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Vortrag:
Facility Management im kommunalen Bereich
Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)
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Profil
Profil
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Geschäftsfelder
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Ausgewählte Themenfelder
PlanungAging-
managementeCommerce/Konfiguration
Bewirt-schaftung
Standort-management
Ausgewählte Themen
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Dienstleistungen
Dienstleistungen
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Facility Management im kommunalen Bereich
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Neue Kommunales Finanzmanagementin der Immobilienbewirtschaftung
Immobilienbewertung Immobiliennutzung
Aufnahme des Ist-Zustandes
Dokumentation aller Bestands-daten und deren Veränderung
Gestaltung von Prozessen
Optimierung von Flächen-nutzung, Versorgung und Instandhaltung
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Herausforderungen
Herausforderungen im Zuge des NKF
• Erfassung und Bewertung des gesamten Immobilien – und Inventarbestandes
• Zusätzliche Aufwände hinsichtlich Personal und Kosten während der Umstellung auf die Doppik
• Schaffung transparenter Informationsstrukturen und eines leistungsfähigen Controllings
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Herausforderungen bei Immobilienbewertung
Komplette Erfassung aller Grundstücks-, Immobilien- und Inventarbestände (auch geringfügige Wirtschaftsgüter)
1. Überblick: Welche Immobilien und Flächen sind im Besitz der Kommune?
2. Überblick: In welchem Zustand befinden sie sich?
3. Nach welchen Parametern und Maßstäben istdie quantifizierbare Bewertung vorzunehmen?
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Unterstützung durch web-basierte Informationssysteme
Erfasst mit allen relevanten Attributen werden z.B.:
- Flächen - Inventar- Kostenstellen- Mietverhältnisse- Verträge- Zustandsinformationen
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Informationsmanagement / Bestand
Transparenter Überblick über sämtliche vorhandenen Flächenund Wirtschaftsgüter im Rahmen der Vorgaben des NKF
Auswertungen über alle in der DB abgelegten Informationen mit beliebigen Abfrageparametern auf Knopfdruck
Durch Online-Fähigkeit dezentrale Pflege der Daten durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter möglich
Zusammenführen aller Informationen unabhängig von Zeit und Ort
Bereitstellung stets aktueller Informationen als Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen
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Unterstützung durch datenbankgestützte Informationssysteme bei der Prozessoptimierung
- Flächen-/ Mietmanagement
- Instandhaltung / Störmeldung
- Reinigung
- Brandschutz
-Nebenkostenberechnung
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Informationsmanagement / Prozesse
- Umzugs-/ Belegungsmanagement
- Gebäudeautomation
- Energiemanagement
- u.a.
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Planung (technisch und operativ)
Prozesskommunikation
Bestandsdokumentation
Die Stärken eines CAFM-Systems
• Spezielle Ausrichtung auf planerische und operative Belange der Immobilienbewirtschaftung• Variantenplanung für die Sicht auf mögliche zukünftige Zustände• Verknüpfung von Alphanumerik und Grafik für eine umfassende Sicht auf alle infra- strukturell relevanten Informationen
• Hohe Verfügbarkeit (Online-Basis) und einfachste Bedienung sichern hohe ämter- und aufgabenübergreifende Akzeptanz • Einbindung aller Beteiligten in die Bestandspflege und Prozesskommunikation• Abbildung aller unterschiedlichen Sichten (Technik, Nutzer, Amtsleitung, Überwachung) • Möglichkeit der Kopplung an beliebige IT-Systeme (ERP, GLT, Personal, ...)
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ERP (z.B. SAP)
Stammdaten Grafik
Kaufmännische Abwicklung
Prozessabbildung / -kontrolle
Techn. /Infrastrukt. Informationen
Prozessabbildung / -kontrolle
Variantenplanung (z.B. Umzug,Flächennutzung, ...)
