Instructivo Elaboracion de Documentos

Cdigo: INSTRUCTIVO ELABORACIN Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS COS-INS-GC-01-01 Versin: 1

1. OBJETIVO Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos relacionados con los procesos y procedimientos de la Clnica Oftalmolgica de Sucre, para establecer, implementar y mantener el sistema de gestin de calidad y apoyar la operacin eficaz y eficiente de los procesos de la organizacin. La documentacin permite la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin. El control de dichos documentos se establece en el procedimiento de Control de Documentos. 2. ALCANCE Inicia con la identificacin de necesidades de documentacin y registros, de acuerdo a los requerimientos de estandarizacin de procesos. Termina con la publicacin del documento en las tablas maestras de documentos y registros, dentro de los documentos controlados y vigentes. 3. RESPONSABLE La responsabilidad de la documentacin de procesos, procedimientos e instructivos, as como el diseo de formatos para registros, es del representante de la direccin para el sistema de gestin de calidad. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES En el presente instructivo se utilizarn los siguientes trminos y definiciones. Documento: Se refiere a la informacin contenida en un medio cualquiera, ya sea papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o una combinacin de stos. Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de las actividades desempeadas y no se puede modificar. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o una combinacin de stos.

La impresin de este documento se considera COPIA NO CONTROLADAElabor: Grupo de Gestin de Calidad Aprob: Mara Otilia Hernndez Gerente Revis: Claudia Isabel Ruz Representante de la Direccin para el SGC Pgina 1 de 13 Fecha ltima Actualizacin: 23-09-2011


Diagrama de Flujo: Representacin grfica del proceso o procedimiento que se est documentando. 4 DOCUMENTOS RELACIONADOS Los documentos que apoyan el proceso documental son: 5 Manual del usuario Aplicativo de Gestin Documental. Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9001:2008 Norma ISO 9004:2004

NORMAS

5.1 Estructura General de la Documentacin La estructura general de la documentacin se ilustra en la siguiente pirmide documental:

I- Manual de Calidad

II- Manual de Procesos y Procedimientos III- Procedimientos operacionales estndar e Instructivos documentados IV- Formatos, registros, instructivo de equipos, otros documentos internos y externos



Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la Clnica correspondientes Procesos, procedimientos, instructivos, guas y manuales, deben contener como mnimo establecido en este instructivo, con algunas variaciones o excepciones en la descripcin contenido. Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener en cuenta siguiente contenido: Tabla 1. Relacin de componentes por tipo de documentoCONTENIDO Ttulo Portada Encabezado y pie de pgina Tabla maestra Tabla de contenido Introduccin Nombre del proceso Objetivo Alcance Responsable Trminos y definiciones Documentos relacionados Normas Anexos Formatos Indicadores Control de cambios Flujograma MANUAL DE CALIDAD x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x PROCESOS x x x x PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS x X x x REGISTROS x

a lo o el

OTROS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS X

x

X

x

x

x



5.2 Documentacin de los procesos Se ha establecido que los procesos sern documentados mediante una descripcin secuencial y tendrn una descripcin grfica mediante un diagrama de bloques La descripcin secuencial utilizar la siguiente estructura: Nombre del proceso: Relacionar el nombre del proceso, el cual debe coincidir con los nombres asignados en el mapa de procesos. Objetivo: Debe iniciar con un verbo y muestra la razn de ser del proceso, indica lo que busca lograr el proceso o la meta esperada y por la cual existe el proceso en la organizacin. Alcance: Definir los lmites del proceso y en donde se debe aplicar. Responsable: Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso ante la alta direccin. Trminos y definiciones: Conceptos utilizados con el fin de dar claridad y especificidad al documento. Documentos relacionados: Nombre los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la ejecucin de la actividad. Normas: Explicacin sobre las condiciones de operacin del proceso, responsables y actividades desarrolladas en el mismo. Anexos: Documentos que ayudan a aplicar de manera correcta los trminos de aplicacin del proceso y que hacen parte y complementan el proceso documentado. Formatos a utilizar en el proceso: Esquemas o estructuras documentales utilizadas para registrar datos. Indicadores del proceso: Variables que permiten establecer el cumplimiento de los objetivos definidos para el proceso. Cambios en el documento: Modificaciones realizadas al documento, como parte de la mejora y actualizacin de procesos. 5.3 Presentacin y Contenido de los Documentos



