes; Obras y Mejoras en Propiedad Ajena; Bienes y Servicios Pagados por Anticipado; Bienes de Arte y Cultura; Intangibles; Amortización Acumulada de Bienes Entregados a Terceros e Intangibles y Valorizaciones. - Bienes Entregados a Terceros (1920): su participación frente al grupo fue del 25,10% y del activo en 15,45% con un saldo de $6.651.4 millones, formado por bienes muebles en $438.5 millones e inmuebles de $6.212.9 millones, durante el periodo no reflejó variación. Los bienes muebles se encuentran totalmente amortizados y los inmuebles están en el 33.1% de reducción del activo. La razonabilidad de los Bienes Entregados a Terceros (1920) y sus correlativas en Propiedades, Planta y Equipo (16) fue reincidida por la incertidumbre de $6.651.4 millones, producto del hallazgo 2.4.7 comunicado en la evaluación de 2012 y para el 2013 no fue ajustada. Así mismo, no existió certeza por la diferencia de $1.6 millones en los bienes muebles en comodato (192005) según los saldos reflejados en los estados contables y relación detallada de bienes propiedad planta y equipo en servicio de la Subdirección de Recursos Materiales. - Bienes de Arte y Cultura (1960): se reveló un incremento de $12,5 millones por el reconocimiento de bienes muebles de carácter histórico y cultural; adicionalmente, presentó un saldo de $62,1 millones en libros y publicaciones de investigación y consulta para un total de $74.6 millones.



VERSIÓN 1


74

- Intangibles (1970): los $5.744,3 millones, constituyeron el 13,3% frente al activo y el 21,7% con relación a la cuenta otros activos, se tiene registrado derechos por líneas telefónicas de $102.3 millones y licencias en servicio $5.642,0 millones, que fueron reclasificados de la subcuenta Software, teniendo en cuenta que se adquirieron licencias para su uso, el derecho a utilizarlo, más no el sistema operativo como tal. Esto quiere decir, que la Contraloría de Bogotá no tiene adquirido ni reconocido ningún dominio jurídico del software (propiedad intelectual), razón por la cual, no se puede modificar su contenido.

Fue la tercera subcuenta más representativa en dicho grupo, su incremento de $550,6 millones se debió a la adquisición de 850 licencias antivirus, 900 buzones de anti spam y de 1.861 licencias software ofimática Microsoft. Amortización Acumulada de Intangibles (1975): el reconocimiento por desgaste de los intangibles alcanzó el 84.5% con $4.851.2 millones sobre el valor de adquisición o desarrollo.

Para el 2013, se mantuvo lo observado por la Auditoria Fiscal en el informe vigencia 2011 (hallazgo 2.4.5), al no cumplir con su acción de mejoramiento dentro del término establecido; por tanto, continuó la incertidumbre en el saldo presentado en Intangibles (1970) de $5.744,3 millones con incidencia en el Capital Fiscal (3105) de $1.921.9 millones; también, se afectó la Amortización Acumulada (1975) y su correlativa Provisiones, agotamiento, depreciación y amortizaciones (3128). 2.4.5 Hallazgo administrativo. “Diferencias de información entre las áreas de contabilidad y almacén”. Revisados los libros auxiliares y la relación detallada de bienes propiedad planta y equipo de la Subdirección de Recursos Materiales se detectó que existen más diferencias entre los saldos de las siguientes subcuentas:

CUADRO 18 COMPARATIVO DE INFORMACION SEGUN AUXILIAR CONTABLE VS LISTADO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Millones de pesos

CODIGO OTROS ACTIVOS S/D ESTADOS CONTABLES

S/D RECUROS MATERIALES

DIFERENCIA

19200501 Bienes Muebles en Comodato 438,5 436,8 1,7

19600701 Libros y publicaciones de investigación y consulta 60,5 60,4 0,1

196007003 Libros publicaciones de investigación y consulta 1,7 0,0 1,7

196090002 Retratos al Oleo 12,5 0,0 12,5

197007002 Licencias No Explotado 26,5 0,0 26,5



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TOTALES OTROS ACTIVOS 539,7 497,2 42,5

AMORTIZACIONES

192505001 Amortización Acumu. Bienes entregado a terceros - Bienes Muebles en Comodato

438,5 436,8 1,7

197507001 Amort. Acumulad. Intangibles - Licencias 4.748,8 4.758,9 -10,1

TOTALES 5.187,3 5.195,7 -8,4

Fuente: Saldos libro auxiliar y relación detallada bienes propiedad planta y equipo en servicio - Subdirección de Recursos Materiales formato CBN-1026 a 31 de diciembre de 2013

Se infringe lo estipulado en numerales 7, párrafos 105, 112, 113 y 8 párrafos 116, 122 y 9.1.del libro I PGCP; numeral 1.2 de la Resolución 001 de 2001 de la SHD; numerales 1.2, 2.1 y 3.8 de la Resolución 357 de 2008 de la CGN; literales b), e), y g) de artículo 2 y literal e) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993.

Causado por debilidades en codificación, clasificación, conciliación, reconocimiento y presentación de la información contable; fallas en los puntos de control: revisión y verificación de los saldos permitiendo la obtención de resultados coherentes, uniformes, comparables y universales

En consecuencia, se generó una incertidumbre de $539,7 millones en Otros Activos (19) y su contrapartida en el Capital Fiscal (3105); Así mismo, se presentó incertidumbre de $5.187,3 millones en Amortización Acumulada de Bienes entregado a terceros y de Intangibles (1975) con incidencia en Provisiones, agotamiento y amortizaciones (3128). Analizados la respuesta se valida el hallazgo administrativo, se pretende que la información contable cumpla con sus características fundamentales lo que implica confianza, seguridad y garantía sobre el sistema que la produce y oportunidad en los ajustes. Frente al tema de los saldos de las cuentas 192505001 y 197507001, la fuente de información correspondió a las cifras del auxiliar contable y las columnas (ACU_DEP) y (SAJU_DEP) de la relación detallada de bienes propiedad planta y equipo en servicio de la Dirección Administrativa y Financiera - Subdirección de Recursos Materiales (CBN-1026), aunque allí no se refleja el código de la cuenta.

- Valorizaciones (1999): con una participación del 48,3% y del 78,5% frente al activo y al grupo Otros Activos respectivamente; se constituyó en la cuenta más representativa con un importe de $20.800,4.millones, durante el periodo anual reflejó un incremento de $171. 7 millones reflejados en la disminución de $10.0 millones en terrenos y la adición de $181,6 millones por construcción de la Casa Av. 28 No.35-24. La razonabilidad de la cuenta se afectó por el hallazgo 2.4.10 comunicado en la evaluación de 2012; situación, que generó una sobreestimación de $16.1 millón y



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de $38.6 millones en las subcuentas Planta Eléctrica Ed. Lotería de Bogotá (199968002) y Muebles y Enseres y Equipo de Oficina (199968001) respectivamente con incidencia en el Superávit por Valorización (3115). PASIVO Las obligaciones llegaron a $19.866,2 millones; comparado con la anterior vigencia mostró un incremento del 30,9% expresado en $4.691,0 millones; derivado principalmente del incremento de Pasivos Estimados. La cuenta con mayor representatividad dentro de la clase correspondió a Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral, seguida de los Pasivos Estimados. Los pasivos se subdividieron en:

CUADRO 19 COMPOSICIÓN PASIVO

Millones de pesos

CODIGO CONTABLE

DESCRIPCIÒN SALDO % PARTIC.

24 Cuentas por Pagar 989,9 4,98%

25 Obligaciones Laborales y de seguridad social integral 16.436,2 82,73%

27 Pasivos Estimados 2.414,5 12,15%

29 Otros pasivos 25,6 0,13%

2 TOTAL PASIVOS 19.866,2 100,00%

Fuente: Estados Contables, Balance de prueba y auxiliares 2013 Contraloría de Bogotá D.C. Cuentas por Pagar (24): constituyó el 5.0%, del total de las obligaciones con $989.9 millones, durante la vigencia presentó un aumento de 234.4 millones. Los compromisos correspondieron a la adquisición de bienes y servicios nacionales en $321.5 millones, con una participación en el grupo del 32.48%; acreedores por $224.9 millones; retención en la fuente e impuesto de timbre en $429.1 millones con una aportación del 43.35%, siendo esta la de mayor participación dentro de las cuentas por pagar; e Impuesto al valor agregado por $14.3 millones. Se revisó la cuenta Retención en la fuente e impuesto de timbre, constituida por los siguientes valores retenidos en favor de la administración tributaria:

CUADRO 9 CONSTITUCIÓN DE RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

Millones de Pesos

CUENTA DESCRIPCIÓN SALDO % PART. PASIVO

% PART. C X P

2436 RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 429,1 2,16% 43,35%

243601 Salarios y pagos laborales 352,1 1,77% 35,57%

243603 Honorarios 24,5 0,12% 2,47%

243605 Servicios 6,9 0,03% 0,70%



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CUENTA DESCRIPCIÓN SALDO % PART. PASIVO

% PART. C X P

243608 Compras 3,6 0,02% 0,36%

243625 Impuesto a las ventas retenido por consignar 10,6 0,05% 1,07%

243627 Retención de Impuesto de Industria y comercio por pagar 18,1 0,09% 1,83%

243690 Otras retenciones 13,3 0,07% 1,34%

Fuente: Estados Contables, Balance de prueba y auxiliares 2013 Contraloría de Bogotá D.C

De los impuestos relacionados en el cuadro anterior se tiene como los más representativos los salarios y pagos laborales y Honorarios; estos tributos fueron cotejados con los formularios oficiales presentados por la entidad. Esta cuenta a cierre de periodo continuó afectada por el hallazgo 2.4.12, comunicado por la Auditoria Fiscal en el informe de la vigencia 2012, por fallas del aplicativo Si Capital al causar actas de giro por pago de impuestos lo que incidió en la cuenta 5810 por efecto de aproximaciones. Créditos Judiciales (2460): a cierre de periodo no quedo pendiente obligación pero en la vigencia se canceló $145,0 millones por fallos debidamente ejecutoriados: de los expedientes Nos. 1999-2745 reparación directa por $29.5 millones y 2008-00116, restablecimiento del derecho en $112.0 millones, por liquidación de acreencias laborales (salarios, prestaciones sociales $69.9 millones y cesantías $42.1 millones) con base en la liquidación indexada de $279.6 millones incluido intereses moratorios; así mismo, se erogó por bonificación de servicios dejados de pagar $3.5 millones. 2.4.7 Hallazgo administrativo “Dinámica Créditos Judiciales” Esta cuenta fue afectada por el hallazgo No. 2.4.14 comunicado en la evaluación del periodo fiscal 2012 por el incumplimiento en su dinámica cuando se generó un fallo definitivo desfavorable. Adicionalmente, en el 2013 se detectó con el fallo desfavorable definitivo de “José

María Correa” falencias en el registro puesto que no se evidenció el reconocimiento de las subcuentas: – Otros gastos ordinarios, sentencias resultado del mayor valor de la sentencia frente a la provisión, -Otros gastos intereses créditos judiciales; además, de las -Costas procesales, si existieron. Se incumplió con lo normado en el capítulo V del título II del RCP; numerales 6, 7 y 8 del capítulo único, título II del PGCP; literales b) y e) del párrafo f. “Fallos

definitivos” del numeral 4.3.4.1 de la Resolución 000397 de 2008 de la SDH; numerales 1.2; 2.1 y 3.2 de la Resolución 357 de 2008; literales b), d), e) del artículo 2; literal e) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993.



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Ocasionado por debilidades en la aplicación de la metodología de las obligaciones contingentes, falencias de conciliación, control y revelación de los procesos.

Por ende, no existió certeza con lo registrado en la cuenta Ajuste de Ejercicios Anteriores (5815) de $204.3 millones; subvaluación en las subcuentas Otros gastos intereses créditos judiciales (580109) por $25.8 millones y de Otros gastos ordinarios, sentencias (580812) con afectación en la contrapartida Créditos Judiciales (2460). Situación que incidió en la realidad de los hechos económicos, en garantía de un adecuado registro, revelación, confiabilidad y comprensibilidad de la información. - Obligaciones laborales y de seguridad social (25): fue la más representativa del pasivo con el 82,7% y un saldo de $16.436,2 millones, comparado con el 2012 se incrementó en $3.121,3 millones; en este grupo se registraron los salarios y prestaciones sociales integradas por cesantías en $14.816,6 millones, intereses sobre cesantías $19,7 millones y prima de vacaciones en $1.600.0 millones.

Pasivos Estimados (27): presentó un saldo de $2.414,5 millones, siendo la segunda cuenta con mayor participación frente al pasivo, comparado con el periodo anterior expresó un aumento de $1.321,8 millones; es decir, una variación de 121,0%. Se constituyó esencialmente por la subcuenta Provisión para Contingencias, que corresponden a obligaciones cuya exactitud depende de un hecho futuro por concepto de eventos adversos.

CUADRO 10

PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS LITIGIOS Y DEMANDAS LABORALES Millones de Pesos

No. PROCESO TIPO DE PROCESO VALOR

LABORALES (271005001) 316,4

2008-00305 Nulidad y Restablecimiento 276,0


2008-00340 Acción Ejecutiva 0,4



ADMINISTRATIVAS (271005002) 2.098,1

2010-00520 Acción Popular 0,7





2000-1354 Reparación Directa 1.231,6

2008-00133 Reparación Directa 6,8

TOTAL LITIGIOS Y DEMANDAS 2.414,5

Fuente: Libro auxiliar de contabilidad; Siproj Web, formato CB-0407 y listado general OAJ a 31-12-2013 Contraloría de Bogotá.



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Como se establece en el cuadro anterior los procesos por demandas laborales fueron de $316,4 millones y administrativas de $2.098,1 millones, es de resaltar que estas últimas se incrementaron durante la vigencia en $1.212.6 millones. 2.4.8 Hallazgo administrativo “Diferencias en las diferentes fuentes de información”. Aunque ya existe una acción de mejoramiento relacionada con el tema (hallazgo No. 2.4.16); se encontró que al cierre de la vigencia no hay falencias con las cifras pero si con la información de los siguientes reportes:

CUADRO 11 DIFERENCIAS DE INFORMACIÓN – ESTADOS CONTABLES

No de proceso o expediente

Formato CB 0407

“Relación de procesos Judiciales”

Reporte Siproj Web Listado General de procesos activos OAJ

2005-00662

Favorable en 1ª y 2ª instancia Desfavorable en 1ª y 2ª instancia

No diligenciado

2008-00340

No establece decisión Desfavorable en 1ª instancia

Desfavorable

2010-00182

Desfavorable en 1ª instancia Favorable 1ª instancia Favorable en 1ª instancia

Fuente: Formato CB0407; reporte Siproj Web y listado de procesos activos OAJ Contraloría de Bogotá.

De otra parte, en las notas a los estados contables no se reveló cualitativamente la información de las tutelas y de la nulidad y restablecimiento (Expediente 2002-01021) por ser desfavorables aunque estas no estén valoradas cuantitativamente. Se transgredió lo normado en numerales 7 párrafos 105, 112, 113 y 8 párrafo 122 y 9.1.del título II capitulo único del libro I PGCP; numeral 4.3.4.3 “Fuentes de

información para el reconocimiento contable” de la Resolución 000397 de 2008 de la SDH; numerales 1.2, 2.1 y 3.8 de la Resolución 357 de 2008 de la CGN; literales b), e), y g) de artículo 2 y literal e) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993. Causado por debilidades en la conciliación de las cifras entre las dependencias que participan del proceso. En consecuencia, las diferencias en la información no satisfacen las necesidades de rendición de cuenta y los objetivos de una información confiable, relevante y comprensible. Evaluado el argumento de la entidad, se ratifica el hallazgo administrativo, es importante propender porque las diferentes fuentes de información aporten un proceso de construcción con miras a rendición de cuentas, gestión eficiente y transparencia, otorgándole la identidad y especificidad que permiten diferenciarla de información contable preparada con otros propósitos.



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PATRIMONIO Incluye los grupos que representan los bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de la entidad llegaron a $23.173.3 millones, esta diferencia se encuentra representada en los recursos asignados para su desarrollo. Las cuentas que integran esta clase son:

CUADRO 12 COMPOSICIÓN PATRIMONIO

Millones de Pesos

CODIGO NOMBRE SALDO 2013 SALDO 2012

VAR. ABSOLUTA

% PART.

31 Hacienda Pública 23.176,3 21.974,6 1.201,7 100,00%

3105 Capital Fiscal 57,8 -78,5 136,3 0,25%

3110 Resultado del Ejercicio 2.270,7 1.271,4 999,3 9,80%

3115 Superávit por Valorización 20.800,4 20.628,7 171,7 89,75%

3120 Superávit por Donación 87,9 87,9 0,0 0,38%

3125 Patrimonio Público Incorporado 1.200,2 1.200,2 0,0 5,18%

3128 Prov. agotamiento y amortizaciones (Db) -1.240,7 -1.135,1 -105,6 -5,35%

Fuente: Estados Contables, Balance de prueba y auxiliares 2013 Contraloría de Bogotá D.C. El capital líquido o neto comparado con el 2012 reveló un aumento de $1.201,7 millones, reflejado en las variaciones positivas del capital fiscal, resultado del ejercicio, superávit por valorización y provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones. La subcuenta de mayor representatividad en el patrimonio correspondió al Superávit por Valorización en $20.800,4 millones, integrada fundamentalmente por: Terrenos con $2.358.3 millones, edificaciones $18.346,4 millones, muebles enseres y equipo de oficina $73.4 millones y equipos de transporte tracción y elevación por $22.3 millones. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social. Ingresos (4): los ingresos totales fueron de $95.177.9 millones, en donde los fondos Recibidos por Operaciones Interinstitucionales son la mayor fuente de ingreso por pertenecer al nivel central en $93.092.5 millones. Los ingresos operacionales fueron de $93.101,6 millones, los no operacionales de $896,7 millones y los Extraordinarios de $1.179,6 millones. El total de los ingresos presentaron una variación positiva de $15.738,0 millones, reflejado en las operaciones interinstitucionales. Gran porcentaje de los ingresos se distribuyen en funcionamiento con el 93.8% expresado en $89.266,0 millones, seguido de otros ingresos con el 2.2% en



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$2.085.3 millones y finalmente inversión con el 1.7%; es decir $1.573.9 millones. Gastos (5): las erogaciones se incrementaron en el 18,9% y sumaron a $92.907,2 millones, dispuestos por gastos de administración $88.826,6 millones con una aumento del 20,2%; Provisiones depreciaciones y amortizaciones $2.529.9 millones subió en un 352,4%; Operaciones Interinstitucionales con $36.2 millones, se redujo en un 96,3% y otros gastos con $1.514,5 millones, también descendió en un 45,0%. Para el cierre del periodo se afectó la cuenta cierre de ingresos, gastos y costos (59) con $2.270,7 millones; situación que hizo ampliar el grupo de los gastos a $95.177,9 millones. El resultado del ejercicio fiscal reflejado fue positivo con $2.270,7 millones, comparado con la vigencia anterior expresó una mejoría del 78,6% con $999,3 millones, influenciado por el incremento de sus ingresos en mayor proporción a los gastos. Cuentas de orden - Cuentas de Orden Deudoras (8): representan hechos, condiciones o circunstancias que implican incertidumbre como un posible derecho para la entidad y comprende el registro de: Derechos Contingentes (81): sumaron $3.043,1 millones, estos lograrían afectar la estructura financiera; como es el reconocimiento de $2.898,0 millones por acciones de repetición iniciadas en contra de exfuncionarios responsables de ocasionar una pérdida de recursos por procesos fallados en contra; comparado con la vigencia anterior presentó un incremento de $452,5 millones. También, incluyó compromisos en $145,1 millones por otros conceptos diferentes que pueden generar derechos tales como salarios y prestaciones, sanciones, multas; entre otros. Deudoras de Control (83): presentó un saldo de $216,7 millones su registro corresponde a responsabilidades internas por $3.2 millones y Otras Cuentas de Control por $213,5 millones. Deudoras por Contra (89): los $3.259,9 millones incluyó la contrapartida de las cuentas de orden deudoras de derechos contingentes fiscales y de control. Cuentas de Orden Acreedoras (9): contiene el registro para efectos de control y revelación de pasivos y patrimonio de futuros hechos económicos; así como las cuentas que permiten conciliar diferencias entre los registros contables; comprende:



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Responsabilidades Contingentes (91): el saldo de $4.077,0 millones mostró un incremento del 13,5% comparado con el periodo anterior; fue integrada por: - Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos por $3.964,6 millones, donde se expresó la última valoración de las demandas laborales en $2.151,7 millones y administrativas con $1.812,9 millones, formulada por el sistema Siproj Web y - Otras responsabilidades Contingentes con $112,4 millones. Acreedoras de Control (93): el saldo de $15.154,1 millones fue incrementado en $3.313,4 millones con relación al 2012 y se constituyó por: Bienes y derechos recibidos en garantía con $1.804,8 millones; Bienes recibidos de terceros en $539,1 millones y otras cuentas acreedoras de control por $12.810,2 millones, que su vez la formaron los Litigios y demandas laborales con $5.758,6 millones y administrativos por $7.051,6 millones, en esta cuenta se registró el valor de la pretensión inicial de las demandas en su contra. La cuenta bienes recibos de terceros (9346): llegaron a $539.1 millones, concierne a bienes recibidos de terceros; es decir, los pisos 1, 2, 16 y 17 que pertenecen a la Secretaria de Educación, Foncep y Secretaria de Hacienda; pero a cierre de la vigencia esta cuenta fue afectada por el hallazgo No. 2.4.17, comunicado en la evaluación del periodo fiscal 2012; por ende, la cuenta continuó subvalorada en $4.100,4 millones con afectación en su contrapartida acreedoras de control por contra (9915) 2.4.9 Hallazgo administrativo “Diferencias en la información”. Aunque no hubo diferencia entre el saldo del libro auxiliar y el reporte contable de Siproj Web (procesos activos del 01-01-2014); es importante que se garantice la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias, puesto que se presentó una diferencia de $1.259, 5 millones entre los saldos reflejados en el libro auxiliar ($12.819,2 millones) comparado con el total de las pretensiones ($11.550,7 millones) según formato CB 0407 “Relación de Procesos Judiciales”; diferencia que corresponde en parte a lo siguiente:

CUADRO 13 DETALLE ALGUNAS DIFERENCIAS EN LA INFORMACIÓN

Millones de pesos

No. EXPED. DEMANDANTE VALOR OBSERVACIÓN

2013-00182 Organización Terpel 873,3

NO ESTAN RELACIONADOS EN EL FORMATO CB 0407

2013-00756 Martha Isabel Arévalo 4,2

2008-00103 Jairo Ochoa Ochoa 2,0

2012-00011 Seguros del Estado 4,6

2011-00280 Pórtela Ardila Jhon 9,1



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2000-1354 Urbina Poveda William German (Siproj $1.977.6 - formato $1.406,1 =$571,5 millones) 571,5

FALTA EN EL FORMATO CB 0407

2008-00133 María Inés Cepeda -74,7

ESTA DE MAS EN EL FORMATO C 0407

2007-00517 Flavio Maya Escobar -125,0

2010-00136 Colseguros S.A -10,0

Fuente: libro auxiliar y formato CB 0407 “Relación de Procesos Judiciales” a diciembre de 2013

De igual manera, se detectó otra diferencia de $9,2 millones al comparar el total del formato CB 0407 ($13.284,9 millones) y el listado de la Oficina Asesora Jurídica (13.294,0 millones); en razón a que el formato no reflejó el proceso 2012-0011 con Seguros del Estado. Se vulneró lo establecido en el párrafo 55 y 60 del numeral 2 del capítulo único del título, libro I del PGCP; numeral 1.2 del instructivo No 002 de diciembre de 2012, para el cierre contable de la CGN; numerales 1.2, 3.8 y 3.6 de la Resolución 357 de 2008 y literales b), d) y g) de la Ley 87 de 1993. Originado porque aún existen algunas debilidades en la conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable y rendición de cuenta. En consecuencia, las diferencias en la información no satisfacen las necesidades de rendición de cuenta y los objetivos de una información confiable, relevante y comprensible. Se confirma el hallazgo administrativo por cuanto la información debe fluir de manera exacta, veraz y oportuna de tal forma que permita servir de insumo para otros propósitos, a los usuarios, control de recursos, rendición de cuentas, gestión eficiente y transparente.

