Institut de Physique Nucléaire de Lyonqualite-en-recherche.cnrs.fr/IMG/pdf/Presentation_IPNL_Journee... · HISTOIRE • Institut de Physique Nucléaire de Lyon 213 personnes dont

GANAU Patrick

Responsable Qualité

Journée Qualité ARAQ – 19 juin 2014 – Clermont-Ferrand

Institut de Physique Nucléaire de Lyon

Retour d’expérience sur la mise en place de la Démarche Qualité

SOMMAIRE

• Un peu d’histoire

• La mise en place

• Les difficultés rencontrées

• Les remèdes

• La situation actuelle

• Les leçons de la démarche

• Liens utiles

• Ouvrages

HISTOIRE 1


HISTOIRE

• Institut de Physique Nucléaire de Lyon 213 personnes dont 148 permanents 76 Chercheurs dont 10 émérites, 82 Ingénieurs et Techniciens

• Tutelles Université Claude Bernard Lyon 1 CNRS IN2P3

• Thématiques Physique des particules et astroparticules Matière nucléaire et hadronique Science des radiations Hadronthérapie

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HISTOIRE

• 2003 Accréditation demandée par le service de métrologie de la radioactivité LABoratoire de RADiologie envirOnnement et expeRtises ( Service LABRADOR )

• 2004 Accréditation COFRAC (portée disponible sur : www.cofrac.fr)

• 2006 Participation à SPIRAL 2, projet géré en démarche Qualité

• 2008 Décision d’étendre la démarche à toute l’unité

• 2012 Participation au projet spatial EUCLID, exigences Qualité du spatial

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http://www.cofrac.fr/

MISE en PLACE 2


La MISE en PLACE

• Etat des lieux - Identification des documents Qualité ( exceptés ceux du Sce LABRADOR ) Services Techniques Existants mais non référencés Qualité, peu connus, peu diffusés, … Groupes de Recherche Aucun document

• Implication de la Direction - Lettre d’engagement

• Plan d’actions - Formaliser et suivre les actions - Fixer des échéances - Nommer un responsable par action

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La MISE en PLACE

• Constituer un réseau - Nommer des Pilotes Qualité Dans chaque Service Technique et Administration Dans quelques Groupes de Recherche (3/12) Impliqués dans SPIRAL 2, CMS,EUCLID, Collaborant avec des industriels, sensibilisés à la Qualité, …

• Communiquer - Séminaires Intervenants extérieurs et internes - Réunions des Pilotes - Page Qualité sur le site IPNL - Journées de prospectives du Laboratoire - Assemblée Générale du Personnel

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La MISE en PLACE

• Sensibiliser les Personnels - Formations intra Destinées à tous les Personnels Administratifs, Techniques, Chercheurs et Enseignants-Chercheurs Thématique générale : Mise en place d’une démarche Qualité ou ciblée : Les outils d’analyses de risques, AMDEC

• Obtenir l’adhésion et la participation de chacun - Garantie de succès

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Aucun de nous, en agissant seul, ne peut atteindre le succès. Nelson Mandela

DIFFICULTÉS RENCONTRÉES 3



• Résistance au changement

• Manque de temps

• Investissement des Personnels

• Vocabulaire




- 2 types de changement : Amélioration Réglage Réforme

Rupture Restructuration Refondation

Eta

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itia

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- Le changement est toujours une perte : Processus de deuil



• Manque de temps

- Pas de formalisation

- Procédures mal appliquées

- Peu de participation aux réunions



• Investissement des Personnels

- C’est du travail en plus

- C’est du flicage

- Je n’ai aucune reconnaissance de mon investissement personnel

- Ça ne sert à rien

- Ça fonctionnait bien avant

- etc. …



• Vocabulaire

- Mots à ne pas employer Client, fournisseur pour désigner un demandeur et un exécutant

Contrat Objectifs Moyens pour désigner les engagements d’une équipe de recherche et les ressources mises en place par les services techniques pour réaliser la contribution à un projet collaboratif


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Les REMÈDES

Les REMÈDES 4

• Vaincre la résistance au changement

- Préparer le changement Faire participer les personnels, écouter

- Communiquer La communication verbale est préférable à une annonce par mail

- Accompagner le changement Facteur humain


Les REMÈDES 4

• Le manque de temps

- Communiquer L’investissement en temps d’aujourd’hui sera un gain de temps demain Amélioration et simplification des processus Diminution des actions correctives - Sensibilisation à la Qualité Fournir des outils adaptés aux besoins Chercheurs Analyse de risques, Méthodologie de gestion de projet Administratifs Gestion de documents Techniques Gestion des instruments


Les REMÈDES 4

• Investissement des personnels

- Travail en commun Diminuer la résistance au changement Améliorer la motivation

- Traçabilité Un enregistrement est nécessaire C’est un document de preuve de la réalisation d’une action, pas du flicage Permet la pérennité des actions et du savoir-faire

- On ne peut s’opposer à l’amélioration Avant : mode de fonctionnement Après : mode différent mais amélioré

- Communiquer Afficher les responsabilités des acteurs Permettra la reconnaissance des engagements des personnels


Les REMÈDES 4

• Bien choisir son vocabulaire

- Adapter les mots au contexte Secteur Public Ne pas utiliser un langage de Qualiticien