Schnittstelle zwischen Planungs-abteilung, operativen DLs(intern / extern), Kämmerei
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Ausgangssituation
Amt A Amt B Amt C Amt D
CAD
Liegenschaften
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Ausgangssituation
Ausgangssituation ist bestimmt von
- Nichtvorhandensein von Informationen
- Redundanter Datenhaltung
- Informationen, die oft nicht aktuell und verifiziert sind
- Kommunikation über Liegenschaft und Prozesse, die ämterübergreifend nicht auf einheitlicher Basis und mit einheitlichem Informationsstand erfolgt
- Hoher Aufwand an Zeit (und damit Kosten) für Informationsbeschaffung und -auswertung
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Notwendige Konsequenzen
- Schaffung eines einheitlichen Datenpools
- Ämterübergreifende Zugriffs- und Pflegemöglichkeiten
- Realisierung einer hohen Verfügbarkeit stets aktueller, gesicherter Daten
Konsequenzen
DATENBANK + INTER- / INTRANET
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Nutzung von ONLINE-Technologien
• derzeit in Deutschland ca. 55 % (Emnid)• davon etwa 75 % private Nutzung • zunehmend Hinwendung zur Prozessabbildung und –steuerung in Unternehmen
z.B.TravellingBankingeCommerceInformationspool
UnternehmensweiteSteuerung von Planungs-, Bewirtschaftungs-, Nutzungs- und Controllingprozessen
Gravierende Veränderung des Kommunikationsverhaltens
z.B.Online-KonferenzOutlook/LotusProzessabwickl.RechercheInternetauftritte
Privat Gewerblich
Die Welt geht ONLINE
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Komponenten eines Prozesses:
Beteiligte / Betroffene
Zuständigkeiten
Abhängigkeiten
Controlling
Prozesskomponenten
Termine / Fristen
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Zentraler Informationspool ermöglicht redundanzfreie Datenhaltung und unmittelbares Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse
Synergieeffekte nutzen
initiate successRaumstempelFlächen Inventar Brandschutzeinrichtungen Schlüssel
Fluchtwege Reinigung Mietsituation Kostenstellen
Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten
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Einsparpotenziale durch
Konsequenzen neuer Org.-Formen (I)
• Umgestaltung von Arbeitsabläufen
• Parallelisierung von Arbeitsabläufen
• Teilweise Verlagerung der Datenpflege zum Dienstleister
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
initiate successKonsequenzen neuer Org.-Formen (II)
Einsparpotenziale durch
• Permanente Prozessverfolgung und Controlling ONLINE
• Frühzeitiges Erkennen von Fehl- entwicklungen
• Schnelle Reaktion auf Fehlzustände
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
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Einsparpotenziale durch
• Optimierung von Einkaufsvorgängen
• Abstimmung von Nutzung und Versorgung
• Bedarfsfähige Prognosen durch Historien- verfolgung
• Hohe Entscheidungssicherheit durch gesicherte Informationsverfügbarkeit
Konsequenzen neuer Org.-Formen (III)
Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess
initiate success
Offene Systemarchitektur + Einbindung von Fremdsystemen
Offene Systemarchitektur
initiate success
Bestand/Planung Prozesse (Instandhaltung, Energie, Sicherheit,
Reinigung, Brandschutz,...)
Datenbankhinterlegung
Datenbankhinterlegung
CAD Web
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Die Vorteile der WEB-Integration
Vorteile WEB-Integration (I)
• Vernetzung und Steuerung von Prozessen
• Standortunabhängige Kommunikation
• Stets aktueller Informationsbestand
• Informationstransparenz
• Schneller und effizienter Datenaus- tausch zwischen allen Beteiligten
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• Geringer Installationsaufwand (nur Server, keine Clientinstallation)
• Leichte Erlernbarkeit (Informationsverfügbarkeit via Internet Explorer)
• Hohe Verfügbarkeit (Nutzung vorhandener EDV-Infrastruktur)
