INSTRUCCIONES PARA LAS PRESENTACIONES … · en el Registro Mercantil de los libros y las cuentas anuales de las ... Descarga de su Certificado de Usuario ... estos programas ya permiten

INSTRUCCIONES PARA LAS PRESENTACIONES TELEMÁTICAS EN EL

REGISTRO MERCANTIL

Paseo de Ronda, 26 – 1º

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AT CONSULTORES & AUDITORES, S.L. Domicilio Social: Paseo de Ronda, 26 -1º. 15011 A Coruña Reg. Merc. A Coruña, Hoja 3.645, Folio 104, Tomo 670, Libro 215, Sec. 2ª Sociedades CIF: B 15203714

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Instrucciones para las Presentaciones Telemáticas en el Registro Mercantil

INDICE

CONSIDERACIONES PREVIAS A LAS PRESENTACIONES TELEMÁTICAS EN EL REGISTRO MERCANTIL. ................................ 1

1. CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL ................................... 1

2. PREPARACIÓN PREVIA A LA PRESENTACIÓN TELEMATICA DE LOS LIBROS CONTABLES. ..................... 7

ALTA SERVICIOS TELEMÁTICOS DEL REGISTRO MERCANTIL ................................................................................... 9

PRESENTACIÓN TELEMÁTICA LIBROS .......................................... 12

1. DESCARGA DEL PROGRAMA DEL REGISTRO MERCANTIL ................................................................. 12

2. PREPARACIÓN LIBROS ................................................. 16

Instrucciones para las Presentaciones Telemáticas en el Registro Mercantil (Consideraciones Previas) Página 1 de 31

CONSIDERACIONES PREVIAS A LAS PRESENTACIONES TELEMÁTICAS EN EL REGISTRO MERCANTIL. Debido a la nueva normativa implantada, a partir de este año la presentación en el Registro Mercantil de los libros y las cuentas anuales de las sociedades únicamente se puede realizar de forma telemática. Considerando que son procedimientos que pueden resultar un tanto engorrosos, con este documento se pretende desarrollar una guía para poder facilitar la tramitación de los mismos. Previamente al depósito se tienen que cumplir unos requisitos que consisten en:

1. CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL

Para cualquier presentación telemática que se vaya a realizar, se necesita tener CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL a nombre de la empresa de la que se vayan a realizar las presentaciones telemáticas. De esta forma, la factura que se genere será a nombre de esa empresa. En caso de que se tengan que presentar varias empresas las opciones que existen son: Tener CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL para cada una de las

empresas de las que se quiera hacer una presentación telemática. Un mismo presentante puede tramitar el depósito telemático de

varias empresas, teniendo en cuenta que todas las facturas que se generen por las presentaciones telemáticas van a ser a nombre de ese presentante aunque los libros o las cuentas sean de otra empresa.

En caso de que aún no se cuente con el CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL, se describen a continuación los pasos a seguir para la obtención del mismo:


Vamos a la siguiente página de internet: http://www.cert.fnmt.es/

Hacemos clic en CERTIFICADOS lo que nos lleva a la siguiente pantalla:

Como el certificado que queremos solicitar corresponde a una sociedad, hacemos clic en Persona Jurídica

http://www.cert.fnmt.es/


Ahora hacemos clic en Obtener Certificado Software

En esta pantalla se enumeran los 4 pasos necesarios para la obtención del certificado:


1. Configuración del navegador. Conviene echar un vistazo a las indicaciones que se dan en este apartado acerca de la configuración de los exploradores de internet. Como puntos más importantes destacamos: No formatear el ordenador, entre el proceso de solicitud y el de

descarga del certificado. Se debe realizar todo el proceso de obtención desde el mismo

equipo, con el mismo usuario y el mismo navegador. No realizar actualizaciones en el equipo mientras dure el

proceso.

2. Solicitud vía internet de su Certificado.

Escribimos el CIF de la sociedad y enviamos la petición. Al enviarla, se creará un CÓDIGO que debemos IMPRIMIR Y GUARDAR porque lo necesitaremos tanto para ir a Hacienda como para descargar el certificado.

3. Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro

Con el código de solicitud del paso anterior, deberá personarse en una oficina de registro para acreditar su identidad. La operación de registro para este tipo de certificados tan solo se puede realizar en las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.


El solicitante del certificado electrónico de persona jurídica para el ámbito tributario deberá, además de acreditar ante las citadas oficinas de registro su identidad, aportar la siguiente documentación: Si el solicitante es administrador o representante legal del

sujeto a inscripción registral, certificado del Registro correspondiente relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo. Dicho certificado deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de solicitud del certificado de persona jurídica para el ámbito tributario.

En el supuesto de representación voluntaria, poder notarial que contenga una cláusula especial para solicitar el Certificado Electrónico para Personas Jurídicas para el ámbito tributario de la FNMT-RCM. Además es necesario aportar, en función de la naturaleza de la entidad: Las sociedades mercantiles: certificado del Registro Mercantil

relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas.

Las Asociaciones, Fundaciones y Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil, certificado del registro público donde consten inscritas, relativo a su constitución.

Las sociedades civiles y demás personas jurídicas, documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.

4. Descarga de su Certificado de Usuario

Se tiene que escribir el CIF de la sociedad y el código que se obtuvo en el primer paso (y con el que se ha ido a Hacienda) y de forma automática se descarga el certificado en nuestro explorador.


Una vez obtenido el Certificado de Usuario, ya puede utilizarlo a través del mismo equipo y navegador desde el que realizó el proceso. Sin embargo, es altamente recomendable que el usuario realice una copia de seguridad. Recuerde que al realizar la copia de seguridad se le pedirá una contraseña para proteger el archivo. Debe custodiar dicho archivo y contraseña ya que en un futuro se le solicitará para poder utilizar el certificado. Las instrucciones para realizar la copia de seguridad las podemos encontrar en aquí:


2. PREPARACIÓN PREVIA A LA PRESENTACIÓN TELEMATICA DE LOS LIBROS CONTABLES. La mayoría de los registros tienen asignado un precio por libro presentado, por lo que cuantos más libros se presenten más cara es la presentación. En este apartado se van a dar unos consejos a la hora de preparar los libros, para que resulte los más fácil y barato posible. Basándonos en la experiencia, nuestro consejo es crear en algún lugar de fácil acceso del disco duro de nuestro ordenador una carpeta con un nombre reconocible, por ejemplo:

LEGALIZACIÓN LIBROS 2013 Y dentro de esa creamos otra con el nombre de la empresa, en nuestro caso:

EMPRESA EJEMPLO, S.A., en la que guardaremos los libros a legalizar una vez preparados.

Se van a preparar dos libros el LIBRO DIARIO y el LIBRO INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES. LIBRO DIARIO: Se obtiene desde el programa contable que se utilice. Normalmente estos programas ya permiten sacarlo en diferentes formatos, entre los cuales elegimos el que más nos convenga, recordando que los formatos que admite el programa de legalización de libros son los siguientes:

- Excel - QuatroPro - Lotus 1-2-3 - Word - Rtf - Acrobat Reader

En este ejemplo lo vamos a sacar en formato Acrobat Reader y lo guardamos en la carpeta que hemos creado en nuestro disco duro, llamando al archivo DIARIO.

LIBRO INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES: Del programa contable obtendremos cada uno de las partes que se detallan a continuación que pasaremos a Adobe Acrobat y uniremos en un solo archivo en el siguiente orden:

- INVENTARIO (si hay) - Balance de sumas y saldos a 31-03-2013 - Balance de sumas y saldos a 31-06-2013


- Balance de sumas y saldos a 31-09-2013 - Balance de sumas y saldos a 31-12-2013 - Balance de situación a 31-12-2013 - Cuenta de Pérdidas y Ganancias a 31-12-2013.