Sistema de Control Interno Contable

La evaluación al sistema de control interno contable se efectuó conforme lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008 que adoptó el procedimiento de control interno contable emitido por el Contador General de la Nación, determinándose falencias en:

No aplicar una política o procedimiento contable para el ingreso, traspaso y reclasificación de bienes ya sean los adquiridos, trasferidos y revelados. El archivo, manejo, administración, diligenciamiento y duplicidad de los documentos y comprobantes de inventarios. El reconocimiento, registro y ajuste. La utilización de mecanismos de verificación y evaluación. Codificación, clasificación y proceso conciliatorio En la aplicación de la metodología de las obligaciones contingentes.



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Diferencias en la información que no satisfacen las necesidades de rendición de cuenta y objetivos de la información. Un sistema integrado de información, que evite la duplicidad de tareas. Cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento “Valoración y Reconocimiento de aplicativos en producción y/o sistemas de información”.

De otra parte, se observó que la entidad tiene registrados en Propiedades, planta y equipo aproximadamente 3.324 bienes por un total de $576.1 millones que son inferior y/o igual a medio (0.5) SMMLV; es decir, $294.750 pesos a 2013, los cuales ya están totalmente depreciados y que en materia contable estos bienes son catalogados como de consumo y se registrarían en el grupo de cargos diferidos, materiales y suministros. Para efectos del proceso de depuración se tiene lo siguiente:

CUADRO 14 RELACIÓN DE BIENES DE MEDIO (0.5) SMMLV

No. de ITEMS ELEMENTOS

DESCRIPCIÓN DE SUBCUENTAS SEGÚN CÓDIGO INVENTARIOS

COSTO ADQUIS. AJUSTADO

DEPRE. ACUM.

49 Totales Subcuenta 16551101 Herramientas y Accesorios 8,9 8,9

35 Totales Subcuenta 16600701 Equipo Médico y Odontológico 5,8 5,8

2251 Totales Subcuenta 16650101 Muebles y Enseres 431,9 431,9

1 Totales Subcuenta 16650102 Equipo Modular Abierto 0,3 0,3

491 Totales Subcuenta 16650104 61,4 61,4


270 Totales Subcuenta 16700101 Equipo de Comunicación 38,7 38,7


138 Totales Subcuenta 16800201 Equipo de Restaurante y Cafetería

10,5 10,5

3.324 TOTAL BIENES DE MENOS DE MEDIO (0.5) SMLV 576,1* 576,1

Fuente: formato CBN-1026 inventario físico relación detallada de bienes propiedad planta y equipo en servicio a 31 diciembre de 2013. * Incluye elementos que van desde $1.350 a $292.682 pesos.

Con el ánimo de reflejar la realidad financiera, económica, social y ambiental, se requiere la aplicación de una política contable definida por la entidad para adelantar gestiones administrativas y depurar, actualizar e implementar controles necesarios para mejorar la calidad de la información con el fin de garantizar la consistencia de cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad y atender lo dispuesto en el RCP y de cara con el Procedimiento de Control Interno Contable. 2.4.10 Hallazgo administrativo. “Repetición de comprobantes de egreso”. Se evidenció la existencia de tres comprobantes de egreso con un mismo número (201301949 del 20-11-2013) pero con diferentes valores $21,1 millones, $16,4



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millones y $5,3 millones a favor de Sociedad Festival Tours L, Alizanza, cada una con diferente orden de pago Nos. 468, 479 y 483 del 20 del 20-11-2013. Se infringió los numerales 6; 7 y 9.2.2 del capítulo único, título II del PGCP; numerales 1.2 y 1.3, 1.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008 de la CGN; literales a), b), d), e) y f) del artículo 2 y literal i) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993. Causado por fallas de seguridad y control en el aplicativo al permitir la reutilización de un consecutivo; lo que conlleva a un riesgo de tipo económico y en no cumplir con las características de confiabilidad relevancia y comprensibilidad. Valorados los argumentos de la entidad, se ratifica el hallazgo, se requiere implementar mecanismos de autocontrol que permita evaluar, controlar, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados y de las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. 2.4.11 Hallazgo administrativo “Libro Mayor” El Libro Mayor y Balance no expresó la información acumulada por clase, grupo, cuenta y los demás niveles posteriores a las subcuentas; es decir, se presentó a cuarto nivel; este mismo hecho fue observado por la auditoría fiscal en el informe del periodo 2010 y corregido por la entidad en el 2012, pero a partir de abril de 2013 esta situación persistió Se vulneró lo normado en el párrafo 122 del numeral 8; numerales 9.2 párrafo 335 y 9.2.3 del catálogo de cuentas libro II Manual de procedimientos; numerales 1.2, 1.3, 2.1.2, y 3.15 de la Resolución 357 de 2008 y los literales b), d) y e) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Caudado por no incorporar la totalidad de las operaciones y no ser emitido de acuerdo a la estructura del catálogo general de cuentas al no ser desagregado a nivel de clase, grupo y cuentas de acuerdo con las necesidades determinadas por los usuarios de la información. Por ende, no se garantizó una construcción suficiente de la información contable lo que constituye evidencia o medio probatorio de los hechos, operaciones y transacciones realizadas por la entidad. Evaluada la respuesta se mantiene el hallazgo, aunque se aceptó el error y se manifestó haberlo corregido, es preciso establecer controles de supervisión, comprobación de resultados y propiciar un grado de seguridad razonable en la información financiera presentada en sus reportes.



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86

2.4.12 Hallazgo administrativo “Falencias en la descripción de los hechos” La mayoría de las descripciones de los registros del libro auxiliar no proporcionaron una base necesaria y suficiente de información de los hechos. De otra parte, se reitera lo expresado en el informe de auditoría de 2012 en lo referente al ítem de descripción del libro auxiliar donde algunos de ellos registró mensajes como: “error ora-06502: PL/SQL: numeric or value error:carácter string buffer too small”. Se vulneró lo regulado en los numerales 7 párrafos 107, 111; 9.2.2 y 9.3, del libro I del PGCP; numerales 1.2; 2.2.1; 3.15 de la Resolución 357 de 200; literales b), d), g) de articulo 2 y literal i) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993. Ocasionado porque no existió una declaración comprensible y detallada de la información para que los usuarios tengan el conocimiento y un juicio objetivo de los hechos económicos; además, de las falencias que pueden existir con el aplicativo Sí capital. En consecuencia no se permitió identificar y conocer el origen de los registros, transacciones y operaciones con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del RCP; lo que generó un grado de subjetividad en el reconocimiento y revelación del registro de cada uno de los hechos. Examinados los argumentos se confirma lo observado, es indispensable tomar acciones para que los documentos contengan la relación escrita o mensajes de datos indispensables en los registros de las transacciones, hechos y operaciones que se realicen. 2.4.13 Hallazgo administrativo “Eliminación clase cero” A cierre del periodo fiscal aún se continuó con la presentación en el informe CGN 2005-001 y libro mayor de las cuentas de presupuesto de ingresos y tesorería relacionadas con los Gastos personales, generales y Otros gastos de funcionamiento aprobados (0320, 0321, 0326 respectivamente). Se desobedeció lo normado en los artículos 2, 3, 5 y 9 de la Resolución 413 de 2011 de la CGN, que modificó los párrafos 313 a 334, 413 y 424 del libro I del PGCP; numerales 1.2; 2.1.2; 3.1 y 3.2 de la Resolución 357 de 2008; literales e) y h) del artículo 2 de la ley 87 de 1993. Ocasionado por no eliminar del catálogo de cuentas, la estructura, descripción y dinámicas de la clase 0 y por debilidades en los controles que permiten verificar la consistencia de la información. En efecto no se dio un adecuado reconocimiento y revelación, de acuerdo a las normas técnicas que orientan los propósitos de rendición de cuentas y gestión eficiente.



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Valorada la respuesta se reveló haber corregido, pero se mantiene lo observado, por cuanto es necesario propender en asumir controles efectivos de supervisión, comprobación y seguridad en la información financiera presentada en sus reportes. De lo anteriormente expuesto, se puede concluir que el sistema de control interno contable presentó debilidades que ponen en riesgo el proceso contable y los recursos de la entidad, por consiguiente no fue confiable. 2.5. EVALUACION AL PRESUPUESTO El Concejo de Bogotá, mediante Acuerdo 521 de marzo 14 de 2013 expidió el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá para la vigencia fiscal 2013. Le asignó a la Contraloría de Bogotá $101.485.4 millones, liquidado por el alcalde Mayor de Bogotá a través del Decreto Distrital 164 de abril 12 de 2013. Este monto se codificó y distribuyó mediante Resolución 0011 del 2 de enero de 2013 para la Unidad 1 $101.224.3 millones y con Resolución 0010 del 2 de enero de 2013 para la unidad 02 “Auditoria Fiscal” $261.1 millones. Asignación que al finalizar la vigencia 2013 se vio afectado en $3.284.0 millones por la solicitud de reducción que hiciera la entidad el 27 y 28 de noviembre de 2013 a la Secretaría Distrital de Planeación y concepto favorable del 3 de diciembre de 2013 y legalizado a través del Decreto 608 de diciembre 27 de 2013 de la Alcaldía de Bogotá, en la reducción que se hiciera al presupuesto del distrito dado los bajos niveles de recaudos presentados. EJECUCIÓN ACTIVA El presupuesto de Rentas e Ingresos para la Contraloría de Bogotá D.C., de la unidad 01 aprobado para la vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013 fue de $101.224.3 millones proveniente de aportes ordinarios de la Secretaria de Hacienda, con destino a asumir el presupuesto de gastos e inversión como se presenta en el cuadro siguiente:

CUADRO 15 DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS 2013 Millones de pesos

CODIGO CONCEPTO VALOR

3.1 Gastos de Funcionamiento 90.224.3

3.3 Inversión 11.000.0

TOTAL GASTOS E INVERSIÓN 101.224.3 Fuente: Resolución 0011 de enero 2 de 2013 Contraloría de Bogotá



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Al analizar la distribución del presupuesto de ingresos asignado a la unidad 1 de la Contraloría de Bogotá para atender la ejecución pasiva del presupuesto, se tiene que el 89.13% se destinó para los gastos de funcionamiento y el 10.87% a Inversión. El recaudo de los ingresos en la vigencia auditada fue de $88.026.7 millones equivalente al 89.64% frente al presupuesto definitivo. Al revisar la ejecución activa del presupuesto de la entidad, se puede anotar que de un presupuesto definitivo de $98.201.4 millones se recaudaron $88.026.7, que equivale al 89.64%, para un valor por recaudar de $10.174.7 millones, no obstante a la ejecución se le adicionan como recursos reservas la suma de $7.555.6 millones provenientes de los valores constituidos como reservas presupuestales y cuentas por pagar al finalizar la vigencia $7.555.6 millones que serán reconocidos por la Secretaria de Hacienda entidad de quien se reciben los recursos. EJECUCION PASIVA El Concejo de Bogotá, mediante Acuerdo 521 de marzo 14 de 2013 expidió el Presupuesto anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, para la vigencia 2013, y a la Contraloría de Bogotá le correspondió $101.485.4 millones. Este monto se codificó y distribuyó mediante Resolución 0011 del 2 de enero de 2013 para la Unidad 1 $101.224.3 millones y con Resolución 0010 del 2 de enero de 2013 para la unidad 02 “Auditoria Fiscal” $261.1 millones.

CUADRO 16 DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO

Millones de Pesos

CODIGO CONCEPTO UNIDAD 01 UNIDAD 02

VALOR PARTICIPACION %

VALOR PARTICIPACION %

3 GASTOS 101.224.3 261.1

3.1 De Funcionamiento 90.224.3 89.13 261.1 100

3.1.1 Servicios Personales 85.872.3 95.18

3.1.2 Gastos Generales 4.352.0 4.82 261.1 100

3.3 INVERSIÓN 11.000.0 10.87

3.3.1 Directa 11.000.0 10.87 Fuente: Resoluciones 0010 y 0011 de enero 2 de 2013 Contraloría de Bogotá.

Para la auditoría que nos ocupa se evaluará el presupuesto de la unidad ejecutora 1 – Contraloría de Bogotá, al cual para los gastos de funcionamiento se le asignó



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el 89.13% del presupuesto y de estos los servicios personales representan el 95,18%; en tanto que al rubro de inversión se le destinó el 10,87%. Durante la vigencia auditada la entidad efectuó 12 modificaciones al presupuesto de los gastos de funcionamiento que sumaron $9.757.8 millones y una (1) reducción que afectó el presupuesto para inversión en cuantía de $3.284.0 millones equivalente al 3.24% del presupuesto y el 29.85% de la inversión.

Las modificaciones fueron comprobadas mediante las resoluciones que expidió la entidad, contando con el concepto favorable de la Directora Distrital de Presupuesto, con lo cual se concluye que las modificaciones realizadas se ajustaron a la normatividad. Es de indicar que el 63.4% de las modificaciones, se soportaron en el contracrédito realizado a los sueldos personal de nómina, algunos de estos recursos se asignaron a rubros que no contaron con disponibilidad inicial como fueron las vacaciones en dinero, otros gastos de personal (se asumió el proceso de provisión de empleos públicos de carrera administrativa a través de la Comisión Nacional del Servicio civil) y Sentencias judiciales. Respecto a la reducción presupuestal realizada en diciembre de 2013, la contraloría de Bogotá solicitó a la Secretaría de planeación del distrito autorización para reducir en $3.284.0 millones el proyecto 776. Se obtuvo concepto favorable, sin perjuicio del análisis que debe hacer la Secretaría Distrital de Hacienda, (concepto este que no se aportó por la entidad a pesar que con oficio 2-2013-22746 de noviembre 26 de 2013 se solicitó a Hacienda adelantar el trámite dado que hay disponibilidad de recursos libres de afectación para contribuir en el buen manejo de las asignaciones presupuestales). Situación que se legitima con el Decreto 608 de 27 de diciembre de 2013 de la alcaldía Mayor de Bogotá, en el cual se reducen $948.139.7 millones del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversión motivado en el comportamiento de los ingresos que hace presumir que no se recaudarían en su totalidad, conllevando a que el Presupuesto de inversión de la contraloría se afectara en $3.284.0 millones del rubro 3.3.1.14.03.26 Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente-proyecto 776 “fortalecimiento de la capacidad institucional para un control fiscal efectivo y transparente. Lo que deja entrever fallas en la planeación de los proyectos, al apropiar partidas significativas que no se ejecutan, denotando la falta de programación en el desarrollo de la inversión sin tener en cuenta la magnitud y requerimientos del mismo.



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Respecto a la ejecución del presupuesto de la Contraloría de Bogotá durante la vigencia 2013, se tiene que del disponible $97.940.3 millones la entidad ejecutó el 94,24% lo que equivale a $92.294.5 millones y de estos realizó giros por $85.080.1 millones. Respecto al rubro de Inversión es a partir de julio cuando se refleja su ejecución (compromisos) para un total de $7.072.6 millones al finalizar la vigencia el 91.66% del disponible, no obstante los giros ascendieron a $1.551.5 millones, lo que indica que su ejecución real fue baja del 20.11% al quedar compromisos sin autorización de giros de $5.385.7 millones. Al comparar la ejecución presupuestal de la vigencia 2013 frente a la del 2012 se tiene que:

CUADRO 28 COMPARATIVO EJECUCION DE GASTOS - VIGENCIA 2012 VS 2013 Millones de Pesos

VIGENCIA PRESUPUESTO DISPONIBLE

EJECUCION % DE EJECUCIÓN

2012 80.594,5 77.013,6 95,56

2013 97.940,3 92.294.5 94.24 Fuente: ejecuciones presupuestales 2012 y 2013 Contraloría de Bogotá

La ejecución del presupuesto vigencia 2013 de la contraloría de Bogotá, disminuyó el 1.32% frente a la del 2012 lo que denota que la gestión frente a este tema no fue la mejor, a pesar que se vio mejorada debido a la devolución de recursos que hiciera la entidad que conllevaron a la reducción del presupuesto que en caso contrario hubiera sido del 91.2%.

PROYECTOS DE INVERSIÓN

La Contraloría de Bogotá, para la vigencia 2013 contó con disponibilidad final de $7.716.0 millones para desarrollar sus proyectos de inversión como se describe:

CUADRO 29 EJECUCION INVERSION DIRECTA VIGENCIA 2013

Millones de pesos

CODIGO DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA APROPIACION DISPONIBLE

TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS

% DE EJECUCION PRESUPUE

STAL

AMORTIZACION DE GIROS

ACUMULADA

% DE EJECUCION

AUTORIZADA DE GIRO

3-3 INVERSIÓN

7.716,0

7.072,6

91,66

1.551,5

20,11

3-3-1 DIRECTA

7.716,0

7.072,6

91,66

1.551,5

20,11



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CODIGO DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA APROPIACION DISPONIBLE

TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS

% DE EJECUCION PRESUPUE

STAL

AMORTIZACION DE GIROS

ACUMULADA

% DE EJECUCION

AUTORIZADA DE GIRO

3-3-1-14 Bogotá Humana

7.716,0

7.072,6

91,66

1.551,5

20,11

3-3-1-14-03 Una Bogotá que defiende y fortalece lo público

7.716,0

7.072,6

91,66

1.551,5

20,11

3-3-1-14-03-24 Bogotá Humana: participa y decide

880,0

847,3

96,28

712,0

80,91

3-3-1-14-03-24-0770 Control social a la gestión pública

880,0

847,3

96,28

712,0

80,91

3-3-1-14-03-24-0770-216

Garantía y fortalecimiento de capacidades y oportunidades para la participación de movimientos y expresiones sociales, comunitarias, Comunales y nuevas ciudadanías en los asuntos públicos de la ciudad

880,0

847,3

96,28

712,0

80,91

3-3-1-14-03-26

Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente

6.836,0

6.225,3

91,07

839,5

12,28

3-3-1-14-03-26-0776

Fortalecimiento de la capacidad institucional para un control fiscal efectivo y transparente

6.836,0

6.225,3

91,07

839,5

12,28

3-3-1-14-03-26-0776-222

Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad

6.836,0

6.225,3

91,07

839,5

12,28

Fuente: Ejecución presupuestal diciembre de 2013 Contraloría de Bogotá

Del presupuesto asignado se comprometieron $7.072.6 millones que representan el 91.66% del disponible y con giros acumulados de $1.551.5 millones (21.94%) frente a los compromisos y del 20.11% frente al disponible, lo que permite concluir que aproximadamente el 78.0% estaría pendiente de ejecutar. Al analizar cuál de los proyectos que tiene la entidad presentó el mayor porcentaje de ejecución se observa que fue el 770-Control Social a la Gestión Pública con el 96.28% al comprometer $847.3 millones de los $880.0 disponible, es de indicar que su ejecución se realizó a través de tres (3) contratos, cuyo objetos están acordes con la destinación presupuestal, dentro de estos se encuentra el contrato celebrado con la Universidad de San Buenaventura Bogotá para “Realizar actividades pedagógicas orientadas a la formación en control social y participación ciudadana, desarrollando los mecanismos de interacción, de control social y acciones ciudadanas especiales” por $667.0 millones ejecutado en su totalidad en el 2013.



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Proyecto de Inversión 776 – fortalecimiento de la capacidad institucional para un control fiscal efectivo y transparente. Para el desarrollo de este proyecto inicialmente se le asignaron $10.120.0 millones, recursos que en diciembre de 2013 se le redujeron $3.284.0 millones para un disponible final de $6.836.0 millones, de estos la entidad comprometió $6.225.3 millones (91.07%) y giró $839.5 millones que representan el 13.48% de lo comprometido. Su ejecución se realizó a través de quince (15) contratos de los cuales quedó pendiente de giro $5.385.8 millones. CUENTAS POR PAGAR Al finalizar la vigencia 2013, la entidad constituyó cuentas por pagar por gastos de funcionamiento que ascendieron a $332.1 millones, las cuales se pagaron a principios de la vigencia 2014. De otra parte las cuentas por pagar constituidas al terminar la vigencia 2012 por valor de $806.4 millones, se pagaron al inicio del 2013. RESERVAS PRESUPUESTALES

Al finalizar la vigencia 2013 la Contraloría de Bogotá, constituyó reservas presupuestales de la unidad ejecutora 1 por valor total de $7.214.4 millones, de las cuales $1.693.3 millones corresponden a gastos de funcionamiento y $5.521.0 millones a Inversión. Con el objeto de analizar si las reservas presupuestales corresponden con los documentos que la soportan, se tomó una muestra selectiva a los contratos del componente de contratación y donde se evidenció que:

Contrato interadministrativo 047 del 27 de agosto de 2013 por $399.9 millones por doce meses con el objeto de contratar los servicios integrales de telecomunicaciones y conectividad que requiera la Contraloría de Bogotá, los servicios integrales de telecomunicaciones y conectividad serán: canales dedicados, canal de internet, soluciones de telefonía, actualización, adquisición y/o ampliación de infraestructura de telecomunicaciones, soporte técnico, implementación de soluciones de convergencia o comunicaciones unificadas, redes fijas inalámbricas y móviles de voz, datos y video de acuerdo a las cantidades y especificaciones técnicas requeridas dentro del proceso de modernización tecnológico proyectado definidas en los estudios previos en el numeral 2.4.



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2.5.1 Hallazgo administrativo por registro como reserva de cuenta por pagar

El 11 de noviembre de 2013 la Directora de las TICs de la Contraloría de Bogotá,

con memorando 3-2013-29952 remite a la subdirección financiera certificación de

recibo a satisfacción lo estipulado en el objeto del contrato 047 de 2013 con la

ETB, indicando que posterior a la verificación del cumplimiento del servicio

contratado se certifica la factura 2511648281 periodo 24 de agosto al 26 de

noviembre de 2013 por valor de $212.8 millones, al verificar en presupuesto la

situación en que quedó la ejecución de dicho contrato, se evidencia que la

totalidad del contrato quedo como reserva presupuestal desconociendo que quedó

pendiente de pago la factura 2511648281 desde noviembre 11 de 2013 la cual

debería haber quedado como cuenta por pagar y no como reserva.