5.3.1 Forma de Presentacin En cuanto a su forma, todos los documentos tendrn las siguientes caractersticas: Papel: Bond blanco, tamao carta. Letra: Arial, tamao 11. La nica excepcin son los encabezados en tamao 10 y los pies de pgina que se escriben en tamao 9. Los ttulos de cada captulo, as como los subttulos en el documento van Arial, tamao 11, en negrilla. Mrgenes: La portada del documento y las dems pginas tendrn mrgenes de 2 cm para las mrgenes superior e inferior y de 3 cm para las mrgenes izquierdo y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja. Interlineado: Espacio de 1,15 entre cada lnea. Separacin de prrafos: Entre el ttulo de un captulo y el primer prrafo habr una separacin de 2 interlneas; entre prrafos consecutivos, 2 interlneas; entre el ltimo prrafo de un captulo y el ttulo del siguiente captulo, 3 interlneas. Encabezado: Las pginas llevarn el encabezado representado en el grfico 1. (Para comunicaciones internas/ externa, ver grfico 4). Pies de pgina. Los pies de pgina se llevarn como se representa en el grfico 2. (Para comunicaciones internas/ externa, ver grfico 3).



Grfico 3. Pie de pgina de comunicaciones internas/ externas

5.3.3 Representacin Grfica El Diagrama de Flujo muestra grficamente el procedimiento que se est documentando. En el caso del Manual o instructivo se usa solo cuando este lo requiera, ya sea por su tamao o su complejidad; debe presentarse en forma vertical. En la parte superior de la caja tipogrfica se escribe el ttulo en maysculas fijas, en negrilla, centrado y sin dividir las palabras.



El trazo de los smbolos se hace con lnea sencilla de 1 punto de grosor. La lnea es continua (es decir, no punteada). Las flechas de conexin tendrn 1 punto de grosor e irn en lnea sencilla y continua. El texto al interior de los smbolos va en letra Arial de 10 puntos, sin negrilla y con mayscula inicial solamente. Si por razones de espacio se hace necesario disminuir el tamao de la letra, sta podr ser hasta de 8 puntos. Si an con este tamao resulta insuficiente el rea tipogrfica de la hoja para presentar el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la pgina adyacente el diagrama de flujo.Para la construccin del flujograma, deben utilizarse los siguientes smbolos. Para mayor comprensin, se describe detalladamente cada uno: Tabla 2. Descripcin de smbolos a utilizar en la construccin de flujogramasSMBOLO NOMBRE Inicio o fin OBSERVACIN La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo. Al interior del rectngulo se inicia con un digito iniciando con 1, seguido de un punto y en un rengln aparte se escribe el nombre de la actividad, utilizando un verso en imperativo. Tiene por lo menos dos salidas S/No; Aprobado/ Rechazado, etc.).

Actividad

Toma de decisin

Documento o registro

En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro.

Multidocumento

Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera ms de un documento.



SMBOLO

NOMBRE Conector de actividades

OBSERVACINSe coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar. En su interior va una letra (por ejemplo: A) en los dos puntos que se conectan. Se utiliza para indicar que el diagrama contina en otra pgina.

Conector fuera de pgina

Base de datos

Indica que la informacin debe registrarse conservarse en un sistema de informacin.

o

Flecha de conexin

Indica la conexin entre dos actividades u otros elementos del Diagrama de Flujo.

Los Procedimientos o instructivos se describen siguiendo el orden secuencial del Diagrama de Flujo, redactando en forma clara paso a paso cada una de los pasos del procedimiento. 5.4 Codificacin de los documentos 5.4.1. Codificacin general de documentos Se ha establecido la asignacin de un cdigo a los documentos para su identificacin y control. Esta codificacin est relacionada con el macro proceso al cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora. La estructura general de la codificacin consta de 12 caracteres alfanumricos asignados de la siguiente manera: El primer grupo de caracteres es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin de la institucin: COS Clnica Oftalmolgica de Sucre. El segundo grupo de caracteres es alfabtico y corresponde al tipo de documento, as:



MAN: Manual PC: Proceso PR: Procedimiento INS: Instructivo CAR: Caracterizacin ESP: Especificacin FOR: Formatos El tercer grupo de caracteres es alfabtico y corresponde al macroproceso que agrupa los procesos y actividades desarrolladas, de acuerdo con el mapa de procesos definido por la institucin. Su denominacin corresponde exactamente a la primera letra del nombre del macroproceso. As: GE: Gestin Estratgica GC: Gestin de Calidad DP: Desarrollo de Proyectos VS: Venta de Servicios PS: Prestacin de Servicios AS: Auditora del Servicio SU: Servicio al Usuario GF: Gestin Financiera GA: Gestin Administrativa GL: Gestin de Logstica GTH: Gestin del Talento Humano El cuarto grupo es numrico y corresponde a consecutivo del documento dentro de su categora (proceso, procedimiento, instructivo, formato). El quinto y ltimo grupo es numrico y corresponde a la versin actualizada del documento. Para facilitar el control documental, la organizacin ha definido que la versin actualizada ser la 01 y corresponde a aquella publicada en las tablas maestras de documentos y registros, la cual se encuentra disponible para consulta en el aplicativo de Gestin Documental.La impresin de este documento se considera COPIA NO CONTROLADAElabor: Grupo de Gestin de Calidad Aprob: Mara Otilia Hernndez Gerente Revis: Claudia Isabel Ruz Representante de la Direccin para el SGC Pgina 9 de 13 Fecha ltima Actualizacin: 23-09-2011


