Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño°5... · 3 1 Estado de Avance Convenio de Desempeño 1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño Objetivo General del

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División de Educación Superior Departamento de Financiamiento Institucional

Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño

Universidad Técnica Federico Santa María

“Fortalecimiento de capacidades institucionales de prevención del fracaso académico, a través de detección temprana y orientación psicopedagógica”

Gestión institucional para fines estratégicos, de gestión del cambio y

mejoramiento de la calidad.

FSM1412

Inicio Legal: 23 de Diciembre de 2014 Período de Evaluación: desde 23/12/2014, al 30/06/2017. Fecha de Presentación del Informe: 15/07/2017

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INDICE 1 Estado de Avance Convenio de Desempeño ...................................................................................................................................................... 3

1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño ....................................................................................................................................... 3 1.2 Avance de Indicadores del Convenio de Desempeño .................................................................................................................................. 33

1.3 Resumen Ejecución de Recursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales)........................................................................................... 38 1.4 Inserto imagen resumen de cuentas - Sistema de Rendición Financiero UCI .............................................................................................. 40 1.5 Análisis de la Ejecución Financiera .............................................................................................................................................................. 41

2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño ................................................................................................... 43 2.1 Logros y desempeños notables .................................................................................................................................................................... 43 2.2 Logros tempranos y no previstos .................................................................................................................................................................. 43 2.3 Dificultades para el avance (externas e internas) ......................................................................................................................................... 44 2.4 Desafíos ....................................................................................................................................................................................................... 45

2.5 Acciones y estrategias para la institucionalización, proyección y sustentabilidad de la iniciativa ................................................................. 45 2.6 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio, señalar: ............................................................................. 46

3 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño (Anual) .............................................................. 46 4 Anexos Obligatorios ........................................................................................................................................................................................... 48

4.1 Planilla Excel Indicadores Banco Mundial - Enviar documento adjunto ........................................................................................................ 48 4.2 Planilla Excel Indicadores Convenio de Desempeño para cada iniciativa en particular - Enviar documento adjunto ................................... 49

5 Anexos Complementarios de la Institución (Opcional) ................................................................................................................................... 50

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1 Estado de Avance Convenio de Desempeño 1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño

Objetivo General del Convenio de Desempeño:

Disminuir el fracaso universitario a través de la detección temprana de estudiantes en riesgo académico por medio de una plataforma

digital que articule información de trayectorias académicas y extra académicas que permitan mejorar la gestión en docencia

universitaria y articular un plan de orientación psicopedagógica.

Objetivo Específico 1: Concebir un modelo que identifique y pondere los diversos factores condicionantes del éxito/fracaso

universitario y permita cierta predicción de la trayectoria del estudiantes de la Universidad.

Hitos – Objetivo Específico 1

Descripción Hito / Actividades (según formulación del PM)

Fecha cumplimiento PROGRAMADA en PM

Fecha cumplimiento

EFECTIVA o REPROGRAMADA

Logrado al 30/06/2017

Medios de Verificación definidos en PM

Inicio Término

HITO N°1: Documentar el Estado del Arte. 03_2015 07_2015 10_2015 SI Informe de Análisis.

Informe de Ciclo Básico

Memorias del Depto. de Informática

- Revisión de Documentación Interna de proyectos anteriores, bibliografía nacional y extranjera.

03_2015 07_2015 10_2015 SI

HITO N°2: Construir modelo(s) predictivo(s) parametrizable.

03_2015 08_2015 04_2016 SI Informe avance de diagnóstico, claro AT

Actas de reuniones con Equipo Ejecutivo

Memorias del Depto. de Informática

Informe Final.

- Revisar marcos teóricos detección. 03_2015 05_2015 09_2015 SI - Diseñar modelo(s) de predicción. 05_2015 04_2015 04_2016 SI - Definir requerimientos de datos. 07_2015 03_2015 03_2016 Si - Crear encuesta complem. Ingreso. 07_2015 08_2015 03_2016 SI HITO N°3: Validar el modelo según datos históricos.

08_2015 09_2015 09_2017 NO (70%)

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Hitos – Objetivo Específico 1



Fecha cumplimiento




Inicio Término

- Ajustar modelo, usando datos de años anteriores.

08_2015 09_2015 09_2017 NO (70%) Informe de análisis y

resultados.

HITO N°4: Diseñar arquitectura de aplicación. 06_2015 01_2016 11_2017 NO (80%) Informe avance AT.

- Modelado de la aplicación. 06_2015 09_2015 11_2017 NO (80%) - Formato de datos y conectores. 10_2015 10_2015 11_2017 NO (80%) - Diseño de interfaces. 11_2015 01_2016 11_2017 NO (80%) HITO N°5: Adquisición de hardware (servidores y storage). 09_2015 11_2015 08_2017 NO

TdeR Licitación Facturas y equipos físicos.

- Especificación equipamiento. 09_2015 09_2015 08_2016 SI - TdeR y licitación. 09_2015 09_2015 08_2017 NO - Compra y recepción. 10_2015 10_2015 08_2017 NO - Instalación y configuración. 11_2015 11_2015 08_2017 NO

Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 1: Como se ha mencionado en informes anteriores, en los diversos estudios de fracaso estudiantil realizados en la Institución, se ha

detectado que en los primeros años de estudio existen los porcentajes más altos de deserción, asociado al desempeño académico en

el Ciclo Básico (primeros dos años) de formación. Estudios institucionales acerca de causales de deserción, muestran que los

abandonos de estudios en su mayoría están asociado a causas vocacionales y académicas.

Con el fin de detectar a tiempo y cuantificar la probabilidad de abandono de un estudiante, se han estado realizando modelos

predictivos, mediante la técnica de redes neuronales, las que entregaron un mejor porcentaje de acierto en comparación a otras

técnicas como árboles de decisión y regresión logística. Para calibrar estos modelos se consideraron los 5 primeros semestres de

5

trayectoria de un estudiante (considerando lo explicado anteriormente), con especial énfasis en los semestres 3 (retención de primer

año) y 5 (retención de segundo año). Para ello se utilizó toda la información de estudiantes de las cohortes 2008 a 2016.

Para la calibración de estos modelos, se entregan datos históricos de entrada clasificados en 4 dimensiones:

• Origen (Tipo colegio, NEM, puntaje PSU, dependencia colegio, Tipo de estudios, etc.)

• Socioeconómico (ingreso familiar, jefe de hogar, situación laboral padres, quintil, etc.)

• Institucionales (% Becas y créditos, utilización CIAC, utilización Sansanito-Biblioteca, etc.)

• Académicas (PA, RAP, FAE, promedio semestral, créditos INS-APR-REP, etc.)

Finalmente, para el objetivo del proyecto se privilegió predecir la probabilidad de que un estudiante se matricule en el semestre

respectivo de modelamiento.

Figura 1: Interacción entre variables de entrada y salida para modelo econométrico.

Los porcentajes de acierto aumentan considerablemente al incluir variables de trayectoria académica en los modelos, y a su vez la

dispersión disminuye, por lo que se ha concluido que las variables de origen por sí solas no son capaces de entregar una predicción lo

suficientemente robusta respecto al riesgo de deserción de un estudiante, lo que supone un problema para entregar predicciones para

estudiantes que se encuentran en su primer semestre académico. Para ello, es que particularmente la encuesta de caracterización en

6

términos de los constructos autoeficiencia, estrategias de aprendizaje y motivaciones académicas, que se aplicará en alumnos de

primer y quinto año cronológico, y posteriormente repetido a los primeros cuando se encuentren en su propio quinto año, debería ser

un insumo que permita mejorar el acierto de los modelos de predicción, especialmente en el de primer semestre académico en un

largo plazo, en la medida que se genere un historial que permita el entrenamiento de las redes neuronales.

También se vislumbra la oportunidad de incorporar a la información que se está levantando para calibrar un modelo para el primer

semestre académico, lo realizado por Pilar Gárate1 en el marco del “Plan Integral de Apoyo y Cuidado de los Estudiantes de la USM”2,

enfocado en mejorar las tasas de retención y el rendimiento académico de los estudiantes de primer año. Para ello, se realizan un

Workshop sobre técnicas de aprendizaje a los alumnos y una encuesta sobre bienestar emocional y salud mental. A partir de los análisis

de la encuesta se determina un grupo de estudiantes que necesita apoyo personalizado tanto en el ámbito académico como emocional.

Para semestres posteriores se han entrenado redes neuronales para entregar predicciones en el tercer semestre académico

particularmente, con datos históricos de estudiantes de las cohortes 2008 a 2016, para Casa Central y Campus Santiago, donde además

de la información de origen y socioeconómica, se incluyó trayectoria académica de los semestres 1 y 2 (véase Anexo 1).

Tabla 1: Resultados predicciones de primer año (3er semestre) para cohorte 2016.

La migración de toda la data institucional hacia un data warehouse ha supuesto una dificultad tanto en la en la obtención de la

información necesaria para entrenamiento como para entregar predicciones al total de estudiantes matriculados mediante redes

neuronales. Para suplir esta dificultad, es que se han generado metodologías alternativas para la entrega de predicciones,

considerando conclusiones de diversos estudios institucionales.