Se incumple lo dispuesto en el numeral 4.1 del Manual Operativo de programación, ejecución y cierre Presupuestal de la Secretaria Distrital de Hacienda, adoptado mediante Resolución SDH-000660 del 29 de diciembre de 2011.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA – PAC

CUADRO 17 COMPARATIVO PAC – PROGRAMADO VS EJECUTADO

PROGRAMADO EJECUTADO

ENERO 6.169,73 6.070,27

FEBRERO 5.774,65 5.707,30

MARZO 5.774,65 5.193,39

ABRIL 5.514,25 5.265,82

MAYO 6.740,83 5.322,74

JUNIO 12.432,93 11.700,37

JULIO 8.037,74 5.838,75

AGOSTO 7.035,88 5.862,40

SEPTIEMBRE 7.149,77 6.422,87

OCTUBRE 7.021,85 6.054,69

NOVIEMBRE 5.427,75 4.827,37

DICIEMBRE 20.272,82 19.693,11 Fuente: Informe Programa Anual mensualizado de Caja-PAC Secretaria Distrital de Hacienda

2.5.2 Hallazgo administrativo por falencias en la programación del PAC

Al analizar el comportamiento del pac, en su ejecución frente a lo programado en cada mes de la vigencia 2013 se establece que en promedio no se cumplió con la programación en el 10,51%, siendo mayo y julio los meses en que no se cumplió el PAC en mayor porcentaje (21.04% y 27.36% respectivamente), seguido de



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agosto 16.68% y octubre 13.77%, no obstante no es posible conocer los pagos o cuentas que quedaron sin cumplir en los respectivos meses, por cuanto la entidad no dispone de una programación del PAC por parte de cada Gerente de proyecto o responsable de rubro. Lo que permite concluir que el Programa Anual mensualizado de caja PAC, en la contraloría de Bogotá, se utiliza para establecer con cuántos recursos se dispone, mas no como instrumento de programación de los pagos a realizar a los proveedores, que puede llevar a la entidad a que se le aplique lo normado en la Resolución 001 DDT de diciembre 31 de 2008 de la Secretaria de Hacienda Distrital que en su artículo 13 indica: “13. Seguimiento y control. Cuando la DDT, determine que alguna entidad no está observando o atendiendo correctamente la obligación de programar adecuadamente el PAC asignado, dentro de los términos e indicaciones contenidas en esta Resolución, o detecte que se presentan unos indicadores de PAC No ejecutado inusualmente altos, reducirá los montos de PAC que han sido programados por la entidad, hasta tanto la misma adopte los correctivos necesarios que conduzcan a un mejoramiento sustancial de la programación, así como de los indicadores establecidos. La DDT divulgara periódicamente estos indicadores a las entidades y a la Alcaldía Mayor”

Circunstancia esta que se refleja que a final de 2013 la entidad presentara rezago de $1.224.399.553 y no ejecutado de $8.756.818.828 (recursos no ejecutados en el mes que se programaron y que no fueron reprogramados en las fechas máximas establecidas en la norma). Se incumple lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 001 DDT de diciembre 31 de 2008. El argumento expuesto por la entidad no es satisfactorio, de los soportes remitidos el memorando donde se cita a reunión el 12 de julio de 2013 trata de programar el pac del segundo semestre, no es válido lo manifestado en relación con la Ley de garantías, toda vez que La prohibición para la contratación directa con ocasión de las elecciones presidenciales operó a partir de del 25 de enero de 2014 y hasta la elección del Presidente de la República, para todas las entidades del Estado sin importar su régimen jurídico, forma de organización o naturaleza, pertenencia a una u otra rama del poder público o su autonomía. El PAC para la inversión, se efectuó a partir de mayo de 2013 no obstante, su ejecución se empieza a ver en septiembre, esta solamente se cumplió con $1.551.5 millones frente a un programado de $7.716.0 millones.

CAJAS MENORES La Contraloría de Bogotá mediante Resolución 006 de enero 24 de 2013 creó las dos (2) cajas menores con que cuenta la entidad (Despacho del Contralor $9.0 millones para atender gastos urgentes, imprescindibles, necesarios e inaplazables



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de la dependencia y de la Oficina Asesora Jurídica; para la Dirección Administrativa y Financiera $21.4 millones para atender gastos de la dependencia y de las demás dependencias de la entidad a las que no se les asigna caja menor), cumpliendo con lo dispuesto en el Decreto Distrital 061 de febrero 14 de 2007, que reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo y que en el artículo 2 indica que el número de cajas menores no puede superar las 2 por entidad. Para la constitución de las cajas menores se expidieron los Certificados de Disponibilidad Presupuestal 18 de enero 17 de 2013 por un valor de $99.0 millones por once meses y CDP 19 de enero 17 de 2013 por valor total de $235.5 millones para once meses. En la caja menor del despacho del Contralor, se efectuaron 11 reembolsos por concepto de gastos durante el 2013 en cuantía de $40.2 millones y cancelada el 19 de diciembre de 2013 reintegrando la suma de $3.0 millones. 2.5.3 Hallazgo administrativo falencias en manejo caja menor

En los reembolsos de caja menor del Despacho del contralor 1, 2 y 3 se realizaron

pagos que ascienden a $49.400 pesos por concepto de plotter afectando el rubro

Materiales y suministros, desconociendo que en la definición del rubro 3.1.2.01.04

–materiales y suministros no se incluyen este tipo de gasto.

Se incumple lo dispuesto en el Decreto 581 de diciembre 21 de 2012 que en el numeral 3 del Capítulo VII clasifica y define los rubros de gastos. Caja Menor de Administrativa: Con comprobante de egreso 201300077 y orden de pago 30 de enero 29 de 2013 se giraron $21.4 millones como fondo de caja menor se efectuaron reembolsos por valor total de $51.9 millones. 2.5.7 Hallazgo administrativo por falencias en manejo caja menor

Por la caja menor de administrativa se efectuaron diversos pagos correspondientes a erogaciones en los reembolsos de agosto 1-30 y de septiembre 1-30 de 2013 por reparación del inmueble de la Contraloría de Bogotá ubicado en la calle 27A N° 32A 45 en cuantía de $11.0 millones, por conceptos como compra materiales, mano de obra., como se describe:



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Millones pesos

Fecha reembolso Periodo gasto Valor Beneficiario concepto

Septiembre 19/2013

Agosto 1-30 de 2013 2.0 Carlos Eduardo Asela Mariño

Mantenimiento, reparación y adecuación de espacios requeridos en el piso tercero y cubierta edificio …CE32927174 agto 30

1.0 Sodimac Colombia





Octubre 23/2013 Septiembre 1-30 0.019 Grival



0.1 La Roca

1.3 Cerraduras La Nacional

0.3 Cerraduras La Nacional

1.2 Carlos A. Montoya S

0.5 Carlos A. Montoya S

1.1 Pompilio Quiroz Q

2.0 Carlos E. Asela CE 32927185 Sept 6

Se incumple lo dispuesto en el Decreto 061 de 2007 numeral 1 del artículo 8 que prohíbe fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

Se acepta el argumento expuesto por la entidad en lo referente a que no hubo fraccionamiento en contratación motivo por el cual se le quita la incidencia disciplinaria, no obstante se mantiene el hallazgo administrativo, al evidenciarse un posible fraccionamiento en las compras, figura que está prohibida dentro del numeral 5.1 del manual para el manejo y control de cajas menores adoptado mediante Resolución DDC 0001 de mayo 12 de 2009 de la Alcaldía Mayor de Bogotá-Secretaria de Hacienda, la cual de conformidad con el artículo 2 del Decreto 714 de 1996 le es aplicable a la Contraloría de Bogotá.

2.6. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN En virtud de la expedición del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, que reglamentó el Sistema de Compras y Contratación Pública y derogó el Decreto 734 de 2012, la Contraloría de Bogotá haciendo uso del régimen de transición allí dispuesto, profirió la Resolución Reglamentaria No. 030 el día 22 de julio de 2013, mediante la cual ordenó continuar aplicando las disposiciones del Decreto 0734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013. Así las cosas, toda la contratación suscrita por la Contraloría Distrital durante la vigencia de 2013 se hizo al amparo del decreto 0734 de 2012; igualmente es



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preciso señalar que, de los recursos del presupuesto del año 2013, $97.940.299.000, contratados asciende a la suma de $10.060.988.184 representados en 98 contratos, los cuales se especifican en el siguiente cuadro.

CUADRO 18 CONSOLIDADO GENERAL CONTRATACIÓN POR MODALIDAD, CANTIDA Y CUANTÍA

VIGENCIA 2013

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

NÚMERO CUANTÍA

LICITACIÓN 2 1.456.216.756

SELECCIÓN ABREVIADA EN SUS DIFERENTES MODALIDADES

67 6.880.269.549

DIRECTA 29 1.724.501.879

TOTAL 98 $10.060.988.184 Fuente: Contraloría de Bogotá. Informe de gestión proceso de contratación. Corte diciembre 31 de 2013

En la Contraloría de Bogotá la modalidad de contratación más relevante fue la de Selección Abreviada, si se tiene en cuenta que de 98 contratos suscritos el 68% correspondió a esta modalidad de contratación, lo que permite evidenciar la aplicación de principios de vital importancia en materia contractual, como lo son el de transparencia y economía, tal afirmación como fruto de la evaluación y control de la muestra seleccionada para esta auditoría.

Además, se determinó que de los 98 contratos suscritos, 77 fueron con cargo a rubros de gastos de funcionamiento, 17 de Inversión y 4 de comodato (sin valor).

Igualmente se logró determinar que de los 98 contratos suscritos por la Contraloría de Bogotá D.C, durante la vigencia 2013 y que ascienden a la suma de $10.060.988.184, 18 corresponden a los proyectos de inversión Nos. 770 “Fortalecimiento de la Capacidad Institucional” y 776 “Control Social a la Gestión Pública”, cuyo valor corresponde a la suma de $7.298.865.565 y los restantes por funcionamiento $2.766.114.619. En lo que se refiere a la ejecución de este proceso auditor es pertinente indicar que se evaluaron 24 contratos cuyo monto total asciende a $9.619.249.531 que corresponde al 95.60% del valor total de la contratación suscrita por la Contraloría de Bogotá para el año 2013, distribuidos así:

Diez (10) contratos suscritos para ejecutar los proyectos de inversión Nos. 770 y 776 por valor de $7.248.877.953 que corresponde al 99% del total ejecutado a través de estos proyectos.

Catorce (14) contratos por gastos de funcionamiento por valor de $2.370.371.578, cuyo monto corresponde 86% del monto asignado para este rubro por la Entidad.

En la revisión de los actos jurídicos antes mencionados se evidenciaron las



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irregularidades que se enuncian a continuación:

2.6.1 Hallazgo administrativo, por irregularidades en el ejercicio de la función de supervisión en la ejecución contractual ejercida por la Contraloría de Bogotá, en relación con algunos contratos suscritos en el año 2013. En la ejecución del componente de integralidad de contratación se evidenció que la supervisión en la ejecución contractual realizada por el ente de control en algunos contratos suscritos en el año 2013, presenta fallas e inconsistencias que impiden el verdadero control y seguimiento de los recursos públicos entregados a los contratistas a fin de dar cumplimiento al objeto del acto jurídico en análisis, tal afirmación al encontrar que los informes de supervisión son entregados en forma esporádica y sin soportes documentales que garanticen la entrega de los productos establecidos dentro del contrato, los cuales en la mayoría de los casos son requisito para efectuar los pagos establecidos dentro del contrato, además no se deja evidencia sobre el seguimiento financiero, contable y técnico que se debe realizar durante todo su desarrollo, por ende es difícil establecer en muchas ocasiones cuál es el grado de avance y su estado actual. Las situaciones antes descritas se ven reflejadas en los hechos que se describen a continuación: Contrato de Compra Venta No. 065 del 23 de octubre de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y NEXCOMPUTER S.A., por valor de $1.863.411.990, cuyo objeto es “Contratar la Adquisición de equipos de Tecnología Informática – Computadores de

Escritorio, Computadores Portátiles y Ultra Bocks, para la Contraloría de Bogotá D.C. de conformidad con lo establecido en las características y especificaciones técnicas definidas en los estudios previos, las fichas técnicas. Los pliegos de condiciones, la propuesta técnica y la propuesta económica presentada por el Contratista, documentos que hacen parte integral del

contrato, documentos que hacen parte integral del contrato...”. Se encontró que no existía ningún documento que diera cuenta del grado de avance del contrato, por lo que fue necesario solicitar a la entidad informará el estado actual del mismo, quien mediante memorando radicado con el No. 2-2014-09559 del 18 de junio aporto fotocopia de los memorandos radicados con los Nos. 3-2014-03844 del 24 de febrero y 3-2014-05323 del 14 de junio de 2014, en los cuales se indica entre otros que se ha recibido a satisfacción lo estipulado en el objeto contractual y se discriminan uno a uno los 962 computadores, así mismo fue necesario revisar el memorando de fecha 29 de abril de 2014, mediante el cual se había entregado la fotocopia del comprobante de ingreso a almacén No. 26, cuyo número interno corresponde al 333 de fecha 19 de marzo de 2014, cuando lo correcto es que cada informe o documento contenga los soportes necesarios que den cuenta de la ejecución de las actividades que allí se relacionan.



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Contrato Interadministrativo No. 047 del 27 de agosto de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP, por valor de $399.929.057,oo, el cual tenía como objeto: “Contratar los

servicios integrales de Telecomunicaciones y conectividad que requiera la Contraloría de Bogotá, D.C., Los servicios integrales de telecomunicaciones y conectividad serán; canales dedicados, canal de internet, soluciones de telefonía, actualización, adquisición, y/o, ampliación de infraestructura de telecomunicaciones, soporte técnico, implementación de soluciones de conveniencia o comunicaciones unificadas, redes fijas inalámbricas y móviles de voz, datos y video, datos y video, de acuerdo a las cantidades y especificaciones técnicas requeridas dentro del proceso de modernización tecnológico proyectado definidas en los estudios previos en el numeral

2.4.” . Se encontró que en el expediente no obraba prueba alguna que permita establecer el grado de ejecución y cumplimiento del objeto contractual, la cantidad y valor de los pagos efectuados, los informes de supervisión y las órdenes de pago del período comprendido entre el 27 de agosto de 2013 y el 30 de abril de 2014. Así mismo, no se observó el cronograma de actividades para la ejecución de este contrato, el cual tenía como finalidad que la entidad recibiera de forma continua los servicios mencionados, así como los procedimientos para el pago y adecuada ejecución del contrato, ahora bien es verdad que una vez solicitada esta información el ente de control remitió fotocopia de los memorandos radicados con los Nos. 3-2013-29952 del 27 de noviembre de 2013 y 3-201408288 del 9 de mayo de 2014, mediante los cuales se indica entre otros que se ha recibido a satisfacción lo estipulado en objeto del contrato, discriminando cada una de las actividades y enunciando la factura No. 2511648281, pero no aporta ningún soporte, similar situación se presenta frente al segundo documento en donde si bien se solicita proceder con el pago de la cuenta factura No. 2511648281, no se aporta ningún documento. Así mismo, se observaron fallas de índole técnico como las que se describen a continuación:

El objeto está conformado de acuerdo con la propuesta presentada por la ETB, con los siguientes servicios:

1. Canales dedicados e internet con los siguientes ítems:

Detalle del ítem Valor en $

Acceso a internet con ancho de banda de 40 MB 108.919.824

Canal principal con ancho de banda de 40 MB 2.626.704

Canal Edificio Lotería 30 MB 30.399.888

Canal Bodega San Cayetano 4MB 12.349.824

Canal Escuela de Capacitación 6MB 13.743.216

TOTAL 168.039.456 Fuente: minuta del contrato 047/13



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2. Servicio de ubicación (“colocation”) de los equipos servidores de la entidad en el

centro de datos (“data center”) de la ETB por un año, así:


Colocation en data center 46.229.740

Manos remotas 3.616.752

TOTAL 49.847.492 Fuente: minuta del contrato 047/13

3. Actualización y ampliación de la Telefonía IP para la entidad:


Ampliación de la solución de telefonía IP 149.976.136

Mantenimiento preventivo y correctivo de la central telefónica (MX-ONE) + 289 PUNTOS

23.664.000

TOTAL 173.640.136

Otros: Proceso de transición y cambio de equipos de comunicaciones para enrutamiento (“routers”).

8.401.973

TOTAL 182.042.109

De acuerdo a los ítems citados se obtiene el consolidado el monto total de contrato así:


Canales de datos 168.039.456

Colocación de equipos 49.847.492

Telefonía IP 173.640.136

Equipos de enrutamiento (“routers”). 8.401.973

TOTAL 399.929.057

Teniendo en cuenta que el contrato actualmente está ejecución, la valoración se circunscribió al periodo (agosto-2013 abril -2104), durante el cual se determinó:

Los servicios contratados referentes al numeral 3, “Ampliación de la solución de telefonía IP, y Mantenimiento preventivo y correctivo MX-ONE + 289 PUNTOS”., correspondientes a la telefonía interna, fueron implementados por el contratista y recibidos por entidad en noviembre de 2013.

Históricamente los servicios de Telecomunicaciones (voz y datos) han sido prestados por la ETB, actual contratista. Con el contrato 047 de 2013, la entidad según los términos de condiciones establecidos previamente, se propuso obtener un escalamiento en la capacidad de las comunicaciones, específicamente en lo pertinente a los canales de internet y datos desde el edificio de la Lotería de Bogotá hacia el data center de la ETB, servicios que venían del contrato anterior en alrededor de 15MB y con el contrato en mención pasan a 40 MB. Al respecto se observa que pesar del pretendido incremento en la capacidad de los canales, la Entidad ha experimentado continuas fallas en los servicios de comunicaciones, sobre todo en lo



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pertinente al acceso al internet, sin que las partes hayan tomado medidas tendientes a solucionar o mitigar la problemática presente en la prestación de los servicios objeto del contrato.

La entidad no estableció un cronograma de actividades, hecho que de una parte genera incertidumbre frente a la oportunidad y calidad en la prestación de los servicios contratados y de otra, impide hacer un seguimiento oportuno de las actividades

La supervisión ha indicado que los servicios del contrato se han prestado de acuerdo a lo esperado, no obstante, en la realidad este ente de control evidenció que los usuarios han experimentado un servicio de accesos a internet de menor calidad y en algunos casos nulo, contrario a lo especificado en el estudio de conveniencia y oportunidad (ECO) y esperado con la ejecución del contrato. Adicionalmente, pese a haberse emitido por este ente de control una alerta fiscal en tal sentido (pronunciamiento), a la fecha, tanto la dependencia a cargo de la supervisión del contrato como el contratista, no han emitido explicaciones técnicas que permitan establecer objetivamente que los recursos comprometidos por la entidad con el contrato, estén materializados en un servicio que se ajuste a lo pretendido por la Entidad y consignado en el ECO, por lo tanto, se evidenció que existe riesgo potencial de pérdida de recursos en relación con los hechos precitados y que se han generado con ocasión de la ejecución del contrato.

En lo referente al componente económico del contrato, se observa que el contratista aún no ha radicado formalmente las cuentas de cobro, por lo tanto, aún no se han realizado desembolsos con cargo al presupuesto asignado al contrato.

La calidad de los resultados del contrato son fundamentales para la solución de las problemáticas que se han venido presentando en la red de comunicaciones, no obstante, se observa que la entidad no ha hecho uso de la potestad como contratista para exigir el cumplimiento de los compromisos contractuales, y en consecuencia, la gestión institucionales se está viendo impactada negativamente.

Se evidenció que la entidad no está dando cumplimiento a los establecido en la Resolución No. 020 de 2012., en lo referente a la estructuración de informes técnicos de supervisión, hecho que impiden establecer que la función de supervisión se realice de acuerdo al marco normativo de la contratación. Dicha carencia, impide la entidad pueda hacer uso oportuno de las herramientas jurídicas que le faculta la Ley para exigir y garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Lo anterior trae como consecuencia que los recursos comprometidos en el contrato estén expuestos a riesgos no controlados, los cuales de llegarse a materializar, eventualmente pueden causar daño al patrimonio del distrito capital.

Con la suscripción del contrato 047/2013 la entidad se propuso contratar la capacidad de los servicios de los canales de comunicación en conjunto paso de alrededor de 15MB del contrato anterior a 40 MB aproximadamente con el actual contrato, capacidad que según la oferta del contratista debía adecuarse para las diferentes sedes, no obstante, con fecha de corte mayo de 2014, transcurridos ya alrededor del 80% del tiempo de ejecución del contrato, a pesar del pretendido incremento en la capacidad de los canales se observa que la Entidad ha



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experimentado continuas fallas en la disponibilidad de los servicios de comunicaciones, especialmente lo pertinente al acceso al internet, manifestadas en denegación del servicio y cuando está disponible es muy lento, situación que no está en concordancia con la capacidad del canal ofertado por el contratista. En el mismo sentido, la entidad no cuenta con mediciones técnicas emitidas por el contratista y avaladas por la supervisión del contrato, donde se evidencie que la capacidad de los canales contratados cumple técnicamente con lo ofertado por el contratista. La entidad mediante Resolución 020 de 2012, adoptó el “MANUAL DE SUPERVISIÓN

DE CONTRATOS…”, donde están especificados las actividades que se deben adelantar en cumplimiento de las funciones de supervisión, así como los formatos para la estructuración de los informes. Existen deficiencias en las actividades de supervisión del contrato, fundamentalmente porque el área de TICs, encargada de dicha función no aportó evidencias que permitan establecer con objetividad que haya realizado gestiones conducentes a garantizar la correcta y oportuna ejecución de las obligaciones contractuales en su calidad de agente activo dentro del proceso. A manera de ilustración se cita el caso de la carencia de un cronograma de actividades, hecho que permite que el contratista maneje los tiempos del contrato a su criterio, afectando así la eficiencia y eficacia del contrato. En el mismo sentido, la supervisión no ha construido los correspondientes informes periódicos de supervisión, de acuerdo a las funciones asignadas, según lo establecido en el marco regulatorio interno adoptado por la Entidad para el control de la contratación, hecho que deja sin herramientas técnicas necesarias para el seguimiento y control al contrato. Se evidencia que los recursos comprometidos con el contrato, están expuestos a un riesgo potencial de nivel alto no controlado, que de materializarse, afectará el patrimonio público e imposibilitará el cumplimiento de los fines de la contratación.