Die Vorteile der WEB-Integration
Vorteile WEB-Integration (II)
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Lösungen FM
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WEB- Lösungen FM
- Inventur der Objektdaten- Darstellung der aktuellen Standorte
- Erfassung von Störmeldungen- Kontrolle der Wartungszyklen- Workflow von der Meldung über Beauftragung bis zur Kostenerfassung
- Verwaltung brandschutztypischer Objekte- Online Dokumentation des Brandschutz- konzeptes- Darstellung gegenüber der Sach- versicherung
- Import von alphanumerischen Massendaten- Bearbeitung von Massendaten
- Erstellung von Ausschreibungsunterlagen- Ermittlung der Reinigungsflächen- Bietervergleiche
- Steuerung von Umzügen- Anfrage, Beauftragung und Planung
- Erfassung von umlage- und nichtumlage- fähigen Kosten- beliebige Umlageschlüssel- verursachergerechte Abrechnung
- ONLINE Darstellung der Raumstempel
- PC Verwaltung- Software-Lizenzverwaltung
- Kopplung zu GLT-Systemen -Anbindung an Prozesse der Instandh. , Nebenkosten, u.a.- Energiemanagement
- Flächen- und Objektmanagement- Basis für Prozesssteuerungen
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Bestandserfassung – Grundlage für FM
Bestandserfassung
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Bestandserfassung
Alphanumerisch
Vorgabe einer Excel-Struktur
Massendatenimport oder händischer Import
FM-Modell (Grafische Daten)
Bestandserfassung
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BestandserfassungCAD - Grundriss
Prüfen der LayerstrukturFestlegen der Zeichnungseinheit ( m)Definition des Gebäudequaders
CAD
Prüfen
Grafisch
Bestandserfassung
initiate success
Bestandserfassung
fmINIT
fmONLINE
CAD-Daten Massendaten
ToDo
Bestandserfassung
initiate success
2D DXF-Pläne(Linien, Kreise, Bögen)
• Polygone einsetzen
2 D DWG-Pläne
• Übernahme von Polylinien
3D ADT-Modell
• Übernahme auf Knopf- druck
Gescannte Pläne(tif, jpg, ...)
• „Nachzeichnen“ per Hand oder autom./halbauto. Vektorisieren
Raumerkennung
Attributierung
fmINIT
Aufmessen
3D ADT-Modell
Ausgangspunkte und Vorgehen
Bestandserfassung
initiate success
Definition - des Liegenschaftsnamens- des Gebäudenamens- der Anzahl der Geschosse- des Namens und Höhe
der Geschosse
Zuweisung der Geschosspläne (z.B. EG)
fmINIT
Liegenschaft
Definition - von Räumen (Raumbücher)- Zonen und - Objekten
Raum-/ Objektdaten
CAFM
Bestandserfassung
Modellaufbau
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Flächen- / Raummanagement
Flächen
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Flächen
initiate success
- Erfassung beliebiger Flächen zu einem Raum (z.B. Anstrich- flächen, Fläche für Bodenbeläge, Abzugsflächen)
- Definition von Flächenabhängigkeiten
- Verknüpfung einzelnen Fläche mit beliebigen Dokumenten
- Freie Attributierung jeder Fläche (z.B. Flächennutzungsarten nach DIN 277 und Krankenhaus DIN 13080 , Mietflächen, Reinigungsflächen, Reinigungsintervalle, Wartungsattribute, etc.)
- Umfangreiche Reportfunktionen
Flächen-/Raummanagement
Flächen
Feature
initiate success
Instandhaltung
Instandhaltung
initiate success
Stammdaten
Geplante Maßnahmen
Nicht geplante Maßnahmen
Wartungs-arbeiten
Anlagen-typ
Anlagen-instanzen
AuflistenGenerieren
Ausdrucken
Erfassung Auflisten
Annehmen Auswerten
Gewerke
Mitarbeiter
Dienst-leister
Kosten-stellen
Arbeits-anweisungen
Fertig-meldung
Prozessabbildung
Instandhaltung
initiate success
Instandhaltung
initiate success
- Dezentrale Erfassung
- Zentrale Verteilung / Controlling
- Differenzierung nach Eigen- und Fremdleistung
- Transparente Abbildung des workflow
- Bündelung von Arbeitsaufträgen
- Generierung von Wartungsreports
- Überwachung der Wartungszyklen
- Aufgabenplanung - Budgetplanung
- Hinterlegung von Dokumenten
Feature
fmONLINE instandhaltung
Instandhaltung
initiate success
Reinigung
Reinigung
initiate success