1 Académica Departamento de Industrias USM; Coordinadora del Programa Mujeres del Proyecto Ingeniería 2030. Email: [email protected] 2 http://www.noticias.usm.cl/2017/03/10/nuevos-estudiantes-de-la-usm-participan-en-learning-workshop-sobre-ingreso-a-la-educacion-superior/

Campus MAPE [%] Desv. Est Acierto [%]

Casa Central 19,3 23,88 86,43

Santiago 22,53 22,87 87,19

http://www.noticias.usm.cl/2017/03/10/nuevos-estudiantes-de-la-usm-participan-en-learning-workshop-sobre-ingreso-a-la-educacion-superior/

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También se definieron 4 umbrales3, de los cuales depende la clasificación de riesgo de deserción que se encontrará el estudiante en

determinado semestre:

Tabla 2: Colores y descripción de umbrales de riesgo académico.

Umbral Descripción

Negro Riesgo inminente

Rojo Riesgo considerable

Azul Riesgo leve

Verde Sin riesgo

En el caso de primer año4 5, se ha utilizado la información del puntaje PSU con el cual ingresó el estudiante y el promedio de notas de

los certámenes de las asignaturas de Matemática.

Tabla 3: Condiciones para predicción de riesgo en estudiantes de primer año.

Umbral Condición

Negro

PSU_Mat < 670 ʌ Prom_Mat < 45

PSU_Mat = [0; 850] ʌ Prom_Mat = NSP (No se presentó a un certamen)

PSU_Mat = {} ʌ Prom_Mat < 45 (Reingreso)

Rojo

PSU_Mat < 670 ʌ 45 ≤ Prom_Mat < 55

PSU_Mat > 670 ʌ Prom_Mat < 45

PSU_Mat = {} ʌ 45 ≤ Prom_Mat < 55 (Reingreso)

Azul PSU_Mat > 670 ʌ Prom_Mat ≥ 45

PSU_Mat < 670 ʌ Prom_Mat ≥ 55

PSU_Mat = {} ʌ 45 ≤ Prom_Mat ≥ 55 (Reingreso)

3 Los umbrales corresponden a intervalos definidos durante el entrenamiento de la red neuronal. Estos dependen cada modelo en particular. 4 Se considera que cualquier estudiante de primer año tienen un riesgo académico al menos leve. 5 Solo durante el primer semestre, ya que durante el segundo semestre los estudiantes ya poseen trayectoria académica.

8

Donde:

PSU_Mat: Puntaje PSU en prueba de Matemática.

Prom_Mat: Promedio de certámenes en asignaturas de Matemática cursadas en un semestre.

Mientras que para segundo año y superiores (que no se encuentran en la predicción de redes neuronales para el S1-2017), se hizo uso

del listado de alumnos en “riesgo académico”6 del primer semestre de 2017, que considera a todos aquellos alumnos que estén

cursando 2 asignaturas por 2da oportunidad (2 VTR2), 1 asignatura con VTR2 y otra con VTR3 o superior. Todos los estudiantes de este

listado están en riesgo de caer en incumplimiento reglamentario.

Las condiciones utilizadas fueron:

Tabla 4: Condiciones para predicción de riesgo en estudiantes de segundo año y superior.

Umbral Condición

Negro

VTR2 > 2

VTR3 ≥ 1

VTRSup ≥ 1

PA ≤ 3.500

VTR_Asign_1año > 1

Rojo VTR2 ≤ 2 ʌ VTR3 = 0 ʌ VTRSup = 0 ʌ PA ≤ 5.500 ʌ Cred_Ins_Sem ≥ 15

Azul Si no se cumplen ninguna de las condiciones anteriores.

6 Al encontrarse en el “Listado de Riesgo Académico”, se considera que todos estos estudiantes tienen un riesgo al menos de carácter leve.

9

Donde:

VTRX: Número de veces que se ha reprobado una asignatura específica.

PA: Prioridad académica. Factor institucional que mide el desempeño académico de un estudiante. Por reglamento, si la

Prioridad Académica de un estudiante es inferior a 2500 al término del año académico, se considera como alumno eliminado.

VTR_Asign_1año: Número de veces que se ha cursado una asignatura específica.

Cred_Ins_Sem: Número de créditos inscritos en el determinado semestre.

Finalmente para aquellos casos que no puedan ser evaluados ni por modelo predictivo ni las condiciones explicadas anteriormente

(casi todos estos casos corresponden a estudiantes de curso superior que no se encuentran7 en el “Listado de Riesgo Académico”), se

entrega una clasificación de riesgo según la Prioridad Académica, según las siguientes condiciones:

Tabla 5: Condiciones de predicción en estudiantes que no aparecen en lista de riesgo académico.

Umbral Condiciones

Rojo PA < 3500

Azul 3500 ≤ PA < 4000

Verde PA >= 4000

En la medida que la entrega de variables y acceso a las fuentes de datos se vayan consolidando, la mayor parte de las predicciones

deberán ser entregadas mediante modelos de redes neuronales (durante los semestres 2 a 5), si no se complementará con los filtros

de condiciones8 anteriormente explicados.

7 Al no encontrarse en el “Listado de Riesgo Académico”, se considera que todos los estudiantes tienen un riesgo al menos de carácter leve. 8 Sujetos a modificaciones.

10

Utilizando tanto las metodologías anteriores (redes neuronales y alternativas) los resultados obtenidos han sido los siguientes:

Con redes neuronales: Considerando la cohorte 20169.

Tabla 6: Predicciones tercer semestre mediante redes neuronales, para S1-2017.

Metodologías alternativas.

Tabla 7: Predicciones mediante metodologías alternativas, para S1-2017.

Para visualizar las predicciones mediante las metodologías descritas anteriormente, se está desarrollando el Sistema de Alerta

Temprana (SAT)10, el cual está siendo desarrollado con el apoyo de la Dirección de Tecnologías de la Información, DTI. Su principal

objetivo es facilitar la gestión docente con aquellos estudiantes que se encuentren en riesgo académico, tanto para los jefes de carrera,

Director de Estudios, Director de Docencia, VRA, Psicólogos RR.EE., etc., centralizando toda la información del estudiante a lo largo de

9 En el informe anterior se consideraban solo tres umbrales. Durante la marcha, se ha decidido incluir uno adicional. 10 En el informe anterior (y en la propuesta de proyecto) el desarrollo de SAT figuraba como Asistencia Técnica, pero la institución cuenta con los recursos técnicos para ejecutarla de manera interna. Asimismo, fue especificada como parte de Hito 4 del Objetivo Específico 2.

Riesgo/Campus Casa Central Campus Santiago

Negro 137 75

Rojo 189 166

Azul 761 659

Riesgo/Año ingreso Primer Año Segundo año y superior

Negro 386 747

Rojo 304 217

Azul 1089 148

11

su trayectoria, recogiéndola desde las distintas bases de datos institucionales, facilitando así la toma de decisiones de los distintos

actores.

Figura 2: Diagrama de flujo de interacción con SAT.

Sus opciones son:

• Visualizar el riesgo de deserción de cada estudiante matriculado en determinado semestre y su motivo, por campus, carrera,

cohorte, para aquellos estudiantes matriculados y con ramos inscritos en el semestre correspondiente.

• Descargar un reporte de cada alumno, en donde se obtiene información de las distintas fuentes institucionales, como CIAC,

FAE, SIGA, PUB, etc., obteniendo así un historial de su estancia en la Universidad. Esta información también puede ser

visualizada sin necesidad de descargar el documento.

• Descargar Resumen Académico sin necesidad de ingresar al SIGA.

12

• Realizar un seguimiento de las intervenciones realizadas por los actores relevantes y la información recopilada en la misma.

También permite cambiar el estado de la predicción obtenida mediante el modelo, en caso de considerarse necesario.

• Entregar reportes estadísticos para facilitar así la gestión docente, obteniendo así indicadores de control y seguimiento para

cada campus, carrera, etc.

Algunas de las principales opciones11 del Sistema de Alerta Temprana a nivel usuario son las siguientes:

Figura 3: Pantalla principal SAT.

11 SAT se encuentra aún en desarrollo, pero con su primer prototipo terminado, por lo que se seguirán incorporando nuevas opciones, como también modificaciones.

13

Esta pantalla muestra a todos los estudiantes y su riesgo asociado según las predicciones de las metodologías anteriores (con 3

umbrales, los cuales no han podido ser modificados a los actuales debido a la actual contingencia institucional). Se pueden realizar

filtros según:

• Campus/Sede.

• Departamento.

• Carrera.

• Año ingreso.

Los accesos a estos filtros están limitados en sus accesos, según el actor que utilice la plataforma. También se integrará un filtro de

semestre12, que permita ir guardando las predicciones históricas de cada uno de los estudiantes.

Las columnas que acompañan a cada estudiante son las siguientes:

• Tipo problema: Depende de la dimensión más incidente, según la predicción (origen, socioeconómico, institucional,

académico).

• Histórico Predicciones: Pestaña en donde se mostrará las distintas predicciones realizadas para el estudiante a lo largo de su

trayectoria. Se incorporarán también sus modificaciones, motivos de modificación y quién realizó los cambios.

Figura 4: Detalle información columna “Histórico Predicciones”.

12 A contar de S2-2017.

14

• Listado Riesgo Académico: Es una columna en donde se entregará información respecto a la información histórica de que un

estudiante ha formado parte del listado de riesgo académico. Además se visualizará su información histórica de Avance

Académico y Prioridad Académica, para cada semestre.