Desde el punto de vista de la calidad de los servicios ofertados, no hay elementos técnicos que permitan evidenciar el cumplimiento de lo ofertado por el contratista frente al estudio de conveniencia y oportunidad (ECO) y en consecuencia, la entidad comprometió recursos con el propósito de mejorar la capacidad de los canales de comunicaciones, no obstante, en la realidad está recibiendo unos servicios de comunicaciones inferiores a los establecidos en el ECO. Contrato de Compra Venta No. 097 del 23 de octubre de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y la firma SUMIMAX SAS, en cuantía de $110.400.000, con el objeto de: “Contratar la Adquisición, instalación y configuración de impresoras para las

diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C, de conformidad con lo establecido en las



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características y especificaciones técnicas definidas en los estudios previos, las fichas técnicas, el pliego de condiciones, la propuesta técnica, el pliego de condiciones, la propuesta técnica y la propuesta económica presentada por el contratista, documentos que hacen parte integral del

contrato”, en cuya revisión se encontró que pese a que el termino de ejecución venció el día 16 de abril de 2014, en las carpetas contractuales no había evidencia alguna sobre el estado actual y cumplimiento del objeto contractual, por lo que fue necesario requerir copia de los soportes relacionados con el ingreso de los bienes al Almacén, las órdenes de pago, las facturas acompañadas de la respectiva certificación del recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato, así como la copia de la certificación de pago de los aportes parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y del pago de aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales expedida por el Revisor Fiscal de la empresa o el Representante Legal de la misma y las planillas de pago. Contrato de Suministro No. 037 del 8 de julio de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y la firma COMERCIAL OFFSET GUIO Y CIA LTDA, identificada con Nit. 800031626-5, con el objeto: “Contratar la adquisición de insumos para impresión de dos

(2) ediciones de la revista Bogotá Económica, de conformidad con las especificaciones técnicas

relacionadas en el presente estudio.”, en donde estudiado el mismo se encontró que pese a que en el numeral 4 – Análisis Técnico y Económico de los Estudios previos se indica que el valor estimado para este trabajo se estableció haciendo un promedio con base en las precotizaciones solicitadas en el mercado, de las siguientes empresas Off Set Guio; Belpapel; Zeñal Gráfica, AFC Clisés; Dispapeles; Papelería los Lagos, Sumimas, Ofimónaco, y Rogelio Velásquez, no se evidencio dentro del proceso los oficios o correos electrónicos mediante los cuales se efectuaron estas solicitudes. Así mismo: no se evidencio la factura mediante la cual se entregaron los productos, el acta de ingreso a almacén, así como tampoco se indicó el destino de los bienes objeto del suministro, por lo que fue necesario requerir a la entidad para que aportara dichos documentos. Contrato de compraventa No. 098 DE 2013, celebrado entre la Contraloría de Bogotá, D.C., y la firma COMPUTEL SYSTEM SAS, por valor de $2.490.000.000.oo, con el objeto de adquirir: “(...) EQUIPOS DE TECNOLOGIA

INFORMATICA EN PROCESAMIENTO - ALMACENAMIENTO -, VIRTUALIZACION, REDES LAN - WLAN Y SEGURIDAD PERIMETRAL.”.

El contrato se firmó a finales del mes de diciembre de 2013. El acta de inicio es de fecha enero 20 de 2014, con una duración de 10 meses, distribuidos en cinco (5) meses para la entrega de equipos y los restantes cinco (5) meses para el apoyo técnico. Los componentes del contrato se citan a continuación:



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CUADRO 19 EQUIPOS Y SERVICIOS ADQUIRIDOS CON EL CONTRATO 98/13

Fuente: expediente del contrato

De acuerdo a los documentos evaluados, con fecha de corte abril al 30 DE 2014, el contrato respecto del tiempo pactado lleva un nivel de ejecución del 30% aproximadamente, ejecutando las actividades de entrega de equipos con su respectivo ingreso al almacén, así como y la instalación y configuración de algunos de los equipos de control de la red, como es el caso de los equipos controladores de la red (“switches de core y de borde”). Las actividades relacionadas con la configuración de los equipos servidores que se ubicarán en el centro de datos de a ETB, que está actualmente en ejecución. Uno de los aspectos estructurales de este contrato, es la adquisición de los equipos necesarios para renovar la capacidad de la red interna de comunicaciones y la configuración de los mismos bajo la topología (VLANS)14, no obstante, en la realidad la entidad con la implementación de la citada solución de comunicaciones, desde el pasado mes de marzo del año en curso, ha experimentado continuas fallas en los servicios de la red, lo que se traduce en un impacto negativo para la gestión institucional, sin que hasta lo corrido de la ejecución del contrato, la Entidad haya emitido un diagnóstico técnico y definitivo

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VLAN: Redes locales virtuales; redes físicas dentro de una misma red Física.



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frente a los orígenes de las fallas así como de los tiempos en los que éstas se solucionarán. Frente a las fallas en la disposición de los servicios de red, con la instalación y configuración de los nuevos equipos adquiridos para la operación de la red interna, el área de TICs encargada de la supervisión, ha indicado que el hecho de pasar de una tipología de red plana a una segmentada (VLANS), mejorarían sustancialmente los servicios, afirmación que no se ha cumplido, por cuanto en la realidad los servicios son altamente intermitentes y de baja velocidad, lo cual permite evidenciar que en conjunto los servicios con que cuenta la Entidad en materia de red interna, actualmente son sustancialmente inferiores a los que traía con la tecnología anterior; es decir, que la inversión de nuevos recursos no ha generado los beneficios esperados con las contrataciones. Frente al avance de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que éste tiene varias etapas, es importante señalar que en lo referente al componente de “equipos”, éstos han sido recibidos por la entidad y algunos de ellos como ya se citó, han sido instalados y configurados, no obstante, desde la perspectiva de los beneficios pretendidos con la contratación, la entidad no ha obtenido niveles de servicios que permitan evidenciar que la finalidad del contrato se esté obteniendo en forma eficiente. De acuerdo a la realidad encontrada desde la firma del contrato enero 20 hasta mayo 31 de 2014, el tiempo ejecutado del contrato se ubica en un 40% aproximadamente, no obstante, los resultados aún no son visibles para el usuario final, por tal razón, se hace necesario extender la evaluación en lo que resta del tiempo de ejecución, para poder establecer la eficiencia, eficacia y efectividad de los resultados que la entidad previo recibir como producto del contrato, frente a los recursos invertidos. Con el inicio de la implementación de los equipos y tecnologías adquiridas con el contrato 098/2013, la entidad se propuso cambiar los equipos controladores de la red de comunicaciones, proceso en el que la entidad decidió dejar fuera de uso la tecnología de conexión inalámbrica la red, lo que trajo como consecuencia pérdida de capacidad de conectividad de equipos, todo ello para dar paso a la nueva tecnología de generación de segmentos lógicos de la red física (VLANS), no obstante, la puesta en operación de la nueva tecnología trajo consigo traumatismos en la prestación de los servicios, los cuales han generado impacto negativo en la gestión de la entidad, sin que hasta lo corrido de contrato, se vislumbre una solución a la problemática evidenciada, donde se observa que los servicios de red son comparativamente con la tecnología anterior, muy deficientes e intermitentes.



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En el mismo sentido, la situación antes descrita, evidencia carencia de integración de la tecnología adquirida e instalada en materia de tráfico de red, con respecto al aprovechamiento del ancho de banda que la Entidad adquirió con el contrato 047 de 2012, observándose que con equipos nuevos y mayor ancho de banda, los servicios de red, se hacen cada vez más deficientes, lo que permite colegir que las configuraciones han fallado y en consecuencia los usuarios están siendo afectados por una tecnología que lejos de facilitar las operaciones les está generando traumatismos. La entidad en el estudio de conveniencia y oportunidad se propuso: “…

...” De acuerdo a lo planeado por la entidad, con el proceso de modernización buscó mejorar sustancialmente la plataforma de comunicaciones. Deficiencias en el proceso de supervisión y control del contrato, fundamentalmente porque no se estructuró un plan de implementación que contemplara actividades de mitigación de riesgos, de tal forma que se involucrara a los usuarios para que los servicios de comunicaciones se impactarán en menor forma. Otras de las causas es la carencia de un plan piloto de implementación, con cronogramas y áreas a intervenir a fin de no se impactar la gestión de la entidad. En el mismo orden de ideas, se carece de gestión administrativa que armonice las actividades del contrato 098/13 con las del contrato 047/13 de los canales de comunicación, toda vez que los dos objetos contractuales se ejecuten coordinadamente por cuanto éstos conforman en sí mismos una única solución, aspecto que hasta lo corrido de los contratos no se ha materializado. Los resultados esperados con el proceso de contratación hasta lo corrido de la ejecución de contrato son actualmente subjetivos, toda vez que hecho de carecer de un plan de implementación con tiempos y productos claros, la entidad no sabe cuándo ni bajo que parámetros de calidad va a obtener los beneficios establecidos en los estudios previos y por consiguiente todo lo precitado es evidencia de la existencia del riesgo a que están expuestos los recursos comprometidos con el contrato.



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En el mismo sentido, la decisión de dejar fuera de uso la tecnología de red inalámbrica, deja a los usuarios sin alternativa de conexión a la red física, la cual podría ser una opción técnica para la prestación de los servicios y contribuir a la mitigación de las continuas intermitencias de los servicios de comunicaciones.

El contrato 038 se suscribió el 02 de agosto de 2013, con el siguiente objeto “Contratar la prestación de servicios para realizar la actualización, mejoras tecnologías, puesta en producción, mantenimiento y soporte técnico a los sistemas de información SIVICOF, SIGESPRO Y BSCONTROL, instalados en la Contraloría de Bogotá. De conformidad con las características y especificaciones técnicas consignadas en los estudios y documentos previos y a la propuesta

presentada “; por valor de $845.8 millones de pesos.

No se evidencia registro alguno de los informes mensuales a que hace referencia, la cláusula segunda, numerales 5°, 6° y 7° del contrato, la supervisión del contrato incumple lo establecido en la CLAUSULA TERCERA, numeral 2°, y lo establecido en la Resolución No. 20 de 2012, igualmente se estaría vulnerando presuntamente lo establecido en el art. 3° de la Ley 80 de 1993 Fines de la contratación Estatal, art. 4 numeral 1° y 4°, art. 14 numeral 1° de la misma Ley y el art. 83 de la ley 1474 de 2011. Se adelantó Visita Fiscal por parte de los Ingenieros de Sistemas de lo que se encontró que:

De acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 20 de 2012, y el manual de supervisión de contratos de la Entidad, respecto de las funciones asignadas a la supervisión de los contratos, durante la evaluación de los soportes de ejecución del contrato, se observa que:

La supervisión del contrato, lleva un registro individual de los informes presentados por el contratista con las facturas junto con los soportes de la información técnica de las actividades desarrolladas, pero éstos documentes no están en las carpetas del contrato.

No se encontraron los correspondientes informes de supervisión estructurados en los términos y forma previstos en la Resolución 020 de 2012.

El hecho de no realizar las actividades de supervisión de acuerdo a lo establecido en la Resolución 20 de 2013, de una parte implica el desconocimiento de las normas internas y de otra, impide las labores de seguimiento y control en forma objetiva sobre el cumplimiento de las actividades de supervisión así como las recomendaciones que éste ha generado para garantizar el cumplimiento de los fines del contrato. (control interno). COMPONENTE DE BSCONTROL: El contratista ofertó en la propuesta para el aplicativo BSCONTROL (balanced scorecard), dos ítems así: (1.- transferencia tecnológica por ($6.400.000,oo) y 2. Cambios sobre la plataforma de por valor de ($25.600.000,oo). En el mismo



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sentido ofertó el ítem 9.3 “Soporte técnico, mantenimiento y actualización por un año del

sistemas de gestión estratégica de indicadores (BSCONTROL)” por valor de $35.000.000,oo; es decir, aproximadamente a un monto ($2.916.666,oo) mensuales. Durante la visita administrativa practicada a área de TIC´s, la supervisión del contrato indicó que se han realizado modificaciones al sistema de acuerdo con la mesa de trabajo conjunta realizada con la Dirección de Planeación, conforme a los requerimientos para cargar la información del plan de acción 2013 y poner en funcionamiento la herramienta. COMPONENTE DE SIGESPRO: De acuerdo a lo informado por la supervisión del contrato, hasta lo corrido del contrato no se han utilizado horas para nuevas funcionalidades de este sistema, solo se han atendido solicitudes de soporte técnico. COMPONENTE DE SIVICOF: De acuerdo a lo informado por la supervisión de contrato, este sistema ha sido objeto de nuevas funcionalidades, previos a la expedición de las Resoluciones 057-2013 y 011-2014. Los insumos utilizados por el contratista para la implementación de los nuevos formatos, fueron las Resoluciones 057/2013 y 011/2014 y la matriz de asociación correspondiente al anexo F, publicado en la WEB, donde están relacionados los formatos electrónicos que aplican a cada sujeto de control. Respecto de las versiones contratadas para los nuevos aplicativos, se indicó que migrarán los aplicativos de la actual versión AIX/IBM a una nueva versión que opera bajo el sistema operativo (Windows Server 2012), actividad que aún no se ha realizado, por cuanto ello depende de la instalación de la nueva infraestructura de servidores que la entidad adquirió mediante el contrato 098 de 2013, actualmente en ejecución.

En cuanto a las fallas presentados por el aplicativo de SIVICOF durante el proceso de rendición de cuentas, éstas son atribuibles a las fallas de coordinación y control, tanto a nivel de la Entidad contratante como del contratista, fundamentalmente por la baja importancia que dieron las partes al proceso de pruebas técnicas de operación de las nuevas funcionalidades implementadas con ocasión de la entrada en vigencia de la Resolución 011/2014 y anteriores, situación que afectó la disponibilidad de la plataforma en condiciones óptimas para que los sujetos de control incorporaran la información de las cuentas con oportunidad, en los términos prescritos.



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Así las cosas, para corregir las fallas atribuibles a la falta de pruebas técnicas documentadas previas a la puesta en producción de los nuevos formatos electrónicos en el sistema de información, que debieron surtirse en forma conjunta entre el contratista y la supervisión, hubo necesidad de utilizar mayores cantidades de recursos materializados en cantidad de horas con cargo al cupo del contrato, lo que en términos funcionales, deja a la entidad en desventaja, en razón a que ésta ya había pagado por desarrollar las nuevas funcionalidades(formatos electrónicos) a una tarifa en horas, que suponían productos de óptima calidad, y luego en razón a las fallas, tiene que volver utilizar más tiempo para realizar correcciones a productos que se suponían terminados, con el agravante que en todo caso, requiere de afectar el cupo de horas que en términos económicos implica mayores costos. Al respecto es importante, señalar que éstos hechos no corresponden a condiciones normales de contratación, por cuanto el diseño y construcción de un producto de software generalmente debe entregar un producto en condiciones óptimas de uso.

Otro de los aspectos que no están descritos en forma exacta en el contrato, es lo referente al personal que el contratista dedica a cada hora de servicio facturado, toda vez que en el informe de horas, se menciona de forma general las actividades desarrollas, observándose que lo más relevante es el número de horas facturadas, hecho que aunado a la carencia de informes técnicos de supervisión, dificultan el establecimiento de forma objetiva de la eficiencia calidad y oportunidad de los servicios ofertados en el contrato. A manera de ejemplo se citan casos tomados de los reportes de consumo de horas, donde se evidencia la dedicación de horas del contrato en actividades generales identificadas como: ”Reunión para …. , elaboración de documentos…., ajustes en

…., “, sin que consten de forma explícita las labores técnicas que el contratista efectúa en el sistema de información.

INFORMES DEL CONTRATO.

Respecto de los informes de recibo a satisfacción, se indica que los mismos se han venido generando en forma mensualizada, detallando los cobros por concepto de soporte y mantenimiento. Igualmente se obtuvo en la visita copia del consolidado de horas utilizadas para actividades de nuevas funcionalidades de los aplicativos, para lo corrido de la ejecución del contrato, abril de 2014, documento en el que se detallan las fechas, actividades y número de horas utilizadas, así:



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PERIODOS NO. DE HORAS

Agosto-13 31,0

Septiembre-13 152,0

Octubre-13 125,5

Noviembre-13 257,0

Diciembre-13 145,0

Enero-14 266,0

Febrero-14 202,0

Marzo-14 202,0

Abril-14 208,0

TOTAL 1.588,5

De acuerdo a lo consignado en la tabla anterior y en atención a que el contrato estipuló un total de 1.720 horas para la prestación de servicios, se observa que pasados nueve(9) meses del contrato, se han utilizado 1.588,5 horas; equivalente al 92% del tiempo total contratado. De la revisión a los componentes del contrato, se tienen que de acuerdo a la propuesta económica del contratista, los mismos, están conformados por la siguiente información:

CUADRO 20 SERVICIOS CONTRATADOS

CONCEPTOS DE USO DE SOFTWARE VALORES TOTALES

VALORES MENSUALES

9,1 SIVICOF - SOPORTE Y MANTENIMIENTO 195.600.000 16.300.000

9,2 SIGESPRO - SOPORTE Y MANTENIMIENTO 210.600.000 17.550.000

9,3 BSCONTROL - SOPORTE Y MANTENIMIENTO 35.000.000 2.916.667

TOTALES 441.200.000

VALOR SERVICIO MENSUAL 36.766.667

SERVICIOS CON CARGO AL CUPO DE HORAS DEL CONTRATO (1.720)

8.1 SIVICOF - (NUEVAS FUNCIONALIDADES Y ACOMPAÑAMIENTO…) 159.968.000

Según consumo

8.2 SIGESPRO - (NUEVAS FUNCIONALIDADES Y ACOMPAÑAMIENTO…) 96.000.000

Según consumo

8.3 BSCONTROL - (NUEVAS FUNCIONALIDADES Y ACOMPAÑAMIENTO…) 32.000.000

Según consumo

TOTALES 287.968.000

TOTAL 729.168.000

IVA (16%) 116.666.880

TOTAL CON IVA 845.834.880

Valor unitario de cada hora de servicio (287.968.000/1.720) 167.423



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De acuerdo a lo ilustrado en la tabla anterior, desde la perspectiva de los recursos invertidos, se tiene que el uso de los aplicativos (SGESPRO, SIVICOF Y BSCONTROL) tiene un costo mensual de ($36.7) millones de pesos y cada hora de servicio técnico ($167.423, oo), con posibilidad de ampliación del cupo de horas, con la asignación de más recursos al contrato, de cuyo análisis se concluye: De acuerdo a los documentos revisados y las evidencias aportadas por la supervisión

del contrato, se observa que los servicios se han prestado bajo las condiciones estipuladas tanto en el Estudio previo de conveniencia y oportunidad (ECO), como en la oferta del contratista.

El cupo de horas que hacen parte del contrato de (1.720 h), la entidad previó que se utilizarían de forma equiparada para los diferentes aplicativos, no obstante, éstas se han venido utilizando principalmente para atender actividades relativas al sistema SIVICOF.

En la implementación de las nuevas funcionalidades de los aplicativos, se han presentaron deficiencias estructurales de parte del contratista y de la supervisión del contrato, específicamente en lo concerniente al (SIVICOF) al poner en funcionamiento componentes en el sistema sin haberse surtido las correspondientes pruebas que garantizaran la eficiencia del sistema frente a los nuevos requerimientos, ocasionando con ello, impactos negativos en la gestión y la imagen institucional.

En hecho que la entidad tenga vigente un contrato para el uso de una plataforma propietaria de procesamiento de datos bajo una modalidad cerrada, lo que genera dependencia tecnológica de la entidad respecto del contratista, aspecto que se materializa en mayores costos de los servicios y baja competitividad. Igualmente, impide la evolución a nuevas formas de procesamiento y disponibilidad de la información, debido a que la entidad depende de los requerimientos de los usuarios y éstos a la vez se deben ajustar a la disponibilidad del contratista.

El hecho de tener contratos que no consultan precios del mercado, desde el punto de vista económico, dejan a la entidad abocada a tener que pagar mayores precios por servicios que en condiciones de mercado pudiesen ser más beneficiosos.

Con relación al soporte técnico incluido en el contrato, el hecho que los desarrollos de nuevas funcionalidades requeridas por la entidad, sean cobrados por el proveedor del software a tasas de servicios por horas, ocasiona que a largo plazo éstos costos resulten ser onerosos para la Entidad, toda vez que cualquier cambio en los aplicativos por pequeño que sea, va a consumir tiempo el cual no es fácilmente estimable ni medible, en razón a que se depende unilateralmente del contratista, fundamentalmente porque los precios aplicados no pueden ser confrontados con precios de mercado, afectando así la eficiencia y oportunidad de los mismos.

La modalidad de contratación actual para los referidos sistemas de información, trae consigo la manifestación del fenómeno conocido como “Dependencia tecnológica”, el cual, de no administrarse adecuadamente, en el mediano plazo, impacta negativamente las finanzas de las organizaciones. Así las cosas, se exhorta a la entidad para bajo la perspectiva del mejoramiento continuo, inicie un proceso de



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evaluación tecnológica para que obtenga estudios técnicos que le permitan establecer técnicamente la conveniencia (costo/beneficio) frente con el uso de los aplicativos (SIVICOF, SIGESPRO Y BSCONTROL), bajo la modalidad de contratación anualizada con cupo de horas, o si por el contrario, se pueden explorar posibilidades de negociación con el proveedor(contratista) para que en atención a la forma de licenciamiento de los aplicativos, oferte condiciones mutuamente beneficiosas para que la Entidad pueda continuar con la modalidad de contratación de los citados sistemas de información.

Se requiere que la dependencia de TICs, gestione ante el contratista para que éste genere aperturas de código en los sistemas de información precitados para que la Contraloría de Bogotá tenga la posibilidad de realizar los ajustes a los núcleos de los mismos a fin de acoplar los procesos informáticos a la dinámica organizacional y operación en el control fiscal, sin necesidad de depender directa del contratista. Igualmente, se requiere la generación de procesos de evaluación tecnológica, para que mediante procesos de exploración en el mercado a cerca de la existencia de herramientas informáticas que provean servicios similares bajo condiciones de código abierto, las cuales mediante un adecuado proceso de transferencia tecnológica sean asimiladas por el talento humano de la entidad y puedan ser más competitivas y contrarresten la dependencia tecnológica.

Se evidenció que la entidad al no establecer protocolo técnicos para la realización de las pruebas de funcionalidad a los sistemas de información, permitió que el contratista dispusiera en el sistema de información SIVICOF, los nuevos componentes (formatos y documentos electrónicos) desarrollados para la rendición de las cuentas de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, sin haberse realizado en forma conjunta un proceso técnico de pruebas con datos reales debidamente documentadas, de tal forma que se constituyeran las evidencias que permitieran garantizar la disponibilidad de sistema de información en concordancia con los términos establecidos en la Resolución 11 de 2014. La entidad mediante la Resolución 011 de 2014, estableció los métodos, forma y términos para la rendición de la cuenta por parte de los responsables de fondos, bienes y recursos públicos del Distrito Capital. Igualmente estableció que el sistema de información SIVICOF es la herramienta tecnológica habilitada para la rendición de la cuenta por medios electrónicos. Deficiencias en la supervisión del contrato por cuanto no estableció previamente los criterios de calidad aplicables a los nuevos componentes que se iban a implementar en el sistema con ocasión del contrato y los cambios normativos, de tal forma que se garantizara la disponibilidad del sistema de información para que los sujetos de control presentarán la cuenta en los términos señalados en el marco regulatorio, expedido por la Entidad en la vigencia 2014.