Erfassung der Flächen
Reinigungsarten
Reinigungsintervalle
Ausgabe derReinigungsleistungen
Rauminformationen
Anbieter-vergleich
Prozessabbildung
Reinigungsarten
Reinigungspreise der Dienstleister
Dienstleister
Stammdaten
Reinigung
initiate success
Reinigung
initiate success
- Reinigungsflächen / Abzugsflächen
- Vorgabe von Reinigungsintervallen
- Generierung von Ausschreibungsgrundlagen
- Spezifikation von Reinigungsarten
Besonderheiten
fmONLINE reinigung
- Darstellung von Reinigungsrevieren
- Anbietervergleich
- Erzeugung von Einsatzplänen
Reinigung
initiate success
Mietmanagement
Mietmanagement
Mietmanagement
initiate success
Raumdefinitionen
qm DIN 277
Jahresnebenkosten
Umlageschlüssel
Mietvertrag
MieterdatenAngemietete
Räume
Mtl. Sollstellungen
JahresabschlußSollstellungen ±
Rechnung
ERP
JahresabschlußNebenkosten
Mietvertrag Rechnung
Grundlagen:
Prozessabbildung
Mietmanagement
initiate success
Mietmanagement
initiate success
Mietmanagement
Feature
Mietmanagement
- Online Zugriff auf Zählerstände
- Benchmarking
- Kostenanalyse (Mieter-Umsatz- transparenz)
- Mieterstammdatenverwaltung
- Mietzonendarstellung
- Generierung von Verrechnungs- schlüsseln als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung
- Transparente Verwaltung von Mietzeiträumen
- Vertragshinterlegung / Dokumentenmanagement
- Nebenkostenabrechnung
initiate successGLT
Firmenneutrale Gebäudeleittechnik
initiate success
Gebäudeautomation
Steuerung und Überwachungvon technischen Anlagen. Z.B.:
Sicherheitssysteme Heizungsanlagen EnergieRolllädenetc.
GLT-System
ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet
CAFM-System
Gebäudebewirtschaftung
Abbildung und Steuerung von Prozessen. Z.B.:
InstandhaltungWartungEnergieMietmanagementBrandschutzSicherheitetc.
GLT
Aufgabenbereiche der Systeme
initiate success
Prozessabbildung
initiate success
GLT-System CAFM-System
z.B. Zählerstände Verbräuche Funktionsparameter ...
Übergabe von Informationen aus der GLT an das CAFM-System
z.B. ERP-System
Einbindung von Fremdsystemen über die CAFM-Lösung
GLT
Informationsfluss
initiate success
ZählerständeDiverse Funktionsparameter
GLT
Gebäudemodell
CAFM
Kaufm. Prozesse
ERP (z.B. SAP)
Abfrage / Visualisierung
CAFM
Gebäudeleittechnik: „Controlling“
Einbinden von Fremdsystemen über die INIT Technologie
Prozessabbildung
GLT
initiate success
Objekte
EIB, LON, SPS, ...
SicherheitsanlagenHeizungEnergie ....GLT
Gebäudemodell
CAFM
SteuerungtechnischerAnlagen
CAFM online
Gebäudeleittechnik: „Steuerung“
Prozesse ONLINE auslösen
Prozessabbildung
GLT
initiate success
GLT
initiate success
Projektbeispiele
initiate successReferenz KRZ_LemgoReferenz VIVA
Referenzen
Basissysteme: fmINIT ®+ fmONLINE® , fmONLINE reinigung
Anwendungsgebiete: Flächenmanagement, Reinigungsmanagement
Zusätzl. Dienstleistungen: Systemanalyse, Konzeptfindung, Bestandserfassung
Beginn des Projektes: 03/2002
KRZ tritt als IT-Dienstleister auf Basis ASP gegenüber den Gemeinden auf
initiate success
Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement
Geplant: Anbindung an die Gebäudeleittechnik Beginn des Projektes: 2003
Bereits im produktiven System erfasst ca. 1.7 Mio m² bei hervorragender Performance!!
Land Bremen
Referenzen
Land Bremen
initiate success
Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, InstandhaltungsmanagementNebenkostenabrechnung
Beginn des Projektes: 2004
Einbindung etlicher bestehender Fremdsysteme für spezielle Aufgabenbereiche
Stadt Bochum
Referenzen
Zentrale Dienste und Gebäudemanagement
initiate success
Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
Land BremenGBI
Referenzen
initiate success
Berufskolleg
Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
initiate success
www.fmONLINE.info
Interaktive Prozessbeispielez.B. Flächenmanagement Instandhaltung Reinigung Brandschutz ...
Besuchen Sie uns unter:
Hinweis www.fmonline.info