A este archivo lo llamaremos INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES. Utilizamos este libro INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES porque en otro caso tendríamos que crear un libro independiente para el INVENTARIO, otro para los BALANCES DE COMPROBACION (sumassaldos), etc, etc, con lo que la legalización nos saldría mucho más cara. Recalcamos que podemos utilizar cualquiera de los formatos que se detallan en la página anterior lo importante es que, sea el que sea el formato que decidamos utilizar, agrupemos los libros en los mínimos archivos posibles.

Instrucciones Presentaciones Telemáticas en el Registro Mercantil (Alta servicios telemáticos) Página 9 de 31

ALTA SERVICIOS TELEMÁTICOS DEL REGISTRO MERCANTIL (Previamente se ha tendido que solicitar e instalar el CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL). Vamos a la siguiente página de INTERNET: http://www.registradores.org/

Una vez en ella en la sección de “A UN CLIC” vamos al apartado denominado “Presentación Telemática de documentos”

En la página que se abre a continuación, vamos al apartado “Abonarse a los servicios interactivos”:

http://www.registradores.org/


En la siguiente página se cumplimentan todos los datos que se piden para el “Alta de cliente abonado”:


Una vez cumplimentados y aceptados los datos, llegará a la dirección de email que se haya indicado en la página anterior, un correo electrónico con un documento en PDF denominado “altaAbonado”, que se tiene que imprimir, cubrir los datos que falten y firmar. Dicho documento se tiene que enviar escaneado a la siguiente dirección de email [email protected], acompañado de la siguiente documentación dependiendo si se trata de una persona física o jurídica: PERSONAS FÍSICAS: DNI

PERSONAS JURÍDICAS: CIF de la empresa Documento acreditativo de la vinculación jurídica con la entidad

del representante de la empresa DNI del representante

Cuando se haya enviado, se recibirá otro email de “Confirmación de activación de alta”, por lo que ya se podrán utilizar los servicios para la presentación telemática con las claves de acceso que se hayan establecido al cumplimentar los datos de la hoja de alta.

mailto:[email protected]

Instrucciones Presentaciones Telemáticas en el Registro Mercantil (LIBROS) Página 12 de 31

PRESENTACIÓN TELEMÁTICA LIBROS

1. DESCARGA DEL PROGRAMA DEL REGISTRO MERCANTIL El primer paso sería la descarga del programa para la legalización de los libros contables. Para ello vamos a la siguiente página de INTERNET: http://www.registradores.org/


En la página que se abre a continuación, vamos al apartado “Descargas”:



Se abre una página con distintas opciones de descargas y buscamos hacia abajo la que nos interesa en este caso que es “LEGALIZACIÓN DE LIBROS”:

Dentro de Programas buscamos el que se adapte a nuestro sistema operativo (en este caso vamos a explicarlo para el Windows 7) y, por lo tanto, hacemos clic en donde dice: Legalización digital de libros (Legalia Versión 2.1.4). Instalador Windows 7

https://www.registradores.org/estaticasm/legalia/LLSetup_w7.exe


Nos pregunta si queremos ejecutar o guardar y le damos a EJECUTAR (si se prefiere se puede guardar el instalador y ejecutarlo después):

El objetivo de la siguiente pantalla que nos va aparece es decidir dónde vamos a instalar el programa. Basándonos en la experiencia, nuestro consejo es crear en algún lugar de fácil acceso del disco duro de nuestro ordenador una carpeta con un nombre reconocible, por ejemplo:

LEGALIZACIÓN LIBROS 2013 Y dentro de esa otra que se llame:

PROGRAMA, que es dónde lo vamos a instalar Para ello en la pantalla siguiente hacemos clic en “Cambiar….” y vamos a la carpeta que hemos creado para la instalación del programa:


Una vez hemos localizado la carpeta dónde instalar el programa, hacemos clic en Siguiente y se procederá a la instalación, finalizada la cual nos aparece esta pantalla:

Le damos a finalizar y con esto ya tendríamos completa la instalación del programa. Como último consejo, recomendamos que para cada anualidad que se legalicen libros se abra una carpeta distinta y se descargue otra vez el programa, porque de esta forma, evitamos que se mezclen los libros de un año con los de otro en la misma aplicación. El siguiente paso es la presentación telemática de los libros, que explicamos en las páginas siguientes.