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Impacto negativo en la imagen institucional, así como traumatismos en el desarrollo de las actividades propias del control fiscal, por cuanto la información base para el ejercicio fiscalizador, no estuvo disponible en su totalidad con la oportunidad establecida en la Resolución 011 de 2014 así como los ciclos de las auditorias que la entidad en cumplimento de su misión institucional Con la suscripción del contrato en mención la entidad se propuso contratar el uso de los aplicativos de SIVICOF, BSCONTROL Y SIGESPRO y el soporte técnico bajo la modalidad de cupo de horas, con pagos mensuales. Durante la evaluación se determinó que la dependencia de TICs, tramita las cuentas presentadas por el contratista de acuerdo a los soportes allegados por éste, pero no estructura el correspondiente informe técnico de supervisión de acuerdo lo estipulado en la norma interna que regula la actividad de supervisión en la entidad. La entidad mediante Resolución 020 de 2012, adoptó el “MANUAL DE SUPERVISIÓN

DE CONTRATOS …”, donde están especificados las actividades que se deben adelantar en cumplimiento de las funciones de supervisión, así como los formatos para la estructuración de los respectivos informes de supervisión Existen deficiencias en las actividades de supervisión del contrato, por cuanto se evidenció que el área de TICs quien desempeña dicha actividad, no ha construido los correspondientes informes periódicos de supervisión del contrato, de acuerdo a las funciones asignadas, según lo establecido en el marco regulatorio adoptado por la Entidad para el control de la contratación, hecho que deja sin herramientas técnicas que faciliten el seguimiento y control tanto de las actividades como de los productos del contrato. Se evidencia que los recursos comprometidos con el contrato, están expuestos a un riesgo potencial de nivel alto, que en caso de materializarse, afectarán el patrimonio público e impedirá el cumplimiento de los fines de la contratación. Desde el punto de vista de la calidad de los servicios ofertados, se carece de evidencias técnicas que permitan establecer de forma objetiva el cumplimiento de lo ofertado por el contratista. Actualmente las actividades de supervisión se han limitado a emitir las autorizaciones para los respectivos pagos, sin que ello supla lo normado internamente como un “informe de supervisión”, situación que pone en riesgo los recursos asignados al contrato así como el cumplimiento de los fines de la contratación. Los hechos descritos con anterioridad, contrarían el propósito de la figura jurídica de Supervisión regulada por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, cuyo fin no es otro que verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo



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establecido en el contrato, a través del control, la vigilancia, seguimiento, revisión evaluación y aprobación de los productos entregados por el contratista, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero, para obtener productos de buena calidad en oportunidad. Las circunstancias descritas con anterioridad permiten evidenciar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno15, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en la supervisión de la ejecución del objeto contractual de los actos jurídicos antes relacionados. Finalmente, se hace necesario reiterar que por las fallas en la supervisión responden los servidores públicos designados para tal fin, ello según lo establecido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, “PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD” entre los cuales establece la obligatoriedad de garantizar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato; así mismo los supervisores y responderán disciplinariamente por sus actuaciones y omisiones, entre otras; igualmente con lo establecido en la Ley 1474 de 2011”Estatuto Anticorrupción” Analizada la respuesta dada por el ente de control al informe preliminar y en especial a este hallazgo se encontró que si bien la entidad ha actualizado sus procedimientos internos, ha expedido circulares, resoluciones, así como el manual de supervisión, las fallas referentes a este tema se siguen presentando en forma reiterativa, lo cual es preocupante en razón a que ésta es una etapa de vital importancia para el proceso contractual, como quiera que es allí donde se revisa y consolida la ejecución del objeto contractual, se establece la calidad de los

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Ley 87 de 1993. El Sistema de Control Interno es aquel integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. De acuerdo con la Ley 489 de 1998 el Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.



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productos y servicios adquiridos por la entidad así como los beneficios que recibe el sujeto de control con la contratación, por ende, este hallazgo se mantiene, más aún, si se tiene en cuenta que estas conductas contrarían el propósito de la figura jurídica de Supervisión regulada por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, cuyo fin no es otro que verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido en el contrato, a través del control, la vigilancia, seguimiento, revisión evaluación y aprobación de los productos entregados por el contratista, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero, para obtener productos de buena calidad en oportunidad tal y como se ha venido sosteniendo en todas las auditorías realizadas a la Contraloría de Bogotá. Así mismo, se reitera la importancia de tener toda la información relacionada con la etapa precontractual, contractual y de ejecución de contrato en unas mismas carpetas, pues ello contribuye con la celeridad y oportunidad en el seguimiento del ejercicio del control fiscal asignado a este Despacho por la Constitución, la Ley y la Jurisprudencia. En el mismo sentido, la valoración integral de las respuestas emitidas por el sujeto de control para los contratos 038, 047 y 098 de 2013, en los componentes de carácter técnico se concluye:

Para el contrato 047/2013, no se encontraron evidencias adicionales a las valoradas inicialmente, que explicaran las falencias identificadas, específicamente lo pertinente a las observaciones realizadas a la operatividad e integración de los componentes de carácter técnico (DISPOSITIVOS Y MEDIOS DE COMUNICACIONES) del contrato, aspectos que aunados a la carencia de informes de supervisión estructurados de acuerdo a lo establecido en la Resolución 020 de 2012 “MANUAL DE SUPERVISIÓN”, así como los requerimientos formales de la supervisión, constituyen hechos que ratifican la existencia de riesgos potenciales no controlados en la ejecución del contrato.

Para el contrato 038/2013, no se encontraron evidencias adicionales a las inicialmente valoradas, que explicaran las falencias identificadas especialmente las relativas a la operatividad de los componentes técnicos de los sistemas de información, objeto del contrato y su implementación, la alta dependencia tecnológica generada por la modalidad de contratación, así como la carencia de informes de supervisión en los términos establecidos en la Resolución 020 de 2012, hechos que corroboran la existencia de riesgos potenciales no controlados en la ejecución del contrato. De otra parte, se resalta como un hecho positivo que la Entidad en su respuesta acepta la existencia de inconsistencia indicando “… Con el ánimo de

corregir la inconsistencia presentada relacionada con la falta de informes de supervisión y



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de los soportes de los mismos, la Dirección Administrativa ha reiterado a los funcionarios que ejercen dicha actividad la obligación de remitir a la Subdirección de Contratación en los

términos establecidos en el manual de supervisión.”..

Para el contrato 098/2013, una vez valorada integralmente la respuesta emitida por el sujeto de control no se encontraron evidencias adicionales a las inicialmente valoradas, que explicaran las falencias identificadas especialmente en lo pertinente a las falencias de carácter técnico (COMPONENTES DE TIC) identificadas en la ejecución del contrato y que tienen relación directa con las fallas en la red de comunicaciones que ha impactado negativamente los servicios de información, hechos que ratifican la existencia de riesgos potenciales no controlados presentes en la ejecución del contrato.

Finalmente, una vez valorada integralmente las respuestas emitidas a cada uno de los componentes que integran el hallazgo, junto con los soportes adjuntados a la misma, este ente de control confirma el hallazgo y debe ser incluido en el plan de mejoramiento. 2.6.2 Hallazgo administrativo por inobservancia de las normas que regulan el control de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Contrato de Compra Venta No. 065 del 23 de octubre de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y NEXCOMPUTER S.A., por valor de $1.863.411.990, cuyo objeto es “Contratar la Adquisición de equipos de Tecnología Informática – Computadores de

Escritorio, Computadores Portátiles y Ultra Bocks, para la Contraloría de Bogotá D.C. de conformidad con lo establecido en las características y especificaciones técnicas definidas en los estudios previos, las fichas técnicas. Los pliegos de condiciones, la propuesta técnica y la propuesta económica presentada por el Contratista, documentos que hacen parte integral del

contrato, documentos que hacen parte integral del contrato...”, en cuya revisión no se evidenciaron documentos que acreditaran el “(…) cumplimiento por parte del contratista

de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional

de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.” (Art. 50 Ley 789 de 2002), ello durante la ejecución del contrato, ahora bien es verdad que una vez solicitados estos documentos por parte de este Despacho, el ente de control aporto fotocopia de la certificación que dan cuenta de dicho cumplimiento, pero la misma carece de soportes que demuestren el pago de tales obligaciones, así mismo hace falta el documento mediante el cual la entidad hace el seguimiento a esos pagos, a fin de verificar el cumplimiento de la norma antes transcrita, en lo referente al efectivo pago de las obligaciones legales que en este aspecto tiene el contratista, lo cual ha sido analizado jurisprudencialmente, como es el caso de la sentencia del 8 de junio de 2011 del H. Consejo de Estado- Sala de lo Contencioso Administrativo –



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Sección Tercera, cuyo radicado corresponde al No. 00409-01 (AP), aunado a lo anterior encontramos que contractualmente se había establecido como una obligación del contratista y su verificación era una de las funciones del supervisor. Similar situación se presenta en el Contrato de Compra Venta No. 097 del 23 de octubre de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y la firma SUMIMAX SAS, en cuantía de $110.400.000, en el cual pese a que se les solicitó aportar copia de las planillas de pago con su respectivo sello se cancelado, en la respuesta solo se remitió fotocopia de la certificación de pagos de seguridad social y aportes parafiscales expedida por el revisor fiscal, lo cual sucedió en los contratos 082/13, 053/13 y 036/03. Por lo anterior, se considera que presuntamente se incumple el inciso tercero (3) del artículo 8.1.16 del decreto 734 de 2012. Lo afirmado en razón a que conforme a lo determinado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el efecto que persiguió el legislador fue establecer un “Control a la evasión de los recursos parafiscales” y así lo dispuso al ordenar que las Entidades Públicas al momento de efectuar cada pago del contrato estatal debían “(…) verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.” (Negrilla fuera de texto), por cuanto “(…) deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.”. (Negrilla fuera de texto). Por tanto, se considera que el artículo 8.1.16 del decreto 734 de 2012, citado, al disponer que los contratistas deben acreditar “(…) que se encuentran al día en el pago de

aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.” y que dicho requisito debería “(…), acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.”

(Parágrafo 1 ibídem), tuvo como finalidad coadyuvar en el deber a cargo de la entidad, impuesto por la Ley 789 de 2002. Por otra parte, se encuentra que presuntamente se incumple la Resolución Reglamentaria No. 20 de 2012 – Manual de supervisión de contratos de la Contraloría que en su acápite sobre Liquidación del Contrato estableció: “Es

importante que el supervisor verifique y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones frente a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, cajas de compensación familiar, ICBF y Sena, durante toda la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron ser cotizadas.



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En el evento de no ser realizados la totalidad de los aportes se deberá dejar constancia, para que se proceda a retener las sumas adeudadas al sistema de conformidad con lo reglado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002”.

Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la

organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos.

Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno16, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación, en la aplicación de las disposiciones legales y jurisprudenciales relacionadas con el tema cuestionado. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente retirar la incidencia disciplinaria y mantener el hallazgo como administrativo, por considerar que si bien la Contraloría de Bogotá – Dirección Administrativa ha reiterado a los funcionarios que ejercen la función de supervisión la obligación de remitir a la Subdirección de Contratación la documentación e informes relacionados con la ejecución de los contratos, estas fallas se siguen presentando y en especial en lo relacionado con las planillas de pago de los parafiscales que si bien son aportadas con las respuestas deben obrar en las carpetas contractuales una vez se efectúen los respectivos pagos a efecto de dar cumplimiento entre otros a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al inciso tercero (3) del artículo 8.1.16 del decreto 734 de 2012. 2.6.3 Hallazgo administrativo, reiteración, al permitir que el futuro contratista participe de la elaboración de los estudios previos que serían base para la contratación. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 048 del 28 de agosto de 2013, suscrito por la Entidad con el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, con el objeto de “Prestar servicios profesionales, para la capacitación de funcionarios (as) de la entidad, mediante seis programas académicos de educación continuada en la modalidad de diplomado, seminarios y foro.”, en cuya revisión se observó Reiteración del hecho constitutivo de Hallazgo administrativo por permitir que el futuro contratista participe de la elaboración de los estudios previos que serían base para la contratación, pues éste había sido objeto de observación en la auditoría regular a la vigencia 2012, haciendo parte del Plan de

16

Ibid.



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Mejoramiento de la misma vigencia y frente a la cual se aprobó la acción: “Definir en estudio previo por parte de la oficina solicitante, el alcance del objeto a contratar”. Lo evidenciado corresponde a que en la página 15 de los estudios previos de fecha 26 de junio de 2013 (folio 12 de la carpeta del contrato), se hizo constar que los PAE fueron formulados con el acompañamiento de un facilitador externo como fue la Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del rosario, “(...) (quien ad

honorem dio este acompañamiento, en las reuniones realizadas con los correspondientes equipos

de aprendizaje los días 25 de abril, 7 de mayo, 11 de mayo y 30 de mayo de 2012) (sic)”, igualmente se hizo constar el hecho en el literal “C” de las consideraciones del contrato, como se observa en la página 2. En consecuencia, se considera que presuntamente hay aplicación irregular de los procesos y procedimientos establecidos en las disposiciones normativas contractuales vigentes, que podrían afectar principios de transparencia y selección objetiva determinados por la Ley 80 de 1993, decreto 734 de 2012 y normas complementarias y reglamentarias, máxime cuando conforme a los objetivos específicos, las metas y las acciones establecidas en el plan institucional de capacitación 2012, el diseño y realización de los programas de capacitación se desarrollarían con cada dependencia, según lo requerido. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presumiblemente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno17, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en la elaboración de los estudios previos y la misma selección del contratista. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró que la misma no corresponde a la realidad, si se tiene en cuenta que el fundamento de este hallazgo se encuentra en el contenido tanto de los estudios previos como del contrato 048 de 2013, en los cuales se evidenció en forma textual la presunta participación del Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario en la elaboración

17

Ibid.



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de los citados estudios, tal afirmación si se tiene en cuenta que en el texto de los documentos ya enunciados se cita este hecho, por lo cual, pese a que el aporte de dicha Universidad haya sido solo un acompañamiento en la formulación de los “Proyectos de Aprendizaje en Equipo”, para la contratación de vigencia 2012, este hecho no fue aclarado dentro de los escritos antes citados, muy por el contrario lo que se lee es la participación del Ente universitario que posteriormente fue el contratista. Además de lo anterior, se le recuerda que estos documentos son de consulta pública, es decir, a ellos no solo tienen acceso los entes de control sino cualquier ciudadano que lo requiera, razón por la cual dichos actos administrativos deben ser claros y entendibles por sí mismos, de tal manera que no requieran de intérpretes para su comprensión. Es de advertir, que pese a que el acompañamiento sea solo uno de los elementos “(...) que comprende la elaboración de los estudios previos de una contratación.”, según lo afirma el ente de control, eso no desvirtúa el hecho irregular acá observado, por cuanto hace parte de la etapa precontractual que atañe única y exclusivamente a la entidad contratante. En consecuencia, no se comparten los diversos epítetos que presenta la Contraloría en su defensa, frente a que se hicieron afirmaciones falsas, apresuradas y prejuzgadoras o que son imprecisas y desmesuradas o que es una suposición errónea que carece de fundamento jurídico y fáctico o que el hecho evidenciado no atenta contra los principios de la contratación estatal y el control interno, ya que lo evidenciado y puesto en conocimiento en el informe preliminar, además de estar soportado en las pruebas documentales antes citadas, no fue desvirtuado en las respuestas que ahora se analizan. En consecuencia se mantendrá el hallazgo administrativo, en atención a que prácticas similares a las cuestionadas o como al parecer ocurrió, la utilización de documentos públicos que ya habían sido cuestionados por este ente de control y porque no, presuntamente utilizando formatos previamente elaborados, inducen en error a cualquier lector. 2.6.5. Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal por irregularidades en la ejecución del contrato No. 090 de 2013. Contrato de Prestación de Servicios No. 090 del 9 de diciembre de 2013, suscrito entre la Contraloría de Bogotá y la firma 1A EVENTOS INTERNACIONALES GRUPO COMPUSISER LTDA, en cuantía de $64.280.500, con el objeto de: “Contratar la prestación de servicios para la ejecución de la actividad Cierre de Gestión de acuerdo con las condiciones técnicas requeridas en las especificaciones contenidas en el estudio previo y la propuesta presentada por el contratista, documentos que hacen parte integral del presente contrato”, en cuya



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revisión no se observó evidencia alguna sobre el cambio de horario de la actividad realizada el día 17 de diciembre de 2013, que inicialmente estaba programada para el día 13 del mismo mes y año de 12 p.m. a 6 p.m., y debió ser reprogramada con un horario de 12 p.m., a 8.00 p.m., lo que generó una adición al contrato No. 090 de 2013 por valor de $10.000.000, que hasta la fecha no se encuentra debidamente soportado, lo que genera un daño por ese valor, hasta tanto no se aporte un documento que acredite su ejecución. Dadas estas circunstancias, este equipo auditor considera que de conformidad con lo previsto en el artículo 6º de la Ley 610 de 2000, se ha generado un posible daño patrimonial al Distrito Capital, constitutivo de hallazgo fiscal por la suma de $10.000.000, por las razones antes expuestas. Además, se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno18, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en la ejecución de los contratos y por ende en la protección de los recursos de la entidad. Conducta que puede estar incursa en las causales disciplinables de la Ley 734 de 2002 Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente confirmarlo en todas y cada una de sus partes, al observar que si bien la Contraloría de Bogotá, hace una relación de las pruebas que obran en las carpetas contractuales, no aporta prueba alguna que dé cuenta de la modificación del horario de la actividad realizada el día 17 de diciembre de 2013, que inicialmente estaba programada para el día 13 del mismo mes y año de 12 p.m. a 6 p.m., y que debió ser reprogramada con un horario de 12 p.m., a 8.00 p.m., lo que generó la adición al contrato No. 090 de 2013 por valor de $10.000.000, que hasta la fecha no se encuentra debidamente soportada, lo que genera un daño por ese valor, además es pertinente recordar que las pruebas que se traen colación fueron objeto de revisión al momento de realizar la auditoría, lo que no se anexa es el documento mediante el cual se amplió el horario de 6:00 p.m. a 8:00 p.m., como lo dice el memorando mediante el cual se justifica la adición al acto jurídico ya mencionado.

18

Ibid.



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2.6.6. Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal por irregularidades en la ejecución del contrato No. 036 de 2013. Contrato de compraventa No. 036 de 2013, suscrito por la Entidad con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE SOLSOF S.A. cuyo objeto fue “Adquisición e instalación de las licencias de software de ofimática Microsoft para la Contraloría de Bogotá, D.C. conforme a las especificaciones técnicas definidas y consignadas en los estudios

previos, el anexo, en las fichas técnicas, en los pliegos de condiciones (...).” (Negrilla fuera de texto); luego de su revisión se observó que pese a que incluía la instalación de las licencias adquiridas, tal actividad no se ejecutó totalmente. En efecto, según el listado denominado “RELACIÓN DE EQUIPOS PARA INSTALACIÓN

LICENCIAS DE OFFICE 2013 ESTANDAR”, sólo fueron instaladas 50 licencias de las 1.851 adquiridas, es decir, 2.70%, por tanto, teniendo en cuenta que el 20% del valor del contrato correspondía tanto a la instalación de licencias, como a la capacitación a los funcionarios asignados y que ésta última se realizó, el costo de la instalación de las licencias faltantes se convierte en un presunto daño al patrimonio distrital, ya que pese a lo encontrado, mediante memorando de fecha 5 de noviembre de 2013 se dio recibo a satisfacción para el pago de la factura No. 0035-384999 del 5 de septiembre de ese año emitida por el contratista en cuantía de $107.000.000, que corresponde al 20% antes citado. Dadas estas circunstancias, este equipo auditor considera que de conformidad con lo previsto en el artículo 6º de la Ley 610 de 2000, se ha generado un posible daño patrimonial al Distrito Capital, constitutivo de hallazgo fiscal, pese a que para determinar su cuantía se requiere de un apoyo técnico por lo cual se sugiere la práctica de una Indagación Preliminar en donde se dilucide, entre otras cosas, lo antes dicho, en razón a que el valor de la instalación de las licencias que faltan, no está claramente establecido por cuanto hace parte del 20% del valor del contrato que también incluye el costo de la capacitación que se dictó. Además, se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno19, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su

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Ibid.