Figura 5: Detalle información columna “Listado Riesgo Académico”.

15

• Información personal13: Columna en donde se podrá en línea la información personal recogida de todas las bases de datos

institucionales.

Figura 6: Pantalla general columna “Información personal”.

13 Para mayor detalle cada una de las pestañas de esta columna, véase Evidencia “Pantallas de pestañas, columna Información Personal SAT”.

16

Figura 7: Información de notas diagnósticos CIAC y en Módulo de Notas Parciales, columna “Información personal”.

17

Figura 8: Cambio de condición de riesgo, columna “Información alumnos”.

En esta pestaña de la columna “Información alumnos” se puede modificar el estado de un estudiante, posterior intervención del

estudiante.

Las siguientes columnas de información de un estudiante (Figura 3) son:

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• Resumen Académico: Emitido para la carrera que se encuentra matriculado el estudiante en el semestre respectivo.

• Informe Personal: Reporte en PDF14, en donde se exporta la información de los estudiantes, recogidas de las distintas BD

institucionales, como en la columna “Información estudiantes”.

Figura 9: Ejemplo reporte estudiante, SAT.

14 Se adjunta como evidencia un archivo tipo del reporte.

19

Indicar estrategias y actividades para revertir los resultados en el caso de HITOS NO LOGRADOS (Objetivo Específico 1):

Con respecto al Hito 3: “Validar el modelo según datos históricos”, la migración de la información hacia un data warehouse ha

provocado demoras en la entrega de la base de datos definitiva para calibrar los modelos definitivos, para cada semestre.

Recientemente se ha entregado una base de datos con información de estudiantes de Casa Central y Campus Santiago de las cohortes

2008 a 2016, pero en comparación a la anterior (que poseía información académica de estos estudiantes de los dos primeros

semestres), esta posee información de toda la trayectoria de los alumnos hasta la fecha. Esta permitirá calibrar los modelos definitivos

para todos los semestres que se puedan considerar, siendo los más importantes el S2, S3, S4 y S5.

El Hito 4: “Diseñar arquitectura de aplicación” seguirá en constante desarrollo hasta la finalización del proyecto, mediante la

implementación de nuevas que consoliden un sistema de gestión docente integral, pese a que actualmente la plataforma se encuentra

ya operativa para su objetivo. Algunos de las opciones que se están realizando actualmente consideran generar archivos XLS (Excel)

para extraer listados de estudiantes y generar un cuadro de mando que permita facilitar la gestión docente, a través de gráficos y KPI’s.

Para lo último, se está articulando con el Departamento de Informática, quienes también están implementando su propia plataforma

departamental hacer seguimiento a sus estudiantes y conocer quienes se encuentran en riesgo de deserción (véase Anexo 2).

En lo que refiere al Hito 5: “Adquisición de hardware (compra de servidores y storages)”, estos recursos serán adquiridos una vez que

inicie la Asistencia Técnica 3 “Implementación de Sistema de Gestión de Datos Académicos”, restructurada en la última reitemización,

debido a que en una primera instancia esta AT consideraba el desarrollo de SAT. El objetivo de esta nueva AT es implementar de un

sistema de gestión de datos institucionales que sea integre a la plataforma SIGA, el cual se pretende alojar en este hardware.

20

Objetivo Específico 2: Desarrollar una plataforma informática que articule datos de la trayectoria académica de los estudiantes con

datos extra académicos que permita detectar aquellos casos en potencial riesgo académico, para enfocar la estrategia de intervención.

Hitos - Objetivo Específico 2



Fecha cumplimiento




Inicio Término

HITO N°1: Levantamiento y propuestas de mejora bases de datos.

03_2015 07_2015 11_2017 NO Informe diagnóstico

Propuesta mejora

Asistencia y documentación.

- Levantamiento diagnóstico BDI’s. 03_2015 04_2015 08_2017 NO (60%) - Propuesta de mejora BDI’s. 05_2015 05_2015 10_2017 NO - Apoyo en la construcción de la BDI. 06_2015 06_2015 10_2017 NO - Documentación y diccionario datos. 07_2015 07_2015 11_2017 NO HITO N°2: Implementar mejoras en la organización de BDI’s.

04_2015 09_2015 11_2017 NO Documento acreditativo

curso

Carga de la base

Informe resultado marcha blanca BDI.

- Capacitación en Oracle. 04_2015 06_2015 10_2017 NO - Análisis propuestas de mejora. 06_2015 07_2015 10_2017 NO - Ejecución mejoras y seguridad. 07_2015 08_2015 10_2017 NO - Poblamiento de datos. 06_2015 08_2015 11_2017 NO - Marcha blanca. 09_2015 09_2015 11_2017 NO HITO N°3: Diagnóstico y mejora de aplicaciones existentes.

08_2015 10_2015 06_2016 SI Informe actualización. Procesos.

Mejora aplicación.

Plataforma de Notas Parciales

- Rev. pertinencia procesos actuales. 08_2015 09_2015 05_2016 SI - Rev. y mejora conectores datos. 08_2015 09_2015 06_2016 SI - Rev. y mejora interfaces usuario. 08_2015 10_2015 06_2016 SI HITO N°4: Concepción desarrollo aplicaciones atingentes necesarias.

07_2015 10_2015 12_2017 NO Informe diseño

aplicaciones Auxiliares.

Código programa

Documentación.

- Diseño aplicaciones. 07_2015 10_2015 08_2017 N/A - Programación aplicaciones. 08_2015 7_2016 09_2017 N/A - Integración con plataforma USM. 6_2016 7_2016 12_2017 N/A

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Fecha cumplimiento




Inicio Término

- Documentación. 7_2016 7_2016 12_2017 N/A Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 2:

Luego de la última reitemización este objetivo específico fue restructurado15, de tal manera que actualmente se encuentra enfocado

en entregar insumos que permitan diagnosticar el estado actual de las bases de datos institucionales, para así llevar mejorar los

sistemas institucionales, en especial el SIGA.

Mediante la Asistencia Técnica 2 y con el apoyo de DTI, se comenzó a levantar el estado actual16 del modelo de datos de SIGA, que

corresponde a lo entregado en el primer informe. Con este modelo de datos es que se entregarán sugerencias para implementar en la

estructura de SIGA, con el objetivo de llevar a cabo un desarrollo que permita actualizar módulos, como agregar otros que se han

vuelto necesarios para el quehacer institucional.

Como se mencionó en el último informe, se han realizado mejoras en aplicaciones específicas de SIGA que han permitido mejorar la

gestión docente en distintas aristas, como lo es el seguimiento del rendimiento parcial de los estudiantes, como reportes a principios

de semestre de posibles estudiantes en riesgo de caer es incumplimiento reglamentario, como:

Informes de Dirección de Estudios acerca de los estudiantes con excesiva carga académica y con avance académico

insuficiente (alumnos Kamikaze), que permite detectar situaciones de riesgo académico tempranamente en el avance de un

semestre, en alumnos pertenecientes a cualquier año académico.

15 Además, el proceso de migración de la data institucional complica la actualización automatizada del estado de riesgo de los estudiantes, que forma parte del Objetivo Específico 1. 16 Para mayor información referente al detalle del levantamiento de SIGA, véase “Informe 1, Consultoría Modelo de Datos SIGA”.

22

Mejora en la detección de los estudiantes en riesgo académico (que considera solo variables académicas) al momento de

preinscribir asignaturas, es decir, antes de que llegue a concretarse la inscripción de asignaturas, permitiendo reducir la carga

del estudiante de ser necesario. De esta forma se controla preventivamente que el alumno pase a estar en riesgo académico.

Módulo de notas parciales en el Sistema de Información de Gestión Académica (SIGA), que permite agregar cada una de las

evaluaciones de la asignatura, las pautas de las evaluaciones y los resultados parciales de las asignaturas, como observar

estadísticas relacionadas al comportamiento de cada uno de los cursos, permitiendo detectar tempranamente el riesgo

académico durante el avance de cada semestre, para los estudiantes que podrían reprobar asignaturas.

A estas se han agregado otras que impactan de manera indirecta al proyecto, pero que permitirán el registro de información que hasta

el momento no se encontraba estandarizada, como el término del desarrollo módulo de ayudantías y el módulo de prácticas, que

permitirán así integrar más información al SAT referente a la trayectoria institucional del estudiante.

De esta manera, se ha realizado un apoyo preliminar para la gestión docente y administrativa, desde estadísticas generales de

asignaturas y paralelos por semestre (módulo de notas parciales) hasta un seguimiento más personalizado de los alumnos en riesgo

académico (SAT). Además, la propia información de estas aplicaciones ya existentes ha sido incorporada como parte de la información

persona a la cual se puede tener acceso de un estudiante.

Figura 10: Articulación actual de plataformas existentes y en desarrollo para la detección de alumnos en riesgo académico.

Notas parciales

•Información estadística antes del termino del semestre.

•Alertas por perfiles de usuario.

Riesgo académico

•Determinación de alumnos en riesgo por desempeño académico.

•Reportes a agentes pertinentes

SAT

•Información completa de cada estudiante.

•Seguimiento individual del avance del estudiante.