2. PREPARACIÓN LIBROS Desarrollamos a continuación una demostración de cuáles serían los pasos para la preparación de los libros para presentación telemática mediante un ejemplo que consistirá en la presentación de dos libros para una empresa: Nombre empresa: EMPRESA PRUEBA, S.L. Libros a presentar: DIARIO INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES Previamente habremos preparado los libros en formato Acrobat Reader (aunque se pueden usar varios formatos más como, Excel, Word, ……..) Vamos a la carpeta dónde tengamos instalado el programa y abrimos la Aplicación (es el archivo Legalia.exe).

Para crear la nueva presentación vamos a Formulario ---- Nuevo:


En la siguiente pantalla para abrir la nueva legalización de libros:

En nombre de la Legalización de libros: escribimos un nombre abreviado de la empresa de la que vayamos a legitimar los libros. En Descripción de la Legalización de libros: escribimos el nombre de la empresa. En la siguiente pantalla cubrimos todos los datos a la empresa que se piden:

EJEMPLO

EMPRESA EJEMPLO, S.A.


Una vez cubiertos los datos, en la barra de menús vamos a EDICIÓN ----- Datos de los Libros Hacemos el ejemplo para el caso de un libro DIARIO:

En dónde primero elegimos el tipo de libro que vamos a presentar (en nuestro caso Diario).


A continuación el formato en el que lo vamos a presentar (en nuestro ejemplo vamos a utilizar Acrobat):

A continuación hacemos clic en Buscar y localizamos la carpeta en nuestro PC dónde hayamos guardado el libro DIARIO y hacemos clic en Abrir:


Los siguientes pasos serían: Nº: escribimos el número de orden que le corresponde al libro que vamos a presentar (por ejemplo, si el del ejercicio anterior era el 6, este año le corresponde el 7). Fecha Apertura (libro a legalizar): En nuestro ejemplo tendríamos que poner 01012013 (tal y como lo hemos escrito porque si lo escribimos de otra forma no lo acepta). Fecha Cierre (libro a legalizar): En nuestro ejemplo tendríamos que poner 31122013 (tal y como lo hemos escrito porque si lo escribimos de otra forma no lo acepta).


A continuación hacemos clic en Insertar, de tal forma que nos quedara lo siguiente:

El último pasos para la correcta inserción del libro consiste en que habiéndonos situado en Series de Libros a Legalizar, tenemos que añadir en Fecha Último Cierre (último libro legalizado de la serie) la fecha de cierre del último libro DIARIO que se presentó en el Registro antes del que estamos preparando ahora (en nuestro ejemplo tenemos que escribir 31122012) y hacemos clic en Asignar Fecha.


Y con esto ya tendríamos el LIBRO DIARIO correctamente preparado para su presentación telemática. Tendríamos que repetir el mismo procedimiento para tantos libros como se tengan que presentar. En caso de que sean los primeros libros que se presentan de una empresa, el nº de orden que tendremos que darles es 1 y no tendríamos que cubrir la casilla de Fecha Último Cierre (último libro legalizado de la serie). IMPORTANTE TENER EN CUENTA: La mayoría de los registros tienen asignado un precio por libro presentado, por lo que cuantos más libros se presenten más cara es la presentación. Una vez preparados todos los libros tenemos que generar la huella digital para su presentación telemática. Para ello en la barra de herramientas vamos a FORMULARIO ------ HUELLA DIGITAL / DISQUETE


Se genera una pantalla en la que figura un listado con los errores primarios y otro con los errores implícitos:

Si existiera algún error primario no nos permitiría hacer la presentación y tendríamos que corregirlo. Los errores implícitos no impiden la generación de la huella por lo que podremos continuar para lo cual hacemos clic en Generar Huella lo que nos lleva a la siguiente pantalla, en la que respondemos que SI.