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interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en la ejecución de los contratos y por ende en la protección de los recursos de la entidad. Conducta que puede estar incursa en las causales disciplinables de la Ley 734 de 2002 Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo, se encontró procedente confirmarlo en todas y cada una de sus partes, por considerar que los argumentos de hecho y de derecho presentados por el ente de control no desvirtúan los fundamentos del mismo, máxime si se tiene en cuenta que aquellos lo que aparentemente pretenden es cambiar el sentido del objeto contractual, el cual es la “Adquisición e instalación de las licencias de software de ofimática Microsoft (...)”, (negrilla fuera de texto), aspectos a los que apuntaban tanto las obligaciones específicas del contratista (1, 2, 4, 5,8, 9 y 10) como las obligaciones generales (4, 5 y 6), establecidas en el citado acto jurídico y no como se pretende en el escrito de respuesta al informe preliminar en donde se indica que la instalación de las licencias estaba condicionada junto con la capacitación “(...) a la determinación de las cantidades que iban a ser instaladas, (...)”. Es así que de la lectura del texto del objeto contractual lo que queda claro es, sin lugar a dudas, que a lo que se comprometió el contratista fue a la instalación de todas las licencias adquiridas, sin que para su ejecución se tuviera que cumplir condición alguna o se requiriera para dicho efecto alguna interpretación especial. Así mismo, es pertinente indicar que el Despacho no comparte la afirmación efectuada por el ente de control cuando señala que: “(…) la instalación se definió desde su inicio “en los equipos que le indique el supervisor del contrato”,(…)”, toda vez que esta manifestación no hizo parte ni de los estudios previos ni de las cláusulas contractuales. Adicionalmente la Entidad menciona que la intención de requerir la instalación de las licencias, están sujetas a verificar especialmente su funcionamiento en general. Estos hechos no desvirtúan el hallazgo, al contrario lo ratifican por dos razones, la primera, porque no se entiende que se contrate la adquisición e instalación de unas licencias, para mirar si funcionan, pues estas son obligaciones con las que debe cumplir el contratista y que debe vigilar el supervisor del contrato. Segundo, la misma Entidad menciona que no existe la posibilidad de que una licencia salga defectuosa, entonces no se entiende los argumentos del sujeto de control, con respecto a la intención de requerir instalar las licencias, más aun, cuando el objeto contractual y las obligaciones específicas del contrato indican argumentos diferentes con respecto a la instalación de la licencias adquiridas. Por otro lado, no se aceptan los argumentos con respecto a las licencias, puesto que la verificación de activación de los productos que se adquirieron son



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diferentes a la instalación, dado que este último requiere de personal técnico, lo que indica necesariamente el uso de recursos humanos para poder instalar dichas licencias. Además es pertinente reiterar que el hecho irregular que aquí se cuestiona no es la licencia como tal, sino el valor del contrato que se pagó por la instalación de la totalidad de las licencias adquiridas, sin que esto se hubiera ejecutado por parte del contratista, y lo que es más grave, que ya no se podría dar si el contrato esta liquidado, por ende se ratifica la existencia de un posible daño al patrimonio distrital cuyo monto será determinado mediante la ejecución de una indagación preliminar. 2.6.7 Hallazgo administrativo por modificación de los estudios previos en las cláusulas contractuales. Contrato de compraventa No. 098 DE 2013, celebrado entre la Contraloría de Bogotá, D.C., y la firma COMPUTEL SYSTEM SAS, por valor de $2.490.000.000.oo, con el objeto de adquirir: “(...) EQUIPOS DE TECNOLOGIA

INFORMATICA EN PROCESAMIENTO - ALMACENAMIENTO -, VIRTUALIZACION, REDES LAN -

WLAN Y SEGURIDAD PERIMETRAL.”, en cuya revisión se observó que pese a que en los estudios previos se dispuso que se requeriría una póliza de calidad y correcto funcionamiento de los bienes por el término de duración del contrato y tres (3) años más, en el contrato se exigió por el término de duración del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la expedición de la garantía única, condiciones éstas últimas en las que fue expedida la respectiva póliza por parte del contratista. Después de la solicitud de información efectuada por el Despacho a la Entidad, mediante oficio No. 201410177 del 18/06/14, se informó que se procedería a suscribir otro sí ajustando la cláusula en mención, que luego de legalizado junto con la póliza se remitirán a este Despacho. Con lo anterior, se encuentra que presuntamente se incumplió el artículo el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, que dispone que “(...) los estudios y

documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.” (Negrilla fuera del texto). Por lo tanto, los estudios previos deben incluir, entre otras cosas, especificaciones técnicas, parámetros de calidad y demás características de los bienes y servicios requeridos, que conforme al procedimiento de compras adoptado por el ente de control mediante Resolución Reglamentaria No. 021 de octubre 12 de 2012, debe



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establecer la dependencia que solicita el bien o servicio, que es quien conoce las necesidades específicas de la entidad en su área y además las circunstancias en que deberá ejecutarse el contrato a fin de satisfacer la necesidad de la Administración, protegiendo sus recursos. De otra parte el no exigir la garantía de Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados, conforme se determinó en los estudios previos se ponen en riesgo los recursos de la Entidad (art. 5.1.4 decreto citado). Lo anterior, se evidencia igualmente en el Contrato interadministrativo No. 027 de 2013 suscrito por la Entidad con “SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., con el objeto de prestar “(...) el servicio de correo certificado urbano, nacional e internacional.”, de cuya revisión se observó que en los estudios previos, la dependencia solicitante en las condiciones y especificaciones generales del servicio, determinó que en caso de devolución o no entrega de la correspondencia, “(...) por causas atribuibles al contratista no será reconocido el valor del servicio.” (negrilla fuera de texto), pese a lo cual en las obligaciones especiales del contrato, literal j del numeral 2 (folio 137) no se hizo tal salvedad, por el contrario se dispuso “(...) En caso de existir deficiencia en la entrega de envíos atribuibles al contratista, se realizará un control de calidad por parte de éste sin costo alguno para el contratante, sin que afecte el normal desarrollo del contrato.” (negrilla fuera de texto), lo cual varía sustancialmente de lo considerado por la dependencia solicitante quien es la conocedora de las situaciones que se presentan en el desarrollo de este tipo de contratos y deja a la entidad sin armas para procurar una adecuada ejecución contractual. En consecuencia, al darse inicio al proceso de contratación, los estudios previos que son su soporte, deben ser los definitivos pues además serán objeto de publicación (artículo 8º Ley 1150 de 2007), debe por tanto atenderse el contenido de cada uno de los elementos que lo componen para soportar los trámites de selección correspondientes y, finalmente, para suscribir el contrato a fin de adquirir el bien o servicio que se requiere con las calidades, condiciones, garantías y demás aspectos solicitados por la dependencia que los elaboró. Por lo tanto, se encuentra que presuntamente hay aplicación irregular de los procesos y procedimientos establecidos en las disposiciones normativas contractuales vigentes, poniendo en riesgo los recursos públicos por no acatar los estudios previos realizados y no cumplir con las formalidades y requisitos determinados. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos



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que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno20, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en el adelantamiento de los procesos de selección y suscripción de contratos en los que deben atenderse lo establecido en los estudios previos. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo, se encontró procedente confirmarlo, al observar que la entidad acepta los hechos irregulares indicados, manifestando tanto las acciones adelantadas en procura de solucionar la falencia observada en el amparo de calidad y correcto funcionamiento del contrato de compraventa No. 098 de 2013, como las razones de la modificación en el contrato 027 de la misma vigencia, aspectos en que se fundamentó este hallazgo. No obstante, se considera que la modificación efectuada al contrato No. 027, tal como fue descrita por el ente de control a través de la respuesta al informe preliminar, no es clara en el texto del acto jurídico, toda vez que los estudios previos hacían referencia a que en caso de devolución o no entrega de la correspondencia: “(...) por causas atribuibles al contratista no será reconocido el valor del servicio.” (negrilla fuera de texto), y la modificación efectuada al contrato dispuso: “(...) En caso de existir deficiencia en la entrega de envíos atribuibles al contratista, se realizará un control de calidad por parte de éste sin costo alguno para el contratante, sin que afecte el normal desarrollo del contrato.” (negrilla fuera de texto), en consecuencia se considera que se puso en riesgo la calidad en la prestación del servicio adquirido, dejando sin mecanismos de control a la entidad. 2.6.8 Hallazgo administrativo al no efectuarse las aprobaciones por parte de la Junta de Compras, de los actos que las requieren. Contrato de compraventa No. 098 de 2013, suscrito por la Entidad con COMPUTEL SYSTEM SAS, con el objeto de adquirir “(...) EQUIPOS DE TECNOLOGIA

INFORMATICA EN PROCESAMIENTO - ALMACENAMIENTO - VIRTUALIZACION, REDES LAN -

WN Y SEGURIDAD PERIMETRAL.”, en cuya revisión se observó que no se aprobó la apertura y cronograma a desarrollar en el proceso de selección por parte de la

20

Ibid.



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junta de compras y licitaciones, lo cual tampoco se hizo con la modificación del cronograma en la adenda No. 2 del 12 de diciembre de 2013. Mediante oficio No. 201410177 del 18/06/14, la Entidad afirma que el acta No. 1 de la junta de Compras y Licitaciones aprobó la apertura y cronograma de la licitación, lo cual no se observa en la lectura de su texto, igualmente sostiene que la modificación del cronograma mediante la adenda No. 2 no requería acta de Junta de compra y licitaciones por cuanto no modifica la esencia del pliego de condiciones, sin que ello se encuentre como excepción en la resolución que regula las funciones de la citada Junta. Por lo tanto, se encuentra que presuntamente hay aplicación irregular de los procesos y procedimientos establecidos en las disposiciones normativas internas como son los numerales 2.1 y 2.4 del artículo cuarto de la resolución 027 del 8 de julio de 2013, mediante la cual se reglamentó la Junta de Compras y Licitaciones determinándole, entre otras cosas, sus funciones en materia de contratación, poniendo en riesgo los recursos públicos por no acatar las formalidades y requisitos establecidos. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno21, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en el adelantamiento de los procesos de selección en los que debe atenderse la regulación vigente, tanto externa como interna. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente confirmarlo, al observar que la entidad acepta los hechos irregulares indicados, manifestando las acciones adelantadas en procura de solucionar las falencias encontradas.

21

Ibid.



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2.6.10 Hallazgo administrativo, por no publicar la suspensión del contrato ni requerir la póliza de garantía pactada con ocasión de la suspensión del mismo. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 048 del 28 de agosto de 2013, suscrito por la Entidad con el Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, con el objeto de “Prestar servicios profesionales, para la capacitación de funcionarios (as) de la

entidad, mediante seis programas académicos de educación continuada en la modalidad de

diplomado, seminarios y foro.”, en cuya revisión se observó que fue suspendido el 20 de diciembre de 2013 ; sin embargo, consultada la página WEB del SECOP, no se observa publicado el acto administrativo mediante el cual se hizo tal suspensión, conforme a lo dispuesto en el numeral 18 y el inciso 2º del parágrafo 3º del artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, de otra parte pese a que acordó ampliar la póliza, igualmente es pertinente indicar que luego de solicitado a la entidad esta no lo aporto, contraviniendo lo dispuesto en el art. 5.1.4 decreto citado, poniendo en riesgo los recursos de la Entidad. En consecuencia, se considera que presuntamente hay aplicación irregular de los procesos y procedimientos establecidos en las disposiciones normativas, como la citada, desatendiendo presumiblemente el principio de publicidad de las actuaciones contractuales y de garantía requerida, lo cual pone en riesgo los recursos públicos por no cumplir con las formalidades y requisitos establecidos. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presumiblemente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno22, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en el cumplimiento del principio de publicidad y en la salvaguarda de los recursos públicos. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente confirmarlo, al observar que la entidad acepta los hechos irregulares indicados, manifestando las acciones adelantadas en procura de solucionar la falencia encontrada en la publicación del acta de suspensión, en cuanto a la

22

Ibid.



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actualización de la póliza conforme a lo pactado en el acta de la suspensión, esta no fue efectuada, por ende no se aceptan los argumentos presentados por el ente de control el sentido expuesto en las respuestas que se analizan, máxime si se tiene en cuenta que si bien en este caso el daño no se materializó, si se puso en riesgo al patrimonio de la entidad. 2.6.11 Hallazgo administrativo, por no incluir los valores de todas las cotizaciones para determinar el presupuesto oficial de la futura contratación. Contrato de compraventa No. 036 de 2013, suscrito por la Entidad con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE SOLSOF S.A. con el objeto de adquirir e instalar “(...) las licencias de software de ofimática Microsoft para la Contraloría de

Bogotá, D.C. conforme a las especificaciones técnicas definidas y consignadas en los estudios

previos, el anexo, en las fichas técnicas, en los pliegos de condiciones (...).”, en cuya revisión se observó que para establecer el valor del presupuesto oficial estimado, en los estudios previos, la entidad recibió seis (6) cotizaciones siendo descartadas dos (1 por cotizar $1.088.143.104, valor superior en 40% a las otras firmas – SOLUCIONES ACTIVAS S.A. y SOLOSOFT que no cotizó servicios de instalación y capacitación), quedando por tanto cuatro (4) cotizaciones para dicho efecto, pese a lo cual sólo se utilizaron tres(3), dejando por fuera la firma NEX; el presupuesto fijado fue de $655.692.168.11. En ejercicio del proceso Auditor, luego de incluir la cotización de NEX, el presupuesto oficial estimado bajó a $646.729.633.94, lo cual se considera importante en la medida en que tal presupuesto determina el valor que los oferentes establecen en sus respectivas sus propuestas. Por tanto, si bien es cierto que fruto de la subasta inversa presencial, se adquirieron las licencias en $535.000.000, también lo es que la misma partió del menor precio ofertado entre cuatro (4) que resultaron habilitados y este valor estuvo en $653.922.160, es decir, por encima del valor en que debía fijarse el presupuesto de haberse utilizado las cuatro (4) cotizaciones obtenidas, con lo cual el menor valor ofertado para iniciar la subasta inversa hubiera sido menor. Pese a lo anterior, vale resaltar que dada la modalidad de contratación, el anterior yerro no generó un daño fiscal, por cuanto la entidad obtuvo una rebaja de $120.692.168,11, frente al presupuesto establecido y de $111.729.633,94 frente al que debió establecer, sin que pueda determinarse en este momento como hubiera sido el comportamiento de la subasta inversa si el valor del presupuesto se hubiera establecido con las 4 cotizaciones; no obstante, la entidad debe atender estos detalles que son determinantes para el costo final del contrato, pues en caso de haber sido habilitado un único oferente o que la modalidad de contratación no hubiera sido por subasta inversa, entre otras cosas, el riesgo en que se pusieron



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los recursos del distrito, podía haberse materializado generando un daño al erario público. Por lo tanto, se encuentra que presuntamente hay aplicación irregular de los procesos y procedimientos establecidos en las disposiciones normativas internas como lo es la Resolución Reglamentaria No. 021 de octubre 12 de 2012, mediante la cual se adoptó el “PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS”, poniendo en riesgo los recursos públicos por no acatar las formalidades y requisitos establecidos. Dado lo anterior, es pertinente señalar que los estudios previos deben incluir, entre otras cosas la totalidad de las cotizaciones realizadas durante los estudios de mercado, ello a fin de garantizar costo más real que cumpla con las características, especificaciones técnicas y calidad requeridas por la entidad. Adicionalmente, es dado señalar que se incumplen presuntamente los literales a), e), y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993 acerca de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. Así mismo, se evidencia una presunta aplicación irregular del sistema de control interno23, el desarrollo administrativo de los requisitos y funciones en su interacción con el Sistema de Gestión de la Calidad, y los componentes del MECI referidos a la autogestión, autocontrol y autoevaluación en la elaboración de los estudios previos, en especial en lo que se refiere a la determinación presupuesto oficial de la futura contratación. Revisada la respuesta dada por el ente de control a este hallazgo se encontró procedente confirmarlo, al observar que la solicitud de retirarlo se soporta en que al establecer el presupuesto para la contratación efectuada, se excluyó a la firma Solosof por no cotizar los servicios de instalación y capacitación, lo cual no corresponde al fundamento del hecho irregular evidenciado, en razón a que éste corresponde la exclusión de la firma NEX, que fue una de las cuatro (4) cotizaciones que cumplía con los requisitos de la Entidad para establecer el valor del presupuesto oficial del contrato.

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Ibid.



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2.7. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN AMBIENTAL En el Plan de Desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá 2012-2016 “Bogotá Humana” se estableció como eje 2 “Un territorio que

enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua.” y entre otros objetivos plantea que “se buscará reducir en forma permanente y creciente la generación de residuos en todas las

actividades, reciclar y revalorizar la mayor cantidad posible de materiales”. En esta dirección se orientan las acciones de la Contraloría en materia ambiental a través del PIGA.

El Decreto 176 de 2010 adoptó el Sistema Integrado de Gestión -SIG y el Decreto 652 de 2011 estableció la Norma Técnica Distrital para el Sistema Integrado de Gestión NTD SIG 001:2011; al respecto la Contraloría de Bogotá se propuso avanzar en la implementación del Subsistema de Gestión Ambiental -SGA, de manera integrada con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI y el Subsistema de Gestión de la Calidad bajo los estándares de la norma internacional ISO 14001, articulado con el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA y la normatividad ambiental que compete a la entidad, con el fin de alcanzar una protección ambiental confiable, adecuada y establecer un marco para la certificación de sistemas de gestión ambiental. Además, se expidieron las Resoluciones Reglamentarias Nos. 023 de 2012 “Por la

cual se adoptan nuevos procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros” y N° 047 de 2013 “Por la cual se adoptan los procedimientos del Proceso de Gestión de

Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.”, en cumplimiento al Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA 2012-2016. Mediante Resolución Reglamentaria 015 de junio de 2012, la Contraloría de Bogotá designó como Gestor Ambiental al Director Administrativo y en eventualidades será asumida por quien ocupe el cargo de Subdirector(a) de servicios Administrativos, El instrumento de planeación ambiental institucional se ejecuta con el Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA), el cual fue suscrito mediante acta de concertación con la Secretaria Distrital de Ambiente el 22 de junio de 2012, donde se tiene como objetivo general “Implementar y mejorar los programas del plan institucional

de gestión ambiental - PIGA en todas las sedes de la entidad, a través del manejo y uso eficiente

de los recursos naturales, contribuyendo al cumplimiento del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana” 2012-1016 - Eje 2 – “Un territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del

agua” a través de siete (7) programas que contienen veintiocho (28) actividades, para la vigencia de 2013.



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Consumo de energía

Entre las 6 sedes, sin contar el edificio de la Lotería de Bogotá, la sede de mayor consumo fue la de la Avenida 28 con un promedio de consumo en KW de 2.317 y en pesos de $842.668, teniendo en cuenta que el último trimestre se trasladó a la sede principal. La sede del Condominio trasladada en el último bimestre de 2013, obtuvo el menor promedio con 98 KW con un gasto de $35.429 pesos.

Ahora en el total de las sedes de la Contraloría de Bogotá se tuvo un promedio de KW 36.949 con un gasto de $13.3 millones de pesos.

Se analizó el consumo entre las vigencias de 2013 y 2012 y se observó que hubo un ligero aumento en la vigencia de 2013, a causa del incremento en la planta de personal, aunque para el final de la vigencia hubo una disminución debido a las vacaciones de fin de año.

Consumo de agua

El consumo de agua por la totalidad de las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C., fue de 3.509 M3, resultando un promedio por mes de 292.4 M3.

En los meses de junio – agosto de 2013, el consumo fue de 1.776 M3, lo cual fue un error de la EAAB, por lo cual la Subdirección de Servicios Generales, realizó una reclamación por el exagerado cobro del servicio a la Empresa y a la SUPERSERVICIOS, en el mes de enero de 2014.Esta última entidad profirió la Resolución N° SSPD 20138140197715 de fecha 25-11-13, en la cual se estableció la reliquidación del consumo del servicio público del periodo en mención con base en el consumo promedio de 209 M3.

Es de tener en cuenta que a partir del segundo semestre las sedes satélites se trasladaron al edificio de la Lotería de Bogotá, a excepción de la Escuela de capacitación y San Cayetano, por lo cual los consumos disminuyeron significativamente.

Al analizar el consumo de la vigencia de 2013 respecto de la vigencia anterior, se puede observar que tuvo levemente un consumo menor, pero el promedio fue mayor por un pico elevado en los meses de junio-agosto, debido al error en la liquidación por la EAAB. Material reciclado

De acuerdo al PIGA, el material reciclado ha tenido un gran aumento en la Contraloría de Bogotá, ya que en 2012 se reciclaron 23.1 Kg., mientras que en el 2013 se reciclaron 36.4 kg. El resultado del seguimiento del PIGA, al cierre de la vigencia de 2013, la entidad



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cumplió dentro de los siete programas con 28 actividades. Se destaca lo siguiente:

CUADRO 21 SEGUIMIENTO PIGA VIGENCIA 2013

SEGUIMIENTO PIGA 2013

1. Programa: Uso eficiente del agua - tiene como objetivo: Optimizar el uso del recurso hídrico en todas las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C.

ACTIVIDADES

EJECUCIÓN

ACTIVIDAD 1-Realizar campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones trimestrales para promover el uso eficiente y ahorro de agua en las instalaciones de la Contraloría de Bogotá:

DESARROLLO: Se realizaron actividades como, publicaciones en Noticontrol en los meses de marzo, junio, julio y noviembre, además de capacitaciones sobre la evolución histórica de los humedales y manejo hídrico del Distrito capital sobre ahorro y cuidado del agua. En total se realizaron alrededor de 20 actividades durante la vigencia de 2013.

ACTIVIDAD 2- Revisar una vez al año o documentar la operatividad para el control y seguimiento del agua de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: Se modificaron y expidieron las Resoluciones Reglamentarias N°023 de nov. de 2012 y N° 047 de nov. de 2013, las cuales se modificaron los procedimientos de control consumos de servicios de agua, energía y gas.

ACTIVIDAD 3- Realizar mantenimiento preventivo o correctivo a las redes hidráulicas.

DESARROLLO: Se realizaron cuatro inspecciones a las redes hidráulicas en febrero 18, abril 5, agosto 30 y octubre 11 de 2013, a las sedes de la Lotería de Bogotá, San Cayetano y capacitación.

ACTIVIDAD 4-Realizar seguimiento semestral al lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua.

DESARROLLO: El 19 de abril y 11 de mayo se realizó el lavado y desinfección a los siete tanques, de las sedes de Capacitación (3), San Cayetano (2), Participación (2) y la Lotería de Bogotá (2) en el primer semestre y en el segundo semestre se realizó a los mismos tanques el día 22 de agosto de 2013, con la firma FUMICLEAR

2. Programa: Uso eficiente de la Energía - tiene como objetivo: Optimizar el uso de energía eléctrica en todas las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C.

ACTIVIDAD 5: Realizar campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones trimestrales para promover el uso eficiente y ahorro de energía en las instalaciones de la Contraloría de Bogotá.

DESARROLLO: En total se realizaron 17 actividades durante la vigencia de 2013. Algunas de ellas fueron la capacitación a 630 funcionarios, sobre Sistema de Gestión Ambiental sobre el programa de ahorro y uso de energía realizada del 20 al 22 de febrero de 2013, Capacitación sobre el uso racional de energía a 37 funcionarios el 12 de junio de 2013, socialización de cambios climáticos en Noticontrol N° 2743 del 16 de agosto y el calendario ambiental el 18 de diciembre, entre otras actividades

ACTIVIDAD 6: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento de la energía de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: Se modificaron y expidieron las Resoluciones Reglamentarias N°023 de nov. de 2012 y N° 047 de nov. de 2013, y al igual que en la actividad N° 2, se modificaron los procedimientos de control consumos de servicios de agua, energía y gas.

ACTIVIDAD 7: Realizar mantenimiento preventivo o correctivo sobre las redes eléctricas.

DESARROLLO: Se realizaron cuatro inspecciones en febrero 18, abril 5, agosto 30 y octubre 11 de 2013, de las cuales se dejaron los respectivos registros.

ACTIVIDAD 8: Realizar permanentemente el cambio de luminarias incompatibles con la Resolución 180606 de 2008 expedida por el Ministerio de Minas y Energía.

DESARROLLO: El 14 y 15 de febrero y 28 de marzo de 2013, se realizó una inspección, inventario y cambio de luminarias en el 100% del edificio sede y en la bodega de San Cayetano se realizó el mismo ejercicio faltando un 5% del total para cambio de las luminarias.



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3. Programa: Gestión Integral de Recursos - tiene como objetivo: Mejorar la Gestión Integral de los residuos, desde la separación en la fuente, hasta su disposición final en cada una de

las sedes. ACTIVIDAD 9: Realizar trimestralmente campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones para promover la separación en la fuente en cada una de las sedes de la entidad y generar conciencia en los funcionarios sobre los riesgos a la salud y los impactos ambientales originados por los residuos peligrosos.

DESARROLLO: Se realizaron 44 actividades durante la vigencia de 2013 a nivel de toda la entidad. Este aumento en las actividades se debe a que la Secretaría de Ambiente, solicitó intensificar las actividades sobre salud e impacto ambientales por residuos sólidos en basuras. Algunas de ellas fueron las publicadas en noticontrol N° 2639 de marzo 01, sobre campañas de las 3 R (Reducir, Reciclar y Reutilizar), en junio 11 se llevó a cabo una capacitación sobre “Basuras Cero” a 36 funcionarios, en julio se realizó una capacitación sobre Prácticas Ambientales en Noticontrol N° 2714 y en diciembre 9 al 19 se efectuó una campaña educativa en el tema de “Separación en la Fuente y Reciclaje”.

ACTIVIDAD 10: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento de la gestión de residuos de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: El manejo integral de residuos se implementó también en las Resoluciones Reglamentarias N°023 de 2012 y N° 047 de 2013, elaborándose el Anexo N° 2 “Informe de entrega de material reciclado

ACTIVIDAD 11: Realizar la supervisión al cumplimiento del Acuerdo de corresponsabilidad firmado para el aprovechamiento de material reciclado de la entidad

DESARROLLO: Según el Acuerdo 010 de 2012, se realizaron revisiones y supervisiones el 14 de enero y el 17 de julio de 2013, de acuerdo a las actas respectivas

ACTIVIDAD 12: Realizar las adecuaciones a los lugares de almacenamiento temporal de residuos ordinarios, sólidos y peligrosos de la entidad según se requiera.