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Con respecto al Hito 1: “Levantamiento y propuestas de mejora bases de datos”, hasta la fecha se han entregados los insumos

necesarios al consultor. Contractualmente, en Noviembre de 2017 este hito estará finalizado.

Para poder finalizar el Hito 2: “Implementar mejoras en la organización de BDI’s”, es necesario finalizar el Hito 1, para que con base

en las mejoras sugeridas, estas puedan aplicarse si se consideran tanto necesarias como viables. El curso especificado para Oracle, será

llevado a cabo en un software que se utilice para ejecutar la Asistencia Técnica 3.

Para el cumplimiento del Hito 4: “Concepción desarrollo aplicaciones atingentes necesarias”, es necesario dar comienzo a la Asistencia

Técnica 3 “Implementación de Sistema de Gestión de Datos Académicos”, cuyo objetivo es implementar una plataforma basada en un

sistema de inteligencia empresarial (o BI, según sus siglas en inglés), que permita un monitoreo y gestión haciendo un uso global de

la información contenida en SIGA. Esto permitirá complementar a SAT, que está mayormente enfocado en hacer gestión docente con

cada estudiante en particular.

Objetivo Específico N°3: Apoyar la gestión docente a través de la entrega de información periódica sobre alertas tempranas para

modificar las estrategias sobre los estudiantes y facilitar su tránsito formativo elevando la calidad de la formación.




Fecha cumplimiento




Inicio Término

HITO N°1: Perfiles de acceso a reportes. 10_2015 01_2016 04_2017 SI Informe diagnóstico.

Plataforma de notas parciales.

Requerimiento de datos para Sistema de Alerta.

- Determinar actores relevantes. 10_2015 11_2015 O3_2016 SI

- Determinar las necesidades de información.

11_2015 01_2016 04_2017 SI

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Fecha cumplimiento




Inicio Término

HITO N°2: Definición de reportes según perfil de acceso.

12_2015 5_2016 09_2017 NO Informe de Diseño y

formulario de validación de usuarios.

- Diseño de estructura del reporte según perfil.

12_2015 7_2016 08_2017 NO (65%) - Validación de reporte por usuarios. 3_2015 5_2016 09_2017 NO HITO N°3: Monitoreo del uso de los reportes en los procesos docentes.

3_2016 5_2016 11_2017 NO Número de consultas a

informes emitidos por plataforma de alerta temprana.

- Reunión de coordinación con Dirección General de Docencia.

3_2016 4_2016 11_2017 NO (50%) - Reunión de coordinación con Jefes de

Carrera. 3_2017 4_2017 11_2017 NO

- Reuniones con unidades de apoyo al estudiante.

3_2017 4_2017 11_2017 NO

Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 3:

Una vez definidos los agentes pertinentes en conjunto con sus roles en el sistema que busca fortalecer la permanencia estudiantil, los

cuales son: Directores de departamento, Jefes de carrera, Coordinadores docentes, Coordinadores de programas de acceso y

acompañamiento académico, Dirección de Relaciones Estudiantiles (RR.EE), Dirección de Estudios (DEE) y Dirección General de

Docencia (DGD), se han identificado las necesidades de información a entregar de los estudiantes, los cuales han sido incorporados en

el reporte de información personal de SAT, y otras de carácter más general para el análisis tanto de cohortes, carreras, campus, etc.,

que formarán parte del cuadro de mando que se encuentra en fase de desarrollo en la misma plataforma. A su vez, como se mencionó

en el informe anterior, se implementó el módulo de notas parciales en SIGA, que entrega un reporte de seguimiento de evaluaciones

parciales para cada asignatura, para cada paralelo, carrera, Campus, etc., permitiendo hacer seguimiento y levantar alertas tempranas

a estudiantes antes de la finalización del semestre. Por su parte también está el informe de estudiantes en riesgo académico, el cual

25

es entregado a los jefes de carrera, a través de la Dirección de Estudios y proporciona una lista preliminar de estudiantes en riesgo de

incumplimiento reglamentario, con el fin de que el jefe de carrera evalué su carga académica, pudiendo reducirla si es necesario.

A través reuniones bisemanales con Vicerrectoría Académica y coordinando esfuerzos con Dirección General de Docencia, se han

acordado plazos para presentar SAT a sus actores relevante, a comienzos del segundo semestre de 2017. Por medio de estas instancias

se les ha comunicado preliminarmente a los jefes de carrera y altos directivos respecto a la existencia de esta plataforma y la ayuda

que significará para su gestión en identificar e intervenir a aquellos estudiantes en riesgo académico.

También se definieron las funciones principales de los actores relevantes dentro del plan global y como obtendrán insumos de las

distintas plataformas institucionales ya consolidadas, como en fase de mejora y de desarrollo que facilitará sus decisiones a nivel

docente.


En lo que respecta al Hito 2: “Definición de reportes según perfil de acceso”, se procederá a validar en una primera instancia el reporte

personal de cada estudiante, el cual será estándar para todos los perfiles. Una vez que ya se encuentre operando en SAT el cuadro de

mando – reportería para gestión docente, estos serán validados y mejorados de acuerdo a la retroalimentación que nos entreguen los

usuarios. La instancia formal para esto serán las reuniones de Comité Docente (CC.DD).

El Hito 3: “Monitoreo del uso de los reportes en los procesos docentes”, también será monitoreado en CC.DD, consultando a los

distintos actores respecto al uso dado a SAT y sus insumos para la gestión docente. A nivel de la plataforma, también serán

implementados contadores para llevar una estadística interna respecto al uso de la plataforma y sus distintas opciones.

26

Objetivo Específico N°4: Diseñar e implementar un plan de intervención profesional que con carácter preventivo que se enfoque hacia

la orientación y asistencia preferente de alumnos en potencial riesgo académico.




Fecha cumplimiento




Inicio Término

HITO N°1: Documentar el Estado del Arte en torno a las estrategias remediales.

6_2015 12_2015 10_2016 NO Informe de Estadías

Especialización.

Propuestas preliminares.

- Estudio preliminar antecedentes. 6_2015 8_2015 08_2016 SI - Estadías de Especialización tema. 9_2015 10_2015 09_2017 NO (30%) - Recapitulación experiencias. 11_2015 12_2015 09_2016 NO (35%) HITO N°2: Seminario “Modelos de prevención de la Deserción Universitaria”.

3_2016 10_2016 11_2017 N/A Actas del evento

Conclusiones y recomendaciones.

- Crear comité organizativo. 3_2016 3_2016 11_2017 N/A - Comité técnico y definición normas. 4_2016 5_2016 11_2017 N/A - Convocatoria y organización. 6_2016 10_2016 11_2017 N/A - Realización y conclusiones. 10_2016 10_2016 11_2017 N/A HITO N°3: Crear Plan Intervención preventiva de alerta temprana.

8_2015 12_2015 02_2017 NO (95%) Informe avance AT

Actas reuniones equipo intervención

Doc. Plan intervención

- Recopilación antecedentes 8_2015 12_2015 04_2017 SI - Generar propuesta de Plan 9_2015 12_2015 12_2016 SI - Consensuar Plan con entes USM 10_2015 12_2015 02_2017 SI - Plan final con recursos y costos 10_2015 12_2015 08_2017 NO (80%) HITO N°4: Articular plataforma con programas tutoriales/mentorias.

9_2015 7_2016 11_2017 NO (70%) Material difusión

Plan de articulación y líneas de acción.

- Sensibilización dpto., jefes carrera 9_2015 1_2016 08_2017 NO (40%) - Sensibilización RREE (psicólogas) 8_2015 1_2016 08_2017 NO (80%) - Articulación otras iniciativas 10_2015 7_2016 08_2017 NO (70%)

27

Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 4:

Durante el levantamiento de antecedentes preliminares, se han analizado experiencias nacionales e internacionales acerca de

programas de apoyo y acompañamiento, con especial énfasis en los planes de intervención de la Universidad de Zaragoza y Universidad

de Salamanca. A nivel nacional, se ha participado en los seminarios “Digitalización y Moocs: Motores de innovación en educación

superior”, organizado por la Universidad Católica de Chile y la UTFSM, y “Deserción de Primer año: causas y desafíos”, organizado por

la Universidad de Chile.

Luego del estudio de antecedentes, se identificaron los programas ya existentes dentro de la institución, alineado con el Modelo

Educativo USM, en complemento con el Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 (PEI 2014 – 2018). Con todo ello se ha elaborado

el PAE – USM (Programa de Apoyo a Estudiantes – USM), plan de intervención en donde se articulan todas las ayudas formales

existentes dentro de la institución, además de generar otros que cubren áreas las cuales no habían sido intervenidas con anterioridad.

El PAE – USM propone – apoyado en la literatura de Vincent Tinto (1975, 1985, 1993, 2006) –Programas de Apoyo tanto dirigidos a la

integración social como a la integración académica se complementen entre sí, ya que su relación dinámica determina la persistencia

del estudiante de permanecer en el medioambiente que significa formar parte de una Universidad. Su objetivo principal es el “logro

de un aprendizaje autorregulado, a través del desarrollo de habilidades metacognitivas, como la planificación, evaluación,

identificación de técnicas y desarrollo de estrategias”.