- Communiquer Expliquer la terminologie employée

• Faire appel à des intervenants extérieurs

- Apports de compétences « théoriques » - Retours d’Expériences


SITUATION ACTUELLE 5


IPNL


• Cellule Qualité

• Actions réalisées

• Documentation

• Organisation

• Tendances



• Cellule Qualité - Responsable Qualité

- Assistante : Etudiante en alternance (sept 2011 – oct 2013) DUT Qualité Logistique Industrielle et Organisation (QLIO) Licence professionnelle Conduite de Projet en Gestion des Risques (CPGR) en attente d’un(e) remplaçant(e)

- 11 Correspondants Pilotes Identification des processus Documentation

- 7 Correspondants « Equipements » Suivi des matériels dans leur service respectif

avec le soutien actif de l’Equipe de Direction



• Actions réalisées - Communications 1 Séminaire technique 3 Séminaires organisationnels Journée des nouveaux entrants

- Formations 2 Formations intra Encouragement des personnels à participer aux formations organisées par les réseaux organisées par les tutelles UCBL et CNRS IN2P3

- Réunions de travail des Pilotes Evaluation des attentes et des besoins


SITUATION ACTUELLE 5 • Actions réalisées (suite)

• Conduite et Gestion de projet - SPIRAL2 Audit évaluation produit, Revue avant fabrication - ILC Analyse de risques

- Méthodologie de gestion de projet Benchmarking 1 Laboratoire Certifié ISO 9001 2 Laboratoires IN2P3

- AMDEC Réalisation de circuit ASIC

• Projet Spatial EUCLID - Livrables Matrice de conformité, Portefeuille de Risques, Plan Assurance Produit Assurance Qualité (PAQA)



• Actions réalisées (suite)

• Correspondants Equipements - Système de gestion des instruments du Laboratoire en cours de mise en place (GESTIN) Liste du matériel « inventoriable » Suivi des opérations d’entretien Mise à jour en cas de rappel constructeur Fiches de vie

• Modélisation de l’organisation - Apports « théoriques » liés à l’alternance Maîtrise du vocabulaire et explications si besoin Cartographie des processus


SITUATION ACTUELLE

Matinée Qualité UCBL– 10 octobre 2013

• Cartographie des Processus


• Documentation - Création de modèles de documents

- Rédaction de procédures, instructions, enregistrements

- Codification des documents

- Circuit de validation

- Intégration et référencement des documents existants

- Documents de gestion et de suivi de projet

- Espace de partage accessible aux Pilotes

• Manuel Qualité - Validé le 07/03/2014



• Organisation - Réunions Direction Qualité régulières

- Gestion de projet Méthodologie appliquée Visibilité accrue des ressources engagées Traçabilité

• Visibilité interne - Interface web en cours de test Système d’Organisation d’une Unité de ReCherchE (SOURCE) Accès direct aux informations Qualité pour tous les personnels Mis à jour par les pilotes




P

D C

A

2004

2014

Démarche en place et amélioration continue

P

D C

A


• Tendance : positif - 7% des Personnels permanents demandeurs de formations Qualité

- Participation aux réseaux Qualité

- Chercheurs plus réceptifs suivant leurs projets

- Retours d’expériences mieux acceptés

•Tendance : très positif - Obtention d’un poste IE Qualité Assurance produit Gestion de projet


Les LEÇONS de la DÉMARCHE 6


6

• Ce qu’il faut impérativement :

• Soutien fort de la Direction

• Actions ciblées et définies dans le temps

• Objectifs atteignables

• Prendre en compte le coût

Les LEÇONS de la DÉMARCHE


6

• Les bénéfices pour le Laboratoire :

• Implication des pilotes et correspondants équipements

• Implication progressive de toutes les catégories de personnels

• Documentation accessible plus facilement

• Continuité de service



6

• Les bénéfices pour les Personnels :

• Harmonisation des pratiques

• Outils Qualité connus et disponibles

• Prise de fonction facilitée et plus rapide

• Traçabilité des actions

• Formalisme des demandes de travaux

• Meilleure vision globale du Laboratoire

• Transmission des informations améliorée



6

• Les inconvénients pour les Personnels :

• Investissement en temps

• Ressenti de perte de temps au début

• Faible reconnaissance



14:20:05

Les LEÇONS de la DÉMARCHE 6

• La mise en place d’un Système de Management de la Qualité n’est pas un sprint, c’est une course de fond

• Il faut du temps pour atteindre l’objectif et de plus :

Dans la course à la Qualité, il n’y a pas de ligne d’arrivée. David Todd Kearns

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LIENS UTILES 7


LIENS UTILES 7

• REseau quaLIté en Enseignement supérieur et Recherche RELIER : http://relier-univ.fr

• Réseau national Qualité en Recherche QeR : http://qualite-en-recherche.cnrs.fr/

• Réseau régional Atelier Régional d’Animation Qualité ARAQ : http://qualite-en-recherche.cnrs.fr/spip.php?rubrique26

• Association Qualité en Recherche et Enseignement Supérieur QuaRES : www.quares.fr/index.php


https://sites.google.com/a/iepg.fr/relier-univ/



http://qualite-en-recherche.cnrs.fr/





http://qualite-en-recherche.cnrs.fr/spip.php?rubrique26






http://www.quares.fr/index.php

Quelques ouvrages 8


LIENS UTILES 8


Merci de votre attention

Remerciements :

Personnels de l’IPNL

Pilotes et Correspondants Equipements

Caroline Borja

Anna Thibeau

Thierry Bontems UMR PACTE Grenoble