DESARROLLO: Se realizó la adecuación para el cuarto de almacenamiento de residuos peligrosos en el sótano, según oficio de la Administración al Contralor, de fecha 21 de febrero de 2013.

ACTIVIDAD 13: Adquirir elementos para la separación en la fuente o disposición de residuo, tales como puntos ecológicos, bolsas, kit de derrames, entre otros, según se requiera.

DESARROLLO: Se compraron canecas para los residuos peligrosos, los puntos ecológicos, bolsas biodegradables en la fuente, en la sede, y canecas para las sedes de capacitación y San Cayetano, mediante contratos N° 039/2013 por valor de $2.790.000 y contrato N° 045/2013 por valor de $1.344.984.

ACTIVIDAD 14: Elaboración o actualización anual de los protocolos de seguridad para el manejo de residuos ordinarios y peligrosos en la Contraloría de Bogotá.

DESARROLLO: Se actualizaron los protocolos de Mito tanques (lavado de tanques), manejo de aceites usados y manejo de residuos de acuerdo al Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos y a las Resoluciones Reglamentarias N° 023 de 2012 y 047 de 2013, de acuerdo al anexo N° 4 “Protocolo contingencias-Almacenamiento de Respel”.

ACTIVIDAD 15: Efectuar entrega de residuos peligrosos, ordinarios y especiales (Escombros y llantas), según se pacte, objeto de programas pos consumo, garantizando su adecuado manejo y disposición final (Licencias ambientales de almacenamiento y disposición final y demás evidencias pertinentes).

DESARROLLO: se realizaron dos entregas a la firma LASEA, una el 2 de abril de llantas y otra el 16 de diciembre de luminarias y tóner, otorgando los certificados respectivos.

4. Programa: Mejoramiento de las condiciones ambientales internas - tiene como objetivo: Mejorar las condiciones ambientales internas para los funcionarios y usuarios.

ACTIVIDAD 16: Realizar trimestralmente campañas educativas y/o actividades de sensibilización,

DESARROLLO: se realizaron cerca de 22 actividades ambientales internas, entre ellas la capacitación del Sistema de Gestión



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socialización y capacitaciones para promover el confort térmico, la disminución de ruido, y la reducción de la contaminación visual, entre otras.

Ambiental a 630 funcionarios del 20 al 22 de febrero, publicaciones en Noticontrol N° 2698, socialización para la “invitación a la semana ambiental”, realizada el 11 de junio, N° 2725, sobre “visitas para mejorar las condiciones laborales” y otra jornada de “Limpio, ordeno y reciclo por mi bienestar” N° 2773, 2774 y 2787 en el mes de octubre de 2013.

ACTIVIDAD 17: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento del mejoramiento de las condiciones ambientales internas de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: Se revisaron las Resoluciones Reglamentarias N°023 de nov. de 2012 y N° 047 de nov. de 2013, pero no hubo lugar a modificaciones.

ACTIVIDAD 18: Efectuar visitas de verificación de aseo, limpieza, salubridad y otros aspectos que garanticen condiciones ambientales internas adecuadas para el confort de los funcionarios.

DESARROLLO: Se realizaron cuatro visitas con sus respectivas actas los días 18 de febrero, 5 de abril 30 de agosto y 11 de octubre de 2013.

5. Programa: Criterios ambientales para las compras y gestión contractual - tiene como objetivo: Adoptar los criterios ambientales para la gestión contractual, que promueva la

eficiencia y sostenibilidad de los recursos. ACTIVIDAD 19: Realizar trimestralmente campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones para que sean adoptadas las cláusulas ó criterios ambientales para las compras y gestión contractual ya definidas.

DESARROLLO: se realizaron 11 actividades durante la vigencia de 2013. Algunas de ellas fueron la capacitación a 630 funcionarios, sobre criterios ambientales para las compras y gestión contractual, socialización en Noticontrol N° 2792, se realizó otra capacitación sobre “compras verdes” a 24 funcionarios el 12 de junio y una encuesta sobre “criterios ambientales para compras y gestión contractual a 12 abogados de la subdirección de contratación.

ACTIVIDAD 20: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento en la adopción de criterios ambientales para las compras, contratos de obra y demás actividades que correspondan a la gestión contractual de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: Se realizaron dos seguimientos anuales uno el 5 de julio de 2013, mediante acta 01, de los contratos celebrados el primer semestre y el otro el 20 de enero de 2014, mediante acta 02, a los contratos celebrados el segundo semestre de 2013.

6. Programa: Extensión de buenas prácticas ambientales - tiene como objetivo: Promover buenas prácticas ambientales, orientadas hacia una cultura ambiental de los funcionarios,

sujetos de control y usuarios en general. ACTIVIDAD 21: Realizar trimestralmente campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones que incentiven la toma de conciencia de los funcionarios en torno a las problemáticas ambientales existentes, por medio de herramientas tecnológicas entre otras.

DESARROLLO: Se realizaron actividades publicadas en Noticontrol en los meses de marzo y julio, sobre las buenas prácticas ambientales, así como el concurso de cuento sobre temáticas ambientales realizado con 28 participantes. En total se realizaron 20 actividades durante la vigencia de 2013, en los cuatro trimestres.

ACTIVIDAD 22: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento de la extensión de buenas prácticas ambientales de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: En las Resoluciones Reglamentarias N°023 de nov. de 2012 y N° 047 de nov. de 2013, se implementó la “Matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales”.

ACTIVIDAD 23: Efectuar la conmemoración del día mundial del medio ambiente a través del desarrollo de la Semana Ambiental, en la primera semana del mes de junio.

DESARROLLO: Se realizó la semana ambiental del 11 al 14 de junio de 2013, habiendo participado 17 entidades, como Parques Naturales Nacionales de Colombia, entre otras.

ACTIVIDAD 24: Integrar a este programa nuevas prácticas ambientales que puedan ser trasmitidas a los funcionarios y ayuden a prevenir la

DESARROLLO: Se realizaron otras actividades como los concursos de la tres (3) R, el 25 de febrero, realizándose una evaluación por cada dependencia y concurso de cuento, Ecovacuna y el árbol de



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contaminación y a asumir hábitos de sostenibilidad. navidad en material reciclable.

ACTIVIDAD 25: Revisar y actualizar la matriz de normatividad ambiental de la entidad y efectuar el debido seguimiento procurando un efectivo cumplimiento.

DESARROLLO: La normatividad ambiental PIGA, se actualizó en las siguientes fechas: el 26 de julio lo correspondiente al primer semestre de 2013 y el 28 de enero de 2014, lo correspondiente al segundo semestre de 2013, recibiéndose los respectivos certificados por parte de la Secretaria del Medio Ambiente.

7- Programa: Control de emisiones atmosféricas - tiene como objetivo: Controlar o mitigar los impactos ambientales generados por las emisiones atmosféricas del parque automotor

de la Contraloría. ACTIVIDAD 26: Realizar trimestralmente campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones que permita a los funcionarios conocer las implicaciones ambientales del uso de vehículos, oficiales, públicos y particulares.

DESARROLLO: se realizaron 11 actividades en los 4 trimestres de la vigencia de 2013. Entre estas están la entrega de folletos a los conductores sobre emisiones atmosféricas y eco conducción a 14 conductores el 23 de mayo, socialización sobre “el cambio climático” y tips para reducir la contaminación atmosférica el 23 de agosto y la entrega del calendario ambiental entre el 18 de diciembre al 31 de enero de 2014 en Noticontrol N° 2747.

ACTIVIDAD 27: Revisar anualmente o documentar la operatividad para el control y seguimiento del programa control de emisiones atmosféricas de manera articulada con el SIG.

DESARROLLO: En las Resoluciones Reglamentarias N°023 de nov. de 2012 y N° 47 de nov. de 2013, se implementaron los controles de emisiones atmosféricas, de acuerdo al Anexo N° 1 “verificación de fuentes móviles”

ACTIVIDAD 28: Realizar control y seguimiento anual al cumplimiento de los certificados de diagnóstico automotriz y certificaciones de gases de la totalidad del parque automotor de la entidad.

DESARROLLO: Se renovaron 20 certificados de revisión técnico mecánica y de gases de los 24 vehículos en total del parque automotor. Los 4 restantes no se renovaron porque están en proceso para dar de baja.

Sobre el componente ambiental se determinaron los siguientes hallazgos.

2.7.1. Hallazgo Administrativo “Hoja de Vida Indicadores”.

Si bien en la página web de la Contraloría de Bogotá se publican las siete (7) hojas de vida de los indicadores correspondientes a los objetivos de cada uno de los programas del PIGA, y cada programa cuenta con su indicador correspondiente a cada una de las 28 actividades, se detectó que en el formato de identificación, programación y seguimiento poseen falencias en las siguientes variables: 1. La información registrada de fecha de creación y fecha de corte no se encuentra registrada en

las hojas de vida de los indicadores.

2. De igual forma el “Cumplimiento del Indicador con Relación a la Meta” no están de acuerdo a

porcentajes normales, como son los casos del programa “Porcentaje de actividades

ambientales ejecutadas” código del indicador 0803, el cual da un resultado de 393%, y de la

primera actividad del programa “el uso eficiente y ahorro de agua”, el cual dio como resultado

1700%, y de la primera actividad del programa “el uso eficiente y ahorro de energía”, el cual dio

como resultado 1200%, y de la primera actividad del programa “Gestión integral de residuos”,

el cual dio como resultado 4000%,



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3. Los indicadores “Consumo per cápita de agua” código 8007 y “Consumo per cápita de energía” código 8008 los rangos de ejecución no son claro.

Lo anterior no cumple con lo establecido en el numeral 4.2 de la Guía Metodológica para la formulación de indicadores del Departamento Nacional de Planeación; literales b), d), e), y f) del artículo 2º; e) del artículo 3º; i) y j) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993. Causado por debilidades en la planeación, formulación, elaboración, registro y actualización de las hojas de vida de los indicadores. En consecuencia, las hojas de vida de los indicadores no son utilizadas como instrumento de medición, evaluación, avance real de metas y objetivos que inciden en lograr una información y control objetivo, permitiendo determinar los logros conseguidos de manera cuantitativa y cualitativa frente a los programas ambientales.

Con base en la respuesta de la Contraloría, en primer lugar, si bien es cierta su afirmación, que existe una casilla llamada “Medido en Periodos”, esta hace referencia al periodo comprendido de una fecha inicial a una fecha final, pero no a la fecha de elaboración del correspondiente indicador. En segundo lugar, la administración acepta que los resultados generados son ocasionados por “mal aplicación de las formulas”, lo cual la oficina responsable debe corregir. Por lo anterior se ratifica el hallazgo.

2.7.2. Hallazgo Administrativo “las metas programadas son subestimadas”.

Por cuanto el número de actividades no se programan y/o planifican con relación a la meta esperada. Ya que se dice, por ejemplo, “Realizar campañas educativas y/o

actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones trimestrales, para promover el uso

eficiente…”, (subrayado fuera de texto) pero no se especifica el número de actividades programadas para cada trimestre.

Lo anterior no cumple con lo establecido en los literales b), c), d), e), y f) del artículo 2º; e) del artículo 3º; i) y j) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993. Causado por debilidades en la planeación, formulación, elaboración, registro de los indicadores de cada una de las actividades.

Ya que las metas establecidas y/o programadas son subestimadas de acuerdo con los resultados obtenidos, por cuanto se desbordan los resultados (porcentajes) frente a los programados, de acuerdo a los indicadores. Observación que es reiterativa, toda vez que se comunicó en el informe anterior. Valorada la respuesta presentada por la Contraloría se deben determinar o



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establecer aproximadamente y con base en datos históricos, cuantas campañas educativas y/o actividades de sensibilización, socialización y capacitaciones se realizarán en un determinado periodo (Mensual, Bimestral Trimestral, Semestral), para así obtener unos resultados más coherentes a la realidad. Por lo anterior se ratifica el hallazgo.

2.8. SEGUIMIENTO A ALERTAS FISCALES – FUNCIONES DE ADVERTENCIA Y PRONUNCIAMIENTOS En la presente auditoría se realizó seguimiento a las alertas fiscales que no habían sido cerradas y a las emitidas durante el año 2013. En algunas alertas se plantearon acciones incorporadas al plan de mejoramiento, por lo cual su seguimiento se realizó desde allí. En este orden de ideas el resultado del seguimiento es el siguiente: 2.8.1 Funciones de Advertencia.

Advertencia Resultado Seguimiento Advertencia AF-180000-195 de 24 de abril de 2012. Incumplimiento en los estándares de calidad de las dotaciones de vestidos para hombre.

La Contraloría incluyó acción correctiva en el plan de mejoramiento. “Solicitar certificación escrita al Contratista sobre la calidad de las prendas, para hacerla parte del Acta Final del Contrato”. Realizado seguimiento se determinó su cumplimiento y en consecuencia se cierra la advertencia fiscal.

Advertencia: Riesgo en la pérdida de recursos en cuantía de $189.989, con ocasión de las deficiencias detectadas en los procesos, procedimientos y la estandarización de las actividades para la optimización del uso del parque automotor, su manejo técnico y administrativo, en discrepancia con las políticas de austeridad en el gasto público. 201320069 de 28-02-2013.

Las acciones resultantes de la función de advertencia quedaron consignadas en el plan de mejoramiento y se relacionan fundamentalmente con la modificación del procedimiento para el control y manejo del parque automotor, la inclusión de formatos y puntos de control. Se estableció en el seguimiento que se dio cumplimiento a las diferentes acciones, por lo cual la advertencia se cierra.

2.8.2 Pronunciamientos.

Pronunciamiento y Resultado Seguimiento

Pronunciamiento No. 1 AF-1800000-29 de 31-01-2011. Acceso, uso oportuno y efectivo del Sistema de Relatoría

El Sistema de Relatoría RELCO fue adoptado como herramienta del Sistema de Gestión de calidad de la Contraloría SGC mediante la Resolución 24 de 2010. La Contraloría estableció dos (2) acciones correctivas relacionadas con el tema, las cuales fueron cerradas como resultado del seguimiento efectuado al plan de mejoramiento en la presente auditoría. Visto en conjunto el avance se determina el cierre del pronunciamiento.



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Pronunciamiento y Resultado Seguimiento

Pronunciamiento Por fallas en los servicios de información, red corporativa de la Entidad. Memorando 1-2013-30574 de 26-07-2013.

Con base en este pronunciamiento la Contraloría formuló 4 acciones correctivas para ejecutar en el segundo semestre de 2014, razón por la cual se realizará seguimiento posteriormente.

Pronunciamiento Inconsistencias proceso de modernización interna. Memorando 1-2013-34035 de 03-09-2013. Como resultado de este pronunciamiento la Contraloría formuló dos acciones correctivas, las cuales fueron cerradas con base en el seguimiento efectuado al plan de mejoramiento. La Dirección de Planeación eleva consulta a la Oficina Jurídica mediante memorando 3-2014-03213 de 13-02-14 y recibe respuesta por parte de esa dependencia mediante memorando 3-2014-04902 de 11-03-2014 en el cual concluyen la posibilidad de promover ante el Concejo el trámite de proyecto de acuerdo que contenga la modificación o adición al Acuerdo 519 de 2012 sobre el tema de inclusión de la Auditoría Fiscal, con fundamento en las prescripciones del Decreto 1421 de 1993 y como lo manifestó el Contralor a través del memorando 2-2013-06546 de 15-04-13. A la fecha no se ha realizado trámite alguno ante el Concejo.

La Dirección de Talento Humano realiza solicitud de concepto técnico al DASCD mediante oficio 2-2014-02743 de 19-02-2014 en el sentido que se aclare si es posible hacer modificación en la distribución actual del personal de las dependencias teniendo presente que el Contralor expidió la resolución 003 de 22-01-13 a través de la cual adopta la distribución de cargos de la planta. El DASCD responde mediante oficio del 3 de marzo de 2014. Además de lo anterior, la Auditoría Fiscal insiste en el tema de la falta de flexibilidad de las plantas de cargos materializada en la expedición de las Resoluciones 075 y 076 del 13 de enero de 2013, en tanto al incluir con nombre propio funcionarios en la planta de la Auditoría Fiscal se obstaculiza la posibilidad para dichos funcionarios de ser ubicados en otras áreas a diferencia de quienes han sido incorporados en la planta global. En conclusión, si bien se dio cumplimiento a las acciones previstas en el plan de mejoramiento no se ha corregido la problemática señalada por la Auditoría Fiscal y en ese sentido el pronunciamiento sigue vigente.

Pronunciamiento problemáticas proceso de responsabilidad fiscal por desgaste administrativo originado en la revisión y devolución de hallazgos fiscales y cargas laborales. Memorando 1-2013-37374 de 07-10-2013 Frente al pronunciamiento, la Contraloría en la respuesta a la comunicación de la Auditoría Fiscal, planteó acciones encaminadas a la mejor estructuración de hallazgos, y la necesidad de revisar la cantidad de profesionales frente al volumen de trabajo. Se observó que la entidad modificó el procedimiento para concluir hallazgo de auditoría. El 28 de diciembre de 2012 salió la versión 10.0 que incluía como novedad la incorporación de un funcionario de enlace de la Dirección de Responsabilidad Fiscal, cuya presencia era obligatoria para la aprobación de la observación de carácter fiscal en mesa de trabajo. Esta iniciativa no tuvo el impacto esperado, como se observa en los comentarios siguientes, además que en la práctica hubo dificultad para el cumplimiento de la actividad en estos términos por la falta de profesionales. El 15 de abril de 2013 se expide la versión 11.0 del procedimiento y se elimina la presencia del funcionario de enlace, sobre la base de su inoperancia. Se destaca que, con el fin de dar mayor claridad a la validación de los hallazgos se incorporan asuntos a tener en cuenta de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoria Territorial, que incluyen en gran medida aspectos teóricos y conceptuales.



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Pronunciamiento y Resultado Seguimiento Luego el procedimiento es suprimido y se incorpora su contenido en el nuevo procedimiento denominado “para la ejecución de la auditoría”. No obstante estas novedades en los procedimientos, además de la expedición de la circular de unificación de criterios en materia de responsabilidad fiscal y orientación de la conformación del hallazgo con incidencia fiscal, y pese a la cantidad de filtros y controles establecidos en la revisión de los hallazgos en las direcciones sectoriales, se siguen presentando debilidades argumentativas, probatorias y de sustento en los hallazgos, como lo había manifestado la Auditoría Fiscal en el pronunciamiento. Revisado nuevamente el tema, se observó que como resultado del PAD 2013, fueron remitidos 487 hallazgos con alcance fiscal a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva por parte de las diferentes direcciones sectoriales y el grupo de reacción inmediata. Con base en el análisis que realiza esta Dirección, se produjo la devolución, durante esa vigencia y a febrero de 2014, de 171 hallazgos (35% de los hallazgos) como se observa en el siguiente cuadro.

HALLAZGOS DEVUELTOS PAD 2013 - FEBRERO 2014

DEPENDENCIA

TOTAL HALLAZGOS PAD

2013

CUANTÍA

HALLAZGOS PAD 2013

DEVUELTOS A FEBRERO 28 DE 2014

CUANTÍA %

CUANTÍA

HALLAZGOS

ANTERIORES PAD

2013 DEVUELTOS EN 2013

TOTAL HALLAZG

OS DEVUELT

OS EN 2013 Y A

FEBRERO 2014

% HALLAZG

OS SECTORIA

L DEVUELT

OS

% HALLAZGO

S DEVUELTOS FRENTE AL TOTAL

DE DEVOLUCI

ÓN

REACCIÓN INMEDIATA 4 5.153.148.130 1 6.514.766 0,1% 0 1 25,0% 0,6%

SALUD 34 5.985.163.618 0 0 0,0% 25 25 0,0% 0,0%

INTEGRACIÓN SOCIAL 27 22.511.862.314 2 178.300.000 0,8% 6 8 7,4% 1,2%

GOBIERNO 39 62.768.835.913 21 3.085.610.738 4,9% 10 31 53,8% 12,3%

SERVICIOS PÚBLICOS 37 415.917.306.826 17

97.934.086.128 23,5% 11 28 45,9% 9,9%

HACIENDA 14 37.339.148.713 1 2.724.190.869 7,3% 4 5 7,1% 0,6%

DESARROLLO ECONÓMICO 25 15.301.550.774 15 258.518.379 1,7% 10 25 60,0% 8,8%

MOVILIDAD 43 175.593.447.742 5 11.109.749.17

1 6,3% 18 23 11,6% 2,9%

PARTICIPACIÓN CIUDADANA 145 15.680.534.830 78 7.505.389.879 47,9% 9 87 53,8% 45,6%

EDUCACIÓN 69 23.246.909.646 26 1.878.529.693 8,1% 105 131 37,7% 15,2%

HÁBITAT Y AMBIENTE 50 18.108.569.380 5 5.251.784.783 29,0% 10 15 10,0% 2,9% TOTAL HALLAZGOS PAD 2013 487 797.606.477.886 171

129.932.674.406 16,3% 208 379 35,1% 100,0%

Fuente: Oficio Contraloría 2-2014-04353 de 18-03-2014

Igualmente durante el año 2013 se hizo devolución de 208 hallazgos correspondientes a vigencias anteriores, de manera que en total se devolvieron 379 hallazgos. La cuantía de los hallazgos del PAD 2013 ascendió a la suma de $797.605 millones y el monto de los devueltos llega a $129.932 millones, es decir el 16.3% del monto total. Las sectoriales con mayor porcentaje de hallazgos devueltos son Desarrollo Económico (60%), Gobierno y Participación Ciudadana (53.8% cada una). En el caso de los hallazgos del PAD 2012 con información a febrero de 2014, se observa que el 71.2% fueron devueltos por parte de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Ver siguiente cuadro



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Pronunciamiento y Resultado Seguimiento HALLAZGOS DEVUELTOS PAD 2012 - FEBRERO 2014

DEPENDENCIA TOTAL

HALLAZGOS PAD 2012

DEVUELTOS 2012

DEVUELTOS 2013 A

FEBRERO 2014

TOTAL DEVUELTOS

% DEVOLUCIÓN

SALUD E INTEGRACIÓN SOCIAL 103 39 30 69 67,0%

GOBIERNO 45 10 9 19 42,2%

AMBIENTE 31 13 6 19 61,3%

HACIENDA Y DESARROLLO ECONÓMICO 26 6 12 18 69,2%

MOVILIDAD 39 11 15 26 66,7%

CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL 53 30 9 39 73,6%

EDUCACIÓN 210 143 37 180 85,7%

SERVICIOS PÚBLICOS Y HABITAT 30 8 10 18 60,0%

CONTROL URBANO 10 3 4 7 70,0%

TOTAL 555 263 132 395 71,2% Fuente: Oficio Contraloría 2-2014-04353 de 18-03-2014 y Pronunciamiento Memorando 1-2013-37374 de 07-10-2013

A junio de 2013, cuando se hizo corte para efectos del pronunciamiento, el porcentaje de devolución era del 68.3%, de manera que en 8 meses se incrementó en tres puntos porcentuales. A la Dirección de Educación le fue devuelto el 85.7% y a Control Social el 73.6%, dependencias con el mayor porcentaje de devolución de hallazgos. Con base en los anteriores resultados, la Auditoría Fiscal ratifica las siguientes conclusiones emitidas en su oportunidad con el pronunciamiento: “De otra parte, no obstante el esfuerzo de las Direcciones Sectoriales y valorado el trabajo en términos de los hallazgos y las cuantías, resultan dos situaciones controversiales, independiente de la pugna que este escenario pueda generar entre el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y el Proceso de Responsabilidad Fiscal, en especial por la falta de unidad de criterios. En primer lugar, la presentación de resultados y gestión por parte de la entidad sobre la base de unos presuntos hallazgos y cuantías que no se tiene certeza que conduzcan al inicio de un proceso y que, por tanto, sobredimensionan el balance de los resultados obtenidos; en segundo lugar, se percibe un desgaste administrativo que desdice de las varias revisiones que se hacen en el proceso auditor en el trabajo de campo, en las mesas de trabajo y en los comités sectoriales (funcionario auditor, equipo auditor, subdirector, director y asesor) y que implica, que luego de la revisión por parte de Responsabilidad Fiscal, deban ajustarse, complementarse o archivarse”.