PAE – USM comprende un plan de estrategia para estudiantes de primer año y superiores, los cuales difieren solo en iniciativas que

apuntan a coberturas de carácter específico. Se generaron dos iniciativas que actualmente no forman parte de los programas de apoyo,

y que han sido concebidas durante la elaboración del plan de intervención tanto para estudiantes de primer año y superiores, que son

el Profesional Psicoeducativo y Web de Apoyo a Estudiantes.

El Profesional Psicoeducativo consiste en un profesional cuyo rol es abordar directamente las temáticas de orientación vocacional y

apoyo psicopedagógico en estudiantes, complementando y articulándose con los espacios ya existentes de apoyo para los estudiantes

y la información entregada por SAT. Su foco principal son los estudiantes de 2° y 3° año en riesgo académico, sin embargo se

28

complementa la atención de los otros dispositivos de apoyo en 1° año, particularmente a través del servicio de orientación vocacional,

el cual actualmente no existe de forma explícita en la universidad. Mediante SAT identificará aquellos estudiantes que deben ser

partícipes del plan de intervención con un mayor énfasis. Dentro de sus funciones (a nivel estratégico) se encuentran:

Apoyo psicopedagógico.

Orientación vocacional.

Articulación con actores relevantes.

Jefes de carrera.

Dirección de Estudios.

CIAC.

Relaciones Estudiantiles.

Programas de Ingreso Especial.

Por su parte, la Web de Apoyo a Estudiantes es una iniciativa que surge como una respuesta a la utilización de recursos web para el

estudio, práctica utilizada de forma regular por estudiantes de la universidad, se propone la generación de un soporte web

institucional, de fácil acceso y conectado a redes sociales. Se compone de:

Material de estudio.

Test de autodiagnóstico de necesidades.

Capsulas de autoaprendizaje, enfocadas en habilidades metacognitivas.

Link a las páginas de uso principal para los estudiantes.

Material formativo y de utilización para tutores

Vinculación a redes sociales

El principal objetivo de esta página web es convertirse en un referente en lo que respecta al apoyo al estudiante, con un contenido

integral en la formación de los estudiantes y cuya interacción sea acorde a las formas de interactuar con los distintos tipos de

dispositivos electrónicos que son más utilizados.

29

El diagrama de flujo de articulación de iniciativas para estudiantes de primer año es el siguiente:

Figura 11: Diagrama de flujo de apoyos estudiantiles de primer año.

30

Dentro de estas iniciativas, se destaca el Plan de Fortalecimiento Académico (PFA) que consiste en un plan especial de estudios para

el segundo semestre académico, al cual pueden optar aquellos estudiantes que reprueben las asignaturas de Física y Matemática en

su primer semestre. Este plan fue elaborado para ayudar a estos estudiantes a tener una inserción académica adecuada a las exigencias

de la Universidad y que puedan tener posibilidades reales de obtener un desempeño académico en su plan de estudios. Dentro de este

plan de estudios destaca la asignatura IWG – 103: Taller de Habilidades para la vida universitaria, en el cual se entregan herramientas

que permitan corregir carencias y/o falencias que llevan a un bajo desempeño académico durante su primer semestre, con el objetivo

de lograr posteriormente un correcta inserción en la Universidad. Esta asignatura se trabaja desde el inicio del proyecto articulada al

mismo, permitiendo el uso de recursos para la incorporación un número mayor de estudiantes colaboradores con experiencia y/o

formación en apoyo en pares USM. Esto ha permitido un mayor grado de personalización, nivel de confianza y profundización de las

temáticas de carácter personal a abordar con los estudiantes que formaron parte del PFA.

Por su parte, para segundo año y superior se destaca la inclusión dentro de los planes de apoyo del Taller de Fortalecimiento

Académico, el cual se propone como una estrategia remedial y preventiva para estudiantes con riesgo académico que solicitan

excepción reglamentaria (siendo este taller una condición para otorgar la misma). Se compone de 4 sesiones, más 2 sesiones de

seguimiento. Se generan productos entre sesiones, los cuales son revisados en la sesión posterior. Cada sesión tiene como objetivos:

Sesión 1: Compromisos iniciales respecto a la disposición al cambio. Predisposición positiva del estudiante hacia el aprendizaje,

a través del fortalecimiento del autoconcepto académico.

Sesión 2: Estudiante con mayor consciencia respecto de su emocionalidad y con estrategias básicas de regulación emocional.

Sesión 3: Estudiante consciente de las redes de apoyo formales e informales dentro de la universidad, con reconocimiento de

la importancia del pedir ayuda.

Sesión 4: Evaluación de brechas en el desarrollo de un aprendizaje autoregulado. Revisión de lo avanzado en las sesiones

anteriores y continuidad del fortalecimiento académico.

Sesión 5: Autoevaluación del estudiante respecto de necesidades de hacer modificaciones en sus rutinas o actitudes frente al

aprendizaje.

Sesión 6: Potenciar aspectos motivacionales y estrategias de estudio.

31

Figura 12: Diagrama de flujo de apoyos estudiantiles de segundo año y superior.

32

Todas estas iniciativas están siendo articuladas y sensibilizadas actualmente con los actores más relevantes para su correcta

implementación, en especial con los Jefes de Carrera y los coordinadores de las iniciativas de RR.EE., tanto para que conozcan el

desglose, objetivos definidos de cada uno de los programas de apoyo y la ruta a seguir según el(los) problema(s) específicos de cada

estudiante, como coordinando la ejecución de los programas que se incorporarán como ayuda por primera vez.


El Hito 1: “Documentar el Estado del Arte en torno a las estrategias remediales” será concretado una vez que se realice la visita a una

institución de educación superior a nivel nacional que también se encuentre trabajando en la temática abordada por el proyecto. Se

tienen en consideración instituciones que al igual que la UTFSM, se encuentran desarrollando un plan estratégico para abordar la

retención, tales como la Universidad de Talca, Pontificia Universidad Católica de Santiago, Universidad de Bío-Bío y la Universidad de

Chile. Esta visita será llevada a cabo a más tardar durante Septiembre de 2017.

En relación al Hito 2: “Seminario “Modelos de prevención de la Deserción Universitaria” se ha contemplado finalmente como una

actividad de cierre del proyecto, en donde se exponga a la comunidad lo realizado durante este tiempo. Este se llevará a cabo durante

Noviembre de 2017.

Para el Hito 3: “Crear Plan Intervención Preventiva de Alerta Temprana” faltan detalles en lo que respecta a coordinación de nuevas

propuestas y uso de recursos para las mismas. Estos detalles se encontrarán cerrados prontamente, ya que PAE – USM comenzará a

operar desde principios del segundo semestre de 2017.

Finalmente, respecto al Hito 4: “Articular plataforma con programas tutoriales/mentorias”, PAE - USM se encuentra sensibilizado con

una considerable parte de las iniciativas de apoyo al estudiante ya existentes y formales dentro de la Universidad, con las cuales se

están coordinando esfuerzos en la ejecución de nuevas iniciativas. A nivel formal, la sensibilización con altos directivos y jefes de carrera

será mediante la presentación del PAE – USM en CCDD, en donde se entregará también a la comunidad un tríptico para su mejor

entendimiento.

33

1.2 Avance de Indicadores del Convenio de Desempeño

Indicadores

N° Nombre Indicador Línea Base

Meta Año 1

Valor Efectivo

Año 1

Meta Año 2

Valor Efectivo

Año 2

Meta Año 317

Valor Efectivo

Año 3


Medios de Verificación adjuntos al presente

informe

1. % Estudiantes en Riesgo Reglamentario

13% 10% 10% 9% 11% 7% 11%18 NO Estadísticos en reporte de


2. % Solicitudes de excepción Reglamentarias

6% 6% 3% 6% 3% 5% 1%15 SI Estadísticos en reporte de


3. Cobertura Gabinetes psicológicos de contención y asistencia

32% 0 46% 47% 28% 45% 24%15 19 SI Reporte gestión DAE.

4. % de plataformas (bases datos y aplicaciones) integradas aplicación predictiva USM

0% 15% N/A 80% 75% 95% 100% SI Reporte, Aplicación.

5. % programas tutorial/mentoría Articulados

0% 10% 0% 35% 25% 60% 67% SI Informes Anual.

6. % de Actores relevantes que usan informes de plataforma de alerta temprana

0% 15% 29% 40% 43% 60% 54% NO Consultas a informes

emitidos por plataforma, por actor relevante.

7. % Estudiantes en Riesgo Reglamentario q1, q2, q3

15% 10% 10% 9% 12% 7% 15%15 17 NO Estadísticos en reporte de


8. % Solicitudes de excepción Reglamentarias q1, q2, q3

6% 6% 3% 6% 3% 5% 1%20 SI Estadísticos en reporte de


9. Estudiantes en riesgo académico participantes en Plan de Intervención

150 180 67 240 142 240 30315 SI Registro de estudiantes

participantes en programa de mentoría articulado.

17 Valores post cierre, presentado en la propuesta de plan de FSM1412. 18 Valores parciales, ya que se debe lo que resta para segundo semestre de 2017. 19 Valor estimado, ya que a la fecha de elaboración del informe aún está en desarrollo el primer semestre de 2017. 20 Aún aún no se tiene la información de quintiles de MINEDUC para la cohorte 2017, por lo que se realizó una extrapolación de la información de la cohorte 2016.