La siguiente pantalla es:

Es decir, tenemos que imprimir la huella para poder generarla. Tenemos dos opciones, imprimirla en papel y después escanearla o bien imprimirla directamente en PDF que es la opción elegida para este ejemplo. Una vez elegida la impresora PDF aceptamos y tenemos que guardar el documento que nos genera, y la cuestión más importante ¿Dónde lo guardamos? Cuando en estas instrucciones hablamos de la descarga e instalación del programa os aconsejamos crear una carpeta fácilmente localizable en vuestro disco duro y llamarla PROGRAMA. El contenido de esa carpeta donde hemos descargado el programa es el siguiente:


Y dentro de la carpeta Data encontramos lo siguiente:

Que si recordamos, es el nombre abreviado que habíamos puesto a la legalización de libros al inicio del proceso:

Es decir, por cada legalización de libros que preparemos se nos va a crear en ese mismo sitio una carpeta con el nombre abreviado que hayamos puesto a esa legitimización. Y si vamos a ver el contenido de la carpeta EJEMPLO es el siguiente:

EJEMPLO

EMPRESA EJEMPLO, S.A.


Que son el libro DIARIO y el libro INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES con el número de orden que le corresponde y otros tres archivos que se han creado al insertar los datos de la empresa y libros. Es en esta carpeta en dónde vamos a guardar la huella digital que se genera: Quedando el contenido de la carpeta que vamos a presentar con los libros de EMPRESA EJEMPLO, S.A. de la siguiente forma:

Dónde el archivo denominado LEGALIA_17_02_44.pdf es el que contiene la huella digital generada. Si en lugar de imprimir en pdf, hubiéramos optado por imprimir en papel y luego escanear la huella, es en esta misma carpeta dónde la tendríamos que guardar para la presentación. Cualquier cambio que se haga en los libros o en los datos antes de la presentación, obliga a que una vez hechas las modificaciones se genere de nuevo la huella digital, ya que, si no lo hacemos, nos dará error al presentarlos telemáticamente. Con esto quedaría finalizada la parte de preparación de los libros pasando ya a la presentación telemática, procedimiento que describimos a continuación.


PRESENTACION TELEMATICA LIBROS Vamos a la siguiente página de INTERNET en la que previamente nos hemos dado de alta como clientes abonados a los servicios interactivos: http://www.registradores.org/


Hacemos clic en “acceso con certificado”:



Y señalamos el certificado de firma digital con el que nos hayamos dado de alta para la presentación. En nuestro ejemplo:

Lo que nos lleva a la siguiente página:

En la que vamos a Presentar libros:

ENTIDAD EMPRESA EJEMPLO, S.A.


Y aparece el siguiente aviso que aceptamos:

Y que nos lleva a la siguiente pantalla para cargar el directorio dónde tenemos los libros:


Si recordáis, la carpeta que tenemos que buscar es la siguiente:

Y dentro de Data:

Que es dónde están los libros que queremos presentar. Por lo tanto, la buscamos y:

Y le damos a Abrir


Y en la siguiente pantalla:

Cubrimos los datos que sean necesarios y le damos a Firmar y enviar (o Firmar primero y enviar en un segundo paso, como creamos mejor). Nos aparecería un mensaje confirmando la presentación y, además, en el email que hayamos designado en el Alta como cliente de servicios interactivos, nos llegará una comunicación de aviso de entrada de los libros. Y con esto quedaría completado el procedimiento.



EJEMPLO

“EJEMPLO”

[email protected]

A0000000

ENTIDAD EMPRESA EJEMPLO, S.A. A0000000

ENTIDAD EMPRESA EJEMPLO, S.A. DATOS CERTIFICADO

DIARIO_007.pdf INV_CUEN_007.pdf

LEGALIA_17_02_44.pdf

Documents

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