Por estos motivos, considera la Auditoría Fiscal que no se han implementado acciones eficaces para dar solución a la problemática alrededor de la devolución de hallazgos por lo cual el pronunciamiento sigue vigente y se continuará revisando el tema.



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CONCLUSIÓN SEGUIMIENTO ALERTAS FISCALES

Las 2 advertencias fiscales se cierran. En cuanto a los 4 pronunciamientos, 1 se cierran y tres se mantienen vigentes, uno porque las acciones comprometidas tienen como fecha de terminación diciembre de 2014 y los otros dos porque no hubo efectividad con las acciones adelantadas.


AUDITORÍA GESTIÒN FISCAL FECHA 24/08/11

VERSIÓN 1

PROCEDIMIENTO INFORME DE AUDITORÍA Página 143 de 152

3. ANEXOS

ANEXO 3.1 - HECHOS IRREGULARES IDENTIFICADOS Y COMUNICADOS

HECHOS

IRREGULARES

CANTIDAD DE

HECHOS IRREGULARES

VALOR

EXPRESADO EN $

NUMERACIÒN DENTRO DEL INFORME

ADMINISTRATIVOS

49

N.A.

2.2.1.1(1) 2.2.1.1(2) 2.2.1.1(3)

2.2.1.2 2.2.1.3 (1) 2.2.1.3 (2)

2.2.2.1 2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.3.1 2.2.4.1 2.2.4.3

2.3.1.1 2.3.1.3 2.3.1.4 2.3.1.5 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.2.4 2.3.2.7 2.3.2.8

2.4.1

2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.7 2.4.8 2.4.9

2.4.10 2.4.11 2.4.12 2.4.13 2.5.1 2.5.2

2.5.3 2.5.7 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.5 2.6.6 2.6.7 2.6.8

2.6.10 2.6.11 2.7.1 2.7.2

CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL Total hallazgos Fiscal

2 $10.000.000 a cuantificar en IP

2.6.5 2.6.6

CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

6 2.2.3.1 2.3.1.1

2.3.1.4 2.3.2.8

2.6.5 2.6.6

CON PRESUNTA INCIDENCIA PENAL

0

TOTAL HECHOS IRREGULARES

49

NA: No aplica. IP: Indagación Preliminar



VERSIÓN 1


144

ANEXO 3.2 - PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ CON BASE EN LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA FISCAL POR INFORME Y/O PROCESO AUDITOR A DICIEMBRE 2013

RESULTADO SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS CON CORTE MARZO 31 DE 2014

INFORME VIGENCIA HALLAZGOS Y

ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

AUDITORIA ESPECIAL CONVENIOS OEI

2007-2010 2.1.11 100% 2 CERRADA

AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2010

2010

2.6.5 50% 1 ABIERTA

Vistos los contratos y las fechas de entrega de las dotaciones, se concluye que la acción correctiva NO SE CUMPLIÓ, por cuanto las entregas se efectuaron solo hasta el mes de Diciembre de 2013, producto de tres (3) contrataciones cuyos ECOS iniciaron hasta el mes de agosto de 2013, teniendo en cuenta que la acción se suscribió el 30 de agosto de 2012; es decir un año después de haberse suscrita la acción, se inició el proceso de contratación para el suministro de la dotación, la cual no se hizo entrega por cuatrimestres como lo señala la norma.

2.6.9 100% 2 CERRADA

INFORME FINAL DE AUDITORIA, MODALIDAD ESPECIAL "RECURSOS

INFORMÁTICOS Y FUNCIONALIDAD DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ZAFIRO Y

RELCO.

2011

2.1.1.2 (acción 1) 100% 2 CERRADA 2.1.1.2 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.1.2 (acción 3) 0 0 ABIERTA

Como quiera que revisada la respuesta remitida por la entidad mediante escrito radicado con el No. 2-2014-07718 del 19 de mayo de 2014, se observó que la misma informa que en la actualidad la Plataforma www.YOSoyBogotá.gov.co., está desactivada por encontrarse la entidad en una fase de migración que espera concluir en el mes de agosto de 2014, situación que impidió verificar si en la actualidad las funcionalidades están habilitadas al 100% . Así mismo no se pudo verificar su operacionalidad en el aplicativo a través de pruebas piloto.

2.1.1.2 (acción 4) 84.99% 1.49 ABIERTA

No se aportó la reglamentación específica propuesta como acción correctiva; no obstante, revisada la información remitida con oficio No. 2-2014-07718 del 19 de mayo de 2014, se observa que la RR No. 057 de 2013 enviada para demostrar el cumplimiento de la acción, además de estar derogada, reglamentaba la rendición de la cuenta y presentación de informes pero sus formatos no contenían la totalidad de los documentos por tipo de contrato validados en las reuniones del 24 de abril y 29 de mayo de 2013. Pese a lo anterior, se verificó en la página Web de la entidad encontrando que la resolución anteriormente citada fue derogada por la RR No. 11 de 2014, en cuyos formatos se incluyó igualmente solo una parte de la información establecida como requerida, por todo lo cual se da cumplimiento parcial a la acción, aunque fuera de término.

2.1.1.3 100% 2 CERRADA

2.1.2.1 100% 2 CERRADA

2.1.3.1 100% 2 CERRADA



VERSIÓN 1


145


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

2.1.4.1 100% 2 CERRADA

2.1.5.1 0 0 ABIERTA

Si bien la entidad suscribió acta de fecha 11 de octubre de 2013 y memorando radicado con el No. 3-2013-23722 del 17 de septiembre de 2013, dejando evidencia sobre la actividad correspondiente a la capacitación de office 2013, la intensidad horaria, el nombre y la firma de los funcionarios que asistieron a la misma, también lo es que esta medida es temporal o transitoria, es decir no existe un documento que establezca las condiciones bajo las cuales se realizarán las diferentes capacitaciones en esa dependencia, para que sea observada por las diferentes administraciones. (Esta afirmación después de analizada la respuesta remitida por el ente de control mediante escrito radicado con No. 2-2014-07718 del 19 de mayo de 2014).

2.1.6.1 (acción 1) 90% 1.8 CERRADA

2.1.6.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.7.1 0 0 ABIERTA

Revisada la respuesta remitida por la entidad mediante escrito radicado con el No. 2-2014-07718 del 19 de mayo de 2014, se observó que la misma informa que actualmente y por presentarse un daño en el disco duro del servidor en la cual reside la información de los documentos digitalizados, la firma CSA Archivísticos & Tecnológicos, se encuentran en el proceso de adecuación de los diferentes elementos del aplicativo ZAFIRO, con el fin de ponerlo en operación, es decir que esta acción requiere de nuevos seguimientos, o por lo menos hasta que se logre el mantenimiento, actualización y capacitación de usuarios en un 100%.

2.1.8.1 (acción 1) 84.99% 1.49 ABIERTA

Revisada la información remitida con oficio 2-2014-07718 del 19/05/2014, en especial el acta de trabajo aplicativo RELCO y las impresiones de pantalla se observa que fueron incluidos en RELCO fallos de las vigencia 2011 y 2012 ; sin embargo conforme a lo indicado en memorando radicado No. 3-2013-15612 del 13 de junio de 2013 en las vigencias 2011 y 2012 quedaron ejecutoriados 48 procesos y conforme al acta de trabajo del aplicativo RELCO de fechas diciembre 20, 26 y 30 (sin año), aparece que fueron incorporados (publicados) 35 relatos, por lo cual se cumplió en un 72% el indicador y por fuera del término que vencía el 30-11-2013, en consecuencia el cumplimiento fue parcial.

2.1.8.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.8.1 (acción 3) 100% 2 CERRADA

2.1.8.1 (acción 4) 100% 2 CERRADA

2.1.8.1 (acción 5) 100% 2 CERRADA

2.2.1 85% 1.7 CERRADA

FUNCIÓN FISCAL DE ADVERTENCIA

2013 1 100% 2 CERRADA

2 (acción 2) 100% 2 CERRADA



VERSIÓN 1


146


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

parque automotor 3 100% 2 CERRADA

4 100% 2 CERRADA

AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2011

. 2011

2,2,1.4 100% 2 CERRADA

2.2.1.5 100% 2 CERRADA

2.3.2.1 95% 1.9 CERRADA

2.3.2.2 (acción 1) 95% 1.9 CERRADA

2.3.2.2 (acción 2) 95% 1.9 CERRADA

2.3.3.5 85% 1.7 CERRADA

2.3.3.7 (acción 2) 80% 1.69 ABIERTA

La entidad emitió la resolución reglamentaria Nº 22 del 2013 donde se asignan responsabilidades y funciones para la formulación, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión de la Contraloría de Bogotá D.C., a su vez expidió la resolución reglamentaria 009 de 2014 donde se adopta el Procedimiento para la formulación, actualización y seguimiento a los proyectos de inversión. sin embargo en ninguna de las dos resoluciones es clara la regulación que realizará la contraloría de Bogotá con respecto al uso adecuado de los recursos y su ejecución dentro de la vigencia de cada proyecto de inversión, donde se incluyan puntos de control que permitan hacer seguimiento y revisión de los recursos planeados. De acuerdo a las evidencias remitidas, la acción se cumple parcialmente dentro de los términos. Queda en EJECUCIÓN.

2.4.1 100% 2 CERRADA

2.4.2 0 0 ABIERTA

Practicado el seguimiento se pudo evidenciar que la acción correctiva no se cumplió por cuanto al revisar la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 07 de 2013, por medio de la cual se adopta el Procedimiento para el Manejo y Control de Almacén e Inventarios, no se ajustó el procedimiento de Almacén incluyendo el punto de control referente a la Implementación de una lista de chequeo, a fin de verificar que los comprobantes de ingreso y egreso cuenten con todos los soportes establecidos en los procedimientos, tal cual fue la acción propuesta.

2.4.3 100% 2 CERRADA

2.4.4 70% 1 ABIERTA

Practicado el seguimiento se pudo evidenciar que si bien se solicitó a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el inventario de las licencias y software adquirido (Memorando No. 40000-26969 Rad.3-2013-29667 del 25-11-2013) por la entidad en forma individualizada y cuantificada, no se llevó a cabo el correspondiente registro del software. Visto el comprobante de diario (20-12/2013) se evidencia la reclasificación y registro de la cuenta 197007. Vistas las notas a los estados contables se encuentra lo siguiente: Los Intangibles en la entidad a diciembre 31 de 2013 son $5,744,323,156,55 y se encuentran conformados así: Derechos por $102,360,061,oo y Licencias por $5,641,963,095,55. En la vigencia 2013 se realizó la reclasificación del valor total de la cuenta 197008 Software a la cuenta 197007 "Licencias", por cuanto se trataba únicamente del registro de Licencias y no de Software. En la vigencia de 2014 se realizará el registro del software adquirido y desarrollado por la entidad, con la información que será suministrada por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la entidad.



VERSIÓN 1


147


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

2.4.5 (acción 1) 0 0 ABIERTA

Practicado el seguimiento se pudo evidenciar que no se ha definido la política o el procedimiento para valorar y determinar el periodo de amortización del bien intangible (Hardware y Software), como tampoco se ha determinado el periodo de amortización de los mismos.

2.4.5 (acción 2) 70% 1 ABIERTA

Practicado el seguimiento se pudo evidenciar que si bien se solicitó a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el inventario de las licencias y sotfware adquirido (Memorando No. 40000-26969 Rad.3-2013-29667 del 25-11-2013) por la entidad en forma individualizada y cuantificada, no se llevó a cabo el correspondiente registro del software. Visto el comprobante de diario (20-12/2013) se evidencia la reclasificación y registro de la cuenta 197007. Vistas las notas a los estados contables se encuentra lo siguiente: Los Intangibles en la entidad a diciembre 31 de 2013 son $ 5,744,323,156,55 y se encuentran conformados así: Derechos por $ 102,360,061,oo y Licencias por $ 5,641,963,095,55. En la vigencia 2013 se realizó la reclasificación del valor total de la cuenta 197008 Software a la cuenta 197007 "Licencias" , por cuanto se trataba únicamente del registro de Licencias y no de Software. En la vigencia de 2014 se realizará el registro del software adquirido y desarrollado por la entidad, con la información que será suministrada por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la entidad.

2.4.6 100% 2 CERRADA

2.4.7 100% 2 CERRADA

2.4.8 0% 0 ABIERTA

Vista la Resolución Reglamentaria No.051 del 20 de noviembre de 2013, “Por medio de la cual se adoptan los Procedimientos del Proceso de Gestión Financiera en la Contraloría de Bogotá D.C.”, Se observó que en los procedimientos adoptados no se encuentra el punto de control relacionado con la acción propuesta: “revisión de las cuentas para determinar las deducciones a lugar al momento del pago, tanto al proveedor como a la DIAN, a efectos de no incurrir en inexactitud”. En este sentido la acción no se cumplió

2.4.9 100% 2 CERRADA

2.4.10 100% 2 CERRADA

2.4.11 100% 2 CERRADA

2.5.2 100% 2 CERRADA

2.6.1 100% 2 CERRADA

2.6.2 100% 2 CERRADA

2.6.3 (acción 1) 84% 1.4 ABIERTA

De la información remitida, con oficio No. 2-2014-07718 del 19/05/2014 se observa que mediante memorando de fecha 30 de abril de 2014, se emitió un informe y relación individual del seguimiento realizado a cada uno de los contratos



VERSIÓN 1


148


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

correspondientes a las vigencias 2014, que incluye revisión de actas de liquidación; sin embargo de la lectura de dicho informe no se observa la cantidad de actas de liquidación generadas y revisadas a fin de determinar el cumplimiento del indicador, tampoco se hace mención si con ocasión de esa revisión hubo o no lugar a liberación de recursos. Por otro lado el informe se encuentra fuera de término.

2.6.3 (acción 2) 30% 0.5 ABIERTA

La Contraloría remite un informe presentado por el designado para hacer seguimiento y revisión a los expedientes contractuales (20 de mayo de 2014), la respuesta no es idónea, no hace relación a la observación planteada, información que debería ser remitida por la Subdirección Financiera, además se refiere a contratos de la vigencia 2014 cuando lo que se está

auditando es el 2013 y sobre la liberación de saldos no se dijo nada.

2.6.5 100% 2 CERRADA

2.6.6 100% 2 CERRADA

2.8.1 100% 2 CERRADA

2.8.2 100% 2 CERRADA

2.8.3 100% 2 CERRADA

2.8.4 100% 2 CERRADA

2.8.5 100% 2 CERRADA

2.8.6 100% 2 CERRADA

2.8.7 100% 2 CERRADA

2.8.8 100% 2 CERRADA

2.8.9 100% 2 CERRADA

2.8.10 100% 2 CERRADA

2.8.11 100% 2 CERRADA

AUDITORIA ESPECIAL ACTUACIONES ADTIVAS

2007-2011

2007-2011 2.2.3. 100% 2 CERRADA

AUDITORIA ESPECIAL "GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS

VIGENCIA 2012"

2012

2.1.1.1 100% 2 CERRADA

2.1.1.2 100% 2 CERRADA

2.1.2.1 (acción 1) 50% 1 ABIERTA

Vistos los contratos y las fechas de entrega de las dotaciones, se concluye que la acción correctiva NO SE CUMPLIÓ, por cuanto las entregas se efectuaron solo hasta el mes de Diciembre de 2013, producto de tres (3) contrataciones cuyos ECOS



VERSIÓN 1


149


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

iniciaron hasta el mes de agosto de 2013, teniendo en cuenta que la acción se suscribió el 30 de agosto de 2012; es decir un año después de haberse suscrita la acción, se inició el proceso de contratación para el suministro de la dotación, la cual no se hizo entrega por cuatrimestres como lo señala la norma.

2.1.2.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.2.2 100% 2 CERRADA

2.1.3.1 (acción 1) 100% 2 CERRADA

2.1.3.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.3.1 (acción 3) 100% 2 CERRADA

2.1.4.1 (acción 1) 100% 2 CERRADA

2.1.4.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.4.2 (acción 1) 100% 2 CERRADA

2.1.4.2 (acción 2) 100% 2 CERRADA

2.1.5.1 0 0 ABIERTA

Vista la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 07 de 2013, mediante la cual se adoptan los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, no se evidencia en dicho acto administrativo la implementación del procedimiento para el mantenimiento integral de la entidad. A falta de la implementación del procedimiento para el mantenimiento integral de la entidad, en el cual se establecerían los formatos y puntos de control para la recepción, prestación de servicios, control de insumos y herramientas utilizadas por el personal responsable, la acción correctiva no se cumplió


Vista la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 07 de 2013, mediante la cual se adoptan los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, no se evidencia en el numeral 6.14 “Registro de Baja por pérdida, Hurto o Daño con responsabilidad” el punto de control referente al envío de comunicación a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para establecer presunta responsabilidad, tal cual fue la acción planteada.


Vista la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 07 de 2013, mediante la cual se adoptan los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, no se evidencia en el numeral 6.14 “Registro de Baja por pérdida, Hurto o Daño con responsabilidad” el punto de control referente al envió de comunicación a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para establecer presunta responsabilidad, tal cual fue la acción planteada.

2.1.6.1 100% 2 CERRADA

2.1.6.2 100% 2 CERRADA



VERSIÓN 1


150


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

2.2 0 0 ABIERTA

En la página de la contraloría de Bogotá- Normatividad se evidencia que se expidió el procedimiento para el control y manejo administrativo del parque automotor con código 08010, adoptado con Resolución 047 del 7 de noviembre de 2013, no obstante en ella no se encuentra la acción correctiva comprometida por la entidad.

2.3.1 (acción 1) 100% 2 CERRADA












FUNCIÓN FISCAL DE ADVERTENCIA

Dotaciones

2012 1 100% 2 CERRADA

PRONUNCIAMIENTO Sistema de Relatoría.

2011 2.9.2.1 (acción 1) 100% 2 CERRADA

2.9.2.1 (acción 2) 100% 2 CERRADA

AUDITORÍA REGULAR VIGENCIA 2012

2012

2.2.1.2 100% 2 CERRADA

2.3.1.4. 85% 1.7 CERRADA

2.3.1.5 85% 1.7 CERRADA

2.4.9. 100% 2 CERRADA

2.4.15 100% 2 CERRADA

2.7.1 1,8 100% CERRADA



VERSIÓN 1


151


ACCIONES

SEGUIMIENTO

Grado de Avance

Rango

de Cumplimiento

Estado

2.7.2 1,8 100% CERRADA 2.7.3 1,7 100% CERRADA

2.7.4 1,8 100% CERRADA

2.7.5 1,8 100% CERRADA

2.7.6 1,8 100% CERRADA

2.7.7 (acción 1) 1,7 96,47% CERRADA 2.7.7 (acción 2) 1,7 100% CERRADA

2.7.7. (acción 3) 1,7 100% CERRADA

2.7.8 (acción 1) 1,7 100% CERRADA

2.7.8 (acción 2) 1,8 100% CERRADA

PRONUNCIAMIENTO Ejecución del contrato 019 de

2012.

2013 1 90% 1.8 CERRADA

2 90% 1.8 CERRADA

TOTAL HALLAZGOS Y ACCIONES CON SEGUIMIENTO

HALLAZGOS 87 ACCIONES 114

Fuente: procedimiento de seguimiento Auditoria Fiscal RR. 003 de octubre 2012 y soportes aportados para seguimiento de acciones correctivas.



VERSIÓN 1


152

ANEXO 3.3 - RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ 2013

Puntaje por

elementoInterpretación

Puntaje por

componenteInterpretación

Puntaje por

subsistemaInterpretación

Puntaje del

SistemaInterpretación

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS 2,75 INSUFICIENTE

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 3,20 ADECUADO

ESTILO DE DIRECCIÓN 2,50 INSUFICIENTE

PLANES Y PROGRAMAS 3,00 ADECUADO

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 3,67 ADECUADO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2,50 INSUFICIENTE

CONTEXTO ESTRATÉGICO 2,50 INSUFICIENTE

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO 2,25 INSUFICIENTE

ANÁLISIS DEL RIESGO 2,33 INSUFICIENTE

VALORACIÓN DEL RIESGO 2,00 INSUFICIENTE

POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 2,40 INSUFICIENTE

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2,33 INSUFICIENTE

PROCEDIMIENTOS 2,75 INSUFICIENTE

CONTROLES 2,50 INSUFICIENTE

INDICADORES 2,00 INSUFICIENTE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2,00 INSUFICIENTE

INFORMACIÓN PRIMARIA 3,00 ADECUADO

INFORMACIÓN SECUNDARIA 2,50 INSUFICIENTE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1,50

INSUFICIENCIA

CRITICA

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 2,50 INSUFICIENTE

COMUNICACIÓN INFORMATIVA 2,40 INSUFICIENTE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN 2,40 INSUFICIENTE

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL 2,25 INSUFICIENTE

AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN 2,00 INSUFICIENTE

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2,75 INSUFICIENTE

AUDITORÍA INTERNA 2,33 INSUFICIENTE

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2,50 INSUFICIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS 2,40 INSUFICIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL 2,25 INSUFICIENTE

SUBSISTEMA DE

CONTROL

ESTRATÉGICO

INSUFICIENTE

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE

CONTROL DE

GESTIÓN

2,82

3,06

2,30

2,72

2,36

AMBIENTE DE

CONTROL

ADECUADO

INSUFICIENTE

SUBSISTEMA

CONTROL DE

EVALUACIÓN

2,38

INSUFICIENTE

INSUFICIENTE

ACTIVIDADES DE

CONTROL

INSUFICIENTE

COMUNICACIÓN

PúblicaINSUFICIENTE

2,33

2,43

INSUFICIENTE

2,13

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

PLANES DE

MEJORAMIENTO

INFORMACIÓN

2,32

2,54

ADMINISTRACIÓN

DEL RIESGO

INSUFICIENTE

2,35

RESULTADOS DEL DIAGÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INSUFICIEN

TE

INSUFICIENTE

INSUFICIENTE

INSUFICIENTE

2,48

AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE

Departamento Administrativo de la Función Pública

Documents

INFORME FINAL DE AUDITORÍA REGULAR SUJETO DE … · ANEXO 3.2 - PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO ... durante la vigencia y de la adopción del personal requerido para conformar y