34

Análisis Cualitativo del Avance de Indicadores Al cierre de este informe, 6 indicadores se han logrado de un total de 9 (66%). En comparación al informe de avance hasta Diciembre

de 2016, se observa un total de 3 indicadores más que cumplen con el valor meta propuesto para el año 3, entre los que se destacan

los indicadores 4, 5 y 9, que reflejan el esfuerzo realizado en la articulación y socialización de iniciativas, como también en la integración

de información desde las distintas bases de datos institucionales.

Respecto a los indicadores 2 y 8, que miden el porcentaje de Solicitudes de Excepción Reglamentaria, para todos los estudiantes

matriculados como para aquellos que pertenecen a los quintiles Q1, Q2 y Q3 (que optan a gratuidad) respectivamente, cumplen el

valor meta para el año 3. Además, pese a las diferencias con los indicadores entregados el año 2016 en el mismo período, como

consecuencia de las modificaciones reglamentarias aplicadas durante el S2-2015 y que significaron menos solicitudes de excepciones

reglamentarias para el S1-2016, este número ha seguido disminuyendo, llegando a un 1% para ambos casos, mientras que en Junio de

2016 fue de un 2% para el indicador 2 y 1% para el indicador 8. Es importante destacar que la retención entre los estudiantes que

forman parte de los tres primeros quintiles fue de un 83% según estudios institucionales para la cohorte 2016, en comparación a un

82% del institucional de la misma cohorte.

El indicador 3 no muestra mayores cambios en el tiempo, en comparación al año anterior. Mientras que durante el mismo período de

2016 el indicador también de 24%, luego aumentó solo en un 4%. Este indicador no se encuentra cerrado, ya que ha sido imposible

recolectar la información de los Campus San Joaquín y Vitacura, debido a la toma de espacios que se encuentran actualmente ambos

Campus. Este dato faltante ha sido aproximado de acuerdo a las asistencias que se tuvieron en los primeros semestres de 2015 y 2016,

respectivamente.

En relación al indicador 4, se redefinieron cuáles son las bases de datos necesarias para obtener información de la historia del

estudiante dentro de la institución, que son: SIGA, CIAC, SIREB, PUB, KOHA y AULA, dejando fuera en particular a PAM (Portal de Auto

Matrícula) el cual de manera indirecta entrega su insumo a SIGA (alumno matriculado vía online). Estas 6 bases de datos ya se

encuentran integradas a SAT, por lo que este es el primer indicador cubierto en su totalidad.

35

El indicador 5 nos hace referencia a un importante avance en cuanto a articulación con programas de apoyo estudiantil. En el último

informe, solo existía una articulación con PFA, el cual se encuentra cubierto financieramente por el proyecto desde el 2015. A través

de ajustes del PAE – USM se incluyeron como parte del Plan de Intervención otros programas de apoyo, que permiten cubrir de manera

integral las necesidades que puede tener un estudiante en riesgo de desertar. Estas fueron:

CIAC.

Tutores RR.EE.

PFA.

Punto de Encuentro.

Sansanito.

Asistentes Sociales de RR.EE.

De todas estas iniciativas, existe articulación con PFA, Tutores RR.EE (cuyo coordinador es el Psicólogo coordinador de FSM1412), Punto

de Encuentro y Sansanito (para atenciones psicológicas y recomendación de asistencia a talleres, como también para las sesiones del

Taller de Fortalecimiento Académico). Con CIAC y las Asistentes Sociales de RR.EE se articulará a la brevedad, ya que PAE – USM tendrá

su marcha blanca en el comienzo del segundo semestre de 2017. Se concluye finalmente que existen las voluntades para que las

distintas instancias comiencen a trabajar de manera articulada, para así conseguir una intervención más efectiva en aquellos

estudiantes que están con riesgo de abandonar la institución, como también para formar parte de los programas de apoyo a creados

para conseguir una cobertura integral según las necesidades de cada uno.

El indicador 9 muestra un avance progresivo en comparación a los años anteriores, dando cobertura se basó totalmente en los alumnos

que participaron del PFA. Mediante la articulación con diversas instancias de apoyo, y en particular con las Tutorías de RR.EE, el

universo de estudiantes identificados en riesgo académico y que han sido intervenidos ya es superior al valor meta fijado para este

año. Con la puesta en marcha de PAE – USM, este indicador hacia el cierre del proyecto identificará una cobertura de estudiantes en

riesgo académico aún mayor.

36

Indicar estrategias y actividades para revertir los resultados en el caso de INDICADORES NO LOGRADOS Los indicadores 1 y 7, que tienen relación con el porcentaje del total de estudiantes se encuentra en Riesgo Reglamentario, tanto para

el universo de estudiantes en Campus, como para aquellos que pertenecen a los tres primeros quintiles, se encuentra en un valor

superior al meta de año 3, así como también al valor entregado en el informe de avance del mismo período del año 2016. Una de las

posibles consecuencias es que durante el segundo semestre de 2015 (debido a las movilizaciones internas) existieron facilidades

reglamentarias para no perjudicar de gran manera la trayectoria académica de los estudiantes, tales como no contabilizar las

asignaturas reprobadas en este período. Esto significó que los estudiantes en Riesgo Reglamentario en el primer semestre de 2016

fueran muchos menos que en un semestre regular.

Para revertir los indicadores 1 y 7 es importante el aporte del Plan de Intervención, que permitirá identificar, hacer seguimiento y

entregar ayuda a todos los estudiantes que se encuentran en una situación de posible deserción, dentro de los cuales gran parte se

encuentran en situación de Riesgo Reglamentario. También influye el cambio demográfico que implicó la gratuidad en la población

que ingresa a la institución, reflejado en que la diferencia entre un indicador y otro es de un 4% mayor en aquel que solo involucra

estudiantes de quintiles 1, 2 y 3. Es importante considerar lo mencionado anteriormente respecto a la retención de los estudiantes

cohorte 2016 pertenecientes a los tres primeros quintiles, versus el mismo indicador a nivel institucional para la misma cohorte: la

retención en el primer grupo es mayor (83%) al primero (82%).

En la medida que se ha avanzado el desarrollo de SAT, han aparecido más actores interesados en participar de la plataforma:

Vicerrector Académico.

Directores Académicos.

Director General de Docencia.

Directores de Departamento.

Jefes de Carrera.

Coordinadores Docentes.

37

Director de Estudios.

Subdirector de Dirección de Estudios.

Director de Relaciones Estudiantiles.

Psicólogos Relaciones Estudiantiles.

Coordinador Tutorías de Relaciones Estudiantiles.

Coordinadores Punto de Encuentro.

En total, son 11 actores relevantes que se han incorporado al uso de SAT. De todos estos actores relevantes, quienes lo están utilizando

de manera activa hasta el momento son 6: Director General de Docencia, Directores de Departamento, Jefes de Carrera, Coordinadores

Docentes, Director de Estudios, Coordinador Tutorías de Relaciones Estudiantiles. En la medida que se comience a ejecutar el Plan de

Intervención, como también el uso activo de SAT, este indicador debería seguir aumentando. En conclusión, este indicador aumentó

de un 43% a un 55% en comparación al informe de Diciembre de 2016, pero se destaca la incorporación durante este semestre del

doble de actores relevantes en comparación al mismo.

Es necesario mencionar que la información de la cohorte 2017 para los indicadores 7 y 8 (que consideran solo estudiantes de quintiles

1, 2 y 3) fue obtenida a través de RR.EE y sus asistentes sociales, de acuerdo a lo comunicado por los estudiantes y calculada solo por

el ingreso per cápita del grupo familiar. Esto al no ser la información oficial del MINEDUC, que consideran también otros factores para

la estimación de quintiles/deciles, podría ocasionar variaciones drásticas en el valor oficial del indicador real para este informe y para

el informe de cierre de proyecto.

38

1.3 Resumen Ejecución de Recursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales)

Ítem

(1) Presupuesto Vigente $ (2) Gastos devengados $: Efectivos + Gastos por pagar al 30/06/2017

(1-2) Saldo Presupuestario $ al 30/06/2017

Mineduc Institución Total

Mineduc Institución

Mineduc Institució

n Total (a)

EFECTIVO (b)

POR PAGAR (c = a+b)

DEVENGADO (d)

EFECTIVO (e)

POR PAGAR

(f = d+e) DEVENGAD

O

Bienes 9.000 0 9.000 1.600 0 1.600 0 0 0 7.400 0 7.400

Obras menores

19.630 0 19.630 0 0 0 0 0 0 19.630 0 19.630

Servicios de consultoría

50.000 0 50.000 1.350 23.650 25.000 0 0 0 25.000 0 25.000

Servicios de no consultoría

2.000 0 2.000 0 0 0 0 0 0 2.000 0 2.000

Total gastos adquiribles

80.630 0 80.630 2.950 23.650 26.600 0 0 0 54.030 0 54.030

Formación de RRHH

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Transporte 4.000 0 4.000 0 0 0 0 0 0 4.000 0 4.000

Seguros 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Viáticos 3.980 0 3.980 0 0 0 0 0 0 3.980 0 3.980

Costos de inscripción

500 0 500 0 0 0 0 0 0 500 0 500

Honorarios 29.913 11.839 41.752 5.634 4.600 10.234 7.428 2.333 9.761 19.679 2.078 21.757

Sueldos 28.432 20.161 48.593 6.225 13.747 19.972 11.457 0 11.457 8.460 8.704 17.164

Gastos pedagógicos y de aseguramiento de la calidad

9.069 0 9.069 1.395 51 1.446 0 0 0 7.623 0 7.623

39

Mantenimiento y servicios

4.776 0 4.776 226 0 226 0 0 0 4.550 0 4.550

Servicios básicos

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Impuestos, permisos y patentes

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Total gastos recurrentes

80.670 32.000 112.670 13.480 18.398 31.878 18.885 2.333 21.218 48.792 10.782 59.574

Total $ 161.300 32.000 193.300 16.430 42.048 58.478 18.885 2.333 21.218 102.822 10.782 92.040

Presupuesto PM:

Presupuesto Mineduc $161.300.000.-

Presupuesto Total $32.000.000.-

Presupuesto Vigente:

Depósito Mineduc 1 $161.300.000.-

Depósito Contraparte Año 1 $32.000.000.- (*)

Reitemizaciones:

N°1: Se considera la reitemización solicitada con fecha 30 de junio de 2016 y aprobada con fecha 04 de julio de 2016.