Cmo se debe ver:

5.4.2 Codificacin de Documentos Internos y Externos Para el caso de documentos utilizados para emitir comunicaciones internas y externas, se utiliza la siguiente codificacin: El primer grupo de caracteres es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin de la institucin: COS Clnica Oftalmolgica de Sucre. El segundo grupo de caracteres es alfabtico y corresponde al tipo de documento, as: CI: Comunicado Interno CE: Comunicado Externo Tercer grupo es alfabtico y corresponde a la funcin principal que se desarrolla en el rea que emite el documento, utilizando como base los macroprocesos de la cadena de valor. Estas son: GE: Emitido por la gerencia, cuando se refiere a actividades propias de la gerencia. GC: Emitido por el rea de calidad o la gerencia, de acuerdo con las actividades relacionadas con el sistema de gestin de calidad.La impresin de este documento se considera COPIA NO CONTROLADAElabor: Grupo de Gestin de Calidad Aprob: Mara Otilia Hernndez Gerente Revis: Claudia Isabel Ruz Representante de la Direccin para el SGC Pgina 10 de 13 Fecha ltima Actualizacin: 23-09-2011


DP: Emitido por la gerencia, respecto a actividades relacionadas con el desarrollo de proyectos. PS: Emitido por reas de prestacin, con relacin a actividades asistenciales. SU: Emitido por la gerencia, con relacin actividades del rea de servicio al usuario. GF: Emitido por la gerencia, con relacin a actividades relacionadas con gestin financiera. GA: Emitido por la gerencia, con relacin a actividades administrativas que le son propias (compras, manejo de proveedores, entre otros). GTH: Emitido por la gerencia, con relacin a actividades propias del rea de Talento Humano. El cuarto grupo es numrico y representa el consecutivo de produccin del tipo de documento. El quinto grupo es alfanumrico. Pretende resumir en una sola palabra el tema de la comunicacin. Esta codificacin est ubicada en el extremo superior izquierda del formato, inmediatamente por debajo del logro impreso en el formato. En el extremo superior derecho del formato est ubicado el cdigo y la versin del formato. Cmo se debe ver: Grfico 3. Encabezado de documento para comunicacin interna/ Externa

5.5 Revisin y ActualizacinLa impresin de este documento se considera COPIA NO CONTROLADAElabor: Grupo de Gestin de Calidad Aprob: Mara Otilia Hernndez Gerente Revis: Claudia Isabel Ruz Representante de la Direccin para el SGC Pgina 11 de 13 Fecha ltima Actualizacin: 23-09-2011


El Instructivo para la Elaboracin y Codificacin de Documentos ser revisado anualmente por el Representante de la Direccin, encargado del mantenimiento y control de la informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la Clnica. Sin embargo, el instructivo podr ser modificado como resultado de las acciones de mejora que se considere necesarias. Para tal efecto, deber seguirse lo establecido en los procesos de Mejoramiento Continuo y Control de Documentos. 6 ANEXOS Los documentos que apoyan el proceso con informacin para desarrollar actividades relacionadas con la documentacin, son: Tabla maestra de documentos Tabla maestra de registros Flujograma 7

FORMATOS A UTILIZAR EN EL PROCESO Formato de portada de proceso Formato de elaboracin de flujograma Formato de comunicacin interna/ externa Formato procedimiento operacional estndar (POE)

8 INDICADORES DE PROCESO La documentacin de los indicadores de proceso debe contener las siguientes variables: Macroproceso Nombre del indicador Objetivo del indicador: Qu se quiere medir Frmula Mtrica Frecuencia de medicin Fuente Responsable de generarloLa impresin de este documento se considera COPIA NO CONTROLADAElabor: Grupo de Gestin de Calidad Aprob: Mara Otilia Hernndez Gerente Revis: Claudia Isabel Ruz Representante de la Direccin para el SGC Pgina 12 de 13 Fecha ltima Actualizacin: 23-09-2011


Responsable de controlarlo 9 CAMBIOS EN EL DOCUMENTO Para el adecuado control de documento, es necesario tener un registro del control de cambios y de la obsolescencia del documento (ver tabla 3).

Tabla 3. Tabla de reporte de cambios de documentoCambio efectuado Naturaleza del Cambio Generador del Cambio (nombre y cargo) Fecha

Cambio efectuado

Naturaleza del Cambio

Generador del Cambio (nombre y cargo)

Fecha


Documents

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