N°2: Se considera la reitemización solicitada con fecha 31 de marzo de 2017 y aprobada con fecha 17 de abril de 2017.

40

1.4 Inserto imagen resumen de cuentas - Sistema de Rendición Financiero UCI

41

1.5 Análisis de la Ejecución Financiera

En lo que respecta a bienes, a la fecha se adquirieron 2 equipos computacionales de alta tecnología para el desarrollo del sistema de

alerta temprana (SAT) que a la fecha se encuentra en su etapa final de programación. La compra del servidor y storage se encuentra

pendiente hasta resolver la implementación del sistema de gestión de datos académicos.

En lo que respecta a servicios de consultoría, a la fecha de entrega del presente informe se cuenta con 2 asesorías en desarrollo:

N°1: “Diseño de Modelo Predictivo”

N°2: “Rediseño y normalización de bases de datos académicos institucionales”

En relación a la asistencia técnica N°3: “Implementación de sistema de gestión de datos académicos”, se está analizando la opción de

comprar una licencia que permita gestionar datos de tipo académico (Tableau). En caso de llevarse a cabo, se solicitará una

reitemización de los recursos existentes.

En lo que respecta a obras, se encuentra definida la remodelación que se llevará a cabo en campus Valparaíso y se cuenta con los

planos y presupuestos estimados. Sin embargo, queda por obtener una fuente de financiamiento interna que permita solventar la

diferencia que existe entre los recursos MECESUP y el total de la obra. Se considera también la opción de reitemizar los recursos

existentes del proyecto.

A continuación se muestran las contrataciones realizadas por el proyecto:

A contar del 01 de julio del 2016, se cuenta con la contratación de Programador, con el fin de desarrollar y perfeccionar la

implementación de la aplicación de alerta temprana. Sin embargo, con fecha 07 de julio de 2017, presenta su renuncia al proyecto. Se

está revisando el descriptor respectivo con el fin de hacer un nuevo llamado para cubrir esta contratación. Por otro lado, con el fin de

poder apoyar el desarrollo de esta plataforma, es que se hizo un llamado para contratar un Desarrollador Senior, cuya selección se

encuentra en proceso. Se espera poder contar con ambas contrataciones durante el mes de Agosto 2017.

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Con fecha 01 de abril de 2017, se efectuó la renovación de Psicólogo, con el fin de coordinar las distintas estrategias de apoyo a los

estudiantes. Bajo este mismo contexto, se hizo un llamado para contratar a Profesionales del área de la educación (1 para campus

Valparaíso y 1 para campus Santiago), lo cual tiene como propósito abordar directamente las temáticas de orientación vocacional y

apoyo psicopedagógico en estudiantes, complementando y articulándose tanto con los espacios ya existentes de apoyo para los

estudiantes, como la información entregada por SAT y en la gestión de los jefes de carrera. El proceso de contratación de profesional

para campus Valparaíso, se encuentra en su última etapa (evaluación psicolaboral), por lo que se espera contratar a partir del 1° de

agosto del presente año. El proceso para la contratación profesional para campus Santiago, se encuentra en etapa de entrevistas.

El día 11 de julio de 2016, se efectuó la contratación de Profesional de Apoyo, con el fin de asegurar el cumplimiento y correcto

desarrollo del proyecto FSM1412. Sin embargo durante el mes de Diciembre 2016, el profesional presenta su renuncia. Con fecha 12

de mayo del presente año, se efectuó la contratación del nuevo profesional que cumple actualmente esta función.

Con fecha 01 de abril de 2017, se efectuó la renovación de Profesional de Apoyo Modelo Predictivo, con el fin de depurar el modelo

algorítmico desarrollado.

Con fecha 01 de Julio de 2017, se contrató una Periodista con el fin de apoyar la sensibilización y difundir el proyecto de alerta

temprana dentro de la institución, apoyar en el diseño de una página web de carácter institucional para apoyo integral de los

estudiantes y organizar seminario comprometido como Hito (Hito 2, Objetivo Específico 4).

En lo respecta al Plan de Fortalecimiento Académico, se han llevado a cabo 2 versiones financiadas por este proyecto; PFA 2015 y PFA

2016, las cuales cuentan con la contrataciones de profesionales del área y tutores que permitan apoyar a los estudiantes que ingresan

de manera voluntaria al plan. A la fecha de hoy, ya se hizo el llamado para la versión del año 2017, la cual se pretende poder ejecutar

a contar de los primeros días de agosto del presente año, lo cual considera la renovación de contratación profesionales pertenecientes

a la USM y la contratación de alumnos tutores.

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2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño. Resumir los siguientes aspectos:

2.1 Logros y desempeños notables.

Los avances más notables desde la entrega desde el informe con corte al 31 de Diciembre de 2016, son tanto el interés de nuevos

actores que anteriormente no se tenía considerado para utilizar SAT, como también el aumento sustancial de estudiantes en riesgo

académico intervenidos por el proyecto, debido a la articulación de iniciativas existentes.

El segundo semestre plantea como escenario la socialización general del proyecto en todas sus aristas, como también el inicio de la

ejecución de lo que se ha gestado durante este tiempo, en un escenario a nivel nacional muy interesado en el tema de retención, sobre

todo por el nuevo escenario que plantea la incorporación de la Gratuidad en la educación superior.

2.2 Logros tempranos y no previstos.

Los mayores logros que se han conseguido a lo largo de este proyecto es sensibilizar la importancia de crear una estrategia de retención

para estudiantes enfocada en los primeros años, que corresponden a aquellos en donde existe una mayor deserción. Gracias a ello, es

que se formó el Comité de Ciclo Básico, en donde se realiza seguimiento de los ramos de primer año y se definen estrategias para

evitar altas tasas de reprobación, pero conservando la calidad en la enseñanza de los contenidos entregados.

El módulo de notas parciales también ha significado un avance que ha permitido el centralizar la entrega de notas, y a la vez ha facilitado

la gestión docente mediante indicadores de gestión en paralelos y cursos. Este módulo ha sido de uso obligatorio en asignaturas de

primer año, esperando que en un futuro se instaure en la cultura docente institucional el uso exclusivo de este módulo.

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Por último, un logro importante ha sido el gran interés de participar tanto en la articulación y ejecución del Plan de Intervención como

en el uso del SAT por parte de actores que no se tenían considerados como relevantes en un principio, pero que a medida que han

mostrado su motivación han sido incorporados. Esto ha demostrado que la temática de retención universitaria es contingente en el

quehacer de la educación superior, debido al impacto que genera la retención tanto a nivel personal para los estudiantes, como en las

estrategias llevadas a cabo por la Universidad.

2.3 Dificultades para el avance (externas e internas).

Una de las principales dificultades para el avance se debe a la migración de la data institucional hacia un Data Warehouse externo, lo

que supuso una demora en la entrega de la base de datos definitiva para calibrar los modelos predictivos. Esta fue entregada durante

el mes de Junio al profesional responsable de esta labor.

La entrega de predicción para estudiantes que se encuentran en su primer semestre también presenta una dificultad, ya que se

comprobó que al intentar entregar una predicción mediante un modelo calibrado que solo incorpora variables de origen y

socioeconómicas posee un bajo porcentaje de acierto y una gran dispersión. Para ello, las encuestas NSSE que se comenzarán a aplicar

a la brevedad entregarán variables que será de utilidad para afinar un modelo para este fin, pero a la vez debe generarse historial de

las mismas para lograr el entrenamiento adecuado, por lo que esta mejora deberá aplicarse en un largo plazo. Por esto es que se han

generado metodologías alternativas que consideran información académica parcial para entregar una predicción para estos

estudiantes, lo que involucra un constante monitoreo de estos estudiantes para actualizar sus estados en la medida que avanzó el

semestre.

Otro evento que ha retrasado la ejecución de algunas actividades, sobre todo referentes a nuevas contrataciones, es la paralización de

actividades académicas por parte de los estudiantes. Esto también ha dificultado el levantamiento de números concretos en ciertos

indicadores de desempeño (con énfasis en el indicador 3), debido a que aún no se cierra de manera concreta el semestre y que

información que proviene de los Campus San Joaquín y Campus Vitacura no puede ser entregada debido a que ambos se encuentran

en situación de toma de los espacios.

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2.4 Desafíos.

Uno de los grandes desafíos de este proyecto es entregar una cobertura a la totalidad de los estudiantes que se encuentren en riesgo

de deserción, como que también exista una efectividad en las intervenciones realizadas a estos estudiantes.

La correcta socialización del proyecto con la comunidad también supone un importante desafío, ya que implica un cambio en el

paradigma de intervención de estudiantes, en donde en muchos casos se limita a conversar con el jefe de carrera y/o que el propio

alumno buscara ayuda por su cuenta, sin una diagnóstico que le indicara hacia cual tipo de iniciativa debía enfocarse. Con el plan de

intervención, los actores relevantes serán quienes se preocupen de contactar al estudiante, diagnosticarlo, derivarlo y realizar un

seguimiento continuo.

2.5 Acciones y estrategias para la institucionalización, proyección y sustentabilidad de la iniciativa.

Durante el segundo semestre se llevará a cabo la puesta en marcha del Plan de Intervención, en donde por primera vez se tendrá una

clara articulación entre iniciativas. Para ello, el rol del Profesional Psicoeducativo es clave, ya que será encargado de coordinar con

cada uno de las iniciativas y de los actores relevantes el monitoreo de los estudiantes en riesgo de deserción, además de ser una figura

que también otorgará ayuda a los estudiantes en temáticas no cubiertas en ninguna instancia en la Universidad.

Se proyecta en un futuro incorporar dentro de la intervención a estudiantes de las sedes de Viña del Mar y Concepción, para los cuales

hay que calibrar otros modelos de predicción y Plan de Intervención según las realidades de cada una de estas sedes. Un insumo para

ello puede ser lo realizado en el proyecto FSM1304.

En lo que respecta a sustentabilidad, durante el segundo semestre se realizará la proyección de los recursos necesarios para que las

iniciativas concebidas se prolonguen para los próximos años.

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2.6 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio, señalar:

En la siguiente página web http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-

programa-pm/fsm1412/ se puede acceder a la información general del proyecto. Actualmente se encuentra publicado el informe de

avance del proyecto al mes de Junio de 2016.

Con respecto a los procedimientos que se lleven a cabo, se amparan en los procedimientos de servicios de consultorías y de

contratación, tanto internos como del Banco Mundial, según lo estipulado en el Manual de Operaciones del Programa Mecesup3.

3 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño (Anual) Resumir la percepción de actores relevantes y pertinentes a la implementación de la iniciativa, en caso de contar con información nueva o actualizada respecto de lo informado en el informe de diciembre 2016: Autoridades Universitarias, Académicos, Estudiantes, Funcionarios, Actores Externos, Otros.

Tal como fue especificado en el informe de avance hasta Diciembre de 2016, hacia fines de la ejecución formal del proyecto se llevarán

a cabo una serie iniciativas para medir la percepción de los actores relevantes y de los estudiantes intervenidos. Para ello se sugieren:

Opiniones de estudiantes que hayan formado parte del plan de intervención PAE – USM.

Encuesta de percepción para quienes hayan utilizado la plataforma de recursos web propuesta en el plan de intervención PAE

- USM

Entrevista y/o reuniones con autoridades institucionales, respecto a la percepción de SAT y PAE – USM.

Reuniones con autoridades y académicos, para evaluar el uso y eficiencia de la plataforma SAT para la gestión docente y a la

vez proponer mejoras que contribuyan en su propósito.

http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-programa-pm/fsm1412/

http://www.vra.usm.cl/fondos-externos/convenios-de-desempeno-externos/plan-de-mejoramiento-de-programa-pm/fsm1412/

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Además, se han recogido opiniones durante las instancias de articulación de iniciativas:

“Me parece muy interesante la manera en que el proyecto aborda la deserción. Muchos estudiantes al verse con problemas de

rendimiento y de motivación no saben a quién pedir ayuda, ya sea por desconocimiento de la ayuda que se puede prestar o por

confusión debido a que algunas instancias departamentales duplican esfuerzos. El Plan de Intervención delimita e identifica el campo

de acción de cada iniciativa y además permitirá que la Universidad sea quien acuda donde el estudiante cuando necesita ayuda, y no

al revés, entregando una percepción positiva para él”.

“Los diagramas de flujos del Plan de Intervención debería ser presentado a principio del primer semestre de cada año, ya sea en los

ramos de Intro a la Ingeniería, como también agregarlo a la Guía del Estudiante que entrega Dirección de Estudios”.

“Uno de los funciones que más tiempo me demanda como jefe de carrera es identificar a cada uno de los estudiantes que se encuentran

en riesgo de deserción. SAT facilitará eso, además de entregarme información para observar el rendimiento de cada cohorte por

separada”.

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4 Anexos Obligatorios

4.1 Planilla Excel Indicadores Banco Mundial –

Instrucción.

Sólo responder si pertenece a los ámbitos FDI 2012 - FDI 2013 - FDI 2014 - FDI 2015

Armonización Curricular, Formación Inicial de Profesores, Internacionalización de Doctorados, Intercambio y Movilidad Académica Internacional de Pregrado, Formación Técnica Profesional, Planes de Mejoramiento

Indicadores Préstamo Banco Mundial

Nombre Institución Educación Superior: Universidad Técnica Federico Santa María

Código PMI-PM: FSM1412

Indicador Asociado a PM-PMI Dato

Año 2016 (1) Dato

Año 2017 (2)

Todos los PMI - PM

N° de Estudiantes Mujeres beneficiarias PMI (3) 73 116

N° de Estudiantes Varones beneficiarios PMI (3) 69 187

Nº Académicos Jornada Completa Equivalente con Doctorado (dato asociado PM-PMI) 278 305

Nº Académicos Jornada Completa Equivalente con Doctorado (dato Institucional) 278 305

Tasa de Retención alumnos pregrado de 1º año (dato Institucional) 79,36% 81,60%

Exclusivo ámbito FTP (PMI - PM)

N° Total Carreras de Profesionales

N° Carreras de Profesionales Rediseñadas (Rediseño Terminado)

N° Total Carreras de Técnicas

N° Carreras de Técnicas Rediseñadas (Rediseño Terminado)

Matrícula Total Carreras de Profesionales

Matrícula Carreras de Profesionales Rediseñadas

Matrícula Total Carreras de Técnicas

Matrícula Carreras de Técnicas Rediseñadas (Rediseño Terminado)

Exclusivo ámbito FIP (PMI - PM)

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N° Total Carreras de Pedagogía

N° Carreras de Pedagogía Rediseñadas (Rediseño Terminado)

Matrícula Total Carreras de Pedagogía

Matrícula Carreras de Pedagogía Rediseñadas

Nota: (1) Dato 2016 registrar valor "cerrado" del año 2016. (2) Dato 2017 en algunos casos pudiera ser avance. (3) Se debe contabilizar por RUT (solamente una vez cada estudiante)

4.2 Planilla Excel Indicadores Convenio de Desempeño para cada iniciativa en particular –

Se adjunta planilla.

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5 Anexos Complementarios de la Institución (Opcional)

Listado de anexos enumerados.

Anexo 1: Principales variables21 utilizadas para calibración de modelos predictivos.

21 Variables de mayor relevancia. Cabe destacar que aquella información que se refiere a semestre 1 (S1) es correlativa según el modelo que se está calibrando. Por ejemplo, para la calibración de un modelo para predecir el riesgo de deserción en el semestre X, se considera generalmente la información académica disponible del semestre X-1.

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Anexo 2: Cuadro de Mando de estudiantes de primer año, Dashboard Departamento de Informática.

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Anexo 3: Cuadro de Mando de estudiantes de segundo año, Dashboard Departamento de Informática.

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Anexo 4: Bases de datos que se integrarán la Data total de la plataforma.

SISTEMA DESCRIPCIÓN

SIGA Plataforma que concentra un conjunto de módulos de registro curricular y gestión de proceso académicos.

SIREB Módulo que permite a los estudiantes actualizar sus antecedentes socioeconómicos y familiares, para optar a los distintos beneficios que ofrece la institución.

PUB Portal único de bienvenida, para estudiantes de primer año, donde se realizan encuestas para conocer sus hábitos de estudios.

AULA Sistema de aprendizaje en línea basado en la plataforma Moodle, que permite la interacción y coordinación entre estudiantes y profesores, para el desarrollo de las asignaturas.

KOHA Plataforma de gestión de colecciones de recursos bibliográficos.

CIAC Plataforma que registra la interacción de alumnos de primer año con el Centro Integrado de Ciencias Básicas.

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Anexo 5: Acrónimos.

Sigla Nombre Real

BI Business Inteligence

CCCB Concejo de Coordinación de Ciclo Básico

DEE Dirección de Estudios

DGD Dirección General de Docencia

RR.EE Dirección de Relaciones Estudiantiles

ERP Enterprise Resource Planning

PACE Programa de Acompañamiento y Acceso Efectivo a la Educación Superior

PAE Programa de Apoyo a Estudiantes

PEI 2014 – 2018 Plan Estratégico Institucional 2014 - 2018

PFA Plan de Fortalecimiento Académico

SAT Sistema de Alerta Temprana

SIGA Sistema de Información de Gestión Académica

UTFSM Universidad Técnica Federico Santa María

VRA Vicerrectoría Académica

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Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño°5... · 3 1 Estado de Avance Convenio de Desempeño 1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño Objetivo General del